PARTE II – GRUPOS DE PROCESOS DE INICIO Y PLANIFICACIÓN

HEINER ANDRÉS CRESPO PRADO

ELECTIVA PMI - NRC 50229

JHON ALEXANDER GONZALEZ GARZON

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

GERENCIA DE PROYECTOS

SEMANA 5

2023
 PARTE II – GRUPOS DE PROCESOS DE INICIO Y PLANIFICACIÓN

El estudiante, de forma individual, continuará con la segunda parte del proyecto integrador, en

esta ocasión realizará la gestión de procesos de inicio y planeación, con el objetivo de relacionar

y aplicar buenas prácticas contenidas en el PMBOK en la ejecución de proyectos, además de

identificar los componentes del plan de ejecución de proyecto bajo la metodología del PMBOK.

Esta actividad le permitirá desarrollar los resultados de aprendizaje: Elabora un plan para la

ejecución del proyecto basado en la metodología planteada en el PMBOK.

1. PROCESO DE INICIO DEL PROYECTO.

1.1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.

Es el documento que estipula la realización del proyecto y autoriza al Director de Proyecto en

la asignación de los recursos imperiosos para la correcta consecución de los objetivos. Así

mismo, determina la relación que debe existir entre el iniciador del proyecto y el contratista. El

director de proyecto debe ser asignado al momento de la creación del Acta de Constitución, de tal

forma que pueda establecer los objetivos y una mejor compresión de los propósitos para que el

desarrollo del proyecto se dé de la mejor forma.

Tabla I. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.

 FECHA RESPONSABLE RAZÓN VERSIÓN
Gerente del
07-08-2023 Inicio Proyecto V0
Proyecto

INFORMACIÓN GENERAL.
APLICACIÓN DE LA GUÍA PMBOK 6ed EN
NOMBRE DEL
PROYECTO EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN PARA
DISEÑAR UN PLAN DE MEJORAMIENTO
PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS Y PROCESOS QUE
ACTUALICEN LA EJECUCIÓN DE LOS
SERVICIOS OFRECIDOS POR LA EMPRESA
CIVILTOPM LTDA CON EL FIN DE ATRAER
NUEVOS CLIENTES.
FECHA DE CÓDIGO DEL
07-08-2023 VAL-002
CREACIÓN PROYECTO
PREPARADO POR: Heiner Andrés Crespo Prado
APROBADO POR: CIVILTOPM LTDA

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO.

Actualmente en la empresa CIVILTPM LTDA ubicada en la ciudad de

Duitama Boyacá, la cual se encarga principalmente de ofrecer servicios de
topografía en proyectos civiles y de minería, se ha visto afectada
significativamente en los últimos 5 años por la pérdida de clientes a causa de
la falta de adquisición de nuevas tecnologías y actualización de procesos para
la prestación del servicio que ofrece, lo que impacta principalmente el grado
de competitividad de la empresa con respecto al mercado laboral que abarca.
2. DEFINICIÓN DEL PRODUCTO.
Contratación y ejecución de obras públicas y privadas relacionadas con la ingeniaría civil,
topografía de minas y obras civiles.

3. DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO.

El proyecto debe dar solución con el mejoramiento para la
implementación de nuevas tecnologías y procesos en la
empresa Civiltopm Ltda. en la ciudad de Duitama, Boyacá.
REQUERIMIENTOS La identificación debe evidenciar los hallazgos encontrados
FUNCIONALES durante la recolección de la información.
Los hallazgos, las recomendaciones y las conclusiones
definidas, deben brindar un mejoramiento para la
implementación de nuevas tecnologías y procesos en la
empresa Civiltopm Ltda. en la ciudad de Duitama, Boyacá.
Revisión futura de otras organizaciones para tomarlo como
REQUERIMIENTOS punto de partida en la planeación de proyectos
NO FUNCIONALES similares.
Mayor desempeño para la implementación de nuevas
tecnologías y procesos en la empresa Civiltopm Ltda. en la
ciudad de Duitama, Boyacá.
El documento debe cumplir la NORMA TÉCNICA
COLOMBIANA - NTC 1486 referente la Documentación,
REQUERIMIENTOS Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de
DE CALIDAD investigación.
El documento debe cumplir la NORMA TÉCNICA
COLOMBIANA - NTC 5613 Que corresponde a:
“Referencias
Bibliográficas. Contenido, Forma y Estructura”.

4. OBJETIVOS DEL PROYECTO

 Que se hagan 2 modificaciones
Análisis en el proceso de
del alcance o que no me
Planificación en cuanto a Alcance,
modifiquen el alcance.
ALCANCE tiempo y costo para el desarrollo del
 Mirar si admite mejoras.
mejoramiento para la
Alcance + 2 modificaciones
implementación de nuevas
Incrementar la eficiencia en la
tecnologías y procesos en la
prestación del servicio 80%.
empresa Civiltopm Ltda. en la
ciudad de Duitama, Boyacá.
Terminar el proyecto con una
TIEMPO 8 meses desviación en tiempo menor o igual
al 15%.
 Terminar el proyecto con una
COSTO 185.195.354. MCTE
00
desviación en costo menor o igual
al 15%.
RIESGOS Evitar Riesgo asociados a la demora No tener Accidentes Laborales.
en las Actividades operativas y
Administrativas
5. FINALIDAD DEL PROYECTO.
Aplicar los lineamientos planteados en la guía PMBOK (6ed) en el proceso de planificación,
para el mejoramiento para la implementación de nuevas tecnologías y procesos en la
empresa Civiltopm Ltda. en la ciudad de Duitama, Boyacá.

6. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La planeación de un proyecto, se considera de vital importancia para el éxito de los
resultados en todos los proyectos que realizamos, ya que éstos, deben ser encaminados a
cumplir los lineamientos planteados por el PMBOK 6ed, buscando así métodos y criterios
claros que logren armonizar el proceso y desarrollo de los mismos.

Civiltiopm Ltda. es una empresa dedicada a la contratación y ejecución de obras públicas y

privadas relacionadas con la ingeniería civil, topografía de minas y obras civiles,
construcción de carreteras, puentes, oleoductos, locaciones, acueductos, alcantarillados,
caminos vecinales, aeropuertos, movimientos de tierra, pavimentación, transporte de carga
intermunicipal, etc. También la administración de maquinaria y/o suministro de personal
para tales obras, según Matricula e inscripción del registro mercantil de la cámara de
comercio de Duitama, Boyacá.

Actualmente la empresa se encarga principalmente de ofrecer servicios de topografía en

proyectos civiles y de minería, se ha visto afectada significativamente en los últimos 5 años
por la pérdida de clientes a causa de la falta de adquisición de nuevas tecnologías y
actualización de procesos para la prestación del servicio que ofrece, lo que impacta
principalmente el grado de competitividad de la empresa con respecto al mercado laboral
que abarca.

7. NOMBRAMIENTO DE GERENTE DEL PROYECTO.

NOMBRE Heiner Andrés Crespo Prado NIVEL DE AUTORIDAD

REPORTA A: CIVILTOPM LTDA ALTO

8. CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.
HITO O EVENTO FECHA
SIGNIFICATIVO INICIO (dd-mm-aaaa) FIN (dd-mm-aaaa)
Fecha de Inicio del Proyecto 07/Agosto/2023 06/Abril/2024

Actividades preliminares 08/Agosto/2023 07/Septiembre/

2023
Cotización y Compra de softwares, 08/Septiembre/ 09/octubre/2023
estaciones y drones 2023
Capacitación personal 10/octubre/2023 9/Enero/2023
Instalaciones de redes internas 10/Enero/2024 15/Marzo/2024
Implementación estrategias de 1/Marzo/2024 5/Abril/2024
marketing.
Prestación de servicios 6/Abril/2024

9. ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN

EN EL PROYECTO.
ORGANIZACIÓN ROL QUE DESEMPEÑA
Socios Patrocinador, iniciador, Especificador, influyente.
Proveedores de materiales y equipos Suministradores. Satisface necesidades, Abastecer.
Clientes Está constituido por personas Naturales o jurídicas,
que adquieren directamente contratos de servicio
con Civiltopm Ltda
Comunidad Beneficiarios.
Compras: revisión de mejor opción. Comprador, Negociador.
Empleados Aportan a la empresa la fuerza de trabajo el
compromiso y la dedicación de la misma, tienen un
vínculo laboral con Civiltopm Ltda. y son
remunerados a través del pago de un salario.
Estado Civiltopm Ltda. da cumplimiento a las leyes y
regulaciones, la relación más directa que se tiene
con el estado es en la contribución de impuestos.

10. PRINCIPALES AMENAZAS.

 Desarrollar el proyecto en un tiempo mayor al estipulado, ya que desencadenaría en
mayores costos y menor credibilidad.
 Falta de información referente a los avances y proyectos realizados a nivel local
 Falta de información técnica de los procesos.
11. PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO.
 Participar en la mejora del proceso de planificación para la futura construcción de
viviendas tipo VIS con material ecológico WPC.
  Incentivar nuevas generaciones de investigadores comprometidos con la Innovación
en la Ingeniería Civil en Colombia.
12. PRESUPUESTO PRELIMINAR
ÍTEM DESCRIPCIÓN UND VALOR TOTAL
1 ACTIVIDADES PRELIMINARES $ 10.000.000
2 COMPRA SOFWARE 5 $ 15.000.000
3 COMPRA ESTACIONES 10 $ 95´195.354
4 COMPRA DRONES 5 $ 30.000.000
5 CAPACITACION PERSONAL $ 25.000.000
6 INSTALACION REDES INTERNAS $ 10.000.000
TOTAL COSTOS DIRECTOS $ 185.195.354
13. PATROCINADOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.
NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA
LEONARDO CIVILTOPM LTDA
GERENTE 07-08-2023
SERRANO

Fuente: Elaboración Propia.

1.2. DESARROLLO DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO.

 Permite definir, preparar y coordinar todos los componentes para el plan integral de la

dirección del proyecto y determina como se administrará y controlará el proyecto durante todo

su ciclo de vida. [10, p. 82].

Para el desarrollo del Plan, se va a tomar como entradas el acta de constitución del

proyecto y los factores ambientales de la empresa. En cuanto a las herramientas y técnicas

utilizadas, corresponden a juicio de expertos y las habilidades interpersonales. De acuerdo al

desarrollo del proyecto, es posible establecer el desarrollo de cuatro planes dentro del proceso

de planificación descritos así: Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión del Costo y

Gestión de los Riesgos.

Fig. 1 Plan para la Dirección del proyecto.

Fuente: Elaboración Propia.

Para el monitoreo y control de los cuatro planes, se establecen tres líneas bases que ayudan a

un correcto desarrollo del proyecto. Dichas líneas bases corresponden a: Alcance, tiempo y

Costo. Por otro lado, se establece un plan para la Gestión de cambios donde se definen como se

deberán plantear los cambios que el proyecto presente durante el proceso de Ejecución.

Tabla II. PROCESO INTEGRAL DE CONTROL DE CAMBIOS.

 PROCESO DE CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS.
1. Identificación del El cambio a realizar deberá ser evaluado y analizado por el
cambio a realizar Gerente del Proyecto.
El Cambio, lo deberá solicitar directamente el Director del
Proyecto o el encargado del mismo, presentando la solicitud
2. Procedimiento para en el formato indicado, incluyendo las afectaciones en
Control de Cambios. cuanto al Alcance, Tiempo, Costo o Riesgo al Gerente del
proyecto y posterior envío por parte de éste último al
Comité de control
de cambios.
3. Requerimiento para El control de cambios deberá estar debidamente sustentado y
el Control de presentado de cuerdo al formato propuesto y expuesto por el
Cambios comité de Control de Cambios.
El Gerente del Proyecto, será el primer interesado en revisar
4. Encargados de la solicitud de cambio, de tal forma que los cambios que
aprobación en el estén debidamente sustentados, serán enviados al Comité de
control de cambios. control de cambios, compuesto por el Gerente de proyecto, el
director de Calidad y el encargado de las finanzas con el fin
de revisar
su viabilidad e impacto.
5. Aprobación de
Los Cambios pueden ser autorizados por parte del Gerente
cambios sin
del Proyecto directamente siempre y cuando éstos no afecten
revisiones del
el proyecto en cuanto al Alcance, Tiempo, Costo y Calidad.
comité.

Fuente: Elaboración Propia.

2. PLAN PARA LA GESTIÓN DEL ALCANCE.

2.1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE.

Para el correcto desarrollo del presente proyecto, es importante aclarar que va encaminado al

proceso de Planificación para el mejoramiento para la implementación de nuevas tecnologías y

procesos en la empresa Civiltopm Ltda. en la ciudad de Duitama, Boyacá. Por otro lado, durante

la definición del alcance, se describe detalladamente cual va a ser el objetivo fundamental,

documentando claramente los entregables que hacen parte del proyecto y aquellas actividades que

no hacen parte del objeto principal.

 2.2. DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.

En el presente Proyecto, el Director será el encargado de determinar las instrucciones y

condiciones mediante las cuales se desarrollará el proyecto, así mismo determinará cómo será su

posterior ejecución y monitoreo.

El objeto principal del proyecto, es la Planeación en cuanto al Alcance, tiempo, costo y

Riesgos para la posterior ejecución El proyecto debe dar solución con el mejoramiento para la

implementación de nuevas tecnologías y procesos en la empresa Civiltopm Ltda. en la ciudad de

Duitama, Boyacá. Los entregables, restricciones, criterios de aceptación y exclusiones del

Alcance, se describen a continuación:

Tabla III. ACTA DE DECLARACIÓN DEL ALCANCE.

NOMBRE DEL PROYECTO.

APLICACIÓN DE LA GUÍA PMBOK 6ed EN LA PLANIFICACIÓN DEL
MEJORAMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS Y
PROCESOS EN LA EMPRESA CIVILTOPM LTDA. EN LA CIUDAD DE DUITAMA,
BOYACÁ

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL ALCANCE DEL PROYECTO.

Civiltopm Ltda. es una empresa dedicada a la contratación y ejecución de obras públicas y
privadas relacionadas con la ingeniería civil, topografía de minas y obras civiles, construcción
de carreteras, puentes, oleoductos, locaciones, acueductos, alcantarillados, caminos vecinales,
aeropuertos, movimientos de tierra, pavimentación, transporte de carga intermunicipal, etc.
También la administración de maquinaria y/o suministro de personal para tales obras.

En el desarrollo de nuestro proyecto de inversión se toma como referencia la situación actual

de la compañía con respecto a un promedio en el número de clientes y contratos desarrollados
durante los últimos años.

La importancia de definir el tamaño que tendrá el proyecto se manifiesta principalmente en su

incidencia sobre el nivel de las inversiones y costos que se calculen y, por tanto, sobre la
estimación de la rentabilidad que podría generar su implementación. Córdoba Padilla, M.
 (2011).

Después de definida la unidad de medida del tamaño del proyecto, se establece Ia cantidad de
producción o de prestación de servicio. Córdoba Padilla, M. (2011), para este caso en
particular establecemos la relación entre la capacidad real, instalada y diseñada tomando
como referencia la cantidad de clientes y contratos por año.

2.3. CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE TRABAJO

(EDT/WBS)

Una vez generado el Alcance del proyecto, se desarrolla y descompone en ítems más

específicos, teniendo en cuenta los objetivos a entregar dentro del Acta del Alcance.

El proceso que se va a realizar para la creación de las EDT, es el siguiente:

IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO FINAL, el cual corresponde a la planeación el

mejoramiento para la implementación de nuevas tecnologías y procesos en la empresa Civiltopm.

Los entregables principales durante la planeación de la ejecución.

CONCLUSIONES:

 Analizando el Alcance del proyecto durante el proceso de planeación, se estipuló

que la ejecución debe estar compuesta por siete capítulos que corresponden a los

entregables del proyecto, plasmados en la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) así:

Actividades preliminares; bases y placas; montaje de viviendas prefabricadas;

instalaciones y redes internas; cubiertas; aparatos y accesorios; aseo y entrega final.

 Analizando el Alcance del proyecto durante el proceso de planeación, se estipuló

que la ejecución debe estar compuesta por siete capítulos que corresponden a los

entregables del proyecto, plasmados en la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) así:

Actividades preliminares; bases y placas; montaje de viviendas prefabricadas;

instalaciones y redes internas; cubiertas; aparatos y accesorios; aseo y entrega final.

 Se observó que los lineamientos establecidos por el PMBOK 6d son versátiles, ya

que permiten su adaptación a cualquier tipo de proyecto, lo que podrá entenderse como

un modelo a seguir para futuros proyectos de viviendas similares.

 Es importante desarrollar una correcta Gestión administrativa y gerencial al

momento de la ejecución del proyecto, estableciendo los roles y responsabilidades de

cada uno de los interesados, que permitan la consecución de los entregables sin

afectación al alcance, tiempo y costo.

REFERENCIAS:

 Barato, J. (2015). Navegando por la Guía del PMBOK. En El director de proyectos a

examen: guía de estudio en español para la capacitación del Director de Proyectos (pp. 85-102).

Ediciones Díaz de Santos.

 • Barato, J. (2015). Caso práctico. En El director de proyectos a examen: guía de estudio

en español para la capacitación del Director de Proyectos (pp. 769-782). Ediciones Díaz de

Santos.

 I. V. Mejia y L. A. Viltard, Un camino unificado hacia el manejo de proyectos, Buenos

Aires: International Journal of Safety and Security in Tourism/Hospitality, 2015.