Sistema de Archivo Alfabetico

Sistema De Archivo Alfabético
Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de

los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.
Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes
ventajas:
a) Se basa en secuencia alfabética
b) Es directo
c) Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.
Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor

parte tiene los siguientes elementos:
GUÍAS: las guías consisten en una pieza de cartón, tamaño carta o legal,
preferentemente de color, de material resistente algunas veces reforzado con
varillas de metal en las orillas. Tienen dos funciones: ayudar a localizar el material
archivado guiando la vista y servir de sostén al material archivado.
Las guías llevan lo que se llama títulos o marbetes que pueden ser letras, números,
nombres, etc., según el sistema de archivo a utilizar. hay tres tipos.
GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas
importantes y estas van al inicio.
GUIAS SECUNDARIAS: Guías secundarias o auxiliares:

Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta de archivo y con
esto se crea una subdivisión.
GUÍAS ESPECIALES AUXILIARES:

Estas guías se utilizan después de una guía secundaria para subdividir esa sección
y destacar nombres importantes según el giro, empleo, etc.
GUÍAS DE SALIDA
Sirven para indicar que un documento salió del archivo. Llevan la pestaña en 4ª. O
5ª. Posición y en ella la palabra FUERA U OUT.
CARPETA
Las carpetas las encontramos en dos tamaños, carta y legal. Corrientemente tiene
varios quiebres en su parte inferior que sirven para ir acondicionando el fondo, de
acuerdo con el número de documentos.
EXPEDIENTE
El expediente hace referencia al conjunto de documentos que conforma un
procedimiento, ya sea judicial, administrativo o policial.
CARPETAS INDIVIDUALES
Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se
mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse
frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro
de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de
fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe
tener por lo menos cinco documentos.
CARPETAS MISCELÁNEAS
Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no
es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta
considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"
de toda correspondencia.
ARCHIVO CLASIFICIACIÓN
Clasificación: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando
a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar
también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa,
suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.
• Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su
ubicación por términos semejantes y para su posterior localización
• Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema
que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación
sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control.
Manual o Código de Clasificación
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de
consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algún
servicio general.
La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la
existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado
en todos los archivos.
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:
• Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas
y archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para
carpetas y archivadores.
• Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario
preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio
posible sin que sufran deterioro.
Principios Fundamentales de Clasificación.
los principios fundamentales en el proceso de archivar son:
Clasificar, ordenar y archivar.
✓ Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un
documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o
criterio definido.
✓ Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha
señalado.
✓ Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto
que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen
diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir, la
clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.
¿COMO VAMOS A ARCHIVAR Y PORQUE NOMBRE VAMOS A ARCHIVAR?
Algunos autores le denominan a este paso, “clasificar” y para ello tenemos 5
posibilidades:
1. Membrete, cuando es original
2. Destinatario cuando es copia
3. Persona que firma la carta, cuando no hay membrete
4. Asunto que trata
5. Lugar
Si usamos sistema alfabético o numérico nos corresponde las tres primeras
posibilidades.
a) Sistema por asunto: la 4ª
b) Sistema Geográfico: La 5ª.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
La carta original: se archiva de la siguiente forma
a. Si tiene membrete, se tomará ese nombre para clasificarlo.
b. Si no tiene membrete, se busca el nombre de la empresa inmediatamente
después de la despedida, y se archiva bajo este nombre.
c. Si no hay membrete o nombre de la empresa, deberá archivarse por el
nombre de la persona que firma la carta.
Debemos tener claro que la carta original es un documento que nuestra empresa
recibe de un cliente.
La carta copia: se archiva de la siguiente forma.
a. No tiene membrete
b. Se busca el nombre de la empresa que aparece en el destinatario.
c. Si el nombre de la empresa no aparece en el destinatario entonces se
archivará bajo el nombre de la persona a quien va dirigida la carta.
EJEMPLO DE CARTA ORIGINAL
ORIGINAL
ARCHIVESE
M.V.L
12/09/22
Sistema de archivo: alfabético

Guía principal: E
Guía secundaria: EM
Folder y carpeta: Embutidos Sociedad
Anónima (Los) / López Reselyn, (sec.)
(En este caso se utilizó la regla 12)
EJEMPLO DE COPIA DE UNA CARTA
COPIA
ARCHIVESE
M.V.L
12/09/22
Sistema de archivo: alfabético

Guía principal: B
Guía secundaria: Ba
Folder y carpeta: Banco Central JYS/ López
Reselyn, (sec.)

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Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor

GUIAS SECUNDARIAS: Guías secundarias o auxiliares:

GUÍAS ESPECIALES AUXILIARES:

Sistema de archivo: alfabético

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