Met Kanban 1

Productividad II:
Cómo ser más

productivo: Trello
con el método
Kanban
CÓMO SER MÁS PRODUCTIVO: Trello con KANBAN
Índice del curso

1. Metodología KANBAN ....................................................................... 3
1.1. VENTAJAS KANBAN ..................................................................................... 3

1.2. CARACTERÍSTICAS KANBAN ......................................................................... 5
2. Metodología KANBAN CON TRELLO .................................................. 7
2.1. GESTIÓN DE KANBAN CON TRELLO .............................................................. 7

2.2. ELEMENTOS DE TRELLO............................................................................. 10
2.3. CREACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA ............................................... 11
2.4. GESTIÓN DE TABLEROS ............................................................................ 13
2.5. GESTIÓN DE LISTAS ................................................................................. 18
2.6. GESTIÓN DE TARJETAS ............................................................................. 20
2.7. PROYECTOS COLABORATIVOS .................................................................... 23
2.8. POWER-UPS Y EXTENSIONES WEB .............................................................. 26
3. Automatización de tareas .............................................................. 29
3.1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 29

3.2. IFTTT ..................................................................................................... 29
3.3. ZAPIER ................................................................................................... 35
3.4. ALGUNAS RECETAS DE ZAPIER PARA TRELLO ................................................ 41
2
Este curso se enmarca dentro de los cursos de “Productividad” del programa

Mikroenpresa Digitala, en el que seguiremos proponiendo aplicaciones,
herramientas y trucos que nos permitirán organizar mejor nuestro tiempo y
organizar nuestras tareas de una forma más eficiente y con más concentración:
la automatización de tareas y la gestión de las mismas cuando trabajamos en
equipo través de la metodología KANBAN con el tablero TRELLO.
1.Metodología KANBAN
La metodología KANBAN fue desarrollada en Toyota por Taiichi Ohno a principios de
los años 40 dentro del sistema de gestión de producción JIT (just-in-time). Se
trataba de rentabilizar los suministros disponibles para la cadena de montaje de
forma que no fueran demasiado excesivos ni tan escasos que la cadena se tuviera
que parar por falta de recursos.
De esta forma se utilizó para controlar el avance del trabajo en el contexto de una
línea de producción; posteriormente se desarrollaron sus posibilidades con mucho
éxito en el mundo del software, dentro de Microsoft (por David J.Anderson), pero a
día de hoy la aplicación de los tableros KANBAN puede extenderse para cualquier
ámbito o sector.
Esta metodología también la podemos enmarcar dentro de las metodologías Ágiles

O “Agile”, que pretender reducir la burocracia en los proyectos y dar respuestas
rápidas a la gestión del cambio o imprevistos asociados a cualquier proyecto.
En este curso vamos a esbozar una orientación de lo que sería un tablero KANBAN
genérico con la herramienta TRELLO, que nos servirá para reflejar los estados de
nuestro flujo de trabajo.
1.1. VENTAJAS KANBAN
Las ventajas y bondades de este sistema las podríamos sintetizar en las siguientes
que recogió Anderson en su libro “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your
Technology Business”:
- Permite visualizar el trabajo de un solo vistazo: Esto te permite detectar

los cuellos de botella de tu flujo de trabajo, la saturación de algún miembro,
conflictos entre tareas…
3
- Hay que limitar el trabajo en curso (Work in Progress), para intentar

concentrar nuestro esfuerzo en ir terminando tareas. La multitarea mental no
existe y si existiera, restaría eficacia a nuestro trabajo.
- Te ayuda a organizarte: Hay que ir logrando destreza en la definición de
tareas, lo que te permitirá saber mucho mejor qué es lo que tienes que hacer.
Se dice que las tareas deben ser INVEST(Independientes, Negociables,
Valorables, Estimables, Escalables-scalable- y verificables –testable-)
- Es un sistema flexible con múltiples variaciones: Te permite adecuarlo a
tus necesidades o las de tu equipo, en el que puedes extraer todo su potencial
cuando estás trabajando en proyectos en común con otras personas.
- Supone además un estímulo del rendimiento y te permitirá perfeccionar tu
flujo de trabajo para ganar en eficiencia.
El tablero Kanban es la herramienta que nos sirve para aplciar estos principios.
Para poder disfrutar de las ventajas de KANVAN tendremos además en cuenta

ciertas actitudes a la hora de enfrentarnos a nuestras tareas:
- Concentración: si nos concentramos en las tareas, en lo que haces en cada

momento, la calidad del resultado se verá reforzado. (Al limitar el WIP te obliga
a concentrarte en lo que haces en cada momento).
- Reducir el trabajo en curso y hacer entregas regulares: Si el resultado obtenido
es correcto, se obtiene una satisfacción inmediata por el trabajo realizado y si
no son correcto, cuanto más corto sea el ciclo de trabajo más rápido podremos
detectar errores y proponer soluciones.
- Equilibrar el flujo entre la demanda y la capacidad de producción.
- Priorizar, tanto por parte del cliente como por parte del equipo.
Kanban no reinventa los métodos de trabajo ni propone formas distintas de

ejecutar las tareas. Sólo propone una forma distinta de coordinar el trabajo y hacer
visible su evolución.
Kanban es una excelente herramienta de colaboración al ser el tablero un elemento

visual para todos los miembros del proyecto, de forma que cada uno de ellos
puede saber de forma rápida y sencilla qué tareas están en marcha, cuáles están
pendientes y qué porcentaje se ha terminado.
Pero el tablero también puede utilizarse para organizar el trabajo a nivel personal.
Kanban no es una técnica de planificación, sino de distribución y seguimiento de

trabajo. No hay que confundir “tareas” con “trabajos” y “estados”.
4
1.2. CARACTERÍSTICAS KANBAN
KANBAN es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales” (Kan significa
visual y Ban, tarjeta). El objetivo es gestionar de una manera visual como se van
completando las tareas. KANBAN se fundamenta en las siguientes reglas:
1.- Visualizar el flujo de trabajo.
Debes dividir tu trabajo en fases de forma que podamos tener un mapa visual de
los que sería el flujo de trabajo dividido en columnas. Este flujo de trabajo podrá
ser diferente según el proyecto de que se trate.
Puede ser de esta forma:
Petición de tareas Selección de Desarrollo Prueba Terminado

tareas
O esta otra, la más simple:
To do Doing Done
“Cosas a hacer” “Cosas que se están haciendo” “Cosas hechas o terminadas”
El objetivo es que de un solo vistazo podamos controlar qué trabajo queda por
realizar, que se está realizando y por quién y qué está hecho; teniendo siempre
clara cuál es la priorización de tareas.
En este flujo de trabajo escenificado en columnas podremos añadir nuestras tareas

pendientes a realizar o controlar en cada una de ellas.
Estas columnas no corresponden a las fases del proyectos sino más bien a los
sucesivos estados por los que pasa una tarea
Si bien en la explicación de este curso utilizaremos aplicaciones digitales para crear

nuestro fichero KANBAN, también es común ver tableros KANBAN sobre pizarras en
las que las tareas son post-it.
2.- Determinar el límite de “trabajo en curso”
En trabajo en curso (WIP: Work in Progress) debe estar limitado para que se
conozca cuál es el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada una
de las fases. Podríamos representarlo con un número en cada una de las columnas:
Petición de tareas Selección de Desarrollo (4) Prueba (1) Terminado

tareas (5)
5
A ese número se le conoce como límite del Work in Progress. Este número te
permitirá centrarte en las tareas y en cerrarlas, no en comenzar tareas, ya que te
limitará el número de tareas que debe haber en cada fase según tus recursos y
tendrá un gran impacto en la productividad. Si el WIP es muy bajo, singnifica que
las tareas se realizarán rápido pero puede que tengas recursos ociosos porque no
todos podrán estar trabajando en una misma tarea. Por el contrario, se el WIP es
muy alto existe el riesgo de estar trabajando en demasiadas cosas sin darles pronta
salida.
Podemos concluirque el WIP de un KANBAN actúa como una señal de alerta de la

productividad y rendimiento de nuestro sistema.
Kanban no determina cuál es el WIP óptimo. Anderson proponía que el WIP fuera
de 1:1 de modo que todo el mundo esté concentrado en lo que hace, pero esta
regla puede ser factible sólo en entorno de proyectos software. Por regla general
podemos estimar que un WIP óptimo podría ser 5-6 tareas en “Doing” o
“Desarrollo” ya que podremos tener tareas que para completarlas necesitemos de
otro o estemos a la espera de algo (por ejemplo, nos falta un documento que nos
tienen que enviar para entregar una solicitud). Por lo tanto, podemos limitar una
concurrencia de 5 o 6 tareas por persona y a partir de los resultados, ir reduciendo
la cifra.
3.- Medir el tiempo en completar una tarea
El tiempo que se tarda en terminar cada tarea (desde que se solicita hasta que se
entrega), es el “Lead time”.
La visualización de tareas implica que la mejor forma de aplciar la metodología

KANBAN sea a través de un tablero (puede ser digital o físico)

Met Kanban 1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Met Kanban 1

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Met Kanban 1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Productividad II:

Cómo ser más

Índice del curso

1.1. VENTAJAS KANBAN ..................................................................................... 3

2. Metodología KANBAN CON TRELLO .................................................. 7

2.1. GESTIÓN DE KANBAN CON TRELLO .............................................................. 7

3. Automatización de tareas .............................................................. 29

3.1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 29

Este curso se enmarca dentro de los cursos de “Productividad” del programa

Esta metodología también la podemos enmarcar dentro de las metodologías Ágiles

1.1. VENTAJAS KANBAN

- Permite visualizar el trabajo de un solo vistazo: Esto te permite detectar

- Hay que limitar el trabajo en curso (Work in Progress), para intentar

Para poder disfrutar de las ventajas de KANVAN tendremos además en cuenta

- Concentración: si nos concentramos en las tareas, en lo que haces en cada

Kanban no reinventa los métodos de trabajo ni propone formas distintas de

Kanban es una excelente herramienta de colaboración al ser el tablero un elemento

Kanban no es una técnica de planificación, sino de distribución y seguimiento de

1.2. CARACTERÍSTICAS KANBAN

1.- Visualizar el flujo de trabajo.

Puede ser de esta forma:

Petición de tareas Selección de Desarrollo Prueba Terminado

O esta otra, la más simple:

En este flujo de trabajo escenificado en columnas podremos añadir nuestras tareas

Si bien en la explicación de este curso utilizaremos aplicaciones digitales para crear

2.- Determinar el límite de “trabajo en curso”

Petición de tareas Selección de Desarrollo (4) Prueba (1) Terminado

Podemos concluirque el WIP de un KANBAN actúa como una señal de alerta de la

3.- Medir el tiempo en completar una tarea

La visualización de tareas implica que la mejor forma de aplciar la metodología

También podría gustarte