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ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y Código F-CO-43-CV

PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - Versión 02
PROVEEDORES ESPORADICO Y UNICA COMPRA Fecha 8/11/2023
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I. PARTES DEL ACUERDO EMPRESA y/o que materialice algún riesgo para la misma. Así mismo,
regular las condiciones en las que EL ENCARGADO realizará el
Entre los suscritos a saber: tratamiento de la información y de los datos personales de EL
A) Por una parte y quien en adelante se denomina LA EMPRESA: RESPONSABLE, en virtud de la relación contractual y/o comercial.
AGENCIA DE ADUANAS COLVAN S.A.S. NIVEL 1 (NIT. 860.004.662-
4) III. CLÁUSULAS

B) Por la otra parte y quien en adelante se denomina EL PROVEEDOR: 1. Definiciones: Los términos utilizados en el texto del presente Acuerdo
. NIT: Representada en se deberán entender en el sentido corriente y usual que ellos tienen en
este acto por su representante legal. , mayor de el lenguaje técnico correspondiente o en el natural y obvio según el uso
edad, identificado con CC O CE No. . general de los mismos, a menos que se especifique de otra forma en el
según consta en el certificado de existencia y representación legal presente Acuerdo. Los términos que a continuación se indican tendrán el
expedido por la cámara de comercio de , persona que se encuentra siguiente significado:
debidamente facultada por los Estatutos Sociales para firmar el presente
acuerdo. Información confidencial: significa cualquier información escrita, oral,
visual, por medios electrónicos o digitales de propiedad de la EMPRESA
o sobre la cual detente algún tipo de derecho. Se entenderá incluida en
la Información Confidencial cualquier copia de la misma, que
Hemos convenido en celebrar un acuerdo de confidencialidad de la comprende, pero no se limita a todo tipo de información, notas, datos,
información y para el tratamiento de datos personales el cual se rige por las análisis, conceptos, hojas de trabajo, compilaciones, comparaciones,
leyes civiles, comerciales, especiales y en particular por las siguientes estudios, resúmenes, elementos, registros preparados para o en
cláusulas y antecedentes: beneficio de la Parte Receptora que contengan o de alguna forma
reflejen dicha información.
II. ANTECEDENTES
Así mismo se considera información confidencial: (1) La información
1. Las partes desean iniciar una relación comercial durante la cual LA
que no sea pública y sea conocida por la Parte Receptora con ocasión
EMPRESA revelará información y documentación sensible y
de la relación comercial; (2) Cualquier información societaria, técnica,
confidencial, la cual es de su total propiedad/o responsabilidad.
jurídica, financiera, comercial, de mercado, estratégica, de productos, de
2. En cuanto a datos personales, EL PROVEEDOR como ENCARGADO y
nuevas tecnologías, de patentes, logotipos, material impreso o
LA EMPRESA como RESPONSABLE, usarán y se transmitirán entre sí
magnético, sellos de seguridad, de modelos de utilidad, de diseños
estos datos, los cuales EL ENCARGADO se obliga a tratar en nombre
industriales, de modelos de negocios y/o cualquier otra relacionada con
de EL RESPONSABLE, bajo las condiciones de seguridad,
la relación comercial, y/o cualquier otro ente relacionado con la
responsabilidad y confidencialidad de acuerdo con la Ley 1581 de 2012
estructura organizacional, bien sea que la misma sea escrita, oral o
y las normas que la reglamenten, modifiquen o deroguen, y de acuerdo
visual, o en cualquier forma tangible o no, incluidos los mensajes de
con la política de LA EMPRESA la cual declara conocer y aceptar.
datos (en la forma definida en la ley), de la cual tenga conocimiento o
3. El presente Acuerdo de Confidencialidad de la información y para el
acceso EL PROVEEDOR, por cualquier medio o circunstancia en virtud
tratamiento de datos personales tiene como finalidad establecer el
de las reuniones sostenidas y/o documentos suministrados; (3) La que
correcto uso y la protección de la información que entregue LA
corresponda o deba considerarse como tal para garantizar el derecho
EMPRESA a EL PROVEEDOR a efectos de evitar su filtración, mal uso,
constitucional a la intimidad, la honra y el buen nombre de las personas
uso con fines delictivos o cualquier otro uso que pueda afectar a LA
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y deba guardarse la debida diligencia en su discreción y manejo en el Información Confidencial sin el consentimiento previo y por escrito de la
desempeño de sus funciones. EMPRESA.

Parte Reveladora: Se constituye en Parte Reveladora la EMPRESA o 3. Duración: El presente acuerdo estará vigente mientras dure la relación
sus Representantes, que suministren información por cualquiera de los comercial, más dos años. En lo relativo a la confidencialidad de datos
mecanismos previstos en este Acuerdo. Para efectos de tratamiento de personales, EL PROVEEDOR tendrá un deber de reserva absoluta más
de datos personales, LA EMPRESA se entenderá como EL allá de la vigencia del presente acuerdo y de cualquier otra relación
RESPONSABLE atendiendo a la posibilidad de decisión sobre el comercial con EL RESPONSABLE.
tratamiento de los datos personales y las bases de datos.
4. Obligaciones sobre el manejo de la información confidencial: El
Parte Receptora: Se constituye en Parte Receptora el PROVEEDOR o PROVEEDOR se obliga a: (1) Mantener la información confidencial
sus Representantes que reciban información. Para efectos de segura, y a usarla solamente para los propósitos relacionados y
tratamiento de datos personales el PROVEEDOR se entenderá como EL autorizados dentro de la relación comercial (2) Proteger la información
ENCARGADO, en virtud de la relación contractual y/o comercial, los confidencial, sea verbal, escrita, visual, tangible, intangible o que por
cuales comprenden necesariamente la recolección, almacenamiento, cualquier otro medio reciba, siendo legítima poseedora de la misma la
uso, circulación o supresión, y en general una operación o conjunto de Parte Reveladora, restringiendo su uso exclusivamente a las personas
operaciones sobre los datos personales que tengan absoluta necesidad de conocerla; (3) Abstenerse de publicar
la información confidencial que se conozca, reciba o intercambie con
Representantes: Referido a las Partes de este Acuerdo, significará los ocasión de las reuniones sostenidas; (4) Usar la información confidencial
funcionarios, directores, administradores, empleados, agentes, únicamente para los efectos señalados al momento de la entrega de
contratistas, subcontratistas y asesores de esa Parte, de su controladora dicha información; (5) Responder ante la parte reveladora o ante los
o de cualquier compañía filial, subsidiaria o que esté controlada por ella terceros de buena fe sobre los cuales se demuestre que se han visto
o bajo control común de esa Parte, incluyendo a título enunciativo, sus afectados por la inobservancia del presente acuerdo, por los perjuicios
abogados, auditores, consultores y asesores financieros independientes morales y económicos que estos puedan sufrir como resultado del
que tengan necesidad de enterarse de la Información Confidencial para incumplimiento de las obligaciones aquí contenidas; (6) No transmitir,
el desarrollo del objeto del presente acuerdo y están obligados frente a comunicar revelar o de cualquier otra forma divulgar total o parcialmente,
la EMPRESA a proteger la confidencialidad de la información revelada. pública o privadamente, la información confidencial sin el previo
consentimiento por escrito por parte de la Parte Reveladora/LA
2. Objeto: El Acuerdo tiene como propósito proteger, entre otros, la EMPRESA, (7) Dar adecuado uso de la marca Empresarial, frente a los
información que la EMPRESA revele en desarrollo la relación comercial terceros con quien se relacione para el manejo de las operaciones
y contractual. En virtud del Acuerdo, el PROVEEDOR se obliga a no contratadas; (8) Garantizar controles de seguridad en el proceso de
revelar, divulgar, exhibir, mostrar y/o comunicar la Información fabricación, almacenamiento , cargue de los productos de material de
Confidencial que reciba de la EMPRESA, ni a utilizarla en favor de empaque, material preimpreso, dotación, promocionales y demás
terceros ni para ejercer competencia. Así mismo el PROVEEDOR se material que lleve el logotipo impreso de la EMPRESA, con el fin de
obliga a proteger dicha información para evitar su divulgación no asegurar que no se vea afectada la imagen y seguridad de la Agencia de
autorizada, ejerciendo sobre ésta el mismo grado de diligencia utilizado Aduanas Colvan S.A.S. Nivel 1, , (9) Como ENCARGADO, tratar los
por un buen comerciante para proteger la Información Confidencial. El datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de datos de
PROVEEDOR no podrá revelar públicamente ningún aspecto de la LA EMPRESA, la Ley aplicable de Protección de Datos, el presente
acuerdo y cualquier instrucción adicional que LA EMPRESA como
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RESPONSABLE le haya dado, aplicando los más altos estándares de devolución o destrucción de la Información Confidencial que haya
confidencialidad; (10) Salvaguardar la seguridad e integridad de las recibido, incluidas, pero no limitadas a todas las copias, extractos y otras
bases de datos en los que se contengan Datos Personales; (11) Notificar reproducciones de la Información Confidencial, los cuales deberán ser
oportunamente y por escrito a LA EMPRESA de cualquier requerimiento devueltos o destruidos dentro de los treinta (30) días siguientes a la
que reciba de las autoridades competentes, que impliquen la divulgación terminación del presente Acuerdo. La destrucción de la Información
de Datos Personales conforme a las leyes aplicables; el aviso deberá Confidencial debe ser certificada por la Parte Receptora/PROVEEDOR a
darse con una anticipación razonable de forma que permitan a LA la EMPRESA. En todo caso, el hecho de no recibir una comunicación en
EMPRESA adoptar las medidas legales que considere oportunas o el sentido a que alude el párrafo anterior, no libera a la Parte
necesarias; (12) En caso de terminación del presente acuerdo, EL Receptora/PROVEEDOR de su deber de custodia, en los términos
PROVEEDOR deberá: a) Suspender todas las actividades encaminadas señalados en el presente Acuerdo.
al Tratamiento de Datos Personales reguladas en este acuerdo o
derivado de la relación contractual y/o comercial entre las partes; b) 6. Cláusula penal pecuniaria: En caso de incumplimiento de cualquiera
Remitir de regreso y eliminar inmediatamente, según lo indicado por LA de las obligaciones por el PROVEEDOR, se causará a su cargo una
EMPRESA, toda la información de la que tenga control, incluyendo, pero cláusula penal pecuniaria equivalente 10 salarios mínimos legales
sin limitarse a los Datos Personales, y todas las copias de estos, que se mensuales vigentes. Se podrá compensar el valor de la cláusula penal
encuentren en su posesión, custodia o control en repositorios diferentes pecuniaria respecto de los valores que LA EMPRESA le adeude al
al de LA EMPRESA. La terminación de este acuerdo se hará sin PROVEEDOR por cualquier concepto, quien autoriza desde ya la
perjuicio de los derechos o compensaciones a que haya lugar o compensación. De no ser posible la compensación total o parcial, el
cualquier obligación o responsabilidad que se haya generado. PROVEEDOR se obliga a consignar el valor o el saldo no compensado
de la cláusula penal en la cuenta y en el tiempo que la EMPRESA le
LA EMPRESA se obliga a: (1) Resolver oportuna y apropiadamente indique. La presente cláusula presta mérito ejecutivo y el PROVEEDOR
todas las solicitudes realizadas por EL PROVEEDOR en relación con el renuncia a ser constituido en mora. La anterior penalidad es
Tratamiento de los Datos Personales y acatar las recomendaciones, independiente de la indemnización plena de los perjuicios a que hubiere
instrucciones y órdenes de la Autoridad de Protección de Datos en lugar.
cumplimiento con la Ley Aplicable de Protección de Datos; (2) Solicitar y
conservar prueba de la Autorización de los Titulares e informar la 7. Solución de conflictos: En caso de controversias sobre el
finalidad del Tratamiento a los Titulares; (3) Garantizar que la cumplimiento del presente acuerdo que no pueda solucionarse mediante
información que se le suministre a el PROVEEDOR de los Datos arreglo directo por las partes dentro de los 30 días siguientes a la
Personales sea conforme con la información que suministren los notificación de la novedad, las partes acuerdan someter sus diferencias
Titulares ante el Tribunal de Arbitramento de la Cámara de Comercio de Bogotá.
Las partes fijan el domicilio contractual en la ciudad de Bogotá.

5. Propiedad y devolución de la información: La información entregada 8. Prohibición de cesión: Este Acuerdo de Confidencialidad debe
por LA EMPRESA es propiedad exclusiva de ésta y deberá ser tratada beneficiar y comprometer a las Partes y no puede ser cedido, vendido,
como confidencial y resguardada bajo este entendido por el asignado, ni transferido, bajo ninguna forma y a ningún título, sin contar
PROVEEDOR durante el término que se fija en el presente Acuerdo. La con la autorización previa y escrita de la otra Parte.
entrega de la Información Confidencial no concede ni implica licencias al
PROVEEDOR, bajo ninguna marca comercial, patente, derechos de 9. Prevención del soborno Nacional y/o Transnacional: El proveedor
autor, secreto comercial o cualquier otro derecho de propiedad reconoce y acepta que está informado sobre la obligación de cumplir las
intelectual. La EMPRESA podrá solicitar a la Parte Receptora la
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normas relacionadas con la prevención del Soborno Nacional y/o

Transnacional y conoce el Programa de Transparencia y Ética
Empresarial, así como las consecuencias de infringirlo. En caso de
presentarse alguna violación al programa o a la normatividad
relacionada, LA EMPRESA podrá dar por terminada de manera
anticipada y unilateral cualquier relación comercial y/o contractual, y
tendrá derecho al cobro de una penalidad económica de 100 salarios
mínimos legales mensuales vigentes más los perjuicios que se generen.
Así mismo, El proveedor autoriza a LA EMPRESA para que pueda
adelantar gestiones tendientes a validar el cumplimiento de las
obligaciones para la prevención del Soborno Nacional y/o Transnacional.

10. Actualización de información: EL PROVEEDOR se compromete a

suministrar la documentación en las condiciones y tiempo requerido por
LA EMPRESA, con el fin de que sea vinculado como asociado de
negocio. Así mismo manifiesta que: a) Los Estados Financieros son
documentos de consulta pública y no son confidenciales de conformidad
con lo establecido en la Ley 222 de 1995, b) Notificará a LA EMPRESA
cualquier cambio en la información suministrada.

El presente acuerdo se suscribe en la ciudad de

a los días del mes de del año 2024.

EL PROVEEDOR LA EMPRESA
. . .
C.C. C.C.
Representante Legal Representante Legal

LA EMPRESA
.
C.C. .
Representante Legal