El Archivo y Su Funcion Social
El Archivo y Su Funcion Social
El Archivo y Su Funcion Social
Primera faceta: los archivos son almacenes de derechos, autoridad e informaciin para la administracin de
lo negocios p-izblicos y privados. Tanto, que en muchas
ocasiones se han convertido en objetivo militar para
destruir en ellos una naci8n privndola de memoria
social. Los documentos de cualquier archivo, nacidos
aI hilo pragmtico de una gestibn, proporcionan racionalidad, objetividad, economa y eficacia y , como uac-
tuaciones bien fundadas", se convierten en una hemad n t a fundamental para los burcratas y administradores. Esto ocurre incluso con 10s ms antiguos, porque
no deja de ser una realidad que el pasado de cualquier
pueblo o de cualquier admhistracin es como un prlogo de su futuro ms cercano o lejano. La "hformaciiin"
es poder. Y el alimento bsico de esta informaciun es la
testimoniada en un documento custodiado en un archivo. Los derechos y obligaciones de administradores y
administrados se sustentan y toman cuerpo muchas
veces en la concrecidn inerte y material -y por ello evidente de un papel escrito en tinta. El poltico que disefa un sistema de archivos no puede privilegiar slo al
investigador erudito, sino tambin al ciudadano comn
que acude a una administracin coetnea a documentar un derecho de cudquier idole.
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El perl cultural del archivero del siglo de la desamortizacihn y del romanticismo debe completarse con el perfil gestor y administrativo que siempre tuvo.
La palabra Ucolecci6nm
aplicada al concepto de Uarchivo"
La palabra "coleccin", segn el Didonario de Autoridades de la Real Academia de la Lengua Espaola, es el
"acto de recoger o juntar alguna cosa o la misma junta
que se hace de las cosas de una especie para que estn
unidas". Coleccin es, por tanto, un conjunto universal
que hace alusin a los documentos y, por tanto, es una
papales producidos por la Curia papa1 y privilegios recibidos de reyes y senores de todo el mundo.
Otra caracterstica propia y comn a los elementos (documentos) coleccionados en un archivo es la trabazn
y vinculo natural (ex ouo) de sus piezas a un expediente, a una serie, a una seccin, a un organismo o a una
entidad productora. Las piezas de esta coleccin tienen un orden natural que las vincula y ensarta entre
s como las clulas a los tejidos, los tejidos a un rgano
y los rganos a un organismo vivo, cohesin orgnica
que nace del momento y razn de ser de cada documento dentro de la gestin. Y cohesin que le es naturalmente necesaria para cumplir su fin, para dar vigor
al acto documentado y para convertirse en instrument o de prueba e informacin. Es una coleccin, por tanto, cuyas piezas guardan, por necesidad de origen, una
arquitectura orgnica.
El libro nace primeramente para suscitar cultura, reflexin, fruicion, emocin o participacin a lectores inimaginados muchas veces por su autor. El documento de
archivo, por el contrario, naci principalmente para el
derecho, para documentar la administracin en cada
caso concreto, no para ser difundido. Como resultado
de la gesti6n administrativa tiene un valor jurdico probatorio y puede, por ello, tener un periodo de reserva
en la consulta. La difusi6n y relevancia que adquiere
se la da luego el historiador, cuando lo multiplica a
travs del libro.
Normalmente los documentos de archivo fueron creados como instrumentos crebles y fiables para quien
los utiliz y consenr. Se custodian y custodiaron en el
archivo porque eran garantas eficaces para futuras
actuaciones o informaciones frente a otros documen-
posibles, ms de las que tericamente podramos imaginar a prion o de las que se imagin su autor. Entre
ellas, como una mas, est la utilidad histrica, que ha
sido connatural al archivo desde siempre, desde los
remotsirnos sumerios, que descubrieron la inteligencia potencial que los documentos daban sobre su pasado y los usaron entre otras cosas para sus genealogas
y narraciones histricas. Los archivos, con las edades
de los documentos, permiten que el "hoy" sea 'siempre
todavia", en frase de Antonio Machado.
Archivo y edificio
En espaol, la palabra "archivo"tiene un ~ i g n ~ c a d o
polivalente: desde lugar seguro donde se resguardan
los documentos hasta la misma colecci8n de documentos resguardada, o a la institucihn con equipamientos
y personal responsable del resguardo de los mismos.
La historia de las instituciones ha recogido testimonios abundantes, desde los mas remotos tiempos, de
cmo un documento, por el solo hecho de estar custodiado en un archivo determinado, ha adquirido tanta
autenticidad y fe pblica como la que hoy adquiere por
la f m a y registro de un notario. Es decir, la custodia
fiable y segura por mucho tiempo y sin intermpcion en
un archivo cor&ri y conere ms capacidad probatoria
a un documento.
El templo de la diosa Eanna (Luna), reina de Ur, abre
una lnea histrica -que llega hasta nuestra Edad Moderna- del carcter misterioso y sagrado de los archivos desde su aparicin como tales en la historia, situndose en las mismos templos. En los csicos griegos
(Dembstenes, Pausanias, Jenofonte y Polibio) arkeion
es palacio de gobierno y lugar de residencia de los principales magistrados. Ms tarde fue un lugar especialmente destinado para el depdsito y conservacin de los
ttulos que respaldaban la repblicia. Cada magistratura
guardaba los diplomas que le pertenecan en el arlceion
o lugar donde ejerca su oficio; pero junto al arkeion,
los otros documentos jurdicos de valor ms permanente
26
BOL-
DEL
ARCHXVO
GENE- DE
NACI~H
que hagan fe: locus in quo acta publica asseniantur ut fidem faciant (lugar para acreditar la fe pblica de las
escrituras para perpetua memoria).
Para Felipe 11, segn expone en las Ordenanzas de 1588
para el Archivo de Simancas, el archivo es "lugar donde
se deban guardar y recoger las escrituras" o "donde
las dichas escrituras pueden estar con comodidad y
tener lugar conocido de manera que se hailen cuando
se buscaren, porque nuestra voluntad es que el dicho
archivo no se mude de la dicha fortaleza de Simancas'.
Para Carlos IV, en las Ordemnzus del Archivo General de
Indias (1790),la palabra "archivo" es "un lugar donde
se han puesto los papeles", porque su padre, Carlos 111,
al considerar 'que los papeles de Indias se hallaban
dispersos en muchos lugares, sin la orden y distincin
correspondiente a su importancia, mand6 a hacer un
archivo general de ellos en la R e d Casa Lonja, de la
ciudad de Sevilla, donde, custodiados con archivero propio y oficiales, produjesen la mayor utilidad posible".
Creo que la faceta de lugar seguro y cmodo para los
documentos y de lugar que da confianza jurdica a la
sociedad en la consenracin de su memoria es hportante insistirla en el concepto de archivo, aunque en deniciones recientes este aspecto se encuentra olvidado.
tica un proceso triple para suministrar recuerdos: colecta y acumula datos e informaciones ms o menos
voltiles, los conserva en el cerebro frente a la agresin
de cualquier agente distorsionador y los sWe en el momento y en el lugar en que el recuerdo es requerido
para la conducta humana. La memoria humana M v i dual es un instrumento operativo muy importante para
el hombre, es frgil por los trastornos del cerebro, es
vulnerable por subjetiva; por ello, una de las enfermedades ms tnstes es perderla. El mantenimiento de la
memoria se logra mediante el fortalecimiento de las
conexiones entre las clulas nerviosas del cerebro, que
crea senderos mas fuertes para las seales elctricas.
de
Archivos e instituciones
En las legislaciones
ses segn su titularidad sea regida por el derecho pblico o privado. Los del derecho pblico forman parte de
la estructura del Estado en las relaciones de ste con
tracin local (de diputaciones provinciales y municipales)-, y titularidades privadas -eclesisticos, nobiliarios, de empresas, etc.
Dentro de cada clase hay categoras por mbitos territoriales, que van desde los del Estado hasta los de la
nacin, el distrito, la regin, la provincia, el municipio ... As, el Archivo del reino de Galicia es regional y
el Archivo de la Real Chancillera de Granada es de
distrito porque abarca regiones como Andaluca, Murcia, Castilla-La Mancha, Extremadura y Canarias. El
distrito es una demarcacin muy especfica que supera las de provincia y regin.
Dentro de las clases y categoras se distinguen tres
tipos de archivos por la finalidad bsica de sus documentos o la edad de los mismos. Hay de tipo administrativo y de tipo histrico. El archivo histrico es el que
conserva la documentaci6n de valor permanente; administrativos, los que conservan documentacin de valor permanente junto a la selectiva de valor temporal.
Estos ltimos pueden ser de gestin, central o intermedio. El archivo de gestin -o de oficina- inicia, rene, trata y conserva la documentacin en trmite o la
tramitada de frecuente uso y consulta en la misma; el
archivo central reune, conserva, identifica y valora,
selecciona y expurga los fondos de consulta menor
transferidos de los archivos de gestin. El archivo intermedio es el que se forma con transferencias de diversas centrales con documentos de consulta muy incidentales hasta que, identificados y expurgados, son
transferidos al archivo histrico.
Respecto a esta distincin, hay que manifestar que todos los archivos son naturalmente administrativos,
ELARCHWO Y SU F U N C I ~ NSOCIAL
I
II
El tratamiento y conservacin de los archivos comen26, como todos los saberes humanos, como una prctica lgica, como un arte diario. Cuando los archiveros se detuvieron a reflexionar sobre sus quehaceres,
cuando redujeron sus ideas a principios generales,
cuando fijaron tcnicas, las describieron y las difundieron, todo para garantizar la universalidad de su
aplicacin y el xito de su labor, se cre6 la teora
cientfica y la identidad propia de la Archivologia en
el campo del conocimiento.
Esta teoria, como representacin del proceso de los archivos, lleva aparejada una metodologa cientifica y rigurosa en el tratamiento de los fondos documentales.
Este mtodo respeta tres principios: objetividad, inteligibilidad y dialctica. La Archivologa es objetiva cuando, ante varias formas u opciones de obsemar el archivo, escoge la que menos afecta a la mejor obsenracin y
estudio; es inteligible cuando la figuracin o representacin de sus captulos o partes es ms compacta que
lo representado: los archivos, y es dialctica cuando
sus conocimientos establecidos son capaces y se arriesgan a ser derribados por una nueva y mejor experiencia. El conocimiento de los archivos y SUS procesos son
cientficos cuando tienen voluntad de ser objetivos, inteligible~y dialcticos. Pero, des la Archivologa una
ciencia o una tcnica?
. (Biologa).
La tcnica, palabra de origen grecorromano, es tambin un saber con los mismos engranajes metdicos de
la ciencia, pero se diferencia de sta en que tiene por
objeto fundamental, no conocer un objeto en s mismo,
sino mejorar o perfeccionar la realizacin o la produccin de un fenmeno, un proceso o una estructura. La
mision de un tcnico es idear, proyectar o crear, con la
BOL-
DEL
ARCHIVOGLNERAL
DE
Ui
NACI~H
www.personal.us.es/talldgo /
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