Caja menor

EL Fondo caja de Menor es aquel que se crea en las empresas para manejar
pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su
manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace
complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la
solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo
de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que
mientras en algunas $500.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de
un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta

políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen
determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se
deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de

bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad
para que lo administre.
 Es un fondo fijo en poder de algunos funcionarios de la empresa, creado para
desembolsos en efectivo de menor cuantía, cuando no se justifica girar un cheque.

Este fondo debe estar representado en dinero o en comprobantes reembolsables que

sirvan de soporte del pago correspondiente.

Los registros contables relacionados con el fondo de caja menor son:

1. Creación del fondo de caja menor, para esto se gira un cheque a nombre de la
persona responsable del manejo del fondo, por el monto que la empresa haya
decidido. Tal operación origina el siguiente registro:

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1105 Caja 900.000
110510 Caja Menor 900.000
1110 Bancos 900.000
11100501 Colombia 900.000
Total $ 900.000 $900.000

2. Pagos por caja menor: a medida que se requiera hacer las cancelaciones
autorizadas, esas se realizan con el dinero del fondo, quedando en su reemplazo
el comprobante respectivo, sin que haya lugar a registro alguno.
 3. Reembolso del Fondo de caja menor: cuando el dinero del fondo se haya
agotado o cuando finalice el periodo contable, se hace indispensable reintegrar el
dinero del fondo, para lo cual se gira un nuevo cheque por el valor exacto de los
comprobantes de pago que haya hasta ese momento. El cheque por el reembolso
debe ser girado a nombre del empleado responsable del fondo.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

5195 Gastos diversos 675.000

1110 Bancos 675.000

Total 675.000 675.000

4. Aumento del fondo de caja menor: este da origen a un registro igual al de la

creación del fondo, por el monto que se desea incrementar, se debe realizar un
acta de aumento de caja menor

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1105 Caja general 300.000
110510 Caja menor 300.000
1110 Bancos 300.000
1110501 Colombia 300.000
Total 300.000 300.000

5. Cancelación del fondo de caja menor: el registro contable consiste en un debito a

bancos y un crédito a caja menor por el valor existente en el fondo: este mismo
asiento se utilizara para cuando se disminuya el valor del fondo de caja menor.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1110 Bancos 1.200.000
1110501 Colombia 1.200.000
1105 Caja 1.200.000
110510 Caja Menor 1.200.000
1.200.000 1.200.000
 6. Sobrantes y faltantes del fondo de caja menor: si en el momento de un arqueo o
al hacer el reembolso del fondo, la suma de los comprobantes, más el dinero
existente, es diferente del monto establecido para el fondo, se presenta un
faltante o un sobrante del fondo de caja menor.

En estos casos, la práctica contable generalizada es:

- Si la diferencia es un faltante, se debita la cuenta de cuentas por cobrar a

trabajadores con el fin de ser descontado posteriormente al funcionario respectivo.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

- Si la diferencia es un sobrante, se acredita el valor en la cuenta de ingresos diversos

afectando, así las cuentas de resultados del periodo.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

 Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a

rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes
de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de
caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

5195 Diversos 186.000
519525 Elementos de aseos y cafetería 57.000
519530 Útiles y papelería y fotos copias 9.000
519535 Combustibles 120.000

1110 Bancos 186.000

11100501 Colombia 186.000

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al
momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún
reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por
su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de
causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el
reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios
de causación y realización los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que
figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado
procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de

reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el
hecho económico que soportan.
 MODELO DE UN ACTA DE CONSTIUCION DEL FONDO FIJO D CAJA MENOR
ACTA Nº 04
Siendo hoy 01 de Agosto DEL 2015 a las 11:30 AM en la ciudad de Barranquilla, se da inicio a la
presente reunión en la sala de juntas de la empresa ubicada en Cra 53 No 70-123.
ORDEN DEL DIA
1. Verificación del Quórum
2. Lectura y aprobación del acta anterior.
3. Apertura de caja menor
4. Monto de la caja menor
5. Responsable del manejo de la caja menor
6. Valor máximo a pagar por caja menor
7. Base mínima para el reembolso de la caja menor
1. Verificación del Quórum:
Se ha verificado el Quórum, el único faltante a la reunión es el señor Julio Castro (Representante de
cafetería).
2. Lectura y aprobación del acta anterior:
Todos los asistentes estuvieron de acuerdo con la lectura del acta Nº03 efectuada en la anterior sesión.
3. Apertura de caja menor:
La presente reunión se realiza por motivo de hacer apertura a la caja menor de la empresa la cual
estará vigente a partir del 01 de Agosto de 2007 hasta el 01 de Agosto de 2008; los arqueos se
realizaran cada quince días para verificar el buen control de la caja.
4. Monto de la caja menor:
La caja menor tendrá un monto total de $1.000.000
5. Responsable de la caja menor:
La caja menor será manejada por la secretaria de talento humano; llegado el caso que esta primera
responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro motivo no pueda
hacerse cargo de esta, la caja pasara a manos del/la tesorero/a.
6. Valor máximo a pagar por caja menor:
Se ha acordado que el valor máximo a pagar por caja menor es de $250.000 que corresponde al 25% del
monto total de la misma.
7. Base mínima para el reembolso de la caja menor:
Se convino que el reembolso tendrá que ser exigido al haber utilizado el 70% del monto total de la caja
menor, es decir al poseer tan solo $300.000.

KAREN LIZETH CUADROS PATRICIA MARIA RODRIGUEZ

Presidenta Secretaria
 Arqueos de la caja menor
Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por los
Administradores , diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de
garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean
oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos
asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a
cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones
de apertura, independientemente de la verificación por parte de la Auditoría .

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en

informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las
cajas menores. Copia del informe se debe remitir a la Gerencia Administrativa y
Financiera.

En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Gerencia Administrativa

y Financiera informará de ser pertinente, a la Gerencia para las investigaciones
administrativas a que haya lugar y a Contabilidad para los registros correspondientes.

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los
comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total
autorizado para la caja menor.

Se advierte que el dinero en efectivo, correspondiente a las deducciones efectuadas en

cada pago, no hace parte del disponible de la caja menor y por lo tanto no puede ser
utilizado para atender gastos

Funcionarios encargados del manejo

El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa
para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén
desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o
recaudo de dineros por cualquier concepto.

Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de
las cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio
debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace
firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo
a más tardar al día siguiente hábil.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o

comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante
comunicación , encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de
la misma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de
los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que
deberá constar en el registro respectivo.

De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una
legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la
fecha.

Cuando se presente cualquiera de estos eventos, los Administradores deben informar

las novedades a la Dirección Financiera para actualizar los registros
correspondientes.

Documentos soporte de las transacciones

Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, debe autorizar previamente con
su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de
la caja menor, las cuales deben anexarse junto con la relación de gastos, la solicitud de
reembolso, la relación de retenciones practicadas y consignadas y el acta de arqueo,
para su correspondiente trámite de reembolso o legalización ante la Gerencia
Administrativa y Financiera

Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas
menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto
Tributario:

Artículo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de

factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el
lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta;

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado;
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta;
e. Fecha de su expedición;
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
g. Valor total de la operación;
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura;
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h),
deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas
industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de
facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por
tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.

Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben
numerarse en forma consecutiva y ascendente.
Todos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores, deben tener como
soporte adicional la constancia en el respectivo documento ( facturas, recibos, cuentas de
cobro, etc.) del recibo a satisfacción del bien o servicio adquirido.

Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común , debe elaborar su cuenta

de cobro con el Nit , derivado de su inscripción al régimen simplificado .

Prohibiciones

Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores:

1. Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a
su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona.
2. Adquirir elementos que existan en el almacén .
3. Adquirir elementos devolutivos.
4. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio.
5. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la
Caja menor.
6. Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito.
7. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina.
9. Permitir demoras mayores a dos días hábiles para la legalización de recibos
provisionales.
10. Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de
cancelarlos con los recursos de la caja menor.
11. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.
12. Atender pagos por servicios públicos y arrendamiento de inmuebles.
13. Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la Empresa.
Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá
constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su totalidad.