Gm-Sgsso-Pg-01 - Procedimiento de Control de Documentos GM SRL

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
NOMBRE CARGO FIRMA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CÓDIGO FECHA VERSIÓN
GM-SGSSO-PG-01
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1.- OBJETIVOS
1.1 Establecer los lineamientos adecuados para elaborar y/o actualizar, revisar, aprobar, y
administrar los documentos, incluidos los registros, sus formatos, codificación y control.
1.2 Evitar la obsolescencia de documentos controlados que se encuentran en el Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de Grupo Moyan, así como la emisión de copias
controladas de los mismos.
2.- ALCANCE
Aplica a toda la información documentada que se elabore, actualice, revise, apruebe y se
administre dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de Grupo
Moyan.
3.- DEFINICIONES
 Documento: Es aquella información o instrucción incluyendo declaraciones de
política, libros de texto, estándares, procedimientos, especificaciones, calibraciones,
cartas, memorándums, planos, entre otros. Estos se pueden mantener en cualquier
medio apropiado como medios físicos (papel) o medios electrónicos (nube
electrónica, correos, discos duros).
 Control del Documentos: Requisito que establece las bases para elaborar,
mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión.
 Elaborar: Preparación o transformación que se lleva a cabo sobre un producto
utilizando una metodología determinada.
 Actualizar: Adaptar y/o cambiar un documento antiguo o pasado dándole
características de lo que se considera moderno o actual debido a haberse derogado
normas y leyes o haber nuevas cosas y tecnologías en el mercado.
 Proteger: Resguardar, amparar y/o defender algo con una metodología adecuada.
 Estándar: Documento que describe en forma general y transversal los
requerimientos o parámetros de seguridad y salud ocupacional de un determinado
tema o tópico.
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 Procedimiento: Documento que describe de una serie de pasos seguidos de un

orden definido que indican cómo deben ser o desarrollarse un proceso o trabajos o
actividades reguladas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
de Grupo Moyan. En un Procedimiento escrito, cada paso o enunciado debe
especificar qué hay que hacer, quién debe ocuparse de que se haga y cuándo debe
hacerse. En muchos casos, la ejecución generará un resultado o registro. También se
debe indicar cómo puede verificarse con dichos registros que la tarea requerida se
completó satisfactoriamente.
 Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro – PETS: Documento que contiene la
descripción específica de la forma cómo llevar a cabo o desarrollar una tarea de
manera correcta y segura desde el comienzo hasta el final, dividida en un conjunto
de pasos consecutivos o sistemáticos.
 Usuarios: Persona que utiliza un documento o la información de un registro.
 Trazabilidad: Capacidad de seguir la historia, la aplicación y la localización de
todo aquello que está bajo la consideración. Por ejemplo: actividad, proceso,
productos, entre otros.
 Copia No controlada: Copia de un documento del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional de Grupo Moyan, sobre el cual no existe
responsabilidad de comunicar sus cambios o actualizaciones.
 Copia Controlada: A esta copia se la ha puesto un sello de "Copia Controlada", lo
cual quiere decir que es la única copia oficial del documento con que cuenta el área,
que será actualizada cada vez que se modifique el documento, y que además existe
un estricto control de las versiones que son emitidas.
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4.- ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

Quién (rol y/o cargo Es responsable de Autoridad de
típico)
 Facilitar los recursos necesarios  Verificar el
para llevar un control cumplimiento del
documentario efectivo. presente procedimiento.
Gerencia General  Facilitar recursos informáticos
necesarios para evitar la
filtración de documentación a
terceros.
 Proteger los documentos
aprobados del SGSSO.
 Dar soporte y/o apoyo con la  Reportar cualquier
parte operativa, cuando se filtración de la parte
elabore y/o actualice documentaria a personal
Supervisor de Transporte documentación del Sistema de externo de la empresa.
Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional.
 Proteger los documentos
aprobados del SGSSO.
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Quién (rol y/o cargo Es responsable de Autoridad de
típico)
 Actualizar la documentación del  Reportar cualquier
Sistema de Gestión de filtración de documentos
Seguridad y Salud Ocupacional a personal externo de la
cuando sea necesario, empresa.
Ingeniero SSOMA verificando vigencias de normas
y leyes.
 Difundir toda la documentación
del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional
de Grupo Moyan.
 Proteger los documentos  Controlar los
Ingeniero SSOMA aprobados del SGSSO. documentos del SGSSO
 Mejorar la documentación del en los procesos bajo su
SGSSO. responsabilidad.
 Archivar los documentos de los
procesos bajo su responsabilidad
4.- PROCEDIMIENTO
5.1 Elaboración y Actualización de los Documentos
• Cuando se requiera la creación de un documento, se debe analizar la necesidad,
teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Cuando sea obligatorio por normativa o ley
- Cuando el cambio se amerite en función a los procesos realizados por la empresa
• Se verificará que el documento nuevo a elaborar existe o si hay un documento
relacionado, para lo cual revisará la matriz de documentos de Grupo Moyan.
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• El encargado de la elaboración y actualización de los documentos, debe asegurarse

que estén alineados a:
- La Política Integrada de Grupo Moyan
- Los requisitos legales como: la Norma ISO 45001:2018 y Ley9783-Ley de
Seguridad y Salud en el Trabajo, D.S 024-2016-EM Con modificatoria D.S 023-
2017-EM, entre otras.
- Los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de
Grupo Moyan.
- Los requisitos contractuales de Grupo Moyan con sus clientes u otros aplicables
a la actividad y procesos asumidos por la empresa.
5.2 Revisión de los Documentos

• El responsable se encarga de revisar los documentos elaborados detalladamente,
tratando de identificar errores.
• Una vez identificadas las fallas del documento, se procede a devolver el mismo al
encargado de la elaboración de documentos.
• De no encontrarse errores y estar conforme con el documento, se procede a remitir
al responsable de su aprobación.
• La revisión de los documentos debe evidenciarse mediante la firma del mismo en su
página inicial.
5.3 Aprobación de Documentos

• El responsable de la aprobación de un documento, de acuerdo a lo establecido, debe
revisarlo para verificar si está alineado con los objetivos y estrategias de los
procesos a su cargo.
• Si el documento está conforme, se procede a aprobarlo.
• En caso de que no haya conformidad del documento, el aprobador procede a
devolver el documento al revisor para el tratamiento de las observaciones.
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5.4 Comunicación y Difusión de Documentos
• Previamente aprobados los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud Ocupacional, deben ser implementados y se difundirán a todo el personal de
Grupo Moyan.
• La difusión de la documentación lo realizará el Ingeniero de Seguridad y Salud
Ocupacional de Grupo Moyan con la finalidad de concientizar y mejorar la cultura
de seguridad y salud ocupacional.
• El acceso a la información documentada pertinente incluye el acceso por parte de
los usuarios que son los trabajadores de Grupo Moyan y cuando existan los
representantes de los trabajadores.
5.5 Actualización de los Documentos

• Los documentos y formatos deben ser revisados periódicamente para garantizar que
lo descrito en ellos corresponde a las actividades realizadas por el proceso.
• Cada vez que se hagan actualizaciones a los documentos y formatos se debe
incrementar su número de versión (sin modificar la fecha de emisión) y registrar los
motivos y fechas de los cambios.
• Es responsabilidad de los encargados de modificarlos, informar a todos los
participantes sobre los cambios efectuados.
5.6 Control y Protección de Documentos

• La documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional se
debe controlar para asegurarse de que esté disponible y sea idónea para su uso,
donde y cuando se necesite.
• La protección de documentos es importante para no perder la confidencialidad, uso
inadecuado, o pérdida de integridad de documentos.
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6.- COMPETENCIAS
 Conocimiento en Temas de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Conocimiento en Normatividad Legal
 Liderazgo y Compromiso
 Trabajo en Equipo
7.- REGISTROS, CONTROLES, ANEXOS Y DOCUMENTACION

7.1 GM-SGSSO-PG-01-F-01 Lista Maestra de Documentos
8.- REFERENCIAS
Nº Título Tipo de documento

Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud Ocupacional y su
1. Ley
modificatoria Ley 30222.
Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería D.S
2. Reglamento
024 – 2016 – EM Con modificatoria DS 023 – 2017 – EM.
3. ISO 45001:2018 Norma
9.- CONTROL DEL CAMBIO

ITEM Fecha Descripción de la Modificación
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1.2 Evitar la obsolescencia de documentos controlados que se encuentran en el Sistema de

 Procedimiento: Documento que describe de una serie de pasos seguidos de un

4.- ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

• El encargado de la elaboración y actualización de los documentos, debe asegurarse

5.2 Revisión de los Documentos

5.3 Aprobación de Documentos

5.5 Actualización de los Documentos

5.6 Control y Protección de Documentos

7.- REGISTROS, CONTROLES, ANEXOS Y DOCUMENTACION

Nº Título Tipo de documento

9.- CONTROL DEL CAMBIO

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