PR02-SG - AC Servicios Archivísticos Del AC - V01
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PROCEDIMIENTO
Versión: 01
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS DEL ARCHIVO
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CENTRAL
Gerente de Planeamiento y
Presupuesto (e)
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. BASE NORMATIVA:
Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus adecuaciones y
modificaciones.
4. REFERENCIAS:
No aplica
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
5.1. Definiciones
N° Término Definición
Nivel de archivo donde se custodian los documentos transferidos
por los distintos Archivos de Gestión de la ONPE, una vez
1 Archivo Central
finalizado su periodo de retención y que siguen siendo objeto de
consulta por los propios órganos o por requerimiento de terceros.
Nivel de Archivo a cargo de un Órgano o unidad orgánica,
responsable de su organización, conservación y del uso idóneo
2 Archivo de Gestión del documento archivístico, así como también de solicitar su
transferencia al Archivo Central o eliminación de los mismos, en
los casos que correspondan.
Responsabilidad que implica el control y la adecuada
3 Custodia de Documentos conservación de los documentos que se ubican en el Archivo de
Gestión y/o en el Archivo Central de la ONPE.
Información contenida en cualquier soporte (físico o digital)
producida y conservada como evidencia y como activo por el
4 Documento Archivístico órgano o unidad orgánica de la ONPE, en el ejercicio de sus
funciones o en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.
Conjunto de actividades dirigidas a facilitar a los órganos de la
5 Servicios Archivísticos Entidad el préstamo, la consulta presencial o escaneo de los
documentos archivísticos, custodiados en el Archivo Central.
Consiste en poner los documentos a disposición del personal
6 Préstamo de documentos autorizado, con fines administrativos, por un periodo de tiempo
determinado, fuera de las instalaciones del Archivo Central.
Modalidad de servicio archivístico que consiste en la revisión
Consulta presencial de
7 presencial y en los ambientes del Archivo Central, de la
documentos
documentación archivística que en este se custodia.
Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de
8 Escaneo de documentos técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen
contenida en un documento en papel, en una imagen digital.
Correo electrónico institucional del Archivo Central, a través del
9 [email protected] cual se canalizan las solicitudes y coordinaciones relativas a los
servicios archivísticos.
5.2. Abreviaturas
N° Abreviatura Definición
1 SG Secretaría General
2 SGD Sistema de Gestión Documental
3 SGPD Sub Gerencia de Patrimonio Documental
6. DESARROLLO:
Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Remitir el Formato FM11-SG/AC: Solicitud de Servicios
Archivísticos, a la Sub Gerencia de Patrimonio Documental Correo
debidamente firmado al correo electrónico: Órgano electrónico
1
[email protected], precisando la Solicitante
documentación requerida, así como el tiempo por el cual FM11-SG/AC
se solicita su préstamo, cuando opte por dicha modalidad.
Revisar el correcto llenado del Formato FM11-SG/AC:
Personal de la
Solicitud de Servicios Archivísticos, de encontrarlo
2 SGPD en el Correo
conforme comunicar al solicitante, con copia a la SGPD,
Archivo Central electrónico
que procede la atención.
De no encontrarlo conforme, comunicar al solicitante,
precisando las observaciones y el plazo de un (01) día Personal de la
Correo
3 hábil para subsanarlas. Vencido el plazo concedido y no SGPD en el
electrónico
haberse subsanado, la solicitud se tendrá por no Archivo Central
presentada.
Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Realizar la búsqueda de la documentación solicitada en
los repositorios del Archivo Central; registrando tanto la
que fue ubicada, como la que no fue posible. En el primer
supuesto, retirarla de la unidad de archivamiento, Personal de la
1 dejándose constancia en el formato FM13-SG/AC: Hoja SGPD en el FM11-SG/AC
Guía de Control de Documentos. Archivo Central FM13-SG/AC
Nota 1: El formato FM13-SG/AC: Hoja Guía de Control de
Documentos se coloca a continuación de la carátula del
paquete.
Comunicar al órgano solicitante que la documentación
Personal de la
ubicada se encuentra apta para su recojo, indicando el Correo
2 SGPD en el
número de folios que comprende y su estado de Electrónico
Archivo Central
conservación.
Entregar la documentación solicitada al personal del
órgano solicitante, previamente autorizado, tanto para el Personal de la FM11-SG/AC
3 recojo, como para su ingreso a los ambientes del Archivo SGPD en el FM12-SG/AC
Central; suscribiendo los registros que corresponden, con Archivo Central
la indicación de la fecha y hora de la misma.
Comunicar al órgano solicitante, con copia a la SGPD, la
Personal de la Correo
4 fecha de devolución de la documentación prestada
SGPD en el electrónico/
adjuntando el FM11-SG/AC, con los registros relativos a
Archivo Central FM11-SG/AC
la entrega efectuada
Recomendar, dos (02) días hábiles antes del vencimiento
del plazo de préstamo de la documentación, al órgano Personal de la
Correo
5 solicitante, que debe proceder con su devolución en la SGPD en el
electrónico
fecha prevista, o, de considerarlo necesario, que puede Archivo Central
optar por la renovación del préstamo.
Recibir, del órgano solicitante, la documentación Personal de la Correo
6 archivística objeto del préstamo, previa verificación que SGPD en el electrónico/
Archivo Central FM11-SG/AC
Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Realizar la búsqueda y ubicación de la documentación;
Personal de la
luego comunicar al solicitante que la documentación se Correo
1 SGPD en el
encuentra disponible para la consulta presencial en los electrónico
Archivo Central
ambientes del Archivo Central.
Proponer, con copia a la SGPD, la fecha y hora en que
el personal previamente designado, asistirá a efectuar la Órgano Correo
2 consulta presencial; precisando sus nombres, apellidos, solicitante electrónico
DNI, así como el cargo, de ser el caso.
Gestionar en el GSOI, el ingreso del personal autorizado
Personal de la
por el órgano solicitante, a los ambientes del Archivo Correo
3 SGPD en la
Central para la consulta presencial solicitada. electrónico
Sede Central
Entregar la documentación al personal autorizado por el
órgano solicitante, suscribiendo los registros
correspondientes y precisando el día, hora, cantidad de
folios y estado en que es entregada.
Nota 2: Personal de la
SGPD en el
Si de la consulta presencial se desprende la necesidad
Archivo Central/
de contar con alguna copia, se deberá gestionar el
4 Personal FM11-SG/AC
Servicio Archivístico de escaneo de documentos
autorizado por
archivísticos.
el órgano
En caso de requerir el préstamo de la documentación
solicitante
consultada, se tendrá que gestionar el Servicio
Archivístico de préstamo de documentación
archivística.
El personal del Archivo Central, deberá estar presente
durante la revisión de la documentación a consultar.
Recibir la documentación, luego que el personal
Personal de la
autorizado por el órgano solicitante haya concluido con
SGPD en el
la consulta presencial, verificando que sea devuelta en
5 Archivo Central/ FM11-SG/AC
su estado y cantidad de folios, a como fue entregada;
Personal
suscribiendo los registros correspondientes, con la
autorizado por
precisión del día y hora; el mismo que se adjuntará a
Rol
N° Descripción de la actividad Registro
Responsable
Realizar la búsqueda de la documentación solicitada
Personal de la
en los repositorios del Archivo Central, una vez
SGPD en el ---
1 ubicado el documento, se procederá a retirar de la
Archivo Central
unidad de archivamiento.
Escanear la documentación solicitada, para su
Personal de la
remisión al correo electrónico puesto de manifiesto FM11-SG/AC/
2 SGPD en el
por el órgano solicitante, suscribiendo el registro Correo
Archivo Central
correspondiente. electrónico
Dar la conformidad sobre la atención del Servicio
3 Archivístico solicitado; suscribiendo el registro que Órgano Correo
corresponde, el mismo que será enviado al correo solicitante electrónico
electrónico: [email protected]
Verificar la remisión del correo electrónico con la
Personal de la
4 conformidad sobre la atención del Servicio
SGPD en el FM12-SG/AC
Archivístico brindado; actualizando el Registro de
Archivo Central
Atención de Solicitudes de Servicios archivísticos.
7. FORMATOS ASOCIADOS:
N° Código Definición
1 FM11-SG/AC Solicitud de servicios archivísticos
2 FM12-SG/AC Registro de solicitudes de servicios archivísticos
3 FM13-SG/AC Hoja Guía de Control de Documentos
8. ANEXOS:
Las solicitudes procederán siempre y cuando sean requeridas por el órgano transferente de
la documentación al Archivo Central, caso contrario, el órgano solicitante deberá gestionar
la previa autorización del órgano transferente, registro que adjuntará al momento de efectuar
su solicitud.
En caso de préstamo, el término no podrá exceder de treinta (30) días hábiles, computados
a partir del día siguiente de su entrega al personal del órgano solicitante, previamente
autorizado. El préstamo puede ser renovado por similar plazo, las veces y por el plazo que
el órgano solicitante estime conveniente; bastando la comunicación al correo electrónico
[email protected], llenando y suscribiendo el campo que corresponde en el
Formato FM11-SG/AC.
Los documentos en calidad de préstamo no podrán ser extraídos de la Entidad, salvo en los
casos de requerimiento de los Órganos Jurisdiccionales, de la Contraloría General de la
República u otras instancias públicas, por motivos debidamente fundamentados; en tal caso,
el órgano solicitante deberá efectuar la comunicación que corresponde a la SG, adjuntando
la previa autorización del órgano transferente de la documentación archivística, en el
supuesto que así corresponda.
A efectos de llevar un control estadístico de las solicitudes atendidas por el Archivo Central
y poder efectuar el seguimiento y control de las mismas, se mantendrá una base de datos
en Excel, actualizada, con todas las solicitudes de Servicios Archivísticos desde su
formulación hasta su atención. Dicha base, denominada “Registro de Atención de Servicios
Archivísticos”, deberá contener como mínimo la siguiente información:
Fecha de Categoría
Versión aprobación N:Nuevo Cambios realizados con respecto a la
Sección / Ítem
anterior de la versión M:Modificado versión anterior
anterior E:Eliminado
Se precisa que la solicitud es por un formato y
00 01/10//2021 2.Alcance N
termina con la constancia de devolución.
00 01/10//2021 3./3.1 M Se precisa el nombre de la Ley N° 25323
00 01/10//2021 3./3.4 M Se precisa el nombre de la Ley N° 19414
Se precisa el nombre del Decreto Legislativo N°
00 01/10//2021 3./3.5 M
681
00 01/10//2021 3./3.9 N Se agrega el ROF de la ONPE
Se agrega a la definición del término Custodia de
00 01/10//2021 5.1/ 3 M
Documentos “Archivo de Gestión” de la ONPE.
Se modificó el término “Documento de Archivo o
00 01/10//2021 5.1/ 4 M Archivístico” por “Documento Archivístico” y se
precisó su definición.
Se agregó los términos “Escaneo de
00 01/10//2021 5.1/6,8 N documentos”, “Préstamo de documentos” y
“Consulta presencial de documentos”.
00 01/10//2021 5.2 /1 E Se eliminó la abreviatura de “OSDN”
Se precisa la actividad, el tiempo de préstamo de
la documentación; Se cambia el Rol responsable,
00 01/10//2021 6.1/1 M
“Titular o encargado del órgano y/o unidad
orgánica solicitante” por “Órgano Solicitante”.
Se precisa la actividad del llenado del formato
00 01/10//2021 6.1/2 M
FM11-SG/AC
Se elimina la actividad del llenado del FM12-
00 01/10//2021 6.1/3 M SG/AC y se precisa el plazo de tiempo para
subsanar si fuera no conforme la solicitud.
Se eliminó la actividad del llenado del FM13-
6.1/4
00 01/10//2021 E SG/AC: Atención del servicio archivístico y la nota
de los plazos máximos de atención.
Se eliminó la actividad de “Comunicar al personal
00 01/10//2021 6.1/5 E de la SGPD sobre la ubicación de la
documentación solicitada”.
Se eliminó su la actividad de “Comunicar al
00 01/10/2021 6.1/6 E solicitante que la documentación se encuentra
expedita para ser recogida…”.
Se eliminó la actividad del llenado del formato
FM13-SG/AC: Atención del servicio archivístico,
00 01/10/2021 6.1/7 E
el envío al correo y recojo de la documentación
solicitada.
7. Formatos
00 01/10/2021
asociados
E Se eliminó el formato FM13-SG/AC “Atención del
servicio archivístico”.
7. Formatos Se agregó el formato FM13-SG/AC “Hoja Guía de
00 01/10/2021 N
asociados Control de Documentos”.