MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR

PAGAR DE LA EMPRESA ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS

LTDA.

PRESENTADO POR:

MAYTE CASTILLO VALDERRAMA

CÓD. 1.116.861.918

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

CONTADURÍA PÚBLICA

TRABAJO DE GRADO

PAMPLONA
2015
 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR
PAGAR DE LA EMPRESA ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS LTDA

PRESENTADO POR:

MAYTE CASTILLO VALDERRAMA

CÓD. 1.116.861.918

Informe presentado como requisito final para optar el título de contador

público.

ÁLVARO PARADA CARVAJAL

Director centro de Práctica Empresarial

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

CONTADURÍA PÚBLICA

TRABAJO DE GRADO

PAMPLONA

2015-2

2
 TABLA DE CONTENIDO
No se encuentran entradas de índice....................................................¡Error! Marcador no definido.
INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................6
1. INFORME PRACTICA PROFESIONAL........................................................................7
1.1. RESEÑA HISTÓRICA ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS LTDA...........7
1.2. ASPECTOS CORPORATIVOS..............................................................................8
1.2.1. MISIÓN............................................................................................................ 8
1.2.2. VISIÓN............................................................................................................ 8
1.3. DIAGNOSTICO......................................................................................................9
1.3.1. ORGANIGRAMA.............................................................................................9
1.3.2. MAPA DE PROCESOS.................................................................................10
1.3.3. POLÍTICAS....................................................................................................11
1.3.4. MARCO LEGAL............................................................................................12
1.3.5. DOFA............................................................................................................. 13
1.3.6. ANÁLISIS ÁREA OPERATIVO Y ÁREA DE CONTABILIDAD.....................15
1.4. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO..........................................................17
1.5. FUNCIONES ASIGNADAS AL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA............................18
1.6. ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO..............................19
1.6.2. OBJETIVOS...................................................................................................................19
1.6.2.1 OBJETIVO GENERAL...............................................................................................19
1.6.2.2. ESPECÍFICOS..............................................................................................................19
1.6.3. JUSTIFICACIÓN..........................................................................................................20
1.6.4. CRONOGRAMA............................................................................................................21
2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO...................................................................22
2.1. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
......................................................................................................................................................... 22
2.1.1. POLÍTICA DE ALCANCE POR CONCEPTOS DE CUENTAS POR PAGAR. .22
2.1.2. POLÍTICAS DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN............................................22
2.1.2.1. Terceros: Propietarios de los vehículos en operación.........................23
2.1.2.2. Proveedores..............................................................................................23

3
 2.1.3. POLÍTICAS DE ENVIÓ DE INFORMACIÓN PARA PAGOS........................24
2.1.4. POLÍTICAS DE PAGOS FIJOS Y RECURRENTES.....................................24
2.1.5. POLÍTICAS DE SEGUIMIENTO DE PAGOS................................................25
2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR................27
2.2.1. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR
27
2.2.2. ALCANCE.....................................................................................................27
2.2.3. ETAPAS DEL PROCESO.............................................................................27
2.2.3.1. COMPRAS.................................................................................................28
2.2.3.1.1. OBJETIVOS...........................................................................................28
2.2.3.1.2. RESPONSABLES..................................................................................28
2.2.3.1.3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO................................................28
2.2.3.1.4. SOLICITUD DE COMPRA......................................................................28
2.2.3.1.5. EJECUCIÓN DE LA COMPRA..............................................................29
2.2.3.1.6. CONTROL A CONTRATISTAS..............................................................32
2.2.3.1.7. ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO...................................................35
2.2.3.1.8. VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO COMPRADO...................................36
2.2.3.2. CAUSACIÓN CUENTAS POR PAGAR.....................................................37
2.2.4. CONTABILIZACIÓN......................................................................................38
2.2.4.1. ANTICIPOS TERCEROS...........................................................................38
2.2.4.2. CAUSACIÓN GASTOS..............................................................................40
2.2.4.3. ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y DESEMBOLSO DE EGRESOS....42
2.2.4.3.1. CONTABILIZACIÓN EGRESOS............................................................43
2.2.4.3.1. ANTICIPOS TERCEROS........................................................................................45
2.2.4.3.2. ABONO A FLETE..................................................................................46
2.2.5. CICLO DE OPERACIONES..........................................................................47
2.2.5.1. ESQUEMA DEL CICLO DE OPERACIONES............................................48
2.2.6. INFORMES CONTABILIDAD........................................................................49
CUADRO 1: CUENTAS POR PAGAR A PROPIETARIOS VEHÍCULOS.......................................................50

CUADRO 2: INFORME CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES.........................................................51

4
CUADRO 3: INFORME VIAJES Y ANTICIPOS A TERCEROS....................................................................52
2.2.7. DISEÑO DE TESORERÍA.................................................................................53
2.2.7.1. PLAN DE PAGO........................................................................................53
2.2.8. BENEFICIOS PARA LA EMPRESA ENLACE DE TRANSPORTES Y
SERVICIOS LTDA. SI SE APLICA EL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DE LAS CUENTAS POR PAGAR......................................................................................55
ALCANCE DE LA PRÁCTICA.................................................................................................................58
INFOGRAFÍA.......................................................................................................................................59
ANEXO...............................................................................................................................................60
1. Formato de inscripción practica.................................................................................................60
2. Carta de presentación.................................................................................................................61
3. Carta de ingreso a la práctica.....................................................................................................62
4. Certificado de cumplimiento de practica....................................................................................63
5. Reporte de Evaluación...............................................................................................................64
6. Reporte de Autoevaluación........................................................................................................65

5
 INTRODUCCIÓN

El área de Cuentas por Pagar debe representar un filtro, para que todas las obligaciones
reales de pagos con proveedores de bienes y servicios sean liquidadas, en tiempo y forma;
para que esto mitigue el riesgo. Es importante realizar un proceso de pagos con una
metodología que permita tener la confianza sobre los pagos que se están realizando, y de
aquí surge la necesidad de crear políticas específicas del área y un manual de procedimientos
y actividades con controles, que mitigan el riesgo de ausencia de pago, pago duplicado o
monto equivocado, contar con información en forma oportuna y con un registro contable
correcto.

Dentro del proceso que se ejecuta en la empresa, se encuentran las compras de dotación y
papelería que se realizan a diferentes proveedores bajo determinadas condiciones y los
terceros que son los propietarios de los vehículos que están en la operación de la empresa,
las cuales generan variadas obligaciones de pagos que se muestran en los Estados
Financieros como son las Cuentas por Pagar, que por lo general son a corto plazo.

Inicialmente se hará un estudio de cuáles son las debilidades, falencias en estos

procedimientos, seguidamente crear el manual y por ultimo su aplicación.

6
 1. INFORME PRACTICA PROFESIONAL

1.1. RESEÑA HISTÓRICA ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS LTDA.

 La empresa ENLACE DE TRANSPORTES Y SERVICIOS LTDA, nace en el año

2004, como resultado de la necesidad de existencia de una empresa de la región que
apoyara la actividad del sector petrolero.

 Fue creada como una sociedad de responsabilidad LTDA, dedicada al transporte de

derivados del petróleo con sede principal en la ciudad de Tame. Los socios
fundadores fue la empresa CONTRÁSTAME LTDA, junto con un grupo de
empresario del sector transportador.

 En el año 2008, ENLACE TC, se independizó de Contrástame Ltda., y se consolidó

como una empresa pujante que abría nuevos horizontes laborales en el departamento
de Casanare, donde actualmente su sede principal está ubicada en el municipio de
Yopal.

 En el año 2011, Enlace Transportes, inicia la implementación del RUC, (Registro

Uniforme de Evaluación del sistema HSEQ), implementado con el fin de garantizar
la excelencia en la prestación del servicio.

 En el año 2013, la empresa se certifica en ISO 9001:2008 Gestión de Calidad, ISO

14001; 2004 Gestión ambiental y OHSAS 18001:2007 Gestión seguridad industrial y
Salud Ocupacional.

7
1.2. ASPECTOS CORPORATIVOS

1.2.1. MISIÓN

ENLACE Transportes & Servicios Ltda., es una empresa dedicada a prestar el servicio de
transporte de sustancias derivadas del petróleo; para lo cual cuenta con la infraestructura
necesaria, personal idóneo y experimentado, estándares implementados de seguridad, con el
fin de garantizar a nuestros clientes el cumplimiento de sus requerimientos y compromisos
convenidos, así como el marco legal vigente aplicable.

1.2.2. VISIÓN

ENLACE Transportes & Servicios Ltda., será en el año 2017 reconocida como una de las
empresas líderes en la prestación del servicio de transporte de sustancias derivadas del
petróleo a nivel nacional, aprovechando la experiencia y los conocimientos obtenidos en el
desarrollo de los proyectos de nuestros clientes.

1.2.3. LOGO

8
 1.3. DIAGNOSTICO

1.3.1. ORGANIGRAMA

Gerente General

COPASST

Comité Seguridad Vial

Comité de Convivencia

Coordinador
Coordinador Coordinador
Administradora Mantenimiento y Operaciones
HSEQ Contable

Consultores HSEQ Jefe de Brigada Asistente Asistente Operativo

Contabilidad y Compras

Auditor Interno Brigadistas

Servicios
generales Conductores

9
1.3.2. MAPA DE PROCESOS

1
 1.3.3. POLÍTICAS

POLÍTICA DE SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE.

 Garantizar el bienestar del personal propio y externo involucrado en sus operaciones.
 Cumplir la legislación nacional vigente en materia de salud ocupacional,
seguridad industrial y medio ambiente.
 Promover el mejoramiento continuo en la seguridad de sus operaciones.
 Controlar los riesgos propios de su actividad.
 Tener en cuenta sus contratistas y Subcontratistas.
 Asignar los recursos humanos, físicos y financieros para el financiamiento del
sistema de SSTA.

POLÍTICA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA

 Controlar los riesgos propios de la actividad de transporte de carga por carretera.

 Prevenir la fatiga en el personal.
 Cuidado del vehículo y de la carga.
 Hacer que el personal cumpla las siguientes directrices: reportar oportunamente
incidentes y accidentes, cumplir con el programa de capacitación, cumplimiento de las
regulaciones de tránsito y transporte, usar el cinturón de seguridad, no utilizar el
teléfono celular mientras conduce, realizar las
inspecciones pre operacional. mantener el respeto y cortesía con otros conductores y
usuarios de la vía.

POLÍTICA DE NO ALCOHOL DROGAS Y FUMADORES.

 Prevenir la adicción al alcohol, las drogas y al tabaco en su personal.

 Realizar pruebas aleatorias de alcoholimetría a su personal.
 Terminar el contrato laboral al trabajador que resulte positivo en una prueba de
alcoholimetría.
 Capacitar a su personal en la prevención y consecuencia de las adicciones referidas
en esta política.

1
 1.3.4. MARCO LEGAL

RES. 1016 Ley 1562 del 2012

DEC 1295/94 LEY 9/79 Decreto 1443/2014
CST
RES 2013/86
2400 Salud
DEC 1607/2002 DEC 1443/2014

Cuidado del
Medio Ambiente Prevencion
Riesgos

DEC 321/99
LEY 99/93 LEY 9/79 DEC 1609
RLN 2346/2007 RLN 401

1
 1.3.5. DOFA

FACTORES FORTALEZAS DEBILIDADES

1. La administración de 1. Hace falta comunicación entre

ENLACE TC, cumple con el área operativa y el área de
las políticas y criterios contabilidad ya que estas dos
establecidos para lograr el áreas deben trabajar en equipo
mejor servicio transporte de para el buen funcionamiento
hidrocarburos de la empresa.
2. La administración se 2. Retraso en dar informes a
preocupa por la comodidad y los terceros respecto a los
salud de los conductores. viajes y anticipos.
3. Buen control de los 3. Alta dependencia del sector
procesos por cada área. petrolero.
4. Buena imagen.
5. Ubicación estratégica

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO

1. Alto nivel de satisfacción a 1. Con los altos niveles de 1. Contratar personal más idóneo
sus clientes. criterios, lograr la para cada área para que las
2. Ampliación del servicio de satisfacción del cliente operaciones tengan buen
cobertura geográfica y por para seguir con la funcionamiento y obtener la
lo tanto aumento de contratación. satisfacción del cliente.
clientes. 2. ser conocidos a nivel 2. Prestar otros servicios y que
3. Cuentan con un personal de nacional creando buena no solo dependa del sector
alto nivel calificado. imagen y cumpliendo con petrolero ya que hay
los servicios con un alto demasiada competencia.
nivel de calidad y servicios. 3. Tener una mejor
3. Continuar con la forma de coordinación desde el área de
organización interna que se operación para que el área de
maneja, cambiando a contabilidad pueda tener todo
medida que lo hace el al día.
entorno para lograr la

1
 permanencia de la
empresa.

AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA

1. Garantizar calidad de 1. Realizar auditorías a las

1. Alta competencia. servicios, contando con distintas áreas de la
2. Disminución de los personal capacitado para empresa e investigar el
precios del petróleo y conducir tracto camión. mercado en forma
subida del precio del 2. Mantener precios fijos con permanente.
dólar. los clientes para que no 2. Investigación del grado de
3. Conflicto armado, la tenga efectos negativos con satisfacción del cliente de los
amenaza constante de el cambio de precios del servicios prestados, a través
los grupos guerrilleros dólar y el petróleo. de visitas y llamadas
contra la infraestructura 3. Garantizar seguridad telefónicas.
petrolera. tanto para el cliente y los 3. Establecer diálogos con los
operarios. grupos armados.

SUGERENCIA EN GENERAL

 Proporcionar servicios integrales de recolección, transporte y tratamiento de residuos

basado en diseñar mejoras en los servicios que sean innovadores, de alta tecnología y
calidad.

 Recuperar e incluir nuevos clientes a través de planes y servicios asequibles a sus

necesidades por medio de buena publicidad y asesoría profesional.

 Realizar un diagnóstico de cobertura geográfica con el fin de adquirir e implementar

nuevas herramientas tecnológicas y nuevos servicios.

1
1.3.6. ANÁLISIS ÁREA OPERATIVO Y ÁREA DE CONTABILIDAD

ÁREAS FALENCIAS ANÁLISIS DE

MEJORAMIENTO

Hace falta comunicación Se recomienda que el área

entre el área operativa y el operativo informe al área de
área de contabilidad ya que contabilidad que vehículos
estas dos áreas deben salen del parque automotriz
trabajar en equipo para el de la empresa y que
buen vehículos ingresan, de igual
funcionamiento de la manera que conductores hay
empresa. en cada vehículo y los
cambios que se hacen en
rotaciones.

El área operativa lleva las  Se le recomienda que los

cuentas de los conductores y conductores manejen el
OPERATIVA
realiza el valor de % de valor de sueldo con su
viajes y sueldo básico y esto empleador y el área
no está sirviendo para operativa no siga llevando
alimentar el sistema cuentas.
contable y muchas veces se  y de igual manera los
les está dando más de terceros enviar
anticipos a los terceros al autorización para hacer
valor del flete. pagos de sueldo y % a los
conductores.
 verificar los anticipos de
tanqueo y arreglos con el
valor de los manifiestos,
que el anticipo no supere el
valor de manifiesto.

No se lleva inventario de las Se recomienda manejar

dotaciones a los conductores inventario en KARDEX
y papelería y en
contabilidad no se
refleja a quien se le da

1
 dotación.

Retraso en dar informes a En lo posible entregar

los terceros respecto a los informes a terceros en los
viajes y anticipos. primeros diez días del mes
siguiente.

En la facturación para que Conseguir una persona con

CEPSA, cancele a la capacidad de manejar
empresa siempre ha tenido internet y entregar
falencias en la radicación y facturación tres días antes a
por esto hay demora en los la quincena.
pagos por parte del cliente.

No se maneja copia de Es recomendable que cada

seguridad de la información. área tenga una copia de
seguridad de información y
CONTABILIDAD
sea entregado a la Gerente y
sea guardado fuera de la
empresa.

El sistema de SYSCOM es Verificar una vez al mes en

bloqueado y no es el SYSCOM si en el sistema
informado por el Ministerio no hay bloqueos.
de Transporte.

Se observa que no se lleva Elaborar un manual de

un orden de los procesos de procedimientos de las
cuentas por pagar desde la cuentas por pagar y ser
contabilización, pagos e aplicado para que estos
informes, por ello se procesos tengan
detectan errores efectividad dentro de la
contables. empresa.

1
1.4. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO

Como estudiante de Contaduría de la Universidad de Pamplona, encontré realizar mi practica en la

empresa ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS LTDA, empresa encargada de transportar
Sustancias derivadas del petróleo, está ubicada en la ciudad de Yopal, y me asignaron el Puesto de
asistente contable y de compras.

La empresa está estructurada por dos oficinas, en la oficina en la que estoy ubicada se encuentra la
Gerencia Dra. Sonia zorro Parra, área operativa Flor Elbani Zorro Parra, área de HSEQ Jhon Cibo y
el área de Mantenimiento Nelson Herrera.

Cuenta con excelentes instalaciones y equipos de oficina y con los respectivos materiales para el
cuidado de postura del cuerpo.

Mi jefe Directo es la contadora Pública de la empresa la Dra. Martha Lucia Salgado Uribe, donde
hace visita una vez al mes y verificación de la contabilidad mensual.

ÁREA CONTABILIDAD ÁREA MANTENIMIENTO Y HSEQ

ÁREA GERENCIA Y OPERACIÓN

1
1.5. FUNCIONES ASIGNADAS AL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA

 OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar las actividades relacionadas con el área de contabilidad y las compras que se
requieran en la empresa.

 AUTORIDAD

Informar cualquier actividad donde se identifique un acto o condición insegura que pueda
llegar a generar un accidente o una enfermedad.

 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Apoyar las actividades relacionadas con el área contable y compras

Coordinación pago proveedores

Mantener los equipos, herramientas y demás elementos a su cargo en óptimas

condiciones de higiene y operatividad.

Emitir, registrar y hacer seguimiento de órdenes de compras.

Mantener la información y documentos de las actividades de contabilidad y compras de

forma organizada y completa

Además de las tareas principales, todas aquellas tareas inherentes al cargo, y que le sean
asignadas por su jefe inmediato.

Velar por mantener un ambiente de trabajo agradable, armonioso y seguro para realizar las
operaciones de la organización.

1
1.6. ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

1.6.1. TÍTULO

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

DE LA EMPRESA ENLACE DE TRANSPORTE.

1.6.2. OBJETIVOS

1.6.2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar el manual de procedimientos y políticas contables para las Cuentas por Pagar de
la empresa ENLACE DE TRANSPORTES Y SERVICIOS LTDA.

1.6.2.2. ESPECÍFICOS

 Definir las políticas de las cuentas por pagar para el área de Gerencia y
Contabilidad.
 Detallar los pasos para la contabilización de las cuentas por pagar.
 Elaborar los respectivos formatos para el cumplimiento del manual de las cuentas
por pagar.

1
 1.6.3. JUSTIFICACIÓN

En la empresa ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS LTDA, existen dificultades en

el método de Cuentas por Pagar al no contar con un Manual de Procedimientos. Estos
problemas han sido detectados, principalmente al momento de hacer los pagos ya que en
ocasiones los terceros se retiran y quedan debiendo a la empresa, porque se les provee
anticipos cuando el vehículo ya no está en operación, esto se da por falta de comunicación
entre el área de Gerencia, operativa y contabilidad, de igual manera se ve reflejado demora
en los pagos a los proveedores porque las facturas no son causadas al momento de recibirlas
y cuando Gerencia va a realizar pagar muchos proveedores quedan sin cancelar.

Al diseñar el manual de procedimientos y políticas contables en las cuentas por pagar, de la

empresa ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS LTDA, contará con una herramienta
de trabajo para el desarrollo y control de estos procesos, donde se verá reflejado
positivamente al momento de realizar los pagos.

2
 1.6.4. CRONOGRAMA

ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

CONOCIMIENTO
DE LA
EMPRESA Y
RECOLECCIÓN
DE AGOSTO
INFORMACIÓN

DIAGNOSTICO

OBSERVACIÓN SEPTIEMBRE
Y
ELABORACIÓN
DOFA

ESTRUCTURA
DE LA
PROPUESTA

ELABORACIÓN OCTUBRE
MANUAL DE
PROCEDIMIENT
OS CUENTAS
POR PAGAR

APLICACIÓN NOVIEMBRE
MANUAL EN
LOS PROCESOS
DE CUENTAS
POR PAGAR

EVALUACIÓN
DE LOS
PROCEDIMIENT
OS

2
 2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

2.1. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS

POR PAGAR.

2.1.1. POLÍTICA DE ALCANCE POR CONCEPTOS DE CUENTAS POR PAGAR

PROPÓSITO: Determinar los conceptos, en los que se tiene la obligación de realizar el

proceso de pago de los proveedores y terceros (Propietarios de vehículos), de la empresa
ENLACE DE TRANSPORTE Y SERVICIOS LTDA.

EXPOSICIÓN DE LAS POLÍTICAS DEL ÁREA

El área de contabilidad tiene la obligación de procesar las requisiciones de pago por los
siguientes conceptos:

 Anticipo para taqueos y arreglos de los vehículos a los terceros.

 Pago del flete a terceros.
 Anticipo a proveedores.
 Pago a proveedores.

2.1.2. POLÍTICAS DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN

PROPÓSITO: Establecer los mecanismos que garanticen que toda la información que
recibe el área de Contabilidad se encuentre revisada y con autorización.

EXPOSICIÓN DE LAS POLÍTICAS DEL ÁREA

Información a recibir para pago a proveedores, anticipos y pagos a terceros.

2
2.1.2.1. Terceros: Propietarios de los vehículos en operación.

 El tercero debe entregar certificado de cuenta bancaria que maneje el conductor para
los respectivos anticipos de tanqueo, se recomienda que la cuenta este a nombre del
propietario del vehículo.
 Certificado de cuenta bancario del conductor para los respectivos pagos de salario.
 Para realizar anticipos de tanqueo y pago de sueldo al conductor, el propietario debe
enviar autorización al correo corporativo del área de contabilidad y Gerencia.
 Certificado de cuenta bancaria del propietario del vehículo para hacer abonos o
pagos de los fletes de cada mes.

2.1.2.2. Proveedores: Talleres de mantenimiento de vehículos, almacenes de

repuestos de vehículos, papelería, cafetería y aseo.

 Proveedor nuevo debe facilitar el Rut, cámara de comercio y cedula del representante
legal de la empresa o persona natural y certificado de la cuenta bancaria.
 Realizar factura legal a nombre de quien adquirió el servicio, si es un tercero a
nombre del tercero y si es directamente a la empresa a nombre de la empresa.

2
2.1.3. POLÍTICAS DE ENVIÓ DE INFORMACIÓN PARA PAGOS

PROPÓSITO: Establecer los mecanismos que garanticen que la información que es

enviada a Gerencia para pagos, se encuentre completa y sin errores.

Entrega de Información a Gerencia y terceros.

 El área de contabilidad deberá realizar cierre de mes los primeros 10 días de cada
mes.

 El área de contabilidad, enviara una Relación de los proveedores y terceros que se

debe cancelar con el monto total a Gerencia.

 Dicha relación de pago debe estar revisada y autorizada por el coordinador del
Área de contabilidad.

 La relación será enviada por correo electrónico al área de gerencia, los

primeros 10 días de cada mes.

2.1.4. POLÍTICAS DE PAGOS FIJOS Y RECURRENTES

PROPÓSITO: Para el pago de aquellos conceptos que son recurrentes, fijos y que se
encuentran por contrato, establecer los mecanismos que garanticen la puntualidad de pagos.

EXPOSICIÓN DE LAS POLÍTICAS DEL ÁREA

 Los primeros 10 días de cada mes debe ser entregado informe a los terceros
(propietarios de los vehículos), el total de viajes del mes, el total de anticipo

2
 con el respectivo saldo a pagar. Enviado a cada uno de los correos y hacer llegar
soportes de pagos originales.

 Aquellos pagos fijos que se encuentran con contratos y presten servicios a la empresa
deben ser prioritarios y pagados los primeros 10 días de cada mes.

 Realizar un presupuesto de los pagos a realizar dependiendo el monto del pago del
cliente.

 Cuentas por pagar a propietarios de los vehículos se cancelaran en la segunda

quincena de cada mes.

2.1.5. POLÍTICAS DE SEGUIMIENTO DE PAGOS

PROPÓSITO: Establecer los mecanismos que garanticen un control de los pagos

realizados, así también su adecuado registro en contabilidad.

EXPOSICIÓN DE LAS POLÍTICAS DEL ÁREA

Seguimiento de pagos

 El área de Contabilidad recibirá de Gerencia la integración de pagos autorizados por

parte del coordinador de contabilidad.
 El área de Gerencia enviara en forma diaria los comprobantes de pagos realizados,
de acuerdo a la integración que haya sido autorizada por parte de contabilidad.
 El área de Gerencia enviara en forma diaria comprobantes de pagos de los anticipos
realizados a propietarios y conductores de los vehículos.

2
  El área de Contabilidad realizara el registro de la aplicación del pago al proveedor o
tercero, por el concepto que le corresponda, registrando en contabilidad el origen del
pasivo, su aplicación y los diferentes impuestos.

Conciliaciones Bancarias

El área de Contabilidad realizara en forma mensual la conciliación bancaria entre lo

reportado por Gerencia con los comprobantes y lo autorizado por parte del coordinador de
contabilidad.

POLÍTICAS DE INFORMACIÓN

PROPÓSITO: El área de Contabilidad tiene la responsabilidad de tener información

actualizada de acuerdo a la política de alcances de Pago.

EXPOSICIÓN DE LAS POLÍTICAS DEL ÁREA

Información actualizada

 El área de contabilidad contará siempre con información actualizada; por proveedor,

por tercero, por concepto, monto pagado, monto por pagar autorizado.
 Conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas de pagos a
proveedores.
 Registro oportuno y veraz en contabilidad de los gastos, pagos y pasivos.

2
2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR.

El manual de procedimientos de las cuentas por pagar será un instrumento para la ejecución
del proceso de la elaboración de pagos de tal forma de que sea los más fiable posible y
oportunos.

De igual manera tiene como objeto producir informes oportunos, eficaces y utilizables para
la gerencia en forma clara, completa, concisa, cierta y aceptable al cambio.

2.2.1. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS

POR PAGAR
 Facilitar el desarrollo de las funciones que debe asumir el área de contabilidad y
gerencia.
 Ser un instrumento efectivo de consulta y orientación.
 Proporciona al área de contabilidad y gerencia un fácil control de los pagos.
 Mejorar los tiempos de trámites y pago de facturación de los proveedores en la
empresa.

2.2.2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el área de contabilidad y compras, que es el área que se
encuentren directamente involucrados con el manejo de facturas de proveedores y sus
respectivos registros y el área de gerencia en el momento de efectuar pago

2.2.3. ETAPAS DEL PROCESO:

Todo proceso lleva consigo la necesidad de contar con instrumentos y oficializar los
diferentes procedimientos contables que se realizar diariamente en la empresa.

En el área de contabilidad se dan muchos procesos esenciales que sirven de base a la buena
gestión empresarial.

2
2.2.3.1. COMPRAS

2.2.3.1.1. OBJETIVOS

Establecer la metodología de selección de los proveedores y Contratistas que puedan afectar

la calidad del servicio, el medio ambiente, los derechos humanos relevantes para la
operación, la seguridad y salud de los trabajadores, contratistas, visitantes y comunidad,
Adicionalmente realizar seguimiento a los proveedores y contratistas para verificar su nivel
de competencias a través del tiempo.

2.2.3.1.2. RESPONSABLES

 Coordinador Contable
 Administradora
 Asistente Contable y de compras

2.2.3.1.3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

COMUNICACIÓN A PROVEEDORES Y

CONTRATISTAS.

El presente procedimiento debe ser comunicado a los contratistas - proveedores con el fin de
asegurar su implementación.

2.2.3.1.4. SOLICITUD DE COMPRA

Cada vez que se requiera un producto y/o servicio para el desarrollo de las actividades
propias de la operación de ENLACE de Transportes y Servicio Ltda., el área solicitante,
informa al Administrador a través de la requisición de compra F71- CP, en la que se
relaciona la descripción del producto y/o servicio.

2
Si la requisición de compra no es aprobada por el Administrador, se registra en F71-
CP, el porqué de la negación y se informa al solicitante la decisión del Administrador.

2.2.3.1.5. EJECUCIÓN DE LA COMPRA

Partiendo de la necesidad identificada, se inicia el procedimiento de adquisición del

producto o servicio para cubrir dicha necesidad. El área de compras verifica que el
proveedor / contratista del producto y/o servicio a adquirir se encuentre registrado en el F70-
CP Listado de Proveedores, si se encuentra en el Listado se procede con el paso No. 5.8 de
este procedimiento de lo contrario se aplica los pasos para la selección y evaluación
relacionada en el siguiente paso de este procedimiento.

SELECCIÓN

Si en el listado de proveedores, formato F70-CP Listado de Proveedores y contratistas no

existe quien pueda proporcionar el producto y/o servicio, la Administradora procede a
evaluar y seleccionar un proveedor, para suplir la necesidad.

Definición de proveedores críticos para el sistema de gestión

De acuerdo con la naturaleza de las actividades de la empresa se consideran proveedores

críticos los que suministren los siguientes productos o servicios:

1) Proveedores elementos de protección personal y seguridad industrial.

2) Proveedores capacitaciones.
3) Exámenes médicos ocupacionales
4) Asesores HSEQ
5) Disposición de residuos.

2
6) Servicio de Mantenimiento de vehículos.
7) Lavadero de vehículos.
8) Estudios Higiénicos.
9) Suministro de Agua Pura (Bolsa, Botellón, etc.).

Se adquieren cotizaciones de diversos proveedores para su análisis y posterior toma de

decisión. Para la selección se debe contar con mínimo dos opciones de proveedores; en los
casos en que el proveedor sea referenciado por el cliente por el tipo de producto o servicio
que proveen y/o por instrucción de la gerencia, se dejará la observación en el formato
indicado para la selección el cual lo identifica como proveedor especial.

Criterios de selección

Se realizara selección de los proveedores de la organización de la siguiente forma:

a. Los proveedores que no tienen incidencia directa en lo referente a la calidad del servicio,
los derechos humanos, la seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente serán
seleccionados mediante la solicitud del Rut, cámara de comercio, y cedula de
representante legal, esta información será alimentada en el software contable (SISCOM)
en donde se tienen los datos como nombre de la empresa, Nit, dirección, y teléfono.

b. La selección de proveedores considerados como críticos dentro del sistema de gestión

serán seleccionados según:

3
 TIPO DE
Ítem CRITERIOS SELECCIÓN
PROVEEDOR

- Copia del RUT (para personas naturales)

- Cámara de comercio
Proveedores no críticos
- Copia cedula representante legal

- Factura de compra.

Para proveedores críticos adicional a RUT, Cámara de comercio y cedula del representante legal se
exigirá:

Proveedores Elementos
de protección personal - Fichas técnicas de los productos
1
y seguridad industrial. - Servicio certificación del fabricante (arnes)

- Habilitación para entrenador de trabajo en alturas (SENA)

Proveedores - Licencia en Salud y seguridad en el trabajo de la institución
2
Capacitaciones (cuando aplique)
- Habilitación para entrenamiento manejo defensivo,
sustancias peligrosas.
- Licencia en Salud y seguridad en el trabajo de la IPS
- Licencia de cada médico.
- Para los proveedores de Exámenes médicos ocupacionales que se
Exámenes médicos
3 deban realizar en zonas remotas del país no se seleccionaran y
ocupacionales evaluaran, por tratarse del único proveedor que hay en la zona, de
igual forma no se solicitara licencia de salud ocupacional si en la
zona no existe médicos o IPS que cuenten con esta licencia.

- Hoja de vida
4 Asesores Externos - Licencia para la prestación de servicios en SST del
profesional

Disposición de
5 - Licencias ambientales de acuerdo al residuo a dispones (Cuando
Residuos. aplique).

6 Servicio de
- Certificados de calibración equipos susceptibles
Mantenimiento de - Certificado de disposición de residuos generados por
vehículos. nuestros vehículos. (después del primer servicio)

3
 TIPO DE
Ítem CRITERIOS SELECCIÓN
PROVEEDOR

7 Lavadero Vehículos - Licencia de captación de agua

- Certificación de disposición residuos peligrosos

Estudios Higiénicos -Licencia del profesional que efectué los estudios

8 -Certificado de calibración de los equipos que utilice.
-Hoja de Vida del personal que realiza el estudio

-Resultado de los últimos análisis de agua físico, químico,

microbiológico y bacteriológico.
Suministro de Agua -Licencia ambiental expedida por la autoridad ambiental competente.
9 Pura (Bolsa, Botellón,
etc.) - Registro INVIMA.

Una vez el aspirante a proveedor entrega la documentación se selecciona quien cumpla con
la totalidad de requisitos y presente la propuesta económica más viable.

Los proveedores seleccionados serán inscritos en el formato F70-CP Listado de Proveedores

de forma provisional hasta el resultado de la evaluación inicial.

2.2.3.1.6. CONTROL A CONTRATISTAS

Es deber del contratista velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes así
como de las instrucciones y procedimientos establecidos por ENLACE, TRANSPORTES Y
SERVICIOS LTDA, a fin de cumplir con el sistema de gestión integral en el desarrollo de
las actividades contratadas.

 Todo contratista deberá pasar por el proceso de selección establecido en ENLACE,

TRANSPORTES Y SERVICIOS LTDA.

3
 Al contratista seleccionado se le establecerá el contrato dando cumplimiento a lo
establecido por la ley.

 Inducción al personal: ENLACE, TRANSPORTES Y SERVICIOS LTDA,

proveerá el entrenamiento y la inducción necesaria para los empleados del contratista
antes del inicio del servicio. Es deber del departamento de HSEQ de ENLACE,
TRANSPORTES Y SERVICIOS LTDA., informar a todo el personal contratista que
labore en la prestación del servicio los riesgos generales y específicos a los que estará
expuesto en su zona de trabajo, incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias
y no rutinarias, así como los controles establecidos, los protocolos de emergencia, se
hará una re inducción anual con el fin de asegurar la información en todo el personal
contratista sin importar la rotación. El registro de esta inducción se hará por medio del
formato de F06-HSEQ Aceptación de Inducción.

 Plan Manejo de Residuos: El coordinador HSEQ dará a conocer a los contratistas la

disposición final de los residuos de acuerdo a la legislación ambiental vigente, así mismo
los talleres y lavaderos autorizados para garantizar el manejo adecuado de los residuos
peligrosos que intervengan en la operación ejecutada (aceites, lubricantes, entre otros).

 Investigación de Accidentes e Incidentes: En el momento que se presente un

accidente de trabajo el contratista, deberá reportarlo a la mayor brevedad posible y
dentro de las 24 horas siguientes del evento a la ARL, así mismo debe informarse del
accidente al encargado de HSEQ. La persona contratista envía al encargado de HSEQ de
ENLACE, TRANSPORTES Y SERVICIOS LTDA., una copia del reporte de los
accidentes que se presenten dentro de su operación.

3
Los resultados de la evaluación son comunicados al proveedor junto con los aspectos por
mejorar, vía correo electrónico, si se deben implementar planes de acción se dará plazo al
proveedor hasta la fecha de revaluación para presentar evidencia de implementación.

SOLICITUD DE DOCUMENTOS A CONTRATISTAS

A los contratistas se les solicita uso de sus Elementos de Protección Personal que apliquen
para la ejecución de su cargo y demuestra por medio de panilla única de pago de aportes,
estar al día frente al pago de: EPS, ARL, A.F.P. de sus trabajadores; se revisa que los
documentos no presenten enmendaduras, tachones, que las fechas correspondan y que el
personal que se encuentre laborando para ENLACE, TRANSPORTES Y SERVICIOS
LTDA se encuentre en la planilla.

Contratistas de Transporte: Para labores de transporte de carga; la empresa contratista

entrega copia de los siguientes documentos:

Documentos del Conductor:

 Hoja de vida
 Copia de licencia de conducción
 Copia de cedula de ciudanía
 Copia carnet de vacunación (Fiebre amarilla y tétanos)
 Copia de planilla de pago ARL y EPS vigente
 Copia concepto Aptitud Laboral y aptitud para trabajo en alturas. (si aplica)
 Certificado de capacitación en trabajo en alturas (si aplica)
 Copia de carnes y capacitaciones tomadas (manejo defensivo, manipulación de
sustancias peligrosas, etc.)
 Certificado de aptitud laboral (examen médico ocupacional)
 Certificados de experiencia mínimo 3 años (Solo HC)

3
Documentos del Vehículo:

 Tarjeta de propiedad (menos de 5 años)

 SOAT
 Revisión técnico mecánica
 Póliza RCE Hidrocarburos (si aplica)
 Póliza RCE Terceros (Opcional)
 Tarjeta de propiedad del tanque
 Tabla de Aforo (HC)
 Inspección luz negra Quinta rueda (si aplica)
 Prueba Hidrostática
 Runt

Nota: La organización realizará inspecciones a sus contratistas de acuerdo a la periodicidad

establecida en el programa de inspecciones; así mismo, ENLACE, TRANSPORTES Y
SERVICIOS LTDA podrá efectuar auditorías a sus contratistas y proveedores cuando lo
considere necesario.

2.2.3.1.7. ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

Elaboración orden de compra y/o servicio

Cuando se tenga definido el proveedor/contratista, el Administrador, procede a elaborar la

orden de compra F72- CP, la cual es enviada al proveedor por correo electrónico, fax o
entregada en físico. Seguidamente, se informa a quien solicitó la compra la fecha estimada
por el proveedor de cuando llega el producto o servicio solicitado.

3
2.2.3.1.8. VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO COMPRADO

Una vez se haga efectiva la orden de compra con el producto o servicio solicitado, el
Administrador en conjunto con el solicitante, evalúan que el producto y/o servicio cumpla
con las especificaciones solicitadas, apoyándose en fichas técnicas, en las referencias del
producto o en la orden de compra y/o de factura; en caso de que el producto no cumpla con
los requisitos inicialmente pactados, se genera una no conformidad por el incumplimiento de
especificaciones, las No conformidades del proveedor se registran en el formato Orden de
compra, y si es el caso se genera una acción correctiva que permita crear un plan de acción
para mejorar la selección del proveedor.

3
2.2.3.2. CAUSACIÓN CUENTAS POR PAGAR

- ENTREGAR FACTURAS: La recepcionista entrega al área de contabilidad la

factura correspondiente haciendo firmar de recibido para confirmar la entrega.

- REVISAR COBROS EN FACTURAS: El área de contabilidad debe revisar las

facturas que los cobros de cada uno de los proveedores correspondan a lo
debidamente autorizado en la orden de compra autorizada ya por Gerencia.

Una vez revisadas las facturas y anexando la orden de compra debidamente firmada
se hará el registro de las cuentas por pagar.

- Se recomienda hacer la contabilización en el día exacto de la factura o la fecha de

pago con el respectivo número de referencia de pago, esto con el fin de realizar la
conciliación bancaria.

3
2.2.4. CONTABILIZACIÓN

2.2.4.1. ANTICIPOS TERCEROS

- Nit nombre: nombre del proveedor que presto el servicio.

- No. Cheque: ingresar el número de factura para tener en cuenta que numero de
factura se está pagando y cual falta para pagar.
- Se contabiliza a la cuenta por pagar que sería un pasivo 2205 proveedores con el
NIT del proveedor, dependiendo que clase de proveedor sea:
220501: a transportadores
220502: a bienes y servicios
220505: de bienes y servicios
- Detalle: detallar el número de factura y la placa del vehículo.

3
- Acreditar el valor de la factura sin IVA sin retención ya que son cuentas por pagar
de los terceros que son los propietarios de los vehículos.
- Se contabiliza contra la 133005 anticipo a nombre del tercero.

3
2.2.4.2. CAUSACIÓN GASTOS

- NIT/NOMBRE: Nombre del proveedor.

- Contabilizar a la cuenta de gasto si es para la empresa, dependiendo el puc que
cuenta la empresa.
- Si se aplica la retención a la cuenta 2365, con su respectiva base y porcentaje de
retención.
- Si la factura tiene IVA como es gasto llevar el IVA a un gasto.

4
- Si la factura es a nombre de tercero llevarla como anticipo a la cuenta 1330 NIT y
código del tercero.

4
2.2.4.3. ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y DESEMBOLSO DE EGRESOS

Objetivos del procedimiento

 Aplicar las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptadas

en Colombia para la elaboración de egreso.
 Verificar que los pagos por los conceptos de compra de bienes y servicios y todos los
desembolsos ocasionados en el desarrollo del objeto, tengan la base correcta y la
tarifa bien calculada según lo estipulado por la ley.
 Cerciorarse del cumplimiento de la obligatoriedad y todos los registros exigidos para
el diligenciamiento del pago.

4
2.2.4.3.1. CONTABILIZACIÓN EGRESOS:

 Para la contabilización de egresos se debe tener el soporte de pago en este caso sería
la transacción en línea, con el respectivo número de proceso.

4
 Dependiendo la cuenta de banco se debe seleccionar el código y
automáticamente se genera su código de bancos en la 1110.
 En el número de cheque digitar el número de proceso.
 Fecha del cheque debe ser la fecha que se realizó la transacción y contabilizado el
mismo día.

4
2.2.4.3.1. ANTICIPOS TERCEROS:

 En la casilla de girado se debe poner el nombre a quien se le realizó la consignación

en el caso de que sea un conductor a nombre del conductor-
 Pero en el momento de realizar el anticipo en la 1330 debe ser a nombre del tercero o
propietario del vehículo para no tener inconvenientes en los descuentos y entrega de
informes, que no sea descontado al tercero directamente causaría un gasto a la
empresa.

4
2.2.4.3.2. ABONO A FLETE:

 Cuando se realice abonos a flete se acredita la cuenta de bancos y se acredita

a la cuenta de proveedores 2205.
 Aparece una nueva ventana en donde se debe seleccionar el mes que se está
cancelando hasta que las columnas suman iguales.
 De la misma manera el NIT debe ser el del tercero que es a quien se le está
realizando el pago.
 Si el pago se hace a un proveedor verificar de que todo está causado
respectivamente.

4
2.2.5. CICLO DE OPERACIONES

 Es el conjunto de actividades que se realiza en la empresa con el fin de lograr sus

objetivos y satisfacción a sus clientes, inicia desde la operación de transporte y/o
compras, facturación, cobranza y pagos a proveedores y terceros.
 Operación de transporte: consiste en cargar el crudo y descargar a su destino.
 El conductor debe solicitar la guía del cumplido de cargue y descargue del viaje.
 Hacer llegar los cumplidos a la oficina de la empresa.
 Seguidamente el área de operación procederá a cumplir y liquidar los viajes por
vehículo y propietario.
 Ya completado se debe enviar las guías y cumplidos al área de contabilidad, para
iniciar con la digitación de las proformas, que en este caso son las cuentas de cobro
al cliente.
 Esto se realizara dos veces al mes cada 15 días, la primera quincena cerrara el 14 de
cada mes y la segunda el último día del mes y ser radicado en la oficina del cliente.
 El cliente debe cancelar una vez radicado las facturas 15 días.
 Ya recibido el desembolso por parte del cliente se procederá a cancelar a los
proveedores, terceros y empleados.

4
2.2.5.1. ESQUEMA DEL CICLO DE OPERACIONES

OPERACIÓN

LIQUIDAR Y CUMPLIR
PAGO

COBRO

4
2.2.6. INFORMES CONTABILIDAD

El área de contabilidad debe dar informe al área de gerencia cual es el valor a pagar a
los terceros, esta información la debe tener los primeros diez días de cada mes debidamente
revisado y autorizado por la coordinadora de contabilidad.

De igual forma debe dar informe previo el valor que se les debe a los proveedores del mes
anterior los primeros diez días del mes.

Y por último la nómina de empleados.

Para determinados informes se elabora los siguientes cuadros:

4
CUADRO 1: CUENTAS POR PAGAR A PROPIETARIOS VEHÍCULOS
Fe c ha de
I N FOR M ES C U EN TA S P OR P A GA R A P R OP I ETA R I A pr oba c i ón:
OS D E VEH I C U LOS
Ve r si ón:

F EC H A 0 2 1 0 1 5 N º D E IN F OR M E

A R EA QUE SOLIC IT A
N OM B R E

IT EM N OM B R E T ER C ER O M ES A LOR P OR M E T OT A L

OB SER VA C ION
ES

A P R OB A D A SI NO

F EC H A D E A P R OB A C IÓN D D M M A A

QUIEN SOLIC IT A QUIEN ELA B OR O

N OM B R E N OM B R E
C A R GO C A R GO

F IR M A F IR M A

5
CUADRO 2: INFORME CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES

Fe c ha de
Apr oba c i ón:
I NFORM ES CUENTAS P OR P AGAR P ROVEEDORES

Ve r si ón:

F EC H A 0 2 1 0 1 5 N º D E IN F OR M E

A R EA QUE SOLIC IT A
N OM B R E

IT EM N OM B R E T ER C ER O M ES A LOR P OR M E T OT A L

OB SER VA C ION ES

A P R OB A D A SI NO

F EC H A D E A P R OB A C IÓN D D M M A A

QUIEN SOLIC IT A QUIEN ELA B OR O

N OM B R E N OM B R E
C A R GO C A R GO

F IR M A F IR M A

5
CUADRO 3: INFORME VIAJES Y ANTICIPOS A TERCEROS
Fecha de
INFORMES DE VIAJES Y Aprobación:
ANTICIPOS
Versión:
FECHA 0 2 1 0 1 MES DE INFORME

NOMBRE
PLACA VEHICULO
TOTAL VIAJES DEL ME
FEC H A DOCUMENTO DETALLE VALOR

TOTAL ANTICIPOS
TOTAL DE VIAJES 0
TOTAL ANTICIPOS 0
TOTAL A PAGAR 0
OBSERVACIONES

APROBADA SI NO

FECHA DE APROBACIÓN D D M M A A
QUIEN APROBO UIEN ELABOR

NOMBRE NOMBRE
CARGO CARGO

FIRMA FIRMA

5
2.2.7. DISEÑO DE TESORERÍA

El área de gerencia del movimiento del efectivo, cuyos recursos provienen de las fuentes
como las cuentas por cobrar a los clientes, esos recursos se aplican al pago de los
pasivos como es el pago a los proveedores, terceros (propietarios de los vehículos) y
empleados.

La falencia que se encuentra en esta área es una inexistencia de una programación de pagos.

2.2.7.1. PLAN DE PAGO

Este plan de pago se realiza presupuestando el valor que el cliente cancela y con la
información que suministra contabilidad de las cuentas por pagar.

1. Verificando el valor que cancele el cliente a la empresa los primeros días de cada
mes se procederá a cancelar:

 70% del pago: cancelar a los proveedores principales de la empresa.

Teniendo prioridad a los proveedores que se les debe pagar los servicios mensuales para el
funcionamiento de la operación de la empresa como que son:

- ARAMARK COLOMBIA S.A.S

- ASISTIR IPS HSE
- CONSULTORES EN SISTEMAS DE GESTIÓN Y SALUD OCUPACIONAL
LTDA
- DISANTAFE
- SISTEMAS COMERCIALES SYSCOM
- HIDROSPILL SAS
- PREVISORA DE SEGUROS
- S.O.S CONTINGENCIAS

5
Proveedores de segundo nivel son aquellos que dan facilidades de pago a la empresa
mediante cuotas como son:

- MERQUE LLANTAS
- ORIENTAL DE PARTES
- SERYREPCA
- TODO TERRENO EN SERVICIOS LTDA
- TRACTO MARTÍNEZ
- CLAUDIA CHAPARRO DÍAZ
- FERRO BOMBAS DEL ORIENTE

 20% del pago: destinado para los anticipos de los tanques y vehículos del mes.
 10% del pago: pago de la nómina.

2. Segundo pago del cliente los días 15 de cada mes.

 70% del pago: cancelar el saldo a pagar a los terceros que son los
propietarios de los vehículos en operación.
 20% del pago: destinado para los anticipos de los tanques y vehículos del
mes.
 10% del pago: proveedores del segundo nivel que quedaron con saldo a pagar.

5
2.2.8. BENEFICIOS PARA LA EMPRESA ENLACE DE TRANSPORTES Y
SERVICIOS LTDA. SI SE APLICA EL MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR.

Al momento de aplicar el manual de políticas y cuentas por pagar la empresa se

verá beneficiada en varios factores generales que son:

 Mejora la eficiencia en el proceso administrativo, en cuanto al manejo de

los proveedores y sus facturas.
 Ayuda al personal de la empresa a entender y cumplir con los requisitos
mínimos exigidos para el buen desarrollo del proceso de las cuentas por
pagar.
 Se optimiza la imagen de la empresa frete a los proveedores y terceros.
 Minimiza la exposición por parte del proveedor y terceros de
inconformidades en cuanto al trámite de facturas, informes y pagos.
 Disminuye los tiempos de pago de facturas pagando oportunamente en las
fechas establecidas.

5
 CONCLUSIONES

El Manual de Procedimientos propuesto, se crea para obtener una información detallada,

ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
actividades que se realizan en la empresa y responde a las características del
centro y está en función de su estructura organizativa, en la que participa todo el
personal que tiene a su cargo las Cuentas por Pagar.

A partir del análisis realizado en la empresa ENLACE DE TRANSPORTES Y SERVICIOS

LTDA, se concluye que:

Se observan varias dificultades en las áreas de operación, gerencia y contabilidad, en cuanto

a las cuentas por pagar y esto implica atraso en todo la contabilidad y en general la empresa,
clientes, proveedores y terceros, por ello es más factible aplicar un manual de políticas y
procedimientos de las cuentas por pagar para que los objetivos puedan ser cumplidos
satisfactoriamente, algunas de los inconsistencias encontradas para las cuentas por pagar
son:

- No se tiene un buen manejo de las cuentas por pagar desde el inicio del ciclo
que es el ingreso de facturas y causación.
- El área de contabilidad tiene demora en hacer cierre contable los primeros diez
días de cada mes ya que viene errores desde el área operativa.
- De igual manera hay demora en la entrega de informes de los terceros.
- También se pudo observar que hay demora en el momento de realizar cobro al
cliente y por esto se ve reflejado la demora en los pagos.
- Al momento de realizar los pagos a proveedores y terceros se cancela al que
este recordando los pagos ya que no se tiene un procedimiento de pago.

5
 RECOMENDACIONES

El Manual de las Cuentas por Pagar, facilita la fortaleza de la empresa frente a la

gestión. Es el instrumento adecuado para poder desarrollar eficientemente las actividades,
establecen responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generan información útil y
necesaria, para implantar medidas de seguridad, control y autocontrol así como objetivos
que participen en el cumplimiento de la función.

Como resultado de la presente investigación se recomienda:

 Proporcionar servicios integrales de recolección, transporte y tratamiento de residuos

basado en diseñar mejoras en los servicios que sean innovadores, de alta tecnología y
calidad.

 Recuperar e incluir nuevos clientes a través de planes y servicios asequibles a sus

necesidades por medio de buena publicidad y asesoría profesional.

 Realizar un diagnóstico de cobertura geográfica con el fin de adquirir e implementar

nuevas herramientas tecnológicas y nuevos servicios.

 como mecanismo para optimizar el manejo de gerencia aplicar una programación de

pago, ya que es más fácil ya que la empresa realiza pagos por medio de transferencias en
línea.

 De igual manera que el manual de políticas y procedimientos sea aprobado por la

empresa y aplicado para que estos procesos sean más efectivos para la empresa.

5
 ALCANCE DE LA PRÁCTICA

Realizar la práctica empresarial en la empresa ENLACE DE TRANSPORTES Y

SERVICIOS LTDA. me permitió desarrollar mis habilidades y actitudes en un entorno
laboral, lo que contribuye a mi crecimiento profesional y personal. Desde un punto de
vista más técnico, se pudo fortalecer varios procesos por medio de la propuesta de
mejoramiento, la cual brinda una herramienta estructurada para las cuentas por pagar.

En lo referente al ejercicio profesional, pude tener una visión más clara de lo que es la
contaduría pública y lo importante que es para la empresa mis funciones, y responsabilidad
en el cumplimiento de políticas administrativas, así como le proporciona a la gerencia
análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones el logro de sus objetivos.

En lo personal fortalecí la autonomía, independencia y responsabilidad, a ser imparcial en

las decisiones tomadas y además de cómo debe ser el trato a las personas que estén bajo mi
cargo.

5
 INFOGRAFÍA

 http://puc.com.co/2 .

 http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/9903da6e-11e6-44a5-a1f0-
effa8cac282c/DOCTRINA+contablePublicaDic312013.pdf?MOD=AJPERES&C
ACHEID=9903da6e-11e6-44a5-a1f0-effa8cac282c.

 http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/1866ae38-bda0-4aba-bc3f-
9cd76619ab62/DOCTRINA+CONTABLE+PUBLICA+COMPILADA+2012+(1).pdf
?MOD=AJPERES&CACHEID=1866ae38-bda0-4aba-bc3f-9cd76619ab62.

 http://www.pymempresario.com/2013/07/5-pasos-para-hacer-un-manual-de-
procedimientos/.

 http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf