Etapas Del Proceso Administrativo

Etapas del proceso administrativo:
planeación, organización, dirección y control
Las etapas del proceso administrativo son el conjunto de funciones que, ejecutadas de
manera coordinada y continua al interior de una organización, propician el uso eficiente de
sus recursos, favorecen una acertada toma de decisiones, impulsan la adaptación al
cambio y facilitan el logro de los objetivos institucionales, entre otros beneficios.
El despliegue de las etapas del proceso administrativo le permite a la organización dirigir

sus esfuerzos tanto a las acciones del presente para asegurar su subsistencia inmediata y
de corto plazo, como a las del futuro, con el fin de garantizar el crecimiento de su
operación y su sostén a mediano y largo plazo.
A continuación, se responde cuáles son las etapas del proceso administrativo, de qué se
trata cada una y en qué se diferencian de las fases de este proceso.
Aprende más acerca del proceso administrativo, qué es, cómo se originó, cuáles son sus
principales características, los principios que lo fundamentan y los beneficios que trae su
correcta implementación
Cuáles son las etapas del proceso administrativo
Las etapas del proceso administrativo son: planeación, organización, dirección y control.
La planeación responde a la pregunta ¿qué hacer?; la organización dilucida ¿cómo
hacerlo?, la dirección se encarga de ¡que se haga!, y el control resuelve ¿cómo se hizo?
En la práctica, la ejecución de las cuatro etapas del proceso administrativo es lo que

conforma el concepto de administración, ya que esta se trata de la planeación, la
organización, la dirección y el control de los recursos de una organización con el fin de
obtener el máximo beneficio posible, ya sea económico o social.
Todas las etapas del proceso administrativo están interrelacionadas, la ejecución de cada
una incide sobre las demás y, si bien, constituyen un ciclo, no son precisamente una
sucesión ordenada de pasos. Por ejemplo, no es necesario que cese la dirección para que
inicie el control, ni que este se detenga para que se ponga en marcha la planeación. Se
puede decir que, en una organización bien administrada, todas las etapas del proceso se
están ejecutando continuamente.
El siguiente gráfico muestra la vinculación, la recurrencia y la continuidad existentes en el

proceso:
Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
Cada una de las etapas del proceso administrativo tiene una relevancia particular, aunadas
constituyen el mecanismo por el cual la organización alcanza sus objetivos haciendo un uso
eficiente de sus recursos.
Planeación
La planeación es la etapa del proceso administrativo en la que se hace un esfuerzo por

anticipar el escenario que se va a enfrentar y busca marcar el destino y el rumbo de la
organización. En la etapa de planeación se definen los objetivos, se establecen estrategias
para alcanzarlos y se desarrollan planes para integrar y coordinar las actividades.
La planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un medio que

constantemente está experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos,
sociales y culturales. De tal manera que esta etapa se constituye en el paso inicial en la
búsqueda por aliviar la incomodidad que produce la incertidumbre causada por los
cambios mencionados. Además, es importante porque fija las bases del control. Sin metas
previamente establecidas son imposibles la medición, la corrección y la mejora.
Para Koontz y Weihrich (p. 78), el proceso de planeación comprende la selección de

misiones y objetivos, y las acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo
cual consiste en elegir entre líneas de acción. De este modo, los planes proporcionan un
enfoque racional para la consecución de objetivos preseleccionados.
Organización
La organización es la etapa del proceso administrativo que tiene como finalidad proveer la
estructura necesaria para que sea factible alcanzar los objetivos planteados en la etapa de
planeación.
Se refiere a disponer y estructurar el trabajo que realizan los empleados para el logro de
los objetivos organizacionales. En la etapa de organización se determinan las tareas a
ejecutar, quiénes deben llevarlas a cabo, cómo se agrupan las actividades, quién le reporta
a quién y en dónde se toman las decisiones. En otras palabras, es dentro de esta etapa que
se identifican, clasifican, agrupan y asignan el trabajo, los recursos para adelantarlo y las
responsabilidades, de tal manera que cada integrante sepa qué se espera de su labor y
cómo está contribuyendo a la consecución del objetivo grupal.
Para Bateman y Snell (p. 20), la organización de las actividades incluye atraer a las
personas a la organización, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas
en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las
personas y las cosas funcionen juntas con el objeto de alcanzar el máximo éxito.
Dirección
La dirección es la etapa del proceso administrativo con la que se busca influir

positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de incrementar
su contribución a las metas grupales.
La etapa de dirección implica trabajar con y a través de las personas para lograr los
objetivos. Además, entraña la motivación de los empleados, ayudar a resolver los
conflictos de los grupos de trabajo, influir en los individuos o en los equipos durante la
ejecución de las tareas, seleccionar los canales de comunicación más efectivos o afrontar
de cualquier manera problemas relacionados con el comportamiento del personal.
Los elementos del concepto, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., se pueden
definir como:
 Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros

de un grupo.
 Motivación. Los factores que ocasionan, canalizan y sostienen la conducta de una
persona.
 Equipo. Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un propósito
común.
 Comunicación. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir
significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.
Münch (p. 105), conjuga estos elementos indicando que la dirección consiste en la
ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de
los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del
liderazgo.
Control
El control es la etapa del proceso administrativo que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas. Aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización a menos de que
exista un mecanismo por el cual cerciorarse de que lo efectuado va de acuerdo con los
objetivos.
El objetivo de esta etapa consiste en ver que todo se haga conforme fue planeado y
organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de
plantear correctivos, rectificarlos y evitar su repetición.
Funciones de las etapas del proceso administrativo
Planeación Organización Dirección Control
 Establece los  Diseña los cargos  Dirige y motiva a  Mide el

objetivos y la y las tareas los empleados desempeño.
misión. específicas  Establece la  Toma
 Estudia  Crea la estructura comunicación. correctivos.
alternativas. de la  Soluciona  Comprueba los
 Determina organización. conflictos procesos y
recursos  Coordina las laborales. actividades.
necesarios. actividades  Diseña estrategias  Inspecciona los
 Genera estrategias laborales. para mejorar el recursos de la
para alcanzar los  Establece desempeño. empresa.
objetivos. políticas y
procedimientos.
 Define la
asignación de
recursos.
Fuente: Hurtado (p. 49)
Otras etapas del proceso administrativo
Algunos de los integrantes de la escuela del proceso administrativo han propuesto algunas

etapas diferentes a las ya citadas, entre ellas se tienen:
 Previsión. Prever qué se puede hacer consiste en el diagnóstico de la información y

los datos disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o
construcción del contexto en el que la organización se encontrará. Se incorpora
dentro de la etapa de planeación.
 Pronóstico. El pronóstico busca predecir lo que ocurrirá en una determinada área
de la organización dentro de un periodo dado, por ejemplo, el pronóstico de ventas.
Se asocia a la etapa de planeación.
 Presupuesto. El presupuesto actúa como una herramienta que, de manera
anticipada, esquematiza, mide y pondera económicamente los resultados esperados
de lo planificado. Inscrita en la etapa de planeación.
 Integración. Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y
obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La
integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos
humanos y materiales, selección, entrenamiento y compensación del personal.
Atribuida a la etapa de organización con ramificaciones que llegan a la de dirección.
 Liderazgo. El liderazgo se puede definir como la tentativa para orientar la
motivación de ciertos individuos hacia la consecución de algunos objetivos. Hace
parte de la etapa de dirección.
 Coordinación. La coordinación se define como la reunión de esfuerzos encaminados
al logro de los objetivos establecidos. De hecho, de ella depende la eficiencia de los
diversos departamentos empresariales y se ubica en la fase dinámica del circuito.
Adscrita nominalmente a la etapa de organización, aunque se plantea como una
actividad continua que atraviesa todas las etapas del proceso administrativo y sirve
como el pegamento que las aglutina.
Ejemplo de aplicación de las etapas del proceso administrativo
Se ilustra el caso de una papelería que quiere obtener mayores beneficios durante la
próxima temporada de regreso a clases:
En primer lugar, los administradores estarían en la etapa de planeación cuando realizan

una previsión de ventas de la próxima temporada de regreso a clases. Al hacerlo,
determinan que es posible generar un beneficio adicional del 25 % si mejoran sus
márgenes y ofrecen un surtido más amplio. Concluyendo, se genera un plan para negociar
con los proveedores, al menos con seis meses de antelación, de tal manera que se
consigan mejores precios y se aseguren el abastecimiento y los inventarios de nuevos
productos.
En tanto que se estaría desplegando la etapa de organización al designar al jefe de

compras como delegado de las negociaciones, quien deberá informar al supervisor de
inventarios para que diseñe la nueva logística de almacenamiento. Además, trabajarán con
el encargado del merchandising en la determinación de la posible renovación de los
estantes de la tienda que permita una mejor exposición a los clientes, para así convertir el
nuevo y más amplio surtido en mayores volúmenes de venta.
Mientras que en la etapa de dirección se establecerían los canales de comunicación entre

todos los actores involucrados en el desarrollo del plan, de tal manera que cada uno esté
informado de los avances para así determinar las acciones a ejecutar y en qué momento lo
harán. También se velaría por la fluidez de esta coordinación en el tiempo, para que el
proyecto “regreso a clases” se complete sin contratiempos y con la colaboración activa de
todos los integrantes del equipo.
Finalmente, en la etapa de control se detectan irregularidades y se plantean correctivos,

esto ocurro durante toda la extensión del proyecto, no únicamente al finalizar la
temporada. Por ejemplo, encontrando que se cuenta con equipos de cómputo e impresión
subutilizados durante esta época del año. Así, al reportar este hallazgo a la dirección, se
continúa con las etapas del proceso administrativo dando pie a que se genere un nuevo
plan. En este caso, para ofrecer el servicio de personalización y marcado de los productos,
empleando las impresoras con las que ya se cuenta, con el fin de ampliar los márgenes de
utilidad de cada venta y aumentar la satisfacción de los clientes.
Se observa, entonces, que las etapas del proceso administrativo fluyen y se emplean
continuamente en la medida en que se van desarrollando las actividades propias del
negocio. También, que cada una aporta para que se alcancen los objetivos y se optimicen
los recursos de la organización.
Distinción entre fases y etapas del proceso administrativo
Resulta relevante diferenciar entre las etapas del proceso administrativo y las fases de
este. En primer término, como se ha mencionado, las etapas son cuatro: planeación,
organización, dirección y control. Por su parte, las fases del proceso administrativo son
dos, a saber: mecánica o estructural y dinámica u operacional.
La fase mecánica está conformada por las etapas de planeación y organización, es teórica,

en ella se basa el accionar de la administración y se establecen las estructuras necesarias
para su correcto accionar. La fase dinámica está compuesta por las etapas de dirección y
control, es operativa, se ocupa de llevar a cabo lo planificado y de disponer las
modificaciones que permiten la mejora continua.
Es decir, haciendo un símil inexacto con la actividad de la construcción:
 La fase mecánica o estructural, constituida por las etapas de planeación y

organización, estaría a cargo del diseño de los planos, de la ingeniería previa, la
presupuestación y de la arquitectura en general.
 La fase dinámica u operacional, formada por las etapas de dirección y control,
procedería con la edificación en sí misma, desde la cimentación, pasando por el
levantamiento de columnas y muros, hasta la interventoría y el cuidado de los
detalles finales con los que se da por terminada la obra.

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El despliegue de las etapas del proceso administrativo le permite a la organización dirigir

Cuáles son las etapas del proceso administrativo

En la práctica, la ejecución de las cuatro etapas del proceso administrativo es lo que

El siguiente gráfico muestra la vinculación, la recurrencia y la continuidad existentes en el

La planeación es la etapa del proceso administrativo en la que se hace un esfuerzo por

La planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un medio que

Para Koontz y Weihrich (p. 78), el proceso de planeación comprende la selección de

La dirección es la etapa del proceso administrativo con la que se busca influir

 Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros

Funciones de las etapas del proceso administrativo

Planeación Organización Dirección Control

 Establece los  Diseña los cargos  Dirige y motiva a  Mide el

Fuente: Hurtado (p. 49)

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 Previsión. Prever qué se puede hacer consiste en el diagnóstico de la información y

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En primer lugar, los administradores estarían en la etapa de planeación cuando realizan

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Finalmente, en la etapa de control se detectan irregularidades y se plantean correctivos,

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La fase mecánica está conformada por las etapas de planeación y organización, es teórica,

Es decir, haciendo un símil inexacto con la actividad de la construcción:

 La fase mecánica o estructural, constituida por las etapas de planeación y

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