Circular Dcyf #22 Del 22-06-2023
Circular Dcyf #22 Del 22-06-2023
Circular Dcyf #22 Del 22-06-2023
A : SEGÚN DISTRIBUCIÓN
Con la finalidad de contar con manuales actualizados del quehacer que reglamenta los instrumentos
necesarios para garantizar los Contratos que se suscriben con privados, esta Dirección ha estimado
necesario poner a disposición de los usuarios MOP, el Manual de Documentos en Garantía actualizado al
año 2023.
http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/default.aspx
DIRECTORA NACIONAL
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS
CAS/SMR/cbb.
Distribución:
- Subsecretario de Obras Públicas
- Jefe de Gabinete Ministro de Obras Públicas
- Jefe de Gabinete Subsecretario de Obras Públicas
- Directores Generales MOP
- Directores de Servicio MOP
- Fiscal MOP
- Director INH
- Secretarios Regionales Ministeriales MOP
- Auditoría Ministerial
- Jefes de Departamento DCyF
- Directores Regionales DCyF
- Asesoría y Procedimiento DCYF.
- Secretaría Director DCyF
- Oficina de Partes DCyF
N° Proceso: 17113598
1 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS – Morandé 71, Santiago/Chile - Teléfono (56-2) 449 4196 - www.dcyf.cl
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y
FINANZAS
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS
MANUAL
DE DOCUMENTOS EN
GARANTÍA
JUNIO
2023
Morandé 71; Piso: 1°; Santiago | Chile Teléfono (56-2) 2449 4196 |
www.dcyf.cl Contacto: dcyf-mesadeayuda
Manual de Documentos en Garantía
INDICE
CAPITULO 1: OBJETIVOS DEL MANUAL DE DOCUMENTOS EN GARANTIA ........................................ 8
CAPITULO 2: MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO ............................................................................... 9
CAPITULO 3: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ............................................................................ 14
CAPITULO 4: CLASES DE DOCUMENTOS EN GARANTIAS ................................................................. 20
4.1 GARANTÍAS QUE SE ENVIAN A CUSTODIA A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD FINANZAS .......................... 20
4.1.1 GARANTÍAS DE CONTRATOS DE SUMINISTRO .................................................................... 20
4.2 TIPOS DE GARANTÍAS ................................................................................................................................... 21
Página 2
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
11.4 UNIDAD DE FOMENTO (UF) A CONSIDERAR AL MOMENTO DE TOMAR BOLETA DE GARANTÍA POR CANJE
DE RETENCIONES. ......................................................................................................................................................... 47
11.5 GARANTÍAS Y RETENCIONES: CONTRATO CON RESOLUCIÓN FINAL PERO SIN GESTIONES DEL CONTRATISTA
POR EL TRÁMITE DE PROTOCOLIZACIÓN. ..................................................................................................................... 47
11.7 PLAZO EN QUE DEBEN INGRESAR LAS GARANTÍAS AL MOP, DE ACUERDO AL REGLAMENTO DE CONTRATO,
DE ASESORÍA Y DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SUMINISTRO Y DE PRESTACION DE SERVICIOS. ...................... 48
14.6 Procedimiento a realizar por Analista de Tesorería Nivel Central o Regional ............................................... 63
Página 3
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
CONTROL DE CAMBIOS
Página 4
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Página 5
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Y, N° 2:
Para las pólizas de seguros no electrónicas que se reciban digitalmente, una
vez que el Servicio obtenga el visto bueno de Fiscalía, debe hacer llegar
copia a Tesorería para su ingreso a Sicof.
Punto 5
Los Servicios deben enviar a DCyF (para su registro en Sicof) copia de los
oficios que otorgan visto bueno a las Pólizas de Seguro de parte de Fiscalía
MOP, conteniendo la aprobación de la Póliza, de acuerdo a lo dispuesto
por la Dirección General de Obras Públicas, en su Oficio Nº 300, del 05 de
Marzo de 2014.
Punto 4:
Firma y timbre en copia de la FDG del Servicio y si corresponde se firma
libro de correspondencia, al recibirse en papel y presencialmente. En caso
de recibirse mediante correo electrónico se imprime el FDG, se le adjunta
el documento en garantía.
si la firma es manual, no se puede recibir por correo
Punto 5
En NC se genera planilla detallando la garantía a devolver, la que deberá
ser firmada por el Servicio cuando recibe en dependencia de Tesorería, las
garantías que se están devolviendo.
Página 6
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Página 7
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
2. Determinar las diferentes etapas que deben cumplir las unidades operativas o usuarios que
participan en el proceso de recepción, custodia, modificación, devolución y registro de los
documentos en garantía, y aquellos que utilizan el Subsistema de Garantías en el Sistema
Contable Financiero – SICOF, en funciones como:
- Departamento de Finanzas
Subdepartamento de Tesorería
- Departamento de Auditoria
Consultas de usuarios
- Direcciones MOP (Nivel Central y Nivel Regional)
Página 8
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Decreto MOP Nº 75 (DO 01.12.2004), deroga Decreto MOP Nº 15, de 1992, y sus
modificaciones posteriores y aprueba Reglamento para Contratos de Obras Públicas
Establece normas para contratos suscritos con licitación cursada después del 01.01.2005.
Decreto MOP Nº 48 (DO 09.09.1994), deroga Decreto MOP Nº 334, de 1984 y sus
modificaciones posteriores y aprueba nuevo Reglamento para Contratación de Trabajos de
Consultoría.
Ord. Nº 099, de 16.01.1995, del Director General de Obras Públicas instruye que a contar de
esa fecha se podrá aceptar Pólizas de Seguro en Garantía, cuando las bases administrativas
lo autoricen, para garantizar la seriedad de la presentación a propuesta, cumplimiento de
contrato, anticipo y canje de retenciones. Por lo anterior, la caución de fiel cumplimiento de
los contratos deberá constituirse mediante Boleta en Garantía Bancaria o Póliza de Seguros
en Garantía; este último documento, previo informe favorable de la Fiscalía del MOP, de
acuerdo a la regla general contenida en los Decretos MOP Nº 75 y Nº 48, mencionados.
Art.109°, del DFL MOP Nº 850, (DO 25.02.1998), que fija el texto actualizado de la Ley Nº
15.840, establece: “La caución para el fiel cumplimiento de los contratos deberá constituirse
mediante Boleta en Garantía Bancaria. Sin embargo, los funcionarios a quienes corresponda
resolver la aceptación o rechazo de las propuestas, podrán aceptar, previo informe favorable
de la Fiscalía de Obras Públicas, Pólizas en Garantía otorgadas por Compañía de Seguros,
siempre que dichas Pólizas contengan las mismas condiciones de seguridad, cubran los
mismos riesgos y responsabilidades y puedan hacerse efectivas con la misma rapidez que las
Boletas de Garantías Bancaria. Para estos efectos se faculta a la Superintendencia de Valores
y Seguros, para que autorice a las Compañías de Seguros a otorgar las Pólizas de Garantía en
la forma indicada, las que cubrirán, además, las multas estipuladas en los respectivos
contratos".
Página 9
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
LEY 20179 (DO 20.06.2007) que ESTABLECE UN MARCO LEGAL PARA LA CONSTITUCIÓN Y
OPERACIÓN DE SOCIEDADES DE GARANTIA RECÍPROCA.
Crea las sociedades de garantías recíprocas, destinadas a otorgar garantías en favor de sus
asociados, principalmente pequeñas empresas, las que se respaldarán por un patrimonio
colectivo. La nueva ley contribuye a solucionar la carencia de un acceso expedito al
financiamiento requerido por las Pymes.
El artículo 73 de la Ley 20998 (DO 14.02.2017), que REGULA LOS SERVICIOS SANITARIOS RURALES
DEL MOP, establece entre otras, las funciones de la Subdirección de Servicios Sanitarios Rurales:
La Subdirección determinará las facultades con que estas entidades podrán actuar; fijará los
requisitos técnicos que deban cumplir con el fin de velar por la calidad, confiabilidad e
idoneidad de sus funciones; dictará las normas relativas al cumplimiento de éstas y a los
sistemas y procedimientos de trabajo, y fijará los requisitos que deban cumplir y
las garantías que deban rendir para su correspondiente inscripción.
Inciso segundo del artículo 143 del DFL 1122 DO 29.10.1981 QUE FIJA TEXTO DEL CODIGO DE
AGUAS (DE LA CONSTITUCIÓN DEL DERECHO DE APROVECHAMIENTO): Las bases de licitación
establecerán los antecedentes y condiciones que el Director General de Aguas estime
conveniente, los reajustes e intereses que se aplicarán al saldo del precio y las cauciones
y garantías que se estimen pertinentes.
ARTICULO 297° del DFL 1122 DO 29.10.1981 QUE FIJA TEXTO DEL CODIGO DE AGUAS (DE LA
CONSTRUCCIÓN DE CIERTAS OBRAS HIDRÁULICAS): Los que construyan las obras de qué trata
este título deberán constituir las garantías suficientes para financiar el costo de su eventual
modificación o demolición, para que no constituyan peligro, si fueren abandonadas durante
su construcción.
Ordinario SBIF N°1771/08-07-2005 Minuta sobre aspectos relevantes del uso de la Boleta en
Garantía: El tomador de la Boleta en Garantía puede ser una persona distinta del deudor de
la obligación garantizada.
Página 10
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Ordinario Fiscalía MOP N°2827/1980, establece que, ante la situación que boletas en garantía
han sido tomadas por personas distintas a las empresas contratistas, se señala que, desde el
punto de vista de la efectividad de la garantía, no existe problema, siempre y cuando: a) se
estipule expresamente en la respectiva boleta que ha sido tomada por un tercero para
garantizar el contrato determinado de que se trata, b) se indique el nombre de la empresa
contratista por quien se tome la garantía y c) se individualice la Resolución o Decreto
respectivo que aprueba la propuesta correspondiente.
Decreto MOP Nº 956 (DO 20.03.1999), Reglamento DFL MOP Nº 164 de 1991, modificado
por las Leyes Nº 19.252 de 1993 y Nº 19.460 de 1996 Ley de Concesiones de Obras Públicas.
Decreto MOP Nº 900 (DO 18.12.1996), deroga al Decreto MOP Nº 596 de 23 de Agosto de
1996 y fija Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado del DFL MOP Nº 164 de 1991, de la
Ley de Concesiones de Obras Públicas.
Ord. 977 de 30.06.1995 de la DGOP que especifica el procedimiento de revisión de las Pólizas
de Garantía por Fiscalía para su aprobación y la responsabilidad de DCyF para su custodia.
Ord. N° 337 de 03-06-2020, de la Dirección General de Obras Públicas el cual instruye que
para cursar pagos no se deberá exigir que las pólizas en Garantía se encuentre aprobada por
la Fiscalía. “ En cuanto a los Estados de Pago, para los efectos de cursarlos, no se deberá exigir
que las pólizas de seguro –en el evento de que esta hubiere sido la garantía exigida en las
normas de la licitación- se encuentre aprobada por la Fiscalía MOP” (Con alcance
mencionado en Ord. N° 330 del 05-06-2020)
Página 11
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Ord. N° 330 de 05-06-2020, de la Dirección de Contabilidad y Finanzas que precisa el
alcance de lo instruido en el Ord. N° 337 de la DGOP, respecto de cuáles son las pólizas de
seguro que deben ser visadas por Fiscalía MOP, como requisito previo para proceder a la
tramitación del Estado de Pago por parte de esta Dirección, y cuáles pueden ser
gestionados encontrándose en trámite la aprobación de Fiscalía (Póliza de
Responsabilidad Civil y Póliza todo Riesgo de Construcción).
Página 12
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Plazo de caducidad.
Las acreencias a favor de terceros, cualquiera que sea su monto, caducarán cuando hayan
transcurrido tres años contados desde el día 31 del mes de enero en que corresponda formar
la lista de qué trata el primer párrafo del N° 3 precedente.
Cumplido este plazo, se extinguen a su respecto todos los derechos de los titulares sobre
esos importes.
Página 13
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Direcciones MOP.
Departamento de Finanzas DCyF.
Subdepartamento de Tesorería DCyF, NC.
Dirección Regional de la DCyF.
Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas, NR
Departamento de Contabilidad DCyF.
Subdepartamento Gestión de Pago Ministerial, NC.
Área de Contratos, NC.
Instituciones Financieras
Fiscalía MOP
Contratistas y Proveedores
Los Servicios MOP reciben, de los contratistas y proveedores, las garantías que estipulan los
Contratos, Convenios y Bases Administrativas de contratos para garantizar el fiel
cumplimiento de los contratos suscritos.
En el Nivel Regional el FDG sólo es necesario en original, cumpliendo los requisitos indicados
en párrafo anterior.
Despacha los dos ejemplares del FDG-CO:1 (custodia), con el documento en garantía de
respaldo, al Subdepartamento de Tesorería del Departamento de Finanzas de la Dirección de
Contabilidad y Finanzas (DCyF), en el nivel central o a la Dirección Regional de la DCyF, sólo
el original, según corresponda.
Página 14
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
SUBDEPARTAMENTO DE TESORERÍA DCYF NIVEL CENTRAL
DIRECCIÓN REGIONAL DE LA DCYF
Para el envío a custodia de las pólizas de seguro se debe tener presente lo indicado en
las siguientes notas:
1
Carácter Magnético Codificado de 7 bastones
Página 15
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
NOTAS:
- En el caso de las Pólizas de Seguro, cada Servicio deberá enviar la Póliza original a custodia a la
Dirección de Contabilidad y Finanzas, en el plazo indicado en el punto anterior, remitiendo fotocopia
a Fiscalía para su revisión correspondiente; posteriormente, una copia del Oficio de Fiscalía MOP,
conteniendo la aprobación de la Póliza o las observaciones para requerir los endosos, debe remitirse
a la DCyF de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección General de Obras Públicas, en su Oficio Nº 300,
del 05 de Marzo de 2014.
- Para las pólizas de seguros no electrónicas que se reciban digitalmente, una vez que el Servicio
obtenga el visto bueno de Fiscalía debe enviar copia a DCyF para su ingreso a Sicof.
- Es necesario imprimir los documentos digitales tanto en NC como en Regiones para ser archivados
en los Kardex de custodia y por tema de inventario físico; debido a que no se ha creado un sistema
de inventario digital.
-
NC: El original numerado del FDG queda en Subdepto. Tesorería, adjunto al respectivo
documento en garantía.
NR: El original numerado recibido y aceptado del FDG queda en el Subdepartamento de
Contabilidad y Finanzas, adjunto al respectivo documento en garantía.
En caso que se observen disconformidades antes de aceptar el FDG en SICOF, debe “Rechazar
el FDG sistémicamente”. El Subdepartamento de Tesorería en el Nivel Central y la Unidad de
Tesorería Regional comunica este hecho a la Dirección correspondiente mediante correo
electrónico con la finalidad que proceda a generar un nuevo FDG correctamente emitido. El
documento en garantía recibido permanece en custodia a fin de evitar el traslado sucesivo
entre Direcciones ya que el motivo del rechazo es a causa de errores en el FDG y no en el
documento garantizador. Si la Dirección no corrige el FDG en el plazo de dos días hábiles a
contar el día siguiente a su rechazo, el documento recibido será devuelto por libro detallando
el N° de Garantía rechazada y sus endosos (si corresponde), se registra el nombre RUT y firma
de quien recibe la garantía.
Número de documento
Fecha de emisión
Fecha de vencimiento
Monto
Página 16
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Tipo de Moneda
Nombre y RUT del tomador de la garantía
Nombre y RUT del beneficiario
Tratándose de pólizas de seguro en que la respectiva compañía emisora cuente con la opción
de verificación en línea, se deberá dejar constancia de ello mediante la impresión o archivo
digital de la pantalla que muestre los antecedentes suficientes de dicha certificación
(antecedentes que de manera inequívoca identifica el documento a certificar y su fecha de
certificación)
Documento en Garantía Falso: En la eventualidad que una institución emisora informe que el
o los documentos en garantías sometidos a verificación no fueron emitidos por ésta, o
explícitamente refute la veracidad de él o los documentos, la DCyF deberá realizar el
siguiente procedimiento aportando los antecedentes para la realización de las acciones
legales necesarias, con la individualización de él o los responsables:
Página 17
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
SUBDEPARTAMENTO GESTION DE PAGO MINISTERIAL NC
Verifica en el SICOF el respaldo de garantías que cada contrato tiene, como requerimiento
previo e indispensable para tramitar los Estados de Pago recibidos desde los Servicios MOP.
NOTA:
Da curso a los Estados de Pagos y pagos a proveedores de bienes y/o suministros con la información
ingresada y en estado aceptada en el Módulo de Garantías, por parte de SubDepartamento de Tesorería
NC.
ÁREA CONTRATOS NC
Verifica de forma manual el monto y plazo de las boletas en garantías recibidas para cada
contrato, establecidas en las respectivas Resoluciones Iniciales, así como también en
eventuales modificaciones de monto y plazo, y comunica mediante correo electrónico al
Inspector Fiscal del Servicio MOP y/o Subdepartamento de Tesorería, las observaciones
pertinentes.
Página 18
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS DCYF NR
NOTA:
En caso de diferencias se comunica al Encargado de Contratos DCyF o encargado de garantías DCyF y
este a su vez se comunica con su símil en el Servicio MOP.
Página 19
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, tanto en el NC como en el NR, de acuerdo a lo
establecido en el Reglamento de Obras, Consultoría, Concesiones, y en las Bases Administrativas
de los Contratos, que estipulan la obligatoriedad de un respaldo garantizado, reciben las "Boletas
Bancarias en Garantía", las "Pólizas de Seguro en Garantía", Vales Vistas, Depósitos a la Vista y
Certificado de Fianza, que dan satisfacción a dicho requerimiento.
El MOP no tiene implementado recibir vales vistas electrónicos; razón por la cual se debe enviar a
custodia la versión física de éste.
De acuerdo al Art. 99, del Decreto MOP N° 75/04: "La Boleta o Documento en Garantía que
entregue el Contratista para el fiel cumplimiento de los contratos, será remitido a la Dirección de
Contabilidad y Finanzas y quedará en su poder hasta la liquidación final, en conformidad a lo
dispuesto en el Art. 177º”.
El Decreto MOP Nº 263, de 12.12.16 (DO 06.06.17), Fija el texto refundido del Decreto MOP N°
1141 del 2006, que aprueba Reglamento sobre adquisiciones de bienes muebles nacionales y por
importación y de contrataciones de servicios, no contiene normas relacionadas con la obligación
de los proveedores de constituir Garantías. Sin embargo, las garantías que los proveedores deban
entregar en cumplimiento de lo que establezcan las Bases Administrativas que en cada caso se
elaboren para el llamado a propuesta públicas o privadas, y que estén destinadas a caucionar la
calidad de los bienes y/o sus plazos de entrega, se regularán, en lo que les sean aplicables, por las
presentes instrucciones, debiendo enviarse a custodia, a la Dirección de Contabilidad y Finanzas.,
La Ley Nº 19.886 sobre Contratos de Suministros y Servicios, que fuera reglamentada por el
Decreto de Hacienda Nº250 de 2004 y las modificaciones incorporadas por el Decreto de Hacienda
Nº 1410, Artículo Único, N° 26 letra b) dice, textualmente, en el Capítulo VIII, Párrafo 3 - Garantías
de fiel cumplimiento; inciso 6 del artículo 68º, que: "Las Bases no podrán establecer restricciones
a determinados instrumentos al momento de exigir una garantía de cumplimiento, debiendo
aceptar cualquiera que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva, siempre que
cumpla con las condiciones dispuestas en el presente artículo”. El otorgamiento de la garantía de
fiel cumplimiento será obligatorio en las contrataciones que superen las 1.000 UTM. Tratándose de
Página 20
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
contrataciones iguales o inferiores a las 1.000 UTM, la entidad licitante deberá fundadamente
ponderar el riesgo involucrado en cada contratación para determinar si requiere la presentación de
garantías de fiel cumplimiento.
Los Tipos de Garantías que deben ser enviadas a la Dirección de Contabilidad y Finanzas, para su
custodia, son las siguientes:
Tipo de
Garantía Descripción de Garantias
10 CONTRATOS VIGENTES
12 ANTICIPOS DE CONTRATOS
14 RETENCIONES CONTRATOS VIGENTES
16 GARANTIA ADICIONAL
25 POLIZAS DE SEGURO DANO TERCERO
26 CONCESIONES EN CONSTRUCCION
27 CONCESIONES EN EXPLOTACION
28 OTRAS GARANTIAS POR CONCESION
30 OTRAS GARANTIAS (Habilitada solo para consulta de garantías históricas)
31 MANDATO VOLUNTARIO
36 GARANTIAS SUMINISTRO Y SERVICIOS LEY DE COMPRAS
37 TODO RIESGO
38 SANITARIAS, CODIGO AGUAS
39 FAJAS CAMINERAS Y PARALELISMO
Página 21
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Código 14 Retenciones Contratos Vigentes
Garantías destinadas a respaldar:
Canje de retenciones de Contratos Vigentes (Art 158, Dcto. MOP Nº 75/2004 - RCOP).
NOTA:
Se mantiene este tipo de garantía para aquellas registradas en el antiguo Módulo de SICOF, actualmente este
tipo de garantía está desactivado y fue reemplazo por los tipos de garantía 38 y 39.
Página 22
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Código 36 Garantías de Suministros y Servicios
Garantías destinadas a respaldar:
Calidad de los bienes adquiridos
Existen otros tipos de Garantías que no se envían a la DCyF, tales como aquellas destinadas a
respaldar la "Seriedad de la oferta", "Arriendo de inmuebles", etc., que permanecen en custodia
de las Direcciones MOP, por razones relativas a su corto plazo o no representar operatoria
relacionada con las actividades Institucionales, en forma directa.
El Certificado de Fianza se caracteriza por ser nominativo y tener mérito ejecutivo para su cobro.
Asimismo, puede ser extendido a la vista y tener carácter de irrevocable, cumpliendo así, los
requisitos establecidos en la normativa de compras públicas para las garantías de cumplimiento de
contrato. En caso de incumplimiento del contrato, por parte del Proveedor, el MOP debe presentar
a cobro el Certificado de Fianza a la Institución de Garantía Recíproca, con que haya actuado el
Proveedor.
Las Unidades de Tesorería DCyF recibirán y custodiarán dichos documentos para lo cual los
Servicios MOP deberán incorporar en sus bases de licitación o contratos, la mención a dichas
garantías.
Página 23
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
"La Boleta o Documento en Garantía que entregue el contratista para el fiel cumplimiento de los
contratos, será remitido a la Dirección de Contabilidad y Finanzas y quedará en su poder hasta la
liquidación final, en conformidad a lo dispuesto en el Art. 177 (Decreto Nº 75/04)”.
El Artículo 96 del Reglamento de Contratos de Obras Públicas define que, conforme a lo dispuesto
en el artículo 109 del DFL 850 de 1997, el monto del documento en garantía será el equivalente al
3% del valor del contrato con una vigencia equivalente a la duración del contrato aumentado en
24 meses en el caso de Obras Mayores, y por una cantidad equivalente al 5% del valor del contrato
con vigencia del plazo de éste aumentado en 18 meses para obras menores, sin perjuicio a que las
Bases Administrativas puedan aumentar el monto y plazo según lo estime conveniente el Servicio
contratante.
Para las pólizas de seguro de Responsabilidad Civil para Contratistas del MOP dado que contienen
una cláusula de renovación automática es de normal ocurrencia que al terminar físicamente una
obra, la gestión administrativa como la dictación de la Resolución definitiva o la protocolización de
la misma se extiende por un plazo mayor a la vigencia del documento. En este caso debe requerirse
al respectivo Servicio el envío a DCyF de un FDG con tipo de operación 3 en que modifique la vigencia
de la póliza de acuerdo al estado en que se encuentre el término administrativo del contrato,
evitando de esta manera que se encuentren en custodia documentos vencidos. Un ejemplo de ello
es el siguiente:
Página 24
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PARA CONTRATISTAS DEL MINISTERIO DE OBRAS
PÚBLICAS Incorporada al Depósito de Pólizas bajo el código POL120190146.
ARTÍCULO 11: CLÁUSULA DE RENOVACIÓN: La póliza se renovará hasta la recepción definitiva de las obras,
con cobro de prima adicional a ser acordada con la Compañía Aseguradora.
a) N° Documento Servicio
b) Fecha documento Servicio
c) Folio
d) Banco
e) Plaza
f) Tipo documento
g) C. Responsabilidad
h) Vencimiento
i) V° B° Fiscalía / Fecha
j) Resolución/Decreto N° Fecha
k) Tomada por
l) Contratista/Proveedor
m) Contrato
n) Extendido a
o) Por Concepto de
Página 25
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
DIRECCIONES MOP
1. Emiten el “Formulario de Garantía” (FDG) CO:1, en original y una (1) copia, de acuerdo a las
instrucciones indicadas en el capítulo 11 “FORMULARIO DE GARANTIAS Y SU OPERACION”, con
la firma del funcionario autorizado por Resolución, cuyos antecedentes deben estar en el
Registro de Firmas de la Dirección de Contabilidad y Finanzas.
Remite físicamente los originales de la documentación a DCyF (en el caso de las pólizas, debe
entenderse como documento físico original aquel que cuente con firma electrónica avanzada
y contenga un código de verificación, aun cuando en su presentación contenga alguna
mención a que se trata de “copia”)
NOTAS:
1) En el caso de las Pólizas de Seguro, cada Servicio deberá enviar la Póliza original a custodia a la
Dirección de Contabilidad y Finanzas, en el plazo indicado en el punto anterior, remitiendo fotocopia
a Fiscalía para su revisión correspondiente; posteriormente, una copia del Oficio de Fiscalía MOP,
conteniendo la aprobación de la Póliza y los endodos o las observaciones, debe remitirse a la DCyF de
acuerdo a lo dispuesto por la Dirección General de Obras Públicas, en su Oficio Nº 300, del 05 de
Marzo de 2014.
2) Para las pólizas de seguros no electrónicas que se reciban digitalmente, una vez que el Servicio
obtenga el visto bueno de Fiscalía, debe hacer llegar copia a Tesorería para su ingreso a Sicof.
3) Estas pólizas se deben enviar a certificar nuevamente por la DCyF, puesto que para el registro en
SICOF esta es la certificación válida. De no recibir respuesta a la solicitud de certificación antes de los
45 días corridos, se debe reenviar a certificar. Se deberá continuar con la solicitud cada 30 días hasta
obtener la certificación.
2
Oficio Ord. DGOP Nº 589, de 03.06.2009 Imparte Instrucciones respecto de Custodia de Documentos de Garantía.
Página 26
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Si la coordinación existente para este trámite entre las Direcciones Operativas y Fiscalía ha
generado el acuerdo de otorgamiento de visto bueno u observaciones a las pólizas dentro del plazo
de los 5 días, es conveniente que el Oficio de Fiscalía se envíe en conjunto con la póliza a custodia
evitando trámites posteriores, salvo que deban efectuarse correcciones mediante endosos.
1. NC: Recibe de las Direcciones del MOP el Documento en Garantía para custodia y el FDG
"Formulario de Garantía" CO: 1, en original y copia y timbre. Firma original y copia de la FDG
del Servicio y si corresponde, registra en el libro de despacho la fecha, timbre, firma de
recepción y retiene todos los documentos.
2. NR: Oficina de Partes: Recibe de las Direcciones MOP el documento en garantía con el original
del FDG. Se realiza una primera revisión de carácter general por parte del Director Regional al
momento de recibir la documentación ingresada para la distribución interna, ordena su
derivación al Subdepartamento Contabilidad y Finanzas – Función Tesorería estampa firma,
timbre, fecha y hora en libro despacho de correspondencia.
3. Verifica la consistencia de la información del FDG con los datos del Documento de Garantía,
que tenga firmas y timbres de las jefaturas autorizadas.
5. Los Servicios deben enviar a DCyF (para su registro en Sicof) copia de los oficios que otorgan
visto bueno a las Pólizas de Seguro de parte de Fiscalía MOP, conteniendo la aprobación de la
Póliza, de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección General de Obras Públicas, en su Oficio Nº
300, del 05 de Marzo de 2014.
Asimismo, las garantías que sean otorgadas a través de depósito a plazo o cualquier otra forma
que asegure el pago de la garantía en respaldo de las contrataciones de suministros, señalados
en el Decreto MOP Nº 263 (DO 06.06.17), “Fija el texto refundido del Decreto MOP N° 1141
del 2006”, deberán obtener visto bueno de conformidad legal, de parte de la Fiscalía MOP, de
acuerdo a lo dispuesto por la DGOP en su Oficio Nº 977 de 30.06.1995.
Página 27
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
6. El Subdepartamento de Tesorería del NC y el Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas del
NR, recibe el documento en garantía para su custodia y conserva el original del FDG.
Timbra los ejemplares del FDG y los distribuye como sigue:
9. La certificación deberá estar respaldada por un documento emitido por el banco respectivo,
(documento tipo, carta, oficio, correo electrónico institucional), para el caso de las
certificaciones online se aceptarán las que sean respaldadas por documentos digitales
emitidos por el banco, siempre y cuando este mantenga los datos que identifiquen claramente
la garantía o póliza.
NOTA:
Independientemente que al momento de recibirse las pólizas se adjunte un certificado de vigencia, estas
pólizas se deben enviar a certificar nuevamente por la DCyF, puesto que para el registro en SICOF esta es
la certificación válida. De no recibir respuesta a la solicitud de certificación, antes de los 45 días corridos
se debe reenviar a certificar.
Página 28
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Nota:
Si el documento en garantía corresponde a una póliza, verificar que en el módulo de garantías, se
encuentre ingresado el Oficio con VB de Fiscalía MOP.
Página 29
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Página 30
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
- DEPARTAMENTO DE FINANZAS
SUBDEPARTAMENTO DE TESORERIA
- DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SUBDEPARTAMENTO CONTABILIDAD Y FINANZAS NR
7.2 PROCESO
Página 31
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
2. Certificación de la Garantía
b. Envío a Certificación: Este campo permite ingresar la fecha en que se envió a las Instituciones
Financieras la solicitud de certificación de los documentos de garantías. Al grabar la fecha, el
documento de garantía adquiere el estado de certificación “En Proceso”.
Página 32
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Página 33
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
4. Recepción Certificación:
Página 34
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Una vez grabados los cambios, el sistema asume el estado de Certificación a “Certificada".
Página 35
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
4. Como consecuencia de la incorporación de las fechas de certificación al sistema de Garantías en
SICOF, fue necesario disponibilizar el siguiente informe:
Por Servicio
Por Contrato
Por período de fecha de FDG
Página 36
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
1. Reciben de las Direcciones del MOP el FDG "Formulario de Garantía” CO: 2 (Devolución), en
original a través del SICOF con la Resolución de Liquidación Final Protocolizada.
3. Revisa que incluya debidamente la FEA del Jefe de la Unidad solicitante correspondiente.
5. En NC se genera planilla detallando la garantía a devolver, la que deberá ser firmada por el
Servicio cuando recibe en dependencia de Tesorería, las garantías que se están devolviendo.
NC:
Original FDG, CO: 2, se adjunta al FDG, CO:1 (custodia).
La copia 2 del FDG, CO: 2 se entrega a la Dirección del MOP como respaldo de la solicitud
de devolución, mientras se gestiona la devolución del Documento de Garantía.
Página 37
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
La copia 1 del FDG, CO: 2, numerada y firmada, se despacha con el Documento de Garantía
por libro o adjuntando planilla, a la Unidad Operativa o Dirección solicitante. En el Libro o
planilla se anota el número del FDG, CO:2, Nº de identificador y Banco o Institución, que
extendió el documento.
NR:
El Subdepto de Contabilidad y Finanzas: verifica correlación de datos y su consistencia con
los registros del SICOF.
Genera GDD (Guía Despacho Documentos), devuelve en SICOF y adjunta FDG en original y
copia más el documento solicitado, para despacho al SEREMI cuando las garantías están
vigentes, para su correspondiente V°B° y endoso de garantía.
Pasa a Oficina de Partes legajo completo de documentos; Director Regional firma GDD.
Oficina de Partes: Original y copia de la GDD, copia FDG y documento solicitado se remite
al Servicio solicitante para que proceda a efectuar la devolución a la Empresa Contratista..
Recibe copia de la GDD debidamente firmada por el Servicio, indicando fecha, día y hora.
Adjunta copia de la GDD a original del FDG que fuera retenido al momento del despacho
al Servicio y remite al Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas.
Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas: Recibe GDD y original FDG, archiva GDD en
carpeta correlativa y envía original del FDG a Función Contabilidad para su archivo en
carpeta de Contratos o en carpeta Varios si no estuviere asociada a una obra (en el caso de
las boletas).
Una vez entregada la GDD y Garantía, se procede a aceptar la devolución en Sicof, para que
se refleje la bajada del inventario (deja de estar en custodia).
1. Emite un FDG, con los antecedentes contenidos en la Base de Datos del Subsistema de
Garantías del SICOF. Consulta “Devolución por Vencimiento”.
2. Verifica que los documentos tengan correspondencia con la información que tenga el
subsistema.
Página 38
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
NOTA 1:
En la región se entregan en la Oficina de Partes respectiva obteniendo la firma del Oficial de Partes, lo que
acredita la entrega.
En Nivel Central se entregan las FDG con código de operación 1, 2 y 3 en dependencias del Subdepto. de
Tesorería.
NOTA 2 :
Ante la DCyF haya devuelto equivocadamente un FDG a otro Servicio, se debe reingresar en los registros de
despacho, dejando expresamente indicando nombre, RUT, firma y fecha del funcionario que devuelve el FDG,
simultaneamentamente debe dejar registro de quien lo recibe, con los mismos datos anteriores.
Página 39
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Existe la posibilidad de que los antecedentes del FDG sean modificados por la Dirección Operativa
ante lo cual el Subepartamento de Tesorería del Departamento de Finanzas procederá de la forma
siguiente:
Si la modificación es solicitada por la Direcciones del MOP, la operación será de acuerdo al tipo de
documento de garantía:
Ampliación de Plazo
Las modificaciones de las Boletas Bancarias de Garantías, por ampliación o prórroga de plazo, están
regidas por el Ordinario Nº 1.771, de fecha 08.07.2005, punto Nº 5, de la Superintendencia de
Bancos e Instituciones Financieras, el cual establece que la vigencia de la Boleta puede ser
prorrogada con el acuerdo del Tomador, Beneficiario y el Banco correspondiente, dicha prórroga
podrá constar en la misma boleta o bien en un documento anexo. En este último caso, deberán
indicarse los datos necesarios para identificar la Boleta a que corresponde la prórroga. Este
documento debe ser acompañado al momento de hacerse efectiva o cancelar la Boleta.
En el caso de que se hubiere dictado una medida que impida el cobro de la boleta (Ej. Medida
Precautoria), el beneficiario deberá requerir igualmente el pago al banco emisor. Se debe tener
presente que los efectos de la medida decretada apuntan a prorrogar el plazo de vigencia y a
suspender el pago mientras ésta se encuentre vigente.
Al efecto, la Dirección respectiva emitirá un FDG CO: 3 (Modificación de Garantías), para respaldar
el aumento de plazo del Contrato, adjuntando la nueva boleta o documento anexo, mencionado
en el primer párrafo de este punto 1, el cual permanecerá custodiado junto a la boleta original en
la DCyF.
Aumento de Monto
Si un contrato tiene un aumento de monto, se debe proceder de alguna de las siguientes formas:
Se puede recibir una boleta que complemente el aumento del monto del Contrato, en este
caso el procedimiento es igual al indicado en Capítulo 6: Custodia de Documentos en Garantías,
o bien:
Se puede devolver la Boleta Bancaria de Garantía “con plazo vigente”, al tomador (contratista
o consultor), para ser reemplazada por otra Boleta con las nuevas condiciones contractuales.
La Boleta original debe ser endosada por el representante legal del MOP, que para todos los
efectos legales recae sobre el Director General de OOPP en el Nivel Central y en Regiones sobre
Página 40
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
el SEREMI, o quien lo represente con delegación de funciones, y sólo a favor del tomador ya
que no son endosables a favor de otro tercero, quien a su vez debe devolverla al banco.
No corresponde devolver un documento que respalda un contrato, sin haber recibido antes el
documento que lo reemplaza.
Al recibir la Boleta Bancaria de Garantía que respalda las nuevas condiciones contractuales, por
el aumento del monto del Contrato, el procedimiento a seguir es igual al indicado en Capítulo
6: Custodia de Documentos en Garantías.
Las Pólizas de Seguro de Garantía, cuyo plazo necesita ser ampliado o su monto modificado, dará
origen a un “Endoso” adicional, que se anexa a la póliza original, de acuerdo a los siguientes
trámites:
• La Dirección MOP (el asegurado), acuerda con la empresa contratista (el afianzado) una
modificación de la póliza original, en su plazo y/o monto, mediante endosos.
• La Dirección MOP (el asegurado), solicita a la empresa contratista (el afianzado) trámite ante
la Compañía de Seguro emisora de la póliza, un “Endoso” con las modificaciones acordadas.
Existen algunas Compañías de Seguro que emiten un nuevo formato de póliza, con el mismo
número original y sus estipulaciones iniciales, pero con las modificaciones motivo del endoso
incluidas, la que también se debe enviar a la Fiscalía MOP para su aprobación y posteriormente a
custodia al Subdepartamento de Tesorería del Departamento de Finanzas NC o de Contabilidad y
Finanzas NR de la DCyF, mediante un FDG CO: 1. En estos casos particulares debe procederse a
Página 41
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
petición de la respectiva Dirección Operativa a la devolución de la póliza primitivamente ingresada
e ingresar la nueva.
Similar procedimiento debe efectuarse en el caso de los documentos que caucionen ampliación de
contratos de suministro de bienes y/o servicios, regidos por la Ley Nº 19.886.
1. Recibe de las Direcciones o Servicios MOP a través de SICOF el original del FDG CO: 3, que
incluye la modificación, con iniciales del responsable del Servicio MOP.
3. Timbra oficialmente los ejemplares del FDG CO: 3 y los distribuye como sigue:
Original: Tesorería NC y Contabilidad y Finanzas NR, adjunta al FDG CO: 1 (custodia), junto
con el documento que modifica el ingreso (prórroga) cuando son recibidos en
papel por carecer de medios electrónicos para validarlos.
Página 42
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Por Región
· Por Servicio
· Por Estado
· Por Folio
· Por Contrato
• Avisos de vencimientos
• Garantías vencidas
• Garantías por periodo
• Garantía por Institución Financiera -por contrato
• Tiempos de certificación
Página 43
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Cambiando los filtros respectivos se encontrará la información de las Garantías por vencer en el
período seleccionado.
· Por Región
· Por Servicio
· Por Estado
· Por Folio
· Por Contrato
Página 44
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Practicar recuento físico de las garantías originales (Vales Vista, Boletas Bancarias).
Comparar el Inventario Físico con el Inventario Computacional de Garantías de los documentos
registrados en SICOF.
Tomar las medidas necesarias, en el caso de que existan diferencias entre el Inventario Físico
y el Inventario Computacional de Garantías, para lograr su igualdad.
NOTA: El Departamento de Auditoría, en el nivel central, y la Unidad de Control Interno, en el nivel regional,
participarán en la realización del inventario, de lo cual se dejará constancia por escrito, bastando para ello que
los funcionarios competentes de las funciones señaladas firmen el respectivo inventario dando cuenta de su
participación en el proceso.
La información que está contenida en el “Subsistema de Garantías” del SICOF, con la incorporación
de los “Formularios de Garantía" (FDG), es fundamental para autorizar la cancelación de los
Estados de Pago, controlados por el “Subsistema de Contratos” del SICOF, por parte de los
Subdepartamentos de Elaboración y Revisión de Documentos Contables NC y Subdepartamento
de Contabilidad y Finanzas NR.
Por tanto, durante el proceso de pago de las transacciones respaldadas por Garantías custodiadas
por la DCyF, se establece una relación por consulta directa entre ambos Subsistemas que permite,
previamente, aceptar o rechazar la tramitación respectiva, según sea adecuada la legitimidad de
su respaldo con Garantías.
Las disposiciones del Reglamento para Contratos de Obras Públicas permiten distinguir dos
situaciones:
1. Aquellas en que las retenciones y garantías del contrato se hacen efectivas para financiar
obligaciones que nacen de las propias actividades institucionales del MOP.
Esta situación se presenta cuando las retenciones y las garantías del contrato sirven para
responder el mayor precio de las obras, aun considerando que son de costa del contratista, en
Página 45
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
el caso que hubiere dejado con vicios, defectos constructivos, inconclusas o sin terminar a la
fecha de su recepción.
Cuando el contratista no hiciere las reparaciones y cambios dentro del plazo que la Dirección
le fije por oficio, ésta podrá llevar a cabo la ejecución de los trabajos por cuenta del
contratista, incluso por trato directo o administración directa, cuando se trate de obras
menores, con cargo en primer lugar a las retenciones y, en segundo lugar, a las garantías del
contrato. Lo anterior podrá ser causal de suspensión del Registro de Contratistas.
ADMINISTRATIVA:
Retenciones
El Servicio solicita a la DCyF, a través de Oficio, que se procedan a hacer efectivas las
retenciones para llevar a cabo la ejecución de los trabajos por cuenta del contratista.
Garantías
El Servicio solicita a la DCyF, a través de Oficio, junto al FDG CO: 2 (Devolución de Garantía),
le remita la garantía para hacerla efectiva.
La DCyF devuelve la garantía al Servicio mediante FDG:2 para que este obtenga el endoso
respectivo del Director Nacional o SEREMI.
El Director Nacional o SEREMI oficia a la entidad financiera para que haga efectiva la
garantía.
Hecha efectiva la garantía, por parte del Servicio, éste remite el vale vista o cheque, a DCyF,
mediante GDR u Oficio.
DCYF registra contable y presupuestariamente el Ingreso o Retención según lo indique el
Servicio MOP.
2. Aquellas situaciones en que las retenciones y garantías del contrato se hacen efectivas para
pagar, por cuenta del contratista, salarios u otras remuneraciones que éste adeude al personal.
Esta situación corresponde a la ocasión que se presenta cuando las retenciones y las garantías
del contrato sirven para responder por incumplimiento del contratista de pagar los sueldos,
jornales, cotizaciones, finiquitos o tratos adeudados a los trabajadores ocupados en la obra, es
decir, los recursos se usan para dar cumplimiento a obligaciones del contratista. Mediante una
Página 46
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Orden de Pago del Servicio MOP, adjuntando Estado de Pago unilateral (o no), y Resolución
indicando lo señalado con anterioridad.
11.5 GARANTÍAS Y RETENCIONES: CONTRATO CON RESOLUCIÓN FINAL PERO SIN GESTIONES DEL
CONTRATISTA POR EL TRÁMITE DE PROTOCOLIZACIÓN.
Las garantías siguen en custodia hasta su fecha de vencimiento o hasta que el servicio MOP las
solicite, adjuntando copia protocolizada de Resolución que aprueba la Liquidación Final del
contrato y autoriza devolución de las garantías.
Página 47
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Conforme a lo instruido por el Director General se procederá al pago de contratistas con Póliza de
responsabilidad civil y todo riesgo de construcción en trámite de aprobación en Fiscalía. (Ord.
DGOP 337 de 03-06-2020).
Lo anterior, no aplica para las Pólizas que garantizan el Fiel Cumplimiento del Contrato y Canje de
Retenciones, en que el documento debe contar con la aprobación de Fiscalía. (Ord. DCyF 330 de
05-06-2020).
Complementando lo anterior, la Fiscalía señaló que los contratos con Póliza de responsabilidad civil
y todo riesgo de construcción en trámite cuentan con el respaldo necesario en relación a los
efectos contratados, independiente de las correcciones que se solicitan y que en general concluyen
en endosos de los documentos y ajuste a lo requerido; por lo que, el resguardo necesario para el
Ministerio en dichos contratos existe con el documento ingresado al MOP.
11.7 PLAZO EN QUE DEBEN INGRESAR LAS GARANTÍAS AL MOP, DE ACUERDO AL REGLAMENTO
DE CONTRATO, DE ASESORÍA Y DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SUMINISTRO Y DE
PRESTACION DE SERVICIOS.
Artículo 90. Una vez tramitado por la Contraloría General de la República el decreto o
resolución que apruebe un contrato de ejecución de obra pública, sus modificaciones o
liquidación, tres transcripciones de ellos deberán ser suscritas ante notario, por el contratista
de la obra en señal de aceptación de su contenido, debiendo protocolizarse ante el mismo
notario uno de los ejemplares.
Dentro del plazo de treinta días, contados desde el ingreso del decreto o resolución a la oficina
de partes, dos copias de la protocolización a que se refiere el inciso anterior, serán entregadas
por el contratista a la Fiscalía del Ministerio de Obras Públicas para que ésta, una vez verificado
el cumplimiento de dicho trámite, proceda a remitir uno de los ejemplares a la respectiva
Dirección para su archivo. Dicha Dirección comunicará al Registro General de Contratistas las
características esenciales del contrato, destacándose:
- Tipo de contrato
- Contratista adjudicatario
- Monto
Página 48
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
- Fecha de inicio y plazo de ejecución
Las transcripciones suscritas en la forma señalada en el inciso primero, harán fe respecto de
toda persona y tendrán mérito ejecutivo sin necesidad de reconocimiento previo.
NOTA: las resoluciones o decretos se encuentran totalmente tramitadas cuando entran a la oficina de
partes de la Dirección correspondiente, con los trámites que cada documento requiera.
Los Consultores estarán obligados a entregar, dentro del plazo de 30 días después de
tramitado el decreto o resolución pertinente, una garantía por el fiel cumplimiento del
contrato.
NOTA:
las resoluciones o decretos se encuentran totalmente tramitadas cuando entran a la oficina de
partes de la Dirección correspondiente, con los trámites que cada documento requiera.
Con cargo a estas cauciones podrán hacerse efectivas las multas y demás sanciones que
afecten a los contratistas. Sólo podrán entregarse anticipos a un contratante, si se cauciona
debida e íntegramente su valor.
Página 49
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
11.8 POLIZAS DE SEGURO ORIGINADA EN INTERNET CON FIRMA DIGITAL
Proceso que se debe realizar para recibir una póliza de garantía en formato digital:
Al ser recibida una póliza de garantía, cada Compañía Aseguradora cuenta con un link de
acceso para verificar la autenticidad de la Garantía, en que se solicita el RUT del Contratista
y el N° de póliza.
Dado que no todas las compañías tienen esa opción , si no se encuentra el folio o los datos
no son los correctos se deberá informar a la Compañía Aseguradora. Y, con respecto al
Contratista, hacer valer las disposiciones legales existentes.
Además una póliza de garantía no podría ser presentada en dos lugares simultáneamente,
pues contiene datos específicos, como los señalados en el párrafo anterior. El reporte que
se obtenga ante esta consulta corresponderá a la verificación realizada por DCyF para todos
los efectos.
Una vez aceptada la poliza se realiza la certificación por lo que si no es autentica debiera
seguirse el procedimiento para el caso de documentos falsos.
Página 50
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
FDG DESTINO
FDG DESTINO
Página 51
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
12.2 FORMATO DEL FORMULARIO DE GARANTÍA (FDG)
Página 52
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
FECHA DOCUMENTO SERVICIO (2) Fecha del Doc. De Servicio y que corresponde a
dato interno del Servicio (optativo).
1 = Custodia.
2 = Devolución.
3 = Modificación.
Página 53
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
10 = Contratos Vigentes.
12 = Anticipos de Contratos.
14 = Retenciones Contratos Vigentes.
25 = Póliza de Seguro Daño Terceros.
26 = Concesiones en Construcción.
27 = Concesiones en Explotación.
28 = Otras Garantías por Concesiones.
31 = Mandato Voluntario.
36 = Garantías de Suministros
37= Garantías Todo Riesgo
38 = Garantías Sanitarias – Código de Aguas
39= Garantías Fajas Camineras - Paralelismo
Página 54
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
CENTRO RESPONSABILIDAD (18) Centro de responsabilidad que la Dirección MOP
emisora define (habilitación solicitada por el
Servicio y que aplica para SOP, Vialidad NC y DOH solo
para algunas regiones).
FECHA EMISION. (20) Día, mes y año de emisión del documento en garantía,
en la forma DD/MM/AAAA.
INICIO VIGENCIA (21) Día, mes y año de inicio de vigencia del documento de
garantía en la forma DD/MM/AAAA.
NRO. OFICIO (DATO OBLIGATORIO) (23) Corresponde al N° del oficio que envía el Servicio a
Fiscalía solicitando V°B° de la Póliza.
FECHA OFICIO (24) Corresponde a la fecha del oficio que envía el Servicio
a Fiscalía solicitando V°B° de la Póliza.
N° RESPUESTA V°B° (25) N° de oficio del Fiscalía que da visto bueno a la Póliza
y sus endosos.
FECHA V°B° (26) Fecha del oficio de Fiscalía que da visto bueno a la
Póliza y sus endosos.
FECHA RESOL / DECRETO (28) Día, mes y año de emisión de la Resolución o Decreto,
en la forma DD/MM/AAAA.
Página 55
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
N°ORD. SOLICITUD HACER EFECTIVA (29 ) Corresponde a l N° del Oficio del Servicio que
solicita a la DCyF devolver la garantía para hacerla
efectiva.
FECHA ORD.SOLICITUD HACER EFECTIVA (30) Corresponde a la fecha del oficio del Servicio que
solicita a la DCyF devolver la garantía para hacerla
efectiva.
FECHA GDI HECHA EFECTIVA (32) Corresponde a la fecha de la Guia de Ingreso que
Recauda el monto de la garantía hecha efectiva.
Página 56
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
VALOR ORIGINAL ACTUAL (43) Monto total en pesos (garantía original más sus
endosos).
VALOR PESOS ACTUAL (44) Monto total en pesos que calcula es sistema
internamente
FIRMA Y TIMBRE DCYF (49) Firma y timbre del funcionario responsable del
Subdepartamento de Tesorería DCyF, Subdepto.
Tesorería o Director Regional, indicando fecha de
recepción o devolución -según corresponda- al recibir
el formulario de Garantía.
Página 57
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
2.- Hacer la constancia ante Carabineros de Chile por extravío de documento y al mismo tiempo
solicitar copia certificada de la constancia.
4.- Presentación hecha por el Fiscal Regional MOP al Tribunal, del extravío del título de crédito
(documento de Garantía), código E-04.
5.- Se solicita la publicación en el diario oficial, con timbre del Tribunal, para un día 1° o un día
15 de cada mes.
6.- Se acompaña la página del diario oficial electrónico, con lo que certifica que fue publicada.
8.- El receptor judicial debe notificar de la sentencia al Banco del extravío del documento de
Garantía (Boleta o Póliza).
9.- Finalmente el Banco tiene la obligación de emitir un nuevo documento de Garantía (Boleta
o Póliza).
10.- Ante el extravío o pérdida de una Boleta o Póliza de Garantía, DCYF procede a efectuar la
Investigación Sumaria respectiva.
Página 58
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Modificaciones por endoso: cuando se realicen modificaciones por endosos, y esto ocurran
más de una vez para una misma garantía, ya sea por aumento como por disminución, el
ingreso al Subsistema de Garantías se realizará por el valor total final de la garantía, no
obstante, el SICOF contabilizará esta modificación por diferencia en relación a su monto
original.
Página 59
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
3
El tipo de Garantía N° 10 se utilizará siempre cuando se esté en presencia de la custodia de garantías asociadas al
fiel cumplimiento de un Contrato de Inversión, aun cuando este Contrato no hay asido generado en SICOF. Por lo
tanto, ya no deberá encontrarse garantías asociadas al fiel cumplimiento de Obras, Estudios o Consultorías, asociadas
a Tipo de Garantía N° 30.
Página 60
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
07 Responsabilidad por Garantías recibidas de otras 28 Otras Garantías por
concesiones Concesiones
08 Responsabilidad por Garantías recibidas a todo riesgo 37 Garantías a todo riesgo
925 Otras Garantías
07 DEBE – Garantías recibidas en el MOP
01 Otras Garantías recibidas en el MOP 30 Otras Garantías
02 Garantías recibidas en el MOP de mandato voluntario 31 Mandato voluntario
08 HABER – Responsabilidad de Garantías recibidas en el
MOP
01 Responsabilidad de otras garantías recibidas en el 30 Otras Garantías
MOP
02 Responsabilidad de Garantías recibidas en el MOP de 31 Mandato voluntario
mandato voluntario
Página 61
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
14.5.2Contabilización general por devolución de garantías en custodia:
Nota: El comprobante contable registrará montos consolidados y neteados, identificando en el análisis de las cuentas
contables 9210301, 923010X y 925070X el detalle de los movimientos centralizados del periodo.
Página 62
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Se recibe garantía con fecha 01 de julio de 2016 que resguarda el fiel cumplimiento de
contrato de la Dirección de Vialidad, clasificada en código 10, correspondiente a fiel
cumplimiento por valor de $ 100.
Con fecha 20 de julio se recibe endoso de garantía por un aumento de $30, registrando se
Subsistema de Garantía un total de $ 130, no obstante el registro contable centralizado
reflejará solo el monto por diferencia, ajustando de esta forma el saldo contable de las
cuentas de Orden.
Página 63
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Este proceso permite verificar que la suma del filtro cuadre con las cuentas contables
del TD:33 según tipo de garantías.
Este proceso permite verificar que la suma de filtro cuadre con cuentas contables según
tipo de garantías y movimiento de garantías.
Una vez verificada conformidad proceder a la visación del documento contable TD: 33
Traspaso de Garantías.
Página 64
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Página 65
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
FDG
Solicitud de Certificación
Respuesta Certificación
FDG de Devolución
Oficio V°B° Fiscalía
Liquidación Contrato Protocolizado
Boleta de Garantía
Póliza de Garantía
Certificado de Fianza
Vale Vista
Los documentos contenidos en el cargador no reemplazan los documentos físicos que deben
permanecer en custodia de DCyF.
El usuario DCYF debe estar autorizado para digitalizar (Se solicita a Tesorería NC).
Debe existir un directorio con los documentos ya escaneados.
La FDG a respaldar con sus documentos debe estar en estado “Aceptada”.
Sólo funcionarios DCYF digitalizan.
Sólo permite digitalizar archivos en formato Word. Excel, PDF y JPG.
Los archivos/documentos a cargar, se deben subir por separado.
Se debe ingresar al siguiente Link:
http://qa-sicremu-app.mop.gov.cl:7001/CargadorDocumentosDCYF/
Debe ingresar su Usuario y Contraseña (misma contraseña que utiliza al ingresar a su PC).
El proceso detallado se encuentra en el “Procedimiento de Garantías”.
Página 66
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
Poner a disposición kardex con clave o llave, caja fuerte, o mueble con llave, los que
deberán ser destinados a uso exclusivo del resguardo de garantías y al cual solo tendrá
acceso el funcionario a cargo de su custodia.
Si el mueble es asegurado con llave, ésta deberá quedar en caja fuerte de Contabilidad y
Finanzas al final de la jornada de trabajo.
Si el mueble o kardex es asegurado con clave, ésta deberá ser de conocimiento exclusivo
del funcionario a cargo.
El funcionario deberá poner a disposición de su jefatura inmediata la clave en sobre sellado,
firmado, el que podrá ser abierto solo en caso necesario.
Página 67
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos
Manual de Documentos en Garantía
El analista de garantías que haga uso de sus vacaciones por 10 o mas dias, deberá hacer
entrega del inventario de garantías a su jefatura inmediata o al analista que lo reemplace.
Asi mismo el analista que lo reemplazó o su jefatura inmediata, deberá hacer entrega una
vez que se reintegre a sus labores.
Esto permitirá acotar responsabilidades ante el extravío de documentos de garantía.
Página 68
MOP – DCyF - Departamento de Asesoría y Procedimientos