Cotizacion de Digitalizacion de Archivo

COT_069_14
Bogotá, Febrero 13 de 2014
Señores
Comfenalco Valle
Atn, Sra. Marisol Torres
Bogotá.
ASUNTO: COTIZACIÓN SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN
Estimada Sra. Marisol,

De acuerdo a su solicitud enviamos cotización de los servicios solicitados de la siguiente
forma –Precios para la ciudad de Cali-:
Digitalización Certificada de 500.000 folios aproximadamente correspondientes a

Historias Clínicas. Entregables en PDF/A buscable.
Notas:
• El Objetivo primordial de la Digitalización Certificada es que el documento original
análogo pueda ser substituído por una copia auténtica digital.
• Se realiza el proceso de Digitalización Certificada cuando se requiere que los

documentos digitales finales tengan valor probatorio, basicamente se garantiza con
este proceso que los documentos digitales son Copias auténticas del original.
Requerimientos:
1. Un Proceso de Gestión Documental acorde al AGN.

2. La interventoría propia o de un tercero para certificar que los parámetros de software
y el hardware utilizado, así como el proceso son correctos.
COT_069_14
Los parámetros a evaluar por una tercera parte son:

• Verificación del Scanner y muestreo de imágenes cada 5000 documentos.
• Formato único de inventario documental.
Explicación del Proceso de Gestión Documental:

Es un proceso de valoración, clasificación y organización para la gestión de los documentos
producidos por una entidad pública –o privada- basado en la Ley General de Archivos (Ley
594 de 2000). El artículo 21 de la misma lo define así: “La gestión documental puede
definirse como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al manejo
efectivo de la documentación producida y recibida por una entidad desde su creación hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación, preservación, gestión y la
utilización de la los recursos tecnológicos disponibles como herramienta de desarrollo
documental e institucional.”
Las etapas del proceso son las siguientes:

1. Sistemas de Información.
2. Tablas de Retención documental.
3. Organización de Fondos acumulados.
4. Logística y Suministros (El costo de estos no se incluye en esta cotización).
5. Reprografía (La Digitalización tiene un costo aparte contemplado en esta cotización).
6. Capacitación y Sensibilización (Al “Comité de Gestión Documental”).
Cotización del servicio de Digitalización Certificada

• Proceso de Gestión Documental (por metro lineal) $ 550.000
• Conversión con entregables en formato .pdf buscable (500.000 imagenes) con metadatos
de digitalización y certificado de digitalización (Actas de control y Firmas de proceso).
Digitalización Valor por imagen: $ 72

SubTotal: $36’000.000
Proceso de Gestión Documental (35 mt aprox) $19’250.000
Total: $55’250.000
SON CINCUENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/CTE
NOTA: LOS VALORES PROPUESTOS EN LA PRESENTE COTIZACIÓN SON BASADOS EN CANTIDADES

APROXIMADAS. PARA LA FACTURACIÓN SE CONTARÁN LOS VALORES REALES Y SE AJUSTARÁ EL
PRESUPUESTO SI LA DIFERENCIA ES MAYOR AL 5%.
COT_069_14
Forma de Pago: 20% Anticipado, pagos parciales cada 25.000 imágenes entregadas a
entera satisfacción.
Tiempo de procesamiento: 60 días laborales con un equipo de trabajo o 25 días
laborales con 2 equipos de trabajo (cada equipo laboral consta de 6 personas con sus
equipos y necesita un salón de 5x6 mts con tomas eléctricas, internet WiFi –No
obligatorio-, mesas de trabajo y sillas).
Validez de la Oferta: 30 días.
Entregables:
Archivos digitales en formato .PDF/A single, imágenes en 200 dpi en escala de grises -
300 dpi para pdf Buscable-, en CD original y copia organizados de acuerdo a la
disposición original, cada archivo pdf consta del contenido y los metadatos (hasta 4
campos).
Software de Gestión Documental en la nube Baruc I.

Baruc es un sistema de Custodia y Gestión documental en la nube, el valor del servicio
incluye:
1. Actualizaciones vitalicias.
2. Sincronización con Discos locales ilimitadas.
3. Acceso ilimitado, 4 niveles de privilegios por usuario.
Valor del servicio (Usuario / Mes): $ 10.000
SON: DIEZ MIL PESOS M/CTE POR USUARIO POR MES (Este valor se puede ajustar con
frecuencias de +/- 1 año)
Puede acceder a abrir su cuenta en Baruc SGD (http://cloud-baruc.inqbar.com) en

cualquier momento, si necesita soporte no dude en comunicarse con nosotros.
Gracias por su solicitud, cualquier comentario o inquietud adicional no dude en llamar o

escribirnos.
Saludo cordial,
Boris Javier Barrera G.

InQBar – Crowley Joint Venture

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Bogotá, Febrero 13 de 2014

ASUNTO: COTIZACIÓN SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN

Estimada Sra. Marisol,

Digitalización Certificada de 500.000 folios aproximadamente correspondientes a

• Se realiza el proceso de Digitalización Certificada cuando se requiere que los

1. Un Proceso de Gestión Documental acorde al AGN.

Los parámetros a evaluar por una tercera parte son:

Explicación del Proceso de Gestión Documental:

Las etapas del proceso son las siguientes:

Cotización del servicio de Digitalización Certificada

Digitalización Valor por imagen: $ 72

SON CINCUENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/CTE

NOTA: LOS VALORES PROPUESTOS EN LA PRESENTE COTIZACIÓN SON BASADOS EN CANTIDADES

Software de Gestión Documental en la nube Baruc I.

Valor del servicio (Usuario / Mes): $ 10.000

Puede acceder a abrir su cuenta en Baruc SGD (http://cloud-baruc.inqbar.com) en

Gracias por su solicitud, cualquier comentario o inquietud adicional no dude en llamar o

Boris Javier Barrera G.

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