Manual de Procedimientos de Cuentas Por Cobrar

Nombre del Manual de Procedimiento de: Código: - 2017
Versión: 1
CUENTAS POR COBRAR
Fecha de Confección 14 Julio 2017
INSTITUTO DE SEGURO
AGROPECUARIO
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
DE
CUENTAS POR COBRAR
2017
1
Instituto de Seguro Agropecuario Oficina de Desarrollo Institucional
Nombre del Manual de Procedimiento de: Códi -
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
DESPACHO SUPERIOR
Licenciado
IRVIN D. SANTOS H.
Gerente General
Licenciado JORGE LEZCANO

Sub - Gerente General
Licenciada
KARINA MOLINA DE ROLLON
Secretaria General
ELABORADO POR:
AUTORIZADO POR:
Nombre: Cargo: IRVIN D. SANTOS H.
Nombre: RAUL A. NOTA G. Gerente General 19/10/2017
Fecha:
Cargo: Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional
Fecha: 19/10/2017
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
Elaboración del Manual
RAÚL A. NOTA G.
Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional
EMILIANO VIDAL
Gerente de Finanzas
Apoyo Técnico:
MIVIAN FLORES
Jefa de Cuentas Especiales
NERIDA NEREYDA UREÑA

Programa de Competitividad
YESSENIA GONZALEZ
Gestora de Cobro
Gerencia Regional de Veraguas
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
INDICE
Página N°
I. Introducción…………………………………………. 05
II. Objetivos Generales………………………………… 06
III. Objetivos Específicos……………………………….. 06
IV. Alcance…..……………………………………………. 06
V. Fundamento Legal……………………………………. 06
VI. Entes Participantes…..............................................................07
VII. Documentos utilizados………………………………… 07
VIII. Formularios utilizados………………………………… 07
IX. Reportes generados……………………………………. 07
X. Disposiciones..........................................................................07
Procedimientos:
A. Ejecución del Procedimiento:

“Registro de Cuentas por Cobrar”………………………… 09
Programa de Competitividad…………………………….. 19
Programa de Competitividad, proceso de reembolso…… 28
B. Ejecución del Procedimiento:

“Solicitud de Arreglo de Pago”…………………………… 32
XIII, Definiciones…………..……………………………… 35
XIV, Régimen de Formularios…..……………………………… 39
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
INTRODUCCION
Es fundamental que todo Organismo público cuente con un documento actualizado en el

que se describan de manera metódica, en forma escrita y gráfica, las operaciones que deben
seguirse para el cumplimiento de sus objetivos, tanto las sustantivas que están relacionadas
directamente con los objetivos del Organismo, como aquellas que apoyan la realización de
los primeros.
Por tal motivo se elaboró el presente Manual de Procedimientos de Cuentas Por Cobrar.
Para la integración del presente Manual se partió del análisis de la información existente,
así mismo de la realización de entrevistas con el personal, para confirmar la información
existente e incluir nuevos procedimientos que describan claramente el total de las
operaciones que realizan las distintas fases de las cuentas por cobrar.
El Manual de Procedimientos que se describe, juega un papel muy importante en la

comunicación, coordinación y evaluación administrativa de las distintas áreas que integran
las Gerencias Regionales, ya que facilita la interrelación de las mismas a través del flujo
operacional.
Por lo anterior, este Manual está orientado a todo el personal a fin de que conozca con
exactitud y precisión las acciones que debe llevar acabo para el correcto desarrollo de cada
uno de los procedimientos en que debe participar.
Con el propósito de contar con una administración dinámica y activa para dar respuesta
inmediata a las necesidades actuales de los movimiento de las cuentas por cobrar, la
Oficina de Desarrollo institucional (O.D.I.), se ha dado a la tarea de desarrollar programas
de modernización y simplificación administrativa, que permitan la operación eficiente de
las áreas financieras y dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica y la Ley 38.
Por esta razón, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, técnicos
administrativos y financieros, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la
desconcentración de actividades y el logro de los objetivos institucionales. El presente
Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta con la Gerencia de Finanzas,
en el cual se describen los objetivos, políticas y actividades de cada uno de los
procedimientos que lleva a cabo esta unidad financiera; así como de los formatos que para
estos efectos se utilizan.
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
I. OBJETIVOS GENERAL:
Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de las cuentas por
cobrar del Instituto de Seguro agropecuario (I.S.A.). Este constituye un
instrumento idóneo para suministrar información de los procedimientos
involucrados en el registro y control de dichas cuentas, generada por las distintas
Unidades que conforman la Institución y centralizando su cobro en el área de
cuentas especiales.
II. OBJETIVO ESPECIFICO:
Aplicar los procedimientos de cuentas por cobrar, para obtener la evidencia

necesaria y llegar a una conclusión con respecto a su correcta valuación,
revelación y presentación en los estados financieros, mediante un registro
individual, actualizado y detallado, de los usuarios morosos para el desarrollo de
las tareas de seguimiento de las cuentas por cobrar.
III. ALCANCE:
El presente Manual es de ejecución obligatoria para todas las Unidades

Administrativas y Financieras, Técnicas y Operativas que conforman el Instituto
de Seguro Agropecuario. La aplicación de los lineamientos establecidos en el
presente manual se suscribe en el proceso de las Cuentas por Cobrar. Brindando
de manera oportuna, eficaz y transparente la atención requerida para los registros
y gestión de cobros.
IV. FUNDAMENTO LEGAL:
Ley Nº 32 de 1984 “Por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República”
Ley N° 34 del 29 de abril de 1996 que subrogó la Ley 68 de 1975.
Ley Nº 38 de 31 de julio de 2000 “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la

Procuraduría de la Administración, regula el procedimiento Administrativo
General y se Dictan otras Disposiciones Especiales
Ley Nº 6 De 23 de enero de 2002. “Que dicta normas para la transparencia en la

gestación pública, establece las acción de Habeas Data y dicta otras disposiciones”
Código Judicial de Panamá, Libro II, Titulo XIV, Procesos de Ejecución, Capitulo
VIII, Proceso de Cobro Coactivo, Artículo 1777 y S.S. (Ley 29 de 25 de octubre
de 1984, Gaceta Oficial N° 20,199 de 6 de diciembre de 84). Por la cual se adopta
el Código Judicial (libro Primero, Segundo y Tercero – Organización Judicial).
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
V. RESPONSABLES:
- Gerencias Nacionales, Juzgado Ejecutor, Oficinas, Unidades,

Gerencias Regionales, Áreas.
VI. DOCUMENTOS UTILIZADOS:
- Solicitud de Seguro Agropecuario

- Acta de Aseguramiento
- Factura
- Recibo de Cobro
- Hoja de Gestión de Cobro
- Informe Mensual de Cuentas por Cobrar
VII. FORMULARIOS UTILIZADOS:
- Hoja de Gestión de Cobro

VIII. REPORTES GENERADOS:
XI. DISPOSICIONES:
1. Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la
Institución, a través de sus unidades administrativas, por la prestación de un
servicio (pólizas).
2. Es responsabilidad del Gestor de Cuentas por Cobrar, realizar el Cronograma de

Cobros, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que
generan las mismas.
3. El Gestor de Cobros mantendrá actualizado el Libro Auxiliar de Cuentas por

Cobrar al igual que sus expedientes debidamente foliados.
4. Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrán por 90 días, después de este
lapso y previa verificación de su imposibilidad de cobro por parte del Gestor de
Cobro, será enviado al Juzgado Ejecutor, quien procederá al cobro coactivo.
5. El Gestor de Cobro será responsable de emitir mensualmente: Estados de

Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y enviarlos a los deudores y el
resumen conciliado de las Cuentas por Cobrar a la Gerencia de Finanzas, Área de
Cuentas Especiales.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
6. El Área de Cuentas Especiales, deberá suminístrale mensualmente al Área de
Contabilidad, la situación de los deudores del Instituto de Seguro Agropecuario,
detallado por Gerencia Regional y tipo de seguro.
7. Las normas y procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al

control posterior de la Oficina de Auditoria Interna y al control previo por parte
de las unidades involucradas.
8. Es responsabilidad de las Unidades involucradas en el procedimiento asignar a un

funcionario encargado de realizar el control correspondiente a su Unidad.
9. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo y del Supervisor de Gestor

de Cobro verificar el Cronograma de Cobros que presente el Gestor de Cobro de
acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que genera el
mismo.
10. Es obligación del Coordinador Administrativo y del Supervisor de Gestor de

Cobro, mantener un estricto control y seguimiento a las cuentas morosas,
mediante la revisión mensual de los Informes de Cuentas por Cobrar.
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Versi 1
CUENTAS POR COBRAR
Ejecución del Procedimiento:
1. TECNICO:
1.1 Confecciona el Acta de Aseguramiento, en la cual coloca el número de la Póliza.
1.2 Gestiona la revisión y firma del Gerente Regional del Acta de Aseguramiento
1.3 Desglosa la documentación del expediente, sacando copia de:
1.3.1 Solicitud de Seguro

Agropecuario
1.3.2 Cedula de Identidad Personal Copias
1.3.3 Acta de Aseguramiento
1.3.4 Declaración Jurada
1.3.5 Factura Solo, si es por el
Programa de
Competitividad
1.4 Registra la salida de los documentos antes descritos.
1.5 Remite los documentos al Coordinar Administrativo y Financiero, para el proceso

de gestión de cobro.
2. SECRETARIA / Despacho del Coordinador Administrativo y Financiero:
2.1 Recibe:

Agropecuario
2.1.5 Factura
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Versi 1
2.2 Verifica los documentos, registra entrada.
1
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
2.2 Remite al Coordinador Administrativo y Financiero, los documentos:

Agropecuario
2.2.5 Factura
3. COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO:
3.1 Recibe:

Agropecuario
3.1.5 Factura
3.2 Procede a verificar los datos de la Póliza:
3.2.1 Rubro
3.2.2 Valor Asegurado
3.2.3 Prima
3.2.4 Deducible
3.2.5 Vigencia de la Póliza
3.3 Verifica el tiempo que tiene el Productor para cancelar la Prima, tal cual lo indican
los Manuales de Seguros:
3.3.1 Pecuario.............................................Quince (15) días calendario Después del día siguiente a la

3.3.2 Agrícola: Etapa de Siembra..............Treinta (30) días calendario inspección, levantamiento y
firma de Acta de Aseguramiento.
3.3.3 Agrícola: Etapa de Germinación… Veinte (20) días calendario
3.4 Imparte las instrucciones por escrito, mediante un memorando dirigido al Gestor de
Cobro, indicando que se debe de levantar el Expediente de Cuentas por Cobrar del
Productor e iniciar el proceso de gestión de cobro.
3.5 Firma y sella el memorado
3.6 Turna al Gestor de Cobro los documentos:
3.6.1 Solicitud de Seguro Agropecuario

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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
3.6.2 Cedula de Identidad Personal
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
3.6.4 Factura
3.6.5 Memorando
4. SECRETARIA / Despacho del Coordinador Administrativo y Financiero:
4.1 Recibe, verifica, registra memorando.
4.2 Adjunta al memorando, los documentos
4.3 Turna al Gestor de Cobro, los documentos:

4.3.5 Factura
4.3.6 Memorando
5 GESTOR DE COBRO:
5.1 Recibe:

4.3.5 Factura
4.3.6 Memorando
5.2 Verifica los datos de la Póliza:
5.2.1 Rubro
5.2.3 Prima
5.2.4 Deducible
5.3 Levanta el Expediente de Cuentas por Cobrar del Productor, por Póliza
Figura N° 1
1
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
El Expediente de Cuentas por Cobrar, deberá tener un número de expediente, el cual

se describe a continuación:
Figura N° 2
5.4 Procede a llenar el Formulario denominado: “Generales del Productor” toda la

información relativa al Productor:
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
1 Numero de Póliza
2 Fecha de inicio
3 Fecha de vencimiento
4 Ha. Aseguradas
5 Cabezas aseguradas
6 Tipo de Seguro
7 Rubro Figura N° 3
8 Monto de la Prima
9 Suma asegurada
10 Gerencia Nacional y/o Regional
Persona Natural
11 Nombre completo
12 Sexo Figura N° 4
13 Nacionalidad
14 Numero de Cedula
15 Número de teléfono
16 Numero de celular
17 Correo electrónico
18 Apartado postal
Domicilio
19 Provincia
20 Distrito
21 Corregimiento
22 Barriada
23 Numero de casa
24 Calle
Persona Jurídico
25 Nombre completo
26 Sexo
27 Nacionalidad
28 Numero de Cedula
31 Correo electrónico
32 Apartado postal
Domicilio de la Empresa
33 Provincia
1
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
34 Distrito
35 Corregimiento
36 Barriada
37 Numero de casa
38 Calle
Nombre del Representante Legal

39 Nombre completo
40 Sexo
41 Nacionalidad
42 Numero de Cedula
45 Correo
electrónico
Apartado postal
Domicilio del Representante Legal

46 Provincia
47 Distrito
48 Corregimiento
49 Barriada
50 Numero de casa
51 Calle
5.5 Luego de concluir el llenado, archiva el Formulario denominado: “Generales del

Productor” debidamente foliado en el expediente.
Figura N°
5
5.6 Registra la obligación en el Libro Auxiliar de Cuentas por cobrar.
1
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
Figura N°
6
5.7 De acuerdo a los tiempos o plazos de cobro de la prima que indica el Manual de
Seguro, prepara un cronograma de cobro, que remitirá al Coordinador
Administrativo y Financiero para la logística correspondiente, determinando las
fecha en que se debe realizar el cobro. Detallamos el cronograma:
Figura N° 7
5.6 La primera gestión de cobro, se efectuara de acuerdo al cronograma establecido.

Prepara el formulario denominado: “Gestión de Cobro” (anexo N° 2), en el registra
la siguiente información:
1
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
1 Número de Gestión de Cobro Figura N° 8
2 Numero de Póliza
3 Fecha de la Gestión de Cobro
4 Nombre de la persona con quien se contacto
5 Tipo de comunicación:
6 Si fue personal
7 Logro comunicación (si o no)
8 Si fue telefónicamente:
9 Hora de llamada
10 Número de
teléfono 11 Si fue
escrita:
12 Numero de nota
13 Fecha de la nota
14 Cronograma de cobro (anota la cifra pagada
en el mes correspondiente)
15 Gestión de cobro
desarrollada 16 Acciones por
desarrollar
17 Resumen de la Gestión de cobro:
18 Si hubo arreglo de pago
19 Si hubo prorroga de arreglo de
pago 20 Si no se ubico
21 Si se encuentra en investigación
22 Clasificación del cobro:
23 Si es una cuenta cobrable
24 Si es una cuenta de dudoso
cobro 25 Si es una cuenta
incobrable
26 Nombre en imprenta del gestor de cobro y
firma
27 Nombre en imprenta del Coordinador Administrativo y Financiero y firma
Cada gestión de cobro de acuerdo al cronograma de cobros, deberá estar respalda Figura N° 9
con los documentos sustentatorios.
5.7.1 Gestión de Cobro por Llamadas Telefónicas:
Efectúa llamada telefónicas, las cuales deberán

hacerse cada una (1) vez por semana como mínimo Figura N° 9
y la registra en la Hoja de Gestión de Cobro. Las
mismas deben ser cardinales, permitiéndole
averiguar la disponibilidad del productor de efectuar
su pago.
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
Primeramente deberán informarles sobre las de generales de la cuenta e informarle que
se hallan dentro del tiempo que estipula el Manual de Seguros referente al pago. Al
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
concluir con la llamada gentilmente se le indica al Productor que por favor se ciñen al
tiempo que debe cancelar la prima.
5.7.2 Gestión de Cobro por Nota Figura N° 10
Confecciona nota de cobro dirigida al Productor,

indicándole, que es un cordial recordatorio de que Figura N° 10
se está venciendo el plazo para el pago de la
Prima.
La carta de cobro, es aquella carta informativa en

la que se induce al Productor o se le aconseja que
efectué un pago o que finalice el cobro que éste
adeuda con el ISA.
5.7.3 Gestión de Cobro por Visitas
Dentro del proceso de gestión de cobro, programa las visitas al productor, con el fin de
establecer una continuidad de la gestión, pero manteniendo siempre un comportamiento
gentil pero no amenazante. Recordándole regularizar su situación de pago.
Figura N° 11
5.8 Actualiza la base de datos relacionado todos los movimientos de la cuenta por
cobrar.
5.9 Verifica y concilia las transferencias o pagos recibidos
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
NOTA: El no mantener la información veraz y confiable de la cartera de

cobro, implica en presentar información no fidedigna a los entes
de control lo cual acarrea sanciones disciplinarias ejemplares.
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
“PROGRAMA DE COMPETITIVIDAD”
1 TECNICO:
1.1 Confecciona el Acta de Aseguramiento, en la cual coloca el número de la Póliza.
1.2 Gestiona la revisión y firma del Gerente Regional del Acta de Aseguramiento
1.3 Desglosa la documentación del expediente, sacando copia de:

1.3.2 Declaración Jurada (ORIGINAL) Copias
1.3.3 Factura
1.3.4 Hoja de Calculo Persona Natural: Beneficiario.
Persona Jurídica: Representante Legal
Si el Beneficiario es una Asociación, Cooperativa, Sociedad Anónima, se debe

incluir el Certificado del Registro Público, Certificaciones del MIDA,
Certificaciones de la entidad crediticia.
1.4 Registra la salida de los documentos antes descritos.
1.5 Remite los documentos al Coordinar Administrativo y Financiero, para el proceso

de gestión de cobro.
2 SECRETARIA / Despacho del Coordinador Administrativo y Financiero:
2.1 Recibe:

2.1.2 Declaración Jurada (ORIGINAL)
2.1.3 Factura
2.1.4 Hoja de Calculo
2.2 Verifica los documentos, registra entrada.
2.3 Remite al Coordinador Administrativo y Financiero, los documentos:
2
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20

2.2.3 Factura
2.2.4 Hoja de Cálculo
3 COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO:
3.1 Recibe:

3.1.2 Declaración Jurada (ORIGINAL)
3.1.3 Factura
3.1.4 Hoja de Cálculo
3.2 Procede a verificar los datos de la Póliza:
3.2.1 Rubro
3.2.3 Prima
3.2.4 Deducible
3.3 Verifica el tiempo que tiene el Productor para cancelar la Prima, tal cual lo indican
los Manuales de Seguros:
- Pecuario.............................................Quince (15) días calendario Después del día siguiente a la

- Agrícola: Etapa de Siembra..............Treinta (30) días calendario inspección, levantamiento y
firma de Acta de Aseguramiento.
- Agrícola: Etapa de Germinación… Veinte (20) días calendario
3.4 Imparte las instrucciones por escrito, mediante un memorando dirigido al Gestor de
Cobro, indicando que se debe de levantar el Expediente de Cuentas por Cobrar del
Productor e iniciar el proceso de gestión de cobro, en coordinación con la Oficina
del Programa de Competitividad en la Gerencia de Finanzas.
4.1 Firma y sella el memorado
4.2 Turna al Gestor de Cobro los documentos:

4.2.3 Factura
4.6.6 Memorando
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
5.1 Recibe, verifica, registra memorando.
5.2 Turna al Gestor de Cobro, el memorando con los documentos:

5.2.3 Factura
5.2.5 Memorando
6 GESTOR DE COBRO:
6.1 Recibe:

6.1.3 Factura
6.1.6 Memorando
6.2 Verifica los datos de la Póliza:

6.2.1 Rubro
6.2.3 Prima
6.2.4 Deducible
6.2.6 Firma del Productor que sea igual a la cedula de identidad personal
6.3 Verifica que el Productor, se acoge al Programa de Competitividad y que el rubro

este dentro del Programa.
6.4 Conforma el Expediente de Cuentas por Cobrar del Productor, por Póliza
2
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
Figura N° 12
Figura N° 13
2
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
6.5 Registra la obligación en el Libro Auxiliar de Cuentas por cobrar, indicando que el
cobro es por el Programa de Competitividad.
Figura N° 14
6.6 Confecciona memorando remisorio dirigido al Gerente de Finanzas, para la firma

del Gerente Regional
6.7 Registra salida del Expediente y el memorando
7 SECRETARIA / Despacho de la Gerencia Regional:
7.1 Recibe expediente, verifica, registra memorando.
7.2 Turna el expediente y memorando al Gerente Regional:
8 GERENTE REGIONAL:
8.1 Recibe expediente, verifica, firma y sella el memorando.
8.2 Turna el expediente y memorando firmado a la Secretaria
9 SECRETARIA / Despacho de la Gerencia Regional:
9.1 Recibe expediente y memorando, verifica, registra salida
9.2 Lo envía por valija al Gerente de Finanzas.
2
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
10 SECRETARIA / Despacho de la Gerencia de Finanzas:
10.1 Recibe expediente y memorando, verifica, registra entrada
10.2 Lo turna al Gerente de Finanzas
11 GERENTE DE FINANZAS:
11.1 Recibe expediente y memorando, verifica, lo envía al Jefe del Programa de

Competitividad
12 SECRETARIA / Despacho de la Gerencia de Finanzas:
12.1 Recibe expediente y memorando, registra salida
12.2 Lo envía al Programa de Competitividad
13 ANALISTA DEL PROGRAMA DE COMPETITIVIDAD:

13.1 Recibe expediente, el cual deberá contener los siguientes documentos:
1.3.1.1 Cedula de Identidad Personal

1.3.1.2 Declaración Jurada
1.3.1.3 Factura
1.3.1.4 Hoja de Cálculo
1.3.1.5 Memorando remisorio
Registra entrada y procede a verificar los siguientes aspectos:
a) Que la hoja de cálculo y Factura estén sin errores

b) Que el documento de Declaración Jurada sea en original
c) Que la Declaración Jurada, contenga la firma igual que la cedula de identidad
personal
d) Que la Cedula de Identidad Personal se encuentre vigente
e) Que el nombre del beneficiario, esta llenado correctamente y completo, tal cual
aparece en la Cedula de Identidad Personal
f) Que la información que contiene la Documento de Declaración Jurada, sea la misma
que aparece en la hoja de calculo
g) Que los cálculos presentados, correspondan a la suma asegurada por el ISA.
h) Que cuando son dos (2) beneficiarios en la Póliza, los dos (2) deben de firmar.
Siempre y cuando la Póliza diga (Y); y si dice (Y/O) uno de los dos firma.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
Nota:
Si el Beneficiario es una Asociación, Cooperativa, Sociedad Anónima, se debe incluir el

Certificado del Registro Público, Certificaciones del MIDA, Certificaciones de la entidad
crediticia.
Si existe un error en la documentación presentada, el Analista comunica al Jefe del Programa

de Competitividad, quien luego de verificar lo expuesto por el Analista, procede a
confeccionar el endoso respectivo, para la firma del Secretario (a) General
13.2 Procede a confeccionar nota dirigida al Ministerio de Desarrollo Agropecuario,

donde detalla el Numero de Solicitud de Desembolso, y el cuadro descriptivo de la
siguiente información requerida:
13.2.1 Provincia
13.2.2 Nombre completo del Productor.
13.2.3 Numero de Cedula de Identidad Personal
13.2.4 Rubro
13.2.5 Monto de la Factura
13.2.6 El monto del 50% de la PRIMA.
Figura N° 15
13.3 Remite la Nota de Solicitud de Desembolso a la Oficina del Gerente General, para
que proceda a firma y sellar la misma y se envié al MIDA.
13.4 Posteriormente, confecciona nota dirigida al MIDA, al Director de la Oficina para la

Transformación Agropecuaria y Fideicomiso del Programa de Competitividad
Agropecuaria, donde le remite los expediente de acuerdo a las solicitudes de
desembolso, que no deben ser mayor de diez (10) solicitudes por expediente, en la
cual se detalla lo siguiente:
13.4.1 Gerencia General

13.4.2 N° de Nota
13.4.3 Solicitud de Desembolso Numero
13.4.4 Tipo de Seguro
13.4.5 Rubro
13.4.6 Cantidad de Expediente
13.4.7 Año
Figura N° 16
13.4.8 Total B/.
2
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
13.5 Remite la Nota de Solicitud de Desembolso a la Oficina del Gerente General, para
que proceda a firma y sellar la misma y se envié al MIDA.
FORMA DE PRESENTACION DE LA COPIA DE CEDULA DE

IDENTIDAD PERSONAL
Nota: La dimensión de la Cedula de Identidad Personal,

deberá ser del mismo tamaño del carnet.
Figura N° 17
Nombre completo legible
Foto clara que se pueda apreciar el rostro de la person
Forma correcta de presentar copia de la Cedula de Identid
Fecha de expiración legible

Firma legible
Numero de Cedula de Identidad Personal legible.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
Figura N° 18
Forma incorrecta de presentar copia de la Cedula de Identidad Per
3
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
“PROGRAMA DE COMPETITIVIDAD PROCESO DE REEMBOLSO”
1. MIDA:
1.1 Luego de la revisión de los expedientes, que los mismos cumplan con los requisitos
establecidos en el programa de competitividad, inicia el proceso de pago de las
ordenes de desembolsos tramitadas por la Oficina para la Transformación
Agropecuaria y Fideicomiso del Programa de Competitividad Agropecuaria en el
Banco Nacional a los beneficiarios del Programa de Competitividad ISA.
1.2 El Banco Nacional de Panamá, comunica al Jefe Oficina para la Transformación

Agropecuaria y Fideicomiso del Programa de Competitividad Agropecuaria del
MIDA, por medios escritos que en base a las clausulas séptima (procedimiento de
pago y/o desembolso), han debitado de la cuenta a nombre del FIDEICOMISO, se
cancela las ordenes de desembolsos presentados.
1.3 El Jefe de la Oficina para la Transformación Agropecuaria y Fideicomiso del

Programa de Competitividad Agropecuaria del MIDA confecciona nota remisoria
dirigida al Gerente del ISA, informando el pago de las órdenes de desembolsos de
los beneficiarios del programa de competitividad ISA.
1.4 Remite nota al despacho del Gerente General.
2. GERENCIA DE GENERAL – SECRETARIA:
2.1 Recibe nota, verifica y registra entrada.
2.2 Traslada el documento al despacho del Gerente General
3. GERENTE GENERAL:
3.1 Recibe nota, verifica los montos depositados a la cuenta del ISA.
3.2 Traslada el documento a la Gerencia de Finanzas
3
Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
4. GERENCIA DE FINANZAS - SECRETARIA:
4.1 Recibe nota, verifica y registra entrada.
4.2 Traslada el documento al despacho del Gerente Finanzas
5. GERENCIA DE FINANZAS - GERENTE:
5.1 Recibe nota, verifica los montos depositados a la cuenta del ISA.
5.2 Traslada el documento al Área de Cuentas Especiales
6. GERENCIA DE FINANZAS – CUENTAS ESPECIALES:
6.1 Recibe nota, registra entrada.
6.2 Verifica en banca en línea del Banco Nacional de Panamá la Orden de Desembolso
pagada.
Figura N° 19
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
6.3 Confecciona el recibo de cobro, el cual se desglosa de la siguiente manera:
6.3.1 Original : MIDA

6.3.2 Copia Rosada : Cuentas Especiales ISA
6.3.3 Copia Amarilla: Gerencia Regional
6.3.4 Copia Verde : Programa de Competitividad ISA
6.4 Remite a la Oficina de Competitividad copia de la nota y los recibos de cobro

desglosado de la siguiente manera:
6.41 Original : MIDA

6.42 Copia Amarilla: Gerencia Regional
6.43 Copia Verde : Programa de Competitividad del ISA.
6.44 Copia de la nota del Banco Nacional
7 GERENCIA DE FINANZAS – PROGRAMA DE COMPETITIVIDAD ISA:
7.1 Recibe:
7.1.1 Original : MIDA

7.1.2 Copia Amarilla: Gerencia Regional
7.1.3 Copia Verde : Programa de Competitividad del ISA.
7.1.4 Copia de la nota del Banco Nacional
7.2 Confecciona cuadro el cual detalla la siguiente información:
7.2.1 Nombre del Productor

7.2.3 Gerencia Regional
7.2.4 Monto de la Prima pagada por el MIDA.
7.3 De igual manera, confecciona memorando remisorio, dirigido al Gerente

Regional, con el cuadro adjunto y la Copia Amarilla del recibo de cobro, para la
firma del Gerente de Finanzas.
8.1 Recibe memorando, Copia Amarilla del recibo de cobro y el cuadro, verifica y
registra entrada.
6.5 Traslada el documento al despacho del Gerente Finanzas
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
7. GERENCIA DE FINANZAS - GERENTE:
7.1 Recibe memorando, Copia Amarilla del recibo de cobro y cuadro, verifica, firma y
sella
8.1.1 Recibe memorando, Copia Amarilla del recibo de cobro y el cuadro, verifica,
registra salida.
8.2 Traslada los documentos a la Gerencia Regional respectiva
9. GERENCIA REGIONAL:
9.1.1 Recibe memorando, Copia Amarilla del recibo de cobro y el cuadro, verifica y
registra entrada.
9.2 Archiva en el expediente la copia amarilla del recibo de cobro.
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Versi 1
CUENTAS POR COBRAR
1. USUARIO / PRODUCTOR:
1.1 Pasado el tiempo para pagar la prima, como lo indica los Manuales de Seguros:
1.1.1 Pecuario............................................Quince (15) días calendario

1.1.2 Agrícola: Etapa de Siembra..............Treinta (30) días calendario
1.1.3 Agrícola: Etapa de Germinación… Veinte (20) días calendario
Después del día siguiente a la inspección, levantamiento y firma de Acta de
Aseguramiento.
1.2 Si el Productor, no ha cancelado la Prima en el tiempo indicado, solicita un

convenio de Arreglo de Pago, mediante nota escrita dirigida al Gerente Regional
respectivo, los cinco (5) días calendario siguiente.
Nota: Al solicitar el Arreglo de Pago, el Productor deberá abonar el cincuenta (50%)

por ciento del saldo moroso. El saldo restante, deberá cancelarlo en un
periodo de 15 días.
2. SECRETARIA / Despacho del Gerente Regional:
2.1 De manera cordial y respetuosa, atiende al Productor recibiendo la nota de solitud

de Arreglo de Pago, procede a verificar, registra entrada del documento.
2.2 Remite la nota al Coordinador Administrativo y Financiero, para verificar el status

del Productor.
3.1 Recibe, nota de solicitud de Arreglo de pago, verifica y registra entrada del
documento.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
3.2 Remite la nota en mención al Coordinador Administrativo y Financiero,
4.1 Recibe, la nota de solicitud de Arreglo de Pago, verifica.
4.2 Solicita al Gestor de Cobro, el Expediente de Cuentas por Cobrar del Productor,
para analizar su historial.
5.1 Recibe, nota de solicitud de Arreglo de pago, registra salida del documento.
5.2 Remite la nota en mención al Gestor de Cobro,
6 GESTOR DE COBRO:
6.1 Recibe, la nota de solicitud de Arreglo de Pago, verifica.
6.2 Archiva la nota de solicitud de Arreglo de Pago en el Expediente de Cuentas por

Cobrar del Productor debidamente foliado.
6.3 Verifica la información contenida en el Expediente y emite concepto de la gestión

de cobro practicada al Productor.
6.4 Remite el Expediente de Cuentas por Cobrar del Productor, con sus comentarios al
Coordinador Administrativo y Financiero.
7.1 Recibe, Expediente de Cuentas por Cobrar del Productor, registra entrada del
Expediente.
7.2 Remite el Expediente al Coordinador administrativo y Financiero,
8.1 Recibe, el Expediente, verifica, que las acciones y estrategias que se siguieron para
la recuperación de la cuentas por cobrar, fueron las correctas y se le dio el debido
seguimiento al Productor, además de estar en comunicación para coordinar el cobro
de las mismas.
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CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
8.1.1 Si procede: Confecciona memorando al Gerente Regional, indicando que se le
puede otorgar el Arreglo de Pago, firma y sella
8.1.2 No procede: Confecciona memorando al Gerente Regional, indicando que no se

le puede otorgar el Arreglo de Pago, firma y sella
9 SECRETARIA / Despacho del Gerente Regional:
9.1 Recibe el Expediente y el memorando, registra entrada, verifica
9.2 Remite el Expediente y el memorando al Gerente Regional
10 GERENTE REGIONAL:
10.1 Recibe, el Expediente y el memorando, verifica, que las acciones y estrategias de

cobro, fueran las correctas y se le dio el debido seguimiento al Productor, además de
estar en comunicación para coordinar el cobro de las mismas.
10.2 Autoriza el Arreglo de Pago
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
DEFINICIONES
1 Auditoría: Es una función de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con

vistas a las eventuales las acciones correctivas, el control interno de las
organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su
información y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestión.
Activo: Cualquier cosa con valor comercial, de cambio poseída por un individuo o
entidad.
2 Activo circulante o corriente: Activo de una empresa que razonablemente puede

esperarse que sean convertido en dinero vendidos o consumidos a lo largo del ciclo
normal de operaciones.
3 Activo fijo: El de ciclo largo destinado a la cantidad productiva más que a la

reventa. Incluye la planta el equipo y el activo intangible.
4 Acreditar: Registrar un crédito mediante un asiento de contabilidad.
5 Balance general: Estado de la situación financiera de cualquier unidad económica,

que muestren en un momento determinado el activo, al costo, al costo de preciado o
a otro valor indicado.
6 Balance de comprobación: Lista o extracto de los saldos o del total de los débitos y
del total de los créditos de las cuentas en un mayor que tiene por objeto determinar
la igualdad de los débitos a los créditos acentuados y fijar un resumen básico para su
estado financiero.
7 Conciliación bancaria: Estado que muestra la diferencia entre el saldo de una

cuenta llevada por un banco y la cuenta respectiva de acuerdo con
los libros del cliente del mismo banco
8 Contabilidad: Es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que

ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar
a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo
rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
9 Contabilidad financiera: Se ocupa principalmente de los estados financieros para

uso de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener
intereses creados en las operaciones financieras de la firma, empresa u organización.
10 Contabilidad gerencial: se encarga principalmente de la acumulación y

del análisis información relevante para uso interno de los gerentes en la planeación,
el control y la toma de decisiones.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
11 Cuenta: Registro de todas las transacciones y de la fecha de cada una de ella que
afecta una fase particular de una empresa. Se expresa en forma de cargo y abonos
evaluados en términos monetarios y mostrando en saldo actuar si existe.
12 Cuentas por pagar: Pasivo representado de la cantidad que debe un individuo o

empresa a un acreedor por la adquisición de mercancía o servicios, basándose en un
sistema de cuenta corriente o crédito a corto plazo.
13 Cuentas por cobrar: Las que se adeudan a una empresa por las ventas de
mercancía, basándose en un sistema de cuentas corrientes.
14 Documento: Cualquier cosa impresa o descrita en la que se confía para registrar o

probar algo.
15 Estado financiero: Balance general, un estado de ingresos (o resultados); un estado

de fondo o cualquier estado auxiliar u otra presentación de datos financieros
derivados de los registros de contabilidad.
16 Ingreso: Dinero o equivalente monetario que es ganado o recibido como contra

partida por la venta de bienes y servicios.
17 Ventas: Transferencia de la literalidad de un bien o bienes o el compromiso de

realizar un servicio a cambio de un pago efectivo actual o futuro.
18 Contabilidad: Es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que

ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar
a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo
rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
19 Contabilidad financiera: Se ocupa principalmente de los estados financieros para

uso de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener
intereses creados en las operaciones financieras de la firma, empresa u organización.
20 Contabilidad gerencial: se encarga principalmente de la acumulación y

del análisis información relevante para uso interno de los gerentes en la planeación,
el control y la toma de decisiones.
21 Cuenta: Es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de

pagos. Las cuentas suponen la clasificación de todas las transacciones comerciales
que tiene una empresa o negocio.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
22 Cuentas auxiliares: Las que no figuran individualmente en el libro mayor, sino en
libros o registros auxiliares que deben estar 'controlados' por medio de una o varias
cuentas colectivas.
23 Diario general: Es donde se registra diariamente todas las transacciones de una

empresa.
24 Débito: Se refiere al dinero que ya es de la propiedad del cliente, quien dispone de él

cambio en una cuenta bancaria, al contrario del crédito, donde el dinero utilizado es
dado.
25 Deposito: Es una operación financiera por la cual una entidad financiera, a cambio
del mantenimiento de ciertos recursos monetarios inmovilizados un periodo
de tiempo determinado, reporta una rentabilidad financiera fija o variable, en forma
de dinero o en especie.
26 Documentos por cobrar: Son cuentas por cobrar documentadas a través de letras,
pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones
comerciales.
27 Documento por pagar: Son aquéllos en que consta la promesa de pagar

incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero.
28 Nota débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en
el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.
29 Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente,

con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el
concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota
crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución
de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
30 Mayor general: Es donde se registran las cuentas controles.
31 Mayor auxiliar: Aquí es donde se registran las cuentas auxiliares.
32 Estado de resultados: Es el que representa los resultados de un negocio o empresa

durante un periodo contable. A este se le considera un estado dinámico por hecho de
cubrir más de una fecha.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
33 Flete: Es el precio del transporte de mercancías, que puede fijarse por un tanto al
mes, por una cantidad proporcional al peso, volumen o número de mercancías
transportadas o por una cantidad alzada.
34 Principios de Contabilidad: Son un conjunto de reglas generales y normas que

sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio
y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente.
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Versión: 1
CUENTAS POR
Fecha de 1 J 20
FORMULARIOS:
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Manual de Procedimientos de Cuentas Por Cobrar

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Nombre del Manual de Procedimiento de: Código: - 2017

Licenciado JORGE LEZCANO

Elaboración del Manual

NERIDA NEREYDA UREÑA

II. Objetivos Generales………………………………… 06

III. Objetivos Específicos……………………………….. 06

VI. Entes Participantes…..............................................................07

VII. Documentos utilizados………………………………… 07

VIII. Formularios utilizados………………………………… 07

IX. Reportes generados……………………………………. 07

A. Ejecución del Procedimiento:

Programa de Competitividad, proceso de reembolso…… 28

B. Ejecución del Procedimiento:

XIV, Régimen de Formularios…..……………………………… 39

Es fundamental que todo Organismo público cuente con un documento actualizado en el

El Manual de Procedimientos que se describe, juega un papel muy importante en la

II. OBJETIVO ESPECIFICO:

Aplicar los procedimientos de cuentas por cobrar, para obtener la evidencia

El presente Manual es de ejecución obligatoria para todas las Unidades

IV. FUNDAMENTO LEGAL:

Ley Nº 32 de 1984 “Por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría

Ley N° 34 del 29 de abril de 1996 que subrogó la Ley 68 de 1975.

Ley Nº 38 de 31 de julio de 2000 “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la

Ley Nº 6 De 23 de enero de 2002. “Que dicta normas para la transparencia en la

- Gerencias Nacionales, Juzgado Ejecutor, Oficinas, Unidades,

VI. DOCUMENTOS UTILIZADOS:

- Solicitud de Seguro Agropecuario

VII. FORMULARIOS UTILIZADOS:

- Hoja de Gestión de Cobro

VIII. REPORTES GENERADOS:

- Informe Mensual de Cuentas por Cobrar

2. Es responsabilidad del Gestor de Cuentas por Cobrar, realizar el Cronograma de

3. El Gestor de Cobros mantendrá actualizado el Libro Auxiliar de Cuentas por

5. El Gestor de Cobro será responsable de emitir mensualmente: Estados de

7. Las normas y procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al

8. Es responsabilidad de las Unidades involucradas en el procedimiento asignar a un

9. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo y del Supervisor de Gestor

10. Es obligación del Coordinador Administrativo y del Supervisor de Gestor de

Ejecución del Procedimiento:

1.1 Confecciona el Acta de Aseguramiento, en la cual coloca el número de la Póliza.

1.3 Desglosa la documentación del expediente, sacando copia de:

1.3.1 Solicitud de Seguro

1.4 Registra la salida de los documentos antes descritos.

1.5 Remite los documentos al Coordinar Administrativo y Financiero, para el proceso

2. SECRETARIA / Despacho del Coordinador Administrativo y Financiero:

2.1.1 Solicitud de Seguro

2.2 Remite al Coordinador Administrativo y Financiero, los documentos:

2.2.1 Solicitud de Seguro

3. COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO:

3.1.1 Solicitud de Seguro

3.2 Procede a verificar los datos de la Póliza:

3.3.1 Pecuario.............................................Quince (15) días calendario Después del día siguiente a la

3.5 Firma y sella el memorado

3.6 Turna al Gestor de Cobro los documentos:

3.6.1 Solicitud de Seguro Agropecuario

4. SECRETARIA / Despacho del Coordinador Administrativo y Financiero:

4.1 Recibe, verifica, registra memorando.

4.2 Adjunta al memorando, los documentos