Manual Del Usuario Ruaf ND

Manual de Usuario de los Módulos de Nacimientos y
Defunciones, aplicación NDE del Proyecto Registro

Unico de Afiliados al Sistema de la Protección
Social – RUAF-
Ministerio de la Protección Social

República de Colombia
Manual de Usuario de los Módulos de Nacimientos y
Defunciones, aplicación NDE del Proyecto Registro
Unico de Afiliados al Sistema de la Protección
Social – RUAF-
Manual de Usuario los Módulos de
Nacimientos y Defunciones, aplicación
NDE del Proyecto Registro Único de
Afiliados al Sistema de la Protección Social
– RUAF-
Autor: Informática Siglo 21

Actualización: Ministerio de la Protección
Social
Carrera 13 No. 29 – 21 Manzana 1 Of. 242
Bogotá, Colombia
Tel: (571) 288 9480, Fax: (571) 288 8011
www.i-siglo21.com
2.008
Bogotá, Mayo 15 de 2010
DIEGO PALACIO BETANCOURT
Ministro de la Protección Social
CARLOS JORGE RODRIGUEZ RESTREPO

Viceministro Técnico
CARLOS IGNACIO CUERVO VALENCIA

Viceministro de Salud y Bienestar
ANDRES FERNANDO PALACIO CHAVERRA

Viceministro de Relaciones Laborales
ROSA MARÍA LABORDE CALDERÓN

Secretario General
JUAN PABLO TORO ROA

Director General de Planeación y Análisis de Política
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 2008

INFORMÁTICA SIGLO 21
Servicios Profesionales
ERNESTO ROJAS MORALES
Director DANE
PEDRO JOSE FERNANDEZ AYALA

Subdirector
CARMELA SERNA RIOS

Directora Censos y Demografía
ÍNDICE
1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 9
2. GENERALIDADES ................................................................................................................ 10
3. PERFILES DE ACTORES ..................................................................................................... 12
4. COMPONENTES VISUALES COMUNES .............................................................................. 18
5. MENÚ GENERAL PARA CADA ACTOR ............................................................................... 20
5.1. MEDICO .......................................................................................................................... 20
5.2. MEDICO LEGISTA .......................................................................................................... 21
5.3. FUNCIONARIO DE ESTADÍSTICAS VITALES DE LA IPS............................................... 23
5.4. FUNCIONARIOS DESIGNADO POR SECRETARIAS DEPARTAMENTALES,
DISTRITALES Y MUNICIPALES .................................................................................................. 25
5.5. FUNCIONARIO DE OFICINAS AUTORIZADAS PARA REGISTRO CIVIL ....................... 27
5.6. FUNCIONARIOS AUTORIZADOS DEL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
PARA CONSULTAR .................................................................................................................... 28
5.7. ESTADÍSTICAS VITALES DANE .................................................................................... 30
5.8. FUNCIONARIO DANE..................................................................................................... 31
6. PANTALLAS Y FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÒN ................................................. 32
6.1. INGRESO A LA APLICACIÓN......................................................................................... 32
6.2. INICIO DE SESIÓN .......................................................................................................... 34
6.3. FUNCIONALIDADES DE NACIMIENTOS ....................................................................... 36
6.3.1. REGISTRAR NACIDO VIVO ..................................................................................... 36
6.3.2. REGISTRAR POR CONTIGENCIA ............................................................................ 55
6.3.3. VISUALIZAR NACIDO VIVO ..................................................................................... 59
6.3.4. MODIFICAR NACIDO VIVO ...................................................................................... 65
6.3.5. CONFIRMAR NACIDO VIVO ..................................................................................... 68
6.3.6. IMPRIMIR NACIDO VIVO .......................................................................................... 69
6.3.7. CONSULTAS ............................................................................................................ 72
6.4. FUNCIONALIDADES DEFUNCIONES ............................................................................ 84
6.4.1. REGISTRAR DEFUNCIÓN........................................................................................ 85
6.4.2. CONSULTAS .......................................................................................................... 113
6.4.3. VISUALIZAR DEFUNCIÓN...................................................................................... 126
6.4.4. MODIFICAR DEFUNCIÓN ...................................................................................... 134
6.4.5. CERTIFICAR DEFUNCIÓN ..................................................................................... 137
6.4.6. IMPRIMIR DEFUNCIÓN .......................................................................................... 140
6.4.7. ANULAR DEFUNCIÓN ............................................................................................ 143
6.4.8. CODIFICAR DEFUNCIÓN ....................................................................................... 145
6.5. FUNCIONALIDADES ADMINISTRACIÓN ..................................................................... 149
6.5.1. ADMINISTRAR CERTIFICADORES ........................................................................ 149
6.5.2. CONSULTAR REGISTROS ..................................................................................... 157
6.5.3. MODIFICAR REGISTRO ......................................................................................... 159
6.5.4. ADICIONAR REGISTRO ......................................................................................... 165
6.5.5. CONSULTAR REGISTRO DE AUDITORIA ............................................................. 167
6.5.6. SINCRONIZAR........................................................................................................ 171
6.6. FUNCIONALIDAD PARA TODOS LOS CASOS: CAMBIO DE CONTRASEÑA ............. 193
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Registro Único de Afiliados al Sistema de la Protección Social – RUAF-
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6.7. MENSAJES DE ALERTA PARA LA FINALIZACIÓN DE UNA OPERACIÓN ................. 196
6.7.1. CONSULTAS SIN RESULTADO ............................................................................. 196
6.7.2. CERTIFICADO SATISFACTORIO ........................................................................... 199
6.7.3. MODIFICACIÓN DE CERTIFICADO EXITOSA ....................................................... 200
6.7.4. CERTIFICADO CONFIRMADO EXITOSAMENTE ................................................... 201
6.7.5. ANULAR CERTIFICADO ......................................................................................... 202
6.7.6. DOBLE DIGITACIÓN .............................................................................................. 203
6.7.7. INGRESO INCORRECTO DE DATOS .................................................................... 205
6.7.8. CREACIÓN EXITOSA DEL CERTIFICADOR .......................................................... 208
6.7.9. CREACIÓN EXITOSA DE REGISTRO .................................................................... 209
6.7.10. MODIFICACIÓN EXITOSA DE REGISTRO ............................................................. 210
6.8. AYUDAS EN LÍNEA ...................................................................................................... 211
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1. OBJETIVO
Facilitar al usuario el aprendizaje y manejo de los recursos de los módulos de Nacimientos

y Defunciones de la aplicación NDE, conteniendo las explicaciones necesarias para
localizar la información y los servicios que requieran los usuarios, además de enseñar de la
forma más clara posible las opciones que ofrece.
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2. GENERALIDADES
¿Qué es RUAF?
El Registro Único de Afiliados (RUAF) es una solución presentada a la problemática de

descentralización de la información de los afiliados a la Protección Social en Colombia.
RUAF es un sistema que permite al Ministerio de la Protección Social administrar y
gestionar la información generada por las diferentes entidades Administradoras de los
diferentes componentes de la protección social como son: salud, pensiones, cesantías,
cajas de compensación, riesgos profesionales y asistencia social; así como también provee
una solución para registrar los nacimientos, defunciones y extranjeros de nuestro país.
El Registro Único de Afiliados (RUAF) es un sistema que tiene como componente principal
una base de datos única donde se almacena la información de la Protección Social y a su
vez informa y actualiza las bases de datos involucradas por su competencia,
adicionalmente el sistema cuenta con una serie de aplicaciones que permiten al Ministerio
de la Protección Social contar con una herramienta fundamental para la planeación y la
definición de políticas de ampliación de cobertura.
Características de la aplicación NDE
Nacimientos, Defunciones y Extranjeros (NDE). Esta aplicación maneja la información de

nacimientos y de defunciones que ocurren en el territorio nacional, con lo cual administra
la totalidad de la información necesaria para la producción de las estadísticas vitales.
Adicionalmente, procesa la información de entradas y salidas de extranjeros, disponiendo

de esta forma de la información de la totalidad de las personas que se encuentran en el
territorio nacional y que son sujetos de la Protección Social.
Para el registro y la actualización en línea de la información de nacimientos y defunciones,

se contempla el uso de la plataforma de Internet, para la cual se ha construido una
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aplicación Web que podrá ser utilizada en los sitios donde se disponga del servicio de
Internet. Como recurso alternativo a la captura en línea se ha puesto a disposición de los
usuarios finales una aplicación local que opera sobre computadores convencionales y
permite el registro y actualización de la información en los sitios donde el acceso a Internet
no es constante.
Es importante puntualizar que este manual contiene estrictamente la descripción de la

aplicación del Módulo de Nacimientos y Defunciones en su versión 20080814 en lo
referente a la operación del sistema por parte del usuario. Así mismo, presenta la interfaz
de presentación que permite el ingreso a la aplicación y una breve explicación de los
componentes visuales.
Para que la aplicación funcione correctamente, es prerrequisito contar con el navegador

Internet Explorer Versión 7.0.
Sugerencias
Si tiene problemas o sugerencias relacionadas con este manual escribir al correo

[email protected].
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3. PERFILES DE ACTORES
A continuación se especifican las actividades correspondientes a los diferentes perfiles de

actores los cuales tienen distintas responsabilidades en el sistema:
ACTOR ACTIVIDAD OPCIÓN MENÚ

Ingresar en el sistema los datos del certificado de Nacido Vivo. Registrar Nacido Nacimientos.
Vivo.
Visualizar datos de un certificado de Nacido Vivo haya sido Visualizar Nacido Nacimientos.
expedido por él mismo. Vivo.
Modificar datos de un certificado de Nacido Vivo antes de Modificar Nacido Vivo Nacimientos.
confirmar en el Sistema haya sido expedido por él mismo. antes de Confirmar en
el Sistema.
Modificar datos de un certificado de Nacido Vivo después de Modificar Nacido Vivo Nacimientos.
confirmar en el sistema si la modificación corresponde a después de Confirmar
variables esenciales del registro haya sido expedido por él en el Sistema.
mismo.
Modificar datos de un certificado de Nacido Vivo por Modificar Nacido Vivo Nacimientos.
devolución del certificado haya sido expedido por él mismo. por Devoluciones de
Certificado.
Confirmar datos de un certificado de Nacido Vivo que aún no Confirmar Nacido Nacimientos.
ha sido confirmado y que haya sido expedido por él mismo. Vivo.
Imprimir certificado de Nacido Vivo que haya sido expedido por Imprimir Nacido Vivo. Nacimientos.
Médico
él mismo.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consulta Excel. Nacimientos.
certificados de Nacido Vivo que haya sido expedido por él
mismo.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consulta Revisión. Nacimientos.
certificados de Nacido Vivo expedidos por el mismo, para
efectos de revisión de los datos digitados en el sistema.
Ingresar en el sistema los datos del certificado de Defunción. Registrar Defunción. Defunciones
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consulta Excel. Defunciones.
certificados de Defunción que haya sido expedido por él
mismo.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consulta Revisión. Defunciones.
certificados de Defunción expedidos por él mismo, para
Visualizar datos de un Certificado de Defunción que haya sido Visualizar Defunción. Defunciones.
expedido por él mismo.
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Modificar datos de un certificado de Defunción registrado antes Modificar Defunción Defunciones.
de confirmar en el sistema que haya sido expedido por él Antes de Confirmar
mismo. en el Sistema.
Modificar datos de un certificado de Defunción registrado Modificar Defunción Defunciones.

después de confirmar en el sistema que haya sido expedido Después de
por él mismo. Confirmar en el
Sistema.
Modificar datos de un certificado de Defunción registrado por Modificar Defunción Defunciones.

devolución que haya sido expedido por él mismo. por Devoluciones de
Certificado.
Confirmar datos de un certificado de Defunción que aún no ha Certificar Defunción. Defunciones.
sido confirmado y que haya sido expedido por él mismo.
Imprimir Certificado de Defunción que haya sido expedido por Imprimir Defunción. Defunciones.
él mismo.
Cambiar su contraseña actual. Cambiar Contraseña. Cambiar

Contraseña.
Ingresar en el sistema los datos del certificado de Defunción. Registrar Defunción. Defunciones
certificados de Defunción que haya sido expedido por él
mismo.
certificados de Defunción expedidos por él mismo, para
expedido por él mismo.
Médico Legista

de confirmar en el sistema que haya sido expedido por él Antes de Confirmar

después de confirmar en el sistema que haya sido expedido Después de
por él mismo. Confirmar en el
Sistema.

devolución que haya sido expedido por él mismo. por Devoluciones de
Certificado.
Confirmar datos de un certificado de Defunción que aún no ha Certificar Defunción. Defunciones.
sido confirmado y que haya sido expedido por él mismo.
Anular una defunción confirmada en el sistema. Anular Defunción. Defunciones.
Cambiar contraseña actual. Cambiar Contraseña. Cambiar
Contraseña.
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Visualizar datos de un certificado de Nacido Vivo que haya Visualizar Nacido Nacimientos.
sido registrada dentro de su institución. Vivo
confirmar en el Sistema que haya sido registrada dentro de su Antes de Confirmar
institución. en el Sistema.
confirmar en el sistema si la modificación corresponde a después de confirmar
variables esenciales del registro que haya sido registrada en el sistema.
dentro de su institución.
Modificar datos de un certificado de Nacido Vivo por Modificar Nacido Vivo Nacimientos.
devolución del certificado que haya sido registrada dentro de por devoluciones del
Estadísticas Vitales de la Institución Prestadora de Servicios de Salud
su institución. Certificado.
Confirmar datos de un certificado de Nacido Vivo que haya Confirmar Nacido Nacimientos.
sido registrada dentro de su institución que aún no ha sido Vivo.
confirmado.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consultas Excel. Nacimientos.
certificados de Nacido Vivo expedidos dentro de la institución.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consultas Revisión. Nacimientos.
certificados de Nacido Vivo expedidos dentro de la institución,
Funcionario Designado
para efectos de revisión de los datos digitados en el sistema.

Imprimir certificado de Nacido Vivo que haya sido registrada Imprimir Nacido Vivo. Nacimientos.
dentro de su institución.
Registrar certificados de Nacido Vivo por contingencia. Registrar por Nacimientos.
Contingencia.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consultas Excel. Defunciones.
certificados de Defunción expedidos dentro de la institución.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consultas Revisión. Defunciones.
certificados de Defunción expedidos dentro de la institución,
para efectos de revisión de los datos digitados en el sistema.
expedido en la institución.
de confirmar en el sistema y que haya sido expedido en la Antes de Confirmar
institución. en el Sistema.
después de confirmar en el sistema y que haya sido expedido después de Confirmar
en la institución. en el Sistema.

devolución que haya sido expedido en la institución. por Devoluciones de
Certificado.
Certificar Defunción que haya sido expedido en la institución. Certificar Defunción. Defunciones.
Imprimir Certificado de Defunción que haya sido expedido en Imprimir Defunción. Defunciones.
la institución.
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Ingresar en el sistema los datos del certificado de Defunción Registrar por Defunciones.
por contingencia. Contingencia.
Adicionar un registro a las tablas de la aplicación. Adicionar Registro. Administración.
Sincronizar aplicación con datos registrados por contingencia o Sincronizar. Administración.

desde un dispositivo móvil de captura.
Contraseña.
Ingresar en el sistema los datos del certificado de Nacido Vivo. Registrar Nacido Nacimientos.
Vivo.
sido registrado a nivel nacional. Vivo.
Funcionario Designado por las Secretarias Departamentales, Distritales y Municipales
confirmar en el Sistema que haya sido digitado por él mismo. Antes de Confirmar
en el Sistema.
variables esenciales del registro que haya sido digitado por él en el Sistemas.
mismo.
ha sido confirmado que haya sido registrado por él mismo. Vivo.
Imprimir certificado de Nacido Vivo. Imprimir Nacido Vivo. Nacimientos.

certificados de Nacido Vivo.
certificados de Nacido Vivo, para efectos de revisión de los
datos digitados en el sistema.
Ingresar en el sistema los datos del certificado de Defunción. Registrar Defunción. Defunciones.
certificados de Defunción.
Realizar consultas y obtener reportes de los datos de los Consultas Revisión. Defunciones.
certificados de Defunción, para efectos de revisión de los datos
digitados en el sistema.
Visualizar datos de un certificado de Defunción a nivel Visualizar Defunción. Defunciones.

nacional.

de confirmar en el sistema y que haya sido digitado por él Antes de Confirmar
Modificar datos de un certificado de Defunción después de Modificar Defunción Defunciones.

confirmar en el sistema si la modificación corresponde a Después de
variables esenciales del registro y que haya sido expedido en Confirmar en el
su municipio. Sistema.
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Certificar Defunción que haya sido expedido en la institución. Certificar Defunción. Defunciones.
Imprimir Certificado de Defunción que haya sido registrado en Imprimir Defunción. Defunciones.
su municipio.
Crear un registro de Defunción. Registrar Defunción Defunciones
Sincronizar aplicación con datos registrados por contingencia o Sincronizar. Administración.
desde un dispositivo móvil de captura.
Contraseña.
sido registrado en su municipio. Vivo.
confirmar en el sistema. Antes de Confirmar
en el Sistema.
variables esenciales del registro. en el Sistema.
Crear un certificado de Nacido Vivo. Registrar Nacido Nacimientos.
Funcionario de Oficinas Autorizadas para Registro Civil
Vivo.
ha sido confirmado en el Sistema. Vivo.
Imprimir certificado de Nacido Vivo. Imprimir Nacido Vivo. Nacimientos.
certificados de Nacido Vivo expedidos por él mismo.
certificados de Nacido Vivo expedidos por el mismo, para
certificados de Defunción expedidos por él mismo.
certificados de Defunción expedidos por el mismo, para
Visualizar datos de un certificado de Defunción. Visualizar Defunción. Defunciones.
de confirmar en el sistema digitado por él mismo. Antes de Confirmar
en el Sistema.
Modificar datos de un certificado de Defunción después de Modificar Defunción Defunciones.
variables esenciales del registro digitado por él mismo. en el Sistema.
Certificar Defunción. Certificar Defunción. Defunciones.

Imprimir Certificado de Defunción. Imprimir Defunción. Defunciones.
Crear un nuevo registro de defunción. Registrar Defunción
Cambiar nueva contraseña. Cambiar Contraseña. Cambiar
Contraseña.
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Ingresar los datos de Certificador para que estos puedan Administrar Administración.
Funcionario Autorizado por el Ministerio de la
certificar Nacido Vivo y/o defunción. Certificadores: Crear

Certificador.
Realizar búsqueda y modificar datos de un certificador. Administrar Administración.
Certificadores:
Consultar y Modificar
Protección Social
Certificador.
Consultar Tablas de Referencia de la aplicación. Consultar Registros. Administración.
Modificar registros de las tablas de la aplicación. Modificar Registro. Administración.
Adicionar un registro a las tablas de la aplicación. Adicionar Registro. Administración.
Consultar registros realizados Consultar Registro de Administración.

Auditoria.
Cambiar contraseña actual Cambiar Contraseña. Cambiar
contraseña.
sido registrado en su municipio. Vivo.
certificados de Nacido Vivo expedidos en su municipio.
Funcionario del DANE
certificados de Nacido Vivo expedidos en su municipio, para

certificados de Defunción expedidos en su municipio.
certificados de Defunción expedidos en su municipio, para
Visualizar datos de un certificado de Defunción expedidos en Visualizar Defunción. Defunciones.
su municipio.
contraseña.
Realizar la codificación de los certificados de defunción Codificar Defunción Defunción
Estadísticas Vitales DANE
certificados de Defunción expedidos en su municipio.
certificados de Defunción expedidos en su municipio, para
Visualizar datos de un certificado de Defunción expedidos en Visualizar Defunción Defunción
su municipio.
contraseña.
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4. COMPONENTES VISUALES COMUNES
Los componentes visuales que se describen en la siguiente tabla son comunes para los
menús a los que tienen acceso los diferentes actores de la aplicación.
Nombre Imagen Descripción

Es el rastro electrónico que
aparece en la pantalla del
ordenador y que obedece a los
Puntero
movimientos del ratón. Sirve
para señalar o apuntar áreas
de la pantalla.
Es un campo que funciona de
manera similar a un editor de
Caja de texto
texto muy sencillo en el que el
usuario puede escribir.
Es un marcador para indicar

Caja de chequeo que un elemento ha sido
seleccionado.
Es un componente que provee

a los usuarios de una lista de
Caja de lista
selección de opciones para
escoger.

Calendario a los usuarios la opción de
seleccionar la fecha.

Ayuda a los usuarios ayuda en línea
de un campo específico.
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Nombre Imagen Descripción
Es una advertencia que el
sistema genera cuando el
usuario decide finalizar una
Advertencia del Sistema acción (ej. Crear, registrar,
modificar) y no se han
diligenciado los campos de
manera correcta.
Es un componente que da la
Siguiente opción de pasar a la pantalla
siguiente.
Es un componente que da la
Anterior opción de regresar a la
pantalla anterior.
Es un menú que envía al

Salir
usuario a la pantalla de inicio.
Es un signo el cual representa

según cada actor las
Estrella
funcionalidades a las cuales
tiene acceso.
Mensaje del sistema cuando
en cualquier tipo de consulta
Mensaje Sistema
no se encuentra ningun
resultado.
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5. MENÚ GENERAL PARA CADA ACTOR
Este capítulo describe los menús a los cuales tienen acceso cada uno de los actores de la
aplicación descritos con anterioridad.
5.1. MEDICO
El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Médico:
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Al seleccionar las opciones del menú principal se despliegan las siguientes opciones para el
usuario Médico:
5.2. MEDICO LEGISTA
El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Médico Legista:
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Al hacer clic sobre la opción Defunciones el sistema despliega la siguiente lista de
opciones:
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5.3. FUNCIONARIO DE ESTADÍSTICAS VITALES DE LA IPS
El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Funcionario de Estadísticas

Vitales de la Institución Prestadora de Salud:
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Al elegir las opciones del menú principal el sistema desplegará dos listas con las siguientes
opciones dependiendo la que haya elegido:
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5.4. FUNCIONARIOS DESIGNADO POR SECRETARIAS DEPARTAMENTALES,
DISTRITALES Y MUNICIPALES
El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Funcionario de Estadísticas

Vitales de la Institución Prestadora de Salud, al igual que para los anteriores roles permite
ver las funcionalidades de registro de Nacimientos y Defunciones:
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Así mismo permite desplegar las opciones de Nacimientos y Defunciones:
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5.5. FUNCIONARIO DE OFICINAS AUTORIZADAS PARA REGISTRO CIVIL
A continuación se presenta el menú para el usuario con rol Funcionario de Oficinas

Autorizadas para Registro Civil:
Permite el registro de Nacimientos y Defunciones mediante los siguientes menús:
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5.6. FUNCIONARIOS AUTORIZADOS DEL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN
SOCIAL PARA CONSULTAR
El siguiente es el menú para el usuario con rol Funcionarios autorizados del Ministerio de la
Protección Social.
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Este menú permitirá realizar las consultas correspondientes a la Defunción de tablas,
certificadores y autoría del aplicativo.
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5.7. ESTADÍSTICAS VITALES DANE
El siguiente es el menú para el usuario con rol Estadísticas Vitales DANE:
Al ingresar a los menús podrá ver las siguientes opciones:
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5.8. FUNCIONARIO DANE
El siguiente es el menú para el usuario con rol Funcionario DANE
Al ingresar a los menús podrá ver las siguientes opciones:
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6. PANTALLAS Y FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÒN
A continuación se describe el ingreso, inicio de sesión y las funcionalidades de la aplicación

NDE Versión 20100420.
6.1. INGRESO A LA APLICACIÓN
Nota: la elaboración de este manual se hizo bajo el uso del navegador Internet Explorer
Versión 6.0 y 7.0.
Para ingresar a la aplicación haga doble clic sobre el icono Internet Explorer que se
encuentra en el Escritorio de Windows.
El sistema visualizará la ventana de Internet la cual muestra una barra que aparece en la
parte superior con un espacio llamado Dirección y al frente un espacio en blanco. Ingrese la
dirección en el espacio en blanco correspondiente a la aplicación:
http://nd.ruaf.gov.co:8074/websitende . Para el ambiente de Intranet o Local ingresar por
http// IP donde está instalada la aplicación/websitende.
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También es posible acceder a la aplicación ingresando la dirección de la página del
Ministerio de la Protección Social http://www.minproteccionsocial.gov.co/ruaf/. Elegir la
opción Aplicación NDE del menú Acceso a aplicaciones Web.
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6.2. INICIO DE SESIÓN
Cuando se ingresa a la aplicación aparece la pantalla de inicio de sesión en donde se debe

escribir el nombre de usuario y clave en los espacios correspondientes y luego hacer clic en
el botón Ingresar.
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Nota: El usuario debe ser autorizado y la contraseña debe corresponder, de lo contrario,
el programa mostrará un mensaje y no permitirá continuar.
En caso de escribir la clave incorrecta, el sistema genera el siguiente mensaje.
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6.3. FUNCIONALIDADES DE NACIMIENTOS
A continuación se describen las funcionalidades de Nacimientos que pueden llevar a cabo

los diferentes actores de la aplicación NDE según tengan permitido el acceso1.
PANTALLAS MEDICO VITALES SECRETARÍAS REGISTRO CIVIIL FUNCIONARIO DANE
Registrar
X X X
Nacido Vivo.
Visualizar
X X X X
Nacido Vivo.
Modificar
X X X X X
Nacido Vivo.
Confirmar
X X X X
Nacido Vivo.
Imprimir
X X X X
Nacido Vivo.
Consultas. X X X X X
Registrar por
X
contingencia.
6.3.1. REGISTRAR NACIDO VIVO
Si el usuario desea registrar un certificado de nacido vivo, selecciona en el menú de

Nacimientos la opción Registrar Nacido Vivo como se muestra en la siguiente figura:
1
Ver capitulo 3 Perfiles de Actores.
Versión 4.1 15/05/2010
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Al hacer clic sobre la opción el sistema genera la siguiente pantalla:
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El sistema genera un formulario el cual se encuentra dividido en tres secciones que son:
Datos del Nacimiento, Datos de los Padres del Nacido Vivo y Datos de quien Certifica el
Nacimiento.
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Una vez ha ingresado los datos de cada sección podrá continuar con la siguiente sección
haciendo clic en el botón Siguiente o devolverse a la sección anterior haciendo clic en el
botón Anterior que aparece al final de la pantalla:
6.3.1.1. DATOS DEL NACIMIENTO
El usuario deberá ingresar los datos de los campos 1 al 18 para continuar a la siguiente
sección como se especifica a continuación:
Campo Descripción Restricciones
Número del Es un número consecutivo de 8 dígitos más 1 dígito El primer dígito será 1, 2, 3, 4, 5
Certificado de Nacido de chequeo. Este número es utilizado para ó 6 para identificar que el
Vivo. identificar el certificado de Nacido Vivo. certificado corresponde a un
nacimiento.
Este campo es obligatorio.
Lugar de Nacimiento. Esta variable hace referencia al departamento y Estos campos son obligatorios.
municipio donde ocurrió el nacimiento.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de

selección de opciones a escoger.
Área del nacimiento. Identifica el área donde ocurrió el parto, de acuerdo Este campo es obligatorio.
con las siguientes definiciones:
• Cabecera municipal: es el área geográfica que

está definida por el perímetro urbano cuyos
límites se establecen por “Acuerdo” del
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Concejo Municipal. Es donde se localiza la

sede de la Alcaldía Municipal.
• Centro poblado: concentraciones de

edificaciones correspondientes a 20 o más
viviendas contiguas o con una conformación
de características urbanas, es decir,
manzanas, calles y carreras. El centro poblado
puede ser una inspección de policía, un
corregimiento o un caserío.
• Rural Disperso: corresponde al área rural y es

aquella que está fuera del perímetro urbano de
la cabecera municipal.

Sitio del Parto. Es el sitio donde ocurrió el nacimiento, es decir, Este campo es obligatorio.
institución de salud o domicilio.
Cuando sea otro distinto a los anteriores se debe

especificar el nombre del otro sitio del parto.

Nombre de la El nombre del organismo de salud donde se Este campo es obligatorio.

efunción de atendió el parto.
salud.
Sexo del nacido vivo. Esta variable identifica el sexo del nacido vivo, Este campo es obligatorio.
según sea masculino o femenino.
Ingresar de nuevo el sexo, para
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confirmar que se haya

seleccionado correctamente.
Peso del Nacido Vivo, Es el peso en gramos, determinado Este campo es opcional cuando
al nacer. inmediatamente después del parto. el parto fue atendido por una
persona diferente a medico.
Ingresar de nuevo el peso del

nacido vivo, para confirmar que
se haya digitado correctamente.
Mayor a 500 y menor o igual a

5000.
Talla del nacido vivo Es la talla del nacido vivo determinada Este campo es opcional cuando
al nacer. inmediatamente después del parto y expresada en el parto fue atendido por una
centímetros. persona diferente a medico
Ingresar de nuevo la talla del

nacido vivo, para confirmar que
se haya digitado correctamente.
Mayor a 20 y menor o igual a 60.
Fecha de Nacimiento. Corresponde al año, mes y día en que ocurrió el Este campo es obligatorio.
parto.
Formato AAAA-MM-DD.
Hora del Nacimiento. Corresponde a la hora y los minutos en que ocurrió Este campo es obligatorio.
el nacimiento en formato de 24 horas.
Es un campo que provee a los
usuarios una lista de selección
de opciones a escoger.
El parto fue atendido Corresponde a la persona que atendió el parto en Este campo es obligatorio.
por. ese momento.
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Tiempo de gestación Se define como el intervalo de tiempo medido en Este campo es obligatorio.
del nacido vivo. semanas completas, entre el primer día del último
periodo menstrual de la madre y el día, mes y año Mayor o igual a 20 y menor a 42.
en que ha ocurrido el parto.
Número de consultas Es el número de consultas prenatales que tuvo la Este campo es opcional.
efunción que tuvo madre durante el embarazo.
la madre del nacido Mayor o igual a 0 y menor o
vivo. igual a 25 anteponiendo el 0 si
es menor a 10.
Tipo de parto de este Es la forma en que se presenta el alumbramiento Este campo es obligatorio.
nacimiento del nacido vivo y que puede ser uno de los
siguientes: Es un campo que provee a los
• Espontáneo: expulsión del feto por las vías de opciones a escoger. Ingresar
naturales, también denominado parto natural. de nuevo el tipo de parto, para
confirmar que se digitó
• Cesárea: operación, liberación del feto por la correctamente.
sección de las paredes abdominal y uterina.
• Instrumentado: extracción del feto con ayuda

de aparatos tales como fórceps, espátulas.
efunción d. Es el número de nacidos vivos o muertos durante Este campo es opcional.

el parto según sea este último: simple, doble, triple,
cuádruple o más.

APGAR del nacido Es una valoración que se le debe realizar al nacido Este campo es opcional.
vivo al minuto y a los cinco minutos después del
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vivo. nacimiento. Corresponde a la sumatoria de los Es un campo que provee a los

puntajes de cada uno de los signos evaluados. usuarios una lista de selección
de opciones a escoger. Si el
campo (11) El parto fue atendido
por, se seleccionó: Médico o
Enfermero el campo será
obligatorio.
Hemoclasificación del Es el grupo sanguíneo del nacido vivo con su RH y Este campo es opcional.
nacido vivo que puede ser: A, B, O, AB, cada uno de ellos con
su RH positivo o negativo. El campo provee al usuario
poder escoger la
Es un campo que provee a los usuarios una lista de Hemoclasificación del nacido
selección de opciones a escoger. vivo y el RH del recién nacido
De acuerdo con la De acuerdo con la cultura, es el grupo étnico al que Este campo es obligatorio.
cultura, cuál es la pertenece el nacido vivo y puede ser:
pertenencia étnica. Es un campo que provee a los
• Pueblo indígena: es el conjunto de familias de usuarios una lista de selección
ascendencia amerindia que comparten de opciones a escoger.
sentimientos de identificación con su pasado
aborigen, manteniendo rasgos y valores
propios de su cultura tradicional, así como
formas de organización y control social
propios que los distinguen de otras
comunidades.
• Pueblo rom: El pueblo ROM, más conocidos

como los gitanos, son comunidades que
tienen una identidad étnica y cultural propia;
se caracterizan por una tradición nómada,
tienen un origen común y por tanto una
historia compartida; tienen su propio idioma
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que es el romanés.
• Población negra o afrocolombiana: es el

conjunto de familias de ascendencia
afrocolombiana que poseen una cultura
propia, que comparten una historia y tienen
sus propias tradiciones y costumbre, que
revelan y conservan conciencia de identidad
que las distinguen de otros grupos étnicos,
(Ley 70 de 1993).
• En Colombia se diferencian claramente entre

sí y con el resto de la población colombiana:
la población raizal del Archipiélago de San
Andrés y Providencia; la población
palenquera de San Basilio, en el
departamento de Bolívar; y las poblaciones
negras en el litoral pacífico. El pueblo del
palenque de San Basilio en Bolívar, es
reconocido por tener características culturales
propias como mantener el palenquero como
única lengua en el mundo, por sus
características es un pueblo considerado por
la UNESCO como patrimonio histórico
mundial y por Colombia como patrimonio de
la cultura intangible. La población raizal se
encuentra ubicada en el Departamento
Archipiélago de San Andrés, Providencia y
Santa Catalina. Esta población, es
afrodecendiente y por sus particularidades
culturales y geográficas, ha sido objeto de
políticas nacionales diferenciadas tendientes
a proteger los derechos de sus miembros
como una forma, entre otras, de preservar la
diversidad cultural.
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6.3.1.2. DATOS DE LOS PADRES DEL NACIDO VIVO
Para continuar con la siguiente sección el usuario deberá ingresar los campos del 19 al 31
según como se especifica a continuación
Apellido(s) y Es el(los) apellido(s) y nombre(s) de la madre del El primer apellido y el primer

Nombre(s) de la nacido vivo tal como figuran en el documento de nombre es obligatorio. Máximo
madre del nacido vivo. identidad. 20 caracteres.
La efunció debe ser mayor o

igual que 2 y menor o igual
que 20. Es un campo que
permite letras y número
“Alfanumérico”.
Tipo del documento de Es el tipo de documento de la madre del nacido vivo, Este campo es obligatorio.
efunción de de según sea registro civil, tarjeta de identidad, Cédula
la madre del nacido de Ciudadanía, Cédula de Extranjería o Pasaporte.
vivo.
Número del Es el número del documento de identificación de la Este campo es obligatorio.

documento de madre del nacido vivo:
identificación de la Ingresar de nuevo el número
madre del nacido vivo. • Registro civil el número será máximo de 11 del documento de
caracteres. identificación, para confirmar
que se digitó correctamente.
• Tarjeta de identidad el número será máximo de
11 caracteres numéricos y puede tener ceros
iniciando a la izquierda.
• Cédula de ciudadanía el número será máximo
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de 10 caracteres.
• Cédula de extranjería el número será máximo

de 6 caracteres.
• Pasaporte el número será máximo de 16

caracteres.
Edad de la madre del Es la edad de la madre en años cumplidos al Este campo es obligatorio.
nacido vivo, a la fecha momento del parto.
del parto. Mayor o igual a 10 y menor o
igual al 54. Si en el campo (20)
Tipo del documento de
identificación, se seleccionó
cédula de ciudadanía, la edad
de la madre será mayor de 18.
Estado conyugal de la Es el estado conyugal de la madre del nacido vivo al Este campo es obligatorio.
madre del nacido vivo, momento del parto y que puede ser uno de los
a la fecha del parto. siguientes:
• No está casada y lleva dos años o más

viviendo con su pareja: una persona que
establece con otra de sexo opuesto una
relación que implica cooperación económica y
cohabitación residencial y sexual, la cual se
mantiene única y exclusivamente por voluntad
propia, sin que estén presentes vínculos
legales y lleva dos años o más.
• No está casada y lleva menos de dos años

establece con otra del sexo opuesto una
relación que implica cooperación económica y
cohabitación residencial y sexual, la cual se
mantiene única y exclusivamente por voluntad
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propia, sin que estén presentes vínculos

legales y lleva menos de dos años.
• Está separada, divorciada: persona cuya unión

(casado o en unión libre) ha sido disuelta por
vía legal y no se ha vuelta a casar, ni vive con
su pareja.
• Está viuda: es la persona que, habiendo

fallecido su cónyuge o compañero(a), no ha
vuelto a casarse ni vive con una pareja.
• Está soltera: persona que nunca ha contraído

matrimonio y que no vive con su pareja.
• Está casada: se considera casada aquella

persona que ha establecido con otra persona
del sexo opuesto una relación aprobada por la
ley, que implica cooperación económica y
cohabitación residencial y sexual.

Último año de estudios Es el nivel educativo, especificando el último año de Este campo es obligatorio.
que aprobó. estudios aprobado por la madre al momento del
parto.
Es un campo que provee a los usuarios una liste de

Lugar de residencia Hace referencia al país, departamento y municipio Este campo es obligatorio.
habitual. en el que la madre del nacido vivo tiene su
residencia habitual. Éste, no es necesariamente el
mismo que el lugar donde ocurrió el parto.
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Área de residencia • Identifica el área geográfica donde reside Este campo es obligatorio para
habitual. habitualmente la madre del nacido vivo, de el barrio y la dirección y
acuerdo con las siguientes definiciones: opcional para la localidad o
comuna, en el caso de haber
• Cabecera municipal: es el área geográfica que seleccionado Cabecera
está definida por el perímetro urbano cuyos municipal.
límites se establecen por “Acuerdo” del
Consejo Municipal. Es donde se localiza la Para los casos de Centro
sede de la Alcaldía Municipal. poblado y Rural disperso los
campos son obligatorios.
• Centro poblado: son concentraciones de
edificaciones correspondientes a 20 ó más
viviendas contiguas o con una conformación de
características urbanas, es decir, manzanas,
calles y carreras. El centro poblado puede ser
una inspección de policía, un corregimiento o
un caserío.
• Rural disperso: corresponde al área que está

fuera del perímetro urbano de la cabecera
municipal.
Fecha de nacimiento Es el año, mes y día en que ocurrió el parto del hijo Este campo es opcional.
del anterior hijo nacido anterior.
vivo. Formato AAAA-MM-DD.
Número de hijos Es el número de hijos nacidos vivos que la madre ha Este campo es opcional.
nacidos vivos que ha tenido, hasta el momento del nacimiento del hijo
tenido contando con para el cual se diligencia el Certificad.
este.
Mayor o igual a 1 y menor o igual a 20,
anteponiendo el 0 si es menor a 10.
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Número de La información correspondiente al número de Este campo es opcional.

embarazos, incluido el gestaciones o embarazos de la madre,
presente. independientemente de si el producto del embarazo Mayor o igual a 1 y menor o
haya nacido vivo o muerto. igual a 24, anteponiendo el 0 si
es menor a 10.
Régimen de seguridad Hace referencia al régimen de seguridad en salud al Este campo es obligatorio.
social de la madre. que está afiliada la madre, de acuerdo con las
siguientes definiciones:
• Contributivo: persona que recibe servicio de

salud de parte de una Empresa Promotora de
Salud (EPS) en razón de que está afiliada por
tener patrón o cotizar como trabajador
independiente o ser beneficiario de un afiliado
del régimen contributivo.
• Subsidiado: persona que recibe servicio de

salud de parte de una Administradora del
Régimen Subsidiado (ARS), en razón de
pertenecer a los estratos 1 y 2 según el
SISBEN, y haber sido carnetizado y afiliado al
régimen subsidiado por cuenta del Estado.
• No asegurado: personas uqe no cumplen con

las condiciones del régimen contributivo ni
subsidiado. Dentro de esta categoría están
incluidas personas que perteneciendo a los
estratos 1,2 y 3 según el SISBEN, no han sido
carnetizados ni afiliados al Sistema General de
Seguridad Social en Salud (SGSSS).
• Excepción: personas que pueden estar o no

estar aseguradas y costean con sus propios
recursos s servicio de salud.
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• Especial: personas que pertenecen a

regímenes especiales por ej: Fuerzas Militares,
Magisterio, ECOPETROL.
Entidad Es el nombre completo de la empresa o entidad Este campo es opcional.

administradora en administradora de los planes de beneficio, según el
salud a la que régimen de seguridad social al que pertenece la Es un campo que provee a los
pertenece la madre. madre. usuarios una lista de selección
Edad del padre. Edad del padre del nacido vivo en años cumplidos al Este campo es opcional.
momento del nacimiento de ese hijo.
Mayor o igual a 13.
Último año de estudios Es el nivel educativo especificando el último año Este campo es obligatorio.
que aprobó. aprobado por el padre del nacido vivo al momento
del parto. Es un campo que provee a los
6.3.1.3. DATOS DE QUIEN CERTIFICA
Finalmente, el usuario introduce los datos de la sección Datos de quien certifica de acuerdo
con las siguientes restricciones:

Apellido(s) y Es el apellido(s) y nombre(s) de quien certifica El primer apellido es obligatorio.
Nombre(s). el nacimiento tal como figuran en el Máximo 30 caracteres. El primer
documento de identidad. nombre es obligatorio, máximo 20
caracteres. Es un campo que permite
letras y números “Alfanumérico”.
Número del Es el número de documento de identificación Este campo es obligatorio.
documento de de quien certifica el nacimiento. De acuerdo con el tipo de identificación
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identificación se presentan las siguientes
restricciones:
Si el tipo es Registro Civil el número
será máximo 11 caracteres.
Si el tipo es Tarjeta de Identidad el
número será máximo 11 caracteres
numéricos y puede tener ceros
Si el tipo de Cédula de Ciudadanía el
número será máximo de 10 caracteres.
Si el tipo es Cédula de Extranjería el
número será máximo 6 caracteres.
Si el tipo es Pasaporte el número será
máximo 16 caracteres.
Ingresar de nuevo el número del
documento de identificación, para
confirmar que se digitó correctamente.
Tipo de documento Es el tipo de documento de quien certifica el Este campo es obligatorio.
de identificación. nacimiento, según sea registro civil, tarjeta de
identidad, cédula de ciudadanía, cédula de
extranjería o pasaporte.
Es un campo que provee a los usuarios una
lista de selección de opciones a escoger.
Profesión de quien Empleo, facultado u oficio que alguien ejerce Este campo es obligatorio.
certifica el y por el que percibe una retribución.
nacimiento. Es un campo que provee a los usuarios una
Registro Número de la tarjeta o del registro profesional Este campo es opcional, máximo 16
profesional. del médico que certifica el nacimiento. caracteres.
Lugar y fecha de Estas variables hacen referencia al Este campo lo asigna el sistema en
expedición. departamento y municipio donde se expide el forma automática.
certificado de nacimiento, así como el año,
mes y día de expedición del certificado de
nacimiento.
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Una vez el usuario ha terminado de ingresar los datos tiene la posibilidad de confirmar el
certificado mediante la opción que presenta la caja de chequeo denominada Confirmar el
certificado una vez se registre al hacer clic en la opción Registrar el sistema muestra si la
operación fue satisfactoria.
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6.3.2. REGISTRAR POR CONTIGENCIA
Para registrar los datos de un certificado previamente diligenciados de una sede adscrita a
la institución de salud o de alguna de sus sedes y que no reporten a las secretarias
nacimientos y/o defunciones el usuario deberá elegir la opción Registrar por contingencia.
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El sistema generará la pantalla Registrar.
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Finalmente, cuando se han ingresado todos los datos correspondientes al registro de un
Certificado, si el usuario desea confirmar en certificado hace clic en la opción Confirmar el
certificado una vez se registre y continúa haciendo clic en el botón Registrar.
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6.3.3. VISUALIZAR NACIDO VIVO
El usuario podrá visualizar un certificado registrado en el sistema mediante la opción del

menú de nacimientos Visualizar Nacido Vivo.
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Para visualizar un Certificado de Nacido Vivo el usuario deberá realizar una consulta tal
como se especifica a continuación:
6.3.3.1. CONSULTA POR NÚMERO DE CERTIFICADO
Si escoge la consulta No de Certificado de la caja de chequeo, deberá ingresar el número

de certificado de Nacido Vivo que desea buscar con el formato establecido en la caja de
texto y a continuación hacer clic en el botón inferior Buscar.
6.3.3.2. CONSULTA POR PARÁMETROS GENERALES
Si elige la consulta por parámetros generales, el usuario selecciona la opción Parámetros

generales haciendo clic en el círculo que le antecede a dicha opción, inmediatamente el
sistema habilitará los campos correspondientes para realizar la búsqueda por parámetros.
A continuación se describen los datos que se deben ingresar para realizar las consultas y
se identifican las restricciones de cada uno.
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Número de Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el botón Este campo obligatorio
Certificado. No. Certificado. para realizar la consulta
Se debe ingresar el número de certificado y hacer clic en por la opción No. de
buscar, si existe el certificado en la base de datos el sistema certificado.
permitirá observar la siguiente información: número de Longitud máxima de 8
certificado de nacido, vivo, fecha de nacimiento, departamento caracteres.
nacimiento, municipio nacimiento, inspección, corregimiento o
caserío, institución de salud, tipo Id madre, documento madre,
nombre de la madre, estado.
Fecha del Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el botón Este campo es opcional,
nacimiento. parámetros generales. se debe diligenciar como
mínimo un valor para
realizar la búsqueda.
La fecha inicial y final
deben ser menores o
iguales a la fecha actual,
se debe digitar
manualmente.
Formato AAAA-MM-DD.
Lugar de Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el botón Este campo es opcional.
nacimiento. parámetros generales. Se debe diligenciar como
Esta variable hace referencia al lugar donde ocurrió le mínimo un valor para
nacimiento. Departamento, Municipio, Inspección, realizar la búsqueda.
corregimiento o caserío e Institución de salud.
Es un campo que provee al usuario una lista de selección de
opciones a escoger.
Datos de la Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el botón Este campo es opcional,
madre (Tipo y parámetros generales. se debe diligenciar como
Número de Tipo de documento de identificación, es el tipo de documento mínimo un valor para
Documento). de la madre del nacido vivo, así sea: Registro Civil, Tarjeta de realizar la búsqueda.
Identidad, Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería o Apellido(s) y nombre(s)
pasaporte. de la madre del nacido
Número de documento de identificación: es el número de vivo tal como figuran en
documento de identidad de la madre del nacido vivo. el documento de
Ingresar de nuevo el número del documento de identidad, para identidad.
confirmar que se digitó la igualmente. El primer apellido,
longitud máxima de 20
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caracteres.
El segundo apellido,
caracteres.
caracteres, este campo
es opcional.
El primer nombre,
es opcional.
El segundo nombre,
caracteres.
Es un campo que permite
letras y números,
Alfanumérico.
Datos de la Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el botón Este campo es opcional,
madre (nombres parámetros generales. se debe diligenciar como
y apellidos). mínimo un valor para
Apellido(s) y nombre(s)
de la madre del nacido
vivo tal como figuran en
el documento de
identidad.
El primer apellido,
caracteres.
caracteres.
es opcional.
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El primer nombre,
es opcional.
El segundo nombre,
caracteres.
letras y números,
Alfanumérico.
Una vez ha realizado la consulta ya sea por parámetros generales o por número de
certificado elegir la opción Buscar que se encuentra en la parte inferior del formulario. Si el
certificado existe en la base de datos el sistema traerá la lista de certificados que cumplen
con los criterios de búsqueda o con el número de certificado buscado:
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Para visualizar el certificado el usuario hace clic en el botón >> y el sistema genera una
nueva ventana con el certificado de nacimiento elegido
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6.3.4. MODIFICAR NACIDO VIVO
Para modificar un certificado de nacido vivo el usuario podrá elegir del menú de
Nacimientos la opción Modificar Nacido Vivo la cual presenta tres opciones según el rol que
corresponda: Antes de confirmar en el sistema, Después de confirmar en el sistema y por
devoluciones del certificado.
Para modificar un certificado de Nacido Vivo el usuario deberá realizar una consulta por
Número de certificado de Nacido vivo o por Parámetros generales2. El usuario elige el
certificado que desea modificar haciendo clic en el botón >>.
2
Ver 6.3.2.1. Consulta por Número de Certificado de Nacido Vivo y 6.3.2.2. Consulta por Parámetros
Generales. Págs. 58 y 59.
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El sistema genera una ventana con los datos del certificado los cuales el usuario podrá
modificar de acuerdo con lo especificado para el registro de un certificado de nacido vivo3.
Una vez el usuario ha modificado los datos hace clic en el botón Registrar.
3
Ver 6.3.1. Registrar Nacido Vivo.
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6.3.5. CONFIRMAR NACIDO VIVO
Para confirmar un certificado de Nacido Vivo el usuario debe elegir la opción Confirmar
Nacido Vivo que se encuentra en el menú de Nacimientos.
El sistema genera una pantalla de consulta donde el usuario podrá consultar certificados
por Número de certificado de Nacido vivo o por Parámetros generales4. El usuario elige el
certificado que desea confirmar haciendo clic en el botón >>, el sistema muestra el
siguiente mensaje indicando que la Confirmación del Certificado ha finalizado.
4
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6.3.6. IMPRIMIR NACIDO VIVO
El usuario podrá imprimir un certificado de Nacido Vivo haciendo clic en la opción Imprimir
Nacido Vivo la cual se presenta a continuación:
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El sistema genera una pantalla de consulta donde el usuario podrá consultar certificados
por Número de certificado de Nacido vivo o por Parámetros generales5.
El sistema genera una pantalla con los resultados de la consulta y al costado inferior
presenta una caja de chequeo con las opciones Documento válido para trámite legal y
Documento no válido para trámite legal. El usuario elige una de las dos opciones y hace clic
en el botón >>.
El sistema genera una pantalla con el certificado y otra con la opción imprimir, el usuario
hace clic en el botón Imprimir o si desea cancelar la impresión hace clic en el botón
Cancelar.
5
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6.3.7. CONSULTAS
El usuario podrá realizar consultas en Excel o para revisión de los datos digitados haciendo
clic en la opción Consultas del Menú Nacimientos.
6.3.7.1. CONSULTAS EXCEL
Al hacer clic en Consultas Excel el sistema generará una pantalla de de consulta donde el
usuario podrá consultar certificados ingresando al menos uno de los datos solicitados y
hacer clic en el botón Buscar.
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Los datos que deberá ingresar son los siguientes:
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Mes y Año. Es la fecha de registro de Nacido vivo para la cual se quiere hacer Este campo es
la consulta. opcional.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de selección de Se debe diligenciar
opciones a escoger. como mínimo un
valor para realizar la
búsqueda.
Lugar de Esta variable hace referencia al lugar donde ocurrió le nacimiento. Este campo es
Nacimiento. Departamento, Municipio, Inspección, corregimiento o caserío e opcional.
Institución de salud.
Se debe diligenciar
Es un campo que provee al usuario una lista de selección de como mínimo un
opciones a escoger. valor para realizar la
búsqueda.
Pertenencia De acuerdo con la cultura, es el grupo étnico al que pertenece el Este campo es
Étnica. nacido vivo y puede ser: opcional.
• Pueblo indígena: es el conjunto de familias de ascendencia Se debe diligenciar

amerindia que comparten sentimientos de identificación con como mínimo un
su pasado aborigen, manteniendo rasgos y valores propios valor para realizar la
de su cultura tradicional, así como formas de organización y búsqueda.
control social propios que los distinguen de otras
comunidades.
• Pueblo rom: El pueblo ROM, más conocidos como los

gitanos, son comunidades que tienen una identidad étnica y
cultural propia; se caracterizan por una tradición nómada,
tienen un origen común y por tanto una historia compartida;
tienen su propio idioma que es el romanés.
• Población negra o afrocolombiana: es el conjunto de familias

de ascendencia afrocolombiana que poseen una cultura
propia, que comparten una historia y tienen sus propias
tradiciones y costumbre, que revelan y conservan conciencia
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de identidad que las distinguen de otros grupos étnicos, (Ley

70 de 1993). En Colombia se diferencian claramente entre sí
y con el resto de la población colombiana: la población raizal
del Archipiélago de San Andrés y Providencia; la población
palenquera de San Basilio, en el departamento de Bolívar; y
las poblaciones negras en el litoral pacífico. El pueblo del
palenque de San Basilio en Bolívar, es reconocido por tener
características culturales propias como mantener el
palenquero como única lengua en el mundo, por sus
características es un pueblo considerado por la UNESCO
como patrimonio histórico mundial y por Colombia como
patrimonio de la cultura intangible. La población raizal se
encuentra ubicada en el Departamento Archipiélago de San
Andrés, Providencia y Santa Catalina. Esta población, es
afrodecendiente y por sus particularidades culturales y
geográficas, ha sido objeto de políticas nacionales
diferenciadas tendientes a proteger los derechos de sus
miembros como una forma, entre otras, de preservar la
diversidad cultural.
Régimen de Hace referencia al régimen de seguridad en salud al que está Este campo es
Seguridad social. afiliada la madre, de acuerdo con las siguientes definiciones: opcional.
• Contributivo: persona que recibe servicio de salud de parte Se debe diligenciar

de una Empresa Promotora de Salud (EPS) en razón de que como mínimo un
está afiliada por tener patrón o cotizar como trabajador valor para realizar la
independiente o ser beneficiario de un afiliado del régimen búsqueda.
contributivo.
• Subsidiado: persona que recibe servicio de salud de parte de

una Administradora del Régimen Subsidiado (ARS), en
razón de pertenecer a los estratos 1 y 2 según el SISBEN, y
haber sido carnetizado y afiliado al régimen subsidiado por
cuenta del Estado.
• No asegurado: personas uqe no cumplen con las
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condiciones del régimen contributivo ni subsidiado. Dentro

de esta categoría están incluidas personas que
perteneciendo a los estratos 1,2 y 3 según el SISBEN, no
han sido carnetizados ni afiliados al Sistema General de
Seguridad Social en Salud (SGSSS).
• Excepción: personas que pueden estar o no estar

aseguradas y costean con sus propios recursos s servicio de
salud.
• Especial: personas que pertenecen a regímenes especiales

por ej: Fuerzas Militares, Magisterio, ECOPETROL.
Entidad Es el nombre de la empresa o entidad administradora de los Este campo es

Administradora de planes de beneficio, según el régimen de seguridad social al que opcional.
salud de la madre. pertenece la madre.
Se debe diligenciar
Es un campo que provee a los usuarios una lista de opciones a como mínimo un
escoger para tipo de Administradora y Nombre de la valor para realizar la
Administradora de Salud. búsqueda.
Nivel educativo. Es el nivel educativo, especificando el último año de estudios Este campo es
aprobado por la madre al momento del parto. opcional.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de opciones a Se debe diligenciar
escoger. como mínimo un
búsqueda.
Área de residencia Identifica el área geográfica donde reside habitualmente la madre Este campo es
de la madre. del nacido vivo, de acuerdo con las siguientes definiciones: opcional.
• Cabecera municipal: es el área geográfica que está definida Se debe diligenciar

por el perímetro urbano cuyos límites se establecen por como mínimo un
“Acuerdo” del Consejo Municipal. Es donde se localiza la valor para realizar la
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sede de la Alcaldía Municipal. búsqueda.
• Centro poblado: son concentraciones de edificaciones

correspondientes a 20 ó más viviendas contiguas o con una
conformación de características urbanas, es decir,
manzanas, calles y carreras. El centro poblado puede ser
una inspección de policía, un corregimiento o un caserío.
• Rural disperso: corresponde al área que está fuera del

perímetro urbano de la cabecera municipal.
Es un campo que presenta al usuario una caja de chequeo con

opciones para escoger.
Nombre IPS. Nombre de la Institución Prestadora de Salud que certifica Este campo es
Nacido Vivo. opcional.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de opciones a Se debe diligenciar
escoger. como mínimo un
búsqueda.
Sexo del Nacido Esta variable identifica el sexo del nacido vivo, según sea Este campo es
Vivo. masculino o femenino. opcional.
Se debe diligenciar
como mínimo un
búsqueda.
Una vez el usuario ha ingresado los datos, el sistema genera un mensaje con el número de
registros encontrados, el usuario debe hacer clic en botón Descargar Macros.
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El sistema genera una ventana que le permitirá realizar la descarga del archivo en su
equipo. El usuario deberá hacer clic en el botón Guardar.
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El sistema mostrará una ventana donde el usuario debe elegir la ubicación del archivo a
guardar y hacer clic en el botón Guardar.
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A continuación elegir el botón Descargar archivo para descargar el archivo de Excel con los
registros encontrados en el sistema de acuerdo a los parámetros especificados y realizar el
procedimiento especificado con anterioridad para guardar el archivo en la ubicación que el
usuario elija.
Los archivos quedarán guardados en la ubicación elegida por el usuario así:
Nota: no es necesario descargar el archivo con macros cada vez que se realicen consultas
en Excel una vez que ha sido guardado en el equipo.
El usuario deberá hacer clic en el archivo guardado, el sistema generará el archivo Excel
con todos los datos del nacimiento como se muestra a continuación:
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6.3.7.2. CONSULTA REVISIÓN
Para revisar los datos registrados de un certificado de Nacido Vivo guardados en el

sistema, deberá elegir la opción Consulta Revisión del Menú de Nacimientos. El sistema
generará la siguiente pantalla de consulta:
El usuario deberá ingresar los siguientes campos:
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Fecha Es la fecha inicial del registro para la cual el usuario desea generar la Este campo es
Inicial. consulta. obligatorio.
Formato AAAA-MM-DD.
Fecha Final. Es la fecha final del registro para la cual el usuario desea generar la Este campo es
consulta. obligatorio.
Formato AAAA-MM-DD
Hacer clic en el botón Buscar para generar la consulta. El sistema traerá el resultado de los
certificados generados en el intervalo comprendido entre las fechas elegidas por el usuario,
de tal forma que se podrán revisar los datos digitados para cada uno de los certificados
generados.
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6.4. FUNCIONALIDADES DEFUNCIONES
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A continuación se describen las funcionalidades de Defunciones que pueden llevar a cabo
los diferentes actores de la aplicación según tengan permitido el acceso6.
VITALES FUNCIONARIO
PANTALLAS MEDICO LEGISTA VITALES SECRETARÍAS REGISTRO
DANE DANE
Registrar
X X X X
Defunción.
Consultas. X X X X X X X
Visualizar
X X X X X X X
Defunción.
Modificar
X X X X X
defunción.
Certificar
X X X X X
Defunción.
Imprimir
X X X X X
Defunción.
Registrar por
X
Contingencia.
Codificar
X
Defunción.
Anular
X
Defunción
6.4.1. REGISTRAR DEFUNCIÓN
Si el usuario desea registrar los datos de un Certificado de Defunción debe ingresar a

través de la opción Registrar Defunción del menú Defunciones, tal como se muestra a
continuación:
6
Ver capítulo 3 Perfiles de Actores.
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El sistema genera una pantalla con los datos del certificado a través de diferentes
secciones que son: Información general, Defunciones Fetales o de menores de un año,
defunción de mujeres en edad fértil, muertes violentas y causas de defunción para todos los
casos:
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Para ir de una sección a otra el usuario deberá ingresar los datos de la sección y a través
del botón Siguiente podrá avanzar a la siguiente sección o por el contrario retroceder
haciendo clic en el botón Anterior.
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6.4.1.1. INFORMACIÓN GENERAL
Esta sección comprende las preguntas de la 1 a la 25:
Número de Es un número consecutivo de 8 dígitos más 1 dígito de Este campo es obligatorio.

Certificado de chequeo. Este número es utilizado para identificar el
Defunción. certificado de defunción. El primer dígito será 7,8 y 9 para
identificar que el certificado corresponde a una defunción.
Lugar donde ocurrió Esta variable hace referencia al departamento y municipio Estos campos son
la defunción. donde ocurrió la defunción. obligatorios.
Área para la Identifica el área donde ocurrió la defunción, de acuerdo Este campo es obligatorio.
pregunta. con las siguientes definiciones:
• Cabecera municipal: es el área geográfica que está

definida por el perímetro urbano cuyos límites se
establecen por “Acuerdo” del Concejo Municipal. Es
donde se localiza la sede de la Alcaldía Municipal.
• Centro poblado: concentraciones de edificaciones

correspondientes a 20 o más viviendas contiguas o
con una conformación de características urbanas, es
decir, manzanas, calles y carreras. El centro poblado
puede ser una inspección de policía, un corregimiento
o un caserío.
• Rural Disperso: corresponde al área rural y es aquella

que está fuera del perímetro urbano de la cabecera
municipal.

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Sitio donde ocurrió Sitio donde ocurrió la defunción, es decir: Este campo es obligatorio.
la defunción.
• Institución de salud (hospital/clínica)
• Centro/Puesto de Salud.
• Casa/domicilio.
• Lugar de trabajo.
• Vía pública u otro.
Se debe especificar el nombre del otro sitio de la

defunción.

Nombre de la Es el nombre del organismo de salud donde ocurrió la Este campo es obligatorio.
institución de salud defunción.
donde ocurrió la
defunción. Es un campo que provee a los usuarios una lista de
Tipo de Defunción. Esta variable hace referencia a si la defunción es de tipo Este campo es obligatorio.
Fetal o No Fetal.
Fecha en que Es la fecha en la que ocurrió la defunción en el orden de Este campo es obligatorio.
ocurrió la defunción. año, mes y día.
Formato AAAA-MM-DD.
Hora en que ocurrió Es la hora y los minutos en que ocurrió la defunción en el Este campo es obligatorio.
la defunción. formato de 24 horas.

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Sexo del fallecido. Esta variable identifica el sexo del fallecido, según sea Este campo es obligatorio.
masculino o femenino o indeterminado.
Apellido(s) y Es el apellido(s) y nombre(s) de la persona, tal como El primer apellido es

Nombre(s) del figuran en el documento de identidad. obligatorio, máximo 20
fallecido. caracteres.
El primer nombre es
obligatorio, máximo 20
caracteres. La longitud
debe ser mayor o igual que
2 y menor o igual que 20.

letras y números
Tipo de documento Es el tipo de documento del fallecido, según sea: registro Este campo es obligatorio
de identificación del civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de
fallecido. extranjería o pasaporte. Este campo es obligatorio. Es un
campo que provee a los usuarios una lista de selección de
opciones a escoger.
Número de Es el número de documento de identificación del fallecido La obligatoriedad de este

documento de tal como figura en el documento de identidad. campo depende de la
identificación del selección que se haya
fallecido. hecho en el tipo de
documento.
Registro civil el número

será máximo de 11
caracteres.
Tarjeta de identidad el
número será máximo de 11
caracteres numéricos y
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puede tener ceros iniciando

a la izquierda.
Cédula de ciudadanía el
caracteres.
Cédula de extranjería el
caracteres.
Pasaporte el número será

máximo de 16 caracteres.
Ingresar de nuevo el
número del documento de
identificación, para
correctamente.
Fecha de Es la fecha en la que nació el fallecido en el orden de año, Este campo es opcional.
Nacimiento del mes y día.
Fallecido. Formato AAAA-MM-DD.
Estado conyugal del Es el estado conyugal del fallecido y que puede ser uno Este campo es obligatorio
Fallecido. de los siguientes:
• No está casado(a) y lleva dos años o más viviendo con

su pareja: una persona que establece con otra de sexo
opuesto una relación que implica cooperación
económica y cohabitación residencial y sexual, la cual
se mantiene única y exclusivamente por voluntad
propia, sin que estén presentes vínculos legales y lleva
dos años o más.
• No está casado(a) y lleva menos de dos años viviendo
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con su pareja: una persona que establece con otra del

sexo opuesto una relación que implica cooperación
económica y cohabitación residencial y sexual, la cual
se mantiene única y exclusivamente por voluntad
propia, sin que estén presentes vínculos legales y lleva
menos de dos años.
• Está separado(a), divorciado(a): persona cuya unión

(casado o en unión libre) ha sido disuelta por vía legal
y no se ha vuelta a casar, ni vive con su pareja.
• Está viudo(a): es la persona que, habiendo fallecido su

cónyuge o compañero(a), no ha vuelto a casarse ni
vive con una pareja.
• Está soltero(a): persona que nunca ha contraído

matrimonio y que no vive con su pareja.
• Está casado(a): se considera casada aquella persona

que ha establecido con otra persona del sexo opuesto
una relación aprobada por la ley, que implica
cooperación económica y cohabitación residencial y
sexual.
Edad del fallecido. Es la edad del fallecido en minutos, horas, días, meses Si en el campo (11) Tipo de
para fallecidos menores de dos años y para fallecidos de documento de
dos años y más. identificación, se
seleccionó cédula de
ciudadanía, la edad del
fallecido será mayor de 18.
Este campo es obligatorio.
La ocupación pudo En esta variable se especifica la ocupación del fallecido y Este campo es opcional.
ser la causa o estar se indica si ésta tuvo que ver es su muerte.
asociada con la
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muerte.
De acuerdo con la De acuerdo con la cultura, es el grupo étnico al que Este campo es opcional.
cultura, cual es la perteneció el fallecido y puede ser:
pertenencia étnica
del fallecido. • Pueblo indígena: es el conjunto de familias de
ascendencia amerindia que comparten sentimientos de
identificación con su pasado aborigen, manteniendo
rasgos y valores propios de su cultura tradicional, así
como formas de organización y control social propios
que los distinguen de otras comunidades.
• Pueblo rom: El pueblo ROM, más conocidos como los

gitanos, son comunidades que tienen una identidad
étnica y cultural propia; se caracterizan por una
tradición nómada, tienen un origen común y por tanto
una historia compartida; tienen su propio idioma que es
el romanés.
• Población negra o afrocolombiana: es el conjunto de

familias de ascendencia afrocolombiana que poseen
una cultura propia, que comparten una historia y tienen
sus propias tradiciones y costumbre, que revelan y
conservan conciencia de identidad que las distinguen
de otros grupos étnicos, (Ley 70 de 1993).
En Colombia se diferencian claramente entre sí y con
el resto de la población colombiana: la población raizal
del Archipiélago de San Andrés y Providencia; la
población palenquera de San Basilio, en el
departamento de Bolívar; y las poblaciones negras en
el litoral pacífico. El pueblo del palenque de San Basilio
en Bolívar, es reconocido por tener características
culturales propias como mantener el palenquero como
única lengua en el mundo, por sus características es
un pueblo considerado por la UNESCO como
patrimonio histórico mundial y por Colombia como
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patrimonio de la cultura intangible. La población raizal

se encuentra ubicada en el Departamento Archipiélago
de San Andrés, Providencia y Santa Catalina. Esta
población, es afrodecendiente y por sus
particularidades culturales y geográficas, ha sido
objeto de políticas nacionales diferenciadas tendientes
a proteger los derechos de sus miembros como una
forma, entre otras, de preservar la diversidad cultural.

Lugar de residencia Hace referencia al país o departamento y municipio en el Este campo es obligatorio.
habitual del que e fallecido tiene su residencia habitual. Éste, no es
fallecido. necesariamente el mismo que le lugar en que ocurrió la
defunción. (Para muerte fetal o de menor de 1 año, el de
la madre).

Área de residencia Identifica el área donde residió habitualmente el fallecido, Este campo es opcional
del fallecido. de acuerdo con las siguientes definiciones: para el caso de Cabecera
Municipal en Localidad o
• Cabecera municipal: es el área geográfica que está Comuna; y obligatoria en
definida por el perímetro urbano cuyos límites se los demás casos.
establecen por “Acuerdo” del Consejo Municipal. Es
donde se localiza la sede de la Alcaldía Municipal.

correspondientes a 20 ó más viviendas contiguas o
con una conformación de características urbanas, es
decir, manzanas, calles y carreras. El centro poblado
puede ser una inspección de policía, un corregimiento
o un caserío.
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• Rural disperso: corresponde al área que está fuera del

perímetro urbano de la cabecera municipal.
Régimen de Hace referencia al régimen de seguridad en salud al que Este campo es opcional.
seguridad en salud está afiliado el fallecido, de acuerdo con las siguientes
del fallecido. definiciones:
(Para muerte fetal o de menor de 1 año, el régimen de

seguridad en salud de la madre).
• Contributivo: persona que recibe servicio de salud de

parte de una Empresa Promotora de Salud (EPS) en
razón de que está afiliada por tener patrón o cotizar
como trabajador independiente o ser beneficiario de un
afiliado del régimen contributivo.
• Subsidiado: persona que recibe servicio de salud de

parte de una Administradora del Régimen Subsidiado
(ARS), en razón de pertenecer a los estratos 1 y 2
según el SISBEN, y haber sido carnetizado y afiliado al
régimen subsidiado por cuenta del Estado.
• No asegurado: personas que no cumplen con las

condiciones del régimen contributivo ni subsidiado.
Dentro de esta categoría están incluidas personas que
perteneciendo a los estratos 1,2 y 3 según el SISBEN,
no han sido carnetizados ni afiliados al Sistema
General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
• Excepción: personas que pueden estar o no estar

aseguradas y costean con sus propios recursos s
servicio de salud.
• Especial: personas que pertenecen a regímenes

especiales por ej: Fuerzas Militares, Magisterio,
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ECOPETROL.

Entidad Es el nombre completo de la empresa o entidad Este campo es opcional.

Administradora en administradora de los planes de beneficio, según el
salud a la que régimen de seguridad social al que perteneció el fallecido.
perteneció el
fallecido. Es un campo que provee a los usuarios una lista de
Probable manera de Especificación de la defunción para determinar su origen Este campo es obligatorio.
muerte del fallecido. ya sea natural o violenta.

Certificado de • Es la persona que expide el certificado de defunción Este campo es obligatorio.

Defunción expedido según sea: Médico tratante, Médico no tratante,
por. Médico legista, personal de salud autorizado y
funcionario de Registro Civil.
• Médico tratante: es que atendió al paciente en vida,

como médico familiar o aquel que asistió la paciente
antes de morir, es decir, quien conoció a la persona
con vida, momentos antes de morir y le prestó atención
médica (por ejemplo, de urgencias), se asume que
durante este breve lapsos de tiempo, el médico pudo
haber realizado un examen físico o haber iniciado
algún tratamiento.
• Médico no tratante: se considera aquel que no conoció

al paciente en vida y debe apoyarse en los datos de la
historia o en la información de exámenes
complementarios o familiares para realizar una
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aproximación a las causas de defunción.
• El Médico legista: es el médico que atiende todas las

defunciones por causas externas – muertes violentas y
en aquellas en donde exista la duda de que hubiese
sido una muerte natural, por ejemplo en los casos en
que a criterio médico no existe una correlación entre
los hallazgos en el cadáver y la historia clínica o la
información dada por los familiares.
• Personal de salud autorizado: es el(la) Enfermero(a),

Auxiliar de enfermería, promotor(a) de salud que
diligencia el Certificado de Defunción, en los casos en
que no haya un profesional de salud en el lugar.
• Funcionario(a) de Registro Civil: el notario o registrador

municipal que diligencia el certificado al momento de
efectuar el registro civil en los casos en que la
defunción no haya sido certificada por médico o por
personal de salud autorizado.

6.4.1.2. DEFUNCIONES FETALES O DE MENORES DE UN AÑO
Esta sección corresponde a los campos 25 hasta el 36, sólo se activan Sí se seleccionó el
Tipo de defunción (6) muerte fetal o en la Edad del fallecido (15) es menor de una hora o
menor de un día o menor de un mes, o menor de un año.
El usuario deberá ingresar los datos de los siguientes campos:
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La muerte fetal o del Se refiere así la defunción del feto o del niño Este campo es obligatorio.
menor de 1 año ocurrió menor de un año ocurrió antes, durante o
con relación al parto. después del parto.

Tipo de parto del feto o Es la forma en que se presenta el Este campo es obligatorio.
del menor de un año alumbramiento del feto o del menor de un año
fallecido. fallecido y que puede ser uno de los siguientes:
• Espontáneo: expulsión del feto por las vías

naturales también denominado parto natural.
• Cesárea: operación, liberación del feto por la

sección de las paredes abdominal y uterina.
• Instrumentado: extracción del feto con

ayuda de aparatos tales como fórceps,
espátulas.

Tipo de embarazo del Es el número de nacidos durante el parto según Este campo es obligatorio.
feto muerto o del sea este último: simple, doble, triple, cuádruple
menor de un año o más y si no se tiene información, ignorado.
fallecido.
Tiempo de gestación Es el tiempo de gestación se define como el Este campo es obligatorio

del feto o del menor de intervalo de tiempo medido en semanas
un año fallecido. completas, entre el primer día del último
periodo menstrual de la madre, y el día, mes y
año en que ha ocurrido el parto o la extracción
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del feto.
El personal de salud tiene otras opciones

válidas para estimar el tiempo de gestación:
altura uterina, ecografías, características del
feto o del menor de un año fallecido, etc.
El tiempo de gestación debe ser un número

menor o igual a 42.
Peso al nacer (en Es el peso en gramos del feto o menor de un Este campo es opcional.
gramos) del feto o del año determinado inmediatamente después del
menor de un año parto. Si es fetal, el peso es menor o
fallecido. igual a 5000. Ingresar de nuevo el
peso del feto, para confirmar que
se digitó correctamente.
Apellido(s) y Es el apellido(s) y nombre(s) de la madre del El primer apellido es obligatorio,

Nombre(s) de la madre feto del menor de un año fallecido, tal como máximo 20 caracteres. El primer
del feto del menor de figuran en el documento de identidad. nombre es obligatorio, máximo 20
un año fallecido. caracteres. La longitud debe ser
mayor o igual que 2 y menor o
igual que 20. Es un campo que
permite letras y números
Tipo del documento de Es el tipo de documento de la madre del feto o Este campo es obligatorio.
identificación de la del menor de un año fallecido, según sea
madre del feto o del registro civil, tarjeta de identidad, Cédula de Es un campo que provee a los
menor de un año Ciudadanía, Cédula de Extranjería o Pasaporte. usuarios una lista de selección de
fallecido. opciones a escoger.
Número del documento Es el número del documento de identificación La obligatoriedad de este campo
de identificación de la de la madre del feto o del menor de un año depende de la selección que se
madre del feto o del fallecido. haya hecho en el tipo de
menor de un año
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fallecido. documento.
Registro civil el número será

Tarjeta de identidad el número será

máximo de 11 caracteres
numéricos y puede tener ceros
Cédula de ciudadanía el número

será máximo de 10 caracteres.
Cédula de extranjería el número

Pasaporte el número será máximo

de 16 caracteres.

correctamente.
Edad en años Es la edad de la madre en años cumplidos al Este campo es opcional.

cumplidos de la madre momento de la defunción del feto o del menor
del feto o del menor de de un año. Si en el campo (31) Tipo del
un año fallecido. documento de identificación, se seleccionó
cédula de ciudadanía, la edad de la madre será
mayor de 18.
Número de hijos Es el número de hijos nacidos vivos y muertos Estos campos son opcionales.
nacidos vivos y que ha tenido la madre del feto o del menor de
nacidos muertos un año fallecido hasta el momento de la
(incluyendo el defunción de este hijo.
presente), de la madre
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del feto o del menor de

un año fallecido.
Estado conyugal de la Es el estado conyugal de la madre del feto o Este campo es obligatorio.
madre del feto o del del menor de un año fallecido y se define de la
menor de un año siguiente manera:
fallecido.
• No está casada y lleva dos años o más
establece con otra de sexo opuesto una
relación que implica cooperación económica
y cohabitación residencial y sexual, la cual
se mantiene única y exclusivamente por
voluntad propia, sin que estén presentes
vínculos legales y lleva dos años o más.
• No está casada y lleva menos de dos años

establece con otra del sexo opuesto una
relación que implica cooperación económica
y cohabitación residencial y sexual, la cual
se mantiene única y exclusivamente por
voluntad propia, sin que estén presentes
vínculos legales y lleva menos de dos años.
• Está separada, divorciada: persona cuya

unión (casado o en unión libre) ha sido
disuelta por vía legal y no se ha vuelta a
casar, ni vive con su pareja.
• Está viuda: es la persona que, habiendo

fallecido su cónyuge o compañero(a), no ha
vuelto a casarse ni vive con una pareja.
• Está soltera: persona que nunca ha

contraído matrimonio y que no vive con su
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pareja.
• Está casada: se considera casada aquella

persona que ha establecido con otra
persona del sexo opuesto una relación
aprobada por la ley, que implica cooperación
económica y cohabitación residencial y
sexual.
Ultimo año de estudios Es el nivel educativo, especificando el último Este campo es obligatorio.
que aprobó la madre año de estudios aprobado por la madre al
del feto o del menor de momento del parto.
un año fallecido
6.4.1.3. DEFUNCIÓN DE MUJERES EN EDAD FÉRTIL
Esta sección comprende los campos 37 al 39, los cuales se activan si el usuario selecciona
el campo (9) Sexo del Fallecido.
El usuario deberá ingresar los siguientes datos:

¿Estaba embarazada Hace referencia a si la mujer fallecida estaba embarazada Este campo es
cuando falleció? cuando ocurrió la defunción. obligatorio.
¿Estuvo embarazada en Hace referencia a si la mujer fallecida estaba en el puerperio, Este campo es
las últimas 6 semanas? es decir, dentro de los 42 días siguientes al parto. obligatorio.
¿Estuvo embarazada en Hace referencia a si la mujer fallecida estuvo embarazada en Este campo es
los últimos 12 meses? los doce (12) meses anteriores a la defunción, pero su obligatorio.
fallecimiento ocurrió después del puerperio.
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6.4.1.4. MUERTES VIOLENTAS
Esta sección comprende los campos del 40 al 42 y se activan si el usuario eligió la opción
Muerte Violenta para en el campo 23 Probable manera de muerte.
El usuario deberá ingresar los datos de los siguientes campos:

Probable Hace referencia al tipo de muerte violenta, suicidio, homicidio, accidente Este campo es
manera de de tránsito, otro accidente y en estudio (sólo aplica para medicina legal. obligatorio.
muerte. Es un campo que provee a los usuarios una lista de selección de
opciones a escoger.
¿Cómo ocurrió Hace referencia a las circunstancias en que ocurrió el hecho violento: Este campo es
el hecho? clase de armas si el fallecimiento ocurrió por heridas; el lugar, si fue un obligatorio.
ahogamiento (quebrada, río, pozo, piscina, etc.); la clase de vehículo si Mínimo 5
fue atropellado (vehículo de motor, bicicleta, de tracción animal, etc. y caracteres,
especificar si el fallecido era conductor, pasajero o peatón); la clase de máximo 100.
veneno, droga, medicamento, gases o vapores, si el fallecimiento ocurrió
por envenenamiento.
Lugar o Hace referencia a si ésta muerte violenta ocurrió en la vía pública, en un Este campo es
dirección de camino, una carretera, una mina, una granja, una oficina, etc. opcional.
ocurrencia del Es un campo que provee a los usuarios una lista de selección de
hecho. opciones a escoger.
6.4.1.5. CAUSAS DE DEFUNCIÓN PARA TODOS LOS CASOS
Esta sección comprende los campos 43 al 46 para todos los casos de defunción. El usuario
deberá ingresar los datos de los siguientes campos:
¿Cómo determinó Es el procedimiento o la fuente de información Este campo es obligatorio.

la causa de utilizada para establecer las causas de la
defunción, teniendo en cuenta los siguientes
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muerte? conceptos:
• Necropsia: esta opción se señala siempre que

se haya hecho necropsia, así se cuente con
historia clínica y haya sido atendido o no por
personal de salud.
• Historia clínica: se refiere a cuándo se consultó

el registro institucional u hospitalario para
conocer el diagnóstico clínico o el resultado de
pruebas diagnósticas, hallazgos quirúrgicos o
cualquier otra evidencia de la causa de la
muerte.
• Imagenología: rayos X, escanografía,

resonancia magnética nuclear, ecografía,
neurofisiología, electrocardiograma y pruebas
de laboratorio clínica, resultados
anatoopatológicos.
• Pruebas de laboratorio: cuando la confirmación

de la causa de la muerte se basa en resultados
de laboratorio, en ausencia de historia clínica o
necropsia.
¿Recibió Hace referencia a si el fallecido recibió asistencia Este campo es obligatorio.

asistencia médica médica durante el proceso que lo llevó a al muerte,
durante el proceso así la defunción no haya sido certificada por el
que lo llevó a la mismo profesional.
muerte?
Causas de la Para esta información se utiliza el modelo La causa directa es un campo

defunción. internacional del Certificado de Defunción de la obligatorio.
OPS/OMS, el cual permite seleccionar la causa
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básica de la defunción y producir estadísticas de

mortalidad comparables entre los diferentes países.
Esta información sólo puede ser diligenciada por un

médico, quien está en mejor posición que cualquier
otra persona para decidir que causa patológica
condujo directamente a al muerte, y para señalar
alas enfermedades antecedentes si existen, que
dieron lugar a dicha causa.
El modelo utilizado consta de dos partes:
Parte I: tiene cuatro renglones (a, b, c, y d) donde

debe aparecer un solo diagnóstico o término en
cada uno de ellos.
Renglón ha, es la causa o estado patológico que

directamente produjo la muerte, o sea la última que
el médico descubrió en el fallecido.
Tiempo aproximado entre el comienzo de la causa

consignada en a) y la muerte.
Son los minutos, horas, días, semanas, meses o

años transcurridos entre la causa y la muerte
CAUSAS ANTECEDENTES
Renglón b): se utiliza cuando el médico considere

que la causa informada en a), fue originada por una
causa previa.

consignada en b) y la muerte.
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años transcurridos entre la causa de la muerte.
Renglón c) se llena cuando el médico considere

que en la defunción estuvieron involucradas tres
causas, de modo que la registrada en el renglón a),
se debió a la informada en el renglón b) y ésta a su
vez fue originada por la que se escribe en el
renglón c)

consignada en c) y la muerte.

Renglón d): se llena cuando el médico considere

que en la defunción estuvieron involucradas cuatro
causas, de modo que la registrada en el renglón a)
se debió a la informada en el renglón b), está a su
vez fue originada por la que se escribe en el
renglón c) y ésta a su vez fue originada por la que
se describe en el renglón d).

consignada en d) y la muerte.

Cuando aparece más de una causa en el

Certificado, deberán tener una secuencia lógica, de
abajo hacia arriba, que se inicia en el último
renglón, que bien puede ser en b), c), o d), pero
que invariablemente terminará en el renglón a), de
otra forma el Certificado estará mal diligenciado.
De esta manera, la causa registrada en el último
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renglón de la Parte I, es la que origina algunas

complicaciones (consecuencias de la causa básica)
que deben ser registradas en las líneas de arriba
(a, b y c). La última de las complicaciones o
consecuencias, registrada en la línea a), es
llamada causa Terminal o inmediata o causa
directa de la muerte.
No es estrictamente necesario llenar todos los

renglones de la Parte I. Si la causa que aparece en
a), describe por completa la defunción y no se
debió a ninguna otra causa antecedente, en este
caso, dejar en blanco los renglones b), c) y d).
Parte II: Otros Estados patológicos importantes que
contribuyeron a la muerte, pero que no estuvieron
relacionados con la causa básica informada en la
parte I, renglones a), b), c) o d).
Causa probable de la muerte cuando el certificado

es expedido por persona diferente a un médico:
Hace referencia a los casos en que el Certificado

es expedido por personal de salud autorizado:
Enfermero(a), Auxiliar de enfermería o Promotor(a)

de salud, en los casos en que no haya un
profesional de salud en el lugar.
Causa básica de la defunción:
Es la enfermedad o lesión que inició la cadena de

acontecimientos patológico que condujeron
directamente a la muerte y, en su caso, las
circunstancias del accidente o violencia que
produjo la lesión fatal.
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En ocasiones, no es fácil que le médico que

certifica llegue a la verdadera causa de la muerte,
sobre todo, cuando no se cuenta con recursos
suficientes para su diagnóstico, pero debe es
esforzarse para llegar a determinarla y llenar
correctamente el Certificado, con lo que contribuirá
eficazmente en la prevención de muertes que son
evitables.
Muerte sin Certificado expedido por personal de salud Este campo es opcional.
certificación autorizado (enfermero(a), auxiliares de enfermería
médica. o promotoras).
Apellido(s) y Es el apellido(s) y nombre(s) de la persona quien El primer apellido es obligatorio.

Nombre(s). certifica la defunción, tal como figuran en el Máximo 20 caracteres. El primer
documento de identidad. nombre es obligatorio, máximo 20
caracteres. La longitud debe ser
mayor o igual que 2 y menor o igual
que 20. Es un campo que permite
letras y números “Alfanumérico”.
Tipo del Es el tipo de documento del fallecido, según sea: Este campo es obligatorio.
documento de registro civil, tarjeta de identidad, cédula de
identificación. ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte.

Número del Es el número del documento de identificación del Este campo es obligatorio
documento de fallecido tal como figura en el documento de
identificación. identidad. Registro civil el número será

máximo de 11 caracteres numéricos
y puede tener ceros iniciando a la
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izquierda.
Cédula de ciudadanía el número

Cédula de extranjería el número

Pasaporte el número será máximo

de 16 caracteres.

correctamente.
Profesión de Hace referencia a la profesión de la persona que Este campo lo asigna el sistema en
quien certifica la certifica la defunción, según sea: forma automática.
defunción.
• Médico: es la única persona legalmente
autorizada para profesar y ejercer la medicina.
• En ausencia del médico, el certificado puede

ser diligenciado por cualquiera de las siguientes
personas:
• Enfermero(a): profesión y titulación de la

persona que se dedica al cuidado y atención de
enfermos y heridos, así como a otras tareas
sanitarias siguiendo pautas clínicas.
• Auxiliar de enfermería: persona dedicada a la

asistencia de los enfermos.
• Promotor(a) de salud: funcionario municipal

encargado de las acciones básicas de atención
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en salud. Este campo es opcional. Es un campo

que provee a los usuarios una lista de selección
Registro Número de la tarjeta o del registro profesional del Este campo es obligatorio, máximo
profesional. médico que certifica la defunción. 20 caracteres.
Lugar y fecha de Estas variables hacen referencia al departamento y El sistema los registra
expedición. municipio donde se expide el certificado de automáticamente.
defunción, así como el año, mes y día de
expedición del certificado de defunción.
Finalmente, cuando se han ingresado todos los datos correspondientes al registro de un

Certificado de Defunción, si el usuario desea confirmar en certificado hace clic en la opción
Confirmar el certificado una vez se registre y continúa haciendo clic en el botón Registrar.
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6.4.2. CONSULTAS
Para realizar consultas el usuario debe hacer clic en la opción Consultas del menú
Defunciones.
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6.4.2.1. CONSULTAS EXCEL
Al hacer clic en Consultas Excel el sistema generará una pantalla de de consulta donde el
usuario podrá consultar certificados ingresando al menos uno de los datos solicitados y
hacer clic en el botón Buscar.
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Los datos que deberá ingresar son los siguientes:
Fecha de la Fecha de la defunción Este campo es

defunción. opcional.
Este campo de búsqueda se visualiza la hacer clic en el botón
parámetros generales.
Este campo es opcional “Se debe diligenciar como mínimo un valor para
La fecha inicial y final deben ser menores o iguales a la fecha actual, se

debe digitar manualmente.
Formato AAAA-MM-DD.
Lugar de Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el botón Este campo es
Defunción. parámetros generales. opcional
Esta variable hace referencia al lugar donde ocurrió la defunción.
• Departamento.
• Municipio.
• Inspección, corregimiento o caserío.
• Institución de salud.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de selección de

opciones a escoger.
Pertenencia De acuerdo con la cultura, es el grupo étnico al que pertenece el nacido Este campo es
étnica. vivo y puede ser: opcional.
• Pueblo indígena: es el conjunto de familias de ascendencia
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amerindia que comparten sentimientos de identificación con su

pasado aborigen, manteniendo rasgos y valores propios de su
cultura tradicional, así como formas de organización y control social
propios que los distinguen de otras comunidades.
• Pueblo rom: El pueblo ROM, más conocidos como los gitanos, son
comunidades que tienen una identidad étnica y cultural propia; se
caracterizan por una tradición nómada, tienen un origen común y
por tanto una historia compartida; tienen su propio idioma que es el
romanés.
• Población negra o afrocolombiana: es el conjunto de familias de

ascendencia afrocolombiana que poseen una cultura propia, que
comparten una historia y tienen sus propias tradiciones y
costumbre, que revelan y conservan conciencia de identidad que
las distinguen de otros grupos étnicos, (Ley 70 de 1993). En
Colombia se diferencian claramente entre sí y con el resto de la
población colombiana: la población raizal del Archipiélago de San
Andrés y Providencia; la población palenquera de San Basilio, en el
departamento de Bolívar; y las poblaciones negras en el litoral
pacífico. El pueblo del palenque de San Basilio en Bolívar, es
reconocido por tener características culturales propias como
mantener el palenquero como única lengua en el mundo, por sus
características es un pueblo considerado por la UNESCO como
patrimonio histórico mundial y por Colombia como patrimonio de la
cultura intangible. La población raizal se encuentra ubicada en el
Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa
Catalina. Esta población, es afrodecendiente y por sus
particularidades culturales y geográficas, ha sido objeto de políticas
nacionales diferenciadas tendientes a proteger los derechos de sus
miembros como una forma, entre otras, de preservar la diversidad
cultural.
Régimen de Hace referencia al régimen de seguridad en salud al que está afiliado el Este campo es
seguridad social. fallecido, de acuerdo con las siguientes definiciones: opcional.
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• Contributivo: persona que recibe servicio de salud de parte de una

Empresa Promotora de Salud (EPS) en razón de que está afiliada
por tener patrón o cotizar como trabajador independiente o ser
beneficiario de un afiliado del régimen contributivo.
• Subsidiado: persona que recibe servicio de salud de parte de una

Administradora del Régimen Subsidiado (ARS), en razón de
pertenecer a los estratos 1 y 2 según el SISBEN, y haber sido
carnetizado y afiliado al régimen subsidiado por cuenta del Estado.
• No asegurado: personas que no cumplen con las condiciones del

régimen contributivo ni subsidiado. Dentro de esta categoría están
incluidas personas que perteneciendo a los estratos 1,2 y 3 según
el SISBEN, no han sido carnetizados ni afiliados al Sistema General
de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
• Excepción: personas que pueden estar o no estar aseguradas y

costean con sus propios recursos s servicio de salud.
• Especial: personas que pertenecen a regímenes especiales por ej:

Fuerzas Militares, Magisterio, ECOPETROL.
Entidad Es el nombre de la empresa o entidad administradora de los planes de Este campo es

administradora. beneficio, según el régimen de seguridad social al que pertenece el opcional.
fallecido.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de opciones a escoger

para tipo de Administradora y Nombre de la Administradora de Salud.
Nivel educativo. Es el nivel educativo, especificando el último año de estudios aprobado Este campo es
el fallecido. opcional.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de opciones a escoger.
Área de Identifica el área geográfica donde ocurrió la defunción, de acuerdo con Este campo es
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defunción. las siguientes definiciones: opcional.
• Cabecera municipal: es el área geográfica que está definida por el

perímetro urbano cuyos límites se establecen por “Acuerdo” del
Consejo Municipal. Es donde se localiza la sede de la Alcaldía
Municipal.

correspondientes a 20 ó más viviendas contiguas o con una
conformación de características urbanas, es decir, manzanas,
calles y carreras. El centro poblado puede ser una inspección de
policía, un corregimiento o un caserío.
• Rural disperso: corresponde al área que está fuera del perímetro

urbano de la cabecera municipal.
Es un campo que presenta al usuario una caja de chequeo con

opciones para escoger.
Una vez el usuario ha ingresado los datos que desea consultar hace clic en el botón Buscar
para generar la búsqueda.
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El sistema genera un mensaje con el número de registros encontrados, hacer clic en el
botón Descargar Macros.
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El sistema genera una ventana que le permitirá realizar la descarga del archivo en el equipo
en la cual el usuario deberá hacer clic en el botón Guardar.
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El sistema mostrará una ventana donde el usuario debe elegir la ubicación del archivo a
guardar y hacer clic en el botón Guardar. A continuación elegir el botón Descargar archivo
para descargar el archivo de Excel con los registros encontrados en el sistema de acuerdo
a los parámetros especificados y realizar el procedimiento especificado con anterioridad
para guardar el archivo en la ubicación que el usuario elija.
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Los archivos quedarán guardados en la ubicación elegida por el usuario así:
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Nota: no es necesario descargar el archivo con macros cada vez que se realicen consultas
en Excel una vez que ha sido guardado en el equipo.
El usuario deberá hacer clic en el archivo guardado, el sistema generará el archivo Excel
con todos los datos del nacimiento como se muestra a continuación:
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6.4.2.2. CONSULTA REVISIÓN
Para revisar los datos registrados de un certificado de Defunción guardados en el sistema,

deberá elegir la opción Consulta Revisión del Menú Defunciones. El sistema generará la
siguiente pantalla de consulta:
El usuario deberá ingresar los siguientes campos:

Fecha Es la fecha inicial del registro para la cual el usuario desea generar la Este campo es
Inicial. consulta. obligatorio.
Formato AAAA-MM-DD.
Fecha Final. Es la fecha final del registro para la cual el usuario desea generar la Este campo es
consulta. obligatorio.
Formato AAAA-MM-DD
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Hacer clic en el botón Buscar para generar la consulta. El sistema traerá el resultado de los
certificados generados en el intervalo comprendido entre las fechas elegidas por el usuario,
de tal forma que se podrán revisar los datos digitados para cada uno de los certificados
generados.
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6.4.3. VISUALIZAR DEFUNCIÓN
El usuario podrá visualizar un certificado registrado en el sistema mediante la opción del

menú de Defunciones Visualizar Defunción
Para visualizar un Certificado de Defunción el usuario deberá realizar una consulta tal como
se especifica a continuación:
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6.4.3.1. CONSULTA POR NÚMERO DE CERTIFICADO
Si escoge la consulta No de Certificado de la caja de chequeo, deberá ingresar el número

de certificado de Nacido Vivo que desea buscar con el formato establecido en la caja de
texto y a continuación hacer clic en el botón inferior Buscar.
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6.4.3.2. CRITERIOS DE BÚSQUEDA
Si elige la consulta por parámetros generales, el usuario selecciona la opción Parámetros

generales haciendo clic en el círculo que le antecede a dicha opción, inmediatamente el
sistema habilitarlos campos correspondientes para realizar la búsqueda por parámetros.
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A continuación se describen los datos que se deben ingresar para realizar las consultas y
se identifican las restricciones de cada uno:
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Número de Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el Este campo obligatorio para
Certificado. botón No. Certificado. realizar la consulta por la
Se debe ingresar el número de certificado y hacer clic en opción No. de certificado.
buscar, si existe el certificado en la base de datos el sistema Longitud máxima de 8
permitirá observar la siguiente información: número de caracteres.
certificado de defunción, fecha de nacimiento, departamento
nacimiento, municipio nacimiento, inspección, corregimiento
o caserío, institución de salud, tipo Id, documento, nombre,
estado.
Fecha de Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el Este campo es opcional, se
defunción. botón parámetros generales. debe diligenciar como
mínimo un valor para
La fecha inicial y final deben
ser menores o iguales a la
fecha actual, se debe digitar
manualmente.
Formato AAAA-MM-DD.
Lugar de Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el Este campo es opcional.
defunción. botón parámetros generales.
Esta variable hace referencia al lugar donde ocurrió la
defunción. Departamento, Municipio, Inspección,
corregimiento o caserío e Institución de salud.
Es un campo que provee al usuario una lista de selección de
opciones a escoger.
Datos del Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el Este campo es opcional.
fallecido (Tipo y botón parámetros generales. Registro civil el número
Número de Tipo de documento de identificación, es el tipo de será máximo de 11
Documento). documento del fallecido vivo, según sea: Registro Civil, caracteres.
Tarjeta de Identidad, Cédula de Ciudadanía, Cédula de Tarjeta de identidad el
Extranjería o pasaporte. número será máximo de 11
Número de documento de identificación: es el número de caracteres numéricos y
documento de identificación del fallecido. puede tener ceros iniciando
Ingresar de nuevo el número del documento de a la izquierda.
identificación, para confirmar que se digitó correctamente. Cédula de ciudadanía el
caracteres.
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Cédula de extranjería el
caracteres.
Pasaporte el número será
Datos del Este campo de búsqueda se visualiza al hacer clic en el Este campo es opcional.
fallecido botón parámetros generales. El primer apellido, longitud
(nombres y Apellido(s) y nombre(s) del fallecido tal como figuran en el máxima de 20 caracteres.
apellidos). documento de identidad. El segundo apellido,
caracteres.
caracteres, este campo es
opcional.
El primer nombre, longitud
máxima de 30 caracteres,
este campo es opcional.
El segundo nombre,
caracteres.
letras y números,
Alfanumérico.
Una vez ha realizado la consulta ya sea por parámetros generales o por número de
certificado elegir la opción Buscar que se encuentra en la parte inferior del formulario. Si el
certificado existe en la base de datos el sistema traerá la lista de certificados que cumplen
con los criterios de búsqueda o con el número de certificado buscado:
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Para visualizar los datos del certificado hacer clic en el botón >>, el sistema mostrará el
Certificado de Defunción informando que este es “Un documento no válido para trámites
legales”:
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6.4.4. MODIFICAR DEFUNCIÓN
Para modificar un certificado de defunción el usuario deberá elegir la opción Modificar

Defunción del menú defunciones. Al elegir esta opción el sistema presentará tres opciones
más, Antes de confirmar en el sistema, después de confirmar en el sistema y por
devoluciones de certificado.
Para cualquiera de los tres casos el sistema mostrará una pantalla de consulta tal como la
especificada para visualizar un Certificado de Defunción7.
7
Ver 6.4.3. Visualizar Defunción.
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Una vez realizada la consulta ya sea por criterios de búsqueda o por número de Certificado
de Defunción8 el sistema traerá una lista con los certificados como resultado de la
búsqueda, para lo cual el usuario deberá hacer clic en el botón >>.
El sistema muestra una ventana con la información del certificado de defunción para
modificar, el usuario podrá ingresar los datos que desea cambiar en cada una de las
secciones de registro de un certificado de defunción9 mediante los botones Siguiente y
Anterior.
8
Ver 6.4.3.1. Consulta por número de certificado y 6.4.3.2.Consulta por Criterios de búsqueda.
9
Ver 6.4.1. Registrar defunción.
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Una vez se han modificado los datos necesarios el usuario debe elegir la opción Modificar
que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, así mismo podrá confirmar un certificado
durante el proceso de modificación del certificado.
6.4.5. CERTIFICAR DEFUNCIÓN
Para Certificar una Defunción el usuario deberá elegir la opción Certificar Defunción del
menú Defunciones.
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El sistema generará una pantalla de consulta10 por Número de Certificado de Defunción o
por Criterios de búsqueda, al ingresar los datos requeridos para la consulta el sistema
traerá una lista con los resultados en la que el usuario deberá elegir la Defunción que desea
Certificar haciendo clic en el botón >>.
10
Ver 6.4.3. Visualizar Defunción
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Al hacer clic sobre la opción elegida la defunción habrá sido certificada y mostrara un
mensaje como el siguiente
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6.4.6. IMPRIMIR DEFUNCIÓN
Para imprimir una defunción el usuario debe elegir la opción Imprimir Defunción del menú
Defunciones.
El sistema genera una pantalla de consulta en la cual el usuario podrá buscar certificados
por Número de Certificado de Defunción o por Criterios de Búsqueda11
11
Ver 6.4.3.1. Consulta por Número de Certificado y 6.4.3.2. Consulta por Criterios de Búsqueda.
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Una vez el usuario ha ingresado los datos para realizar la consulta el sistema genera una
pantalla con una lista de certificados y una caja de chequeo con las opciones Documento
válido para trámite legal y Documento no válido para trámite legal.
El usuario debe elegir el Certificado de Defunción que desea imprimir mediante el botón >>
y una de las dos opciones haciendo clic sobre la caja de chequeo.
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El sistema genera una pantalla con el Certificado de Defunción elegido y la ventana
Imprimir.
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6.4.7. ANULAR DEFUNCIÓN
Para anular un certificado de Defunción el usuario debe hacer clic en la opción Anular
Defunción del menú Defunciones.
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traerá una lista con los resultados en la que el usuario deberá elegir la el Certificado de
Defunción que desea anular haciendo clic en el botón >>.
Al hacer clic sobre el botón >> el certificado queda anulado en el sistema.
6.4.8. CODIFICAR DEFUNCIÓN

12
13
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traerá una lista con los resultados en la que el usuario deberá elegir la el Certificado de
Defunción que desea anular haciendo clic en el botón >>.
Luego de seleccionar el certificado aparecerá la siguiente ventana donde se deberá

seleccionar la categoría y subcategoría de las causas del formulario.
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Una vez realizada la codificación de todas las causas le damos aceptar como muestra en la
siguiente pantalla
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Enseguida el aplicativo mostrara un mensaje como el siguiente
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6.5. FUNCIONALIDADES ADMINISTRACIÓN
En este capítulo se definen las funcionalidades que pueden llevar a cabo el funcionario del
Ministerio de la Protección Social.
6.5.1. ADMINISTRAR CERTIFICADORES
En el menú Administración se encuentra la opción Administrar Certificadores la cual está

conformada a su vez por Crear Certificador y Consultar y Modificar Certificador.
6.5.1.1. CREAR CERTIFICADOR
Para crear un certificador el usuario debe elegir la opción Crear Certificador.
El sistema genera la siguiente pantalla con los datos necesarios para crear un certificador:
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El usuario deberá ingresar los siguientes datos:
Tipo de Es el tipo de documento de identificación según Este campo es obligatorio.

Identificación. sea: Registro Civil, Tarjeta de Identidad, Cédula
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de Ciudadanía, Cédula de Extranjería o

Pasaporte.
Es un campo que provee a los usuarios una lista

de selección de opciones a escoger.
Número de Es el número del documento de identificación Este campo es obligatorio.

identificación. del certificador a crear.
Registro civil el número será máximo de
11 caracteres.

máximo de 11 caracteres numéricos y
puede tener ceros iniciando a la
izquierda.
Cédula de ciudadanía el número será

Cédula de extranjería el número será

Pasaporte el número será máximo de 16

caracteres.
Primer nombre. Es el primer nombre del certificador a crear. Este campo es obligatorio.
Longitud máxima de 30 caracteres, este

campo es opcional.
Es un campo que permite letras y

números, Alfanumérico.
Segundo Es el segundo nombre del certificador a crear. Este campo es opcional.

nombre.
Longitud máxima de 30 caracteres.
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números. Alfanumérico.
Primer apellido. Es el primer apellido del certificador a crear. Este campo es obligatorio.
Segundo Es el segundo apellido del certificador a crear. Este campo es opcional.

apellido.
No. Registro Es número del registro que permite a las Este campo es obligatorio.
Profesional. personas ejercer determinada profesión.
Tipo de Es el nombre de la profesión del certificador a Este campo es obligatorio.

profesión. crear.

Tipo de Es la aplicación a la cual tiene acceso el Este campo es obligatorio.

certificador. certificador que está siendo creado ya sea
Nacimientos, Defunciones o los dos.

Una vez el usuario ha finalizado de ingresar los datos correspondientes a la creación de un

certificado hace clic en crear.
6.5.1.2. CONSULTAR Y MODIFICAR CERTIFICADOR
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Para modificar los datos de un certificador, el usuario debe hacer clic en la opción Modificar
Certificador del menú Administración. El sistema genera una pantalla de consulta.
El usuario deberá ingresar los siguientes datos para realizar la consulta y elegir el botón
Buscar.

Tipo de Es el tipo de documento de identificación según sea: Registro Civil, Este campo es
Identificación. Tarjeta de Identidad, Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería o obligatorio.
Pasaporte.
Es un campo que provee a los usuarios una lista de selección de
opciones a escoger.
Número de Es el número del documento de identificación del certificador a Este campo es
identificación. modificar. obligatorio.
Una vez el usuario ha ingresado los datos para generar la consulta y elegir el botón Buscar
el sistema genera una pantalla con el resultado de la consulta. Para que el sistema
despliegue los datos del certificador el usuario debe hacer clic sobre el link Ver que aparece
en el costado izquierdo del resultado de la consulta.
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El sistema genera una pantalla con los datos del certificador, el usuario modifica los campos
necesarios y hace clic en el botón Modificar.
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Los datos que podrá modificar son los siguientes:
Tipo de Es el tipo de documento de identificación según Este campo es obligatorio.

Identificación. sea: Registro Civil, Tarjeta de Identidad, Cédula
de Ciudadanía, Cédula de Extranjería o
Pasaporte.

Número de Es el número del documento de identificación Este campo es obligatorio.

identificación. del certificador a crear.
Registro civil el número será máximo de
11 caracteres.

máximo de 11 caracteres numéricos y
puede tener ceros iniciando a la
izquierda.
Cédula de ciudadanía el número será

Cédula de extranjería el número será

Pasaporte el número será máximo de 16

caracteres.
Primer nombre. Es el primer nombre del certificador a crear. Este campo es obligatorio.
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números, Alfanumérico.
Segundo Es el segundo nombre del certificador a crear. Este campo es opcional.

nombre.

números. Alfanumérico.
Primer apellido. Es el primer apellido del certificador a crear. Este campo es obligatorio.
Segundo Es el segundo apellido del certificador a crear. Este campo es opcional.

apellido.
No. Registro Es número del registro que permite a las Este campo es obligatorio.
Profesional. personas ejercer determinada profesión.
Tipo de Es el nombre de la profesión del certificador a Este campo es obligatorio.

profesión. crear.

Tipo de Es la aplicación a la cual tiene acceso el Este campo es obligatorio.

certificador. certificador que está siendo creado ya sea
Nacimientos, Defunciones o los dos.

Estado. Es el estado activo o inactivo del certificador en Este campo es obligatorio.

el sistema.
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Una vez hecha la modificación y dado clic modificar aparecerá el siguiente mensaje
6.5.2. CONSULTAR REGISTROS
Para consultar registros de las tablas de referencia el usuario debe hacer clic en el botón
Consultar Registros.
El sistema genera un listado de todas las tablas de referencia.
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Para visualizar una tabla de referencia el usuario debe ser clic en los cuadros que aparecen
en la columna denominada Ver. El sistema generará una pantalla con todos los registros de
la tabla de referencia elegida.
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6.5.3. MODIFICAR REGISTRO
Para modificar datos de una tabla de referencia, el usuario debe hacer clic en la opción
Modificar Registro.
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El sistema genera una pantalla de consulta con la lista de los nombres de las tablas de
referencia.
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Al darle clic en alguna de las opciones de la columna Ver, el sistema genera una pantalla
con la lista de los registros de la tabla seleccionada.
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El usuario debe elegir de la columna Modificar el registro que desee cambiar.
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El sistema genera una pantalla que según el registro elegido presenta los datos a cambiar.
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Una vez el usuario ha modificado los datos, hacer clic en el botón confirmar.
Luego de esto aparecerá el siguiente mensaje
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6.5.4. ADICIONAR REGISTRO
Para adicionar un registro el usuario deberá hacer clic en el menú adicionar Registro.
El sistema genera una pantalla de consulta con las tablas de referencia para la cual se va a
adicionar el registro. El usuario deberá elegir una opción de la columna Agregar Registro.
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El sistema genera una pantalla con los datos que el usuario para adicionar
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Los datos que se deben ingresar son el nombre de:

Nombre. Es el nombre del registro que se va a adicionar. Este campo es obligatorio.
Código. Es el código que identifica el registro que se va a adicionar. Este campo es obligatorio.
Después de dar clic en Confirmar aparecerá el siguiente mensaje
6.5.5. CONSULTAR REGISTRO DE AUDITORIA
Para consultar un registro de auditoría el usuario deberá elegir la opción Consultar Registro
de Auditoria.
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El sistema genera una pantalla de consulta.
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El usuario debe ingresar los siguientes datos:

Fecha inicial. Es la fecha inicial del periodo a consultar. Este campo es obligatorio.
Formato AAAA-MM-DD.
Fecha final. Es la fecha final del periodo a consultar, Este campo es obligatorio.
Formato AAAA-MM-DD.
Esta fecha debe ser mayor a
la fecha de inicio.
Tipo de operación Es la operación para la cual el usuario desea consultar Este campo es obligatorio.
ejecutada. los registros realizados durante el periodo elegido.
Cuando el usuario ha finalizado de ingresar los datos elige el botón Consulta, el sistema
genera una pantalla con los resultados de la consulta.
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6.5.6. SINCRONIZAR
Si el usuario desea sincronizar los datos de la aplicación Web con la aplicación Local o los
datos de las tablas de referencia deberá hacer clic en la opción Sincronizar ingresando
inicialmente por la aplicación local y con rol MPS o Estadístico Vital.
6.5.6.1. SINCRONIZAR HECHOS VITALES
Para sincronizar los hechos vitales de una institución se debe ingresar al submenú
Sincronizar del menú Administración, con un usuario que tenga el rol de estadísticas vitales
de la institución.
El sistema genera la siguiente pantalla:
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Enviar y Recibir Es un campo que provee a los usuarios una lista de selección de Este campo es
Datos. opciones a escoger: obligatorio.
Sincronización de Hechos Vitales

• Generar archivos para la sincronización.(Local)
• Procesar archivo de sincronización. (WEB)
• Cargar registro de sincronización.(Local)
6.5.6.1.1 GENERAR ARCHIVOS PARA LA SINCRONIZACIÓN
En este paso se genera un archivo con los hechos vitales de la institución, una vez el
usuario ha elegido la opción Generar archivos para la sincronización hace clic en el
botón “Generar archivo”, el sistema generará el archivo para ser sincronizado y muestra el
mensaje “El archivo para sincronización se generó correctamente”. Indicando el número de
certificados de nacimiento y defunción incluidos en el archivo de sincronización.
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Luego elige el botón “Descargar archivo para sincronización”. El sistema genera un
cuadro de diálogo en el que deberá elegir la opción “Guardar” para guardar el archivo
generado en su equipo.
Nota: El botón “Descargar archivo para sincronización” solo se activa después de que
se oprime el botón “Generar archivo”.
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El usuario elige la ubicación donde desea que el archivo quede guardado.
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El archivo queda guardado en el equipo del usuario, el cual debe ser recordado en el
momento de la sincronización de archivos en la aplicación Web.
6.5.6.1.2 PROCESAR ARCHIVO DE SINCRONIZACIÓN
Una vez el usuario ha generado los archivos para la sincronización, ingresa a la aplicación
ND Web con un usuario que tenga rol de estadístico vital y en seguida al menú
Administración y Sincronizar. El sistema genera una pantalla con una lista desplegable
donde el usuario deberá elegir el menú “Procesar Archivo Sincronización”
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A continuación elija el botón examinar, el sistema trae una pantalla con los archivos
generados en la aplicación Local, debe seleccionar el archivo a sincronizar (es decir el
archivo creado y guardado en el punto anterior) y a continuación el botón Abrir.
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A continuación elige el botón “Cargar Archivo”. El sistema genera el mensaje “El archivo
se proceso correctamente”.
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A continuación elige el botón descargar Log, el sistema genera un cuadro de diálogo de
Descarga de Archivos, el usuario debera hacer clic en el botón Guardar.
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Elija la ubicación
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El archivo generado se visualizará en la aplicación local, por lo tanto es necesario que el
usuario recuerde donde quedó guardado.
6.5.6.1.3 CARGAR LOG DE SINCRONIZACIÓN
Luego de haber procesado el archivo para la sincronización, el usuario ingresa nuevamente

a la aplicación Local y con un usuario con rol de Estadístico Vital e ingresando a través del
menú sincronizar elige de la lista desplegable la opción “Cargar Log de Sincronización” y
a continuación el botón Examinar.
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El sistema genera un cuadro de diálogo donde el usuario deberá buscar el archivo
procesado para la sincronización y hace clic en el botón Abrir.
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A continuación elige el botón Cargar Archivo
Finalmente el sistema muestra la información de los certificados transmitidos a la aplicación

Web tanto de Nacimientos como de Defunciones. El usuario podrá hacer una consulta en
Excel14 a través de la aplicación Web para verificar que los certificados fueron transmitidos.
14
Ver Capítulo 6.3.6.1 Consultas en Excel (Funcionalidades Nacimientos) y Capítulo 6.4.2.1
Consultas Excel (Funcionalidades Defunciones).
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Los siguientes son los estados que se pueden presentar después de una sincronización.
• Transmitido: Se presenta para los certificados de nacimiento y/o defunción que no

se encuentran en la web, no tienen ningún inconveniente con el número de
certificado, ni representa duplicidad de datos con otros certificados existentes en la
web.
• Transmitido con Anulación: Este estado lo tendrán los certificados de nacimiento y/o
defunción que se transmitieron pero anularon a otro certificado existente en la web
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(base de datos central) por contener la misma información de Identificación, Sexo,
fecha de nacimiento/defunción pero con diferente número de certificado.
• No Transmitido - Ya existe un registro con este número de certificado: Este estado

se presentara en los casos en que el número de certificado de nacimiento o
defunción ya se encuentre registrado en la base de datos central.
• No Transmitido - Los datos del certificador no coinciden: Este estado indica que el
certificado de nacimiento y/o defunción no se transmitió ya que los datos de registro
profesional y tipo-numero de documento de identidad del certificador no coinciden
con los que se encuentran registrados en la base de datos central. La relación de
estos datos implica que los valores deben ser iguales en el local y en la base de
datos central.
• No Transmitido - La fecha del anterior parto es menor a 5 meses: Este estado

únicamente se presentara en los certificados de nacimientos en cuyos casos se
encuentre registrado en la base de datos central un parto asociado a la mamá del
certificado a sincronizar y cuya diferencia entre ambos partos sea inferior a 5 meses.
• No Transmitido - Ya existe un registro con este número de identificación del

fallecido: Este estado únicamente se presentara en los certificados de defunciones
en cuyos casos se encuentre registrado en la base de datos central una defunción
con el mismo tipo y número de identificación del fallecido que venga en el archivo de
sincronización. Esta validación no se realiza par los casos es que el tipo de
identificación es “Sin Información” o para la defunciones fetales.
• No Transmitido - El ID de certificador no existe en el archivo de sincronización: Los

certificados de nacimientos y/o defunciones que no se transmitan por este estado,
serán causados para los registros en cuyo archivo de sincronización no aparezcan
los datos del certificador que registro el hecho vital.
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• No Transmitido - Número de certificado invalido: Este estado puede presentarse en
los certificados de nacimientos y/o defunciones donde el digito de verificación del
certificado no corresponda con el algoritmo definido por el DANE como dato valido
para los registros.
• No Transmitido - No coincide el tipo de identificación con el número de identificación

de la madre: Este estado únicamente se presentara en los certificados de
nacimiento que en el tipo de identificación tengan algún valor diferente a “Sin
Información” pero no venga el número de documento de identidad o viceversa.
• No Transmitido - No coincide el tipo de identificación con el número de identificación

del fallecido: Este estado únicamente se presentara en los certificados de defunción
que en el tipo de identificación tengan algún valor diferente a “Sin Información” pero
no venga el número de documento de identidad o viceversa.
Para el caso “No Transmitido - Los datos del certificador no coinciden” se deben actualizar
los datos de registro profesional, tipo y número de identificación del certificador en la base
de datos local, para que queden tal y como aparece en la base de datos Web y realizar de
nuevo todo el proceso de sincronización.
Para realizar la actualización de datos del certificador ingrese con el usuario

“seguridad_seguridad” y clave “clave111” al modulo de administración local y modifique los
datos indicados.
Para mayor información remítase al ítem Administración de Usuarios del manual Manual de
Usuario Seguridad General V2.2.MPS
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6.5.6.2. SINCRONIZAR TABLAS DE REFERENCIA
Para sincronizar las tablas de referencia se debe ingresar al submenú Sincronizar del menú
Administración, con un usuario que tenga el rol de estadísticas vitales de la institución o rol
MPS.
El sistema genera la siguiente pantalla:

Enviar y Recibir Es un campo que provee a los usuarios una lista de selección de Este campo es
Datos. opciones a escoger: obligatorio.
Sincronización de Tablas de Referencia

• Generar tablas de Referencia (WEB)
• Procesar tablas de referencia.(Local)
6.5.6.2.1 GENERAR TABLAS DE REFERENCIA
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Ingresando a través de la aplicación Web al menú sincronización, el usuario elige la opción
Generar tablas de Referencia de la lista desplegable. El sistema genera una pantalla donde
el usuario debe elegir el botón Generar Archivo.
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El sistema genera el mensaje “El archivo para sincronización se generó correctamente”
El usuario hace clic en el botón Aceptar y a continuación en el botón Descargar archivo

para sincronización. El sistema genera un cuadro de diálogo en la que el usuario debe
elegir el destino en el cual quiere que el archivo quede guardado y a continuación hace clic
en el botón Guardar.
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El archivo queda guardado para proceder con el procesamiento de las tablas de referencia.
6.5.6.2.1 PROCESAR TABLAS DE REFERENCIA
Una vez el usuario ha generado las tablas de referencia, ingresa a la aplicación local en el
menú Sincronización y elige la opción Procesar Tablas de Referencia de la lista
desplegable.
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El usuario selecciona el botón Examinar y el sistema genera un cuadro de diálogo Elegir
archivo, donde deberá buscar el archivo a sincronizar y elegirlo.
Al seleccionar la opción abrir, el sistema sube el archivo y el usuario elige la opción Cargar
Archivo
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Finalmente el sistema genera el mensaje “El archivo para sincronización de tablas de
referencia se generó correctamente.
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6.6. FUNCIONALIDAD PARA TODOS LOS CASOS: CAMBIO DE CONTRASEÑA
La aplicación de Nacimientos y Defunciones presenta la opción Cambio de Contraseña

mediante un menú al cual tienen acceso todos los usuarios de la aplicación, tal como se
muestra en la siguiente pantalla:
Al ingresar al menú Cambio de Contraseña el sistema genera una pantalla con la siguiente
información:
El usuario deberá ingresar los campos que se describen a continuación:
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Actual Es un campo que provee una caja de texto en la que Este campo es obligatorio.
Contraseña el usuario ingresa la contraseña con la que ingresó
inicialmente a la aplicación.
Nueva Es un campo que provee una caja de texto en la que Este campo es obligatorio.
Contraseña el usuario ingresa la nueva contraseña. Mínimo 8 caracteres.
Debe contener letras y números. Al
menos uno.
No debe tener espacios. No pueden
repetirse las tres últimas
contraseñas.
No debe contener el nombre o
apellido del usuario.
Confirmar Es un campo que provee una caja de texto. Este campo es obligatorio.
Contraseña El usuario ingresa de nuevo la contraseña para Esta contraseña debe ser igual a la
confirmar que se digitó correctamente. que ingresó en el campo Contraseña
Nueva.
Una vez ha ingresado los campos hacer clic en el botón Cambio Contraseña. El sistema
visualiza el mensaje “Contraseña cambiada exitosamente”.
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Si el usuario olvidó su clave, hacer clic en la opción olvidé mi clave, la cual se encuentra en
la parte inferior de la caja de texto de clave. El sistema traerá una ventana con los
siguientes datos:
Diligenciar los datos descritos a continuación:

Usuario Es un campo que provee una caja de texto en la que el usuario Este campo es
ingresa el nombre de usuario con la que ingresa a la aplicación. obligatorio.
Documento de Es un campo que provee una caja de texto en la que el usuario Este campo es
identificación ingresa el número de identificación. obligatorio.
Correo electrónico Es un campo que provee una caja de texto en la que el usuario Este campo es
ingresa el correo electrónico en el cual recibirá la clave olvidada. obligatorio.
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Al finalizar de diligenciar los datos, hacer clic en la opción Asignar contraseña. El sistema
enviará la contraseña al correo automático del usuario.
6.7. MENSAJES DE ALERTA PARA LA FINALIZACIÓN DE UNA OPERACIÓN
Cuando el usuario finaliza una operación, el sistema genera mensajes de alerta que
informan operaciones exitosas, errores durante la ejecución, advertencias del sistema sobre
el diligenciamiento de los campos, consultas sin resultado, etc.
Este capítulo muestra los mensajes de alerta que genera el sistema en cada una de las
operaciones.
6.7.1. CONSULTAS SIN RESULTADO
Para aquellas funcionalidades que permiten realizar consultas como consultar nacido
vivo/defunción, visualizar nacido vivo/defunción, consultar en Excel y para revisión y
consulta registro de auditoría, el sistema genera una pantalla con el mensaje “no hay
resultados para ésta búsqueda, por favor revise los datos” en caso de no existir información
para los datos ingresados por el usuario.
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Para el caso de Consultar Excel el enunciado será el mismo, pero el sistema lo muestra de
la siguiente manera.
En el caso de Consulta de auditoría el sistema generará el mensaje “la consulta no arrojó

ningún resultado”.
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6.7.2. CERTIFICADO SATISFACTORIO
Tanto para el caso de registro de certificado de Nacimiento como de Defunción, una vez el
usuario ha seleccionado la opción de registrar y los datos se ha registrado correctamente, el
sistema genera el mensaje “El certificado se ha insertado satisfactoriamente”.
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6.7.3. MODIFICACIÓN DE CERTIFICADO EXITOSA
Cuando el usuario ha realizado la modificación de un certificado de Defunción o de Nacido

Vivo el sistema generará el mensaje “El certificado se ha modificado satisfactoriamente”.
Para el caso en el que el usuario ha modificado un certificado ya sea de nacido vivo o

defunción y elige la opción Confirmar el certificado una vez se registre15 el sistema genera
el mensaje “El certificado se ha modificado y confirmado satisfactoriamente”.
15
Ver capítulos 6.3.3. Modificar Nacido Vivo y 6.4.4. Modificar Defunción. Págs. 64 y 144
respectivamente.
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6.7.4. CERTIFICADO CONFIRMADO EXITOSAMENTE
Cuando el usuario ha registrado los datos de un certificado de Nacido Vivo o Defunción y

elige la opción Confirmar el Certificado una vez se registre el sistema genera el mensaje
“Certificado Confirmado”.
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6.7.5. ANULAR CERTIFICADO
Cuando un certificado de Defunción ha sido anulado el sistema genera el mensaje

“Certificado anulado correctamente”.
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6.7.6. DOBLE DIGITACIÓN
En algunos campos, durante el registro de certificados, el sistema solicita validar los

campos mediante la doble digitación. En los casos en que el usuario continúa con el
siguiente y no ha realizado la doble digitación el sistema genera una ventana de alerta para
recordar al usuario.
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6.7.7. INGRESO INCORRECTO DE DATOS
En los casos en que no se han registrado los datos correctamente o hacen falta datos
requeridos para la ejecución exitosa de una operación el sistema muestra un mensaje de
alerta.
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Igualmente para datos inválidos por formato el sistema genera alertas como la que se
muestra a continuación.
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Finalmente, para el caso de cambio de contraseña el sistema genera alertas en color rojo
para notificar al usuario el error en el que ha incurrido durante el ingreso de una contraseña
nueva.
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6.7.8. CREACIÓN EXITOSA DEL CERTIFICADOR
En el momento en que se ha creado un nuevo certificador en el sistema, este genera el

mensaje “Creación Exitosa del Certificador”.
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6.7.9. CREACIÓN EXITOSA DE REGISTRO
Cuando el usuario ha creado un nuevo registro el sistema genera la siguiente pantalla:
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6.7.10. MODIFICACIÓN EXITOSA DE REGISTRO
Cuando se ha modificado un registro en de las tablas de referencia del sistema, este genera
el mensaje “Modificación exitosa del registro”.
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6.8. AYUDAS EN LÍNEA16
Las ayudas en línea consisten en la visualización de una ventana generada por el sistema
en el borde superior de la ventana de la aplicación que explica de manera detallada el tipo
de información que el usuario debe ingresar y las restricciones de cada uno de los campos.
Se ingresa a través del icono de ayuda que se encuentra en cada uno de los campos a
ingresar por el usuario.
Al hacer clic en el botón de ayuda, el sistema genera una ventana que describe el menú en
el cual se encuentra el usuario y visualiza una caja de lista de selección con los nombres de
los campos de dicho menú. Para regresar a la aplicación oprimir el botón Regresar.
16
Para mayor información acerca de las ayudas en línea remitirse al documento “Ayudas en línea de
la aplicación Nacimientos y Defunciones”.
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Este documento corresponde al manual de usuario de la aplicación Nacimientos y
Defunciones de la aplicación ND del Proyecto Registro Único de Afiliados al Sistema de la
Protección Social –RUAF-, el cual permite al usuario tener una guía de manejo de la
herramienta en los temas de ingreso a la aplicación, perfiles de actores, componentes
visuales y finalmente pantallas y funcionalidades de la aplicación.
Ministerio de la Protección Social

Dirección General de Planeación y Análisis de Política
Cra. 13 No 32-76 Piso 20 Bogotá, D.C.
Teléfono: 3305000 Ext. 2023-2025
Página Web: www.minproteccionsocial.gov.co
Versión 4.1 15/05/2010
Página 213 de 213

Manual Del Usuario Ruaf ND

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Manual de Usuario de los Módulos de Nacimientos y

Defunciones, aplicación NDE del Proyecto Registro

Ministerio de la Protección Social

Autor: Informática Siglo 21

CARLOS JORGE RODRIGUEZ RESTREPO

CARLOS IGNACIO CUERVO VALENCIA

ANDRES FERNANDO PALACIO CHAVERRA

ROSA MARÍA LABORDE CALDERÓN

JUAN PABLO TORO ROA

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 2008

PEDRO JOSE FERNANDEZ AYALA

CARMELA SERNA RIOS

Facilitar al usuario el aprendizaje y manejo de los recursos de los módulos de Nacimientos

El Registro Único de Afiliados (RUAF) es una solución presentada a la problemática de

Características de la aplicación NDE

Nacimientos, Defunciones y Extranjeros (NDE). Esta aplicación maneja la información de

Adicionalmente, procesa la información de entradas y salidas de extranjeros, disponiendo

Para el registro y la actualización en línea de la información de nacimientos y defunciones,

Es importante puntualizar que este manual contiene estrictamente la descripción de la

Para que la aplicación funcione correctamente, es prerrequisito contar con el navegador

Si tiene problemas o sugerencias relacionadas con este manual escribir al correo

A continuación se especifican las actividades correspondientes a los diferentes perfiles de

ACTOR ACTIVIDAD OPCIÓN MENÚ

Modificar datos de un certificado de Defunción registrado Modificar Defunción Defunciones.

Modificar datos de un certificado de Defunción registrado por Modificar Defunción Defunciones.

Cambiar su contraseña actual. Cambiar Contraseña. Cambiar

Modificar datos de un certificado de Defunción registrado antes Modificar Defunción Defunciones.

Modificar datos de un certificado de Defunción registrado Modificar Defunción Defunciones.

Modificar datos de un certificado de Defunción registrado por Modificar Defunción Defunciones.

para efectos de revisión de los datos digitados en el sistema.

Modificar datos de un certificado de Defunción registrado por Modificar Defunción Defunciones.

Sincronizar aplicación con datos registrados por contingencia o Sincronizar. Administración.

Imprimir certificado de Nacido Vivo. Imprimir Nacido Vivo. Nacimientos.

Visualizar datos de un certificado de Defunción a nivel Visualizar Defunción. Defunciones.

Modificar datos de un certificado de Defunción registrado antes Modificar Defunción Defunciones.

Modificar datos de un certificado de Defunción después de Modificar Defunción Defunciones.

Certificar Defunción. Certificar Defunción. Defunciones.

certificar Nacido Vivo y/o defunción. Certificadores: Crear

Consultar Tablas de Referencia de la aplicación. Consultar Registros. Administración.

Modificar registros de las tablas de la aplicación. Modificar Registro. Administración.

Adicionar un registro a las tablas de la aplicación. Adicionar Registro. Administración.

Consultar registros realizados Consultar Registro de Administración.

certificados de Nacido Vivo expedidos en su municipio, para

Nombre Imagen Descripción

Es un marcador para indicar

Es un componente que provee

Es un componente que provee

Es un componente que provee

Es un menú que envía al

Es un signo el cual representa

El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Médico:

5.2. MEDICO LEGISTA

El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Médico Legista:

El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Funcionario de Estadísticas

El siguiente es el menú general para el usuario con el rol Funcionario de Estadísticas

A continuación se presenta el menú para el usuario con rol Funcionario de Oficinas

Permite el registro de Nacimientos y Defunciones mediante los siguientes menús:

El siguiente es el menú para el usuario con rol Estadísticas Vitales DANE: