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DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO
2022
DEL COBATAB
2022, año de Ricardo Flores Magón
ÍNDICE
1. Marco de referencia
2. Justificación
3. Objetivos
3.1 Generales
3.2 Específicos
4. Planeación
4.1. Requisitos
4.2. Alcance
4.3. Entregables
4.4. Actividades
4.5. Recursos
4.5.1. Recursos humanos
4.5.2. Recursos materiales
4.6. Tiempo de implementación
4.6.1. Cronograma de actividades
4.7. Costos
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1. Marco de Referencia.
Para el Colegio de Bachilleres de Tabasco el año 2021 fue un año de desafíos y
logros en el ámbito archivístico, aun estando en una emergencia epidemiológica
causada por el virus SARS-CoV-2, el cual paralizó en el año 2020 las actividades
laborales en las instituciones tanto públicas como privadas a nivel mundial. En el
año 2021 se inició una reactivación de manera mesurada sin dejar atrás los
protocolos de prevención de contagios de la enfermedad COVID-19, aunado a
estas adversidades en el COBATAB, se concretaron metas muy importantes en
materia archivística, como fue la consolidación del Sistema Institucional de
Archivos, la difusión y conocimiento de los aspectos normativos de la Ley de
Archivo y los procesos de la gestión documental mediante programas de
capacitación para el personal del COBATAB.
Para dar una referencia en la que se encuentra la institución en materia
archivística se elaboró la siguiente tabla:
Nivel Condición del Tema
Estructural El Sistema Institucional de Archivos se
encuentra oficialmente establecido con los
nombramientos de los integrantes acorde a la
norma.
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2. Justificación.
Dando cumplimiento con lo dispuesto en la Ley General de Archivos en el artículo
23 (LGA) y en la Ley de Archivos para el Estado de Tabasco en el artículo 22
(LAET), se realiza el presente programa para dar cumplimiento a los procesos de
gestión documental y en la administración de archivos a cargo de la ACA del
COBATAB.
Este programa anual archivístico busca proporcionar soluciones adecuadas a las
necesidades archivísticas, como es la falta de los instrumentos de control y
consulta de los archivos, manuales de procedimientos y lineamientos en las áreas
operativas del SIA, mediantes herramientas necesarias que permitan el
aprovechamiento de los recursos económicos y humanos para el beneficio de la
institución.
Por otra parte, se dará continuidad a las reuniones de trabajo y capacitaciones
para los integrantes del SIA.
Dado que la administración archivística implica un gran esfuerzo humano y de
recursos económicos, es necesario la utilización de las tecnologías de la
información para la optimización de la gestión documental, por tal motivo la
digitalización de expedientes y la utilización de un sistema de gestión documental
en apego a la norma en materia de archivos lo que permitirá la correcta
administración archivística en el COBATAB, cumpliendo así con unos de los
objetivos de la Ley de Archivos del Estado de Tabasco que, en su artículo 2,
fracción IV menciona: …“Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías
de la información para mejorar la administración de los archivos por los
sujetos obligados;”…
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3. Objetivos.
3.1 General.
Contar con un SIA consolidado que cuente con los instrumentos y recursos
necesarios en los niveles estructural, documental y normativo, con el propósito de
llevar a cabo las actividades de la gestión documental y archivística de manera
eficiente, dando cumplimiento a la LGA y a la LAET.
3.2 Específicos.
Los objetivos específicos que se buscan obtener con ejecución de las actividades
planeadas son:
Nivel Estructural
1. Lograr una perspectiva real y confiable de la situación archivística del
COBATAB, la cual será obtenida del diagnóstico archivístico, para
identificar las fortalezas y debilidades en la gestión documental y
archivística.
2. Instituir los archivos de trámite, concentración e histórico en las
instalaciones con los mobiliarios adquiridos para tal fin.
3. Gestionar de manera efectiva los recursos humanos y económicos
asignados a la coordinación de archivos.
4. Llevar a cabo las reuniones de trabajo programadas con los integrantes del
SIA.
Nivel Documental
1. Contar con los instrumentos de control y consulta archivística, solicitados
por la LGA y la LEAT.
2. Tener la digitalización de los expedientes para realizar su debida
clasificación archivística.
3. Tener un sistema de gestión documental que permita una administración
efectiva para el cumplimiento de los procesos archivísticos solicitados por
la LGA y la LEAT.
4. Alcanzar mediante las capacitaciones los conocimientos y habilidades
requeridas para la realización de las actividades en la gestión documental
y archivística donde participan los integrantes del SIA.
Nivel Normativo
1. Disponer de los manuales de procesos y lineamientos de operación de los
archivos de trámite, concentración e histórico.
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4. Planeación.
Con el propósito de lograr los objetivos planteados anteriormente es necesario
realizar una planeación, la cual debe de tener las actividades claras y precisas
para su realización con la efectividad requerida por el personal que integran el
SIA.
4.1. Requisitos.
Las necesidades actuales que se presentan para lograr los objetivos planteados
son una infraestructura inmobiliaria, mobiliario y la tecnológica, de igual manera es
importante contar con los recursos humanos y económicos apropiados, en
conjunto estos elementos son indispensables para lograr la finalidad del PADA.
4.2. Alcance.
El alcance de este programa está enfocado en incluir a todas las unidades
administrativas de la institución.
Por otra parte, se encuentran el ambiente archivístico, el cual incluye los niveles
estructural, documental y normativo.
4.3. Entregables.
Los entregables que están considerados en este PADA, van ligados a los
objetivos, los cuales son:
Publicación del PADA 2023.
Informe anual de actividades 2022.
Minutas de reuniones de trabajo con los integrantes del SIA.
Materiales de las capacitaciones impartidas al personal que integran al SIA.
Programa de capacitación al Personal del SIA.
Reporte del diagnóstico archivístico realizado a la institución.
Fichas de valoración de las series documentales.
Cuadro de Clasificación Archivística.
Catálogo de Disposición Documental.
Guía de Archivo Documental.
Formato de Inventarios de transferencias Primarias.
Manuales y lineamientos de operación del SIA.
Evidencias de la realización del expurgo documental en los expedientes.
Evidencias de la digitalización de los expedientes en papel.
Evidencias de la utilización del sistema de gestión documental.
Programa para la conservación y preservación de los expedientes.
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4.4. Actividades.
A continuación, se plantean la lista de actividades a realizar:
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7.1 Celebración de
convenios y acuerdos en
materia archivística, con los ACA, DG y DA Convenios Artículo 96. LAET
sectores públicos, sociales,
privados y académicos.
7.2 Programas de
Circulares y
capacitación en gestión
ACA, DA y UA lista de Artículo 95. LAET
documental y administración
asistencia
de archivos.
7.3 Difusión en materia de
ACA Evidencias Artículo 2. LAET
archivos.
8 Adecuación de infraestructura de la Coordinación de archivos y áreas operativas.
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4.5. Recursos.
Para el logro de los objetivos de este programa, es muy importante estimar
adecuadamente la asignación de los recursos que se emplearan en la realización
de las actividades, estos recursos se catalogan en recursos humanos y materiales.
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NOVIEMBRE
SEPTIEMBR
DICIEMBRE
OCTUBRE
FEBRERO
AGOSTO
MARZO
ENERO
JUNIO
ABRIL
MAYO
JULIO
NO. ACTIVIDADES
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destino final.
4.2 Proceso de estabilización
documental (digitalización, copiado X X X
auténtico y conversión).
4.3 Elaboración del inventario X
documental de expedientes que se
resguarden en el Archivo de
Concentración.
Establecimiento del sistema Institucional para la administración de los archivos y
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gestión documental.
5.1 Integración de un sistema de X X X X X X X X X
gestión documental.
5.2 Sistema para el control del X X
seguimiento de la correspondencia.
4.7 Costos.
Los costos que se generan en el cumplimiento de los objetivos en el PADA del
COBATAB, están considerados dentro del presupuesto asignado para el ejercicio
fiscal 2022, cuya asignación y ejecución se encuentran en estricto apego a las
disposiciones de austeridad y racionalidad presupuestaria del gasto público
vigente en el Estado de Tabasco.
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ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
NIVEL
IDENTIFICACIÓN DEL CONTROL DEL DEL
No. ACTIVIDAD
RIESGO RIESGO RIESG
O
1. Dar seguimiento
1. No se finalice en tiempo oportuno de las
1.1 Informe de
y forma el informe de actividades para Alto
actividades 2021.
actividades anual. realizar una entrega en
tiempo y forma.
1. El enlace para visualizar
el PADA en el portal
electrónico de la Institución
no se encuentre accesible 1. Verificar
1.2 Publicación del al público por las siguientes frecuentemente en el
Programa Anual de razones: portal de la institución,
Alto
Desarrollo Archivístico a) No existe el archivo. que el PADA se
2022. b) Se encuentra encuentre accesible al
desactivado. público.
c) o el enlace esté
vinculado a otro archivo
diferente.
1. Realizar un programa
1. Finalizarlo fuera de
de seguimiento para la
tiempo y forma de acuerdo
elaboración del PADA,
1.3 Elaboración del a lo solicitado por la LGA y
con fechas de entrega
Programa Anual de la LAET.
de avance hasta Alto
Desarrollo Archivístico 2. Cambios en el personal
finalizarlo.
2023. encargado para realizar el
2. Realizar
PADA, sin conocimientos
acompañamiento y
archivísticos previos.
asesoramiento al nuevo
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1. Crear un programa
de reuniones con
fechas no
1. No llevar a cabo las comprometidas con
reuniones de acuerdo a lo otras actividades.
2.1 Reunión de trabajo programado por la ACA. 2. Hacer llegar el
con el Grupo 2. Inasistencia a las programa de reuniones
Medio
Interdisciplinario de reuniones del personal y realizar recordatorios
Archivos del COBATAB. convocado. a los convocados con
3. Realizar reuniones sin anticipación.
objetivos claros a tratar. 3. En cada reunión
elaborar un orden del
día y al terminar realizar
minutas.
1. Crear un programa
de reuniones con
fechas no
1. No llevar a cabo las comprometidas con
2.2 Reunión de trabajo reuniones de acuerdo a lo otras actividades.
con los responsables de programado por la ACA. 2. Hacer llegar el
los archivos de trámite 2. Inasistencia a las programa de reuniones
Medio
de las Unidades reuniones del personal y realizar recordatorios
Administrativas del convocado. a los convocados con
COBATAB 3. Realizar reuniones sin anticipación.
objetivos claros a tratar. 3. En cada reunión
elaborar un orden del
día y al terminar realizar
minutas.
1. Crear un programa
de talleres con fechas u
horarios no
comprometidos con
1. No llevar a cabo los otras actividades.
talleres de acuerdo a lo 2. Hacer llegar el
2.3 Talleres en materia
programado por la ACA. programa de talleres y
de archivos para el
2. Inasistencia a los talleres realizar recordatorios a
personal que integra el Bajo
del personal convocado. los convocados con
Sistema Institucional de
3. Realizar talleres sin anticipación.
Archivos del COBATAB.
obtener una métrica del 3. Realizar
tema aprendido. cuestionarios de los
puntos relevantes del
taller para cuantificar lo
aprendido por el
personal.
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1. Realizar campañas
de capacitación asistida
o talleres para la
1. Resistencia a la utilización del sistema.
utilización del sistema por 2. Garantizar que los
parte del personal. usuarios del sistema
2. Problemas de cuenten con una
5.1 Integración de un
conectividad de la red que conexión de red
sistema de gestión Medio
impidan el correcto estable.
documental.
funcionamiento del sistema 3. Gestionar la compra
3. Equipos de cómputo de equipos de cómputo
obsoletos para utilizar el y scanner que cuenten
sistema. con las características
mínimas requeridas
para el sistema de
gestión documental.
1. Elaboración de un
reglamento de
funciones en las
5.2 Sistema para el 1. Falta de compromiso unidades
control de la para el debido manejo de la administrativas con el Bajo
correspondencia. correspondencia por parte área de
de las unidades correspondencia.
administrativas.
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1. Solicitar la compra de
1. No contar con las herramientas
herramientas tecnológicas. tecnológicas.
6.2 Refrendo de registro
2. El AGN no se encuentre 2. Gestionar
del sistema institucional
habilitado su portal directamente el
de archivos del Alto
electrónico. refrendo con el AGN.
COBATAB en el Archivo
3. No contar con un 3. Solicitar la
General de la Nación.
diagnostico general de los información en tiempo y
archivos de la institución. forma a las unidades
administrativas.
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6. Marco normativo.
Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos.
Ley General de Bienes Nacionales
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley General de Archivos
Ley Federal del Trabajo
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco.
Ley de Archivos para el Estado de Tabasco
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tabasco
Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del
Estado de Tabasco
Ley Orgánica del Colegio de Bachilleres de Tabasco
Ley de Educación del Estado de Tabasco
Ley de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos. Reglamentaria
Del Artículo 66 Del Título VII, de la Constitución Política del Estado de Tabasco.
Ley de Derechos Humanos del Estado de Tabasco.
Ley de Gobierno Digital y Firma Electrónica para el Estado de Tabasco y sus
Municipios.
Ley que Establece los Procedimientos de Entrega y Recepción en los Poderes
Públicos, los Ayuntamientos y los Órganos Constitucionales Autónomos del
Estado de Tabasco.
Reglamento Interior del Colegio de Bachilleres de Tabasco
Norma Mexicana Nmx-R-100-Scfi-2018 Acervos Documentales – Lineamientos
para su Preservación.
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7. Glosario.
ACA: Área coordinadora de archivos.
COBATAB: Colegio de Bachilleres de Tabasco.
DA: Dirección Administrativa
INSTITUCIÓN: Colegio de Bachilleres de Tabasco.
LGA: Ley General de Archivos.
LAET: Ley de Archivos para el Estado de Tabasco.
OIC: Órgano Interno de Control del COBATAB
PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivístico.
SIA: Sistema Institucional de Archivos.
UA: Unidades Administrativas.
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