Las funciones del administrador, es decir, la aplicación del proceso administrativo, forman

algo más que una secuencia cíclica, pues están íntimamente relacionadas en interacción
dinámica. El proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo.
A medida que se repite, el ciclo administrativo permite la corrección y ajuste continuos,
mediante la retroalimentación. El desarrollo de un ciclo permite, hasta cierto punto, definir
cuáles son las correcciones que deberán introducirse en el ciclo siguiente, y así
sucesivamente.
En un inicio, el o los dueños del negocio, mantienen el control de las áreas clave de la
empresa, pero para poder crecer, es necesario cambiar la estructura familiar.
Si los fundadores no tienen los conocimientos ni la capacidad de respuesta que exige la
organización por una estructura más profesional con gente externa que cubra los perfiles
de cada puesto, para cumplir con La regla de oro de la administración: “La persona idónea
para el puesto adecuado”.
Las funciones del Ejecutivo-Administrador conforma el denominado ciclo
administrativo.
Planeación.- Formular objetivos y determinar medios para alcanzarlos.
Organización.- Diseñar el trabajo, asignar los recursos y coordinar las actividades.
Dirección.- Asignar personas responsables, dirigir las actividades, motivarlas, liderarlas y
comunicarlas.
Control.- Monitorear las actividades y corregir los desvíos.
A propósito del control del negocio, me parece oportuno comentar que en las empresas
familiares, el 80% de los dueños de estos negocios, “se marean” de éxito inicial y esa es la
forma en que se dan cuenta que tienen “poder”, ya que “mandan” a otros
(colaboradores), y es su única manera de sentirse importantes al ser “los dueños del dinero
y del patrimonio”.
Lamentablemente, sólo un 5% de esos emprendedores, están medianamente capacitados
para hacer frente a todas las vicisitudes que se les van presentando a medida que el
negocio crece.
Es precisamente la falta de preparación (no leen y no se actualizan) y por la falta de un plan
de trabajo correctamente definido, que les permita desarrollar estrategias de
crecimiento en función a la demanda de clientes nuevos, sin darse cuenta que el cliente
interno más importante son ellos mismos.
Si usted descuida la parte que le exige prepararse mejor y estar al día para aplicar nuevas
tecnologías en su negocio, esa obsolescencia le va a costar muy caro, ya que en poco, muy
poco tiempo, le ganarán la partida y otros serán los ganadores.
Se les olvida que no son los únicos en el mercado y que la tecnología de la información
evoluciona muy rápido, dado que son herramientas que procesan la información de
manera vertiginosa.
Redescubra la importancia que tiene invertir tanto en su preparación personal, como en la
implementación de nuevos sistemas de trabajo, en el aprendizaje de nuevas tecnologías
informáticas que le ayuden a simplificar el trabajo cotidiano, que le ayuden a seguir
conservando el control de la empresa.
Te recomiendo:
 Trazar un plan de negocios NUEVO Y ACTUALIZADO.
  Redefinir los objetivos generales de la empresa, que sean claros, medibles y
alcanzables, y que todos sus colaboradores sepan lo que les corresponde hacer, para
que se logre el objetivo de ser exitosos.
 Buscar capacitación para usted y para su personal que esté al alcance de su
presupuesto, recuerde que las tendencias del futuro indican que las empresas
requieren cada vez más de personal altamente calificado, de ahí que el éxito será
para quién esté mejor preparado, recuerde que la capacitación más cara es la
ignorancia.
 Motivar permanentemente a su personal, para que cada quién cumplan con su
responsabilidad, con el entusiasmo y con la actitud de triunfadores.
"El sistema ClickBalance, me permite tener tiempo para realizar otras actividades
importantes de negocio para la empresa, debido a que el sistema a través de sus usuarios
permite generar información relevante, confiable, veraz y oportuna, de acuerdo a los
parámetros de control que establezco en el sistema. Estoy satisfecho debido a que puedo
asegurar la rentabilidad deseada de la empresa, además de que el sistema es amigable."
Jorge Luis Adrián
Contador General |Domustik
Te sugiero CONSTANCIA, Actitud Crítica de tus actuaciones, Cambiar tus paradigmas viejos que te
han saboteado todos tus logros. Ser mas respetuoso de tu vida, establecer tus Prioridades e ir
dejando de lado las ilusiones o pasatiempos ya que iniciamos una nueva forma de vivir.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las
abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son
consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o
empresa.

Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son:

Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización ¿Cómo se debe

hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para
hacerlo.

Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se

puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente.

1.- Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la
dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y
cómo lo va a hacer.

Para ello se siguen algunos pasos como:

 Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5
fuerzas de Porter y el análisis FODA).
 Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
 Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas
organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la
consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.

Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y

preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.

De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a

realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta
detalladamente cada característica.

Las actividades más importantes de la planeación son:

1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
5. Implantar las condiciones de trabajo.
6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de
desempeñar el trabajo.
8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
9. Modificar los planes basados en el resultado del control.

2.- Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la
empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la
coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las
diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la
utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el
trabajo que debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las
tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben
rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para
alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
proporcionando los recursos necesarios.

La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales)

de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.

La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada

actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de
satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los

diferentes puestos.
2. Subdividir las tareas en unidades operativas.
3. Escoger una potestad administrativa para cada sector.
4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por
departamento.
6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

3.- Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la
comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la
empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de
tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su
funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que
todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:

 El liderazgo
 La motivación
 La comunicación.
Las actividades más significativas de la dirección son:
 1. Ofrecer motivación al personal.
2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
3. Considerar las necesidades del trabajador.
4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico
e intelectual.
8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados
del control.

4.- Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del
desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que
el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe
ejercerse con profesionalidad y transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los

altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes
modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y
puntos bajos percibidos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos,
compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello
esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que
puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado
y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema
orientado hacia los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
4. Definir e Iniciar acciones correctivas.
5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones
efectuadas.
8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.
Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros
y el control adecuado de los recursos en forma ordenada.

Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de
manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta
forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio
económico.