COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Paso 4 - Formulación y definición del plan estratégico de comunicación

Presentado por:

Mayerly Patricia Uribe Puerto

Ahymara Esther Gordillo Gómez
Karen Daniela Virgüez Sepúlveda
Diana Patricia Sánchez Buitrago
Ana González

Tutora: Lizette Cely

Grupo: 126023A_1394

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios - ECACEN

Bogotá D.C,

Noviembre 2023
 Contenido
Introducción ............................................................................................................................... 3

Objetivos .................................................................................................................................... 4

General ................................................................................................................................................ 4
Específicos. ......................................................................................................................................... 4
Análisis de la situación .............................................................................................................. 5

Análisis de la situación externa........................................................................................................... 5

Objetivos Estratégicos ........................................................................................................................ 7
Análisis DOFA........................................................................................................................... 9

Definición de los objetivos de comunicación .......................................................................... 10

Realización del cronograma y presupuesto.............................................................................. 12

Resumen ejecutivo del plan ..................................................................................................... 13

Conclusiones ............................................................................................................................ 16

Referencias Bibliográficas ....................................................................................................... 17

 Introducción

La comunicación es un pilar fundamental en el éxito de cualquier organización,

sirviendo como puente que conecta a la empresa con sus empleados, clientes y otras partes
interesadas. Un Plan Estratégico de Comunicación Organizacional es esencial para gestionar
de manera efectiva los mensajes que una organización transmite, garantizando coherencia,
claridad y alineación con sus objetivos fundamentales.
La comunicación organizacional se convierte en un componente estratégico para
construir y mantener la reputación de la empresa, fomentar la participación de los empleados
y cultivar relaciones sólidas con clientes y socios.

En la concepción y ejecución de este plan no solo se trata de enviar y/o recibir

mensajes, sino de comprender la cultura interna, las dinámicas del mercado y las tendencias
emergentes para diseñar estrategias que impulsen el éxito a largo plazo. A través de un
análisis profundo de la situación, la identificación de objetivos claros, la definición de
audiencias específicas y la selección adecuada de canales de comunicación, se crea un marco
que potencia la efectividad de la comunicación organizacional.

Este documento aborda los elementos esenciales para desarrollar un Plan Estratégico
de Comunicación Organizacional, proporcionando una guía paso a paso para que la
organización seleccionada para el ejercicio pueda construir y fortalecer sus relaciones a través
de una comunicación coherente, significativa y alineada con sus metas y valores
fundamentales.
 Objetivos

General

• Analizar la comunicación interna y externa de la Fundación Sainville, para proponer

un plan estratégico de comunicación.

Específicos.

• Realizar un análisis detallado de la situación actual de la Organización Fundación

Sainville que sirva como base para la elaboración de la matriz DOFA.
• Definir los objetivos en coherencia con la situación identificada o problema.
• Elaboración del cronograma y presupuesto junto con el informe ejecutivo
 Análisis de la situación

De acuerdo con Aljure Saab, A. (2015), los pasos para elaborar un Plan Estratégico de
Comunicaciones PEC, inician con un riguroso análisis de la situación organizacional en los
niveles interno y externo. en este ejercicio se atienden las orientaciones del autor para la
construcción de la propuesta PEC a la organización Fundación Sainville y en este sentido, se
revisa la información resultado de la aplicación de la herramienta y documentos existentes,
encontrando:

Análisis de la situación externa

El entorno
La fundación Sainville se encuentra en la localidad quinta de Bogotá D.C, Usme, en
la UPZ 58 Comuneros, en el barrio Chicó Sur, sector Charalá. Este es un territorio constituido
básicamente por habitantes categorizados en estratos socioeconómicos 1 y 2; con presencia
institucional creciente en relación con servicios asistenciales y de educación; en el sector
están presentes varias universidades realizando proyectos de extensión social de manera
ocasional y de manera presencial constante, la Universidad Santo Tomás con el Centro de
Proyección Social.
Sector
La Fundación es una organización privada sin ánimo de lucro que se categoriza en lo
que se conoce como el tercer sector compuesto por todas las entidades sin fines de lucro (los
otros dos sectores con el Estado y el sector productivo). La fundación fue creada sin fines de
lucro ofertando servicios a la población “más empobrecida del sector”
Mercado - competidores y clientes

El mercado de la Fundación Sainville desde su creación es la población en situación

de vulnerabilidad del sector en especial, mujeres niñas, niños y adolescentes; sus
competidores en la oferta de servicios se fueron consolidando alrededor de la misma en forma
de los programas del Estado que se fueron creando a modo gratuito y como complemento a la
educación por ejemplo con la jornada extendida que contempla programas culturales y
deportivos que la Fundación tiene en su portafolio como estrategia de ocupación del tiempo
libre, o con el programa de alimento caliente que también formó parte de la oferta de
servicios de la Fundación.
 En cierto sentido las Universidades presentes en la zona con sus proyectos de
proyección social son aliadas a la vez que competidores, porque llenan las demandas de
formación gratuita para mujeres y/o jóvenes, niñas y niños que la organización oferta, en
ocasiones en dupla con estas entidades.

Proveedores – Distribuidores, no aplica como tal al perfil de la organización ya que

no se dedica a producción y comercialización sino a la oferta de servicios clasificados como
sociales o actividades meritorias, como atención a niñas y niños, personas mayores y mujeres
en temas de formación alternativas, como cultura, recreación, ocupación de tiempo libre y
asistencia alimentaria.

Mapa de Público percepciones, intereses, notoriedad e imagen real.

De acuerdo con la herramienta aplicada en el desarrollo de la guía anterior se encontró que en
general la percepción de la organización hacia el público es de una organización útil a la
comunidad; aunque la herramienta se aplicó principalmente para evaluar la comunicación
interna, también da luces sobre la percepción con personas externas, y esto es evidente en las
respuestas positivas en relación con preguntas sobre la eficacia en los procesos participativos
de la Fundación y en la calidad de comunicadores por parte de las personas responsables de la
misma.

Antecedentes
La Fundación Sainville es creada en 1994 por las hermanas Dominicas de la
Presentación como una estrategia pastoral de atención a la población que estaba llegando a la
localidad 5 Usme, como consecuencia del desplazamiento por el conflicto armado en
Colombia, (Usme para la época era la segunda localidad receptora luego de Ciudad Bolívar),
durante los primeros diez años la fundación fue líder en gestión de recurso en la localidad
tanto de orden público, como privado e incluso de cooperación Internacional con el Gobierno
de la Rioja (España). Los siguientes se dedicó casi exclusivamente al tema de atención
nutricional a través de comedores comunitarios, atendiendo Usme y Sumapaz, estos
comedores eran para niñas y niños en edad escolar financiados por la Alcaldía Mayor de
Bogotá.

Entre los proyectos más sobresalientes ejecutados por la fundación se destaca el de

Generación de Empleo Urbano para mano de obra no calificada orientado a 60 jóvenes que
diseñaron y crearon el pasaje de la luna y el sol con la escultura de la princesa Usminia que
hoy es patrimonio distrital y símbolo de la localidad.
La filosofía de la Fundación se fundamenta en su origen religioso y se basa en el servicio a la
comunidad.

Su Visión es: “Desarrollar procesos que contribuyan a la inclusión social, cultural y

productiva de las comunidades en situación de vulnerabilidad, aportando a la construcción de
una sociedad justa, amorosa y solidaria.”
Visión “Ser una organización modelo en el servicio social y comunitario, con amplias redes
de apoyo, que contribuye al desarrollo humano y a la construcción de paz.”

Objetivos Estratégicos

La fundación ha desarrollado en sus estatutos la inclusión de principios como:

Verdad y lealtad, Honestidad y responsabilidad, Respeto, Dialogo y participación, Búsqueda
del común, Innovación

Desarrolla fines o propósitos relacionados con Planificar, gestionar y ejecutar

procesos y proyectos orientados a las personas más empobrecidas de la sociedad, a personas
marginadas o víctimas de la violencia a través de la generación de alianzas y redes que en
efecto fueron muy fuertes por los primeros 10 o 15 años de la fundación desde su creación.
Incluye en sus estatutos también una serie de objetivos para lograr su Misión entre los cuales
se destacan.

“Generar procesos productivos que respondan a las expectativas de los beneficiarios y

al crecimiento de la economía familiar como estrategia para disminuir el desempleo”
“Asesorar integralmente a las personas víctimas de la violencia, con atención humana y
efectiva para su reinserción a la vida Social”
“Realizar procesos de investigación con el fin de conocer la realidad que se va a intervenir”

Estructura y Política Empresarial

En este aspecto la Fundación no cuenta con una estructura empresarial propiamente
dicha en tanto no genera ningún producto que le propicie la sostenibilidad; por el contrario la
estructura administrativa inicial fue dada por el orden la de las hermanas dominicas de La
Presentación y la organización derivo su sostenimiento de dicha orden religiosa, con lo cual
no se consideraron los costos administrativos y operativos como parte del presupuesto a
gestionar sino que todos los recursos de invirtieron en la función social; al quedar la
organización en manos de personas laicas, ellas se quedaron también a expensas del
voluntariado que no es fácil conseguir y mantener.

Procesos Políticos y Normas

En relación con el tema normativo que rige el sector y el mercado en el cual se mueve
la Fundación Sainville, éste en realidad no cambia desde 1995 con la adopción del Decreto
Ley 2150 que reguló la inclusión de las ONG sin fines de lucro y su inclusión en las Cámaras
de Comercio de cada ente territorial; lo que sí afecta a la organización es la adopción de las
Normas Internacionales Contables NIIF, (Decreto 2784 de 2012), norma que debió ser
aplicada desde 2015 como fecha máxima sin que se hubiera hecho con lo cual se deterioró
bastante, la calidad de la información administrativa de la organización.

Finalmente, como se expuso en los primeros trabajos de este ejercicio, el cambio en las
circunstancias que generaron la creación de la fundación, tales como la oferta de servicios
asistenciales por parte del estado y la disminución de llegada de población desplazada por el
conflicto armado al territorio; así como la ruptura de las redes constituidas para ese propósito,
exigen de la organización un replanteamiento general de la misma incluido un adecuado Plan
Estratégico de Comunicaciones.
 Análisis DOFA

Ilustración 1 DOFA

Fuente: Elaboración propia

 Definición de los objetivos de comunicación

Actores o Área
Situación o Tiempo de
Personas Involucrada o Acción o Solución a Realizar
Problema Realización
Involucradas a cargo

Realizar una campaña de

Departamento concientización en redes
Equipo de de sociales y eventos comunitarios
Desconexión con la
Comunicaciones Comunicacione para destacar los programas y 3 meses
Comunidad
de la Fundación s y Relaciones logros de la Fundación y de tal
Públicas manera involucrar a nuevos
colaboradores y darse a conocer

Necesidad de Capacitar al personal en las

Adaptarse a las Equipo Departamento NIIF, actualizar los procesos
Normas Administrativo, Administrativo contables y asegurar la 6 meses
Internacionales Contadores y Financiero consistencia y transparencia en
Contables NIIF la información financiera.

Implementar un programa de
Falta de Departamento participación ciudadana que
Líderes
Participación de la de Programas incluya foros comunitarios, 3 meses
Comunitarios
Comunidad Sociales encuestas y oportunidades de
voluntariado.

Recursos Mejorar los canales de

Humanos y comunicación interna,
Desafíos en la Todos los
Departamento incluyendo reuniones regulares,
Comunicación Empleados de la 2 meses
de boletines informativos y
Interna Fundación
Comunicacione plataformas colaborativas en
s línea.
 Dirección Identificar oportunidades para
Representantes
Necesidad de Ejecutiva y colaborar con universidades y
de Universidades
Establecer Alianzas Departamento entidades sociales, negociar 5 meses
y Entidades
Estratégicas de Desarrollo acuerdos y establecer relaciones
Sociales
Institucional sólidas.

Mejorar las
Fin
estrategias de la
organización.

Capacitar al personal en
Mejorar los canales de
NIFFY y asegurar la
comunicación interna
información contable

Campaña de
Alianzas con universidades
concientización en redes

Programa de participación
Eventos comunitarios
ciudadana
 Realización del cronograma y presupuesto
Ilustración 2 Cronograma

Fuente: Elaboración propia

 Resumen ejecutivo del plan

Se identifica que la Fundación Sainville ha perdido el interés en el cumplimiento de

sus objetivos, experimentó un cambio repentino en la dirección y la pérdida de las
fundadoras, lo que generó una falta de comunicación interna efectiva. La información se
manejaba por una sola persona y las decisiones no se coordinaban adecuadamente. Esto
resultó en una falta de comprensión y apropiación de la misión y visión de la organización
por parte de los empleados, afectó el sentido de pertenencia de los empleados y la
optimización de los procesos debido a la falta de comunicación sobre la planificación
participativa, impactando en la rentabilidad de la organización. Por otro lado, mediante un
ejercicio práctico con el personal interno de la organización se logró aplicar mediante una
herramienta de investigación una encuesta con el objetivo de conocer el nivel de
comunicación que tiene la organización entorno a sus procesos internos, por lo cual se logró
observar que en general hay desconocimiento de la situación real del modelo de
comunicación de la organización en el grupo de personas directivas y colaboradoras; sin
embargo, se deduce que existe afecto y confianza por la organización por lo cual aún
persisten en mantener sus niveles y canales de comunicación.

Adicionalmente, una de sus varias fortalezas que cuenta la fundación es el apego que
tiene el personal interno a los propósitos y objetivos de la organización, cuenta con una
percepción positiva en cuanto a los canales de comunicación cotidianos, sin embargo también
de identifican algunas debilidades entre las cuales mencionamos déficit en la inclusión del
personal en cuanto al seguimiento de metas y proyecciones, déficit en la definición de un plan
de política efectivo que defina los procedimientos para el flujo de información a los
empleados. Adicional, es importante conocer que también cuenta con una serie de
oportunidades en cuanto a cambios en la circunstancia de la creación de la fundación
implementando mejores prácticas de manejo en sus procesos, disminución de la llegada de
población desplazada, lo cual permitirá enfocarse en otra áreas, sin embargo la fundación
también cuenta con amenazas las cuales se deben mitigar como la falta de coordinación lo
cual impacta en el proceso de comunicación, desconexión con el personal lo cual genera una
falta de sentido de pertenencia de los empleados, por cual es importante agregar que este
análisis permite elaborar estrategias mediante una evaluación tanto de los factores internos
(Fortalezas y Debilidades), como externos (Oportunidades y Amenazas) que pueden estar
afectando a la organización en cuanto al logro de los objetivos.

Por otro lado, es importante señalar que mediante el análisis estratégico se logró
observar algunas situaciones que están afectando el logro de los objetivos de la organización
entre los cuales podemos encontrar, desconexión con la comunidad, necesidad de adaptarse a
las Normas Internacionales Contables NIIF, falta de participación de la comunidad, desafíos
en la comunicación interna, lo que conlleva a que la organización no cumpla a criterio con
sus procesos y normas, por lo cual y mediante un análisis se logró determinar algunas
acciones que se podrán implementar en la organización con el fin de optimizar sus
problemáticas, entre las cuales podemos mencionar; realizar una campaña de concientización
en redes sociales y eventos comunitarios para destacar los programas y logros de la
Fundación y de tal manera involucrar a nuevos colaboradores y darse a conocer, también
capacitar al personal en las NIIF, actualizar los procesos contables y asegurar la consistencia
y transparencia en la información financiera; implementar un programa de participación
ciudadana que incluya foros comunitarios, encuestas y oportunidades de voluntariado. Entre
otras. Lo anterior siempre apuntando al logro de sus objetivos y mediante el cual se
implementan los planes operativos para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos. Es por
ello su vital importancia, ya que en un entorno competitivo es imposible lograr los objetivos
sin un plan definido.

Por consiguiente, es importante añadir como plan estratégico la implementación de un

cronograma y presupuesto a fin de programar las actividades anteriormente mencionadas para
ser aplicadas en la fundación, así como el tiempo para llevarlas a cabo, así mismo se incluye
las personas responsables de cada actividad, el cual está pronosticado a desarrollarse en un
tiempo estimado de tres meses, con el objetivo de que se logre una óptima comunicación y
una efectiva realización de sus procesos.

Para concluir es importante agregar que la comunicación es y ha sido un factor

principal en la construcción de las relaciones, es un pilar fundamental de la sociedad, su
importancia radica en facilitar la transmisión efectiva de información, el entendimiento
mutuo y la construcción de conexiones significativas. Sin una comunicación sólida, el
progreso y la colaboración se vuelven difíciles, lo que destaca la necesidad de cultivar
habilidades comunicativas y fomentar un diálogo en las organizaciones empresariales.
 Por lo tanto, un Plan estratégico enmarca significativamente el logro de cumplir los
objetivos, eficiencia productiva y una mejor calidad de vida y trabajo para todos los
miembros de la fundación.
 Conclusiones

En conclusión, el análisis detallado destaca la necesidad urgente de un

replanteamiento organizacional, subrayando la falta de conocimiento sobre la utilidad de la
comunicación asertiva en niveles directivos y operativos. Aunque existe una percepción
positiva en aspectos como la existencia de un plan de comunicaciones y canales cotidianos, la
encuesta revela una disparidad significativa en la participación en decisiones y en el flujo de
información. La propuesta de un Plan Estratégico de Comunicaciones, con énfasis en la
formación sobre la importancia de la información en la toma de decisiones, emerge como una
medida esencial para abordar estas brechas y fortalecer la eficacia y participación en la
organización.

Ahymara Gordillo Gomez

Todas las empresas necesitan dinámicas para poder comunicarse, ya sea de manera
externa o interna, la comunicación va ligada en todos los aspectos organizacionales. Es por
eso que nace la necesidad de realizar planes que sirvan como guía para darle seguimiento a
procesos comunicativos y que el desarrollo de las actividades empresariales, sea óptimo y
asertivo.

Karen D. Virgüez S.

El Plan Estratégico de comunicaciones que se propone a la Fundación Sainville

pretende mejorar la proyección de la organización tanto en el nivel interno en los niveles
directivos y operativos como, hacia el entorno próximo mediante el fortalecimiento de la
comprensión en la dinámica cambiante del mismo, de modo que se opte por un
replanteamiento de su misionalidad, metas y objetivos considerando los cambios sucedidos
en los últimos años y se dé la relevancia que tiene la comunicación organizacional para
consolidar el liderazgo de sus directivas.

Ana Mery González Suárez

Se concluye que un Plan estratégico enmarca significativamente al logro de los

objetivos, eficiencia productiva y una mejor calidad de vida y trabajo para todos los
miembros de la fundación Sainville a nivel interno como externo, con el fin de mejorar a
cabalidad con sus procesos y fortalecimiento de una comunicación efectiva y eficiente.
Diana Sánchez
 Referencias Bibliográficas

Aljure Saab, A. (2015). El plan estratégico de comunicación: método y recomendaciones

prácticas para su elaboración. Editorial UOC (pp 77-132). https://elibro-
net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/57730?page=11