Análisis Visita Virtual Empresa ProInsumos S.A.

Actividad 2

Presentado por:

Victoria Fernanda Rodríguez Lozano

Docente:

Julián Bernardo Salinas

Universidad de Cundinamarca

Especialización en Sistemas de información gerencial

Fundamentos de Sistemas de Información

2023-II
 Análisis Empresa ProInsumos S.A.

a-Listado de Insumos: Un punto de partida fundamental es realizar un inventario de

los insumos que le entrega la compañía, por lo tanto, es recomendable que elabore

un listado de los insumos proporcionados y los clasifique por área y funcionario, utilizando

una tabla como la siguiente:

No. de Área Funcionario

Nombre del Insumo Descripción del insumo
Insumo responsable Responsable
Muestra las ganancias o perdidas obtenidas Gerente
1 Informe de utilidades Jairo Camacho
en un periodo determinado. general
Presenta la información financiera de la Gerente
2 Balance General Jairo Camacho
empresa, lo disponible y las obligaciones. general
Este insumo permite establecer los planes
Estrategias para incrementar Gerente
3 de desarrollo de la compañía y fortalecer la Jairo Camacho
ventas y rendimientos general
toma de decisiones.
Permite analizar como influyen los
diferentes proyectos en el entorno, Gerente
4 Informe sobre los proyectos Jairo Camacho
determinando si son viables, si no generan general
amenaza alguna.
Permite tener un orden en cuanto al
cumplimiento de objetivos y metas de Director Victor
5 Organigrama
ProInsumos, así mismo dando un buen uso a administrativo Ocampo
los recursos disponibles.

Documento o plantilla que detalla cada una Directora

6 Manual de funciones de las funciones con sus especificaciones de Talento Sonia Pérez
los cargos existentes en ProInsumos. Humano
Son las normas y responsabilidades, Directora
7 Politicas talento humano deberes y derechos de todos los Talento Sonia Pérez
funcionarios Humano
Programador inicial de cada cargo con sus
respectivas tareas listas para Directora
8 Plan anual de capacitación implementarse a los funcionarios, velando Talento Sonia Pérez
por la contribución del conocimiento y Humano
aprendizaje.
Presupuesto que permite brindar Directora
Planes de bienestar y
9 incentivos a los funcionarios por su Talento Sonia Pérez
estimulos
reconocimiento y exaltación en sus labores. Humano

Planificación sobre los recursos que se

Director Dario
10 Plan de inversión necesitan para el cumplimiento de las
Financiero Thompson
estrategias y objetivos.
Permite tener datos claves para la toma de
decisiones de ProInsumos, pues muestra la Director Dario
11 Flujo de efectivo
situación real inmediata de la empresa solo Financiero Thompson
en su operación

Es un informe más detallado con valores y

Estados financieros cifras globales que a grandes rasgos Director Dario
12
mensuales permitira conocer la realidad de las Financiero Thompson
 por la contribución del conocimiento y Humano
aprendizaje.
Presupuesto que permite brindar Directora
Planes de bienestar y
9 incentivos a los funcionarios por su Talento Sonia Pérez
estimulos
reconocimiento y exaltación en sus labores. Humano

Planificación sobre los recursos que se

Director Dario
10 Plan de inversión necesitan para el cumplimiento de las
Financiero Thompson
estrategias y objetivos.
Permite tener datos claves para la toma de
decisiones de ProInsumos, pues muestra la Director Dario
11 Flujo de efectivo
situación real inmediata de la empresa solo Financiero Thompson
en su operación

Es un informe más detallado con valores y

Estados financieros cifras globales que a grandes rasgos Director Dario
12
mensuales permitira conocer la realidad de las Financiero Thompson
operaciones antes y despues de impuestos.

Informa detalladamente el uso de recursos

Informe de administración Director de Roberto
13 como materia prima, insumos, mano de
de recursos Producción Anaya
obra.
Controla las funciones que se llevan a cabo
Seguimiento de actividades
en la elaboración de los productos, lo que Director de Roberto
14 para elaboración de
permitirá garantizar la calidad de los Producción Anaya
productos
mismos
Toda empresa debe procurar la innovación
Lineamientos para productos Director de Roberto
15 en sus labores diarias, para estar dentro de
nuevos e innovadores Producción Anaya
las tendencias del mercado
Administrador de clientes Estrategias de ventas, gustos, tendencias y Director de
16 Iván Montoya
(base de datos) necesidades ventas
Proyecciones de ventas Con los datos historicos de cada periodo, se
Director de
17 (corto, mediano y largo realizan las proyecciones trazando metas Iván Montoya
ventas
plazo) por cumplir en el área.
Revela la operación que culmina con todos
Director de
18 Reporte de ventas los procesos de la empresa, dando a Iván Montoya
ventas
conocer los resultados del ejercicio.

b-Análisis de la Información: Posterior a realizar el inventario de los insumos

proporcionados por la empresa, deberá analizar la información suministrada, lo que le

permitirá identificar y describir la información que considera pertinente conocer pero que

no le fue mencionada a lo largo de la visita. Identifique y describa la información que le

falta.

Según la información obtenida por parte de los directores, quienes en sus funciones

especificas detallaron sus tareas como encargados de áreas, es preciso decir que trabajan de una

manera organizada, teniendo claras sus responsabilidades con la empresa, es importante que

como lo mencionaban desde los niveles mas altos de la jerarquía establecida, llevar a cabo
objetivos y estrategias y no solo eso, sino llevar un control de ellos para evaluar que si se están

cumpliendo y llevando a cabo, le permitirá a cada supervisor y a la misma Junta directiva, tener

un conocimiento global y al mismo tiempo detallado para poder tomar las decisiones necesarias

frente a cualquier eventualidad.

c- Diseño de Entrevistas: Para el caso de la información que requiere pero que no se

provee en la fase Listado de insumos, diseñe las entrevista que considere necesarias para

obtenerla. Utilice el formato que se presenta a continuación para el diseño de cada una de

las entrevistas.

Nombre del Nombre del

VICTORIA FERNANDA RODRIGUEZ LOZANO VICTORIA FERNANDA RODRIGUEZ LOZANO
entrevistador: entrevistador:
Nombre del Nombre del
Jairo Camacho Victor Ocampo
entrevistado: entrevistado:
Área a la que Área a la que
Gerente general Director administrativo
pertenece: pertenece:
Conocer los objetivos y planes en sus Conocer los objetivos y planes en sus
Objetivo(s) de la Objetivo(s) de
plazos y evaluar la politica administrativa plazos y evaluar la politica administrativa
entrevista: la entrevista:
actual. actual.
Estructura de la Estructura de
Preguntas abiertas Preguntas abiertas
entrevista: la entrevista:
1. ¿En que se basa para hacer cumplir la 1. ¿Recopilar la información de cada
visión de la empresa, aun cuando hay presupuesto de área es accesible y sencillo
problemas en otras areas? de llevar a cabo?

2. ¿Los objetivos estrategicos estan 2. ¿Cree que las estrategias globales son
Preguntas: diseñados para dar solución a amenazas Preguntas: entendidas y se aplican de igual manera en
externas? todas las áreas?
3. ¿En que datos se basa especificamente 3. El control presupuestario anual se ha
para renovar y/o crear estrategias y cumplido, y sino porque y como
objetivos? solucionaria esto?
 Nombre del Nombre del
VICTORIA FERNANDA RODRIGUEZ LOZANO VICTORIA FERNANDA RODRIGUEZ LOZANO
entrevistador: entrevistador:
Nombre del Nombre del
Sonia Pérez Dario Thompson
entrevistado: entrevistado:
Área a la que Área a la que
Directora Talento Humano Director Financiero
pertenece: pertenece:
Determinar e identificar si el uso de los
Objetivo(s) de Conocer los procesos de contratación y Objetivo(s) de recursos financieros se estan
la entrevista: como motivan a los funcionarios la entrevista: aprovechando de manera optima y
rentable.
Estructura de la Estructura de la
Preguntas abiertas Preguntas abiertas
entrevista: entrevista:
1. ¿Los activos cubren los pasivos de la
1. ¿Cómo se realiza y que tan efectivo es el
empresa?, sino es así, que
proceso de contratación?
recomendaciones haría
2. ¿Es mejor tener contratos por agencias
temporales o realizarlo de manera directa, 2. ¿Qué periodos o plazos suelen manejar
Preguntas: Preguntas:
teniendo menos gastos pero sin implicar para las cuentas por pagar y por cobrar?
tanto proceso?
3. ¿Las actividades y/o incentivos, 3. ¿La información financiera es privada y
perjudican en un porcentaje alto, los solo la conoce la junta directiva, o pueden
gastos de la empresa? conocerla los directores de área?

Nombre del Nombre del

VICTORIA FERNANDA RODRIGUEZ LOZANO VICTORIA FERNANDA RODRIGUEZ LOZANO
entrevistador: entrevistador:
Nombre del Nombre del
Roberto Anaya Iván Montoya
entrevistado: entrevistado:
Área a la que Área a la que
Director de Producción Director de ventas
pertenece: pertenece:

Conocer las estrategias de ventas,

Objetivo(s) de Objetivo(s) de la
Evaluar el proceso de producción marketing y proceso directo de la entrega
la entrevista: entrevista:
al cliente.
Estructura de la Estructura de la
Preguntas abiertas Preguntas abiertas
entrevista: entrevista:
1. ¿Qué tiempo se establece para la 1. ¿Qué tanto influye el uso de las redes
adquisición o requisición de materia sociales, en una actividad que se lleva a
prima? cabo para sectores rurales?

2. ¿El porcentaje de imprevistos y/o otras 2. ¿Como captan al cliente, el entiende

Preguntas: Preguntas:
situaciones es bajo? cual es el valor agregado?

3. ¿Ha sentido que las tomas de decisiones

del nivel superior afecte las operaciones?
 d-Diagrama de flujo de Datos: Con la claridad que le otorga el tener la información organizada y analizada, elabore el

diagrama de flujo de datos que refleje el manejo actual de la información en la empresa ProInsumos S.A.
 e-Definición de Problema: Con la información antes recabada, estará en la

capacidad de definir el problema general y algunos problemas particulares, es decir, por

áreas. Utilice una tabla como la que se presenta a continuación para registrar la descripción

del problema general y de los problemas específicos. (Puede suceder que no posea

información para identificar problemas en todas las áreas, en ese caso, deje en blanco el

espacio correspondiente).

Áreas Descripción del problema

De antemano el problema principal empieza desde abajo, dicho esto
Problema general
porque el area que mueve la actividad de la empresa, no esta controlada
identificado en ProInsumos
por su manejo de inventarios, lo cual nunca fue mencionado en las
S.A.
entrevistas.
Si no hay un correcto manejo de inventarios, los datos obtenidos y
Problema área
brindados a las demás áreas son inciertos e insuficientes. Por lo que en
administrativa
ausencia de indicadores, no se pueden medir los resultados.
Problema área de talento
humano
El área financiera y contable, posee información de ventas reales, más
Problema área financiera no de sus costos de manera controlada y veridica, al no tenerse un
manejo claro de los inventarios.
Problema área de
Sistema de inventario no existe
producción
Al no haber un inventario, el proceso de ventas se hace más lento hasta
Problema área de ventas no verificar que hay disponible, retrasando la distribución y la misma
entrega.