CICLO DE VENTAS – DOCUMENTACION DE CONTROL 555.

Autorización: Iniciales Fecha

Nombre del Cliente: Maderas y Metales, S.A. Preparó: MHM. 08/08/2016

Revisó:
Año terminado al: 31 DE DICIEMBRE DE 2016

Objetivo de la Documentación del proceso de Ventas

Con el propósito de planear y ejecutar la auditoría, se requiere que el auditor logre una suficiente
comprensión del ambiente de control y los sistemas que recolectan, registran y procesan los datos, y
reportan la información resultante. La documentación del sistema contable puede ser completada a través
del uso de narrativas, diagramas de flujo o una combinación de los mismos. Este formulario proporciona
una herramienta básica de los rasgos del sistema que debe ser considerada cuando se esté
documentando nuestro conocimiento del sistema contable. Comprender el sistema contable y el proceso
de costeo, incluiría la comprensión del punto crítico dentro del ciclo cuando es iniciado el registro de las
transacciones.

Completar esta documentación en cuanto sea relevante para el saldo de cuenta o clase de transacción.
Si se necesita más espacio, anexar las explicaciones adicionales según se necesiten para documentar
su comprensión.

Personal Entrevistado

N Departamen Fecha
Nombre Cargo Antigüedad
o. to entrevista
Alfredo Tumax
[email protected] Gerente de
1.- Ventas 08/08/2016 5 años
m.gt Ventas

2.- Ventas Julio Hernández Vendedor 10/08/2016

[email protected]

I. Generalidades
Alumicentro Guatemala, se dedica a la venta de soluciones en aluminio para la industria en
general. Así como la venta de los productos que complementan los sistemas de carpintería de
aluminio tales como accesorios, empaques y vidrio en toda la república, con presencia de
sucursales en los departamentos de Chimaltenango, Mazatenango, Quetzaltenango y
Chiquimula.
.
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II. Segmentación de Mercado

La segmentación de mercado está orientada de la siguiente manera
 Construcción
 Industria Metal Mecánica
 Industria eléctrica
 Arquitectura y Decoración
 Transporte
 Refrigeración
 Agricultura

Los productos que Alumicentro distribuyen están enfocados a la necesidad adquirida del cliente, ya que son
productos que se venden por que el cliente tiene una necesidad o porque el vendedor crea la necesidad en el
uso del aluminio como solución.

III. Distribución del Departamento

La fuerza de ventas está conformada de la siguiente manera:

Agencia Central
Alfredo Tumax/ Gerente de Ventas
Julio Hernandez
Argentina Barrios
Milton Castillo
Vinicio Castillo
Dagoberto de León/ Proyectos de Ventanería

Agencia Xela
Ever Rodas/ Encargado
Rolando García/ Asistente

Agencia Chimaltenango
Mayveline Yool/ Encargado
Luis Herrera/ Asistente

Agencia Mazatenango
Socorro Paul/ Encargado
Jorge Mario Ola/ Asistente

Agencia Chiquimula
Rollie García/ Encargado
Douglas Rosales/ Asistente
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La cartera de los vendedores es equitativa para que todos tengan las mismas oportunidades de
ingresos, se toma muy en cuenta la relación de los vendedores con los clientes, evaluando
periódicamente su desempeño, ya que es fundamental que ambas partes mantengan una relación
estrecha, llegando a conocer de la mejor manera las necesidades por cliente.

IV. Búsqueda de Clientes nuevos

La prospección general de clientes se realiza principalmente basándonos en el Directorio Oficial de

la Construcción, impreso por la Cámara de la Construcción. Pero de igual forma se emplean todas
las herramientas disponibles, tales como: el uso del internet, referencias, páginas amarillas, etc.

Se realizan visitas programadas con el cliente con la finalidad de exponer a cada uno nuestra gama
de productos que previo a la investigación del cliente, llegamos a concluir que le pueden ser de
mucha utilidad, el acompañamiento de la Gerencia de Ventas es casi siempre implícito.

En otros casos también se hacen visitas toque en frio. (Principalmente proyectos)

Se le toman los datos al cliente. Para tenerlo como futuro comprador, se le da seguimiento para determinar
que sea un cliente potencial.

Existen cuentas especiales a los que se les da un trato distinto, se les hacen visitas cada 15 días, verificando
el nivel de satisfacción de los clientes, adicional se tienen las ventas mayores con empresas a los que se le da
un rato especial.

Los vendedores involucrados en el mercado de perfiles es esencial que conozcan la industria,

características del producto, ya que cada ítem tiene una aplicación distinta a las demás, dependiendo el
proyecto que se desee ejecutar, por lo que es indispensable que el vendedor asesore correctamente a los
clientes, al punto de indicarle al cliente cuales son los productos que él debe de comprar para obtener el
resultado esperado.

La gerencia de ventas le brinda la capacitación y entrenamiento adecuado al personal, así como, las
herramientas para que puedan brindarle al cliente un cálculo aproximado de la inversión que deseen hacer,
de tal manera, que el cliente se retire satisfecho del servicio brindado, así como, la asesoría que se le brindo.
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V. Principales competencias
Los principales competidores para Alumicentro se segmentan por mercado, siendo los siguientes:
 Perfiles de carpintería
 AVCA/Multividrios
 PROALVI
 VIPERSA
 INALVI
 CAVIA
 Perfiles Integrados
 DISAM
 INDUSTRIA MERCANTIL SAN SIMON
 Laminas
 ALUMINOX
 Almacén Americano
 AP Ramirez
 LAMIDECO
 Perfiles Industriales
 Ferreteria La Herradura
 DISAM
 Tuberia Conduit
 LAMIDECO
 Balanzas de Guatemala
 Vidrio
 VIPERSA
 MULTIVIDRIOS
 INDUSTRIA MERCANTIL SAN SIMON
 ACM
 ALUMINOX
 MULTIVIDRIOS
 ALUCOM
 NEON NIETO
 PROYECTOS DE VENTANERIA PERFILERIA EURO
 VENTANAS ALEMANAS
 VENTANAS MEDITERRANEAS
 ALUVER
 VENTANAS EUROPEAS
 LUMINALCO
 CONTRASTE ARQUITECTONICO
 TISMAR
 NEO
 VIGLASS
 PVCENTRO
 COALVI
 GRUPO WINDOOR
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VI. Implementación de metas de ventas

Las metas de Ventas se delimitan anualmente, en función de un presupuesto de ventas, el cual se
formula en los meses de septiembre y octubre de cada año, teniendo como finalidad al mes de noviembre
presentar un presupuesto preliminar a la gerencia regional, ya que se basan en la información histórica en
función a la venta de los productos.

En base al presupuesto presentado por la Gerencia de ventas se toma la decisión de que porcentaje
se incrementara anualmente las metas y se distribuirá la meta mensual tanto por familia de producto como
por agencia. Posterior, se delimitan metas por vendedor.

a) Reporte de ventas por vendedor

La gerencia de ventas todos los lunes elabora en un archivo Excel el detalle de la cartera de clientes
que se está atendiendo, numero de cotizaciones que están pendientes y las actuales, por vendedor, monto
de la venta que se está prospectando, estatus de la venta ya que se necesita saber si hay existencia del
inventario.

A la semana siguiente la Gerencia de Ventas le da seguimiento a las ventas presupuestadas

pendientes, en base a las ventas por vendedor. Con todas estas variables se mide la ejecución de venas por
vendedor, ya tomando datos reales en base al presupuesto elaborado.
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VII. Inicio de Proceso de Ventas

El proceso inicia en el momento que un cliente se presenta en la sala de ventas de Alumicentro, con
el fin de realizar una compra ya sea al crédito o al contado. Si en algún caso el cliente solicita una cotización
de material, se tiene disponible una plataforma la cual se utiliza con el fin de proveerle al vendedor los
parámetros en cuanto a cantidad, medida y peso del proyecto que desea realizar el cliente.

Posterior, se ingresa en la plataforma de cotización de peachtree, la cual automáticamente detalla

las unidades que se deben despachar, precio por unidad y el total.

DESCRIPCION DE
LA MERCADERIA
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Si el cliente decide realizar la compra, el sistema tiene la opción de convertir la cotización/proforma en una
orden de venta, en la Gerencia de Ventas se manejan 2 niveles de descuentos el 3% y 5% los cuales están autorizados por
gerencia, si en algún caso el cliente al realizar su compra solicita un descuento. El mismo sistema indica si hay existencia
de mercadería dentro del stock, al generar la orden de compra.

Se le asigna un papelito con el correlativo de orden y el NIT del cliente, el correlativo es asignado en base al
número de operaciones que se realizan en el periodo ya que los primeros dos dígitos corresponden al año en curso, las
iniciales pertenecen al vendedor y los cuatro últimos dígitos corresponden al número de operación asignada.

Deficiencia:
Las órdenes de VENTA generadas por el departamento de ventas no se encuentran El
sistematizadas ya que cada vendedor asigna un número correlativo a un papel y plasma un
código el cual corresponde a las iniciales del nombre del vendedor, año, código de empleado
y NIT del cliente.
Actividad de Control
Ninguna
Recomendación
Se debe de parametrizar dentro del sistema la asignación de números de órdenes de compra,
ya que en algún momento se puede perder el orden de los correlativos y se puede evitar la
duplicidad del mismo.
sistema contiene todas las órdenes de venta dentro de la plataforma el cual detalla con una “Y” todas aquellas ordenes que
se encuentran en proceso de confirmación, puede derivarse de órdenes que hayan sido requeridas por teléfono. Posterior
se pasa a caja para el pago con el papelito asignado, se imprime la factura, otorgando la original y dos copias al cliente,
luego se dirige a bodega para el despacho del material.

Para los clientes nuevos se llena un formulario con los datos primordiales del cliente, estos datos se recopilan en una base
de datos con el objetivo de darle seguimiento de cómo fue su experiencia en Alumicentro y si en algún futuro desea
realizar una nueva compra.
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El formulario puede ser trasladado a Alfredo Tumax, Wili Rivas, Greyli Ramirez, para que los ingresen al
sistema.

Actualmente por medio de la Gerencia de Ventas, se ha dado tratamiento a cada nuevo proyecto de la inclusión de un
nuevo producto, evaluando la situación actual del mercado, realización del análisis de la competencia, investigación de
precios del mercado, medición de la demanda por medio de entrevistas a clientes potenciales, análisis de costo y
proyección de ventas, todo este trabajo se traslada a la Gerencia General para su respectiva aprobación.

Ejemplo: Linea Europea, Vidrio, Pasamanos de Aluminio, ACM (Lamina de aluminio compuesto)

Deficiencia:
El departamento de ventas no realiza ningún estudio de mercado al momento de
implementar una nueva línea de negocios

Actividad de Control
Ninguna
Recomendación
Se debe de realizar estudios de mercado, con el objetivo de saber cuáles son los
gustos, preferencias y necesidades de sus clientes, dependiendo el tipo de comercio
que cada uno tenga.

Ya que para implementar una nueva línea de negocios se debe de tomar en cuenta la
rentabilidad que tendrá, la demanda del producto.