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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firmado digitalmente por

CORNEJO PISFIL Angel Gustavo
Firmado digitalmente por ROSADO FAU 20291973851 soft Firmado digitalmente por BOLAÑOS
HUANASCA Richard Teodoro FAU Motivo: Doy V° B° LLANOS Elar Juan FAU
20291973851 soft Fecha: 09.11.2022 14:14:20 -05:00 20291973851 soft
Motivo: Soy el autor del documento Motivo: Doy V° B°
Fecha: 09.11.2022 12:07:29 -05:00 Fecha: 09.11.2022 16:59:06 -05:00

Analista III Sub Gerente de Patrimonio Documental Secretario General

Firmado digitalmente por CHOQUE

PARILLO Doris Angelica FAU
20291973851 soft
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 09.11.2022 16:41:44 -05:00

Gerente de Planeamiento y
Presupuesto (e)

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para la prestación de los Servicios Archivísticos de Préstamo,

Consulta Presencial y Escaneo de los documentos archivísticos que custodia el Archivo
Central, a los distintos órganos de la Oficina Nacional de Procesos Electorales; únicamente
para la documentación archivística transferida al Archivo Central.

2. ALCANCE:

Es aplicable desde la presentación del formato que contiene la solicitud, debidamente

suscrita por el órgano solicitante, hasta la culminación con la constancia de devolución de
los documentos archivísticos prestados, de aquellos consultados presencialmente o el
envío, a través del correo electrónico institucional, de los que fueran escaneados.

3. BASE NORMATIVA:

3.1. Ley N° 25323, Crean el Sistema Nacional de Archivos.

3.2. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema
Nacional de Archivos.
3.3. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.4. Decreto Ley N° 19414, “Es de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del
patrimonio documental”.
3.5. Decreto Legislativo N° 681, “Dictan normas que regulan el uso de tecnologías
avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la
elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos
en computadoras”.
3.6. Decreto Legislativo N° 827 “Amplían los alcances del Decreto Legislativo N° 681 a las
entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales”.
3.7. Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, aprueba la Directiva N° 01-2020-AGN/DDPA:
"Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública".
3.8. Resolución Jefatural N° 136-2015-J/ONPE, aprueba el Manual de Conservación
Documental.
3.9. Reglamento de Organización y Funciones de la ONPE.

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus adecuaciones y
modificaciones.

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4. REFERENCIAS:

No aplica

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

5.1. Definiciones

N° Término Definición
Nivel de archivo donde se custodian los documentos transferidos
por los distintos Archivos de Gestión de la ONPE, una vez
1 Archivo Central
finalizado su periodo de retención y que siguen siendo objeto de
consulta por los propios órganos o por requerimiento de terceros.
Nivel de Archivo a cargo de un Órgano o unidad orgánica,
responsable de su organización, conservación y del uso idóneo
2 Archivo de Gestión del documento archivístico, así como también de solicitar su
transferencia al Archivo Central o eliminación de los mismos, en
los casos que correspondan.
Responsabilidad que implica el control y la adecuada
3 Custodia de Documentos conservación de los documentos que se ubican en el Archivo de
Gestión y/o en el Archivo Central de la ONPE.
Información contenida en cualquier soporte (físico o digital)
producida y conservada como evidencia y como activo por el
4 Documento Archivístico órgano o unidad orgánica de la ONPE, en el ejercicio de sus
funciones o en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.
Conjunto de actividades dirigidas a facilitar a los órganos de la
5 Servicios Archivísticos Entidad el préstamo, la consulta presencial o escaneo de los
documentos archivísticos, custodiados en el Archivo Central.
Consiste en poner los documentos a disposición del personal
6 Préstamo de documentos autorizado, con fines administrativos, por un periodo de tiempo
determinado, fuera de las instalaciones del Archivo Central.
Modalidad de servicio archivístico que consiste en la revisión
Consulta presencial de
7 presencial y en los ambientes del Archivo Central, de la
documentos
documentación archivística que en este se custodia.
Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de
8 Escaneo de documentos técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen
contenida en un documento en papel, en una imagen digital.
Correo electrónico institucional del Archivo Central, a través del
9 [email protected] cual se canalizan las solicitudes y coordinaciones relativas a los
servicios archivísticos.

5.2. Abreviaturas

N° Abreviatura Definición
1 SG Secretaría General
2 SGD Sistema de Gestión Documental
3 SGPD Sub Gerencia de Patrimonio Documental

6. DESARROLLO:

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6.1. Evaluación de la solicitud de los servicios archivísticos

Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Remitir el Formato FM11-SG/AC: Solicitud de Servicios
Archivísticos, a la Sub Gerencia de Patrimonio Documental Correo
debidamente firmado al correo electrónico: Órgano electrónico
1
[email protected], precisando la Solicitante
documentación requerida, así como el tiempo por el cual FM11-SG/AC
se solicita su préstamo, cuando opte por dicha modalidad.
Revisar el correcto llenado del Formato FM11-SG/AC:
Personal de la
Solicitud de Servicios Archivísticos, de encontrarlo
2 SGPD en el Correo
conforme comunicar al solicitante, con copia a la SGPD,
Archivo Central electrónico
que procede la atención.
De no encontrarlo conforme, comunicar al solicitante,
precisando las observaciones y el plazo de un (01) día Personal de la
Correo
3 hábil para subsanarlas. Vencido el plazo concedido y no SGPD en el
electrónico
haberse subsanado, la solicitud se tendrá por no Archivo Central
presentada.

6.2. Atención de las solicitudes de préstamo de documentos

Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Realizar la búsqueda de la documentación solicitada en
los repositorios del Archivo Central; registrando tanto la
que fue ubicada, como la que no fue posible. En el primer
supuesto, retirarla de la unidad de archivamiento, Personal de la
1 dejándose constancia en el formato FM13-SG/AC: Hoja SGPD en el FM11-SG/AC
Guía de Control de Documentos. Archivo Central FM13-SG/AC
Nota 1: El formato FM13-SG/AC: Hoja Guía de Control de
Documentos se coloca a continuación de la carátula del
paquete.
Comunicar al órgano solicitante que la documentación
Personal de la
ubicada se encuentra apta para su recojo, indicando el Correo
2 SGPD en el
número de folios que comprende y su estado de Electrónico
Archivo Central
conservación.
Entregar la documentación solicitada al personal del
órgano solicitante, previamente autorizado, tanto para el Personal de la FM11-SG/AC
3 recojo, como para su ingreso a los ambientes del Archivo SGPD en el FM12-SG/AC
Central; suscribiendo los registros que corresponden, con Archivo Central
la indicación de la fecha y hora de la misma.
Comunicar al órgano solicitante, con copia a la SGPD, la
Personal de la Correo
4 fecha de devolución de la documentación prestada
SGPD en el electrónico/
adjuntando el FM11-SG/AC, con los registros relativos a
Archivo Central FM11-SG/AC
la entrega efectuada
Recomendar, dos (02) días hábiles antes del vencimiento
del plazo de préstamo de la documentación, al órgano Personal de la
Correo
5 solicitante, que debe proceder con su devolución en la SGPD en el
electrónico
fecha prevista, o, de considerarlo necesario, que puede Archivo Central
optar por la renovación del préstamo.
Recibir, del órgano solicitante, la documentación Personal de la Correo
6 archivística objeto del préstamo, previa verificación que SGPD en el electrónico/
Archivo Central FM11-SG/AC

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corresponda en su estado y cantidad de folios, a como fue

entregada.
De encontrarla conforme, suscribir el registro que
corresponde, el mismo que adjuntará a la comunicación
que curse al órgano solicitante, con copia a la SGPD,
indicando que el Servicio Archivístico ha concluido.
De no encontrarla conforme, redactar las observaciones
que resulten necesarias, suscribiendo el registro que
corresponde, el mismo que adjuntará a la comunicación
que curse al órgano solicitante, con copia a la SGPD,
indicando que el Servicio Archivístico ha concluido,
recomendando, a su vez, se adopten las acciones
pertinentes.
Retornar la documentación a su unidad de archivamiento, Personal de la
registrando la fecha de su devolución en la Hoja de SGPD en el
7 FM12-SG/AC
Control de documentos; y, actualizando el Registro de Archivo Central
Atención de Servicios Archivísticos

6.3. Atención de las solicitudes de consulta presencial

Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Realizar la búsqueda y ubicación de la documentación;
Personal de la
luego comunicar al solicitante que la documentación se Correo
1 SGPD en el
encuentra disponible para la consulta presencial en los electrónico
Archivo Central
ambientes del Archivo Central.
Proponer, con copia a la SGPD, la fecha y hora en que
el personal previamente designado, asistirá a efectuar la Órgano Correo
2 consulta presencial; precisando sus nombres, apellidos, solicitante electrónico
DNI, así como el cargo, de ser el caso.
Gestionar en el GSOI, el ingreso del personal autorizado
Personal de la
por el órgano solicitante, a los ambientes del Archivo Correo
3 SGPD en la
Central para la consulta presencial solicitada. electrónico
Sede Central
Entregar la documentación al personal autorizado por el
órgano solicitante, suscribiendo los registros
correspondientes y precisando el día, hora, cantidad de
folios y estado en que es entregada.

Nota 2: Personal de la
SGPD en el
 Si de la consulta presencial se desprende la necesidad
Archivo Central/
de contar con alguna copia, se deberá gestionar el
4 Personal FM11-SG/AC
Servicio Archivístico de escaneo de documentos
autorizado por
archivísticos.
el órgano
 En caso de requerir el préstamo de la documentación
solicitante
consultada, se tendrá que gestionar el Servicio
Archivístico de préstamo de documentación
archivística.
 El personal del Archivo Central, deberá estar presente
durante la revisión de la documentación a consultar.
Recibir la documentación, luego que el personal
Personal de la
autorizado por el órgano solicitante haya concluido con
SGPD en el
la consulta presencial, verificando que sea devuelta en
5 Archivo Central/ FM11-SG/AC
su estado y cantidad de folios, a como fue entregada;
Personal
suscribiendo los registros correspondientes, con la
autorizado por
precisión del día y hora; el mismo que se adjuntará a

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la comunicación que se curse al órgano solicitante, con el órgano

copia a la SGPD, indicando que el Servicio Archivístico solicitante
ha concluido.
Redactar las observaciones que resulten necesarias,
en el supuesto que la documentación recibida no se
encuentre conforme, suscribiendo el registro que
Personal de la Correo
corresponde con la precisión del día y hora; el mismo
6 SGPD en el electrónico
que se adjuntará a la comunicación que se curse al
Archivo Central
órgano solicitante, con copia a la SGPD, indicando que
el Servicio Archivístico ha concluido, recomendando, a
su vez, se adopten las acciones pertinentes.
Retornar la documentación a su unidad de Personal de la
7 archivamiento; actualizando el Registro de Atención de SGPD en el FM12- SG/AC
Solicitudes de Servicios Archivísticos. Archivo Central

6.4. Atención de solicitudes de escaneo de documentos

Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Realizar la búsqueda de la documentación solicitada
Personal de la
en los repositorios del Archivo Central, una vez
SGPD en el ---
1 ubicado el documento, se procederá a retirar de la
Archivo Central
unidad de archivamiento.
Escanear la documentación solicitada, para su
Personal de la
remisión al correo electrónico puesto de manifiesto FM11-SG/AC/
2 SGPD en el
por el órgano solicitante, suscribiendo el registro Correo
Archivo Central
correspondiente. electrónico
Dar la conformidad sobre la atención del Servicio
3 Archivístico solicitado; suscribiendo el registro que Órgano Correo
corresponde, el mismo que será enviado al correo solicitante electrónico
electrónico: [email protected]
Verificar la remisión del correo electrónico con la
Personal de la
4 conformidad sobre la atención del Servicio
SGPD en el FM12-SG/AC
Archivístico brindado; actualizando el Registro de
Archivo Central
Atención de Solicitudes de Servicios archivísticos.

7. FORMATOS ASOCIADOS:

N° Código Definición
1 FM11-SG/AC Solicitud de servicios archivísticos
2 FM12-SG/AC Registro de solicitudes de servicios archivísticos
3 FM13-SG/AC Hoja Guía de Control de Documentos

8. ANEXOS:

Anexo 1: CONDICIONES GENERALES:

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El servicio archivístico pone a disposición la documentación que obra en el Archivo Central,

para los órganos de la Oficina Nacional de Procesos Electorales, de manera transparente,
oportuna y efectiva.

Los servicios archivísticos que se prestan son:

- Préstamo de documentos archivísticos

- Consulta presencial de documentos archivísticos
- Escaneo de documentos archivísticos

El plazo máximo para la atención de cualquiera de los servicios archivísticos no deberá

exceder de tres (03) días hábiles, computados a partir del día hábil siguiente de recibida la
solicitud; salvo por causas justificadas este plazo podrá ser mayor, el cual deberá ser
comunicado al órgano solicitante vía correo electrónico.

Las solicitudes procederán siempre y cuando sean requeridas por el órgano transferente de
la documentación al Archivo Central, caso contrario, el órgano solicitante deberá gestionar
la previa autorización del órgano transferente, registro que adjuntará al momento de efectuar
su solicitud.

Anexo 2: CONDICIONES ESPECÍFICAS:

En caso de préstamo, el término no podrá exceder de treinta (30) días hábiles, computados
a partir del día siguiente de su entrega al personal del órgano solicitante, previamente
autorizado. El préstamo puede ser renovado por similar plazo, las veces y por el plazo que
el órgano solicitante estime conveniente; bastando la comunicación al correo electrónico
[email protected], llenando y suscribiendo el campo que corresponde en el
Formato FM11-SG/AC.

El órgano solicitante asume la responsabilidad de la conservación, integridad y custodia de

los documentos archivísticos; así como del deterioro o pérdida de los mismos, en el supuesto
que suceda.

Los documentos en calidad de préstamo no podrán ser extraídos de la Entidad, salvo en los
casos de requerimiento de los Órganos Jurisdiccionales, de la Contraloría General de la
República u otras instancias públicas, por motivos debidamente fundamentados; en tal caso,
el órgano solicitante deberá efectuar la comunicación que corresponde a la SG, adjuntando
la previa autorización del órgano transferente de la documentación archivística, en el
supuesto que así corresponda.

La SGPD identificará y comunicará, vía correo electrónico, al órgano solicitante, el detalle

de los documentos archivísticos prestados, pendientes de devolución, luego de vencido el
plazo indicado para su préstamo. En este supuesto, no se podrá solicitar el préstamo de
nuevos documentos archivísticos.

A efectos de llevar un control estadístico de las solicitudes atendidas por el Archivo Central
y poder efectuar el seguimiento y control de las mismas, se mantendrá una base de datos
en Excel, actualizada, con todas las solicitudes de Servicios Archivísticos desde su
formulación hasta su atención. Dicha base, denominada “Registro de Atención de Servicios
Archivísticos”, deberá contener como mínimo la siguiente información:

- Denominación del Órgano solicitante.

- Fecha de emisión de la solicitud.
- Modalidad del servicio solicitado

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- Fecha y hora de la entrega de los documentos de archivo, solicitados como préstamo.

- Fecha y hora de la devolución de los documentos de archivo, solicitados como préstamo.
- Fecha y hora de la entrega de los documentos de archivo, solicitados para la consulta
presencial.
- Fecha y hora de la devolución de los documentos de archivo, solicitados para la consulta
presencial.
- Cantidad de folios de la documentación objeto del préstamo, de la consulta presencial o
escaneados.
- Fecha y hora del correo electrónico, a través del cual se envían, los documentos
archivísticos previamente escaneados.
- Observaciones

9. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha de Categoría
Versión aprobación N:Nuevo Cambios realizados con respecto a la
Sección / Ítem
anterior de la versión M:Modificado versión anterior
anterior E:Eliminado
Se precisa que la solicitud es por un formato y
00 01/10//2021 2.Alcance N
termina con la constancia de devolución.
00 01/10//2021 3./3.1 M Se precisa el nombre de la Ley N° 25323
00 01/10//2021 3./3.4 M Se precisa el nombre de la Ley N° 19414
Se precisa el nombre del Decreto Legislativo N°
00 01/10//2021 3./3.5 M
681
00 01/10//2021 3./3.9 N Se agrega el ROF de la ONPE
Se agrega a la definición del término Custodia de
00 01/10//2021 5.1/ 3 M
Documentos “Archivo de Gestión” de la ONPE.
Se modificó el término “Documento de Archivo o
00 01/10//2021 5.1/ 4 M Archivístico” por “Documento Archivístico” y se
precisó su definición.
Se agregó los términos “Escaneo de
00 01/10//2021 5.1/6,8 N documentos”, “Préstamo de documentos” y
“Consulta presencial de documentos”.
00 01/10//2021 5.2 /1 E Se eliminó la abreviatura de “OSDN”
Se precisa la actividad, el tiempo de préstamo de
la documentación; Se cambia el Rol responsable,
00 01/10//2021 6.1/1 M
“Titular o encargado del órgano y/o unidad
orgánica solicitante” por “Órgano Solicitante”.
Se precisa la actividad del llenado del formato
00 01/10//2021 6.1/2 M
FM11-SG/AC
Se elimina la actividad del llenado del FM12-
00 01/10//2021 6.1/3 M SG/AC y se precisa el plazo de tiempo para
subsanar si fuera no conforme la solicitud.
Se eliminó la actividad del llenado del FM13-
6.1/4
00 01/10//2021 E SG/AC: Atención del servicio archivístico y la nota
de los plazos máximos de atención.
Se eliminó la actividad de “Comunicar al personal
00 01/10//2021 6.1/5 E de la SGPD sobre la ubicación de la
documentación solicitada”.
Se eliminó su la actividad de “Comunicar al
00 01/10/2021 6.1/6 E solicitante que la documentación se encuentra
expedita para ser recogida…”.
Se eliminó la actividad del llenado del formato
FM13-SG/AC: Atención del servicio archivístico,
00 01/10/2021 6.1/7 E
el envío al correo y recojo de la documentación
solicitada.

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Se eliminó la actividad de Comunicar sobre la

00 01/10/2021 6.1/8 E entrega de la comunicación al personal del
Archivo Central.
Se eliminó la actividad de Entregar la
00 01/10/2021 6.1/9 E documentación solicitada al personal, de los
órganos y unidades orgánicas solicitantes.
Se modifica la actividad de “Atención de los
servicios archivísticos” por “Evaluación de la
solicitud de los servicios archivísticos” sobre la
00 01/10/2021 6/6.1 M
evaluación preliminar de la solicitud del Formato
FM11-SG/AC: Solicitud de Servicios
Archivísticos.
Se modifica las actividades de la búsqueda de la
documentación solicitada (se incluye el registro
FM13-SG/AC: Hoja Guía de Control de
00 01/10/2021 6/6.2 M Documentos), identificación de la documentación,
entrega de la documentación, comunicación con
el solicitante y el retorno de la documentación
entregada.
Se modifica las actividades de Atención de las
solicitudes de consulta presencial, sobre la
00 01/10/2021 6/6.3 M búsqueda, ubicación de la documentación,
entrega de documentación al personal autorizado
y el retorno.
Se agrega la actividad de Atención de solicitudes
00 01/10/2021 6/6.4 N
de escaneo de documentos

7. Formatos
00 01/10/2021
asociados
E Se eliminó el formato FM13-SG/AC “Atención del
servicio archivístico”.
7. Formatos Se agregó el formato FM13-SG/AC “Hoja Guía de
00 01/10/2021 N
asociados Control de Documentos”.

00 01/10/2021 8.Anexo N Se agregó los anexos 1 y 2

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