PO

Instructivo de Política de Recepción

y Devolución de Mercaderías
Cuentas por Pagar
Contabilidad

Autor:

Matias Abarca y Marcelo Navarro, Cuentas por Pagar

Revisado por:

Mariana Farias, Jefa de cuentas por Pagar

Juvenal Letelier, Sub gerente de Contabilidad

Felipe Undurraga, Sub Gerente de Abastecimiento

Aldo Toledo, Jefe de Auditoría

Aprobado por:

Juvenal Letelier, Sub gerente de Contabilidad

Pudahuel, 18.12.2019
 Índice de Contenido

1. Objetivo........................................................................................................................................3
2. Alcance.........................................................................................................................................3
3. Definiciones..................................................................................................................................3
4. Referencias...................................................................................................................................4
5. Desarrollo.....................................................................................................................................4
5.1 En Recepción:...........................................................................................................................5
5.2 En el Proceso:...........................................................................................................................8
6. Responsabilidades........................................................................................................................9
7. Anexos........................................................................................................................................10
8. Historial de Modificaciones.......................................................................................................12
9. Recepción Conforme..................................................................................................................13
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Versión: 1
Nombre Documento Fecha de Vigencia:
Frecuencia de Revisión:

1. Objetivo

 Formalizar y determinar una política respecto al proceso de devolución de productos, con motivo de rechazo al
momento de la recepción, o posterior a esta, según revisión por parte de las distintas bodegas de almacenaje, en
conjunto con el área de calidad, siendo estas materias primas, productos terminados, o cualquier bien, insumo o
material que no tenga las conformidades y requisitos para ser utilizados en el proceso de producción u
operaciones diarias. Esto permitirá que cuentas por pagar podrá tener control de devoluciones en sistema y
realizar el seguimiento a las notas de crédito por este concepto.

2. Alcance

 Esta política será aplicada por todo aquel responsable de recepción de mercaderías, para respaldar la correcta
entrada y salida de las mismas.

3. Definiciones

 Guías de Despacho: Las guías de despacho son documentos tributarios que se utilizan durante el traslado de
mercaderías, y respaldan la entrega efectiva de los productos.
 Nota de Crédito: Una nota de crédito es un documento tributario que se utiliza para rebajar, parcial o
totalmente, elementos de una factura o Nota de Débito.
 Nota de Débito: Una nota de débito es un documento tributario que se utiliza para aumentar, parcial o
totalmente, elementos de una factura.
 Solicitud de Devolución a Proveedor: Formulario que debe ser completado por el encargado de bodega
(MP- Insumos – Repuestos – Útiles de aseo, etc).
 Vale de entrada de mercancía: Documento emitido por parte de las distintas bodegas receptoras, el cual
contiene detalle de los productos recibidos, número de orden de compra, factura recepción y nombre del
proveedor.
 Orden de compra: es un documento que emite el comprador para respaldar solicitud de mercaderías
al proveedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original
es para el proveedor, dando luz verde a este, para que gestione el pedido cotizado.
 MIGO: transacción del módulo MM, mediante la cual se efectúa un movimiento de mercadería en el stock
(entradas, salidas, devoluciones, anulaciones, traspasos, etc.)

 MIRO: transacción del módulo MM, mediante la cual es posible crear una Factura, Nota de Crédito o Nota
de Débito emitidas por un proveedor. Aquí es posible imputar un Cargo o Descargo Posterior con respecto a
una Factura origen.

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Nombre Documento Fecha de Vigencia:
Frecuencia de Revisión:

 Modulo MM: Este módulo engloba el proceso de compras. Contempla, por ejemplo, los datos maestros de
los materiales, Planificación de adquisiciones, movimientos de mercadería, verificación de facturas etc…
 XML (Extensible Markup Language (Lenguaje de Marcado Extensible): Documento de intercambio
comercial que se genera desde la emisión de un DTE, ya sea desde el portal electrónico del SII (PYMES), o
desde ERP independiente de cada compañía. Este documento es la estructura legal que permite respaldar
cualquier DTE emitido.
 DTE: Documento Tributario Electrónico
 Campo Orden de compra (XML): Campo interno n° 801 de la estructura XML de los DTEs electrónicos
emitidos donde se incluye el número de orden de compra.
 Campo Guía de despacho (XML): Campo interno n° 52 de la estructura XML de los DTEs electrónicos
emitidos donde se incluye el número de guía de despacho.
 Movimiento 101: Movimiento en SAP de entradas de mercaderías por transacción MIGO.
 Movimiento 102: Movimiento de anulación de mercaderías o inverso a movimiento 101.
 Movimiento 122: Movimiento de devolución de mercaderías a proveedor a través de MIGO
 Monitor de factura electrónica: Transacción para ingresos de DTEs al sistema SAP, de forma manual
(Digitación y análisis de analista) o automática, donde monitor de forma pre definida intenta contabilizar
facturas que cumplan con requisitos como: mismo número de factura o guía de despacho dentro de la entrada
de mercadería MIGO.

4. Referencias
Comunicado a Proveedores Octubre 2019

5. Desarrollo

La devolución a un proveedor se genera y produce por la insatisfacción de un producto determinado, por

diversas razones significativas y sustanciales, las cuales se pueden generar tanto al momento de la
recepción, como de forma posterior. Estas se detallan a continuación:

5.1 En Recepción:

La bodega respectiva a cargo de la recepción de mercaderías, debe emitir y entregar vale de entrada de
mercadería al transportista en representación del proveedor, que debe incluir el timbre y nombre de
recepción CIAL, este detalla:
 Cantidad de productos recibidos.
 N° de Factura asociada y o guía de despacho.

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Frecuencia de Revisión:

 N° Orden de compra.
 Fecha Recepción.

Al momento de la recepción de productos o mercaderías, el encargado de bodega o personal del área de

calidad podría detectar incongruencias, las cuales se pueden clasificar en:
 Rechazo de control de calidad. (Disconformidades organolépticas)
 Mercadería en mal estado por defectos de fabricación o traslado.
 Rotulado deficiente.
 Deterioro de productos.
 Rechazo de mercadería por fuera de norma.
 Mercadería no solicitada. (inconsistencia entre la Solicitud de pedido y la factura o guía de
despacho).
 Y toda otra disconformidad que impida que el producto sea utilizado con satisfacción.

En caso de que en esta etapa del proceso se encuentren inconsistencias entre lo solicitado y lo despachado
por los proveedores, es de vital importancia, que quién reciba las mercaderías en los centros de Cial
Alimentos, declare expresamente en el documento de respaldo por parte de CIAL y del transportista, las
disconformidades. Esto con el fin de documentar la correcta entrada de mercaderías, en los inventarios y
justificar el rechazo de un cobro excesivo o disminuido, que derive en la solicitud de nota de crédito o
débito durante el ciclo de compras.

Los documentos para respaldar lo mencionado, serán:

1. Factura Electrónica
2. Guía de Despacho
3. Vale de Entrada Mercancía

Estos deben ser firmados tanto por el personal de bodega, como por el transportista a cargo del
despacho.

Ejemplos respaldo de recepción

Ejemplo vale de entrada de

mercancía, firmado por
transportista y respaldo del
timbre de recepción de

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Nombre Documento Fecha de Vigencia:
Frecuencia de Revisión:

CIAL.

Ejemplo Factura de
respaldo, con reparos por
parte del personal de CIAL
en cuanto a los Kilos
despachados.

Ejemplo Guía de despacho de

respaldo, con reparos en cuanto a los Kilos despachados, timbrado por emisor.

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Nombre Documento Fecha de Vigencia:
Frecuencia de Revisión:

Posteriormente las áreas almacenadoras deberán enviar todos los respaldos documentales a los analistas
encargados del área de cuentas por pagar, 2 veces por semana para analizar los cobros realizados por los
proveedores, que son recibidos en nuestro monitor de facturas electrónicas. (Ver anexo 1)

Almacenar esta documentación permitirá identificar:

1. Diferencias de Kilos entre facturaciones y recepciones.

2. Efectivas incorporaciones en campos XML de los documentos de referencia que respaldan la
emisión, como guías de despacho en campo 52, lo que beneficia el registro automático de los
documentos.
3. Validación de orden de compra según vale de entrada de mercaderías, que respaldan precios y
cantidades, según condiciones de recepción.
4. Validación de movimientos 101 (entradas de mercaderías) en órdenes de compra, según
campo Referencia. (Ver anexo 2)
5. Anulaciones de entradas de mercaderías, con movimiento 102 en MIGO, para reemplazar
campo Referencia. (Ver anexo 3)

5.2 En el Proceso:
Si la mercancía ya fue recibida, tanto físicamente, como en sistema, y se detectan inconsistencias
como las ya mencionadas posterior a esto, el personal de bodega deberá generar una devolución al
proveedor, considerando las formalidades que se detallan a continuación:

A) El encargado de bodega, responsable de la devolución, deberá gestionar la emisión

correspondiente de la guía de despacho electrónica, siguiendo el manual proporcionado por el
departamento de TI.
B) La persona encargada de reflejar el movimiento de entradas y salidas de mercaderías de la bodega
correspondiente deberá realizar el movimiento 122, que consiste en la devolución en sistema,
rebajando el inventario del centro correspondiente. En movimiento 122, el usuario deberá utilizar
en campo Nota de entrega el número de factura o guía de despacho de origen que respalda la
entrada de mercancía; y en el texto cabecera del documento, el formato “Guía N°XXX
Devolución”

C) El usuario encargado

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Nombre Documento Fecha de Vigencia:
Frecuencia de Revisión:

despacho escaneada con la firma del transportista con el formato “Guía N°xxx Devolución”, esto
en el mismo momento de la devolución.

Esto deberá realizarse por cada 122 asociado a la guía de despacho, considerando que se pueden
encontrar en órdenes de compra distintas, según los productos a despachar. (Ver anexo 4).
Además, puede enviar la información adicional de la devolución que envía el proveedor a la
casilla de devolució[email protected].

Con la devolución en SAP (Movimiento 122), cuentas por pagar deberá hacer la gestión con el
proveedor, para solicitar la respectiva emisión de Nota de Crédito. Esto aplicará, siempre y cuando la
devolución sea posterior al plazo legal de aceptación o reclamo de un DTE (8 días); ya que, si la
factura se encuentra en este plazo, y presenta al menos una devolución en alguna de sus recepciones,
será rechazada.

Si en un plazo de 30 días desde la solicitud del área de cuentas por pagar, el proveedor no ha emitido
la nota de crédito para compensar la devolución en sistema, el área responsable de la devolución
deberá intervenir para que el proveedor justifique con el documento tributario requerido, dicho
movimiento.

6. Responsabilidades
La siguiente tabla describe en forma genérica las responsabilidades que recaen en las distintas etapas del
proceso de control de devoluciones.
RESPONSABLE FUNCIÓN Y RESPONSABILIDAD

 Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales

y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento,
Coordinador de Compras velando por que dichas adquisiciones se redicen en el momento justo,
de (MP – Insumos - en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más
Repuestos – NCD.) conveniente.
 Encargarse de la adquisición, manejo, almacenamiento, stock y
seguridad de los insumos.
Encargado de Bodegas.  Ser el responsable de informar sobre rechazos observados en la
recepción.
(MP – Insumos -  Administrar los recursos de infraestructura, bodegas y bienes de la
Repuestos – NCD.) empresa, coordinando con el resto de la organización el uso de estos y
los materiales adquiridos.
 Control y registro de devolución a proveedores.

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Frecuencia de Revisión:

 Actor intermediario del ciclo de compras (solicitantes, bodega, cuentas

por pagar, proveedores y otros)
Adquisiciones y compras  Orientar a los usuarios encargados del registro de entradas y salidas de
mercaderías.
 Control de precios y órdenes de compra entregadas a proveedores.
 Velar por el correcto control de respaldos de los movimientos de
devoluciones de mercaderías en sistema.
 Comunicación diaria con proveedores y solicitantes
 Analizar la correcta referencia de órdenes de compra y otros asociado
Cuentas por pagar al despacho o respaldo de prestaciones o entregas.
 Solicitar al área responsable de devoluciones su intervención para
liquidar partidas contables generadas por devoluciones en sistema.
 Encargado de solicitar NC a proveedores y posterior aplicación a la
cuenta corriente.
 Rechazar aquellas facturas que registren devoluciones durante el plazo
legal de los 8 días.

7. Anexos
 Anexo 1: Monitor de Facturas Electrónicas

 Anexo 2: Validación entrada de mercadería según campo Referencia. En este caso, con número de
guía de despacho, referenciada por el proveedor en campo Guía de despacho.

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Frecuencia de Revisión:

 Anexo 3: Validación entrada de mercadería según campo Referencia con antecedente de anulación.

 Anexo 4: Movimiento 122, con Guía de despacho anexada según formato que establece esta política.

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8. Historial de Modificaciones
Registro de las actualizaciones realizadas al documento.

Autor de la N° Nueva Versión

Resumen de los cambios Firma y Fecha
Actualización
Creación política de devolución de mercaderías,
Matias Abarca importancia de la gestión de abastecimiento, y 18-12-2019
Marcelo Navarro coordinación con proveedores.
Actualización de modalidad y plazos en el proceso de
Ámbar Sepúlveda devolución de mercaderías. 07-02-2024

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Nombre Documento Fecha de Vigencia:
Frecuencia de Revisión:

9. Recepción Conforme

Con fecha ……. de …………. del año 20….., Yo, ….…………………………….…..…….., C.I.

……………………………, cargo ..………………………….……………. de

……………………………………….., por medio del presente instrumento, recibo y tomo conocimiento del

contenido del documento titulado …………………….…………………………, código

……………………….., publicado el día ….… de ………….. Del año 20…....

Firma

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