SP1310 Club Leadership Handbook

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB
Una Guía para un Liderazgo

Eficaz del Club
DONDE SE HACEN
Rev. 02/2020 LOS LÍDERES
MANUAL
DE LIDERAZGO DEL CLUB
Una Guía para un

Liderazgo Eficaz del Club
© 2020 Toastmasters International. Todos los derechos reservados. Toastmasters

International, el logotipo Toastmasters International y todas las otras marcas
registradas y derechos de autor de Toastmasters International son propiedad
única de Toastmasters International y solo podrán ser usados con permiso. DONDE SE HACEN
LOS LÍDERES
Artículo SP1310 Rev. 2/2020 www.toastmasters.org
Misión de Toastmasters Misión del Distrito Misión del Club
International Construimos nuevos clubes y apoyamos Proporcionamos una experiencia de
Capacitamos a nuestros socios para que a todos los clubes para que logren la aprendizaje positiva y de servicio en la
se conviertan en mejores comunicadores excelencia. cual se capacita a los socios para que
y líderes. desarrollen habilidades de comunicación
y liderazgo, y así aumenten la confianza
en sí mismos y su crecimiento personal.
Valores de Toastmasters International

Integridad
Respeto
Servicio
Excelencia
Promesa de la Marca Toastmasters International

Fortalecer a las personas a través del desarrollo personal y profesional.
Esta es la promesa que Toastmasters International le hace a los socios del club. Una vez que hayamos logrado esta meta
de forma constante, en todos los clubes del mundo, habremos logrado la excelencia de los clubes.
La promesa de Toastmasters
Como socio de Toastmasters International y de mi club, prometo:
Asistir regularmente a las sesiones del club
Preparar todos mis proyectos con el máximo empeño, con base en el programa educativo de Toastmasters
Preparar y completar las tareas de la sesión
Proporcionar evaluaciones útiles y constructivas a mis compañeros
Ayudar al club a mantener el ambiente positivo y amigable necesario para que todos los socios aprendan y
desarrollen sus habilidades
Servir al club como dirigente cuando me sea solicitado
Tratar a mis compañeros del club y a nuestros invitados con respeto y cortesía
Traer invitados a las sesiones del club para que puedan ver los beneficios que ofrece la afiliación a Toastmasters
Cumplir con las pautas y reglas de todos los programas de educación y reconocimiento de Toastmasters
Actuar conforme a los valores centrales de Toastmasters de integridad, respeto, servicio y excelencia durante la realización
de todas las actividades de Toastmasters
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Funciones de liderazgo a nivel del club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
GOBIERNO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Documentos de gobierno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Club Constitution for Clubs of Toastmasters International
Comité Ejecutivo del club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Reuniones del Comité Ejecutivo del club
EL CLUB DENTRO DE LA ESTRUCTURA DEL DISTRITO. . . . . . . . . . . . 14

Club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Sesiones del club
Área. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Visitas de Área al club
Consejo de Área
Sesiones del Consejo de Área
División . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Sesiones del Consejo de División
Distrito. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Comité Ejecutivo de Distrito
Consejo de Distrito
Sesiones del Consejo de Distrito
CRONOGRAMA DEL CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

FUNCIONES DE LIDERAZGO DEL CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Presidente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Responsabilidades del Presidente
Presidir las sesiones
Obtener el reconocimiento de Club Distinguido
Liderar y guiar
Gerente de Base Camp
Resumen de responsabilidades
Antes de las sesiones del club
Al llegar a las sesiones del club
Durante las sesiones del club
Fuera de las sesiones del club
Situaciones comunes que los Presidentes enfrentan
Vicepresidente de Educación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Responsabilidades del Vicepresidente de Educación
Coordinar el programa del club
Respaldar el Programa Educativo
Planificar concursos de oratoria
Dirigir el programa de orientación
Situaciones comunes que los Vicepresidentes de Educación enfrentan
Vicepresidente de Afiliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Responsabilidades del Vicepresidente de Afiliación
Reclutar nuevos socios
Dirigir concursos de reclutamiento
Ayudar a los invitados
Procesar las solicitudes de afiliación
Después de las sesiones del club
Situaciones comunes que los Vicepresidentes de Afiliación enfrentan
Vicepresidente de Relaciones Públicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Responsabilidades del Vicepresidente de Relaciones Públicas
Promocionar al club
LinkedIn
Facebook
Twitter
YouTube
Meetup
Mantener actualizado el sitio web del club
Proteger la marca Toastmasters, sus marcas registradas y su propiedad intelectual
Situaciones comunes que los Vicepresidentes de Relaciones Públicas enfrentan
Secretario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Responsabilidades del Secretario
Tomar notas
Mantener archivos
Informar sobre nuevos oficiales
Durante las sesiones del club, de asuntos oficiales del club y del Comité Ejecutivo
Situaciones comunes que los Secretarios enfrentan
Tesorero.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Responsabilidades del Tesorero
Supervisar cuentas
Cobrar las cuotas de afiliación
Pagar facturas
Situaciones comunes que los Tesoreros enfrentan
Oficial de Asambleas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Responsabilidades del Oficial de Asambleas
Resguardar las pertenencias del club
Coordinar las sesiones del club
Despues de las sesiones del club
Situaciones comunes que los Oficiales de Asambleas enfrentan
PROGRAMA DEL CLUB DISTINGUIDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Requisitos del DCP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Definición de Clubes de Alta Calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Sesiones de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
PROGRAMA EDUCATIVO DE TOASTMASTERS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Experiencia de aprendizaje de Toastmasters Pathways . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Nivel 1: Dominar los aspectos fundamentales
Nivel 2: Aprender su estilo
Nivel 3: Aumentar el conocimiento
Nivel 4: Desarrollar habilidades
Nivel 5: Demostrar experiencia
Logros y reconocimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Toastmaster Distinguido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Realizar varios trayectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Enviar solicitudes de reconocimientos de educación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
FINANZAS DEL CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Presupuesto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Cuenta bancaria del club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Administrar y auditar los fondos del club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Instrucciones para administrar y auditar los fondos del club
Estados bancarios, facturas y cheques
Ingresos del club
Gastos del club
Bienes
Informe
Seguro de responsabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
ACTIVIDADES DEL CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Elecciones de los oficiales del club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Nombramiento
El proceso de elección
Frecuencia de elección
Vacantes
Toma de posesión del oficial del club
Texto de toma de posesión del oficial del club
Concursos de oratoria del club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
La función del Vicepresidente de Educación
Otras oportunidades de liderazgo
Presidir un concurso
Ayudar a organizar un concurso de oratoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Elegibilidad de los socios
ÍNDICE TEMÁTICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
INTRODUCCIÓN
¡Felicidades! Como oficial electo de su club Toastmasters, usted tiene la oportunidad de
contribuir al éxito de su club y adquirir una valiosa experiencia práctica de liderazgo.
A diferencia de otros programas de capacitación, en los que se aprende cómo ser un líder
exitoso leyendo libros y asistiendo a conferencias, Toastmasters le brinda la oportunidad
de adquirir experiencia práctica en liderazgo mientras ayuda a las personas a aprender y
crecer en sus profesiones y vidas personales.
Como líder del club, usted desempeña una función importante en la misión de
Toastmasters International: Capacitamos a nuestros socios para que se conviertan en
comunicadores y líderes más eficaces.
Desempeñarse como oficial del club es una gran responsabilidad y una oportunidad
estupenda. Su período en el cargo está lleno de oportunidades para renovar su
perspectiva, practicar el trabajo en equipo y desarrollar su capacidad de convertir valores y
estrategias en acciones productivas.
Las herramientas y los recursos de este manual le guiarán en la creación de estrategias
para el éxito y en el cumplimiento de sus tareas como líder. Las publicaciones disponibles
en el sitio web de Toastmasters International son una de esas herramientas; para ayudarle
a identificarlas, encontrará referencias a ellas a lo largo de este manual. También podrá
encontrar respuestas a sus preguntas de liderazgo, ya sea que tenga experiencia como
líder o se esté iniciando como tal.
FUNCIONES DE LIDERAZGO A NIVEL DEL CLUB

Para liderar a su equipo de forma eficaz, primero debe entender su función dentro de la
organización como oficial del club. Comprender claramente cuales son sus funciones y los
procedimientos es esencial para el éxito del club. Una vez que las conoce, puede trabajar
conjuntamente con los socios de su equipo y con sus compañeros oficiales del club.
Cada posición de liderazgo está representada por un ícono específico para
esa función. A lo largo del manual, usted podrá identificar la información que sea
especialmente relevante para su función ubicando su ícono en los márgenes. Las
posiciones de liderazgo a nivel del club que se describen en este manual son las
siguientes:
1 Presidente
2 Vicepresidente de Educación
3 Vicepresidente de Afiliación
4 Vicepresidente de Relaciones Públicas
5 Secretario
6 Tesorero
7 Oficial de Asambleas
MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 7

¡Comencemos!
• Lea este manual. futuro y comenzar a crear un Plan de
Está repleto de consejos prácticos para Éxito del Club (Artículo SP1111).
señalarle la dirección correcta. Preste • Asista a la capacitación de los oficiales
especial atención a su función específica del club.
y al calendario de Toastmasters, y use El Distrito brinda capacitación a los
el manual como referencia durante su oficiales del club dos veces al año. Es una
período como oficial. excelente oportunidad de aprendizaje y
• Reúnase con los oficiales salientes del brinda crédito para el Programa de Club
club. Distinguido.
Esto le brindará la oportunidad de conocer • Conéctese.
los proyectos, problemas o situaciones Manténgase al día sobre todas las
que seguirán necesitando atención novedades a través de The Leader Letter,
en el año próximo. También es una la revista Toastmaster y los canales
oportunidad para recibir cualquier trabajo de redes sociales de Toastmasters
administrativo, archivos y propiedad del International. Asegúrese de que su
club que sean importantes para finalizar dirección de correo electrónico esté
su período en el cargo. en el registro de la Sede Internacional
• Lleve a cabo su primera reunión del para recibir comunicaciones sobre
Comité Ejecutivo. recordatorios y eventos importantes. Si
A pesar de que probablemente todos los debe actualizar su dirección de correo
oficiales del club se conozcan entre sí, electrónico, comuníquese con nosotros a
es una buena idea realizar una reunión través de [email protected].
informal para proponer ideas, mirar al
Club Central
Como oficial del club, tiene acceso a Club Central, un portal para acceder a herramientas
en línea que lo ayudarán a ocuparse adecuadamente de los asuntos del club. Existen
tutoriales de Club Central disponibles que lo ayudarán a familiarizarse con el portal.
Ingrese a Club Central en www.toastmasters.org/clubcentral usando su nombre de
usuario y contraseña. Club Central se abrirá con un listado de todos los clubes en los
que usted se desempeñe como oficial. Selecciona el club del cual quieres ver, actualizar o
imprimir información. Desde Club Central usted puede:
• Enviar solicitudes de afiliación (nuevo / • Revisar y actualizar el documento
doble / reincorporado); las solicitudes de Addendum of Standard Club Options
transferencias no pueden enviarse a través (Apéndice de Opciones Estándar del Club)
de Club Central) • Revisar los reconocimientos y logros del
• Enviar pagos de cuotas de afiliación club
• Revisar los recibos y estados de cuenta • Revisar los Informes de Desempeño
del club Distinguido del club
• Enviar premios educativos • Verificar la elegibilidad de los socios para
• Actualizar la información de contacto y discursos de oratoria y designación de
sesiones del club y los datos demográficos representantes
• Asignar oficiales del club • Ver y descargar certificados de
aniversario del club
• Revisar la lista de afiliación del club y actualizar
la información de contacto de los socios
8 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

Como oficial del club, usted tiene muchas oportunidades de ejercer el liderazgo. Puede
ayudar a resolver un conflicto entre socios del club, planificar un evento especial, o delegar
FILOSOFÍA DE
tareas importantes a voluntarios. Dependiendo de su función, puede enviar trabajo EDUCACIÓN DE
administrativo, cuotas del club, o informes de afiliación a la Sede internacional de manera LIDERAZGO
oportuna. Cuando surjan las oportunidades de liderazgo, use las siguientes guías: Los líderes obtienen
resultados para sus clubes
dando atención prioritaria a
Consejos para los líderes las necesidades de sus socios
• Planifique con anticipación. • Comuníquese con anticipación y con y compañeros oficiales
Quienes fracasan al planificar, planifican el frecuencia. del club. Considérese
fracaso. No permita que los problemas lo un administrador de los
detengan. Abórdelos de forma positiva recursos de su club —
• Fíjese objetivos realistas. humanos, financieros y
No sobrecargue a los socios de su club. para resolverlos.
físicos. El liderazgo es un
Concéntrese en cumplir la misión del club • Sea un líder. viaje que dura toda la vida
y lograr las metas del Programa del Club Su trabajo es ayudar a los socios de su e incluye el deseo de servir
Distinguido y así verá que casi todo lo a otros y el compromiso de
club y a sus compañeros oficiales del club
demás encajará perfectamente. liderar. Esfuércese por ser
a lograr sus objetivos de educación en
confiable, consciente de sí
Toastmasters.
mismo, modesto, solícito,
visionario y motivador.
¿NECESITA AYUDA?
Revise nuestras frequently asked questions (preguntas frecuentes) en el sitio web
de Toastmasters International: www.toastmasters.org/faq. Además, puede comu-
nicarse con la Sede Internacional en www.toastmasters.org/contactus.
para solicitar ayuda sobre cualquier pregunta o preocupación que tenga.

1 2 3 4 CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF
TOASTMASTERS INTERNATIONAL
5 6 7
Article VI: Officers, Section 1
The officers of this club shall be a Club President, a Vice President E ducation, a
Vice President Membership, a Vice President Public Relations, a Club Secretary,
a Club Treasurer (or a Club Secretary-Treasurer), a Sergeant at Arms, and the
Immediate Past Club President.
Recursos para los oficiales del club

Preguntas de los oficiales del club [email protected]
Contactos por correo electrónico www.toastmasters.org/contactus
Toastmasters Club Central www.toastmasters.org/clubcentral
Documentos de gobierno www.toastmasters.org/govdocs
Tienda Toastmasters en línea www.toastmasters.org/shop
Recursos de marketing,
como por ejemplo, manuales,
folletos y materiales promocionales www.toastmasters.org/marketing
Recursos gratuitos,
como por ejemplo,
plantillas para materiales de oficina,
logotipos e imágenes con la marca www.toastmasters.org/logos
Sitios web del Distrito www.toastmasters.org/districtwebsites
Revista Toastmaster www.toastmasters.org/magazine
Estándares de conducta www.toastmasters.org/ethicsandconduct
The Leader Letter www.toastmasters.org/leaderletter
Preguntas sobre impuestos [email protected]
Preguntas sobre seguros [email protected]

GOBIERNO
Los oficiales del club tienen muchas oportunidades de participar en el gobierno de
Toastmasters International, incluso fuera del club. Como oficial del club, usted tiene la
oportunidad de interactuar con los Dirigentes del Distrito, participar en las sesiones
de los Consejos de Área y Distrito, elegir líderes de Distrito e internacionales y votar en
importantes temas de gobierno en la Sesión Anual de Asuntos Oficiales del Club.
DOCUMENTOS DE GOBIERNO
Cada club está gobernado por las políticas de la organización. La Club Constitution for
Clubs of Toastmasters International es el principal documento de gobierno del club.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF

El club puede modificar partes del Addendum of Standard Club Options (Apéndice de
Opciones Estándar del Club) siempre y cuando no contradigan las disposiciones de los
documentos Club Constitution for Clubs of Toastmasters International (Constitución del
Club para Clubes de Toastmasters International) Policy and Protocol (Política y Protocolo).
Para realizar modificaciones al documento Addendum of Standard Club Options es
necesario el voto de la mayoría de los socios del club. La votación debe tener lugar en una
sesión de asuntos oficiales del club, convocada y notificada de forma debida y que cuente
con la presencia un quórum de socios votantes.
Todos los cambios que se realicen a la adenda se deberán documentar y guardar
en archivo a través del sitio web de Toastmasters International en Club Central. Los
cambios de nombre, ubicación, horario y lugar de sesiones del club también se realizan
en Club Central. También puedes enviar la información a la Sede Internacional por correo
electrónico a [email protected].
COMITÉ EJECUTIVO DEL CLUB

El Comité Ejecutivo de un club Toastmasters está compuesto por los ocho oficiales del 1 2 3 4
club (Presidente del Club, Vicepresidente de Educación, Vicepresidente de Afiliación, 5 6 7
Vicepresidente de Relaciones Públicas, Secretario del Club, Tesorero del Club, Oficial de
Asambleas y el Presidente del Club del Año Anterior).
El Presidente del Club actúa como Presidente del Comité Ejecutivo del Club. Mediante
un trabajo en equipo, el Comité Ejecutivo del Club debe gestionar todos los asuntos
oficiales y administrativos del club. El Presidente del Club del año anterior brinda consejo y
orientación según se lo solicite el Presidente del Club.
REUNIONES DEL COMITÉ EJECUTIVO DEL CLUB

El Comité Ejecutivo se reúne según sea necesario para discutir sobre los asuntos del club.
Los Comités Ejecutivos de algunos clubes se reúnen dos veces al mes, mientras que otros
lo hacen mensualmente. Cada comité decide con qué frecuencia se reunirá, pero es
importante que los comités recientemente electos se reúnan al comienzo de su período
para discutir el presupuesto y realizar o actualizar el Plan de Éxito del Club.

Los socios del club que no actúen en el Comité Ejecutivo son bienvenidos a asistir a las
sesiones y se recomienda que lo hagan. Sin embargo, a los visitantes o invitados que no
sean socios no les está permitido asistir.
El quórum para la negociación de asuntos oficiales del Comité Ejecutivo del club
está formado por la mayoría del Comité. Consulta el documento Club Constitution for
Clubs of Toastmasters International, Articles VIII: Committees and V: Quorum and Voting
(Constitución del Club para Clubes de Toastmasters International, Artículos VIII: Comités y
V: Quórum y votación). Todas las decisiones que tome el Comité Ejecutivo del Club deben
ser aprobadas por el club. Si el club no aprueba la decisión de un Comité Ejecutivo del
Club, esta no será válida.
Deberes del Comité Ejecutivo del club

• Crear un presupuesto del club • Elaborar una estrategia para el éxito en el
• Completar un Plan de Éxito del Club Programa del Club Distinguido
• Crear y supervisar otros comités del club
según sea necesario
1 Componentes de una reunión del Comité Ejecutivo

• Programa • Participación
Incluya actas de la última reunión, Solicite que cada miembro del Comité le
informes de los oficiales, estado de socios brinde informes o que contribuya de otro
inactivos y una revisión de las actividades modo con la reunión.
de afiliación y educación, entre otras. Si los • Revisión
socios del Comité tienen problemas para Revise los objetivos anuales y el progreso
atenerse al horario del programa, use un de su club en el Programa del Club
cronometrador en la reunión. Distinguido y Plan del Éxito del Club
• Procedimiento (Artículo SP1111).
Mantenga la organización y la • Visión de futuro
productividad de la sesión usando Discuta qué puntos estarán en los
procedimientos parlamentarios. programas de las sesiones futuras.
El Presidente del club fija el tono,
• Creatividad
actuando como modelo para mantener el
No se quede atascado en una mentalidad
orden y mostrar respeto por las opiniones
conservadora y repetitiva. Fortalezca
de otros miembros del Comité.
y estimule a sus compañeros a pensar
• Ritmo creativamente y proponer nuevas ideas.
El ritmo de la sesión debe ser ágil y esta
debe ser breve. La fase de resolución
ingeniosa de problemas y generación de
ideas creativas se debe reservar para el
final.

Por lo general, hay bastantes temas para discutir en una reunión del Comité Ejecutivo, y es 1 5 7
fundamental que todos sean tratados. Es útil establecer un programa muy específico con
plazos determinados. Por ejemplo:
7–7:05 p.m. Comienzo de la sesión y comentarios de apertura por parte del

Presidente
7:05–7:15 p.m. Lectura de las actas de la reunión anterior redactadas por el
Secretario y votación formal para aprobarlas
7:15–7:45 p.m. Informes de los oficiales y del Comité, en orden inverso de rango,
comenzando por el Oficial de Asambleas
7:45–8:15 p.m. Asuntos pendientes de la reunión anterior
8:15–8:30 p.m. Nuevos asuntos oficiales del club
8:30–8:45 p.m. Anuncios y reflexiones finales
8:45 p.m. Cierre
Recursos de Gobierno
Reporte de información
de los oficiales del club www.toastmasters.org/clubofficerlist

EL CLUB DENTRO DE LA
ESTRUCTURA DE DISTRITOS
CLUB
Los oficiales del club tienen un sistema de respaldo compuesto por otros socios y por sus
Dirigentes de Área, División y Distrito.
1 6 7 SESIONES DEL CLUB

Como oficial del club, usted es convocado para cumplir una serie de funciones para
el club. Algunas se realizan en las sesiones del club. Por ejemplo, el Presidente abre y
cierra todas las sesiones, el Tesorero cobra el pago de cuotas de afiliación y el Oficial de
Asambleas trae el atril, el estandarte y otros materiales relacionados con el club.
Recursos del club

Invocaciones www.toastmasters.org/invocationpledge
Tutoriales de oficial del club www.toastmasters.org/club-officer-tutorials
Domine sus sesiones www.toastmasters.org/1312
ÁREA
VISITAS DE ÁREA AL CLUB

La conexión más inmediata de su club con el liderazgo del Distrito es el Director de Área,
quien visita y evalúa a su club al menos dos veces al año. Durante una visita, el Director
de Área observa la sesión y evalúa la calidad del club según las normas descritas en
Momentos de la Verdad (Artículo SP290). El objetivo de esta visita es ofrecer información
y apoyo para que el club pueda prestar el mejor servicio posible a todos los socios de
Toastmasters en un ambiente divertido, propicio y enriquecedor.
Los Directores de Área usan el documento Area Director’s Club Visit Report
(Artículo 1471), que se basa en los Momentos de la Verdad, como guía para evaluar al
club. Los informes completos de las visitas al club se envían al Distrito, donde se usan para
evaluar el desempeño del Distrito en su totalidad.
Recursos de las Visitas de Área

Area Director’s Club Visit Report
(Artículo 1471) www.toastmasters.org/1471
Serving Clubs Through Visits:
A Guide for Area Governors

CONSEJO DE ÁREA
POLICY AND PROTOCOL

Protocol 7.1 District Events, Section 8. Area Council Meetings, A
The Area Council manages Area activities and supports each club in the Area in
fulfilling the club mission.
Miembros del Consejo de Área 1 2 3

• Director de Área • Vicepresidentes de Educación del club
• Subdirectores de área dentro del Área
• Secretario de área • Vicepresidentes de Afiliación del club
• Presidentes del club dentro del Área dentro del Área
Funciones del Consejo de Área

• Capacitación de los oficiales del club • Promoción del Programa del Club
• Reclutamiento de afiliados Distinguido en el Área
• Identificación de oportunidades para • Concursos de oratoria de Área
nuevos clubes y su organización
Sesiones del Consejo de Área 1 2 3

El Director de Área preside un Consejo de Área. El Consejo de Área se reúne al menos dos
veces al año. Los Presidentes, Vicepresidentes de Educación y Vicepresidentes de Afiliación
del club pueden ser elegidos para votar en las sesiones del Consejo de Área. Se espera que
los miembros del Consejo de Área asistan a cada una de las sesiones.
Asuntos discutidos en las sesiones del Consejo de Área

• P lanes, objetivos y progreso del club en el • Planes para las actividades del Área,
Programa del Club Distinguido y Plan del tales como concursos de oratoria
Éxito del Club (Artículo SP1111) • Objetivos, estrategias y noticias que
• Informes de asistencia a la capacitación de afectan a los clubes del Área
oficiales del club

DIVISIÓN
Miembros del Consejo de División

• Director de División • Director de División Asistente de
• Director de División Asistente de calidad incremento de clubes
del programa. • Directores de Área dentro de la División
Propósito y funciones del Consejo de División

• Respalda y brinda recursos a clubes y • Ayuda con la capacitación de los líderes
socios a través de los Directores de Área del club y del área
• Dirige las actividades de la División • Facilita el logro de los objetivos
• Ayuda con la administración de los Distinguidos del club, del Área y de la
concursos y las reuniones de la División División
Sesiones del Consejo de División

El Director de División preside el Consejo de División, que se reúne al menos dos veces
al año. Para obtener más información, consulte Policy and Protocol, Protocol 7.1: District
Events, Section 7. Division Council Meetings.
Asuntos tratados en las sesiones del Consejo de División

• Planes, objetivos y progreso del Área en el • Informe de asistencia a la capacitación de
Programa de Área Distinguida oficiales del club
• Planes, objetivos y progreso del club en el • Planes para actividades de la División,
Programa del Club Distinguido tales como capacitación y concursos de
oratoria
DISTRITO
COMITÉ EJECUTIVO DE DISTRITO
Comité Ejecutivo de Distrito

• Director de Distrito • Gerente de Relaciones Públicas
• Director de Calidad del Programa • Directores de División
• Director de Incremento de Clubes • Directores de Área
• Gerente de Administración • Director de Distrito del Año Anterior
• Gerente Financiero

CONSEJO DE DISTRITO
El Consejo de Distrito es el órgano de gobierno del Distrito, sujeto a la supervisión general
de la Junta Directiva. El Director de Distrito preside el Consejo de Distrito.
Miembros del Consejo de Distrito 1 2

• Comité Ejecutivo de Distrito • Vicepresidentes de Educación de los
• Presidentes de los clubes clubes
Sesiones del Consejo de Distrito 1 2

A cada club se le asignan dos votos en las sesiones del Consejo de Distrito. Se reserva un
voto para el Presidente del club. El otro voto es para el Vicepresidente de Educación.
Se podrán usar votos de representantes si un oficial del club no puede asistir
personalmente a la sesión del consejo. Cuando el proceso de votación se lleve a cabo en
línea, no se permitirán representantes. Un representante vota en nombre de un oficial
que no pudo asistir a una sesión del consejo. El oficial que no haya podido asistir debe
designar por escrito a cualquier socio individual activo del club para que actúe como su
representante. Los miembros del Consejo de Distrito o los representantes que no sean
miembros del Comité Ejecutivo del Distrito tienen dos votos como máximo (uno por cada
afiliación de club, hasta un máximo de dos clubes). Los miembros del comité ejecutivo de
distrito tienen un límite de tres votos (dos por el club, uno por el puesto de DEC). Se espera
que los miembros del Consejo de Distrito asistan a cada una de las sesiones.
Asuntos tratados en las sesiones del Consejo de Distrito

• Elección de los Dirigentes del Distrito • Presentación de informes del Comité
• Aprobación del nombramiento de los • Adopción del presupuesto del Distrito
Dirigentes
• Adopción de alineación de clubes
Recursos del Distrito

District Leadership Handbook
Procedimientos de
elección del Distrito www.toastmasters.org/districtelectionprocedures
Sitios web del Distrito www.toastmasters.org/districtwebsites

CRONOGRAMA DEL CLUB
JUNIO (ANTES DE FINALIZAR JULIO AGOSTO

EL PERÍODO)
Plazos específicos
1 DE JUNIO 1 DE JULIO 1 DE AGOSTO
Comienza: Primera ronda de Comienza: A
ño Toastmasters 3 Finaliza: Programa de
capacitación de incremento de socios
oficiales del club para Comienza: Programa del Club Premio Smedley
créditos en el Programa Distinguido
del Club Distinguido
30 DE JUNIO 31 DE AGOSTO
1 5 Se necesitan: Lista de oficiales Finaliza: Primera ronda de
del club a la Sede capacitación de
internacional oficiales del club
para créditos en el
3 Finaliza: Programa de incremento Programa del Club
de socios ¡Gánale el Reloj! Distinguido
(comenzado en el período
anterior) Póngase en contacto con
sus líderes de distrito para
saber en qué momento se
realizarán los concursos
de oratoria en su Distrito y
qué concursos ya se están
realizando. Esto le permitirá
planificar adecuadamente los
concursos de su club.
TAREAS
HABITUALES Tareas importantes
• Celebrar reuniones del
Comité Ejecutivo del
JUNIO (ANTES DE JULIO AGOSTO
club para compartir
FINALIZAR EL PERÍODO) Asistir a la primera ronda de Asistir a la primera ronda de
actividades, logros y Reunirse con el Comité capacitación para los oficiales capacitación para los oficiales
planes Ejecutivo del Club saliente del club del club
para coordinar una 2 Determinar los objetivos de
• Celebrar reuniones transferencia sin problemas.
2 4 Planificar y promocionar
con sus comités, tales educación de cada socio los próximos concursos de
Asistir a la primera ronda de oratoria
como, el Comité 2 Solicitar a los socios que
capacitación para oficiales
de Educación, de del club completen la encuesta 1 3 Enviar el resumen de las
Reclutamiento y de Member Interest Survey 5 6 cuotas de afiliación a los
Relaciones Públicas Completar un Plan del Éxito (Artículo 403) socios
del Club
4 Crear una lista de medios de 2 Planificar cómo ayudar a cada
Comprar suministros de la comunicación y un paquete socio a lograr los objetivos de
tienda Toastmasters en línea de publicidad educación
Crear un presupuesto para 6 Finalizar el presupuesto del 3 Revisar los resultados de la

el club club con aprobación del encuesta Member Interest
Comité Ejecutivo del Club Survey (Artículo 403)
1 Solicitar a los socios del
club que presten servicio 1 5 Designar al representante del 4 Enviar los paquetes de
en comités, tales como club para la Sesión Anual de publicidad a los medios de
los comités de Educación, Asuntos Oficiales. comunicación locales,
Reclutamiento o Relaciones e invitarlos a asistir a la sesión
Públicas del club. Asegurarse de que su
“Club Meeting and Contact 3 Promocionar el programa de
6 Suministrar al banco una Informantion” (Información incremento de socios Premio
tarjeta bancaria de firma Smedley
sobre la sesión del club y de
3 Promocionar el programa de contacto) en Club Central sea
incremento de socios Gánale correcta y esté actualizada.
al Reloj

SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
Plazos específicos
30 DE SEPTIEMBRE 1 DE OCTUBRE Comienza: Segunda ronda de
capacitación de
3 Finaliza: Programa de incremento de Se necesitan: Pago de cuotas de
oficiales del club
afiliación para crédito
socios Premio Smedley para créditos en el
en el Programa del
Programa del Club
Club Distinguido
Distinguido
Tareas importantes
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
1 3 Cobrar y enviar el pago de las cuotas Comunicarse con los líderes de Distrito Asistir a la segunda ronda de
5 6 de afiliación a través de Club Central. para averiguar qué concursos de capacitación de oficiales del club
oratoria se celebrarán y cuándo.
3 Promocionar el programa de Comunicarse con los líderes de Distrito
incremento de socios Premio 2 4 Planificar y promocionar los próximos para averiguar qué concursos de
Smedley concursos de oratoria. oratoria se celebrarán y cuándo.
2 4 Planificar y promocionar los 2 4 Planificar y promocionar los próximos
próximos concursos de oratoria concursos de oratoria.
Comunicarse con los líderes Clubes con períodos
de Distrito para averiguar qué semestrales:
concursos de oratoria se celebrarán
y cuándo. 5 Elecciones de los oficiales del club en
la primera sesión de noviembre
6 Preparar los archivos para transferirlos
sin problemas a los oficiales del club
entrantes
Preparar las cuentas del club para la
auditoría

DICIEMBRE ENERO FEBRERO
Plazos específicos
Clubes con períodos 1 DE FEBRERO
semestrales:
3 Comienza: P rograma de incremento de
31 DE DICIEMBRE socios ¡Difunde Toastmasters!
5 Se necesita: Lista de oficiales
del club a la Sede
internacional 28 o 29 DE FEBRERO
Finaliza: S egunda ronda de capacitación
de oficiales del club para
créditos en el Programa del Club
Distinguido
Tareas importantes
DICIEMBRE ENERO FEBRERO
Comunicarse con los líderes de Distrito 1 6 Los clubes de California envían el 1 3 Enviar el resumen de las cuotas de
para averiguar qué concursos de formulario 199N 5 6 afiliación a los socios
oratoria se celebrarán y cuándo.
2 4 Planificar y promocionar los Asistir a la segunda ronda de
próximos concursos de oratoria. capacitación de oficiales del club
2 4 Planificar y promocionar los próximos
concursos de oratoria. Asistir a la segunda ronda de 3 Promocionar el programa de
capacitación de oficiales del club incremento de socios ¡Difunde
Clubes con períodos Toastmasters!
Comunicarse con los líderes
semestrales: de Distrito para averiguar qué 2 4 Planificar y promocionar los próximos
Reunirse con el equipo de liderazgo concursos de oratoria se celebrarán concursos de oratoria.
saliente del club para coordinar una y cuándo.
Comunicarse con los líderes de Distrito
transferencia sin problemas
para averiguar qué concursos de
Completar un Plan del Éxito del Club oratoria se celebrarán y cuándo.
Comprar suministros de la tienda
Toastmasters en línea
Crear un presupuesto del club
2 Determinar los objetivos de
educación de cada socio
1 Solicitar a los socios del club que
presten servicio en comités, tales
como los comités de Educación,
Reclutamiento o Relaciones Públicas
del club.
6 Suministrar al banco una nueva
tarjeta bancaria de firma

MARZO ABRIL MAYO
Plazos específicos
31 DE MARZO 1 DE ABRIL 1 DE MAYO
3 Finaliza: Programa de incremento Se necesitan: Pago de cuotas 3 Comienza: Programa de incremento de
de socios ¡Difunde de afiliación para socios Gánale al Reloj
Toastmasters! crédito en el
Programa del Club
Distinguido
15 DE MAYO
1 6 Se necesita: F ormulario 199N
únicamente de los clubes
de California
Tareas importantes
MARZO ABRIL MAYO
4 Promocionar la próxima Convención Anual del Distrito Convención Anual del Distrito
Conferencia Anual de Distrito.
Elecciones de oficiales del club que
1 3 Cobrar y enviar el pago de las se celebrarán en la primera sesión
5 6 cuotas de afiliación a través de de mayo
Club Central.
Preparar los archivos para
3 Promocionar el programa de transferirlos sin problemas a los
incremento de socios ¡Difunde oficiales del club entrantes
Toastmasters!
6 Preparar las cuentas del club para la
auditoría
3 Promocionar el programa de
incremento de socios Gánale al Reloj

FUNCIONES DE LIDERAZGO
DEL CLUB
Como oficial, usted tendrá muchas oportunidades de ayudar a su club durante el próximo
período. Hacer funcionar un club exitoso requiere trabajar en equipo, así que asegúrese de
pedir ayuda a otros socios cuando sea necesario.
1 PRESIDENTE
Por ser la persona que marca las pautas del club, se espera que brinde un liderazgo útil
y de apoyo para todas las actividades del club y que sea la primera persona en asumir
responsabilidad por su progreso y bienestar.
Usted motiva, promueve un ambiente tranquilo y facilita según sea necesario. A pesar
de que en ocasiones deba intervenir y tomar una decisión difícil, intente no hacerlo sin
consultar a los socios y a otros oficiales del club. Esfuércese por mostrar respeto hacia
todos los socios, incluso cuando no esté de acuerdo con ellos, y brinde liderazgo para todos.

Article VII: Duties of Officers, Section 1
The Club President is the chief executive officer of this club and is responsible for
fulfilling the mission of this club. The President chairs meetings of this club and
the Club Executive Committee, appoints all committees, and has general supervi-
sion of the operation of this club. The President shall be an ex officio member of
all committees of this club except the Club Leadership Committee and shall serve
as one of this club’s representatives on the Area and District Councils. The President
shall transmit to this club for its approval or disapproval all ideas and plans pro-
posed by the Area and District Councils which may affect this club or its individual
members; and shall take no action binding upon this club without either specific
prior authorization or subsequent ratification by this club.
RESPONSABILIDADES DEL PRESIDENTE
Presidir las sesiones

El Presidente del club inicia y preside todas las sesiones del club, de asuntos oficiales del club
y del Comité Ejecutivo. Esto significa que el Presidente está a cargo de los procedimientos y
sigue adelante con el programa. Como Presidente, se espera que usted maneje los asuntos
de procedimiento al dirigir la sesión y que aplique procedimientos parlamentarios, como se
describe en el documento Robert’s Rules of Order Newly Revised. (Puedes comprar este libro
a tu vendedor de libros local o a un vendedor en línea como Amazon.com). Usted debe
concentrarse en la calidad del club y en la experiencia de los socios.
Obtener el reconocimiento de Club Distinguido

Usted trabaja junto a todos los líderes del club para lograr el éxito en el Programa del Club
Distinguido al estimular los logros de educación, incentivar y mantener la afiliación de socios,
asistir a la capacitación para oficiales del club y enviar el pago de cuotas de afiliación, las listas
de oficiales y otros documentos de forma oportuna. Usted reconoce los logros de los socios
entregando reconocimientos en las sesiones del club, enviando mensajes personales de
felicitaciones y elogiando públicamente de otra forma el buen trabajo de los socios del club.

Logros de los socios a reconocer
• Mejor de la sesión (ej. mejor orador, • Dirigir una actividad de forma exitosa
mejor Table Topics, mejor evaluador) (ej. concurso de oratoria, campaña de
• Reconocimientos de educación afiliación, programas de Iniciación en la
Oratoria, Liderazgo Juvenil, etc.)
• Afiliación de larga duración (ej. 5 años, 10
años, 20 años)
Liderar y guiar
El Presidente actúa como representante del club a nivel de Distrito e internacional. Si alguien amenaza
Como Presidente, es su función brindar liderazgo para el club cuando sea necesario. con tomar acciones
legales a causa de un
Esto incluye crear un ambiente de aprendizaje y realzar la calidad del club llevando a cabo
asunto relacionado con
sesiones bien dirigidas, enérgicas e interesantes; buscar y conectarse de forma activa Toastmasters, se debe
con los oficiales y socios del club; escuchar pacientemente y ofrecer ayuda, y resolver contactar de inmediato
conflictos en la medida en que surjan. al equipo ejecutivo de
Si surge un problema dentro del club que pueda tener como resultado la finalización Toastmasters International
o negación de la afiliación, consulta el documento Policy and Protocol 3.0, Section 2 para a través de boardcontact@
obtener orientación y conocer los procedimientos. toastmasters.org.

Los gerentes de Base Camp ayudan a facilitar el avance de los socios en la experiencia
de aprendizaje de Toastmasters Pathways al verificar la educación, aprobar las solicitudes
y realizar un seguimiento en el progreso obtenido en Base Camp. El presidente, el
vicepresidente de educación y el secretario son los únicos oficiales del club que tienen
acceso a la página de gerente de Base Camp. Los clubes deben asegurarse de que al
menos uno de estos oficiales pueda realizar las tareas de gerente de Base Camp.
www.toastmasters.org/Education/Pathways/FAQ
RESUMEN DE RESPONSABILIDADES
Antes de las sesiones del club 2 3

• Preguntar al Vicepresidente de Educación si algún socio va a recibir reconocimientos
especiales en la sesión.
• Preguntar al Vicepresidente de Afiliación si hay nuevos socios para iniciar
en la sesión.
• Planificar la parte de la sesión que corresponde a asuntos oficiales del club.
• Revisar el procedimiento parlamentario necesario para la sesión.

• Revisar el programa de la sesión.
• Dar la bienvenida a los invitados y socios al momento de su llegada para hacerlos
sentir bienvenidos.

• Comenzar la sesión sin demora a la hora programada.
• Presentar a los invitados.
• Explicar brevemente las actividades de la sesión para beneficio de los invitados.
• Presentar al Toastmaster de la sesión.
• Dirigir la parte de la sesión correspondiente a los asuntos oficiales del club.
• Informar fecha, hora y lugar de la próxima sesión.
• Realizar los anuncios que correspondan.
• Cerrar la sesión a tiempo.

• Asistir y votar en las sesiones del Consejo de Área y Distrito.
• Asistir a la Sesión Anual Asuntos Oficiales del Club en la Convención Internacional para votar en
nombre del club o designar a un socio del club como representante en dicha Convención.
• Nombrar el Comité de Auditoría del club cerca del final del período.
• Nombrar al Comité de Liderazgo para designar a los nuevos oficiales del club antes del
comienzo del próximo período.
• Programar y presidir reuniones del Comité Ejecutivo del club.
SITUACIONES COMUNES QUE LOS PRESIDENTES

ENFRENTAN
A continuación hay ejemplos de situaciones que puede encontrar en su función de
Presidente del club y sugerencias para resolverlos. A medida que vaya acumulando
experiencias exitosas en este rol, asegúrese de compartirlas con el equipo de Atención a
Clubes y Socios de la Sede Internacional ([email protected]).
Situación: Un socio que debe cumplir una función en una sesión no asiste a la
misma.
Posibles soluciones: Ayude al Toastmaster de la sesión a cumplir con la función reclutando
a otro socio al que todavía no se le haya asignado una función.
Si es necesario, cumpla usted mismo con la función.
Este podría ser el momento oportuno para presentar un módulo
de las series Successful Club o The Better Speaker (ambos artículos
solamente disponibles en inglés).
Situación: U n oficial del club está rindiendo menos de lo esperado, se ausenta
con frecuencia o no es capaz de cumplir sus deberes dejándote a ti,
el presidente, con más trabajo.
Posibles soluciones: Reúnase inmediatamente con el oficial del club y pregúntele qué
puede hacer para ayudarle. Compromételo, aliéntalo y motívalo para
desarrollar y usar las habilidades que se necesitan para el trabajo.
Examine su propia estrategia de liderazgo. Pregúntese a sí mismo
si está contribuyendo con los problemas del oficial del club.
Situación: Un socio del club es agresivo, controlador, o está causando
problemas en las sesiones del club de cualquier otra forma.
Posibles soluciones: Comuníquese de inmediato con el socio y escuche su punto de

vista. (Por lo general, esto es suficiente para resolver el problema y
es un paso necesario si se le aplican futuras medidas disciplinarias
al socio).
Dele al socio del club una tarea en la cual concentrar sus energías.
Explique a todo el grupo la importancia de realizar sesiones ordenadas
y positivas para que el socio en cuestión no se sienta señalado.
Si es necesario retirar al socio del club, consulta el documento
Club Constitution for Clubs of Toastmasters International,
Article II: Membership, Section 6, and Protocol 3.0: Ethics and
Conduct, Section 2.
Recursos del Presidente

Chairman (Artículo 200) www.toastmasters.org/200
Club Constitution for Clubs of
Toastmasters International www.toastmasters.org/govdocs
Programa del Club Distinguido y
Plan del Éxito del Club (Artículo SP1111) www.toastmasters.org/1111
Personally Speaking (Solamente en inglés) www.toastmasters.org/B63
VICEPRESIDENTE DE EDUCACIÓN 2
Como vicepresidente de educación, usted tiene la función de programar los discursos de
los socios, verificar la realización de los proyectos y servir de apoyo para responder a las
preguntas referentes al programa de educación, los concursos de oratoria y el programa
¿ABRUMADO?
de orientación de su club. Usted es una fuente importante de conocimiento Toastmasters
¡CONSIGA AYUDA!
para los socios del club y su trabajo es familiarizarse con todos los aspectos del programa Como Vicepresidente de
educativo de Toastmasters. Educación de su club, su
trabajo se hace pesado en
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF ocasiones; solo recuerde
TOASTMASTERS INTERNATIONAL que usted está en una
Article VII: Duties of Officers, Section 2 posición que le permitirá
The Vice President Education is the second-ranking club officer and is responsible ganar excelente experiencia
for planning, organizing, and directing a club program which meets the en liderazgo y aprender
educational needs of the individual members. The Vice President Education cómo funciona un club
chairs the Club Education Committee. The Vice President Education also serves as Toastmasters. Si le parece
one of this club’s representatives on the Area and District Councils and shall take que la carga es demasiada,
no action binding upon this club without either specific prior authorization or siempre puede pedir a
subsequent ratification by this club. un asistente voluntario
que le ayude; esta es
una estupenda forma de
RESPONSABILIDADES DEL VICEPRESIDENTE enseñar a alguien acerca
DE EDUCACIÓN del programa de educación
de Toastmasters y preparar
Coordinar el programa del club un sucesor para que se
Supervise la creación de un programa del club con al menos tres semanas de anticipación. presente como candidato
Asegúrese de que todas las funciones de la sesión se cumplan correctamente; por para el cargo cuando se elija
ejemplo, no designaría a un socio nuevo para que sea el Toastmaster de su primera sesión. el próximo Comité Ejecutivo.
Publique, envíe por correo electrónico o distribuya de algún otro modo el programa
de la sesión de forma regular para que los socios sepan qué se espera y puedan
prepararse en consecuencia si es necesario.

Respaldar el Programa Educativo
Explique la experiencia de aprendizaje de Toastmasters Pathways a los socios.
En las primeras dos sesiones después de que un socio se haya unido, pídale que confirme
haber recibido el correo electrónico de bienvenida para socios nuevos. Anímelo a seguir las
instrucciones del correo electrónico y a elegir un trayecto lo antes posible para poder comenzar
a trabajar en el proyecto Rompiendo el Hielo.
Responda cualquier pregunta que tenga sobre los trayectos disponibles e infórmele sobre
los cinco niveles que van aumentando en complejidad, así como las opciones electivas a partir
del Nivel 3. Asegúrese de compartir información acerca de los logros educativos, incluyendo las
insignias digitales, los certificados y las credenciales, mencionándolos por su nombre.
Monitoree el avance de los socios de su club y anime a todos los socios a seguir
progresando en sus trayectos. Ayude a los socios a programar discursos, apruebe rápidamente
las solicitudes de finalización de nivel en Base Camp y asegúrese de que se otorgue el crédito
de finalización de nivel en Club Central tan pronto como los socios cumplan con los requisitos.
Cuando un socio complete los cinco niveles de un trayecto, celebre su logro y anímelo a
seleccionar su próximo trayecto.

PROGRAMA
DE ORADOR En la mayoría de los clubes, el vicepresidente de educación asumirá la función de gerente
ACREDITADO de Base Camp en la experiencia de aprendizaje de Toastmasters Pathways. El gerente
Cada año, Toastmasters de Base Camp ayuda a facilitar el avance de los socios al verificar la educación, aprobar
International brinda una solicitudes y realizar un seguimiento del progreso que se realiza en Base Camp. El
oportunidad para que
presidente, el vicepresidente de educación y el secretario son los únicos oficiales del club
oradores profesionales
con conocimiento experto que tienen acceso a la página de gerente de Base Camp. Los clubes deben asegurarse de
en un tema particular que al menos uno de estos oficiales pueda realizar las tareas de gerente de Base Camp.
obtengan la designación Para obtener más información, visite las Preguntas frecuentes de Pathways en
de Orador Acreditado. Si ww.toastmasters.org/Education/Pathways/FAQ.
esta descripción se ajusta
a usted o a la de un socio Planificar concursos de oratoria
de su club, puede obtener Lea cuidadosamente el Reglamento de Concursos de Oratoria (Artículo SP1171) y
más información sobre remítase a él según sea necesario al planificar los concursos de oratoria. También se puede
el Programa de Orador
encontrar información en www.toastmasters.org/speechcontests.
Autorizado en este enlace.
Averigüe qué concursos de oratoria organizará su Distrito durante su período en el
Se aceptan postulaciones
cargo y planifique los concursos del club según corresponda.
todos los años, entre el 1 de
enero y el 1 de febrero.
Dirigir el programa de orientación
Asigne un mentor a todos los socios nuevos y realice el seguimiento de quién está siendo
mentor de quién.
El Club Mentor Program Kit (Artículo 1163, solamente en inglés) brinda todo lo
necesario para comenzar un programa de orientación para los miembros del club. Anime a
los socios de su club a realizar el Programa de Orientación Pathways y, cuando sea posible,
designe a mentores que trabajen en el programa o ya lo hayan finalizado.
1 Antes de las sesiones del club

• Revisar las funciones programadas para la sesión con cinco o siete días de anticipación.
• Ofrecer apoyo al Toastmaster de la sesión para confirmar la asignación de funciones a

los socios y planificar sustituciones si es necesario.
• Notificar al Presidente del club si algún socio va a obtener su reconocimiento de
educación en la próxima sesión.
Al llegar a las sesiones del club 1

• Verificar que los socios asignados a las funciones de la sesión hayan llegado y estén
preparados para cumplir con sus tareas.
• Recordar a los socios que tienen funciones en la sesión que seleccionen un evaluador
para su proyecto.
• Ayudar al Toastmaster a cumplir con las funciones de la sesión correspondientes a
socios ausentes.
• Saludar a los invitados preguntándoles si están dispuestos a participar en la sesión o si
prefieren observar.
• Si los invitados están de acuerdo en participar, informe al Topicsmaster (Director de
Discursos de Improvisación) que puede recurrir a estos invitados como oradores de SESIONES
Table Topics (Oradores de Discursos de Improvisación) y pida al Presidente del club ESPECIALES
que los presente al comenzar la sesión. PARA DISCURSOS
PREPARADOS
Durante las sesiones del club Si un club tiene una gran
cantidad de socios y se
• Preguntar a los socios si alguien está esperando que se verifique la finalización de un le hace difícil ubicar a
nivel en Base Camp. todos los que quieren
dar discursos en las
• Darles reconocimiento a los socios cuando obtengan logros educativos.
sesiones, el club puede,
• Presidir las sesiones cuando el Presidente del club esté ausente. en ocasiones, celebrar una
• Responder preguntas de los socios acerca del programa educativo de Toastmasters o sesión especial dedicada
solamente a los discursos
los concursos de oratoria e investigar sobre preguntas cuya respuesta no conozca.
de proyectos. A estas
sesiones habitualmente
Fuera de las sesiones del club se las llama “speakathons”
• Asistir y votar en las sesiones del Consejo de Área y Distrito. “maratones de discursos” o
“speakouts”. El único motivo
por el cual se pueden
SITUACIONES COMUNES QUE LOS VICEPRESIDENTES DE celebrar tales sesiones es
EDUCACIÓN ENFRENTAN para ayudar a los socios a
A continuación hay ejemplos de situaciones que puede encontrar en su función mejorar sus habilidades
oratorias y estas solo
de Vicepresidente de Educación y sugerencias para resolverlas. A medida que vaya
pueden ser organizadas por
acumulando experiencias exitosas en este rol, asegúrese de compartirlas con el equipo de un club. Los socios tienen
Atención a Clubes y Socios de la Sede Internacional ([email protected]). un límite de un discurso
Situación:
Es difícil encontrar tiempo para crear un programa del club que por sesión para obtener
sea bueno y factible y que mantenga a todos los socios felices y crédito en Pathways. Los
Distritos, incluyendo Áreas
progresando en el programa educativo de Toastmasters.
y Divisiones, no organizarán
Posibles soluciones: En la medida de lo posible, esté preparado. Cree programas con este tipo de sesión para
uno o dos meses de antelación y publíquelos en el sitio web del los clubes y los clubes no
club donde todos puedan verlos o muéstrelos durante las sesiones invitarán socios de otros
clubes a participar en estas
del club.
sesiones. Los socios de otros
Planifique un sistema de rotación automática de funciones clubes pueden asistir como
de sesión, desde la más simple hasta la más exigente; por miembros del público.
ejemplo, cada nuevo socio comienza por presentar la reflexión

del día, luego pasa a Contador de Muletillas, luego a Evaluador
Gramatical, Cronometrador y así sucesivamente, hasta cumplir
con una función de orador y eventualmente convertirse en el
Toastmaster de una sesión.
Situación: Los socios no siempre están dispuestos a comprometerse con las
funciones de la sesión.
Posibles soluciones: Anime a cada Toastmaster de la sesión a iniciar una discusión por
correo electrónico varios días antes de la sesión para confirmar
que cada uno de los socios asignados a una función en la sesión
sea capaz de cumplir con sus tareas. Enfatice la importancia
de la participación y el compromiso de los socios y reconozca
regularmente a los socios y agradézcales por su ayuda para llevar a
cabo sesiones de calidad.
Situación: n socio que pertenece al club desde hace mucho tiempo se
U
niega a realizar proyectos en Pathways y ya no desea participar en
el programa educativo.
Posibles soluciones:
Reúnase con el socio y pregúntele qué puede hacer para ayudarlo.
Aliéntelo y estimúlelo a familiarizarse con Base Camp. Si puede
hacerlo, dedique un tiempo para acompañar al socio a través
de su primer proyecto en Pathways. Explíquele los beneficios
de Pathways del modo más claro posible y recuérdele que la
parte central de la experiencia del club (es decir, los discursos, las
evaluaciones, el liderazgo y la cultura) no ha cambiado. Si el socio
prefiere algo tangible, muéstrale los trayectos que se pueden
pedir en versión impresa.
EL COMITÉ DE Recursos del Vicepresidente de Educación

EDUCACIÓN Información sobre Concursos de Oratoria www.toastmasters.org/
De muchas formas, speechcontests
el Vicepresidente de
Educación tiene el cargo Reglamento de Concursos de Oratoria
más exigente de un club (Artículo SP1171) www.toastmasters.org/1171
Toastmasters. Si usted Programa del Club Distinguido y
trata de manejar todas sus Plan del Éxito del Club (Artículo SP1111) www.toastmasters.org/1111
tareas solo, probablemente Pathways Achievement Chart
se sentirá abrumado. Un (Artículo 822, solamente en inglés) www.toastmasters.org/822
comité de socios dedicados
puede hacer que su trabajo Programa de Orador Acreditado www.toastmasters.org/
resulte mucho más fácil. accreditedspeakerrules
Los miembros del comité Preguntas frecuentes del Programa educativo www.toastmasters.org/
pueden organizar concursos Education/Pathways/FAQ
de oratoria, orientar a los Pathways Achievement Tracker
nuevos socios y trabajar en (Artículo 823, solamente en inglés) www.toastmasters.org/823
otros proyectos especiales.
Premios, logros y reconocimientos

de educación www.toastmasters.org/shop
3 VICEPRESIDENTE DE AFILIACIÓN
Usted promociona al club y maneja el proceso de traer invitados y transformarlos en socios.

Al iniciar contacto con los invitados, hacerlos sentir bienvenidos y brindarles la
información que necesitan para afiliarse, usted ayuda a mantener una afluencia constante INICIACIÓN DE
NUEVOS SOCIOS
de personas nuevas en su club. Usted también supervisa atentamente los niveles de Oficial de Iniciación:
afiliación y planifica estrategias con el resto del Comité Ejecutivo sobre cómo superar los “La afiliación a Toastmasters
desafíos de afiliación cuando estos ocurran. es un privilegio y el único
modo de obtener los
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF beneficios de nuestro
TOASTMASTERS INTERNATIONAL programa es participar
activamente.
¿Prometen ustedes,
The Vice President Membership is the third-ranking club officer and is (nombres), ser socios
responsible for planning, organizing, and directing a program that ensures activos de este club, asistir
individual member retention and growth in club individual membership. The regularmente a las sesiones
Vice President M embership chairs the Club Membership Committee. The Vice y prepararse totalmente
President M embership serves as one of this club’s representatives on the area para sus tareas? ¿Prometen
council and shall take no action binding upon this club without either specific también cumplir con
prior authorization or subsequent ratification by this club. los otros puntos de la
Promesa de Toastmasters?
(Puede enumerar puntos
RESPONSABILIDADES DEL VICEPRESIDENTE DE adicionales si lo desea.)
AFILIACIÓN (Los socios responden, “Sí”).
Luego mire hacia el club y
pregunte:
Reclutar nuevos socios “¿Prometen ustedes,
Usted lidera los esfuerzos del club para aumentar continuamente la afiliación. socios del club Toastmasters
Promueva el objetivo de obtener un nuevo socio por mes y, si el club tiene menos de X, respaldar a (nombres)
20 socios, el de lograr 20 socios al finalizar el año o antes. cuando trabajen para el
programa Toastmasters?”
(Los socios del club dicen
Dirigir concursos de reclutamiento “Sí”). “Tengo el placer de
Programas del Club: Usted organiza y promociona la participación del club en los declararlos socios del
programas de afiliación Premio Smedley, Difunde Toastmasters y Gánale al Reloj. club Toastmasters X”.
(Si su club entrega un
Para obtener más información sobre estos programas, visite www.toastmasters.org/ broche Toastmasters para
membershipprograms. los socios, hágalo en este
Programa del Socio Individual: Aliente a los socios del club a obtener el momento).
Reconocimiento al Patrocinador al patrocinar a cinco, 10 o 15 nuevos socios.
Nota: Los socios que solo facilitan el registro de los socios nuevos no califican para un
reconocimiento. Para calificar, los socios deben tener influencia en la incorporación al
club del socio nuevo, doble o reincorporado. Si desea obtener información acerca de
este programa, visite: www.toastmasters.org/leadership-central/club-officer-tools/
membership-building/membership-building-program-for-individuals.
Ayudar a los invitados

Responda correos electrónicos, llamadas telefónicas y otras consultas de posibles socios y
aliéntelos a visitar la próxima sesión del club.
Establece contacto con los invitados y anima a los compañeros del club para que
siempre ayuden a los invitados a sentirse bienvenidos. Haga que cada invitado complete
una Guest Information Card and Badge (Artículo 231). 6
Distribuya Guest Packets (Artículo 387) con folletos que incluyan información sobre
su club.
Procesar las solicitudes de afiliación

Usted recibe y gestiona el trabajo administrativo del proceso de solicitud. Cobra los pagos
de la cuota inicial y las solicitudes de posibles socios y los envía al Tesorero.

Organice y participe en un Comité de Afiliación encargado de considerar todas las
solicitudes de socios nuevos. Asegúrese de que los socios nuevos cuenten con el voto a
favor de la mayoría de los socios del club. Consulte el documento Club Constitution for
Clubs of Toastmasters International, Article II, Section 2: Admission to Membership.
1 Organice una votación y una ceremonia de iniciación para todo socio que se una.

• Hacer una lista de los nuevos socios que se han afiliado al club desde la última sesión
y ponerse en contacto con el Presidente del club para coordinar una ceremonia de
iniciación en la siguiente sesión.
• Preparar Paquetes de Invitados para distribuirlos a los invitados que están en la sesión.
• Ponerse en contacto con invitados anteriores que no se hayan afiliado y socios que
no hayan asistido a las sesiones recientes y persuadirlos y alentarlos con delicadeza a
asistir a la próxima sesión del club.

• Saludar a todos los invitados y socios en la entrada y darles la bienvenida a la sesión.
• Suministrar Guest Packets a todos los invitados.
• Responder a cualquier pregunta que los invitados puedan tener acerca del club.

• Reunirse con los invitados para responder preguntas y explicar los beneficios de
Toastmasters.
• Convidar a los invitados a afiliarse al club o a asistir a otra sesión del club si tienen
dudas acerca de unirse.
• Ayudar a los invitados que sí deseen afiliarse a completar la Solicitud de Afiliación.

• Asistir y votar en las sesiones del Consejo de Área.
SITUACIONES COMUNES QUE LOS VICEPRESIDENTES DE

AFILIACIÓN ENFRENTAN
A continuación hay ejemplos de situaciones que puede encontrar en su función
de Vicepresidente de Afiliación y sugerencias para resolverlas. A medida que vaya
acumulando experiencias exitosas en este rol, asegúrese de compartirlas con el equipo de
Atención a Clubes y Socios de la Sede Internacional ([email protected]).
Situación: S u club está experimentando una rápida pérdida de socios; los socios
se inscriben, se quedan durante algunas semanas y luego se van.
Posibles soluciones: Aliente a los socios a hacer que las sesiones sean animadas, a
comenzar y finalizar puntualmente, a mantener una atmósfera
positiva y a variar las actividades con un evento especial, una
sesión temática o un orador invitado.
Póngase en contacto con antiguos socios del club e invítelos a
una actividad especial.

Pregúnteles a los socios antiguos los motivos por los que no
continuaron con su afiliación al club.
Designe un "Snackmaster" (experto en aperitivos) para traer
comida a cada sesión.
Reconozca siempre los logros de los socios-incluso los más
pequeños.
Haga que se mantenga el flujo de invitados para reemplazar a
los antiguos socios.
Situación: Su club pierde socios durante las vacaciones de verano e invierno.
Programe una actividad especial del club en enero y septiembre;
realice un esfuerzo para ponerse en contacto con todos los socios
cuando vuelvan de sus vacaciones.
Situación:
Usted sufre una pérdida repentina de socios en su club
corporativo debido a despidos.
Organice un Programa de Iniciación en la Oratoria para que la
empresa atraiga nuevos socios. Asegúrese de que las sesiones
del club se mencionen en la red interna de la empresa, el boletín
informativo, etc.
Si esto cumple con sus políticas corporativas, hable acerca de
cambiar el tipo de club a un club comunitario.
Recursos del Vicepresidente de Afiliación

Success 101 (Artículo 1622) www.toastmasters.org/1622
Información sobre Concursos
de Afiliación www.toastmasters.org/membershipprograms
Programa del Club Distinguido y Plan
del Éxito del Club (Artículo SP1111) www.toastmasters.org/1111
Membership Growth
(Artículo 1159, solamente en inglés) www.toastmasters.org/1159
Información sobre el Programa de
Iniciación en la Oratoria www.toastmasters.org/speechcraft
VICEPRESIDENTE DE RELACIONES PÚBLICAS 4

Usted está encargado de promocionar al club en la comunidad local y de notificar a los
medios de comunicación acerca de su existencia y de los beneficios que ofrece. Usted
promociona al club, actualiza el contenido web y protege la identidad de la marca
Toastmasters. Es su trabajo informar a los medios de comunicación cuando su club realiza
alguna actividad de interés periodístico.
Como Vicepresidente de Relaciones Públicas, usted se encargará de escribir
comunicados de prensa, crear y distribuir folletos y mantener la presencia del club en la
Web y en la comunidad.

The Vice President Public Relations is the fourth-ranking club officer and is
responsible for developing and directing a publicity program that informs
individual members and the general public about Toastmasters International.
The Vice President Public Relations chairs the Club Public Relations Committee.
RESPONSABILIDADES DEL VICEPRESIDENTE DE

RELACIONES PÚBLICAS
Promocionar al club
Usted promociona las actividades del club tanto internamente a los socios como
externamente a diferentes públicos a través de los medios de comunicación.
Publique la hora y ubicación de las sesiones del club.
Escriba y distribuya comunicados de prensa sobre las actividades del club, los logros
de los socios y las actividades especiales como por ejemplo jornadas de puertas abiertas.
Mantenga la presencia del club en el calendario de actividades del periódico local.
Crea y actualiza los canales de redes sociales del club tales como Facebook, Twitter,
OPORTUNIDADES LinkedIn y Meetup. Asegúrate de que los nombres de las cuentas de las redes sociales
DE RELACIONES de tu club sean lo suficientemente específicas para que no se las confundan con otras
PÚBLICAS cuentas de Toastmasters International.
A pesar de que la mayoría
A continuación se muestran algunas formas de utilizar las redes sociales para
de los Vicepresidentes
de Relaciones Públicas promocionar a los clubes, involucrar a los socios actuales y atraer a socios nuevos.
tienen poca o ninguna
experiencia profesional LinkedIn
en el área, descubren que Establezca una red de participación con los socios del club y comparta noticias e
existen muchas formas de información, además de consejos para hablar en público y ejercer el liderazgo.
hacer que el club sea más Siga la página de Linkedln o el Grupo de Socios de Toastmasters International para
visible para la comunidad
conocer las últimas novedades.
con un gasto reducido o
nulo. ¿La escuela secundaria
local está celebrando un Facebook
concurso de oratoria para Publique lo que pasa en su club, por ejemplo, los concursos de oratoria y las jornadas de
sus estudiantes? Haga que puertas abiertas. Puede compartir fácilmente fotografías y vídeos. Etiquete a los socios
un socio del club se ofrezca de su club para que se sientan incluidos. Publica noticias y anuncios, historias de éxito
como voluntario para actuar
y logros de reconocimientos de educación. Siga la página de fanes de Toastmasters
como juez y envíelo a la
actividad portando material International o únase al Grupo Internacional de Socios para conocer las últimas novedades
publicitario. Si usted está y actualizaciones.
en el club de una empresa,
busque lugares para exhibir Twitter
el nombre del club, los Comparta consejos de oratoria y liderazgo. Incluya anuncios, historias de éxito y logros
horarios de reunión y la de educación. Agregue enlaces a la página web de su club, artículos periodísticos o
información de contacto,
comunicados acerca de su club o Distrito.
incluyendo los tableros
de boletines informativos Siga @toastmasters para conocer las últimas noticias, consejos útiles y enlaces de
de la empresa, la sala de artículos sobre oratoria, liderazgo, comunicación y mucho más.
descanso, el calendario de
la red interna, etc.

YouTube
Atraiga invitados a su club mediante la publicación de los mejores discursos de los socios
o testimonios en video acerca de los beneficios de Toastmasters. Mire lo que hacen otros
clubes del mundo en el canal de YouTube de Toastmasters.
Meetup
El uso de grupos de Meetup activos y comprometidos es una herramienta eficaz para
conectarse con socios potenciales. Tenga en cuenta que funciona mejor en áreas
densamente pobladas.
Mantener actualizado el sitio web del club

Usted se asegura de que la información de contacto del club esté actualizada y sea fácil de
encontrar. Usted también verifica que el listado de su club esté actualizado en
www.toastmasters.org/findaclub.
Actualice el sitio web de su club según sea necesario para incluir eventos próximos,
resultados del programa de afiliación, concursos de oratoria, etc.
Use el sitio web para reconocer logros, tales como reconocimientos de educación,
ganadores del concurso de oratoria y objetivos del Programa del Club Distinguido que se
hayan alcanzado.
Si necesita más orientación, consulte Protocol 4.0: Intellectual Property, Section 2.
Websites.
Proteger la marca Toastmasters, sus marcas registradas y su

propiedad intelectual
Al mantener la integridad de la marca Toastmasters, sus marcas registradas y su propiedad
intelectual, usted garantiza la coherencia del mensaje que se transmite en los distintos
clubes de todo el mundo. A su vez, esto aumenta la comprensión y la conciencia mundial
de Toastmasters International. Su función es proteger la marca Toastmasters, sus marcas
registradas y su propiedad intelectual, asegurándose de que todos los materiales de
Toastmasters utilizados o creados por su club cumplan con las leyes correspondientes
en materia de propiedad intelectual y marcas registradas, así como también con las
pautas establecidas en la sección Logos, Images and Templates (Logotipos, Imágenes y
Plantillas) del sitio web. También debe consultar Trademark Use Request and Protocol 4.0:
Intellectual Property, Section 1. Trademarks.
Cualquier uso que no esté descrito en Protocol 4.0: Intellectual Property, Section
1. Las marcas registradas deben contar con autorización previa por escrito. Todas las
solicitudes se analizan individualmente y están sujetas a aprobación del Oficial Ejecutivo.
Recursos de marca registrada y derechos de propiedad

intelectual
Solicitud de uso de la marca registrada www.toastmasters.org/trademarkuse
Redes sociales www.toastmasters.org/socialnetworking


• Verificar que los temas, el horario y la ubicación de la sesión del club estén
actualizados para la semana siguiente.
• Ordenar materiales publicitarios para que sean distribuidos por los socios en
www.toastmasters.org/marketing.
Lugares para publicar y actualizar temas, horario y

lugar de la sesión del club.
• Sitio web del club • Boletines informativos del club y de la
• Sitios de redes sociales, tales como empresa
Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram y • Calendario de actividades del club y de la
Meetup empresa
• Directorios en línea, como Google My • Sitios de intranet de la empresa
Business o Bing Places for Business

• Distribuir materiales publicitarios entre los socios para que los distribuyan en su lugar
de trabajo, de estudio, etc.
• Informar los resultados de los esfuerzos en materia de relaciones públicas trayendo
recortes de periódicos, impresiones, etc., para compartir con el club.
• Anunciar el comienzo de las campañas de relaciones públicas.
SITUACIONES COMUNES QUE LOS VICEPRESIDENTES DE

RELACIONES PÚBLICAS ENFRENTAN
Aquí se presentan algunas situaciones habituales que puede encontrar en su función
como Vicepresidente de Relaciones Públicas y sugerencias para resolverlas. medida que
vaya acumulando experiencias exitosas en este rol, asegúrese de compartirlas con el
equipo de Relaciones Públicas de la Sede Internacional ([email protected]) y con el
equipo de Atención a Clubes y Socios ([email protected]).
Situación: Los medios de comunicación no informan sus comunicados de prensa.
Asegúrese de que las publicaciones que envía tengan el formato
apropiado para cada medio de comunicación con el que se pone
en contacto. Asegúrese de que las fotos sean del tamaño y la
calidad adecuada.
Identifíquese y póngase en contacto con los medios de
comunicación para presentarse y obtener información sobre sus
procedimientos para enviar comunicados de prensa.
Situación:
No tiene suficiente tiempo en su agenda para promocionar al
club tanto como quisiera.
Intente usar las opciones que reportan mejores resultados a
cambio de la menor inversión de tiempo y recursos.
La creación de una red de contactos siempre es una buena

estrategia; comuníquelo a todos sus círculos sociales.
Use LinkedIn, Facebook, Twitter y otros canales de redes sociales
para comunicarse con los socios, compartir fotos y noticias del
club.
Delegue tareas a otros socios del club y aliéntelos a ayudar.
Situación: Usted no sabe si sus esfuerzos de relaciones públicas son exitosos.
Pregúntele a cada invitado cómo se enteró del club y deje
registradas sus respuestas. Haga lo mismo para los correos
electrónicos y las llamadas de potenciales interesados. Invierta más
tiempo y posiblemente más fondos del club en esos esfuerzos
publicitarios que le dieron mejores resultados.
Recursos del Vicepresidente de Relaciones Públicas

Let the World Know (Artículo 1140) www.toastmasters.org/1140
Centro de medios mediacenter.toastmasters.org
Relaciones públicas www.toastmasters.org/publicrelations
All About Toastmasters (Artículo 124) www.toastmasters.org/124
Portal de la marca www.toastmasters.org/logos
Recursos de marketing www.toastmasters.org/
marketingresources
Marca [email protected]
SECRETARIO 5
Usted mantiene todos los registros del club, administra sus archivos y redacta las actas en
cada sesión del club y del Comité Ejecutivo. También está a cargo de actualizar y distribuir
un listado de las afiliaciones pagadas actualmente y de mantener actualizada la lista de
oficiales del club para Toastmasters International.
A pesar de que algunos clubes combinan la función de Secretario con la de Tesorero,
es mejor tener un Secretario dedicado que pueda ayudar a reducir la cantidad de trabajo
del Tesorero y también ayudar ocasionalmente al Vicepresidente de Educación.
Ordene provisiones para el club en la medida en que sea necesario.

The Club Secretary is responsible for club records and correspondence. The Club
Secretary has custody of the club’s charter, constitution, and addendum and all
other records and documents of this club; keeps an accurate record of the meet-
ings and activities of this club and of the Club Executive Committee; maintains
an accurate and complete roster of individual members of this club, including
the address and status of each individual member and transmits the same to the
successor in office. The Club Secretary provides notices of meetings as required
by this constitution and immediately notifies World Headquarters of any change
in the roster of individual members.

RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO
Tomar notas
Usted redacta las actas de cada sesión del club y del Comité Ejecutivo.
Puntos a registrar en las actas de la sesión

• Nombre del club • Todas las mociones, incluidos el nombre
• Fecha del promotor, el nombre de la persona
que apoya la moción (si el club lo exige) y
• Tipo de sesión (sesión del club o del
si la moción fue aprobada o rechazada
Comité Ejecutivo)
• Informes del Comité
• Ubicación de la sesión
• Principales puntos de cualquier debate o
• Nombre de los asistentes a la sesión
discusión
• Nombre del oficial que preside
• Correcciones y aprobación de las actas de
la sesión anterior
Mantener archivos
Encárguese del mantenimiento de los archivos del club, incluyendo las actas de las
sesiones, resoluciones y correspondencia.
Algunos materiales se deben guardar durante períodos específicos de tiempo.
MATERIAL PERÍODO DE TIEMPO
Acta constitutiva del club

Club Constitution for Clubs of Toastmasters International
siempre
Addendum of Standard Club Options
Políticas del Club
501(c)(3) Club Employer Identification Number (EIN)
siempre
Assignment letter (únicamente para clubes de EE.UU.)
Listados del club siempre
Actas de la sesión y registros de asistencia siempre
Correspondencia legal, controversial, o importante siempre
Informes de desempeño del
siempre
Programa del Club Distinguido
Estados Financieros Anuales siempre
Cheques cancelados
Estados bancarios
7 años • • • • • • •
Libros diarios
Auditorías
Informes internos (incluyendo informes
5 años • • • • •
de oficiales y del Comité)
Correspondencia de rutina 3 años • • •
Solicitudes de Afiliación Firmadas Período: Mientras se conservan, debe man-
tenerse su seguridad, como por ejemplo,
estar guardadas en una caja de seguridad, o
destruirse cuando se conserven en formato
digital.

Cumplir con todas las leyes, reglamentaciones y ordenanzas locales respecto del
mantenimiento de registros y la información personal y financiera. Las leyes y reglamentos
locales prevalecerán sobre las instrucciones brindadas acerca del tiempo en que se deben
conservar los archivos.
Informar sobre nuevos oficiales

Usted se encarga de informar los nuevos oficiales a la Sede internacional de Toastmasters
International.
Después de que se elijan los oficiales nuevos, actualiza la lista de oficiales del club en
línea en www.toastmasters.org/clubcentral.

El secretario puede respaldar al vicepresidente de educación como gerente de
Base Camp en la experiencia de aprendizaje de Toastmasters Pathways. El gerente
de Base Camp ayuda a facilitar el avance de los socios al verificar la educación, aprobar
solicitudes y realizar un seguimiento del progreso obtenido en Base Camp. El presidente,
el vicepresidente de educación y el secretario son los únicos oficiales del club que tienen
acceso a la página de gerente de Base Camp. Los clubes deben asegurarse de que al
menos uno de estos oficiales pueda realizar las tareas de gerente de Base Camp.
www.toastmasters.org/Education/Pathways/FAQ
RESUMEN DE RESPONSABILIDADES 1

• Publicar en línea las actas de la sesión anterior del club e informar a los socios del club
que las actas están disponibles para que las revisen.
• Preparar para el Presidente una lista de acciones para realizar durante la sesión
de asuntos oficiales del club, incluyendo asuntos oficiales que estén sin terminar,
anuncios y correspondencia.
• Pedir suministros para el club según se necesite.

• Hacer circular la hoja de asistencia del club y el Guest Book (Artículo 84) para que los
socios y los invitados los firmen.
Durante las sesiones del club, de asuntos oficiales del club y

del Comité Ejecutivo
• Leer las actas de la sesión anterior, anotar cualquier enmienda y registrar las actas de
la sesión actual.

• Asistir a la Sesión Anual Asuntos Oficiales del Club en la Convención Internacional
para votar en nombre del club o designar a un socio del club como representante
en dicha Convención.

SITUACIONES COMUNES QUE LOS SECRETARIOS
ENFRENTAN
Secretario y sugerencias para resolverlas. A medida que vayas acumulando experiencias
exitosas en este rol, asegúrate de compartirlas con el equipo de Atención a Clubes y Socios
de la Sede Internacional ([email protected]).
Situación: Es difícil llevar las actas de la sesión mientras se está participando
al mismo tiempo en la sesión de asuntos oficiales del club.
Posibles soluciones: S i piensa plantear un asunto importante en una sesión de asuntos
oficiales del club, organice que otro socio del club redacte las
actas durante ese tiempo.
Situación: E s difícil encontrar un equilibrio entre lo que son demasiados o
muy pocos detalles en las actas.
Para las sesiones de asuntos oficiales del club y del Comité
Ejecutivo del club, enfóquese principalmente en las propuestas y la
información correspondiente a las mismas. Asegúrate de anotar la
hora y lugar de las sesiones, las personas que están presentes y sus
cargos, sus tareas para la sesión de la semana próxima y cualquier
asunto destacado o tareas que necesiten mayor discusión.
Situación: El Secretario anterior no mantenía los archivos del club en orden.
Posibles soluciones: Localiza todos los documentos necesarios, incluida el acta
constitutiva del club, el apéndice, las actas, las resoluciones y la
correspondencia pertinente.
Si es necesario, use fondos del club para comprar un fichero
portátil u otro recipiente pequeño para organizar sus archivos.
Desarrolle, mantenga y documente un sistema de archivo
sencillo y efectivo y transmítalo a su sucesor.
Recursos del Secretario

Guest Book (Artículo 84) www.toastmasters.org/84
Lista de oficiales del club www.toastmasters.org/clubcentral
6 TESORERO
Usted es el contador del club. Maneja la cuenta bancaria del club, girando los cheques
según lo aprobado por el comité ejecutivo y depositando el pago de cuotas de afiliación
y otros ingresos del club. También se encarga de enviar el pago de cuotas de afiliación a la
Sede internacional (acompañado por los nombres de los socios que renuevan), presentar
los documentos impositivos necesarios y llevar registros financieros del club de forma
puntual, precisa y actualizada.
A pesar que las tareas del Tesorero no suelen ser las más exigentes entre las posiciones
de liderazgo del club, las consecuencias para los socios pueden ser graves si estas no se
cumplen de forma precisa y puntual.

The Club Treasurer is responsible for club financial policies, procedures, and
controls. The Club Treasurer receives and disburses, with the approval of this club,
all club funds; pays to Toastmasters International all financial obligations of this
club as they come due; and keeps an accurate account of all transactions. The
Club T reasurer shall make financial reports to this club and to the Club Executive
Committee quarterly and upon request, and shall transmit the accounts and
all undistributed funds to the successor in office at the end of the Club
Treasurer’s term.
RESPONSABILIDADES DEL TESORERO
Supervisar cuentas
Usted prepara y supervisa el presupuesto del club.
Crea el presupuesto al comenzar el año Toastmasters junto con el Comité Ejecutivo.
Informa sobre el presupuesto del club tanto como sea necesario en las sesiones del
club y del Comité Ejecutivo.
Administra la cuenta bancaria del club.
Concilia depósitos, gastos y efectivo en caja cada mes.
Es responsabilidad de los clubes individuales informarse acerca de la declaración de
impuestos u otros requisitos legales de su ciudad, estado, provincia, y/o país y presentar
los formularios correspondientes. Consulta el documento Policy and Protocol, Protocol
8.2: Fundraising, Section 3. Tax and Other Legal Requirements.
Transfiere información financiera del club al Tesorero entrante.
Cobrar el pago de cuotas de afiliación

Usted cobra y envía el pago de cuotas de afiliación a la Sede internacional de Toastmasters
International. Consulta Policy and Protocol, Policy 8.0: Dues and Fees. También cobras
cuotas y tarifas del club individuales según se indica en el documento Addendum of
Standard Club Options.
Prepara y envía resúmenes de las cuotas de afiliación a los socios antes del 1 de
septiembre y el 1 de marzo.
El 1 de octubre y el 1 de abril o antes, envía por Internet a la Sede internacional el
pago de las cuotas de afiliación acompañado de los nombres de los socios que renuevan.
La cuota de afiliación es de 45 USD por persona.
Recuérdeles a los socios que si las cuotas de afiliación no se pagan a tiempo, no serán
elegibles para los concursos de oratoria, premios de educación o reconocimiento del club
en el Programa del Club Distinguido. Además, no tendrán acceso a Base Camp hasta que se
hayan pagado las cuotas.
Pago: Un socio cuyo pago de cuotas de afiliación de Toastmasters International ha sido
procesado por la Sede internacional para el período de cuotas actual.
No pago: Un socio cuyo pago de cuotas de afiliación de Toastmasters International no
ha sido procesado por la Sede internacional para el período de cuotas actual. Toastmasters
International considera que los socios no pagos no están vigentes.
Usted y otros oficiales vigentes del club pueden enviar materiales de forma fácil y
cómoda, como por ejemplo solicitudes de afiliación y pago de cuotas de afiliación, a través
de Club Central.

Pagar facturas
Usted emite cheques para desembolsar fondos según sea necesario para las actividades
del club.
Paga la compra que realiza el Secretario de materiales y equipamiento para el club,
tales como bandas, atriles, dispositivos temporizadores y materiales publicitarios.
Recibe y paga las facturas de Toastmasters Internacional.
Paga facturas periódicas, como lugares de reunión y comidas, según lo autorice el
Comité Ejecutivo.
Mantiene registros claros y precisos de todas las transacciones financieras del club.
Consulte el documento Policy and Protocol, Protocol 8.1: Club and District Assets.
• Preparar un informe financiero según sea necesario para presentar ante la sesión.

• Cobrar todas las cuotas de afiliación y tarifas que deban pagar los socios.
• Presentar el informe financiero del club cuando sea necesario.

GASTOS DEL CLUB
• Conciliar depósitos, gastos y efectivo en caja cada mes.
• Sitio web
• Boletín informativo • Si su club está ubicado dentro del estado de California, presente el formulario 199N a
la Franchise Tax Board antes del 15 de mayo para el año anterior.
• Provisiones de la Sede
internacional, como El formulario 199N se presenta electrónicamente y, por lo general, completarlo no
trofeos, listones y toma más de 10 o 15 minutos.
materiales educativos • Si su club está fuera de EE.UU., consulte a un consejero de impuestos para confirmar
• P rovisiones los reglamentos impositivos de su gobierno.
administrativas
• Emitir cheques para cubrir los gastos del club.
• Sellos
• Recibir todas las facturas y otra correspondencia financiera para el club.
• Lugares de reunión
• Prepararse para el Comité de Auditoría cerca del final de su período en el cargo.
Artículos a preparar para el Comité de Auditoría

• Registro de chequera • Comprobantes de depósito
• Estados bancarios y cheques cancelados • Copias de los estados financieros
• Libro de caja y libro diario mensuales
• Facturas pagadas • Material solicitado por el Comité
SITUACIONES COMUNES QUE LOS TESOREROS

ENFRENTAN
Tesorero y sugerencias para resolverlas. A medida que vaya acumulando experiencias
exitosas en este rol, asegúrese de compartirlas con el equipo de Atención a Clubes y Socios

Situación: n socio envía el pago de cuotas de afiliación al club de forma
U
puntual y tiene un recibo que prueba que le pagó al club. Sin
embargo, como Tesorero, usted entrega con retraso el pago de
cuotas de afiliación a la Sede internacional. Como consecuencia, el
socio es descalificado de un concurso de oratoria.
Desafortunadamente, no hay solución para este problema,
excepto evitar que suceda. Como Tesorero, usted es responsable
de realizar el pago de cuotas de afiliación de forma puntual. Si no
lo hace, otros socios del club tendrán que sufrir las consecuencias.
Situación: T iene dificultad para motivar a los socios a pagar sus cuotas de
afiliación de forma temprana.
Fije la fecha de vencimiento del club unas semanas antes
de la fecha de vencimiento de la organización. Explique las
consecuencias para los socios que se atrasen en el pago de sus
cuotas (como el quedar fuera del concurso de oratoria y del
reconocimiento de educación).
Situación: El Tesorero anterior del club no guardaba registros adecuados.
Posibles soluciones: A
l comienzo de su período en el cargo, tome posesión de todos
los registros disponibles y revise el informe del Comité de Auditoría.
Luego comience a supervisar las finanzas del club de forma tan
eficiente y completa como pueda, creando un sistema sencillo
para guardar sus registros y documentando sus procedimientos
para futuros Tesoreros.
Recursos de los Tesoreros

Envío del pago de cuotas de afiliación www.toastmasters.org/clubcentral
OFICIAL DE ASAMBLEAS 7
Usted mantiene un registro de la propiedad física del club, tal como el estandarte, el atril,
el dispositivo para cronometrar y otros materiales de la sesión. Llegas temprano para
preparar el lugar de la sesión para los socios y te quedas hasta tarde para guardar todo el
equipo del club. También está a cargo del lugar mismo de la sesión, obteniendo un nuevo
espacio cuando sea necesario y manteniendo contacto con las personas que le permiten
usar ese espacio para las sesiones de su club.
El Oficial de Asambleas también tiene una función que desempeñar durante las
sesiones de asuntos oficiales del club, los concursos de oratoria y otras actividades
especiales del club. Por ejemplo, el Oficial de Asambleas escolta a potenciales socios
nuevos fuera del lugar de la sesión del club mientras los socios votan sobre su admisión
en el club. El Oficial de Asambleas se queda en la puerta mientras los concursantes
compiten en el concurso de oratoria para asegurarse de que el orador no sea
interrumpido por quienes llegan tarde.

The Sergeant at Arms is responsible for club property management, meeting
room preparation, and hospitality. The Sergeant at Arms chairs the Club Social
PROVISIONES
BÁSICAS DEL CLUB and Reception Committee.
• Listones
RESPONSABILIDADES DEL OFICIAL DE ASAMBLEAS
• Papeletas electorales
y formularios de
Encargarse de las pertenencias del club
evaluaciones breves
Usted mantiene en un lugar seguro el estandarte, el mazo, los listones, las provisiones y
• Dispositivo para otros equipos del club.
cronometrar Llega temprano para preparar el lugar de la sesión.
• Estandarte Se queda hasta tarde para reorganizar y limpiar el lugar de la sesión.
• Atril Guarda toda la propiedad del club.
Deja la sala de sesiones tal como la encontró.
Registra el estado de las provisiones ordenadas por el Secretario.
Coordinar las sesiones del club

Usted actúa como intermediario entre el club y quienes se encargan de administrar la sala
de sesiones.
Informa a la administración con al menos tres semanas de anticipación si hay cambios
en su cronograma.
Adaptaciones para personas con discapacidad

Al seleccionar un lugar y prepararse para sus actividades, asegúrese de brindar
adaptaciones adecuadas para las personas con discapacidad. El cumplimiento de la
ley en cualquier contexto puede parecer un tema difícil de abordar, pero la mayoría
de los socios con discapacidad lo ayudarán con gusto a comprender sus necesidades
y se sentirán agradecidos por las adaptaciones realizadas. Al igual que sucede con
todo, la comunicación es fundamental: póngase en contacto con sus invitados antes
del evento para determinar si habrá algún tipo de necesidades especiales y tenga en
cuenta dichas necesidades al elegir el lugar. Recuerde que tiene la responsabilidad
de organizar el mejor evento posible para todos sus invitados y de asegurarse de que
todos se retiren habiendo disfrutado de una experiencia positiva.
Algunas áreas clave que debe tener en cuenta son que los hoteles no deben
tener barreras en ninguna de las áreas a las que pueda tener acceso el público. Todas
las personas con discapacidad tienen derecho a adaptaciones razonables que les
permitan participar plenamente en las conferencias u otros tipos de eventos. Cuando
planifique un evento, tiene la responsabilidad de asegurarse de que el lugar elegido
cumpla con las leyes pertinentes en su jurisdicción con respecto a adaptaciones para
personas con discapacidad. Consulte Policy and Protocol, Protocol 2.0: Club and
Membership Eligibility, Section 2. Members with Disabilities.
Además, antes, durante y después de las sesiones se deben tomar medidas para
asegurar que el espacio de la sesión no tenga posibles peligros para la seguridad.
Revise el espacio de la sesión con anticipación para detectar derrames, bordes
cortantes, cableado eléctrico y otros peligros. Tenga a mano un kit de primeros auxilios
actualizado o debe saber dónde hay uno en el establecimiento. Revise cualquier
protocolo de seguridad o evacuación del lugar de la sesión para asegurarse de estar
preparado en caso de que surja una emergencia. Podría designar a un socio de su

club en particular (con frecuencia, el Oficial de Asambleas) como oficial de seguridad
responsable de supervisar estos elementos.
Brindar el cuidado y la atención adecuados al espacio de la sesión demuestra no
solo que se toma en serio el club, sino también que tiene consideración tanto por los
socios como por los invitados. Esto es un elemento invaluable para la creación de una
buena impresión del club y de la organización a la que representa.
Cambios comunes de las sesiones

• Mudarse a otro lugar • Planificar una actividad especial
• Reunirse un día diferente de la semana
Si su club es corporativo, reserve la sala de sesiones siguiendo el método que la empresa prefiera,
por ejemplo a través de la red interna de la empresa, el calendario, o la hoja de inscripción.

• Confirmar la reserva de la sala de sesiones unos días antes de la sesión.
• Asegurarse de que haya suficientes papeletas de votación para votar.

• Arreglar la sala de sesiones y el equipo al menos 30 minutos antes, de modo que la
sesión comience a horario.
• Organizar mesas y sillas.
• Disponer el atril, el martillo, el estandarte del club, la bandera nacional (opcional), el
dispositivo temporizador, las hojas de votación, los trofeos y las bandas.
• Colocar una mesa cerca de la puerta para exhibir folletos publicitarios, etiquetas de
identificación, el Guest Book (Artículo 84) y materiales educativos como manuales, el
boletín de noticias del club y la revista Toastmaster para que los socios los vean.
• Revisar la temperatura de la habitación y ajustarla si está demasiado alta o demasiado baja.
• Solicitar a todos los invitados que firmen el Guest Book y entregarles una etiqueta de
identificación para que la usen durante la sesión.

• Sentarse cerca de la puerta para dar la bienvenida a quienes llegan tarde y ayudarles a
conseguir un asiento. Evitar las interrupciones y encargarse de realizar las diligencias necesarias.
• Coordinar el servicio de comidas, si lo hay.
• Recoger y contar las papeletas electorales para los reconocimientos cuando sea
necesario.

• Devolver la habitación a su configuración original.
• Recoge los materiales y guárdalos en un lugar seguro.
• Recoger y disponer de todos los artículos extraviados y la basura.

1 4 SITUACIONES COMUNES QUE LOS OFICIALES DE
ASAMBLEAS ENFRENTAN
A continuación hay ejemplos de situaciones que puede encontrar en su función de Oficial
de Asambleas y sugerencias para resolverlas. A medida que vaya acumulando experiencias
exitosas en este rol, asegúrese de compartirlas con el equipo de Atención a Clubes y Socios
Situación: E s difícil encontrar tiempo para llegar temprano y organizar el
lugar de la sesión cuando el tiempo es limitado, especialmente en
las sesiones que se llevan a cabo al mediodía.
Solicite voluntarios que lo ayuden cuando su cronograma de
trabajo o de vida se complica; aproveche el entusiasmo de los
nuevos socios para ayudarlo con su función.
Desarrolle una configuración moderada y básica para el lugar
de sesiones de su club y úsela esos días en los que no cuenta con
mucho tiempo extra.
Situación: E l listado del club se ha vuelto muy grande para el actual espacio
de sesiones y se necesita un lugar nuevo.
Primero, averigüe si hay lugares de reunión más grandes que
estén disponibles en el mismo edificio en el que se realizan las
sesiones ahora. Si no los hay, busque un nuevo lugar de sesiones
que esté lo más cerca posible del actual. Existen varias soluciones
posibles: clubes, iglesias, hospitales, restaurantes, cafés, centros de
veteranos, centros para la tercera edad, u oficinas del gobierno de
la ciudad, escuelas y universidades.
Trabaje con el Presidente y el Vicepresidente de Relaciones
Públicas para avisar a todos sobre la nueva ubicación tan pronto
como sea posible.
Situación: L a sala de reuniones habitual del club no está disponible
temporalmente.
Trabaje rápidamente para encontrar una solución temporal y
comuníquelo a los socios. Hay muchas opciones: instalaciones
para banquetes en restaurantes locales, unir varias mesas en un
café local, o encontrar un espacio diferente en el mismo edificio.
Cancelar la sesión debe ser el último recurso.
Recursos del Oficial de Asambleas

Ordenar provisiones para el club www.toastmasters.org/meetingsupplies
Ballots and Brief Evaluations

PROGRAMA DEL CLUB
DISTINGUIDO
Juntos, los oficiales del club fijan objetivos alcanzables para el éxito del club y elaboran un
plan para lograrlos. Enfocar sus esfuerzos en los logros del Programa del Club Distinguido
(DCP por sus siglas en inglés) (Artículo SP1111) es una de las mejores formas de asegurarse
de que su club alcanzará sus objetivos de educación, reclutamiento, capacitación y
administración.
Un club que se desempeña bien en el DCP brinda una experiencia de mayor calidad
para todos sus socios. Cada aspecto del DCP está diseñado para realzar la satisfacción y
reforzar la atmósfera de respaldo para cada socio, todas las veces que el club se reúne.
El Programa del Club Distinguido sirve como punto de partida para el Programa
de Reconocimiento del Distrito, que abarca los programas de Área, Distrito y División
Distinguidos. Los objetivos de estos programas se basan en Clubes Distinguidos.
REQUISITOS DEL DCP 1

El DCP es un programa anual, que va desde el 1 de julio hasta el 30 de junio. El programa
comprende 10 objetivos que su club debe esforzarse por alcanzar durante este tiempo.
Toastmasters International sigue el progreso de su club con relación a estos objetivos
durante todo el año, y diariamente se publican informes actualizados en el sitio web de
Toastmasters International en www.toastmasters.org/distinguishedperformancereports.
Después de finalizar el año en julio, Toastmasters International calcula la cantidad de
objetivos que el club logró y reconoce a aquellos que hayan obtenido los reconocimientos
de Club Distinguido, Club Selecto Distinguido y Club Distinguido del Presidente, según la
cantidad de objetivos logrados y la cantidad de socios que tenga.
Para cumplir con los requisitos para el reconocimiento, los clubes deben estar vigentes
según el documento Policy and Protocol, Policy 2.0: Club and Membership Eligibility,
Section 4. Good Standing of Clubs. Los clubes también deben tener 20 socios o un
crecimiento neto de al menos cinco socios nuevos, dobles o reincorporados a partir del
30 de junio. Los socios transferidos no cuentan para este total hasta que sus cuotas de
afiliación hayan sido pagadas y estén al día en el nuevo club. En ese momento, el socio
transferido debe considerarse como socio que renueva y no contará como socio nuevo.
Solo los socios vigentes pueden ser elegidos para obtener reconocimientos de
educación. Consulte el documento Policy 2.0 Club and Membership Eligibility, Section 5.
Good Standing of Individual Members.
Envío de información a la sede internacional

La Sede Internacional debe recibir los documentos a más tardar a las 11:59 p. m., hora
de la montaña, el día de la fecha límite aunque dicha fecha caiga en día de fin de
semana o feriado. Dado que no se pueden realizar cambios una vez que se reciben los
documentos, los oficiales del club deben ser cuidadosos y deben enviar información
precisa.
Recuerde que, como remitente, tiene la responsabilidad de asegurarse de que
la trasmisión de cualquier documento sea exitosa. Toastmasters International no se
responsabiliza por ningún documento ilegible o incompleto que se reciba, por un mal
funcionamiento o por fallas de la máquina de fax, ni por tonos de ocupado.

Objetivos del Programa del Club Distinguido
EDUCACIÓN CAPACITACIÓN
1. L ogro de cuatro reconocimientos de Nivel 1 9. U
n mínimo de cuatro oficiales del club capac-
2. Logro de dos reconocimientos de Nivel 2 itados durante cada uno de los dos períodos
3. Logro de dos reconocimientos más de Nivel 2 de capacitación*
4. Logro de tres reconocimientos de Nivel 3
5. Logro de un reconocimiento de Nivel 4, Nivel ADMINISTRACIÓN
5 o Toastmaster Distinguido 10. Pago a tiempo de cuotas de renovación de
6. L ogro de un reconocimiento más de Nivel 4, afiliación acompañadas de los nombres de
Nivel 5 o Toastmaster Distinguido ocho socios por un período (al menos tres
deben ser miembros que renuevan) y envío a
AFILIACIÓN tiempo de la lista de oficiales del club*
7. Cuatro nuevos socios
8. Cuatro nuevos socios adicionales
*Para obtener más información sobre los Objetivos 9 y 10, consulte el Programa del Club Distinguido y Plan
del Éxito del Club (Artículo SP1111).
Los clubes que alcancen cinco de los objetivos anteriores son Clubes Distinguidos. Los clubes que
alcancen siete u ocho de estos objetivos son Clubes Selectos Distinguidos y los que alcancen nueve
o diez son Clubes Distinguidos del Presidente.
Recursos del Club Distinguido

Programa del Club Distinguido y Plan
del Éxito del Club (Artículo SP1111)
www.toastmasters.org/1111
Informes de Desempeño Distinguido www.toastmasters.org/
distinguishedperformancereports
DEFINICIÓN DE CLUBES DE ALTA CALIDAD

Un club de alta calidad promueve y reconoce los logros de todos los socios, genera un entorno
de apoyo mutuo y ofrece reuniones variadas y organizadas profesionalmente. En esos clubes, los
oficiales están capacitados en todos los aspectos de calidad del club para asegurar que los socios
tengan acceso a un programa formal de orientación, reciban evaluaciones que los ayuden a mejorar
y estén motivados para lograr sus objetivos.
SESIONES DE CALIDAD
Los socios se afilian a Toastmasters para transformarse en comunicadores y líderes más eficaces.
Permanecen en Toastmasters porque el club les aporta valor y satisface sus necesidades individuales.
Un ambiente de calidad en el club es el factor individual más importante para la retención de los
socios. Los clubes de calidad brindan una mejor oportunidad para que cada socio desarrolle sus
habilidades de comunicación y liderazgo.
Reuniones excelentes hacen clubes exitosos. Estas son esenciales para construir y mantener las
afiliaciones. El secreto para el éxito de las sesiones es la planificación. Aliente a los clubes a planificar
y organizar sesiones en las cuales todos los socios tengan la oportunidad de aprender, obtener
logros, ¡y divertirse!

Claves para el éxito de las sesiones de los clubes
Variedad Diversión Límites de tiempo Discursos de
La variedad se Las personas se Cuando se cumple Proyectos
demuestra en afilian a Toastmasters con los límites Los clubes de calidad
diferentes tipos de para "aprender de tiempo, es alientan a los socios
sesiones: temáticas, en momentos de sorprendente cuánto a dar discursos
entre clubes y diversión", como dijo puede acumularse y promueven
reuniones sociales, el fundador Ralph C. en una sola sesión evaluaciones basadas
sesiones en hogares Smedley. Los clubes sin excederse ni en los objetivos de los
de los socios, etc. El de calidad tienen un solo minuto de proyectos. Según la
mismo formato todas sesiones divertidas la hora estipulada. duración y el formato
las semanas puede que cumplen Los mejores de las sesiones
hacer que las sesiones con los objetivos clubes comienzan del club, un buen
se sientan como una de educación. y terminan a objetivo para cumplir
tarea rutinaria. Los La atmósfera tiempo y siguen sería programar tres
clubes de calidad es interesante, un cronograma discursos por sesión.
tienen variedad agradable y estricto y de ritmo
de Table Topics® y acogedora. ágil. Esto aumenta el
sesiones para que entusiasmo y enseña
estos continúen valiosas habilidades
siendo originales de gestión de
e interesantes. sesiones.
Actualiza a tu club
con las noticias
de Toastmasters
Internacional
a través de los
canales de redes
sociales oficiales de
Toastmasters.
Pautas para un Club de Calidad

• Los oficiales del club asisten a la • Los socios están involucrados en todos los
capacitación brindada por el Distrito. aspectos del club.
• Los oficiales del club cumplen con sus • Los socios participan activamente en el
funciones y responsabilidades. programa educativo.
• Las sesiones están bien planificadas, • Se ayuda a los visitantes a sentirse
cuentan con buena asistencia, comienzan bienvenidos.
a tiempo, finalizan a tiempo, son variadas • Los invitados reciben información sobre
y divertidas. los beneficios de Toastmasters y se los
• Los socios nuevos son iniciados durante invita a solicitar la afiliación.
una ceremonia formal. • Los logros de los socios son reconocidos.
• Los socios nuevos reciben orientación • Use los Momentos de la Verdad para
sobre el programa Toastmasters, evaluar a su club.
enfocándose en lo que quieren lograr.

PROGRAMA EDUCATIVO DE
TOASTMASTERS
El programa educativo es el núcleo de cada club Toastmasters. Le brinda a los socios un
currículo comprobado para desarrollar habilidades de comunicación y liderazgo paso a paso,
con muchas oportunidades para obtener premios y reconocimientos durante el proceso.
EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE DE TOASTMASTERS

PATHWAYS
A través de la experiencia de aprendizaje de Toastmasters Pathways, puede desarrollar
sus habilidades en muchas áreas diferentes: comunicación, liderazgo, gestión,
planificación estratégica, servicio a los demás, oratoria y más. Tiene la oportunidad de
realizar proyectos cuyos temas varían desde la oratoria persuasiva, la motivación a los
demás, la creación de un podcast y hasta el liderar un grupo en situaciones difíciles.
Cada trayecto está dividido en cinco niveles con complejidad progresiva:
Nivel 1: Dominar los aspectos fundamentales
Desarrolle o mejore lo que comprende sobre los aspectos fundamentales que se
necesitan para ser un orador y evaluador exitoso. Se enfocará en la redacción de
discursos y la presentación de discursos básicos, y también recibirá, aplicará y ofrecerá
comentarios.
Nivel 2: Aprender su estilo
Comprenda sus estilos y preferencias personales. Tendrá la oportunidad de identificar
sus estilos de liderazgo o de comunicación y sus preferencias. También se le presentará
la estructura básica del Programa de Mentores Pathways.
Nivel 3: Aumentar el conocimiento
Comience a aumentar lo que sabe sobre las habilidades que son específicas de su
trayecto. Realizará un proyecto obligatorio y al menos dos proyectos electivos que
aborden sus metas e intereses a través de una amplia variedad de temas.
Nivel 4: Desarrollar habilidades
Desarrolle las habilidades que necesita para tener éxito en su trayecto. Tendrá la opor-
tunidad de explorar nuevos desafíos y comenzar a aplicar lo que aprendió. Completará
un proyecto obligatorio y al menos un proyecto electivo.
Nivel 5: Demostrar experiencia
En este nivel final, demuestre su experiencia en las habilidades que aprendió. Tendrá
la oportunidad de aplicar lo que aprendió en todos los niveles para lograr proyectos
más extensos. Realizará un proyecto obligatorio y, al menos, un proyecto electivo. Una
vez que haya completado el Nivel 5, realizará un proyecto final, el proyecto “Reflexiona
sobre tu Trayectoria”, para concluir su trayecto.
Para obtener más información sobre Pathways, visite www.toastmasters.org/

pathways-overview.

LOGROS Y RECONOCIMIENTO
En Pathways, los logros de los socios se reconocen con frecuencia porque el
reconocimiento aumenta la motivación. Cada vez que un socio completa un nivel,
gana una insignia digital y un certificado en Base Camp. Los socios y gerentes de Base
Camp (Vicepresidente de Educación, Presidente y Secretario) pueden descargar o
imprimir estos certificados.
Cada vez que un socio completa un trayecto, recibe el galardón de Proficient
(Competente), lo que significa que demostró experiencia. Por ejemplo, un socio
que completa Dominio de las Presentaciones es competente en dominio de las
presentaciones.
Después de completar el Nivel 2 de cualquier trayecto, los socios tienen la opción
de trabajar en el Programa de Orientación Pathways. Los socios que completen este
programa se consideran mentores Pathways y se los designará como tal en su perfil de
Base Camp.
Quienes busquen lograr más pueden explorar el reconocimiento de Toastmaster
Distinguido (DTM) y el Programa del Club Distinguido (DCP). Visite la página de
Achievement + Awards (Logros + Reconocimientos) para obtener más información.
TOASTMASTER DISTINGUIDO
El reconocimiento de Toastmaster Distinguido es el mayor reconocimiento de educación
que otorga Toastmasters International y reconoce habilidades tanto de comunicación
como de liderazgo.
Para ser elegible para el reconocimiento de Toastmaster Distinguido, el socio debe
realizar dos trayectos únicos, desempeñarse como oficial del club durante todo un año o
durante dos períodos semestrales, desempeñarse como oficial de distrito durante todo
un año, desempeñarse exitosamente como mentor o asesor del club, desempeñarse
exitosamente como patrocinador del club o realizar un programa de Iniciación en la
Oratoria o Youth Leadership y realizar el proyecto Toastmaster Distinguido.
Los Toastmasters Distinguidos reciben una placa y obtienen una mención en el sitio web
de Toastmasters www.toastmasters.org/dtm. Si los candidatos lo desean, Toastmasters
International envía un correo electrónico a sus empleadores redactando sus logros.
REALIZAR VARIOS TRAYECTOS

Los socios pueden realizar tantos trayectos como deseen y pueden realizar el
mismo trayecto varias veces. Para recibir crédito por realizar un trayecto por segunda
vez, los socios deben volver a comprar ese trayecto.
ENVIAR SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTOS 2

DE EDUCACIÓN
Es responsabilidad del Vicepresidente de Educación enviar solicitudes de reconocimientos
a la Sede internacional. Cuando un socio complete un nivel en Base Camp, confirme
que él/ella haya completado todos los niveles anteriores del trayecto e, inmediatamente
después, envíe el reconocimiento a través de Club Central.
Si el socio pertenece a más de un club, hable primero con él/ella y confirme que esté
de acuerdo en otorgarle el crédito del Programa del Club Distinguido a su club.

Los oficiales actuales del club pueden enviar solicitudes de reconocimientos en línea
a través del sitio web de Toastmasters International www.toastmasters.org/clubcentral.
(Las solicitudes también pueden enviarse por correo electrónico, fax, o correo regular).
Puede encontrar solicitudes para los niveles completados en www.toastmasters.org/
level-completion.
Se debe cumplir con todos los requisitos antes de que el solicitante tenga derecho al
reconocimiento. No pueden hacerse excepciones.
Base Camp
Cuando un socio ha completado todos los proyectos y discursos requeridos en un nivel,
debe enviar una solicitud de realización de nivel a través de Base Camp. El gerente de Base
Camp encargado de aprobar la solicitud debe verificar que el socio cumpla con todos
los requisitos para el nivel. Esto puede implicar la verificación de que el socio presentó
discursos en otro club.
Una vez que la solicitud de realización de nivel haya sido aprobada en Base Camp, el
vicepresidente de educación deberá enviar el reconocimiento en Club Central.
Si desea obtener más información, revise la Guía de Navegación, que se encuentra
disponible en nuestro sitio web en la pestaña Pathways.
2 Requisitos de los reconocimientos

• El candidato debe ser socio vigente en el • El Vicepresidente de Educación debe
momento en que la Sede internacional firmar y aprobar todas las solicitudes de
recibe la solicitud. Socio pago es aquel reconocimientos. Si el Vicepresidente
cuyo pago de cuotas de afiliación ha sido de Educación no está disponible o si
recibido por la Sede internacional en el el envío del reconocimiento es para el
período de cuotas actual. Vicepresidente de Educación, otro oficial
actual del club puede firmarlo y aprobarlo.
Sea consciente de que es su responsabilidad como remitente asegurarse de que la

trasmisión de cualquier documento ha sido exitosa. Toastmasters International no
se responsabiliza por ningún documento ilegible o incompleto que reciba, por mal
funcionamiento o fallo de la máquina de fax, ni por tonos de ocupado.
Los créditos para reconocimientos del Programa del Club Distinguido solamente se
pueden otorgar a un club del cual el destinatario del reconocimiento sea socio vigente.
Recursos del Programa Educativo

Envío de solicitudes de
reconocimiento de los socios www.toastmasters.org/clubcentral
Pathways Achievement Tracker
(Artículo 823, solamente en inglés) www.toastmasters.org/shop/823
Preguntas frecuentes del
programa de educación www.toastmasters.org/edfaq
Pathways learning experience www.toastmasters.org/pathways-overview

FINANZAS DEL CLUB
PRESUPUESTO
El Comité Ejecutivo del club desarrolla un presupuesto todos los años.
Gastos típicos del club

• Boletín informativo del club • Material publicitario
• Servidor web • Material educativo
• Trofeos, listones y certificados • Material del concurso de oratoria INGRESOS TÍPICOS
• Provisiones administrativas • Sellos DEL CLUB
• Cuotas y tarifas del club
• Donaciones
• Recaudación de fondos
Consulte el documento Policy and Protocol, Protocol 8.2: Fundraising, para obtener más
información sobre actividades aceptables y no aceptables para la recaudación de fondos.
CUENTA BANCARIA DEL CLUB 1 6

Los fondos del club nunca deben mezclarse con los fondos de los socios.
Solamente para clubes de EE.UU.: Ya sea que su club tenga una cuenta bancaria o que
necesite abrir una, usted debe usar el Número de Identificación de Empleador (EIN) exclusivo
del club. El EIN de cada club se encuentra disponible en el sitio web de Toastmasters en Club
Central en la página de Club Demographics (Datos demográficos del club).
Antes de poder emitir cheques de una cuenta del club, el banco debe tener una tarjeta
de firma firmada por el tesorero y el presidente del club. Pida a su banco el formulario
correspondiente y entréguelo al banco antes del 1 de julio y, para los clubes que se eligen
semestralmente, el 1 de julio y el 1 de enero.
Infórmele al banco que Toastmasters International es una organización sin fines de
lucro y exenta del pago de impuestos y que su club se organiza como una asociación
501(c)(3) sin fines de lucro y sin personalidad jurídica. Algunos bancos no le aplican tarifas a
dichas entidades.
Si su club necesita ayuda para abrir una cuenta bancaria, comuníquese por correo
electrónico a [email protected].
ADMINISTRAR Y AUDITAR LOS FONDOS DEL CLUB 1 6
INSTRUCCIONES PARA ADMINISTRAR Y AUDITAR LOS

FONDOS DEL CLUB
Revise la Club Constitution for Clubs of Toastmasters International, las políticas del club
y el presupuesto actual para comprender de forma general las operaciones del club y
cómo deben usarse sus fondos.
Confirme que los firmantes autorizados de la cuenta bancaria sean oficiales vigentes
del club. Para clubes de EE.UU. confirme con un oficial vigente que el club tenga un EIN.
Estados bancarios, facturas y cheques 6

Revise los estados bancarios, las facturas pagas, los cheques cancelados y las conciliaciones
de la chequera del club.

Confirme que todos los cheques estén justificados y, si corresponde, anote cuáles
están pendientes.
Verifique que los estados bancarios y la chequera hayan sido conciliados
mensualmente.
Note cualquier entrada inusual en la chequera o cualquier cheque inusual cancelado y
haga el seguimiento con el Tesorero.
Verifique que los estados financieros mensuales preparados por el Tesorero reflejen
EL COMITÉ DE
AUDITORÍA exactamente el estado financiero del club al momento en que fueron elaborados.
Aproximadamente un mes
antes de que termine el Ingresos del club
período en el cargo del Revise las notas y descripciones que se encuentran en el libro de entradas en efectivo y
presidente del club, este egresos y en la chequera y busque anotaciones relativas a fondos entrantes, tales como
designa un comité de tres cuotas y cualquier otro ingreso que pueda tener el club.
miembros (excluyendo Seleccione aleatoriamente alguna de esas notas y verifique que se recibieron los fondos
al tesorero) para auditar
correspondientes y que se archivó la documentación. Por ejemplo, si 23 socios pagaron sus
las finanzas del club.
cuotas de afiliación al club, confirme que las sumas recibidas fueron correctas y que la suma
Este comité informa sus
conclusiones al club y las pagada por cada uno de los 23 socios se indicó a Toastmasters International. Del mismo
incluye en los registros modo, compara las sumas correspondientes a las Solicitudes de Afiliación que se enviaron a
permanentes del mismo. Toastmasters International con los cheques recibidos de parte de los socios y los estados de
cuenta recibidos de la Sede Internacional y confirme que las sumas coincidan.
6 Gastos del club

Revise las notas y descripciones que se encuentran en el libro de entradas en efectivo y
egresos y en la chequera en busca de anotaciones relativas a gastos. Determine si algún
gasto parece fuera de lo común y realice el seguimiento con el Tesorero.
Seleccione aleatoriamente algunas notas de gastos y verifique que cada gasto tenga
una aprobación adecuada, un recibo válido y que haya sido realizado durante el período
de tiempo adecuado. Verifique que la suma del cheque coincida con el total del recibo.
Si no hay recibo, asegúrese de que la falta de recibo esté explicada por escrito.
1 Bienes
Si su club tiene bienes, tales como un atril, un estandarte, material de oficina, provisiones
de correo, un dispositivo de cronometraje, trofeos y materiales educativos, compare la
lista de bienes con los artículos que de hecho hay. Si no puede dar cuenta de un artículo,
discútalo con el Presidente del club.
1 6 Informe
Realice el seguimiento con el Tesorero si tiene preguntas sobre alguna documentación.
Presente al Presidente del club todas las preguntas sin resolver o preocupaciones sobre
actividad inapropiada.
Elabore un informe final de auditoría por escrito y preséntelo al club.
SEGURO DE RESPONSABILIDAD
Toastmasters International está mundialmente cubierto por un seguro de responsabilidad
relativo a las lesiones que ocurran dentro de sesiones y acontecimientos calificados de
Toastmasters. Visite www.toastmasters.org/liabilityinsurance para obtener la información
que se debe incluir en la solicitud del certificado de seguro. En caso de que el lugar de la
reunión le informe a tu club que se lo debe designar como portador de un certificado para
una sesión u ocasión específica de Toastmasters, ponte en contacto con tminsurance@
toastmasters.org para obtener un certificado personalizado en un plazo tres días hábiles.

Recursos de las finanzas del club
Información financiera para los
asuntos oficiales del club www.toastmasters.org/financialresources
Preguntas sobre impuestos [email protected]
Otras preguntas financieras [email protected]

ACTIVIDADES DEL CLUB
ELECCIONES DE LOS OFICIALES DEL CLUB
Todos los clubes necesitan líderes que puedan hacer avanzar al club y que puedan trabajar
con otras personas y motivarlas. Una de sus tareas como oficial del club es identificar a los
socios con potencial de liderazgo y alentarlos a actuar.
Las elecciones se celebran en la primera sesión en mayo y los nuevos oficiales asumen
sus funciones el 1 de julio. En los clubes en los que se eligen oficiales semestralmente,
también se celebran elecciones en la primera sesión de noviembre y los nuevos oficiales
asumen sus funciones el 1 de enero.

Article VI: Officers, Section 5
Nominations for club officers shall be made by a Club Leadership Committee
appointed by the Club President at least two (2) weeks prior to the election. This
committee shall consist of three (3) active individual members, when practicable.
This committee shall present its report at the regular business meeting imme
diately preceding the business meeting at which the election is to take place, and
shall present only the names of active individual members who have consented
to serve if elected. Further nominations may be made from the floor at the time
of the election by any active individual member. All elections shall be by secret
ballot, unless a secret ballot is dispensed with by unanimous vote, with a majority
vote of all active individual members present and voting necessary to elect each
officer. The chair of the Club Leadership Committee shall be the Immediate Past
Club President, unless the best interests of the club require otherwise.
1 2 3 4 NOMBRAMIENTO
5 6 7 Al menos dos semanas antes de las elecciones, designe a un Comité de Liderazgo del
Club. Cualquier socio pago actual del club es elegible para presentarse como candidato
a un cargo y los socios pueden presentarse como candidatos a más de un cargo. Los
cargos que serán ocupados son Presidente, Vicepresidente de Educación, Vicepresidente
EL COMITÉ DE de Afiliación, Vicepresidente de Relaciones Públicas, Secretario, Tesorero (o Secretario/
LIDERAZGO DEL Tesorero) y Oficial de Asambleas.
CLUB
De ser posible, todas las posiciones deben estar ocupadas. Sin embargo, un club
El Comité de Liderazgo
del Club selecciona a los debe tener como mínimo tres oficiales: el presidente, el vicepresidente y el secretario
candidatos para cada uno o secretario-tesorero, y cada uno de estos tres cargos debe ser desempeñado por una
de los cargos del club. El persona diferente.
presidente del club designa El Comité de Liderazgo del Club puede considerar a socios vigentes que hayan
a un Comité de Liderazgo anunciado su deseo de desempeñarse en un cargo. También buscará candidatos
del Club compuesto por
calificados. Solo se puede incluir a un socio en el informe del Comité de Liderazgo del Club
tres socios vigentes (uno de
los cuales es el presidente si este ha dado su consentimiento para ser nombrado. El informe del Comité se presenta
inmediato anterior y es en la sesión del club previa a la elección. En la sala se podrán realizar nombramientos
quien lo preside) al menos adicionales.
dos semanas antes de las Si el Comité de Liderazgo del Club no brinda su informe al club en la sesión anterior a
elecciones del club. la elección, el informe no es válido ni vinculante y todos los candidatos se presentarán en
la sala en la sesión durante la cual se realizará la elección.

EL PROCESO DE ELECCIÓN
Antes de comenzar el proceso de elección, explique brevemente cuáles son las principales
responsabilidades de cada cargo. Luego explique el proceso de elección y proceda con las
elecciones:
El proceso de elección 1 5
1. Acepte los nombramientos para el cargo 5. Presente una moción para cerrar
de Presidente. las nominaciones para el cargo de
2. Solicite discursos de apoyo. Cualquier Presidente. Esto requiere apoyo y una
socio puede ponerse de pie para apoyar votación.
el nombramiento y dar un discurso breve 6. Ordena a todos los socios que emitan sus
(por lo general dos minutos) sobre la votos.
calificación del candidato. Los discursos 7. Pídale a dos personas que realicen el
de apoyo se realizan en orden alfabético, conteo de votos.
de acuerdo al apellido de los candidatos.
8. Anuncie el ganador.
3. Pregunta al candidato si aceptaría
9. S i se produce un empate en los votos
la posición en caso de ser elegido.
emitidos, para resolver el empate, se
Concédele dos minutos a la persona
descartan todos los votos emitidos. Se
designada para hablar en su propio
lleva a cabo una nueva votación para
nombre.
determinar un ganador. Si el empate
4. Pida nominaciones adicionales para el continúa, se descartan los votos y se
cargo de Presidente. Si se nomina a otras lleva a cabo una nueva votación hasta
personas, repita los pasos 2, 3 y 4 para que ya no haya empate. Otras formas de
cada candidato. desempate no son oficiales ni vinculantes
para el club.
Repita estos pasos para cada cargo. Cuando se terminen las elecciones, presente el
Comité Ejecutivo recientemente electo al club.
FRECUENCIA DE ELECCIÓN 1
La Club Constitution for Clubs of Toastmasters International establece que los clubes que
se reúnen semanalmente pueden elegir oficiales anual o semestralmente. Los clubes que
realizan sesiones con menor frecuencia deben elegir a sus oficiales anualmente. Los plazos
anuales de los cargos van desde el 1 de julio al 30 de junio; los semestrales van desde el
1 de julio hasta el 31 de diciembre y desde el 1 de enero hasta el 30 de junio.
Los Presidentes del club electos por un período de un año no podrán ser reelectos para
un período sucesivo. Los Presidentes del club electos por un período semestral pueden ser
reelectos por un período sucesivo de medio año.
VACANTES 1
Cualquier vacante de cargos, excepto por el Presidente del Club del Año Anterior, debe
completarse por una elección especial celebrada en la sesión siguiente al anuncio de la
vacante.
Si alguien asume una función de oficial después del 1 de julio, la fecha de comienzo en
la función se reveritrá al primer día del mes, en el mes en el que se produzca la vacante.
Por ejemplo, en el caso de un oficial que fuera elegido para ocupar una vacante el 7 de
noviembre su fecha de inicio en la función sería el 1 de noviembre.

Si un oficial figura actualmente en una función y otro oficial lo va a reemplazar, la
fecha final del oficial anterior se revertirá automáticamente al último día del mes anterior.
A los oficiales que sean reemplazados en el mes de julio se les retirará totalmente su
designación de oficiales del club y a los oficiales del club recientemente electos se les
asignará como día de inicio de su período el 1 de julio. Esto también se aplica en los
clubes semestrales para los oficiales que asuman sus cargos en enero. Esto permite que
cualquier otro oficial que sea elegido en el mes de julio o enero tenga la capacidad de
desempeñarse durante el resto de su período como oficial del club y que pueda usar ese
servicio para sus logros educativos. Para obtener más información acerca de esto, visite:
www.toastmasters.org/clubbusinessFAQ.
TOMA DE POSESIÓN DEL OFICIAL DEL CLUB

Después de que los nuevos oficiales son electos, el presidente saliente del club organiza
una ceremonia de toma de posesión. Toda la ceremonia toma entre 12 y 15 minutos y se
celebra hacia el final de la sesión. Las tomas de posesión se realizan durante una sesión
normal del club o durante una actividad especial.
Materiales de toma de posesión

• Club Officer Pin Set (Artículo 5801Z) • Manual de Liderazgo del Club (Artículo
(Juego de broches de los oficiales del SP1310)
club) • Para saber cuáles son los símbolos de
• Gavel (Artículo 375) (Mazo) reconocimiento para otorgar a sus
• Club President Award (Artículo 1990) oficiales salientes, visite
(Reconocimiento de Presidente del Club) www.toastmasters.org/gifts
TEXTO DE TOMA DE POSESIÓN DEL OFICIAL DEL CLUB

Quien dirija la ceremonia (el oficial de investidura) puede usar el siguiente texto o crear uno:
Primero, el oficial de investidura pide a los oficiales salientes del club que se pongan
de pie, les agradece por su trabajo y los libera de sus responsabilidades diciendo,
“De aquí en adelante quedan libres de todas sus tareas y funciones como oficiales
del club [insertar aquí el nombre del club].”
A continuación, el oficial de investidura llama al frente a los oficiales entrantes y les

pide que se paren en el siguiente orden, a la derecha del atril: Oficial de Asambleas,
Tesorero, Secretario, Vicepresidente de Relaciones Públicas, Vicepresidente de
Afiliación, Vicepresidente de Educación y Presidente.
El oficial de investidura confía las nuevas tareas a los oficiales entrantes diciendo,
“Estoy aquí para investir a los oficiales del club [insertar aquí el nombre del club]
y prepararlos para los desafíos que les esperan. Su desafío colectivo es hacer que
este club sea sólido y se dedique a ayudar a las personas de todas las ocupaciones,
profesiones y clases sociales a hablar con eficacia, escuchar con sensibilidad y
pensar con creatividad.
Voy a pedirle a cada oficial que sujete el mazo como símbolo de liderazgo mientras
describo brevemente los desafíos que deberá alcanzar y las funciones que deberá
cumplir".

El oficial de investidura presenta al Oficial de Asambleas, haciendo una breve
descripción de los objetivos y las funciones del cargo. Luego el oficial de investidura
entrega el mazo al Oficial de Asambleas como símbolo de este cambio y concluye
diciendo, “¿Llevará usted a cabo estas tareas dando lo mejor de sí?”
El oficial de investidura le pide al Oficial de Asambleas que pase el mazo a la

siguiente persona y repita este procedimiento para el Tesorero, el Secretario,
el Vicepresidente de Relaciones Públicas, el Vicepresidente de Afiliación y el
Vicepresidente de Educación. El Presidente entrante será el último en tomar
posesión, con la siguiente presentación especial:
“Toastmaster [insertar aquí el nombre del Presidente entrante], habiendo 2

resultado electo Presidente del club [insertar aquí el nombre del club], usted es
su oficial ejecutivo a cargo y se espera que presida todas las sesiones del club y las
sesiones normales y especiales de su Comité Ejecutivo.
El desafío para usted será procurar que este club permita a sus socios cumplir con
sus objetivos de educación. También deberá procurar que el club ayude al Área, la
División, el Distrito y a Toastmasters International a cumplir con sus objetivos. Por
favor acepte el mazo como símbolo de su liderazgo y dedicación al cargo.
El mazo es símbolo del poder y la autoridad que le otorgan los socios de este
club. Úselo sabiamente y con moderación. Usted es un miembro de su equipo,
así como también su líder. Un equipo es más que un grupo de personas. Es una
fuerza emocional enraizada en los sentimientos, los pensamientos y las acciones
de todos los socios con el objetivo común de alcanzar logros, compartir y apoyarse
mutuamente. Trabaje con los miembros de su equipo para crear un club saludable y
dinámico, del cual todos estén orgullosos.
¿Aceptará usted, como Presidente, este desafío y desempeñará sus tareas dando lo
mejor de sí?”
El Presidente entrante responde, “Sí, lo haré”.
El oficial de investidura dice, “Ahora tengo el placer de declarar que estos

Toastmasters quedan investidos con los cargos para los cuales han sido electos”.
Luego, dirigiéndose al club colectivamente, el oficial de investidura continúa,

“¿Pueden todos ponerse de pie? El crecimiento y desarrollo del programa
Toastmasters en el club [insertar aquí el nombre del club] depende en gran
medida de las acciones de este grupo. Por su honor, como socios de Toastmasters,
¿se comprometen individual y colectivamente a apoyar a este club, a vivir y trabajar
con él durante el próximo año?”
Los socios del club responden, “Sí. Lo haremos”.
El oficial de investidura dice, “¿Pueden el Presidente del club recientemente

investido y el Presidente del Año Anterior acompañarme en el atril, por favor?
[Insertar aquí el nombre del Presidente del Año Anterior], como Presidente del
Año Anterior del club [insertar aquí el nombre del club], ¿ofrecerá el broche de
Presidente a [escribe aquí el nombre del presidente entrante] como símbolo de su
dedicación y servicio? Y [insertar aquí el nombre del Presidente entrante], como
Presidente del club [insertar aquí el nombre del club], ¿ofrecerá el broche de

Presidente del Año Anterior a [ingrese aquí el nombre del presidente inmediato
anterior] como símbolo de su dedicación y servicio?”. El Presidente del Año Anterior
y el Presidente entrante se colocan los broches uno al otro.
El oficial de investidura y el Presidente del Año Anterior abandonan el atril. El nuevo

Presidente se hace cargo de la sesión. En este momento, el nuevo Presidente le
entrega el Club President Award (Artículo 1990) al Presidente saliente. Luego, el
nuevo presidente presenta un discurso de tres minutos donde describe las metas
para su período.
CONCURSOS DE ORATORIA DEL CLUB

Cada año, todos los clubes Toastmasters tienen la oportunidad de participar en concursos
de oratoria oficiales de Toastmasters. Los concursos comienzan a nivel de club y los
ganadores del concurso de club avanzan a los niveles de Área, División y Distrito. Los
distritos deben llevar a cabo el Concurso Internacional de Oratoria y pueden realizar hasta
tres concursos de oratoria adicionales cada año.
Como parte del Concurso Internacional de Oratoria, los ganadores del nivel de Distrito
avanzan a cuartos de final regionales, los cuales se realizan en video. Los ganadores de
cuartos de final regionales avanzan a la semifinal en la Convención Internacional, en la que
compiten por la oportunidad de participar en el World Championship of Public Speaking®.
Para algunos socios, la participación en concursos de oratoria es lo más destacado
de su experiencia Toastmasters. Otros están satisfechos con sus actividades del club
y la participación en concursos de oratoria no es tan importante como el logro de sus
objetivos de educación. Como oficial del club, usted debe mantener el equilibrio entre las
necesidades de ambos grupos y planificar los concursos de oratoria en consecuencia.
LA FUNCIÓN DEL VICEPRESIDENTE DE EDUCACIÓN

2 El Vicepresidente de Educación desempeña una función clave en el concurso de oratoria del club.
La función del Vicepresidente de Educación en los

concursos de oratoria del club
• Se pone en contacto con el Distrito • Solicita voluntarios para actuar como
para saber qué discursos de oratoria Presidente del concurso y Juez Principal
están programados para el club • Actúa como el experto del club en el
este año contenido del Reglamento de Concursos
• Comunica las fechas de los concursos de Oratoria (Artículo SP1171)
de oratoria de Área, División y Distrito • Se asegura de que el formulario de
al club y programa los concursos de Notification of Contest Winner (Artículo
oratoria del club en consecuencia 1182, solamente en inglés) sea enviado al
Presidente del concurso del Área

OTRAS OPORTUNIDADES DE LIDERAZGO
Aunque el vicepresidente de educación es responsable de supervisar los concursos de 2
oratoria del club, existen otras oportunidades de liderazgo que los socios pueden aprovechar.
Presidir un concurso
Tal vez la más importante de estas oportunidades de liderazgo sea la función de maestro de
ceremonias del concurso. Para obtener una descripción completa de la función de maestro
de ceremonias del concurso, consulta el Reglamento de Concursos de Oratoria (Artículo
SP1171). Un vicepresidente de educación puede hacerse cargo de la función de maestro de
ceremonias del concurso, pero esto no es obligatorio. De hecho, si otro socio calificado desea
ser maestro de ceremonias del concurso, esto libera al vicepresidente de educación para
manejar el concurso de oratoria del club desde una posición más estratégica.
Ayudar a organizar un concurso de oratoria

Con habilidades de planificación y delegación, el vicepresidente de educación puede
conseguir apoyo para organizar un buen discurso de oratoria y también puede ayudar a
los socios a lograr sus objetivos de educación.
ELEGIBILIDAD DE LOS SOCIOS 2

Es función del Presidente del concurso verificar que cada competidor en el concurso
de oratoria del club reúna los requisitos para competir, de acuerdo al Reglamento de
Concursos de Oratoria (Artículo SP1171). El reglamento enumera una serie de razones por
las cuales los concursantes pueden no ser elegibles, pero el problema más frecuente que
surge en relación a la elegibilidad en los concursos del club refiere al no pago de cuotas de
afiliación a Toastmasters International. En resumen, si un socio no tiene la calidad de socio
pago cuando se celebra el concurso de oratoria, entonces no es elegible para competir
en ningún nivel del concurso de oratoria en cuestión, aunque posteriormente pague las
cuotas de afiliación y vuelva a estar al día con sus obligaciones.
Aunque el maestro de ceremonias del concurso tiene la responsabilidad principal
de verificar la elegibilidad, el Vicepresidente de Educación puede prestar su ayuda al
compartir su conocimiento sobre las reglas de elegibilidad del concurso de oratoria y
asegurarse de que el club las siga.
Todos los concursantes deben completar y firmar el Speaker’s Certification of
Eligibility and Originality (Artículo 1183, solamente en inglés) antes de cada concurso en
el que vayan a competir.
Recursos del concurso de oratoria

Reglamento de Concursos de Oratoria
(Artículo SP1171) www.toastmasters.org/1171
Página de concursos de oratoria www.toastmasters.org/speechcontests
Preguntas frecuentes del
concurso de oratoria www.toastmasters.org/speechcontestfaq
Paquetes para el concurso de oratoria www.toastmasters.org/speechcontestkits
Verificador de elegibilidad www.toastmasters.org/eligibility-assistant

GUÍA DE ESTADO DEL CLUB
Consulte la siguiente tabla para poder determinar cómo el estado de un club afecta las diferentes
características y áreas del programa de Toastmasters. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con
Atención para Clubes y Socios al teléfono +1 720-439-5050 o al correo [email protected].
No cumple
Futuro Activo Bajo con los Suspendido
requisitos
Acceso a Base Camp ✓ ✓ ✓

Acceso a Club Central ✓ ✓ ✓
Puede celebrar sesiones del club ✓ ✓ ✓ ✓
Puede competir en concursos de oratoria ✓
Puede votar en las sesiones del Consejo
de Distrito ✓
Puede votar en la Sesión Anual del Consejo
de Distrito ✓
Puede participar en el Programa del Club
Distinguido ✓
Futuro El club se encuentra en proceso de fundación.
Ocho o más son socios que han pagado su cuota de afiliación del período de renovación actual
Activo
(al menos tres de ellos son socios que renuevan afiliación).
Bajo El conteo de socios que han pagado su cuota de afiliación es menor a ocho.
No cumple con El conteo de socios que han pagado su cuota de afiliación no incluye tres socios que renuevan su
los requisitos afiliación.
La afiliación del club ha estado baja o no ha cumplido con los requisitos para un período de renovación
Suspendido
completo y ahora se debe reincorporar para evitar el cierre permanente.
Rev. 05/2019 Artículo SP377A

ÍNDICE TEMÁTICO
A Encargarse de las pertenencias del club 42
Addendum of Standard Club Options 11 Enviar solicitudes de reconocimientos de
Administrar y auditar los fondos del club 51 educación 49
Al llegar a las sesiones del club 23, 27, 30, 37, 43 Estados bancarios, facturas y cheques 51
Antes de las sesiones del club 23, 27, 30, 34, 37, 40, 43
F
Área 14
Facebook 32
Ayudar a los invitados 29
Finanzas del club 51
Ayudar a organizar un concurso de oratoria 59
Frecuencia de elección 55
Respaldar el Programa Educativo 26
Fuera de las sesiones del club 24, 40
B Funciones de liderazgo a nivel del club 7
Bienes 52 Funciones de liderazgo del club 22
C G
Club 14 Gastos del club 52
Club Central 8, 11, 39 Guia de estado del club 60
Club Constitution for Clubs of Toastmasters Gobierno 11
International 11
I
Cobrar las cuotas de afiliación 39
Informar sobre nuevos oficiales 37
Comité Ejecutivo de Distrito 16
Informe 52
Comité Ejecutivo del club 11
Ingresos del club 52
Consejo de Área 15
Instrucciones para administrar y auditar los fondos del
Consejo de Distrito 17
club 51
Coordinar el programa del club 25
Introducción 7
Coordinar las sesiones del club 42
Cronograma del Club 18 L
Cuenta bancaria del club 51 La Función del Vicepresidente de Educación 58
Liderar y guiar 23
D LinkedIn 32
Definición de Clubes de Alta Calidad 46
Después de las sesiones del club 30, 43 M
Dirigir concursos de reclutamiento 29 Mantener actualizado el sitio web del club 33
Dirigir el programa de orientación 26 Mantener archivos 36
Distrito 16 Meetup 33
División 16
Documentos de gobierno 11 N
Durante las sesiones del club 24, 27, 34, 40, 43 Nombramiento 54
Durante las sesiones del club, de asuntos oficiales del
club y del Comité Ejecutivo 37
O
Obtener el reconocimiento de Club Distinguido 22
E Obtener múltiples reconocimientos de educación 51
El club dentro de la estructura de Distritos 14 Oficial de Asambleas 41
Elegibilidad de los socios 59 Otras oportunidades de liderazgo 59
El proceso de elección 55

P S
Pagar facturas 40 Secretario 35
Planificar concursos de oratoria 26 Seguro de responsabilidad 52
Presidente 22 Sesiones del Club 14
Presidir las sesiones 22 Sesiones del Consejo de Área 15
Presidir un concurso 59 Sesiones del Consejo de Distrito 17
Presupuesto 51 Sesiones del Consejo de División 16
Procesar las solicitudes de afiliación 29 Situaciones comunes que los Oficiales de Asambleas
Programa del Club Distinguido 45 enfrentan 44
Programa Educativo de Toastmasters 48 Situaciones comunes que los Presidentes enfrentan 24
Promocionar al club 32 Situaciones comunes que los Secretarios enfrentan 38
Proteger la marca Toastmasters, sus marcas registradas Situaciones comunes que los Tesoreros enfrentan 40
y su propiedad intelectual 33 Situaciones comunes que los Vicepresidentes de
Afiliación enfrentan 30
R Situaciones comunes que los Vicepresidentes de
Reclutar nuevos socios 29 educación enfrentan 27
Requisitos del DCP 45 Situaciones comunes que los Vicepresidentes de
Responsabilidades del Oficial de Asambleas 42 Relaciones Públicas enfrentan 34
Responsabilidades del Presidente 22 Supervisar cuentas 39
Responsabilidades del Secretario 36
Responsabilidades del Tesorero 39 T
Responsabilidades del Vicepresidente de Afiliación 29 Tesorero 38
Responsabilidades del Vicepresidente Texto de toma de posesión del oficial del club 56
de Educación 25 Toastmaster Distinguido 49
Responsabilidades del Vicepresidente de Relaciones Toma de posesión del oficial del club 56
Públicas 32 Tomar notas 36
Resumen de responsabilidades 23, 26, 30, 34, 37, 40, 43 Twitter 32
Reuniones del Comité Ejecutivo del club 11
V
Vacantes 55
Vicepresidente de Afiliación 28
Vicepresidente de Educación 25
Vicepresidente de Relaciones Públicas 31
Visitas de Área al club 14
Y
YouTube 33

NOTAS

NOTAS

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MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

Una Guía para un Liderazgo

Una Guía para un

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Valores de Toastmasters International

Promesa de la Marca Toastmasters International

 Asistir regularmente a las sesiones del club

 Preparar y completar las tareas de la sesión

 Proporcionar evaluaciones útiles y constructivas a mis compañeros

EL CLUB DENTRO DE LA ESTRUCTURA DEL DISTRITO. . . . . . . . . . . . 14

CRONOGRAMA DEL CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

PROGRAMA DEL CLUB DISTINGUIDO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

PROGRAMA EDUCATIVO DE TOASTMASTERS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

FINANZAS DEL CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

ACTIVIDADES DEL CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

FUNCIONES DE LIDERAZGO A NIVEL DEL CLUB

4 Vicepresidente de Relaciones Públicas

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 7

8 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 9

Recursos para los oficiales del club

10 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF

COMITÉ EJECUTIVO DEL CLUB

REUNIONES DEL COMITÉ EJECUTIVO DEL CLUB

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 11

Deberes del Comité Ejecutivo del club

1 Componentes de una reunión del Comité Ejecutivo

12 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

7–7:05 p.m. Comienzo de la sesión y comentarios de apertura por parte del

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 13

1 6 7 SESIONES DEL CLUB

Recursos del club

VISITAS DE ÁREA AL CLUB

Recursos de las Visitas de Área

14 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

POLICY AND PROTOCOL

Miembros del Consejo de Área 1 2 3

Funciones del Consejo de Área

Sesiones del Consejo de Área 1 2 3

Asuntos discutidos en las sesiones del Consejo de Área

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 15

Miembros del Consejo de División

Propósito y funciones del Consejo de División

Sesiones del Consejo de División

Asuntos tratados en las sesiones del Consejo de División

COMITÉ EJECUTIVO DE DISTRITO

Comité Ejecutivo de Distrito

16 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

Miembros del Consejo de Distrito 1 2

Sesiones del Consejo de Distrito 1 2

Asuntos tratados en las sesiones del Consejo de Distrito

Recursos del Distrito

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 17

JUNIO (ANTES DE FINALIZAR JULIO AGOSTO

Crear un presupuesto para 6 Finalizar el presupuesto del 3 Revisar los resultados de la

18 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB 19

20 MANUAL DE LIDERAZGO DEL CLUB

Asistir regularmente a las sesiones del club

Preparar y completar las tareas de la sesión

Proporcionar evaluaciones útiles y constructivas a mis compañeros

7–7:05 p.m. Comienzo de la sesión y comentarios de apertura por parte del