UNIVERSIDAD GALILEO, ESCUELA TÉCNICA

Maestría en Administración de Recursos Humanos y Tecnología

TEORIA ADMINISTRATIVA

MBA. JORGE MARIO NUFIO VELA

Tarea Individual 1.

Organización, Integración De Personal

VILLY ALEXANDER CRUZ TURRIS 21007056

EL MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL DEPARTAMENTO DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DEL FSS/FIS

El Manual de Puestos y Funciones que se realizo es un instrumento técnico orientado a establecer las
funciones principales y básicas de sus funcionarios y empleados, que permita su conocimiento,
comprensión y racional aplicación, en cumplimiento de las atribuciones mínimas asignadas a la unidad
administrativa donde se desempeña y en el puesto de trabajo que ocupa

Antecedentes

El Fondo Social de Solidaridad y El Fondo de Inversión Social en Liquidación fue creada como fondo de
apoyo a las comunidades en extrema pobreza, dicho fondo viene de las Unidades Ejecutoras de la
Secretaria de Coordinación Ejecutiva SCEP y el Fondo de Inversión Social en Liquidación fue fusionado
al FSS en el año 2009, mediante acuerdos gubernativos con el fin de Liquidar todas sus carpetas de
proyectos, una entidad estatal descentralizada, que tiene competencia y jurisdicción en todo el territorio
nacional para el cumplimiento de sus objetivos, cuyas atribuciones y funciones son asignadas por su Ley
Orgánica, económica, financiera, técnica y administrativa, así como personalidad jurídica, patrimonio y
recursos propios

Misión:
Ejecutar proyectos de infraestructura obra gris y carreteras, apoyando a la población
desamparada del territorio guatemalteco a tener mejores oportunidades de desarrollo en sus
comunidades.

Visión:
Ser el medio que dinamiza y desarrolla proyectos con tendencia a solucionar las necesidades de la
población y mejorar su calidad de vida a través de proyectos de infraestructura.

Valores:

Transparencia: todas las actitudes y acciones de los funcionarios y empleados responden a las normas
de conducta moral y social regida por la ética; por lo que la transparencia se refleja en el desempeño de
las funciones asignadas con coherencia en lo que se piensa, se dice y se hace.
Productividad: todas las actividades y acciones de los funcionarios y empleados buscan aprovechar
óptimamente los recursos, para asegurar el uso adecuado de los insumos de trabajo en la obtención de
los resultados esperados
Compromiso: los funcionarios y empleados cumplimos con nuestras obligaciones laborales y morales;
y asumimos la responsabilidad por los efectos que implique la falta de atención a dichas obligaciones

Actitud de servicio: los funcionarios y empleados se esfuerzan por aportar lo mejor de sí mismos en la
atención que se brinda a los usuarios

Responsabilidad: todas las funciones y tareas asignadas a los funcionarios y empleados cumplen
efectiva y oportunamente con disciplina, respeto, profesionalismo y trabajo en equipo

Respeto: todos los funcionarios y empleados reconocen el valor inherente de los derechos innatos de
las personas de ser tratados con amabilidad, cortesía y cordialidad.

OBJETIVOS
El presente Manual de Puestos permite identificar de manera específica cada uno de los puestos
estructura, recurso humano, y entorno del Fondo de Inversión Social FIS en Liquidación y es una
herramienta administrativa que coadyuva a la correcta administración del recurso humano, es una guía
en la ejecución de sus labores.

Los objetivos del manual son los siguientes:

1. Dar a conocer con claridad las funciones, las relaciones del puesto de forma interna y externa,
responsabilidades, condiciones de trabajo y requisitos del puesto de trabajo.
2. Servir como un documento de referencia para la consulta del perfil de cada puesto.
3. Ser un instrumento orientador que permita establecer los requisitos necesarios a considerar para
el proceso de reclutamiento y selección de personal, así como para la evaluación del servicio.
4. Facilitar el proceso de inducción al personal que se incorpora a la institución.

JUSTIFICACIÓN
Este manual de funciones aporta a un proceso metodológico desarrollado el cual busca mejorar el
desempeño de las actividades que cada empleado debe realizar, sirviendo como herramienta
indispensable dentro del área de recursos humanos de la empresa; Y a su vez se beneficia en calidad y
eficacia de los logros esperados por cada departamento, permitiendo que exista una mejor información
a los resultados esperados donde se evidencia en los logros de los objetivos de la organización, y a su
vez en la misión y visión de la misma
.
De ahí surge la necesidad de contar con un documento que identifique cada puesto de trabajo, y que, a
la vez, sirva para resumir las principales funciones y responsabilidades que exige dicho cargo, además
de los requisitos físicos e intelectuales que debe tener su ocupante.
Así también, es un mecanismo de consulta permanente que promueve una gestión eficiente y eficaz para
todas las unidades administrativas, y particularmente para la Dirección de Recursos Humanos, facilita la
aplicación de los procesos de reclutamiento de personal, inducción y capacitación del personal

ANÁLISIS ELEMENTOS CLAVES DE LA SECRETARÍA GENERAL DE

LA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

Estructura Organizacional

El departamento del Fondo de inversión Social en Liquidación, cuya función es de apoyo técnico.
Su función es proponer la normativa para la emisión y registro de actos administrativos, así como del
control, gestión, clasificación, archivo, catalogación, certificación, notificación, resguardo de expedientes
y demás documentos oficiales que se encuentran en la institución que corresponden a las capetas de
liquidación de los proyectos asi como darle seguimiento a cada uno para que se determine los avances
físicos y financieros de cada carpeta y se logre la recepción y liquidación de los mismos con el fin de
poder finiquitar los presupuestos otorgados por medio de préstamos, donaciones a la institución en sus
años de ejecución para cumplir con su función cuenta con los departamentos siguientes: Departamento
de Normas y Evaluación de Gestión de Expedientes y Documentos; Departamento de Asuntos
Administrativos, Departamento de Archivo, Contabilidad.

Para el debido cumplimiento de las funciones que el Reglamento Interno del FIS le delega, cuenta con
los Departamentos siguientes:
• Normas y Evaluación de Gestión de Expedientes y Documentos.
• Asuntos Administrativos.
• Archivo.
• Contabilidad.

Departamento de Asuntos Administrativos

El Departamento de Asuntos Administrativos se encarga de emitir las opiniones, informes y

evacuar las consultas que se le formulen, así como preparar los proyectos de contratos, convenios,
reglamentos, acuerdos, resoluciones de Superintendente y demás documentos necesarios para el
cumplimiento de las funciones, sin perjuicio de las competencias específicas de otros órganos y
dependencias.
Son funciones del Departamento de Asuntos Administrativos, que desarrollará en el ámbito de su
competencia bajo las orientaciones del Secretario General, las siguientes:
 • Proponer al director del FSS y FIS las directrices normativas que, en el ámbito de su competencia,
deberán seguir los demás órganos y dependencias, así como evaluar la aplicación y resultados
de las mismas.
• Proponer a las formalidades que deberán observarse en la emisión de actos administrativos y
financieros.
• Proponer la normativa interna y organizar, supervisar, evaluar y mantener los sistemas y
procedimientos de compilación, archivo, control y notificación de las resoluciones, acuerdos u
otras actuaciones en materia administrativa y financiera.
• Proponer políticas relacionadas con la producción, integridad, autenticidad y fidelidad de las
certificaciones y constancias que deben emitirse, y velar por la garantía de confidencialidad
conforme a la normativa atinente.
• Emitir las opiniones, informes y evacuar las consultas que se le formulen, así como preparar los
proyectos de contratos, convenios, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás documentos
necesarios para el cumplimiento de las funciones, sin perjuicio de las competencias específicas
de otros órganos y dependencias.
• Coadyuvar de conformidad con la legislación y normas establecidas, en la resolución de los
recursos administrativos en los procesos de liquidación y recepción de las carpetas.
• Preparar las minutas, proyectos el FIS para el cumplimiento de sus funciones.
• Otras funciones o actividades que en materia de su competencia le asigne.

Para desarrollar las funciones que le competen, el Departamento de Asuntos Administrativos se integra
con la Unidad de Asuntos Administrativos.
 ESTRUCTURA DIRECCION FIS.

DDIRECTOR FIS

CONTABILIDAD

Recurso Humano

Código de Ética y Conducta

Se crea el sistema de gestión, el cual tiene como objetivo alcanzar la sostenibilidad del modelo de la
mejora continua en los procesos institucionales, coadyuvando al fortalecimiento de las capacidades de
gestión institucional.

Pretende abarcar cada situación en la que sea necesario tomar una decisión ética, a través de los
principios clave que son guía en el desempeño diario. Toda persona que trabaja en FSS/FIS debe
conducir sus acciones de acuerdo con el Código, además de evitar comportamientos y conductas que
den la apariencia de ser incorrectos. Aunque este Código prescribe normas de conducta para todo el
personal, tales normas no son exhaustivas y la ausencia de una determinada norma de comportamiento
no significa que se apruebe una acción

El Rol del Personal

El personal deberá demostrar su compromiso y liderazgo respetando el Código de Ética, y, en

particular, se espera que:
• Sea un ejemplo de los valores institucionales.
• Actúe como promotor de la ética en su entono.
• Asesore al personal a su cargo para resolver dilemas éticos.
• Mantenga buena comunicación y relaciones de trabajo abiertas y positivas.
• Respete la equidad y la diversidad en todas sus dimensiones.
• Reconozca la excelencia y promueva el desarrollo personal y profesional.
• Preste un servicio eficiente, responsable, equitativo e integral a los usuarios y contribuyentes.
(código de ética y conducta)
Clasificación de Puestos

Plan de Clasificación
Se elaborará un manual de clasificación de puestos, sobre la base de las tareas,
responsabilidades, requisitos de ingreso y otras características de los puestos de carrera administrativa,
los que se ordenarán en categorías y familias ocupacionales. Dicho manual, deberá ser aprobado
mediante resolución del Superintendente y comprenderá:
a) Un manual de descripción de puestos, que fije las normas para la clasificación de puestos, y el
mantenimiento del mismo.
b) Un manual de valuación de puestos que fije las normas para su aplicación y el mantenimiento de
este.
c) Una política para aplicar la escala salarial.

Administración del Plan de Clasificación de Puestos

La Gerencia de Recursos Humanos del FSS será la dependencia responsable para administrar y
actualizar el Plan de Clasificación de Puestos. Toda modificación que se opere en el mismo o en
cualquiera de sus componentes, deberá efectuarse sobre la base de los estudios que realicen las
Gerencias de Planificación y Desarrollo Institucional, Recursos Humanos y Administrativa Financiera, y
en su caso, los órganos y dependencias que estime necesario el Coordinador del FSS y director del FIS,
quienes emitirán una opinión conjunta, y la trasladarán para la decisión que corresponda; los puestos
reclasificados derivados del mencionado estudio, no podrán alterar la escala de salarios sin la aprobación
del Directorio.

Administración de Recursos Humanos

La administración de recursos humanos del FSS tomará como base los títulos y la descripción de
los puestos contenidos en el Manual de Descripción de Puestos, para los efectos de reclutamiento,
selección y contratación de personal, evaluación del desempeño, capacitación, valuación de puestos,
plan de carrera, asignación e incrementos de salarios y otras acciones de personal, así como en la
programación presupuestaria y financiera.

Estructura de Organización del Personal

Perfiles de Puestos

Qué información clave facilita el Análisis de Puestos

• Identificación ¿Qué lugar ocupa un determinado puesto de trabajo en la Organización?

 • Finalidad, Resultados y Misiones ¿Para qué existe el puesto? ¿Cuál es su razón de ser,
objetivos y resultados esperados?
• Funciones y Tareas ¿Qué se hace y en qué consiste lo que se hace en el puesto?
• Áreas de Actividad ¿En qué función de la organización opera el puesto de trabajo?
• Relaciones Jerárquicas y Funcionales ¿Qué relaciones de funcionamiento tiene y cuáles son
sus fines?
• Medios ¿Con qué medios cuenta el puesto para desarrollar sus funciones y tareas?
• Condiciones de Trabajo ¿En qué condiciones ambientales y de riesgos laborales opera el
puesto?
• Influencia del Puesto ¿Cuál es la influencia del puesto en los factores clave de la
organización?
• Requerimientos del Puesto ¿Qué competencias profesionales exige el puesto? ¿Cuáles son
las capacidades y características que requiere el puesto para que su titular tenga éxito en su
desempeño?

Estructura de Personal
El FSS y FIS tendrá una estructura de personal flexible, conformada con criterios de productividad
y eficiencia, que consiste en un registro de puestos para toda la Institución que debe distribuir entre los
distintos órganos y dependencias, en función de las necesidades del servicio de la entidad. EI personal
será ubicado y movilizado de acuerdo con dichas necesidades.

Ejecución de Funciones
Para el ejercicio de sus funciones, los funcionarios y empleados serán ubicados por el Director de
Recursos Humanos en un órgano o dependencia de la Institución, y podrán ser movilizados a otra
localidad a criterio del funcionario de mayor jerarquía del órgano o dependencia a la que pertenezcan,
quien deberá notificar a la Gerencia de Recursos Humanos en un lapso no mayor de cuarenta y ocho
(48) horas, contadas a partir de la movilización.

Plazo para Asumir la Ubicación

EI funcionario o empleado cuyo puesto sea asignado y ubicado en otra figura organizativa, deberá
concurrir a cumplir sus funciones a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la respectiva
comunicación, El no presentarse a laborar dentro de los plazos fijados en el presente artículo, se
considerará como abandono del puesto.
 PUESTOS CREADOS
Funciones Principales por Puestos

➢ Técnico de Asuntos Administrativos

La función principal es elaborar informes, proyectos de contratos, convenios, resoluciones y
acuerdos para revisión de su Jefe inmediato, como apoyo técnico en la elaboración en los mismos.

➢ Técnico de Archivo
Tiene como función principal realizar las actividades pertinentes que se le deleguen, donde se
encuentre asignado, para el correcto almacenamiento, inventario, descripción y orden de la
documentación generada por las dependencias, así mismo atender las solicitudes de contribuyentes
relacionadas con los documentos de archivo.

➢ Asistente de Secretaría General

Tiene como función principal asistir a la dependencia en la coordinación o ejecución de
actividades administrativas y otras relacionadas a la función, conforme normativas y marco legal vigente.

➢ Jefe de Normas y Evaluación de Control

Su función es analizar el cumplimiento de las normativas internas de la institución y monitorea el
sistema de control de gestión de expedientes de acuerdo con la normativa vigente.
➢ Supervisor de Archivo General
Tiene como función principal, supervisar, controlar y evaluar la correcta implementación de las
actividades pertinentes que se deleguen en la Unidad donde se encuentre asignado y procedimientos
técnicos administrativos en el ámbito de su competencia, verificando las condiciones físicas de los
recintos documentales.

➢ Jefe de Unidad de Asuntos Administrativos

Tiene como función principal, coordinar, dirigir y verificar las actividades de la Unidad a su cargo,
respecto a la atención de los asuntos administrativos, jurídico legales o administrativo legales, mediante
la emisión de dictámenes, consultas y recursos administrativos, o la elaboración de proyectos de contrato,
convenios, resoluciones y acuerdos.

Según perfiles y descriptor de puestos realizados por la Gerencia de Recursos Humanos, (2018)
se presentan los puestos y funciones principales que se encuentran;
• Técnico de Asuntos Administrativos
• Técnicos de Archivo
• Asistente de Secretaría General
• Profesional de Normas y Evaluación de Gestión
 • Profesional de Asuntos Administrativos
• Supervisor de Archivo General
• Jefe de Unidad de Asuntos Administrativos
• Jefe de Unidad de Archivo
• Jefe de Departamento de Normas y Evaluación de Gestión de Expedientes y Documentos
• Jefe de Departamento de Asuntos Administrativos
• Jefe de Departamento de Archivo General

IDENTIFICACIÓN DE PUESTOS

Manual de Descripción de Puestos

El Manual de Descripción de Puestos será el instrumento técnico que contiene todas y cada una
de las descripciones de los puestos existentes en la estructura organizacional para el desarrollo de las
funciones de administración de recursos humanos.

1. IDENTIFICACION DEL PUESTO

PUESTO FUNCIONAL Tecnico en Asuntos Administrativos
PUESTO NOMINAL Tecnico III
ESPECIALIDAD Administración
DEPENDENCIA Secretaria General
DIRECCION Direccion Administrativa
Departamento de Asuntos
DEPARTAMENTO SECCIÓN/UNIDAD N/A
Administrativos
JEFE INMEDIATO Jefe del Departamento Administrativo
SUBALTERNOS N/A
Internas Empleados y Funcionarios de la
Usuarios de los servicios, funcionarios publicos y personal
Externas
ejecutivo de instituciones privadas.
2. PROPÓSITO DEL PUESTO
La coordinación de Recursos Humanos del FSS en representación del Coordinador Ejecutivo, es la
dependencia encargada de proponer la normativa para la emisión y registro de actos administrativos, así como
del control, gestión, clasificación, archivo, catalogación, certificación, notificación, resguardo de expedientes y
demás documentos oficiales que se encuentran en los distintos órganos y dependencias. Dentro de este
ámbito, el Tecnico en Asuntos Administrativos, es el responsable de elaborar informes, proyectos de contratos,
convenios, resoluciones y acuerdos para revisión de su Jefe inmediato, como apoyo técnico en la elaboración
en los mismos.
3. TAREAS PRINCIPALES

No. DESCRIPCIÓN
1. Programar dentro del año fiscal, la ejecución de cuota presupuestaria por insumo, según la modalidad
de compra, programar cantidades de insumos y montos.

2. Vaciar por insumo la información de las necesidades del Departamento Administrativo.

3. Solicitar a la Unidad de Presupuesto, la creación de los renglones que se afectarán en el ejercicio fiscal,
según la programación Anual de adquisiciones y compras y asignar por renglones los montos
autorizados.

4. Redactar las requisiciones necesarias, según la Programación Anual de Adquisiciones y Compras y la

modalidad de compra.

5. Redactar las requisiciones necesarias, según la Programación Anual de Adquisiciones y Compras y la

modalidad de compra.

6. Redactar la distribución de insumos por departamento para su distribución posterior.

7. Solicitar a la Unidad de Tesorería, la cuota mensual para las compras de insumos para capacitaciones
por medio de fondo rotativo.

8. Revisión de documentos de soporte de las liquidaciones de facturas por la compra de insumos para
capacitaciones por medio de fondo rotativo.

9. Dar seguimiento al proceso de eventos de cotización, posterior a la publicación de las bases en los
eventos.

10. Razonar las facturas de las compras de: insumos para capacitaciones, suministros de oficina y bienes
por medio de siges.

11. Redactar la solicitud de los insumos que se compraron (según el formato impreso que existe – Solicitud
de Suministros, bienes y servicios-).

12. Solicitar por medio de un oficio las transferencias monetarias, indicando de que renglón se rebajará.

13. Enviar mensualmente la solicitud de cuota financiera a la Unidad de Compras, para las adquisiciones
programadas.

14. Revisar la ejecución del presupuesto para establecer la disponibilidad en los renglones que se afectarán
con la compra de suministros e insumos.

15. Realizar resumen mensual de la ejecución presupuestaria, para revisar en monto y porcentaje el
comportamiento de la ejecución.

16. Revisar mensualmente la ejecución de las compras programadas.

17. Cuadrar el anteproyecto con el techo presupuestario asignado por la Unidad de Planificación.
18. Redactar oficios y memorandos según la necesidad del puesto

19. Asistir a las reuniones programadas por el Director Financiero y/o Unidad de Presupuesto.

20. Realizar todas aquellas actividades que sean requeridas por parte de Dirección.

4. RESPONSABILIDADES
TOMA DE DECISIONES Las tareas se realizan siguiendo instrucciones generales bajo la supervisión
directa del Jefe de Departamento. Se debe consultar, analizar e interpretar
normas y procedimientos técnicos o administrativos ya establecidos,
siguiendo objetivos definidos por la unidad.

BIENES Y EQUIPO Mobiliario de oficina y equipo de cómputo (lo que este descrito en la Tarjeta
de Responsabilidad)

MATERIALES N/A

5. REQUISITOS DEL PUESTO

Estudios a nivel diversificado como Perito Contador, Secretaria o carrera
FORMACIÓN ACADÉMICA afín.

EXPERIENCIA LABORAL OPCIÓN A: 2 años de experiencia en actividades contables, administrativas.

6. CONOCIMIENTOS
25% 50% 75% 100%

Marco juridico en materia X

administrativa, tributaria y
aduanera
Prodecimientos y normativas X
relacionados a su funcion.
Administración de personal. X

Manejo avanzado de X
Windows y Office.
Gestion de Proyectos. X
7. REQUISITOS DE FORMACION

Formacion Institucional Modulo introductorio de formacion

Primer Ingreso
Formacion Institucional para Modulo de Especializacion.
Ascenso o Promocion Interna

8. OTROS REQUISITOS
• Oferta de Servicios

• Constancia transitoria de inexistencia de reclamación de cargos emitida por la Contraloría General

de Cuentas.

• Constancia de antecedentes penales y policíacos

• Solvencia Fiscal.

• Titulo de Nivel Medio.

9. COMPETENCIAS LABORALES
Grado A Grado B Grado C Grado D

Integridad X

Trabajo en Equipo X

Calidad de Trabajo X

Innovacion X

Compromiso X

Transparencia X

Orientacion al Usuario X

Orientacion a Resultados X

Analisis de Documentos X
 10. BITACORA DE ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

REVISIÓN FECHA RESPONSABLE MODIFICACIÓN REALIZADA

11. VALIDACIÓN

a. Validación técnica (Gerencia de Recursos Humanos)

Aprobado por máxima autoridad

Fecha 09/01/2023
Nombre completo Lic. Juan Carlos Joaquín
Puesto Gerente de Recursos Humanos Interino

Firma y sello

b. Validación funcional (dependencia involucrada)

Aprobado por máxima autoridad

Fecha: 09/01/2023
Nombre completo Lic. Guillermo René González Juárez
Puesto Secretario General Interino

Firma y sello