Politic As
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1. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o
Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de
DISTRIMARCAS TAT SAS, DISTRIMARCAS TIENDA A TIENDA SAS, DISTRIMARCAS SAS
,COMAPRO SAS Y .ALIANZA SABANA.SAS cada una individualmente considerada como
responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante LA EMPRESA).
3. DEFINICIONES
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de
Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como
Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los
datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para
los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. TRATAMIENTO
5. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes
finalidades:
5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LA
EMPRESA beneficiarios del servicio de salud;
5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío
de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos
(PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al
cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
5.5. Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los
estándares de distribución, y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA
EMPRESA, entre otros.
5.6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la
invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus
obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre
otros;
5.12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a
personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración
signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes,
distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA
EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el
Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos
sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a
sus Datos Personales.
6.5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización
otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de
acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la
solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando
el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de
Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA,
en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
8. AUTORIZACIÓN
LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los
Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más
tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y
concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular
manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos
Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos
puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta
inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización
se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo
que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones
consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA
EMPRESA deberá:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y
la finalidad del Tratamiento.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377
de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento,
uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y
adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los
niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados,
puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos
a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus
Datos Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos
personales.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la
petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos
de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la
dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se
quiera hacer valer.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado
a la División administrativa de LA EMPRESA, en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA,
ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la
información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del
hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre
de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el
uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios.
También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor
frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el
usuario de los sitios web de LA EMPRESA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento
de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales
sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta
Política de Protección de Datos Personales.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA
EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la
información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se
incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
16. VIGENCIA