Tabula 12

Archivos híbridos
Las transformaciones en materiales,

procesos y productos
12 TABULA
2009
Archivos híbridos
Luis Hernández Olivera
12 TABULA
2009
TABULA
ESTUDIOS ARCHIVÍSTICOS
DE CASTILLA Y LEÓN
ISBN: 978-84-613-6968-3
ISSN: 1132-6506 = TABULA (Salamanca)
Depósito Legal: S.671-1992
Edita Director
Asociación de Archiveros de Luis Hernández Olivera
Castilla y León
Pozo Amarillo 1 Editor de este volumen
37001 Salamanca Luis Hernández Olivera
tel. 650 336 756 (Universidad de Salamanca)
www.acal.es
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Luis Crespo Arcá (Restaurador de
Política editorial Documentos Gráficos, Biblioteca
Tabula es la revista anual de la Nacional, Ministerio de Cultura, Madrid,
Asociación de Archiveros de Castilla y España);
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profesional y científica que trabaja en el miento de Cartagena, Cartagena, España);
ámbito de la gestión de los archivos y Alfonso Díaz Rodríguez (Archivero del
documentos. Gobierno del Principado de Asturias,
En Tabula tienen cabida artículos Oviedo, España);
originales tanto sobre trabajos de Lluis Esteve Casellas i Serra (Jefe de la
investigación como de difusión de Sección de Gestión Documental y Archivo
experiencias profesionales. Además de (GDA) del Ayuntamiento de Girona,
los artículos recibidos y admitidos cada Girona, España);
número aborda monográficamente un Raquel Gómez Díaz (Departamento de
tema de interés archivístico. Biblioteconomía y Documentación,
La publicación tiene el objetivo de Universidad de Salamanca, Salamanca,
contribuir al desarrollo de una nueva España);
Archivística en la que se integren el Antonio González Quintana (Archivo del
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administrativos, una Archivística abierta de Comunicación Audiovisual,
a las aportaciones de otras disciplinas, Documentación e Historia del Arte.
una Archivística autónoma y con un Universidad Politécnica de Valencia,
corpus propio de principios y métodos Valencia, España);
que pueda hacer frente a los problemas M. Paz Martín Pozuelo (Departamento de
de los archivos. Biblioteconomía y Documentación, Univer-
sidad Carlos III, Getafe, Madrid, España);
Los títulos, resúmenes y palabras clave Montserrat Sebastià i Salat
de los artículos se publican también en (Departamento de Biblioteconomía y
lengua inglesa. Documentación, Universidad de
Barcelona, Barcelona, España);
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Suscripción anual (1 número y Valladolid, España);
4 números de Archivamos): 60€. Jordi Serra Serra (Responsable de gestión
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distribuye de forma gratuita a los Universidades y Empresa, Generalidad de
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Las fotografías de esta edición
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Helvética edición y diseño Gary Hunt;
www.helvetica.es Difusión p. 96, Houseboat 2 / Abeeeer - Abir Anwar;
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Teléfono 650 336 756 www.acal.es/Publicaciones/Tabula/tabid/
p. 155, DSCF0008 / Kevin Goebel;
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p. 171, IAA 2009 - Toyota Prius Plug-In Hybrid /
Bindermichi;
La revista se indiza en diversas bases p. 187, Amphibian Vehicle © Mlenny Photograhy;
de datos (Dois, Cida, Compludoc y p. 204, Letters/ Nate Steiner;
Datathéke). p. 235, Cottesloe Beach / Kim Davies
p. 236, Astronauta en la catedral de Salamanca /
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Archivos híbridos
11 Introducción
studia
La transformación de los archivos y de la Archivística: el nuevo

17 paradigma desde la hibridez a la metadisciplina y la
metacomunidad profesional
Montserrat Sebastià Salat
33 La profesión en tiempos de cambio

Lluís-Esteve Casellas i Serra
El valor probatorio de los archivos electrónicos

49 Paloma Llaneza, Francisco Lázaro
El reto de los archivos intangibles

63 Eric Ketelaar, Alejandro Delgado Gómez
85 El futuro inmediato de la investigación archivística: cuestiones de

prospectivas para una redefinición de la disciplina
M. Paz Martín Pozuelo
103 La redefinición del trabajo: tecnologizamos nuestra práctica o la

tecnología decide nuestro ejercicio profesional
Alejandro Delgado Gómez
115 MOREQ2. Desarrollo de una norma europea de Gestión

de Documentos de Archivo
Jef Schram
131 La memoria híbrida. De la crisis del modelo taxonómico

de selección a la gestación de propuestas de macrovalorativas
157 La responsabilidad archivística en la gestión de la preservación

de los documentos electrónicos
Raquel Gómez Díaz
Nuevos soportes: desafíos en su preservación

173 Luis Crespo Arcá, Lucía Ferrero Jiménez de Castro
189 El impacto tecnológico en los servicios archivísticos

Vicent Giménez Chornet
y además...
varia
205 Camino a Ítaca. El papel de la normalización en el periplo
profesional del archivero para la construcción de su identidad
Joaquim Llansó Sanjuán
237 Propuestas de organización para archivos eclesiásticos (3):

el cuadro de clasificación de los fondos del Archivo Catedral
de Salamanca
Pedro José Gómez González
Archivos parroquiales: el caso de dos pueblos segovianos,

269 Collado Hermoso y la Salceda
Begoña de Vicente Sanz, Angelines Huerta Isabel
summaria
285 Resúmenes analíticos
Hybrid archives
The transformations in materials,
processes and products
11 Introduction
studia
The transformation of the archives and the Archival Science:

17 the new paradigm from the hybridity to the meta-discipline and the
professional meta-community
Montserrat Sebastià Salat
The profession in times of change

33 Lluís-Esteve Casellas i Serra
49 The evidential value of the electronic records

Paloma Llaneza, Francisco Lázaro
63 The challenge of the intangible archives

Eric Ketelaar, Alejandro Delgado Gómez
The immediate future of the archival research:

85 Questions of futurology for a redefinition of the discipline
M. Paz Martín Pozuelo
103 The redifiniton of the work: we technologize our practice

or the technology decides our professional exercise
MOREQ2. The development of a European Records

115 Management Standard
Jef Schram
131 The hybrid memory. From the crisis of the taxonomical model to
the gestation of the macro-appraisal proposals
Archival responsibility in managing the preservation of the

157 electronic records
Raquel Gómez Díaz
New media: challenges in their preservation

173 Luis Crespo Arcá, Lucía Ferrero Jiménez de Castro
189 The technological impact on the archival services

also...
varia
The way to Ithaca. The role of the standardlization in the
205 professional journey of the archivists when building their identity
237 Proposals of the organization of the Ecclesiastic Archives (3):

the classification scheme of the Salamanca cathedral
archives (Spain)
269 Parish archives. The example of two villages in Segovia (Spain):

Collado Hermoso y La Salceda
summaria
293 Analitic summary
INTRODUCCIÓN
Este 2009 rememoramos el nacimiento de

Darwin, pero lo que efectivamente tendríamos que celebrar durante este año es
el ámbito ideológico que el naturalista comenzó a configurar. Charles Robert
Darwin realizó un impresionante trabajo científico. Formuló la teoría del origen
y la evolución de las especies al enunciar que todas las formas de vida se han de-
sarrollado a través de un lento proceso de selección natural. Expuso el principio
de la selección natural, según el cual los organismos están constantemente lu-
chando por subsistir; solamente los más fuertes y los más adaptados sobrevivi-
rán. Asimismo descubrió que era bastante más probable que las variaciones que
ayudan a un organismo a sobrevivir fuesen transmitidas a las siguientes genera-
ciones que las variaciones que perjudican o aquellas otras que no provocan efec-
to alguno. Así, en el curso de muchas generaciones, las especies mostraron un
cambio gradual en dirección hacía una más perfecta adaptación al medio en el
que vivían.
Este proceso evolutivo que expone Darwin no se circunscribe exclusiva-
mente a los seres vivos. Es también una nota que caracteriza a las entidades, in-
cluidas las archivísticas. Basta con realizar un somero repaso a la historia para ad-
vertir la evolución que han tenido las instituciones archivísticas y los cambios
que se han producido en las causas por las que se crearon. En las antiguas civili-
zaciones de Oriente Medio (Mesopotamia, Egipto) los archivos estaban conecta-
dos con el poder, donde los reyes, faraones y sacerdotes ejercían el dominio de la
prueba. Durante mucho tiempo después los archivos continuaron esa relación
centrándose en la conservación de los títulos sobre tierras y privilegios de los re-
yes, nobles y poderosos.
La faceta memorística fue especialmente incentivada en el XIX. Se pro-
movía entonces la utilización de los archivos con el fin de transmitir realidades
y hechos del pasado acordes con un determinado propósito narrativo, en muchas
ocasiones ligado a los intereses nacionalistas. El objetivo era el control de la his-
toria a través del dominio de la memoria. Esa vocación de búsqueda del pasado
condujo a los archivos hacia una posición de servilismo con los historiadores. Se
TABULA, Número 12, 2009, pp. 11-14

iniciaba así una relación de dominación (que ha lastrado el desarrollo y la for-
mación de la profesión) que ahora afortunadamente ha entrado en un proceso de
inexorable declive.
En los inicios de este nuevo siglo los archivos tienen que hacer frente a
nuevos desafíos. Ahora están sumidos de nuevo en un proceso de cambio. El ob-
jetivo de los archivos tiene que abandonar el tranquilo estanque de la conserva-
ción de las pruebas trasladándose a las aguas bravas de su creación y valoración.
En un mundo globalizado con cambios vertiginosos, con complejas organizacio-
nes, con instrumentos virtuales, las instituciones archivísticas ya no pueden con-
servar los documentos siguiendo las pautas tradicionales. Los materiales han de-
jado de ser el tema esencial y en un proceso inverso el contexto ha pasado de ser
irrelevante a convertirse en fundamental. Como atinadamente vaticinaban Ke-
telaar y Bucci, en esta mudanza la Archivística física será sustituida por la virtual,
la Archivística descriptiva dará paso a la funcional y el postmodernismo desban-
cará a las concepciones modernistas de los archivos.
En un momento tan agitado y convulso es necesario detenerse para refle-
xionar sobre la situación, para saber dónde estamos y para analizar los desafíos
que todas las innovaciones están provocando y provocarán en los archivos. En la
Asociación de Archiveros de Castilla y León siempre nos han atraído este tipo
de retos analíticos y por afrontarlos han visto la luz gran parte de los números de
esta publicación. Eran muchas las opciones y las posibilidades que teníamos de
temas para el debate. Al final nos hemos decantado por once trabajos que refle-
jan algunas de las variaciones más importantes que pueden ayudarnos a resituar
el papel de los archivos.
En primer lugar, Montserrat Sebastià trata el impacto sobre los conceptos
archivísticos esenciales. Y lo hace desde la perspectiva del cambio de paradigma,
que supone la concepción de la Archivística como una multidisciplina identifi-
cando a dos de sus componentes: la metadisciplina y la metacomunidad. El ar-
chivo híbrido, objeto de estudio de esa nueva Archivística, se concibe como un
sistema de información. Por otra parte, LLuis-Esteve Casellas aborda el desarro-
llo de la profesión, proponiendo líneas de actuación sobre la clarificación de sus
fundamentos, el mejor desempeño en las organizaciones y la reformulación de la
difusión. A la necesaria redefinición de la disciplina contribuye M. Paz Martín
Pozuelo planteando los problemas que la Archivística debe resolver y el método
para hacerlo en un trabajo sobre el futuro de la investigación. Entre las cuestio-
nes que abordan Paloma Llaneza, Francisco Lázaro está la que más incertidumbre
ha generado: la evidencia. Los documentos electrónicos han venido a quebrar esa
convicción de los documentos como el medio de prueba idóneo. Situación que
además se ha visto afianzada con una nueva y complicada regulación que puede
12 Introducción
provocar problemas en cuanto a la valoración de la prueba. Otra consecuencia de
los entornos digitales es la propiedad de invisibilidad, que tienen documentos y
archivos y que choca radicalmente con la materialidad con las que se estaba ha-
bituado a trabajar, que analizan Eric Ketelaar y Alejandro Delgado. Y Alejandro
Delgado examina en otro texto la influencia que tiene la creación digital en la
gestión de los documentos y los peligros que esta situación entraña para la mis-
ma existencia de la profesión.
En los temas más metodológicos Jef Schram estudia una de las nuevas pro-
puestas híbridas: en concreto el Modelo de Requisitos para la gestión de docu-
mentos electrónicos de archivo (MoReq2). Por otra parte, Luis Hernández tras
reseñar los déficits del actual modelo valorativo español, propone el recurso a la
macrovaloración para conseguir una memoria de la sociedad sin marginados ni
excluidos. Y de gran importancia son las nuevas posibilidades que tienen los ar-
chivos de prestar sus servicios al público que son desarrolladas por Vicent Gimé-
nez. En los archivos híbridos se tiene que proceder a la reasignación de priorida-
des desarrollando procesos que tengan un mayor valor añadido para el servicio a
los usuarios. Y por ultimo los retos de la preservación, que tiene que enfrentarse
a nuevas responsabilidades y a nuevas necesidades, son abordados por Raquel
Goméz, Luis Crespo y Lucía Ferrero.
A esta colección de análisis hemos decidido atribuirle el título de Archi-
vos híbridos a sabiendas de que con este término se hace generalmente referen-
cia a la miscelánea de documentos y bytes. Sin embargo, nuestra concepción va
más allá de la convivencia de soportes. Calificamos como archivos híbridos a
aquellas instituciones archivísticas que evolucionan y que llevan a cabo un pro-
ceso de fusión de lo nuevo con lo viejo. Las transformaciones que se producen en
esos archivos híbridos, efectivamente, afectan a los soportes, pero las más impor-
tantes están relacionadas con los métodos de trabajo y con los principios. Y, por
supuesto, también están todos los desarrollos tecnológicos que agilizan esas in-
novaciones.
Según Darwin, los individuos que progresan y que son capaces de trans-
mitir esos desarrollos habrían adquirido, en la lucha por la supervivencia, una im-
portante ventaja sobre sus semejantes. Por el contrario, los menos favorecidos se
encaminarían hacia una gradual pero inexorable desaparición. Los archivos tam-
bién están sometidos a las mismas leyes: o evolucionan o desaparecen. Los archi-
vos híbridos son aquellos que están en la buena dirección adaptándose al entor-
no en el que se desarrollan. El ornitorrinco, a pesar de todo su arcaísmo, puede
ser una adecuada representación de los archivos híbridos caracterizados por la
profunda mezcla pues, como nos lo describen, es un mamífero pero pone huevos,
tiene pico y extremidades palmeadas como los patos, pero su pico no es rígido y
Archivos híbridos 13
su cuerpo carece de plumas. De la misma manera, en los archivos híbridos se
unen diferentes materiales, distintos métodos y se abren a las nuevas propuestas
teóricas.
El editor desea agradecer a los autores la posibilidad de disponer de tan in-
teresante experiencia de aprendizaje. Expresamos también nuestro agradecimien-
to a los miembros del consejo editorial por la gran ayuda que sus comentarios y
críticas nos han prestado, así como a todos los que con la revisión, traducción, ma-
quetación etc. han cooperado con entusiasmo en la realización de esta obra.
Salamanca, noviembre de 2009

14 Introducción
studia
MONTSERRAT SEBASTIÁ SALAT
La transformación
de los archivos
y de la Archivística
el nuevo paradigma desde
la hibridez a la metadisciplina
y la metacomunidad profesional
As archivists we need, I believe, to re-examine how our present and emerging culture
organizes its necessary information and wisdom at the macro level.
H. Taylor. 1987-1988, p. 14
En el contexto de la sociedad digital resulta indispensable

especular cuándo y cómo se inician las alertas que sobre el futuro de la Archivís-
tica explican la profunda transformación de los archivos y los archiveros en las
dos últimas décadas. La percepción que tenemos casi todos los profesionales de
la información acerca del cambio de paradigma en las leyes y principios archi-
vísticos, va más allá de la evolución epistemológica marcada por los debates en-
tre el positivismo y el postmodernismo como corrientes, que están siendo supe-
radas por los nuevos enfoques de la gestión digital y el contexto Web.
La innovación más significativa se debe, pues, a la reformulación de con-
ceptos y funciones archivísticas, al impacto de la información digital y la imple-
mentación de las tecnologías, la irrupción de la accesibilidad y los servicios como
nuevo periodo postcustodia en una disciplina con tanto pasado como futuro y, fi-
nalmente, la irrupción del archivo híbrido y la reformulación de las competen-
cias del archivero/a.
Montserrat Sebastiá Salat

Facultad de Biblioteconomía y Documentación, Universidad de Barcelona
E-mail: [email protected]

Desde una doble perspectiva –disciplinar y profesional– presentamos en
este artículo el estado de la cuestión sobre la transformación interna y externa
de los conceptos y paradigmas de la Archivística en el marco de la Web. Y to-
mamos como factores de referencia el incremento y la disparidad de los web ar-
chivos, el archivo híbrido, el aumento del acceso, la diversidad de la audiencia,
la explotación digital de las colecciones, la aparición de los proyectos de análi-
sis sobre el uso de los archivos virtuales y el estudio del comportamiento social
de los usuarios.
Cambio de paradigma en el contexto digital
En los últimos años, las sucesivas aportaciones de los archiveros y de los proyec-
tos de investigación han puesto en evidencia que el cambio de paradigma en el
actual contexto digital es una de las preocupaciones más relevantes de la comu-
nidad archivística. La reformulación intelectual de los archiveros ha dado visibi-
lidad al colapso de muchos conceptos y de alguno de los principios básicos de la
ciencia archivística. Actualmente, el cambio de paradigma en la ciencia archi-
vística es conceptual, multimodal y multifuncional. Los archiveros son profesio-
nales con competencias híbridas que han cambiado los conceptos y los princi-
pios; y los archivos son sistemas híbridos que mantienen un doble estatus de ges-
tión y acceso a sus colecciones: el tradicional y el digital.
Entre los conceptos y principios que cambian destacan el concepto de ar-
chivo con la aparición del archivo híbrido, la nueva definición de archivo y su
tratamiento como sistema de información. Esta nueva conceptualización explica
la evolución de la función de los archivos y la ampliación de su tipología con los
archivos de empresa y organizaciones. Y todo ello pone en evidencia la mutación
funcional de la identidad y de la memoria como factor social con respecto a la
cultura del patrimonio, que cumplían los archivos hasta la aparición de la infor-
mación digital. Asimismo, el concepto de documento se redefine y se introduce
el nuevo concepto de registro que plantea contradicciones con el principio de
procedencia, la evidencia, la valoración y la autenticación.
Otro factor del cambio es la introducción de la transparencia en la gestión
de las colecciones que comporta la reformulación de metodologías e introduce el
ciclo vital del documento, la auditoria de los flujos de información y los estánda-
res. Y para culminar con este cambio multimodal y multifuncional, la custodia y
la preservación dejan de ser principios nucleares y exclusivos de la Archivística,
porque pasan a formar parte de los métodos de digitalización de los sistemas de
información. Por otro lado, el éxito del paradigma centrado en el usuario impo-
ne a los archiveros el diseño de los sistemas de acceso a la información y la crea-
ción de los servicios orientados a diversos perfiles de usuarios en el marco de la
18 Montserrat Sebastiá Salat > La transformación de los archivos y de la Archivística

Web. Asimismo, el uso de la información digital y la creación de archivos vir-
tuales fuerza la aparición de nuevas directrices profesionales y normas legales.
Del mismo modo que los archivos evolucionan también las competencias
de los profesionales sufren una revolución, y por consiguiente la identidad de los
archiveros deja de ser mononuclear y pasa a ser híbrida e interdisciplinar. Se im-
pone la necesidad de la innovación y las buenas prácticas con el conocimiento
de los nuevos principios fundamentales de la Archivística, que deben incorpo-
rarse en los sistemas de formación de los archiveros. Sistemas de formación aún
hoy en conflicto por su falta de solidez y consolidación.
Además de los cambios epistemológicos y funcionales, el nuevo paradigma
en la Archivística plantea otros retos que son la necesidad de un lenguaje de espe-
cialidad para toda la comunidad profesional; la adecuada incorporación de términos
tecnológicos, la solución a la ambigüedad de la terminología con el uso de las onto-
logías; la integración holística de las tecnologías de la información en los archivos y
en la cultura profesional de los archiveros; la implementación de la arquitectura de
la información con la cultura de la Web y sus estándares; la solución a la poca pre-
sencia de la investigación como estrategia para conseguir el reconocimiento cientí-
fico de la praxis archivística; solventar la ausencia de repositorios públicos sobre la
cultura archivística; Y, finalmente, resolver el proceso de la multidisciplinariedad
que lleva a la metadisciplina, y la irrupción de las multicompetencias profesionales
que derivan en la metacomunidad de las profesiones de la información.
Tal como señala Anne J. GILLIAND-SWETLAND el cambio de para-

digma es continuo y dinámico y supone una fractura en las fronteras disciplina-
res y profesionales de la Archivística y los archiveros/as.
The paradigms of any of the information professions come up short when com-
pared with the scope of the issues continuously emerging in the digital environ-
ment. An overarching dynamic paradigm –that adopts, adapts, develops, and
sheds principles and practices of the constituent information communities as ne-
cessary– needs to be created. Such a paradigm must recognize and address the
distinct societal roles and missions of different information professions even as
boundaries between their practices and collections begin to blur in the digital en-
veronment. (GILLIAND-SWETLAND, A. J., 2000, p. 4)1.
Contexto Disciplinar
La principal experiencia colectiva en la revolución de la cultura archivística se

produce durante las dos últimas décadas del S. XX con las expectativas genera-
das por la transformación de los conceptos y procesos. Por entonces, la cosmolo-
gía disciplinar empezó a enfrentarse a nuevos documentos, nuevos formatos, nue-
vos usos y usuarios, nuevos métodos de gestión, nuevas herramientas y nuevas
tecnologías y, ante todo, debía integrar un cambio de paradigma de la informa-
ción y sus funciones, y del concepto de archivo.
Así pues, entra en crisis el mapa disciplinar vigente durante las épocas ca-
racterizadas por el papel, el uso limitado de los ordenadores, el acceso local a la
información sin las redes de comunicación, una tipología restringida de usuarios,
y unos principios básicos centrados en los núcleos del principio de procedencia y
de custodia. Dando paso a un nuevo contexto que preconiza la transformación de
la cultura archivística descriptiva hacia una nueva cultura funcional que es hí-
brida y multidisciplinar, y que Taylor preconiza ya en 19872.
Durante la última década del S. XX esta reacción disciplinar se orienta ha-
cia la adaptación del nuevo paradigma digital y Web. Se promueve la implanta-
ción de la transparencia frente a la opacidad imperante en otras épocas.
DE LA OPACIDAD DE LA OPACIDAD
A LA TRANSPARENCIA A LA TRANSPARENCIA
Superación de las primeras etapas de la automa- Sistemas Web de etiquetaje y difusión de la in-
tización de los archivos e incorporación de las formación para la mayoría de los archivos.
redes.
Los archivos incorporan la gestión digital en la Un importante incremento de la digitalización
mayor parte de los procesos. de las colecciones archivísticas.
La aparición de una compleja cultura basada en Comprensión del uso social de los web archivos
los proyectos de investigación y los estándares para la toma de decisiones sobre las políticas de
para implementar archivos digitales y de acceso digitalización, y para el diseño de nuevos servi-
en línea. cios.
Nuevos métodos de preservación digital. Estudios sobre quién utiliza y cómo se utilizan
los web archivos para la mejora de las interfaces
de usuario.
Los archivos crean nuevos modelos de sistemas El uso de recursos informativos no exclusivos de
de información con el cambio de los métodos y la Archivística que ponen de manifiesto la inter-
adecuación de los principios. disciplinariedad y el trabajo colaborativo.
Generación de informes sobre el uso de la infor- El constante acceso en línea de los web archivos
mación y las colecciones, y los problemas lega- y la solución a los problemas de actualización y
les de la difusión de la información y las colec- obsolescencia..
ciones.
Análisis e incorporación de la accesibilidad Visibilidad de los archivos como referente del
Web, sus métodos de indización y de recupera- patrimonio, la identidad colectiva, la identidad
ción de información Visibilidad de los archivos corporativa de las organizaciones.
como referente del patrimonio, la identidad co-
lectiva, la identidad corporativa de las organiza-
ciones.
Archivo híbrido: convivencia del sistema tradi- Heterogeneidad de la información, en la gestión,
cional y sistema digital: funciones, procesos y en los procesos y en los servicios.
principios en difícil convivencia.
Fig. 1. Factores que caracterizan la transformación de la cultura archivística en el contexto digital

A pesar de estos avances, existe aún hoy el debate sobre la transformación
de la cultura archivística. Se mantiene la convivencia entre las dos corrientes – el
positivismo y el postmodernismo– que epistemológicamente son antagónicas por
la interpretación que cada una de ellas hace sobre el fenómeno de las tecnologías.
Y la duración del propio debate entre ambas corrientes nos confirma la intensidad
del cambio. En este sentido, es fundamental seguir la abundante bibliografía que
pone de manifiesto, por un lado, una retórica sobre el contenido convencional de
la disciplina; y, por otro lado, una tensión creativa sobre la Archivística relativa a
la base de las propuestas de cambio. La disciplina empieza a ser vista como una
meta-disciplina que en definitiva manipula y transmite conocimiento a través de
diferentes tipologías de actividades profesionales (M. Bates,1999)3.
Sobre esta bipolarización del cambio de paradigma, asociada al impacto de
las tecnologías en los archivos, surge como respuesta a la creación de una Archi-
vística contemporánea que sea capaz de evolucionar al mismo ritmo que el con-
texto informacional, y también para proponer soluciones a los problemas que
plantea la gestión y la difusión del conocimiento de las colecciones archivísticas
en la era digital. Si resumimos a grandes rasgos la literatura especializada publi-
cada entre 1983 y actualmente, encontramos dos sectores enfrentados, funda-
mentalmente anglosajones, y con diferencias significativas:
Postmodernismo. Esta es la tendencia más radical con respecto al cambio de

paradigma en la Archivística porque plantea una visión dinámica y funcional de
la disciplina y las profesiones, y con ello defiende que los archiveros deben dejar
de identificarse como meros guardianes pasivos de la memoria colectiva, institu-
cional u organizativa. Como corriente defiende la reformulación de los concep-
tos y de los principales principios archivísticos, proponiendo una nueva discipli-
na que integre las tecnologías y que emprenda una nueva era que denominan “de
la postcustodia”. Entre los autores más destacados de esta corriente que encabe-
za Terry Cook, están también Bearman, Cox, Dollar, Hedstrom, Ketelaar y el gru-
po de los australianos McKemmish, Reed y Upward, entre otros muchos. Para to-
dos estos autores, el cambio de paradigma en la Archivística se plantea para aco-
meter el S. XXI con una nueva formulación disciplinar. Terry Cook lo formula
en el 2001 de la siguiente manera:
At the heart of the new paradigm is a shift away from viewing records as static
objects, and towards understanding them as dynamic virtual concepts; a shift
away from looking at records as the passive products of human or administrative
activity and towards considering records as active agents themselves in the
formation of human and organization memory; a shift equally away from seeing
the context of records creation resting within stable hierarchical organizations to
situating records within fluid horizontal networks of work-flow funcionality. For
archivists, the paradigm shift requires moving away from identifying themselves
as passive guardians of an inherited legacy to celebrating their role in actively
shaping collective (or social) memory. Stades another way, archival theoretical
discourse is shifting from product to process, fron structure to function, from
archives to archiving, form the record to recording context, from the “natural”
residue or passive by-product of administrative activity to the consciously
constructed and actively mediated “archivalisation” of social memory. (COOK,
T. 2001, p. 4)4.
Positivismo. Esta tendencia es la más tradicional respecto al cambio de para-

digma en la ciencia Archivística, porque defiende solo la evolución de algunos
conceptos y la introducción de la gestión de documentos electrónicos. Por lo tan-
to, la evolución para esta corriente debe encararse sin cambios sobre los princi-
pios, los métodos y el sistema de trabajo dado que el cambio solo hace referencia
a la incorporación de la gestión de documentos electrónicos. Entre los autores
que lideran esta corriente están Luciana Duranti y Heather McNeil, acompaña-
das por T. Eastwood, E. Lodolini y J. Turner entre otros. Para estos autores, la na-
turaleza del cambio de paradigma preconizado por Taylor y defendido a ultranza
por el postmodernismo no está clara. Desde la perspectiva positivista los métodos
archivísticos no varían, lo substancial es la preservación y en todo caso debe re-
visarse la praxis generada por la “archivalgestión”. Heather MacNeil lo describe en
1994 de la siguiente forma:
Since 1987, when Hugh Taylor first alerted archivists to the paradigm shift
taking place in the archival world, the nature and direction of that shift has
become a little clearer. From our present perspective, archival methods seem
to be moving toward a closer alignment with archival theory. The principle
shaping the new paradigm is respect des fonds; practical adherence to the
principle increasingly involves the analysis of the various contexts of documents’
creation in order to better reveal their relation to one another. This analysis is
being adopted for the purposes of appraisal and description and is of considera-
ble significance to the archives-records management relationship.
When coupled with accountability, the principle may also provide insights into
archives as unique expressions of socio-historical value; and, in that way,
assist archivists in determining what is essential to preserve. In the end,
whether theory and method are closely aligned and actualized in practice will
depend not on the power of the theory, but on the power of individuals,
professional organizations, and institutions. Individually and collectively,
archivists need to explore the substance of archival work and out of that explo-

ration develop minimum standards of practice built on a foundation of shared
principles and assumptions about the nature and value of archives. (H. Mac-
Neil. 1994, pp. 6-7) 5.
A pesar de la resistencia al cambio, como estrategia clásica en las revolu-

ciones científicas, la combinación de factores ha obligado a los archiveros a res-
ponsabilizarse de la nueva perspectiva que el escenario digital plantea en los ar-
chivos.
Pero desde nuestro punto de vista, el cambio de paradigma disciplinar más
innovador es el que defiende la transformación de la disciplina archivística tra-
dicional hacia una disciplina híbrida o metadisciplina, como paso previo para lle-
gar a la metacomunidad digital de todas las disciplinas que controlan y gestionan
la información. Esta metacomunidad que incluye archiveros, bibliotecarios, mu-
seólogos, diseñadores, conservadores, tecnólogos, gestores y especialistas de la co-
municación científica tienen la posibilidad de conseguir –al margen de sus prác-
ticas y paradigmas especializados– un papel social ahora inexistente. Y, además,
con la implementación de la cultura de redes resulta evidente la idea de una me-
tacomunidad profesional que comparte los procesos de creación, difusión y uso
del conocimiento. Por consiguiente, puede articularse perfectamente una meta-
comunidad y una metadisciplina respetando la heterogeneidad.
ARCHIVÍSTICA
CAMBIO M HIBRIDEZ M
PARADIGMA E
T E
T
R T
A
A A
D CONTEXTO D
I REDES C
DIGITAL I
C O
S
I M
C
O U
I
N N
P
A TRANSPARENCIA HETEROGÉNEO I
L
L D
I
A
N
D
A
Fig. 2. Del antiguo al nuevo paradigma disciplinar en la ciencia archivística
Contexto profesional
Como metadisciplina la Archivística está adscrita a la metacomunidad de profe-

siones de la información y tiene actualmente un reto fundamental: la gestión del
cambio. Cambio que hace referencia a los conflictos con el perfil profesional, ya
que tiene pendiente la adaptación del cambio de paradigma en las competencias
curriculares del archivero/a. Y estos problemas de adaptación son fundamental-
mente siete que proponemos a modo de directorio, y que conforman las nuevas
tendencias y los nuevos retos de los archiveros/as:
Identidad profesional:
- La disparidad de tipo de profesionales.
- La visión distinta de la función de los archivos.
- Las competencias muy diversas de los archiveros/as.
Formación de profesionales:
- La hibridez de competencias y habilidades curriculares.
- La interdisciplinariedad.
- La renovación de las competencias profesionales según la dinámica de pro-
greso de la disciplina.
Nuevas áreas competenciales:

- El/la archivero/a con un multiperfil de competencias posibles: abogado/a, au-
ditor/a, conservador/a, historiador/a, gestor/a, preservador/a, y tecnólogo/a.
- Las empresas y las organizaciones como nuevo mercado profesional que im-
plica nuevas competencias de los archiveros/as.
Investigación:
- Las nuevas áreas de trabajo y experimentación que han pasado de las nueve
identificadas por Couture y Ducharme en 1998 a las 19 identificadas por GI-
LLILAND, A. & S. MCKEMMISH (2004).
- Emergencia del doctorado como contexto de capacitación de investigadores
y como taller de pruebas en nuevas áreas de investigación.
- La aparición de empresas y grupos profesionales que favorecen la investiga-
ción y experimentación.
- La proliferación de proyectos de investigación.
Trabajo colaborativo con otras profesiones:

- Los sistemas distribuidos y las redes que permiten compartir conocimientos
y nuevos métodos de gestión.

- Los fórums y otras herramientas de Internet que permiten la formación y la
información permanente.
- Las redes sociales que aseguran la visibilidad de los profesionales y de sus
proyectos.
- La Web 2.0. que ha obligado a cambiar el modelo de los servicios.
El acceso como factor fundamental del cambio de paradigma:

- La digitalización como política fundamental en la gestión de las colec-
ciones.
- Las interfaces de usuario que garantizan el acceso y la Interacción Persona-
Ordenador desde las premisas de accesibilidad y usabilidad.
- El uso social de la información que permite conocer quién y cómo se usa la
información.
- Los usuarios y sus perfiles que ofrecen el mapa de la audiencia de los siste-
mas y su grado de satisfacción.
- La personalización de los servicios que garantizan la fidelización de los usua-
rios de los archivos.
- Los problemas legales y éticos que genera el acceso a la información de ar-
chivos.
La información digital y las tecnologías de la información

que suponen el salto de la gestión del continente a la gestión
del contenido mediante:
- La gestión electrónica de documentos heterogéneos tanto administrativos
como documentos de archivo.
- La nueva descripción y las nuevas identificaciones de los componentes de
los registros electrónicos.
- La digitalización como política y como proceso para llevar a cabo la transi-
ción del archivo tradicional al archivo virtual.
- La gestión del conocimiento que garantiza la explotación de los contenidos
y el control de los flujos de información.
- La difusión y el acceso a los documentos basadas en servicios que comple-
mentan el acceso al documento electrónico y que contemplan los usos y la
tipología de usuarios.
- La gestión de las intranets como política fundamental de organización y ges-
tión de la información a compartir en un archivo como sistema de informa-
ción interna y externa.
- La gestión de contenidos web.
- La gestión de la biblioteca del software que cada sistema de archivo crea
como su propia plataforma tecnológica.
Por lo tanto, los archiveros/as no solo deben centrarse en la gestión de re-
gistros electrónicos. Los riesgos de la gestión (autentificación, descripción, elimi-
nación y preservación) no son las únicas competencias de los profesionales. En
lenguaje económico existen muchas otras áreas de trabajo e investigación que en
la gestión de archivos aseguran factores básicos como son la eficacia, el coste-efi-
cacia del archivo y el coste-beneficio de los profesionales. A nuestro parecer, el
nuevo paradigma archivístico depende de la visibilidad de estas áreas de trabajo
y de conflicto que hemos sistematizado, y que aún tienen pendiente el consenso
disciplinar de la comunidad profesional.
Conclusión
El cambio de paradigma precisa un consenso adecuado que aún no existe en la

actual cultura archivística. Los profesionales están inmersos en proyectos, cam-
bios de métodos y de estatus. La redefinición de la Archivística y de las compe-
tencias de los profesionales, en un contexto digital y dinámico, promueve un
nuevo corpus de conocimiento que obliga a plantearse cuestiones nada simplis-
tas y que aún no tienen respuesta. Cuestiones tan importantes como si los archi-
vos son un nuevo objeto científico; también si la Archivística ha cambiado en la
memoria colectiva social; asimismo, cuál es el poder y el papel social de los ar-
chiveros/as; y, finalmente, si los usuarios y el uso de la información ha cambiado.
Responder a todas estas preguntas significaría el poder visualizar un mapa apro-
ximado de cuáles son los cambios reales de la nueva Archivística.
La respuesta que sí tenemos es que, durante dos décadas, la Archivística,
los archivos y sus profesionales han asumido un proceso de redefinición en un
contexto a menudo adverso como puede ser el digital. La Archivística se ha re-
definido como ciencia; ciencia que está en un proceso que va de la intra discipli-
na tradicional a la metadisciplina futura. Los archivos han cambiado y pasan a
ser sistemas de información híbridos que evolucionan hacia archivos virtuales y
web archivos. Y los profesionales reflexionan, cuando la gestión y los proyectos
se lo permiten, y se plantean cuál es su comunidad profesional, cuál es su currí-
cula y cuál es su perfil de competencias.
Sin embargo, la ambigüedad de todo proceso de redefinición y con tantos
frentes por cubrir provoca a menudo, dentro de la propia comunidad profesional,
preguntas tan sorprendentes como: ¿la Archivística es un oficio, un arte o una
ciencia?
La pregunta tiene un alto componente semántico. Generalmente el con-
cepto de ciencia está directamente relacionado con progreso. Y esta es la única
premisa en la que hay acuerdo, porque comparar los progresos de la Archivística
con los de la medicina, por ejemplo, nos lleva a discutir y comparar problemas de

estatus y de consenso social muy diferentes. No obstante, y al margen de la retó-
rica epistemológica, de la bipolarización de las corrientes internas y de la diná-
mica de las tecnologías que puede ser colapsante, la Archivística es una ciencia.
La Archivística es ciencia, es una metaciencia. Porque es un área multidiscipli-
nar donde es perceptible el progreso y el cambio y, sobre todo, porque tiene pro-
blemas que están identificados pero no resueltos.
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Notas
1
GILLIAND-SWETLAND, A. J. Enduring Paradigma, New Opportunities: The Value of the Archival
Perspective in the Digital Environment. Washington: CLIR, 2000. p. 4. Disponible: http://www.clir.org/pubs
/reports/pub89/pub89.pdf
2
TAYLOR, H. A. Transformation in the Archives: Technlogical Adjustment or paradigm Shift? ARCHIVARIA:
The Journal of Association of Canadian Archivists, (Winter1987-1988), núm. 25, pp. 12-28.
3
M. J. BATES. “The Invisible Substrate of Information Science”, Journal of the American Society for Infor-
mation Science, V. 50 (1999), núm. 12, pp. 1043-1050.
4
COOK, T. Archival science and postmodernims: new formulations for old concepts. Archival science, V. 1
(2001), pp. 3-24.
5
H. MACNEIL. Archival Theory and Practice: Between Two Paradigms, Archivaria, v. 37, Spring 1994, pp.
6-7.
Los recursos electrónicos han sido consultados durante el mes de septiembre de 2009.

studia
LLUÍS-ESTEVE CASELLAS I SERRA
La profesión
en tiempos de cambio
¿Puede depararnos el futuro nuevas oportunidades sin

antes haber resuelto cuestiones esenciales para la profesión?
Sociedad de la Información, Sociedad del Conocimiento, Administración Elec-

trónica, Web 2.0... Ciertamente, estamos viviendo momentos realmente intere-
santes. Sin embargo, esta efervescencia de iniciativas, proyectos y tecnologías a
menudo no supone o no da tiempo a la reflexión y a los debates necesarios en tor-
no a las ideas, las metodologías y, muy especialmente, los objetivos que se persi-
guen o, peor, los que se deberían perseguir.
La profesión no es ajena a dicha efervescencia, al contrario, se encuentra
inmersa en un contexto extremadamente cambiante y por ello la visión de sí mis-
ma puede resultar también extremadamente contrapuesta, según la perspectiva y
la experiencia personal de cada cual. Visión que, por otra parte, difícilmente
coincide con la percepción que la sociedad tiene del profesional de los archivos
y la gestión de documentos o, lo que es lo mismo, con nuestra visibilidad real.1
Como colectivo la posición oficial se mantiene firme en considerar que
el nuevo contexto social y tecnológico (nuevo, a pesar de todo y de todos) es una
oportunidad para la consolidación profesional, por consiguiente, cuestionarlo
podría resultar políticamente incorrecto. Aun así, hay que reconocer que para la

Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones, Ayuntamiento de Girona

inmensa mayoría de los profesionales la situación actual ha llegado demasiado
pronto y, para qué negarlo, incluso cogido con el pie cambiado a algún que otro
sector de nuestro colectivo. En este contexto cabe reconocer que, probablemen-
te, el bagaje intelectual de la profesión se caracterice más por una multitud de ex-
periencias que, salvo pocas excepciones, por la existencia de aportaciones teóri-
cas y metodológicas relevantes. Con el riesgo que implica toda generalización,
podemos atribuir esta situación tanto a la evidente necesidad de solventar las de-
ficiencias acumuladas en la salvaguarda del patrimonio documental tras la recu-
peración de la democracia, como a la inexistencia de estudios universitarios es-
pecíficos y consolidados a nivel de licenciatura en el ámbito de la archivística.
La preeminencia de la salvaguarda del patrimonio documental ha dado
como resultado un mayor peso de los archivos históricos, o de tradición y pers-
pectiva histórica, tanto a nivel profesional como en las organizaciones. De ahí las
dificultades para diseñar, implantar y desarrollar sistemas de gestión de documen-
tos en las respectivas organizaciones cuando finalmente ha sido necesario, cuando
no inevitable. Por si fuera poco, el decidido y por ahora “definitivo” impulso a la
Administración Electrónica tiene lugar sin que ni tan siquiera la producción de la
documentación en papel (ni la gestión administrativa) esté normalizada en la ma-
yoría de las organizaciones públicas. Es en este sentido que el cambio llega dema-
siado pronto y, además, acentúa el desconcierto de otros profesionales sobre la fun-
ción que nuestra profesión quiere y debe jugar en este nuevo entorno.
Para mayor estupefacción, el desembarco en el ámbito de la gestión de do-
cumentos en nuestras organizaciones coincide con el progresivo cambio de perfil de
los usuarios de los archivos históricos, cuando no con un descenso efectivo de los
usuarios presenciales. Por poner un ejemplo, los usuarios presenciales del Archivo
Municipal de Girona durante 2009 representan sólo el 2% del total.2 Ello nos obli-
ga ineludiblemente a plantearnos bastantes interrogantes sobre el 98% restante:
¿quienes son?, ¿qué buscan?, ¿obtienen aquello que les interesa?, ¿las formas de ac-
ceso a la información son adecuadas?, ¿nuestras políticas de difusión son acertadas?,
etc. El desconocimiento sobre las necesidades de nuestros usuarios es evidente.
Por otra parte, la inexistencia de una licenciatura específica ha facilitado que
distintos agentes, y muy especialmente las organizaciones profesionales, hayan pro-
movido la proliferación de una oferta formativa como nunca la había habido ante-
riormente. Sin duda, este es un buen indicador del nivel de actividad de la profesión
y, evidentemente, ha sido y es un factor decisivo en el desarrollo profesional en tan-
to que dicha oferta formativa no es ajena a los cambios que se originan en su entor-
no. Sin embargo, la obligada diversidad de los ámbitos formativos, motivada por el
amplio espectro de la gestión de archivos y documentos, el auge de iniciativas, nor-
mas y modelos tendentes a la normalización, y el peso en aumento del sector tec-
nológico conlleva a su vez el riesgo de una pluralidad de puntos de vista en la ma-
nera de ponerlos en práctica que, más allá de la sana discrepancia, supone también
34 Lluís-Esteve Casellas i Serra > La profesión en tiempos de cambio

un obstáculo a la comunicación profesional e interprofesional. Es decir, puede aca-
bar contribuyendo a la confusión y al desasosiego profesional y a una visión difusa
de nuestras funciones por parte de las organizaciones y otros profesionales.
Afrontamos tiempos de cambio, e incluso en algunos aspectos de revolu-
ción, sin antes haber resuelto cuestiones esenciales sobre la profesión. Desde mi
punto de vista, las cuestiones a resolver se resumen en tres: la consolidación de
un modelo básico de gestión a partir del nuevo contexto de estándares, normas y
modelos de buenas prácticas, la incidencia real en nuestras organizaciones y fi-
nalmente la prestación de servicios a un nuevo colectivo de usuarios. Por decir-
lo de otro modo, ahora que tanto se insiste en la interoperabilidad en el ámbito
tecnológico, nuestros esfuerzos deberían dirigirse a:
- La “interoperabilidad” dentro del mismo colectivo profesional de la ges-
tión de documentos y archivos: hablar el mismo lenguaje sobre las mismas
bases metodológicas permite avanzar en el conocimiento.
- La “interoperabilidad” con nuestras organizaciones y especialmente con
los distintos profesionales implicados en su gestión: unas bases sólidas fa-
vorecen la claridad en el mensaje y, en consecuencia, la búsqueda de so-
luciones.
- La “interoperabilidad” con nuestros usuarios: conocerlos para que nos co-
nozcan como base de mejora continua de nuestros servicios.
Más allá del juego de palabras, la base de dicha interoperabilidad es la ne-

cesidad de mejorar nuestra comunicación. Comunicación que debe partir, por
una parte, del conocimiento de nuestros interlocutores, sus ámbitos de actua-
ción y sus intereses y, de la otra, del consenso profesional sobre bases sólidas y
ampliamente compartidas que nos permitan la flexibilidad necesaria en nuestros
planteamientos sin que los principios básicos se vean afectados. Solo desde la fir-
meza de nuestras convicciones profesionales, sin caer en posicionamientos inte-
gristas ni en fundamentalismos fuera de lugar, seremos capaces de exigir los mí-
nimos irrenunciables, ser flexibles en lo accesorio y transigir en lo superfluo.
Bajo este enfoque, el texto que sigue tiene por objetivo aportar una serie de
reflexiones al debate en torno a nuestra profesión en los actuales tiempos de cam-
bio, ya sea desde la coincidencia o desde la discrepancia, pero debate al fin y al cabo.
La interoperabilidad entre profesionales

de la gestión de documentos y archivos
Plantear la interoperabilidad entre profesionales puede parecer una perogrullada

para el lector, porque si algo ha caracterizado a la profesión en los últimos años ha
sido el esfuerzo por consolidar unas bases teóricas sobre las cuales desarrollar nues-
tra práctica profesional. Aun así, y más allá de la teoría, ¿podemos afirmar que
existe una visión homogénea sobre lo que debemos hacer sobre el terreno y, sobre
todo, cómo hacerlo? Personalmente creo que no, o no en todos los ámbitos de la
gestión de documentos y archivos.3 En este sentido cabe reconocer que el nivel de
exigencia en los archivos históricos es, al menos por el momento, menor que en
el ámbito específico de la gestión de documentos, puesto que dicha exigencia se
centra principalmente en la comunicación de la información hacia el exterior, ya
sea hacia los usuarios o hacia otros centros de archivo o servicios de información.4
Actualmente, el principal problema de la profesión es la normalización de
nuestras actuaciones en el ámbito de la gestión de documentos, desde el con-
vencimiento que la consolidación de nuestra labor en la Administración Elec-
trónica pasa por una visión homogénea y sólida de los requisitos necesarios para
la gestión de los documentos de las organizaciones. Es más, a la vista de los re-
sultados, la reivindicada visibilidad social de la profesión se conseguirá más por
las funciones que desempeñemos en nuestras organizaciones que no por las que
estamos llevando a cabo desde hace años en los archivos históricos.
La irrupción de la microinformática en la década de los 80 del pasado si-
glo supuso el fin de las fichas en papel más o menos normalizadas, principalmen-
te, por el paso del tiempo y por la escasez de medios. Este cambio radical, en be-
neficio de una explotación más exhaustiva de la información, supuso también
una manera más individualizada y aislada de explotación en relación con otros
archivos, e incluso entre distintas intervenciones en el tratamiento documental
de un mismo centro. Por este motivo, la publicación de la norma ISAD(G) en el
año 2000 fue recibida por el sector profesional con cierto alivio, a pesar de no re-
solver todas las necesidades planteadas por la descripción. Al año siguiente, la
aparición de la norma ISO 15489, sobre gestión de documentos, supuso nuevas
expectativas para la profesión, aunque no estuvo exenta de críticas ni de cierta
incomprensión. En el mismo año también se publicó la primera versión de Mo-
del Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq), que pasó casi
desapercibida. Posteriormente, la publicación de innumerables normas y la apa-
rición de múltiples y diversas iniciativas en torno a la gestión de documentos y
archivos puede habernos llevado a una sensación de cierto exceso y saturación,
difícilmente digerible en el día a día del profesional de trinchera. En este senti-
do, la organización por parte de la Asociación de Archiveros de Castilla y León
(ACAL) en 2008 del congreso “Ahogados en un mar de siglas” ilustra perfecta-
mente la situación.
En este contexto, ¿cuál debe ser el papel del profesional?, ¿cómo afrontar la
praxis?, ¿bajo qué normas y modelos? La publicación en 2008 de la versión revisa-
da de MoReq ha proporcionado una nueva y eficaz herramienta. Incluso hay quien
en tono coloquial opina que la reconocida modelización de relaciones de MoReq2

con otros textos de referencia (MoReq2, p. 198),(5) por su representación anular,
debiera ser considerada el “flotador” del profesional en el entorno de la gestión de
los documentos electrónicos. No obstante, y a pesar de la utilidad del modelo, Mo-
Req2 se centra únicamente en los requisitos de las aplicaciones que soportan la
gestión de documentos, pero no en los criterios de gestión que deben sustentarlos.
En este sentido, y observando sus tablas de relación con otras 26 normas y mode-
los (y no están todos), podemos afirmar que efectivamente la gestión de docu-
mentos, y especialmente de los documentos electrónicos, ha pasado de estar en la
periferia de las áreas de interés de las organizaciones a ser el centro de todas las mi-
radas. Por este motivo, de nuestra capacidad de respuesta depende que la interre-
lación anular de normas y modelos sea realmente el “flotador” para el profesional
y no el centro de un huracán que no podamos controlar.
Vista la diversidad, resulta imprescindible el análisis comparativo de normas
y modelos para obtener una visión, o incluso una jerarquía, de complementariedad
y coincidencia, y poder identificar los vínculos de relación entre normas. Dicho de
otro modo, es indispensable la concreción de un modelo de referencia básico que
no solo se centre en la gestión de documentos, sino que también incluya las nece-
sidades de gestión de los archivos históricos. Probablemente esto pueda suponer so-
brepasar el modelo anular de relación para dibujar otro más lineal, más acorde con
las acciones a llevar a cabo a lo largo de todo el ciclo de vida completo.
No cabe duda que este tipo de estudio supera la capacidad de los profesio-
nales a título individual y que, por consiguiente, su ámbito natural de impulso de-
biera ser el de las instituciones con responsabilidad en la dirección y coordina-
ción de los distintos sistemas archivísticos, con la participación del sector acadé-
mico universitario y la colaboración y auspicio de las organizaciones profesiona-
les.6 Sin embargo, la definición de requisitos mínimos de carácter transversal y
que den cobertura a la gestión de todo el ciclo de vida debe basarse necesaria-
mente en la simplificación del punto de vista de análisis, dando prioridad a la pre-
eminencia de la perspectiva archivística. Dicha síntesis debe tener dos objetivos:
facilitar la comprensión del modelo e identificar los ámbitos de competencia ex-
clusiva, como puntos fuertes de la profesión.
Una primera perspectiva de análisis es la distinción de normas y modelos
según el ámbito de normalización. Bajo este punto de vista podemos establecer
tres agrupaciones:
- Normas y modelos sobre contenidos: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, IS-
DIAH, EAD, EAC, NODAC, NOGADA, NEDA, Z39.50, etc.
- Normas y modelos metodológicos: normas ISO sobre gestión de docu-
mentos, metadatos, análisis de procesos de trabajo, de seguridad informá-
tica, de archivo digital (OAIS), modelos como MoReq2, InterPARES,
principios y requisitos funcionales del CIA/ICA, etc.
- Normas y modelos instrumentales: normas ISO sobre formatos PDF,
PDF/A, ODF, modelos como METS, PREMIS, lenguajes XML, o proto-
colos de comunicación como OAI-PMH o SRU, etc.
Por contenidos debemos entender el tipo de información y cómo se es-

tructura. Por normas y modelos metodológicos, los aspectos de planificación, de
análisis o de gestión de la información, mientras que consideraremos instrumen-
tales a las normas y modelos referidos a formatos y estructuras de presentación de
datos. Si sobre esta clasificación aplicamos la perspectiva del objeto de la nor-
malización observamos que:
- Las normas y modelos sobre contenidos se centran en el documento o en
las agrupaciones documentales.
- Las normas y modelos metodológicos tienen por objetivo central, colate-
ral o complementario los sistemas de gestión.
- Las normas y modelos instrumentales se aplican a los objetos digitales.
En cada una de estas agrupaciones existen normas y modelos que se concre-

tan en esquemas de datos. Datos que, tratados globalmente, a menudo se han inclui-
do en el revolutum de la descripción del documento electrónico, lo cual resulta bas-
tante confuso, poco práctico y a veces incluso contradictorio. La traslación de la ges-
tión de todas las funciones archivísticas a datos y su inclusión en el ámbito de la des-
cripción, daría como resultado una única e inalcanzable función que en nada ayuda
a su aplicabilidad. Por consiguiente, lo esencial es identificar las relaciones y los da-
tos vinculados entre los distintos subsistemas de gestión de documentos (clasifica-
ción, descripción, conservación y acceso), pero manteniendo claramente diferencia-
das no tan solo las acciones, de por sí algo evidente, sino también los esquemas de da-
tos asociados a cada uno de ellos. Este punto de vista permite, por una parte, visuali-
zar mejor los enlaces entre la gestión del ciclo de vida del documento y la gestión de
las necesidades de los archivos históricos y, por la otra, delimitar y administrar nues-
tras competencias en la gestión de documentos según los ámbitos de actuación.
La delimitación de competencias es fundamental porque también facilita
la identificación de las especificidades de la profesión y sus exigencias de desa-
rrollo. De este modo, las relaciones contenidos / documentos, metodologías / sis-
temas de gestión e instrumentos / objetos digitales deberían encuadrarse con las
siguientes premisas para la profesión:
- Asumir plenamente el desarrollo de las especificidades relativas a los con-
tenidos que afectan a los documentos y a las agrupaciones documentales.
- Participar activamente con otros profesionales de nuestras organizaciones
en el diseño de los sistemas de gestión, de manera que se garantice la in-
clusión de los requisitos mínimos sobre contenidos y los requisitos míni-

mos referidos a la planificación de acciones sobre los documentos, princi-
palmente las de valoración, preservación y transferencia.
- Compartir responsabilidades con los profesionales de las tecnologías de la
información en la gestión de los objetos digitales, es decir, la ejecución de
acciones (disposición, conversión, migración, etc.) y la gestión de forma-
tos y estructuras de formas de presentación de la información asociada a
dichos objetos.
Asumir, participar y compartir implica:

- Saber dar respuesta en aquello que nos compete directamente.
- Comprender que existen diferentes punto de vista en torno a la gestión de
documentos y que, nos guste o no, ni somos los únicos interesados ni te-
nemos la competencia exclusiva.
- Confiar en otros profesionales (incluso mejor preparados) interesados también
en los problemas derivados de la preservación de los documentos electrónicos.
En definitiva, esta breve propuesta pretende insistir en la necesidad de

simplificar la visión de la normalización en relación con la gestión de documen-
tos y, muy especialmente, con la gestión de los documentos electrónicos, bajo la
preeminencia del enfoque archivístico en su análisis, de manera que pueda con-
tribuir a identificar cuáles deberían ser los activos y los puntos clave de la profe-
sión, así como a priorizar los modelos de referencia a desarrollar.
Por lo tanto, debemos considerar como principales activos de la profesión
a desarrollar la descripción y la clasificación normalizadas, y por su importancia
estratégica también la valoración documental, por su función clave en los siste-
mas de gestión de documentos, tanto en papel como electrónicos. Cabe advertir
que la valoración de activos en la profesión responde tanto a fines identitarios
como de consolidación y comunicación de nuestras funciones, pero también a la
necesidad de evitar caer en excesos tecnológicos más centrados en el conjunto de
normas y modelos instrumentales que en los de contenidos y metodológicos. De
hecho, su desarrollo estructurado y su interrelación en un modelo de datos de re-
ferencia que sirva de base a los sistemas de gestión de documentos no únicamen-
te consolidarían un ámbito profesional común, sino que facilitaría una mejor vi-
sualización de nuestras funciones en el contexto de nuestras organizaciones.
La interoperabilidad con nuestras organizaciones
Otro aspecto fundamental para la profesión es obtener una mayor incidencia en

nuestras organizaciones, y para ello disponer de un modelo de datos de referen-
cia es una herramienta indispensable. Por ello, un primer obstáculo es no poder
dar una respuesta consensuada a las necesidades que las organizaciones nos plan-
tean en relación con los datos requeridos sobre los subsistemas de descripción, de
clasificación, de conservación (eliminación, transferencias y preservación inclui-
das) y de acceso, además de la selección de datos a conservar para garantizar la
trazabilidad de acciones archivísticas y de los datos que contribuyan a reforzar la
cadena de custodia en el caso de los documentos electrónicos.
Sin embargo, debemos reconocer que sin una respuesta archivística en el
momento adecuado, para la organización el problema no es tanto la descripción
de sus documentos sino cómo los organiza y los rentabiliza. Esta circunstancia
convierte el sistema de clasificación y su principal componente, el cuadro de cla-
sificación, en un instrumento de un alto valor estratégico. Tradicionalmente, el
cuadro de clasificación se ha defendido como instrumento de organización y re-
cuperación de la documentación, como radiografía de las competencias, funcio-
nes y actividades de la organización y también por su supuesta estabilidad a lo lar-
go del tiempo. No obstante, en la mayoría de casos estas buenas razones no de-
ben haber sido suficientemente convincentes, y prueba de ello es el número de
organizaciones desorganizadas documentalmente hablando. En un entorno tec-
nológico, la tentación de caer en la simplicidad de la recuperación informática es
muy elevada a pesar de ser una solución a muy corto plazo. En este contexto, es
imprescindible plantearse cuál es el valor añadido del cuadro de clasificación y
cómo puede o tiene que desarrollarse en el seno de una organización para que sea
plenamente valorado.
Desde el punto de vista de su contribución a la gestión de procesos, el de-
sarrollo del sistema de clasificación y su relación con los sistemas de gestión ad-
ministrativa pueden desempeñar una importante labor como bisagra en múltiples
funciones de carácter operativo: utilizando las unidades funcionales o de gestión
y las series documentales como base para la definición de diagramas de tramita-
ción, la tipificación de modelos y plantillas de documentos asociados, la imple-
mentación de dispositivos de selección automática y control de firmas, la elabo-
ración de catálogos de trámites, el diseño de dispositivos de clasificación auto-
mática en trámites de registro de entrada, etc.
Para ello son imprescindibles dos premisas: la primera, ir más allá del cua-
dro de clasificación, es decir, construir un sistema de clasificación en el cual el cua-
dro se situará en el centro, y la segunda, hacerlo sobre bases consensuadas. El sis-
tema de clasificación puede relacionarse con muchos elementos de información y
de gestión, pero su vinculación con el organigrama y con la relación de personas
usuarias de los sistemas de gestión administrativa son indispensables. Por otra par-
te, el contenido de la serie debe concretarse en tipos de expedientes y sus relacio-
nes de dependencia o continuidad, el tipo o tipos de tramitación que puedan ori-
ginarse, la tipificación de trámites, la definición de modelos y de plantillas de do-

cumentos. Evidentemente, en este desarrollo no seremos los únicos actores, pero
sí podemos tener un rol determinante y obtener una información preciosa para la
gestión de los documentos electrónicos. Obviamente, la segunda de las cuestiones
expuestas pasa otra vez por la normalización metodológica de cómo plantear este
desarrollo y qué datos mínimos deben figurar como requisitos elementales.
No es el objetivo de este texto entrar en profundidad en el desarrollo nor-
malizado del sistema ni del cuadro de clasificación, aunque debemos reconocer
que al menos en el sector público los largos debates sobre la especificidad de cada
institución, aun del mismo rango administrativo, parecen a día de hoy bastante
absurdos. ¿Acaso no son compatibles dentro de un mismo cuadro de clasificación
diferentes niveles de aplicación según el grado de complejidad de la organiza-
ción? Para dar respuesta a las necesidades actuales cualquier planteamiento es
viable, desde sistemas de doble codificación hasta la coexistencia de diversas pre-
sentaciones de un único cuadro de clasificación (funcional, orgánica, tipológica,
temática, etc.7) según su ámbito de aplicación y sus usuarios potenciales, al igual
como es posible un único plan contable y un modelo presupuestario con sus di-
ferentes formas de presentación para administraciones similares. En cualquier
caso, toda solución procedente de un consenso profesional amplio y normalizado
redundará en beneficio de nuestra incidencia en las organizaciones.
A pesar de no contar con estructuras normalizadas, sin duda alguna el va-
lor añadido por excelencia del cuadro de clasificación es la valoración documen-
tal, a la cual debe añadirse recientemente también el régimen de acceso a la do-
cumentación. En ambos casos, su potencial estratégico está muy vinculado al
análisis funcional de la documentación administrativa, hasta el punto que al me-
nos en la documentación municipal permite aproximaciones transversales por ti-
pologías y, por consiguiente, más allá incluso de las series documentales. Así, por
ejemplo, son de acceso restringido los expedientes sancionadores con indepen-
dencia de la materia que traten, los expedientes personales (tanto de recursos hu-
manos como los derivados de la prestación de servicios asistenciales) o los regis-
tros fiscales y de población. Mientras que serán de acceso público, en las condi-
ciones que se requieran si contienen datos personales, los documentos de carác-
ter organizativo, de regulación y ordenación de servicios o del territorio, de pla-
nificación y ejecución de servicios o de actividades de fomento, o incluso los de-
rivados de la gestión de licencias municipales. De modo similar, las aproxima-
ciones transversales también podrían aplicarse a la valoración documental, aun-
que en este caso pueden darse algunas variantes según el ámbito competencial al
que correspondan. Por ejemplo, los expedientes sancionadores serán por norma
general eliminables, mientras que en el caso de las licencias dependerán clara-
mente de su ámbito competencial.
No obstante, la importancia estratégica de la valoración documental ra-
dica en la identificación del período de retención de la documentación. Es decir,
de la identificación de su vigencia administrativa y de los plazos de retención
cautelar a que deban estar sometidos. Evidentemente, algo tan omitido en la Ad-
ministración Pública como la incorporación de la fecha de finalización adminis-
trativa de los expedientes se convierte en un elemento crucial para el cómputo
de los plazos de conservación y acceso. En este contexto, resulta incuestionable
que hablar de los valores de la documentación en correspondencia con las eda-
des teóricas de los documentos no aporta ni información necesaria ni útil para
nuestras organizaciones. El ciclo de vida de los documentos no puede depender
de estadios fijados por el depósito en el cual se encuentren físicamente, ni admi-
te calificaciones confusas como “documentación semiactiva” (¿qué significa se-
miactivo jurídicamente?), sino unicamente plazos de vencimiento, prescripción
y fiscalización establecidos mediante el marco legal vigente.
Consecuentemente, vigencia administrativa y retención cautelar tienen
una relevancia absoluta en la valoración documental y esta, bajo esta perspecti-
va, no puede aplicarse sino desde una clasificación consensuada y normalizada
para ámbitos sectoriales de la misma naturaleza. Dicha normalización va a facili-
tar también un desarrollo más homogéneo de los sistemas de descripción y con-
trol de la documentación, de manera que en el contexto de la gestión de los do-
cumentos electrónicos la valoración documental y el régimen de acceso puedan
también aplicarse sistemática y selectivamente a documentos individuales con-
tenidos en expedientes administrativos, algo impensable en el entorno papel.
La interoperabilidad con nuestros usuarios

Finalmente, la relación usuarios-profesionales. Apuntaba al principio el aumen-
to espectacular y abrumador del número de usuarios en línea, en comparación
con el mantenimiento o incluso el descenso de los usuarios presenciales, y lo
poco que sabemos sobre sus intereses. En este sentido, una reflexión sobre cómo
llegar a conocer mejor aquello que les interesa es incuestionable. Podemos tener
por cierto que mayoritariamente buscan información, no documentos, y que di-
cha información la quieren sobre productos finales, algo realmente difícil para los
archivos. En cualquier caso, para los usuarios estos productos finales son docu-
mentos en línea y muy raramente información referencial sobre conjuntos de do-
cumentos. Europeana y la Biblioteca Digital Mundial son buenos ejemplos de
servicios de producto final que, además, diluyen los límites entre la distinta na-
turaleza de las fuentes de información..
Ciertamente, corremos el riesgo de promover la difusión de aquello que tie-
ne más éxito (prensa, fotografía, audiovisuales, material gráfico, etc.) creyendo que
es lo que tiene más demanda, cuando simplemente se trata de la oferta mayorita-
ria. Sin embargo, ¿la “facilidad” de comprensión del documento es realmente la cla-

ve? Seguramente sí para una buena parte de usuarios, pero no necesariamente para
todos. Probablemente uno de los principales problemas sea que, a diferencia del
material grafico, fotográfico y audiovisual, la mayoría de nuestros instrumentos de
descripción de fondos documentales textuales son inventarios y, muy posiblemen-
te, ya sean inventarios simples o analíticos, contienen muy poca información de
contexto que muestren su potencial informativo. Indudablemente, uno de los ma-
yores retos es la reformulación de las descripciones de conjuntos documentales, ha-
bida cuenta que normas como ISAD(G) o ISAAR(CPF) son de interés profesio-
nal, pero tienen muy poca incidencia social de uso, es decir, no están pensadas para
su usabilidad. ¿Debemos plantearnos dos tipos de descripción distintas?
Otra dificultad añadida es la falta de comprensión de la documentación
manuscrita, especialmente la anterior al siglo XVIII y más concretamente la me-
dieval. Evidentemente, debemos ser conscientes de ello, pero también del hecho
que no mostrarla tampoco contribuye a despertar la curiosidad. Por otra parte,
¿podemos afirmar que en un futuro próximo no existan tecnologías que permitan
su trascripción o su traducción automática, por ejemplo del latín?8
Las guías de fondos, por su parte, adolecen del mismo problema. Por con-
siguiente, tenemos que repensar cómo explotar el valor añadido de la informa-
ción sobre documentos originales, especialmente en el caso de los documentos
textuales manuscritos. No obstante, no se trata simplemente de la información a
presentar sino también de cómo la explotamos. Una primera cuestión a resolver
en la descripción multinivel y, por tanto, de agrupaciones documentales es su re-
cuperación. En este sentido, la descripción multinivel tiene que ir acompañada
de un sistema de indización también multinivel, en primer lugar para posibilitar
la recuperación de las agrupaciones y, en el segundo, para evitar redundancias y
excesos de información. Por ejemplo, una serie de correspondencia recibida de
un fondo personal, catalogada e indexada a nivel de unidad documental por el
nombre de su destinatario, es decir, del titular del fondo, siempre dificultará la vi-
sualización de las series del mismo fondo descritas sólo a nivel de inventario, a
pesar de que también estén indexadas.
Por otra parte, resulta indispensable la presentación de guías de fondos e
incluso de cuadros de clasificación también en formatos alternativos a los tradi-
cionales, por ejemplo a partir de índices o jerarquías temáticas, índices onomás-
ticos y toponímicos, etc. Incluso fórmulas imaginativas para la divulgación de
conjuntos de documentos, como la incorporación de vídeos de corta duración
que expliquen su potencial informativo y muestren los documentos originales. El
rigor profesional no debiera condicionar la comunicación pública de la docu-
mentación sino únicamente su tratamiento e intercambio profesional.
En cuanto a los usuarios, saber quién nos consulta es imprescindible, pero,
realmente, ¿ha cambiado el perfil de nuestros usuarios? ¿O solamente el medio y
la manera en cómo buscan, necesitan y obtienen la información? Hace ya bas-
tante tiempo que el investigador profesional ha ido cediendo paso al ciudadano
de a pie, más interesado en la autorrealización personal que en la historia en ma-
yúsculas. En 20079 publicaba la siguiente tipología:
- Ciudadanos en general, que únicamente pretenden realizar una consulta
administrativa.
- Ciudadanos “investigadores”, que han descubierto en el servicio de archi-
vo una forma más de autorrealización personal, de formación o de satis-
facción personal.
- Estudiantes de primaria, secundaria y bachillerato a la búsqueda de infor-
mación para la elaboración de trabajos de curso.
- Estudiantes universitarios, que se inician en la investigación a partir de
documentación original como fuente primaria.
- Investigadores universitarios, tanto profesores como licenciados en proce-
so de doctorado o de realización de proyectos de graduación especializada.
- Genealogistas, como grupo específico incipiente pero con una clara ten-
dencia ascendente.
- Editoriales, productoras audiovisuales e instituciones culturales, que utili-
zan el servicio como fuente de información y reproducción para la comu-
nicación pública en cualquier formato de documentos originales.
No creo que el perfil del usuario internauta difiera en exceso de esta apro-
ximación, sino únicamente su ubicación geográfica por la disponibilidad que
ofrecen las tecnologías. Aun así, los tres primeros grupos serán principalmente un
público potencial de proximidad, mientras que los demás grupos sí pueden verse
incrementados por la deslocalización tecnológica. No obstante, debemos com-
partir nuestro público potencial con otros proveedores de información que tam-
bién intentan atraerlo, por lo que debemos garantizar nuestra visibilidad.
La planificación de la web (identificación de unidades de información,
servicios y tipo de público específicos, necesidades informativas del público, ám-
bito territorial potencial, etc.) resultará un instrumento eficaz, pero puede no ser
suficiente. El factor descubrimiento de nuestros recursos debe ser nuestra si-
guiente prioridad y la mejor manera es la interrelación con otros centros: los por-
tales. Sin embargo, los portales deben estar orientados a segmentos de público
concretos para asegurar la rentabilización de resultados. Por ejemplo, además de
la integración en portales especializados en archivos, en el ámbito municipal será
conveniente facilitar información a nuestro público de proximidad también a
través de un portal de información de la ciudad, incluso de carácter administra-
tivo mediante la explotación del sistema de gestión de documentos del ayunta-
miento. Estas opciones no excluyen compartir información con otros portales es-

pecíficos: de genealogía, incentivados por asociaciones, de recursos educativos,
promovidos por instituciones educativas y compartidos con otros centros cultu-
rales como museos y bibliotecas, o especializados en investigación, bajo la tutela
universidades y centros de estudios científicos.
Finalmente, no debe excluirse la interrogación directa a los usuarios, bien
mediante encuestas o un sistema de medición de satisfacción.10 En este sentido, re-
sultan ilustrativas las tres preguntas que realiza aleatoriamente un conocido parque
temático europeo: ¿le ha gustado?, ¿considera una buena inversión el precio de la en-
trada?, ¿nos recomendaría a sus amigos? El objetivo es conseguir un 90% de res-
puestas afirmativas en las tres preguntas. Por nuestra parte, ¿estamos en condiciones
de que nuestros usuarios nos evalúen sobre si están satisfechos con el servicio, si con-
sideran su inversión de tiempo recompensada y si nos recomendarían a sus colegas?
Conclusiones
En las reflexiones expuestas subyace el convencimiento de que la reivindicada vi-

sibilidad social de la profesión se obtendrá más por las funciones que desempeñe-
mos en nuestras organizaciones que por nuestra labor en los archivos históricos,
pero sin olvidar nuestra función cultural, o más bien informativa, hacia la ciuda-
danía en las tres líneas apuntadas: la clarificación de los fundamentos profesiona-
les, principalmente en la gestión de documentos, basados en normas y modelos de
referencia, la mejora en la incidencia en las organizaciones y la reformulación de
la puesta a disposición pública de la información mediante medios telemáticos.
Y más detalladamente las siguientes líneas de actuación:
1.- Consolidar una visión homogénea y de síntesis sobre el conjunto de nor-
mas y modelos de referencia.
2.- Desarrollar un modelo básico de datos y requisitos mínimos que interrela-
cione los distintos subsistemas de gestión dentro del sistema de gestión de
documentos.
3.- Avanzar en la elaboración de cuadros de clasificación normalizados
4.- Desarrollar un modelo estructurado de sistema de clasificación que permi-
ta incorporar el valor añadido de la clasificación a la gestión administra-
tiva de las organizaciones.
5.- Impulsar la identificación de los períodos de retención de la documentación en
base a la vigencia administrativa y la retención cautelar de los documentos.
6.- Reformular la descripción de conjuntos documentales para potenciar su
usabilidad e interés por parte de los usuarios e impulsar la indización mul-
tinivel para facilitar la recuperación eficaz de la información eficaz.
7.- Promover el conocimiento de nuestros usuarios en línea y la evaluación
de los servicios que prestamos.
8.- Incentivar y participar en portales sectoriales, especializados y generalistas para
aumentar el público potencial de nuestros servicios en línea y presenciales.
Notas
1
Sobre la visibilidad de los archivos y de nuestra profesión por parte de la sociedad resulta indispensable
el estudio encargado por la Associació d’Arxivers de Catalunya y presentado en el 3r Laboratori d’Arxius
Municipals: LAPORTE, Antoni (ARTImetria). 2004. “El coneixement i la imatge dels arxius a Catalun-
ya”. Lligall; Revista d’Arxivística Catalana. n. 22, 485-502. <http://www.arxivers.com/cat/lligall.asp> [Con-
sulta diciembre 2009].
2
Memoria 2009 del Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions, del Ayuntamiento de Girona,
<http://www.girona.cat/sgdap/cat/recurs_documents.php>. Es especialmente significativa la comparación
estadística de las consultas presenciales y vía web entre el Archivo Municipal de Girona, los Archivos Esta-
tales del Ministerio de Cultura y los Servicios de Archivo Públicos de Francia aportada en BOADAS,
Joan. 2009. “Què necessita la ciutadania? Adaptar-se o desaparèixer!” XLI International Conference of the
Round Table on Archives (CITRA): Imagining the twenty first century archivist: New Strategies for Education
and Training. Malta, 2009. <http://www.girona.cat/sgdap/cat/arxiu_textos.php> [Consulta diciembre 2009].
3
Un ejemplo de una propuesta interesante sobre aspectos básicos por dónde empezar aunque en su mo-
mento tuvo un impacto muy relativo es ALBÀ, Marta; CASELLAS, Lluís-Esteve; MAURI, Alfred; PAS-
TELLER, Pere; PERPINYÀ, Remei; SOLÀ, Fina; ZAMORA, Jaume E. 2002. “Recursos informàtics als
serveis d’arxiu municipals: requisits bàsics per a la informatització d’un sistema de gestió de documents”.
Lligall; Revista d’Arxivística Catalana. n. 19. 267-309. Disponible en castellano en:
<http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/requisitos_informatizacion_SGD.pdf> [Consulta diciembre 2009].
4
Un ejemplo encomiable en la normalización de la gestión de un archivo es MERINO FLECHA, Eva.
2008. “Una gestión de calidad: el sello 300+ de la EFQM del Archivo Histórico Provincial de León”. Tá-
bula: revista de Archivos de Castilla y León. n. 11. 279-289.
5
<http://www.moreq2.eu/> [Consulta diciembre 2009].
6
Un buen ejemplo de los posibles resultados a conseguir es el trabajo del GRUP D’INNOVACIÓ TEC-
NOLÓGICA. 2008. Vocabularis de metadades. [Recurso electrónico]. Generalitat de Catalunya, Subdirec-
ció General d’Arxius. <http://www.girona.cat/sgdap/cat/arxiu_textos.php> [Consulta diciembre 2009.
También en www.gencat.cat, sección de archivos, pero con URL variable].
7
A principios de los años 90 mi experiencia inicial como consultor privado me permitió constatar la ne-
cesidad de adaptar el cuadro de clasificación a las necesidades reales de las organizaciones, más allá de los
planteamientos tradicionales, para poder integrar la gestión archivística en la gestión administrativa dia-
ria. En el Ayuntamiento de Girona trabajamos desde hace años sobre la base de dos presentaciones, una
orgánica y otra funcional, de la clasificación y estamos trabajando en otro tipo de presentaciones, a pesar
de que en algunos momentos este planteamiento no ha estado exento de críticas por “heterodoxo” por
parte de de un sector del mismo colectivo profesional.
8
Los avances en el reconocimiento de imágenes, por ejemplo de personas, o incluso de voces, o los logros
de los traductores automáticos como Google constituyen ejemplos que no podemos obviar.
9
CASELLAS, Lluís-Esteve. 2006 “Los servicios de archivo en la Sociedad de la Información.” Cursos so-
bre el patrimonio histórico, 11. Actas de los XVII cursos monográficos sobre el patrimonio histórico. Reinosa:
Universidad de Cantabria. 387-403. <http://www.girona.cat/sgdap/docs/Reinosa.pdf> [Consulta diciembre
2009].
10
Sobre la interrogación a nuestros usuarios presenciales y sus necesidades la ponencia presentada por
MERINO FLECHA, Eva. 2009. “Sistemas de evaluación y herramientas de mejora en la gestión de archi-
vos.” IV Jornadas Técnicas de Archivos en la Administración Local. Herramientas de Calidad y Modernización.
Málaga. [Inédita].

studia
PALOMA LLANEZA , FRANCISCO LÁZARO
El valor probatorio
de los archivos
electrónicos
Mucho se habla de la vulnerabilidad y poca confiabilidad

de las pruebas o evidencias en formato electrónico y de cómo extraerlas de ma-
nera segura mediante la aplicación de software y estaciones forenses, asegurando
después una cadena de custodia que la legislación española no regula para nin-
guna prueba, electrónica o no.
Sería objeto de otro debate la muy necesaria ley que regulara la obtención
y custodia de pruebas dentro de una organización, por terceros, por la policial –en
el marco de su investigación– o por el Secretario judicial, para asegurar la vali-
dez, autenticidad e integridad de las pruebas, mediante una combinación de bue-
nas prácticas (segregación de funciones, adecuado perfilado de los accesos...,
etc.), ámbito de control e independencia de la función. Cuesta cada vez más cre-
er, por mucha voluntad y buen hacer que un Secretario ponga en la realización
de su función de fe pública, que sea capaz de mantener bajo su control y custo-
dia todas las pruebas que se amontonan en los pasillos de los juzgados o en sus só-
tanos. Deberíamos, sin ofender a nadie, abrir el debate sobre los controles com-
plementarios a las presunciones legales de funcionarios y a las fes públicas dise-
ñadas en el siglo XIX.

AEDEL-Asociación Española para el Desarrollo de las Evidencias Electrónicas

50 Paloma Llaneza, Francisco Lázaro > El valor probatorio de los archivos electrónicos
El mundo cambia y lleva cambiando desde que el ser humano desarrolla
nuevas herramientas con las que hace su vida más cómoda pero al tiempo más
compleja. El Derecho, esa disciplina que intenta vertebrar con sus mandatos el
tejido social, ayudar a la coexistencia pacífica y en la resolución de los conflictos,
se encuentra cuestionado permanentemente por cada nueva tecnología y por
aquellos que la apoyan, recibiendo siempre el reproche de lentitud y falta de ajus-
te a los nuevos tiempos, sean estos los que a cada generación les toque vivir. Y si
bien el Código Civil en su artículo 3 establece que “la interpretación de las normas
será según el sentido propio de sus palabras, en relación con el contexto, los antece-
dentes históricos y legislativos, y la realidad social del tiempo en que han de ser aplica-
das, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquéllas”, a veces la rea-
lidad tecnológica complica la aplicación de normas de muy corta vida. También
cabe atribuir a la falta de calidad legislativa la fuerte obsolescencia de muchas
normas que se pierden en el detalle y se olvidan del sistema normativo con el que
tienen que ser coherentes.
Valga como ejemplo un botón. Dejando de un lado la rapidez en la reso-
lución de la consulta (solo 12 días), encontramos en la Gaceta de Madrid de 19
de febrero de 19001 una de las primeras adaptaciones normativas o normadas en
las que se reinterpreta el valor probatorio a la vista de la incorporación de un
avance tecnológico. Cualquier amante de los documentos antiguos, tendrá en su
colección escrituras notariales antiguas, todas ellas manuscritas, muchas con una
esmerada caligrafía. Esta, junto con la firma y rúbrica única que el notario elegía
nada más sacar la plaza, era un elemento de comprobación de la autenticidad que
ayudaba a la detección de las falsificaciones. Pero, ¿y qué pasa si las escrituras se
dejan de hacer a mano y se a hacer a máquina de escribir? Esto le preguntó D.
Antonio Comyn, abogado, conde y senador al Consejo de Ministros que optó,
como ya hiciera muchos años después la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000, por
dar valor al contenido del acto con independencia de la tecnología con la que se
generase. Esto nos lleva a una de las primeras conclusiones de este artículo: el va-
lor de los actos o negocios jurídicos no varía con la aplicación de la tecnología,
pero con cada salto tecnológico la verificación de su autenticidad se aleja de la
que se puede efectuar a simple vista u oído, requiriendo un mayor grado de com-
probación. Siendo así que cada vez las falsificaciones son más sencillas, perfectas
y, por lo tanto, más indetectables lo que las hace enormemente atractivas desde
la perspectiva de la “economía del delito”.
Así pues, el problema de la complejidad de la verificación de la autentici-
dad y el riesgo de que el elemento electrónico probatorio esté solo de una parte,
es una de las primeras reflexiones que queremos traer a este texto. Que ocurriría
si, por ejemplo, nuestro banco quien con la excusa por la protección del medio-
ambiente tras animarnos a que no recibamos los extractos en papel y que haga-
mos uso de la consulta por Internet, pierde nuestros apuntes por un problema téc-
nico o a causa de un desastre o los mismos son manipulados por una actuación
malintencionada ¿cómo podremos probar nuestras operaciones si nos las discu-
ten? ¿Con una impresión de la web que he podido yo mismo modificar en mi casa
con el ordenador personal? ¿Qué le llevo a un Juez? Esta es una cuestión que, hoy
en día, solo se puede responder de una manera compleja. La volatilidad de la in-
formación que se maneja exige a las organizaciones, como contrapartida a los
ahorros obtenidos, la obligación de aplicar un control interno de los Sistemas de
la Información (SI) especialmente robusto que asegure la generación de pruebas
electrónicas con valor legal, esto es, que permita controlar las fases de genera-
ción, mantenimiento, almacenamiento y recuperación de información con el ob-
jeto de que sean fuentes de prueba veraz. Pero lo cierto es que no hay una obli-
gación legal que asegure este comportamiento.
La fragilidad de los medios de prueba en soporte digital (que no solo con-
siste en su volatilidad sino en la facilidad con la que son reproducibles y falsifi-
cables) obliga a plantearse de manera muy sería la protección de la información
de los SI, no solo en vistas a que esa información sea veraz y oponible a terceros
(clientes, trabajadores, outsourcers, etc.), sino que permita dar una imagen fiel
internamente a auditores y controlers. Así la integridad y la continuidad (cade-
na de custodia) que se predica en el “computer forensics” ha de producirse mu-
cho antes de la extracción para el análisis de la evidencia electrónica. Hablemos
de ello.
Los medios y las fuentes de prueba: su valoración judicial
Recordemos que son fuentes de prueba todas aquellas realidades susceptibles de,
o bien convencer al juez de una afirmación de hechos realizada por una de las par-
tes en un proceso, de la autoría de unos hechos susceptible de sanción, o bien de
fijar determinados hechos como ciertos. Son medios de prueba2 todo el conjun-
to de trámites procesales necesarios para introducir válidamente cualquiera de es-
tas realidades en el proceso, bien referido a su formato bien a que la obtención de
la misma no se haya efectuado con infracción de derechos fundamentales.
Cualquier prueba se valora por el juez según las normas de la sana crítica.
Pero no cualquier prueba sino solo de la que se le presenta y es válida. Ni el juez
se puede inventar lo que no hay ni puede tener en consideración en su decisión
otra prueba que la que llegan al proceso conforme las normas procesales que es-
tablecen plazos preclusivos y medios tasados para su aportación.
Por lo tanto, la prueba electrónica no aportada o aportada fuera de tiem-
po o forma requeridas corre la misma suerte que la analógica: no existe a efectos
judiciales. Aquí nos topamos con uno de los problemas específicos de las pruebas
electrónicas: que hayan sido obtenidas sin vulneración de derechos, cosa dudosa
cuando algunos derechos, como el del secreto de las comunicaciones, suele estar
en discusión.
El segundo elemento diferenciador de la prueba electrónica es, como ya
hemos adelantado, la complejidad de su valoración. Las pruebas altamente tec-
nológicas, requieren del auxilio del perito, cualificación, por cierto, inexisten-
te en nuestro país. Mientras que el papel es un territorio definido, que no re-
quiere de un software de lectura para desentrañar su contenido, ya que el juez
lo lleva incorporado “de serie”, el documento electrónico –entendido en su
acepción legal3 o considerado como un agregado de información electrónica–
requiere de un número indeterminado de elementos que son para el juez tan
ajenos como el propio documento electrónico: un hardware en el que corre un
sistema operativo en el que, a su vez, se ejecuta un programa que permite la
apertura y la lectura del documento, así como –en la mayor parte de los casos–
su modificación. Llegamos, de nuevo, a lo ya apuntado sobre la desconfianza
probatoria de los documentos electrónicos o información en este formato: que
las falsificaciones son iguales que los originales, sin traza de las maniobras o ac-
tos de falsificación, lo que crea incertidumbre en cuanto a su contenido y el he-
cho que pretenden probar, lo que rebaja su nivel de confiabilidad. Para el juez
la mera consideración de un documento electrónico se convierte bien en un
acto de fe o en un baile de pericias y contrapericias que muy bien pueden ser
todas ciertas y acertadas.
Por el lado de la generación/creación, tratamiento, mantenimiento, reco-
gida, captura y almacenamiento del dato-documento electrónico, son pues mu-
chos los retos a los que nos enfrentamos:
- La prueba electrónica ha de responder a un hecho-acción cierto: no de-
ben ser datos generados de propósito, aleatoria o automáticamente que no
representan un hecho o no recojan una actuación humana. Resultarían
aceptables como hechos ciertos los datos generados por aplicaciones que
toman decisiones automáticamente (por ejemplo, determinadas órdenes
en mercados continuos de compra-venta cuando se dan parámetros pre-
determinados) siempre que sea posible establecer como cierta la acción de
generación y mantenimiento.
- Ha de poder atribuirse de manera inequívoca a una persona. Esto es esen-
cial en procesos penales, aunque resulta igualmente necesario en procesos
laborales que lleven aparejada sanción o despido, y en procesos civiles o
mercantiles en los que sea necesario demostrar la capacidad de actuar o de
obrar de quien actúa. Para la detección de los usos o alteraciones malin-
tencionadas, fraudes, etc... es necesario identificar la identidad virtual que
los ha llevado a cabo y rellenar el salto entre la esta identidad virtual y la
real.
- Tiene que mantenerse la causalidad (relación causal entre acción y resul-
tado sin la intervención de concausas que alteren el resultado o la atribu-
ción inequívoca del resultado).
- Ha de producirse en un entorno de control.
Los datos-documentos electrónicos han de mantener inalterados los he-
chos acciones originales, aunque puedan sufrir modificaciones técnicas durante
su tratamiento, recogida, captura o almacenamiento. Por seguridad jurídica, hay
que demostrar que las alteraciones técnicas no han modificado ni el hecho o ac-
ción cierta que documentan o representan, ni su autoría ni el nexo causal. Las
modificaciones producto de operaciones mecánicas tienen que ser identificadas,
trazadas, fechadas, se tiene que identificar el proceso/aplicación que las afecta/ge-
nera y se ha de poder demostrar que no han afectado al hecho-acción original.
Todo esto apunta a que hay que trabajar en el terreno de la confiabilidad.
Trabajando en la senda de la confiabilidad
Apuntaremos algunas breves ideas de cómo cerrar el círculo de la confiabilidad

de las evidencias en formato electrónico, esto es, que se pueda asegurar con un
suficiente grado de certeza que la prueba no solo no ha sido alterada en la ex-
tracción, sino que no se ha manipulado antes de ese momento. La cuestión no es
baladí, pues cubre no solo los aspectos de veracidad en su presentación en juicio,
sino también la fiabilidad de la información del negocio en electrónico a los efec-
tos de asegurar el cumplimiento normativo (Sox, blanqueo de capitales...); de
permitir herramientas válidas de auditoría y control interno; de controlar el frau-
de y la salida indeseada de información de negocio sensible; así como proteger la
información de clientes ante posibles reclamaciones.
Para que una evidencia electrónica tenga las máximas posibilidades de ser
admitida como prueba electrónica debe garantizarse una triple pareja de atributos:
- autenticación e integridad.
- disponibilidad y complitud.
- calidad y gestión.
La confiabilidad, así definida, en la información contenida en los sistemas,

y por ende, en los sistemas mismos, aleja la posibilidad de que se cuestione con
éxito la veracidad y la exactitud de lo custodiado y presentado. Se trata de que
en el legítimo intento de las entidades (ya sean públicas o privadas) de facilitar
y agilizar su trabajo cotidiano, no se pierda el depósito seguro de los documentos,
archivos e información de la organización. Para ello, es imperativo basarse en sis-
temas, procesos y procedimientos confiables, lo que implica la triple pareja cita-
da que desarrollamos a renglón seguido
- Autenticación e integridad
La autenticidad e integridad del documento custodiado garantizan la per-
sistencia a lo largo del tiempo de las características originales del docu-
mento respecto al contexto, la estructura y el contenido. Por lo tanto se
garantiza que el documento no ha sufrido alteración o modificación, así
como la certeza de autor o firmante del documento. En el caso de prove-
nir la información de una captura de otro soporte o sistema se debe ga-
rantizar que se recoge fidedignamente la información original.
Por ejemplo, pensemos en un documento que debe ser escanea-
do. El documento es de tamaño mucho mayor al tamaño que puede pro-
cesar de una vez el escáner, presenta diferentes tonos de color, anotacio-
nes manuscritas, correcciones con tipex y un par de post-it adheridos. El
procedimiento de escaneado y los controles que deben ser aplicados en
el proceso de captura deben garantizar la autenticidad e integridad. Ob-
viamente durante todo el ciclo de vida se debe mantener tal garantía.
- Disponibilidad y complitud
Proporcionan la garantía de acceso y utilización, en los tiempos requeri-
dos y comprometidos, así como que aporta el contexto total al docu-
mento. Por ejemplo, si solicitamos un contrato podremos solicitar y ob-
tener todos los anexos, versiones y anulaciones referidas a este contrato,
junto con sus metadatos. La información debe ser por tanto accesible, in-
teligible, identificable, recuperable y comprensible.
La inteligibilidad y la recuperabilidad hace referencia a disponer
del software correcto a lo largo del tiempo para leer la información y al
mantenimiento de lectores –incluido su renovación– y soportes siempre
operativos, con especial cuidado en la obsolescencia de programas, hard-
ware, formatos y a su renovación, y todo ello manteniendo la autentici-
dad, integridad y calidad.
- Calidad y gestión
Proporcionan la garantía de que el producto obtenido es conforme a lo
esperado pues se han gestionado y utilizado procedimientos que han sido
previamente planificados, posteriormente establecidos, y son exhausti-
vos, repetitivos, controlados, medibles y auditables.
Los sistemas de gestión que están implicados son: Gestión de la
Documentación, Gestión de la Seguridad de los Sistemas de Informa-
ción y Gestión de la Calidad.
Una vez determinadas las triples parejas de la confiabilidad, dos son, a nues-
tro entender, los caminos que podemos recorrer para llevarlas a efecto. Uno es el
del intrépido profesional que desbroza el sendero sin más guía que su intuición y
busca que el mundo reconozca la vía por él creada. Otro es el de servirnos de los
caminos ya reconocidos tanto a nivel nacional como internacional y centrarnos en
alcanzar nuestro objetivo, simplemente aplicándonos en seguir el camino ya traza-
do: el de la normalización.
La buena noticia es que el mundo normativo ha creado un conjunto ex-
tenso de normas que aportan guías y metodologías para, por ejemplo:
- gestionar la seguridad de la información.
- gestionar la información –documentos–.
- capturar con calidad la información –por ejemplo aquella que es transfor-
mada en imágenes electrónicas–.
- formatos de los ficheros para la conservación a largo plazo.
- guiar los procesos de trabajo en relación con la documentación.
- tecnologías para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad,
y un largo etc.
La mala noticia viene como consecuencia de ese largo “etc”. Las normas
han sido creadas por grupos de expertos de áreas diferentes, en esfuerzos diferen-
tes y con objetivos diferentes. Sirva como ejemplo que bajo el concepto de nor-
mas de evidencias electrónicas encontramos dos grupos diferentes de expertos
que en el marco ISO están desarrollando sus trabajos. Uno es el comité nacional
50 “Documentación” y el otro el subcomité 27 “Seguridad de la información” del
comité 71 “TIC”. Precisamente de este SC27 son coordinadores de dos grupos de
trabajo los autores del presente artículo. Esta variedad normativa requiere que los
responsables de los sistemas de información y de la información que gestionan es-
tén al día, planifiquen y se les dote de los medios adecuados para aplicar eficaz y
eficientemente ese “saber hacer”. Pero además para que el trabajo dé su fruto, la
confianza debe ganarse. Lo que exige del concurso de la parte a la que se le pre-
senta la evidencia, la cual debe estar también formada en al menos los principios
básicos de la metodología y saber hacer.
Y no es sencillo. Supongamos que de un escenario de un crimen se toma
una fotografía. En el momento de la toma fotográfica el fichero RAW es firmado
digitalmente por la cámara (ya hay modelos que lo hacen), más tarde es volcada
la memoria SD a un sistema informático añadiendo la información de, por ejem-
plo, el funcionario que ha tomado la fotografía y la referencia del caso, fecha y
hora de la incorporación al ordenador y todo ello se firma nuevamente y electró-
nicamente conformando un documento que llamaremos A. Pues bien, podríamos
decir que hemos incorporado una evidencia electrónica (el documento A) de un
crimen al sistema, y a su vez los registros que se generen con los accesos, copias y
posibles borrados serían evidencias. Todo esto ha de ser adecuadamente gestiona-
do y documentado desde la perspectiva de la triple pareja de la confiabilidad, todo
un reto para el mundo de la normalización y el de la gestión diaria del sistema.
La guía
Hace ya 12 años, en 1997, el Consejo Internacional de Archivos publicó la Guide
for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (en adelante, la Guía)
elaborada por el Comité sobre Documentos Electrónicos (1993-1996). Esa Guía sir-
ve de contexto e inspiración al Manual de Documentos electrónicos publicado desde
la Dirección General del Libro, Archivo y Bibliotecas en el 2005. Tal y como dice
dicho manual “La Guía se diseñó para ayudar a las instituciones archivísticas a reu-
bicarse con respecto a la gestión de los documentos electrónicos de conservación
permanente, ante desafíos organizativos y tecnológicos cada vez más complejos”.
En la Guía y en el Manual se identifican cuatro principios:
- Los archivos deberían facilitar el establecimiento de políticas, procedi-
mientos, sistemas, normas y prácticas diseñadas para ayudar a los produc-
tores de documentos a crear y conservar documentos auténticos, fiables y
susceptibles de conservación a largo plazo.
- Los archivos deberían participar en todo el ciclo de vida de los documen-
tos (concepción, producción, conservación) para garantizar la incorpora-
ción al sistema de archivo, conservación y disponibilidad de los docu-
mentos de valor permanente.
- Los archivos deberían ser responsables de la valoración de los documen-
tos para identificar aquellos que tengan valor permanente.
- Los archivos deberían articular los requisitos de conservación y accesibili-
dad para garantizar que los documentos de archivo sigan estando disponi-
bles y sigan siendo accesibles e inteligibles a lo largo del tiempo.
En esos principios están presentes, en ocasiones expresado con otro tér-
mino, las condiciones que se deben dar para la confiabilidad de los documentos
para que puedan ser evidencias e incluso alcanzar el valor de prueba electrónica.
Procedimientos y obligaciones
Hemos mencionado en varias ocasiones los términos: procedimientos y procesos.
Unos que nos parecen paradigmáticos de la correcta gestión de los documentos
electrónicos son los referidos en la UNE-ISO/TR 15801 que destaca los siguientes:
- Captura de documentos (incluido su preparación, el escaneado –si pro-
cede–,...).
- Captura de datos (datos nuevos, migración, reformateo).
- Indización.
- Procedimientos de salida autenticados (incluyendo el cambio a soporte no
electrónico).
- Transmisión de ficheros.
- Conservación de la información (normal, retención, largo plazo).
- Destrucción de la información (borrado y/o expurgado).
- Copia de seguridad, recuperación y restauración del sistema.
- Mantenimiento del sistema.
- Plan de continuidad.
- Seguridad.
- Contratación de servicios.
- Flujo de tareas.
- Sellado de tiempo (fecha y hora).
- Control de versiones.
- Mantenimiento de la documentación del sistema de gestión.
Puede parecer presuntuoso, teniendo en cuenta el colectivo al que va di-

rigido este articulo, el recordar por qué los documentos electrónicos están proli-
ferando y, en consecuencia, la necesidad de custodiarlos y custodiar las eviden-
cias que les rodean. No obstante, y como reflexión en voz alta, recordemos algu-
nas de las causas de tal proliferación:
- Favorece el almacenamiento y clasificación de la información, así como a
su acceso.
- Facilita su trasmisión y publicación.
- Facilita su tratamiento y aporta nuevos mecanismos de análisis.
- Dota de nuevos mecanismos para la replicación, conservación y salvaguarda
–ante pérdidas intencionadas o no, o ante situaciones de catástrofe–.
- Mejora la productividad y automatización de procesos de negocio u organi-
zativos (facturas, expedientes, pliegos de licitación, contratos, diseño,...).
- Mejora, simplifica, extiende y optimiza la relación entre partes mediante
la conexión telemática de los clientes/ciudadanos con las empresas/Ad-
ministración. En este punto pensemos en las “sedes electrónicas” que ma-
terializan el acceso electrónico del ciudadano a la Administración públi-
ca (Ley 11/2007) y que obligarán a la recepción, almacenamiento y tra-
mitación de los expedientes y su documentación asociada por parte de la
Administración y órganos dependientes.
Esta proliferación ha hecho que surjan regulaciones, leyes y reglamentos
comunitarios, nacionales y sectoriales, normas administrativas, códigos de bue-
nas prácticas de aplicación voluntaria, códigos éticos y de conducta de aplica-
ción voluntaria, y expectativas de la sociedad que vienen a imponer obligacio-
nes en relación con la generación, tratamiento, conversión de formatos o me-
dios, acceso adecuado, conservación, no alteración y destrucción de documen-
tos electrónicos, control de versiones, así como con la autenticidad e integridad
de estos y en los casos que lo exigen, confidencialidad y protección de la inti-
midad.
Valga como ejemplo los requerimientos y obligaciones que se establecen
para la factura electrónica (La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla deter-
minadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica
de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003). Estas obligaciones no son
solo para las organizaciones sino que en ciertos casos se extienden a los profesio-
nales y responsables de la gestión de los documentos, de los sistemas o del nego-
cio u organismo.
Referencias normativas
Del mundo de los DOCUMENTOS:
UNE-ISO 15489-1:2006 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1:

generalidades.
UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Información y documentación. Gestión de documentos. Par-
te 2: directrices.
UNE-ISO 15836:2007 Información y documentación. Conjunto de elementos de meta-
datos Dublin Core.
UNE-ISO 23081-1:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de docu-
mentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: principios.
UNE-ISO/TR 15801-2:2008 IN Imagen electrónica. Información almacenada electróni-
camente.
Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN Conserva-
ción a largo plazo de la información basada en documentos.
UNE-ISO/TR 26122:2008 IN Información y documentación. Análisis del proceso de tra-
bajo para la gestión de documentos.
UNE-ISO/TS 23081-2:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos.
Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: elementos de implementación y conceptuales.
Del mundo de la SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN:
ISO/IEC 27001:2007. Information technology –Security techniques– Information secu-

rity management systems – Requirements.
ISO/IEC / 27002:2007 Information technology –Security techniques– Code of practice
for information security management.
BS 10008, Evidential weight and legal admissibility of electronic information – Specifi-
cation.
Y los trabajos que actualmente se están desarrollando a nivel Nacional para nor-
malizar las evidencias electrónicas.
Notas
1
Lunes 19 de febrero de 1900. Gaceta de Madrid.
PARTE OFICIAL. PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS.
SS.MM. el Rey y la Reina Regente (Q.D.G.) y augusta Real Familia continúan en esta Corte sin novedad
en su importante salud.
REAL ORDEN.
Excmo. Sr.:
Vista la petición formulada por D. Antonio Comyn en instancia fecha primero del corriente solicitando que en
todas las oficinas del Estado, de las provincias y los municipios se admitan las instancias y demás documentos
hechos con maquinas de escribir, en los mismos términos y con los mismos efectos de los escritos o copiados a
mano:
Considerando que no existe ninguna razón administrativa ni de otra índole que aconseje no admitir en las ofi-
cinas anteriormente citadas las instancias y demás documentos que en ellas se presenten hechos con máquinas
de escribir, siendo más clara y fácil su lectura que muchos que los escritos a mano, y cuya legalidad consiste en
la autenticidad de la firma que los suscribe y no en que estén hechos precisamente con letra manuscrita;
S.M. el Rey (Q.D.G.) y en su nombre la Reina Regente del Reino, ha tenido a bien disponer que en todas las
Oficinas del Estado, provinciales y municipales cuantas instancias y documentos se presenten hechos con má-
quinas de escribir, en los mismos términos y con iguales efectos de los escritos o copiados a mano.
De Real Orden A.V.S. para su conocimiento y efectos consiguientes.
Dios guarde a V.S. muchos años.
Madrid 12 de Febrero de 1900
FRANCISCO SILVELA
2
El artículo 299.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (en adelante LEC), indica que se considerarán prue-
bas: “los soportes técnicos e informáticos que permiten archivar y reproducir la palabra, el sonido, la ima-
gen y datos de cualquier otra clase”.
3
La ISO 19005-1:2005 define el documento electrónico como la representación electrónica de un con-
junto orientado a página de datos de un texto o datos gráficos, y de los metadatos útiles para identificar,
entender y representar los datos que podrán reproducirse en papel o en microforma óptica sin pérdida sig-
nificativa de su contenido de información. Si bien esta definición aporta un buen punto de partida quizás
se queda corta. Por ejemplo el artículo 3, apartado 5, de la ley de Firma (modificada por la 56/2007 “Me-
didas de Impulso de la Sociedad de la Información”) establece como documento electrónico: “la informa-
ción de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato
determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”. Por lo tanto, un documento elec-
trónico para la administración y por lo tanto para todos nosotros, no es solo un documento de texto orien-
tado a página, sino también un email, un fichero de registro de acciones o accesos –log–, un fichero de so-
nido, video, datos codificados para un sistema automático, etc. En la terminología inglesa se engloban to-
dos estos tipos de documentos electrónicos bajo el término “registro” (record), tal y como recoge la re-
ciente BS 10008:2008.
studia
ERIC KETELAAR, ALEJANDRO DELGADO GÓMEZ
El reto de los archivos

intangibles
El presente artículo toma como pretexto algunas

de las ideas derivadas de la sugerente película Minority Report1. Puesto que los ac-
tuales entornos digitales se caracterizan por la invisibilidad y la intangibilidad de
documentos generados a diferentes niveles, exploramos en primer lugar la posi-
bilidad de considerar la propiedad de intangibilidad, no como una novedad, sino
más bien como propiedad de un gran número de archivos desde hace siglos. En
segundo lugar, proponemos algunos ejemplos acerca del modo en que esta intan-
gibilidad se muestra en ámbitos privados y organizativos, en el entorno digital; y
problematizamos, informados por estos ejemplos, la noción de archivo, ya no más
archivo-como-efecto, sino más bien archivo-como-acción, en el comienzo del si-
glo veintiuno. Finalmente, exploramos el modo en que la intangibilidad de los
documentos digitales está teniendo impacto sobre conceptos archivísticos esen-
ciales para una eficaz integración de los archivos en la sociedad. Algunos de es-
tos conceptos son evidencia y admisibilidad social.
Documentos intangibles, archivos intangibles

Si han visto la película Minority Report, recordarán que representa un sistema ju-
rídico apoyado por un peculiar sistema de gestión de documentos, en el que los
documentos son las visiones ante litteram de tres individuos, llamados precogs, que

Universidad de Ámsterdam
Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena. Archivo Municipal

conocen por adelantado los crímenes que se van a cometer. Estos “documentos”
son procesados por un complejo sistema y se representan de manera virtual. El
policía responsable del sistema ejecuta sutiles movimientos de manos, que no to-
can realmente nada, y el documento, el resultado de la convergencia de las vi-
siones y la danza de las manos, se utiliza para detener y condenar a los potencia-
les criminales. El producto de este proceso documental es una pequeña bola que
muestra el nombre del criminal. Por supuesto, este producto, despojado de todo
contexto, no es en absoluto el documento, a pesar de que es el único soporte fí-
sico existente en el sistema. Si tal sistema, como se demuestra a lo largo de la pe-
lícula, no funciona, el motivo no es que las visiones de los precogs sean “malos”
documentos, sino más bien, porque las personas que lo utilizan lo utilizan mal.
Aunque a simple vista barroca, de hecho, esta noción tan intangible de
documento no queda fuera de los principios y conceptos de la Archivística. La le-
gislación y otras regulaciones y normas definen a menudo documento como in-
formación registrada “con independencia de la forma y soporte” 2, de tal modo
que, dependiendo de la perspectiva adoptada, no hay motivo para pensar que la
mente humana o una representación virtual son, en principio, soportes menos es-
tables, durables o aceptables que otros, como sugeriría, por ejemplo, el hecho de
que en los tribunales de un cierto número de tradiciones occidentales el testimo-
nio oral goce de extrema relevancia3. De manera significativa, en Canadá, los
“documentos orales” y la tradición oral de los indígenas han sido aceptados por
los tribunales como evidencia (Pylypchuk, 1991 y Leslie, 2002). Además, un
cierto número de países, particularmente en el entorno Westminster, han pro-
mulgado leyes de mejor evidencia y contra el rumor o el “testimonio de oídas” 4.
Si la noción de documento utilizada como base de la película mencionada más
arriba llama nuestra atención es, en primer lugar, porque, conecta un sistema fu-
turo de gestión de documentos con sistemas de gestión de documentos muy an-
tiguos, que no siempre han recibido la consideración que merecen. En segundo
lugar, llama nuestra atención el hecho de que los documentos solo existen en su
representación virtual, intangible, a pesar de la danza de manos del protagonista
sobre ellos; y no con las familiares propiedades de forma fija y contenido estable,
que hasta no hace más de dos décadas habían tranquilizado nuestra conciencia
profesional5. Además, llama nuestra atención el hecho de que una sociedad –la
representada en la película– como un todo, se sienta aparentemente cómoda con
este método de documentación, que asume como propio, a pesar de las víctimas
de daños colaterales, y a pesar de sus debilidades, al menos en comparación con
nuestra confortable percepción de la fijeza y la estabilidad. Finalmente, llama
nuestra atención la peculiar noción de evidencia por anticipado o ante litteram,
en tanto opuesta a nuestra convencional noción de evidencia de hechos, de co-
sas que ya han sucedido6. El presente artículo explora, en la medida de lo posible
utilizando ejemplos de la vida real, y con la finalidad de dilucidar este diferente
64 Eric Ketelaar, Alejandro Delgado Gómez > El reto de los archivos intangibles
panorama, el modo en que un entorno digital intangible condiciona nuestras
conductas como individuos que crean y gestionan documentos en sociedad; así
como nuestra práctica profesional, como garantes de documentos que, a diferen-
cia de los documentos creados por las organizaciones durante siglos y utilizados
como evidencia en diferentes ámbitos, no se pueden tocar7.
Sistemas intangibles de gestión de documentos
Como bien saben los psiquiatras, los psicoanalistas, los neurólogos, la mente hu-
mana constituye por sí misma un archivo con sus propias reglas de juego acerca
de cómo ejecutar procesos archivísticos y acerca de cómo documentar acciones:
qué debiera ser capturado como documento y qué no; qué debiera transmitirse
desde el almacenamiento activo de la memoria a corto plazo al almacenamiento
permanente de la memoria a largo plazo; qué debiera describirse añadiendo capas
de contexto; qué debiera valorarse y cuál sería su destino último; cómo acceder a
qué y qué debiera ser condenado al olvido... Ciertamente, estos archivos nunca
son “registros de simple verdad y precisión” acerca de lo que realmente sucedió8:
la memoria es selectiva y tiene sus propias reglas, a menudo aparentemente de-
sordenadas y fortuitas. Nada se recuerda nunca de la misma manera, nada se re-
activa como se reactivó por primera, o por segunda, o por tercera vez; aunque esto
no significa, por supuesto, que este aparente desorden no se corresponda con cier-
tas reglas que forman y re-conforman la memoria, si es que hemos de creer a la
técnica del psicoanálisis. Diríamos que, en tales archivos personales, los docu-
mentos siempre se están construyendo y reconstruyendo, lo que, a primera vista,
parece poner en cuestión el principio de punto final, necesario para que cualquier
tipo de documento se convierta en un documento de archivo. Sin embargo, si
prestamos atención a la definición académica de archivo como “acción y efecto
de archivar” 9, que, por otra parte, no es exclusiva de la tradición española, no en-
contraremos en estos archivos nada que esté en desacuerdo con esta definición,
ni con las prácticas archivísticas oficiales. Más bien, resultaría sugerente reflexio-
nar acerca del énfasis de nuestra tradición sobre el efecto más que sobre la ac-
ción10. Quizá un análisis en profundidad de los archivos convencionales rendiría
resultados similares: por decirlo de manera breve, el punto final es una conforta-
ble falacia que permite que las burocracias funcionen; pero no hay nada similar a
un expediente terminado y archivado; lejos de ello, el archivo es un complejo de
acciones que construyen y reconstruyen el documento-como-efecto, de manera
más o menos explícita. En último extremo, sugeriríamos que el negocio del ar-
chivero no es el documento-como-efecto, un producto, sino, más bien, el proce-
so de documentar o registrar, así como las reglas que, en diferentes contextos, go-
biernan el modo de documentar este proceso11. Por ejemplo, la enorme cantidad
de expedientes que reflejan los procesos de depuración en el primer período fran-
quista tuvo un significado en los años cuarenta del siglo veinte; pero actualmen-
te han sido reactivados por la Ley de Memoria Histórica, y han adquirido un sig-
nificado muy diferente. Toda interacción, intervención, interrogación, e inter-
pretación por parte del creador, del usuario y del archivero es una activación del
documento. Cada activación deja huellas que son atributos del significado infi-
nito del archivo. Todas estas activaciones son actos de coautoría que determinan
el significado del documento (Ketelaar, 2001). Esto no es decir, por supuesto, que
sean “malos” documentos ni en sentido técnico ni en sentido ético; fueron crea-
dos para reflejar un proceso aceptable, en un contexto dado, lo cual no evita que,
en otros contextos, reflejen otros procesos, como por ejemplo la restitución de
derechos. En este sentido, la aserción foucaultiana acerca de la necesidad de es-
tudiar los archivos desde su exterioridad, desde el contexto de su ocurrencia, de-
viene esencial a la ciencia y a la práctica archivísticas (Foucault, 2005 y 2009)12.
Esta aproximación es particularmente explícita en la conceptualización
del modelo del continuo de los documentos; de acuerdo con esta aproximación,
los objetos de gestión de documentos “están marcados por sus procesos de forma-
ción y formación continuada” (Upward, 2005). Un documento nunca está ter-
minado, nunca está completo, el documento “siempre está en proceso de llegar a
ser” (McKemmish, 1994). Como escribe Brien Brothman: no se puede reducir la
producción de documentos “a un contexto original o momento creativo singu-
lar...ni alcanzan los documentos simplemente un estado o condición final. Más
bien, los objetos y procesos están enredados en una dinámica de partida y retor-
no, emergiendo de la mismidad y la diferencia, de la repetición y la recursión,
junto con el distanciamiento y la diferenciación” (Brothman, 2006). Este es el
motivo por el que el archivo nunca está cerrado. Está abierto a y “de regreso al
futuro” (Derrida, 1996, 68).
Si avanzamos un paso más allá, la acción más que el efecto es particular-
mente obvia en sociedades y tradiciones no escritas, cuyos archivos no son, y no
pueden ser por naturaleza, espacios físicos, loci, lieux de memoire, sino, más bien,
interacciones entre individuos y sistemas, entendidos en un sentido amplio, que
progresivamente conforman las reglas para construir y almacenar los archivos
orales, esto es, los archivos de la sociedad. Aunque la literatura ha enfatizado,
quizá por motivos políticos y como una de las consecuencias positivas de la glo-
balización, la existencia de tales archivos intangibles en civilizaciones y culturas
no occidentales, o alejadas de la noción eurocéntrica de archivo13, estos archivos
colectivos intangibles también existen en Occidente, por ejemplo en comunida-
des de práctica o comunidades rurales con escasa aproximación a los centros ur-
banos de población, donde se producen los documentos14. La institución donde
trabaja cotidianamente uno de los autores del presente artículo lanzó hace algu-
nos años el proyecto “Archivo de la Palabra y de la Imagen” 15, que ha permitido
a la ciudadanía revelar, en comunidades rurales, prácticas colectivas de gestión
de documentos, de gestión de la memoria, que se alejan de las prácticas oficiales,
pero que, al mismo tiempo, cuentan una historia que no está contada en los do-
cumentos que son resultado de tales prácticas oficiales.
En este sentido, debemos tener en cuenta que en el año 2003 la UNES-
CO adoptó la Convention for the Safeguarding of the Intangible Cultural Heritage,
que entró en vigor en el año 200616. De acuerdo con esta convención, el “patri-
monio cultural intangible” significa las prácticas, representaciones, expresiones,
conocimientos, habilidades –así como los objetos, artefactos y espacios culturales
asociados con los mismos– que las comunidades, los grupos y en algunos casos los
individuos reconocen como parte de su patrimonio cultural. Este patrimonio cul-
tural intangible, transmitido de generación a generación, es constantemente re-
creado por comunidades y grupos en respuesta a su entorno, a su interacción con
la naturaleza y su historia, y les proporciona un sentido de la identidad y la con-
tinuidad, promoviendo así el respeto por la diversidad cultural y la creatividad
humana. Este “patrimonio cultural intangible” se manifiesta inter alia en tradi-
ciones y expresiones orales, artes escénicas, prácticas sociales, rituales y eventos
festivos, conocimientos y prácticas concernientes a la naturaleza y el universo, y
en artesanías tradicionales.
Respecto al asunto de este monográfico, tales conductas de gestión de do-
cumentos, de procesos de archivar, personales y sociales, digamos, aparentemen-
te no regulados, han adquirido un nuevo significado en un entorno digital, tanto
mediante las llamadas tecnologías de la información como, significativamente,
mediante las llamadas tecnologías de convergencia universal, es decir, el uso
combinado de Internet, los dispositivos móviles y la televisión (Veltman, 2005a
y 2005b). Como dijimos, la memoria, tanto individual como colectiva, tiene sus
propias reglas de formación y transformación. Básicamente, los individuos o las
comunidades de práctica, en un entorno basado en papel, eran, consciente o in-
conscientemente, ordenados17, buenos gestores de documentos, como sugerirían,
por ejemplo las enormes cantidades de libros copiadores de correspondencia, las
conductas como la compulsiva necesidad de conservar documentos por parte, por
ejemplo, de la poetisa española Carmen Conde, o los procesos de ordenación y
clasificación de fotografías personales en cajas de galletas por parte de las más
arriba mencionadas comunidades rurales. Sin embargo, herramientas como el co-
rreo electrónico, un chat o un sistema de mensajería instantánea, productos de
Google como Docs, GMail o Talk; la transmisión de ficheros entre móviles; la
creciente capacidad de almacenamiento en servidores o en ordenadores persona-
les; las copias ad infinitum de “los mismos” ficheros en diferentes máquinas, las
folksonomías, los blogs, el RSS, etc., están cambiando los modos de documentar
de los individuos, digamos, desordenándolos, o, aún mejor, reconstruyendo sus
reglas, reglas que, ahora, fían en estas herramientas para delegar la memoria, con
independencia de la capacidad de estas herramientas para ser, o para llegar a ser
en algún momento, gestores fiables y almacenes estables de esta memoria18. El
principal motivo para esta redefinición de los modos contemporáneos de docu-
mentar es el hecho de que los documentos digitales son por definición invisibles:
lo que se ve en pantalla es solo una reconstrucción de los bits y bytes que son in-
visibles, y no solo invisibles, sino también variables: cuando se lee un documen-
to, una representación de un documento, el lector ya no es un lector pasivo, sino,
más bien, un coprotagonista, junto con el documento, en el proceso de recons-
truirlo (Ketelaar, 2006, 11).
Estas nuevas conductas documentales, así como las nuevas posibilidades
de la gestión y el almacenamiento virtual, desencadenan interesantes reflexiones
acerca de la posibilidad de que la noción de memoria, cruzada con un cultura de
la prisa y la fugacidad, y con una inflación informativa sin precedentes, cambia-
rá hacia una noción de memoria más fluida, más inestable, quizá incluso menos
importante para los individuos19.
En cualquier caso, estas reflexiones no son el principal asunto de esta sec-
ción. La cuestión es que tales modos de documentar se trasladarán también a en-
tornos colectivos y organizativos: la reclamación, por parte de empleados en or-
ganizaciones, de sistemas que repliquen sus conductas personales cotidianas, sis-
temas que les resulten familiares y que no creen complicaciones del estilo de co-
pias de seguridad, encendido y apagado de servidores, o gestión de caídas, es solo
una cuestión de tiempo, como el reciente fenómeno del Cloud Computing20, o los
seminarios IIR España acerca del uso de la Web 2.0 en compañías privadas, ven-
drían a sugerir21. De hecho, el ejemplo canónico y bien consolidado del uso del
correo electrónico para la toma de decisiones, y para gestionar y almacenar estas
decisiones en miles de ordenadores personales, potencialmente existentes en una
organización, habla a favor de tal tendencia al cambio hacia lo intangible: el co-
rreo electrónico ha delegado los archivos de la organización en la mesa de cada
empleado, que deviene, así, en creador y gestor de documentos que, no solo no
pueden tocarse por su propia naturaleza; además, y dependiendo de las regulacio-
nes sobre privilegios y restricciones de acceso de usuarios en diferentes entornos
organizativos, no pueden tocarse “por ley”.
La fluidez de los documentos intangibles
Como dijimos más arriba, la película que sirve como pretexto de este artículo
muestra un mundo en el que los documentos y, en consecuencia, los archivos, no
son, es decir, no tienen una forma fija ni un contenido estable; más bien, se van
construyendo a medida que una nueva percepción, más perfecta que las anterio-
res, llega al cerebro de los precogs, una especie aún no reconocida de gestores de
documentos. Es decir, en el entorno digital, los documentos no solo son intangi-
bles; además son fluidos, nunca están terminados, o, hablando en sentido estric-
to, los documentos-como-acción mediante los que el producto, el documento-
como-efecto, es generado, nunca están terminados, son siempre susceptibles de
reactivación, y no en un punto, sino de manera simultánea en muchos. Estamos
hablando, es claro, acerca de un mundo en el que el archivero, o el gestor de do-
cumentos, dependiendo de las tradiciones, ha perdido el control de tales docu-
mentos sin que, paradójicamente, pueda dejar de gestionarlos.
Como ejemplo, mostraremos el escenario donde uno de los autores de este
artículo lleva a cabo su trabajo cotidiano. En este escenario, el ciudadano, en su
casa, inicia su expediente desde el sitio web de la organización. Este sitio web tie-
ne que conectar adecuadamente con un sistema de registro conforme con la úl-
tima versión estable del módulo SICRES del Consejo Superior de Administra-
ción Electrónica22. Además de ello, este sistema de registro ha tenido que migrar
datos de un sistema obsoleto, con el riesgo de incoherencias y pérdidas que todo
proceso de migración implica; y conectar tanto con otros sistemas de registro de
la organización como con diversos sistemas de gestión de documentos dentro y
fuera de ella. Por tanto, el sistema de registro tiene que enviar datos a uno o va-
rios sistemas de gestión de documentos, o permitir que estos recuperen datos del
sistema de registro. La organización también tiene sistemas relativamente re-
cientes, todavía en uso y útiles; así como sistemas obsoletos o legacy, que también
deben ser migrados al nuevo sistema. Este sistema está formado por cierto núme-
ro de componentes, de naturaleza diversa, pero todos ellos esenciales para per-
mitir que el sistema funcione: herramientas de flujo de tareas, formularios HTML
para introducir datos por parte tanto del personal como de la ciudadanía; bases
de datos en diferentes formatos; herramientas de control de versiones; herra-
mientas de conversión a PDF, así como mecanismos para insertar y encapsular
metadatos; directorios LDAP y otros sistemas de autenticación; imágenes estáti-
cas y dinámicas en varios formatos, etc. Además, el sistema de registro tiene que
conectar con sistemas externos, dado que utiliza firma electrónica avanzada y cer-
tificada y DNI electrónico23. Finalmente, el hecho de que la ley esté promovien-
do el uso de medios electrónicos no significa que el papel haya quedado exclui-
do: existe una masa crítica de ciudadanos, aún no familiarizados con las nuevas
tecnologías, como sugeriría el primer informe del Plan Avanza (2006), que ex-
plicaba que en España las transacciones electrónicas todavía inspiran un cierto
grado de desconfianza. Con todo, el sistema está ahora entre paréntesis, dado que
a nivel nacional el Gobierno está desarrollando tres proyectos con status regula-
dor –el Esquema Nacional de Interoperabilidad24, el Esquema Nacional de Segu-
ridad25, y la Red Sara26–, que pueden obligar a modificar el escenario.
De este complejo entramado extraeremos dos ejemplos que consideramos
significativos, en lo que concierne a la fluidez que es asunto de la presente sec-
ción. Primero, exploraremos el modo en que se definen y utilizan los flujos de ta-
reas. Puesto que, por una parte, la organización mencionada más arriba lleva a
cabo una enorme cantidad de actividades, relacionadas tanto con la provisión de
servicios a la ciudadanía como con su propia gestión administrativa y financiera
interna27; y, por la otra, el régimen para la creación de documentos que reflejen
esas actividades es razonablemente uniforme y viene reglado por ley28, el equipo
responsable del sistema ha desarrollado un solo flujo de tareas para todo tipo de
actividades. Se pretende que este macro-flujo represente algo parecido a “el pro-
cedimiento administrativo regulado por la legislación de carácter general”. No
obstante, puesto que, por una parte, existen características especiales derivadas
de necesidades sectoriales; y, por otra, algunas porciones o secuencias de transac-
ciones, como una notificación o un requerimiento, son susceptibles de aparecer
en cualquier punto y en cualquier proceso, también se han desarrollado micro-
procesos, bajo la forma de sub-procesos o procesos paralelos, que se incorporan a
una secuencia dada de las transacciones del macro-proceso, cada vez que resultan
relevantes. El resultado es un gran documento, en el sentido de documento-
como-acción, cuyos conocimiento, consciencia, acceso, son siempre parciales y
solo para partes interesadas, o para personal autorizado, en un cierto tipo de ac-
tividad, que conocen, modifican, gestionan; incluso más, las partes interesadas en
instancias particulares del macro-flujo, o de tipos de actividades en el macro-flu-
jo, conocen una parte incluso más restringida –no el proceso, sino, más bien, una
de sus instancias–, de tal modo que el macro-proceso es continuamente reactiva-
do, copiado, redefinido, representado, de maneras diferentes y en puntos remo-
tos, desconocidos los unos por los otros, pero que determinan, de manera inde-
pendiente y de acuerdo con sus propios intereses, la viabilidad y las nuevas rutas
del proceso. Es decir, el documento, o la consoladora representación que cada
usuario ve en pantalla, es solo un conocimiento parcial del documento real, que
por sí mismo no es nada, salvo una mezcla de código fuente, hojas de estilo, da-
tos y XML; y que desaparece una vez que la reactivación ha terminado, que se
cierra la sesión en el navegador, o que el ordenador personal se apaga. Los archi-
veros australianos expresan esto como sigue:
Los documentos digitales dejan así de ser objetos físicos y en lugar de ello son el re-
sultado de la mediación de tecnología y datos. La experiencia del objeto sólo dura
mientras la tecnología y los datos interactúan. Como resultado, cada visionado de
un documento es una nueva “copia original” del mismo –dos personas pueden ver
el mismo documento en sus ordenadores al mismo tiempo y experimentarán “eje-
cuciones” equivalentes de ese documento (Heslop, Davis, Wilson 2002, 8)–.
No obstante, este gigantesco y siempre cambiante documento aún es com-

pletamente conocido, o susceptible de ser completamente conocido, por un limi-
tado número de personas: sus creadores, el equipo que desarrolló el flujo de tareas.
En segundo lugar, exploraremos el ejemplo de la firma digital (o de las mu-
chas firmas digitales) que intervienen en una instancia particular, en una repre-
sentación dada, de este macro-proceso. Es un ejemplo mucho más aburrido, bien
conocido, y repetido hasta la saciedad. En España, imprudentemente optimista
en el pasado, mucho más cuidadosa en la actualidad, se ha convertido, en parte
por resignada aceptación de hechos pasados irreversibles, en parte por el implíci-
to reconocimiento de que no todo lo que se ha hecho se ha hecho bien, en tema
tabú o, en el mejor de los casos, en un asunto incómodo29. No obstante, por una
parte, aún nos proporciona algunas ideas acerca de la noción de fluidez que esta-
mos tratando de transmitir en la presente sección; y, por la otra, nos permite in-
troducir las espinosas cuestiones de admisibilidad social y evidencia, que discuti-
remos posteriormente en este artículo. El problema de la conservación a largo
plazo de firmas digitales como componentes que atestiguan la autenticidad de un
documento ha sido ampliamente explorado y no esperamos decir nada que pue-
da ser original a este respecto. En este párrafo, por tanto, utilizaremos en gran me-
dida la literatura. Así, por ejemplo, Filip Boudrez (2005), a partir del examen de
la compleja estructura de las firmas digitales avanzadas y procesos asociados, con-
cluye que estas no pueden garantizar ni la identidad ni la integridad de un docu-
mento. De acuerdo con el autor belga, una firma digital avanzada no es un obje-
to simple, sino, más bien, un conjunto de objetos y procesos, tanto internos como
externos: una clave pública y una clave privada, una autoridad externa de certi-
ficación que valida ese par de claves, el proceso de convertir un fichero a un cier-
to tipo de código basado en un algoritmo externo, ese algoritmo el valor hash pro-
ducido por el algoritmo, el proceso de encriptar el valor hash y la clave privada,
el objeto-firma resultante, el proceso de asignar una firma a un documento, el
proceso de transmisión, el proceso de desencriptación, el proceso de recalcular el
valor hash y de verificarlo, el certificado digital que asegura que las claves perte-
necen a este distribuidor y no a otro, la autoridad externa con capacidad para dis-
tribuir estos certificados digitales, una base de datos de certificados revocados,
etc. Probablemente, de esta enumeración han desaparecido algunos objetos y
procesos, pero esto no es lo relevante. En el complejo procedimiento para gene-
rar y utilizar una firma digital, lo que realmente interesa es el hecho de que esta
firma digital que debe validar objetos distribuidos, compuestos y perecederos es
ella misma un objeto distribuido, compuesto y perecedero. A pesar de esto, el le-
gislador español, probablemente ignorante de algunas otras alternativas en uso,
ha previsto la conservación a largo plazo del objeto-firma, junto con el docu-
mento, como garantía de la autenticidad perdurable del mismo. Por tanto, y a pe-
sar de que una firma digital es claramente una parte de los archivos-como-acción,
y no puede considerarse nunca terminada, el sistema que estamos utilizando
como ejemplo también prevé el almacenamiento estable de tales firmas, junto
con los documentos a los que validan en un punto del tiempo. Las respuestas del
estilo del refirmado o el sello de tiempo no son de hecho respuestas, dado que su-
fren los mismos condicionamientos tecnológicos que las firmas que tratan de ga-
rantizar. Por decirlo de manera breve, también son parte del mismo proceso, de
los mismos archivos-como-acción, tan infinitos como el objeto cuya estabilidad
pretenden. Este hecho, además, no es en absoluto sorprendente: el refirmado,
después de todo, es la contrapartida digital de la confirmación de un privilegio, y
un sello de tiempo no se diferencia demasiado de un sello analógico estampado
sobre la notificación de un decreto, ambos potenciales procesos ad infinitum. La
distancia fundamental reside en el hecho de que el privilegio y el decreto origi-
nales siguen siendo legibles, con o sin firmas y sellos; en un entorno digital, los
objetos anteriores ya no pueden leerse sin los posteriores; lo que equivale a decir
que la autenticidad ya no es estable, sino más bien un nuevo proceso de reacti-
vación continuada.
La cuestión es: ¿es socialmente aceptable este proceso en un mundo que
todavía recuerda el papel y su confortable misericordia? Debemos tener en cuen-
ta que, aunque la tecnología cambia los modos en que una sociedad o cultura
dada documenta sus acciones, la inversa también es cierta: una sociedad o cultu-
ra dada domestica la tecnología en búsqueda de su propio beneficio, y para fines
distintos a sus fines originales; es decir, la tecnología condiciona a una sociedad
o una cultura; pero, al mismo tiempo, una sociedad o una cultura se apropia de
la tecnología, se rebela contra ella, en un proceso continuado de alimentación
mutua30.
Admisibilidad social y evidencia en los documentos intangibles
Anne Gilliland-Swetland (2000) ha explorado la posibilidad de mantener la evi-

dencia, un concepto central de la archivística clásica, en un entorno digital, su-
giriendo, básicamente, la necesidad de definir e insertar suficientes controles en
los sistemas de gestión de la información. Esta perspectiva ha sido discutida por
Eric Ketelaar (2007b), quien argumenta que, en un entorno digital, como el que
hemos venido explicando, el documento no existe, al menos en el sentido en el
que hemos pensado acerca del documento hasta el advenimiento de las nuevas
tecnologías. En un mundo sin documentos originales, o en el que los originales
han sido reemplazados o destituidos por sus reconstrucciones, la noción de evi-
dencia deviene mucho más difusa. Además, añadimos dos años más tarde, los sis-
temas de información se han vuelto cada vez más distribuidos e igualmente difu-
sos: la diseminación de normas y buenas prácticas no nos ha impedido generar in-
formación haciendo uso de sistemas que, como vimos, no siempre son “puros” y
donde solo con dificultad, si es que acaso es posible, podríamos insertar controles
archivísticos31.
Por otra parte, la evidencia comportada por el documento no solo es de-
pendiente del contenido del documento mismo, ni de su contexto de creación,
gestión y uso, ni de las condiciones técnicas viables en cada momento. Más bien,
la noción de evidencia es susceptible de cambio, y de hecho cambia, bajo dife-
rentes circunstancias, y para individuos, grupos, disciplinas y sociedades dados32.
Tal y como ha sido estudiado por Clifford Lynch (2002), existe un límite, a los
efectos de determinar las propiedades de confiabilidad de los documentos, entre
lo que es técnicamente posible en términos objetivos, y lo que depende de las
condiciones subjetivas de confiabilidad que un grupo dado está de acuerdo en
asumir. Por ejemplo, Luciana Duranti ha explicado el modo en que los ciudada-
nos medievales creían que sus derechos estaban a salvo, aunque no existiera el
documento “perfecto” que los expresara, simplemente porque la imbreviatura con
los datos acerca de esos derechos era conservada por un notario33. Respecto al
asunto que nos preocupa, la cuestión, por tanto, sería: ¿qué grado de confianza es-
tán dispuestas a conceder las sociedades contemporáneas a documentos fluidos e
inestables, validados además por tecnologías igualmente fluidas e inestables? En
otras palabras, dada nuestra noción convencional de evidencia como un signo
que está por un hecho, ¿son los signos generados por las nuevas tecnologías so-
cialmente aceptables como evidencia?
De la combinación de ambas circunstancias, la inestabilidad objetiva y la
admisibilidad subjetiva, parece que, al menos, debiera derivarse la hipótesis de tra-
bajo de que nuestra noción de evidencia tiene que cambiar. Esto no es, en princi-
pio, ni bueno ni malo, sino simplemente otra manifestación histórica de la con-
tingencia de los archivos, de la necesidad de comprenderlos desde su exterioridad.
Por supuesto, se han desarrollado o se están desarrollando muchas recomendacio-
nes, principios, técnicas y buenas prácticas respecto al modo de identificar la evi-
dencia en un ámbito digital34. Sin embargo, estas iniciativas adoptan, en términos
generales, una perspectiva unidimensional, a saber, el descubrimiento de eviden-
cia digital a efectos legales, con valor en un tribunal. Esta perspectiva, como es
bien sabido, no es necesariamente la perspectiva archivística, fuertemente multi-
dimensional y variable35, vigilante de los diferentes valores de la evidencia, y en
diferentes ámbitos privados, sociales y organizativos. Esto tiene algunas interesan-
tes consecuencias. En primer lugar, viene a significar que quizá el archivero no tie-
ne su propio espacio en la nueva distribución de responsabilidades con respecto a
la evidencia, su negocio tradicional; por tanto, si le falta su propio espacio, le fal-
ta su espacio tout court. En un entorno digital, la jenkinsoniana pasividad de un
conservador neutral, al final del proceso, el custodio de los archivos-como-efecto,
simplemente no tiene sentido, lo cual no sería preocupante, en el supuesto de que
alguna otra profesión jugara el rol de garante de evidencia a lo largo del tiempo.
Resulta más interesante para nosotros la segunda consecuencia: si, en un mundo
que está sufriendo la peor crisis global jamás conocida, donde prioridades como el
ciberterrorismo o la deportación más o menos explícita de inmigrantes a sus paí-
ses de origen, la evidencia digital viene informada básicamente por la perspectiva
jurídica y policial, entonces no podemos prever los usos no orientados por la so-
ciedad que estos actores pueden hacer de las tecnologías: privacidad, ciberidenti-
dad, vigilancia, transparencia, son términos cada vez más frecuentes en nuestro
vocabulario profesional36. En cualquier caso, reales o no, estos potenciales malos
usos parecen urgir a una redefinición de evidencia digital, una definición que nos
permita reactivar el rol del archivero en este entorno.
Conclusión
En la película que sirve como pretexto para este artículo, los precogs, que consti-
tuyen el sistema de gestión de documentos, se retiran de la tecnología, dimiten
de ella. Sin embargo, como esperamos haber sido capaces de mostrar en estas pá-
ginas, las conductas de gestión de documentos, con o sin tecnologías, y a nivel
privado, social y organizativo, nunca son inocentes, siempre se corresponden con
reglas bien determinadas y, por supuesto, no existe la posibilidad, y ni siquiera es
deseable, de dar marcha atrás. Si el análisis de las circunstancias de su ocurren-
cia en el ámbito digital nos interesa, esto se debe a que las tecnologías de la in-
formación y de convergencia universal han permeado todas las esferas de las so-
ciedades contemporáneas, hasta devenir invisibles (Ketelaar, 2007b), como algu-
nos de los ejemplos mencionados anteriormente sugieren. Esta invisibilidad o in-
tangibilidad altera, por una parte, nuestra conducta como creadores y gestores de
documentos; y, por otra, se vincula directamente a nociones que nosotros, como
archiveros, siempre hemos gestionado, colocándonos en una situación bastante
complicada. La revisión de nuestros fundamentos en un mundo de documentos
intangibles, de archivos intangibles, cuya intangibilidad no les priva de su capa-
cidad como instrumentos de poder, deviene una necesidad urgente para nuestra
ciencia y nuestra práctica, particularmente en un discurso nacional que aparen-
temente ha renunciado a esta revisión a favor de otras disciplinas no tan intere-
sadas en negociar las reglas que gobiernan la aceptación de la evidencia, el ejer-
cicio de la memoria.
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Notas
1
Minority Report, directed by Steven Spielberg. Twentieth Century Fox, 2002. Basada en Philip K. Dick:
The Minority Report.
2
En España, por ejemplo, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, define, en su
artículo 49.1, “documento” como “todo tipo de expresión en lenguaje natural o convencional, y cualquier
otra expresión gráfica, sonora o en imagen, registrada sobre cualquier tipo de soporte material, incluidos los
soportes informáticos”. En: BOE: Boletín Oficial del Estado. URL: http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases
_datos/doc.php?coleccion=iberlex&id=1985/12534 (Consulta: 12-7-2009). Muchas legislaciones autóno-
mas replican más o menos esta definición. Por ejemplo, la Ley de Patrimonio Cultural de Galicia, en su ar-
tículo 76.2 se refiere al documento como “todo testimonio de funciones y actividades humanas recogidas en
un soporte perdurable y expresado en lenguaje oral o escrito, natural o codificado”. En: antropologiasocial.org.
URL: http://www.antropologiasocial.org/contenidos/tutoriales/patrimonio/textos/leypatrihcogalicia.pdf
(Consulta: 12-7-2009). La Ley de Patrimonio Cultural de Euskadi define documento como “toda informa-
ción registrada, con independencia de su forma y de sus características físicas, recibida, creada o conserva-
da por una institución, entidad o individuo en la ejecución de sus funciones. En: antropologiasocial.org. URL:
http://www.antropologiasocial.org/contenidos/tutoriales/patrimonio/textos/leypatrihcopaisvasco.pdf (Con-
sulta: 12-7-2009). La Ley de Patrimonio Cultural de Valencia reproduce prácticamente la definición nacio-
nal, mientras que la Ley de Extremadura define documento como “todo testimonio de funciones y activi-
dades humanas recogido en un soporte perdurable, incluso informático, y expresado en lenguaje oral o es-
crito, natural o convencional, así como cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen”. En: antropo-
logiasocial.org. URL: http://www.antropologiasocial.org/contenidos/tutoriales/patrimonio/textos/leypa
trihcoextremadura.pdf (Consulta: 12-7-2009). Existen otros ejemplos, pero es interesante investigar lo que
estas leyes entienden por soporte material o perdurable en el actual entorno digital. Eric Ketelaar (2006, 5)
también ha hecho notar la irrelevancia del soporte.
3
Véase, por ejemplo, Wallot, 1996.
4
Por ejemplo, los Estados Unidos tienen las Federal Rules of Evidence. URL: http://federalevidence.com
/downloads/rules.of.evidence.pdf (Consulta: 12-7-2009); en los Estados Unidos, California tiene su propio
Evidence Code. URL: http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/evid/1520-1523.html (Consulta: 12-7-2009); Ca-
nadá también tiene su Evidence Act. URL: http://laws.justice.gc.ca/en/showdoc/cs/C-5//20090712/en? com-
mand=home&caller=SI&fragment=evidence%20act&search_type=all&day=12&month=7&year=2009&s
earch_domain=cs&showall=L&statuteyear=all&lengthannual=50&length=50&offset=2 (Consulta: 12-7-
2009), y éste también es el caso para Australia –URL: http://www.comlaw.gov.au/ComLaw/legislation /act
compilation1.nsf/framelodgmentattachments/35F214CFEAE22E62CA2575C300186272 (Consulta: 12-7-
2009)– y alguno de sus estados, como Victoria –URL: http://www.parliament.vic.gov.au/sarc/Evidence
_Act/evidence_act.htm (Consulta: 12-7-2009). Desde 2006, Nueva Zelanda también tiene una Evidence Act.
URL: http://www.legislation.govt.nz/act/public/2006/0069/latest/DLM393463.html (Consulta: 12-7-2009)–.
5
Precisamente, la investigación acerca de “dónde están” la forma fija y el contenido estable en un entorno
digital gobierna parte del esfuerzo desarrollado hasta el momento por el bien conocido Proyecto InterPA-
RES, que define “forma fija” como “la cualidad de un documento que asegura que su contenido sigue sien-
do completo e inalterado”. URL: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm (Consulta: 12-7-
2009). El mismo proyecto define “estable”, en relación con el contenido, como “no modificable o modifi-
cable de acuerdo con reglas fijas, esto es, con variabilidad delimitada”. URL: http://www.interpares.org
/ip2/ip2_terminology_db.cfm (Consulta: 12-7-2009).
6
En efecto, las definiciones académicas aparentemente indican que, para que algo sea considerado como
evidencia, otro “algo”, del cual es evidencia, tiene que existir previamente. Por ejemplo, la Real Academia
Española, en su Diccionario de la Lengua, nos proporciona dos acepciones no cualificadas de evidencia: “1.
Certeza clara y manifiesta, de la que no se puede dudar. 2. Prueba decisoria en un proceso.” En acepción ca-
lificada, la Academia define “evidencia moral” como “Certeza de algo, de tal modo que sentir o juzgar lo
contrario se considera una temeridad”, definición que abre, en cierto modo, una puerta a esa evidencia ante
litteram, aunque esa certeza sea bastante contraria a nuestra noción de evidencia jurídica o científica. URL:
http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=evidencia (Consulta: 12-7-2009). La pri-
mera acepción de evidencia proporcionada por Merriam-Webster Online llama nuestra atención: “un signo
externo”. URL: http://www.merriam-webster.com/dictionary/evidence (Consulta: 12-7-2009). Por defini-
ción, un signo está por alguna otra cosa; de lo contrario, caemos bajo el imperio del significante, ya revela-
do por Michel Foucault a comienzos de los años setenta del siglo veinte (Foucault, 1999). La archivística
entiende convencionalmente la evidencia como “1. Algo utilizado para apoyar una comprensión o argu-
mento.- 2. Derecho. Un documento, objeto, testimonio u otros materiales utilizados para probar o rebatir
un hecho” (Pearce-Moses, 2005). A partir de esta definición puede deducirse que, para que exista eviden-
cia, es necesaria la existencia previa de un hecho, una comprensión, un argumento.
7
Véase, por ejemplo, Davis, 2005.
8
Por otra parte, ningún archivo, ningún documento, lo es: en estos últimos años ha devenido casi axiomá-
tica la aserción de que los archivos no son jenkinsonianas entidades neutrales, sino, más bien, constructos
que son el resultado de la percepción de una sociedad, una cultura, un individuo dados, acerca de lo que me-
rece la pena registrar y cómo registrarlo. Véase, por ejemplo, Trace, 2002; Schwartz, 2000 y Delgado Gó-
mez, 2008b. Eric Ketelaar, en el texto anteriormente mencionado, ha explorado los momentos del archivo:
la archivalización, o el momento en el que, consciente o inconscientemente, y a nivel cultural, organizati-
vo o personal, se decide que merece la pena convertir algo en documento; la archivación, o el momento en
que algo es inscrito como documento; y el archivar, en sentido estricto, o el momento en que el documen-
to así inscrito se conserva como valioso. Véase también, Ketelaar 1999.
9
Esta es la tercera acepción del Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia. URL: http://bus
con.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=archivo (Consulta: 13-7-2009). Véanse también
las anotaciones de Eric Ketelaar acerca de otras lenguas que también distinguen proceso y producto (Ke-
telaar, 2006).
10
Véase, por ejemplo, López Gómez, Gallego Domínguez, 2007. Se trata de una excelente taxonomía de los
documentos, comprendidos como objetos pasivos, sometidos a acciones, no como acciones por derecho pro-
pio. Desde la introducción, se subraya esta percepción: “[el documento] es el objeto sobre el que el archive-
ro realiza sus actividades profesionales”. P. 9. Subrayado por los autores originales.
11
Terry Cook ha investigado en profundidad esta diferencia entre el archivo-como-producto y el archivo-
como-proceso, o entre el documento-como-producto y el documento-como-proceso, en varios textos semi-
nales. Véase, por ejemplo, Cook 2001a, 2001b y 1997.
12
También en el discurso programático anteriormente mencionado el autor francés codifica, entre otros, el
principio de exterioridad.
13
Véase, por ejemplo, Albada, 2001 y Katuu, 2003.
14
Véase, por ejemplo, Lund, 2006 y Alexander, 2006.
15
Cartageneros en blanco y negro. URL: http://archivo.cartagena.es/jopac/visitas/cartageneros.htm (Consul-
ta: 13-7-2009); Archivo de la Palabra y de la Imagen: Perín. URL: http://archivo.cartagena.es/jopac/visitas/
monografias/archivos/perin.pdf (Consulta: 13-7-2009); Archivo de la Palabra y de la Imagen: La Puebla. URL:
http://archivo.cartagena.es/jopac/visitas/monografias/archivos/lapuebla3.pdf (Consulta: 13-7-2009). Véase
también, Delgado Gómez, 2008. También, Eric Ketelaar ha investigado el modo en que incluso los archivos
oficiales son siempre susceptibles de relectura, ocultando siempre significados lejos del significado oficial.
Véase, por ejemplo, Ketelaar, 2002, 2007a y particularmente 2001.
16
http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001325/132540e.pdf. El 14 de junio de 2009 los estados han rati-
ficado la convención.
17
Frank Upward ha hecho notar que el desorden no es una propiedad de los individuos ni de las organiza-
ciones, sino, más bien, un problema de nuestro siglo. Véase Upward, 2005.
18
Barbara Reed previó de un modo bastante peculiar el modo en que podrían ser tales archivos virtuales.
Véase, Reed 1999a. De manera más reciente podemos encontrar una reflexión sobre los modos privados de
documentar en: O’Sullivan, 2005.
19
Véase, por ejemplo, Ignatieff, 1992; Simmel, 1988 y 1977 y Delgado Gómez, 1991.
20
Véase, por ejemplo, Take, 2009.
21
Véase, por ejemplo, Web 2.0 Meeting Point. Madrid, 22 y 23 de septiembre de 2008. URL: http://www.iir.es/
Evento/eventonew_clean_v1_00.asp?idConvocatoria=4355&idEvento=4459 (Consulta: 15-7-2009).
22
SICRES: Sistema de Información Común de Registros de Entrada y Salida. URL: http://www.csae.map.es
/csi/pg5s40.htm (Consulta: 14-7-2009).
23
Una aproximación parcial a este sistema puede encontrarse en: Delgado Gómez, Rodríguez Gutiérrez, Tor-
nel Cobacho, 2009.
24
Esquema Nacional de Interoperabilidad. URL: http://www.ctt.map.es/web/proyectos/eni (Consulta: 14-7-2009).
25
Esquema Nacional de Seguridad. URL: http://www.ctt.map.es/web/ens (Consulta: 14-7-2009).
26
Red SARA. URL: http://www.ctt.map.es/web/redsara (Consulta: 14-7-2009).
27
Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local. URL: http://www.boe.es/
boe/dias/1985/04/03/pdfs/A08945-08964.pdf (Consulta: 17-7-2009); Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de
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/pdfs/A44771-44791.pdf (Consulta: 17-7-2009).
28
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedi-
miento Administrativo Común. URL: http://www.boe.es/boe/dias/1992/11/27/pdfs/A40300-40319.pdf
(Consulta: 17-7-2009).
29
Véase, por ejemplo, Delgado Gómez, 2004.
30
Véase, por ejemplo, Ketelaar, 2007b.
31
Véase, por ejemplo, Hurley, 2004 y Nesmith, 2002.
32
La variabilidad de la noción de autenticidad ha sido explorada, por ejemplo, en MacNeil, Mak, 2007. Vé-
ase también, por ejemplo: Stoler, 2002 y Brothman, 2002.
33
Véase, Duranti, Luciana, 2005.
34
Véanse, por ejemplo, Good Practice, 2002; Galves, Galves, 2004; United States Department of Justice,
2002 y Carrier, 2002.
35
Véase, por ejemplo, Furner, 2006; o el clásico McKemmish, 1996.
36
A este respecto, Richard J. Cox mantiene una valiente batalla en las listas de correo contra la falta de
transparencia en la administración de los Estados Unidos; respecto a la confrontación entre el derecho a la
privacidad y el derecho a saber, véase, por ejemplo, Iacovino, 2008. La autora ya trató en fecha temprana
algunas cuestiones legales en entornos web en Iacovino, 1999. Algunas otras tempranas reflexiones pueden
encontrarse en Reed, 1999b.
studia
M. PAZ MARTÍN POZUELO
El futuro inmediato de la
investigación archivística
cuestiones de prospectiva para
una redefinición de la disciplina
Si existe alguna ciencia que deba reaccio-

nar de manera urgente ante el futuro ésta es, sin duda, la archivística en tanto
los cambios sociales y tecnológicos que está experimentando la sociedad en su
conjunto no solo inciden sobre ella si no que la están transformando realmen-
te en su metodología y, lo que es más importante, en su propia naturaleza. Por
delante tiene la archivística dos momentos diferentes que exigen modelos de
análisis y respuestas diferenciadas. El futuro más inmediato y, en consecuencia,
más cierto y el otro más lejano sobre el que las leyes de la probabilidad se anto-
jan mucho más débiles. En este artículo se reflexiona sobre ese futuro inme-
diato prestando especial atención al primero de los aspectos, esto es, a los cam-
bios tecnológicos que ya están actuando sobre la archivística. Por la incidencia
M. Paz Martín-Pozuelo
Universidad Carlos III de Madrid
Observatorio de prospectiva archivística y sociedad
Este articulo tiene su origen y recoge algunas de las ideas expuestas en el texto El futuro inmediato de la investigación y
la formación en Archivística: tres decálogos para el debate, ponencia invitada al I Encuentro Internacional de docentes e
investigadores en archivología celebrado en la Universidad de Córdoba, Argentina, en septiembre del 2004. Una versión
ampliada se discute en el VIII Congreso de la Asociación de bibliotecarios, archiveros y documentalistas portugueses, cele-
brado en Estoril en mayo del mismo año. Lo que aquí se presenta es una versión revisada y ampliada de ese mismo texto.

que tienen sobre el planteamiento global de la investigación en ese futuro in-
mediato se apuntan también algunas cuestiones relacionadas con los cambios
sociales1.
Desde una mirada prospectiva la finalidad de este artículo es la de contri-
buir al debate sobre el futuro de la investigación toda vez que el archivo y el do-
cumento como objeto de la disciplina están viendo modificada su naturaleza y su
forma material ante la incorporación a su ámbito de actuación de importantes
novedades tecnológicas que, sin embargo, conviven con realidades menos evolu-
cionadas. Se delimitan y sistematizan la serie de cuestiones que esta realidad sus-
cita en la construcción teórica y en la configuración de la praxis archivística,
también la incidencia en el desarrollo profesional y en las relaciones con la so-
ciedad y el estado en su conjunto.
Planteamiento y estructura del discurso
Para poder establecer si la archivística está o no preparada para incorporar a su

habeas teórico y práctico la nueva realidad tecnológica, en este artículo se in-
tenta esbozar una respuesta a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué cuestiones debe la archivística resolver de un modo inmediato para
afrontar los cambios que estos entornos electrónicos están generando en
su construcción teórica y en su metodología?
2. ¿A partir de que evidencias definimos esas cuestiones?
3. ¿Cuál es la dimensión científica de estos problemas?
4. La definición de la disciplina archivística pensada para actuar sobre docu-
mentos en papel, ¿resulta válida para actuar sobre los documentos y en-
tornos electrónicos? ¿Qué elementos deben estar presentes en una nueva
definición?
La argumentación sobre el conjunto de cuestiones relacionadas con ese
futuro inmediato se desplegará sobre la siguiente hipótesis: la archivística no pue-
de evolucionar sin delimitar el efecto sobre su teoría y sobre su práctica de estos
cambios tecnológicos, de un modo muy especial el lugar que ocupan los docu-
mentos y entornos electrónicos.
El texto se distribuye en tres grandes apartados. Comienza presentando la
serie de evidencias sobre las que entiendo existe ya un acuerdo y que representan
el punto de partida de este análisis. Le siguen la serie de problemas claves que han
de ser analizados de un modo inmediato. El texto finaliza con la presentación
para su discusión y debate de una nueva definición de la archivística que parte de
los problemas, cuestiones y propuestas anteriores.
86 M. Paz Martín Pozuelo > El futuro inmediato de la investigación archivística

Antecedentes
El problema de la incidencia que tienen para la archivística estos cambios tec-

nológicos no es un asunto nuevo, de hecho podemos afirmar que empieza a tener
ya su propia historia. Desde que tras el Congreso de Spoletto en 1972 el Conse-
jo Internacional de archivos crea el Comité de Automatización hasta hoy mis-
mo2 no han dejado de sucederse eventos que como objeto único o paralelamen-
te con otros objetos de interés han analizado el significado teórico y práctico de
los documentos electrónicos para la archivística. El hecho de que aún sigamos
analizándolo puede interpretarse como que el problema no se abordó en ocasio-
nes anteriores con suficiente profundidad, o que contiene tantos matices que al
cabo de muy poco tiempo siguen sin ser explorados. La reiterada necesidad de
análisis se puede asociar también al hecho de que el problema no termina de ser
bien planteado puesto que al tratarse de un hecho dinámico no acaban de incor-
porarse elementos que deben ser considerados. Con todo y para aproximar un ba-
lance obviamente difícil, fuerza reconocer que a pesar de los problemas lingüísti-
cos, de las diferencias por continentes, países y escuelas, la archivística cuenta ya
con sólidas conclusiones, numerosas iniciativas y algunas muy valiosas propues-
tas, aunque los resultados sigan siendo tímidos por el momento. Por tal motivo
se impone un esfuerzo de síntesis que nos permita avanzar lo que de ningún modo
sería posible si obviáramos los esfuerzos intelectuales anteriores. Como en su mo-
mento señaló Terry Cook, sin entender las luchas de nuestros predecesores per-
demos el beneficio de sus experiencias y estamos condenados a cometer sus mis-
mos errores.
Algunas evidencias desde las que plantear el problema

Más arriba señalo que este análisis tiene un punto de partida claro: algunas de las
ideas sobre las que considero existe un acuerdo más o menos sólido. El análisis de
las conclusiones de los principales eventos que con carácter internacional se han
celebrado hasta el momento para discutir, en su conjunto o en alguno de sus as-
pectos, el tema de los entornos electrónicos ha permitido elaborar la siguiente re-
lación de evidencias:
1. Las tecnologías, lejos de representar una amenaza, están representando
para la archivística una oportunidad clara de desarrollo científico y profe-
sional.
2. Al ampliar su objeto de estudio los documentos y entornos electrónicos
contribuyen a su autonomía.
3. Acentúan su carácter multidisciplinar y la acercan a aquellas disciplinas
relacionadas con la creación, el manejo y el control de la información.
4. La aparición de los documentos y entornos electrónicos ha obligado a la
archivística a repensar todos sus principios y conceptos, también a incor-
porar otros de nuevo cuño y a plantearse la sustitución de unos por otros.
5. Le obliga también a replantearse su metodología pensada fundamental-
mente para documentos en papel.
6. Los entornos electrónicos y virtuales representan nuevos retos que requie-
ren estrategias, metodologías y técnicas, en mayor o menor medida, dife-
rentes respecto a las que hoy están actuando. Esto, no obstante, en abso-
luto quiere decir que las anteriores deban ser desechadas.
7. En cuanto a los profesionales, existe un consenso en torno a la idea de que
el archivero debe ser mucho más activo en los procesos de gestión y su
participación debe estar presente en la fase de concepción y diseño de la
estructura y la circulación de los documentos.
8. Por este motivo en aquellos países donde se encuentran separadas las figu-
ras del archivero y del gestor se reabre el debate sobre el papel que cada
cual tiene sobre el control de estos documentos
9. Para asumir este control, de producción y recuperación de la información
que contienen estos documentos, el archivero debe desarrollar habilida-
des muy relacionadas con el manejo y la recuperación de la información
y, en consecuencia, también con el uso de las tecnologías que intervienen
en el proceso.
10. Al margen del debate sobre el modelo, la preocupación por la formación
de estos profesionales, enfrentados a novísimos retos, ha llevado a sus res-
ponsables a plantear la necesidad de un cambio tanto en los contenidos
como en la metodología y a los propios profesionales a la demanda de ofer-
tas formativas nuevas y relevantes.
Estas conclusiones, que como señalo más arriba son resultado de las in-
vestigaciones y los debates presentados en los diferentes encuentros científicos,
tienen mucho que ver también con diferentes iniciativas y proyectos, algunos de
los cuales empiezan a contar ya con resultados significativos3.
Dimensión científica o la serie de problemas claves

que la investigación archivística debe abordar
Resulta evidente que los cambios tecnológicos están revelando la debilidad

científica de la archivística. A los problemas que estos cambios plantean hay que
añadir los que ya estaban antes planteados y que, ante esta realidad, adquieren

una dimensión más extensa y precisan de una solución más urgente. De una ma-
nera global, todos ellos, pueden entenderse asociados a cuatro ejes de rotación,
a saber: la construcción teórica de la disciplina, la revisión de su metodología,
la capacitación, práctica y desarrollo profesional y sus relaciones con la socie-
dad.
En el cuadro que sigue se recogen agrupados los enunciados relativos a los
principales problemas asociados a cada uno de los ejes citados.
Tabla 1. Grupos de problemas para la investigación Archivística
1. Redefinición de la disciplina. Su objeto de estudio. Relaciones.

Límites
I. LA CONSTRUCCIÓN 2. Vinculación con la ciencia, la tecnología y la innovación
TEÓRICA DE LA 3. Revisión de sus presupuestos: conceptos y principios teóricos
DISCIPLINA
4. Ampliación de su campo teórico: incorporación de nuevos con-
ceptos y principios teóricos
5. Vigencia de las operaciones Archivísticas

II. LA REVISIÓN DE 6. La incorporación de nuevas estrategias, técnicas o metodologías
SU METODOLOGÍA
7. Evaluación de servicios de archivo
8. Identidad
III. DESARROLLO
9. Competencias y perfiles
PROFESIONAL
10. Formación
11. Visibilidad y percepción pública

IV. RELACIONES CON
12. Procesos de comunicación social
LA SOCIEDAD
13. Papel del estado
I. La construcción teórica de la disciplina

Para determinar el modo en que la construcción teórica de la archivística se está
viendo afectada por los cambios tecnológicos referidos, entiendo que han de ser
considerados cuatro elementos prioritarios entre los objetivos y los programas de
investigación más inmediatos.
a) Su definición. Su objeto de estudio. Sus relaciones

con otras ciencias, los límites con otras disciplinas
Como ya señalé más arriba, al incorporar a su objeto un nuevo objeto de estudio,
la disciplina debe ser redefinida y, desde luego, deben ser replanteadas las rela-
ciones que mantiene con otras ciencias, en particular con todas aquellas que tie-
nen en la información su objeto de estudio. Es obligado mencionar aquí la for-
mulación del nuevo paradigma, máxima expresión de una verdadera “revolu-
ción” intelectual, que podemos entender como la principal respuesta o reacción
de los profesionales a todos los cambios sugeridos por las tecnologías de la infor-
mación. Nuevo paradigma que data de 1987 cuando Hugh Tylor expresa la ne-
cesidad de un cambio en la archivística para poder afrontar el reto del documen-
to electrónico. Su propuesta no era otra que la integración de las teorías de Tho-
mas Khun en torno a la estructura de las revoluciones científicas en un nuevo
modelo teórico en la ciencia archivística. Le sigue después el nuevo paradigma
de la post-custodia de la mano de Terry Cook4, especialmente entendido en el
ámbito australiano. Las reacciones y respuestas a esta propuesta siguen siendo
bien distintas, de apoyo o rechazo, pero incluso en sus detractores encontramos
implícita la necesidad de un replanteamiento5.
b) La revisión de sus conceptos y la definición de los de nuevo cuño;

la revisión de sus principios teóricos y la definición, en su caso,
de aquellos que fijen el comportamiento de la disciplina en relación
con la nueva realidad, esto es, la sociedad de la información
y las tecnologías que la hacen posible
Antes he dicho que los cambios tecnológicos están obligando a la archivística a
reaccionar de un modo urgente. Si además el propio concepto y definición han
de ser revisados, en la misma medida es obligada la revisión de los principios en
los que hasta hoy ha fundamentado su construcción teórica. En estrecha rela-
ción con la aparición del nuevo paradigma de la post-custodia, surgen conceptos
que deben ser revisados y, en su caso, incorporados al hábeas teórico. Conceptos
que reconocen un cambio significativo: el concepto de evidencia, afirmado en
otras ciencias, adquiere en esta una dimensión mayor en tanto reúne el objeto y
el método. Lo mismo sucede con los conceptos de custodia y post-custodia.
Contamos ya con algunas reflexiones que, sin disponer aún de resultados defini-
tivos, están aportando un esclarecimiento en el mismo planteamiento del pro-
blema6.
c) Vinculación de la archivística con la ciencia,

la tecnología y la innovación
Mucho se ha debatido sobre el carácter científico de la archivística, muy poco so-
bre el papel que ella misma desempeña en el desarrollo científico de las otras. De
ser admitido, la profesión de archivero sería mucho mejor entendida. Mucho más
si además existiera una asociación o un reconocimiento sobre las relaciones ar-
chivística-ciencia, archivística-tecnología, archivística-Innovación. Mucho más
si esta asociación fuera reconocida por todos aquellos que intervienen en el pro-
ceso de construcción científica, sea cual sea su ámbito.

Ilustración 1. Ubicación de la Archivística en el esquema de relaciones
en el proceso de construcción científica
Información
Archivística
Innovación CONSTRUCCIÓN Tecnología

DE LA CIENCIA
II. La revisión de su metodología

Por lo que hace a su metodología podemos establecer que, en términos generales,
se deben someter a análisis:
a) La vigencia o, en su caso, modificación de las operaciones archivísticas

en que fundamenta su praxis y su metodología7
b) La incorporación de nuevas estrategias, técnicas o metodologías que

asuman el control sobre los entornos y documentos electrónicos
c) La evaluación de los servicios de archivos

- ¿Está soportando la metodología archivística el tratamiento y el control de
los documentos electrónicos?
- ¿En qué medida esta metodología se está alterando en relación con cada
una de las funciones archivísticas?
- ¿Qué estrategias permiten o permitirán el control sobre los entornos y do-
cumentos electrónicos?
- ¿Qué cambios en los sistemas de gestión de documentos están previstos en
un futuro?
- ¿Los cambios tecnológicos han modificado, están modificando y en qué
medida modificarán las demandas de información?
Por lo que se refiere, de un modo más concreto, a los documentos elec-

trónicos a pesar de los proyectos desarrollados y hasta que no tengamos resulta-
dos concluyentes estos documentos y entornos siguen planteando a la archivísti-
ca algunos interrogantes sin solución por el momento. Todos ellos pueden agru-
parse en torno a tres diferentes áreas de interés para la disciplina que coinciden
con las tres preguntas claves respecto a la gestión de documentos, sean en papel
o en soporte electrónico: su creación e identificación, su validez y autenticidad y
su gestión y conservación. Veamos con un poco más de detalle cada uno de ellos.
Tabla 2. Ejes de distribución de las cuestiones que los documentos

y entornos electrónicos plantean a la Archivística
GRUPO DE
PROBLEMAS
Creación Validez Gestión

e Identifcación y Autenticidad y Conservación
a) Creación e identificación de documentos

En el planteamiento de los problemas que se relacionan con la creación e iden-
tificación de estos documentos electrónicos tendremos que empezar consideran-
do todas las cuestiones relacionadas con la administración electrónica, en tanto
esta representa el contexto de creación de los mismos. No es este el lugar para
presentar el estado actual de esta administración; sí podemos asegurar, sin em-
bargo, que su tendencia sigue siendo la renovación constante y, en consecuencia,
en lo que a la producción de documentos, se refiere algunos interrogantes conti-
núan sin respuesta:
Cuestiones:
- ¿Tendrá la administración del futuro idéntico sentido?
- ¿Qué cambios se producirán respecto a sus actuales funciones?
- ¿Cuáles respecto a su estructura?
- ¿Hacia dónde se dirigen los nuevos modelos de gestión y administración
pública?
- ¿Qué cambios y a qué ritmo se van a producir en los actuales modos de tra-
bajo de las administraciones públicas?
- ¿Por cuánto tiempo van a convivir con los tradicionales?
- ¿Nuevos perfiles profesionales en la gestión y la administración pública?
- ¿En qué nuevas exigencias respecto a la formación de los funcionarios?
- En tanto principal soporte de la información administrativa, ¿seguirá el ar-
chivo ocupando en la futura administración el lugar que ocupa hoy?

b) Conservación y recuperación
Por lo que hace a la conservación y recuperación de estos documentos son, por
ahora, los asuntos que más interrogantes continúan planteando8:
- ¿Podemos confiar en la durabilidad de los materiales?
- ¿Qué tipo de conservación garantiza la permanencia del valor de los do-
cumentos?
- ¿Qué características técnicas y qué nivel de descripción nos aseguran la
conservación a largo plazo de los documentos?
- ¿Por cuánto tiempo los sistemas que nos permiten la creación nos van a
seguir permitiendo su recuperación?
- ¿Debemos conservar software originales que permitieron la creación de los
documentos?
- ¿Por cuánto tiempo las estrategias de migración de software y hardware nos
van a asegurar que no hay pérdida de datos?
- ¿Hasta cuándo el coste de preservación digital mantendrá elevados los ni-
veles?
- ¿Cómo consigue el archivero intervenir en la definición de políticas de
preservación cuando es la oficina productora la que asume los costes?
- ¿Qué medios puede utilizar para aminorar los efectos de la ausencia de es-
tas políticas?
- ¿De qué medios dispone para conseguir la seguridad y el control de acceso
constante a estos documentos? 9
c) Validez y autenticidad
Si el asunto de la conservación continúa abriendo interrogantes el de su validez
va avanzando hacia la normalidad, en tanto la legislación lo hace también. La fir-
ma electrónica nos ayuda a resolver muchas de las cuestiones relacionadas con la
autenticidad de estos documentos, pero su éxito depende en gran medida de la
implantación de un sistema de gestión documental; así lo asegura el NARA y lo
recoge en sus Recomendaciones para la implantación de sistemas de firmas digitales.
En España contamos con @firma como la solución tecnológica en la que se basa
la implementación de la Plataforma de validación y firma electrónica del Minis-
terio de la Presidencia de España10.
Por lo que hace a la autenticidad no me detendré por cuanto está siendo
ampliamente estudiado en el proyecto The International Research on Permanent
Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) del que tenemos sobradas
referencias11.
III. Desarrollo profesional
Los cambios tecnológicos a los que desde el principio me estoy refiriendo alcan-
zan también al ámbito profesional. Identidad, perfiles y formación son los tres
elementos claves en el desarrollo de los profesionales de archivos y que de un
modo más claro reciben el impacto de los cambios en la tecnología y en la socie-
dad. Veamos las cuestiones que plantea cada uno de ellos.
a) Identidad
De antiguo el profesional de archivos arrastra un problema de identidad, proble-
ma que hasta el momento no ha sido profusamente estudiado. Así, urge el plan-
teamiento de estudios que nos ayuden a determinar la cultura identitaria de los
profesionales de archivos. No es ya el asunto sobre sus peculiaridades respecto de
profesionales a los que tradicionalmente se le ha venido relacionando (bibliote-
carios, documentalistas, museólogos); la cuestión es mucho más amplia y al tiem-
po mucho más concreta y específica. Urge determinar el lugar, las funciones, la
naturaleza de una profesión desde la cual pueden ejercerse muchas otras. No en
vano la cultura de archivo está siendo de interés también en contextos extra ar-
chivísticos: el arte y la antropología, además de la historia, se revelan como los
contextos de mayor interés por el archivo12. A esto, sin duda, están contribu-
yendo los cambios tecnológicos que contagian la sensación de que “cualquiera”
puede ser archivero. También desdibuja los límites entre profesionales preocupa-
dos por el pasado, la memoria y en su conjunto todas aquellas cuestiones que per-
miten aproximar datos sobre identidades y patrimonio13.
b) Perfiles
Con todo, los problemas de identidad han de ser primeramente analizados den-
tro de la propia profesión con objetivos y finalidades diferentes. Son necesarios
estudios que revelen el grado de satisfacción o insatisfacción de los archiveros, es-
tudios que nos permitan identificar los factores claves que favorecen o dificultan
la incorporación del elemento o los elementos tecnológicos al ámbito profesio-
nal de la archivística. Desde esta premisa, ¿se han modificado las funciones del
archivero?, ¿cómo?, ¿en qué sentido?, ¿cuáles son hoy los perfiles profesionales de-
finidos?, ¿en qué medida pueden definirse otros nuevos? De los resultados de es-
tas investigaciones dependerá en gran medida el planteamiento de su formación
que, a su vez, exige investigaciones independientes.
Su formación: nuevos contenidos, nuevos entornos

En algunos ámbitos se sigue reivindicando para el archivero una formación uni-
versitaria. Pese a que ese es un peldaño que hace décadas la archivística ya subió,
el hecho innegable es que la formación sigue siendo en muchos países la verda-

dera asignatura pendiente de la archivística y en la mayor parte de ellos el pro-
blema más recurrente, acuciante y peor solucionado. Y todo ello porque ha sido
un problema que, quizá, no se ha sabido plantear, hecho que, obviamente, debe
ser cuidadosamente analizado sin caer en derrotismos ni en optimismos exagera-
dos. Las causas que pueden estar motivándolo son, por supuesto, numerosas, aun-
que algunas tengan mayor peso que las otras. Asuntos como la definición de las
atribuciones de estos profesionales, su identidad, su visibilidad, que han mereci-
do la atención de colectivos profesionales y del ámbito académico, siguen siendo
asuntos de los que apenas tenemos referencias14. La definición y el fomento de lí-
neas de investigación que internacionalicen objetivos y que ayuden a difundir re-
sultados son, por el momento, tímidos. Así el asunto de la formación que, de
suyo, contiene elementos de análisis problemáticos en su relación con los docu-
mentos y entornos electrónicos debemos replantearlos, en tanto las cuestiones y
soluciones pendientes exigen modelos de análisis diferentes. Veamos cuáles son
estos problemas.
a) La demanda
El asunto de la demanda debe ser doblemente planteado. Por un lado interesa co-
nocer las cifras reales de la demanda profesional. Conviene saber si la misma se
ha visto, se está viendo o se verá afectada por la nueva realidad tecnológica15:
- ¿Ha crecido?
- ¿Ha disminuido?
- En ambos casos, ¿qué hechos lo han motivado?
Por el otro, interesa también conocer cuál es el interés real por la profesión:
- ¿Qué número de jóvenes demandan estos estudios en la universidad?
- ¿Cuál es la demanda de estudios universitarios en esta área?
- ¿Cuál es el perfil de los alumnos que la demandan y cuál el de los alumnos
que la cursan?
b) Los objetivos, los programas, los métodos de formación

- ¿En qué medida los cambios tecnológicos están afectando y afectarán a los
objetivos y programas de formación tanto reglada como no reglada?
- ¿Cómo revisamos los contenidos de estos programas?
- ¿Cuáles resultan hoy ya superfluos e innecesarios?
- ¿Qué otros tendremos que incorporar?
En cuanto al perfil de los formadores:
- ¿Cuáles son los mínimos de práctica profesional y de investigación científica?
- ¿Qué calificaciones son necesarias para los diferentes niveles de formación?
Por lo que hace al método:
- ¿Dónde reside el equilibrio entre los aspectos teóricos y prácticos durante
la formación?
- ¿Qué herramientas y soportes pedagógicos son ahora los más adecua-
dos?
- ¿Cuáles los medios bibliográficos y tecnológicos?
c) La terminología común para proporcionar traducciones y otros medios de

intercambio
d) Los criterios de evaluación: ¿cómo dar una indicación del nivel de prácticas?
Indicadores de resultados, medios de evaluación a distancia y evaluación global
e) La certificación profesional, ¿es necesaria?, ¿cómo plantearla?
Cada uno por separado exige un estudio para el que aquí no queda tiem-
po. No una y sí diferentes perspectivas de análisis nos darán la oportunidad de
plantear diferentes alternativas.
IV. Relaciones con el Estado y la sociedad

a) Visibilidad y percepción pública
Los estudios sobre la identidad del profesional de archivos deben estar en condi-
ciones, además, de revelar el grado de visibilidad de los mismos. El estudio de la
percepción que de los mismos tienen diferentes grupos sociales, y profesionales16
pueden ayudarnos a identificar debilidades y fortalezas de la profesión. Más im-
portante, con todo, y más urgente es el estudio de la percepción que el profesio-
nal tiene de sí mismo, de su papel social y posibles aportaciones a la sociedad en
general y a determinados colectivos en particular, de sus relaciones con otros co-
lectivos profesionales, de sus posibles aportaciones científicas.
b) Papel del Estado en la promoción y defensa del archivo

y de sus profesionales
De manera ciertamente urgente y para poder analizar y definir cuál debe ser el pa-
pel del Estado en la promoción del archivo habría que responder al menos a las
preguntas que se relacionan17:
- ¿Es necesaria una política nacional de archivos?
- Ante la inexistencia de una política pública de archivos, ¿cuáles son los
obstáculos?

- ¿Qué aspectos pueden favorecerla?
- ¿Qué actores del Estado y de la sociedad civil serían objeto de esa política
archivística?
- ¿Qué actores del Estado y de la sociedad civil deberían estar involucrados
en la formulación, ejecución y evaluación de una política archivística pú-
blica?
- ¿A quién correspondería la coordinación, definición, implementación y
validación de esa política?
- ¿Cuál sería la principal autoridad del Estado involucrada en la formulación
de esa política?
Hacia una nueva definición de la archivística
Por todo lo expuesto parece razonable pensar en plantear el futuro inmediato de

la investigación y la formación a partir de una nueva conceptualización de la ar-
chivística. Si asumimos todos los cambios tecnológicos como fortalezas y no
como debilidades de la profesión y de la disciplina, como elementos que la están
transformando en su propia naturaleza, tal y como afirmaba al inicio, como un
reto que transforma los que ya existen y como el objeto de análisis que obliga al
replanteamiento de los anteriores, entonces es obvio que la disciplina necesita
una nueva definición. Una definición que asuma su nueva dimensión y que in-
corpore cada uno de los conceptos, modelos, procesos y respuestas que exige la
realidad tecnológica a la que me vengo refiriendo.
Desde esta consideración la redefinición de la archivística no puede ex-
plicitar los documentos ni los entornos electrónicos ni, en consecuencia, los re-
tos que tales documentos y entornos sitúan en el firmamento archivístico. Debe
asumirlos hasta fundirlos, que no confundirlos, con los anteriores.
Así de acuerdo con el hecho indiscutible de que la archivística mantiene
un papel relevante en lo cultural, que además está conquistando un lugar signifi-
cativo en lo social y debe conquistarlo también en lo económico, propongo que
sea definida como:
El conocimiento requerido y el proceso aplicado para la definición de conceptos,
modelos, productos, mecanismos y procesos que permitan la concepción, el di-
seño, la construcción y la evaluación de sistemas capaces de concebir, producir,
controlar, conservar o retirar documentos generados por las personas y las or-
ganizaciones y que poseen un contenido significativo para propósitos específicos:
la evidencia informacional, la toma de decisiones, la salvaguarda de derechos y
el progreso de la ciencia y la cultura.
La archivística se convierte de este modo en una disciplina con capaci-
dad para dar respuestas a demandas de la sociedad, de la política, de la ciencia,
de la cultura y la economía de un país. Es obvio que ese conocimiento requeri-
do y ese proceso específico se refieren a los documentos que generan las organi-
zaciones y estas, ha sucedido siempre, generan su información desde diferentes
procedimientos y en muy diferentes soportes. Con ser muy diferentes a los que
ahora si podemos llamar ya tradicionales, principalmente el papel, quizás los
electrónicos sean una versión muy básica de los soportes que devendrán en un
futuro más o menos próximo. Así, la archivística deberá estar preparada para
asumir esta circunstancia y considerar entonces cualquier cambio en el futuro
inmediato y lejano.
Finalmente, y para concluir, subrayo el hecho de que para que esta disci-
plina pueda ser reconocida por su relevancia política, social y económica debe
empezar por defender un profesional al que no podemos definir solo por sus fun-
ciones sino también por sus responsabilidades, muy relacionadas de acuerdo con
esta definición con la satisfacción de demandas muy concretas de la sociedad, de
la cultura, la ciencia y la economía de un país.
Notas
1
El efecto de los cambios sociales sobre la archivística está siendo objeto de mi atención a través del Ob-
servatorio de prospectiva-archivística y sociedad de la Universidad Carlos III de Madrid [http://observatorio-ar-
chivistica.uc3m.es] de cuya creación soy responsable. Sus líneas de investigación y principales proyectos
fueron presentados en el XVI Congreso Internacional de archivos celebrado en Kuala Lumpur en el mes de
julio del pasado 2008, en el Congreso nacional de Arquivología celebrado en Rio de Janeiro en septiembre
del mismo año, en el V Congreso de archiveros de Castilla –León celebrado en León en noviembre del mis-
mo año y en la II Conferencia Internacional: Brecha digital e inclusión social organizo por la Universidad Car-
los III y celebrado en Leganés a finales de octubre de este mismo año.
2
Existieron iniciativas anteriores pero carecieron de la formulación real del problema.
3
Un primer compendio en Grupo Foris. ¿Evolución o revolución? Nuevas perspectivas en la gestión de do-
cumentos electrónicos. Tabula n. 5 (2002), p. 7-77.
4
Terry Cook, “Electronic Records, Paper Minds: The revolution in information management and archi-
ves in the post-custodial and post-modernist era” Archives and Manuscripts, Vol. 22, No 2, 1995, pp. 300-
328. En articulos anteriores ya había avanzado sobre la misma idea: Archival science and postmodernism:
new formulations for old concepts. Archival Science, v.1, n 1, marzo 1987
5
En España ha dado lugar a una publicación que reúne interesantísimas reflexiones sobre el archivo y la
postmodernidad de diferentes culturas geográficas y archivísticas. L. Hernández y T. Cook (edit.) Comba-
tes por la memoria: archivística de la posmodernidad. Tabula,Acal, 2007.
6
Un excelente planteamiento hizo en su momento Eduardo Peis Redondo. “Sistemas de gestión de archi-
vos electrónicos”. En: Actas de las IV Jornadas de archivos electrónicos. 2002 p. 1-19 También incluye el plan-
teamiento en su introducción Rosa M. López Alonso. “El documento electrónico en Europa” En: Actas de
las IV Jornadas de archivos electrónicos, p. 45-57.

7
Para el caso de la Descripción contamos con una primera y rigurosa propuesta la que nos presenta en su
último libro Alejandro Delgado Gómez. El centro y la equis. Una introducción a la descripción archivística con-
temporánea. Cartagena, Ayuntamiento, 2007, Tendencias, 7.
8
Sirvan como ejemplo un buen número de mensajes distribuidos en Arxiforum, principal foro de los pro-
fesionales de archivística en España. Reproducimos aquí uno de los últimos “Al archivo de la X nos han lle-
gado diversas consultas referidas al archivo y preservación a largo plazo de documentos en soporte digital genera-
dos por aplicaciones tipo Autocad, MS Visio, Photshop, etc. Una solución sería generar un archivo TIFF o PDF
del producto. Pero, en ocasiones, este procedimiento no aporta toda la información contenida en archivo original,
valga como ejemplo un plano generado con AutoCad que tenga diversas capas relativas a los diferentes tipos de ins-
talaciones (eléctrica, de voz y datos, de agua, etc.) Os agradeceríamos nos facilitaseis información sobre posibles
soluciones” [Difundido el 29 de octubre de 2009].
9
Algunas propuestas de solución a las preguntas que aquí se plantean pueden leerse en Jordi Serra. Los do-
cumentos electrónicos. ¿Qué son y cómo se tratan? Ediciones Trea S.L., 2008. Con un cierto carácter divul-
gativo aborda los problemas que los documentos electrónicos plantean desde una perspectiva puramente
práctica. No obstante la obra contiene importantes reflexiones sobre su valor en el cuerpo global de la ar-
chivística.
10
Gobierno de España. Ministerio de la Presidencia. Consejo Superior de Informática. @FIRMA. Plata-
forma de validación y firma electrónica. Accesible en http://www.csae.map.es/csi/pg5a12.htm
11
Al objeto que nos interesa, esto es el planteamiento explícito de las cuestiones que plantea la autenti-
cad y la valoración a la archivística, especialmente útiles resultan: L. Duranti. Autenticidad y valoración:
la teoría de la valoración enfrentada a los documentos Electrónicos. Tabula: revista de Archivos de Castilla
y León. Salamanca: Asociación de Archiveros de Castilla-León, nº. 6, 2003, p. 13-21 y L. Duranti (Co-
ord.) La conservación a largo plazo de los documentos electrónicos auténticos: hallazgos del proyecto Inter-PA-
RES. Cartagena, Ayuntamiento, 2005. En todo caso una actualización de los logros del proyecto puede
consultarse en su sitio web: http://www.interpares.org/
12
A modo de ejemplo ver Culturas de archivo, proyecto en curso que desde el arte plantea la problemática
del archivo y su repercusión en las formas de acceder a la información y el conocimiento. Según texto de
presentación el proyecto se entiende como recorrido por varios momentos de la cultura y el arte contem-
poráneo. Refleja parte del debate sobre su condición represora, sin dejar de lado su papel como garante de
derechos del ciudadano, o testigo del devenir de sus sociedades. Todo ello mostrando intervenciones di-
rectas de narradores y artistas con intenciones narrativas no marcadas por el positivismo subyacente a todo
archivo. http://www.culturasdearchivo.org/index.php [consultado el 10-10-2009].
13
F. Ros Galiana. ¿Antropología de archivo o historia extramuros? El método etnohistórico en las ciencias
sociales. Comunicación y estudios universitarios, Nº 10, 2000, págs. 135-140.
14
L. Duranti. Models of Archival Education: Four, Two, One, or a Thousand? Archives & Social Studies: A
Journal of Interdisciplinary Research, Vol. 1, no. 0 (March 2007).
15
Tuve ocasión de defender un primer planteamiento en el XIV Congreso Brasileiro de arquivología Archi-
vistas: nuevas demandas y formas de actuación., Río de Janeiro, abril 2006.
16
Ver M. P. Martín-Pozuelo, et. al. “Proyecto iberoamericano de indicadores para el estudio de la percep-
ción pública de la archivística”. Congreso Iberoamericano de Ciudadanía y Políticas Públicas en Ciencia y Tec-
nología. Madrid, 2008.
17
Todas ellas fueron discutidas en la Jornada de trabajo organizada por el Observatorio de prospectiva ar-
chivística y sociedad de la universidad Carlos III de Madrid celebrada el pasado mes de marzo en Colme-
narejo, con la participación de Severiano Hernández, actual subdirector de los archivos estatales, M. Lui-
sa Conde Villaverde, responsable del servicio de archivo de la Fiscalía General del Estado, Julia María Ba-
rredo desde el Archivo Municipal de Alcobendas y presidenta de ANABAD, Pepita Raventós de la Uni-
versidad de Lleida, responsable del servicio de archivos y de gestión de documentos de la Universidad de
Lleida , Luis Hernández Olivera, profesor de archivística de la Universidad de Salamanca y Jose Maria Jar-
dim, de la Universidad Federal Fluminense de Brasil.

studia
ALEJANDRO DELGADO GÓMEZ
La redefinición del trabajo

tecnologizamos nuestra práctica
o la tecnología decide nuestro
ejercicio profesional
En realidad, la pregunta, o en sentido estricto, la disyuntiva

que sirve de subtítulo al presente artículo es puramente retórica: desde el princi-
pio de los tiempos y para cualquier profesión, la práctica profesional ha estado
condicionada por la tecnología disponible en cada momento, y las profesiones,
para un mejor ejercicio, han tecnologizado su práctica, dentro de un contexto
dado de posibilidades, recursos o intereses económicos. La archivística o la ges-
tión de documentos, como se la prefiera llamar, no es una excepción. En el mo-
mento tecnológico actual, los médicos, los ingenieros, los cocineros, los mecáni-
cos, y cualquier otro, también aplican a su práctica profesional la tecnología dis-
ponible y, en ese sentido, la tecnologizan, decidiendo por tanto la tecnología el
ejercicio profesional, o, alternativamente, tecnologizando el ejercicio profesional
su práctica. No creo, realmente, que ninguna de las dos partes domine sobre la
otra; más bien, la retroalimentación es mutua. Veamos, la ciencia no es, nunca
ha sido inocente; la ciencia viene financiada por universidades, mecenas, multi-
nacionales y otros agentes económicos que no esperan que su inversión devuel-
va ciencia en estado puro, sino más bien ciencia aplicada, o tecnología; esta tec-
nología se promociona y se vende, y, quienes advierten beneficios, reales o pro-
metidos, la adquieren. Sin embargo, no son dóciles a ella, la reutilizan de acuer-
do con sus necesidades, le exigen mejoras adicionales, la domestican (Ketelaar,

Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena. Archivo municipal
TABULA, Número 12, 2009, pp. 103-113

2007). Por ejemplo, el teléfono móvil no fue inventado para que los adolescen-
tes enviaran SMSs, aunque este ha devenido uno de sus usos fundamentales. In-
ternet no se creó para que la ciudadanía expresara su opinión, y a pesar de ello la
expresa. Las interacciones entre ciencia, economía, tecnología y sociedad son
múltiples y tienen muchas facetas, algunas de ellas positivas y otras no tanto. No
es novedoso: viene sucediendo desde hace siglos para todas las profesiones y to-
das las tecnologías existentes en cada momento.
Sin embargo, a las profesiones de la información, incluida la archivísti-
ca, parece preocuparles en grado extremo el actual estado del arte de la tecno-
logía; por ejemplo, se habla mucho acerca del incierto futuro de la profesión,
de la ruta que debiera tomarse, del descenso de alumnos en las facultades; la
causa, o al menos una de ellas, quizá sea el hecho de que las tecnologías actua-
les son “tecnologías de la información”, y, por tanto, con potencial para substi-
tuir a los “profesionales de la información”. Para un médico o para un mecáni-
co, un escáner es una herramienta facilitadora, no un dispositivo para emitir
diagnósticos y tratamientos, aunque no se excluye la posibilidad de que algún
día lo sean. Por el contrario, las tecnologías de la información, y particular-
mente las llamadas tecnologías de convergencia universal, tienen cada vez ma-
yor capacidad para hacer el trabajo que convencionalmente llevan a cabo los
profesionales de la información, y esto, es evidente, no gusta. Por ejemplo, un
servicio de vigilancia tecnológica debidamente configurado puede rastrear In-
ternet, seleccionar recursos de acuerdo con perfiles que el usuario final cons-
truye a su conveniencia, y devolver los resultados deseados con la periodicidad
deseada. Es decir, la vigilancia tecnológica hace el trabajo, con un coste menor
a largo plazo, de un bibliotecario tradicional. Puesto que, por otra parte, en el
currículum convencional de un bibliotecario no aparece la destreza “configurar
servicios de vigilancia tecnológica”, la amenaza se vislumbra como más preo-
cupante.
En el caso específico de los archiveros, que es el que nos ocupa, la fun-
ción convencional de estos ha sido garantizar que los documentos que crean or-
ganizaciones y personas contienen evidencia de acciones, y se preocupan por
mantener esa evidencia a lo largo del tiempo. En nuestra tradición, los archive-
ros no crean, pero concurren a la creación de los documentos como evidencia
en un punto del tiempo y a lo largo del tiempo; además, los gestionan y conser-
van, y permiten el acceso a ellos bajo determinadas condiciones. Por lo demás,
no llevan a cabo estos procesos aleatoriamente, sino de una determinada mane-
ra, que a pesar de ser relativamente reciente, se ha mostrado eficaz; aunque des-
de luego no es la única manera de hacerlo. Por ejemplo, las culturas no occi-
dentales tienen archivos que gestionan de modo muy diferente al modo en que
se gestionan los archivos occidentales (Albada, 2001); y, de hecho, la archivís-
tica occidental como profesión, y en el sentido contemporáneo, no tiene más de
104 Alejandro Delgado Gómez > La redefinición del trabajo

dos siglos; anteriormente otras profesiones gestionaban la evidencia (Cook,
1997; Gilliland-Swetland, 2000). Para colmo, durante su corta vida como cien-
cia occidental ha cambiado tres veces de paradigma (Thomassen, 1999), mien-
tras que disciplinas como la astronomía, la física, las matemáticas o la lógica per-
manecen estables, antes de un cambio de paradigma, durante siglos. Nuestra ju-
ventud, nuestra parcialidad y nuestra inestabilidad profesional no dicen, en
principio, gran cosa a favor de nuestra permanencia en el escenario de la gestión
de información.
Por ello, quisiera orientar este breve artículo dedicado a la redefinición
de nuestro trabajo a la exploración de la posibilidad de que, en el actual esce-
nario, nuestro trabajo simplemente no necesite redefinición, porque carezca de
sentido, o porque otros profesionales mejor equipados para abordar el complejo
mundo digital están en condiciones de asumir el rol de garantes de evidencia.
Por supuesto, no se trata de hacer ciencia-ficción, ni de apelar al tópico ludita o
refusenik del hombre reemplazado por la máquina, ni de nada que se le parezca,
sino, con mucha mayor humildad, de describir ciertos síntomas que asoman en
el actual escenario profesional, en su combinación con las tecnologías, y dejar
abierto el debate acerca de nuestra supervivencia como profesionales. He in-
tentado ordenar estos síntomas en dos bloques: en primer lugar, explorando al-
gunos ejemplos acerca del modo en que se crean documentos en los entornos
privados y organizativos contemporáneos, a partir de la petición de principio de
que el modo en que se crean documentos determina el modo en que se gestio-
nan; en segundo lugar, explorando precisamente el modo en que se gestionan,
de acuerdo con los convencionales procesos archivísticos que contribuyen a pro-
porcionar evidencia, a saber, valoración, descripción y conservación. Probable-
mente, otras ordenaciones son posibles. De tal apresurada exploración sugiero
algunas conclusiones, con las que no pretendo sentar cátedra, sino más bien mo-
ver a discusión.
La creación de documentos en entornos digitales
Antes de iniciar la argumentación acerca de los procesos de creación de docu-

mentos en entornos digitales, quizá conviene insistir en una idea que ya se ha ex-
presado anteriormente, y que resulta crucial: en el caso de los documentos digi-
tales de archivo, el asunto no es simplemente el modo en que se indizan, se pre-
sentan o se recuperan; lo esencial es el hecho de que son información registrada
de alguna manera estable que constituye evidencia de acciones, y no solo a efec-
tos legales, sino también sociales, individuales, culturales, éticos, etc. (Reed,
2007). Las implicaciones no son triviales: al archivero no le concierne, por ejem-
plo, solo el almacenamiento de un PDF firmado con una secuencia alfanumérica

de la que se presume que identifica de manera unívoca a una persona física o ju-
rídica; al archivero también le concierne el seguir manteniendo la relación entre
esa secuencia alfanumérica y la persona a la que se supone que corresponde; de
igual modo, al archivero le concierne el mantener la información registrada en
un teléfono móvil y asegurar que los responsables policiales que intervienen en
un caso tomen las medidas oportunas para que esa información no se pierda o
pierda su cualidad de evidencia; le concierne el mantener la información regis-
trada, digamos, en los distintos puntos de una red de pornografía infantil en In-
ternet; o, de manera menos dramática, el mantener la información registrada de
las interacciones de un ciudadano con una organización a través de un sitio web,
o de la obra digital de un artista que utiliza tecnologías dinámicas para generar
resultados.
En lo que hace a los procesos mediante los que los individuos, las socie-
dades y las organizaciones están creando documentos digitales, un síntoma pri-
mordial al que los archiveros debieran permanecer atentos es el carácter invasi-
vo e invisible de las tecnologías de la información (Ketelaar, 2006). Todas nues-
tras acciones individuales y profesionales están mediadas por una tecnología que,
no solo está en toda y cualquier parte, sino que además resulta imperceptible, y
que continuamente genera documentos, información registrada tan impercepti-
ble como las tecnologías mediante las que se genera. Esto es particularmente ob-
vio en las conductas individuales y sociales de creación de documentos: uso com-
binado de Internet, telefonía móvil y televisión, digamos la grabación de una pa-
liza a un adolescente en un instituto, obtenida mediante teléfono móvil, y que,
desde ese mismo teléfono móvil, se envía a un compañero, que lo cuelga en You-
Tube; generación de resultados que “no ocupan espacio”, de los que no hay que
preocuparse porque los servidores remotos de Google o Yahoo ya se preocupan
presumiblemente de ello, por ejemplo, correos electrónicos, triviales o sustancia-
les, que se envían masiva e indiscriminadamente, porque las cuotas de almace-
namiento son cada vez mayores, y de cuya importancia uno puede olvidarse, por-
que “nadie sabe mi contraseña”; creación de perfiles en redes sociales, o de blogs
mediante herramientas de fácil manejo, perfiles y blogs que a veces se mantienen
y a veces no, y que permiten el rastreo por parte de robots, para el envío de spam
o para su análisis a efectos de marketing. Todo ello va dejando rastro, no solo los
documentos visibles a primera vista, sino también, por ejemplo, el registro de
nuestros movimientos en nuestro equipo con sistema operativo Windows, o en
los registros de Google y Yahoo, tristemente célebres por sus alianzas para la pro-
visión de información a gobiernos dictatoriales, o en las bitácoras de los teléfo-
nos móviles. A propósito de las conversaciones telefónicas, es frecuente, y acor-
de con la legislación, el hecho de que, al llamar a una organización, se inicie la
comunicación con una locución que indica que la conversación va a ser grabada
para proteger nuestra seguridad; nosotros, por supuesto, solemos estar de acuerdo

con esta grabación, sin conocer por anticipado en qué términos se va a desarro-
llar la conversación. Antaño, lo habitual era que los documentos se firmaran des-
pués de haberlos leído cuidadosamente; en el actual entorno digital, se firman, se
validan, antes de que exista algún contenido para validar. Además, estas herra-
mientas que facilitan de manera increíble la posibilidad de crear documentos tie-
nen una contrapartida: tales documentos no permanecen en el ámbito de lo pri-
vado; por su propia naturaleza en red, los documentos digitales están expuestos a
vigilancia, no siempre de límites bien definidos. Por supuesto, esto puede ser bue-
no, por ejemplo si se utiliza para la averiguación de delitos relacionados con la
anteriormente mencionada pornografía infantil; pero puede ser malo, por ejem-
plo si gobiernos dictatoriales como los también anteriormente mencionados es-
tablecen mecanismos de vigilancia sobre sus gobernados, o, de manera mucho
más neutral, si una multinacional lanza una aplicación de rastreo de las páginas
web que escribimos o visitamos, a efectos de personalizar una campaña de mar-
keting por medio de la web. Por continuar con otro ejemplo relativo a informa-
ción registrada como evidencia: si utilizan un sistema operativo Windows, desde
el menú de inicio pueden activar el comando “Ejecutar”. Se les mostrará una lí-
nea en la que pueden teclear “regedit”. Si pulsan la tecla “Intro” aparecerá una
pantalla que quizá no hayan visto nunca; y si pulsan Control+B obtendrán una
línea en la que pueden teclear un término de búsqueda en el registro de Win-
dows, por ejemplo, “sexo”. Aunque nunca hayan visitado una página de porno-
grafía, les sorprenderá el número de ocurrencias que pueden llegar a aparecer, si
no han tomado las medidas oportunas para inmunizar su equipo, o si carecen de
buenos cortafuegos y medidas preventivas similares. Un último ejemplo, en sen-
tido negativo: hace algún tiempo, preocupado por el valor real a largo plazo de
las firmas digitales y por el fenómeno de las ciber-identidades, así como por cir-
cunstancias como la recepción en mi correo electrónico de spam curiosamente
enviado desde mi propio correo electrónico, emprendí el experimento de entrar,
en intervalos regulares y ocasionalmente de manera simultánea, en chats orien-
tados a la búsqueda de sexo. En algunos casos me presentaba con mi identidad
real –digamos varón, de 45 años, bajito, delgado, con canas–, y en la mayoría de
los casos con identidades ficticias –cambiaba mi edad, mi sexo, mi estatura, el co-
lor de mi pelo, etc–. Lo sorprendente no era la cantidad de respuestas depen-
diendo del perfil –puesto que en estos chats se entra en busca de sexo, era de pre-
sumir que los perfiles físicamente más atractivos iban a gozar de mayor éxito que
los menos atractivos–; lo sorprendente era la desmesurada confianza de los indi-
viduos en estas ciber-identidades, incluso en aquellos casos en que se me pedía
fotografía y mostraba una fotografía falsa, en algunas ocasiones incluso descarga-
da apresuradamente desde Internet. Ejemplos como el de las ciber-identidades,
fenómeno que merece un análisis más detallado, me hacen pensar acerca de la
posibilidad de que los individuos y las sociedades estén desplazando sus mecanis-

mos de confianza desde el documento a la tecnología (Reed, 1999; Gordon, Bar-
ber y Cate, 2009), tecnología que es por su propia naturaleza mentirosa, o, en
sentido estricto, y a pesar de una resonancia platónica que no me gusta, exposi-
tora de apariencias que ocultan la verdad de su disco duro, o del disco duro que
está al otro extremo de la red. Ejemplos como el de la creación de documentos
mediante las herramientas Google o Yahoo, entre otras, me hacen pensar acerca
de la posibilidad de que estemos ejerciendo nuestro trabajo en un mundo cre-
cientemente amnésico, en el que la memoria se delega en la tecnología para pa-
sar a otra cosa (Harvey, 2000); y, si esto es así, por cierto que un archivero en una
sociedad amnésica no tiene lugar.
Aunque quizá no de manera tan desordenada, tales conductas de crea-
ción de documentos tienen también su contrapartida en el ámbito organizativo.
Como se ha insistido en otros lugares, aunque existen normas y buenas prácti-
cas acerca de cómo debe ser, acerca de qué requisitos debe cumplir, un buen sis-
tema de gestión de documentos, lo cierto es que los documentos digitales, u ob-
jetos similares a documentos, se generan a menudo en malos sistemas de gestión
de documentos, o en sistemas de gestión, o de gestión de la información o del
conocimiento, o, mucho más probable, mediante una combinación de todos
ellos, tanto de los existentes dentro de los límites de una organización, como de
los existentes fuera de la organización, y conectados de algún modo con ella
(Delgado Gómez, 2007). En otro artículo del presente monográfico se describe
un caso que probablemente no es infrecuente en los actuales entornos organiza-
tivos. Esto no es necesariamente malo: simplemente, es más operativo, menos
redundante, más económico. Además, es mucho más complicado para el archi-
vero, en la medida en la que no tiene nada estable o consolidado para gestionar,
sino, más bien, un conjunto de piezas repartidas en distintos lugares, físicos o
virtuales, que ocasionalmente se recomponen bajo demanda en la pantalla de un
ordenador, y cuya recomposición desaparece una vez que finaliza la sesión. Es de-
cir, es mucho más complicado para el archivero porque éste tiene que gestionar
entidades que no existen en sentido estricto, que son únicamente representa-
ciones parciales del sistema, o de una serie de sistemas conectados entre sí.
Avanzando un paso más allá, quizá es posible especular que resulta mucho más
complicado porque el negocio el archivero ya no es el documento, sino el siste-
ma, y sus conexiones con otros sistemas (Delgado Gómez, 2006). Por lo demás,
las herramientas que de manera cada vez más generalizada utilizan los individuos
para crear sus documentos se están trasladando, en muchas ocasiones para in-
tercambiar o comunicar información, pero también para la toma de decisiones,
a tales entornos organizativos, que muy a menudo intercambian información in-
terna o externa mediante, por ejemplo, no solo el familiar correo electrónico,
sino también a través de sistemas de mensajería instantánea, chats, blogs o per-
files en redes sociales.

La gestión de documentos en entornos digitales
Como es natural, estos nuevos modos de crear documentos afectan al modo en

que se gestionan. En primer lugar, si los documentos no están, o no están en un
lugar determinado y física e inmediatamente accesible, su control deviene mu-
cho más complejo. De ello se deriva el hecho de que, en entornos no controla-
bles, o no controlables del modo en que lo eran en entornos analógicos, los con-
vencionales procesos archivísticos no pueden aplicarse de la misma manera (Be-
arman, 1989). Pensemos, por ejemplo, en los procesos de valoración: ¿cómo dis-
poner de documentos que están en manos de una multinacional de límites difu-
sos, y que tiene el control real sobre mis documentos? Es decir, yo puedo borrar
mis correos en GMail, pero no tengo constancia de que en los servidores de
GMail queden borrados mis correos. En el mismo sentido, no podemos aplicar
nuestros convencionales criterios de valoración, selección y eliminación a docu-
mentos que tienen múltiples componentes, y no todos están en nuestras manos,
sino también, por ejemplo, en manos del departamento de recursos humanos, del
departamento de informática, o de sistemas externos y a veces remotos. ¿Afectan
mis decisiones de valoración a esos otros agentes, digamos porque borro datos de
sus bases de datos? ¿Qué estoy eliminando realmente durante una acción de dis-
posición: los datos originales, una copia de los datos almacenada en mi servidor,
una copia redundante que está en múltiples servidores, por diferentes motivos en
cada uno de ellos y, por tanto, mi decisión de disposición es trivial y simplemen-
te nunca debiera haber mantenido esos datos? Si decido conservar unos compo-
nentes del documento digital y eliminar otros, ¿estoy obrando con plena cons-
ciencia de que la integridad del documento no queda comprometida? ¿Estoy do-
cumentando exhaustivamente la eliminación de esos componentes para que, al
menos, se sepa por qué la integridad no se mantuvo?
Similares dudas nos asaltan, por ejemplo, cuando abordamos el proceso de
descripción archivística o, en sentido estricto, de descubrimiento o asignación de
metadatos. Un documento digital no puede estar sujeto a descripción archivísti-
ca, porque la descripción convencional es un proceso post hoc, que se lleva a cabo
cuando los documentos han sido transferidos a un archivo, físico o virtual. Sin
embargo, es poco probable que documentos, u objetos similares a documentos,
que son compuestos y distribuidos por su propia naturaleza puedan ser transferi-
dos alguna vez, excepto que se cierre el sistema y se abra un sistema nuevo, lo cual
hace pensar, como se sugería en párrafo anterior, que quizá el documento es aho-
ra el sistema, o el sistema en sus relaciones con otros sistemas (Bearman, 1994).
De ser esto así, la necesidad de replantear nuestra noción de descripción archi-
vística y de metadatos deviene urgente, en la medida en que la evidencia está
quedando documentada, no en el documento como tal, sino en la sobreabun-
dancia de metadatos generados por los distintos elementos del sistema y que son,

ellos mismos, documentos tan inestables como aquellos que documentan, nece-
sitando por tanto también metadatos que los documenten, en una secuencia ad
infinitum. El proceso de describir documentos de archivo, así, queda transforma-
do en el proceso interminable de descubrir dónde están los metadatos que garan-
tizan evidencia de acciones y, si no están, de insertar esos metadatos en el siste-
ma, o en el conjunto de sistemas en interacción (Delgado Gómez, 2007).
No más sencillo resulta el proceso de conservación a largo plazo, que está
íntimamente vinculado con los procesos de valoración y de gestión de metada-
tos. ¿Qué conservar, de entre todos los componentes y elementos del sistema?
¿Qué metadatos acompañarán a tales componentes y elementos y cómo los
acompañarán? De manera aún más importante: ¿dónde se conservarán? Si no es-
tamos tratando con entidades esencialmente físicas, aunque por supuesto cons-
tan de facetas físicas, diríase que el lugar donde se conservan es irrelevante; sim-
plemente, no es preciso copiar tales entidades a un disco duro externo, por ejem-
plo, y enviar este a un depósito físico de archivo; o transferir datos desde los ser-
vidores de un servicio de informática a los servidores de un servicio de archivo.
Probablemente, ni siquiera es deseable, en la medida en que implica un doble tra-
bajo: puesto que el servicio de archivo precisará realizar copias de seguridad de
tales servidores, almacenar las cintas magnéticas resultantes de estas copias, re-
dactar protocolos para la recuperación de desastres, establecer un servicio de
24x7 para prever potenciales caídas del sistema, etc., habrá de pedir ayuda al ser-
vicio de informática, que ya ejecutará estas operaciones por sí mismo en sus pro-
pios servidores, de tal modo que, justamente, cabe la posibilidad de que se niegue
a duplicar el esfuerzo y los datos a conservar. Simplemente, el lugar donde se con-
serven las entidades digitales es irrelevante, y para el archivo debiera resultar más
substancial el control sobre la ejecución de los procesos de conservación que el
traspaso de una custodia física que solo genera problemas y quebraderos de cabe-
za. Esto, por supuesto, en entornos cerrados. Si trasladamos el proceso de conser-
vación a servidores remotos, como los de Google, o los contenidos en granjas de
servidores, o los derivados del reciente fenómeno del Cloud Computing, la custo-
dia física deviene aún mucho más irrelevante y la necesidad de mantener el con-
trol mucho más imperiosa.
Otro aspecto a tener en cuenta, en lo relativo a la conservación a largo
plazo es qué debiéramos entender por largo plazo. En un entorno analógico, en el
que se conservan papeles estables, libres de acidez, en depósitos con sistemas de
extinción de incendios y de control de la temperatura y de la humedad, conser-
var a largo plazo quizá signifique conservar durante cientos de años. En un en-
torno digital, en el que el hardware, el software y los soportes, como se ha insis-
tido recurrentemente en los últimos años, tienen una esperanza de vida con fre-
cuencia más corta que la información como evidencia a conservar, la expresión
“largo plazo” adquiere una nueva dimensión que viene a equiparar largo plazo

con una duración no predefinida hasta que un cambio de tecnología obligue a
ejecutar procesos de migración o conversión, durante los cuales el contenido, el
contexto y la estructura pueden sufrir, y de hecho sufrirán, alteraciones. Por tan-
to, el proceso de conservar a largo plazo ya no consiste en mantener los docu-
mentos inalterados durante cientos de años, sino más bien en controlar las alte-
raciones de los documentos mientras estén bajo nuestra responsabilidad, con la
esperanza de que nuestros sucesores sabrán ejercer adecuadamente esa misma res-
ponsabilidad.
Conclusiones
En realidad, la revolución digital no ha venido a eliminar la necesidad de que

exista información registrada como evidencia de acciones; de una u otra manera,
siempre ha existido esa necesidad en las sociedades organizadas, y no percibo nin-
gún síntoma que indique que nuestra tecnologizada sociedad no la necesite. Más
bien, se trata de una diferencia de alcance: por una parte, una diferencia de al-
cance cuantitativo, en la medida en que por medio de las tecnologías de la in-
formación y de convergencia universal se está generando información en unas
cantidades nunca antes conocidas, lo cual afecta, por ejemplo, a la posibilidad de
ejecutar adecuados procesos de valoración. Por otra, una diferencia de alcance
cualitativo, en la medida en que, en primer lugar, esta información generada, o
los componentes que subyacen a ella y hacen posible que exista, es invisible,
inestable, invasiva y omnipresente; y, en segundo, las tecnologías utilizadas para
generar tal información son maquinarias hiper-especializadas que cambian fre-
cuentemente a mayor velocidad que la capacidad humana para asimilarlas.
Si este escenario es real, o existe la posibilidad de que lo sea, entonces no
creo que las actuales destrezas del archivero sirvan para abordar el mundo digital.
El mundo digital, simplemente, es inabordable, pero al menos podemos ser sus ami-
gos o, en el peor de los casos, establecer alianzas con el mismo. Sin embargo, ya hay
otros que han comenzado a adoptar ese rol: por supuesto, los informáticos; pero
también los forenses, los documentalistas, o, en sus formas organizadas, las grandes
compañías de provisión de productos y servicios de administración electrónica, o
de provisión de servicios de consultoría. Una vez más, esto no es, en principio, ni
bueno ni malo; significa tan solo que en el futuro la evidencia no será gestionada
por los archiveros, sino por otro tipo de profesionales. La noción de evidencia, no
obstante, tendrá que cambiar, y esta es la hipótesis preocupante: si cambia hacia
mejor, hacia un concepto de evidencia más sólido del que nosotros somos capaces
de aportar al mundo digital, entonces no hay problema, más allá de nuestra extin-
ción como profesión; pero, si, en una sociedad amnésica, entregada a la fugacidad
y la prisa, y fiada de las apariencias, intervienen, como garantes de evidencia, o

agentes con intereses económicos, o agentes que nunca antes tuvieron que habér-
selas con ella, existe la posibilidad de que el resultado sea una noción débil de evi-
dencia, una noción que tenga que ser tasada poco a poco por una jurisprudencia,
que, basada en documentos inestables, puede o no acertar en sus decisiones.
En realidad, la posibilidad de que la profesión de archivero desaparezca
como tal no me preocupa en absoluto, siempre que sea reemplazada por alguna
otra profesión que satisfaga el rol de garante de evidencia. Después de todo, como
se sugirió en la introducción, somos una pequeña mota en el universo espacial y
temporal de la gestión de documentos o de la gestión de la información. Sin em-
bargo, es la última hipótesis enunciada en el párrafo precedente la que me pare-
ce preocupante, y el motivo por el que creo que después de todo, nuestra profe-
sión necesita ser redefinida. Por supuesto, necesita una redefinición del currícu-
lum, puesto que no podemos desenvolvernos en un entorno digital para el que no
hemos sido entrenados. Pero, más allá de esta redefinición del currículum, nece-
sitamos una más imperativa redefinición de las estrategias, políticas y prácticas
institucionales: facultades que enseñan las mismas asignaturas un año tras otro;
órganos políticos que se aplican a la gestión cultural, más que a la lucha por in-
tervenir en la abundante legislación que se está generando al margen de los ar-
chiveros; atomización asociativa por rencillas o diferencias de perspectiva entre
diferentes comunidades autónomas; ausencia de vínculos entre la profesión y la
empresa, o vinculaciones basadas en intereses económicos... Nada de esto nos be-
neficia, pero nadie parece querer dar un primer paso. Y no obstante, si estas pre-
misas no se revisan, la profesión de archivero desaparecerá y, con ella, quizá tam-
bién cualquier posibilidad de que nuestros herederos dispongan alguna vez de
buena evidencia, dejando la puerta abierta a un todo vale, en el que la evidencia
quedará comprometida, escondida, desvirtuada, desconocida.
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chiefschool.nl/docs/thomdeve.pdf.

studia
JEF SCHRAM
MOREQ2
Desarrollo de una norma europea
de Gestión de Documentos
de Archivo
El propósito de este artículo es examinar la génesis de la ver-

sión actualizada y ampliada del Modelo de Requisitos para la gestión de docu-
mentos electrónicos de archivo (MoReq2) publicada en 2008. Este artículo no
pretende explicar detalladamente las funciones de MoReq o cómo se utiliza, sino
el por qué y quiénes diseñaron MoReq y con qué objetivo. El artículo se centra
en el papel del Foro DLM y de la Comisión Europea así como en las aspiraciones
de futuro. En este sentido, se plantea la cuestión de si MoReq puede o debe ser
considerado norma y cual sería el papel del Comité Director de MoReq a la hora
de gestionar dicha norma.
1. MoReq, el Foro DLM y la Comisión Europea. Breve historia
El Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de ar-

chivo (MoReq) está íntimamente ligado al Foro DLM1, pieza clave en su
concepción y desarrollo desde el principio. Fue en el primer congreso del
Foro DLM, organizado en Bruselas en diciembre de 1996, donde se hizo un
llamamiento a “la instauración de unos requisitos funcionales para la gestión
de documentos y archivos electrónicos tanto en la administración pública
Jef Schram
Secretariado General de la Comisión. Coordinación del proyecto de desarrollo de MoReq2. Junta de Gobernanza de MoReq.
Observador para la Comisión Europea en el Comité Ejecutivo del DLM.
Traducción de Verónica Fernández de Cabo, con la colaboración de Blanca Llinas Teres y Alfonso García Miguel Casanueva.
Las opiniones expresadas en este artículo representan únicamente el punto de vista de su autor y no podemos
considerar que representen la posición oficial de la Comisión Europea.
TABULA, Número 12, 2009, pp. 115-128

como en el sector privado2”. Casi tres años más tarde, en el Segundo Congre-
so del Foro DLM, celebrado en Bruselas en octubre de 1999, se presentó un
informe sobre los logros alcanzados en el desarrollo de estos requisitos fun-
cionales3, y su desarrollo fue destacado de forma importante en las Conclu-
siones del congreso .
A raíz del trabajo de los dos primeros congresos del Foro DLM, la Co-
misión Europea acordó subvencionar y dirigir el desarrollo de un Modelo de
Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, popular-
mente conocido por su acrónimo: MoReq.4 Aunque Moreq fue publicado por
primera vez por la Comisión Europea en marzo de 20015, de alguna forma el
verdadero lanzamiento de Moreq tuvo lugar en el congreso del Foro DLM ce-
lebrado en Barcelona en mayo de 2002. Fue el congreso de Barcelona quien
proporcionó a MoReq la fuerza que necesitaba. Las Conclusiones de este Con-
greso destacaron que MoReq estaba “posicionado para llevar a cabo contribu-
ciones clave en la gestión efectiva de los documentos electrónicos de archivo”
y solicitó a la comunidad DLM que examinara la evolución de MoReq como
posible norma en Europa6.
El congreso de Barcelona fue crucial tanto para el Foro DLM como
para MoReq ya que fue el primer congreso donde se contó con la participa-
ción activa de vendedores de software y consultorías de gestión documental.
Como consecuencia de este hecho, el papel del Foro DLM comenzó a cam-
biar. Si bien hasta 2002 este foro había sido principalmente un esfuerzo in-
terdisciplinario y cooperativo dirigido por los estados miembros de la UE y la
Comisión Europea, después de Barcelona, el Foro DLM se convirtió con éxi-
to en una organización independiente, reuniendo no solo a muchos de los Ar-
chivos Nacionales de la UE y otras organizaciones archivísticas, sino también
a organizaciones académicas, fabricantes y vendedores de software, consulto-
rías, etc.
El Foro DLM pasó a convertirse en un importante colaborador de la Co-
misión Europea, representando a los interesados en el campo de la gestión de do-
cumentos electrónicos de archivo. Desde esta nueva posición, el Foro DLM ini-
ciaba el desarrollo de MoReq2, preparado para jugar un papel central en la di-
rección de Moreq.
2. MoReq
2.1. Lecciones aprendidas y aspiraciones de futuro

El MoReq original fue considerado muy pronto por los círculos de gestión docu-
mental como una compilación de directrices muy útil, siendo utilizada en toda
116 Jef Schram > MOREQ2. Desarollo de una norma europea de Gestión de Documentos de Archivo
Europa, y de hecho, en todo el mundo. MoReq satisfizo completamente una se-
rie de necesidades, entre las que destacan como más importantes las siguientes:
1. MoReq ayudó a los gestores de documentos de archivos a transmitir sus nece-
sidades. Mientras que los gestores de documentos generalmente conocían lo
que se necesitaba para conseguir una buena gestión de documentos, no siem-
pre eran capaces de plasmarlo de forma exhaustiva en un conjunto de requi-
sitos a respetar por cualquier sistema de gestión de documentos electrónicos
de archivo (ERMS en sus siglas en inglés). Igualmente, no siempre eran ca-
paces de traducir sus necesidades en un idioma o sintaxis que los técnicos in-
formáticos pudieran comprender. MoReq les ayudó a lograr este objetivo.
2. MoReq permitió a los usuarios de ERMS el formular y personalizar el con-
junto de requisitos sistémicos que tenia que tener una aplicación. Moreq fue
lanzado en un formato electrónico editable para permitir a los usuarios elegir
los requisitos que necesitaban y añadir algunos de propios si era necesario. De
esta forma, MoReq podía utilizarse como una lista de control para fijar el de-
sarrollo de una aplicación de gestión de documentos de archivo, ya fuera a
ser desarrollada internamente o por una entidad externa mediante contrato.
3. Desde el punto de vista de proveedores y programadores, MoReq permitió
una mejor comprensión de los requisitos que debía cumplir todo sistema de
gestión de documentos de archivo. Esto ayudó a los proveedores a desarro-
llar productos y servicios de gestión de documentos de archivo que respon-
dieran mejor a las necesidades de sus clientes.
4. MoReq fue utilizado frecuentemente en las escuelas de archivística como
instrumento de formación .
La traducción de MoReq (del inglés) no sólo a 7 idiomas de estados miem-

bros de la UE (portugués, español, francés, esloveno, italiano, checo y húngaro)
sino también al ruso y croata muestra la fuerte influencia que tuvo.
En Holanda, aunque MoReq no fue traducido, éste se convirtió en la base de
la especificación holandesa para las aplicaciones de gestión de documentos de archi-
vo de la Administración pública. El Gobierno de Holanda, después de traducir al ho-
landés la norma ISO-15489 en 2001, desarrolló conforme a esta norma una serie de
requisitos funcionales para la gestión de información y de documentos de archivo. Di-
chos requisitos funcionales, aunque eran útiles para los gestores de información y de
documentos de archivo, tenían un alcance demasiado amplio y requerían una elabo-
ración posterior para ser útiles a nivel operacional. Teniendo esto en cuenta , se de-
sarrolló ReMANO, un conjunto de especificaciones para la gestión de documentos
electrónicos en Holanda7. Aunque ReMANO no es una traducción directa de Mo-
Req, MoReq es sin duda el punto de partida y el modelo para ReMANO.

En Eslovenia, MoReq no sólo fue traducido (en 2005) sino que además
pasó a formar parte del marco regulador esloveno para la gestión de documentos
electrónicos de archivo. Moreq fue uno de los pilares más importantes a la hora
de dar forma a la nueva legislación nacional adoptada en 2006. Gran parte de
MoReq está incorporada en los Requisitos Tecnológicos Uniformes establecidos
por los Archivos Nacionales Eslovenos como una ordenanza para los creadores
de documentos de los servicios de archivos al igual que para los proveedores de
hardware y software de la administración pública. MoReq se convirtió, de facto,
en una norma nacional8. En el país vecino, Croacia, se publicó una traducción
de Moreq en 2003 y actualmente los principales proveedores croatas de software
están familiarizados con MoReq. Al otro lado del mundo, los Archivos Nacio-
nales de Australia se inspiraron en MoReq para la elaboración de las especifica-
ciones funcionales para los sistemas de gestión de documentos electrónicos de ar-
chivo9
Ya en 2005 el éxito de MoReq era totalmente evidente. Sin embargo tam-
bién lo era el hecho que MoReq se había desarrollado en un medio muy cam-
biante y que corría el riesgo de quedarse anticuado. La gestión de documentos
electrónicos es una disciplina relativamente joven y muchas normas nacionales
y buenas prácticas fueron adoptadas tras la finalización de MoReq, estando algu-
nas fuertemente influenciadas por el propio MoReq. La continua sucesión de de-
sarrollos y cambios en la tecnología que afectaban la gestión de documentos elec-
trónicos llevaron a cuestionar si MoReq podría estar acercándose a su fecha de
caducidad.
2.2. El desarrollo de MoReq2

Era patente que si MoReq quería conservar su influencia iba a ser necesario revi-
sar y corregir las especificaciones. Bajo este prisma, a principios de 2005 una dele-
gación del Comité Ejecutivo del Foro DLM viajó a Bruselas para defender la ne-
cesidad de actualizar MoReq si se quería mantener su viabilidad y para informar-
se si dicha actualización podría recibir una posible financiación de la UE.
La Comisión Europea, que había estado implicada en MoReq desde el
principio, tenía interés en mantener la credibilidad de la especificación. Ade-
más, tenia otras razones para apoyar el desarrollo de MoReq. Un año antes, en
2004, la UE se había ampliado a 10 nuevos estados miembros, en su mayoría
provenientes de Europa del Este. En debates dentro y fuera del Foro DLM se ha-
bía hecho evidente que muchos de los nuevos estados miembros querían una ac-
tualización de MoReq que pudiera servirles como guía a la hora de desarrollar
sus propias normas nacionales. La potencial influencia de MoReq en estos paí-
ses ha sido subestimada a menudo por los antiguos estados miembros y por los
vendedores de software y consultorías de gestión documental representadas en
el Foro DLM.
Una actualización de MoReq iba a proporcionar, además, un conjunto de re-
quisitos más completos y rigurosos. El Foro DLM, de hecho, argumentó que los re-
quisitos actualizados serian evaluables. Esto mismo se expuso posteriormenteen el
informe de evaluación publicado por el Foro DLM en septiembre de 2005, un mes
antes del congreso del Foro DLM celebrado en Budapest.10 Una serie de requisitos
evaluables ayudaría a los proveedores de software a desarrollar ERMS conformes con
MoReq. Además, si MoReq conseguía su aceptación como norma para la gestión de
documentos electrónicos de archivo en al menos algunos de los estados miembros
de la UE, esto podría servir potencialmente para promocionar la integración del
mercado de software ERMS. Aunque era evidente que este objetivo sería difícil de
conseguir, también estaba claro que a largo plazo, su potencial se hallaba ahí.
No es de extrañar, por lo tanto, que la Recomendación del Consejo de 14
de noviembre de 2005 sobre la Cooperación entre archivos en Europa pidiera
una actualización y ampliación de los requisitos vigentes para los sistemas de ar-
chivos y documentos electrónicos, como MoReq.11 La Recomendación del Con-
sejo instó también a la creación del Grupo Europeo de Archivos (EAG -Europe-
an Archives Group-) para supervisar la ejecución de la Recomendación. El EAG
reúne a representantes de alto nivel provenientes de los Archivos Nacionales de
los estados miembros de la UE, a menudo los Archiveros Nacionales o sus ad-
juntos. La presidencia del Foro DLM informa con regularidad al EAG de los pro-
gresos que se realizan con respecto al desarrollo y gestión de MoReq. Esto permi-
te a los Archivos Nacionales de los estados miembros estar totalmente al co-
rriente de MoReq y, en caso necesario, enviar sus comentarios.
Tras la Recomendación del Consejo, la Comisión acordó en 2006 finan-
ciar el desarrollo de MoReq2 en el marco del programa IDABC .12 La licitación
posterior remitió explícitamente al informe de evaluación y al papel que el Foro
DLM jugaría durante el desarrollo de MoReq2. Posteriormente, el Foro DLM
nombró a Ian Macfarlane de los Archivos Nacionales de Reino Unido, en Lon-
dres, como asesor de la Comisión Europea en relación al proyecto. El Foro tam-
bién designó un grupo de corrección integrado por expertos provenientes de un
número representativo de estados miembros de la UE para examinar los docu-
mentos provisionales y finales en nombre de la Comisión.
A finales del 2006 la Comisión Europea otorgó el contrato de desarrollo
de MoReq2 a los consultores Cornwell Management Consultants del Reino Uni-
do. Cornwell ya había participado en la creación de MoReq y tenía una amplia
experiencia en el área de gestión de documentos electrónicos. Para compensar su
falta de experiencia en el área de testado de software, Cornwell propuso subcon-
tratar a Imbus AG, empresa especializada en Alemania, el desarrollo de este ma-
terial de testado.
Si bien Cornwell se fusionó con Serco en el transcurso del proyecto, el
equipo, y en particular los autores, continuaron siendo en su mayoría los mis-

mos.13 El equipo del proyecto pudo contar con la aportación crítica de un exten-
so panel de revisores representando a los archivos, especialistas, usuarios y ven-
dedores (aparecen en las cuatro cajas de la fila inferior del diagrama incluído más
adelante) y con la ayuda de una junta editorial que incluyó destacados expertos
en la gestión de documentos de todo el mundo. Estos expertos ayudaron al equi-
po de autores de Serco a preparar la propuesta de MoReq2 que se presentó a la
Comisión Europea. Una vez presentada, el grupo de evaluación del Foro DLM14
hizo una valoración crítica independiente que fue crucial para la finalización y
aprobación del MoReq2 en los primeros meses de 2008.
Estructura del equipo de proyecto de MoReq215
Director del Proyecto

Foro DLM
Comisión europea
Equipo de Equipo de Junta

Administración Gestión Editorial
Equipo de Desarrollo Equipo de Revisor

del Marco Evaluatorio Autores Semi-independiente
Panel de Panel de Panel de Panel de

Especialistas Archivo Usuarios Vendedor
Paneles de Evaluación
2.3. ¿Qué es MoReq2?

MoReq2 es una especificación que describe las capacidades que debe poseer cual-
quier aplicación de gestión de documentos electrónicos de archivo.16 Al igual
que la norma ISO-1548917, MoReq2 abarca todos los procesos que afectan a los
documentos electrónicos de archivo. 18 Por un lado, ISO-15489 establece las ba-
ses de una buena gestión de documentos de archivo e informa sobre qué debe ha-
cer una organización para conseguirlo, tratando cuestiones como la necesidad de
definir normas y asignar responsabilidades a directores, gestores de documentos
de archivo y otras personas relacionadas con la gestión de documentos de archi-
vo de una organización. Por otro lado, MoReq2 expone lo que todo sistema de
gestión de documentos electrónicos de archivo (ERMS) debe ser capaz de hacer.
En este sentido, Moreq2 proporciona una serie completa de requisitos a respetar
por un ERMS para garantizar una buena gestión de documentos de archivo. Mo-
Req2 se dirige a los proveedores y vendedores de software así como a las organi-
zaciones que deseen comprar, desarrollar o usar un sistema de gestión de docu-
mentos electrónicos de archivo. Se trata de una especificación genérica que no
se limita a un sector o a un tipo o tamaño de organización. Un software confor-
me con MoReq2 debería poder usarse en cualquier organización y configurarse se-
gún las necesidades específicas de dicha organización.
MoReq2 se desarrolló teniendo en cuenta normas y buenas prácticas que
ya existían con el objetivo de substituirlas y convertirse es una especificación más
exhaustiva y completa que su predecesora y que otras normas de gestión de do-
cumentos electrónicos de archivo. Esto explica en parte el gran tamaño de la es-
pecificación. Puesto que MoReq2 necesitaba tener en cuenta todas las posibili-
dades y describir todas las funciones de un ERMS, es un documento más exten-
so que otras especificaciones y directrices que normalmente son menos exhausti-
vas y/o tienen un alcance más limitado.
Respondiendo a los objetivos originarios, MoReq2 no solo contiene una
versión actualizada y ampliada de los requisitos originales, sino también scripts de
pruebas diseñados para permitir el testado del software de gestión de documentos
de archivo de modo a evaluar la conformidad del mismo con la especificación.
Además MoReq2 contiene un modelo de metadatos que permite el intercambio
de documentos de archivo entre aplicaciones conformes, sin perder la obligada
funcionalidad relacionada con MoReq2, así como un esquema XML para dichos
metadatos.19
A menudo, y cada vez más, nos referimos a MoReq2

como norma. Pero ¿lo es?
Según la Organización Internacional para la Normalización una norma es “un-
documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido
que estipula, para uso común y repetido, reglas, directrices y características para
actividades o sus resultados, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óp-
timo en un contexto dado20”. Y según esta misma organización una norma inter-
nacional es una norma adoptada por una organización internacional de estanda-
rización/normalización y disponible al público.21
Existen también definiciones de norma menos formales pero más funcio-
nales que se centran, por ejemplo, en el uso que se hace de la misma: “Las bue-

nas normas proporcionan soluciones útiles en campos donde las convenciones
comunes son importantes y tienen sentido. Una norma tiene éxito si soluciona
problemas técnicos, formaliza soluciones y el mercado la acepta22”. Además, en
un reciente libro blanco sobre la normalización TIC, la Comisión Europea apun-
ta que “junto a las organizaciones tradicionales de normalización, los foros y con-
sorcios especializados, la mayoría globales, han adquirido un papel más activo y
muchos se han revelado como organismos de normalización TIC líderes a nivel
mundial. Es el caso, por ejemplo, de los responsables de la normalización rela-
cionada con Internet y el World Wide Web”.23
Según la definición ISO, MoReq2 no es una norma internacional por la
simple razón de que MoReq2 no ha sido adoptado por una organización interna-
cional de normalización. MoReq2, sin embargo, fue adoptado con un amplio
consenso después de someterse a un proceso de edición muy riguroso y recibir la
aportación, sin precedentes, de un gran número de personas y organizaciones.
Además, después de finalizar la consulta, revisión y edición de Moreq2 y antes de
ser aprobado por la Comisión Europea, Moreq2 se vio sometido a una evaluación
exhaustiva llevada a cabo por un grupo de evaluación del Foro DLM, creado es-
pecialmente para asesorar a la Comisión. Este grupo de evaluación, formado por
destacados expertos en el campo de la gestión de documentos electrónicos, re-
presentaba en la medida de lo posible las diferentes tradiciones de gestión de do-
cumentos presentes en Europa.24 Esta evaluación permitió aportar nuevas mejo-
ras en la especificación.
Quizá el desarrollo y mantenimiento de MoReq no difiere tanto del desa-
rrollo de otras normas en el campo de las TIC. También, quizá, MoReq puede de-
finirse mejor por lo que es que por lo que no es. MoReq2 estipula requisitos para
uso común con el fin de conseguir –o al menos fomentar- un nivel óptimo en la
gestión de documentos electrónicos en toda Europa. A pesar de no haber sido-
desarrollado y gestionado por un organismo de normalización, MoReq2 ha sido-
desarrollado por la Comisión Europea en cooperación con el Foro DLM. Moreq2
es gestionado por el Foro DLM y, particularmente, por el Comité Director de Mo-
Req creado en 2008 por el Foro DLM.
La cuestión es si el Foro DLM y, en particular, el recién creado Comité Di-
rector de MoReq pueden asumir el papel de un organismo de gestión y desarro-
llo de la norma.
3. Gobernanza de MoReq
En agosto de 2008, el Grupo Europeo de Archivos presentó un informe al Con-

sejo de Ministros de la UE donde recomendaba que el Foro DLM mantuviera
un régimen de gobernabilidad viable para MoReq2, lo que incluía en particu-
lar, la traducción de MoReq2 en los idiomas oficiales de la UE, y la inserción
de capítulos cero nacionales que tuvieran en cuenta las tradiciones y el marco
legislativo nacional. También solicitaba al Foro DLM que estableciera y con-
trolara un régimen de certificación europeo y una prueba de conformidad para
MoReq225.
Desde los comienzos del proyecto MoReq2, la Comisión Europea dejó
claro que una vez que se finalizara su desarrollo, la gobernanza de MoReq2 co-
rrería a cargo del Foro DLM. En consecuencia, en verano de 2008, el Foro DLM
creó un Comité Director de MoReq (MGB - MoReq Governance Board-), que
se instauró formalmente el 11 de diciembre en el congreso del Foro DLM de
Toulouse.
El MGB difiere bastante del Comité Ejecutivo del Foro DLM en su com-
posición. Mientras que el segundo estaba integrado en su mayoría por expertos de
los Archivos Nacionales, en el MGB solo tres de los once miembros provienen
del sector público, incluyendo un miembro de la Comisión Europea. Los otros
ocho miembros proceden del campo de la consultoría de gestión (de documentos
de archivo), del suministro y desarrollo de software así como del campo de testa-
do de software.
Las principales tareas del MGB se centran en asegurar la consistencia y
calidad de las traducciones y capítulos cero de MoReq, en promocionar el uso y
la adopción de MoReq en la UE y en establecer un programa de mantenimiento
y evaluación de MoReq.
3.1. Traducciones y capítulos cero

No se puede negar el origen anglosajón de MoReq2, tanto desde el punto de vis-
ta Conceptual puesto que MoReq2 se fundamenta en el trabajo previo realizado
por el Archivo Nacional de Reino Unido (TNA) en Londres,26 como desde el
punto de vista político, ya que cuando el Comité Ejecutivo del Foro DLM pre-
sionó a la Comisión Europea para que financiara el proyecto, éste era dirigido por
miembros del TNA. Sin embargo el elevado número de traducciones y el uso ge-
neralizado de MoReq y de MoReq2 son prueba del alto interés que despertaron
en Europa, e, incluso, el resto del mundo.
Las traducciones de MoReq introdujeron una innovación que se genera-
lizó en MoReq2. En el caso de Moreq, ciertos países consideraron necesario in-
cluir una introducción en sus traducciones para, por ejemplo, explicar algunos
términos clave o para guiar como utilizar MoReq teniendo en cuenta el marco re-
gulador nacional y las tradiciones archivísticas y de gestión de documentos na-
cionales. Las introducciones de las primeras traducciones en portugués y francés
son buen ejemplo de ello.27 Ambas reflejan la necesidad de introducir un capítu-
lo ‘nacional’ donde se explique el contexto y, en caso necesario, se incluyan re-

quisitos adicionales acordes a las normas o estándares estatales. En MoReq2 a
este capítulo introductorio se le denomina capítulo cero.
En base al acuerdo de licencia de derechos de autor con la Comisión Eu-
ropea, los traductores de MoReq2 tienen que presentar sus traducciones al Foro
DLM para ser validadas. El Foro no decide si se puede publicar o no la traduc-
ción, sino simplemente si el Foro DLM la considera válida o no. El traductor tie-
ne que mencionar en el dorso de la página de título de la traducción publicada si
ha obtenido o no dicha validación .
Si se opta por incluir en la traducción un capítulo cero, entonces sí que se ne-
cesitará la aprobación de dicho texto por el Foro DLM. En otras palabras, al contra-
rio que con la traducción en si, la inclusión de un capítulo cero dependerá del con-
sentimiento del Foro DLM antes de que aparezca publicado como parte de MoReq2.
Las condiciones de validación de una traducción y de aprobación de un
capítulo cero por el Foro DLM son simples y directas. Una traducción debe ser
completa, es decir, debe contener todos los requisitos de MoReq2 , emplear la
misma estructura y no debe añadir ningún complemento innecesario. El criterio
principal para aprobar un capítulo cero es que no debe contener nada que con-
tradiga o invalide cualquier elemento del mismo MoReq2. Además, los capítulos
cero deben limitarse al propósito original,es decir, explicar cómo emplear MoReq
teniendo en cuenta el marco regulador nacional así como las tradiciones archi-
vísticas y de gestión de documentos de archivo.
3.2. Mantenimiento y evaluación de MoReq

De acuerdo con su mandato, una de las principales tareas del Comité Director
(MGB) es establecer un programa continuado para el mantenimiento de MoReq.
El MGB se encargará de las correcciones, actualizaciones e incluso modificacio-
nes más profundas con respecto a MoReq. Con este fin, el MGB ha acometido la
labor de establecer procedimientos claros y transparentes para la gestión de di-
chas modificaciones que se harán públicos en otoño de 2009.
El mantenimiento de MoReq debe incluir un proceso para tratar comen-
tarios y solicitudes de modificación. Sin ninguna duda también incluirá un pro-
ceso consultivo en donde el público interesado pueda emitir su opinión con res-
pecto a los temas presentados por el MGB. Estos temas pueden ser el resultado de
comentarios recibidos de fuera del Foro DLM, de cuestiones que hayan surgido
en el transcurso de una traducción o al incorporar MoReq a la legislación de un
estado miembro de la UE. Incluso puede ser fruto de un debateen el seno del
MGB o del DLM.
Por último, el MGB necesitará idear procedimientos a través de los cuales
se puedan aplicar modificaciones a MoReq. Con este fin se formará un grupo de
evaluación de expertos que revise las modificaciones antes de que sean aprobadas
por el MGB y publicadas posteriormente. El grupo mantendrá el equilibrio entre
los distintos interesados y será representativo de las diferentes partes de Europa
que a su vez representan las distintas tradiciones en la gestión de documentos de
archivo.
Mientras que el Foro DLM es responsable de la gobernanza de MoReq, la
Comisión Europea tiene interés en asegurar la integridad de la especificación. Por
este motivo se ha propuesto al Foro DLM que el grupo de revisión actue como un
grupo de expertos de la Comisión bajo los auspicios del Grupo Europeo de Ar-
chivos.
Puesto que las pruebas (tests) y la certificación son algo nuevo para Mo-
Req2, el Foro DLM tuvo inicialmente algunos problemas a la hora de establecer
un régimen al respecto. A finales de 2008, pero, el Foro DLM firmó un Memo-
rando de Acuerdo con Imbus AG (Alemania) para asumir la prueba de confor-
midad de MoReq2. El acuerdo acreditaba a Imbus como el primer centro de prue-
bas para MoReq2 por un periodo de 2 años que, a menos que uno de los socios
objete, se verá prolongado de forma automática por otro año. El acuerdo con Im-
bus no es exclusivo, y en principio está abierto a cualquier otra organización que
desee y sea capaz de realizar la prueba de conformidad de MoReq2.
Dentro de este contexto, el Foro DLM pudo anunciar una primera certi-
ficación exitosa de un ERMS el 15 de septiembre de 2009.28 Sin embargo, en la
actualidad no queda claro el alcance que logrará esta prueba voluntaria. Todavía
quedan muchas cuestiones por resolver en este tema y quizá esto sea el reto más
difícil al que tendrá que enfrentarse el MGB. MoReq2 todavía tiene que demos-
trar su valía como norma técnica europea, pero ahora que las primeras aplicacio-
nes de gestión de documentos de archivo han sido probadas y certificadas, quizá
otras le seguirán.
4. Conclusión
Sin lugar a dudas, MoReq2 puede ser considerado un éxito como demuestra la
progresión de la especificación por toda Europa. Ya se han realizado traducciones
de MoReq2 al francés y al checo, y están actualmente en proceso las traduccio-
nes al español, esloveno, polaco y ruso. En Noruega, la nueva norma Noark5 de-
sarrollada por los Archivos Nacionales se inspira en MoReq2.29
La República Checa no solo es uno de los primeros países en haber tradu-
cido MoReq2, sino que el 1 de julio de 2009 aprobó la traducción checa como
norma nacional para la gestión de documentos electrónicos de archivo.30
En Eslovenia MoReq2 tendrá un papel incluso más relevante que la espe-
cificación original. La traducción eslovena, que finalizará en octubre de 2009, no
se introducirá en los requisitos de software como fue el caso de MoReq (ver más

arriba) sino que se convertirá en sí misma en una norma nacional de jure. En Es-
lovenia es obligatoria la homologación estatal del software usado en el sector pú-
blico y como organismo de homologación estatal, el Archivo Nacional Esloveno
aceptará los certificados de conformidad de MoReq2. Sin embargo, para obtener
una homologación nacional eslovena, los vendedores tendrán además que cum-
plir ciertos requisitos contenidos en el Capítulo cero esloveno.31
La robustez y extensión de MoReq2 a veces se utiliza para argumentar que
la especificación carece de flexibilidad y que es quizá demasiado rigurosa y exi-
gente. Actualmente, estos temas se están discutiendo tanto dentro como fuera
del Foro DLM y dependerá del Comité Director de MoReq darles respuesta.
En septiembre de 2009 el Foro DLM anunció que el Comité Ejecutivo ha-
bía aceptado un agresivo plan de trabajo en aras de una actualización de Mo-
Req2. El elemento clave de este nuevo plan es la intención de adoptar un ambi-
cioso programa de trabajo que dé cobertura no solo a la propia especificación sino
también al modelo de metadatos, el esquema XML y el marco de evaluación. El
Foro DLM espera concluir esta actualización a mediados de 201032.
Como su predecesor, MoReq2 parece estar bien situado para convertirse
en una especificación influyente, no solo en la UE sino también en el mundo. Sin
embargo, es evidente que las aspiraciones del Foro DLM van más allá de propor-
cionar orientación y soluciones útiles y desarrollar y gestionar MoReq como nor-
ma internacional. Mientras que MoReq2 ya ha sido aprobado como norma en
muchos de los estados miembros de la UE, la pregunta es si puede convertirse
también en norma técnica para el desarrollo de software que sea bien aceptada
en el mercado. Es demasiado pronto para llegar a la conclusión que la gobernan-
za de MoReq tendrá éxito y que se lograrán las aspiraciones del Foro DLM. Todo
esto dependerá en gran parte de los desarrollos que se efectuen durante el próxi-
mo año.
Notas
1
El Acrónimo DLM significa “Documents Life-cycle Management” (en español Gestión del Ciclo de vida
de los Documentos). Hasta 2002 provenía de la expresión francesa “Données Lisible par Machine”, es de-
cir Datos de lectura Automática.
2
“Ten follow-up points on the DLM-Forum Electronic Records - Cooperation Europe wide”, en: Procee-
dings of the DLM-Forum Conference on electronic records, Brussels 18-20 December 1996; Luxemburgo,
1997, pp. 353-354.
3
Ian Macfarlane, “Report of the DLM-Monitoring Committee and progress on functional requirements
for electronic records management systems”, en: Proceedings of the DLM-Forum Conference on electro-
nic records. Brussels 18-19 October 1999; Luxemburgo, 2000; p. 141-150.
4
El MoReq fue financiado bajo el programa IDA ‘Interchange of Data between Administrations’, en es-
pañol ‘intercambio de datos entre administraciones’, que estuvo en vigor entre 1999 y 2004. 146 Jef Sch-
ram > MOREQ2. Desarollo de una norma europea de Gestión de Documentos de Archivo
5
Comisión Europea, Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, marzo
de 2001. Edición en papel: Luxemburgo, Oficina de publicaciones oficiales para las Comunidades Europe-
as, 2002.
6
Conclusiones del Foro DLM 2002, en: Proceedings of the DLM-Forum Conference on electronic records,
Barcelona 6-8 May 2002; Luxemburgo 2002, p. 594-595.
7
Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid, Amsterdam
2004. ReMANO ha sido sustituido actualmente por NEN 2082/2008 basado en su predecesor.
8
Información facilitada al autor por parte de Jose Skofljanec, Archivos de la República de Eslovenia.
9
Archivos Nacionales de Australia, Functional Specifications for Electronic Records Management Sys-
tems Software, 2006.
10
Scoping Report for the development of the Model Requirements for the management of electronic re-
cords (Mo-Req2), dirigido por el Grupo de Trabajo del Foro DLM para el desarrollo del MoReq, presenta-
do en el congreso del Foro DLM, Budapest, 5-7 de octubre de 2005.
11
Recomendación del Consejo (2005/835/EC) de 14 de noviembre de 2005 relativa a medidas prioritarias
para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa, OJEU (diario oficial de la UE) L312
del 29.11.2005, p. 55.
12
El acrónimo IDABC significa ‘Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Ad-
ministrations, Businesses and Citizens’ (en español: Prestación Interoperable de Servicios Paneuropeos de
Administración Electrónica a las Administraciones Públicas, a las empresas y a los Ciudadanos). Entró en
vigor en enero de 2005 y finalizará en 2009. IDABC es un programa comunitario gestionado por la Co-
misión Europea que apoya una implementación de la legislación de la UE que facilite el intercambio de
información entre las administraciones públicas de la UE mediante el uso de sistemas informáticos.
13
El principal autor del MoReq2, Marc Fresko, también jugó un papel importante en la autoría del Mo-
Req original y en la actualidad es miembro de la Junta de Gobernanza del MoReq.
14
El grupo de evaluación del Foro DLM está formado por los siguientes miembros: Richard Blake, Reino
Unido; Dolores Carnicer Arribas, España; Olivier de Solan, Francia; Andrea Hänger, Alemania; Paivi
Happonen, Finlandia; Toivo Jullinen, Estonia; Göran Kristianson, Suecia; Ian Macfarlane, Reino Unido;
Atle Skjekkeland, Noregua; Jose Skofljanec, Eslovenia; Malcolm Todd, Reino Unido, presidencia; Martin
Waldron, Reino Unido.
15
Model Requirements for the management of electronic records. Update and extension, Luxemburgo,
OPOCE (Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas), 2008, Apéndice 2.
16
M. Fresko, MoReq2 and how to use it, exposición presentada en el 5º congreso del Foro DLM, Toulou-
se Francia 2008.
17
ISO 15489, Información y Documentación - Gestión de Documentos, Organización Internacional para
la Normalización, 2001
18
Para una comparación detallada de las normas pertinentes al ERMS, véase el Apéndice 7 de la Especi-
ficación del MoReq2 (Luxemburgo 2008), pp. 195-202.
19
Metadata Model, Apéndice 9 de la especificación del MoReq2. Durante el transcurso del proyecto, la
Comisión Europea solicitó la elaboración de un esquema XML para el modelo de metadatos, disponible en
septiembre de 2008, varios meses después de la finalización del propio MoReq2.
20
ISO/IEC Guide2 Ed. 8.0, Standardization and related activities - General vocabulary, 2004. Véase:
http://www.iec.ch/ourwork/iecpub-e.htm.
21
Ibíd.
22
Piers Cain, MoReq: the standard of the future?, en: Information Management Journal, 1 marzo de 2003.
23
Comisión Europea, Modernizar la Normalización de las TIC en la UE - El camino a seguir COM (2009)
324, Bruselas 2009.

24
Véase nota 16.
25
Grupo Europeo de Archivos, Progress Report to the Council on the implementation of Council recom-
mendation 2005/835/EC of 14 November 2005 on priority actions to increase cooperation in the field of
archives in Europe, 1 de agosto de 2008, SEC(2008)2364, p.11. Archivos híbridos 147
26
Véase también: Philipp Wilhelm, An evaluation of MoReq2 in the context of national EDRMS stan-
dard developments in the UK and Europe, en: Records Management Journal, 2009, Vol. 19/2.
27
Véase las traducciones en portugués y francés en: http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/mo-
req/spec_moreq_en.htm
28
Comunicado de prensa del Foro DLM en la Exposición DMX en Colonia, 15 de septiembre de 2009, vé-
ase: http://www.dlmforum.eu/.
29
Erik A.M. Borglund, Design for Recordkeeping: Areas of Improvement, tesis doctoral, 2008 Universi-
dad de Mid Sweden, Sundsvall 2008, p. 19.
30
Las nuevas normas checas contienen algunos elementos que no aparecen en el MoReq2 pero que son
tan comunes a la práctica checa de gestión de documentos de archivo que omitirlos habría causado pro-
blemas, tales como los registros crecientes, una tradiciCzech National Digital Archives Project - Solutions
and new issues.
31
Información proporcionada al autor por Jose Skofljanec, Archivos de la República de Eslovenia.
32
Los detalles de este esquema y programa de trabajo se presentarán en la reunión de miembros del Foro
DLM que tendrá lugar en Suecia a principios de noviembre de 2009 y por lo tanto aún no estaban dispo-
nibles en el momento que se presentó este artículo para su publicación.148 Jef Schram > MOREQ2. De-
sarollo de una norma europea de Gestión de Documentos de Archivo
studia
LUIS HERNÁNDEZ OLIVERA
La memoria híbrida
De la crisis del modelo
taxonómico de selección
a la gestación de propuestas
de macrovalorativas
Paradójicamente, el avance no estará en mirar hacia delante

sino a nuestro alrededor
John Seely Brown y Paul Duguid, La vida social de la información
En 1971 el alemán Hans Booms analizaba, en el marco de una con-

ferencia que la Asociación de Archiveros Alemanes le había encomendado para
la inauguración de su 47 Congreso (Booms, 2004), el estado de la cuestión de la
valoración y de la constitución del patrimonio documental1. En esa ponencia,
que Couture ha calificado de obra maestra, equiparable a la de 1977 de Duchein
sobre el principio de procedencia, Booms concluía que en aquel momento los
archiveros no tenían una respuesta efectiva para las cuestiones del valor y de la
valoración de documentos. Ni tampoco la poseían quienes en aquellos momen-
tos se la adjudicaban: los archiveros marxistas. Hans-Joachim Schreckenbach,
de la Republica Democrática Alemana, en un estudio titulado “El estado la va-
loración documental en los países capitalistas” (Schreckenbach 1969, citado en
Booms, 2004), había proclamado que la determinación del valor archivístico ba-
sándose en fundamentos científicos y aglutinando todos los campos sociales solo
era posible en el contexto de la sociedad comunista. Sin embargo, como de-
mostró Booms, las aportaciones socialistas recogidas en “Los Principios funda-

Departamento de Biblioteconomía y Documentación, Universidad de Salamanca
TABULA, Número 12, 2009, pp. 131-154

mentales de la valoración” de la RDA (Enders 1962, citado en Booms, 2004) no
eran originales y recurrían a criterios ya formulados en la Alemania del Oeste
como la jerarquía del productor del fondo documental2.
Casi cuatro décadas después en el panorama archivístico español tenemos
que constatar esa misma situación de carencia de respuestas a la cuestión del va-
lor y valoración archivísticos. Y lo que es más grave es que aquí apenas nos lo
planteamos. No hemos reflexionado, ni parece que lo vayamos a hacer, sobre lo
que debería ser esta función archivística ni sobre la responsabilidad social que los
archiveros tenemos confiada, de forma monopolística, de constituir la memoria
de la sociedad a la que servimos mediante la formación del patrimonio docu-
mental.
Este juicio de la valoración española puede ser radical, pero, aunque
exagerado, es una opinión que refleja fielmente el precario estado y el reduci-
do alcance que ha tenido la valoración y selección de documentos en nuestro
país3. Este dictamen, que vamos a argumentar a continuación, lo hacemos con
la pretensión de estimular la reflexión y de que podamos ofrecer respuestas
propias al problema de la valoración de los documentos sumándonos a alema-
nes, ingleses, norteamericanos, canadienses y australianos, que tienen el ho-
nor de haber realizado las contribuciones más notables al estudio de esta fun-
ción. Este trabajo nos ofrece la oportunidad de señalar cuál es la actual situa-
ción y los muchos problemas que presenta la función valoración y selección de
documentos en la archivística española. Desgraciadamente no tenemos res-
puestas para los inconvenientes y dificultades que tiene la práctica española,
pero su señalización puede ayudarnos a hacer frente a esos desafíos y a encon-
trar soluciones. En este negro panorama no todo es oscuridad, pues están apa-
reciendo pequeños puntos luminosos que nos van a permitir enfocar el tema
de la valoración desde nuevas perspectivas y, lo que es más importante, a cons-
truir una memoria que por primera vez no excluya a nadie y que resuelva los
problemas que plantea el actual contexto con una explosión documental y una
revolución digital.
1. La experiencia valorativa española
Aquí, como en otros lugares, el crecimiento documental es una realidad y

una preocupación que es y ha sido necesario abordar. Sin embargo, a pesar
del estado de necesidad que suponía y supone la falta de espacio y las limi-
taciones presupuestarias, los archiveros españoles no han atribuido a la va-
loración la importancia que tiene, decantándose por el estudio y ejercicio de
otras operaciones archivísticas como la organización o la descripción docu-
mental.
132 Luis Hernández Olivera > La memoria híbrida

La valoración y selección documental es una función archivística poco
desarrollada en España. Es poco lo que se ha ejercitado y menos lo que se ha es-
tudiado4. Esta bisoñez es consecuencia de la cautela que existe en el colectivo de
profesionales de la archivística a la hora de realizar una tarea sobre la que se tie-
nen unos principios teóricos escasamente definidos, y una metodología exigua-
mente establecida. Y todo ello no hace sino contribuir a los ya de por sí insegu-
ros juicios de valor sobre los documentos que deben dar testimonio de la exis-
tencia de las personas o instituciones. Es una intervención que suscita caución.
Por una parte, porque resulta difícil decidir cuando no se tiene la certeza de estar
actuando correctamente y, por otra, porque cuando se destruyen documentos no
hay posibilidad de retroceder y corregir errores.
Otra de las causas de este estado se puede atribuir a la procedencia aca-
démica de los archiveros españoles, ya que la formación historicista provocaba
que estuviesen más interesados en la potencialidad de los documentos para la in-
vestigación que en su valoración. Las escasas referencias bibliográficas que se
consagran a esta intervención archivística ponen de manifiesto que las pocas se-
lecciones de documentos que se han efectuado lo han hecho para conservar los
documentos que tenían importancia desde el punto de vista histórico. Las refle-
xiones teóricas, en estos textos, son escasas y se circunscriben a reproducir las
directrices para seleccionar documentos elaboradas por archiveros norteameri-
canos.
Hasta los años setenta, la valoración o el expurgo de los documentos era
una intervención relegada y solo ocasionalmente practicada. El marco jurídico
que regulaba esta actuación se podía definir por su centralismo, su escaso desa-
rrollo y su falta de efectividad. Sin embargo, la conjunción de una serie de facto-
res, entre los que hay que destacar la promulgación de las nuevas leyes regulado-
ras del sector, impulsó su desarrollo a partir de los ochenta. En la actualidad, el
estado de la valoración responde a unos principios contrapuestos a los de la si-
tuación inicial: se dispone de unos marcos jurídicos autonómicos que reglamen-
tan ampliamente esta función, se ha convertido en la tarea que comienza a inte-
resar al colectivo profesional y a practicarse con la producción de reglas y calen-
darios de conservación.
Para reflejar cuál es la situación de la valoración en la denominada tradi-
ción archivística española, señalamos a continuación algunos de los hitos que
desde nuestra perspectiva han sido fundamentales en su desarrollo y que nos pue-
den ayudar a perfilar su actual situación. Son los siguientes:
1. La iniciativa de los archivos municipales.

2. La inspiración quebequense.
3. El modelo catalán.
4. El impulso de las reuniones profesionales.

La iniciativa de los archivos municipales
Los archivos y los archiveros de la Administración Local constituyen uno de los

sectores profesionales más dinámicos. El Grupo de Archiveros Municipales de
Madrid desempeñó una importante labor en el área de la valoración y selección
de documentos a través del estudio de la función archivística y del desarrollo de
una serie de instrumentos (Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, 1992a).
Uno de los primeros y más exitosos trabajos del Grupo fueron los manuales de ti-
pología documental de municipios, donde se realiza un estudio de las series do-
cumentales que constituyen los fondos locales (Grupo de Archiveros Municipa-
les de Madrid, 1988, 1992b y 1994)5. Además, uno de los pocos instrumentos de
valoración publicado fue obra de este colectivo (Grupo de Archiveros Munici-
pales de Madrid, 1989)6. La actividad del grupo madrileño fue continuada a ni-
vel estatal por la Mesa Nacional de Archivos Municipales. Fruto de ese trabajo
fue un libro donde se propone un formulario de recogida de datos para valorar y
donde se muestran algunos ejemplos de valoraciones (Mesa de Trabajo de Ar-
chivos de la Administración Local, 2002).
Además de la labor colegiada, es necesario destacar que son muchos los ar-
chivos municipales que, en alguna ocasión, han realizado alguna valoración y eli-
minación de documentos. Aunque menos, también hay algunas administraciones
locales que tienen desarrollado un proceso de valoración y lo aplican sistemática-
mente. Entre estas últimas hay que señalar las experiencias valorativas de los
Ayuntamientos de Barcelona, Zaragoza y Oviedo (Herrero Montero, 2004).
La inspiración quebequense
Una de las vías de desarrollo profesional es la que facilitan los programas de for-
mación continua. En el contexto español, resultaba esencial que los archiveros
pudieran acceder a programas formativos que garantizasen un conocimiento ade-
cuado para poder ejercer la selección de documentos dadas, por una parte, las la-
gunas de la formación inicial, que la incorporación de la archivística a la univer-
sidad ha paliado, pero no resuelto, y la imposibilidad de acudir a los conoci-
mientos que aporta la experiencia. Una formación de este tipo, en la que se se-
ñalasen las bases conceptuales de la valoración y selección de documentos y se
añadiesen una serie de conocimientos experimentales, solo podía ser abordada
con profesionales foráneos. Así lo entendieron las Asociaciones de Archiveros de
Cataluña y Castilla y León que recurrieron a los archiveros de Québec para ase-
gurarse una formación adecuada. Fueron numerosas las participaciones de Michel
Roberge, Carol Couture y de otros coterráneos suyos en algunos de los programas
formativos desarrollados en Castilla y León y en Cataluña.
134 Luis Hernandez Olivera > La memoria híbrida

El modelo catalán
En el periodo post-constitucional, las Comunidades Autónomas, que habían asu-

mido las transferencias de funciones y servicios del Estado, tuvieron que hacer
frente a la falta de políticas de valoración y selección de documentos. Pero no en
todas partes se acometió la labor de llenar ese vacío con la misma intensidad y
acierto. El impulso que se dio en Cataluña a esta tarea ha sido reconocido por
toda la clase profesional y su construcción se ha constituido en el arquetipo a imi-
tar por otras Comunidades Autónomas
Entre los factores que permitieron culminar, exitosamente, el avance de
las políticas de valoración está, en primer lugar, el desarrollo normativo7. En se-
gundo lugar, una eficaz organización administrativa levantada en torno a una
Consejería dedicada a los temas culturales con la gestión específica de los archi-
vos a cargo de un Servicio de Archivos. Para regular las valoraciones y determi-
nar los plazos de conservación y la eliminación de documentos se creó como ór-
gano asesor la Comisión Nacional de Valoración y Selección de Documentación
Administrativa (Cermeno i Martorell, 1993 y 1997). Y por último, y este es un
factor que la diferencia del resto de las administraciones archivísticas, la Admi-
nistración Autonómica instauró un sistema de gestión de documentos adminis-
trativos (SGGDA) que potenció las funciones de los archivos intermedios, ra-
cionalizando las prácticas, e impulsó la elaboración de instrumentos como los ca-
lendarios de conservación y tablas de valoración de documentos (Direcció Ge-
neral del Patrimoni Cultural, 1999)8.
En Cataluña se ha desarrollado una práctica profesional de la valoración
apropiada, que ha contribuido al avance de esta intervención. Las estructuras,
junto con las ventajas que supone la gestión documental y otros factores relati-
vos a la comunidad profesional, explican el porqué otras comunidades lo perci-
ben hoy como un modelo útil.
El impulso de las reuniones profesionales
Entre los acontecimientos que mayor impacto han tenido en el desarrollo de la

valoración de documentos en España hay que citar a los congresos o reuniones
profesionales. Aunque es difícil medir con exactitud los resultados y las conse-
cuencias de estos eventos sí podemos señalar que han tenido importantes reper-
cusiones, que en algunos casos se percibirían bastante tiempo después.
Vamos a reseñar los tres congresos, celebrados en España en los últimos
veinte años, que se fijaron como objetivo de su programa la valoración de docu-
mentos. Orientadas sobre el tema de la valoración de los documentos desde dife-
rentes perspectivas (jurídica e histórica) se celebraron las “II Jornadas de Archi-

vística de Cataluña”, en Andorra en 1989 (Jornadas d’arxivistica de Catalunya,
1989). Se realizó un análisis del estado de la cuestión de la intervención archi-
vística, aportando luz a la determinación de los valores y, por otra, incentivó el
desarrollo de una normativa autonómica que disciplinase la intervención. Así, la
Administración Autonómica catalana presentó una ponencia exponiendo los
objetivos y las directrices de la futura regulación. Dos años más tarde, el Minis-
terio de Cultura convocó las “Jornadas sobre metodología para la identificación
y valoración de fondos documentales de las Administraciones Públicas” (Jorna-
das sobre Metodología para la Identificación, 1991). Los ponentes y comunican-
tes de Madrid, en su gran mayoría, abordaron cuestiones relativas a la identifica-
ción de fondos, especialmente los ligados a los grupos de trabajo organizados por
la Dirección de los Archivos Estatales. Otro bloque presentó sus experiencias de
valoración y selección de documentos9. Por último, la Asociación de Archiveros
de Castilla y León y el Departamento de Biblioteconomía y Documentación de
la Universidad de Salamanca organizaron, en el año 2002, el “III Coloquio In-
ternacional de Ciencias de la Documentación” y “III Congreso de Archivos de
Castilla y León” con el título “El refinado arte de la destrucción: la selección de
documentos” (Hernández Olivera, 2003). Este congreso de Salamanca constitu-
yó la ocasión de mostrar a la profesión todo lo nuevo que se había realizado en la
teoría de la valoración y selección de documentos, desde la tradicional concep-
ción de los valores primarios y secundarios de Schellenberg, hasta las propuestas
más recientes que inciden en la necesidad de documentar el contexto social en
el que se han creado los documentos10.
Estas reuniones profesionales constituyeron foros donde un amplio núme-
ro de profesionales pudo reflexionar colectivamente sobre las cuestiones teóricas
y prácticas de la valoración y asegurar, así, la reactivación y promoción de esta
tarea archivística.
La escasez de trabajos de carácter doctrinal
Otro de los medios, que consideramos puede ofrecer una imagen bastante próxi-
ma de la realidad, es el estudio de la literatura profesional, un análisis cuantitati-
vo de lo que los autores españoles han escrito sobre este tema. Ello nos va a per-
mitir conocer las líneas por las que se desenvuelve la valoración española y, en
alguna medida, insinuar el futuro de esta intervención archivística.
Según las conclusiones de un estudio de la documentación publicada en
España sobre esta función (Hernández Olivera, 2005)11 se aprecia un crecimien-
to de la producción a partir de mediados de los años ochenta, que se intensifica-
rá en las siguientes décadas. Es significativo resaltar que el 90% de la producción
bibliográfica se concentraba en los últimos quince años. En los primeros treinta

años del estudio (1955-1985) la aparición de algún trabajo sobre valoración es
pura anécdota. Transcurren periodos de 5, 6 y hasta de 7 años sin que registremos
ningún texto donde se analice esta función. Los escasos escritos publicados en
esta época son responsabilidad de solo tres autores12. Una parte importante del
incremento cuantitativo que se produjo en los últimos años fue desencadenado
por la convocatoria de dos reuniones científicas: las “Primeras Jornadas sobre me-
todología para la investigación y valoración de fondos documentales de las ad-
ministraciones públicas” de 1992, y el “III Congreso de Archivos de Castilla y
León”, desarrollado diez años más tarde.
Las actas de congresos y reuniones científicas son el medio más utilizado
para comunicar los resultados y conclusiones de los trabajos desarrollados (60%).
Un tercio de los trabajos adoptó la forma de artículo de publicación periódica
para difundir los estudios a los profesionales del área. Esta producción mayorita-
riamente se concentra en las revistas Tabula y Lligall. Un 6% de los textos co-
rresponden a las monografías y la mitad de ellos son compilaciones de valoracio-
nes. Y solamente una pequeñísima parte de estos estudios recogen propuestas te-
óricas o metodológicas de la valoración archivística.
El análisis de la autoría de los trabajos muestra que cerca del 80% de los
autores se ha limitado a realizar un único trabajo. En el extremo contrario, ob-
servamos que únicamente 8 autores (8%) han escrito más de tres estudios dedi-
cados a la valoración y selección de documentos13. Los autores mayoritariamen-
te se dedican a ejercer la profesión en el ámbito de las Administraciones Públi-
cas, mientras que el segundo gran bloque, con un 20%, está formado por aquellos
que se dedican a la docencia universitaria.
Centrándonos en el tema que mayor interés ha suscitado, la valoración en
los diferentes tipos de archivos, el análisis concreto de las categorías nos indica
la hegemonía de los trabajos basados en las valoraciones en archivos municipa-
les, que constituyen la mitad de todos los realizados. Con unos porcentajes nota-
blemente inferiores, le siguen los archivos judiciales y las valoraciones de archi-
vos universitarios y administrativos. El resto de los tipos de archivos estudiados
lo son de forma testimonial con porcentajes muy reducidos. El segundo bloque,
cuantitativamente más importante, es el de los manuales y estudios generales. Es
un conjunto heterogéneo, donde se reúnen manuales y monografías con artícu-
los de carácter básico. Afortunadamente se está produciendo un cambio de ten-
dencia y, a medida que se van editando nuevos manuales, van perdiendo fuerza
los artículos de carácter general. En los últimos años Vázquez Murillo (1995), Ló-
pez Hernández (1999), La Torre Merino (2000) y Hernández Olivera y Moro Ca-
bero (2002) han visto publicados sus manuales sobre valoración. Los aspectos
técnicos ocupan el tercer lugar en la lista de áreas de investigación favorecidas.
La teoría de la valoración apenas cuenta con un 10% de los trabajos. Y una par-
te importante, todos los estudios sobre las diferentes propuestas teóricas de la va-

loración, se publicaron con ocasión del Congreso de Archivos celebrado en Sa-
lamanca en el 2002. Los investigadores españoles exclusivamente han prestado
su atención, dentro del marco teórico, a las cuestiones de los valores. Ello es el
reflejo de la pervivencia en España de los modelos más tradicionales de valora-
ción. Una nota importante es el carácter multidisciplinar de este bloque, en don-
de se recogen las aportaciones de juristas e historiadores para una mejor identifi-
cación y determinación de los valores jurídicos y testimoniales e informativos.
La caracterización del modelo español
Señaladas las notas cualitativas que describen el reciente devenir de la valora-

ción a nivel nacional, podemos centrarnos en la caracterización de la realidad
más próxima. A nuestro entender, el modelo valorativo español14 está estrecha-
mente vinculado a la concepción taxonómica de la valoración desarrollada por
Schellenberg (1956). El archivero norteamericano contribuyó, de manera esen-
cial, al desarrollo de la Archivística contemporánea al definir dos conceptos tan
simples como esenciales: los valores primarios y secundarios. El valor primario,
según Schellenberg, viene determinado por el productor de los documentos. Es
decir, que este valor se basa en las aplicaciones iniciales del documento, en las
razones por las cuales existe. Esta importancia del documento se establece con
relación a la función de prueba administrativa, legal o financiera, las tres cate-
gorías del valor primario que estableció Schellenberg. El valor secundario es
aquel que adquieren los documentos cuando han dejado de tener utilidad para
la administración productora. La responsabilidad de la determinación de estos
valores, y en esto Schellenberg se aleja nuevamente de las posiciones de Jen-
kinson, se la asigna al archivero, contribuyendo con esta decisión al refuerzo de
la profesión. En este valor solamente plantea dos componentes. Por una parte,
el valor testimonial –evidential value–, que Schellenberg concibe como la capa-
cidad de los documentos de evidenciar el funcionamiento y la organización de
las entidades de las que proceden, no es un valor inherente a los documentos pú-
blicos debido a su capacidad probatoria. Y está estrechamente ligado al lugar que
ocupa el creador en el organigrama. Cuanto mayor sea el nivel jerárquico del
productor, mayor será su valor testimonial y mayor será la necesidad de su con-
servación indefinida. Y por otro lado, y en segundo lugar, el concepto de infor-
mación –informational value– que abarca una dimensión extra-institucional y ex-
pone la idea de dar testimonio de las actividades de otros componentes de la so-
ciedad. Al concebir el valor informativo señala que “los valores informativos de-
rivan, como es evidente por el mismo término, de la información que se en-
cuentra en los documentos públicos sobre personas, lugares, temas y similares de
los que tratan las agencias públicas” (Schellenberg, 1956, 140).

En la archivística española, la escasa praxis de la valoración se ha realiza-
do atribuyendo estos valores a los documentos, de acuerdo con los métodos y cri-
terios del archivero norteamericano15. Si salimos del terreno empírico, observá-
bamos anteriormente que la literatura archivística nacional se había limitado a
recalcar la importancia de la intervención y a repetir la clasificación de los valo-
res. Estas reiteraciones debieron atribuirle una absoluta certeza a estas ideas, pues
aquí, y a diferencia de lo ocurrido en otros países, no se suscitaron dudas ni se de-
sarrolló el más mínimo escepticismo entre la comunidad profesional sobre las
fuentes y las influencias en que basar el “valor,” “trascendencia” e “importancia”
de los documentos y su aplicación.
Respecto a los aspectos procedimentales e instrumentales la Ley del Pa-
trimonio Histórico Español impuso, con carácter obligado, la autorización gu-
bernativa de eliminación de documentos. Las leyes autonómicas extendieron esa
imposición a las valoraciones realizadas en los ámbitos de su competencia. Es un
acto administrativo de juicio, de carácter complejo, que tiene por objeto deter-
minar, mediante un procedimiento específico, la idoneidad de una propuesta de
selección de documentos. El procedimiento de autorización de eliminación de
documentos tiene dos periodos bien diferenciados: la valoración y la autorización
de la eliminación (Hernández Olivera, 2009). La valoración es una estimación
que realiza generalmente el archivero de la entidad que pretende desarrollar una
selección de documentos sometidos al régimen del patrimonio documental. La
valoración se efectúa tras un estudio que persigue recabar toda la información ne-
cesaria a efectos de tomar una decisión sobre la conservación o eliminación de
los documentos. Por esta razón, los instrumentos de valoración deberían com-
prender todos los elementos necesarios para conocer la documentación y las va-
loraciones que se pretenden aplicar. La segunda fase es una actuación adminis-
trativa del órgano archivístico responsable de la protección del patrimonio cul-
tural, y con la asesoría de la comisión de calificación o de valoración, para pro-
nunciarse acerca del consentimiento o denegación de la autorización de elimi-
nación de documentos solicitada.
Por ultimo, en relación a los instrumentos técnicos de valoración, las nor-
mas promulgadas por las Comunidades Autónomas, en materia de valoración y
selección de documentos, aunque con diferentes grados de desarrollo, han incor-
porado nuevas herramientas para recoger y aplicar las decisiones de valoración.
Frente a las numerosas coincidencias que se han producido en la ordenación de
la valoración, las propuestas instrumentales autonómicas son diferentes. Aunque
cada herramienta representa una opción, las leyes concuerdan en la interpreta-
ción de que si no hay una previa aprobación de los instrumentos valorativos, no
se podrá acometer la eliminación de documentos,. En Castilla y León y en el País
Vasco se prescriben los calendarios de conservación. En otros ordenamientos
(Cataluña, Castilla-La Mancha, Andalucía y Canarias), se recurre a las tablas de

valoración. Es esta una diferenciación que trasciende los aspectos terminológicos
e interesa a los temas conceptuales, lo cual produce importantes repercusiones de
tipo práctico (Hernández Olivera, 2005).
2. Problemática del modelo español
A pesar de su popularidad son muchas las razones que nos llevan a desconfiar de
la valoración taxonómica que impera en la práctica archivística española.
En primer lugar, el arquetipo español, inclinado a la valoración tradicio-
nal, es arcaico. Se trata de un modelo que fue desarrollado para una época muy
diferente a la actual, en la cual el volumen de documentos era relativamente es-
caso y en la que las tecnologías, para la creación, almacenamiento y conserva-
ción, eran elementales.
En segundo término, como modelo centrado en el documento, es en estos
momentos inabordable. Este fracaso de la metodología tradicional ya fue señala-
do por Bearman (1995, 381) cuando comparó los objetivos de la Archivística
con los recursos para llevarlos a cabo y concluyó que los archiveros eran incapa-
ces de hacer frente al enorme volumen de documentos que generaba la sociedad.
La ingente cantidad de documentos que se producen y la multiplicidad y diversi-
dad de instituciones que los generan convierten la valoración de esta documen-
tación en una tarea inabarcable para las actuales posibilidades de los archivos. Es
una propuesta que podría valer para contextos de reducida producción pero con
los actuales parámetros de generación y un análisis de los documentos enorme-
mente exigente se dificulta considerablemente su viabilidad.
Es, además, una propuesta que, al insistir en el contenido de los docu-
mentos, es decir, la información que tienen sobre su productor (origen, funcio-
nes, evolución) y aquellos otros datos que en el desarrollo de sus actividades se
recopilan sobre personas, movimientos, tendencias, acontecimientos, resalta la
relación con la Historia. La de Schellenberg es una proposición arbitraria que se
orienta solo hacia un tipo de usuarios. Los archivos, según él, se concentran en
la documentación histórica; se anhela descubrir los documentos con un valor real
o potencial para la investigación. El objetivo de esta propuesta valorativa se cen-
tra más en satisfacer los intereses de los investigadores que en reflejar las activi-
dades de la sociedad. Y la escasa fiabilidad de esta tendencia de la valoración vin-
culada a los deseos de los historiadores pronto quedó demostrada con el variable
devenir de la historiografía. La versatilidad de las demandas de los historiadores
hizo muy difícil acometer la selección de documentos en función de la investiga-
ción del momento e imposible realizarla atendiendo a especulaciones sobre cuá-
les serán las futuras necesidades de la investigación. Al mismo tiempo al hacer
hincapié en los valores históricos del documento el modelo español está sesgan-

do la valoración hacia el lado patrimonial. Prueba de ello es que la mayoría de las
evaluaciones que se han efectuado a través de tablas de valoración solo contie-
nen disposiciones de tipo cultural, de conservar o destruir, centradas en la cons-
titución del patrimonio institucional. Mientras que los minoritarios calendarios
contienen también decisiones de valoración (al señalar los plazos de conserva-
ción) que generan impactos de tipo administrativo. Las decisiones sobre los va-
lores primarios que incluyen estas herramientas determinan el plan de gestión
documental de la institución. En este sentido podríamos apuntar que el calenda-
rio es un instrumento que es producto de la concepción integral de la Archivís-
tica y que las tablas de valoración responden a una percepción tradicional, que si
ya no se encierra en los archivos históricos, todavía no hace suya la gestión de los
administrativos. Desde el punto de vista del campo de aplicación de las disposi-
ciones, el calendario vincula a todos los archivos de la institución, pues todos de-
ben cumplir sus prescripciones, mientras que las tablas de valoración inciden, es-
pecialmente, en los archivos intermedios, donde se desarrolla mayoritariamente
la selección.
Es un modelo que también podemos caracterizar como insuficiente. El ar-
quetipo se basa en la selección de los documentos que producen las administra-
ciones públicas que se consideran dignos de conservación indefinida. Pero no po-
demos olvidar que por mucho que las administraciones hayan asumido funciones
y extendido su campo de intervención no llegan a cubrir todo el ámbito social.
Se impone admitir que para construir la memoria social, el patrimonio docu-
mental, no basta con hacer, como hasta ahora, una selección de los documentos
generados por las administraciones publicas. Tenemos que aceptar que hay per-
sonas, grupos y entidades que estamos condenando al olvido. ¿Quién se ha preo-
cupado de la documentación de los gitanos? ¿Qué archivos se han interesado por
los papeles de los emigrantes marroquíes, subsaharianos, latinos o de otras proce-
dencias? ¿Quién se ha inquietado por la recopilación de los documentos de los
gays españoles o de otros colectivos marginados? Un modelo mejor debería seguir
tomando en consideración la memoria del poderoso Estado que encontramos en
los archivos de las instituciones oficiales pero también la de otros sectores como
los marginados que sistemáticamente se han silenciado. Un modelo perfecciona-
do de valoración debe llevarnos a superar la concepción tradicional de la Admi-
nistración como valor absoluto y de la superior valía de lo público en detrimen-
to de las entidades privadas e informales.
Sin duda, uno de los defectos mayores del modelo español es su descon-
textualización. En un momento en que la información sobre el contexto ha ido
incorporándose a otras funciones archivísticas16, la valoración continúa dando la
espalda a este tipo de datos y desdeña un conocimiento esencial para su ejerci-
cio. En el caso español la información requerida para la valoración se limita ge-
neralmente a datos sobre la propia documentación como denominaciones, ori-

gen, tramitación, contenidos, etc. Incomprensiblemente la información contex-
tual o no se contempla o se hace mínimamente. El estudio de identificación y va-
loración solicitado en la regulación de la valoración de los documentos andalu-
ces, similar al exigido en otras Comunidades Autónomas, solamente requiere 6
apuntes relativos al contexto: la mención de la procedencia (mediante la indica-
ción del nombre del organismo y unidad administrativa), función, legislación y
procedimiento administrativo. La única propuesta en la que se exigía una impor-
tante información contextual fue una que se nos encargó para la valoración de la
documentación en Castilla y León y que posteriormente no fue asumida por los
responsables del patrimonio documental de esa Comunidad Autónoma. En esa
propuesta, publicada sin las referencias concretas a la comunidad castellano-leo-
nesa, se solicitaban además de los datos del formulario andaluz otras 34 referen-
cias sobre información contextual relativa a la institución, a su cultura institu-
cional, al ámbito en el que se mueve la entidad, usuarios, clientes e interesados
en sus funciones, marco normativo, litigios y conflictos, etc. (Hernández Olive-
ra y Moro Cabero, 2002, 62-79).
Si los documentos de los archivos son producto de instituciones y perso-
nas que participan y se relacionan en un mismo ámbito, la selección de su docu-
mentación se debe efectuar de manera que el resultado de esa intervención sea
un reflejo de ese espacio social. El conocimiento de ese contexto debe ser inelu-
dible. Solo con la información suficiente sobre la documentación y su contexto
los miembros de las comisiones de valoración podrán determinar correctamente
el valor de las series documentales. Además de la información sobre la propia do-
cumentación se debe reunir información sobre el contexto en el que se ha crea-
do la documentación, dado que esta refleja los valores, tendencias y funciones de
la entidad responsable de su producción. En este mismo sentido apunta la guía
para la gestión de documentos de archivo enunciada en el conjunto de Normas
ISO 15489 cuando establece que “la decisión sobre qué documentos deberían in-
corporarse al sistema de gestión y durante cuánto tiempo debería conservarse re-
quiere, en primer lugar, un análisis del entorno interno y externo de la organiza-
ción, su relación o relaciones con dicho entorno, y la identificación de las fun-
ciones y actividades de la organización” (UNE-ISO 15489-2, 18). Sabemos que
el contexto modela el contenido de un documento y, análogamente, el conteni-
do implica un contexto. En los procesos de valoración tenemos que reforzar la in-
formación pero en la dirección contraria a la que lo venimos haciendo, menos
contenido y más contexto. Tenemos que acabar con la fascinación que nos pro-
voca el contenido.
Es el contexto del modelo español, cuyo conocimiento es imprescindible
para la buena interpretación, el que explica alguna de sus lacras. La masiva gene-
ración de documentos y la impráctica de la selección saturaron los archivos e ins-
tituciones de papeles. En esa coyuntura la prioridad de administradores y archive-

ros es deshacerse de ese agobio. Para ellos lo prioritario era reducir drásticamente
el volumen destruyendo los documentos sin valor. Se trataba de valorar para eli-
minar, según la terminología de Wilhem Bohr de realizar una selección negativa.
Con este objetivo se apostó por una táctica valorativa que permitía solicitar la au-
torización de eliminaciones considerando como unidad de valoración a la serie
documental. Evidentemente el procedimiento permitió, con este tipo de propues-
tas, sujetar el volumen documental pero sus consecuencias se revelaron perversas
para la determinación de la memoria institucional y social. Un procedimiento ba-
sado en valoraciones parciales, a través de las series documentales, provocó que
sobrestimásemos la documentación relativa a los aspectos gerenciales y financie-
ros en detrimento de los que documentan las funciones específicas de la entidad.
Basta con un repaso somero a las valoraciones de los archivos, por ejemplo los uni-
versitarios, para constatar que la documentación que se destina a la conservación
permanente es habitualmente la relativa a los órganos de dirección, administra-
ción de personal y gestión financiera. Significativamente las series que documen-
tan la labor docente e investigadora, no olvidemos que son estas las funciones
principales de la universidad, son anecdóticas. Con este modelo estamos forman-
do una imagen de la universidad como una institución académica especializada en
la gestión pero sobre la que desconocemos cómo enseña las titulaciones que im-
parte y cuáles son los métodos y resultados de sus investigaciones. Nadie podrá ob-
jetar que con este sistema se han conservado las series que tienen un mayor valor
pero tampoco nadie podrá admitir que esos archivos son un reflejo fiel de la labor
que desempeñan las instituciones universitarias en nuestra sociedad.
Conviene mencionar también que el sistema de valoraciones basado en la
presentación de solicitudes parciales provoca la falta de control por parte de las
autoridades encargadas de autorizar las eliminaciones de documentos. La inexi-
gencia de presentar conjuntamente las valoraciones relativas a una función o,
mejor aún, de toda la entidad en calendarios de conservación, impide que los ór-
ganos administrativos competentes conozcan qué series ya tienen autorización
para eliminar, cuáles se ha decidido que se conserven y cuáles no han sido toda-
vía objeto de dictamen. Este procedimiento dificulta que se tenga una informa-
ción general sobre todo el conjunto documental, sobre todo el archivo. Un co-
nocimiento que resulta imprescindible para determinar adecuadamente qué se-
ries tienen valor archivístico, considerando el marco funcional y estructural en
el que fueron creados y utilizados los documentos y cuáles son las que mejor pue-
den documentar las funciones desarrolladas por la institución. Si ya teníamos du-
das sobre el ejercicio de la facultad consultiva de las comisiones de valoración o
calificadoras17 la falta de control que acarrea este procedimiento nos lleva a sem-
brar más incertidumbre sobre el ejercicio de su función consultiva y a afirmar que
en la mayor parte de las ocasiones estaremos ante decisiones discrecionales, ante
meras manifestaciones de voluntad, sin ninguna base de conocimiento.

Hemos señalado la ranciedad de una propuesta que nos obliga a ser visio-
narios, la ineficacia de un modelo para construir un patrimonio documental y
otros defectos que no permiten a este sistema español facilitar la respuesta que
necesitan las cuestiones del valor y de la valoración de documentos. Este somero
análisis nos ha permitido identificar algunos de los problemas del actual modelo
pero también nos ha permitido intuir por dónde debemos empezar a buscar las so-
luciones.
3. Propuesta para alcanzar unos archivos reflejo de la sociedad
¿Cómo salir de esta situación? ¿Cómo hay que valorar para no incurrir en más
errores? La escapatoria ya la señalaba Booms en la mencionada ponencia. Si
coincidíamos con él cuando diagnosticaba que los archiveros no habían podido
conseguir una solución a los temas del valor y de la valoración de documentos te-
nemos que volver a convenir con el archivero alemán cuando señala que el fu-
turo de la valoración deberá girar en torno al interés social, buscando construir
un patrimonio documental que sea el retrato de la sociedad. Si aceptamos que los
documentos son el resultado de los ciudadanos e instituciones que constituyen la
sociedad, tenemos que asumir que la selección de los documentos debe empren-
derse de manera que el archivo resultante sea un fiel reflejo del ámbito donde fue-
ron creados los documentos18. La necesidad de una consideración del contexto,
de una mejor comprensión del fin y el como de la creación de los documentos an-
tes de acometer su valoración que plantea la propuesta alemana es el camino.
Son muchas las vías que, en esta misma dirección, se están explorando
para abordar la valoración y selección de documentos. Este es también el rumbo
que promueven los archiveros postmodernistas cuando sugieren contextualizar
los documentos situándolos en sistemas funcionales que describan la creación y
utilización de los documentos, exploren su gestión y documenten las interven-
ciones a las que son sometidos por los archiveros19. Como señala Cook la valo-
ración postmoderna determinará el “valor” según la teoría social basada en la na-
rrativa del contexto de creación más que en el contenido. Valorar se convertirá
en un análisis macrovalorativo de las funciones, los programas y actividades del
creador, y de la interacción ciudadana con ellos, para a continuación determinar
los documentos que de la forma más concisa reflejen esas funciones, y buscar (¿o
crear?) en el sector privado las fuentes que complementen la documentación pú-
blica (Cook, 2007a, 76).
Sería un error señalar que esta formulación postmoderna de la valoración
conocida como macrovaloración es una propuesta teórica y metodológica que re-
suelve definitivamente el problema y determina correctamente el patrimonio ar-
chivístico. Pero creemos firmemente que es uno de los modelos que mejoran no-

tablemente la tradicional práctica valorativa en general y la española en particu-
lar. Cuando proponemos cambios en la estructura y en la metodología de la “ex-
periencia legitima y coherente” de la valoración española (Heredia, 2003, 201)
lo hacemos con la convicción de que la representación documental de la socie-
dad que obtenemos mediante el recurso a las estimaciones sobre el uso real o fu-
turo de los documentos por los investigadores se perfeccionaría acudiendo a la
macrovaloración. Con la difusión de este modelo no estamos invitando a copiar
miméticamente la experiencia canadiense, sino a ampliar su conocimiento y más
concretamente a aportar elementos para la reflexión y el pendiente debate que
los archiveros debemos realizar sobre la teoría y la metodología de la valoración.
Si reprochamos el desconocimiento de la realidad archivística española que se
tiene en el ámbito anglosajón, por la ignorancia de la lengua y también el esca-
so esfuerzo difusor de esa realidad que hemos efectuado los profesionales de este
país, no podemos incurrir en la misma omisión ignorando otros modelos e insta-
lándonos en una autarquía que solo es propia de sistemas subdesarrollados. La
macrovaloración asienta sus bases teóricas en las ideas de Hans Booms y en las
aportaciones realizadas posteriormente por Gerald Ham (1984), Helen Samuels
(2004), Brown (1995) y Terry Cook (1992, 1998 y 2000). No se trata de una pro-
puesta que no haya pasado de los textos y las formulaciones. Su credibilidad se
vio reforzada cuando fue testada y llevada a la práctica en una prestigiosa insti-
tución archivística como son los Archivos Nacionales de Canadá.
La macrovaloración se caracteriza, según Cook (2003, 87), por:
1. Ser un proceso activo y planificado para localizar documentos de valor ar

chivístico; no es una reacción pasiva a peticiones para obtener autoriza-
ción para destruir documentos.
2. Identificar, después de realizar una investigación, directamente los docu-
mentos valorados como archivísticos siguiendo un criterio de “valor” pre-
viamente definido, y no de forma indirecta mediante su extracción de los
sobrantes de una eliminación o de los que ya no necesita la Administra-
ción.
3. No valorar los documentos para los historiadores ni considerar su utiliza-
ción por ellos; por el contrario, se valorarán teniendo en cuenta el uni-
verso funcional y estructural en que su productor los crea y los usa.
4. Sin una teoría o un concepto definido de lo que se entiende por valor, nin-
guna estrategia o metodología de valoración podrá ser aplicada conse-
cuentemente, ni sus resultados serán defendibles ante un público cada vez
más interesado.
5. La teoría de la valoración no tiene relación directa con la teoría archivís-
tica; de hecho se las puede considerar opuestas, ya que una trata sobre el

valor de los documentos para la memoria social e institucional y la otra
sobre las características de los documentos como prueba fidedigna.
6. La valoración es un proceso inevitablemente subjetivo y los “valores” que
la animan cambiarán con el tiempo, el lugar y la cultura; el archivero
construye el pasado que el futuro conocerá.
7. Debido a la complejidad de la valoración, a su importancia social y a su
subjetividad, los archiveros y sus instituciones deben ser considerados res-
ponsables de sus decisiones mediante una documentación completa y cla-
ra de su investigación, el proceso seguido y las conclusiones obtenidas.
Como se apunta en estas notas la base de la macrovaloración se encuen-

tra en el análisis de la procedencia y no en el contenido. Pone el acento en el ori-
gen, es decir, en el contexto donde se crearon y utilizaron los documentos y no
en los en los usos anticipados, los secundarios según la terminología de Sche-
llenberg. Es un enfoque social de la valoración que en concreto se centra en la
atención a tres fenómenos sociales: estructuras (instituciones creadoras de los do-
cumentos), funciones y actividades (tendencias socio-históricas) y ciudadanos
(usuarios, clientes). La valoración de estos tres fenómenos y especialmente sus re-
laciones, interconexiones e influencias determinará, en términos de impacto so-
cial, qué documentos poseen valor y se conservaran y cuáles no lo tienen y se des-
truirán. Cook señala que en las sociedades democráticas sus representantes par-
lamentarios atribuyen, a través de las leyes y otras disposiciones, funciones y
competencias a las instituciones. Estas atribuciones reflejan fielmente las ten-
dencias y las necesidades de la sociedad. Estas funciones (desarrollo económico,
defensa y seguridad, medio ambiente, cultura y patrimonio, etc.) se desarrollan y
articulan en diferentes subfunciones que a su vez se atribuirán a departamentos
de la institución. Los ciudadanos se relacionarán con esas estructuras y funciones.
En la mayoría de las ocasiones se limitarán a participar en los distintos programas
pero en otras los cuestionarán e incluso los rechazarán ofreciendo una clara ima-
gen de las preferencias sociales. Cook considera que el contexto en el que se cre-
an los documentos está determinado por todos estos factores: funciones, subfun-
ciones, estructuras, programas, actividades, acciones y transacciones, y en parti-
cular las interacciones de los clientes. Al trasladar la valoración de los docu-
mentos a las funciones e interacciones (macrovaloración) se podrá conocer el
contexto y será más fácil determinar los documentos que tienen valor archivísti-
co. Habrá que, por consiguiente, cambiar la pregunta a formular, dejando de
plantearnos cuáles son los documentos que hay que conservar para interrogarnos
sobre qué funciones de ese productor tienen que ser documentadas y con qué do-
cumentos hacerlo.
La macrovaloración de los documentos archivísticos es una solución a los
muchos desafíos que hay planteados. El problema del crecimiento documental lo

ataja la macrovaloración al permitir identificar grandes conjuntos documentales
que se pueden destruir sin necesidad de profundizar en su estudio con los consi-
guientes ahorros de esfuerzos y recursos. El reto de la documentación electrónica
lo solventa con un modelo centrado en el contexto del que se deriva el docu-
mento, ya que en este ámbito lo importante no es tanto el documento físico
como las transacciones que están en su origen. Y sobre la configuración de la me-
moria social, es decir quién o qué es recordado y quién o qué será olvidado, la ma-
crovaloración pone fin a la hegemonía de la memoria del poder permitiendo que
se exprese la diversidad y complejidad de nuestra sociedad al hacerse eco de sus
múltiples voces. Esta es, por lo tanto, una propuesta atractiva y prometedora que
merece incorporarse al ámbito archivístico español.
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Notas
1
El texto original de Booms: Gesellschaftsordnung und Uberlieferungsbildung: Zur Problematik Archiva-
risher Quellenbewertung. Archivalische Zeitschrift, numéro 68, 1972, p. 3-40 adquirió repercusión tras su tra-
ducción al inglés por la Asociación de Archiveros de Canadá (Archivaria, n. 24, 1987, p. 69-107). Unos años
más tarde, por iniciativa de Carol Couture, la Asociación de Archiveros de Quebec publicaba la versión
francesa (Archives, vol. 33 n. 3-4, 2001-2002, p. 7-44). Finalmente la Associació d’Arxivers Valencians asu-
mió su publicación en español (Revista d’Arxius, n. 3, p. 11-59), atendiendo a una sugerencia que le hicimos
de traducir las principales aportaciones que en el ámbito de la valoración se habían publicado en revistas
norteamericanas y que por las dificultades lingüísticas no habían tenido la debida repercusión en España.
2
Entre los años veinte y los treinta los alemanes Karl Otto Müller, Heinrich Otto Meisner habían apunta-
do la importancia del organismo creador pero fue en 1957 cuando George Wilhelm-Sante y Wilhelm Rhor
formularon la valoración basada en la posición del productor, lo que determina una escala de valores de los
documentos deducidos de la posición del productor en la jerarquía administrativa (Couture, 2003, 26).
Como se ha señalado la relación entre jerarquía y valor es un criterio formal, esquemático y poco eficaz que
no permite resolver la cuestión de la valoración al considerar exclusivamente las élites y al elevar a rango
de testimonio una imagen truncada que excluye a muchos componentes de la sociedad.
La prioridad de la jerarquía en la sociedad socialista era un criterio que también había sido asumido por
la archivística soviética y así lo manifestaba Belov: “El valor de los documentos es una consecuencia inme-
diata de la significación de uno u otro productor de fondos y su posición en la sociedad”, citado por Booms,
2004, 46.
3
Tenemos que señalar que ha habido prácticas de valoración con interesantes aportaciones, como las reali-
zadas, con documentación judicial, en la Real Audiencia de Galicia. Pero el reconocimiento de la valía de
estas experiencias no puede llevarnos a concluir, como hace Pedro López, “la existencia de una tradición ar-
chivística española, que a lo largo del s. XIX elabora toda una teoría sobre la materia” (López Gómez, 1998, 95)
Consideramos que las experiencias de selección de documentos que se han desarrollado en España úni-
camente facilitaban un método para practicar la valoración, pero no hemos encontrado una articulación de
conceptos que determinen el valor, ni, tampoco, hemos localizado enunciados con las propiedades de los
conceptos que se deben aplicar para determinar los documentos a conservar indefinidamente.
4
Como al resto de archiveros europeos, nos interesa más especular sobre los posibles usos que vayan a tener
los documentos en el futuro que reflexionar sobre la idoneidad de los métodos de valoración para conseguir
una representación de la sociedad en la que se han creado estos documentos (Cook, 1992, 49).
5
Son unos trabajos que cumplen perfectamente la función del inventario físico con un modelo descriptivo
que, en gran medida, hemos seguido muchos. Los estudios tipológicos proporcionan información sobre la
documentación, el productor, el procedimiento, el marco regulador y el contenido necesarios para poder va-
lorar la serie. Pero si estos datos son trascendentes de cara a la valoración, más significativa es la inclusión

de la vigencia administrativa y el expurgo. Con la información sobre la vigencia se trataba de ayudar a fijar
las transferencias y con la indicación de propuesta de expurgo, una de las razones que motivaron estos tra-
bajos, se trataba de afrontar el problema del volumen documental.
6
Se trata de un manual de expurgo en el que se valoran las series de los archivos municipales. Tras un es-
tudio introductorio sobre la valoración de documentos, se presenta el instrumento propiamente dicho don-
de, a cada serie documental, se le señala su periodo de vigencia administrativa y se le proponen unos años
de custodia temporal o permanente. También, cuando se ha determinado una conservación parcial de la se-
rie, se recomienda el sistema a seguir para elegir la muestra que debe representar a esa documentación.
7
Como en el resto de las Comunidades, Cataluña se dotó de una Ley de Archivos y completó esta labor or-
ganizadora con toda una serie de disposiciones reglamentarias que regulaban las cuestiones prácticas de la
valoración, para guiar a los archiveros a señalar el valor de los documentos y para fijar los procedimientos e
instrumentos a desarrollar (Balada, 1990; Boadas i Bosch, 1990 y Comissió Nacional d’Avaluació i Tria de
Documentacio, 1997).
8
Al sistema de gestión documental de la Administración Autonómica hay que añadir los desarrollados por
algunos Ayuntamientos, como el de Barcelona y por las universidades catalanas. Todos ellos han incenti-
vado la presentación de propuestas de valoración y han abastecido de trabajo a la Comisión Nacional de
Valoración (Garcia i Puig, 2001; Bernal, 2002 y Casellas, 2002)
9
El Ministerio debió pensar, con la elección de intervinientes, que los problemas que planteaba la selección
de documentos eran de tipo técnico más que teórico y que la difusión de experiencias podía aportar estra-
tegias y métodos a aplicar en los procesos de valoración de documentos.
10
Conocida nuestra función en el citado congreso, no podemos contemplarlo con la misma perspectiva ni
ejercer la misma crítica que puedan realizar otros profesionales.
11
El estudio de la bibliografía profesional, una parte de la tesis doctoral que defendimos en la Universidad
de Salamanca, es un trabajo de carácter exploratorio que pretendía obtener una visión de las áreas de inte-
rés de este campo, las características de las autorías, las experiencias valorativas realizadas en función de los
tipos de soporte o de las clases de archivos y su evolución en los últimos años.
12
Los archiveros que reflexionaron sobre el tema de la valoración son Antonio Matilla Tascón, Carmela
Pescador del Hoyo y Vicenta Cortés.
13
En la relación de los autores que más artículos han firmado hay que incluir a Matilla Tascón, Pescador del
Hoyo, Heredia Herrera, Cermeno Martorell, López Hernández, Moro Cabero, Carol Couture y Hernández
Olivera.
14
Compartimos con Antonia Heredia (2003, 210) la existencia de un modelo español, con las peculiarida-
des que motivan los ordenamientos autonómicos, pero sin la exclusión de Castilla y León que no copia mi-
méticamente el modelo quebequense, como afirma la experta sevillana, sino que se ha limitado a incorpo-
rar instrumentos, como el calendario de conservación, que hoy, a pesar de que todavía se produzca alguna
confusión terminológica, se han incorporado plenamente a la doctrina archivística española. La normativa
castellana-leonesa se convirtió en precursora de un instrumento que, más tarde, encontraría plasmación en
las disposiciones de otras Comunidades.
15
La dificultad de la asignación de valores radica en la carencia de una teoría de lo que se entiende por
cada uno de los valores archivísticos, y del significado y alcance de los intereses presentes en los docu-
mentos. Un claro ejemplo de las diferencias y discrepancias sobre los valores la encontramos en los deba-
tes de la XVI Mesa de Archivos de la Administración Local. <http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/docu
mentos/actas/ XVI_PALMA.pdf> [Consulta: 26 julio 2009]. Sobre los valores se recomienda revisar Her-
nández Olivera, 2004.
16
La tradicional descripción centrada exclusivamente en la indicación del contenido informativo y las ca-
racterísticas físicas del documento ha sido sustituida por un una nueva práctica desarrollada en torno a la
norma ISAD(G) y sus desarrollos en la que la información contextual (Historia institucional o biográfica,
Historia archivística, Fuente inmediata de adquisición, etc.) tiene un papel tan fundamental como el con-
tenido.
17
La actual configuración del procedimiento impide que las comisiones calificadoras y de valoración pue-
dan cuestionar las propuestas de valoración, presentadas por los distintos organismos o entidades. En primer

lugar, porque los componentes que las han realizado están más cerca de la realidad que se está evaluando,
conocen y trabajan con los documentos que se están valorando, dominan el entorno y los circuitos en los
que se emplean los documentos y saben de todos sus requisitos y posibilidades. En segundo lugar, porque la
documentación de la que disponen los miembros de las comisiones de valoración de las administraciones
autonómicas y estatal, tal y como se requiere en las actuales disposiciones reguladoras, es claramente insu-
ficiente para acometer un riguroso proceso de valoración. Por lo tanto, si los miembros de las comisiones de
valoración no poseen los conocimientos, ni disponen de la información que tienen los proponentes, no po-
drán impugnar las proposiciones de valoración que se le sometan (Hernández Olivera, 2005, 438-439).
18
No obstante, debemos disentir del método propuesto por Booms “cuando determina que esa valoración
debe asentarse sobre la opinión pública, pues esta es la única capacitada para legitimar la valoración, dese-
chando las prioridades anteriores de procedencia y cide los que serán conservados” (Booms, 2004, 55-56).
19
Para una aproximación a la Archivística postmoderna véase Hernández Olivera, Cook, 2007 y especial-
mente Cook 2007b para situar la valoración, en una perspectiva histórica y posmoderna.
154 Luis Hernández Olivera > La memoria híbrida

studia
RAQUEL GÓMEZ DÍAZ
La responsabilidad
archivística
en la gestión de la preservación
La conservación de los documentos ha sido siempre una

de las funciones principales de los archivos. En la coyuntura en la que nos en-
contramos, con la irrupción de la tecnología en el ámbito de la Administración,
el número de documentos electrónicos, los formatos, los soportes y las aplicacio-
nes necesarias para su creación y gestión se han multiplicado en pocas décadas.
A las preocupaciones iniciales de cómo adaptar los distintos procedimientos a los
nuevos entornos informáticos, también debemos añadir la inquietud por la con-
servación de los mismos, para que ni la Administración ni los administrados se
vean perjudicados con el cambio que supone la nueva manera de generar y ges-
tionar los documentos.
Hay distintos trabajos que se han encargado de delimitar el concepto de
documento electrónico de archivo (Davara, 1997, 1999; Grupo FORIS, 2000;
Gómez Azevedo, 2007; Serra, 2001; Gómez, 2009...), los atributos (Duranti,
1997, 2001; Cruz Mundet, 2006), su tipología (Duranti, Thibodeau, 2006), su
tratamiento (Serra, 2008), sus valores (Carrascosa, 1997) incluso las distintas es-
trategias que existen para su conservación (Berman, 1995; Rottenberg, 2000; As-
prohth, 2005, Caplan, 2008...). También hay distintos proyectos de relevancia
internacional (Cedars1, InterPares2, Inspect3, EROS4 ...) que se han encargado o
se encargan de estudiar los documentos electrónicos desde distintos enfoques. No
Raquel Gómez Díaz

Facultad de Traducción y Documentación. Universidad de Salamanca
TABULA, Número 12, 2009, pp. 157-170

es objeto de este trabajo repetir lo que ya han tratado otros autores ni tampoco
abordar una crítica de dichas aportaciones, sino que nuestra preocupación está
orientada a la responsabilidad derivada de cualquiera de las acciones que de una
u otra manera tienen consecuencias en el mantenimiento y conservación de los
documentos electrónicos de archivo (en adelante DEA), partiendo de que el pro-
blema de la conservación de los materiales digitales afecta no solo a la Archivís-
tica, sino también a la legislación, economía, informática... y atañe a todo tipo
de instituciones, incluso a aquellas que actualmente no cuentan en sus archivos
con materiales electrónicos, ya que en un futuro más o menos próximo contarán
con ellos.
Partimos de que los DEA comparten características con los documento de
archivo y también con los documentos electrónicos. Quizá por esta última cir-
cunstancia, este tipo de documentos son también objeto del trabajo de profesio-
nales procedentes del ámbito tecnológico, y a diferencia de los soportes tradicio-
nales donde estaba asumido que el documento archivístico era campo de trabajo
del archivero, la nueva realidad está llevándonos a una indefinición del ámbito
de actuación de los distintos profesionales. De este modo en algunas ocasiones
parece que los profesionales procedentes de entornos relacionados con la tecno-
logía han tomado o están tomando decisiones amparándose simplemente en la
naturaleza informática de los documentos, dejando de lado cuestiones archivísti-
cas que nosotros sabemos que tienen gran relevancia. Si los documentos de ar-
chivo requieren un tratamiento específico, aunque ahora el soporte sea distinto,
la naturaleza y los valores del documento siguen siendo los mismos y, por tanto,
requerirán un tratamiento esencialmente archivístico.
En el entorno archivístico se es muy consciente de que el cambio que su-
pone el tratamiento de los documentos electrónicos transciende el material del
que están hechos y desde este entorno se vislumbra una serie de puntos críticos
presentes a lo largo de la vida del DEA que requieren especial cuidado con cual-
quier decisión que afecte a su mantenimiento y conservación, por tanto, es im-
portante incidir en la necesidad del trabajo en equipo de distintos tipos de pro-
fesionales donde cada especialista aporte sus conocimientos específicos y garan-
tizar así que todo el proceso del mantenimiento y conservación se lleva a cabo
con plenas garantías.
La problemática a la que nos enfrentamos es compleja: por una parte está
la propia vulnerabilidad de los documentos, la fragilidad de los soportes, la fuer-
te dependencia tecnológica, la facilidad de replicado, modificación...; por otra
parte sabemos que los cambios no son una cuestión exclusivamente tecnológica
sino que tienen un fuerte componente social, por eso las transformaciones que es-
tamos sufriendo no tienen vuelta atrás y aunque sea complicado seguir el ritmo
tecnológico no podemos anclarnos en el pasado por no saber asumir las noveda-
des. Debemos aprovechar el reto que supone enfrentarse a una nueva manera de
158 Raquel Gómez Díaz > La responsabilidad archivística en la gestión de la preservación de los documentos electrónicos
gestionar los documentos, superando las dificultades de épocas pasadas en las que
no se permitía a los archiveros participar en el diseño de documentos electróni-
cos y en la planificación del diseño de la gestión. En este sentido Serra (2008) in-
dica que la ISO 15489 establece claramente los momentos y el sentido de la par-
ticipación archivística en el diseño e implantación de los sistemas de gestión de
documentos electrónicos, cuestión que debe verse como una oportunidad de de-
sarrollo de la profesión.
Debemos abordar el reto de la conservación de los documentos desde dis-
tintas perspectivas: la legislativa, la de los propios procedimientos y la organiza-
ción en la que se llevan a cabo y, por supuesto, también desde la tecnología. Con-
sideramos que este campo es demasiado amplio para un solo artículo, por lo que
limitaremos nuestro objetivo a marcar aquellos elementos fundamentales que ser-
virán para poner de manifiesto algunos aspectos clave en la toma de decisiones
en materia de conservación, y si bien no podremos dar recetas mágicas que re-
suelvan los problemas, pensamos que la simple llamada de atención sobre los
puntos críticos puede ser el punto de arranque para la toma de decisiones apro-
piadas.
Marco Jurídico de los documentos electrónicos en España
Antes de abordar el tema de la responsabilidad en la conservación es necesario

delimitar el marco jurídico de los documentos electrónicos en nuestro país. A
pesar de que la existencia de este tipo de documentos se remonta a 19925, no será
hasta 2003 con la promulgación de la ley de la firma electrónica (Ley 59/2003)
cuando los documentos electrónicos se equiparen a los que contienen la firma
manuscrita (Delgado, 2007). Es a partir de este momento cuando los documentos
van a tener validez jurídica, con lo que la necesidad de arbitrar medidas que
garanticen su conservación adquiere una relevancia considerable.
Otro de los hitos importantes, en lo que a la legislación de los documen-
tos electrónicos se refiere, es la ley 11/2007, de acceso de los ciudadanos a los ser-
vicios públicos. En el capítulo IV, en los artículos que van del 29 al 32, se abor-
da el tema de los documentos y los archivos electrónicos. Es aquí donde se esta-
blecen las condiciones para reconocer la validez de este tipo de documentos, se
regula el sistema y las condiciones para realizar en soporte papel copias de los do-
cumentos originales emitidos de manera electrónica y viceversa. También debe-
mos tomar en consideración el artículo 6, donde se aborda la conservación en
formato electrónico de los documentos que formen parte de un expediente, por
tanto la implantación del documento y el expediente electrónico generan la ne-
cesidad de la conservación a largo de plazo de estos documentos. Pero dicha con-

servación no puede realizarse de cualquier modo sino que ha de garantizarse que
los documentos se puedan leer, sean inteligibles, identificables, recuperables,
comprensibles y auténticos (ISO 18492). Además tenemos que tener en cuenta
que los sistemas de gestión se convierten en elementos imprescindibles para cum-
plir con las exigencias del nuevo marco jurídico y también debemos considerar
que es necesario delimitar quién tiene la responsabilidad de la función de la con-
servación.
Leyes como la 30/2007, de contratos del sector público, y la 56/2007, de
impulso de la sociedad de la información, favorecerán, sin duda, la regulación de
la gestión de los DEA. En la actualidad hay un Proyecto de R.D. que desarrolla-
rá la ley 11/2007 y que tiene como objetivo la creación de las condiciones nece-
sarias para generar confianza en el uso de los medios electrónicos garantizando la
seguridad de los sistemas, fundamentando la confianza de aquellos que prestan
servicios y custodian la información (Proyecto, 2009).
A pesar de que está definido el marco jurídico es necesario tener en cuen-
ta que el cambio es aún demasiado reciente, por lo que nos encontramos en un
periodo delicado ya que no ha transcurrido el tiempo necesario para verificar si
los mecanismos previstos son los adecuados y si hay que introducir medidas co-
rrectoras. Además debemos ser conscientes de que muchas de las acciones que se
están llevando a cabo serán irreversibles, por lo que debemos asumir el mínimo
de riesgos posibles. Quizá el mayor problema que encontramos es, como señala
Jordi Serra (2008):
“la falta de experiencias y políticas de preservación operativas empieza a ser un
grave obstáculo para mantener el valor evidencial de los documentos electróni-
cos, máxime cuando la acumulación progresiva de una masa crítica de docu-
mentos originales electrónicos, resultado de un número cada vez mayor de tran-
sacciones electrónicas tanto públicas (administración electrónica) como priva-
das (comercio electrónico), ha situado en un lugar prioritario el desarrollo de so-
luciones de preservación digital”.
Los DEA y la archivística

Para la Archivística los documentos electrónicos han traído cambios notables en
la manera de actuar. De este modo, el modelo de la Poscutodia6 ha traído consi-
go un cambio en el paradigma archivístico conocido hasta entonces. Supuso la
concepción de que el tratamiento del documento transcendía la propia unidad fí-
sica, pasando a ser un elemento del sistema de información al que pertenecía el
documento. De este modo la aparición de nuevos formatos provocó que la ma-
nera de organizar los nuevos documentos y de transferir la información que con-
tenían variara. A partir de ese momento se hacía más necesaria que nunca la re-
lación con los productores de los documentos, facilitando así las tareas archivís-
ticas y provocando la necesidad de cambiar la manera de conservar, administrar
y migrar los soportes y/o formatos documentales, al tiempo que se promovían
nuevos modos de acceso. Este cambio, muy importante para la Archivística con-
temporánea, no es el único que se ha introducido en los archivos de la mano de
los DEA. Esta nueva realidad plantea muchos interrogantes relacionados con la
conservación que necesitamos resolver: ¿qué está ocurriendo en el momento ac-
tual con la aparición de documentos en soportes distintos de los usados hasta
ahora?, ¿pueden ofrecerse las mismas garantías –en cuanto a conservación se re-
fiere– que con otro tipo de documentos?, ¿tienen los usuarios la misma confianza
en que la Administración conserva y custodia los documentos en los nuevos so-
portes igual que lo hacía con los tradicionales?, ¿durante cuánto tiempo podemos
garantizar la conservación de esos documentos?, por tanto, ¿dónde están las prin-
cipales diferencias en el desarrollo de la conservación?, ¿podemos separar la con-
servación de la seguridad?... Cuestiones sin duda que nos preocupan como archi-
veros y ciudadanos.
El tratamiento los DEA

La complejidad del tratamiento de los DEA se debe, en parte, a su propia idio-
sincrasia. Comencemos por su origen: hasta ahora la mayor parte de los docu-
mentos de archivo estaban en formato papel, anteriormente en pergamino, don-
de el acceso a la información era directo y había una serie de elementos que nos
ayudaban a determinar su legalidad. Una simple firma autógrafa nos permitía
comprobar la autenticidad del mismo. En cambio ahora el proceso de verificación
de la autenticidad de los documentos es más complejo, puesto que no es correc-
to pensar en la equivalencia total entre un tipo de firma y otra. En cuanto a la
consulta, en el caso de los documentos tradicionales, era necesario compartir es-
pacio y tiempo con el documento, y la tangibilidad era imprescindible. En el caso
de los nuevos documentos, la tecnología actual permite que distintas personas
hagan una consulta simultánea desde lugares dispersos y remotos. En el caso de
los DEA esto implica la necesidad de prever una serie de medidas de protección
que además de las físicas deben ser también lógicas. Por otro lado, no podemos
perder de vista que en los documentos tradicionales la responsabilidad de la cre-
ación, validación, conservación y custodia estaba más controlada que en el mo-
mento actual. La destrucción era un acto que requería, en la mayor parte de los
casos, la premeditación y en las circunstancias ideales se producía con posterio-
ridad a la valoración. Quien tenía la responsabilidad de conservar generalmente
no necesitaba hacer ninguna tarea específica para comprobar que aquello se po-
día seguir consultado –la degración de los soportes tradicionales es gradual y bas-
tante lenta– porque generalmente, salvo en caso de catástrofe (inundación, fue-
go, robo...), los documentos permanecían inmóviles por los siglos de los siglos. En

cambio ahora la conservación debe ser activa (Brown, 2007) ya que el deterioro
de los documentos está provocado por factores dinámicos y del contexto (Keefer
y Gallarnt, 2007), así Serra (2008) habla de “conservación continua” que refleja
mejor la idea de la necesidad de aplicar las medidas a lo largo del tiempo.
En cuanto al volumen documental, la realidad actual es bastante diferen-
te de la de hace apenas unas cuantas décadas. Si nos fijamos en cualquier admi-
nistración de los años 60 poco tiene que ver con la actual. El volumen de infor-
mación se ha multiplicado. Los productores ahora son más variados y para gene-
rar los documentos nos encontramos con que los medios son distintos. Un sim-
ple documento textual puede adoptar distintos formatos (.doc, .odt, .pdf, .txt, por
citar algunos de los más frecuentes). Entre ellos encontramos que algunos perte-
necen al software libre junto con otros que son propietarios. La administración
que recibe estos documentos tendrá que o restringir el uso de formatos aceptados
o mantener todas las aplicaciones informáticas susceptibles de ser utilizadas por
los ciudadanos. Si ya resulta complicado de por sí que todas las administraciones
estén igual de avanzadas tecnológicamente, en el caso de los ciudadanos es una
tarea mucho más complicada, por no decir prácticamente imposible. Ante el pro-
blema de la variedad de formatos el MAP aconseja “utilizar normas y estándares,
disponibles públicamente, de derecho y especificaciones públicas libres de royalties y pa-
tentes” (MAP, 2004). Con posterioridad a estos criterios en la ley 11/2007, se in-
dica que la Administración debe utilizar el software de mayor uso entre los ciu-
dadanos, lo cual puede entrar en contradicción con lo especificado años antes por
el MAP. En el Proyecto de R.D. por el que se regula el Esquema Nacional de se-
guridad (Proyecto, 2009) se introducen aspectos interesantes como las medidas
de seguridad que han de adoptarse con los soportes (protección –5.5.–, las apli-
caciones informáticas –5.6.– la información que contienen los documentos
–5.7.–) aunque esto supone un avance respecto a lo anterior, es necesaria una
mayor concreción.
La opción de recurrir a software libre parece que es la más viable, de hecho
esto parece que es lo único que puede garantizar la prolongación de uso en el tiem-
po, ya que al estar las especificaciones7 en abierto hay mayores posibilidades de en-
contrar desarrolladores que continúen la evolución del formato. Por otro lado, re-
sultaría imposible que la Administración se encargara de mantener todo tipo de
documentos creados con la multitud de aplicaciones existentes en el mercado,
porque a pesar de la restricción marcada por el MAP o por la Ley 11/2007 la va-
riedad sigue siendo amplia, por tanto la pregunta que se nos plantea es ¿quién ten-
drá la responsabilidad de decidir qué software se permitirá y cual no? y ¿debe pri-
mar el uso de las aplicaciones informáticas frente a aquellos otros criterios que en
principio parece que favorecerán la conservación? ¿Quién tiene la responsabilidad
de tomar este tipo de decisiones? ¿Se tienen en cuenta criterios archivísticos o el
archivero sigue estando exclusivamente en la etapa final del DEA?
El uso de distintos formatos tiene también otra serie de consecuencias en
lo que a conservación se refiere. Por un lado su uso no es perdurable en el tiem-
po, ya que evolucionan, caen en desuso y en el caso de los propietarios al no es-
tar las especificaciones en abierto nos obliga a la utilización de un software con-
creto del que no tenemos garantías de su vigencia a lo largo del tiempo. Ade-
más, es necesario tener en cuenta que el software que permite la lectura, gene-
ralmente solo permite la compatibilidad retrospectiva de versiones próximas; en
ocasiones, mantener la legibilidad de los documentos pasa por mantener tam-
bién los equipos, solución que no siempre es posible por la dificultad para en-
contrar piezas de recambio en el caso de fallos en los ordenadores (Rottenberg,
2000). Además, aunque existe el PDF/A (ISO 19005) como formato para la
conservación definitiva, este formato puede ser incompatible con documentos
dinámicos, por lo que aunque sirva para conservaciones definitivas quizá puede
no resultar útil para el mantenimiento de documentos en otra etapa. Por ello,
antes de cambiar de programa y/o equipo informático debemos asegurarnos que
los formatos de los documentos que tenemos se pueden seguir consultando sin
que haya pérdidas de ningún elemento esencial y es que tenemos que tener en
cuenta que en el caso del documento archivístico la información que nos apor-
ta el documento va más allá de su contenido. Cuando se cambia de versión de
programa sería conveniente que se chequeara todo lo que se tiene para evitar
que haya pérdidas o cambios que alteren el documento, pero ¿realmente se asu-
me esta responsabilidad? ¿Sobre quien recae la responsabilidad de hacer estas
comprobaciones? ¿Se tienen en cuenta aspectos relacionados con la estabilidad
del documento?
En lo que se refiere a los soportes, aunque en otros ámbitos distintos del
archivístico podemos afirmar que gestionar información es prácticamente equi-
valente a gestionar documentos, en el caso de los DEA esta afirmación no es co-
rrecta. En Archivística, por un lado, sabemos que en sí mismo el soporte no tie-
ne mucha relevancia; si un documento es copiado en otro soporte siempre que se
mantenga la identidad no hay alteración (Duranti 1997, Duranti, Thibeau,
2006).Esto afecta a que en los soportes electrónicos no podemos hacer la distin-
ción de original y copia que hacíamos con los documentos en soporte papel. Por
otro lado, necesitamos asegurarnos que el contexto, contenido y estructura del
documento permanecen de alguna manera ligados. No podemos aislarlos de su
contexto de creación –quién y por qué los creó– y debemos incluir los mecanis-
mos que nos indiquen que ese documento no ha sido modificado, y todo esto
debe ser así a lo largo de su ciclo vital, ya que es el modo para que quien custo-
die pueda dar fe de la autenticidad del documento y hacer una correcta valora-
ción de su destino final. Esta consideración hace que no podamos desligar el do-
cumento de su medio físico, ya que es lo que garantiza la unión de los elementos
y lo que lo configura como documento. Este hecho hace que elegir un tipo u otro

de soporte8 no sea una cuestión que deba tomarse a la ligera. En ella deben te-
nerse en consideración aspectos como el uso, capacidad de almacenamiento, du-
rabilidad, estabilidad..., además debemos conocer cuáles son las características de
los materiales que utiliza cada fabricante para elegir aquellos que mejor se adap-
ten a nuestras necesidades. Por otra parte, el cálculo de la esperanza de vida de
los soportes es complicado; tenemos que considerar las variables de humedad,
temperatura y tiempo de uso9, además, a medida que la investigación avanza, los
soportes tienen mejor calidad por lo que es necesario estar al día en esta cuestión.
Asimismo en algunos casos los nuevos soportes requieren nuevos periféricos.
¿Quién se encarga de hacer los cambios a los soportes? ¿Cómo, cuándo y quién
comprueba que en el paso de un soporte a otro no hay pérdidas? ¿Se comprueba
que los ficheros contienen la información que dicen contener al igual que se ha-
cía con las cajas en las relaciones de transferencia?
Conservación a largo plazo

Pero aun en el caso de que tengamos resuelto qué formatos son los que acepta-
mos para los DEA y en qué soporte van a estar, hay otra cuestión que no pode-
mos dejar de lado y es el propio hecho del tiempo durante el cual queremos con-
servar. En la bibliografía especializada se alude a la expresión difusa “largo plazo”.
El propio manual del CIA (2006) indica que se trata de un “tiempo superior a la
duración de la vida activa del sistema (hardware o software) en que se produjeron los
documentos”. Teniendo en cuenta el ritmo actual de los cambios tecnológicos se
considera que este periodo es de unos cinco años, incluso puede ser menor para
aquellos documentos que incluyan certificado o firma digital, ya que el periodo
de validez de estos es de uno o dos años. Pero más allá de periodos más o menos
cortos, no debemos obviar que la preservación a largo plazo es un reto y una obli-
gación donde están presentes los motivos legales, culturales e históricos que nos
llevan a invertir recursos en este proceso.
Cuando se trata de la obligación de conservar documentos debemos ate-
nernos a los criterios de valoración documental y a decidir, en última instancia,
qué conservamos y qué no a pesar de los costes que ello implique. En este punto
es necesario incidir en los aspectos que deben garantizar la disponibilidad, acce-
sibilidad, integridad y calidad de los contenidos de estos documentos (ISO
18492), aspectos que en el caso de los soportes tradicionales no nos planteába-
mos de manera tan explícita como ahora. La vulnerabilidad e inestabilidad de los
soportes es una dificultad pero no debe tomarse como una escusa que ampare la
falta de responsabilidad o la negligencia a la hora de conservar. Además, no po-
demos perder de vista los costes económicos de la conservación electrónica que
implica que los equipos han de renovarse con frecuencia, hacer labores de man-
tenimiento de equipos y documentos, formación continua en las tecnologías que
se van renovando, el nivel de normalización de los documentos, el nivel de com-
plejidad de los formatos, la vigilancia tecnológica... un amplio conjunto de va-
riables que dificultan su estimación10.
La responsabidad de la conservación
Una vez dibujado el marco en el que se desarrolla la conservación, necesitamos
adentrarnos en el tema de la responsabilidad. Según el Diccionario de la RAE,
en su cuarta acepción, por responsabilidad entendemos “la capacidad existente en
todo sujeto activo de derecho para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho
realizado libremente”. Según esta definición, la responsabilidad en cuanto a man-
tenimiento y conservación de los DEA pasa, en primer lugar, por conocer cada
uno de los aspectos que afectan al documento, –unos propios de cualquier docu-
mento de archivo– (quién, por qué y para qué se crea el documento) y otros es-
pecíficos de los electrónicos, como el caso del formato en el que crean o el so-
porte en el que se fijan, y en segundo lugar las consecuencias que tendrá nuestra
organización derivadas de la gestión y o conservación adecuada o no de los do-
cumentos.
Para conocer qué implica hacerse responsable de la conservación de los
DEA podemos partir de un análisis de riesgos donde se determinen las conse-
cuencias adversas que se producirían en nuestra institución en caso de la pérdi-
da, vulnerabilidad o deterioro de los documentos. Hasta aquí es independiente
del soporte en el que estén, el problema deriva de los propios riesgos a los que se
ven sometidos los documentos electrónicos, más variados y menos predecibles
–no olvidemos que la tecnología a la que están asociados los DEA evoluciona
muy rápido– que con otro tipo de soportes.
Una de las primeras cuestiones que tenemos que analizar es la seguridad11
de los documentos, ya que este es uno de los aspectos más sensibles de la gestión
de los DEA. También debemos delimitar la responsabilidad de su mantenimien-
to y conservación. Y aunque hablamos de responsabilidad en singular debemos
entender esta como una cadena de acciones donde cada eslabón es imprescindi-
ble para conseguir cumplir con el objetivo final. Por tanto, cada responsabilidad
puede estar asignada a una persona o a un equipo, de hecho, parece aconsejable
que por la naturaleza tecnológica y documental de los DEA, la responsabilidad
sea compartida. De este modo tendremos mayores garantías de optar por la deci-
sión adecuada, favoreciendo el aumento de la eficacia de las medidas. También
hay que definir el marco temporal de la responsabilidad, ya que puede variar lo
largo del tiempo.
Según lo que hemos visto con anterioridad, la simple elección del forma-
to en el que se crea el documento o el soporte en el que se fija tendrá conse-
cuencias en la conservación. Es cierto que podemos crear el documento en un

formato y migrarlo en caso necesario, pero en este punto tenemos que tener en
cuenta que depende del valor que tenga el documento. Si este ha perdido su va-
lor probatorio ya no es necesario mantener los mecanismos de autentificación
originales, aspecto este que simplifica la migración, pero si el documento sigue te-
niendo valor probatorio tenemos que tener en cuenta que se pueden producir al-
teraciones en las características del documento que si bien en otros contextos do-
cumentales, pero no archivísticos, no tienen relevancia ninguna, en el caso de la
Archivística sí los tiene.
El análisis de las responsabilidades de la conservación podemos abordarlo
de distintas maneras:
a) Desde la organización (arriba-abajo). En este sentido tenemos que hacer
un análisis de los procedimientos que nos llevan a la necesidad por la cual
se crea, usa, mantiene o destruye el documento. Por tanto, desde el inicio
debe estar presente la figura del responsable de la gestión del documento,
donde la conservación final es simplemente un elemento más de la ges-
tión –entendiendo, por tanto, que el archivero no es un mero custodio–.
Este modo de proceder requiere un análisis pormenorizado de todos los
procedimientos que se llevan a cabo en la organización.
b) Desde el propio documento (abajo-arriba). Analizando cada documento
es posible comprender para qué se utiliza y, por tanto, determinar si con-
tiene todos los elementos necesarios para cumplir su función. Con este
análisis también podemos determinar la necesidad de conservación.
Si entendemos la responsabilidad de la conservación como un elemento
integrante de los programas de preservación, estamos asumiendo el compromiso
de que los documentos van a permanecer comprensibles y utilizables a lo largo
del tiempo. Es en estos programas de preservación donde se debe especificar lo
más detalladamente posible dónde y cómo se va a llevar a cabo la conservación
definitiva teniendo siempre en cuenta que debe ser en lugares donde se pueda ha-
cer frente a las amenazas de pérdida de elementos de los documentos y cambios
tecnológicos, lo cual implica que además de los documentos se transfiera también
la documentación o los metadatos asociados a ellos. Además es aconsejable que
toda la toma de decisiones esté perfectamente documentada.
De cara a la adquisición de responsabilidades es conveniente utilizar un
análisis DAFO que permita determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas del sistema. También podemos utilizar la metodología MAGERIT
para detectar los riesgos a los que se puede ver sometida nuestra documentación.
Esta metodología busca además de concienciar a los responsables de los sistemas de
información de la existencia de riesgos y de la necesidad de atajarlos a tiempo se ofrece
un método sistemático para analizar tales riesgos, se ayuda a descubrir y planificar las
medidas oportunas para mantener los riesgos bajo control y se apoya la preparación a
la Organización para procesos de evaluación, auditoría, certificación o acreditación, se-
gún corresponda en cada caso12. En todo caso una u otra metodología lo que pre-
tende es conocer los riesgos con el objeto de minimizarlos, estableciendo para
ello una serie de medidas equilibradas entre el contenido de los documentos y el
tratamiento que se les haga, así como determinar las medidas de seguridad que se
les apliquen.
La asignación de responsabilidades
El único documentos que hemos encontrado donde se especifica cómo asignar
responsabilidades es La Carta para la conservación del Patrimonio de la Unesco
(2004). Si bien puede resultarnos útil, no debemos olvidar que está pensado para
el patrimonio documental en general, por lo que en principio simplemente nos
servirá para la asignación de las responsabilidades en aquellos documentos con
valor patrimonial. Aun así, es recomendable conocer el cuadro 9-1 que ayudará
a determinar si existe un fundamento para aceptar la responsabilidad y también
el cuadro 9-2 sobre los grados de responsabilidad. Relacionado con este tema está
la duración de la conservación, que no tiene por qué coincidir con la duración
de la responsabilidad. En este punto se plantea un problema: ¿es preferible asu-
mir la responsabilidad por un periodo corto de tiempo o no asumirla? Aquí tene-
mos que valorar qué hacer si durante el tiempo comprometido no encontremos
financiación para la continuidad del programa de preservación, provocando que
todos los esfuerzos y recursos no hayan servido para nada. Aunque también de-
bemos considerar que puede ocurrir también que por no comprometernos a un
periodo corto pongamos en peligro la conservación a largo plazo.
Finalmente, no debemos olvidar que en el caso de los archivos, el mante-
nimiento y la conservación requiere una actuación coordinada que involucre a
las instituciones políticas, organizaciones que trabajan con documentos electró-
nicos y los centros donde se han de conservar los documentos. Cada uno de los
niveles tendrá que asumir su parte de responsabilidad mediante compromisos ex-
plícitos perfectamente engarzados que permitan asegurar a las generaciones futu-
ras que la huella administrativa de los ciudadanos se mantenga y conserve en per-
fectas condiciones.

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Notas
1
http://www.leeds.ac.uk/cedars/
2
http://www.interpares.org
3
http://www.significantproperties.org.uk/
4
http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/
5
La Ley 30/1992 ya preveía la equiparación del documento en papel con el documento electrónico al in-
cluir la tramitación telemática, cosa que en aquel momento no era habitual.
6
Véase el artículo de Adrian Cunningham (2005) donde se explica el desarrollo del paradigma australiano.
7
La importancia de que las especificaciones sean abiertas viene dada porque gracias a estas el ordenador
puede decodificar la información que contiene el documento.
8
Hay varios tipos de soportes: los magnéticos, que son aquellos que utilizan la polarización de partículas
en un sentido u otro para proceder a la codificación y decodificación de la información, y los ópticos, que
graban la información haciendo surcos en la superficie del soporte con un haz de luz. Las características
técnicas son distintas, los materiales de los que están compuestos también, lo cual tiene sus consecuencias
en la conservación, porque además del modo de acceso a la información que puede deteriorar o no el so-
porte, los agentes nocivos que inciden en su deterioro son distintos
9
Dependiendo de la fuente de información utilizada nos encontramos con que la durabilidad de soportes
como el CD o el DVD son distintos; además hay que tener en cuenta que no ha transcurrido el tiempo su-
ficiente para hacer comprobaciones reales. Consultar por ejemplo http://www.cenadem.com.br/ged10.php
[fecha de última consulta 12-09-09]; MAP (2004); Keefer (2007) por citar algunos ejemplos.
10
La estimación del coste de la conservación de los materiales digitales es complicada de realizar. La Bri-
tish Library ha desarrollado un modelo para el cálculo de los costes que puede localizarse en
http://www.life.ac.uk/
11
Consúltese la ISO 27002, (norma que sustituyó a la ISO/IEC 17799:2000, donde describen los objeti-
vos de control y controles recomendables en cuanto a seguridad de la información), ISO 27005: que esta-
blece las directrices para la gestión del riesgo en la seguridad de la información. Esta norma está diseñada
para ayudar a la aplicación satisfactoria de la seguridad de la información basada en un enfoque de gestión
de riesgos. y la ISO 27006 donde se especifican las directrices para la acreditación de organizaciones certi-
ficadoras de sistemas de seguridad de la información.
12
En http://www.csae.map.es/csi/pg5m20.htm
studia
LUIS CRESPO ARCÁ, LUCÍA FERRERO JIMÉNEZ DE CASTRO
Nuevos soportes
desafíos en su
preservación
Los meses y los días son viajeros de la eternidad. El año que se va

y el que viene también son viajeros. Para aquellos que dejan flotar sus vidas
a bordo de los barcos o envejecen conduciendo caballos, todos los días son viaje y su casa
misma es viaje. Entre los antiguos, muchos murieron en plena ruta
Matsuo Basho, Sendas de Oku
Un nuevo panorama
La actual celeridad en el avance tecnológico está generando nuevos soportes para

registros de todo tipo con técnicas y a un ritmo que a duras penas somos capaces
de asimilar y entender. Este tipo de soportes son origen de nuevas necesidades de
preservación y restauración alejadas de las de aquellos materiales y técnicas que
en el mundo de archivos y bibliotecas son considerados como “soportes tradicio-
nales”. Los materiales de base vegetal, proteínica o celulósica llevan siglos posi-
bilitando el avance social y científico del ser humano; por ello ha habido un es-
fuerzo global continuado en el tiempo, con períodos más o menos activos, que ha
permitido desarrollar técnicas y estrategias para su conservación a medio y largo
plazo. En todos los campos del cuidado del Patrimonio Cultural se han realizado
investigaciones y progresos científicos –espectaculares en algunos casos– para
mejorar tanto la naturaleza de los materiales como las diferentes técnicas de in-
tervención restauradoras. El Patrimonio Bibliográfico y Documental no ha sido
ajeno a estos avances y ello ha posibilitado diseñar planes de preservación o ha-
Luis Crespo Arcá, Lucía Ferrero Jiménez de Castro

Conservador-restaurador de Bienes Culturales. Biblioteca Nacional España
Restauradora de Bienes Culturales. Analista e intérprete de mediciones medioambientales
TABULA, Número 12, 2009, pp. 173-186

cer intervenciones de restauración impensables hace unos decenios –como pue-
de ser el uso de la tecnología láser para eliminar manchas tanto en materiales ce-
lulósicos como en los proteínicos–. Paralelamente al desarrollo científico y téc-
nico coexiste una nueva corriente entre parte del colectivo de conservadores-res-
tauradores que está llevando a cabo una revisión de las soluciones del pasado pues
ven en ellas actuaciones muy acertadas que sirven de guía en este camino.
La investigación científica devenida del Racionalismo y de la Ilustración
fue la fuerza motriz que permitió la búsqueda de todo un nuevo mundo de avan-
ces en los materiales y medios para generar documentos y registros. Este impulso
científico tuvo un punto de inflexión en el siglo XIX tanto con la evolución en
la forma de elaborar las materias primas empleadas en los medios para la difusión
de la información impresa y manuscrita como fue, por ejemplo, el caso de la apa-
rición de los sistemas de elaboración mecánica de las pulpas para la fabricación
masiva de papel, hasta el surgir de diversos avances técnicos y soportes innova-
dores como fueron los primeros sistemas de grabación sonora sobre los cilindros
de cera desarrollados por Thomas Alva Edison para su fonógrafo. La necesidad de
grabar, registrar o capturar imágenes y sonidos ha permitido el desarrollo de me-
dios mecánicos, digitales, etc. que han sobrepasado los límites de las herramien-
tas tradicionales de comunicación y expansión del conocimiento. Los registros
sonoros y audiovisuales, pero también toda la información almacenada en los di-
versos tipos de CD, DVD, Laserdisc, etc., son los nuevos portadores de la mani-
festación cultural, social y artística del ser humano. Su aceptación e implemen-
tación ha posibilitado nuevas ciencias y pautas de comportamientos sociales que
no paran de ser noticias en prensa, radio, televisión o en la red de redes. Estos
medios incluyen desde películas de cine y fotografía, grabaciones de vídeo y au-
dio sobre soportes magnéticos hasta la tecnología digital. No es improbable que
mientras estas líneas se escriben, estarán a punto de salir al mercado nuevas va-
riantes tecnológicas que sustituirán a otras que, aun siendo novedosas apenas
unos años atrás, ya se considerarán por parte de la industria modelos a sustituir.
La paradoja de esta rápida y permanente introducción en el mercado de aparatos
y dispositivos para transmitir y almacenar información reside en que, incluso
aquellos considerados como relativamente novedosos, como puede ser la televi-
sión, se pueden considerar ya desfasados en su concepción original frente a las
tremendas posibilidades multimedia que aportan medios como la red de redes o
la telefonía con la tecnología que a su alrededor no cesa de aparecer.
Esta carrera de consumo rápido genera nuevas preguntas y retos a los res-
ponsables de diseñar políticas de preservación del Patrimonio Cultural. Surge la
necesidad de proteger soportes con la certidumbre de su efímera vida pues nin-
guno ha sido diseñado con fines de conservación, al contrario, responden a exi-
gencias de masivo y vertiginoso consumo, decaimiento en su uso y, con ello, de
rápida desaparición. Los mundos de los soportes tradicionales y los recién llega-
174 Luis Crespo Arcá, Lucía Ferrero Jiménez de Castro > Nuevos soportes: desafíos en su preservación
dos, realizados a partir de materias muy dispares, se ven conectados por compar-
tir zonas de almacenamiento o por servir como soportes de duplicado; de este
modo empiezan a compartir problemas comunes en la estrategia de su conserva-
ción hacia el futuro. Las técnicas y los tiempos pausados de acción empleados en
la conservación pasiva (contenedores adecuados; control climático de diverso
tipo de los depósitos; etc.) aun siendo imprescindibles, ya no son la única refe-
rencia para contarnos qué podemos esperar que suceda con nuestras colecciones
y fondos de forma precisa. Es necesario crear líneas de actuación que se comple-
menten y permitan tomar decisiones críticas en su preservación.
Retos presentes para archivos y bibliotecas
La cantidad de información que se genera diariamente es tal que supera las capa-
cidades de cualquiera para emplearlas con eficiencia e inteligencia. Las bibliote-
cas y archivos se encuentran con la forzosa necesidad de tener que almacenar y
aprender a manejar una gran diversidad de materiales de naturaleza bien distinta
entre sí. Basándose en las experiencias del pasado, los bibliotecarios y archiveros
saben que hay dos cosas ciertas relacionadas con los fondos y colecciones que cus-
todian: en primer lugar que no todo lo guardado sobrevivirá, y en segundo lugar
que no pueden predecir qué será importante para los investigadores –esto es, para
la sociedad– en el futuro. El legítimo esfuerzo conservador de un soporte tradi-
cional valioso, como puede ser un libro en forma de códice, es el de mantener ín-
tegros sus valores históricos, sociológicos o estéticos para la sociedad. Esos valo-
res se reconocen en sus aspectos técnicos: elaboración de los múltiples compo-
nentes de la estructura de su encuadernación, el tipo de pieles sobre el que se re-
alizó, tipos de hilos, telas, cordeles, pigmentos, etc.; pero también por permitir el
estudio de aquellos otros aspectos estéticos y antropológicos que aparecen refle-
jados en sus textos e ilustraciones. La sociedad actual también revela su tecnolo-
gía y gustos culturales pero empleando nuevas representaciones: es el caso de los
contenidos de las películas o de las carátulas de una colección de discos de vini-
lo. Tanto los objetos antiguos como los contemporáneos son ejemplos y manifes-
taciones de un momento social que merecen el esfuerzo conservador para retar-
dar su desaparición. Sin embargo, la mentalidad occidental – la oriental tiene
matices diferenciadores significativos en este sentido– tiende a otorgar más im-
portancia a aquellos objetos que ya han adquirido una pátina de valor producto del
paso del tiempo; ello genera esfuerzos conservadores disímiles entre objetos anti-
guos y contemporáneos.
Los expertos dedicados a estudiar la complejidad del mundo de los regis-
tros sonoros y los audiovisuales son bien sabedores de los incalculables valores
históricos, educacionales y culturales que hacen de este tipo de documentos una

parte insustituible del Patrimonio Cultural contemporáneo. También son cons-
cientes del breve ratio de expectativa de vida que existe desde el momento de su
creación y puesta en uso hasta su desaparición por deterioro irremediable. Este fe-
nómeno se comenzó a acelerar con la aparición de las primeras grabaciones en
cinta magnética, especialmente el video, a mediados del siglo XX. Una de las ne-
cesidades imperativas que demandan las políticas de conservación para estos nue-
vos medios radica en la permanente migración de la información de los soportes
originales a unos nuevos más estables. Esta necesidad topa con un problema ex-
tra: hallar acuerdos en la trama legal de los problemas derivados por los derechos
de autor. Conseguir recursos económicos, de forma continuada en el tiempo, que
sustenten la conservación/preservación de estos materiales es una tarea a la que
se enfrentan todas aquellas instituciones poseedoras de estas insustituibles partes
de nuestro patrimonio. Una estrategia de conservación de un archivo con fondos
sonoros, audiovisuales o digitales debería hacerse bajo el lema “mínimo coste por
uso” sobre el ciclo vital del nuevo medio, nunca bajo el del “mínimo coste por
migración” o transferencia.
En los últimos decenios se han creado y generado medios que albergan in-
formaciones de todo tipo con un elevadísimo interés cultural y social. Se puede
decir que, desde el surgimiento del fonógrafo, gramófono, etc., no ha cesado de
haber una carrera de inventos –siempre con puro afán comercial– que continúa
hasta nuestros días con la multitud de aparatos y medios que son creados, intro-
ducidos en el mercado y abandonados rápidamente por las expectativas incum-
plidas de ventas –que no por la calidad del medio–. Recordemos la guerra co-
mercial entre los sistemas de video VHS, Beta o 2000; este último fue reconoci-
do por los profesionales como el más estable y de mejor calidad, pero fue margi-
nado hasta su desaparición por los acuerdos comerciales de las empresas que de-
sarrollaron los otros sistemas. Los nuevos soportes y sus variantes –cintas magné-
ticas, cintas de video, DVD, CD, Laserdisc, etc–. siguen el mismo camino pues
algunos de ellos o ya no se comercializan o están a punto de desaparecer. Las
energías y recursos económicos destinados a la conservación de la información
recogida en estos sistemas y medios deben abordarse desde una nueva óptica: es
desacertado esforzarse en destinar partidas de los presupuestos para el acondicio-
namiento físico de, por ejemplo, una colección de cintas de video sin diseñar si-
multáneamente un plan continuo de migración de la información albergada: todo
contenido que no sea traspasado estará condenado, con seguridad, a su desapari-
ción debido tanto a la inestabilidad química como física del medio. A esta ecua-
ción se añade el problema técnico irremediable –cada vez a más corto plazo– de
la obsolescencia y desaparición de los equipos y/o de los programas de software
que permiten su grabación, reproducción, visualización o lectura. Pensemos
cuántos de nosotros disponemos hoy día de un PC con algún tipo de disqueteras
de cinco pulgadas o la más moderna de tres pulgadas y media; siquiera de alguna
versión primitiva de los sistemas operativos de los años ochenta que permita leer
documentos que no fueron migrados a nuevos sistemas en su momento. Son do-
cumentos, en la mayoría de los casos, simplemente no reproducibles y por ello la
información que con ellos se generó puede quedar condenada al olvido. Enfren-
tarse a la preservación de estos nuevos medios únicamente con aquellos concep-
tos que son válidos para una colección de libros raros, sitúa de antemano la ac-
ción en un contexto quijotesco, mal planteado y de desperdicio económico.
En el caso del cuidado del Patrimonio Bibliográfico y Documental, estos
adelantos tecnológicos han propiciado algunas de las nuevas modas en preserva-
ción como son los procesos de digitalización de ciertos libros y/o documentos ele-
gidos por una serie de valores consensuados: corta expectativa de vida por su de-
plorable estado de conservación; frecuencia de uso/consulta; valor intrínseco del
fondo/colección; expurgo; etc. Las actuales políticas de digitalización de archivos
y bibliotecas parecen tender a abarcar dos objetivos primordiales: la difusión y la
preservación de la información. En el caso del objetivo de la difusión el fin pare-
ce claro: poner lo custodiado al alcance de un amplio espectro de necesidades so-
ciales y de un número mayor de individuos permitiendo crear, entre otras finali-
dades, una conciencia en la población al poner de manifiesto tanto el ingente vo-
lumen de libros y documentos como su trascendencia social. De este modo se
consigue, además, aportar una demostración extra que sustente la demanda eco-
nómica de las instituciones que albergan fondos documentales y bibliográficos
para que se financien sus necesidades (inversiones en edificios mayores y mejor
dotados tanto en medios técnicos como de recursos humanos, por ejemplo). En
el caso de la preservación, sin embargo, el objetivo no está tan bien delimitado:
desde el punto de vista de la preservación de los libros y documentos hay varios
factores o frentes de riesgo potencial que ponen en tela de juicio la efectividad
de la digitalización como pilar de un plan de preservación. Queremos destacar
tres frentes en concreto:
En el primer frente se encuentra la falsa percepción/ilusión de que un fon-
do/colección se mantiene conservado de cara al futuro por el hecho de haber sido
digitalizado. No se debería perder de vista que lo que se tiene son las imágenes del
objeto original, no el objeto en sí. Esta afirmación puede parecer obvia pero quere-
mos incidir especialmente en la misma. Cuando se consigue digitalizar un fondo
se corre el riesgo de caer en cierta ralentización o relajación en el cuidado físico
de los originales pues la mente asocia como segura una captura digital de la infor-
mación que contienen. De ahí que se observen en ocasiones conductas laxas a la
hora de destinar fondos económicos para aquellas actuaciones imprescindibles en
una política de preservación: formación de los trabajadores y usuarios, compras de
materiales de uso y almacenamiento adecuados, políticas de control ambiental co-
rrectas, etc. Los proyectos de digitalización absorben una parte importante del pre-
supuesto anual de las instituciones culturales para su puesta en marcha –ya sea que

empleen a trabajadores de la propia institución, ya sea que lo hagan por medio de
contrataciones de empresas “especializadas” externas. El peligro aquí puede radi-
car en que las instituciones con menos recursos se vean abocadas a desviar o re-
nunciar parte de su exiguo presupuesto anual– que entre otras cosas les permite la
adquisición de materiales de calidad apropiada para cajas, carpetas, papeles de
conservación, tejuelos, marcadores etc. –destinándolos a la compra de equipos de
digitalización–. De este modo se consigue que la documentación quede capturada
en imagen pero no se vela lo suficiente por su cuidado físico.
El segundo frente potencialmente peligroso radica en la formación de los
trabajadores integrantes de los equipos de digitalización. Como ya hemos señala-
do, en las políticas de digitalización se suelen incluir aquellos fondos de especial
riesgo por su estado de deterioro (esto es, frágiles estructuralmente). Justamente
son estos documentos los que necesitan de una mayor atención en su manejo.
Desgraciadamente, al diseñar y aprobar un proyecto de este tipo no se suele en-
tender la necesidad de instituir, de forma estricta para todos y cada uno de los téc-
nicos implicados, una formación mínima sobre la naturaleza y características físi-
cas y estructurales de aquellos objetos que van a manejar. La consecuencia de su
desconocimiento suele resultar en libros con encuadernaciones parcial o total-
mente dañadas, legajos con costuras fuertes que son forzadas en exceso, pergami-
nos afectados por deshidratación por exceso de exposición a las fuentes lumíni-
cas, etc. Estos problemas se podrían minimizar en gran medida, como ya ha que-
dado patente en algunas instituciones, imponiendo la presencia de un especialis-
ta en conservación-restauración que asesore de forma permanente a los técnicos
digitalizadores en el manejo de los libros y documentos. Junto a todo lo anterior
aparecen los apremios en los plazos de entrega que no permiten realizar los ade-
cuados controles de calidad y ha obligado, en algunos casos, a repetir procesos de
digitalización sobre una documentación ya muy fatigada o, simplemente, rota.
El tercer frente está en la manipulación digital (cada vez más ampliamente
mencionada como restauración digital) que se hace de las imágenes capturadas y, con
ello, las posibles alteraciones de la realidad histórica. Los técnicos dedicados a esta
restauración digital no están sujetos a los estrictos criterios de intervención que son
gran parte de la esencia filosófica que debe anteceder y estar permanentemente pre-
sente en cualquier intervención científica de un conservador-restaurador de mate-
riales tradicionales, independientemente de su área de acción específica. Los crite-
rios de intervención son los que han permitido establecer qué valores se han de sal-
vaguardar de un objeto: parches antiguos, anotaciones, ¡hasta manchas!, que per-
mitan rastrear su pasado. Los criterios son objeto esencial de congresos, publica-
ciones, debates..., así como la base en la evolución y sensibilización del colectivo
de conservadores-restauradores y, por extensión, de los facultativos. Sin embargo,
este concepto no existe de forma tan específica hoy por hoy en el campo de los téc-
nicos que se dedican a restaurar sonidos o imágenes digitales. Queda al gusto per-
sonal eliminar manchas, corregir los llamados “ruidos” (en imagen o en sonido),
modificar colores, etc. Cierto es que siempre se recomienda mantener una captura
“en bruto” (como el formato RAW que indican las cámaras fotográficas digitales de
calidad medianamente profesionales) y trabajar sobre una copia del original, con-
servando esta última sin modificar. Sin embargo, no siempre existe la certeza de que
este procedimiento se haga de forma sistemática y controlada.
Las preguntas sobre cómo conservar estos nuevos materiales no varían en
esencia de las aplicadas a los soportes tradicionales: ¿cuáles son las estrategias de
preservación más adecuadas?, ¿cómo deben conservarse estos materiales?, ¿la apa-
rición de nuevos soportes y medios implica que los métodos tradicionales de pre-
servación y restauración ya no son necesarios o útiles?, ¿qué papel juegan las nue-
vas tecnologías en la conservación?
Definiciones tradicionales y nuevas acepciones de los términos

Preservación, Conservación y Restauración
El paso del tiempo y las modificaciones de las tecnologías analógicas y digitales

han ido modificando el significado de los términos preservación, conservación y
restauración, de forma especialmente significativa en todo lo relacionado con re-
gistros, documentos o libros. Es el mundo anglosajón el que más ha profundizado
en las acepciones y campos de acción de cada término pues en el ámbito latino
aún permanece cierta confusión en la división entre preservación y conserva-
ción. Una de las fuentes más nombradas por su claridad y capacidad de síntesis es
la de la asociación del American Institute for Conservation of Historic and Artistic
Works (AIC). Para este grupo, estos tres términos se definen así:
Preservación: la protección de la propiedad cultural mediante acciones que

minimizan los deterioros y daños químicos y físicos, y que previenen de la pérdi-
da de información. El objetivo primordial de la preservación es la de prolongar la
existencia de la propiedad cultural.
Conservación: profesión dedicada a la preservación de la propiedad cultu-

ral para el futuro. La conservación incluye actividades como el examen, docu-
mentación, tratamiento y cuidado preventivo, apoyado en la investigación y la
enseñanza.
Restauración: procesos técnicos que tratan de restituir la propiedad cultu-

ral a un estado implícito anterior, evitando en lo posible la adición de materiales
no originales. [Este término es, sin duda, el más controvertido de definir, exis-
tiendo diversas “escuelas” o corrientes de pensamiento al respecto]

La preservación intenta mantener un equilibrio entre dos actuacio-
nes: las indirectas y las directas. Dentro de las acciones indirectas se inclu-
yen los sistemas de control ambiental, planes de limpieza periódica, realiza-
ción de cajas para libros y documentos, etc.; son acciones estas que son ca-
ras y/o difíciles de acometer y mantener pero que son la principal garantía
para la pervivencia de los objetos a largo plazo. Las acciones directas impli-
can tratamientos objeto a objeto como los procesos de desacidificación ma-
siva o la restauración; su eficacia está en directa interdependencia con las
acciones indirectas: restaurar objetos que se devuelven a un entorno perju-
dicial (de mal uso o en condiciones ambientales desfavorables) es trabajo
desperdiciado pues acorta enormemente la expectativa de vida de la inter-
vención realizada.
Estas definiciones se amplían y varían sustancialmente cuando, además de
los soportes tradicionales, se refieren al cuidado de soportes para registros sono-
ros, de audio o imágenes. El cambio diferenciador surge del concepto de que el
valor intrínseco de un registro sobre cualquier nuevo soporte radica en su contenido, te-
niendo el continente un valor testimonial. Por ello se considera apropiado con-
centrar los esfuerzos en migrar la información de un soporte obsoleto a uno nue-
vo de igual o mejor calidad y permanencia. Se tiene la certidumbre de la inevi-
table pérdida física de los soportes no tradicionales –y lo en ellos contenido– en
un plazo que, aun cumpliendo todas las recomendaciones técnicas de climatiza-
ción y manipulación, generalmente se calcula no va a sobrepasar unos pocos de-
cenios. Como consecuencia de esta certeza surgen dos nuevas acepciones tras-
cendentales dentro del término preservación: la primera es el de la migración o
transferencia de la información a nuevos soportes más estables este proceso es
práctica habitual en, por ejemplo, los archivos de televisiones o radios; en se-
gundo lugar está la de la obsolescencia de los equipos reproductores para los dife-
rentes medios y soportes. La industria no para de desarrollar nuevas tecnologías
que dejan rápidamente anticuados los equipos anteriores de modo que las insti-
tuciones con recursos escasos y/o menos previsoras, se ven en la imposibilidad de
adquirir tanto equipos que reproduzcan muchos de los registros almacenados
como de procurarse las piezas de recambio indispensables para su mantenimien-
to y uso (aspecto este obligado: la conservación y uso de los soportes junto con
los aparatos que permiten su reproducción viven en forzosa simbiosis). Surgen
voces que llaman a la imprescindible cooperación e intercambio de fondos digi-
talizados para evitar duplicaciones innecesarias. En el término restauración, la
acepción cambia radicalmente respecto a la establecida para soportes tradiciona-
les: cuando se habla de restauración de imágenes, sonidos, capturas digitales, etc.,
lo que se trata no es de devolver una funcionalidad anterior al objeto o de con-
servar ciertos valores históricos si no que lo que se busca es mejorar arbitrariamente
lo registrado la calidad de la imagen de un documento digitalizado, el sonido o la
definición de la imagen en los registros sonoros o de vídeo. Al no establecerse un
criterio de intervención claro el riesgo latente radica en que las restauraciones di-
gitales pueden generar confusiones a los investigadores futuros sobre qué era in-
formación en el registro o documento original y qué no lo era. Para poder eva-
luar lo restaurado es imprescindible que se aporten datos tales como tipo de soft-
ware empleado en la restauración, parámetros establecidos por el técnico, siste-
ma de captura elegido, etc.
Sistemas de medición y apoyos informáticos en proyectos de

preservación en instituciones culturales
La diversidad de materiales albergados en archivos y bibliotecas ha generado lí-

neas de actuación en conservación que abarcan diversas actividades específicas
como son el control climático de depósitos y salas de investigación, la mejora de
las condiciones de almacenamiento, la elaboración de planes de emergencia, la
mejora de los sistemas de seguridad, programas de digitalización y microfilma-
ción. Para tomar decisiones efectivas se ha de tener presente que no todo se pue-
de salvar; que se deben establecer prioridades dentro de los fondos/colecciones
y que quizá no todos los objetos deben ser preservados en su forma física. Para
todo ello, y a fin de conseguir una visión global del estado del fondo, se han di-
señado y/o modificado tanto programas informáticos como sistemas de medición
profesionales específicos. La rapidez con que han ido apareciendo y desapare-
ciendo medios y soportes desde el siglo XIX hasta nuestros días ha sido motivo,
a su vez, de que estos materiales hayan sido menos estudiados –especialmente si
los comparamos con los soportes tradicionales– desde el punto de vista de la
conservación, existiendo en consecuencia un menor grado de información y es-
pecialización sobre los mismos. Este hecho pone de manifiesto la necesidad de
desarrollar aplicaciones de fácil manejo que permitan llevar a cabo un control
sobre las condiciones de preservación a personas no versadas en profundidad so-
bre la naturaleza de los diversos tipos de materiales, pero con cierta formación
técnica.
En relación con el control climático, resulta determinante conocer las
condiciones ambientales en las que se encuentran nuestros fondos/colecciones
para poder adelantarnos a los procesos de destrucción que pueden sufrir los ma-
teriales, constituyéndose por otro lado como una fuente de información esencial
para intentar corregir anomalías y mejorar la situación presente y futura. En la
actualidad, están disponibles en el mercado ciertos programas que permiten, no
solo registrar los datos de temperatura y humedad relativa existentes, si no tam-
bién relacionar directamente su efecto en las estructuras de los materiales cus-
todiados en los depósitos y salas de investigación o exposición; permiten así un

conocimiento en tiempo real de su influencia sobre el estado de conservación y
su comportamiento en el futuro. En esta línea de trabajo viene desarrollando sus
actividades desde hace unos años el Image Permanence Institute (IPI), un labora-
torio universitario sin ánimo de lucro dedicado a la investigación en preserva-
ción que fue fundado en 1985 con el patrocino del Rochester Institute of Techno-
logy (RIT) y The Society for Imagining Science and Technology. La subvención
principal proviene de tres instituciones especialmente activas en programas de
ayuda a la investigación e implementación de técnicas en diversos campos de la
preservación de Bienes Culturales, el National Endowment for the Humanities, el
Institute of Museum and Library Services y la Andrew W. Mellon Foundation. El IPI
es reconocido a nivel mundial como una institución líder en el desarrollo de
prácticas sostenibles para la preservación de imágenes y objetos del patrimonio
cultural, volcando sus esfuerzos al servicio de archivos, bibliotecas y museos por
medio de programas de investigación y formación, poniendo además a su dispo-
sición información y servicios de consultoría, así como tecnología y herramien-
tas prácticas.
Un claro ejemplo de todo ello es el programa Climate Notebook-software
(CNB) desarrollado por este instituto. Diseñado por profesionales de la preser-
vación, este software está pensado principalmente para su uso en archivos, bi-
bliotecas y museos, donde puede ser especialmente útil en el campo de la con-
servación preventiva por las posibilidades que ofrece. A partir de los datos de
temperatura y humedad relativa registrados, permite calcular otros parámetros
de interés como el punto de rocío, el equilibrio en el contenido de humedad de
los materiales, el cambio dimensional de los mismos y el riesgo de aparición de
hongos. El programa aporta, además, dos valores propios: el Preservation Index
(Índice de Preservación) y el Time-Weighted Preservation Index (Índice de Pre-
servación Ponderado en el Tiempo). El Preservation Index (PI) evalúa el efecto
de combinaciones particulares de condiciones de humedad relativa y tempera-
tura en relación con el deterioro químico de las colecciones. Se podría definir
como el índice de envejecimiento natural de los materiales en unas condiciones
de temperatura y humedad determinadas, en un momento concreto. Se expresa
en años y sus valores expresarían los “años de vida” del material de mantenerse
dichas condiciones. Por su parte, el Time-Weighted Preservation Index (TWPI) es
un promedio de los valores PI registrados durante un periodo de tiempo, de ma-
nera que lo que va a reflejar es el efecto total acumulado, en años, que los cam-
bios de las condiciones ambientales pueden producir sobre los materiales (a me-
nor valor de TWPI, menos permanencia de los materiales). Junto con todo ello
el programa del Climate Notebook incorpora una interesante herramienta de pre-
servación: la Preservation Calculator. Se trata de un sencillo sistema de cálculo
que muestra cómo la temperatura y la humedad relativa afectan al rango de en-
vejecimiento de los materiales y si se está favoreciendo la aparición de deterio-
ro biológico en un ambiente determinado. Permite comparar las condiciones de
diferentes áreas así como estudiar diversas combinaciones de estos parámetros
(temperatura y humedad relativa) con el fin de determinar anticipadamente
cuáles son los más adecuados o qué efecto pueden tener ciertas variaciones so-
bre las condiciones ya existentes en nuestros depósitos y salas. Con esta misma
idea, el IPI ha diseñado para este programa el DewPoint Calculator, que estudia
en este caso la interrelación de la temperatura, la humedad relativa y el punto
de rocío (conociendo dos de los parámetros, esta herramienta nos permite co-
nocer el tercero).
Un aspecto innovador del sistema es la base de datos que incorpora, pues
abarca el extenso espectro de materiales que se pueden encontrar tanto en de-
pósitos de museos como en bibliotecas o archivos; en el caso del Patrimonio Do-
cumental y Bibliográfico la relación de datos introducidos incluye desde los so-
portes tradicionales hasta los de registros sonoros o audiovisuales más actuales.
Se hace una descripción estructural de cada tipo de material, así como su evo-
lución según sea el ambiente en el que son guardados, precisando aquellos lími-
tes mínimos y máximos en las condiciones de temperatura, humedad relativa y
de envejecimiento natural que se consideran aceptables. Así, el programa va a
determinar rangos de alerta específicos relativos al deterioro mecánico, químico
y biológico que se está produciendo sobre cada objeto. Esta base de datos no es
una base cerrada, sino que el programa ofrece la posibilidad de introducir modi-
ficaciones e incluso añadir nuevos materiales no descritos en la misma, de ma-
nera que cada institución tiene la posibilidad de adaptarlo a sus propias necesi-
dades. La visualización de los datos se puede realizar tanto en una tabla, con los
registros numéricos, como en gráficas. Igualmente es posible visualizar los regis-
tros realizados simultáneamente en diversas zonas de la institución, aspecto es-
pecialmente interesante para comparar, por ejemplo, las condiciones ambienta-
les en diferentes salas de un espacio expositivo o varias plantas de un mismo de-
pósito; esto permite comprobar si los sistemas están funcionando correctamen-
te o si, por el contrario, existen variaciones o diferencias que habría que estu-
diar con detenimiento para ser mejoradas. Este tipo de programas constituyen
una herramienta fundamental para conocer y comprender el comportamiento y
la reacción de aquellos materiales con una composición química especialmente
inestable ante los cambios de los parámetros ambientales o los efectos que una
exposición prolongada a un ambiente inapropiado pueden provocarles –a veces
de forma irreversible–.
Creado independiente del programa Climate Notebook, pero como un
software de apoyo complementario muy interesante a los valores que registra y
permite evaluar este sistema, la Universidad de Columbia ha desarrollado una
herramienta de preservación centrada específicamente en los soportes de los me-
dios audiovisuales: la Audio and Moving Image Survey Tool (AVDb) (Instrumen-

to de Revisión de Audio e Imagen) En el año 2005, la Andrew W. Mellon Foun-
dation proporcionó apoyo económico a esta universidad para desarrollar y pro-
bar una base de datos Microsoft Access® diseñada para ser usada por archiveros
y bibliotecarios no expertos en nuevos medios, con el fin de que les permitiera
inventariar y evaluar el estado físico de las colecciones/fondos de audio y de
imágenes en movimiento. Basta la simple inspección visual del fondo/colección
para recopilar los datos, mediante una serie de fichas técnicas específicas para
cada medio, que requiere el programa. La base de datos AVDb no va a indicar
ningún tipo de recomendación sobre qué hacer con los materiales en peligro,
sino que se va a limitar a identificar los puntos de mayor riesgo en relación con
los campos completados en el programa, estableciendo prioridades de preserva-
ción. En este caso, como en el establecimiento de cualquier política de conser-
vación, resulta imprescindible determinar previamente cuáles son los objetivos
de este tipo de estudios y qué es lo que se quiere obtener de los mismos (tener
una visión general sobre las condiciones de conservación de la colección, ana-
lizar un área limitada, etc). El éxito y claridad de los resultados dependerá di-
rectamente de estas medidas previas y de la implicación y concienciación de
todo el personal.
Las importantes consecuencias de permanencia que se derivan de exponer
este tipo de objetos a unas condiciones incorrectas o fluctuantes, hace que estos
programas basen su funcionamiento en los parámetros de temperatura y hume-
dad relativa (en la mayoría de los casos, reflejo de las recomendaciones de las nor-
mas internacionales). Sin embargo, no hay que olvidar que los nuevos soportes
son especialmente sensibles a otros factores, como la exposición a la luz (princi-
palmente a la radiación ultravioleta), a contaminantes atmosféricos o el manejo
y uso incorrectos. La variedad de materiales en los depósitos debería hacer refle-
xionar sobre la posibilidad de diseñar actuaciones que permitan reubicarlos según
necesidades afines en depósitos separados para, así, proporcionar condiciones de
conservación específicas a cada fondo/colección. En el caso de las instituciones
que son permanentes receptoras de nuevos objetos de todo tipo la falta de espa-
cio es, obviamente, otro de los problemas a solucionar: el apremio les obliga a
agrupar en un mismo espacio materiales con necesidades diferentes. El problema
de almacenar materiales modernos químicamente inestables junto con otros rea-
lizados sobre soportes tradicionales que no lo son tanto obliga a buscar una solu-
ción inmediata para los depósitos. Lo comúnmente aceptado es tratar de alcan-
zar valores ambientales promediados y estables pues esta estabilidad es la que per-
mite ganar tiempo al deterioro. Fomentar tanto proyectos de colaboración con
laboratorios especializados para la investigación de la naturaleza de estos nuevos
medios como estudios que permitan acertar con los medios y recursos técnicos
para el cuidado de estos soportes, debería convertirse en un objetivo prioritario
de las instituciones que los custodian.
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Página del Departamento de Preservación de la Universidad de Columbia. Se encarga de los
programas de conservación, uso y acceso a las diversas colecciones de la Universi-
dad Incluye programas de restauración y digitalización. En http://www.columbia.edu
/cu/lweb/services/preservation/ (agosto 2009).
Página del Instituto Estadounidense de Conservación (American Institute of Conserva-
tion - AIC) Su papel es el de establecer y mantener estándares profesionales, pro-
mover publicaciones, formación continuada y el intercambio de conocimiento en-
tre conservadores, profesionales relacionados y el público interesado. En
http://www.conservation-us.org/ (agosto 2009).
Página del Instituto de Permanencia de la Imagen (The Image Permanence Institute -
IPI). En http://www.imagepermanenceinstitute.org/ (agosto 2009).
studia
VICENT GIMÉNEZ CHORNET
El impacto tecnológico
en los servicios
archivísticos
Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)

han introducido un desafío a los archiveros, que se ha hecho más patente en la úl-
tima década, modificando no tanto los objetivos de la profesión, como la forma
más eficaz de alcanzarlos. Especialmente Internet ha influido en destacados cam-
bios en los procedimientos de la actividad archivística. Hay, cada vez más, un de-
sarrollo profesional en intranets1. Junto a las funciones ya consolidadas, como ges-
tores de los documentos generados por las organizaciones o las personas, han
irrumpido con más fuerza las vinculadas a dar un servicio rápido y más eficiente a
los ciudadanos y a la propia organización, lo que cambia y caracteriza el perfil del
archivero del siglo XXI. Esta cuestión puede ser vista por el colectivo como algo
desalentador o, realmente, como una oportunidad para adecuar los archivos y, en
definitiva, las organizaciones a las necesidades de los usuarios actuales2. Los ar-
chivos han entrado ya en la era de la Sociedad de la Información; por ello deben
implementar diferentes servicios que estén focalizados en los usuarios, que satisfa-
gan las necesidades de información de los mismos, estableciendo una serie de po-
líticas, directrices y actividades que cubran tanto las necesidades de la propia or-
ganización como los requerimientos informativos de los ciudadanos3.

Universidad Politécnica de Valencia
TABULA, Número 12, 2009, pp. 189-203

El impacto de las tecnologías en los servicios archivísticos ha incidido de
diferentes formas, dependiendo de las posibilidades que ofrezcan las TIC y de la
implementación de las mismas en las actividades del archivo.
Los sitios web
Uno de los requerimientos esenciales para incrementar el buen servicio archivís-

tico es la creación de un sitio web. Es aconsejable que cada archivo disponga de
su propio dominio y que su dirección electrónica no dependa del dominio de la
organización (ayuntamiento, administración autonómica, empresa, etc.). Esto
permite mayor visibilidad y, sobre todo, buen posicionamiento web4. Aun así, la
creación de un sitio web dependiente de un dominio de una organización no in-
valida que se implementen los servicios que se consideren pertinentes.
La web puede ser vehículo de dos tipos de actividades: el trabajo en in-
tranet vía web o la web como portal de servicios archivísticos. Las dos activida-
des tienen funciones muy distintas. Por lo que se puede observar en una web por
Internet se percibe qué tipo de trabajo se está realizando en un archivo, pero no
necesariamente todo el trabajo que se está desarrollando en él. En una red de in-
tranet o en una red telemática cualquier organización puede tener una gran acti-
vidad en la gestión de su fondo documental (identificación, descripción, indiza-
ción, búsquedas documentales, digitalización, etc.) y no por ello estar visible por
Internet necesariamente.
Influenciado por la corriente de la web 2.05 han aparecido distintas acti-
vidades profesionales que incorporan dichos conceptos a su portal, como las bi-
bliotecas 2.06 o los archivos 2.07. La incorporación de las tecnologías para la web
2.0 ha permitido que algunos archivos ofrezcan en la web más servicios que el ca-
tálogo online o la información básica de la guía del archivo. Algunas organiza-
ciones han creado sitios web que incorporan no solo abundante información,
sino también tecnologías de la web 2.0, como los sitios web de carácter nacional,
los Archivos Nacionales del Reino Unido8 o los Archivos Nacionales de Estados
Unidos (NARA)9 o, en menor envergadura, los archivos de la administración lo-
cal, que dan un buen servicio de información a sus ciudadanos, como el caso de
Richmond (Canadá)10 o de Arganda del Rey (España )11. La incorporación más
reciente a las web de archivos han sido los widgets12, pequeñas aplicaciones que
dan un acceso rápido a ciertas funciones requeridas, como incorporar un widget
de mensajería instantánea13 para poderse comunicar con los usuarios.
La mayor parte de los servicios del archivo se van a poder realizar me-
diante el portal web, la mejor vía de comunicación con el ciudadano, abierta to-
dos los días a cualquier hora. Las TIC permiten su implementación. El portal web
puede ser la guía del archivo en formato electrónico.
190 Vicent Giménez Chornet > El impacto tecnológico en los servicios archivísticos
Catálogos online
Los tradicionales instrumentos de descripción, especialmente los inventarios y

los catálogos, custodiados en los archivos en formato papel, pueden volcarse a la
red. La decisión de sacar los instrumentos de descripción en Internet debe tener
en cuenta la resolución de diversas cuestiones:
- ¿Los instrumentos de descripción cumplen con los requerimientos de infor-
mación de los ciudadanos? Unos inventarios muy someros o la ausencia de
catálogos tal vez invaliden el interés en difundirlos por Internet. Una sim-
ple referencia en el sitio web del archivo sobre los fondos que custodia sea
posiblemente suficiente. Los usuarios de Internet son cada vez más exigen-
tes en cuanto a la calidad y la idoneidad de la información que solicitan.
- Si se dispone de un buen inventario que permite identificar las unidades
documentales a nivel de expediente o documento y, especialmente, de
catálogos de ciertos fondos concretos, deberemos valorar qué coste su-
pone el volcado a Internet. Podemos analizar diferentes variables. Pri-
mera e imprescindible, el coste de una aplicación que contemple una
base de datos para ubicarla en un servidor y que enlace con una web di-
señada para la misma. Segundo, el coste de teclear la información de los
inventarios o catálogos en la base de datos. Tercero, las buenas prácticas
en la descripción archivística: contemplar normas de descripción para el
volcado de los instrumentos de descripción a unos campos normalizados,
y normalizar también los índices, preferentemente mediante la cons-
trucción de tesauros. La ausencia de las buenas prácticas puede inutilizar
el coste económico invertido anteriormente. Ha habido grandes inver-
siones en aplicaciones informáticas para archivos que no tienen correla-
ción con la exigua calidad de información lanzada a la web, por el uso de
arcaicas prácticas archivísticas y por primar la cantidad a la calidad. Hay
que tener presente que el lanzamiento de un catálogo a la web no es
exactamente el control del fondo por el archivero; es el lanzamiento de
una información pertinente para que el ciudadano pueda disponer de
una referencia fiable de la documentación que busca.
- ¿Qué información vamos a mostrar en el catalogo online y cómo queremos
que se realicen las búsquedas? Son esencialmente dos cuestiones, pero es-
tán estrechamente relacionas. La ausencia de información o la estructura-
ción de la información va a condicionar el sistema de búsqueda. Por ejem-
plo, si en la estructura de la base de datos no hay campo o campos para los
índices no puede haber búsquedas por índices o por palabras clave. La gran
diversidad de catálogos o fondos archivísticos online está condicionada
por la estructuración de la información en las bases de datos.

Las instituciones responsables de los archivos estatales suelen disponer de
algún sitio web para la difusión de sus fondos. Podemos encontrar el volcado de
abundantes descripciones en portales como el de los archivos del Reino Unido14,
los archivos de Estados Unidos (NARA)15, el Portal de Archivos Españoles (PA-
RES)16, o en proyectos interesantes como el de AIM25, un portal que ofrece el
acceso electrónico a un gran número de descripciones de archivos custodiados
por más de cien instituciones (universidades, academias, sociedades culturales,
organizaciones culturales, etc.) de Londres o de un área próxima. El proyecto
AIM25 tiene especialmente relevancia por la correcta utilización de la norma in-
ternacional ISAD (G) para la descripción de los fondos y por la normalización
de los índices al utilizar diferentes tesauros para controlar las materias, las insti-
tuciones, los lugares y las personas.17
Digitalización
Una de las grandes novedades de las tecnologías ha sido la aparición de un nue-

vo formato para el registro de la información (tanto para documentos/imágenes
como para audiovisuales), es el archivo digital. Con la aparición de la primera cá-
mara digital en 1975 empezó también el interés de incorporar esta novedosa tec-
nología a los archivos. En España, el macroproyecto iniciado en 1986 en el Ar-
chivo General de Indias llevaba incorporada la digitalización de la documenta-
ción histórica para ofrecerla a los usuarios y preservar la documentación original.
Este proyecto se inició cuando aún no había nacido Internet como comunicación
telemática mediante páginas webs. Desde entonces la digitalización de los fondos
archivísticos se ha incorporado como un proyecto básico en diferentes archivos,
tanto para disponer de una copia máster del original como para dar servicio al
ciudadano. Como servicio al ciudadano la digitalización permite alcanzar dos ob-
jetivos fundamentales: el acceso a la información para la investigación (caso de
los archivos históricos) y la transparencia administrativa (caso de los archivos de
la administración).
La digitalización ha sido uno de los proyectos notables del Ministerio de
Cultura de España, que extendió el programa a los diferentes archivos depen-
dientes del mismo y que actualmente se encuentra en el portal PARES. De las
capturas realizadas en los años ochenta, gracias a que se optó por un formato de
calidad en escala de grises, aún son útiles las imágenes realizadas en el Archivo
General de Indias. En la actualidad, optar por un buen formato de archivo digi-
tal implica la incorporación del color, que facilita la lectura y la comprensión de
los documentos.
Actualmente la digitalización en los archivos se ha desarrollado espe-
cialmente en los archivos históricos para facilitar el acceso a la información
de los documentos históricos. Además del Ministerio de Cultura de España,
también la han implantado otros países, como los archivos del Reino Unido
(en algunos casos mediante pago)18, los archivos de Estados Unidos o el Ar-
chivo General de la Nación de la República Dominicana19. En otros casos la
digitalización sirve para que los ciudadanos puedan acceder a documentos ad-
ministrativos para resolver necesidades de carácter legal (valor primario),
como el acceso al Catálogo de Bienes Raíces y Expedientes Judiciales del Ar-
chivo Nacional de Chile, del que se puede solicitar documentación utilizando
la firma digital20.
La digitalización de los fondos archivísticos interesa también como un ser-
vicio de copia de documentos que se ofrece en el archivo a sus usuarios. El ciu-
dadano, al disponer de ordenadores, rechaza cada vez más las copias en microfilm,
dada la inaccesibilidad a los lectores de los mismos. Es una tecnología obsoleta,
no por la perdurabilidad del microfilm, sino por dejar de fabricarse los lectores e
incluso las mismas películas.
Verificación de documentos digitales
La creación de documentos digitales por las organizaciones ha propiciado que es-

tas se interesen por los aspectos de la preservación y la conservación. El archivo
digital, sea cual sea su formato (jpeg, tiff, doc, pdf, HTML, etc.), tiene unas ca-
racterísticas diferentes a los formatos tradicionales determinados por su soporte
físico (papel, pergamino, papiro, vinilo, microfilm, etc.). El formato electrónico
del archivo digital ha condicionado que los criterios de preservación sean singu-
lares. Algunas organizaciones y archivos, que llevan a cabo políticas de preserva-
ción de los documentos electrónicos, han incorporado, como servicio a los ciu-
dadanos u otras organizaciones, el que ellos también puedan llevar a cabo un as-
pecto de la política de preservación, la verificación de los documentos digitales.
En los Archivos Nacionales del Reino Unido, el Departamento de Pre-
servación Digital ha desarrollado una herramienta de software llamada DROID
(Digital Record Object Identification) que permite realizar de forma automatiza-
da la identificación de formatos de archivo. Ello permite satisfacer uno de los re-
quisitos de preservación de los depósitos digitales: identificar con precisión el for-
mato de los objetos digitales almacenados21.
La Biblioteca de la Universidad de Harvard y JSTOR22 (una organización
sin ánimo de lucro dedicada a ayudar a la comunidad académica a almacenar los
contenidos intelectuales en repositorios digitales bien formados) han elaborado
conjuntamente un software llamado JHOVE para la validación de los objetos di-
gitales. Dicha herramienta es un servicio gratuito y lo han puesto a disposición
pública23.

Canales RSS
Un RSS (Rich Site Summary) es un archivo en formato RDF o en XML que sir-
ve para enviar noticias o notificaciones de texto corto. Los archivos RSS son úti-
les para crear canales de publicación simples que son leídos por programas espe-
cíficos de lector de noticias. En la web suele constar “Syndicate this site” o un
logo indicativo.
Netscape fue quien creó en 1999 el formato RSS 0.9 para ofrecer un ca-
nal de contenidos en su portal, sindicando datos y ofreciendo una forma simple
de publicar contenidos. Dicho proyecto fue abandonado por Netscape, lo que
propició la aparición de diferentes formatos RSS, algunos basados en ficheros
RDF (RSS 1.0) y otros en XML (RSS 2.0, 0.92 y 0.91).
El Ministerio de Cultura de España ha creado un servicio de canales RSS
para recibir información actualizada de los contenidos web. Entre sus áreas te-
máticas dispone de un canal para archivos24. Se puede suscribir al canal para re-
cibir dicha información desde dos opciones: creando un enlace en nuestro nave-
gador web (debe ser compatible, como Firefox, Explorer, Safari, etc.), o creando
un Gadget o icono en nuestro servicio web gratuito, como Bloglines, iGoogle.
MyYahoo, Windows Live, o Netvibes.
Otros ejemplos concretos de archivos que permiten la Sindicación de
Contenidos mediante RSS son el Archivo Nacional de Australia, admitiendo
añadir un feed o Gadget en el servicio web como iGoogle, o como una fuente
RSS en nuestro navegador25, o el Archivo del Estado de Nueva York, con igua-
les servicios26.
Blogs
Un Blog (contracción del término weblog) es un sitio web mantenido general-

mente por personas individuales, pero que también puede ser creado por organi-
zaciones. En él se pueden registrar comentarios, describir eventos y anotar todo
aquello que resulte de interés para su creador, generando como un diario online.
El blog permite incorporar material gráfico o audiovisual. El blog es conocido en
España también como bitácora, aunque este término va perdiendo presencia ante
el vocablo Blog.
Un ejemplo de blog lo tenemos en Archives Hub, un sitio web donde se
puede acceder a las descripciones de los fondos archivísticos de universidades del
Reino Unido27. Archives Hub Blog28 da información sobre exposiciones tempo-
rales, proyectos, fondos incorporados, fondos más consultados, etc., permitiendo
además crear un feed o canal RSS en nuestro servicio web (iGoogle, MyYahoo o
Bloglines).

Los Archivos Nacionales de Estados Unidos, NARA, disponen también
de un blog creado recientemente, dedicado al acceso público online de sus docu-
mentos29, preparado para indizarlo en cinco categorías temáticas: bases de datos,
miscelánea, búsqueda online, preguntas y redes sociales (Web 2.0).
FAQ
FAQ es el acrónimo del inglés Frequently Asked Questions, preguntas más fre-
cuentes. Actualmente muchas organizaciones con servicios al ciudadano crean
unas listas preparadas de preguntas más frecuentes con las respuestas idóneas para
orientar a los ciudadanos. Estas FAQs se publican en los sitios web y permiten no
solo dar respuesta a las posibles preguntas de los ciudadanos, sino también com-
pletar la información de los ciudadanos que posiblemente no se hubiesen plan-
teado los posibles servicios a los que tienen acceso. En definitiva las FAQs tam-
bién sirven para dar a conocer con más precisión los servicios de la institución.
Un buen ejemplo de FAQs lo tenemos en el Archivo de Arganda del
Rey30, donde el conjunto de respuestas da información sobre la localización del ar-
chivo, su horario, los tipos de fondos que custodia, qué requisitos se piden para su
consulta y acceso, qué servicios se pueden realizar a través del sitio web y qué tipo
de documentos puede encontrar el ciudadano de su interés cultural o patrimonial.
El Archivo de la ciudad de Edimburgo ha creado unas FAQs con cuatro
preguntas donde resume el tipo de servicios que puede encontrar el ciudadano en
su archivo municipal: sacar una copia del plano de la casa, registro de nacimien-
tos, matrimonios y defunciones de algunas iglesias parroquiales. También me-
diante las respuestas a las FAQs se explica qué tipo de información no da el ar-
chivo y dónde la pueden obtener, como acudir al archivo del cementerio para
consultar el registro de las defunciones31.
El Archivo del Estado de Indiana (Estados Unidos) ha seleccionado unas
FAQs (de un conjunto más grande de todo el sitio web del Estado de Indiana) re-
lacionadas con lo que puede hacer o encontrar el ciudadano, incluyendo organi-
zar visitas o realizar cursos de capacitación32.
Los Archivos Nacionales de Estados Unidos disponen de un largo cuestio-
nario donde se da información a los ciudadanos de qué pueden encontrar y dón-
de lo pueden encontrar, debido a sus diferentes sedes, o qué no pueden encontrar,
como los fondos de los tribunales federales. Da referencia sobre los registros cap-
turados en Berlín, relacionados con los afiliados al partido nazi, los censos de po-
blación, las actas del Congreso, documentos esenciales sobre la independencia e
identidad de los Estados Unidos, fuentes para estudios genealógicos, proyectos que
lleva el archivo (digitalización, documentos electrónicos, etc.) o en qué otros si-
tios pueden encontrar los documentos que no están en este archivo33.
Exposiciones virtuales, vídeos, visitas virtuales
Una forma de difundir los fondos del archivo es realizando visualizaciones del
mismo desde el sitio web mediante exposiciones virtuales, vídeos digitales o visi-
tas virtuales. Diferentes archivos realizan un vídeo explicativo que sirve de guía
sobre sus fondos, sus instalaciones, localización, funciones y servicios que puede
encontrar el ciudadano, si decide realizar una visita presencial.
El Archivo Histórico Nacional dispone de un vídeo que realiza una visita
virtual del archivo, mostrando sus instalaciones, fondos, los trabajos técnicos,
etc.34. La Red de Archivos de Escocia hace una visita virtual de las sedes de los
archivos, de sus instalaciones y trabajos técnicos mediante aplicación web, sin re-
currir al vídeo35. El Archivo del Estado de Croacia ha efectuado en su sitio web
una visita virtual mediante imágenes tridimensionales, en java, disponiendo un
recorrido de las instalaciones mediante un listado de imágenes, o por hiperenla-
ce de la misma imagen que se está visualizando36. El Archivo Nacional de Ho-
landa ha realizado un documental dramatizado que se desarrolla en un futuro pró-
ximo, en un archivo digitalizado, permitiendo de esta forma exponer los futuros
servicios del archivo, además de informar sobre sus fondos. Se dispone de dife-
rentes versiones de vídeo, uno para personas con deficiencias visuales y otro con
subtítulos en inglés37.
Diferentes archivos realizan exposiciones virtuales independientemente
de las presenciales. La exposición virtual permite, mediante aplicación web, di-
fundir el patrimonio documental del fondo archivístico relacionado con un tema.
Tiene la ventaja de sus bajos costes (sin mantenimiento físico ni seguro de las
piezas expuestas) y su gran difusión (a todo el mundo, con horario abierto). El
Archivo General de Indias presenta una exposición virtual sobre “Paisajes urba-
nos de América y Filipinas” que permite ver diferentes planos que se conservan
en el archivo38. El Archivo de Massachusetts realiza exposiciones de documentos
a través del sitio web del Museo Commonwealth39, donde se realiza una exposi-
ción virtual sobre “Le Grand Derangement. The acadian exile in Massachusetts,
1775-1766”, con documentos digitalizados y con la posibilidad de ver la trans-
cripción40.
Actividades educativas
La tecnología web permite que los archivos realicen cursos virtuales que faciliten
difundir sus fondos, poniendo de relevancia el valor patrimonial de los mismos,
o que efectúen talleres o cursos para profesionales de la gestión documental.
La Red de Archivos de Escocia mantiene cuatro cursos virtuales para apo-
yar el aprendizaje y la enseñanza de la historia en las escuelas escocesas o, también,

para aquellas personas interesadas en la Historia de Escocia entre 1830 y 1930: La
minería del carbón en Escocia, El uso de las fuentes primarias para estudiar el pasado,
Salud pública y vivienda en Escocia entre 1830 y 1930, y El sufragio femenino41.
Los Archivos Nacionales de Estados Unidos mantienen un Aula Digital
destinada a educadores y estudiantes donde se desarrollan diferentes cursos, como
el referente a documentos primarios para la enseñanza de la historia de Estados
Unidos, talleres, etc.42.
El Archivo del Estado de California (Estados Unidos) dispone de dos re-
cursos educativos, el Learn California, destinado a profesores y estudiantes, para
aprender la historia de California, y el Western Archives Institute, unos cursos
anuales de dos semanas, realizados en la Universidad de California de Berkeley,
destinados a profesionales de la archivística43.
Oficina Virtual
Los archivos administrativos o intermedios, al contener documentación que aún

podría disponer de algún interés legal, pueden crear una oficina virtual para sa-
tisfacer las necesidades del ciudadano, pudiendo solicitar copias legalizadas de
documentos que sean de su interés. Un buen ejemplo de ello lo tenemos en el
Archivo Nacional de Chile, que ha digitalizado los fondos de Conservadores de
Bienes Raíces y, mediante la indización individualizada de cada documento, fa-
cilita la búsqueda online de los registros de propiedad, hipotecas y gravámenes de
cada persona. El ciudadano interesado en uno de estos documentos lo puede so-
licitar vía web y recibir una copia firmada digitalmente44.
El Archivo del Estado de Carolina del Norte (Estados Unidos) permite a
sus ciudadanos realizar solicitudes de documentos online o por correo electróni-
co45. Existe un formulario de solicitud online que admite solicitar documentos so-
bre testamentos, licencias de matrimonios, certificados de defunción, etc.46.
Compartir información, carpeta del ciudadano
La gestión electrónica de documentos digitales de archivo permite a las recientes

implantadas administraciones electrónicas la creación de carpetas del ciudadano.
En dichas carpetas los ciudadanos y la administración pueden depositar docu-
mentos que permitan, a cualquiera de las dos partes, consultar aquellos que se ne-
cesiten en cualquier momento.
El Ayuntamiento de Oviedo ha creado una carpeta para los ciudadanos
que permite efectuar trámites online, consultar datos de recibos, padrones o el ca-
lendario fiscal, poder duplicar recibos y depositar documentos47. El Ayuntamien-
to de Murcia ha creado una carpeta personal a los ciudadanos a la que se puede
acceder mediante el DNI-e o por contraseña. En dicha carpeta el ayuntamiento
permite realizar trámites relacionados con el padrón municipal (darse de alta, re-
alizar cambios de domicilio, modificar datos personales o solicitar un certificado
de empadronamiento), el censo electoral, acceder a la información fiscal (modi-
ficar datos fiscales, solicitar domiciliación bancaria para el pago de impuestos, ac-
ceder a certificados de pago de tasas, multas o impuestos de años anteriores, o pa-
gar impuestos y tasas) o consultar si se tienen sanciones de tráfico48.
Mensajería instantánea
La Mensajería electrónica o instantánea permite la comunicación entre dos o

más personas en tiempo real, mediante la conexión de los ordenadores a una red,
como Internet. Los diferentes software de mensajería instantánea permiten, ade-
más de enviar frases, mostrar el estado (disponible, no disponible, sin actividad,
etc.), y algunos incorporan un “aviso de presencia”. Las aplicaciones más difun-
didas de mensajería son Windows Live Messenger, Yahoo! Messenger, Tencent
QQ, AIM, Skype o Google Talk.
Mediante la implantación de un widget de meebo49 la archivera Linda
Clark Benedict, del archivo universitario Hobart and William Smith Colleges,
dispone de un servicio de mensajería. Cuando Linda está conectada y se puede
comunicar con ella consta en el widget “Linda is online”50.
Wikis
Una Wiki es un sitio web para cuya creación se utiliza software de Wiki, que per-
mite la creación de páginas web interrelacionadas, utilizando un lenguaje de mar-
cas y un editor de textos WYSIWYG en el navegador. La principal utilidad de las
wikis es permitir hacer trabajo colaborativo por una comunidad. Ward Cunning-
ham fue quien desarrolló el primer software de Wiki (el WikiWikiWeb), siendo
la enciclopedia Wikipedia uno de los mayores éxitos.
El Archivo Nacional del Reino Unido ha creado una Wiki para contribuir
a difundir los fondos de dicho archivo o de otros archivos del Reino Unido. La
Wiki, Your Archives, está diseñada para que cualquier usuario pueda ofrecer in-
formación adicional a lo que ya se encuentra en los catálogos, guías, inventarios
o documentos online del Archivo. La Wiki permite también iniciar contenidos
sobre discusiones técnicas, sobre proyectos, sobre políticas existentes o proponer
políticas, o sobre asuntos editados. Actualmente la Wiki tiene cuatro secciones:
noticias, nuevos artículos, artículos destacados y proyectos51.
La archivera Linda Clark Benedict también ha iniciado una Wiki en el ar-
chivo de Hobart and William Smith Colleges para la comunidad de dicha uni-
versidad52. En fase experimental, lo que se pretende es permitir a los estudiantes
mostrar las investigaciones que realizan en el archivo.
Conclusión
Las oportunidades que han creado las tecnologías de la información y comunica-

ción empiezan a implantarse en los archivos para dar un servicio a los usuarios de
carácter innovador. Muchas de las soluciones tecnológicas no requieren grandes
inversiones de capital, sino un interés por implementarlas de acuerdo a las nece-
sidades y características de los usuarios. Los archivos administrativos o interme-
dios, generalmente menos predispuestos a ofrecer documentación online, pueden
ofrecerla contemplando que el procedimiento garantice la privacidad de aquellos
fondos que lo requieran legalmente.
Los archivos históricos, al tener menos limitaciones legales de accesibili-
dad documental, pueden ofrecer más documentos de consulta libre. Algunas tec-
nologías como la mensajería, los blogs o las wikis permiten incrementar la co-
municación y la complicidad entre los usuarios más cercanos del archivo y la ins-
titución archivística.
Notas
1
Gibbons, Paul (1999): “Casting the ’Net: the Records Management intranet pages”, Records Management
Journal, vol. 9, no. 1, pp. 21-32.
2
Barratt, Nick (2009): “From memory to digital record: Personal heritage and archive use in the twenty-
first century”, Records Management Journal, vol. 19, no. 1, pp. 8-15.
3
Jaén García, Luis Fernando: “Los servicios digitales de archivo como medios de difusión de la informa-
ción”, Seminario Internacional Archivos y Documentos Electrónicos. Bogotá, 11 a 13 de marzo de 2009, Uni-
versidad de La Salle.
4
Aún no ha llegado a los archivos la preocupación por el buen posicionamiento web, algo que en otras or-
ganizaciones ya se tiene en cuenta, especialmente en universidades, pero también en instituciones cultu-
rales como museos. El buen posicionamiento web es un indicador del uso y servicios de un sitio web.
5
Este término ha sido propuesto por Tim O’Reilly en 2004 para diferenciar una segunda generación de la
web que, incorporando tecnologías web, se pueden crear una serie de servicios que originen una interac-
ción entre los usuarios. Oreilly, Tim, “What is Web 2.0: Design Patterns and Business Models for the Next
Generation of Software”. Communications & Strategies, No. 1, p. 17, First Quarter 2007. Disponible en
SSRN: <http://ssrn.com/abstract=1008839> [Consulta: 20/07/2009].
6
Margaix Arnal, Dídac, “Conceptos de web 2.0 y biblioteca 2.0: origen, definiciones y retos para las bi-
bliotecas actuales”, El Profesional de la Información, Vol. 16, no. 2, marzo-abril 2007, p. 95-106.

7
Francisco Fernández Cuesta en su blog ha difundido diferentes implementaciones de la web 2.0 que se es-
tán llevando a cabo en los archivos. Disponible en <http://archivista.wordpress.com/hacia-el-archivo-20/>
[Consulta: 20/07/2009].
El blog ArvhivesNext recoge una selección de noticias sobre la implementación de la web 2.0 en los
archivos. Disponible en: <http://www.archivesnext.com/?cat=35> [Consulta: 18/07/2009].
8
The National Archives. Disponible en <http://www.nationalarchives.gov.uk/default.htm> [Consulta:
18/07/2009].
9
The National Archives. Disponible en: <http://www.archives.gov/index.html> [Consulta : 18/07/2009].
10
City of Richmond. Archives. Services. Disponible en: <http://www.richmond.ca/cityhall/archives/about/
services.htm#> [Consulta: 18/07/2009].
11
Archivo Arganda del Rey. Disponible en: <http://archivo.ayto-arganda.es/archivo/index.asp> [Consulta:
18/07/2009].
12
La W3C está elaborando un documento para regular los widgets. Widgets 1.0: Packaging and Configura-
tion. Disponible en: <http://www.w3.org/TR/widgets/> [Consulta: 18/07/2009].
13
Este widget está incorporado en el archivo universitario de Hobart and William Smith Colleges. Disponi-
ble en: <http://academic.hws.edu/library/archives/> [Consulta: 18/07/2009].
14
The National Archives. The Catalogue. Disponible en: <http://www.nationalarchives.gov.uk/catalogue/
default.asp?source=ddmenu_search3&j=1> [Consulta: 26/07/2009].
15
The National Archives. Search the Archival Research Catalog. Disponible en: <http://www.archives.gov/re-
search/arc/> [Consulta: 26/07/2009].
16
PARES. Portal de Archivos Españoles. Disponible en: <http://pares.mcu.es/> [Consulta: 26/07/2009].
17
AIM25. Archives in London and the M25 area. Disponible en: <http://www.aim25.ac.uk/> [Consulta:
26/07/2009].
18
The National Archives. Documents Online. Disponible en: <http://www.nationalarchives.gov.uk/docu-
mentsonline/default.asp> [Consulta: 26/07/2009].
19
Archivo General de la Nación de la República Dominicana. OpacWeb. Disponible en:
<http://201.229.254.170/albala/opw/> [Consulta: 26/07/2009].
20
Archivo Nacional de Chile. Sistema de Consultas y Certificación Electrónica de Documentos. Catálogo de Bie-
nes Raíces y Expedientes Judiciales. Disponible en: <http://dm.archivonacional.cl/cyberdocs//cyberdocs.asp>
[Consulta: 26/07/2009].
21
DROID (Digital Record Object Identification). Disponible en: <http://droid.sourceforge.net/wiki/
index.php/Introduction> [Consulta: 11/08/2009].
22
JSTOR. Disponible en: <http://www.jstor.org/> [Consulta: 11/08/2009].
23
JHOVE-JSTOR/Harvard Object Validation Environment. Disponible en: <http://hul.harvard.edu/jho-
ve/distribution.html> [Consulta: 11/08/2009].
24
Canal RSS del Ministerio de Cultura. Destacados de Archivos. Disponible en: <http://www.mcu.es/archi-
vos/rss.xml> [Consulta: 13/08/2009].
25
National Archives of Australia. Disponible en: <http://www.naa.gov.au/whatsnew.xml> [Consulta: 13/08/2009].
26
New York State Archives News and Events. Disponible en: <http://www.archives.nysed.gov/rss/
news.xml> [Consulta: 13/08/2009].
27
Archives Hub. Revolutionising access to the archives of UK universities and collages. Disponible en:
<http://www.archiveshub.ac.uk/> [Consulta: 13/08/2009].
28
Archives Hub Blog. Disponible en: <http://www.archiveshub.ac.uk/blog/> [Consulta: 13/08/2009].
29
NARAtions. A Blog about Online Public Access to the Records of the U.S. National Archives. Disponible en:
<http://blogs.archives.gov/online-public-access/> [Consulta: 14/08/2009].
30
Archivo de Arganda del Rey. Preguntas Más Frecuentes. Disponible en: <http://archivo.ayto-
arganda.es/archivo/preguntasfrecuentes.asp> [Consulta: 15/08/2009].
31
Edinburgh City Archives. FAQs. Disponible en: <http://www.edinburgh.gov.uk/internet/Council/Coun-
cil_Business/City_archives/FAQs/CEC_faqs> [Consulta: 15/08/2009].
32
Indiana Commission on Public Records. Top FAQs. Disponible en: <http://www.in.gov/icpr/2355.htm>
[Consulta: 15/08/2009].
33
The National Archives. Frequently Asked Questions. Disponible en: <http://www.archives.gov/faqs/>
[Consulta: 15/08/2009].
34
Archivo Histórico Nacional. Visita Virtual. Disponible en: <http://www.mcu.es/archivos/MC/AHN/Vi-
sitasVirtuales.html> [Consulta: 15/08/2009].
35
Scottish Archives Network. Virtual Tour. Disponible en: <http://www.scan.org.uk/tour/index.htm>
[Consulta: 15/08/2009].
36
Hrvatski Državni Arhiv. Virtualna oj Šetnja. Disponible en: <http://www.arhiv.hr/hr/qtvr/index.html>
[Consulta: 15/08/2009].
37
Nationaal Archief. Digitaal Nationaal Archief. Disponible en: <http://www.nationaalarchief.nl/archief-
beheer/DNA/> [Consulta: 15/08/2009].
38
Archivo General de Indias. Paisajes urbanos de América y Filipinas. Disponible en: <http://www.mcu.es
/archivos/CE/ExpoVisitVirtual/urbanismo/index.html> [Consulta: 16/08/2009].
39
Massachusetts Archives. Programs. Disponible en: <http://www.sec.state.ma.us/arc/arcpro/proidx.htm>
[Consulta: 16/08/2009].
40
Commonwealth Museum. The Museum of Massachusetts History. Le Grand Derangement. The acadian
exile in Massachustts, 1775-1766 Disponible en: <http://www.sec.state.ma.us/mus/exhibits/onlineexhi-
bits/acadianonline/acaidx3.htm> [Consulta: 16/08/2009] Le Grand Derangement. The acadian exile in
Massachustts.
41
Scottish Archive Network. Scan Education. Disponible en: <http://www.scan.org.uk/education/index
.html> [Consulta: 16/08/2009].
42
The National Archives. Educators and Students. Disponible en: <http://www.archives.gov/education/>,
y <http://www.archives.gov/education/> [Consulta: 16/08/2009].
43
California State Archives. Educational Resources. Disponible en: <http://www.sos.ca.gov/archives/
ed-resources/index.htm> [Consulta: 16/08/2009].
44
Archivo Nacional de Chile. Catálogo de Documentos de Bienes Raices y Expedientes Judiciales del Archivo
Nacional de Chile. Disponible en: <http://documentos.archivonacional.cl/cyberdocs/cyberdocs.asp> [Con-
sulta: 15/09/2009]. Agradezco esta información a la archivera Marcela Cavada, que gentilmente me mos-
tró este interesante proyecto.
45
North Carolina State Archives. Requesting Information by Mail. Disponible en: <http://www.archives.
ncdcr.gov/mail.htm> [Consulta: 16/08/2009].
46
North Carolina State Archives. Reference Questions via E-Mail. Disponible en: <http://ncrec.dcr.sta-
te.nc.us/ArchivesMailer/ArchivesMailer.asp> [Consulta: 16/08/2009].
47
Ayuntamiento de Oviedo. Oviedo.es. Ciudadanos. Disponible en: <https://online.ayto-oviedo.es/pu-
blic/login.aspx?returnurl=e-participa/carpeta/errorbrowse.aspx AppScope=CIUDADANO> [Consulta:
17/08/2009].
48
Ayuntamiento de Murcia. Carpeta del ciudadano. Disponible en: <https://www.murcia.es/carpetacc/>
[Consulta: 17/08/2009].
49
Meebo. Meebome. My widget. Disponible en: <http://www.meebome.com/?w> [Consulta: 18/08/2009]
50
Hobart and William Smith Colleges. Archives. Disponible en: <http://library.hws.edu/archives/> [Con-
sulta: 18/08/2009].
51
The National Archives. Your Archives. Disponible en: <http://yourarchives.nationalarchives.gov.uk/in-
dex.php?title=Home_page> [Consulta: 18/08/2009].
52
Hobart and William Smith Colleges. HWS Archives. Disponible en: <http://hwsarchives.
pbworks.com/> [Consulta: 18/08/2009].

varia
JOAQUIM LLANSÓ SANJUÁN
Camino a Ítaca
El papel de la normalización
en el periplo profesional
del archivero para la
construcción de su identidad
“Cuando emprendas tu viaje a Ítaca

pide que el camino sea largo,
lleno de aventuras, lleno de experiencias.
No temas a los lestrigones ni a los cíclopes
ni al colérico Poseidón,
seres tales jamás encontrarás en tu camino,
si tu pensar es elevado, si selecta
es la emoción que toca tu espíritu y tu cuerpo (...).
Pide que el verano sea largo.

Que muchas sean las mañanas de verano
en que llegues -¡con qué placer y alegría!-
a puertos nunca vistos antes.
Detente en los emporios de Fenicia
y hazte con hermosas mercancías,
nácar y coral, ámbar y ébano
y toda suerte de perfumes sensuales,
cuantos más abundantes perfumes sensuales puedas.
Ve a muchas ciudades egipcias
a aprender, a aprender de sus sabios.
Ten siempre a Ítaca en tu mente.

Llegar allí es tu destino.
Mas no apresures nunca el viaje.”
Konstantinos Kaváfis
Fragmentos de Ítaca

Archivo General de la Universidad Pública de Navarra
Este artículo es el texto de la conferencia inaugural del V CONGRESO DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEÓN
que se desarrolló en León los días 1, 2 y 3 de octubre de 2008.
TABULA, Número 12, 2009, pp. 205-234

1. Al encuentro de la identidad
De un tiempo a esta parte se han producido importantes alteraciones en nuestro

entorno profesional como archiveros. Los cambios de cultura y mentalidad en la
sociedad han incidido en la emergencia de valores como la transparencia, la res-
ponsabilidad y el buen gobierno, al tiempo que han contribuido a resaltar la im-
portancia del documento como evidencia, además del valor tradicional de me-
moria. Una variada tipología de usuarios, que abarca un amplio espectro de per-
files sociales, nos demandan, de acuerdo con los avances de las tecnologías de la
información y las comunicaciones, una mayor disponibilidad en cuanto al acce-
so a los documentos, junto con un servicio más rápido, exhaustivo y ajustado a
sus necesidades. Las organizaciones, que adoptan nuevos sistemas de gestión en
los que prevalece la medición y evaluación de resultados, exigen una adaptación
de nuestro trabajo a los nuevos entornos. A la vez, las tecnologías de la informa-
ción y las comunicaciones, que están abriendo caminos insospechados en todos
los ámbitos de las relaciones entre las personas, asocian la forma en que son ges-
tionados los documentos a los procesos de gestión donde aquéllos se crean, afec-
tando al propio concepto de documento.
Estos cambios inciden en nuestro singular contexto archivístico, en el que
nuestra profesión presenta los síntomas de estar en permanente proceso de cons-
trucción. Basta con echar una mirada a nuestro alrededor para comprobar que, si
bien hay unanimidad en cuanto a los principios metodológicos sobre los que ba-
sar nuestro trabajo, existe en la práctica una gran diversidad en la interpretación
por parte de cada profesional en relación al empleo de las técnicas de gestión de
documentos y archivos.
Por otra parte, existen evidentes contradicciones entre las nuevas ten-
dencias y el desarrollo legal. En este sentido, el caso más paradigmático por su re-
levancia podría ser el del acceso a los documentos. La paulatina evolución de la
descripción archivística, orientada cada vez más a satisfacer las necesidades de los
usuarios, entra en colisión en nuestro país con una normativa reguladora del ac-
ceso dispersa, anticuada, inconsistente y oscura en cuanto a la aplicación de cri-
terios para la protección de datos de carácter personal.
Es en este ambiente donde está llamado a asentarse el fenómeno de la nor-
malización, que parece no tener límites en cuanto a la diversidad de ámbitos en
los que puede llegar a incidir.
Hay que decir que los procesos de adaptaciones y cambios de orientación
no son nuevos en nuestra generación profesional. De hecho, los archiveros aca-
bamos de vivir, a lo largo de los últimos veinte años, un proceso de transición de
una archivística centrada en los documentos con valor histórico hacia la deno-
minada “archivística integrada”, primero en cuanto a su asimilación metodológi-
ca y paulatina plasmación en los sistemas archivísticos de nuestras organizacio-
206 Joaquim Llansó Sanjuán > Camino a Ítaca

nes, seguida de una sucesión –aún inconclusa– de oportunas concreciones lega-
les. Quienes nos vimos envueltos en ese proceso convertimos en convicciones
nuestras dudas e inseguridades, convencidos de las oportunidades que ello supo-
nía para afianzar nuestro reconocimiento profesional tanto en nuestras organiza-
ciones, en las que contribuíamos a conseguir economía, eficacia y eficiencia,
como en la sociedad basada en la consolidación de los valores democráticos.
Habituados a las situaciones de inquietud, los archiveros volvemos a vivir
un momento de desconcierto profesional. Las nuevas realidades y los cambios
que se avecinan no inciden únicamente, como sucedió hace veinte años, en
nuestras metodologías profesionales, sino que afectan al propio documento, más
en riesgo que nunca por su extrema fragilidad en el entorno electrónico, y las he-
rramientas para su gestión. No hemos podido elegir, sino que los cambios nos han
llegado impuestos por nuestro entorno social y organizativo. Después de todo, los
archiveros vivimos insertos en la sociedad a la que servimos.
Tampoco sabemos valorar hasta dónde nos va a llevar el futuro de unos do-
cumentos cuya conservación a largo plazo (concepto muy distinto en el ámbito de
los documentos electrónicos) es una cuestión todavía no resuelta con las estrategias
que actualmente se están investigando e implantando en las organizaciones. Sin em-
bargo, parece que se asientan las prácticas, los modelos y los requisitos de gestión,
donde los metadatos desempeñan un papel fundamental, basados en unos procesos
y sistemas de gestión de documentos que no nos son en absoluto desconocidos.
En la actualidad las organizaciones apoyan la administración electrónica
y la simplificación de procedimientos y procesos que ello supone, por lo que se
nos brinda una ocasión inigualable, desconocida hasta ahora, de hacernos visi-
bles en nuestras organizaciones y vencer de una vez la tradicional invisibilidad de
los archiveros, inclusive la de aquellos que hicimos de la archivística integrada
nuestra bandera. Pero cuidado: debemos ser conscientes de que otras profesiones
han visto antes que nosotros esa oportunidad estratégica, atraídas por la intere-
sante perspectiva que adopta ahora nuestra parcela profesional.
Sin embargo, tenemos la sensación de estar desbordados, superados, por la
magnitud del desafío, que se nos aparece como global. Cuanto más intentamos
profundizar en este nuevo entorno, especialmente en el tecnológico, más com-
pleja se nos hace la comprensión y contextualización de tantas orientaciones,
iniciativas y estrategias. Las normas, a veces, por sí solas, contribuyen en poco al
esclarecimiento de los entresijos de este mundo de cambio rápido y mutable, tan
distinto a nuestro universo profesional tradicional finito y constante. Se hace en-
tonces preciso saber qué las mueve. Nos interesa especialmente conocer tanto el
contenido de las normas como su fundamento metodológico y conceptual y su
orientación, tanto actual como futura, como instrumento para no perdernos en
este agitado mar de siglas que son los signos indelebles de la búsqueda de solu-
ciones a las complejidades generadas hoy por la gestión de los documentos.

Cuando por fin nos animamos a iniciar nuestra particular pesquisa a tra-
vés de la bibliografía y otras fuentes de información, se hace inabarcable no sólo
la comprensión de innumerables iniciativas orientadas a la gestión de los docu-
mentos y archivos, sino también los contextos conceptuales en los que nacen, en
gran parte extraños a nuestra particular visión de la archivística y basados en una
práctica profesional bien asentada, de la que nosotros, en nuestra particular tra-
dición archivística, por desgracia, carecemos.
Nuestro estado actual de ignorancia, desconcierto y cierta angustia, res-
pecto a lo que nos llega y, según barruntamos, aún está por venir nos exige un
proceso personal de conocimiento y reflexión. Estamos, mediante la conexión a
redes e Internet, desbordados por información que no podemos abarcar por su vo-
lumen, ni tampoco sabemos interpretar ni valorar. Las propias bases de nuestra
profesión parecen tambalearse, y no sabemos con claridad cuáles deben ser o dón-
de encontrar nuestros asideros, y tampoco discernir con nitidez a nuestros ene-
migos y a nuestros aliados. Con suerte, podemos llegar a ser conscientes de los
problemas que se nos plantean, pero tenemos dudas acerca de nuestra capacidad
de tomar decisiones para hacerles frente. En nuestro camino en busca de lo que
será una nueva identidad, los obstáculos se suceden, y parecen no tener fin. De
alguna manera, siempre hemos tenido clara nuestra misión, pero es necesario re-
alizar con esfuerzo un itinerario, tanto personal como profesional, que cada uno
debemos recorrer de manera particular, plagado de dudas e indecisiones, tenta-
ciones y riesgos, preguntas, respuestas e interpretaciones, para así orientarnos a lo
largo de este vasto mar repleto de siglas, que a modo de islas jalonan el camino a
nuestra particular Ítaca.
Hablo de Ítaca porque a mi modo de ver el mito del regreso de Ulises a su
reino de Ítaca tras la guerra de Troya ilustra como alegoría el particular itinerario
del archivero en la búsqueda y reconocimiento de su propia identidad: Ulises
pierde el rumbo en una tormenta, sale del mundo conocido y entra en otro más
allá. Es preciso que salgamos fuera de nuestras miras profesionales y observemos
la sociedad y los cambios culturales y de mentalidad que se suceden, que pregun-
temos cómo se las arreglan otros profesionales, cuáles son las motivaciones de
nuestros usuarios, cómo progresan nuestras organizaciones, cómo evolucionan las
tecnologías de la información, qué podemos aportar y qué nos falta. Debemos
también tener la inquietud de preguntar a nuestros colegas más decididos o más
experimentados, orientarnos en las encrucijadas y aprender de los falsos atajos,
sacar experiencia de los errores y evaluar nuestras capacidades. Hacer frente al
desafío implica voluntad de saber, de llegar a Ítaca.
La epopeya de Homero ilustra la transformación desde nuestra posición
tradicional de custodio de los documentos con valor histórico a la asunción de
que los archivos son tanto evidencia como memoria.

2. Nuevas demandas
2.1. Los archivos en sociedad

Los archiveros observamos hoy cómo la responsabilidad de los archivos en socie-
dad avanza firmemente en la consolidación de los valores de memoria, transpa-
rencia, derechos de los ciudadanos, buen gobierno y evidencia. La dinámica del
ejercicio de la democracia y el control político del gobierno, la evolución de la
legislación en importantes aspectos, como por ejemplo el de la memoria, así
como destacadas actuaciones judiciales y la presencia de esos conceptos en los
medios de comunicación hacen que esas ideas se hayan consolidado en la men-
talidad social colectiva.
En el momento actual nadie duda del papel de los archivos en una serie
de ámbitos que, según recuerda el Consejo Internacional de Archivos, deben ser
objeto de especial atención. Esta organización acordó en 2004 aprobar la inclu-
sión de estos valores entre sus estrategias y áreas prioritarias, por considerar esen-
cial el papel de los archivos en la creación de la memoria de las naciones y so-
ciedades, en proporcionar evidencia de las acciones humanas, en actuar como so-
porte a la administración y en destacar los derechos de los individuos, organiza-
ciones y estados, al ser fundamentales para la democracia y la responsabilidad1.
Estos principios se hallan también en el documento sobre Dirección Es-
tratégica del propio Consejo Internacional de Archivos para el período 2008-
2018, cuando proclama que “una gestión efectiva de los documentos y los archi-
vos es una precondición indispensable para el buen gobierno, el desarrollo de la
ley, la transparencia administrativa, la preservación de la memoria colectiva he-
cha por el hombre, y el acceso a la información por parte de los ciudadanos”.
Otras iniciativas y publicaciones del CIA reafirman con cierta periodicidad
su compromiso en promover el papel esencial de los documentos y los archivos
para el buen gobierno, la transparencia frente a la corrupción, la responsabilidad
social de los líderes en globalización y la protección de la privacidad de los datos2.
2.2. Los archivos en las organizaciones
La gestión de documentos en las organizaciones

Tenemos asumido que las organizaciones conservan documentos para llevar adelan-
te procesos de gestión, proporcionar consistencia y continuidad a los servicios que
prestan, cumplir con los requisitos legales y normativos, proteger los intereses de la
organización y los derechos de los trabajadores, proporcionar evidencia de las acti-
vidades de gestión y mantener la memoria corporativa y colectiva de la sociedad3.

Más allá de nuestras percepciones, en 2001 aparece la norma internacio-
nal de gestión de documentos, ISO 15489, que incide especialmente en la im-
portancia de que cada organización tenga establecidas políticas y programas de
gestión documental, y definidas unas responsabilidades, donde cimentar sus res-
pectivos sistemas de gestión de documentos auténticos, fiables, íntegros y dispo-
nibles a largo plazo. La norma llega a proponer, incluso, una metodología para la
creación de estos sistemas.
Pero eso no es todo. Hemos conocido que recientemente, y como res-
puesta a los problemas generados por la crisis Enron/Arthur Andersen, ha emer-
gido la idea de la “responsabilidad social corporativa” como un aspecto vital de
la práctica de la gestión. Se constata, en consecuencia, un renovado interés por
la responsabilidad corporativa, la ética y la responsabilidad social4.
Sin embargo, en un momento en que todo parece encauzado, en un en-
torno organizativo donde observamos que aumenta progresivamente la impor-
tancia de la gestión de la información, no nos deja indiferentes el resultado de
una encuesta realizada en 2004 en los Estados Unidos –nación que se nos antoja
como la más desarrollada en gestión de documentos- sobre dos mil profesionales:
el 41 por ciento de las respuestas apuntaban que sus programas de gestión de do-
cumentos eran marginales o deficientes, el 40 por ciento informaba de que las po-
líticas y procedimientos de gestión de documentos en su organización no se diri-
gían a los documentos electrónicos, y el 60 por ciento no tenía ninguna política
formal para gestionar el correo electrónico5.
Las conclusiones del informe revelan que los programas de documentos
están poco cimentados y tienen un bajo perfil social, y las perspectivas de conse-
guir el soporte necesario no parece ser mucho mejor de lo que era hace una o dos
generaciones6. La gestión de documentos sigue considerada como una función de
poco valor que requiere pocas capacidades7.
Probablemente sea necesario un rediseño de las estrategias. Parece que la
orientación de ISO pasa actualmente por encaminar su norma de buenas prácti-
cas hacia la certificación, lo que sin duda abriría interesantes perspectivas por la
evidente vinculación de la norma ISO 15489 con las normas de sistemas de ges-
tión de la calidad, medioambientales y, más recientemente, de seguridad.
Relaciones con otros profesionales
Contagiados por la velocidad de los acontecimientos en la edad de la información,

los archiveros podemos caer, conscientes de nuestra ignorancia, en un complejo
de inferioridad en relación con otras profesiones mejor posicionadas frente al reto
tecnológico. Los técnicos en informática y comunicaciones están involucrados en
un acelerado proceso de cambio, siempre al filo de los nuevos avances, en las ur-

gencias del día a día, atentos a las novedades. Sin embargo, carecen de algunos co-
nocimientos y criterios necesarios para tratar la documentación de archivo8.
Los archiveros tenemos en nuestra mano convertir nuestro complejo en
oportunidad. En el debate sobre la gestión de los documentos electrónicos en las
organizaciones aportamos nuestra competencia más importante, un profundo co-
nocimiento de los documentos: conocemos lo que son, por qué son importantes,
cuándo deben ser capturados, durante cuánto tiempo deben conservarse, qué los
hace auténticos y cómo hacerlos accesibles. En el caso contrario, si no tomamos
un papel activo con el resto de la organización, nuestro trabajo corre el riesgo de
ser considerado insignificante ante los nuevos conceptos en alza, como la gestión
del conocimiento, o incluso como obstáculos burocráticos a este conocimiento9.
Para orientar adecuadamente nuestra posición, una posible solución sería parti-
cipar en la definición de los flujos de documentos y establecer colaboraciones con
los informáticos10. Otros enfoques estratégicos podrían dirigirse hacia los sistemas
de calidad en los procedimientos y servicios, modo en que mejorarán nuestras
prestaciones y conseguiremos una mayor promoción de nuestra imagen11. Final-
mente, existen otras aproximaciones que apuestan, con carácter general, por es-
trategias generales de oportunidad, adaptación y apertura al cambio (denomina-
das por Carl Lee en 2001 “táctica de guerrillas”).
Respuestas de los archiveros a los nuevos retos

de las organizaciones
Richard Cox advertía en 2004 de las nuevas formas en que las organizaciones
buscan adaptarse a la mejora en su competitividad y en la prestación de sus ser-
vicios, a las que necesariamente debía amoldarse el archivero: la reingeniería, la
reinvención y la gestión del conocimiento12.
La primera de ellas, la “reingeniería”, incide en transformar radicalmente
los principios de la gestión del siglo pasado, centrados en las “tareas” sobre las que
reposa el principio de la división de trabajos, en los denominados “procesos de
gestión coherentes” 13. La tecnología es una herramienta fundamental en la rein-
geniería, al proporcionarle un cauce para inventar nuevas maneras de llevar a
cabo la gestión (no se trata de hacer que los antiguos procesos trabajen mejor,
sino que las organizaciones corten con las viejas reglas y creen nuevas maneras
de trabajar). Una premisa fundamental es que, en orden a satisfacer las deman-
das contemporáneas de calidad, servicio, flexibilidad y bajo coste, los procesos
deben mantenerse simples, combinando varios trabajos en uno.
Un modo que tenemos los archiveros para responder a la exigencia de
simplificación de los procesos consiste en agrupar la evaluación, organización y
descripción, conservación y uso de los documentos en una versión más simplifi-

cada de manera que el proceso de la evaluación integre la organización, descrip-
ción y preservación, consiguiendo así que los documentos estén disponibles con
mayor antelación. Los archiveros podemos, también, adaptar las descripciones
existentes producidas por los creadores.
Por su parte, “reinventar” consiste en buscar nuevos usos en los recursos
al objeto de aumentar la productividad y la eficacia. Los profesionales son eva-
luados no tanto por las tareas o procesos que llevan a cabo, sino por los resulta-
dos que consiguen.
En una organización donde se exige a sus profesionales repensar su papel,
tanto actual como potencial, los archiveros hemos de considerar cómo podemos
medir nuestro éxito. Los tiempos de respuesta y la orientación de la prestación de
nuestros servicios deben ser prioritarios. En este sentido, la prioridad podría con-
cretarse en la evaluación por encima de otros trabajos más rutinarios y consumi-
dores de tiempo.
El tercer elemento señalado por Richard Cox incide en la importancia de
la gestión del conocimiento14, que señala una manera de aprender, mirar hacia
delante y aumentar la capacidad de hacer frente a las crisis futuras y detectar
oportunidades. En relación a ella, los archiveros aportamos nuestro saber respec-
to a los documentos como fuentes de potencial conocimiento: por qué son crea-
dos, cómo trabajan los sistemas que los gestionan, la forma en que los procesos de
gestión crean documentos. Además, los profesionales debemos identificar nues-
tras mejores prácticas y nuestro conocimiento orientándolos hacia la memoria
corporativa, entendida como la suma de conocimiento acumulado, experiencia,
historia, estrategias, éxitos y mitología, que existen en los empleados.
La aproximación al concepto de memoria corporativa es insuficiente si
mira únicamente hacia el pasado.
3. Nuevas preguntas
3.1. Identidad
Nuestra identidad profesional (¿qué somos? ¿para qué servimos? ¿cómo nos ven?)
es algo que hoy nos preocupa con especial intensidad15. Es evidente que durante
generaciones no hemos sido capaces de transmitir qué es un archivo, ni quién es
un archivero, ni siquiera en los momentos en que los archivos, por una u otra ra-
zón, están de moda o gozan de un cierto protagonismo16.
Los archiveros permanecemos generalmente invisibles a la sociedad, in-
cluso para aquellos que utilizan a menudo los archivos17. Una causa puede ser
nuestra incapacidad en influir en los medios de comunicación en cuestiones re-
lativas a los archivos18. Nos guste o no, los archivos permanecen irremediable-

mente asociados a la idea de inutilidad social, caracterizados por su coste eleva-
do y ser poco rentables, tanto económica como –en especial- políticamente.
La imagen de los archivos en la opinión pública es arcaica e inexacta. Así lo
demostraban de manera objetiva los resultados de una encuesta del diario francés Le
Monde desarrollada en noviembre de 2001, que ponían de manifiesto una serie de
contrastes: por un lado, entre la carga afectiva y simbólica de los archivos y la relati-
va indiferencia de la sociedad con relación a este tema; por otro lado, el gran interés
de los franceses por sus archivos y su desconocimiento extremo, tanto de las institu-
ciones que los conservan como de su contenido y de sus condiciones de acceso19.
¿Cómo hacer frente a este problema? Experiencias exitosas han allanado
el camino, definiendo estrategias orientadas a conseguir jerarquía en las organi-
zaciones (alejándonos del ámbito meramente cultural o de investigación), y al
desarrollo de iniciativas en relación a la función educativa y cívica de los archi-
vos y a la lucha contra la exclusión. Hay que ir a los colegios, y llegar a los no
usuarios (mediante exposiciones, campañas de promoción, presencia en los me-
dios y en la web)20. Hay que prestar mayor interés a los servicios ofrecidos a los
usuarios potenciales. “Si no te ven, no existes” 21.
En el nuevo marco social y cultural, el documento de la Dirección Estra-
tégica del Consejo Internacional de Archivos para el período 2008-2018 apues-
ta por un cambio de paradigma, “desde ser los conservadores de documentos his-
tóricos a ocupar una posición neurálgica de gestor de información tanto en el sec-
tor público como en el sector privado”. Podemos, además, progresar en los as-
pectos éticos y morales de nuestro trabajo22.
3.2. Identidad profesional, gestión de información

y gestión del conocimiento
En los años 80 y 90 se creó incertidumbre en la profesión por culpa de la infor-

mática. Las ciencias denominadas “de la información”, centradas en las técnicas
y los útiles de la investigación documental, ilusionaban, y siguen deslumbrando
todavía hoy, por sus fáciles éxitos. Así las cosas, las apariencias parecen indicar
que la archivística contemporánea se reduce a las ciencias de la información.
Parece existir entre los archiveros una contradicción permanente entre el
corto plazo de hoy, la actualidad y la moda, que recurren a las técnicas y a los mé-
todos documentalistas, definidos por una necesidad inmediata, de una parte, y
por otra el imperativo fundamental del largo plazo, esto es, por los cortos plazos
y las actualidades de mañana y pasado mañana, por los usuarios que no se pueden
conocer y por las cuestiones que no se pueden todavía imaginar23.
Los archiveros tendemos a ser percibidos como profesionales que trabajan
en lugares tranquilos, con poca presión o pocos retos, que han optado por traba-

jar para organizaciones culturales por el placer o personal satisfacción que su tra-
bajo les comporta. Las personas que buscan un refugio profesional tranquilo en
un archivo sufren una sacudida cuando descubren, con la ansiedad que provoca
la edad de la información, que estas perspectivas eran en realidad un espejismo.
No es raro encontrar tentaciones para dejar nuestro campo profesional. Se
tiende a un abandono de la noción de documento, que se reemplaza con algo pa-
recido a la información o al conocimiento24. No es aislado el caso de archiveros
que han apostado por hacer frente a las tecnologías de la información declaran-
do que el objeto de su trabajo es la información, más que los documentos, lo que
les lleva a situarse a sí mismos en un mundo más amorfo de especialistas en tec-
nologías de la información, donde la competición es fiera y la misión profesional
es a veces vaga, donde deberá reconsiderar lo que es y lo que hace cada año, o in-
cluso mes a mes25. Otros pueden ver la necesidad de alinearse con la administra-
ción de las máquinas.
En este entorno, no es de extrañar que muchos archiveros busquen un re-
fugio en ignorar las implicaciones tecnológicas de su trabajo.
La manera de fortalecerse consiste en la revisión de nuestros conceptos de
cómo servimos a la sociedad, incluyendo la redefinición de nuestra misión profe-
sional. Propuestas tales como gestión de la información estratégica, gestión del
conocimiento y aproximaciones de responsabilidad y evidencia, ayudan al deseo
de incorporar lo preciso, interpretar y en algunos casos transformar, lo que los ar-
chiveros hemos estado haciendo hasta ahora. La clave es la anticipación.
3.3. El paradigma de gestión de documentos
En nuestro recorrido acompañando al archivero en busca de su identidad, con-

viene detenernos en las teorías archivísticas más en boga actualmente, ya que in-
ciden de manera directa, como tendremos ocasión de observar, en la proyección
a corto y medio plazo de la práctica profesional y, cómo no, en la orientación de
las normas internacionales de mayor relevancia.
Mark A. Green señalaba en 2002 la existencia de un conflicto entre dos
percepciones del documento: como evidencia y como memoria26. Para algunos
autores, como Luciana Duranti y Richard Cox, defensores del “paradigma de ges-
tión de documentos”, que a su vez se articula alrededor del concepto del “records
continuum”, los documentos son únicamente evidencia de actuaciones, son con-
servados por propósitos de administración, legislación y responsabilidad, y sirven
primeramente a las necesidades de sus creadores. En consecuencia, y en contra-
posición al denominado “paradigma archivístico”, los usos históricos o culturales
de los documentos, singularmente aquéllos que no fueron creados con fines de
evidencia, son completamente secundarios27.

Por su parte, el paradigma archivístico se fundamenta en que la objetivi-
dad y la veracidad de cualquier tipo de documentación, incluyendo los docu-
mentos de actuaciones, son conceptos relativos y subjetivos. No existen verdades
universales u objetividad absoluta28.
Sin embargo, los defensores del paradigma de gestión de documentos for-
jan alianzas con poderosos aliados (analistas de riesgos, auditores, asesores lega-
les, diseñadores de sistemas y otros especialistas en tecnologías de la informa-
ción), y se reposicionan a sí mismos en la importante corriente de la globaliza-
ción. Pero tiene sus peligros: olvidan demasiado, excluyen demasiado. Lo que no
es ortodoxo, debe ser excluido.
El paradigma de la gestión de documentos podría identificarse, como su-
giere Verne Harris, como un fenómeno de la globalización: “promueve la norma-
lización; santifica el “business” y el “management”; convierte el conocimiento en
mercancía; es irrespetuoso con las formas autóctonas de conocimiento; es intole-
rante hacia la diferencia” 29. También nos ofrece cosas de valor, especialmente la
perspectiva estratégica.
La tensión entre los dos paradigmas, cuya batalla parece librarse muy le-
jos de nuestra tradición archivística, puede percibirse en ámbitos muy próximos,
de tanta trascendencia profesional como las normas de gestión de documentos
promovidas por ISO, así como en las nuevas corrientes que actualmente buscan
orientar el camino del progreso en la descripción archivística.
3.4. Perspectiva orientada a las necesidades de los usuarios

Las nuevas tendencias en relación al esfuerzo descriptivo del archivero, y al que
deberán atender en el futuro las normas que gobiernan la descripción, se orien-
tan a las formas en las que los usuarios de los archivos acceden a los documentos
(investigadores y genealogistas, pero también simples ciudadanos que buscan
fundamentar sus derechos), y las necesidades (y distancias) que quedan por cu-
brir. De hecho, ponen en entredicho la utilidad y el fundamento básico de nues-
tros instrumentos de descripción.
Wendy Duff señala que los archiveros hemos tenido hasta ahora simples
impresiones, aunque no datos, sobre cómo los usuarios investigan o entienden
que debe llevarse a cabo la investigación apoyada en los instrumentos de des-
cripción30. Esta investigadora hace suyas las conclusiones de Gordon y Conway,
al concluir que los estudiosos y los genealogistas no utilizan los instrumentos de
descripción, sino que recurren fundamentalmente a fuentes informales para lo-
calizar información; sus términos de investigación se concretan en nombres, fe-
chas, lugares y acontecimientos, por lo que nuestros instrumentos de descripción
no les sirven.

En lo que respecta a los jóvenes investigadores, éstos ignoran cómo usar
los catálogos (no comprenden las informaciones extensas), reclaman un sistema
central y su modelo mental es la biblioteca (con sus palabras clave) o la web.
Duff concluye que los instrumentos de descripción organizados por proce-
dencia satisfacen las necesidades de los historiadores tradicionales, pero no así las
de los historiadores sociales y los genealogistas. Al mismo tiempo los archivos
confunden y frustran a los noveles porque la utilización de los documentos re-
quiere experiencia y cierto conocimiento archivístico. Necesitamos, en conse-
cuencia, desarrollar normas que reúnan los modelos mentales de los usuarios y las
maneras preferidas por éstos para llevar a cabo la investigación.
3.5. La descripción orientada a la responsabilidad

de las organizaciones
Como ha señalado Laura Millar, es el modelo del continuo el que aporta a la des-
cripción archivística una orientación a la responsabilidad de las organizaciones y de
éstas ante la sociedad31. Esta visión se contrapone a la descripción archivística tra-
dicional, la orientada al acceso, avalada por la norma internacional de descripción
ISAD(G), que es “post-hoc” y retrospectiva, esto es, aplicada cuando los docu-
mentos han superado la evaluación y son conservados en los archivos históricos. La
tarea de la descripción en el entorno post-hoc no requiere al archivero identificar
qué debería haber habido en las cajas (lo que implicaría responsabilidad), sino qué
hay en las cajas: no hay control sobre la gestión de los documentos.
Por el contrario, el modelo del continuum contempla la naturaleza cam-
biante de los documentos a lo largo del tiempo y el espacio32. Para ello, la descrip-
ción debe, en primer lugar, procurar información sobre los documentos y, en se-
gundo, información sobre el contexto administrativo en el que aquellos documen-
tos fueron creados33. Ambas informaciones deben capturarse en los estadios inicia-
les de la vida del documento y acompañarlo a lo largo de su existencia. Sólo así
conservan sus cualidades de evidencia e información contextual intactas, de ma-
nera que cuando se recuperan para uso posterior puede comprenderse su significa-
do. Los esquemas de metadatos son críticos, ya que permiten que el documento sea
“un objeto de información que se gestiona por sí mismo”, un “objeto inteligente”.
3.6. La visión postmodernista de la comunicación de los documentos:

el poder del archivero
Por su parte, la perspectiva postmodernista señala que los archivos no son neu-
trales ni objetivos, sino que son instrumentos del poder34, que se materializa tan-
to en control sobre la memoria social colectiva (esto es, poder sobre la historia,

la memoria y el pasado), como en control sobre la conservación de los docu-
mentos (es decir, al seleccionar para su conservación unos documentos y elimi-
nando otros, las decisiones de los archiveros afectan al conocimiento colectivo
de la sociedad sobre su pasado, incluyendo aquello que debe ser olvidado). Ade-
más, el archivero desempeña un papel como intérprete y mediador entre los do-
cumentos y los usuarios (o, lo que es lo mismo, gobernando el proceso de inves-
tigación y constituyéndose en autor del documento, ya que lo que hace a un do-
cumento inteligible va más allá de sus límites físicos y su creación literal, esto es,
crean un significado, cuando los contextos de los documentos cambian con el
tiempo35). Es lo que Jacques Derrida llamaba “archivación”36. La neutralidad es
imposible: el archivero es un actor vital, a través de sus personales experiencias
y afiliaciones sociales, sus normas profesionales y la interpretación selectiva de su
experiencia, nunca un guardián o un simple observador, pese a que tienda a con-
templarse a sí mismo como neutral, objetivo y pasivo, sin poder37.
El poder conlleva la responsabilidad de procurar que queden debidamen-
te documentadas las vidas y expectativas de todos los grupos de la sociedad (es-
pecialmente los que han sido objeto de negligencia o marginación, denominados
por Bastian “población sin voz”), y no únicamente los de la élite política, econó-
mica, social e intelectual, así como la preservación de los derechos y valores38.
Como consecuencia de esta realidad, Randall Jimerson propone que la
evaluación y, especialmente, la elaboración de los instrumentos de descripción
deben llevarse a cabo considerando todos los potenciales usuarios en el futuro,
empleando cuidadosamente la terminología y evitando las presunciones tanto de
los creadores literales como nuestras.
4. Nuevas oportunidades: las normas como estrategia
4.1. El reto del documento electrónico

La creciente aparición de manuales, informes, estudios de experiencias, actas de
conferencias, sesiones de trabajo y ofertas de formación, que han sido vehículos
extremadamente útiles para conocer la dimensión de los retos en cuanto a la ges-
tión de documentos electrónicos, ha creado también una considerable confusión
con normas, recomendaciones, propuestas, predicciones y procedimientos39. La
reincidencia en la bibliografía es fácilmente constatable, hasta el punto de que
en ocasiones nos domina la sensación de haber entrado en un “salón de espejos”
(siempre la misma imagen, con escasísimas variantes) del que es difícil obtener
nuevas conclusiones.
El documento electrónico implica una nueva aproximación conceptual, a
la vez que metodológica, habida cuenta de las cada vez más tenues diferencias en-

tre los borradores o versiones y el documento definitivo40, la transformación del
documento en objeto, la disociación entre contenido y soporte, los nuevos signi-
ficados de original y copia, la importancia de contenido, contexto y estructura.
El concepto documento se hace más complejo, pudiendo abarcar desde la me-
moria hasta la información y la evidencia, desde la responsabilidad a la relevan-
cia social41.
En el nuevo entorno no existen las restricciones de lugar (gestión distri-
buida), tiempo (mantenimiento del contexto) y soporte (cambia la noción de
original); la producción de documentos se acelera (lo que motiva la necesidad de
intervención temprana para conservar y contextualizar los documentos, espe-
cialmente en relación al mantenimiento de su integridad y fiabilidad) y se hace
inestable (versiones previas del documento definitivo conviven con éste, y se di-
fuminan los límites entre ambos); el volumen de documentos se multiplica y las
fronteras se mueven hacia el usuario final. El reto se sitúa en la conservación (ya
en estadio de diseño del sistema), pero no en la tecnología42.
En el ámbito de la gestión del documento electrónico los desafíos y opor-
tunidades se nos brindan principalmente a través de la definición, captura y ges-
tión de los metadatos43, la seguridad44, la conversión digital45, el marcado de con-
tenidos en los sitios web46, la gestión del correo electrónico, la segunda genera-
ción de servicios basados en web, o Web 2.047 y los modelos de requisitos48.
El riesgo de la “amnesia digital”49 existe debido a una serie de problemas
derivados de la inestabilidad y limitada durabilidad del soporte (por lo que es pre-
ciso desarrollar estrategias para conservar como mínimo la información a través
de copia, migración o refresco de tecnología, lo que implica la aceptación de la
“pérdida aceptable“ de determinados atributos)50. Otros desafíos son la integridad
de los materiales digitales y la obsolescencia, que deriva del desuso de equipos,
soportes y sistemas cuando son sucedidos por otros que mejoran las prestaciones
de los anteriores, como consecuencia de la competencia de los mercados y la es-
trategia comercial de las propias empresas (de ahí la necesidad de refrescar la tec-
nología, migrar equipos, soportes y sistemas, o proceder al copiado de la infor-
mación y a la actualización de formatos y software, lo que supone siempre un im-
portante esfuerzo económico) 51.
Frente a esos problemas deben desarrollarse estrategias52, orientadas a la
interoperabilidad entre aplicaciones para el intercambio de procesos y datos53, y
al uso de estándares para conseguir formatos únicos y sistemas abiertos que ga-
ranticen la independencia del fabricante54, como por ejemplo XML.
Los documentos en bases de datos55, la información en sitios web56 y los
objetos digitales complejos57 presentan especiales problemas de conservación.

4.2. El desafío de las buenas prácticas en gestión de documentos:
las normas de ISO
La norma ISO 15489, aprobada en 2001, tiene como objeto regular la organiza-
ción del sistema de gestión documental llamado a respaldar la parte documental
de las normas de calidad, ISO 9001 y 14001 fundamentalmente (los denomina-
dos “documentos de calidad”)58. Sin embargo, no es una norma de certificación,
sino que procura unas directrices orientadas a que las organizaciones, tanto pú-
blicas como privadas, se doten de sistemas de gestión documental. Esta caracte-
rística es determinante, porque la norma por sí misma surge como modelo inter-
nacional de gestión de documentos en un contexto dominado por tradiciones na-
cionales muy distintas entre sí y difícilmente compatibles, en muchos casos.
Otras características de la norma son las siguientes:
- Supone el mayor hito mundial hasta el momento, como referente para
“buenas prácticas” profesionales, si bien excluye, en cuanto a su alcance,
la gestión de la documentación histórica.
- Es, en principio, neutral en cuanto a tecnología, aunque su orientación
apunta hacia un entorno automatizado, como se observa con mayor clari-
dad en los ámbitos que abordan las otras normas de la “familia ISO
15489”: metadatos (ISO 23081, partes 1 y 2) y procesos de trabajo en ges-
tión de documentos (ISO/TR 26122).
- La norma no supone la adopción de una nueva metodología archivística,
sino que adopta los principios metodológicos de la archivística, las carac-
terísticas esenciales del documento, el análisis funcional, la clasificación,
la evaluación, etc.
- Los implicados clave en la aplicación de la norma son los directivos de las
organizaciones, quienes pueden no estar familiarizados con las ventajas de
una buena gestión documental, o no ser conscientes de las consecuencias
de su inexistencia59.
- Proporciona una visión excelente de los conceptos de gestión de docu-
mentos a los expertos en tecnologías de la información, por lo que los ar-
chiveros podemos construir con ellos las oportunas alianzas basadas en un
mejor entendimiento profesional.
- La primera parte (ISO 15489-160) es el corazón de la norma, utilizada para
establecer los principios fundamentales y el modelo para la creación de un
programa de gestión de documentos.

- La norma establece los requisitos para la creación y mantenimiento de do-
cumentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles, así como el contexto
o sistema en el que deben ser gestionados.
- La segunda parte (ISO 15489-261) es un informe técnico, que recoge una
metodología de implantación de la gestión de documentos derivada de la
metodología australiana DIRS62. Esta parte está orientada al personal res-
ponsable de gestionar documentos en una organización.
- Es dinámica: actualmente está en proceso de revisión.
Entre los rasgos más sobresalientes de la norma podemos señalar los si-
guientes: (1) orientación a las actividades y procesos de trabajo de las organiza-
ciones; (2) valor de los conceptos de riesgos / responsabilidades / rendición de
cuentas / marco de confianza; (3) importancia de la evaluación y la medición; (4)
documentación; y (5) utiliza el records continuum, centrado en la evidencia,
como referente metodológico.
Actualmente, el Subcomité de gestión de documentos y archivos de ISO
(formalmente ISO/TC46/SC11) está trazando una nueva estructura para el aco-
plamiento de las normas vinculadas y relacionadas con la norma ISO 15489, y
orienta su trabajo hacia los siguientes ámbitos: esquemas de metadatos, conver-
sión de documentos digitales, guía de implantación de digitalización de docu-
mentos y preservación de los documentos digitales. Es importante señalar la re-
lación entre el trabajo de este Subcomité internacional y el de otro Comité de
ISO, el ISO/TC171, orientado a las aplicaciones de gestión de documentos, res-
ponsable de la aparición de normas tan relevantes como ISO/TR 15801 (reco-
mendaciones sobre veracidad y fiabilidad en la digitalización de documentos),
ISO/TR 18492 (conservación a largo plazo de la información basada en docu-
mentos) e ISO 19001-1 y 32000 (relativas a los formatos PFD 1.4 y PDF 1.7, res-
pectivamente).
4.3. El desafío de la normalización en la descripción
El esfuerzo normalizador del CIA
La mayor parte del esfuerzo normalizador en el ámbito archivístico lo desarrolla

el Consejo Internacional de Archivos, a través del Comité de Buenas Prácticas y
Normas (ICA/CBPS)63.
De acuerdo con el proyecto de reglamento del Comité, entre sus objetivos
destacan: (1) coordinar la elaboración y la adopción de normas, orientaciones,
buenas prácticas, códigos y reglas; (2) promover proyectos de elaboración de nue-

vas normas, y de revisión y actualización de las normas existentes cuando sea ne-
cesario; (3) favorecer el conocimiento y la aplicación de las normas y de las bue-
nas prácticas archivísticas. También señala que darán consejo en caso de ausen-
cia de normas.
Para desarrollar su labor, mantiene relaciones con otras profesiones de la
información tales como IFLA, ARMA, ICOM y con organismos de normas in-
ternacionales, especialmente ISO, “en las normas relativas a la práctica de la ar-
chivística, con el fin de asegurar la conformidad de las normas así elaboradas con
las necesidades archivísticas”.
La actividad normalizadora desarrollada por el Comité hasta el momento
tiene en cuenta la complementariedad entre las diferentes normas. Así, conta-
mos con normas para describir los documentos –ISAD(G)2–, para describir y dar
información de contexto sobre los productores de documentos –ISAAR(CPF)2–,
para identificar y describir la función de la que es reflejo el documento –ISDF–,
y por último otra norma que permite informar sobre las instituciones de archivo,
o dónde encontrar los recursos archivísticos –ISIAH–.
Otras áreas de trabajo del Comité de Buenas Prácticas y Normas inciden
en la terminología (como el proyecto Archipaedia), la evaluación, la conserva-
ción y los documentos electrónicos.
Las normas de descripción archivística
En los años 90, la proliferación de documentos electrónicos y el movimiento ha-

cia la e-administración pusieron en evidencia la necesidad de normas de meta-
datos que pudieran asegurar la captura y preservación de documentos fiables y au-
ténticos. En este contexto, la comunidad archivística ha ido aprobando normas
tanto de estructura, contenido y contexto para la descripción, al objeto de per-
mitir el intercambio de datos y favorecer su utilización64.
Las normas de estructura de datos especifican los elementos de metadatos
que se precisan en una descripción archivística: MARC-AMC, EAD y EAC.
Las normas de contenido de datos proporcionan criterios sobre qué infor-
mación podemos introducir en cada uno de los elementos de la estructura de da-
tos: APPM, RAD, MAD, ISAD(G) e ISAAR(CPF), NCA Rules, DACS, NO-
BRADE, ODA2, y las imprescindibles adaptaciones y concreciones españolas
NEDA, MDM2, NODAC y NOGADA.
También existen estándares para la descripciones de contexto archivísti-
co: la guía de Australasia de la Sociedad de Archiveros Australianos, GASHE de
la Universidad de Glasgow, ISDF e ISIAH.
Un problema asociado a la normalización es el impacto de los cambios so-
bre las descripciones ya elaboradas. Las normas producen ansiedad en nosotros

por el efecto que tendrán en nuestro trabajo descriptivo. No es fácil encontrar
equilibrio entre mantener la continuidad con las estructuras existentes, y aplicar
las nuevas reglas que resultan de la actualización de las normas para una mejor
descripción. Hay que reconocer que una norma es un documento dinámico que
cambiará en respuesta a los nuevos conocimientos sobre la descripción, la prác-
tica profesional y las necesidades de los usuarios finales65.
5. Nuevas necesidades: la educación
Según Richard Cox, el principal valor de los archiveros para tener un lugar en el
nuevo siglo es la educación: nuevas estrategias, ideas y métodos, junto con una
elevada dosis de imaginación y capacidad para la toma de riesgos. Necesitamos
estar muy versados en teoría archivística y metodología, pero con una clara
orientación a la práctica66.
Es evidente que necesitamos un cambio de tendencia. Por lo general, los
puestos de archiveros están resultando cada vez más difíciles de cubrir, debido al
bajo nivel de partida de los salarios y la falta de posibilidades de progreso. Por su
parte, el trabajo con documentación administrativa está considerado a menudo
como una función de poco valor que requiere pocas capacidades. La educación es
un factor fundamental para invertir la tendencia.
El problema reside en cómo orientar la educación y la formación del pro-
fesional de los archivos67. Existe una visión internacional, defendida por algunos
docentes universitarios, como José Bernal Rivas, que sostienen que en la actual
era de la información es preciso ubicar la archivística en el conjunto de las cien-
cias de la información. La archivística formaría parte, como otras ciencias como
la biblioteconomía, la informática, el periodismo y la comunicación de una nue-
va ciencia en formación, donde cada una de ellas tendría definido su propio in-
terés, objeto, tipo de información que analiza, usuarios y métodos. De acuerdo
con esta perspectiva, el modelo de la archivística centrada en los fondos y docu-
mentos históricos está en crisis. Los archiveros tratan hoy información más que
documentos, y su trabajo consistirá más en almacenar y recuperar información
que documentos68.
Sin embargo, para otros autores, como Elio Lodolini, la inclusión de la
archivística entre las ciencias de la información supondría un retroceso de dos
siglos.
Es evidente que el marco para la educación del profesional debe ser la
Universidad. Lo difícil es ajustar, al menos en el caso español, unas necesidades
específicas en cuanto a competencias, habilidades y capacidades en el marco de
una titulación específica. De no disponer de titulación específica no nos queda-
ría, como señala Richard Cox para Norteamérica, sino “conformarnos con el

reclutamiento de individuos brillantes, capaces, surgidos de los mejores progra-
mas de grado disponibles, y construyendo en ellos un conocimiento de los archi-
vos y sistemas de gestión de documentos”69. Precisamos nuevas actitudes, archi-
veros que se anticipen, que tomen riesgos y que resuelvan problemas. Necesita-
mos creatividad70.
El debate sobre los contenidos educativos debería centrarse en la expe-
riencia educativa adquirida hasta la fecha en el marco universitario (postgrados
fundamentalmente), los perfiles profesionales emergentes y, de manera absoluta-
mente esencial, un elemento sobre el que no se incide lo suficiente: las compe-
tencias.
En 2007, ARMA publicó un trabajo muy ilustrador en relación a un nú-
cleo de competencias de los profesionales de los documentos e información, que
cabría extrapolar al ámbito puramente archivístico71. Esta perspectiva podría ser
una herramienta de gran valor, en un momento como el actual, en nuestro país,
marcado por la búsqueda de un modelo de formación en archivística, tanto por
las universidades como por los propios colectivos profesionales de archiveros, en
atención a los singulares perfiles, competencias y habilidades requeridos para el
ejercicio de la profesión72. Aún hoy en día, es una creencia prácticamente uni-
versal que la emergencia de las tecnologías y de las ciencias de la información
conducen a las instituciones universitarias a una aproximación entre las ense-
ñanzas de archivos, bibliotecas y documentación, consideradas casi con exclusi-
vidad como materia primera única e indiferenciada73. Esta percepción colisiona
frontalmente con la defendida por los colectivos profesionales. Es opinión del
que les habla que la formulación de base debe partir de la definición de un mo-
delo específico de competencias.
En este contexto, las competencias pueden definirse como el conoci-
miento, habilidades o características que contribuyen a conseguir el desarrollo
pleno en una determinada profesión. Las competencias deben poder ser objeti-
vamente observadas, medidas y calculadas. Las competencias mueven la pers-
pectiva del “qué” debe llevar a cabo un empleado (definido en una típica des-
cripción de trabajo) al “cómo” los empleados cumplen con las tareas requeridas.
El trabajo de ARMA señala seis ámbitos utilizados en las competencias
más relevantes: (1) funciones de gestión, (2) prácticas de gestión de documentos
e información, (3) gestión de riesgo, (4) comunicaciones y marketing, (5) tec-
nología de la información y (6) liderazgo.
En mi opinión, este trabajo podría servir perfectamente de fundamento
para un estudio en profundidad sobre un modelo de competencias en gestión de
documentos y archivos en España, que probablemente aportaría alguna luz al de-
bate sobre la educación, útil tanto para las instituciones de educación superior
como para las asociaciones profesionales.

6. Interpretando los signos
Los archiveros estamos inmersos en un proceso de construcción de nuestra iden-

tidad, a tenor de los avances sociales y de la expansión de las tecnologías de la
información y las comunicaciones. Es indudable que las visiones actuales de la ar-
chivística y de la dimensión práctica de nuestro trabajo inciden de manera nota-
ble en la definición de normas y la orientación de su contenido: el records con-
tinuum, los paradigmas, el postmodernismo o la postcustodia son algo más que
simples reflexiones intelectuales, sino que se traducen en normas fundamentales
para nuestra actividad profesional, como la familia de las normas ISO 15489 so-
bre gestión de documentos con una clara influencia del continuo, poco concilia-
ble con su opuesto del ciclo vital. Por su parte, las normas impulsadas por el Con-
sejo Internacional de Archivos reflejan un modelo orientado a la custodia, que
deberá evolucionar hacia otro modelo más social, adaptado a los intereses de los
usuarios y con mantenimiento del contexto, representado por su opuesto post-
custodia. Por otro lado, el fenómeno de la normalización es una apuesta decidi-
da por el paradigma de la gestión de documentos y el modelo del continuo, ca-
racterizado por una contemplación estricta del documento bajo el prisma de la
evidencia.
Cualquier movimiento, cualquier decisión a favor o en contra de los con-
tenidos de una norma, puede alterar las reglas del juego, unas reglas que no siem-
pre conocemos con la debida profundidad. El que la norma de gestión de docu-
mentos fuera aprobada por el 100 por cien de los países miembros con derecho
a voto de ISO significa un alineamiento masivo hacia los postulados del conti-
nuo, con todo lo que esa decisión comporta frente a otras teorías igualmente
dignas de ser consideradas (la del ciclo de vida es a la que con mayor firmeza se
le contrapone, pero también la de la gestión integrada, más afianzada entre no-
sotros e incomprensiblemente olvidada), y también la construcción de una ba-
rrera que hoy parece insalvable, artificial desde la perspectiva de nuestra tradi-
ción archivística, entre la gestión de los documentos administrativos y aquéllos
con valor histórico.
Es verdad que en España una buena parte de los archiveros hemos basado
gran parte de nuestro trabajo sobre la autenticidad y el valor de evidencia de los
documentos, sobre la necesidad de poner de manifiesto las características del do-
cumento de archivo y avanzar nuestra intervención hasta las oficinas. El ensayo
con modelos foráneos ha traído consigo importantes problemas terminológicos
durante un buen número de años. Nuestro objeto ha sido el de establecer unos lí-
mites precisos para nuestra profesión ante dos amenazas: por un lado, frente a
quienes desde una posición de poder intentaban impedir la manifestación en
toda su plenitud del archivo y la gestión de documentos como una realidad dife-
renciada de las bibliotecas (especialmente sangrante ha sido el caso de algunas

bibliotecas universitarias), y por otro hacer frente a una intromisión de otros pro-
fesionales en su intento de extender hacia los archivos su área de expansión pro-
fesional, aprovechando las turbulencias provocadas por el desarrollo de las tec-
nologías de la información. Parece que el esfuerzo ha valido la pena. Sin embar-
go, hemos de preguntarnos si no hemos desatendido, en cambio, otros ámbitos
igualmente importantes, en relación a la dimensión social de los archivos, como
por ejemplo la responsabilidad. El hecho es que seguimos siendo invisibles ante
la sociedad y por lo general poco valorados en nuestras organizaciones.
Pero no todas las amenazas hay que buscarlas fuera del propio entorno
profesional. Hemos dicho que los documentos electrónicos presentan nuevos re-
tos profesionales. La norma internacional de gestión de documentos, aparecida
precisamente como orientación para hacer frente a estos desafíos, se fundamen-
ta, básicamente, en dos pilares (no hay más que leer las dos partes de la norma
para llegar a esta simple conclusión): la clasificación funcional (no en vano los
documentos deben ser contextualizados en sus procesos de origen) y la evalua-
ción. Ambos procesos están, en teoría, fuertemente consolidados en nuestra teo-
ría profesional. ¿Cuántos cuadros de clasificación funcionales existen realmente
en nuestro país? ¿Cuántas comisiones de evaluación documental funcionan en la
práctica? ¿Tenemos implantados y operativos verdaderos programas de gestión de
documentos? Si no es así, ¿por qué no tenemos en funcionamiento los elementos
básicos, cuando sabemos dónde tenemos que incidir?. La respuesta a esta contra-
dicción probablemente apunte hacia un déficit importante en cuanto a compe-
tencias no estrictamente profesionales.
Nuestra legislación otorga un papel director en política archivística a los
entes rectores de los sistemas archivísticos, tanto del Estado como de las comu-
nidades autónomas. ¿No están obligados los entes rectores a asumir el liderazgo
en cuanto al tratamiento y conservación coherente, en los límites del sistema, de
los documentos electrónicos? ¿Disponemos de orientaciones en cuanto a cómo
asegurar la preservación (ya que no conservación) de los documentos electróni-
cos en nuestras organizaciones? ¿Tenemos referentes metodológicos claros? Es in-
dudable que los que desempeñan la coordinación de los sistemas archivísticos tie-
nen toda la responsabilidad en cuanto a los déficits –así como el mérito de los
buenos resultados, como en el caso de Cataluña– que en estos ámbitos puedan
producirse. Es impensable que las instituciones no responsables de la definición
de estos procedimientos podamos tomar la iniciativa. ¿Qué podemos hacer los ar-
chiveros de estas instituciones, generalmente pequeñas, por muy conscientes que
seamos de los desafíos y oportunidades de las nuevas tecnologías, salvo reclamar
ante los responsables de la definición de políticas y procedimientos –por otra par-
te colegas de profesión, a los que presuponemos con nuestras mismas inquietudes
y necesidades–, y aguardar su reacción? ¿Qué hacer si no están preparados o dis-
puestos a asumir el desafío?

A lo largo de nuestra exposición hemos hablado largo y tendido de la im-
portancia de la descripción archivística. Es un fenómeno de amplia dimensión
internacional, con un número importante de organizaciones y países implicados
en su definición y mantenimiento. ¿Cómo es posible que en la norma ISO de ges-
tión de documentos no se hable en absoluto de la descripción, y no digamos que
no tenga una presencia entre los procesos de gestión de documentos? ¿Cómo es
posible que el 100 por cien de los países miembros votaran “sí” a la norma inter-
nacional con tan clara ausencia? ¿Por qué tanto interés en la contraposición en-
tre descripción y metadatos, cuya presencia en la norma es absolutamente resi-
dual? Personalmente no me parece suficiente la explicación de que la descripción
está de hecho incluida en el concepto de metadatos. De la misma manera, tam-
poco me parece aceptable una afirmación contenida en la norma 23081 en el
sentido de que los metadatos tienen su prolongación en la descripción archivís-
tica, esto es, cuando se aplican sobre la documentación con valor histórico.
Los pensadores de la nueva archivística nos han hecho saber que el en-
torno electrónico altera profundamente algunos conceptos fundamentales, en es-
pecial el concepto de original74, que ha pasado de ser una característica esencial
del documento, en relación a su unicidad y autenticidad, a desaparecer en toda
la bibliografía y normas internacionales. Dicha ausencia es, como mínimo, sor-
prendente. Sería preciso, al menos en nuestro ámbito administrativo y archivís-
tico, una profunda reflexión al respecto para conocer la posición en la que que-
dan, por ejemplo, los documentos de especial relevancia jurídica, como los ar-
chivos de la fe pública, singulares en cuanto a la consideración de originales de
los protocolos y registros.
El poco respeto a las tradiciones archivísticas ajenas a los paradigmas do-
minantes por parte de los inspiradores de un buen número de normas -al menos
las más influyentes-, muy bien podría ser el causante involuntario, en definitiva,
de algunas de nuestras inseguridades, en parte al ser percibidas como plantea-
mientos alejados de la realidad cotidiana de nuestro trabajo, al mismo tiempo que
hacen sentirnos incómodos ante el fenómeno de la creciente “globalización ar-
chivística”75. Como ha señalado Richard Cox, se están construyendo barreras en-
tre los arquitectos del nuevo conocimiento de la archivística y aquellos que dia-
riamente trabajan en las trincheras76.
Otro elemento de perturbación profesional consiste en la existencia de tér-
minos difícilmente asimilables entre las diferentes tradiciones archivísticas. En el
entorno electrónico aparecen nuevos términos, como el de borrador o versión de
documento (document), que se contrapone a documento (record), o gestión de
documentos (que hace equivalentes, pero de una manera un tanto intencionada,
record-keeping con records management)77. El seguimiento a través de la biblio-
grafía a lo largo de los años parece demostrar que son conceptos mutables, fácil-
mente cambiantes, en sus entornos de origen. Por el contrario, en nuestra tradi-

ción los términos tardan algún tiempo en aposentarse (por ejemplo, gestión de do-
cumentos) y no siempre son plenamente aceptados (por ejemplo, no ha cuajado
el concepto disposición). Con frecuencia se asiste a un debate terminológico, que
se complica con la traducción de las normas (¿cómo explicar, si no, la presencia
de expresiones como “procesos de negocio”, o de términos como “gestión de re-
gistros”?). Como mejor solución ante las distintas realidades, no cabe duda de que
se hacen necesarios desarrollos nacionales o plurinacionales, en la forma de guías
de aplicación, para facilitar la adaptación a los distintos entornos archivísticos.
Otra importante estrategia consiste en participar activamente en el proceso de
elaboración de normas, como hace el Subcomité de Gestión de Documentos y
Aplicaciones de AENOR a través de sus expertos internacionales.
El camino a Ítaca está balizado por las normas. Sólo nos queda interpretar
correctamente los signos y llevar a buen puerto el proceso de construcción de
nuestra identidad.
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Notas
1
ICA Priority Areas 2004-2008. http://www.ica.org/en/book/export/html/37346 (consulta 01/08/2008).
2
38th International Conference of the Round Table on Archives. Abu Dhabi, 27 November- 1st Decem-
ber 2005. Records and Archives in a Global Age. 2005. Comma. Nº 4.
3
De este razonamiento deriva la norma ISO 15489. Cox, 2006e. Comentarios al libro de Sue McKemmish,
Michael Piggot, Barbara Reed, Frank Upward (eds). 2005. Archives: Recordkeeping in Society. Wagga Wag-
ga, New South Wales: Center for Information Studies, Charles Sturt University. (Topics in Australasian
Library and Information Studies, nº 24).
4
Cox, 2006d, 14.
5
El informe fue realizado por Cohasset Associates, ARMA Internacional y la Association of Information
and Image Management (AIIM). Otras informaciones de la encuesta señalaban la ausencias de planes para
migrar los documentos más antiguos como forma de facilitar su acceso a largo plazo, así como que un nú-
mero importante de organizaciones no tenía establecidos procedimientos para regular la destrucción de do-
cumentos en previsión de que los tribunales u otra investigación los requiriera. Además, el informe nota-
ba que los profesionales de sistemas de información y de las tecnologías de la información, y no los gesto-
res de documentos, estaban a cargo de los documentos electrónicos en muchas instituciones. El informe
concluía que los documentos electrónicos estaban en su mayor parte sin gestión, de modo que las organi-
zaciones no reunían las mínimas condiciones aceptables para el cumplimiento de sus responsabilidades le-
gales y futuras. Dearstyne, 2005, 3.
6
Cox, 2004b, 2.
7
Canavaggio, 2003, 28.
8
González, 2005, 23.
9
Cox, 2006a, 16.
10
Fredriksson, 2002, 39-40.
11
Rivas, 2001, 27.
12
Cox, 2004b.
13
Hay que entender como procesos “el conjunto de actividades que toma uno o varios tipos de input y crea
un output que es de valor para el cliente”.
14
Según Thomas Stewart, existen tres grandes ideas en relación a la gestión de las organizaciones: Gestión
de la Calidad Total, reingeniería y capital intelectual. El capital intelectual de una empresa es la suma de
su capital humano (talento), capital estructural (que incluye propiedad intelectual, metodologías, aplica-
ciones, documentos y otros objetos de información), y capital de aquél al que se dirige el servicio (rela-
ciones con el cliente). Por su parte, la gestión del conocimiento es el proceso de capturar la experiencia
colectiva de una empresa donde sea que ésta resida (en bases de datos, papel o en las cabezas de las perso-
nas) y distribuirlo donde quiera que pueda ayudar a producir ventaja competitiva.
15
Heredia, 2005, 75.
16
Por ejemplo, en relación al papel de los archivos en la vida política, distintos “affaires” y la desaparición
de expedientes comprometedores, o el papel cada vez más relevante de los archivos audiovisuales, cine-
matográficos y fotográficos. Chabin, 2003, 57.
17
Cox, 2004a, 14.
18
Cox, 2007a, 5.
19
La encuesta puso de manifiesto que la concepción dominante de los archivos es de tipo familiar: es a par-
tir de los archivos personales que la gente forja su idea de los archivos públicos; la encarnan los genealo-
gistas. La segunda concepción de los archivos es la ciudadana, que privilegia el objetivo de asegurar la
transparencia del funcionamiento democrático del estado; en esta visión, sorprende que los franceses sean

más restrictivos para los archivos concernientes a la seguridad del estado que para aquéllos que tratan la
vida privada: en el primer caso, se desea plazos superiores a los 40 años, frente a los 25 de los segundos. La
tercera concepción, relativa al conocimiento de la historia, muestra un mayor desinterés: la historia pue-
de esperar. Prost, 2003, 54-56.
20
Canavaggio, 2003, 30.
21
Fredriksson, 2002, 43.
22
Cox, 2004d, 2.
23
Delmas, 2007, 29.
24
Frank McKenna llegó al extremo de predecir, en 1999, la desaparición de los profesionales de los docu-
mentos en el horizonte de 2003, reemplazados por “gestores del conocimiento”. Harris, 2001, 35.
25
Cox, 2007a, 5.
26
Greene, 2002, 42. Este autor denuncia que el “recordkeeping paradigm” ha sido propuesto por muchos,
ante la comunidad archivística, como un sustituto, más que como una parte, del “archival paradigm”. Para
este autor no existe tensión, sino equilibrio, entre evidencia y memoria, por lo que el paradigma de gestión
documental debería integrarse en el paradigma archivístico, tal como han señalado otros autores como
Verne Harris y Adrian Cunningham.
27
Alejandro Delgado es autor de una exhaustiva reflexión en relación a las modernas tendencias teóricas
sobre la compleja dimensión social del trabajo archivístico. Este autor entrelaza con habilidad las caracte-
rísticas de las visiones del continuo, del postmodernismo, del paradigma de gestión de documentos, del pa-
radigma archivístico y de la postcustodia. Sus conclusiones indican que a través de la perspectiva social, es
posible una compatibilidad entre ellas. Delgado, 2007.
28
El “archival paradigm” acepta que un buen documento –fiable valido, auténtico- puede decir una men-
tira, y un “pobre” documento una verdad. Green, 2002, 52.
29
Harris, 2001, 41.
30
Duff, 2008.
31
Millar, 2006, 65-66. Destaca las aportaciones de Meter Scout en la década de los 60, y recientemente de
Adrian Cunningham.
32
El principal pensador del “records continuum” es Frank Upward. En España, José Ramón Cruz Mundet
expone con precisión las características del modelo del continuo. Cruz, 2006, 26-31.
33
El sistema de series australiano consiste en dos partes interrelacionadas: control de contexto, que impli-
ca la identificación de las entidades que crearon los documentos, y control de los documentos, que identi-
fica las series documentales y los documentos dentro de las series.
34
Este es el principal argumento del postmodernismo. Jimerson, 2006. Destaca de manera especial las apor-
taciones de Cook, Schwartz, Ketelaar y Nesmith a la visión postmodernista.
35
Eric Ketelaar señala que “nosotros alteramos el contexto y el significado de los documentos, infundimos
nuevo significado al documento, añadimos nuevas narrativas a los archivos y las partes que lo constituyen”.
En definitiva, les inyectamos nuestros valores personales. Jimerson, 2007, 277.
36
El postmodernismo se fundamenta en el trabajo del influyente pensador Jacques Derrida, Archive Fever:
A Freudian Impresión (1996). Este filósofo francés acuñó el término “archivation”, entendido como una
manera de introducirse en la pasada experiencia, donde el proceso archivístico limita lo que puede ser en-
tendido. Nesmith, 2002, 25-30. Una selección de los artículos más importantes en relación al posmoder-
nismo traducidos al español (Brien Brothman, Terry Cook, Verne Harris, Eric Ketekaar, Joan M. Schwartz,
Mark A. Greene, Tom Nesmith y Randall C. Jimerson), en Hernández y Cook (eds.), 2007, 27-253.
37
En los últimos años se ha producido una mayor divergencia entre aquellos que consideran que los docu-
mentos son estables e imparciales y aquéllos que prefieren contemplarlos como una evolución de los con-
textos de gestión y uso. Yeo, 2007, 318.

38
Jimerson, 2007, 276.
39
Cox, 2006b, 14.
40
El documento de la Dirección Estratégica del Consejo Internacional de Archivos para el período 2008-
2018 refuerza esa idea, en cuanto al desafío que supone para el archivero la gestión de las enormes canti-
dades de borradores o versiones (“documents”) y documentos (“records”) creados en forma electrónica.
41
Yeo, 2007, 330.
42
Managing and Archiving Records in the Digital Era: Changing Professional Orientations.- Baden: Hier Jetz,
Verlag für Kultur und Geschichte, 2006.- 131 p. Información extraída de la noticia de Shannon K. Sup-
ple en The American Archivist. Vol 70, nº 2 (2007), 415-419.
43
Algunos de los principales esquemas y perfiles de metadatos: MADRAS Project, PREMIS, GC RMMS,
GC RMAP, GC ECMAP, SPIRT RKMS, AGRMS, Queensland Recordkeeping Metadata Standard and
Guideline, Archives New Zealand Electronic Recordkeeping Metadata Standard Technical Specifications,
METS, NISO Z39.87.
44
González, 2005, 21-22. Interesante por su claridad y por evaluar las conclusiones de estos países en esta
materia.
45
Algunas experiencias son el portal español PARES (orientado a la difusión en Internet del patrimonio
documental estatal español y de otros titulares), Internet Archive o el proyecto ERPANET (financiado por
la Comisión Europea, su objetivo es la creación de una base de conocimientos de los desarrollos de van-
guardia en el ámbito de la digitalización).
46
Pedraza-Jiménez, Codina, Rovira, 2007.
47
Dearstyne, 2007.
48
Las iniciativas son variadas, aunque por su repercusión internacional destacan las siguientes: US De-
partment of Defense, el DoD 5015.2 STD (1997, revisado en 2002), MoReq de la Comisión Europea
(2001, revisado en 2008), ICA Australasian Digital Recordkeeping Initiative: Principles and Functional
Requirements for Records in Electronic Office Environments (borrador en fase de comentarios).
49
González, 2005, 12.
50
Harvey señala tres estrategias para la conservación digital: (1) “no soluciones” (esto es, se almacena y
gestiona en tanto no se decide qué hacer para la conservación a largo plazo, o se hacen copias impresas,
como solución provisional), (2) “conservación de la tecnología”, que incluye la creación de museos de tec-
nología de ordenadores y la emulación), y (3) “conservación de objetos”, que incluye copia y refresco,
adopción de formatos normalizados de archivo, desarrollo de formatos de archivo, migración y encapsula-
ción. Harvey, 2005. La obra contiene un apéndice compuesto por experiencia internacionales: Internet
Archive, JSTOR, Dspace, LOCKSS, CAMiLEON, NEDLIB, Digital Preservation Coalition y NDIIPP,
entre otros. Incide especialmente en proyectos australianos, como PADI (incide en la información esen-
cial para la preservación digital), VERS (trata del uso de la preservación mediante la encapsulación),
PANDORA (modelo para archivo de páginas web).
51
Harvey señala cuatro problemas críticos a resolver: (1) integrar la gestión de la preservación digital en-
tre las principales operaciones en una organización, (2) los recursos económicos necesarios para la preser-
vación digital, (3) habilidades de las personas implicadas en la gestión digital, orientadas a las necesidades
del futuro, y (4) que se practique la preservación digital, mediante escalabilidad, tanto en sistemas amplios
como en las pequeñas instituciones. Harvey, 2005, 185.
52
Necesitamos estudios de caso de implantaciones reales, tanto éxitos como fracasos. Es asimismo impor-
tante evitar la situación de “parálisis por análisis”. Por su parte, los éxitos vendrán probablemente a través
de la coordinación entre investigadores académicos y archiveros, más colaboración con otros profesiona-
les y docentes. Cox, 2006c, 15.
53
Entre estas iniciativas podríamos incluir el proyecto eArchiving, que define un estándar para facilitar
transferencias automáticas de documentos entre las instituciones productoras y los archivos. La norma es
un ejemplo de colaboración entre UN/CEFACT y el Consejo Internacional de Archivos.

54
En este sentido cabe destacar la iniciativa ICA-AtoM Project (acrónimo de “Access to Memory”), cuyo
propósito es proporcionar software de descripción archivística libre y abierto, basado en web y sustentado
en las normas del Consejo Internacional de Archivos. Cumple las características de ser amigable, flexible
y parametrizable. Es una aplicación escrita enteramente en PHP5 utilizando la estructura Symfony y Qu-
bit Toolkit. Más información en: http://ica-atom.org/about.html (consulta 01/08/2008).
55
Recientemente, la bibliografía se ha hecho eco de la iniciativa SIARD, promovida por el Archivo Fe-
deral Suizo y que ha sido admitido como el nuevo estándar de archivo oficial por el proyecto Planets de la
Unión Europea.
56
Cox, 2007b.
57
Cox, 2004c, 1.
58
Manuela Moro Cabero es sin duda la autora que con mayor profundidad ha tratado las relaciones entre
la norma ISO 15489 y las relativas a los sistemas de gestión de la calidad. Moro, 2002. Otro estudio im-
portante es el de Núñez, 2007.
59
Ejemplo de la importancia que el Subcomité de Gestión de Documentos y Archivos de ISO otorga a los
directivos de las organizaciones lo tenemos en las dos versiones del documento “Management Statement”
(2007), disponibles en: http://www.archiveros.net/index.php?id=105 (consulta 01/08/2008).
60
ISO 15489-1:2001 Information and documentation – Records management – Part 1: General.
61
ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation – Records management – Part 1: Guidelines.
62
Para más información, consúltense las siguientes direcciones de internet: http://www.records.nsw.gov.au/
recordkeeping/dirks-manual_4226.asp, y también http://www.naa.gov.au/records-management/systems/
dirks/index.aspx (consulta 13/08/2008).
63
El Comité define “mejores prácticas” como “las técnicas o metodologías que, a través de la experiencia
y/o de la investigación, han probado su fiabilidad orientada a conseguir el resultado deseado”. Por otra par-
te, las “normas” son “guías que reflejan una preferencia de productos, prácticas u operaciones por organis-
mos nacional o internacionalmente reconocidos de la industria, profesional, asociación de comercio o go-
bierno”. Información obtenida de la siguiente dirección de internet: http://www.ica.org/en/node/38509/print
(consulta 13/08/2008)
64
Ballegooie, Duff, 2006, 8.
65
Dryden, 2005, 3.
66
Esta es una orientación clara del Consejo Internacional de Archivos, que dirige las actividades de sus
comités al objetivo de “favorecer el conocimiento y la aplicación de las normas y de las buenas prácticas
archivísticas”. Algunos autores, como José Bernal Rivas, defienden “el carácter primordial de la investiga-
ción universitaria y de la construcción teórica, sobre la práctica, en el desarrollo de una cultura archivísti-
ca coherente y esencial”. Rivas, 2001, 19. Antonia Heredia, sin embargo, se decanta en un equilibrio en-
tre la teoría y la práctica. Heredia, 2005, 76.
67
Organizaciones profesionales, como el Consejo Internacional de Archivos, incluye la formación y edu-
cación profesional entre sus cuatro áreas prioritarias para el período 2004-2008.
68
Rivas, 2001, 26.
69
Cox, 2004b, 13.
70
Pearce-Moses, 2007, 19.
71
Records and Information Management Core Competences, 2007.
72
El documento de la Dirección Estratégica del Consejo Internacional de Archivos para el período 2008-
2018 establece como actividad principal la “construcción de la capacidad de la profesión archivística”.
73
Esta situación presenta grandes similitudes a la vivida en Francia. Delmas, 2007, 19.
74
O’Toole, 1994. En la misma línea incide la obra Autenticity in a Digital Environment, 2006, en la que des-
tacan las contribuciones de Peter B. Hirtle, David M. Levy y Jeff Rothenberg.

75
Conscientes de este problema los Comités del Consejo Internacional de Archivos han definido entre sus
objetivos el de facilitar la formación y el intercambio de experiencia profesional entre diferentes tradicio-
nes archivísticas. Al mismo tiempo, el Consejo ha elevado a estrategia la promoción de la comunicación,
con respeto al multilingüismo. Véase ICA Priority Areas 2004-2008.
76
Cox, 2006e.
77
Hemos bebido de las fuentes de los profesionales de otros países más avanzados, especialmente anglosa-
jones. González, 2005, 12.

varia
PEDRO JOSÉ GÓMEZ GONZÁLEZ
Propuestas de organización
para archivos eclesiásticos (3)
el cuadro de clasificación de los fondos
del Archivo Catedral de Salamanca
Después de la experiencia en los archivos

diocesanos de Ciudad Rodrigo (parroquiales y de curia diocesana), continuamos
esta serie de artículos relativos a la archivística eclesiástica, con un tipo de ar-
chivos de un altísimo grado de desconocimiento en el sector y en el campo de las
humanidades. Hablamos de los archivos catedrales, entes que esconden buena
parte de nuestras raíces ancladas en una maraña de relaciones institucionales y
sociales.
Nos ceñiremos, para ajustarnos en mayor medida a la realidad, a un caso
concreto, el Archivo Catedral de Salamanca y los trabajos allí realizados, que
desde ya hace alguna década son fondos documentales que venimos estudiando
de forma habitual1.
Dentro de las labores de gestión en el centro, la creación de un cuadro de
clasificación, en el entorno de los trabajos de organización del archivo, han te-
nido un lugar preferente. Dichas tareas han servido en la vertebración racional
de los procesos desarrollados en el centro2.
En el punto de mira han estado siempre la institución y los fondos docu-
mentales generados por la misma. Dicha combinación ha permitido integrar as-
pectos teóricos y empíricos en el desarrollo de las estructuras organizativas.

Archivo Catedral de Salamanca
TABULA, Número 12, 2009, pp. 237-267

Con este trabajo no sólo se quiere continuar la serie de propuestas orga-
nizativas en el campo de los fondos eclesiásticos. La edición de la Guía del Archi-
vo y Biblioteca de la Catedral de Salamanca3 recientemente, ha puesto a la luz el
cuadro de clasificación de dicho archivo. En este artículo explicaremos los por-
menores en la confección de este importante instrumento, cuestión que no tenía
cabida en la mencionada guía.
1. La institución catedralicia: naturaleza, génesis

e historia de la gestión documental
Por lo general, existe una cierta confusión en lo que al concepto de instituciones

catedralicias se refiere, no solo por el desconocimiento de sus funciones, compo-
sición, ámbito de actividad... sino por la propia esencia de su nombre, y su com-
paración con el de cabildo.
Las iglesias catedrales4, en cuanto a templos principales de una diócesis en
que reside el obispo con su colegio de beneficiados eclesiásticos, tienen como ór-
gano de gobierno y administración las personas morales de sus cabildos. En pala-
bras de Muniz en su Derecho Capitular, se define cabildo como5:
“... Colegio, corporación o universidad de clérigos instituida por la Iglesia para ayudar o
suplir al Obispo en el régimen de la diócesis, o promover el culto divino por el servicio del
coro...; en sentido estricto, Colegio de clérigos instituido en las Iglesias Catedrales para
dar a Dios un culto más solemne; para auxiliar al Obispo como su senado y consejo, y
para suplirle en el régimen de la diócesis...”.
Frecuentemente en el mundo de los archivos eclesiásticos suelen tener un
mismo significado denominaciones como archivo catedral6, archivo capitular... o,
archivo catedralicio. En estas ocasiones, se toman como elemento adjetivo los vo-
cablos de “catedral” o de “cabildo”, equiparando en los dos casos a una misma re-
alidad, aunque tengan contenidos semánticos distintos. Incluso hay algunas oca-
siones en las que se utilizan los dos a la vez.
Es importante que conozcamos las funciones genéricas y primigenias de las
instituciones catedralicias, y de esta forma sus caracteres de naturaleza común.
Ahora bien, aunque en estos y otros aspectos esenciales todas pueden cumplir
iguales cometidos, existen múltiples peculiaridades que hacen que cada catedral
tenga su propia idiosincrasia y haya generado un corpus documental muy parti-
cular según su naturaleza, rango, geografía, caracteres propios, gestión interna,
etc. No es lo mismo una catedral metropolitana que una sufragánea; un cabildo
regular7 de otro secular. También es distinta una diócesis que cuenta con una ca-
tedral o con dos, con uno o dos cabildos (o dobles8); que sean catedrales o cole-
giales; cabildos exentos de la autoridad episcopal9 o dependientes; con jurisdic-
238 Pedro José Gómez González > Propuestas de organización para archivos eclesiásticos (3)
ción eclesiástica pero también civil10, etc. Destacan catedrales señeras como San-
tiago de Compostela en su especial sentido de peregrinación, Toledo siendo pri-
mada de España... o muy particulares como la Catedral Castrense de Madrid, en
base a su carácter militar.
Desde el siglo IX vino perfilándose un modelo de vida en las sedes cate-
dralicias. El obispo junto con un grupo de clérigos, constituidos en su senado
mantendrán una convivencia común, o vida canónica, frecuentemente supedi-
tada a una regla monacal. Este sistema de vida conllevará la administración co-
mún de bienes del obispo y su cabildo. El caso de la Catedral de Salamanca no es
muy diferente, probablemente desde que se da la primera merced a la Iglesia sal-
mantina en 110211, y de forma más evidente desde que se conoce la existencia
documental de su cabildo en 112612, obispo y clerecía estarán bajo la canónica
observando la regla de San Agustín.
Algunos autores consideran que en los reinos de León y de Castilla se pro-
ducirá el ocaso de la vida común a finales del siglo XII, y la consiguiente separación
de mesas de las iglesias diocesanas (episcopal y capitular). Para el caso de Sala-
manca, desconocemos cuándo tendrá lugar este momento. La distinción de dos ad-
ministraciones patrimoniales podría implicar la separación de los archivos del obis-
po con respecto de los del cabildo13. Al contrario de lo que hasta el momento se
venía diciendo, los archivos eclesiásticos salmantinos permanecerán unidos aún en
1275. Un inventario14 de este momento nos da muestra de la primera referencia al
archivo de la catedral, y a la custodia conjunta con el archivo del obispo15.
Los documentos del archivo de la catedral se guardarán desde los prime-
ros momentos en arcas, junto con el tesoro y libros, sobre todo litúrgicos16. Di-
chos arcones estarán repartidos por el recinto catedralicio. En 1525 se nos des-
cubre la colocación de las tres arcas que había en la seo: una de tres llaves se cus-
todiaba junto al sagrario de la iglesia, otra en la sacristía, y una última permane-
cía en la Capilla de Talavera17.
Otro inventario del archivo del siglo XVI18, refleja de forma similar la
guarda de los documentos en arcas. La organización de la documentación dentro
de cada arca está condicionada por diferentes criterios, y en base a ello fraccio-
nada en fardeles o legajos (también llamados archivos). Estas pautas de clasifica-
ción vienen dadas por: las funciones que realizan los distintos productores; desde
aquí por entidades geográficas para gestión de propiedades y derechos, tipos de
tributos y rentas; origen de las disposiciones superiores (Roma, corte real...), etc.
Por parte de las instituciones eclesiásticas ha existido siempre gran dili-
gencia en la expedición y registro de documentos y una preocupación por custo-
diar convenientemente sus archivos. Prueba de ello es que son las entidades que
histórica y cuantitativamente más documentación han conservado. Este celo lo
mostrarán aisladamente muchas iglesias durante el medievo, pero con la llegada
de la Edad Moderna esta política cancilleresca se irá propagando. Con el Conci-

lio de Trento se pondrán las bases para regular los archivos, haciendo especial
hincapié en los ámbitos parroquiales. Algo más de un siglo después, concreta-
mente el 14 de junio de 1727, Benedicto XIII generalizará las disposiciones para
toda la Iglesia en la bula “Maxima vigilantia”. Aquí ya habrá una regulación es-
pecífica para archivos diocesanos y de iglesias19.
Si el Cabildo de Salamanca aún no estaba ya suficientemente concien-
ciado en la buena custodia de sus archivos, estas disposiciones superiores influi-
rán, a buen seguro, en extremar dicho cuidado. Un primer grueso del archivo se
encontrará reunido en una estancia, con toda seguridad, en el siglo XVII. Mues-
tra de ello nos darán documentos, cuando menos, desde 169820. En estos mo-
mentos se sitúa en unas habitaciones encima de las antiguas salas capitulares,
dentro del claustro. El archivo estará dentro de las propias dependencias de la
Contaduría de Cuentas Mayores. Ello es comprensible si tenemos en cuenta que
gran parte de la documentación era generada por este órgano de gestión econó-
mica. En un instrumento del archivo de 161621 se refleja una clasificación, que
podemos suponer se correspondía con su localización en legajos o cajones22. Este
hecho se evidencia en un inventario de este mismo siglo23, donde se mantiene
una estructuración similar, añadiendo en este caso una signatura o número de le-
gajo en cada grupo. Reflejamos aquí la clasificación que marca escuetamente una
tabla al comienzo del primer inventario aludido: “Inventario de las escrituras, pa-
peles, y libros que tiene en svs archivos la sancta Yglesia de Salamanca. Hecho y
ordenado por mandado de los señores Deán y Cabildo en el año 1616”. Dice así,
“- Apeos fº 1.
- Scrituras de heredades del Armuña fº 5.
- Scrituras de heredades de Alba fº 7.
- Scrituras tocantes a la de Medina del Campo fº 8.
- Scrituras de heredades de Peña de Rey fº 9.
- Scrituras de heredades de Vaños fº 11.
- Statutos antiguos fº 12.
- Statutos tocantes a la Valdobla fº 12 vta.
- Scrituras de heredades de Ledesma fº 13.
- Scrituras de heredades de Valdevilloria fº 15.
- Scrituras de casas y haçeñas y Rentas de Salamª fº 17.
- Bullas de diversos Summos Pontífices fº 19.
- Executorias a favor del cabº fº 27.
- Sentencias a favor del cabº fº 29.
- Çenços a favor del cabº y fábrª fº 31 y concordias24 juros.
- Concordias entre el cabº y universidad y otras personas fº 32.
- Privilegios de Reyes fº 33.
- Processos de Provisiones de canonicatos y otras causas fº 35 buelta.
- Testamentos de differentes personas fº 39.
- Libros de la Iglª fº 4325.
- Kalendarios fº 45.
- Registros fº 4626.
- Fábrica fº 47.
- Cartas de Reyes fº 48.
- La visita del Sr. Obispo en qto. a la catedral y sus capillas fº 44”.
Esta primera agrupación global, como se aprecia, está compuesta princi-

palmente por documentación de carácter patrimonial y constitutiva de derechos
(privilegios y bulas), tanto de Fábrica como de Mesa Capitular, junto con instru-
mentos de gobierno (normativa y actas).
En ella se da una clasificación que de forma similar a la usada en la centu-
ria del mil quinientos, muestra un marcado carácter geográfico, como apreciamos
en los grupos descriptivos de las escrituras de propiedad en distintas zonas de la
diócesis y proximidades. También se hace mucho hincapié en la procedencia de
las relaciones institucionales o de los documentos (Roma, monarquía, universi-
dad...) así como en las distintas administraciones económicas del ámbito catedra-
licio (Mesa Capitular, Fábrica...). En definitiva, en estos instrumentos se le otor-
ga un alto protagonismo a la gestión patrimonial (propiedades y derechos)27, en
detrimento de otro tipo de funciones y órganos catedralicios. Dado el poderío de
la institución debemos entender que existiera una compleja administración eco-
nómica y patrimonial, con un alto grado de organización, donde el archivo fun-
cionara como una buena herramienta al servicio de la institución. Ello nos deter-
mina a pensar que se identificaba más a la documentación garante de derechos y
propiedades con el concepto de archivo, posiblemente que al resto, y esta noción
estará carente de una visión global de todo el conjunto documental catedralicio28.
En el seno de las instituciones catedralicias, buena parte de los distintos
organismos realizaban su gestión de forma autónoma. Ello implicaba que cada
una de estas oficinas frecuentemente custodiaran sus propios documentos, inclu-
so los que carecían de valor administrativo, o históricos –“inútiles” muchos de
ellos según la mentalidad–. La Fábrica tendría los suyos, lo mismo que la Capilla
de Música, la Sacristía, la Administración de Memorias y Patronatos o estos por
separado, la Parroquia... o los distintos agentes, administradores o comisionados
en diferentes lugares.
Durante la Edad Moderna será habitual que el grueso de esta primera agru-
pación29 se custodiara dentro de la órbita de organismos con un alto grado de ac-
tividad administrativa; la Contaduría o la Secretaría Capitular frecuentemente
podían tener el archivo bajo su influencia. Existen varias razones que lo avalan:
estos departamentos eran los que más documentación debieran aportar al archi-
vo, pues eran los que más masa generaban de la catedral (y sería lógica su con-

centración en la proximidad); oficiales y otro personal administrativo podría
prestar sus servicios de forma compartida en una u otra oficina. Del mismo modo
había posibilidades de rentabilizar juntos las infraestructuras disponibles para cus-
todiar documentos (salas, estantes, alacenas, cajones, etc.)... La Contaduría com-
partiría medios con el archivo catedral para casos como Santiago de Composte-
la30 y Salamanca, entre otros, y la Secretaría Capitular haría lo propio en cate-
drales como Cuenca31, Granada32 o Málaga33.
A partir del siglo XVIII la situación irá cambiando en muchas catedrales. El
concepto de archivo irá evolucionando en las mentalidades administrativas, y se irá
aproximando a una concepción generalista. Los locales de archivo van actuando
poco a poco como receptores de buena parte de la documentación catedralicia, se-
gún las partidas de los distintos departamentos y administraciones. En este aspec-
to, tal vez haya influido la legislación que en estas épocas la Iglesia dictó.
Aunque probablemente se diera con bastante anterioridad, tenemos cons-
tancia de que en 174034 ya se encontraba el Archivo Catedral de Salamanca or-
ganizado en una cajonería construida al efecto, con documentación de buena
parte de los organismos catedralicios, donde cada cajón ocupaba una o varias uni-
dades de gestión. Con el tiempo se irán agregando grupos de documentos de or-
ganismos y entidades del entorno catedralicio que faltaran del grueso. Así lo po-
demos apreciar en el inventario de archivo de 176935. En él quedan reflejadas in-
corporaciones dignas de mención, entre las que podremos citar: bula de cruzada;
capellanías, memorias y obras pías nuevas; Secretarías de Latín y Romance; Ni-
ños Expósitos; Sacra Rota y Seminario de Carvajal, principalmente36.
En este momento se comienza a otorgar a los archivos un valor histórico
de cara a la erudición. Dicho proceso cobrará en los siglos posteriores cotas más
intensas dentro de la mentalidad de las instituciones eclesiásticas. Ello motiva
que haya una mayor preocupación por la conservación de todos los documentos
integrados en el seno del archivo.
Durante el siglo siguiente con la llegada del Régimen Liberal, las institu-
ciones eclesiásticas sufrirán un profundo proceso de transformación. Las distintas
desamortizaciones de bienes raíces37 y la abolición de rentas eclesiásticas (diez-
mos, primicias...)38 y de señoríos, romperán por completo el sistema de financia-
ción diocesano, y lo que es peor limitarán el desarrollo de las actividades religio-
sas. Las catedrales perderán su preeminencia a nivel institucional, y peso social
el estamento eclesiástico. Como consecuencia de todo ello, la génesis documen-
tal en los entes capitulares sufrirá una importante merma39. Junto con documen-
tación patrimonial, con la excusa de la gestión de bienes desamortizados, el Es-
tado se apropió a su vez de gran cantidad de documentos (administrativos y so-
bre todo históricos), en muchos casos solo útiles para la investigación. Después
de pasar por las Delegaciones de Hacienda y la Real Academia de la Historia, la
documentación eclesiástica acabará siendo depositada en el Archivo Histórico
Nacional de Madrid, creado por Real Decreto de 28 de marzo de 1866 para este
concreto fin. Pero no toda la documentación eclesiástica llegará al nuevo archi-
vo. Algunas partes quedarán en los organismos por los que pasó, o se custodiarán
en archivos locales y regionales, en no pocas ocasiones debido a la presión que
ejercieron algunas geografías (Galicia, Cataluña o Valencia). Todas las institu-
ciones, incluidas las catedralicias, sufrirán esta pérdida en mayor o menor medi-
da, dependiendo de los casos. Salamanca no será una excepción, por el contrario
será una de las seis catedrales españolas que más documentos perderá. Dicho pa-
trimonio pasará al Archivo Histórico Nacional y al histórico provincial40.
Años después, concretamente en 186941, con el Sexenio Revolucionario,
se producirá una nueva incautación de patrimonio eclesiástico, en este caso solo
de tipo artístico, documental y bibliográfico, con el fin de apropiarse de material
que sirviera al desarrollo científico, artístico y literario42. Esta nueva disposición
no se aplicará en todos los sitios con la misma exhaustividad, ni tendrá una du-
ración permanente, ya que se derogará al comienzo de la Restauración borbóni-
ca43. Bien es cierto que una importante parte del patrimonio incautado no vol-
verá a su origen como son los casos de las catedrales de Toledo, Ávila, Jaén, Se-
villa o Tarragona. Para nuestro caso no disponemos de datos que constaten la pér-
dida en esta última ocasión de documentos de la seo.
La dispersión en estos procesos por diferentes centros estatales de fondos
de las distintas instituciones eclesiásticas será un hecho habitual. La pérdida de
patrimonio en todos estos trasiegos tampoco será algo infrecuente, por desgracia.
Con el Régimen Liberal decimonónico, la asistencia social también sufri-
rá un cambio radical. La función de beneficencia desarrollada por las institucio-
nes eclesiásticas, acabará por realizarla las instituciones públicas. Así lo marca la
legislación del primer tercio de siglo44. Ayuntamientos y diputaciones provincia-
les darán el relevo a la Iglesia, ente ahora incapaz de poder cumplir con estos fi-
nes después de ser desamortizada. Este hecho producirá la cesión de documenta-
ción, cuando menos la administrativa, ya que debía facilitarse una parte para per-
mitir la gestión corriente de la nueva institución gestora45.
No conocemos otros momentos dignos de reseña que hayan supuesto no-
ticia destacable para la custodia documental catedralicia. Por ello, para terminar
este apartado, nos centraremos en detallar los organismos principales que han
participado en la conformación de fondos documentales del Archivo Catedral de
Salamanca46.
La catedral controla un amplio abanico de instituciones con entidad jurí-
dica propia que actúan en su seno, sobre las cuales suele ejercer el derecho de pa-
tronazgo. El cabildo catedral gestiona y condiciona el desempeño de funciones
del resto de estas entidades. Para su conocimiento podemos decir que son más de
sesenta personalidades jurídicas tales como la Casa de Aprobación, Capellanes
de Santa Bárbara, Colegio de Niños de Coro, Colegio de Carvajal, Hospital de

Niños Expósitos, capellanías, memorias, obras pías (Capellanía del Tesorero Or-
dóñez, Capellanía de Xerique...), etc. Desde el punto de vista de la custodia del
archivo, algunas de estas instituciones ya conservaban buena parte de sus docu-
mentos conjuntamente con los propiamente capitulares. El resto de institucio-
nes, con el tiempo acabarán integrando sus fondos en el archivo de la catedral.
A modo de ejemplo podemos dar la noticia de la situación en que se encontraba
el archivo de la Capilla de los Dolores en el siglo XIX. Ante un registro para la
búsqueda de papeles, se nos informa de que estos se encuentran aún en un arca
de varias llaves, seguramente situada en dicha capilla47.
Por otra parte, el cabildo, aun teniendo una entidad jurídica clara, distin-
gue una serie de administraciones económicas dependientes que generan su pro-
pia documentación, tales como la Mesa Capitular o la Fábrica. Junto a ellas exis-
ten otras unidades administrativas de gestión, que según el desempeño natural de
sus funciones también producen sus documentos48. Estas unidades básicamente
son: Contaduría, Secretaría Capitular, Capilla de Música, Parroquia, comisiones
capitulares y agentes en distintas capitales. Cada una de ellas tendrá lo que más
modernamente llamamos su archivo de oficina, que con el tiempo pasará al grue-
so del archivo catedral. Analizaremos cada una por separado.
El departamento que más actividad administrativa y en consecuencia ma-
yor volumen de documentación ha generado durante estos siglos fue la Conta-
duría. Por esta razón no se concebirá una ubicación del archivo separado de ella.
De hecho la Contaduría sería la oficina que más documentación aportaría habi-
tualmente al archivo, y éste deberá prestar frecuentemente sus documentos para
usos retrospectivos, comprobaciones, informes... a la primera. Su estrecha rela-
ción con la entidad contable queda más patente, si comprobamos cómo muy fre-
cuentemente los tenentes de las llaves del archivo o sustitutos del archivero en
caso de ausencia son los contadores.
En segundo lugar citamos la Secretaría Capitular. Normalmente cada se-
cretario guardaba los documentos administrativos en su casa. Conocemos algu-
nos testimonios de esta oficina. Así por ejemplo se citan en algunas actas las con-
diciones más aconsejables que debía tener la casa de un secretario (“cómoda” y
cercana a la iglesia)49.
Mención especial requiere la Capilla de Música. Desconocemos dónde se
guardaba la documentación que generaba hasta el siglo XVIII. Sí sabemos que los
maestros de capilla custodiaban personalmente buena parte de las obras musica-
les compuestas por ellos o utilizadas en dicha capilla durante su magisterio. Pro-
bablemente entre sus competencias estaría la custodia de toda la documentación
musical, aunque solo conocemos la reglamentación referida a los libros de canto
de órgano por unos estatutos de 155050. Por otra parte, también sabemos que,
cuando menos, a la toma de posesión del maestro de capilla, se debían tener pre-
parados inventarios de los documentos.
Sobre 1781 ya tendremos noticia del estado en que se hallaba el archivo
de música. El canónigo doctoral Joaquín Mariano Monsagrati, entonces comisa-
rio de la Capilla de Música, expondrá en un cabildo la situación tan penosa que
sufre en la capilla de Santa Teresa51. El canónigo doctoral propone bien que se
seleccionen y se quemen los documentos que no valgan, o por el contrario si son
todos de interés, se pusiesen “...en legajos con la separación correspondiente, ha-
ciendo formal inventario de todos ellos, y para esto una alazena curiosa...” en el
mismo arco donde ahora se encontraban o en lugar similar y “decente”. El cabil-
do acuerda se cumpla la segunda propuesta.
Años después, en un inventario de papeles de música entregados al cabildo
por la testamentaría del maestro de capilla Manuel Doyagüe en 1843, se dispone que
estos queden en “un archivo inmediato a la contaduría”52, en el claustro alto. Es po-
sible que por fin este fuera el emplazamiento definitivo del archivo de música.
Por otro lado, los libros de canto llano o cantorales se han conservado de
forma continua en una estancia del coro de la Catedral Nueva, posiblemente
bajo la custodia del sochantre y los salmistas. La sala es un cuarto pequeño que
aún hoy contiene un mobiliario especial con cajones verticales para su guarda.
El archivo parroquial de la catedral (1534-1887) es el fruto de las funcio-
nes que tuvo encomendadas la catedral como parroquia. No hay noticias respec-
to de su existencia durante las épocas de gestión de la parroquia. Nos queda la
evidencia de sus documentos. Es muy lógico que dadas sus funciones pudiera con-
servarse en dependencias de la Sacristía y custodiarse por personal adscrito a la
misma hasta que la catedral perdió tal función en 1887. Asumidas estas funcio-
nes por la Parroquia de San Sebastián, que a partir de este momento será la Pa-
rroquia de la Catedral, el archivo parroquial pasará a sus dependencias, después
de no pocos periodos de alternancia entre la Sacristía de la Catedral Vieja y la
Iglesia de San Sebastián. Allí finalmente permanecerá hasta pocos meses después
de septiembre de 1986, cuando es trasladada a las dependencias del archivo dio-
cesano donde se concentraron todos los archivos parroquiales de la diócesis53.
Los distintos comisionados, agentes y administradores del cabildo en dife-
rentes asuntos y lugares (Roma, Madrid...), también irán generando documenta-
ción en el desempeño de las funciones encomendadas. Debido a la necesidad de
realizar diversas gestiones custodiarán documentos y libros en sus propios domi-
cilios o residencias, cuando menos en el tiempo del ejercicio de su cargo.
2. Los fondos documentales catedralicios
Las instituciones catedralicias gozan de una naturaleza muy particular y diversa,

como ya hemos visto. En el ejercicio de sus actividades estos entes han desarro-
llado un sistema organizativo y procedimientos muy complejos que han cristali-

zado en una masa documental sedimento de muchos siglos de ejercicio. A conti-
nuación conoceremos un poco más de cerca los fondos documentales de las pri-
meras iglesias diocesanas en el caso de Salamanca.
Para tener más garantías a la hora de realizar este estudio, se debe cono-
cer toda la documentación generada desde la Catedral salmantina, dentro de una
metodología integradora. Por un lado se han tenido en cuenta los documentos de
los centros de gestión administrativa de la catedral, como puedan ser el Deana-
to, la Secretaría, la Administración54 o el Museo Catedralicio. El centro del tra-
bajo ha sido el Archivo Histórico. Los primeros, además de conservar la docu-
mentación activa, también se ocupan de la semiactiva, desarrollando labores de
archivo intermedio; aunque compartida con el Archivo Histórico, sobre todo en
lo referente a documentos con un uso poco probable55. Pero también se ha estu-
diado toda la documentación de igual origen guardada en otros centros, como el
Archivo Histórico Nacional, Archivo Diocesano de Salamanca, Archivo Histó-
rico Provincial, Archivo Municipal... o Archivo de la Diputación Provincial. En
el primero se depositan documentos de privilegios reales y otros medievales así
como de bienes secularizados; en el segundo fondos sacramentales y referentes al
culto, y en los restantes documentación de instituciones de beneficencia o para
el culto, o de propiedades desamortizadas.
Las cronologías de los documentos custodiados van desde el siglo XI56 has-
ta nuestros días. Aunque es uno de los mejores archivos de la región en docu-
mentación medieval, en términos cuantitativos se puede especificar que los más
numerosos se sitúan entre los siglos XVI al XIX.
En una alta proporción el archivo está compuesto de grandes series docu-
mentales, aunque debemos aclarar que frecuentemente falta homogeneidad a la
hora de identificarlas y estudiarlas, debido a la frecuente carencia de uniformidad
en los procedimientos administrativos y en las denominaciones de tipos. Esta
cuestión tal vez se deba a la carencia de normas reguladoras de las distintas ac-
ciones administrativas, como sucede por ejemplo más modernamente en las ad-
ministraciones públicas, y a los criterios personales utilizados por los distintos
gestores en cada tiempo y faceta.
El volumen de los archivos de oficina es reducido debido a la merma en las
funciones y actividades de la institución catedralicia; se limitan al culto y la con-
servación del patrimonio histórico. No ocurre lo mismo con el Archivo Históri-
co, dada la preponderancia capitular durante siglos. En números podemos decir
que este último custodia cerca de cuatrocientos metros lineales de documentos.
La documentación más abundante dentro de los fondos de la Catedral de
Salamanca, si nos adelantamos a conocer a vuelapluma el cuadro de clasificación,
es la referida a la Administración Económica57, seguida de los instrumentos rela-
tivos a la Administración Patrimonial (dentro de la sección de Administración
General)58, y de la Sección de Memorias y otras fundaciones. En cantidad, le se-
guirán importantes series documentales de otros apartados como actas capitula-
res, provisión de puestos, procesos judiciales, etc. Hay otra serie de documentos
que tampoco desmerecen en entidad como bulas, breves y otros documentos pon-
tificios; privilegios, reales cédulas, provisiones y demás escritos oficiales; sínodos,
edictos, cartas pastorales, licencias episcopales; documentos en Sede Vacante... y
un largo etcétera.
Especial mención merecen los archivos musicales59, parte importante den-
tro de cualquier archivo catedral. Si bien la tradición les ha concedido el título de
archivos, son una sección o subsección dentro del archivo de la institución co-
rrespondiente. Tienen su propia idiosincrasia al estar a caballo entre lo que son
fondos de un archivo, una biblioteca o un centro de documentación. Su función
dentro de una catedral no fue la música por la música. Serán un elemento capital
sustento de la liturgia en el templo. Dentro de estos fondos de la Catedral de Sa-
lamanca hay un nutrido número de libros de facistol (códices de canto gregoriano
y libros de canto polifónico); pero también se conservan partituras musicales en
importante cantidad de cerca de doscientos compositores, relativas a géneros li-
túrgicos o musicales como misas, villancicos, oficios de difuntos, salmos, etc.
3. Criterios de organización: los cuadros de clasificación
Nada cambia a la hora de aplicar los fundamentos básicos de la archivística para

cualquier fondo de una institución, persona jurídica o física. Su utilización será
obligatoria. Da igual que sea un archivo monástico, municipal... o catedralicio;
deberá observar el principio de procedencia, el respeto al orden original, conocer
los fines, actividades o funciones de la entidad, planificar la gestión desde el tra-
tamiento integral de los documentos, contar con un cuadro general de organiza-
ción, etc. Todo se orientará para la consecución de la mejor conservación que
permita una difusión de las informaciones contenidas en los fondos custodiados.
En las labores de gestión de fondos documentales, ya sea en sí la organi-
zación o la descripción, los cuadros de clasificación, como ya se ha puesto de ma-
nifiesto en otras ocasiones, son el primer y principal instrumento vertebrador. De
hecho son el instrumento que nos ofrecerá una visión global de todos los fondos,
facilitando una perspectiva de conjunto.
En líneas generales, un cuadro de clasificación deberá presentar una serie
de características para poder desarrollar un proceso de organización archivístico:
reflejará el organigrama de la entidad generadora, sus funciones y/o procedi-
mientos de gestión; tendrá un tratamiento integral (ciclo vital de los documen-
tos de la oficina al archivo histórico); se utilizarán elementos y criterios estables
en el tiempo y en las formas, evitando modas; habrá una tendencia a la simplici-
dad, evitando estructuras complejas innecesarias; se deberán usar sistemas versá-

tiles para poder soportar los cambios o ampliaciones que se produzcan; las unida-
des conceptuales de la organización tendrán una ubicación única, que no den lu-
gar a ambigüedades; utilizaremos criterios más o menos objetivos; se concretarán
estructuras que vayan de lo general a lo específico; y por último, cada nivel del
cuadro deberá ir asociado a un determinado tipo de agrupación o categoría (or-
ganismos, funciones, actividades...) y sólo al suyo.
Atendiendo a estas premisas, el cuadro que hoy presentamos se ciñe a cri-
terios orgánico-funcionales, esto es, se basa en los distintos órganos instituciona-
les y los diversos estadios funcionales que según el cariz de la institución tenga.
Cada uno de los tres niveles existentes se supedita a un criterio organizativo (ór-
ganos, funciones, actividades).
Ahondando en las características básicas de un cuadro, también debemos
dejar meridianamente claro que aunque el archivo catedral se encuentre reparti-
do entre la Secretaría, Administración, Deanato... o Fondo Histórico, este es uno
solo, extendido por la cadena documental desde su génesis, y como tal debe ten-
der a trabajar con criterios y procedimientos homogéneos para que sea un instru-
mento útil para todos los departamentos.
Si los cuadros de clasificación de archivos parroquiales y episcopal de Ciu-
dad Rodrigo, presentados anteriormente dentro de esta serie de artículos, no te-
nían un excesivo nivel de complicación, ahora centrándonos en las instituciones
catedralicias, nos enfrentaremos a una complejidad superior. El mayor desarrollo
funcional a través de los siglos de una institución con cometidos tan amplios
como diversos, ayudado por la escasez de estudios históricos de dichas institucio-
nes y a la variedad de caracteres de las mismas, dan un mayor grado de dificultad
a lo hasta ahora aportado.
Hasta el momento jugábamos con la idea de que cada fondo debía tener
su propio cuadro de clasificación, y así tradicionalmente se ha considerado. El
problema surge cuando debemos organizar la documentación de un centro don-
de se custodian múltiples archivos. Se hará necesario crear una estructura gene-
ral que abarque la totalidad de los fondos. Actualmente este instrumento se ha
englobado dentro del concepto de archivalía60, y las denominaciones, a falta de
ser acuñada una definitiva, pueden ser: cuadro general de clasificación, estructu-
ra de organización, cuadro de organización..., distinguiéndolo de los cuadros de
clasificación de fondos unitarios. La cuestión estriba en muchos casos en el volu-
men; es decir, si la cantidad de documentos de un fondo, por su grado de com-
plejidad, necesita contar con una estructura organizativa propia. Teniendo en
cuenta la experiencia vivida con los trabajos que han dado como fruto este gru-
po de tres artículos, en sentido práctico podemos establecer no dos, sino hasta
tres tipos de cuadro de clasificación, dependiendo del número de fondos que se
custodien en un archivo y el grado de complejidad de los mismos. Así un primer
tipo puede considerarse el instrumento sencillo que describa un archivo con un
solo fondo, generalmente de limitadas proporciones. Este puede ser el caso de un
archivo parroquial, municipal, de cofradía... En segundo lugar, puede darse un
cuadro de una institución de cierta relevancia, que domina en su círculo de in-
fluencia a otras entidades, y de las que acaba siendo custodia. Este puede ser el
caso de productores como el del presente trabajo, catedrales, o monasterios, di-
putaciones, etc. Y por último tendremos una estructura creada para el centro
donde se custodian múltiples fondos de indudable entidad; coincidente este gru-
po con el ya tratado dentro del concepto de archivalía. Ejemplos de este último
tipo de estructura la podemos ver entre otros en archivos históricos provinciales,
generales o diocesanos.
En el segundo caso, término intermedio, se puede crear un cuadro donde
haya dos apartados, uno principal que incluye la documentación de la institución
principal, y un segundo grupo donde se engloben los fondos de instituciones di-
gamos “satélite”. El último grupo quedará determinado por una estructura forma-
da por secciones bien definidas, dependiendo del tipo de entidad que albergue en
cada una de ellas (fundaciones pías, cofradías, colegios...).
El caso de los archivos catedralicios es algo complejo. Normalmente estos
centros, podrán encasillarse en el segundo grupo, como ya se aludió, aunque pue-
de haber casos de extrema complejidad o situaciones particulares, como el ejem-
plo de Santiago61, que puedan clasificarse en el tercero.
Cuando exista un conjunto de fondos de la misma naturaleza (capellaní-
as y memorias, cofradías, parroquias...), es recomendable dar unas estructuras ho-
mogéneas a cada mismo tipo de fondos. Si en un archivo se ha establecido una
sección de fondos municipales, por ejemplo, deberán contar con la misma clasi-
ficación, aunque después cada fondo concreto tenga particularidades que haya
que reseñar. Esta es la realidad de la Catedral salmantina para fondos de funda-
ciones pías o cofradías.
Hay que considerar con la debida precaución fondos de instituciones que
en uno o varios momentos han cambiado de estatus jurídico, y comparten docu-
mentación de estas dos situaciones. Nos referimos a los casos en los que una co-
legiata adquiere rango de catedral o al contrario, cuando comience a compartir o
finalice una situación de concatedralidad, obtenga o pierda la condición parro-
quial... En estos casos, deberá obrarse de la forma más racional y práctica posible,
respetando en todo momento el origen de los fondos, salvo que la gestión admi-
nistrativa de forma puntual recomiende otra decisión.
Una problemática con la que se encuentran muy frecuentemente este tipo
de archivos está relacionada con la aplicación para algunos casos del principio de
procedencia. La complicación estriba en saber distinguir si un grupo de docu-
mentos generado por un sujeto productor presenta capacidad institucional para
ser considerado como fondo de archivo, al margen del de la catedral. Desde nues-
tra perspectiva, para que un organismo tenga entidad jurídica propia, debe reunir

todas, o la mayor parte de las siguientes características: contar con un nombre
propio, documentación de constitución (y de gobierno) de la entidad, que quede
clara la capacidad de autonomía y de decisión de la misma, disponer de normas
que rijan esta organización (estatutos, acuerdos,...), poseer órganos de gobierno
claramente definidos, y tener atribuciones propias. Entidades que para el caso de
la Catedral de Salamanca puedan estar en una situación de cierta confusión po-
demos citar: Colegio de Niños Expósitos, Administración General de Memorias,
Comunidad de Capellanes de Coro, Colegio de Niños de Coro, Seminario de
Carvajal, Sede Vacante, Colegio de la Encarnación... entre otros. En otras cate-
drales hay situaciones iguales o parecidas, como puedan ser los casos de la Her-
mandad de Racioneros de Toledo62, los Bacharéis de Évora63 o el Priorato de Er-
mitas de Sevilla64.
La archivística histórica para la organización de fondos identificaba clasi-
ficación con instalación. Así lo constatamos sin ir más lejos en la establecida para
el archivo catedral en el siglo XVIII. Hoy en día la ciencia ha evolucionado; po-
demos conservar el orden original, estableciendo otra organización intelectual.
Brevemente explicaremos la metodología y las fases de desarrollo del pre-
sente trabajo. En base a ello, tendremos tres etapas:
- Fase previa. Estudio de las instituciones (su historia, normativa y estudios
comparativos).
- Fase de identificación. Estudio de la documentación para identificar órga-
nos productores, procedimientos, funciones, actividades, tipologías docu-
mentales65...; análisis de datos y creación de primeras estructuras y rela-
ciones.
- Etapa de consolidación de estructuras. Creación de primera estructura ge-
neral, estudio de las partes en relación con otras (de dependencia –jerár-
quicas–, asociación, e igualdad), y configuración completa. Por último, se
programará una revisión constante para establecer ajustes de estructuras.
4. El cuadro de clasificación de los fondos

el Archivo Catedral de Salamanca
En este apartado queremos presentar el instrumento de descripción más impor-

tante de un archivo: el cuadro de clasificación de fondos. Servirá de estructura
general a la hora de desarrollar cualquier trabajo de organización (y de primera
herramienta de descripción) de la documentación generada en el entorno de la
Catedral salmantina.
Esta estructura organizativa está dedicada en su mayor parte a los fondos
documentales de una institución principal, la Catedral de Salamanca. Pero tam-
bién da cabida a los de entidades sobre las que la seo ha ejercido su derecho de
patronazgo. En base a esta situación se determinó crear un cuadro con un apar-
tado principal (A) para el ente por excelencia, y una segunda parte accesoria
donde se incluyeran instituciones con entidad jurídica propia del ámbito cate-
dralicio (fondos de colegios, fundaciones pías, asociaciones de fieles, canónigos,
etc.). Al respecto quisiéramos hacer una advertencia; en el cuadro se incluyen
dentro del apartado de cabildo catedral series relativas a la gestión de estas fun-
daciones y otras instituciones. Esto sucede solo cuando dicha gestión se hace en
conjunto para todas las entidades de su ramo. El grueso de la documentación de
cada una de estas instituciones, de forma independiente, se encontrará reflejada
en el grupo B de otras instituciones externas.
A continuación estudiaremos la parte más compleja y principal del cua-
dro (A), referida a la catedral. La segunda es una simple enumeración de fondos,
donde después cada tipo tendrá una estructura más o menos estándar.
Se ha querido presentar un elemento no excesivamente complejo, en aras de
su mayor operatividad, teniendo en algunas ocasiones que sacrificar apartados se-
cundarios. De aquí que se haya dado al cuadro un desarrollo de tan solo tres niveles.
Para cada uno de los tres estadios se ha tomado un criterio uniforme. El
superior lo ocupan funciones genéricas, el medio órganos y el inferior series do-
cumentales (actividades/funciones).
Dentro del primer nivel se han establecido funciones comunes a cualquier
entidad (gobierno, administración general o administración económica), y otras tal
vez más particulares o propias de una catedral (culto o administración señorial).
Dentro de este apartado principal, incluye el cuadro una última sección dentro de
la parte de catedral, referida a colecciones facticias, si bien no se han tomado cri-
terios muy archivísticos para la creación de la misma debe quedar reflejada66.
En lo que se refiere a la gestión patrimonial (situada en la Administración
General), en ocasiones es clasificada conjuntamente con la económica. En el
caso de la catedral, se ha entendido que no existe base suficiente para englobar-
las en un mismo grupo, tal vez por el alto grado de complejidad de la economía
capitular, aunque estén muy relacionadas.
El estadio segundo, referido a los organismos dentro de la catedral, ha sido
tal vez más complicado de fijar. Una institución con cerca de nueve siglos de exis-
tencia, a pesar de haber tenido una gran estabilidad organizativa, es lógico que
haya sufrido numerosos cambios en el organigrama. Al igual que ocurrirá con las
series documentales, ha habido que encontrar un denominador común, (o más
importante) para poder delimitar cada caso, o incluso aportar varios nombres que
ayudasen a identificar el ámbito de acción.
Por último, el tercer nivel corresponde a las series documentales. Se ha re-
alizado un concienzudo estudio de las tipologías documentales, acentuando el in-
terés en el órgano productor y la función. A pesar de la falta de normalización en

las denominaciones y la variedad de tipos, se ha hecho un esfuerzo en integrar es-
tos en series con afinidades orgánicas y funcionales. Bien es cierto que en algu-
nos casos es posible que se haya forzado alguna situación en beneficio de la nor-
malización.
Para la ordenación de componentes se han tomando como parámetros la
mayor relevancia de los elementos, tanto en los apartados generales sistematiza-
dos, como en los grupos de series de cada bloque.
Queremos seguir haciendo hincapié en que el presente estudio se refiere a
un caso concreto, donde además de los aspectos generales de las catedrales, se dan
una serie de particularidades (tanto a la hora de aportar elementos propios, como
en carecer de los de otros lugares). Incidimos en ello, pues hay organismos o series
que aquí se dan como por ejemplo los calendarios..., o hebdomadarios, que en
otros sitios pueden carecer, o tipos de documentos que en Salamanca son más pro-
fusos, como las actas capitulares67, que en otros casos no lo son de tanta impor-
tancia. Al contrario también sucede; casos donde no se generaron documentos en
nuestra catedral como expedientes de limpieza de sangre68, serie del Voto de San-
tiago..., o se han dado de forma casi anecdótica como pueden ser los protocolos
notariales69. Sería interesante estudiar de forma pormenorizada los elementos del
cuadro (secciones, series...), pero tal vez no sea ahora el momento.
Tan solo queremos reseñar las complicaciones que presenta la Adminis-
tración Económica catedralicia, debido posiblemente a la complejidad en la ges-
tión de las contribuciones eclesiásticas (principalmente del diezmo, por su per-
cepción y distribución), los tipos impositivos con que se sufragaba a la monarquía
(subsidio, excusado, bula de cruzada, tercias reales...) y la multiplicidad de admi-
nistraciones económicas catedralicias (Mesa Capitular, Fábrica, Memorias...),
que aporta indudablemente un organigrama muy extenso y complejo de enten-
der; donde en ocasiones pueda parecer, que se solapen cometidos y funciones70.
El cuadro que a continuación se incluye está sistematizado en sus dos pri-
meros niveles, aportando cada epígrafe de los mismos un dígito que lo relaciona
con sus apartados superiores. A continuación se incluyen los nombres de las se-
ries en cada caso y las fechas extremas de los documentos incluidos en cada una.
Las cronologías son otra de las aportaciones del presente trabajo, que deben to-
marse con las debidas reservas, pues a medida que se sigan desarrollando los tra-
bajos de descripción, para algunos casos, podrán irse modificando.
5. Conclusiones
Resulta imprescindible en cualquier archivo contar con un instrumento de orga-

nización y descripción como el cuadro de clasificación. De hecho sería bueno te-
nerlo desde un principio, aunque avanzando las tareas de gestión hubiera que ir
modificando su contenido. La perspectiva que nos ofrecen estas estructuras no se
logra con otros elementos y resulta muy útil.
Dificultades no han faltado en el desarrollo del trabajo sobre los fondos de
la Catedral de Salamanca, dada la complejidad de una institución de esta natu-
raleza, con tantos años de historia, con sus correspondientes mutaciones. Véase
este instrumento, pues, con la debida precaución, teniendo en cuenta que no es
un elemento definitivo. El trabajo diario nos marcará aún posibles pautas de de-
sarrollo o modificación de cara a poder resultar lo más parecido al organigrama
de la institución.
Nuevamente con esta aportación queremos contribuir a crear un clima de
discusión que anime a la comunidad de archivos eclesiásticos a consensuar pos-
turas que lleven a la confección de un cuadro de catedrales, base para la estruc-
tura de cada archivo.
Aún han quedado muchas cosas por decir. Con el trabajo en el centro es-
peramos seguir aportando experiencias para la difusión de los fondos y el desa-
rrollo de la archivística eclesiástica.
Anexo
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO

CATEDRAL DE SALAMANCA
A. CATEDRAL
1. GOBIERNO
1.1. Cabildo Pleno

Estatutos y otras normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1345-s.XX
Actas de acuerdos capitulares71. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1298-s.XXI
Expedientes de cabildos (borradores, convocatorias, d. adjuntos...). . . . . . . . . . . . 1750-s.XXI
Concordias, convenios, conciertos... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1174-s.XXI
Mandamientos, órdenes y decretos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1613-s.XIX
Votos y juramentos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XVIII
Licencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XIX
1.2. Cabildo de Canónigos

Actas de acuerdos capitulares72. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1770-1870
Expedientes de cabildos (borradores, convocatorias...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1750-s.XIX
1.3. Deán
Nombramientos de puestos y comisiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XX
Juramentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX-XX
Correspondencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XX

1.4. Comisiones y Juntas Capitulares (Consultiva, Liturgia, Patrimonio...)
Actas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Expedientes.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
1.5. Cabildo en Sede Vacante

Nombramientos de provisores y otros cargos diocesanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1578-1798
Estatutos y otras normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s. XVIII
Expedientes de ordenación.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1763-1806
Expedientes de provisión de beneficios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1617-1807
Licencias (predicación, confesión, decir misa, monasterios ingresos...) . . . . . . . . . s.XVII-XIX
Mandatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1777-1807
Expedientes de cumplimiento de ejercicios espirituales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s. XVIII
Informes (secularizaciones, valores de rentas...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1736-s.XIX
Correspondencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1782-s.XIX
1.6. Congregación de Santas Iglesias de Castilla y León

Actas de acuerdos de la congregación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1523-s.XVII
Concordias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1636-s.XVIII
1.7. Disposiciones supracapitulares. Santa Sede

Bulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1124-s.XX
Cartas apostólicas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1245-s.XVII
Breves.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1503-s.XIX
Concordatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1737-1851
Otras disposiciones pontificias (encíclicas...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1245-s.XIX
1.8. Disposiciones supracapitulares. Obispo

Constituciones sinodales y otras normas diocesanas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1299-1999
Edictos, circulares, anuncios, correspondencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XXI
Licencias y autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1187-s.XIX
Planes de creación, unión y supresión de beneficios y piezas eclesiásticas.. . . . . . . 1760-s.XXI
Decretos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1462-s.XX
Cartas pastorales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX-XXI
Expedientes de reducción de misas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
Nombramientos de cargos y administradores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1299-s.XX
1.9. Disposiciones supracapitulares. Autoridad real73

Privilegios reales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1107-s.XIX
Cartas abiertas y plomadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1206-1326
Reales cédulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1485-1807
Provisiones reales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1331-1782
Instrucciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1390-s.XVIII
Pragmáticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1737-1779
Cartas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1229-1358
Reales órdenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1717-s.XIX
Reales decretos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1718-1807
Cartas misivas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI
Mandatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c.1224-1293
Otras disposiciones reales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1279-s.XIX
1.10. Otras disposiciones de la superioridad

Disposiciones de instituciones eclesiásticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
Disposiciones de las administraciones locales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
2. CULTO
2.1. Servicio de Altar y Púlpito (Magistralía)

Ceremoniales y manuales de rito. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1700-s.XIX
Libros litúrgicos (misales, breviarios...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XX
Sagradas escrituras, oraciones, rogativas, preces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XX
Hebdomadarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1917-s.XXI
Testimoniales de reliquias.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1578-1874
Expedientes de colocación y traslación de reliquias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX
Procesos de beatificación y canonización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII
Calendarios de celebraciones litúrgicas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1792-s.XXI
Sermones y homilías. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XIX
Escritos teológicos, panegíricos... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XV-XIX
Jubileos plenos y universales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII
Privilegios de altar y concesiones de indulgencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIII-XIX
2.2. Coro
Protocolo de distribución de asientos en coro.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIII-XVIII
Calendarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1480-1888
Registros de faltas a coro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1827-1970
Certificados médicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1883-1969
2.3. Sacristía
Inventarios de objetos sagrados y reliquias.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1275-1995
Memorias e informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
2.4. Capilla de Música (Coro de Salmistas y Magisterio de Capilla)

Cantorales gregorianos (pasionarios, procesionales, antifonarios...). . . . . . . . . . . . . s.XIV-XIX
Villancicos y cantadas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1678-s.XX
Misas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1678-s.XX
Motetes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1679-s.XX
Salmos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1639-s.XX
Responsorios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1770-s.XX
Antífonas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1696-s.XX
Letanías.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX-XX
Oficios de difuntos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1710-s.XX
Cánticos del Oficio Divino. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XX
Lamentaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1711-s.XX
Libros de polifonía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1583-s.XVIII
Otros cantos y composiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XX
2.5. Capellanes de Coro (Comunidad de)

Actas de acuerdos de juntas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1765-1836
Decretos y otras disposiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1723-1807
Relaciones de derechos (misas, enterramientos...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1669-1835
Libros de turnos de misas y otros actos litúrgicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1748-1800
2.6. Parroquia
Actas parroquiales.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX
Registros de bautismo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1534-1887
Registros matrimoniales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1587-1887
Registros de defunciones.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1749-1887
Índices sacramentales (bautismo...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1668-1870

3. ADMINISTRACIÓN GENERAL
3.1. Secretarías (latín y romance), notarías, agentes y administradores (Roma, Madrid...)
Registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX-XX
Certificados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX-XXI
Memorias, informes y estudios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XX
Estadísticas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XX
Memoriales, preces y representaciones a instancias superiores (activas).. . . . . . . . . 1351-s.XX
Consultas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XX
Solicitudes y reclamaciones (pasivas). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XXI
Expedientes de gestión de Secretaría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1748-1836
Correspondencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1635-s.XXI
Protocolos notariales.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XIX
Expedientes de gestión de agentes y administradores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
3.2. Archivo y Biblioteca

Instrumentos de control (registros, inventarios...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1537-s.XXI
Instrumentos de descripción (inventarios, catálogos...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XII-XXI
Estadísticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Relaciones de entrega. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2002-2007
Informes y memorias.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1995-2009
Crónicas, estudios históricos y retrospectivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1626-s.XXI
Expedientes de investigadores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1989-2009
Correspondencia.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Expedientes de restauración.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Publicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1962-2009
Archivos de prensa y revistas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
3.3. Administración del clero y personal catedralicio

Expedientes de provisión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1504-s.XX
Expedientes de posesión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1320-s.XX
Nombramientos de cargos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1299-s.XX
Registros de personal y plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIII-XX
Contratos laborales.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Altas y bajas laborales en la Seguridad Social. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Nóminas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1883-s.XXI
Dispensas, permisos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1327-s.XX
Expedientes de cese de puestos (resignas, jubilaciones). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX-XX
Expedientes de riesgos laborales (inspecciones, estudios...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
3.4. Contratación de Servicios

Contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XV-XX
Bases de contratación de servicios u obras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1611-s.XIX
3.5. Administración de Obras y Museo

Planes, proyectos y memorias de obras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Expedientes de obras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XXI
Informes técnicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XXI
Libros de reparos de casas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1631-1840
Obligaciones de obras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1615-s.XVIII
Planos y dibujos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1724-s.XX
Expedientes de gestión de exposiciones.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Expedientes de préstamos de obras a exposiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
3.6. Administración del Patrimonio
Donaciones y cesiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1098-s.XX
Ventas y demás adquisiciones de bienes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1161-s.XX
Censos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XIX
Juros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XVII
Permutas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1173-s.XIX
Particiones de bienes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1608-1730
Autos testamentarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c.1150-s.XX
Arrendamientos (anuales y perpetuos).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1280-s.XX
Apeos, deslindes, amojonamientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1401-s.XIX
Inventarios y declaraciones de propiedades y derechos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1376-s.XIX
Títulos de deuda pública (vales reales...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX
Expropiaciones, desamortizaciones (secularizaciones). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX
3.7. Administración de Asuntos Jurídicos: Doctoralía

Procesos capitulares (Deanato y Jueces Adjuntos). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1263-s.XVII
Procesos ordinarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1243-s.XIX
Procesos de la Sacra Rota. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XVII
Procesos en otras instancias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1324-s.XVII
Sentencias, ejecutorias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1260-s.XVII
Procesos de censuras eclesiásticas (excomuniones, entredichos...). . . . . . . . . . . . . . s.XIV-XVI
Informes jurídicos, pareceres, escritos en derecho. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1279-1831
Poderes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1380-s.XX
Disposiciones de derecho comparado (papeles en derecho, sinodales...). . . . . . . . 1573-s.XVII
3.8. Administración de Fundaciones, Memorias y servicios de beneficencia

Fundaciones de memorias, capellanías, entidades benéficas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1253-s.XXI
Memorias y estados de fundaciones, memorias... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
Relaciones de memorias y otras fundaciones, estadísticas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
Expedientes de adjudicación de dotes, becas, suertes de memorias... . . . . . . . . . . . 1616-s.XIX
Libros de fundaciones, memorias, cofradías. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVIII-XIX
4. ADMINISTRACIÓN ECONÓMICA
4.1. Junta de Diputados de Hacienda o Señores Seises

Actas de Juntas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1600-1887
Libros de remisivas a la Junta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1829-1863
Informes, dictámenes económicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII
4.2. Contaduría Mayor de Cuentas / Superintendencia (Administración Económica)

Planes de contabilidad, disposiciones e instrucciones.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
Presupuestos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1988-2009
Cuentas y rentas de propiedades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1625-s.XXI
Memorias e informes económicos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1760-s.XX
Catastros y otras declaraciones.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1750-1754
Tomas de razón cuentas. Liquidaciones. Cuentas de resultados. . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
Libros mayores de cuentas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Balances de situación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX-XXI
Obligaciones de pagos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1232-s.XVIII
Reclamaciones e informaciones de contribución. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX

Libros de depósitos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1640-1700
Libros de caudales del archivo. Libros de caja.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
Nombramientos de cuartas casas dezmeras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
4.3. Mesa Capitular (Mayordomía)

Expedientes de cuentas de Mesa Capitular. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1687-1882
Expedientes de cuentas de la Administración de Memorias. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1691-s.XIX
Libros de cargo y descargo de Mesa Capitular. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1521-1840
Libros de cargo y descargo de Capellanes de Coro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1534-1839
Libros receptorios o de cuentas de Señores Deán y Cabildo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1558-1841
Libros receptorios de Capellanes de Coro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1533-1839
Libros de distribuciones: misas de obispos, manuales,
altares mayores y pitanzas, benedictus, vestuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1526-1844
Libros de tomas de razón de libramientos de Cabildo, Subsidio,
Capellanes de Coro y Santa Bárbara y Mozos de Coro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII
Libros de tercio o de aniversarios de Mayordomía.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1531-1623
Libros de Ración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1541-1604
Listas cobratorias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
Pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1286-s.XX
Cargaremes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s. XVIII
4.4. Fábrica (Mayordomía)

Expedientes de cuentas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1571-1882
Libros de libramientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1746-1857
Libros de cuentas anuales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1499-1898
Pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
4.5. Subcolecturía de Subsidio y Excusado

Disposiciones e instrucciones de cobro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1545-1829
Repartimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1587-1829
Expedientes de cuentas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XIX
Finiquitos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1570-1761
Bulas de cruzada.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
Reclamaciones e informaciones de contribución.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1593-s.XVIII
4.6. Subcolecturía de Espolios y Vacantes

Disposiciones e instrucciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1754-1786
Autos de los espolios y vacantes.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1639-1821
Cuentas de las vacantes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XVIII
Solicitudes y reclamaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
4.7. Administración de Diezmos y otras contribuciones

Libros de Veros Valores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1596-1800
Repartimientos de rentas decimales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII
Cuentas de diezmos, tazmías. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
Libros de préstamos de diezmos de Mesa Capitular y Fábrica. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1521-1801
Libros de las veintenas de préstamos de diezmos del Cabildo. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1541-1795
Libros de cuartos dezmeros de la Fábrica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1576-1789
Reclamaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1660-s.XIX
Expedientes de Fondo Pío Beneficial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1786-1822
Cuentas de derechos de refacción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1730-1765
5. ADMINISTRACIÓN SEÑORIAL / JURISDICCIONAL (Valdobla...)
5.1. Administración Señorial (gobierno y administración)
Fueros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1173-1248
Visitas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1565-1592
Creación, unión y supresión de beneficios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII
Edictos, anuncios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII-XIX
Licencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1559-s.XIX
Solicitudes, reclamaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII
Provisión de piezas eclesiásticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XIX
Escrituras de propiedad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
Autos testamentarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XVIII
Cuentas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XIX
5.2. Administración de justicia civil

Procesos civiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1564-1824
Procesos criminales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1580-1800
Informes jurídicos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII
5.3. Administración de justicia eclesiástica

Procesos matrimoniales.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1630-1801
Procesos beneficiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1663-1826
Procesos decimales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1608-1830
Imposición de censuras (entredichos...). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVIII
Licencias matrimoniales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1620-1815
6. COLECCIONES FACTICIAS
Colección sigilográfica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XII-XVI

Archivo fotográfico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XIX-XX
Otras colecciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XX
B. OTRAS INSTITUCIONES EXTERNAS
FUNDACIÓN COLEGIO DE NIÑOS DE CORO

Y SEMINARIO CARVAJAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1646-s.XXI
COLEGIO DE NIÑOS EXPÓSITOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1499-1835
COLEGIO DE LA ENCARNACIÓN (VULGO “RECOGIDAS”). . . . . . . . . 1532-1988
FUNDACIONES, MEMORIAS Y CAPELLANÍAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVI-XX
CAPILLA DE TALAVERA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1499-1941
COFRADÍAS Y HERMANDADES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XX
REAL CLERECÍA DE SAN MARCOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1589-1835
ARCHIVOS PERSONALES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XX
OTROS.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . s.XVII-XX

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Notas
1
Para este centro prestan su servicio el canónigo-archivero José Sánchez Vaquero, el técnico de archivos
Raúl Vicente Baz, la musicóloga Josefa Montero García y un servidor, Pedro José Gómez González.
2
Prueba de ello dan las memorias anuales redactadas, cuando menos, durante la última década.
3
Gómez González, Pedro José; Vicente Baz, Raúl. Guía del Archivo y Biblioteca de la Catedral de Salamanca.
Salamanca: Catedral de Salamanca, 2007.
4
Su significación etimológica queda establecida en tanto en cuanto son la cátedra del obispo diocesano.
5
Muniz Pablos, Tomás. Derecho capitular: según el `Codex Iuris Canonici´ y la legislación concordada de Espa-
ña. Madrid: Editorial Volvntad, 1925, p. 16. Se ha tomado deliberadamente esta fuente al considerar que
ofrece un amplio significado de lo que han representado los cabildos catedrales en la mayor parte de su his-
toria; en este sentido, también nos da la razón (al elegir dicho recurso), el principal volumen de docu-
mentos generados por las catedrales con anterioridad al siglo XX. Podemos determinar, en cualquier caso,
el cambio de sentido que desde el Concilio Vaticano II han sufrido dichas instituciones; este se puede ci-
frar en la pérdida de atribuciones de los cabildos para auxiliar y sustituir al prelado.
6
En estos casos el término “catedral” puede entenderse como un adjetivo que acompaña al nombre de ar-
chivo, al igual de sucede en otros casos, como cabildo catedral, iglesia catedral, etc.
7
De hecho, desde la Alta Edad Media el clero de las catedrales vivirá con su obispo sujeto a una regla.
Este es el origen del que partirán los canónigos regulares. Mencionadas instituciones estarán presentes en
monasterios, colegiatas y catedrales (como en el caso concreto de Pamplona). Véase para este asunto, Te-
ruel Gregorio de Tejada, Manuel. Vocabulario básico de la historia de la Iglesia. Barcelona: Crítica, 1993, p.
39-41.
8
Muniz Pablos, T. Derecho capitular... op. cit. p.18.
9
Como el de León durante siglos, como afirma: Teruel Gregorio de Tejada, Manuel. Vocabulario... op. cit., p. 33.
10
Como es el caso de Zamora donde su catedral mantiene las dos jurisdicciones; tal y como afirma Teruel
Gregorio de Tejada, Manuel. Vocabulario... op. cit. p. 32.
11
Esta es la fecha del primer documento relativo a la Iglesia salmantina donde se posibilita la restauración
y organización de la iglesia diocesana, así como la construcción de su principal iglesia. Su signatura: Ar-
chivo Catedral de Salamanca (ACS), cajón (cj.) 16 legajo (lg.) 2 número 5.
12
Privilegio signado de Alfonso VII por el que confirma a la Iglesia de Santa María y a su obispo todos los
privilegios antecedentes concedidos. Archivo Diocesano de Salamanca (ADS) nº2. Tomado del Catálogo
de documentos del archivo Catedralicio de Salamanca (siglos XII-XV). Salamanca: Universidad Pontificia de
Salamanca, 1962, p. 10.
13
Con la separación de los archivos de obispo y del cabildo ha sido muy frecuente que haya quedado el
mismo tipo de documentos de las primeras épocas (privilegios reales, bulas...), en los dos depósitos. Esto es
motivado por la falta de criterios que en la división se pudieron producir, debido a que muchas veces los
documentos iban genéricamente destinados a la iglesia local, entre otras razones. Relacionado con este he-
cho debemos aportar una reflexión. Existen necesariamente dos tipos de archivos en cada diócesis, el ca-
tedral y el de la curia diocesana o episcopal, que deben distinguirse convenientemente, para beneficio de
su gestión y conocimiento de los usuarios que a ellos asisten.
14
ACS. Cj. 44 lg. 2 nº26.
15
Véase para más información de las historia de la custodia, para este momento y posteriores: Gómez Gon-
zález, Pedro José; Vicente Baz, Raúl. “El Archivo de la Catedral de Salamanca”. En: Ieronimus, 900 años de
arte y de historia (1102-2002). Salamanca: Catedral de Salamanca, 2002, p. 51-93.
16
Sería lógico que este patrimonio estuviera bajo la tutela del tesorero, puesto que lo podríamos conside-
rar como antecedente del archivero.
17
ACS. Cj. 45 lg. 1 nº42. Expediente de solicitud de compulsas de diferentes instrumentos favorables a
los Capellanes de Coro de la Catedral de Salamanca, en fuerza de unas letras apostólicas que ganaron en
pleito con el cabildo.
18
ACS. Cj. 66 lg. 4 nº1.
19
Para profundizar en este tema véase: Rubio Merino, Pedro. Archivística eclesiástica. Nociones básicas. Se-
villa, 1999, p. 161-175; y Sastre Santos, Eutimio. Ensayos de archivística eclesial hispana. Roma: Ediurcla,
2005, especialmente el segundo ensayo “El público archivo de la Iglesia Catedral y del Cabildo: un malo-
grado capítulo de reforma del Concilio de Trento”, 1563, p. 47-97.
20
ACS. Cj. 5 lg. 1 nº14-2º. Traslado de una ejecutoria de Juan I a favor del Cabildo de Salamanca.
21
ACS. Alacena (Alac.) 4 lg. 1 nº2.
22
En los sistemas de organización de los archivos antiguos, lo más común era que coincidiera la clasifica-
ción intelectual con la localización de los distintos grupos o tipos de documentos.
23
ACS. Alac. 4 lg. 1 nº3. “Libro índice de los legajos antiguos y de los papeles que contenían”, siglo XVII.
24
Tachado en el original.
25
En concreto se refiere con esta denominación a libros contables de hacienda, subsidios, raciones, obras
pías..., contratos, etc.
26
Libros de actas capitulares.
27
Prueba de ello, es que muchos inventarios del archivo, desde el siglo XVI son exclusivamente de docu-
mentos de propiedades y derechos patrimoniales; véase: Gómez González, P. J.; Vicente Baz, R. “El Archi-
vo de la Catedral...”, op. cit. p. 92.
28
Este hecho queda fácilmente constatado en los inventarios antiguos del Archivo Catedral de Salaman-
ca, incluso en los del siglo XVIII. Frecuentemente vienen rotulados con títulos como: “Indice de los ins-
trumentos de la hazienda”, “libro de arrendamentos y contratos” “libro de zensos”; para ello véase: Gómez
González, Pedro José; Vicente Baz, Raúl. “El Archivo de la Catedral de Salamanca”. En: Ieronimus... op.
cit. p. 92.
29
El “archivo”, según la concepción de la época.
30
Iglesias Ortega, Arturo. Guía del Archivo de la Catedral de Santiago. Santiago de Compostela: Catedral,
2007, p. 54.
31
Chacón Gómez-Monedero, Francisco Antonio. Guía del Archivo de la Catedral de Cuenca. Cuenca: Obis-
pado de Cuenca, 2001, p. 45.
32
Casares Hervás, Manuel. Archivo Catedral. Inventario general. Granada: Archivo Diocesano,1965, p.
XII-XV.
33
González Sánchez, Vidal. Archivo Histórico del Cabildo de la Sta. Iglesia Catedral de Málaga. Catálogo ge-
neral de la documentación. Málaga, 1994, p. 18 y ss.
34
Según el: “Índice de los instrumentos de la Hazda. que los Sres. Deán y Cauildo de la Sta. Iglesia Cate-
dral de Salamca. Tienen en su Archivo, así pertenecientes a su Mesa Capitular, como a su Fábrica, Capp-
nes. y Mozos de su Choro, Niños Expósitos y demás Memas. y Patronatos fundadas en ella. Hízose en el
Aº de 1740. Sig: ACS. Cj. 66 lg. 4 nº2”.
35
ACS. Alac. 4 lg. 1 nº4; “Yndice por abecedario de todos los lugares en donde el Cabildo y sus Memo-
rias, y demás Patronatos deven tener hacienda. Y asimismo de todos los papeles y demás que por caxones
constan en este Archivo echo en el año de 1769”, siendo archivero Pedro José de Rubalcava.
36
El índice de esta clasificación pertenece al citado inventario de 1969 (así como queda reflejado en los
rótulos de las puertas de los cajones de la Sala de Archivo Histórico), y puede verse completo en Gómez
González, P. J.; Vicente Baz, R. “El Archivo de la Catedral...”, op. cit. p. 74-75.
37
Las desamortizaciones de Godoy, Trienio Liberal, Madoz y sobre todo la de Mendizábal. Un precedente
de estas será la expulsión de los Jesuitas en 1767; merced a este hecho pudieron llegar códices y otros li-
bros a los archivos catedrales, como el de Salamanca.
38
Por Real Decreto de 29 de julio de 1837.
39
Como se podrá comprobar más adelante en el cuadro de clasificación del Archivo Catedral, hay series
documentales, especialmente de tipo económico y patrimonial que terminan sobre los años 40. Estos, en-
tre otros, pueden ser los casos de libros contables de Capellanes de Coro, cuentas de Señores Capitulares,
libros de cuentas de Mesa Capitular, libros de reparos de casas, contratos y cuentas de rentas de propieda-

des; o lo referido a contribuciones eclesiásticas a la corona como cuentas de subsidio y excusado. Pero tam-
bién deja de producirse documentación de otro tipo referidas a fundaciones, misas, documentación seño-
rial, etc.; y se reduce la producción de documentos contables de forma general, sobre personal, pues se va
reduciendo la plantilla; judicial; litúrgico...; y se utilizan materiales de peor calidad y de menor coste.
40
Los Archivos Históricos Provinciales recibirán la documentación incautada desde las Delegaciones de
Hacienda, junto con la generada por éstas en virtud del Decreto de 24 de julio de 1947, de Ordenación de
Archivos y Bibliotecas y del Tesoro Histórico Documental y Bibliográfico. En el caso de Salamanca se con-
serva bastante documentación de instituciones benéfico-asistenciales.
41
Decreto de 1 de enero de 1869.
42
Para más información de este tema véase: Fernández Collado, Ángel; Lop Otín, María José. “Fondos de-
samortizados en los archivos capitulares”. En: Desamortización y exclaustración en los archivos de la Iglesia (s.
XIX). Santoral Hispano-mozárabe en las diócesis de España. Actas del XVII Congreso de la Asociación celebra-
do en Jaén (10 al 14 de septiembre de 2001). Memoria Ecclesiae XXII (primera parte). Oviedo: Asociación
de Archiveros de la Iglesia en España, 2003, p. 113-154.
43
Real Decreto de 23 de enero de 1875.
44
La Ley de Beneficencia de 6 de febrero de 1822, y el Real Decreto de 8 de septiembre de 1836, resta-
bleciendo dicha ley, establecerán que las entidades de beneficencia dejarán de estar bajo el patronato de
particulares para pasar a depender de las Juntas Municipales de Beneficencia. En posterior regulación se-
rán gestionadas por las Juntas de Diputaciones Provinciales, para acabar de ser responsabilidad del Nego-
ciado de Beneficencia de diputaciones y ayuntamientos a partir de 1868. Para más información, véase: Ca-
tálogo de la Sección de Obras Pías del Archivo de la Diputación Provincial de Segovia. Segovia: Diputación Pro-
vincial, 1996.
45
ACS. Cj. 49 lg. 3 nº68. Recibo entregado por la Junta Municipal de Beneficencia al Cabildo de Sala-
manca de los documentos pertenecientes a la Casa de Niños Expósitos. 1823.
46
Esta parte puede verse con mayor amplitud en: Gómez González, Pedro José; Vicente Baz, Raúl. “El Ar-
chivo de la Catedral de Salamanca”. En: Ieronimus... op. cit. p. 66-69.
47
Actas Capitulares (en adelante AC.) 69, f. 146, cabildo ordinario. 15, abril, 1822. “Proposición del se-
ñor Maestre Schuela”.
48
Y para algunos casos gestionan la de estas dos.
49
AC. 61, f. 99, 27 junio 1781. “Determinazión sobre casa para la secretaría capitular”.
50
Cj. 30 nº9, f. 43-43v. “Estatutos de la Sta. Iglesia Cathedral de Salamanca. Tocantes a el Culto Diuino
y honestidad de los Benefiçiados. Fechos el 1550”.
51
AC. 61, f. 54bis, cabildo ordinario, 26 febrero 1781.
52
Alac. 4 lg. 1 nº6. “Ynventario de los papeles de música entregados por la testamentaría del señor maes-
tro de capilla Doyagüe a la comisión del Cabildo”. 1843, febrero, 10.
53
Según disposición diocesana del Boletín Oficial del Obispado de Salamanca, año 138, septiembre 1986.-
nº9, (p. 440) de 30 de septiembre de 1986, referida al “Traslado de archivos parroquiales” para libros y do-
cumentos anteriores a 1900.
54
Aunque esta es su denominación oficial, se trata de la administración de asuntos económicos o ecó-
nomo.
55
Todas las unidades de gestión administrativa se encuentran localizadas, desde 2008 en la antigua Casa
del Sacristán, dependencia que se encuentra en la zona de las sacristías de la Catedral Nueva (encima de
la Sala Capitular), y que fue restaurada para tales fines. Por su parte el Archivo Histórico está desde el si-
glo XVIII en el claustro alto de la Catedral Vieja.
56
El primer documento es una donación hecha por el Cid Campeador al obispo Jerónimo en 1098.
57
Especialmente libros de cuentas y receptorios de Mesa Capitular, Fábrica, Memorias, Capellanes de
Coro, expedientes de cuentas de dichas administraciones, repartimientos y cuentas de subsidios y excusa-
dos y diezmos...
58
Tanto constitutivos como de administración patrimonial.
59
Véanse: Gómez González, Pedro José. “La organización de archivos musicales”. En: El archivo de los so-
nidos: la gestión de fondos musicales. Salamanca: ACAL, 2008, p. 123-154; Montero García, Josefa; Gómez
González, Pedro José. “Catalogación del archivo de música de la Catedral de Salamanca”. En: Música y ar-
chivos de la iglesia. Santoral hispano-mozárabe en las Diócesis de España. Actas del XXI Congreso de la Asocia-
ción celebrado en Santander (12 al 16 de septiembre de 2005). Memoria Ecclesiae XXXI. Oviedo: Asociación
de Archiveros de la Iglesia en España, 2008, p. 685-696; Burgueño Rioja, Patricia. “Pautas para el trata-
miento de archivos musicales. El Archivo catedral de Salamanca”. El archivo de los sonidos: la gestión de fon-
dos musicales. Salamanca: ACAL, 2008, p. 155-176.
60
López Gómez, Pedro. “La representación de las agrupaciones de fondos documentales”. En: Homenagem
ao professor doutor José Marques. Porto: Universidade, 2003, p. 99-140, “...el Archivo como conjunto de
fondos y colecciones...”.
61
Iglesias Ortega, Arturo. Guía del Archivo..., op. cit. p. 74-75; en dicho cuadro se establecen secciones de
fondos privados y públicos, subdivisiones como clero, fundaciones pías, asociaciones religiosas... judiciales,
de la fe pública, etc.
62
Fernández Collado, Ángel. Guía del Archivo y Biblioteca Capitulares de la Catedral de Toledo. Toledo: Ins-
tituto Teológico San Ildefonso, 2007, p. 54-55.
63
Baptista, Júlio César. “Os pergaminos dos Bacharéis da Sé de Évora”. Évora: Separata de A cidade de Évo-
ra, nº 65-66, 1982-1983.
64
Rubio Merino, Pedro. Archivo de la Santa Metropolitana y Patriarcal Iglesia Catedral de Sevilla. Inventario
General. Madrid: Fundación Ramón Areces, 1987, vol. 1 p. 28.
65
Que confluyan en una serie documental normalizada.
66
Dentro del apartado A, el epígrafe 6.
67
Vicente Baz, Raúl. Los libros de actas capitulares de la Catedral de Salamanca (1298-1489). Salaman-
ca: Cabildo Catedral, 2008.
68
Tellechea Idígoras, José Ignacio. “El Cabildo Catedral salmantino ante el estatuto de limpieza de sangre.
Historia de una doble tentativa fallida (1548 y 1559)”. Separata de Salmanticensis, sept-dic 1986, vol.
XXIII, facs. 3, p. 343-369.
69
Gozan de gran cantidad de protocolos notariales especialmente las catedrales del antiguo Reino de Aragón.
70
Puede aportar buena información de este apartado, el siguiente artículo en el caso de Sevilla: Hernán-
dez Borreguero, José Julián. “El Cabildo Catedral de Sevilla: organización económica y sistema contable
en el siglo XVII”. En: Iglesia y religiosidad en España: historia y archivos: actas de las V Jornadas de Castilla-La
Mancha sobre Investigación en archivos: Guadalajara, 8-11 mayo 2001. Guadalajara: Anabad Castilla-La
Mancha, 2002, vol. III, p. 1679-1698.
71
En esta serie y en la siguiente se incluyen las actas de cabildos ordinarios, extraordinarios y espirituales,
pues son fruto del mismo órgano.
72
Aquí solo se tienen en cuenta las actas que están separadas de las del Cabildo Pleno.
73
Para más información: Calles Hernández, Claudio. Inventario de la documentación real del Archivo Catedral
de Salamanca. Una contribución a la historia medieval y moderna de España, Salamanca, 2002-2004. Inédito.

varia
BEGOÑA DE VICENTE SANZ, ANGELINES HUERTA ISABEL
Archivos parroquiales
El caso de dos pueblos
segovianos: Collado Hermoso
y La Salceda
Comienzos y descripción del punto de partida
Parte de nuestra vida y ocio transcurre en el pueblo que nos vio nacer, Collado
Hermoso, que salvo la memoria viva de sus mayores y alguna cita del mismo en
obras de antiguos cronistas y de algún historiador moderno, carece de historia
escrita. En agosto de 2006, interesadas en conocer qué documentación parro-
quial se conservaba en él, hablamos con D. José Antonio Velasco, su cura pá-
rroco. Vista la rica documentación parroquial nos ofrecimos para organizarla
como voluntarias. Se aceptó el ofrecimiento y se nos dio facilidades para acce-
der a la casa parroquial, en una de cuyas habitaciones, en estanterías metálicas,
estaba ubicada la documentación. Al acercarnos a “los papeles” descubrimos
que las iglesias de Collado y La Salceda, el pueblo vecino en dirección sur, ha-
bían estado vinculadas como matriz y aneja respectivamente. Interesadas por el
tema, el cura confirmó que había documentación de Collado y de La Salceda en
la iglesia de este último pueblo, y se nos avaló ante la vecina que custodia las
llaves de la parroquia para que nos las proporcionara cuando se necesitara. Esta
facilidad y confianza que nos dio el párroco en ambos pueblos allanó el camino

Licenciada en Historia y diplomada en Biblioteconomía y Documentación
Diplomada en Magisterio
[email protected]
TABULA, Número 12, 2009, pp. 269-283

y permitió que se nos recibiera como colaboradoras, posibilitando el trabajo que
nos habíamos propuesto.
Abiertas las puertas de ambas parroquias para ordenar su documentación,
dedicamos unas horas algunos fines de semana, durante un año, para tratar los li-
bros y los documentos allí encontrados. Limpiamos el polvo y los colocamos en
cajas de archivo. En ambos pueblos realizamos un somero inventario compro-
bando que en Collado se conservaban los libros sacramentales fundamentalmen-
te, mientras que en La Salceda se hallaban básicamente los libros de fábrica, de
colecturía, tazmías y otros bienes. Además, en el archivo de Collado se encon-
traban depositados los libros sacramentales activos de las parroquias atendidas
por el párroco mencionado: Collado Hermoso, La Salceda, Santiuste de Pedraza
y Requijada. Se comprobó que parte del fondo figura descrito en el Censo-Guía1.
Al iniciar la andadura del modesto proyecto habíamos elaborado un pe-
queño plan y procedíamos siguiendo las directrices comunes en todo fondo his-
tórico: limpieza, organización y descripción. Encontrábamos complejidad en la
labor que realizábamos y solicitamos ayuda en el Archivo de la Real Chancille-
ría2. Volvimos sobre algunos de los pasos dados y llevamos a cabo una nueva lim-
pieza, más ‘técnica’. Actuamos sobre cada pieza, limpiando el polvo más con-
cienzudamente con guantes, mascarilla y con herramientas más adecuadas, pro-
tegiendo con camisa3, atando con el correspondiente balduque blanco y recolo-
cando en cajas normalizadas, más adecuadas en cuanto al grado de acidez.
Nos pareció que era interesante que cada pueblo supiera el trabajo que se
estaba efectuando. Se nos veía ir y venir a la Casa Parroquial de Collado y a la
Sacristía de La Salceda; los vecinos más atrevidos preguntaban. Se le comunicó
esta nueva inquietud al párroco, y a finales de agosto de 2007, aprovechando la
misa semanal cuando todavía quedaba bastante gente en ambos pueblos, conta-
mos la labor realizada y alguno de los datos que íbamos encontrando. En La Sal-
ceda, un grupo de mujeres asistentes a la misa se acercó a nosotras ofreciéndose
a colaborar en ‘la empresa’. Se formó un equipo que, durante varios días del mes
de diciembre, trabajó, con abrigo y guantes, en un pequeño “taller” montado en
la Sacristía. Se confeccionaron camisas, folió libros y preparó el hiladillo.
Por lo que se refiere a la clasificación, aplicamos el cuadro de clasificación
de fondos de las Diócesis del País Vasco, y describimos, someramente, conforme
a las normas ISAD (G). Volcamos esta información en una hoja de Excel, con-
feccionada con los campos básicos, considerando que se estaba ante varios fon-
dos. Pero, ¿ante cuántos fondos? nos encontrábamos confundidas por el ‘reparto’
que intuíamos que en su día había experimentado la documentación y que tenía
que mantenerse. Se hubiera provocado un conflicto entre los pueblos si se con-
centraba en la parroquia con condiciones menos malas para su seguridad, con-
servación y acceso. Por estas fechas, conocimos cómo se estaba desarrollando el
Sistema de Archivos de la Diócesis de Bizkaia de boca de su propia directora,
270 Begoña de Vicente Sanz, Angelines Huerta Isabel > Archivos parroquiales
Anabella Barroso, abriéndose nuevas posibilidades, por el interés que tomó ella
misma al hablarle del trabajo que estábamos realizando, y por facilitarnos el con-
tacto con Cristina Castillo. Castillo realizó una primera actualización/normaliza-
ción parcial de los datos sobre una base de datos en FileMaker con la informa-
ción proporcionada en Excel, importada directamente. Después de una primera
depuración, estos datos fueron exportados a otra base y ubicados en los campos
propuestos por la ISAD (G) adaptando alguno de ellos como ejemplo de norma-
lización a la hora de su introducción. Nos proporcionó todo este material y nos
resolvió las dudas dando respuesta a las preguntas que le planteábamos mientras
ha durado el proceso de completar la descripción de la documentación encon-
trada, tanto en lo referente al programa, como a la propia descripción.
Anabella Barroso se ha acercado a ambos pueblos y ha comprobado en di-
recto la marcha del trabajo, el estado de conservación de la documentación y las
condiciones de instalación. Esta colaboración nos ha hecho sentir parte de un
equipo y nos ha proporcionado seguridad en cuanto a la normalización y la rigu-
rosidad del trabajo que realizábamos.
Identificación
Cuadro 1. Identificación de los fondos
Productores Fechas Documentos Fondos
Parroquia de San Nicolás de Bari de Collado

Hermoso y Nuestra Señora de la Asunción 1590-1868 616 F1
de la Salceda, su aneja
Parroquía de San Nicolás de Bari de Collado Desde

353 F2
Hermoso julio 1868
Parroquia de Nuestra Señora de la asunción Desde

de la Salceda 406 F3
julio 1868
Estamos ante tres fondos (cuadro 1). El primero de ellos corresponde al Archivo
Histórico Parroquial de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso y Nuestra
Señora de la Asunción de La Salceda, su aneja, en adelante fondo 1. La
documentación se extiende desde enero de 1590 a abril de 1868, 616
documentos de archivo (Heredia, 2007, 94-100) instalados en 22 cajas.
El segundo fondo, Archivo Parroquial de San Nicolás de Bari de Collado
Hermoso, fondo 2, consta de 353 documentos en 9 cajas. Se inicia en julio de

1868 y llega hasta nuestros días. El mismo arco cronológico abarca el Archivo Pa-
rroquial de Nuestra Señora de la Asunción de La Salceda, en adelante fondo 3,
406 documentos en 9 cajas.
En Collado Hermoso están depositados además 5 documentos del fondo
de la Parroquia de los Santos Justo y Pastor de Santiuste de Pedraza, de 1828 a
1991 (fondo 4). Hay, asimismo, dos documentos del fondo de la Parroquia de
Nuestra Señora de Las Vegas de Requijada, de 1580 a 1934 (fondo 5). Estos de-
pósitos se explican porque son los libros sacramentales en activo que el párroco
tiene a mano en lo que es la casa parroquial frecuentada como residencia y por
los traslados que se debieron de hacer por diferentes párrocos cuando otros tan-
tos investigadores quisieron consultarlos. Hay voluntad de devolver esta docu-
mentación a su archivo originario. También se encuentra en Collado la docu-
mentación de oficina de las diferentes parroquias.
Contexto
En cuanto a productores, el fondo 1 es producido por la parroquia de San Nicolás de

Bari de Collado Hermoso y Nuestra Señora de la Asunción de La Salceda, su ane-
ja. El fondo 2 por la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso y del fon-
do 3 el productor es la parroquia de Nuestra Señora de la Asunción de La Salceda.
Por lo que se refiere a la ubicación de estos dos pueblos, Collado Hermo-
so y La Salceda, pertenecen a la Comunidad de Villa y Tierra de Pedraza y están
situados al sur de la provincia de Segovia, en la subcomarca de la Vera de la Sie-
rra. Prácticamente por todos los pequeños pueblos de esta comarca pasa la Ca-
ñada Real Soriana Occidental. Faltan estudios que permitan situar a las parro-
quias en relación con la evolución de su población. Los primeros datos de que dis-
ponemos son del siglo XIX, en 1842 Collado tenía “78 habitantes, 232 almas”,
La Salceda, “64 habitantes, 189 almas” (Madoz, 1849, XIV, 90-91). Al separarse
las parroquias en 1867 se indica que “su población [de Collado Hermoso] es de
105 vecinos, con 350 almas... La Salceda... su población actual es de 77 vecinos
con 241 almas”4. Según el censo de 2008 la población actual es de 143 y 43 ha-
bitantes, respectivamente5.
Historia institucional
Como ya se ha expresado, se conserva documentación desde enero de 1590, fe-
cha esta alejada de la creación de las parroquias. Sobre el momento de su fun-
dación solo conocemos aproximaciones. Maximiliano Barrio resume que los orí-
genes y límites de la Diócesis de Segovia se fijan en 1190 y que se mantienen sin
variación hasta la época moderna (Barrio, 1982, 34). También se ha señalado
que “...la escasez de datos concretos sobre su estructura geográfica han propicia-
do que hasta el momento no se haya realizado un mapa detallado de la Diócesis
durante la Edad Media, siendo el primero de interés referido al siglo XVIII”
(Bartolomé, 1999, 295). De Collado Hermoso se sabe que el obispo Pedro de
Agen la dio para repoblar en 11396. Un siglo después, en el documento de dis-
tribución de las rentas en el cabildo catedralicio de 1247, se nombra “... En Pe-
draza: El Collado...”, “El Collado de Sotosalvos...” y otros lugares desaparecidos
que pueden tener que ver con las actuales poblaciones, “En Pedraza: Robrerie-
llo...” (Villar, 1990, 201-240). La Salceda, de aparición más tardía en la docu-
mentación, parece que fue depositaria del Robledillo, lugar del que hay noticia
ya en 1247, como hemos señalado, y que aún existía cuando se inició el archi-
vo al que nos estamos refiriendo en 15917.
Estas parroquias formaban parte de la vicaría de Pedraza y del arcediana-
to de Sepúlveda (Barrio, 1982, 38), la de Collado Hermoso como matriz, bajo la
advocación de San Nicolás de Bari, la de La Salceda como aneja, bajo Nuestra
Señora de La Asunción, situación que no se vio afectada por la reorganización
del Plan beneficial de 1783 (Barrio, 1982 371-377). Porque hubiera malestar en
la atención a la comunidad8, o porque los intentos de reforzar al párroco9 no ha-
bían resultado suficientes, el caso es que en el Auto de arreglo y demarcación de
la Diócesis de Segovia se las separa, “Collado Hermoso sin el anejo...” y “La Sal-
ceda, separada de su antigua matriz...”10. Desde julio de 1868 se refleja en la do-
cumentación esta nueva situación jurídica, pero también que ambos pueblos si-
guieron compartiendo cura párroco, al menos durante amplios períodos de tiem-
po. En el Sínodo diocesano de 1911 se produce nueva demarcación de arcipres-
tazgos y tanto Collado Hermoso como La Salceda pasaron a formar parte del Ar-
ciprestazgo de la Cuesta (Sínodo, 1911, 254), quedando reflejada en la docu-
mentación esta reorganización11.
Actualmente el párroco, que atiende ambas parroquias más la de Santiuste
de Pedraza y la de Requijada, ocupa ocasionalmente la casa parroquial de Collado,
esto no siempre ha sido así. Por motivos que desconocemos, tal vez de gusto perso-
nal, o bien porque se ofreciera en La Salceda una casa nueva y más cómoda, el cura
se trasladó a La Salceda en el último cuarto del siglo XIX12. No fue ese el único tras-
lado documentado. Avanzando el tiempo, la casa del curato de Collado, deshabi-
tada, se hundió13; en la década de 1940 se derribó la antigua y levantó una nueva.
Parece que el párroco volvió a instalarse en Collado quedando deshabitada la vi-
vienda de La Salceda, así en 1948 se informa que la casa del cura en La Salceda
“está totalmente arruinada”14. Estos cambios de residencia del párroco debieron de
llevar aparejado el movimiento de la documentación. Cuando se inició la descrip-
ción de los archivos se comprobó que el fondo 1, que corresponde a su vinculación
como matriz y aneja, estaba repartido. En el fondo depositado en Collado se con-
servaban libros sacramentales, matrículas y colecturía fundamentalmente, algún li-

bro y documento de cofradías y unidades documentales de ambos pueblos. En La
Salceda se encontraron fundamentalmente libros de cuentas de fábrica, (cada igle-
sia tenía sus propios libros), de tazmías, de colecturía, de testamentos y unidades
documentales de ambos pueblos. Cuando no hace muchos años, la casa del cura de
La Salceda, que estaba alquilada a un particular, se vende para arreglar el tejado de
la iglesia, se plantea qué hacer con la documentación parroquial que se encontra-
ba en su sobrado15, finalmente la solución que se dio fue guardarla en el armario
empotrado existente en la Sacristía de la Iglesia.
Normativa reguladora
Si en el Concilio de Trento se reguló universalmente que las parroquias debían
de disponer de su propio archivo y se estableció qué se debía de anotar y cómo
hacerlo (Represa, 1978, 94-95), la práctica de los registros parroquiales es ante-
rior “En España... la obligatoriedad de los libros de bautismo ya había sido esta-
blecida por el sínodo de Talavera... en 1498” (Nadal, 1966, 19-20). En la Dióce-
sis de Segovia, parecen poco frecuentes las referencias a la documentación en las
sinodales anteriores a Trento; no hemos encontrado ninguna en el Sinodal de
Aguilafuente de 1472, pero sí en el Sínodo de Segovia de 1586, “...tenga [el cura
o sacerdote] un libro en buena guarda en el que escriba sus nombres, y el día mes
y año acabada la solennidad (sic) del baptismo” (Sínodo, 1586, 23), y “que los
curas avisen a sus feligreses que hagan confirmar sus hijos y los escriban...” (Sí-
nodo, 1586, 24)16. Sin embargo, a la vista de los datos que figuran en los diver-
sos registros parroquiales, debía de existir comunicación sobre la forma y el con-
tenido de dichas inscripciones. Asimismo, en las visitas pastorales se hacen co-
rrecciones y recomendaciones para hacerlas más precisas y claras. Constatamos el
traslado de las normas de Trento en su Sínodo diocesano de 1648 estableciendo
en varias constituciones la obligación de que “en cada iglesia aya un archivo en
que esten la escrituras e inventario de los bienes della, beneficios y causas pias”
(Sínodo, 1648, 174-175) y cómo debían de hacerse las inscripciones de bautis-
mo, las de confirmación, matrícula, y casados. También se dan instrucciones re-
feridas a los bienes, sean heredades, “qué se apeen las heredades de la iglesia y de-
mas obras pias de diez en diez años”, (Sínodo, 1648, 176-177), o legados en tes-
tamentos “forma de escribir los testamentos” (Sínodo, 1648, 183-184). En el Sí-
nodo diocesano de 1911 se trata, en las constituciones dedicadas a la parroquia y
a cada sacramento, lo referido a las inscripciones en sus libros, para las que se pide
“summa diligentia” y al cuidado del archivo “congruentiori loco aptent” (Síno-
do, 1911, 34-35). Las instrucciones debieron de seguirse bastante fielmente, tan-
to en lo que se refiere a la producción como al cuidado, por los diferentes párro-
cos que atendieron los pueblos que nos ocupan a la vista de la cantidad y el esta-
do de la documentación conservada17.
En el Boletín Eclesiástico de la Diócesis de Segovia (BEDS), que inicia su
publicación en 1856, se dan algunas orientaciones referidas a la documentación
y al archivo parroquial. Se publican modelos para extender las matrículas, para
formar los índices de los libros de bautizados y de casados (BEDS, 1858, 1-4) y
pautas para la formación de los expedientes matrimoniales (BEDS, 1858, n. 22).
El control y la constatación de las cuentas de fábrica preocuparon también entre
1856 y 1891, comprobadas las recomendaciones y las circulares del obispo. Se re-
fleja celo en cuanto a la custodia y el acceso a los archivos parroquiales frente a
la autoridad civil, así, constatándose la obligación de autorización del Vicario, se
permite excepcionalmente la exhibición por los párrocos “sin sacarlos de la ha-
bitación en que esté el archivo” de los “que se reclamen por los tribunales civiles
en causas criminales y de oficio” (BEDS, 1856, 179-180). Reiterado y reconoci-
do por la autoridad civil, años más tarde, tras otro conflicto “para exhibir el pá-
rroco... los documentos objeto de las visitas, es imprescindible orden de su supe-
rior jerárquico” (BEDS, 1890, 438-439).
En cuanto a las fechas de generación de los documentos, como ya se ha
indicado, el fondo 1 abarca el arco cronológico que se extiende de enero de1590
a abril de 1868. El fondo 2 y el 3 se inician en julio de 1868. Ya se ha señalado
que la separación de ambas iglesias se publica en diciembre de 1867 y que no se
hace efectiva en la documentación hasta julio de 1868. Entre abril y julio de di-
cho año, realizadas diversas catas, no hemos encontrado inscripciones en los do-
cumentos. El archivo se mantiene vivo en la actualidad.
Contenido y estructura
Alcance y contenido
El fondo se ha organizado siguiendo la clasificación de fondos parroquiales del
Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, AHBE/BEHA. Al hilo de esta clasifi-
cación en los fondos que nos ocupan encontramos las siguientes secciones: Ad-
ministración de Sacramentos, Gobierno y Acción Pastoral, Administración de
Bienes y Rentas, Organismos Supraparroquiales e Instituciones Civiles.
La sección de Administración de Sacramentos es la de mayor volumen
documental. Reúne en el fondo 1, 293 documentos, en el fondo 2, 184 docu-
mentos (cuadro 2). En el fondo 3, 225 documentos. Abarca el arco cronológico
más amplio, de 1590 a abril de 1868 para el fondo 1 y desde julio de 1868 a la ac-
tualidad para los fondos 2 y 3, con una salvedad: los libros sacramentales del fon-
do 1 se utilizaron para las inscripciones de la parroquia de San Nicolás de Bari de
Collado Hermoso, esto es, son comunes con el fondo 2. Los documentos en cada
subsección están indicados en el cuadro 2. De las inscripciones de confirmación

Cuadro 2. Documentos en las secciones
y subsecciones más significativas
Documentos
Secciones y subsecciones
F1 F2 F3
Administración de sacramentos
Sacramentales
Bautismo y confirmación 12 3 3
Matrimonios 274 180 221
Defunciones 7 1 1
Gobierno y acción pastoral

Cofradías 72 - 3
Matrícula parroquial 7 1 2
Culto parroquial 4 3 3
Correspondencia 46 5 19
Administración de bienesy rentas

Fábrica 33 82 93
Diezmostazmías y primicias 18 - -
Memorias, aniversarios y obras pías 24 - 1
Testamentos 86 - -
Inventarios 4 8 7
Impuestos, multas, penas 8 - -
Organismos supraparroquiales
Curia diocesana 3 - -
Arciprestazgos - 4 2
Instituciones civiles
Reino-Corona 12 - -
Municipales 66 51
se conservan registros desde 1593, consignándose como listados de confirmados

en la fecha correspondiente en los libros de bautismo, si bien se han encontrado
anotaciones en las partidas de bautismo indicando la fecha en que se recibe la
confirmación. Se conservan registros de velados del año 1590 a 1700. Son rese-
ñables los expedientes matrimoniales que contienen, con mayor o menor ex-
haustividad, según la época, aprobación del expediente, certificados, permisos,
dispensas eclesiásticas, amonestaciones, etc. Referente a las defunciones, el pri-
mer libro de difuntos conservado18 es de 1732. También se dispone de una serie
bastante completa de testamentos, desde 1591 hasta 177319. Parece que testar era
lo habitual, “La obligación de registrar las defunciones la daría el ritual romano
de 1614... el registro de defunciones, en su primera época suele ser, en realidad,
un “libro de testamentos” (Pérez Moreda, 1980, 29-30).
La sección de Gobierno y Acción Pastoral agrupa 129 documentos en el
fondo 1, 9 documentos en el fondo 2 y 27 en el fondo 3. Subrayamos la subsec-
ción de cofradías con 72 documentos en el fondo 1. En total seis cofradías dis-
tintas: cuatro pertenecen a Collado Hermoso y dos a La Salceda. La más antigua
es la Cofradía de Nuestra Señora del Rosario de Collado, de la que se dispone de
libros de cuentas de 1614 a 170020. Otras cofradías en Collado fueron: Cofradía
del Santísimo Sacramento, Cofradía de la Santa Vera Cruz y Cofradía de Nues-
tra Señora de la Salud. Además de cuentas, estos libros de cofradía pueden in-
cluir: constituciones, nombramientos, acuerdos, relación de hermanos, etc. Se
conservan algunos libros de Matrícula parroquial o “status animarum”. Contie-
nen información sobre: número de almas, número de familias, nombre, apellidos,
estado civil, edad y observaciones sobre el cumplimiento del precepto21. En la
subsección de Culto Parroquial, el documento de colecturía más antiguo es de
1632. Los registros contienen información sobre: día, aplicación (“por mi inten-
ción”, “pro pópulo”, “devotos de la Virgen...”), limosna, observaciones (rezada,
solemne, cantada, novena, oficio mayor, etc.).
En la sección de Administración de Bienes y Rentas hay en total 374 do-
cumentos, distribuidos así: en la subsección de Fábrica y Junta parroquial hay 33
en el fondo 1, 82 en el fondo 2 y 93 en el fondo 3 (cuadro 2). Cada pueblo lleva-
ba sus libros de fábrica, el más antiguo es de 1624. Algunas inscripciones en los li-
bros de fábrica revelan la relación de la parroquia de Collado con los religiosos del
monasterio cisterciense de Santa Mª de la Sierra, ubicado en su término. El Mo-
nasterio, fundado a instancias del obispo Pedro de Agen en el año 1133 (Martín
Postigo 1982, 12-14), parece que contribuyó, a lo largo de los siglos, en la cura de
almas de Collado. En la visita pastoral de 1446 se constata “que un monge sirve el
beneficio curado con licencia”, (Bartolomé 1995, 325). Seguramente esto respon-
de a que el citado monasterio poseyera jurisdicción eclesiástica ordinaria o “cu-
mulativa”, esto es, “jurisdicción especial... en virtud de privilegios reales y ponti-
ficios, como son la cura de almas y la percepción de los diezmos y primicias en sus
territorios y parroquias agregadas”. La abadía de Santa Mª de Sacramenta, de la
que dependía este priorato, poseía esa jurisdicción especial (Barrio 1982, 619-
620). Unos siglos después, se refleja documentalmente la colaboración, “...marzo
de 1743 se juntaron el padre Prior de la Sierra, teniente actual deste lugar de Co-
llado...”22. En la subsección de Diezmos, Tazmías y Primicias hay 18 documentos,
todos ellos en el fondo 1, destacamos un “Auto de interim sobre diezmos”23, y el
reflejo, en un libro de tazmías, del “modo de cómo reparten las cillas en el lugar
de Collado Hermoso, cabeza que es del lugar de La Salceda”24. Resaltamos la
abundancia de testamentos y de la existencia de obra pía, en este caso, un molino
para sostener la escuela de primeras letras25 (Martín Postigo 1982, 80-82).
En la sección de Organismos Supraparroquiales, en la subsección de Cu-
ria Diocesana, los documentos conservados pertenecen al fondo 1, destacan: un

libro becerro de San Nicolás de Bari y Nuestra Señora de la Asunción de 1759 a
1816 y un libro de cartas circulares del obispo con la parroquia de Collado Her-
moso de 1775 a 1888. En la subsección Arciprestazgos, fondos 2 y 3, hay seis do-
cumentos, copias del Acta de Constitución y del Reglamento de la Hermandad
Sacerdotal del Arciprestazgo de La Cuesta de 1916.
En la sección Instituciones Civiles los documentos de 1818 a 1860, en el
fondo 1, corresponden a disposiciones de la Corona, el Juzgado, Intendencia, etc.
En la subsección Municipales, fondos 2 y 3, abundan durante la década de 1920
(cuadro 2), licencias para dar sepultura; en alguna licencia se indica causa,
“muerto de mano airada”.
Entre los ejemplares curiosos de la biblioteca parroquial destacamos el “Sí-
nodo diocesano que celebró... Fray Francisco de Araujo... el año de 1648”, edita-
do en Madrid en 164926, y la colección completa del Boletín Eclesiástico de la
Diócesis de Segovia, desde 1854.
Organización
El cuadro de clasificación que se ha seguido es, como se ha señalado, el de los ar-
chivos eclesiásticos del País Vasco. Cuadro que refleja el organigrama jerarquiza-
do de la entidad generadora y unas funciones concretas que quedan reflejadas en
diferentes series documentales (Barroso, Castillo y Romero 2008, 210-221).
Condiciones de acceso y organización
En el Reglamento de los archivos eclesiásticos (1975) se considera que los archi-

vos de la Iglesia son “testimonio de su fe y de su presencia histórica”, se estima la
obligación de velar por la conservación de este patrimonio cultural y documen-
tal y se constata la obligación, en la medida de las posibilidades de la Iglesia, de
facilitar “el acceso a estos archivos para su consulta e investigación, como servi-
cio a la cultura” (Cap. 1, tít. 1, art. 1). Esta concepción del archivo como bien
cultural es analizada por Eutimio Sastre (1999, 20-22) que la considera elemen-
to a mejorar y causa de algunos déficits, junto a la falta del reconocimiento del
oficio de archivero, tanto en el código actual de 1983, como en el anterior de
1917. Los archivos eclesiásticos forman parte del patrimonio documental según
se establece en el art. 49 de la Ley 16/1985 de 25 de junio, de patrimonio histó-
rico español. Por su parte, la Ley de Archivos y patrocinio documental de Casti-
lla y León, Ley 6 /1991 de 19 de abril, se remite a la legislación nacional, a los
acuerdos del Estado Español con la Santa Sede y a los acuerdos que se tomen en
la Comisión mixta entre la Junta de Castilla y León y los Obispos de la Iglesia
Católica de Castilla y León.
Hasta aquí la norma, la realidad actual en la Diócesis de Segovia es que
no hay medios, ni materiales ni humanos, para atender el correcto gobierno de
los papeles y facilitar un acceso digno para investigar sobre estos fondos, más allá
de la buena voluntad de los párrocos que atienden las iglesias rurales. Tristemen-
te, esta situación no es exclusiva de esta Diócesis (Sastre 1999, 73-74).
La lengua de los documentos es el castellano. El estado de conservación
es bueno, en general, y el soporte es el papel. Como instrumento de descripción
se ha creado una base de datos en FileMaker que se va a poder consultar en la pa-
rroquia. Este artículo y diversos índices impresos de la base citada contribuirán a
facilitar el conocimiento y el acceso a la documentación.
Conclusiones
Es común que la documentación histórica de las parroquias de los pueblos sego-

vianos se conserve en los propios pueblos. En los archivos organizados, Collado
Hermoso y La Salceda, la documentación conservada, desde enero de 1590, co-
rresponde a las secciones y subsecciones básicas en este tipo de archivos: Admi-
nistración de Sacramentos, Gobierno y Acción Pastoral y Administración de
Bienes y Rentas. Está en buen estado, aunque en condiciones precarias en cuan-
to al acceso y la seguridad.
Nuestra contribución, organización y clasificación de los mismos, es más
bien una aportación a la preservación, pues poco se puede mejorar sin seguridad
y accesibilidad. La experiencia emocionante de conocer la documentación pa-
rroquial, tan antigua y bien conservada, y abordar su organización, va intrínsica-
mente unida al desaliento que produce contemplar las pocas perspectivas que se
ven en la institución eclesiástica local y autonómica por recoger, tratar y preser-
var esa parte del bien cultural que son los archivos parroquiales. Una luz espe-
ranzadora llega de algunas diócesis de otras comunidades autónomas que están
poniendo recursos y valiosísimos equipos al frente de sus archivos eclesiásticos,
que están automatizando y haciendo accesibles los archivos parroquiales. Esta
forma de trabajo es un buen modelo a seguir.
Ofrecemos nuestra experiencia de voluntariado, alentando a ser repetida,
para paliar el eventual estado actual. Llamamos la atención sobre los fondos pa-
rroquiales y sus posibilidades, como fuentes para la historia local y de las menta-
lidades, y de la Iglesia, aportando un granito de arena a la preservación de me-
moria tan significativa.

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SÍNODO DIOCESANO DE SEGOVIA (1587). Constituciones sinodales del obispado de
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su Majestad..., año de 1586. Barcelona: Casa de Hubert Gotard,
SÍNODO DIOCESANO DE SEGOVIA (1649). Sínodo diocesano que celebró el ilustrísimo
y reverendíssimo señor don fray Francisco de Araujo, obispo de Segovia del Consejo de
su Majestad, año de 1648. Madrid.

SÍNODO DIOCESANO DE SEGOVIA (1911). [Acta et constituciones synodales]: Syno-
dus dioccesana segovienses, Congregata diebus XII, XIII et XIV mensis septembris anno
domini MCMXI... Segovia: [s.n.] (Tip. Católica Felices Rueda)
SÍNODO GARCÍA, Luis Miguel (1990): Documentación medieval de la catedral de Se-
govia (1115-1300). Salamanca: Universidad
Notas
1
CENSO-GUÍA de los Archivos de España e Iberoamérica, http:aer.mc.es/sgae/index_censo_guia.jsp
[Consulta 01/09/2007]
2
Nuestro primer contacto profesional al iniciar esta tarea fue Eduardo Pedruelo Martín, director del Ar-
chivo de la Real Chancillería de Valladolid, que escuchó pacientemente el relato de la tarea que nos ha-
bíamos impuesto. Nos dio algunas recomendaciones y nos facilitó el contacto con la Jefa de Sección de
Restauración, Elena Trenco Urquijo, y su compañera, Elisabet Monclús Gómez. Providencialmente cono-
cimos en FESABID 2007 a Anabella Barroso Arahuetes, directora del Archivo Histórico Eclesiástico de
Vizcaya (AHEB/BEHA), que interesada en el tema nos puso en contacto con Cristina Castillo Pérez, res-
ponsable del Área de Catalogación, Normalización y Automatización. Maximiliano Barrio Gozalo nos
orientó en los aspectos históricos con indicaciones sobre las fuentes y la bibliografía. Sin todas estas apor-
taciones no podría haberse realizado el trabajo con rigurosidad.
3
Las restauradoras nos recomendaron el material más adecuado, así adquirimos pliegos de cartulina blan-
ca del mismo tipo que utilizan en el Archivo, 250 gr., con los que confeccionamos subcarpetas, el hiladi-
llo blanco para atarlas, también en cuanto a las cajas de archivo recibimos ayuda.
4
ESPAÑA. Auto de arreglo y demarcación, supresión y erección de las parroquias de la Diócesis de Sego-
via de 12 de diciembre de 1867. Boletín Eclesiástico de la Diócesis de Segovia, Año 12, n. 34 (dic. 1867), pp.
347-349
5
SEGOVIA (Diputación), http://www.dipsegovia.es/index.php/municipios/vermunicipio/id_munici-
pio/54 y http://www.dipsegovia.es/index.php/municipios/vermunicipio/id_municipio/303 [Consulta
16/09/2009]
6
Se utilizan en este punto las obras de Diego Colmenares, 1982, 252-253; Julián García Hernando, 1975,
2393-2402; Soterraña Martín Postigo, 1982, 14; y Luís Miguel Villar 1990, 74-75.
7
Libro de testamentos del lugar de Robredillo y La Salceda, de 1591 a 1620. (CC 02, libro 2-4d).
8
En el Libro de bautizados de la Nuestra Señora de la Asunción de La Salceda, de 1761 a 1845, se han cosido
13 fs de certificados de bautismo correspondientes datados entre 1843 y 1845, que corrigen y completan
inscripciones de bautismo (Caja SC 2, libro 3-1).
9
ESPAÑA. Real decreto del Ministerio de Gracia y Justicia, de 16 de septiembre de 1866, dado en Ávila
concediendo “coadjutor ad nutum que desempeñe el ministerio parroquial en Collado Hermosos, por ha-
llarse imposibilitado de hacerlo el cura propio”. Boletín Eclesiástico de la Diócesis de Segovia, Año 11, n. 21
(oct. 1866) pp. 206-207.
10
ESPAÑA. Auto de arreglo y demarcación, supresión y erección de las parroquias de la Diócesis de Se-
govia de 12 de diciembre de 1867. “Collado Hermoso, sin el anejo. Titular San Nicolás de Bari... le clasi-
ficamos de entrada... La Salceda, separada de su antigua matriz Collado Hermoso, parroquia independien-
te. Titular la Asunción de Nuestra Señora... le clasificamos de entrada”. Boletín Eclesiástico de la Diócesis de
Segovia, Año 12, n. 34 (dic. 1867), pp. 347-349.
11
Hay copia, en diferentes libros parroquiales del archivo, del Acta de constitución y del Reglamento de
la Hermandad Sacerdotal del Arciprestazgo de La Cuesta constituida el 3 de junio de 1912, (CC 1, libro
1; CC 6, libro 2 y SC 8, libro 1).
12
Inventarios, actas de entrega y certificado de propiedad de la casa parroquial y huerto de Nuestra Señora de la
Asunción de La Salceda, de 1877 a 1912 (SC 7, carp 1). Libro de cuentas de la nueva casa rectoral de la parro-
quia Nuestra Señora de la Asunción de La Salceda , de 1881 a 1929 (SC 2, libro 4).
13
Cuentas de fábrica de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso, de 1917 a 1946. Desde 1935
hay anotaciones del tipo “no se habita” o, “la casa está en ruinas” (Caja CC10, carp. 11).
14
Cuentas de fábrica y casa rectoral la parroquia de Nuestra Señora de la Asunción de La Salceda, de 1906 a
1951 (SC 9, carp. 11, doc. 4, 1928). “... casa rectoral de la expresada parroquia en regular estado de con-
servación, excepto el tejado del edificio que necesita un retejo general” (SC 9, carp. 11, doc. 6,1948).
15
Algún testigo dice que vio y ojeó la documentación en el patio exterior de la iglesia y que se la rescató
del abandono tras una llamada al obispado.
16
“... y que confirmandose en otro pueblo, haga traer por escripto, los que ansi fueren confirmados, para
que los curas los escriban en su libro” (Sínodo, 1586, 24)
17
El documentos más antiguo, Libro de bautismos de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso
y su aneja La Salceda, de 1590 a 1655, contiene registros de bautismo, confirmación, matrimonios, velados
y testamentos. (CC 02, libro 0)
18
Libro 3º de difuntos de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso y Nuestra Señora de la Asun-
ción de La Salceda, su aneja, de 1732 a 1775 (CC 02, libro 3)
19
Libro de testamentos del lugar de Robredillo y La Salceda, de 1591 a 1620, (CC 02, libro 2-4d); Libro de tes-
tamentos de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso, de 1632 a 1773, (CC 04, libro 2-2); Li-
bro de testamentos de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso y Nuestra Señora de la Asunción
de La Salceda, su aneja, de 1670 a 1739, (SC 04, libro 3).
20
Cuentas de la Cofradía del Rosario de Collado Hermoso, de 1614 a 1622 (CC 07, libro 2).
21
Libro de matrículas de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso, de 1857 a 1910 (CC 01, libro 4).
22
Libro de cuentas de fábrica de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso, de 1743 a 1772.
(CC11, libro 2,01).
23
Documentos de la cilla, diezmos, tazmías y primicias de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Her-
moso, de 1712 a 1856. (CC 10, carpeta 05).
24
Libro de tazmías de la parroquia de San Nicolás de Bari de Collado Hermoso y Nuestra Señora de la Asunción
de La Salceda, su aneja, de 1640 a 1655. (CC 05, libro 1).
25
Documentos de la obra pía de la Escuela de primeras letras y cuentas del molino de la Cañada de Collado, de
1790 a 1843.
26
SC 08, libro 3.

summaria
ESPAÑOL
Resúmenes analíticos
La transformación de los archivos y de la Archivística:

el nuevo paradigma desde la hibridez a la metadisciplina
y la metacomunidad profesional
Reflexión sobre la perspectiva actual de la Archivística y sus aportaciones como
disciplina al cambio de paradigma sobre la base del diseño de sistemas de infor-
mación, gestión del conocimiento, preservación, investigación y proyectos, y el
uso de los recursos digitales. Este nuevo y dinámico paradigma concibe la Archi-
vística como una multidisciplina –en el marco de las ciencias de la información–
y analiza el archivo híbrido como sistema de información y como su objeto de es-
tudio. El cambio del paradigma dominante en la Archivística conlleva una crisis
permanente centrada en cuatro ejes que son los conceptos, las funciones, las téc-
nicas y los perfiles profesionales. El impacto de la información digital y su rápido
desarrollo ha provocado la ampliación y diversificación de la comunidad de pro-

fesionales de la información, creándose así una metacomunidad que incluye a los
archiveros, diseñadores de sistemas, bibliotecarios, museólogos y otros perfiles
profesionales. La creación de esta metacomunidad profesional es necesaria por-
que el paradigma actual es dinámico y reconoce que existen distintas profesiones
con distintas funciones. En síntesis, podemos identificar ya dos de los compo-
nentes del futuro paradigma en la ciencia archivística: la metadisciplina y la me-
tacomunidad.
ARCHIVÍSTICA / ARCHIVEROS / CAMBIO DE PARADIGMA / METADISCIPLINA / META-
COMUNIDAD / SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN
La profesión en tiempos de cambio

En las reflexiones expuestas subyace el convencimiento que la reivindicada visi-
bilidad social de la profesión se obtendrá más por las funciones que desempeñe-
mos en nuestras organizaciones que por nuestra labor en los archivos históricos,
aunque no signifique minusvalorar nuestra función cultural. Se proponen tres lí-
neas de actuación: la clarificación de los fundamentos profesionales, principal-
mente en la gestión de documentos, basados en normas y modelos de referencia,
la mejora en la incidencia en las organizaciones y la reformulación de la puesta
disposición pública de la información mediante medios telemáticos.
NORMALIZACIÓN / GESTIÓN DE DOCUMENTOS / CLASIFICACIÓN / USUARIOS /
DIFUSIÓN DE CONTENIDOS.
El valor probatorio de los archivos electrónicos

Cien años separan dos hechos que vienen a dar valor al contenido del acto con
independencia de la tecnología con la que se generase, pero con cada salto tec-
nológico la verificación de su autenticidad se aleja de la que se puede efectuar a
simple vista u oído, requiriendo un mayor grado de comprobación y complejidad.
Para que una evidencia electrónica tenga las máximas posibilidades de ser admi-
tida como prueba electrónica, debe garantizarse una triple pareja de atributos: au-
tenticación e integridad, disponibilidad y complitud, calidad y gestión.
Estas cuestiones, entre otras, deben ser consideradas por las instituciones
archivísticas con respecto a la gestión de los documentos electrónicos de conser-
vación permanente, para afrontar, con éxito, desafíos organizativos y tecnológi-
cos cada vez más complejos.
EVIDENCIAS ELECTRÓNICAS / PRUEBAS ELECTRÓNICAS / REQUISITOS DE CONSER-
VACIÓN / CALIDAD DE LA EVIDENCIA / ISO / NORMALIZACIÓN

El reto de los archivos intangibles
El artículo se enfoca sobre la naturaleza invisible de ciertos archivos. En primer
lugar, se explora el modo eh que la invisibilidad es una propiedad de ciertos tipos
de archivos desde hace siglos. En segundo lugar, se proponen algunos ejemplos
acerca del modo en que esta invisibilidad deviene invasiva en el entorno digital;
y, a partir de estos ejemplos, problematizamos la noción de archivo-como-efecto
y reafirmamos la de archivo-como-acción. Finalmente, exploramos el modo en
que la invisibilidad de los archivos digitales está teniendo impacto sobre concep-
tos archivísticos esenciales, como evidencia y admisibilidad social.
ADMISIBILIDAD SOCIAL / ARCHIVO-COMO-EFECTO / ARCHIVO-COMO-ACCIÓN / AR-
CHIVOS DIGITALES / ARCHIVOS ORALES / ARCHIVOS ORGANIZATIVOS / ARCHIVOS
PERSONALES / EVIDENCIA / INTANGIBILIDAD / INVISIBILIDAD
El futuro inmediato de la investigación archivística: cuestiones

de prospectiva para una redefinición de la disciplina
Se define y sistematiza el conjunto de problemas que la Archivística ha de resol-
ver de manera inmediata y el modo en que han de ser planteados científicamen-
te para abordar la redefinición de la disciplina. El artículo finaliza con la pro-
puesta para su posterior debate de una nueva definición de la Archivística, que
parte de los elementos analizados.
INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA / FORMACIÓN ARCHIVÍSTICA / TEORÍA ARCHIVÍSTI-
CA / DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS / ESTUDIOS DE FUTURO
La redefinición del trabajo: tecnologizamos nuestra práctica o

la tecnología decide nuestro ejercicio profesional
El presente artículo aborda la posibilidad de que, en un entorno digital, el modo
en que se crean los documentos esté influyendo en el modo en que se gestionan,
y arriesgando el futuro de la profesión de archivero. En primer lugar, se muestran
algunos ejemplos de estos modos de creación de documentos. En segundo, se exa-
mina cómo puede estar cambiando el desarrollo de los convencionales procesos
archivísticos: la valoración, la descripción, la conservación. Por último, se sugie-
ren algunas conclusiones o temas de discusión posterior.
ARCHIVÍSTICA / CREACIÓN DE DOCUMENTOS / DOCUMENTOS DIGITALES / GESTIÓN
DE DOCUMENTOS / TECNOLOGÍAS DE CONVERGENCIA UNIVERSAL / TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN

MOREQ2. Desarrollo de una norma europea
de Gestión de Documentos de Archivo
Jef Schram
Después de su publicación en 2001 el Modelo de Requisitos para la gestión de
documentos electrónicos de archivo (MoReq) se estableció como un influyente
y ampliamente utilizado conjunto de directrices. Sin embargo, tras algunos años,
se hizo evidente que MoReq tenía que ser actualizado y ampliado para conside-
rar los rápidos cambios de las tecnologías, así como el desarrollo de nuevas nor-
mas y mejores prácticas. Esto llevó al desarrollo de MoReq2, que fue publicado
en 2008.
MoReq está estrechamente ligado con el Foro DLM, que ha contribuido
decisivamente a su concepción y desarrollo desde el principio. El Foro DLM ha
trabajado estrechamente junto con la Comisión Europea, que gestionó y finan-
ció el desarrollo tanto de la especificación original como de MoReq2.
El objetivo de este artículo es examinar el desarrollo MoReq2. Se pregun-
ta si el Foro DLM, y más concretamente la recién creada Junta de Gobernanza de
MoReq, puede asumir el papel de desarrollar una norma y de gestionarla. Con-
cluye que MoReq2 está bien colocado para convertirse en una especificación in-
fluyente, no solo en la Unión Europea sino globalmente, y ya ha sido aceptado
como una norma en algunos Estados miembros de la Unión Europea. La pregun-
ta que queda por responder es si también conseguirá la aceptación en el mercado
como una norma para la industria de desarrollo de software para la gestión de do-
cumentos electrónicos de archivo (SGDEA).
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO / SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO (SGDEA) / COMISIÓN EUROPEA /
UNIÓN EUROPEA (UE) / REQUISITOS FUNCIONALES / MODELO DE REQUISITOS / MO-
REQ / MOREQ2 / JUNTA DE GOBERNANZA DE MOREQ (MGB) / NORMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO / NORMA
La memoria híbrida. De la crisis del modelo taxonómico

de selección a la gestación de propuestas de macrovalorativas
La valoración y selección documental es una función archivística poco desarro-
llada en España. Para reflejar la situación de la valoración en la denominada tra-
dición archivística española se señalan los factores que han provocado su esca-
sa práctica y estudio y aquellos hitos que han sido fundamentales para llegar a
su actual estado de desarrollo. Después de señalar la ineficacia y los déficits del
modelo de valoración que se aplica en los archivos para construir un patrimo-
nio documental reflejo de la sociedad española, se apunta la vía por donde se

puede encontrar la solución: las propuestas postmodernistas y, en concreto, la
macrovaloración.
VALORACIÓN Y SELECCIÓN / ESPAÑA / POSTMODERNISMO / MACROVALORACIÓN
La responsabilidad archivística en la gestión de la preservación

Raquel Gómez Díaz
La generalización del uso de los documentos electrónicos en las diferentes acti-
vidades de la administración ha acrecentado las responsabilidades de los profe-
sionales que se ocupan de las tareas archivísticas. Esta generalización ha supues-
to la multiplicación tanto de documentos, formatos y soportes como de las apli-
caciones necesarias para su creación y gestión.
Todos los procesos archivísticos se ven afectados por este nuevo contexto
digital, pero la preservación y conservación de los documentos electrónicos su-
pone un gran reto para la Archivística. Requiere asumir nuevas responsabilida-
des que tengan en cuenta la tecnología que permite su creación, el marco jurídi-
co en el que se desarrollan, la propia organización que los crea y mantiene y las
razones que justifican su conservación permanente. Conjugar todos estos condi-
cionantes requiere una actuación coordinada que debe involucrar a las institu-
ciones políticas, a las organizaciones que trabajan con documentos electrónicos
y a los centros donde se han de conservar.
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS / CONSERVACIÓN DE DOCUMEN-
TOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVOS / RESPONSABILIDAD DE LA CONSERVACIÓN
ELECTRÓNICA
Nuevos soportes: desafíos en su preservación

La actual celeridad en el avance tecnológico está generando nuevos soportes para
registros con todo tipo técnicas y a un ritmo difícil de asimilar y entender. Este tipo
de soportes es origen de nuevas necesidades de preservación y restauración alejadas
de las de aquellos materiales y técnicas que, en el mundo de archivos y bibliotecas,
son considerados como “soportes tradicionales”. La naturaleza de los nuevos sopor-
tes exige la necesidad de ampliar los diseños de los planes de preservación. Existen,
en la actualidad, instrumentos técnicos y sistemas de examen de las colecciones/fon-
dos que permiten prever tanto su estado actual de conservación como las expectati-
vas de vida según sean las condiciones ambientales del entorno. Los autores presen-
tan las nuevas necesidades en preservación y algunas herramientas de control.
AUDIOVISUALES / COLECCIONES / PRESERVACIÓN / CONSERVACIÓN / DIGITALIZA-
CIÓN / CLIMÁTICO / DEPÓSITOS

El impacto tecnológico en los servicios archivísticos
Las tecnologías de la información y la comunicación permiten innovar en las ta-
reas archivísticas, especialmente en poder acercarse al ciudadano y difundir el pa-
trimonio documental utilizando diferentes medios tecnológicos, como la digita-
lización, los catálogos en línea, la sindicación de contenidos, los blogs o la men-
sajería instantánea.
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS / DIGITALIZACIÓN / CATÁLOGOS EN LÍNEA / SINDICA-
CIÓN DE CONTENIDOS / WEB 2.0
Camino a Ítaca. El papel de la normalización en el periplo

profesional del archivero en la construcción de su identidad
El autor presenta una visión general de los archivos en la sociedad actual y las
modernas teorías que rigen la gestión de las organizaciones en relación a la ges-
tión de sus documentos, con la idea de señalar el marco en el que los archiveros
deben relacionarse con otros profesionales y articular sus estrategias de acuerdo
con su propia identidad y la evolución de su oficio. Es ahí donde el archivero
debe aprovechar las oportunidades que generan los nuevos desafíos en las tec-
nologías de la información y de la comunicación, valiéndose de las normas pro-
fesionales: el tratamiento del documento electrónico –tanto en lo que concier-
ne a su gestión como a su conservación a largo plazo–, la implantación de bue-
nas prácticas y la adquisición y desarrollo de sólidas competencias profesionales.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS / NORMALIZACIÓN DE ARCHIVOS / ARCHIVOS EN SO-
CIEDAD / COMPETENCIAS EN ARCHIVOS / NORMAS INTERNACIONALES DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS / ISO 15489
Propuestas de organización para archivos eclesiásticos (3):

el cuadro de clasificación de los fondos del Archivo
Catedral de Salamanca
La organización de archivos catedrales ha sido siempre una tarea sumamente
compleja dado el gran esfuerzo que supone conocer la multiplicidad de funciones,
ámbitos de actividad y relaciones de este tipo de instituciones. El largo transcu-
rrir de su existencia y la carencia de estudios de las mismas, en este sentido, se-
rán también importantes condicionantes.
Mediante esta aportación referida al caso de Salamanca, se ha querido dar
una visión concreta de la historia, génesis y custodia archivísticos, patrimonio

documental y desarrollos institucionales de la Seo salmantina, así como del sis-
tema de organización establecido, a partir de los elementos anteriores, que sir-
viera de utensilio a otros centros similares; considerando, eso sí, la idiosincrasia
de cada catedral.
Principal elemento del sistema y del presente trabajo ha sido el cuadro de
clasificación de fondos, el cual vio la luz recientemente con la guía del archivo y bi-
blioteca catedralicios. Merecía una contribución como esta donde se explicara con
cierta amplitud sus características y el organigrama institucional que lo motiva.
Con este trabajo culmina, de momento, la serie de estudios relativos a ta-
reas de organización de archivos eclesiásticos, que comenzó con los referidos a la
diócesis civitantense (parroquiales y de curia diocesana).
ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS / ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS / CUADRO DE CLASIFI-
CACIÓN / CATEDRALES / SALAMANCA
Archivos parroquiales. El caso de dos pueblos segovianos:

Descripción del tratamiento dado a los archivos parroquiales de dos pequeños
pueblos de la Diócesis de Segovia, Collado Hermoso y La Salceda, que conservan
la documentación en los propios pueblos. El proceso realizado va desde el acce-
so, la limpieza y organización hasta el volcado de la descripción a una base de da-
tos en Filemaker, siguiendo procesos normalizados y normas ISAD (G).
ARCHIVOS PARROQUIALES / ISAD (G) / NORMALIZACIÓN / CLASIFICACIÓN DE DO-
CUMENTACIÓN PARROQUIAL

summaria
ENGLISH
Analitic summary
The transformation of the archives and the Archival Science:

the new paradigm from the hybridity to the meta-discipline
and the professional meta-community
A reflection about the current Archival Science perspective and its
contribution, as discipline, to the paradigm shift for the design of information
systems, management of recorded knowledge, preservation, research and
projects, and use of digital resources. The new dynamic paradigm conceives
Archival Science as a multidiscipline –into the scope of information science–
and examines the hybrid archive as an information system and its object of study.
The shift in the dominant archival paradigm implies a permanent crisis based on
four focal points: concepts, functions, techniques and professional profiles. The
impact of the digital information and its rapid development has caused the

diversification of the community of information professionals, starting a
metacommunity that includes archivists, information systems designers,
librarians, museum professionals and other professional profiles. This professional
community needed to be created because the current paradigm is dynamic and
recognizes several professions with different roles. In a word, we can now identify
two constituents of the future paradigm for the Archival Science: the meta-
discipline and the meta-community.
ARCHIVAL SCIENCE / ARCHIVISTS / INFORMATION SOCIETY / METADISCIPLINE,
METACOMMUNITY / PARADIGM SHIFT
The profession in times of change

The following reflection implies the conviction that the demanded social
visibility of the profession will be achieved thanks to our role in our
organizations rather than to our work in the historical archives. Anyway, this
will not mean understimating our cultural role. It suggests three procedures: the
clarification of the professional fundamentals, mainly in the management of
records based on standards and models, the improvement in the impact on
organizations and the reformulation of the publicly available information
through the Internet.
NORMALIZATION / RECORDS MANAGEMENT / CLASSIFICATION / USERS / DIFFUSION
OF CONTENTS
The evidential value of the electronic records

There is a gap of one hundred years between the two events that give value to
the content of the act, regadless of the technology that has created it. However,
due to the technological jumps, its authentication is moving apart from the one
made at first sight, requiring a great deal of verification and complexity.
An electronic evidence has a lot of possibilities of being considered as an
electronic proof, if three pairs of atributes are guaranteed: authentication and
integrity, availability and completeness, quality and management.
These questions, among others, must be taken into consideration by the
archival institutions dealing with the management of the electronic records of
permanent preservation, in order to successfully confront the increasingly
complex organizational and technological challenges.
ELECTRONIC EVIDENCES / REQUIREMENTS OF PRESERVATION / QUALITY OF THE
EVIDENCE / ISO / NORMALIZATION

The challenge of the intangible archives
This article focuses on the invisible nature of some archives. First of all, we
explore how invisibility has been considered as a property of a certain kind of
archives for centuries. Secondly, we suggest some examples of how this
invisibility becomes pervasive in a digital environment; and, taking these
examples as starting point, we question the notion of archives-as-an-effect and
reaffirm the notion of archives-as-an-action. Finally, we explore how the
invisibility of the digital archives makes an impact on essential archival
concepts, such as evidence and social admissibility.
ARCHIVES-AS-AN-ACTION / ARCHIVES-AS-AN-EFFECT / DIGITAL ARCHIVES /
EVIDENCE / INTANGIBILITY / INVISIBILITY / ORAL ARCHIVES / ORGANIZATIONAL
ARCHIVES / PERSONAL ARCHIVES / SOCIAL ADMISSIBILITY
The immediate future of the archival research: questions

of futurology for a redefinition of the discipline
This paper defines and systematizes all the problems that the Archival Science
must immediately solve and how these problems must be scientifically set out in
order to deal with the redefinition of the discipline. The article concludes with
the proposal of a further discussion about a new definition of Archival Science
based on the examined elements.
ARCHIVAL SCIENCE / ARCHIVIST / ARCHIVAL TRAINING / ARCHIVAL RESEARCH /
ELECTRONIC RECORDS / ARCHIVAL THEORY / FUTURE STUDIES
The redifiniton of the work: we technologize our practice

or the technology decides our professional exercise
The following article explains that, in a digital environment, it is possible that
the way records are created, influences their management, threatening as well,
the future of the archivist as a profession. Firstly, we set out some examples of
these ways of creation. Secondly, we examine how the development of the
conventional archival processes –namely: evaluation, description and
preservation– may be changing. Finally, we suggest some conclusions or topics
for further discussion.
ARCHIVAL SCIENCE / DIGITAL RECORDS / RECORDS CREATION / INFORMATION
TECHNOLOGIES / RECORDKEEPING / UNIVERSAL CONVERGENCE TECHNOLOGIES

MOREQ2. The development of
a European Records Management Standard
Jef Schram
After its publication in 2001 the Model Requirements for the management of
electronic records (MoReq) established itself as an influential and widely used set
of guidelines. After some years it nevertheless became clear that MoReq needed
to be updated and extended to take account of rapidly changing technologies as
well as the development of new standards and best practice. This led to the
development of MoReq2 which was published in 2008.
MoReq is intimately linked to the DLM Forum which has been
instrumental in its conception and development from the very beginning. The
DLM Forum has worked closely together with the European Commission which
managed and funded the development of both the original specification and
MoReq2.
The purpose of this article is to examine the development MoReq2. It
asks whether the DLM Forum, and more notably the recently created MoReq
Governance Board, can take on the role of a standard development and
management body. It concludes that while MoReq2 is well positioned to become
an influential specification not just in the EU but around the globe and has
already been accepted as a standard in some of the EU member states, the
question remains whether it will also gain acceptance in the market as an
industry standard for ERMS software development.
DLM FORUM / ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT / ELECTRONIC RECORDS
MANAGEMENT SYSTEM (ERMS) / EUROPEAN COMMISSION / EUROPEAN UNION (EU)
/ FUNCTIONAL REQUIREMENTS / MODEL REQUIREMENTS / MOREQ / MOREQ2 /
MOREQ GOVERNANCE BOARD (MGB) / RECORDS MANAGEMENT STANDARD /
STANDARD
The hybrid memory. From the crisis of the taxonomical model

to the gestation of the macro-appraisal proposals
The evaluation is an archival function not very much developed in Spain. In
order to show this situation in the so-called Spanish archival tradition, we point
out the factors causing this scarce practice and the key milestones that led to the
current situation. After discussing the inefficiency and weakeness of the archival
evaluative model in order to build a record heritage reflecting the Spanish
society, we indicate some possible solutions: the postmodernist proposals and
more specifically, the macro-evaluation.
APPRAISAL / SPAIN / POSTMODERNISM / MACRO-APPRAISAL

Archival responsibility in managing the preservation
of the electronic records
Raquel Gómez Díaz
The widespread use of the electronic records in the several activities of
administration has increased the responsibilities of professionals who deal with
archival tasks, since it has meant the growth of records, formats and media as
well as the necessary applications for their creation and management.
All archival processes are being affected by this new digital context.
However the preservation of digital records keeps on being a major challenge for
the Archival Science. It demands new responsibilities that take into account the
technology allowing its establishment, the legal framework in which they
operate, the organization that creates and maintains them and the reasons for
permanent preservation. The combination of all these factors requires a
coordinated performance involving political institutions, organizations working
with electronic records and places where these records must be preserved.
PRESERVATION OF ELECTRONIC RECORDS / RESPONSIBILITIES
New media: challenges in their preservation

The current speed of the technological advances is generating new media for all
kind of records through technologies and at a rate hard to assimilate and
understand. These new media are the origin of new needs of preservation and
restoration, far from the so called “traditional media” in the archives and libraries
field. The nature of these new media requires the widening of the design of the
preservation plans. Nowadays there are technological tools and systems of
evaluation of archival collections that allow foreseeing the current and future
preservation state, according to the environmental conditions. The authors
present the new needs in preservation and some control tools.
AUDIOVISUALS/ PRESERVATION / CONSERVATION / DIGITIZATION/ MONITORING /
CLIMATE / STORAGE
The technological impact on the archival services

The Information and Communication technologies have meant an innovation
in the archival work, especially allowing an approach to the citizen and the
spreading of the record heritage through the use of technological tools, such as
digitalization, online catalogs, content syndication, online catalogs, blogs or the
instant messaging.
ARCHIVAL SERVICES / DIGITALIZATION / ONLINE CATALOGS / CONTENT
SYNDICATION / WEB 2.0

The way to Ithaca. The role of the standardlization in the
professional journey of the archivists when building their identity
The author presents an overview of archives in the current society and the
modern theories that govern the records management of the different
organizations, in order to indicate the environment in which archivists must deal
with other professionals, and to formulate their strategies according to their own
identity and careers. The archivist must then take advantage of the new
challenges of the Information and Communication Technologies, using the
professional standards: electronic records management –regarding both their
management and preservation–, good practices and solid professional
competences.
RECORDS MANAGEMENT / STANDARDIZATION OF ARCHIVES / ARCHIVES IN
SOCIETY/ COMPETENCES IN FILES / INTERNATIONAL STANDARDS FOR RECORDS
MANAGEMENT/ ISO 15489
Proposals of the organization of the Ecclesiastical Archives (3):

the classification scheme of the Salamanca cathedral
archives (Spain)
The management of cathedrals archives has been always a very complex task due
to the great effort involved in the knowledge of the multiple functions and areas
of activity and relations of this type of institutions. Their long existence and the
lack of studies about them will be as well two important determining factors in
this sense.
Through the Salamanca example, we have tried to give a specific view
not only of the archival history, genesis and custody, as well as of the record
heritage and institutional development of this cathedral, but also of the
management system established from the previous elements so it could be
applied to similar institutions, always taking into account the idiosyncrasy of
each cathedral.
The main element of this system and of this paper has been the archival
classification chart recently published with the guide book of the Cathedral
Archives and Library. This deserved a mention where its features and the
institutional organization chart that originated it, could be widely explained.
This work momentarily marks the end of the studies in the organization of
ecclesiastical archives; studies that began in the diocese of Ciudad Rodrigo –in
the province of Salamanca– (parish and diocesan curia archives).
ECCLESIASTICAL ARCHIVES / ORGANIZATION OF ARCHIVES / CLASSIFICATION
SCHEME / CATHEDRALS / SALAMANCA

Parish archives. The example of two villages in Segovia (Spain):
Description of the treatment of the parish archives of two little villages in the
diocese of Segovia, Collado Hermoso and La Salceda; both keep their own
records. This process covers from the access, organization and neatness to the
dump of the description to a Filemaker database following ISAD(G) standards
and other standardized processes.
PARISH ARCHIVES / RECORD PRESERVATION / PRESERVATION / CUSTODY / CULTURAL
ACTION / STANDARDISATION / ISAD(G)

12 TABULA
2009

Tabula 12

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Archivos híbridos

Las transformaciones en materiales,

Luis Hernández Olivera

© de las traducciones y edición la p. 284, Pink swimmer / Jenny Spadafora

Asociación de Archiveros de Castilla y p. 292, Wind-up aquatic/ Jenny Spadafora

León. Las fotos, excepto que se señale lo contrario, tienen

La Asociación de Archiveros de Castilla y

La Asociación de Archiveros de Castilla y

La transformación de los archivos y de la Archivística: el nuevo

33 La profesión en tiempos de cambio

El valor probatorio de los archivos electrónicos

El reto de los archivos intangibles

85 El futuro inmediato de la investigación archivística: cuestiones de

103 La redefinición del trabajo: tecnologizamos nuestra práctica o la

115 MOREQ2. Desarrollo de una norma europea de Gestión

131 La memoria híbrida. De la crisis del modelo taxonómico

157 La responsabilidad archivística en la gestión de la preservación

Nuevos soportes: desafíos en su preservación

189 El impacto tecnológico en los servicios archivísticos

237 Propuestas de organización para archivos eclesiásticos (3):

Archivos parroquiales: el caso de dos pueblos segovianos,

The transformation of the archives and the Archival Science:

The profession in times of change

49 The evidential value of the electronic records

63 The challenge of the intangible archives

The immediate future of the archival research:

103 The redifiniton of the work: we technologize our practice

MOREQ2. The development of a European Records

Archival responsibility in managing the preservation of the

New media: challenges in their preservation

189 The technological impact on the archival services

237 Proposals of the organization of the Ecclesiastic Archives (3):

269 Parish archives. The example of two villages in Segovia (Spain):

Este 2009 rememoramos el nacimiento de

TABULA, Número 12, 2009, pp. 11-14

Salamanca, noviembre de 2009

En el contexto de la sociedad digital resulta indispensable

Montserrat Sebastiá Salat

TABULA, Número 12, 2009, pp. 17-30

Cambio de paradigma en el contexto digital

18 Montserrat Sebastiá Salat > La transformación de los archivos y de la Archivística

Tal como señala Anne J. GILLIAND-SWETLAND el cambio de para-

La principal experiencia colectiva en la revolución de la cultura archivística se

Fig. 1. Factores que caracterizan la transformación de la cultura archivística en el contexto digital

20 Montserrat Sebastiá Salat > La transformación de los archivos y de la Archivística

Postmodernismo. Esta es la tendencia más radical con respecto al cambio de

Positivismo. Esta tendencia es la más tradicional respecto al cambio de para-

22 Montserrat Sebastiá Salat > La transformación de los archivos y de la Archivística

A pesar de la resistencia al cambio, como estrategia clásica en las revolu-

Fig. 2. Del antiguo al nuevo paradigma disciplinar en la ciencia archivística

Como metadisciplina la Archivística está adscrita a la metacomunidad de profe-

Nuevas áreas competenciales:

Trabajo colaborativo con otras profesiones:

24 Montserrat Sebastiá Salat > La transformación de los archivos y de la Archivística

El acceso como factor fundamental del cambio de paradigma:

La información digital y las tecnologías de la información

El cambio de paradigma precisa un consenso adecuado que aún no existe en la

26 Montserrat Sebastiá Salat > La transformación de los archivos y de la Archivística

28 Montserrat Sebastiá Salat > La transformación de los archivos y de la Archivística