CLASE 3 Concep Básicos Correspondencia Oficial

CURSO
REGISTROS Y CONTROLES
SESIÓN 4
REDACCION DE DOCUMENTOS DE
CORRESPONDENCIA OFICIAL
1
LA ADMINISTRACION EDUCATIVA
SUPONE, ENTRE OTRAS COSAS……
TOMA DE DECISIONES PARA::::

DELIBERACION SOBRE
RESPONSABLES EN PROVEER EL SERVICIO
ASPECTOS
TORNO AL ÁMBITO EDUCATIVO OPORTUNA
IMPORTANTES
ESCOLAR Y EFICIENTEMENTE
Para lograr esto último, “la comunicación efectiva hablada y escrita“ es un eje
fundamental; pero para que la comunicación escrita se de correctamente en
el ámbito educativo existen lineamientos de cuando, para que y por que se
realizara esta
A CONTINUACION SE PRESENTAN LOS DOCUMENTOS MAS COMUNES QUE SE

UTILIZAN EN LA CORRESPONDENCIA OFICIAL DEL MINEDUC..
Entre los documentos más conocidos, comunes y utilizados en la
correspondencia oficial podemos citar los siguientes
Oficio
Providencia
Circular
Acta
Conocimiento
Certificación de documentos
Correo Electrónico
Certificado
Contrato
Resolución
Acuerdo
Decreto
Y OTROS MAS…
DEFINICIÓN:
Comunicación escrita sobre

asuntos de oficina pública
Es un tipo de documento que sirve

para comunicar disposiciones,
consultas, informes, o también para
llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de
agradecimiento
Documento por medio del cual se dirigen las
autoridades a otras personas o diversos
funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a
cargos o funciones.
Escrito extendido que es utilizado entre las

autoridades publicas para comunicarse con diversos
funcionarios entre sí o a subalternos distintos con
el objetivo de trasladar una orden o mandato.
Partes o elementos Características
a) Se realiza para informar o responder alguna disposición

1. Lugar y Fecha
E
relacionada al servicio.
2. Identificación del b) Se redacta en hojas de papel bond con el membrete y logo
documento: número de la institución que emite el documento.
L correlativo c) El tamaño de papel recomendado para redactar un oficio

es el de tamaño “CARTA”
3. Referencias.(opcional)
d) Las autoridades educativas o empleados de este sector,
pueden enviar oficios, según se considere conveniente
4. Identificación de la persona para solicitar, rendir un informe, transmitir disposiciones u
ordenes, etc..
{autoridad o subalterno} a
quien se dirige, tomando e) Los empleados de las oficinas públicas pueden comunicar
o en cuenta su titulo y cargo. f)

sus asuntos de trabajo a través de un oficio.
Su preparación debe ser cuidadosa, atendiendo siempre
5. Saludo breve
F
las recomendaciones de la correspondencia comercial,
6. Contenido referente a la estética, puntuación, redacción, ortografía,
etc.
7. Despedida
I 8. Nombre, y cargo del g) Se aconseja que en el oficio se trate un solo asunto,
por que esto permite mayor rapidez en el tramite o
remitente
C
solución del mismo. En el caso que se deban tratar
dos o más asuntos, deben separarse en párrafos
9. Firma del remitente distintos.
10. Sello de la dependencia.
I 11. Iniciales de quien emite y
h) Su estructura puede variar según disposiciones internas
de cada institución.
quien elabora el
O documento. (Es opcional)
PARTES DE UN OFICIO.
1. LUGAR Y FECHA.
Incluye lugar de donde se origina el documento, el mes, el día y el año en curso:

• Ejemplo: Cobán, A.V.; agosto 15 de 2019.
2. NUMERACIÓN
Esta consta de tres datos, :
- La palabra “OFICIO” se escribe con mayúsculas, separada por una línea diagonal y
-a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas,
-seguida del número de correlativo y año de expedición
EJEMPLO:
OFICIO/ DIDEDUC /001-2019
OFICIO/EORM/010-2019
3. Referencia
•Se usa solo cuando es necesario mencionar la numeración del

documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta.
•Esta palabra también se escribe con mayúsculas y esta permitido

abreviarlo: REFERENCIA o REF./
•En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directiva o convenios.
EJEMPLOS:
•OFICIO/DIDEDUC/001-2019
REFERENCIA/CIRCULAR 20-2019
•OFICIO/DIDEDUC/001-2019
REF./DECRETO 64-2008
4. Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o mas,

según lo requerido aquí se escribe:
1. Profesión del remitente
2. Nombre completo,
3. Cargo y
4. La dependencia donde labora la persona a quien se dirige.
5. Saludo: Debe ser breve y cortes.

• Ejemplo: Estimado Licenciado
6. Cuerpo o Contenido
• Es la parte central del documento, en donde se da a
conocer el mensaje.
• Se redacta en forma clara, breve, precisa y algo muy
importante tratar un solo tema.
7. Despedida
• Debe ser breve y cortes.
8. Nombre, cargo, firma y sello respectivo
9. Iniciales de quien emite y quien elabora el

documento.
• Las iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y en
minúsculas las de la persona que mecanografió el documento,
 Ej. :PLDL/aglb
• se permite que se indiquen al inicio o bien al final del oficio.
En algunos oficios, se adjuntan documentos al OFICIO; para denotar esto, si
así fuera el caso, al final del documento agregar el término “ANEXO” o
“DISTRIBUCION”
Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como documentos, catálogos, revistar, tarjetas,
programas, etc.
Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples: aquí se menciona a las personas y las dependencias a
quienes va dirigido el oficio, en estos casos se imprimen las copias suficientes para cada destinatario
que deberá conocer el contenido del oficio o por su naturaleza deben estar enterados del mismo.

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A CONTINUACION SE PRESENTAN LOS DOCUMENTOS MAS COMUNES QUE SE

Comunicación escrita sobre

Es un tipo de documento que sirve

Escrito extendido que es utilizado entre las

a) Se realiza para informar o responder alguna disposición

L correlativo c) El tamaño de papel recomendado para redactar un oficio

o en cuenta su titulo y cargo. f)

Incluye lugar de donde se origina el documento, el mes, el día y el año en curso:

Esta consta de tres datos, :

-a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas,

-seguida del número de correlativo y año de expedición

OFICIO/ DIDEDUC /001-2019

•Se usa solo cuando es necesario mencionar la numeración del

•Esta palabra también se escribe con mayúsculas y esta permitido

Es la parte que abarca cuatro líneas o mas,

5. Saludo: Debe ser breve y cortes.

8. Nombre, cargo, firma y sello respectivo

9. Iniciales de quien emite y quien elabora el

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