ODISEA

Ver. 3.0

SOFTWARE ODONTOLÓGICO
INTEGRAL

MANUAL DE USUARIO
MÓDULO AGENDA DE CITAS

2021
 LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Toda la información, ilustraciones, y especificaciones contenidas en este
manual de información técnica se basan en la más reciente información
disponible al momento de publicación. Sin embargo, debido a cambios de
último momento, esta información puede no corresponder exactamente al
funcionamiento actual del producto. El fabricante se reserva el derecho de
hacer cambios en cualquier momento, sin ninguna obligación de notificar
a cualquier persona u organización acerca de tales cambios o revisiones.
Además, el fabricante no será responsable por errores contenidos en este
manual, ni por daños y perjuicios incidentales o indirectos, incluyendo
pérdida de beneficios, en relación con el suministro, desempeño o uso de
este manual.
1 DE AGENDA DE CITAS
La agenda de citas permite manejar la programación de citas para uno o
varios doctores. Al seleccionar el Doctor en la lista desplegable de parte
inferior izquierda, se muestra la agenda de dicho Doctor para la semana
seleccionada en el calendario.

En la parte superior izquierda, se dispone de un calendario, en el cual se

visualiza el mes seleccionado. Se puede avanzar al mes siguiente o
retroceder al mes anterior utilizando las flechas en la parte superior del
calendario. Así mismo, se puede cambiar de mes o de año haciendo click
sobre el mes o el año respectivamente. El día actual aparece resaltado con
un lazo rojo en el calendario.

Para cambiar a la agenda de un Doctor diferente al visualizado

actualmente, selecciónelo de la lista desplegable ‘USUARIOS CON
AGENDA’ ubicada en la parte inferior izquierda de la ventana.

1.1 OPCIONES DE VISUALIZACION

Se puede visualizar la programación de citas de diferentes formas: Semana
completa (7 días):
Semana laboral (Lunes a Viernes o a Sábado según se configure):

Visualización diaria, en la cual se amplía el día actualmente seleccionado

en el calendario.
Esta forma de visualización es ideal para ver la información completa de
cada cita, con respecto a teléfonos de los pacientes y observaciones de cada
cita, según se configure para cada usuario que maneja la agenda.

NOTA: En la vista de ‘Día’ se pueden ver los teléfonos de los pacientes

que tienen citas, con el fin de poder confirmar telefónicamente, siempre y
cuando dichos teléfonos existan en la historia del paciente.

Si se desea ir directamente a la programación del día actual, se puede

oprimir la pestaña “Ir a Hoy”.

1.1.1 VISUALIZACION DE AGENDAS SIMULTANEAS

Otra posibilidad de visualización es la de ver todas las agendas
simultáneamente para el día actualmente seleccionado en el calendario:
NOTA: Para que sea posible la visualización de agendas simultáneas,
todos los usuarios con agenda deben tener configurada la misma duración
mínima de cita.
Al Seleccionar un día en el calendario, éste resaltado en verde en el
calendario, y en amarillo en la agenda.
Si desea ver ampliada la información de ese día, haga click en el botón
“Día”. Si desea cambiar el día visualizado dentro de la misma semana,
también puede hacer click directamente sobre celda que contiene la fecha
de dicho día en la parte superior de la columna correspondiente, y luego ir
a la vista diaria.

El horario hábil semanal del Doctor actualmente seleccionado está

indicado por las celdas de color blanco, mientras que el horario no hábil
esta indicado por celdas de color de bloqueo, según se haya configurado.
Se tiene un horario hábil de la clínica o consultorio por defecto, y
adicionalmente se puede definir un horario propio para cada doctor. En
todo caso se pueden asignar citas por fuera de esos horarios, a criterio del
usuario.
SUGERENCIA: Para aumentar la cantidad de información visible en
cualquier opción de visualización, maximice la ventana de la agenda.

NOTA: ODISEA guarda memoria de la ultima forma de visualización

utilizada de la agenda.

En la parte superior izquierda de la agenda, al lado del calendario, existe

un botón que permite indicar cuantos renglones de información muestra
cada celda. Con el botón indicado, se puede elegir utilizar 1, 2, 3, 4 o 5
renglones por celda, lo cual permite perfectamente visualizar la
información simultáneamente de 8 o 9 citas por celda. En el ejemplo que se
muestra a continuación, se ha elegido ver 3 renglones por celda, y en la
celda resaltada, la información de 3 citas ocupa menos de la mitad del
espacio disponible.
Adicionalmente, ODISEA permite elegir por usuario, que información se
muestra de cada cita en las celdas de la agenda:
• Documento
• nombre
• telefonos
• observaciones
• Tipo de cita
• Entidad
Esto permite personalizar la vista de agenda de acuerdo a las necesidades
del cliente.

1.1.2 VISUALIZACION DE DATOS DE PAGOS DESDE LA

AGENDA DE CITAS
ODISEA permite la visualización de los datos principales de los planes de
un paciente seleccionando la cita respectiva. Para mostrar u ocultar la
información de planes de un paciente en la agenda, oprima el botón
ubicado en la parte inferior izquierda.
La información que aparece de cada plan comprende el nombre del plan,
el valor total, la suma de los abonos, el saldo pendiente, fecha y valor del
último pago, fecha y valor de la siguiente cuota por cancelar y días de
retraso en caso de que dicha cuota esté vencida. En caso de que una cuota
no esté vencida, los días que faltan para su fecha de vencimiento
aparecerán como un número negativo.

1.2 EXCEPCIONES DE HORARIO

El Bloquear un horario hábil para evitar la asignación de citas en el, o el
desbloquear un horario no hábil para permitir la asignación de citas, se
hace a través de la creación de excepciones de horario. Para crear una
excepción de horario, presione la tecla control (Ctrl) y seleccione las celdas
deseadas desplazando el ratón mientras lo mantiene oprimido. En caso de
ser un bloqueo de horario hábil, ODISEA confirmará la intención de crear
una excepción.
En caso de ser un desbloqueo de horario no hábil, ODISEA simplemente
confirmará la intención de crearlo.

Para modificar horarios regulares de los Doctores o de la clínica, remítase

al manual de configuración.
Se permite una precisión hasta de 5 minutos para la asignación de una
cita. Para cuadrar la duración mínima de una cita y el horario visible de la
agenda, remítase a la sección de configuración, opción ‘Datos de la
clínica’-> ‘Horario’.

1.3 ASIGNAR CITAS

Para asignar una cita, se selecciona(n) la(s) celda(s) respectiva(s) con el
ratón y se oprime el botón de asignar. Alternativamente, para evitar tener
que seleccionar celdas arrastrando el ratón, seleccione la primera celda, y
luego digite el número de celdas deseadas para la cita por medio del
teclado.

Si por equivocación, el usuario intenta seleccionar con el ratón celdas

correspondientes a mas de una columna a la vez, aparecerá el siguiente
mensaje:

Cuando la cita corresponde a una sola celda, para agilizar la asignación, se

puede hacer dobleclick directamente sobre la celda.

Al oprimir el botón de ‘Asignar’, o al hacer dobleclick sobre una celda,

aparece la ventana para registrar la información de la cita.
En la información registrable de la cita se encuentra:
• Tipo de Cita, cada uno con el color que se le haya configurado.
• Consultorio o Unidad, cada uno(a) identificado(o) con su respectivo
nombre.
• Doctor, por defecto el de la agenda que se está visualizando, pero se
puede cambiar al vuelo, por ejemplo para modificar el Doctor de
una cita ya programada.

Para la configuración de entidades y tipos de citas y consultorios o

unidades, remítase al manual de configuración.

SUGERENCIA: Para identificar citas de urgencia, cree un tipo de cita

llamado “URGENCIA” y selecciónelo al registrar los datos de la cita
respectiva.

SUGERENCIA: Opcionalmente a un Doctor se le puede asignar un tipo de

cita por defecto para las citas nuevas. Así mismo se le puede asignar un
consultorio o unidad por defecto. Para esto utilice la opción de
configuración de Usuarios.

Para un paciente ya existente, ODISEA trae de los datos básicos la

información de edad, sexo, teléfonos y entidad. Adicionalmente, el cambio
que se haga desde aquí en cuanto a teléfonos o entidad del paciente, es
actualizado automáticamente en la historia clínica.
1.3.1 ASIGNAR UNA CITA PARA EL PACIENTE ACTUAL
Si actualmente se tiene abierta la historia de algún paciente, ODISEA
asumirá por defecto que la cita que se pretende crear es para dicho
paciente, por tanto los datos de la cita aparecerán llenos con la
información de dicho paciente.

NOTA: Esta opcion se activa en el menú de Configuración -> Opción

agenda de citas. Si dicha opción no está habilitada, ODISEA no sugerirá al
paciente actual para la nueva cita.

1.3.2 ASIGNAR UNA CITA PARA UN PACIENTE DIFERENTE AL

ACTUAL
Para cambiar el paciente de la cita, se puede buscar entre los ya existentes
utilizando el botón de puntos suspensivos (...)
1.3.3 ASIGNAR UNA CITA PARA UN PACIENTE NUEVO
Para asignar una cita a un paciente de primera vez, se da la posibilidad de
crear la historia correspondiente directamente desde la agenda de citas. En
ese caso, proceda igual que en el caso anterior, pero en vez de seleccionar
al paciente entre los ya existentes, cree uno nuevo por medio del botón
‘Agregar’.

Proceda a indicar el documento, apellido y nombre del nuevo paciente, tal

como se hace al crear un paciente desde la opción de Historias. Nótese que
la historia del nuevo paciente quedará registrada a nombre del Doctor con
el cual tiene la cita.
1.3.4 CREAR UN EVENTO NO RELACIONADO CON NINGUN
PACIENTE
Borrando el documento con la tecla de borrado (DEL o SUPR según el
idioma), puede crear un evento que no está asociado a ningún paciente, tal
como una diligencia administrativa de la clínica o consultorio o una
diligencia personal. En ese caso escriba el propósito del evento en la casilla
de observaciones. Opcionalmente asígnele un recordatorio al evento para
que ODISEA le recuerde con determinada anticipación la ocurrencia del
mismo.

1.3.5 ASIGNACIÓN DE MAS DE UNA CITA EN LA MISMA CELDA

Para crear una cita adicional en una misma celda es entrar a los datos de la
cita existente directamente con dobleclick sobre la celda respectiva
seleccionar un paciente diferente. ODISEA preguntará si lo que se desea es
cambiar el paciente de la cita ya existente, o agregar una nueva cita.
1.4 CONFIRMACION CANCELACIÓN Y ASISTENCIA DE CITAS
Es posible registrar la confirmación, asistencia o cancelación de una cita,
chequeando la casilla respectiva en la ventana de información de la cita.

Los estados posibles de una cita son:

• Confirmada
• Cancelada
• No confirmada
• Asistida
• Atendida
• Finalizada

Las convenciones de color para los diferentes estados son las siguientes:

Asistió: A>
Confirmó: C>
Atendido: T>
Canceló: X>
No Asistió: N>
Cita Futura: F>
Varias Citas: XX
En caso de haber varias citas en una misma celda, esta es la convención de
color que prima sobre los estados individuales.

Una cita Futura, aun cuando se marque como asistida, no aparecerá con
dicha convención sino hasta que pase la fecha y horas respectivas. Sin
embargo, al marcar una cita futura como Asistida, Confirmada o No
Atendida, aparecerá inmediatamente con dicha convención.

En el caso de confirmar una cita, se puede anotar la persona con la cual se

hizo la confirmación.

Al marcar una cita como Asistida, se habilitan las casillas de hora de

llegada y hora de salida. Para modificarlas, utilice los controles ubicados a
los lados de las casillas.

En caso de que la celda contenga varias citas simultáneas, primero ubique

la cita cuyo estado desea modificar por medio de los botones “<<” y “>>”,
y luego proceda a modificar el estado.
1.4 BORRADO DE CITAS

1.4.1 BORRADO DE TODAS LAS CITAS EXISTENTES EN UNA

MISMA CELDA
Si se seleccionan una celda que contenga citas asignadas, se habilita el
botón que permite liberarlas. Para liberar una cita, se selecciona la celda
respectiva y se oprime la tecla de borrado (DEL o SUPR según el idioma),
o se utiliza el botón de ‘LIBERAR’.

1.5 MOVER UNA CITA

Si desea mover una cita, selecciónela, oprima las teclas “Ctrl” + “X” para
recortarla, seleccione las celdas en las cuales desea reubicar la cita y
oprima las teclas “Ctrl” + “P” para pegar la cita. La cita reubicada puede
ser de una duración diferente a la de la cita original.

En caso de seleccionar una celda que contenga mas de una cita, ODISEA
despliega la lista de citas de la celda para que se elija la cita que se desea
mover.

De igual forma, cuando la celda destino ya contiene citas, ODISEA lo

advierte para que el usuario confirme su intención de reubicar la cita en
un horario ya ocupado.

1.6 DUPLICAR UNA CITA

Si desea duplicar una cita, selecciónela, oprima las teclas “Ctrl” + “C” para
copiarla, seleccione las celdas en las cuales desea duplicar la cita y oprima
las teclas “Ctrl” + “P” para pegar la cita. La cita duplicada puede ser de
una duración diferente a la de la cita original.

En caso de seleccionar una celda que contenga mas de una cita, ODISEA
despliega la lista de citas de la celda para que se elija la cita que se desea
copiar.

De igual forma, cuando la celda destino ya contiene citas, ODISEA lo

advierte para que el usuario confirme su intención de duplicar la cita en
un horario ya ocupado.
1.7 ACORTAR UNA CITA
Al seleccionar una cita ya asignada, aparece una lista desplegable que
permite acortar la duración de la cita a la cantidad de tiempo deseada.

1.8 ALARGAR UNA CITA

Al seleccionar una cita ya asignada, aparece una lista desplegable que
permite alargar la duración de la cita a la cantidad de tiempo deseada.

1.8.1 ACORTAR O ALARGAR UNA CITA ENTRANDO A LOS

DATOS DE LA CITA
Otra forma de cambiar la duración de una cita, entre a los datos de la celda
y cámbiele la duración por medio de la lista desplegable ubicada debajo
de la hora inicial de la cita.
1.9 RECORDATORIOS
Los recordatorios son alarmas que ODISEA despliega para recordar citas o
eventos de la agenda. Un recordatorio de una cita o evento se activa en la
ventana de detalles de la cita. Nótese que los recordatorios son idealmente
útiles para ser aplicados a eventos o diligencias no relacionadas con
pacientes. Aunque se pueden aplicar a citas de pacientes, se recomienda
solo hacerlo en casos especiales, y no como una tarea regular sobre todas
las citas asignadas. La confirmación de citas en una clínica o consultorio
debe ser una disciplina regular que se realiza diariamente basada en la
agenda de citas directamente y no en la utilidad de recordatorios.
1.10 ACCESO A LAS HISTORIAS DESDE LA AGENDA DE CITAS
Los Doctores pueden atender de forma muy eficiente a sus pacientes
desde la agenda, ya que ésta permite directamente acceder a la historia del
paciente al cual corresponde cada cita.
1.11 EVITAR CITAS SIMULTANEAS EN LA MISMA UNIDAD O
CONSULTORIO
ODISEA permite la posibilidad de evitar citas simultáneas en una misma
unidad o consultorio. Para esto, debe habilitarse la opción respectiva en la
configuración del sistema. ODISEA solo aplicará la restricción de citas
simultáneas en al misma unidad o consultorios a citas que tengan
especificada dicha información. Citas sin unidad o consultorio asignado
no generarán ningún tipo de bloqueo en otras agendas.

En el momento de guardar una nueva cita, si ODISEA detecta que ya

existe una cita en la misma fecha, hora y unidad o consultorio, desplegará
el siguiente mensaje, impidiendo guardar la cita.

En caso de tener Doctores con el mismo consultorio asignado por defecto,

al tener activa la opción de evitar cruces de citas simultáneas en la misma
unidad o consultorio, ODISEA automáticamente generará excepciones de
horario para los Doctores diferentes al de la cita asignada, que trabajen en
el mismo consultorio. Este efecto se puede comprobar fácilmente en la
vista de agendas simultáneas.
2 HISTORIAL DE CITAS
Esta opción despliega todas las citas registradas en el sistema, incluso las
liberadas. Se pueden realizar búsquedas por cualquier combinación de
criterios.

Desde esta ventana, si se tiene una derivación de la línea telefónica

conectada al computador, se puede hacer marcación para llamar a los
telefonos registrados en cualquier cita del historial.

3 RECUPERACION DE PACIENTES
Esta utilidad despliega los pacientes que no han tenido actividad
registrada en el sistema durante los últimos meses. El criterio puede ser el
de citas asignadas o abonos cancelados, y la cantidad de tiempo en meses
tambien puede seleccionarse.
Desde aquí se puede acceder directamente a la historia del paciente, o a la
utilidad de marcación de llamadas.

Esta utilidad guarda memoria del último criterio utilizado, para la

siguiente vez que se accesa.

Adicionalmente, esta ventana puede configurarse para que aparezca

diariamente al iniciar el programa.

4 LLAMADAS REALIZADAS
Esta ventana consolida las llamadas realizadas a los pacientes,
mostrándolas en orden alfabético de apellidos, con la fecha y hora de
realización y las observaciones anotadas.
5 RECORDATORIOS
Para activar la visualización de recordatorios, se habilita la opción
respectiva en el menú de Citas.

Cuando es tiempo de mostrar algún recordatorio, el sistema despliega la

siguiente ventana:

En la ventana de recordatorios, aparecen en verde los eventos futuros y en

rojo los eventos pasados. Un recordatorio puede posponerse un tiempo
determinado, o se puede descartar definitivamente.

Los recordatorios pueden ser vistos solamente por el usuario en cuya

agenda se registraron o por un usuario cuyo perfil tenga activada la
opción de ver los recordatorios de todos los usuarios, como por ejemplo en
el caso de una recepcionista cuya labor sea informar de los recordatorios a
cada Doctor.

6 FONOMEMOS
La utilidad de Fonomemos permite registrar todas las llamadas que entran
a la clínica o consultorios. Estas pueden ser informadas por la
recepcionista, o revisados por el propio destinatario de cada mensaje al
entrar con su usuario a ODISEA. Esta utilidad busca reemplazar los
fonomemos de papel.

Desde la ventana de datos del fonomemo es posible usar la utilidad de

marcación.

La ventana de fonomemos puede ser configurada para que aparezca

diariamente al iniciar el programa.
7 TAREAS
La utilidad de Tareas permite registrar tareas pendientes que no tienen
una fecha exacta de realización, pero cumplimiento es importante
controlar.

Dentro de los datos registrables en cada tarea está la descripción,

opcionalmente una fecha límite, prioridad (1-5), observaciones. La tarea
puede también opcionalmente relacionarse con un paciente.

La ventana de Tareas puede ser configurada para que aparezca

diariamente al iniciar el programa.

8 SEGUIMIENTO DE PACIENTES
La utilidad de citas pendientes permite registrar citas para ubicarlas una
vez se acuerde con el paciente su fecha y hora. Las citas por reprogramar
se pueden crear directamente desde aquí, o pueden enviarse desde la
agenda de citas opcionalmente al momento de liberarlas.
Desde aquí tambien pueden recortarse para ser pegadas en la agenda de
citas tal como se pega normalmente una cita movida o cortada.

Cuando la cita pendiente de programación es creada desde aquí, se puede

indicar el paciente, el tipo de cita, la unidad o consultorio, el Doctor, la
entidad y observaciones.
La fecha de aviso permite filtrar las citas pendientes por fecha, para saber
cuando comunicarse con el paciente respectivo.

La ventana de Citas pendientes de ubicar puede ser configurada para que

aparezca diariamente al iniciar el programa.

9 REPORTE DE CITAS NO ASISTIDAS

Este reporte agrupa las citas marcadas como ‘Canceladas’, o que no fueron
marcadas explícitamente como ‘Asistidas’.

El reporte puede ser filtrado por rango de fechas.

10 OPORTUNIDAD DE CITAS
Este reporte indica por cada cita la diferencia en días entre la asignación
de una cita y su ocurrencia. Esto da una medida de que tan oportuna fue
la cita.
El reporte puede ser filtrado por rango de fechas. Al imprimirlo, se
consolida por tipo de cita, por Doctor, y en cada caso se calculan indices
de oportunidad como la suma de dias de las citas dividida por el número
de citas. Este cálculo se hace para cada tipo de cita y para cada Doctor.
 INDICE
1 DE AGENDA DE CITAS .................................................................................................... 3
1.1 OPCIONES DE VISUALIZACION ................................................................................ 3
1.1.1 VISUALIZACION DE AGENDAS SIMULTANEAS ............................................... 5
1.1.2 VISUALIZACION DE DATOS DE PAGOS DESDE LA AGENDA DE CITAS ..... 8
1.2 EXCEPCIONES DE HORARIO...................................................................................... 9
1.3 ASIGNAR CITAS .......................................................................................................... 10
1.3.1 ASIGNAR UNA CITA PARA EL PACIENTE ACTUAL ....................................... 13
1.3.2 ASIGNAR UNA CITA PARA UN PACIENTE DIFERENTE AL ACTUAL ........ 13
1.3.3 ASIGNAR UNA CITA PARA UN PACIENTE NUEVO ....................................... 14
1.3.4 CREAR UN EVENTO NO RELACIONADO CON NINGUN PACIENTE ........ 15
1.3.5 ASIGNACIÓN DE MAS DE UNA CITA EN LA MISMA CELDA ...................... 15
1.4 CONFIRMACION CANCELACIÓN Y ASISTENCIA DE CITAS ............................ 16
1.4 BORRADO DE CITAS .................................................................................................. 18
1.4.1 BORRADO DE TODAS LAS CITAS EXISTENTES EN UNA MISMA CELDA .. 18
1.5 MOVER UNA CITA...................................................................................................... 18
1.6 DUPLICAR UNA CITA ................................................................................................ 18
1.7 ACORTAR UNA CITA................................................................................................. 19
1.8 ALARGAR UNA CITA................................................................................................. 19
1.8.1 ACORTAR O ALARGAR UNA CITA ENTRANDO A LOS DATOS DE LA CITA
19
1.9 RECORDATORIOS ....................................................................................................... 20
1.10 ACCESO A LAS HISTORIAS DESDE LA AGENDA DE CITAS.............................. 21
1.11 EVITAR CITAS SIMULTANEAS EN LA MISMA UNIDAD O CONSULTORIO .. 22
2 HISTORIAL DE CITAS .................................................................................................... 23
3 RECUPERACION DE PACIENTES ................................................................................ 23
4 LLAMADAS REALIZADAS ............................................................................................ 24
5 RECORDATORIOS ........................................................................................................... 25
6 FONOMEMOS .................................................................................................................. 26
7 TAREAS ............................................................................................................................. 27
8 SEGUIMIENTO DE PACIENTES .................................................................................... 27
9 REPORTE DE CITAS NO ASISTIDAS ............................................................................ 29
10 OPORTUNIDAD DE CITAS ........................................................................................ 29