FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PROPUESTA SISTEMA DE INFORMACIÓN A LA EMPRESA PROINSUMOS

JENNY PAOLA CASTELLANOS GALVIS

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

2020
Contenido
ETAPA DE ANÁLISIS .......................................................................................................................... 4

Listado de Insumos ............................................................................................................................ 4

Diagrama de flujo .............................................................................................................................. 8

Entrevistas .......................................................................................................................................... 9

Definición del Problema ................................................................................................................... 11

DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS ................................................................................. 13

Diagrama de Contexto ..................................................................................................................... 13

Formulación de Objetivos ................................................................................................................ 14

Objetivo General .......................................................................................................................... 14

Cronograma de actividades ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Costos ..................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Conclusiones ........................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Recomendaciones ................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Anexos ........................................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

Bibliografía ................................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

 En el presente trabajo se presenta un análisis de la empresa PROINSUMOS S.A,
mediante el cual se busca obtener la mayor cantidad de información relacionada con sus procesos
internos, interpretar la función de los Sistemas de Información y la aplicación de los mismos en
los procesos organizacionales.

Para la elaboración del mismo se realiza un apoyo mediante una visita virtual e
información suministrada por las lecturas encontradas dentro del módulo de Fundamentos de
Información Gerencial, partiendo de esto se realiza una serie de pasos con el fin de obtener
información necesaria buscando detectar el problema con el que cuenta la organización en la
actualidad.

Para nadie es un secreto que la tecnología y todos sus aportes juegan un papel
fundamental en el desempeño de las organizaciones en el mercado y por ende el posicionamiento
de las mismas. Todo esto se logra cuando dentro de la compañía hay un flujo de información
efectiva que se encamine a los objetivos de la organización y aporten al bienestar del equipo de
trabajo, facilitando así conocer los requerimientos de estos en pro de llevar la organización al
cumplimiento de su misión y la oportunidad de crear unos objetivos que sean medibles y
alcanzables, buscando fortalecer la visión que tiene la organización.
ETAPA DE ANÁLISIS

Listado de Insumos

No. de Nombre del Área Funcionario

Descripción del insumo
Insumo insumo Responsable Responsable
Se refiere a la operación que
Informe de Gerencia Jairo
1 resulta de restar los ingresos
utilidades General Camacho
menos los egresos.
Refleja el resultado de Gerencia Jairo
2 Balance General
operatividad de la compañía. General Camacho
Son acciones que lleva a cabo
Estrategias para
una compañía para cumplir con Gerencia Jairo
3 incrementar ventas
los objetivos de venta lo que se General Camacho
y rendimientos
ha propuesto.
Planes que se diseñan para
Informe de Gerencia Jairo
4 satisfacer las necesidades de
Proyectos General Camacho
una colectividad.
Es un modelo gráfico que
indica la línea de autoridad,
responsabilidad, comunicación Director Víctor
5 Organigrama
y supervisión de las diferentes Administrativo Ocampo
áreas que componen una
organización
Corresponden a los propósitos
Objetivos Director Víctor
6 deseados que la compañía se
Estratégicos Administrativo Ocampo
propone lograr para el futuro
Es una exposición clara de
hacía a dónde se dirige la Director Víctor
7 Misión
empresa a largo plazo y en qué Administrativo Ocampo
se deberá convertir la misma.
Es el motivo, propósito o razón
de ser de una empresa u
organización, ésta define lo
que la compañía pretende Director Víctor
8 Visión
cumplir en la sociedad en la Administrativo Ocampo
que actúa; lo que pretende
hacer y para quien lo va a
hacer.
Documento formal que
Manual de Directora de
9 elaboran las empresas para Sonia Pérez
funciones talento humano
plasmar los cargos con sus
 respectivas funciones de los
miembros de la organización.
Orientación o directriz donde
se contemplan las normas de
Políticas de talento cada área de la organización, Directora de
10 Sonia Pérez
Humano las cuales deben ser divulgadas talento humano
y entendida por todos los
miembros.
Acciones que aportan las
competencias, o capacidades,
Plan anual de Directora de
11 que requiere el recurso humano Sonia Pérez
capacitación talento humano
para cumplir los objetivos
fijados por la organización.
Programas cuyo fundamento es
responder a las necesidades de
Planes de bienestar los miembros de la Directora de
12 Sonia Pérez
y estímulos organización, manteniendo y talento humano
mejorando sus condiciones en
el entorno social
Es un proyecto que asigna
recursos disponibles en las
Director Darío
13 Plan de Inversión áreas de la organización, para
Financiero Thompson
el logro de los objetivos
propuestos
Son las actividades
Flujos de desarrolladas por la empresa Director Darío
14
operación con el propósito de producir Financiero Thompson
ingresos
Son los documentos de mayor
importancia que recopilan
Estados información sobre la salud Director Darío
15
Financieros económica de la empresa, cuyo Financiero Thompson
objetivo es dar una visión
general de la misma.
Estrategias de
Coordinador de Edilson
16 desarrollo para el
capacitación Vargas
personal
Procedimiento para medir la
efectividad de la formación
Evaluación del
impartida al personal de la Coordinador de Edilson
17 Impacto de la
organización, para el logro de capacitación Vargas
Capacitación
mejores habilidades para el
trabajo
Informe de Planificación, organización,
Director de Roberto
18 administración de dirección y control de los
producción Anaya
recursos bienes, actividades y procesos
 de una organización para
lograr su mayor eficiencia.
Permite llevar control de
control actividades Director de Roberto
19 actividades mediante el
realizadas producción Anaya
proceso de producción
Implica la planeación y
Lineamiento
ejecución de actividades que Director de Roberto
20 desarrollo
involucran a todas las áreas de producción Anaya
productos nuevos
la organización
Permite llevar un control de
base de datos de Director de
21 compra y el comportamiento Iván Montoya
los clientes Ventas
del cliente en la compañía
permite llevar un control de
Proyecciones de Director de
22 ventas realizadas y estimadas Iván Montoya
Ventas Ventas
por la organización
Control de Suministra información que Coordinador
Emiliano
23 elaboración de estima la cantidad de productos área de
Zapata
productos elaborados Producción
Suministra la información
sobre la cantidad de producto Coordinador
Emiliano
24 Orden de pedido que el área de be elaborar para área de
Zapata
satisfacer las necesidades del Producción
área comercial
Control de suministra información que
Coordinador
especificaciones garantiza que lo solicitado por Emiliano
25 área de
del producto el cliente sea lo producido por Zapata
Producción
pedido el área
Suministra la información
necesaria que garantiza que se Coordinador
Planeación William
26 realice el despacho de área de
entregas Arrazola
mercancía de acuerdo a los distribución
requerimientos.
Suministra información acerca
de las condiciones técnicas con Coordinador
27 Control de calidad Julián Becerra
las que debe cumplir el área de Control
producto
Teniendo en cuenta la cantidad
Órdenes de de producto requerido Coordinador
28 compra de Materia suministra información sobre área de Carlos López
prima los materiales necesarios para Materiales
la elaboración
Información que suministran
Coordinador
los proveedores con el fin de
29 Cotizaciones área de Carlos López
gestionar los gastos para
Materiales
producción
 Mediante la elaboración de esta tabla se busca identificar los insumos en cuanto
información se refiere con los que cuenta cada una de las áreas de la organización, lo que
permitirá determinar qué información hace falta con el fin de optimizar los procesos, de igual
forma analizar los datos suministrados y proponer una mejor manera de trasmitir la información
con el fin de optimizar los procesos de la organización y que esta cumpla con los objetivos
propuestos.

Teniendo en cuenta esta lista de insumos identifico que dentro la organización hay mucha
información sobre la cual no se hace el seguimiento correspondiente y las áreas donde mas
falencia identifico es ventas, producción y compras ya que estas áreas no proporcionan la
información suficiente haciendo que la organización trabaje sin tener una visión clara de los
objetivos a cumplir.

En cuanto esto me refiero a que en el área de ventas mas que preocuparse por generar una
venta debería tener acceso a información de inventarios que se encuentren dentro de la compañía
y como todo es una cadena dependen del área de producción, ya que ellos son los que fabrican el
inventario necesario para el debido abastecimiento y poder cumplir con los requerimientos de
dicha área.

Aun así, es necesario que el departamento de producción cuente con la información

necesaria y las materias primas requeridas a tiempo donde el área de compras deberá estimar los
inventarios necesarios, tener determinados los costos y por ende garantizar un inventario
adecuado.
Diagrama de flujo
Entrevistas

Nombre del
entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del
entrevistado Jairo Camacho
Área Gerencia General
Objetivo de la
Conocer la organización y los objetivos de la misma.
entrevista
Estructura de la
entrevista Tipo de preguntas: Abiertas
Estructura: Diamante
Preguntas de la ¿Conoce claramente los objetivos hacia los que está encaminada la
entrevista organización?
¿Qué conoce sobre el sector en el que se desempeña la organización?
¿Considera necesario crear un departamento de sistemas dentro de la
organización?
¿Interactúa continuamente con los miembros de la organización?

Nombre del
entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del
entrevistado Iván Montoya
Área Director de Ventas
Objetivo de la Conocer de qué manera los representantes de ventas realizan contacto
entrevista con sus clientes, y con que información cuentan al momento de realizar
algún tipo de negociación.
Estructura de la
entrevista Tipo de preguntas: Abiertas
Estructura: Embudo
Preguntas de la ¿Conoce claramente los objetivos del área de ventas y los indicadores
entrevista por los que se mide la misma?
¿Conoce las necesidades actuales del mercado?
¿plantea a su equipo los indicadores que deben tener en cuenta para
cumplir con la proyección propuesta por la organización?
¿Interactúa continuamente con sus clientes?
¿Considera que cuenta con la información necesaria para poder
cumplir a sus clientes con la venta realizada y en el tiempo estimado?
Nombre del
entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del
entrevistado William Arrazola
 Área Director de distribución
Objetivo de la Conocer centralizan la información para que se cumpla con los
entrevista requerimientos de los clientes
Estructura de la
entrevista Tipo de preguntas: Mixtas
Estructura: Embudo
Preguntas de la ¿Conoce claramente los objetivos hacia los que esta encaminados la
entrevista organización?
¿Conoce los tiempos que son estimados para la entrega de producto
después de realizada cualquier negociación?
¿Conoce los gastos que se generan al momento de realizar la
distribución de producto?
¿Cuenta con un sistema que le permita monitorear la distribución de
mercancías?
Nombre del
entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del
entrevistado Emiliano Zapata
Área Director De producción
Objetivo de la Conocer el área de producción y determinar si se tiene clara la
entrevista importancia de la misma dentro de la organización
Estructura de la
entrevista Tipo de preguntas: Cerradas
Estructura: Embudo
Preguntas de la ¿Conoce los inventarios con los que cuenta para la elaboración de
entrevista productos?
¿Puede en tiempo real obtener información sobre las ventas
realizadas?
¿cuenta con un equipo adicional que se encargue del desarrollo de
nuevos productos?
¿Interactúa continuamente con su equipo y los motiva para que
cumplan con los pedidos justo a tiempo?
Nombre del
entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del
entrevistado Carlos López
Área Coordinador de Materiales
Objetivo de la conocer el proceso que se lleva a cabo para el control de inventarios y
entrevista la compra de insumos
Estructura de la
entrevista Tipo de preguntas: Cerradas
Estructura: Embudo
 Preguntas de la
entrevista ¿Tiene contacto continuo con sus proveedores?
¿Es informado a tiempo de los requerimientos del área de producción?
¿cuenta con una cadena de abastecimiento que supla las necesidades de
la organización?
¿Estima los costos de los insumos según información histórica de la
compañía?

Definición del Problema

ÁREA DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Falta de retroalimentación con los colaboradores lo que no
permite el oportuno suministro de información, y por lo
GERENCIA GENERAL tanto no se detectan las fallas a tiempo para así garantizar el
desarrollo óptimo de las actividades en las diferentes áreas
de la organización.

Falta de comunicación con los demás departamentos lo que

no permite la mejora continua, lo que hace que las diferentes
ÁREA ADMINISTRATIVA
áreas de la organización no trabajen en busca de un mismo
fin.

No cuenta con información sobre inventario de mercancía lo

que no permite realizar un cierre oportuno de la venta,
ÁREA DE VENTAS afectando a los clientes ya que se tardan mucho en la entrega
de productos afectando la calidad en servicio y generando
insatisfacción en los clientes.

No cuenta con un control de inventarios en tiempo real, lo

que hace que se retrase la producción y por ende el trabajo
de las áreas que se encuentran directamente relacionadas en
ÁREA DE PRODUCCIÓN este caso Ventas y Distribución.

No conoce a ciencia cierta en que momento cuenta con la

producción para programar la distribución, generando así
inconformismo en los clientes por la calidad de servicio
ÁREA DE DISTRIBUCIÓN
 Falta de programas de capacitación, que permitan que el
personal se motive y encamine su visión a la misma que
tiene la organización.
Falta de seguimiento al plan de desarrollo del personal,
quitando la posibilidad de crear equipos de trabajos que
cuenten con una comunicación acertada y que sea justo a
ÁREA DE TALENTO tiempo.
HUMANO

Falta de seguimiento en los planes de inversión, lo que no

permite detectar los problemas de las diferentes áreas y el
correcto funcionamiento de las mismas.
ÁREA FINANCIERA

Como problema general se puede identificar que no se cuenta con la información

necesaria para el desarrollo de las diferentes actividades y la falta de interacción entre las
diferentes áreas de la organización hace que no se transmita dicha información en el momento
preciso en el cual se desarrollan las diferentes actividades, se busca plantear un sistema en el cual
los departamentos puedan obtener información en tiempo real y la interacción de esta
información optimice los procesos y garantice la satisfacción de los clientes y por consiguiente
permita a la organización un mejor posicionamiento en el mercado.
DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

Diagrama de Contexto
Formulación de Objetivos

Al detectar el problema que presenta en la actualidad la organización que es el no contar

con un manejo adecuado de la información lo que impide llegar su principal objetivo se plantean
los siguientes objetivos con el fin de mitigar esta falencia y dar solución al problema encontrado.

Objetivo General

Objetivo Plantear un sistema de información que permita a la compañía tener un

General adecuado manejo de información en las diferentes áreas que la componen,
buscando optimizar los procesos y la realización de actividades en el
momento preciso para así lograr cumplir con la perspectiva de los clientes y
la razón de ser de la compañía.

El cumplimiento del objetivo general es necesario plantear objetivos específicos que van
engranados con los objetivos estratégicos de la organización, estos objetivos se plantean
buscando dar solución al problema detectado, y buscando dar un valor agregado con el fin que la
organización logre satisfacer su necesidad.
OBJETIVOS PROPUESTOS ALINEADOS CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE PROINSUMOS

Realizar inversiones que le permitan

Perspectiva
a la compañía crecimiento,
Realizar una revisión en el plan de inversión, garantizando la Financiera
desarrollo y sostenibilidad
implementación de nuevas tecnologías y la capacitación de
personal, buscando optimizar procesos. Perspectiva de Evolucionar en la infraestructura de
Desarrollo y TIC y sistemas de información para
aprendizaje mejorar el servicio.
Incrementar el nivel de satisfacción
Perspectiva de
de los clientes con respecto a la
los Clientes
calidad de los productos.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Ofrecer un valor agregado en cuanto al servicio, mediante la
OBJETIVOS PROPUESTOS

implementación de un programa que permita tener control de Perspectiva de Incrementar las ventas, ampliar y
inventarios y de producción en proceso, garantizando al cliente los procesos posicionar el portafolio de
entrega de productos en el momento indicado, evitando que los internos productos.
clientes prefieran la competencia
Perspectiva de Evolucionar en la infraestructura de
Desarrollo y TIC y sistemas de información para
aprendizaje mejorar el servicio.

Perspectiva de Incrementar las ventas, ampliar y

Actualizar bases de datos de los clientes, con el fin de conocer sus
los procesos posicionar el portafolio de
necesidades y requerimientos.
internos productos.

Sostener el valor de las acciones de

Perspectiva
la compañía de tal manera que se
Implementar un sistema que garantice dar una respuesta oportuna Financiera
competitiva en el mercado
a los procedimientos que se realizan internamente en busca de
satisfacer la demanda de la organización. Perspectiva de Evolucionar en la infraestructura de
Desarrollo y TIC y sistemas de información para
aprendizaje mejorar el servicio.
Realizar la respectiva retroalimentación a las diferentes áreas con Realizar procesos continuos de
Perspectiva de
el fin de garantizar la mejora continua y optimización de procesos, capacitación y formación para
Desarrollo y
mediante el suministro oportuno y real de información, mejorar los procesos, productos y
aprendizaje
garantizando que la organización trabaje hacia un mismo fin. servicios ofrecidos por la compañía.

Perspectiva de Evolucionar en la infraestructura de

Incluir nuevas TICS en la organización que permitan tener la Desarrollo y TIC y sistemas de información para
información necesaria justo a tiempo con el fin de evitar retrasos aprendizaje mejorar el servicio.
en la operación, buscando así, dar respuesta a la junta directiva en Sostener el valor de las acciones de
sus requerimientos. Perspectiva
la compañía de tal manera que se
Financiera
competitiva en el mercado

Capacitar al personal al momento de realizar la transición al nuevo Realizar procesos continuos de

Perspectiva de
sistema, mostrando la importancia que este tendrá dentro de la capacitación y formación para
Desarrollo y
organización y como mitigara las falencias que se han encontrado mejorar los procesos, productos y
aprendizaje
dentro de la misma. servicios ofrecidos por la compañía.

Perspectiva de Aumentar el rendimiento de los

los procesos trabajadores con planes y estímulos
internos de desempeño
Desarrollar planes de Incentivos a los colaboradores por el buen
desempeño y manejo adecuado de las diferentes herramientas
suministradas por la organización, creando una cultura de
compromiso y encaminando a los colaboradores a cumplir con los
propósitos de la organización Perspectiva de
Desarrollar la cultura de calidad y el
Desarrollo y
servicio al cliente.
aprendizaje