“AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL

DESARROLLO”

Tema: Sistema de Archivo por asunto o temático

• Alumna:
Tuanama Cabrera Marita Marisol

• Carrera:
Asistencia Administrativa

• Sección:
2–A

• Turno:
Mañana

IQUITOS-PERU
“CUANDO HAY UNA TORMENTA LOS PAJARITOS SE ESCONDEN, PERO LAS AGUILAS VUELAN MAS ALTO”

SISTEMA DE ARCHIVO
POR ASUNTO O
TEMATICO.

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“CUANDO HAY UNA TORMENTA LOS PAJARITOS SE ESCONDEN, PERO LAS AGUILAS VUELAN MAS ALTO”

INDICE

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INDICE...................................................................................................3
DEDICATORIA .......................................................................................4
AGRADECIMIENTO...............................................................................5
EPÍGRAFES ...........................................................................................6
PRESENTACIÓN ...................................................................................7
INTRODUCCION ...................................................................................8
DESARROLLO: ......................................................................................9
CLASES ...............................................................................................10
CARACTERISTICAS............................................................................13
USOS ...................................................................................................14
VENTAJAS Y DESVENTAJAS ............. ¡Error! Marcador no definido.
CONCLUSIONES.................................................................................16
WEBGRAFÍA ........................................................................................17
ANEXOS...............................................................................................18

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“CUANDO HAY UNA TORMENTA LOS PAJARITOS SE ESCONDEN, PERO LAS AGUILAS VUELAN MAS ALTO”

DEDICATORIA

Querida profesora y compañeros,

Nos sentimos muy honrados de que puedan leer esta monografía. Y quiero
dedicar este trabajo a todos los involucrados de este maravilloso instituto de
mucho trabajo y compromiso.

En primer lugar, se la dedicamos a nuestra profesora por su dedicación y

compromiso. Nos sentimos muy afortunados de contar con alguien así del cual
aprendimos muchísimo y podemos plasmar todo ese conocimiento en este
trabajo. Su entusiasmo nos motivó a trabajar aún más duro para asegurar el éxito
de la monografía.

Este trabajo también va dedicado a nuestras familias, nuestros padres y todos

nuestros compañeros. Quiero agradecer a todos por su contribución y su granito
de arena para llegar a este punto. Estoy seguro de que la monografía que hemos
realizado será una contribución significativa.

También quiero dedicar esta monografía a todos mis compañeros. Su apoyo nos
permitió llevar a cabo esta investigación. Su generosidad fue crucial para el éxito
de esta monografía.

Gracias de nuevo a todos los involucrados.

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“CUANDO HAY UNA TORMENTA LOS PAJARITOS SE ESCONDEN, PERO LAS AGUILAS VUELAN MAS ALTO”

AGRADECIMIENTO

A Dios por bendecirnos con su infinito amor y habernos acompaño en este

transcurso de nuestras vidas, permitiéndonos compartir este momento con
nuestros compañeros.

A nuestros padres, por sus esfuerzos para darnos un futuro mejor porque
siempre estuvieron y están con nosotros brindándonos su apoyo incondicional y
son ellos quienes están presentes en nuestras mentes y corazón en cada paso
que damos.

A nuestras familias que siempre estuvieron a nuestro lado brindándonos sus

apoyos para la realización de esta monografía.

A la Dra. Rosa Pérez quien con sus enseñanzas y sabiduría supo guiarnos en el
desarrollo de este trabajo.

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“CUANDO HAY UNA TORMENTA LOS PAJARITOS SE ESCONDEN, PERO LAS AGUILAS VUELAN MAS ALTO”

EPÍGRAFES

Un día sin reír es un día perdido – Charles Chaplin

Cada día sabemos más y entendemos menos – Albert Einstein
La innovación distingue a los líderes de los seguidores – Steve Jobs
La educación es el arma más poderosa para cambiar el mundo – Nelson
Mandela
Dar el ejemplo no es la principal manera de influir sobre los demás; es
la única manera – Albert Einstein
Nunca sabes lo fuerte que eres, hasta que ser fuerte es la única opción
que te queda – Bob Marley
Hay dos maneras de vivir la vida: una como si nada fuese un milagro, la
otra como si todo fuese un milagro – Albert Einstein
El secreto de la existencia humana no solo está en vivir, sino también
en saber para qué se vive – Fiódor Dostoievski
Pasamos mucho tiempo ganándonos la vida, pero no el suficiente
tiempo viviéndola – Teresa de Calcuta
Incluso la gente que afirma que no podemos hacer nada para cambiar
nuestro destino, mira antes de cruzar la calle – Stephen Hawking
Lo que no te mata, te hace más fuerte – Friedrich Nietzsche
Los éxitos más importantes se consiguen cuando existe la posibilidad
de fracasar – Mark Zuckerberg
Siempre da más de que lo esperan de ti – Larry Page
La forma de empezar es dejar de hablar y empezar a actuar- Walt Disney.

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“CUANDO HAY UNA TORMENTA LOS PAJARITOS SE ESCONDEN, PERO LAS AGUILAS VUELAN MAS ALTO”

PRESENTACIÓN

¿El por qué?

Es de suma importancia porque nos ayuda a poder tener un mejor orden de cada
documento y así ahorrar tiempo al momento de querer o revisar un documento.

¿Para qué?

Sirve para poder desarrollar con más eficiente los trabajos documentarios, y
poder ahorrar tiempo al momento de buscar un documento (Informes,
Memorado, Actas, etc.).

¿Cómo?

Lo primero las medidas de un archivador por lo general es de 50x20 echa de

madera, los documentos tienen que estar ordenados de forma alfabética,
numérica y tiene que ser de uso practico y rápido.

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INTRODUCCION

La finalidad de esta actividad es identificar términos empleados en la profesión

archivística.

Los términos archivísticos son utilizados en la unidad de correspondencia o en

el perfil del ofimático como herramienta para describir los documentos con
exactitud, debe comprender el significado de los términos que se usan para
identificar las diversas piezas documentales cuyo significado varía de un periodo
a otro o bien son resultados de distintas actividades.

El manejo del vocabulario técnico le permite al archivista diferencial entre el

objeto, el termino y su aplicación de status a las personas que se desenvuelven
en el medio laboral o en su desempeño diario con los demás empleados.

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DESARROLLO

I. CONCEPTO: Sistema de archivo por

asunto o temático.

La clasificación Alfabética por Asuntos o Materias es también

conocida como temática, y es un sistema muy utilizado en la
pequeña y mediana empresa cuando se necesita archivar por temas,
pues los negocios no sólo tienen que ver con personas sino también
con productos, materiales y servicios. Estos datos se conocen en el
archivo con el nombre de Asuntos. Este sistema es empleado con
muy buenos resultados en archivos centralizados, casi siempre
combinado con otros sistemas de archivo. Es necesario recordar que
no existe un sistema de archivo mejor que otro. Lo importante es que
el sistema responda a las necesidades de la empresa. En los
documentos que se deben archivar muchas veces se encuentra que
tratan dos o más temas diferentes; esto constituye una dificultad en
este sistema ya que cada tema debe ir en su respectiva carpeta, con
el fin de facilitar su consulta oportuna. El sistema Alfabético por
Asuntos y el control para el caso de un mismo documento que trata
de dos temas diferentes, serán los puntos centrales de estudio de
esta cartilla.

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II. CLASES
Archivo Numérico Por Asunto.
SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las
personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas,
para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre
de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético
en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo
encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas,
el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir
nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

Está constituida por guías y carpetas individuales identificadas con el número

que se le asignó en el registro numérico. Estos números pueden ser por ejemplo
asignados de 10 en 10 de 100 en100 o de 1000 en 1000, dependiendo del
volumen de correspondencia que tenga la empresa. Dentro de las carpetas
individuales los documentos se ordenan cronológicamente. Las guías que
corresponden a los números pueden distribuirse en varias posiciones.

Numérico simple por asunto:

El Sistema Numérico Consecutivo consiste en asignar a cada individuo, firma o
asunto un número en forma consecutiva. Con esta numeración se identifican los
documentos que se legajarán en las respectivas carpetas. Este sistema también
se conoce como Numérico Simple.

Numérico decimal por asunto:

QUÉ SON LOS NÚMEROS DECIMALES. Un número decimal es un número no
entero, compuesto por una parte entera y una parte decimal, y se usan cuando
queremos representar números que son más pequeños que la unidad. Por
ejemplo, 0,5 es un número decimal, y es más pequeño que la unidad, ya que se
cumple que 1 es mayor que 0,5.

Numero dúplex por asunto:

SISTEMA NUMERICO DUPLEX es un término utilizado en telecomunicación

para definir a un sistema que es capaz de mantener una comunicación
bidireccional, enviando y recibiendo mensajes de forma simultánea.

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Archivo Alfabético Por Asunto.

El archivo Alfabético por Asuntos es el que guarda todos los documentos de una
misma materia, asunto o tema. Se conoce también como archivo temático. Se
trata, pues, de archivar los documentos de acuerdo con su contenido y con base
en el nombre del remitente o destinatario. Ello obliga a subrayar algunas líneas
de la carta o documento, o bien a escribir en el margen superior el asunto de que
trate.
Quien vaya a archivar por este sistema, debe analizar el documento para
determinar el asunto principal con que se relaciona.

CLASIFICACION TIPO DICCIONARIO:

Cada asunto se archiva por su respectiva letra. Ejemplo:
"Sistema de Publicidad " se ubica en "S"
"Mercados Exteriores" se ubica en "M"
"Ventas Generales" se ubica en "V"

CLASIFICACION TIPO ENCICLOPEDIA:

Consiste en seleccionar asuntos principales, ordenarlos
alfabéticamente y organizar cada grupo conservando el
orden alfabético.
Las guías principales contienen el nombre del grupo. Detrás
de estas guías están colocadas las carpetas con los nombres
de los documentos que corresponden al grupo.
Es necesario escoger nombres simples, significativos y técnicos para cada
asunto. Por ejemplo: HERRAMIENTAS, en
vez de "Implementos de Trabajo"; DROGAS, en vez de
"Medicamentos".

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Por lo regular el sistema Alfabético por Asuntos no requiere

carpetas misceláneas, VARIOS. Cada documento se clasifica
dentro de un asunto específico.
Sin embargo, cuando el archivo es complejo, al final de cada grupo principal debe
colocarse una carpeta con el nombre de VARIOS o MISCELANEA para guardar
los documentos de ese grupo que aún no tienen carpeta, hasta que se completen
cinco documentos que justifiquen abrir una carpeta individual.
En caso de usarse la carpeta VARIOS, se colocará en cuarta posición y con
marbete de distinto color, detrás de cada grupo o al final de la gaveta.
Cuando se trate de materias muy extensas y demasiado genéricas, será siempre
conveniente analizar cuál de los dos tipos de archivo vistos anteriormente se
adapta a las necesidades de la empresa.
Ejemplo:
MESAS:
Madera
Metálicas
Mixtas
Plásticas

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III. CARACTERISTICAS

- Se organiza a través de temas o asuntos.

- Facilita la ubicación de los documentos.

- Permite la agregación de documentos a diferentes carpetas.

- Los archivos se agrupan según su contenido.

- Generalmente mejora la eficiencia de búsqueda.

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IV. USOS

En este sistema se identifica el elemento común bajo el cual se

agruparán diferentes documentos. Esta agrupación ayuda a
organizar los documentos relacionados y facilita su localización.

En empresas mercantiles para clasificar sus productos y para

organizar sus operaciones. Ejemplo: los distribuidores de productos
por categorías en productos lácteos, carnes, vegetales, cereales, etc.

En oficinas o instituciones que conservan material didáctico. Ejemplo

los profesores archivan su material didáctico de acuerdo a las
diferentes asignaturas o temas.

En investigaciones científicas y proyectos especiales. Ejemplo:

incidencia de SIDA en la mujer. Deserción escolar y otros.

Para documentos relacionados con la construcción un nuevo edificio

o proyecto. Por ejemplo: los arquitectos archivan sus documentos por
el nombre del edificio o proyecto

Para conservar información relativa al cuidado y mantenimiento del

equipo.

En hoteles o restaurantes para archivar los contratos relativos al uso

de salones para reunirnos en asambleas programadas cada mes.

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V. VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Ventajas:
- Permite un rápido acceso a la información.
- Se pueden agregar documentos relacionados a diferentes carpetas,
lo que facilita la conexión a diferentes temas.
- Puede ser utilizado para pequeñas y grandes cantidades de
documentos y archivos.
- Resulta más eficiente para la búsqueda de documentos que tienen
un tema específico.

Desventajas:
- Puede ser más difícil archivar los documentos al principio si no se
cuenta con un buen plan de clasificación.
- La falta de un estándar puede llevar a una organización incoherente
y confusa.
- Es posible que la búsqueda de documentos no sea tan eficiente si no
se sabe el tema específico del documento.

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CONCLUSIONES

Sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El archivo de

documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio
nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de
documentos que son necesarios conservar en su base de datos.

Es importante reconocer que los archivos sin historia no existirían y la historia

sin los archivos tampoco. La uno depende de la otra; es importante que si vamos
a investigar la historia de nuestra patria en cualquier nivel los archivos son la
fuente fiel de ella porque en los documentos de archivos son la fuente fiel de ella
porque en los documentos de archivo que son documentos únicos se ha
documentado lo vivido en determinada época. El problema se nos presenta
cuando se han perdido los documentos y no podemos contar con la secuencia
de la información que buscamos, esto nos lleva a ir a otras fuentes como la
tradición oral.

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WEBGRAFÍA

➢ https://tomi.digital/es/132885/sistema-de-archivo-por-
asuntos?utm_source=google&utm_medium=seo

➢ https://www.cuidatudinero.com/13182497/ventajas-y-desventajas-de-
sistemas-de-archivo
➢ https://tomi.digital/es/127016/sistema-de-archivo-
numerico?utm_source=google&utm_medium=seo

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ANEXOS

Archivador alfabético.

Oficina Archivística

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Archivadores

Archivador numérico

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