Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PRC-SST-
NIVEL 5: PROCEDIMIENTOS N°: 0001
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Fecha: 25/02/2023
PROCEDIMIENTO PARA ELECCIÓN Y CONFORMACIÓN DEL
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COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
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1. OBJETO

Definir la metodología y los parámetros para la elección y conformación del comité

de convivencia laboral de la empresa CONSTRUCCIONES MATOSMA EU

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todo el personal que labora en la empresa

CONSTRUCCIONES MATOSMA EU

3. DEFINICIONES

3.1. COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

Los Comités de Convivencia Laboral se conforman como una medida preventiva

del acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos
psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo. Los integrantes del
Comité preferiblemente deben contar con competencias actitudinales y
comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad,
confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo,
habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

4. RESPONSABLES

4.1. RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO Y CONTROL DE

ESTE PROCEDIMIENTO.

Encargado de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

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4.2. RESPONSABLE POR LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCEDIMIENTO.

Encargado de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Resolución 652 de 2012.

Decreto 1356 de 2012.

6. DESCRIPCION.

6.1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por dos (2) representantes

del empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. Las
entidades públicas y empresas privadas podrán de acuerdo a su organización
interna designar un mayor número de representantes, los cuales en todo caso
serán iguales en ambas partes.

Los integrantes del Comité preferiblemente contarán con competencias

actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia,
serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así
mismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

En el caso de empresas con menos de veinte (20) trabajadores, dicho comité

estará conformado por un representante de los trabajadores y uno (1) del
empleador, con sus respectivos suplentes.

El empleador designará directamente a sus representantes y los trabajadores

elegirán los suyos a través de votación secreta que represente la expresión libre,
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espontánea y auténtica de todos los trabajadores, y mediante escrutinio público,

cuyo procedimiento deberá ser adoptado por cada empresa o entidad pública, e
incluirse en la respectiva convocatoria de la elección.

El Comité de Convivencia Laboral de entidades públicas y empresas privadas no

podrá conformarse con servidores públicos o trabajadores a los que se les haya
formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral,
en los seis (6) meses anteriores a su conformación”.

Las entidades públicas y las empresas privadas deberán conformar un (1) comité
por empresa y podrán voluntariamente integrar comités de convivencia laboral
adicionales, de acuerdo a su organización interna, por regiones geográficas o
departamentos o municipios del país.

6.2. PERIODO DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ.

El período de los miembros del Comité de Convivencia será de dos (2) años, a
partir de la conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la
comunicación de la elección y/o designación.

6.3. REUNIONES DEL COMITÉ.

El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada (3) meses, y

sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando
se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser
convocado por cualquiera de sus integrantes. (Res. No.1356 de 2012 Min trabajo).

6.4. FUNCIONES DEL COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL

El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las siguientes funciones:

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Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan

situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que
las soportan.

Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los

que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa
privada.

Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos

que dieron lugar a la queja.

Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las

partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una
solución efectiva de las controversias.

Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir,

renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos
el principio de la confidencialidad.

Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes

involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo
pactado.

En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se

cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité
de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General
de la Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el Comité
informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador
puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el
juez competente.

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Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las

recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y
correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la
gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los
organismos de control.

Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el

Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano
y salud ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas.

Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya

estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones,
los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o
empresa privada

6.5. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ.

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus
miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y

extraordinarias.

Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma

dinámica y eficaz.

Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las

recomendaciones aprobadas en el Comité.

Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los

recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

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6.6. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ.

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario,

por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se
describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las
pruebas que las soportan.
Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la
convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y
extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.

Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas,

con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin

de establecer compromisos de convivencia.

Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y

velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del
Comité.

Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a

las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada.

Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento

al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes
involucradas.

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Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya

estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones,
los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o
empresa privada.

6.7. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

Garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del

Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo reservado de la
documentación.

Realizar actividades de capacitación para los miembros del Comité sobre

resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados
prioritarios para el funcionamiento del mismo.

Desarrollar las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral.

7. REGISTROS.

FT-SST-008 Formato de convocatoria a participar de la elección del Comité

de Convivencia Laboral

FT-SST-009 Formato participantes a la elección del Comité de Convivencia

Laboral

FT-SST-010 Formato de votación para la elección del Comité de

Convivencia Laboral

FT-SST-011 Formato acta de escrutinio y votación del Comité de

Convivencia Laboral

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FT-SST-012 Formato acta de constitución del Comité de Convivencia

Laboral

FT-SST-013 Formato acta de reunión del Comité de Convivencia Laboral

8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

REV. Apartado Modificado Descripción Fecha

001 Todas las páginas Creación del Documento 25/02/2023

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