Project 2019 - Nivel 1

EDICIÓN DEL INSTRUCTOR
Microsoft® Project®
2019: Nivel 1
Léeme primero!
¡Enhorabuena por la selección del software educativo de OPCION! Esta guía rápida
Le dará acceso a los recursos clave del instructor para que pueda presentar la
mejor EXPERIENCIA de aprendizaje POSIBLE.
Edición del instructor de OPCION

Esta edición para instructores es una herramienta crucial que le proporciona toda la
información técnica y de configuración específica del curso, notas de entrega y material
didáctico que necesita como profesional de formación para ofrecer una experiencia de
aprendizaje excelente a sus estudiantes.
La Guía del Facilitador de OPCION

Antes de presentar este curso o cualquier otro de OPCION, asegúrese de explorar la
Guía del facilitador de OPCION para obtener información crítica sobre las técnicas de
entrega de cursos virtuales y combinados, así como la filosofía instructiva de OPCION y
la experiencia de aprendizaje. Obtenga acceso a la Guía del moderador de OPCION a
través del curso del facilitador de OPCION.
El curso de Facilitador de OPCION

Puede encontrar la Guía del facilitador de OPCION y otros recursos excelentes para
entregar productos de software educativo de operaciones lógicas a través del curso
gratuito del facilitador de OPCION. Para acceder al curso gratuito del moderador,
simplemente:
1. Visite www.lo-choice.com
2. Introduzca la tecla de acceso LCSYB24YEF
3. Descargue y explore la guía del facilitador de OPCION.
La comunidad de instructores de Logical Operations

Logical Operations dirige una comunidad en línea y un centro de recursos muy activos
donde los instructores de todo el mundo comparten sus ideas, interactúan e interactúan
entre sí. Únase a la comunidad en el curso OPCION Facilitator, o busque en
www.linkedin.com el grupo “Logical Operations Instructor Community” para unirse a la
conversación.
Una vez más, enhorabuena por su elección, la elección correcta, la OPCION lógica.
Microsoft® Project
® 2019: Nivel 1
Microsoft® Project® 2019: Nivel 1
Número de pieza: 091098
Edición del Curso: 1,0
Agradecimientos
EQUIPO DEL PROYECTO
Autor Diseñador de Editor de contenido
medios
John Wilson Brian Sullivan Peter Bauer
Logical Operations desea agradecer a la Comunidad de Instructores de Logical Operations, y en particular a Tom Allen,
Karianne Brooks, Ralph Fitch, y Gloria Moser, por su experiencia instructiva y técnica durante la creación de este curso.
Avisos
RENUNCIA DE RESPONSABILIDAD
Aunque Logical Operations, Inc. Se ocupa de garantizar la exactitud y calidad de estos materiales, no podemos garantizar su
exactitud, y todos los materiales se proporcionan sin ninguna garantía de ningún tipo, incluyendo, pero sin limitarse a, las garantías
implícitas de comerciabilidad o adecuación para un propósito particular. El nombre utilizado en los archivos de datos para este
curso es el de una compañía ficticia. Cualquier parecido con las empresas actuales o futuras es puramente incidental. No creemos
que hayamos utilizado el nombre de nadie en la creación de este curso, pero si lo hemos hecho, notifíquenos y cambiaremos el
nombre en la próxima revisión del curso. Operaciones lógicas es un proveedor independiente de soluciones de formación
integradas para individuos, empresas, instituciones educativas y organismos gubernamentales. El uso de capturas de pantalla,
fotografías de los productos de otra entidad o el nombre de producto o servicio de otra entidad en este libro es sólo para fines
editoriales. Ningún uso de este tipo debe interpretarse como un patrocinio o endoso del libro por parte de ninguna afiliación de
dicha entidad con Operaciones Lógicas. Este curso puede contener enlaces a sitios de Internet que son propiedad y son operados
por terceros (los «Sitios Externos»). Operaciones lógicas no se hace responsable de la disponibilidad o del contenido ubicado en o
a través de cualquier Sitio externo. Póngase en contacto con Logical Operations si tiene alguna preocupación con respecto a
dichos enlaces o sitios externos.
AVISOS DE MARCAS COMERCIALES

Logical Operations y el logotipo Logical Operations son marcas comerciales de Logical Operations, Inc. Y sus filiales.
Microsoft® y Project® son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en EE.UU. Y en otros países. Los demás
productos y servicios de Microsoft que se tratan o describen pueden ser marcas comerciales o marcas comerciales
registradas de Microsoft Corporation. Todos los demás nombres de productos y servicios utilizados pueden ser de derecho
común o marcas registradas de sus respectivos propietarios.
Copyright © 2019 Logical Operations, Inc. Todos los derechos reservados. Las capturas de pantalla utilizadas con fines ilustrativos
son propiedad del propietario del software. Esta publicación, o cualquier parte de ella, no podrá ser reproducida o transmitida de
ninguna forma o por cualquier medio, electrónico o mecánico, incluyendo fotocopia, grabación, almacenamiento en un sistema de
recuperación de información, O de otro modo, sin permiso expreso por escrito de Operaciones Lógicas, 3535 Winton Place,
Rochester, NY 14623, 1-800-456-4677 En los Estados Unidos y Canadá, 1-585-350-7000 en todos los demás países. El sitio de
operaciones lógicas en la World Wide Web se encuentra en www.logicaloperations.com.
Este libro no expresa ningún derecho sobre el software u otros productos sobre los que fue escrito; todo uso o licencia de dicho
software u otros productos es responsabilidad del usuario de acuerdo con los términos y condiciones del propietario. No haga
copias ilegales de libros o software. Si usted cree que este libro, materiales relacionados, o cualquier otro material de Operaciones
Lógicas están siendo reproducidos o transmitidos sin permiso, por favor llame al 1-800-456-4677 en los Estados Unidos y Canadá,
al 1-585-350-7000 en todos los demás países.
Microsoft® Project®
2019: Nivel 1
Lección 1: Introducción a Microsoft Project .............................. 1

Tema A: Identificar los conceptos básicos de gestión de proyectos .......... 2
Tema B: Navegue por el entorno local (de escritorio) de Microsoft Project 7
Lección 2: Definir un proyecto................................................ 21

Tema A: Crear un nuevo archivo de plan de proyecto ............................. 22
Tema B: Establecer las opciones del plan del proyecto........................... 26
Tema C: Asignar un calendario de proyecto............................................ 31
Lección 3: Agregar tareas de proyecto .................................. 39

Tema A: Agregar tareas a un plan de proyecto ....................................... 40
Tema B: Introduzca las estimaciones de duración de la tarea ................. 47
Lección 4: Gestión de Tareas ................................................ 51

Tema A: Crear una estructura de desglose del trabajo............................ 52
Tema B: Definir relaciones de tareas ...................................................... 60
Tema C: Programar tareas ...................................................................... 65
| Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 |
Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto ............................. 69

Tema A: Agregar recursos a un proyecto ........................................................... 70
Tema B: Crear un calendario de recursos .......................................................... 76
Tema C: Introduzca los costos de los recursos .................................................. 79
Tema D: Asignar recursos a tareas .................................................................... 83
Tema E: Resolución de conflictos de recursos ................................................... 90
Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto .............................. 99

Tema A: Optimizar un plan de proyecto ........................................................... 100
Tema B: Establecer una línea de base............................................................. 105
Tema C: Compartir un plan de proyecto ........................................................... 110
Apéndice A: Navegación por el entorno en línea de Microsoft Project. 119

Tema A: Navegar en Project Online. ................................................................ 120
Glosario ........................................................................................................... 133
Índice ............................................................................................................... 137
Uso de
Microsoft® Project® 2019:
Nivel 1 Edición para
instructores
Bienvenido al instructor
Le damos la bienvenida y le felicitamos por haber elegido utilizar los mejores
materiales disponibles en el mercado hoy en día para un aprendizaje facilitado
por expertos en cualquier modalidad de presentación. Puede utilizar el plan de
estudios de Microsoft ® Project ® 2019: Nivel 1 para presentar experiencias de
formación de primera clase si:
• Sus estudiantes están participando con usted en el salón de clase o virtualmente.
• Usted está presentando en un evento continuo o en un plan de
enseñanza extendido, tal como un semestre académico.
• La presentación se realiza de forma sincrónica con los alumnos o asincrónica.
• Sus estudiantes tienen material educativo físico o están usando materiales
digitales.
• Usted tiene cualquier combinación de estas dimensiones instructivas.
Para hacer el mejor uso de Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 de los materiales
en cualquiera o todas estas dimensiones, asegúrese de revisar el contenido de
la Guía del facilitador de OPCION para obtener una orientación sobre todos los
componentes de la experiencia OPCION.
Preparación para presentar la experiencia de OPCION

La presentación efectiva de la información y las habilidades en este curso
requiere una preparación adecuada en cualquier modalidad de presentación.
Como tal, como instructor, usted debe familiarizarse con el contenido de todo el
curso, incluyendo su organización y enfoques instructivos.
Debe revisar cada una de las actividades, ejercicios y constructores de maestría
del estudiante para que pueda facilitarlos durante el evento de aprendizaje.
Además, asegúrese de revisar los consejos para la presentación en las
diferentes dimensiones; estos consejos para el instructor están disponibles
como notas en los márgenes de la edición para el instructor.
Además del propio plan de estudios, es posible que haya disponibles
diapositivas de Microsoft ® PowerPoint ®, archivos de datos y otro material
de soporte específico del curso descargando los archivos de
pantalla del curso de OPCION. Asegúrese de obtener los archivos del curso antes de su
evento de aprendizaje y asegúrese de distribuirlos a sus estudiantes.
Iconos del instructor del curso

A lo largo de la edición del instructor, puede ver varios iconos centrados en el instructor
que proporcionan sugerencias, respuestas a problemas e información complementaria para
usted, el instructor.
Una nota de presentación proporciona al instructor una indicación para que muestre
una diapositiva específica de los archivos de PowerPoint proporcionados.
Las sugerencias para la entrega de contenido proporcionan orientación para
técnicas de entrega específicas que puede utilizar en determinados puntos del curso,
como conferencias, bocetos de pizarra blanca o realizar sus propias demostraciones
para la clase.
La gestión de las interacciones de aprendizaje proporciona lugares sugeridos para
interactuar con la clase en su conjunto. Usted puede sondear la clase con preguntas
cerradas, comprobar la comprensión con preguntas abiertas, realizar actividades de
discusión planificadas, o tomar notas y preguntas del grupo para aparcar y dirigirse en un
punto posterior de la clase.
Supervisión del progreso de los alumnos Las notas sugieren cuándo es posible que
desee supervisar a los alumnos individuales a medida que realizan actividades o
mantener conversaciones privadas en la barra lateral con participantes individuales
específicos.
Las notas de participación de los estudiantes sugieren oportunidades para involucrar
a los estudiantes de manera activa con la presentación del curso, como permitirles
demostrar su trabajo a la clase en su conjunto, o verificar la logística de la presentación.
Incorporación de otros activos Las notas sugieren cuándo y cómo incluir otros tipos de
medios, como visitar sitios de redes sociales de OPCION, acceder a recursos web
específicos o utilizar los medios proporcionados con el curso, como los Spotlights de
Logical Operations.
Actualizaciones de software de Microsoft Office

A través de la suscripción a Project Online Professional, Microsoft distribuye actualizaciones de
las aplicaciones de Office en varias ocasiones, lo que da como resultado cambios que pueden
no reflejarse dinámicamente en este curso. Debido a la naturaleza impredecible de estas
actualizaciones continuas (sin versión), debe hacer un esfuerzo para mantenerse al día de las
actualizaciones de productos y ser flexible para adaptar el material a cualquier cambio en la
interfaz de usuario.
Sugerencias de presentación para el curso Microsoft® Project® 2019: Nivel 1

A continuación se ofrecen algunos consejos útiles para presentar el curso Microsoft ®
Project ® 2019: Nivel 1.
Este curso se basa en la edición de escritorio de Project Professional, con notas donde
corresponda para señalar las diferencias entre las versiones Professional y Standard. En cada
tema se incluyen actividades prácticas para que los estudiantes puedan practicar el uso de
Project. Se proporciona un apéndice con una descripción de Project Online Professional, con
actividades prácticas para familiarizar a los estudiantes interesados en la edición en línea del
software.
En este curso no se supone que se tenga conocimiento previo de Microsoft Project. Después de
una lección introductoria familiarizando a los estudiantes con el software, los estudiantes
crearán un plan de proyecto desde cero y lo seguirán a lo largo de todas las lecciones para
producir un plan de proyecto ejecutable. Para los estudiantes que deseen ir más lejos con
Project, el seguimiento del Nivel 2 de este curso utiliza el mismo proyecto durante las fases de
ejecución, monitoreo y control de su ciclo de vida.
Como Project es una aplicación sólida con una increíble variedad de funciones, puede
considerar adoptar un enfoque alternativo para la entrega de contenido que el formato de
clase/laboratorio. Algunos instructores lo encuentran
| Uso de Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 Edición para instructores |

Es beneficioso que dedique unos minutos a pasar por el libro de cursos OPCION con los
estudiantes al principio de la clase y, a continuación, presentar el material utilizando los archivos
de datos para demostrar la funcionalidad de la aplicación en el entorno de Project. Esto
proporciona a los estudiantes una visión general del uso del libro del curso para revisar el
contenido después de la clase, a la vez que le proporciona mayor flexibilidad para decidir con
precisión qué contenido encaja en el ámbito de sus sesiones de instrucción. Dado que existe
una gran cantidad de contenido de aplicaciones presentado en Microsoft® Project® 2019: Nivel
1 del libro del curso, usted puede encontrar que este enfoque le ayuda a sacar el máximo
partido de su valioso tiempo en el salón de clase mientras ayuda a los estudiantes a sacar el
máximo partido del contenido proporcionado en el libro del curso de OPCION.
Este curso utiliza principalmente la cinta para enseñar a los estudiantes a ejecutar los diversos
comandos y funciones disponibles en Project. Si lo prefiere, puede enseñar a los estudiantes
formas alternativas de acceder a estos comandos.
Requisitos técnicos específicos del curso
Hardware
Para este curso, necesitará una estación de trabajo para cada estudiante y una
para el instructor. Cada equipo necesitará las siguientes configuraciones mínimas
de hardware:
• Procesador de 64 bits (x64) de 1 gigahercios (GHz).
• 2 gigabytes (GB) de memoria de acceso aleatorio (RAM).
• 32 GB de espacio de almacenamiento disponible.
• Monitor con una resolución de pantalla de al menos 1.024 x 768 píxeles, una
pantalla de al menos 256 colores y un adaptador de vídeo con al menos 4 MB de
memoria.
• Unidad de DVD-ROM o USB de arranque.
• Teclado y ratón o un dispositivo señalador compatible.
• Adaptador Fast Ethernet (100 Mb/s) o más rápido y cableado para conectarse a la red del aula.
• Direcciones IP que no entran en conflicto con otras partes de la red.
• Acceso a Internet (póngase en contacto con el administrador de red local).
• (Sólo ordenador del instructor) Un sistema de visualización para proyectar la pantalla del ordenador del
instructor.
Software
• Microsoft® Windows® 10 Professional o Enterprise.
• Microsoft® Project® 2019 Professional, que se utiliza para completar las
actividades en el cuerpo del curso.
• Microsoft® Project® Online Professional, si desea completar las actividades del
apéndice del curso.
Configuración del curso

Para cada estudiante y el instructor:
1. Proporcionar un sistema con acceso a Internet y los requisitos de hardware dados.
2. Instale Microsoft Windows 10 con una cuenta de administrador local.
3. Descargue e instale las actualizaciones de Windows disponibles.
4. Reinicie si es necesario.
5. Cambie la configuración de actualización para evitar que el dispositivo se reinicie automáticamente:
a. Seleccione el botón Inicio.
b. Seleccione Configuración.
c. Seleccione Actualizar y seguridad.
d. Seleccione Opciones avanzadas.
e. Para la opción Mostrar una notificación cuando el PC necesite reiniciar para
finalizar la actualización, deslice el botón de selección a Activado.

Nota: En algunos sistemas, esto puede aparecer ya que mostraremos un recordatorio

cuando vamos a reiniciar. Si desea ver más notificaciones sobre el reinicio, active
esta opción.
6. Cierre la aplicación Ajustes.
7. Instale la versión de escritorio de Microsoft Project. Microsoft ofrece Project en varias
ediciones diferentes. Este curso se desarrolló utilizando el software de escritorio Microsoft
Project Professional, tal y como se obtuvo a través de una suscripción a Microsoft Project
Online Professional.
Nota: Si usted planea hacer que los estudiantes usen las actividades en línea de Project
en el apéndice, necesitará obtener una edición en línea de Project y distribuir la
información de inicio de sesión a sus estudiantes. Si tiene previsto demostrar las
actividades del apéndice, deberá adquirir una edición en línea del software para usted
mismo. Tiene la opción de comprar o suscribirse a
.
8. Agregue Project a la barra de tareas.
a. En el escritorio de Windows 10, seleccione el botón Inicio.
b. Escriba Project y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en el icono
Project.
c. Seleccione Anclar a la barra de tareas.
d. Compruebe que el icono Project aparece en la barra de tareas.
9. Iniciar Project. Acepte el contrato de licencia. Si se le pide que proporcione una cuenta para
activar Project, proporcione la cuenta que desea utilizar para los equipos del aula. A
continuación, cierre la sesión y salga de Project.
10. Asegúrese de que Windows 10 muestra las extensiones de archivo y la ruta de acceso
completa:
a. Seleccione el botón Inicio y, a continuación, escriba Opciones del Explorador de
archivos
b. Seleccione el botón Opciones del Explorador de archivos.
c. En el cuadro de diálogo Opciones del Explorador de archivos, seleccione la pestaña Ver.
d. En la sección Configuración avanzada, active la casilla de verificación Mostrar la
ruta de acceso completa en la barra de título.
e. En la sección Configuración avanzada, compruebe que la opción Ocultar extensiones
para tipos de archivo conocidos no está activada.
f. Seleccione Aceptar.
En la estación del instructor:
• Conecte el ordenador del instructor al sistema de visualización del aula.
Instale los archivos de datos del curso
Para instalar los archivos de datos del curso:
1. En el cuadro Archivo del curso de OPCION, descargue el archivo
091098Files<ver>.zip en cualquier ubicación que le resulte más conveniente.
Nota: La carpeta de descarga predeterminada variará en función de la versión del
explorador y de la configuración local.
2. Vaya a la carpeta de descarga y localice y descomprima (extraiga) el archivo

091098Files<ver>.zip. Esto creará una carpeta local 091098Files <ver>.
3. Abra la carpeta 091098Files<ver>. Contiene subcarpetas independientes con los costes
generales del curso y los archivos de datos del curso.
Nota: La carpeta de archivos de datos contiene todas las subcarpetas y archivos de
datos específicos de la lección que necesitará para ejecutar este curso. Hay una carpeta
independiente con los archivos iniciales para cada lección o Constructores de dominio, y
puede haber una carpeta Soluciones con archivos completados que los estudiantes
pueden utilizar para comprobar sus resultados.
4. Mueva o copie la carpeta 091098Data en la raíz de la unidad C. Esto instala los archivos
de datos en la ubicación especificada en las actividades del curso.

Nota: Si prefiere colocar los archivos de datos en una ubicación diferente, simplemente
informe a sus estudiantes que tendrán acceso a los archivos desde esa ruta alternativa.
Planificadores de presentación
Las duraciones de la lección que se dan en el contenido del curso son estimaciones basadas en
una experiencia típica de la clase. Los siguientes planificadores muestran ejemplos de cómo se
podría presentar el contenido en un flujo continuo o por separado en una serie de seminarios de
varias sesiones. El flujo de presentación puede variar en función de una serie de factores,
incluido el tamaño de la clase, si los estudiantes están en funciones de trabajo especializadas,
si planea incorporar Spotlights u otros activos de la pantalla de cursos de OPCION en el curso,
etc. Utilice las muestras y los planificadores en blanco para determinar cómo conducirá la clase
para satisfacer las necesidades de su propia situación.
Presentación continua: Flujo de clase de modelo
Este planificador proporciona un flujo de presentación de muestra basado en un día de
formación de 7 horas con descansos y almuerzo incluidos.
Sección Duración Planificador de día
Bienvenida y presentaciones 0:30 8:30 - 9:00

Lección 1: Introducción a Microsoft Project 1:00 9:00 - 10:00
DESCANSO 0:15 10:00 - 10:15
Lección 2: Definir un proyecto 0:30 10:15 - 10:45
Lección 3: Agregar tareas de proyecto 1:00 10:45 - 11:45
ALMUERZO 0:30 11:45 - 12:15
Lección 4: Gestión de Tareas 1:00 12:15 - 1:15
DESCANSO 0:15 1:15 - 1:30
Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto 1:30 1:30 - 3:00
Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto 0:30 3:00 - 3:30
Presentación Continua: Su Flujo de Clase

Utilice este planificador para planificar el flujo de su propio día de entrenamiento basado en las
necesidades de sus estudiantes, el horario para su propio día, y/o cualquier otra modificación
que usted elija.
Bienvenida y presentaciones
Lección 1: Introducción a Microsoft Project
Lección 2: Definir un proyecto
Lección 3: Agregar tareas de proyecto
Lección 4: Gestión de Tareas
Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto

Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto
Presentación no continua: Flujo de clase de modelo

Este planificador proporciona un flujo de presentación de muestra basado en
sesiones independientes presentadas durante varios días o semanas.
Número de sesión Material cubierto Duración de la sesión
Uno Bienvenida y presentaciones 2:00

Lección 1: Introducción a Microsoft Project
Lección 2: Definición de un proyecto
Dos Lección 3: Agregar tareas de proyecto 2:00
Lección 4: Gestión de Tareas
Tres Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto 2:00
Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto
Presentación no continua: Su flujo de clase

Utilice este planificador para planificar cómo presentará el contenido del curso en
función de las necesidades de sus estudiantes, sus convenciones sobre el número y
la duración de las sesiones y cualquier otra modificación que elija.
Número de sesión Material cubierto Duración de la sesión

Acerca de este curso
Bienvenido a Microsoft® Project® 2019: Nivel 1. Este curso está diseñado para
familiarizarle con las características y funciones básicas de Microsoft Project
para que pueda utilizarlo de forma eficaz y eficaz en un entorno real.
Este curso cubre los conocimientos y habilidades esenciales que un director
de proyecto necesita para crear un plan de proyecto con Project durante la
fase de planificación de un proyecto. En otras palabras, si su supervisor le
asigna que dirija un proyecto, este curso le permitirá redactar un plan de
proyecto con Project y compartirlo con su supervisor (y otros) para su
revisión y aprobación.
Nota: este curso está destinado a cualquier persona que tenga Project en el
escritorio, independientemente de si ha adquirido una edición “in situ” o si está
suscrito a una edición “en la nube” (en línea). La mayoría de los jefes de
proyecto y los miembros del equipo de proyecto utilizan la aplicación de
escritorio, por lo que este es el objetivo principal de este curso. Las principales
funciones de la aplicación en línea se presentan en un apéndice.
Descripción del curso

Público objetivo
Este curso está diseñado para una persona con conocimientos sobre
conceptos de gestión de proyectos, así como conocimientos generales
sobre equipos de escritorio, y que será responsable de crear y mantener
planes de proyectos. Este curso le proporcionará los conocimientos
básicos de Microsoft Project necesarios para construir planes de
proyecto básicos.
Requisitos previos del curso

Para garantizar su éxito en este curso, debe tener conocimientos básicos y habilidades
con el sistema operativo Microsoft ® Windows ®, preferiblemente la versión más
reciente. Aunque no necesita ser un experto, leresultará útil contar con experiencia y
competencia con las aplicaciones de Microsoft Office, en particular Word y Excel ® .
Por último, tener un conocimiento básico de los conceptos de administración de
proyectos le ayudará a prepararse para trabajar con Microsoft Project.
Puede realizar cualquiera de las siguientes ofertas de cursos de Operaciones lógicas
para obtener los conocimientos y habilidades necesarios:
• Con Microsoft® Windows® 10
• Microsoft® Office Word: Nivel 1: Elija entre las ediciones 2016, 2019 u Office 365™
• Microsoft® Office Excel®: Nivel 1: Elija entre las ediciones 2016, 2019 u Office 365™
• Fundamentos de la gestión de proyectos (tercera edición)
Objetivos del curso

En este curso, podrá crear planes de proyecto básicos mediante Microsoft Project.
Usted:
• Identificar los conceptos de administración de proyectos y navegar por Microsoft Project

Professional.
• Cree un nuevo plan de proyecto.
• Agregar tareas a un proyecto.
• Administrar relaciones de tareas dentro de un proyecto.
• Administrar los recursos del proyecto.
• Finalizar un plan de proyecto.
La pantalla de inicio de OPCION

La información de inicio de sesión y acceso para el entorno de OPCION se proporcionará
con su experiencia de clase. La plataforma OPCION es su punto de entrada a la experiencia
de aprendizaje OPCION, de la que este manual del curso es sólo una parte.
En la pantalla de inicio de OPCION, puede acceder a las pantallas de cursos de OPCION
para sus cursos específicos. Visite la pantalla del curso de OPCION durante y después de la
clase para hacer uso del mundo de recursos de apoyo e instrucción que conforman la
experiencia de OPCION.
Cada pantalla del curso OPCION le dará acceso a los siguientes recursos:
• Aula: un enlace al entorno de clase de su proveedor de formación.
• EBook: una versión electrónica interactiva del libro impreso para su curso.
• Archivos: cualquier archivo del curso disponible para descargar.
• Listas de comprobación: procedimientos paso a paso y directrices generales que
puede utilizar como referencia durante y después de la clase.
• Puntos destacados: Brief videos animados que mejoran y amplían la experiencia de
aprendizaje en el aula.
• Evaluación: una evaluación del curso para su autoevaluación del contenido del curso.
• Recursos de medios sociales que le permiten colaborar con otros miembros de la
comunidad de aprendizaje mediante sitios de comunicación profesionales como
LinkedIn o herramientas de microblogs como Twitter.
En función de la naturaleza del curso y de los componentes seleccionados por el proveedor de
formación, la pantalla de OPCION del curso también puede incluir acceso a elementos como:
• LogicalLABS, un entorno técnico virtual para su curso.
• Varios recursos de socios relacionados con el software educativo.
• Certificaciones o credenciales relacionadas.
• Un enlace al sitio web de su proveedor de formación.
• Avisos del administrador de OPCION.
• Boletines de noticias y otras comunicaciones de su proveedor de aprendizaje.
• Servicios de mentoría.
Visite la pantalla de inicio de su OPCION a menudo para conectar, comunicarse y
ampliar su experiencia de aprendizaje.
Cómo utilizar este libro

Mientras aprende
Este libro se divide en lecciones y temas, cubriendo un tema o un conjunto de temas
relacionados. En la mayoría de los casos, las lecciones se organizan en orden de aumentar la
competencia.
Los temas orientados a los resultados incluyen información relevante y de apoyo que
necesita para dominar el contenido. Cada tema tiene varios tipos de actividades diseñadas
para permitirle consolidar su comprensión del material informativo presentado en el curso.
Se proporciona información para referencia y reflexión a fin de facilitar la comprensión y la
práctica.
Los archivos de datos para varias actividades, así como otros archivos de apoyo para el curso,
están disponibles para su descarga desde la pantalla DE CURSOS CHOICE. Además de los
datos de muestra de los ejercicios del curso, los archivos del curso pueden contener
componentes multimedia para mejorar su aprendizaje y materiales de referencia adicionales
para su uso durante y después del curso.
| Acerca de este curso |

Las listas de comprobación de procedimientos y directrices se pueden utilizar durante la clase y

como referencias posteriores a la clase cuando vuelva al trabajo y necesite actualizar su
comprensión.
En la parte posterior del libro, encontrará un glosario de las definiciones de los términos y
conceptos utilizados a lo largo del curso. También encontrará un índice para ayudar a localizar
información dentro de los componentes instructivos del libro. En muchas versiones electrónicas
del libro, puede hacer clic en los vínculos de las palabras clave del contenido para ir a la
definición del glosario asociado, y en las referencias de página del índice para ir a ese término
en el contenido. Para volver a la ubicación anterior del documento después de hacer clic en un
vínculo, utilice la funcionalidad adecuada en el software de visualización de PDF.
Mientras Revisa
Cualquier método de instrucción es tan efectivo como el tiempo y esfuerzo que usted, el
estudiante, está dispuesto a invertir en él. Además, parte de la información que usted aprende
en clase puede no ser importante para usted inmediatamente, pero puede llegar a ser
importante más adelante. Por esta razón, le animamos a pasar algún tiempo revisando el
contenido del curso después de su tiempo en el aula.
Como referencia
La organización y el diseño de este libro lo convierten en un recurso fácil de usar para
futuras referencias. Aprovechando el glosario, el índice y la tabla de contenido, puede
utilizar este libro como primera fuente de definiciones, información de fondo y resúmenes.
Iconos del curso

Observe a lo largo del material las siguientes indicaciones visuales.
Una nota proporciona información adicional, orientación o sugerencias

acerca de un tema o tarea.
Una nota de precaución le permite conocer los lugares en los que debe
tener especial cuidado con sus acciones, ajustes o decisiones para que
pueda asegurarse de obtener los resultados deseados de una actividad o
tarea.
Las notas destacadas te muestran dónde un punto destacado
asociado es especialmente relevante para el contenido. Accede a los
destacados desde la pantalla de tu selección de rumbo.
Las listas de comprobación proporcionan ayudas de trabajo que
puede utilizar después de la clase como referencia para realizar
habilidades de nuevo en el trabajo. Acceda a las listas de
comprobación desde la pantalla del curso de OPCION.
Las notas Sociales le recuerdan que debe comprobar la pantalla del
curso OPCION para conocer las oportunidades de interactuar con la
comunidad OPCION a través de las redes sociales.
| Acerca de este curso |

Introducción a
1 Microsoft Project
Tiempo de lección: 1 hora
Introducción a la lección
Como jefe de proyecto, necesita crear y administrar muchos documentos
(artefactos) para comunicar el propósito y estado del proyecto. Un componente
clave de esta responsabilidad es el plan del proyecto, que incorpora las tareas,
los recursos y la programación de un proyecto. El plan del proyecto no sólo
debe utilizarse en las fases iniciales de un proyecto, sino que también mantener
un plan actualizado a medida que avanza el proyecto le permite gestionar el
proyecto de forma eficaz y comunicar el estado a todas las partes implicadas.
Microsoft® Project® es una potente herramienta para planificar y gestionar
proyectos. Esta lección le proporcionará un panorama general: Algunos
conocimientos y habilidades básicos que necesita para comenzar a utilizar
Project.
La lección comienza con una breve revisión de los conceptos básicos de
gestión de proyectos. El resto de la lección se presenta como si Microsoft
Project se hubiera instalado en el equipo y lo estuviera ejecutando por primera
vez. Cubrirá los aspectos esenciales que necesita para navegar por el
programa. En lecciones posteriores, se agregará a este marco.
Objetivos de la lección
En esta lección:
• Identificar los conceptos básicos de gestión de proyectos.
• Navegue por el entorno local (de escritorio) de Microsoft Project.
2 | Microsoft® Project® 2019: Nivel 1
TEMA A
Identificar los conceptos básicos de gestión de proyectos
Usted desea planear e implementar proyectos que afectarán positivamente a su
organización. Se requiere un conocimiento exhaustivo de los proyectos y de la gestión de
proyectos para gestionar sus proyectos de forma eficiente. En este tema, identificará los
conceptos básicos y la terminología de la gestión de proyectos.
Las organizaciones empresariales de todo el mundo están utilizando la gestión de
proyectos como una ventaja competitiva para alcanzar los objetivos estratégicos
corporativos. Al identificar los principales elementos implicados en las prácticas de gestión
de proyectos, puede aumentar las posibilidades de éxito en una amplia gama de proyectos
en áreas de aplicación e industrias.
Proyectos, Programas y Portafolios
Un proyecto es un esfuerzo de trabajo temporal que crea un producto, servicio o resultado
único. Tiene un comienzo y un final claramente definidos. El final de un proyecto se
alcanza cuando se cumplen sus objetivos, ya no existe la necesidad del proyecto, o se
determina que no se pueden alcanzar los objetivos. Los proyectos requieren recursos para
realizar las actividades del proyecto y se prestan a una estructura de trabajo en equipo
Proyectos, Programas y
porque se basan en una serie de disciplinas para completar el trabajo. Además, los
Portafolios proyectos varían ampliamente en términos de presupuesto, tamaño del equipo, duración,
resultados esperados e industrias. Se considera que un proyecto tiene éxito cuando se
cumplen los objetivos especificados dentro de la duración y el presupuesto especificados y
con la calidad requerida.
Un programa es un grupo de proyectos relacionados que tienen un objetivo común.
Ofrece un gran control sobre los proyectos constituyentes y ofrece beneficios que la
organización puede utilizar para alcanzar sus metas. Un programa es administrado por un
gerente de programa, y los proyectos individuales son administrados por gerentes de
proyecto que trabajan para el gerente de programa. Sin embargo, todos los proyectos no
siempre deben formar parte de los programas.
Los proyectos que no tienen un objetivo común, pero que aún se gestionan en un grupo, se
conocen generalmente como proyectos múltiples.
Un portafolio es una colección de proyectos, programas y trabajos operacionales para
alcanzar los objetivos estratégicos de negocio de una organización. Los proyectos de un
portafolio pueden o no ser interdependientes, pero se agrupan para dar a la administración
una visión más amplia de los proyectos de la organización y su adhesión a los objetivos de
la organización. Para que un proyecto forme parte de un portafolio, sus atributos como el
costo, los requisitos de recursos, los plazos, los objetivos estratégicos y los beneficios
deben estar en consonancia con otros proyectos del portafolio. Los portafolios suelen estar
gestionadas por un director o equipos de gestión senior.
Gestión de proyectos
Gestión de proyectos
La gestión del proyecto es el esfuerzo planificado para ejecutar y supervisar un proyecto
para lograr sus metas y objetivos definidos. La gestión de proyectos implica la programación;
la identificación de requisitos; el establecimiento de objetivos; el equilibrio de calidad,
Señale que esta lección alcance, tiempo y costo; y abordar las preocupaciones y expectativas de las partes
proporciona una interesadas.
introducción de alto nivel
a la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es diferente de la gestión de iniciativas de trabajo rutinarias y en
Remita a los estudiantes curso llamadas operaciones. Los proyectos generalmente involucran iniciativas
al glosario para las temporales, circunstancias únicas y equipos interfuncionales. Los proyectos pueden
definiciones y anímelos a implicar equipos nuevos o especialmente formados que se hagan con nuevas tareas y que
no ser abrumados por intenten habilidades, procesos o esfuerzos de trabajo desconocidos. Las operaciones, por
toda la terminología.
otra parte, se ocupan de la producción cotidiana de bienes y servicios. La gestión de
operaciones incluye disciplinas como recursos humanos, compras, ventas y
mantenimiento.
Aunque los procesos de gestión de proyectos y las mejores prácticas son relativamente
estándar, algunos procesos son específicos para ciertas organizaciones, como la gestión
de proyectos que sigue al Proyecto
Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A
Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 | 3
Instituto de Gestión (PMI) Guía del Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos

( Guía PMBOK ®). Sin embargo, su función como gestor de proyectos es adaptar los
procesos a su proyecto en particular.
Responsabilidades de un director de proyecto

En cualquier proyecto dado, algunas de las responsabilidades comunes de los
directores de proyecto incluyen la comunicación entre funciones, la gestión de los
esfuerzos de los miembros del equipo que no informan directamente a ellos, y la
entrega del trabajo a tiempo, dentro del presupuesto asignado y las especificaciones
de calidad.
El proceso de gestión de proyectos
Hay cinco grupos de procesos de gestión de proyectos durante los cuales se
realizan actividades específicas de gestión de proyectos.
El proceso de gestión
Grupo de proceso Actividades de proyectos
Iniciando Se define el objetivo del proyecto y se autoriza el proyecto. El resultado

de este proceso es a menudo una carta de proyecto.
Planificación Se determinan el alcance, el tiempo, el costo y otros detalles del
proyecto. El resultado de este proceso es un plan de proyecto.
Ejecución Las tareas se realizan y los recursos se utilizan para llevar a cabo el plan
del proyecto.
Supervisión y Se realiza un seguimiento del progreso del proyecto y se toman medidas

control correctivas cuando es necesario para mantener el proyecto en marcha.
Cierre Los productos, servicios o resultados finales del proyecto son aceptados por aquellos
que autorizaron el proyecto, y el proyecto es llevado a una conclusión ordenada.
Los grupos de gestión de proyectos se relacionan entre sí de la siguiente manera. Los grupos
de procesos de planificación y ejecución suelen ser iterativos: A medida que se ejecuta el plan
del proyecto, se requiere con frecuencia una mayor planificación. El grupo de procesos de
supervisión y control interactúa con los otros cuatro grupos y afecta a ellos.
Nota: Microsoft Project está diseñado para ayudarle con los grupos de procesos de
planificación, ejecución y supervisión y control de la administración de proyectos.
Restricciones del proyecto

Las restricciones del proyecto son cualquier cosa que inhibe o dicta las acciones
del equipo del proyecto. Las restricciones son limitaciones que afectan al alcance, el
tiempo, el coste y, en última instancia, calidad. Estos factores están interrelacionados y
existen en un estado de equilibrio. A medida que avanza el proyecto, si uno de estos Restricciones del proyecto
factores se altera, los otros factores deben equilibrarse para adaptarse al cambio. Estos
cambios afectarán a la calidad del producto o servicio.
Por ejemplo, si el calendario del proyecto se acorta debido a un cambio en los
requisitos de las partes interesadas, el costo y/o el alcance se verán afectados. El costo
puede aumentar porque se necesitan más recursos para cumplir con el horario
reducido, o el alcance puede disminuir para que todo el trabajo se pueda terminar
según el horario revisado. En cualquiera de estas situaciones, la calidad (lo que la
gente espera del proyecto) cambiará.
Esta repriorización de restricciones puede ocurrir en cualquier momento durante el
proyecto y en proyectos grandes o complejos puede ocurrir varias veces. Microsoft
Project está diseñado para ayudar a los jefes de proyecto a tratar varias restricciones
de proyecto.

Figura 1-1: El triángulo de restricciones.
Funciones del proyecto

Los proyectos a menudo requieren que un grupo de personas con diferentes
Funciones del proyecto funciones y responsabilidades se comuniquen entre sí y trabajen juntos. La cohesión
de este grupo puede afectar a la finalización satisfactoria del proyecto.
Pregunte a los Función Descripción

participantes: ¿Quién es
el patrocinador de sus Gestor de La persona principal que dirige el flujo del proyecto y la comunicación
proyectos? ¿Quiénes son proyectos entre los participantes del proyecto. El director del proyecto dirige la
las partes interesadas? planificación del proyecto, vigila los sobrecostos y gestiona las
¿Quiénes son los
miembros de su equipo? disputas.
Patrocinador Persona de su organización que autoriza, apoya y aprueba el
del proyecto proyecto. Normalmente, el patrocinador del proyecto es miembro de
Informe a los estudiantes
que más información la dirección superior.
sobre recursos será Partes interesadas Cualquier persona que participe activamente en el proyecto o
cubierta más adelante en
el curso. en el proyecto que tenga interés en su resultado. Las partes interesadas
pueden estar dentro o fuera de su organización. Por ejemplo,
si el proyecto va a perforar un pozo de fracturación hidráulica,
las partes interesadas internas podrían incluir geólogos,
trabajadores de la construcción y operadores de perforación.
Las partes interesadas externas podrían incluir propietarios
de tierras, grupos ambientales y reguladores
gubernamentales.
Miembro del equipo Persona responsable de realizar o aprobar el trabajo para completar
el proyecto. Esto incluye a las personas que trabajan en las tareas,
denominadas recursos humanos, como ingenieros u operadores, y
también puede incluir administradores de recursos, como un capataz
o un director.
Alcance de Fluencia
Los gestores de proyectos deben estar constantemente vigilados frente al Alcance
de fluencia del ámbito, que es la expansión incontrolada del ámbito de un proyecto.
Una multitud de cambios aparentemente menores de alcance pueden sumar grandes
retrasos de tiempo y sobrecostos.

ACTIVIDAD 1-1
Identificación de Conceptos de Gestión de Proyectos
Escenario
Usted ha sido contratado como gerente de proyecto en el Greene City National Bank.
Antes de iniciar el primer proyecto, desea actualizar sus conocimientos sobre Actividad
terminología y conceptos de gestión de proyectos.
1. ¿Verdadero o falso? Un proyecto es una serie de pasos

realizados para alcanzar una meta específica.
☑ Verdadero
☐ Falso
2. ¿En qué grupo de procesos se definen el ámbito, las tareas
implicadas y los recursos necesarios para un proyecto?
○ En ejecución
○ Supervisión y control
○ Cierre
◉ Planificación
3. ¿Cuál es la importancia de supervisar un proyecto?
R: La supervisión de un proyecto realiza un seguimiento de su progreso con respecto
al plan original para que pueda tomar medidas correctivas para mantener el
proyecto en marcha.
4. ¿Cómo definiría la gestión de proyectos?

R: El esfuerzo planificado para ejecutar y supervisar un proyecto para lograr sus metas y
objetivos definidos.
5. ¿Qué grupo de proceso de gestión de proyectos implica la
realización de tareas y la coordinación de personas y otros
recursos para llevar a cabo el plan?
○ Iniciando
◉ En ejecución
○ Planificación
○ Cierre
6. ¿Quién es el patrocinador del proyecto?
R: El patrocinador del proyecto es la persona que tiene autoridad para aprobar o terminar el
proyecto.

7. ¿Cuáles de las siguientes se consideran las limitaciones

clásicas de la gestión de proyectos?
☑ Alcance
☑ Costo
☐ Valor obtenido
☑ Tiempo
☐ Espacio
8. ¿Qué es la fluencia de alcance?
R: La fluencia del alcance es la adición gradual de trabajo no aprobado, lo que finalmente
hace inalcanzables los costos originales y las estimaciones del horario.

TEMA B
Navegue por el entorno local (de escritorio)
de Microsoft Project
Ahora que ha revisado alguna información básica acerca de la administración de
proyectos, puede empezar a trabajar con Microsoft Project. Si es nuevo en ella, un
buen primer paso es iniciar la aplicación y explorar sus funciones antes de empezar a
utilizarla para desarrollar planes de proyecto en directo. En este tema, explorará la
interfaz local de Microsoft Project para familiarizarse con las características básicas
del programa.
Microsoft Project
Microsoft Project es un potente programa de administración de proyectos que le
permite crear, presentar, manipular, administrar y analizar planes de proyectos. Las
amplias funciones de Project le proporcionan control sobre la programación, las tareas
y los recursos de un proyecto. Esta gestión detallada de un proyecto le ayudará a Microsoft Project
asegurarse de que sus proyectos tienen éxito y a aprovechar al máximo el tiempo y
los recursos.
Microsoft lanzó la primera versión de Project en 1985. El software se ha actualizado
varias veces y la versión más reciente se llama Microsoft Project 2019. Project 2019
forma parte de la familia de aplicaciones de software de Microsoft Office. No se han
incluido ni sus versiones anteriores en ninguna de las suites de Office; se deben
adquirir por separado. Project 2019 sólo se ejecuta en el sistema operativo Windows ®
10.
Métodos de adquisición
Microsoft Project se puede adquirir de dos formas. Se puede comprar o utilizar sin
cargo en una base de prueba, y se descargará y residirá en el ordenador de un Métodos de adquisición
usuario. Microsoft lo llama la solución local, pero más a menudo se la denomina
versión de escritorio o cliente de escritorio. Las actualizaciones de Microsoft se
descargarán y configurarán automáticamente como un componente del proceso de
Windows Update. Dado que la mayoría de los usuarios trabajan en el entorno de
escritorio, este curso se centrará en él.
Como alternativa, Project se puede alquilar por suscripción con una licencia de
Office 365™ y, en este caso, residirá en la nube. Microsoft se refiere a esto como la
solución basada en la nube, pero más a menudo se denomina la versión en línea.
Las actualizaciones se instalarán automáticamente a medida que se lanzadas, de
modo que el usuario siempre tenga acceso a los cambios más recientes del
software. Se accede al entorno de Project desde un explorador Web y sólo requiere
credenciales de usuario.
Ediciones de Project
Cada método de adquisición ofrece más de una edición del software, como se
muestra en la siguiente tabla.
En instalaciones Project estándar • Aplicación de escritorio completamente instalada y actualizada

• Una licencia cubre un equipo
• Gestionar tareas, informes e inteligencia empresarial
Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

Project profesional Características de Project estándard, más:

• Colabore con el software Microsoft Teams
• Administrar recursos
• Sincronizar con Project Online y Project Server
Servidor de Project Características de Project Profesional, más:
• Gestión de portafolio de proyectos
Basado en nube Project en línea • Los miembros del equipo pueden actualizar el
Elementos estado de las tareas, compartir documentos y
comunicarse en los proyectos
• Envíe hojas de horas para capturar el
tiempo del proyecto y el tiempo que no es
del proyecto
• No incluye la aplicación de escritorio de Project
Project Online Funciones de Elementos de Project Online, más:
Profesional
• Aplicación de escritorio Project
completamente instalada y actualizada
• Una licencia cubre hasta cinco
ordenadores por suscriptor
• Utilice herramientas de programación como
diagramas de Gantt y plantillas personalizables
integradas
• Guarde los proyectos en la nube para facilitar
el acceso a. colaboración perfecta con su
equipo
• Asignar recursos a las tareas del proyecto
Project Online Características de Project Online Professional, más:
Premium • Utilice análisis avanzados para elegir las
propuestas de proyecto que mejor se alineen
con objetivos estratégicos y limitaciones de
honor
• Garantizar una asignación óptima de los
recursos entre los proyectos
• Utilice informes de cartera de fábrica para
obtener información sobre el rendimiento
de la cartera
Nota: Este curso se ha desarrollado utilizando el entorno de escritorio adquirido a

través de la suscripción a Project Online Professional.
Nota: El Apéndice A contiene más información sobre el entorno en línea y cómo

acceder a él.
La pantalla de inicio
La pantalla Inicio es la primera pantalla que aparece al abrir la edición escritorio de
Microsoft Project. La pantalla Inicio contiene varias opciones para ayudarle a empezar
a utilizar Project.
La pantalla de
inicio

Figura 1-2: La pantalla Inicio proporciona un punto de inicio para abrir o crear proyectos.
Desde esta pantalla puede utilizar los siguientes comandos.

Comando Descripción
Reciente Seleccione el nombre de un archivo de proyecto reciente para abrirlo.

Abrir otros proyectos Abra otros archivos de Project que no estén en la lista Recientes.
Buscar Busque en línea las plantillas de Project que puede utilizar para
plantillas en iniciar un nuevo archivo de Project.
línea
Búsquedas sugeridas Utilice las palabras clave sugeridas para examinar las plantillas de Project.
Crear desde Elija si desea crear un nuevo archivo de Project en blanco, un nuevo proyecto
a partir de un archivo existente o un nuevo proyecto a partir de una plantilla.
Iniciar sesión Inicie sesión en su cuenta de Microsoft.
Nota: Es posible que ya tenga una cuenta personal u organizativa de Microsoft. Entre
los ejemplos de cuentas personales de Microsoft se incluyen Office 365, Skype ®,
OneDrive®, Xbox Live®y Outlook.com. Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede crear
una gratis en http:// signup.live.com.
Vistas de Microsoft Project

Microsoft Project utiliza vistas para mostrar información en pantalla del archivo de plan
del proyecto abierto actualmente. El proyecto tiene un total de 36 puntos de vista
diferentes. Puede utilizar muchas de las vistas de la pestaña Vista para centrarse en Vistas de Microsoft Project
aspectos específicos del proyecto. La mayoría de las vistas se dividen en dos
paneles: El panel Hoja a la izquierda y el panel Gráfico a la derecha.
Las vistas más comunes incluyen las siguientes.
Tipo de vista Utilizado para
Calendario Crear, editar, mostrar o revisar tareas programadas en días,

semanas o meses específicos de un calendario.

Tipo de vista Utilizado para
Diagrama de Gantt Vea las tareas y la información asociada en una hoja, y

observe las tareas y la duración a lo largo del tiempo en un
gráfico de barras de una escala de tiempo. También puede
utilizar este tipo de vista para introducir y programar una lista
de tareas. Esta vista aparece de forma predeterminada en
Project.
Diagrama de red Escriba, edite y revise todas las tareas y dependencias de
tareas de un proyecto. También puede utilizar este tipo de
vista para crear y ajustar la programación en un formato de
diagrama de flujo.
Entrada de tareas Revisar, introducir y editar asignaciones por tarea. La parte
de hoja de la vista tiene tareas enumeradas con sus
recursos asignados y la parte de parte de horas contiene
información acerca de las tareas, como el trabajo o los
costos según la escala temporal.
Escala de tiempo Mostrar una instantánea de las tareas y los hitos clave del
proyecto que puede compartir fácilmente en PowerPoint®,
Word, Outlook®y otras aplicaciones de Microsoft Office. Sólo se
mostrarán en la línea de tiempo los elementos que elija.
Seguimiento de Gantt Comparar la programación prevista con la
programación real mientras se implementa un proyecto. En
esta vista, puede ver la información de tareas y tareas en
una hoja, así como un gráfico que muestra una línea de
base y barras de Gantt programadas para cada tarea.
Hoja de recursos Introduzca, edite y revise la información de los recursos en
formato de hoja de cálculo.
Uso de recursos Revisar, introducir y editar asignaciones por recurso. La parte
de hoja de la vista contiene una lista de recursos con
asignaciones de tareas asociadas y la parte de parte de horas
detalla los costos o el trabajo de los recursos en una escala
temporal.
Organizador de equipos Administrar la asignación de recursos en el formato de lista
de recursos. En esta vista, puede ver las tareas no
programadas por recurso y también todas las tareas no
asignadas. Esto le permite editar rápidamente todas las
asignaciones de recursos en una vista.
Nota: La vista Team Planner no está disponible en

Microsoft Project Standard.
Más vistas
Además de las vistas más utilizadas, Project proporciona otras opciones para ver la
información del proyecto con la ayuda del cuadro de diálogo Más vistas. Con Más
vistas, puede observar las relaciones entre variables como el costo, el trabajo y los
recursos en vistas como Diagrama de relaciones, Gantt detallado, Diagrama de
red descriptive y Asignación de recursos. Se puede acceder al cuadro de diálogo
Más vistas de varias maneras en la pestaña Vista seleccionando la flecha
desplegable en cualquiera de las opciones de vista. También puede acceder a ella
haciendo clic con el botón derecho del mouse en el borde izquierdo de cualquier vista
y seleccionando Más vistas.

Figura 1-3: El cuadro de diálogo Más vistas muestra todas las vistas de Project.
La vista Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es la vista predeterminada de Microsoft Project. Al abrir por
primera vez un proyecto en blanco, Project muestra esta vista. Los diagramas de Gantt
son el método más común para mostrar información del proyecto. La vista Diagrama de Gantt
Figura 1-4: En la vista Diagrama de Gantt pasará la mayor parte del tiempo trabajando con un plan de proyecto.

El panel izquierdo del diagrama de Gantt (también denominado tabla Entrada de

tareas) muestra una tabla de las tareas del plan del proyecto. El panel derecho
muestra la duración de cada tarea trazada como una barra con respecto a las fechas
de la parte superior del panel.
Nota: El diagrama de Gantt recibe el nombre de Henry Gantt, que diseñó esta herramienta
entre 1910 y 1915. Aunque ahora se considera una técnica común de gráficos, los
diagramas de Gantt se consideraron revolucionarios cuando se produjeron por primera vez.
Escala de tiempo
Una escala de tiempo es el intervalo de tiempo dentro del cual ha transcurrido el
Escala de
tiempo
trabajo. En Microsoft Project, la escala temporal es el indicador de período de tiempo
que aparece en la parte superior de la parte en fase temporal de varias vistas de
proyecto. En un proyecto, la escala temporal le ayuda a identificar y definir el período
durante el cual se va a completar una tarea o se va a disponer de un recurso.
Figura 1-5: Escala temporal de un diagrama de Gantt.
Nota: La escala temporal aparece en varias vistas de proyecto, incluidos Diagrama

de Gantt, Uso de tareas y Uso de recursos.
Tablas
Las tablas controlan el tipo de información que desea presentar sobre tareas, recursos
y asignaciones como un conjunto de campos en una vista. Al elegir una tabla del grupo
Tablas Datos en la pestaña Vista, puede mostrar varias tablas y controlar las columnas que
aparecen en la tabla. También puede acceder a las tablas haciendo clic con el botón
secundario del mouse en el cuadro Cuadro de selección de comandos de tabla, que
se encuentra encima de los números de tarea. Las tablas muestran los datos del
proyecto en un formato de fila horizontal, con cada tarea (o recurso o asignación) y su
información relacionada en una sola fila. La intersección de una columna y una fila se
denomina celda. Las celdas contienen los datos individuales de la tabla.

Figura 1-6: La tabla Entrada de tareas en la vista Diagrama de Gantt.
Campos
Un campo es una ubicación de una hoja, formulario o gráfico que contiene información
específica sobre una tarea, un recurso o una asignación. Puede ser una parte de una
tabla, una parte de una vista de formulario o un área de fase temporal de una vista de Campos
uso. Cada columna de una tabla es un campo independiente. Por ejemplo, la tabla
Entrada de tarea, mostrada en la vista Diagrama de Gantt, muestra el Nombre de
tarea, Duración, Inicio, Fin, Predecesoras, Y Nombres de recursos para cada tarea
del proyecto.
Figura 1-7: Los campos de un diagrama de Gantt.
Barra de herramientas de acceso rápido

En la esquina superior izquierda de la ventana verá la Barra de herramientas de
acceso rápido. Como su nombre lo indica, la barra de herramientas permite ejecutar Barra de
herramientas de
rápidamente los comandos de Microsoft Project que utiliza con más frecuencia, acceso rápido
como Guardar, Deshacer y Rehacer.

Figura 1-8: Barra de herramientas de acceso rápido.
La barra de herramientas de acceso rápido es altamente personalizable y siempre

está disponible en la pantalla.
La cinta de opciones
La cinta de opciones situada en la parte superior de la ventana es donde encontrará la
mayoría de los controles utilizados en Microsoft Project. Los controles se agrupan en
La cinta de
opciones
siete pestañas básicas:
• Archivo
• Tarea
• Recurso
• Informe
• Proyecto
• Vista
• Ayuda
Al seleccionar una pestaña, los controles relacionados con ella se muestran en la cinta
de opciones. Se mostrará un botón de vista predeterminado diferente en el extremo
izquierdo de la cinta de opciones para cada pestaña. Por ejemplo, el botón de vista
Diagrama de Gantt es el predeterminado para la pestaña Tarea y el botón de vista
Planificador de equipo es el predeterminado para la pestaña Recurso.
Figura 1-9: La cinta agrupa los comandos más comunes en pestañas por tipo.
Nota: Este curso utiliza una notación simplificada para los comandos de la cinta de
opciones. Aparecerán como «[Pestaña Cinta]→[botón o control]», como en «
Seleccionar tarea→Pegar». Si el nombre del grupo no es necesario para la navegación o
no hay un grupo, se omite, como en Seleccionar archivo→Abrir. Para las selecciones que
abren menús y submenús, esta convención de notación continuará hasta que se le indique
que seleccione el comando o la opción final, como en Seleccionar tarea→Editar→Borrar
→Borrar todo.

Pestañas contextuales
Además de las siete pestañas básicas, la cinta de opciones también contiene un
Formato pestaña contextual. El contenido de esta pestaña cambia en función de lo
que se seleccione en la vista. Al seleccionar esta pestaña, verá todas las herramientas Pestañas contextuales
relacionadas con el panel o el objeto actualmente seleccionado en un lugar de la cinta
de opciones. Por ejemplo, cuando se trabaja en la vista Diagrama de Gantt, la cinta de
opciones muestra las opciones de formato del Diagrama de Gantt. Si cambia a la vista
Hoja de recursos, la cinta de opciones mostrará las opciones de formato de la Hoja
de recursos. Los comandos y las opciones de la pestaña Formato cambian más de
una vista a otra, mientras que las demás pestañas muestran comandos atenuados (no
disponibles) si no se pueden utilizar en la vista actual.
Figura 1-10: La pestaña contextual se adapta a lo que está haciendo en el área Vista.
La barra de estado
La barra de estado situada en la parte inferior de la ventana muestra algunos de los
ajustes del programa actual. También muestra accesos directos a las vistas más La barra de estado
utilizadas. Por último, contiene el control Zoom, que permite expandir o contraer la
escala temporal mostrada en la vista.
Figura 1-11: La barra de estado muestra el estado actual del programa y le permite cambiar rápidamente las
vistas y los niveles de zoom.
La función ¿Qué desea hacer?

Escriba en el cuadro de texto Función ¿Qué desea hacer? para acceder
rápidamente a los comandos como un comando de búsqueda. Los comandos y
tareas más utilizados se muestran en la parte superior de la lista de resultados. La función ¿Qué desea
hacer?
Figura 1-12: La función Contar está diseñada para ayudarle a encontrar comandos rápidamente .
La vista Backstage
La pestaña Archivo se muestra de forma diferente a las demás pestañas. Cuando lo
seleccione, verá la Vista Backstage, donde podrá acceder a varios controles de La vista de backstage
archivos y programas. La vista Backstage proporciona

ubicación central de los comandos utilizados para realizar acciones en un proyecto

como un todo, como crear un archivo, guardar un archivo y preparar la impresión.
Figura 1-13: La vista de backstage permite trabajar con archivos de Project y la configuración de la aplicación.
La pantalla Guardar como

Puede guardar un nuevo archivo de Microsoft Project seleccionando la pestaña
Archivo en la cinta de opciones y, a continuación, seleccionando la pestaña Guardar
como en la vista Backstage. Tiene la opción de guardar el archivo de Project en tres
La pantalla Guardar
como lugares diferentes.
Figura 1-14: Puede elegir dónde guardar un plan de proyecto en la pantalla Guardar como.
Lugar Descripción
Sincronizar Esta opción guarda y sincroniza el archivo de Project en un sitio de SharePoint ®.
con Esta es una buena opción para usar si creó el archivo de proyecto a partir de una
SharePoint lista de tareas de SharePoint y su equipo de proyecto está utilizando SharePoint.
OneDrive Esta opción guarda el archivo de Project en la nube. Esta es una buena opción
si necesita tener acceso al archivo de Project desde más de un equipo.
También significa que puede recuperar el archivo de Project si su equipo está
dañado, perdido o robado.
Este PC Esta opción guarda el archivo de Project en el equipo o en la red.

Nota: Si guarda los archivos de Project en OneDrive, tenga en cuenta que debe tener
instalado Microsoft Project en cualquier equipo que tenga previsto utilizar para tener acceso al
archivo. Por ejemplo, si tiene previsto tener acceso a un archivo de Project mediante el
equipo del trabajo y el equipo doméstico, ambos equipos deben tener Microsoft Project.
Formatos de archivo
El formato de archivo estándar de un plan de proyecto es el archivo .mpp, que significa
Plan de proyecto de Microsoft. Aunque Project puede abrir archivos .mpp de todas las
versiones anteriores de Microsoft Project, las personas que utilicen versiones Formatos de archivo
anteriores de Project no podrán abrir los archivos .mpp de la versión más reciente de
Project. Puede guardar el plan del proyecto en formatos de archivo anteriores (también
denominados formatos legales). Puede elegir entre los formatos de archivo disponibles
en el cuadro de diálogo Guardar como.
Figura 1-15: Utilice el cuadro de diálogo Guardar como para seleccionar un formato de archivo alternativo.

ACTIVIDAD 1-2
Navegación por el entorno de Project Desktop
Archivo de datos
Actividad
C:\091098Data\Getting Started with Microsoft Project\New Business Plan.mpp
Antes de empezar
Microsoft Project está instalado en el equipo y activado.
Escenario
Usted es un nuevo gerente de proyecto del Greene City National Bank, y se le ha
asignado su primer proyecto. Su superior le sugiere que se familiarice con la aplicación
Proyecto antes de la reunión de inicio del proyecto y que haya puesto a su disposición
un plan de proyecto de ejemplo para que lo examine.
Nota: Es probable que los pasos detallados de las actividades varíen a medida que
Las actualizaciones Microsoft emita actualizaciones digitales.
digitales emitidas por
Microsoft pueden
provocar cambios en los
pasos de la actividad o en 1. Abra Microsoft Project.
la interfaz de usuario.
Esté preparado para a) Inicie Project desde el menú Inicio o desde el acceso directo del escritorio.
tratar estas b) Compruebe que se abre Microsoft Project.
inconsistencias si hay
alguna.
2. Abra el archivo de plan de proyecto New Business Plan.mpp.
a) En la vista Backstage, desplácese hacia abajo y seleccione Abrir otros proyectos.
b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Getting Started with Microsoft
Project que contiene los archivos de clase.
c) Seleccione Nuevo plan de negocio.mpp y seleccione Abrir.
Compruebe que el proyecto se abre en la vista Diagrama de Gantt.
3. Explora la cinta.
a) En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Vista. Mueva el cursor sobre cada botón del grupo
Vistas de recursos para mostrar y leer una información en pantalla que explique la función del
botón.
b) Seleccione el botón Hoja de recursos.
Compruebe que la Hoja de recursos aparece en el borde izquierdo de la pantalla y que la
pantalla muestra información sobre cada recurso del proyecto.
c) Seleccione la pestaña Formato de hoja de recursos.
Compruebe que la cinta de opciones muestra herramientas que se pueden utilizar para modificar la
Hoja de recursos.
d) Haga clic con el botón derecho del mouse en el borde izquierdo de la pantalla y seleccione Diagrama
de Gantt para cambiar la vista.
4. Aplique el zoom a la escala temporal hasta el proyecto completo para que
no sea necesario desplazarse a la derecha para ver todo el proyecto.
a) En el cuadro de texto ¿Qué desea hacer?, escriba zoom
b) En la lista Resultados, seleccione Ampliar todo el proyecto.
Compruebe que la escala temporal de todo el proyecto se ajusta al ancho del panel derecho del
diagrama de Gantt.
5. Vea la vista Calendario para ver las tareas programadas para una
semana específica.
a) En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Vista .

b) En el grupo Vistas de tareas, seleccione Calendario.

c) Seleccione el botón Semana en la parte superior del calendario.
d) Desplácese hacia abajo con el botón de desplazamiento derecho hasta que aparezca un cuadrado amarillo
junto a la semana del 15 de marzo en el calendario.
Compruebe que el calendario semanal muestra las tareas programadas para la semana del 15 de marzo.
6. Agregue el comando Desplazar a tarea a la barra de herramientas de acceso rápido.

a) En el lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido→Más comandos.
b) En el panel izquierdo, seleccione Desplazar a tarea.

c) Seleccione Agregar.
d) Seleccione Aceptar.
Compruebe que aparece Desplazar a tarea en la barra de herramientas de acceso rápido.
7. Cierre Microsoft Project sin guardar el archivo.

a) En la esquina superior derecha de la ventana Proyecto, seleccione
el botón Cerrar.
b) En el cuadro de diálogo Microsoft Project, seleccione No para
descartar los cambios. Compruebe que Project está cerrado.
Informe a los alumnos de

que también se puede
utilizar Ctrl+W para cerrar
el archivo sin cerrar la
aplicación Project.

que más información
sobre recursos será
cubierta más adelante en
el curso.

Resumen
En esta lección, ha comenzado a utilizar Microsoft Project. Al revisar los conceptos
básicos de la gestión de proyectos y navegar por la interfaz local de Project, sentó las
bases de los conocimientos y habilidades que le permitirán utilizar Project de forma
eficaz.
Anime a los estudiantes a
usar las herramientas de ¿Cuál es su próximo gran proyecto, ya sea en el trabajo o en casa?
redes sociales
proporcionadas en la R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: Producir una campaña publicitaria en el trabajo, pintar
pantalla del curso un dormitorio en casa o planificar una representación teatral para una escuela.
OPCION para hacer un
seguimiento con sus ¿Cómo cree que Microsoft Project podría ayudarle a planificar su proyecto?
compañeros después de R: Las respuestas pueden variar, pero pueden incluir: Buscar una plantilla relacionada con el
que el curso se haya proyecto para ahorrar tiempo, administrar el plan del proyecto o ayudar a que el proyecto siga
completado para una su curso.
discusión adicional y
recursos para apoyar el Nota: Compruebe la pantalla del curso de OPCION para obtener oportunidades de
aprendizaje continuo. interactuar con sus compañeros de clase, compañeros y la comunidad en línea de
OPCION más amplia sobre los temas tratados en este curso u otros temas en los que esté
interesado. Desde la pantalla del curso también puede acceder a los recursos disponibles
para obtener una experiencia de aprendizaje más continua.
Lección 1: Introducción a Microsoft Project |

2 Definir de un proyecto
Tiempo de lección: 30 minutos
La definición de un nuevo proyecto abarca todos los pasos que un jefe de
proyecto debe realizar en Microsoft® Project® para garantizar que el nuevo plan
de proyecto tiene la información necesaria antes de que comience el proceso
de planificación de tareas. Tomando el tiempo para introducir la información
apropiada correctamente, usted pondrá las bases para un plan sostenible del
proyecto que sea más fácil construir, mantener, y compartir sobre el curso de
su proyecto.
En esta lección:
• Crear un nuevo archivo de plan de proyecto.
• Establecer las opciones del plan del proyecto.
• Asignar un calendario de proyecto.
TEMA A
Crear un nuevo archivo de plan de proyecto
Ahora que está familiarizado con los conceptos comunes de administración de
proyectos y conoce el camino alrededor de la interfaz de Microsoft Project, está listo
para comenzar a administrar un proyecto. Para aprovechar al máximo las sólidas
capacidades de Project, es motivo de que primero deba crear un plan de proyecto en la
aplicación. En este tema, usted hará justo eso.
Métodos para crear nuevos proyectos

La definición de un nuevo proyecto comienza con la creación de un nuevo archivo de
plan de proyecto. Puede comenzar con un archivo en blanco o con una plantilla que ya
esté llena de fases de proyecto y tareas para tipos de proyecto comunes. Cuando se
abre la aplicación por primera vez, Project muestra la pantalla Inicio, que ofrece varios
Métodos para crear
nuevos proyectos (2
métodos para crear nuevos archivos.
diapositivas)
Figura 2-1: Puede elegir entre varios métodos para crear nuevos proyectos.
En la tabla siguiente se describen los distintos métodos para crear nuevos archivos de
plan de proyecto.
Método
Proyecto en blanco Proporciona un archivo completamente vacío en el que puede

agregar toda la información del proyecto.
Nuevo a partir de un Permite reutilizar un archivo de Project de un proyecto anterior.
proyecto existente
Nuevo del libro de Importa la información del proyecto creada en Excel. Al elegir esta
opción, se abrirá un asistente que le guiará por los pasos para
Excel ®
importar la información del proyecto de Excel a Project.
Nuevo de la lista Permite importar información del proyecto desde una lista de tareas
tareas de de SharePoint. Cuando elija esta opción, se le pedirá que
introduzca una dirección URL de SharePoint y seleccione una lista
SharePoint ®
de tareas en el sitio de SharePoint.
Lección 2: Definir un proyecto | Tema A

Método
Desde una plantilla permite crear un archivo de Project personalizado para una variedad
de Project de tipos de proyecto diferentes. Cuando elija esta opción, se creará
un archivo de Project que contenga información de ejemplo. A
continuación, puede modificar la información de su proyecto en
particular.
Nota: Microsoft SharePoint es una aplicación basada en Web que permite a los equipos
distribuidos geográficamente almacenar, sincronizar y compartir su contenido importante.
Visite http:// sharepoint.microsoft.com/ para obtener más información sobre SharePoint.
Plantillas de proyecto
Plantillas de proyecto
Una plantilla de proyecto contiene detalles para un proyecto de ejemplo que puede
editar para crear el suyo propio o simplemente utilizar para ayudar a enmarcar sus
propias fases de proyecto.
Microsoft Project viene precargado con 27 plantillas que están orientadas a una
variedad de tipos de proyectos diferentes. El uso de una plantilla puede ahorrar tiempo
porque no es necesario crear la estructura del proyecto desde cero. Sin embargo,
tendrá que modificar la plantilla con los detalles de su proyecto en particular. Si no ve
una plantilla en la pantalla de Inicio que sea similar a su proyecto, puede buscar en
línea una que sea.
Figura 2-2: Las plantillas de proyecto le ayudan a crear nuevos planes de proyecto con gran parte de la
información y el formato en su lugar.
Acceda al mosaico Lista de comprobación de la pantalla Curso de OPCION para

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo crear un nuevo
archivo de plan de proyecto.

ACTIVIDAD 2-1
Creación de un archivo de plan de proyecto a partir
de una plantilla
Antes de empezar
Microsoft Project está instalado en el equipo.
Actividad Escenario
Greene City National Bank es una institución financiera de tamaño medio con 26
sucursales en Greene City y las ciudades de los alrededores. La administración
superior ha estado explorando oportunidades de expansión y ha decidido comprar otra
institución financiera en otra parte del estado. Esto se lograría a través de una fusión o
una adquisición, con la elección dependiendo de la institución objetivo.
Usted es gerente de proyecto en la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) del banco,
y ha sido seleccionado para manejar este interesante proyecto. No está familiarizado
con todo el proceso de Fusión y Adquisición (M&A) y ha investigado planes de
proyectos que pueden adaptarse a su uso. Microsoft tiene lo que parece ser una
plantilla muy completa, y el director de la PMO ha aceptado utilizarla.
1. Abra Microsoft Project 2019.

a) En la barra de tareas, seleccione el acceso directo a Project 2019.
b) Compruebe que se abre Microsoft Project.
2. Descargue la plantilla de evaluación de fusiones o adquisiciones.

a) En Vista de backstage, seleccione Buscar plantillas en línea.
b) Escriba el término de búsqueda fusión o adquisición y seleccione el botón Iniciar búsqueda.
c) En los resultados de la búsqueda, seleccione Fusión o Evaluación de adquisición.
d) En el campo Fecha de inicio, escriba April 6, 2020
e) Seleccione Crear.
Compruebe que la plantilla se abre en Project.
3. Guarde los cambios como My MA.mpp y cierre el archivo.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→Guardar como.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Defining a Project\.
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My MA y, a continuación, seleccione Guardar.
d) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→Cerrar.

ACTIVIDAD 2-2
Creación de un nuevo archivo de plan de proyecto
desde cero
Antes de empezar
Microsoft Project está abierto.
Escenario Actividad
El Departamento de Recursos Humanos del Greene City National Bank ha comprado
un nuevo software que será usado para rastrear la contratación y capacitación de
todos los empleados del banco. Se ha pedido a la PMO que elabore un manual de
formación que el personal de RR. HH. Utilizará para administrar el software, y se le ha
asignado como jefe de proyecto para este esfuerzo.
Una de sus primeras tareas es preparar un plan de proyecto en Microsoft Project.
Este plan contendrá tareas, recursos (personas) para trabajar en ellas y horarios de
inicio y finalización de las tareas. Usted decide preparar el plan desde cero, ya que no
será demasiado complejo.
1. Cree un nuevo plan de proyecto en blanco.

a) En la Vista Backstage, seleccione Proyecto en blanco.
Compruebe que se muestra un Diagrama de Gantt en blanco.
2. Guarde los cambios como My HR Manual.mpp.

b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Defining a Project\.
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My HR Manual. Y, a continuación, seleccione
Guardar. Deje el archivo abierto.

TEMA B
Establezca las opciones del plan del proyecto
Después de crear un nuevo plan de proyecto, es importante capturar la información
sobre el proyecto y guardarla para que usted y otros puedan comprender fácilmente de
qué se trata el proyecto. En este tema, establecerá las opciones específicas del
proyecto y, a continuación, guardará el nuevo archivo.
Cuadro de diálogo Información del proyecto

Al crear un archivo de Project, no se le pide que proporcione información sobre el
proyecto. Un buen lugar para comenzar es el cuadro de diálogo Información del
Cuadro de diálogo
proyecto. El cuadro de diálogo Inforación del proyecto captura información de alto
Información del proyecto nivel sobre el proyecto en su conjunto. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo
Información del proyecto utiliza la fecha actual como fecha de inicio del proyecto.
Project calcula la fecha de fin después de establecer y vincular toda la información de
la tarea.
Figura 2-3: El cuadro de diálogo Información del proyecto es el lugar para ver y modificar información de alto nivel
sobre el proyecto.
Cuadro de diálogo Propiedades del proyecto

Cuadro de diálogo En el cuadro de diálogo Propiedades del proyecto, puede especificar información
Propiedades del general del proyecto, como el nombre del proyecto, el nombre del jefe de proyecto, el
proyecto nombre de la organización y palabras clave específicas relacionadas con el proyecto.
Esta información le ayudará a organizar y localizar los archivos de Project.
Pregunte a los
estudiantes si han
utilizado los cuadros de
diálogo de propiedades
en las aplicaciones de
Office y cómo.
Lección 2: Definir un proyecto | Tema B

Figura 2-4: Cuadro de diálogo Propiedades del proyecto .
Nota: Al rellenar el nombre del proyecto y las palabras clave en el cuadro de diálogo
Propiedades del proyecto, se ayudará a buscar indización en el equipo local y en otros
escenarios de archivos compartidos, como cuando se utiliza SharePoint. Le ayudará a usted y
a otras personas de su organización a encontrar el plan del proyecto mediante el comando
Buscar en Windows o SharePoint.
Métodos para programar proyectos

La fecha de inicio del proyecto se muestra en el campo Fecha de inicio del cuadro de
diálogo Información del proyecto. La fecha de finalización del proyecto se muestra
en el campo Fecha de finalización. Puede cambiar la Fecha de inicio o la Fecha de Métodos para programar
finalización seleccionando la flecha hacia abajo situada a la derecha de cada campo. proyectos
Los proyectos se pueden programar a partir de una fecha de comienzo o de fin, pero
no a la vez. La lista desplegable Programar desde del cuadro de diálogo Información
del proyecto muestra si el proyecto está programado desde la fecha de comienzo o la
fecha de fin. Si la lista desplegable Programar de está establecida en Fecha de inicio
del proyecto, la lista desplegable Fecha de inicio estará activa y la lista desplegable
Fecha de finalización estará inactiva. Por otro lado, si la lista desplegable Programar
desde está establecida en Fecha de finalización del proyecto, la lista desplegable
Fecha de finalización estará activa y la lista desplegable Fecha de inicio estará
inactiva.
De forma predeterminada, Microsoft Project programa todos los proyectos nuevos
desde una fecha de comienzo. En este modo, todas las tareas se programan
automáticamente para iniciar Lo antes posible., lo que proporciona la máxima
flexibilidad de programación.

Figura 2-5: Programación de un proyecto desde una fecha de inicio o de finalización .
Programar un proyecto desde la fecha de finalización

Si decide programar un proyecto a partir de una fecha de finalización, todas las tareas
nuevas se programarán automáticamente para que comiencen lo más tarde posible.
Esta restricción, así como otras que se pueden aplicar en este modo, limita la
flexibilidad de programación. Es ventajoso programar un proyecto a partir de una fecha
de finalización cuando:
• Su proyecto tiene una fecha límite firme y desea identificar una fecha en la que el
proyecto debe comenzar para terminar a tiempo.
• No está seguro de cuándo comenzará el proyecto.
• Su organización requiere que se utilice este modo.
• Es mejor que el proyecto comience tan tarde como sea posible.
Nota: Si la lista desplegable Programar de se establece en Fecha de finalización del
proyecto durante la fase de planificación del proyecto, considere la posibilidad de
cambiar Programación de a Fecha de inicio del proyecto durante la implementación.
Esto aumentará su flexibilidad para realizar cambios de horario si es necesario.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo establecer las
opciones del plan del proyecto.

ACTIVIDAD 2-3
Configuración de las opciones del plan del proyecto
Antes de empezar
Actividad
El archivo My HR Manual.mpp está abierto.
Escenario
Ahora que ha creado el archivo de plan de proyecto que utilizará para administrar el
proyecto, debe introducir algunos elementos importantes en el archivo. Desea que el
proyecto comience el 3 de agosto de 2020; para programar el proyecto desde la fecha
de inicio; y para rellenar el archivo con información general del proyecto.
1. Establezca la fecha de inicio del proyecto.

Está bien si la fecha
a) En la cinta de opciones, seleccione Proyecto→Información del proyecto. actual es posterior al 3
b) En el cuadro de texto Fecha de inicio, escriba August 3, 2020 de agosto de 2020.
2. Programe el proyecto desde la fecha de inicio.

a) En el cuadro de texto Programar desde, asegúrese de que se ha introducido la Fecha de inicio
del proyecto.
b) Seleccione Aceptar.
3. Actualice las propiedades del proyecto con la nueva información.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→Información.
b) Seleccione Información del proyecto→Propiedades avanzadas.
Compruebe que se abre el cuadro de diálogo My HR Manual.
c) Seleccione la pestaña Resumen si aún no está seleccionada.

d) En los campos de texto, introduzca la información adecuada como se muestra en la siguiente imagen.
e) Seleccione Aceptar.
4. En la cinta de opciones, seleccione Archivo→Guardar y deje el archivo

abierto.

TEMA C
Asignar un calendario de proyecto
Al crear un nuevo plan de proyecto, Microsoft Project supone que las tareas del
proyecto se realizarán durante una semana laboral estándar. Sin embargo, en realidad,
las tareas del proyecto se pueden realizar durante una semana de trabajo más larga o
más corta. Es posible que también tenga que tener en cuenta los horarios de
vacaciones. En este tema, modificará los calendarios del proyecto en Microsoft Project
para que reflejen las realidades de su proyecto en particular.
Calendarios de proyectos
Microsoft Project utiliza calendarios para determinar cuándo programar tareas y
cuándo estarán disponibles los recursos para realizar el trabajo. El calendario del
proyecto es el calendario que determina la programación general de un proyecto. Calendarios de proyectos
Por ejemplo, si ha definido los días festivos de su organización en el calendario del
proyecto, la fecha de finalización que Project calcula para el proyecto se ajustará
automáticamente para que el proyecto termine en un día laborable. Aunque el
calendario del proyecto se aplica al proyecto en su conjunto, también puede asignar
calendarios a recursos o tareas individuales.
Calendarios base
Un calendario base define los días laborables y las horas de trabajo de un calendario
que se pueden asignar al proyecto. El cuadro de diálogo Información del proyecto
muestra el calendario base asignado al proyecto en el campo Calendario. Microsoft Calendarios base
Project le ofrece tres calendarios base integrados entre los que elegir.
Calendario base Descripción

Estándar De 8:00 a 12:00 h.
De 1:00 a 5:00 h.
De lunes a viernes
Turno de noche 12:00 AM a 3:00 AM
4:00 AM a 8:00 AM
De 11:00 a 12:00 h.
De martes a viernes de
12:00 AM a 3:00 AM
De 4:00 AM a 8:00 AM
Sábado
24 horas 24 horas al día
Explique cada calendario
7 días a la semana base. El calendario del
turno de noche puede
El calendario base Estándar es el predeterminado para todos los archivos nuevos de ser confuso para los
Microsoft Project. Puede cambiar el calendario base por una de las otras opciones alumnos.
Pregunte a los alumnos:
de la lista desplegable Calendario. ¿cuándo puede utilizar
cada uno de estos
calendarios base?
Tipos de calendario
Project proporciona varios tipos de calendarios para definir las horas de trabajo o los
días, y el tiempo no laborable de un proyecto completo, o incluso para recursos y Tipos de calendario
tareas individuales.
Lección 2: Definir un proyecto | Tema C

Tipo de calendario Descripción
Calendario Calendario base que especifica los tiempos de trabajo y no

del proyecto laborables predeterminados de un proyecto. El calendario base
estándar es el calendario predeterminado del proyecto.
Calendario Calendario creado para especificar los tiempos de trabajo y no
de recursos laborables de un recurso individual cuando existen excepciones del
calendario base. El calendario base estándar es el calendario de
recursos predeterminado.
Calendario Calendario aplicado a una tarea individual creada para controlar la
de tareas programación de una tarea cuando existen excepciones del
calendario base. De forma predeterminada, todas las tareas se
programan según el calendario del proyecto.
El cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base

Puede utilizar el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base para crear un
El cuadro de diálogo nuevo calendario base para el proyecto copiando un calendario base existente y, a
Crear nuevo calendario continuación, cambiarlo para que se ajuste a sus necesidades. Para tener acceso
base al cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, seleccione el botón Cambiar
calendario laboral en la pestaña Proyecto y, a continuación, seleccione Crear
nuevo calendario.
Figura 2-6: Copia de un calendario base mediante el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base .
Nota: Asegúrese de asignar un nombre descriptivo a sus calendarios para que sean
fáciles de elegir más adelante.
El cuadro de diálogo Cambiar tiempo de trabajo

Cada organización tiene sus propias horas de trabajo. Si las horas de trabajo y no
laborables de la organización difieren de las horas predeterminadas del calendario
El cuadro de diálogo base, puede crear un calendario base y aplicarlo al proyecto. Para planificar el
Cambiar tiempo de
trabajo proyecto con precisión, también deberá especificar los días festivos que observe su
empresa; el calendario base predeterminado no incluye los días festivos.
El tiempo de trabajo es siempre que se realiza la mano de obra en un proyecto, en
una tarea o en un recurso. Por el contrario, el tiempo no laborable es cuando no se
realiza el trabajo de parto. Puede modificar el tiempo de trabajo seleccionando la
pestaña Proyecto en la cinta de opciones y, a continuación, seleccionando el botón
Cambiar tiempo de trabajo en el grupo de comandos Propiedades. El cuadro de
diálogo Cambiar calendario laboral permite realizar cambios en el calendario
base seleccionado.

Figura 2-7: Realice cambios en el tiempo de trabajo en el cuadro de diálogo Cambiar tiempo de trabajo .
El cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral muestra un calendario en miniatura

del calendario base del proyecto. La leyenda a la izquierda del calendario en miniatura
explica brevemente la codificación utilizada en el calendario en miniatura. La siguiente
tabla se amplía en la leyenda.
Elemento Icono Significado
Laborable La mano de obra se está realizando en esta

fecha.
No laborable La mano de obra no se está realizando
en esta fecha. Los fines de semana y los
días festivos suelen ser fechas no
laborables.
Horas laborables El período de tiempo durante el que se
modificadas realiza la mano de obra en esta fecha
es diferente al día laborable normal.

Elemento Icono Significado
Día de excepción Las horas de trabajo de esta fecha son

diferentes de las habituales. Por ejemplo,
una organización sólo puede estar abierta
durante la mañana del día anterior a un día
festivo importante.
Semana laboral Las horas de trabajo durante toda esta
no predeterminada semana son diferentes de las habituales.
Por ejemplo, una organización podría
estar completamente cerrada durante una
semana.
Excepciones
En Microsoft Project, una excepción es un día o una semana en que el tiempo de
trabajo es diferente del normal para el calendario base. Todas las excepciones al
calendario base se muestran en una tabla en la parte inferior del cuadro de diálogo
Excepciones
Cambiar calendario laboral.
Figura 2-8: Una excepción al calendario base puede ocurrir para un día festivo.
Puede agregar una excepción al calendario base seleccionando una fecha o fechas en
el calendario en miniatura en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral e
introduciendo un nombre para la excepción en la tabla Excepciones. Por ejemplo, si su
organización está cerrada para las vacaciones de Acción de Gracias, seleccione el
cuarto jueves de noviembre en el calendario en miniatura e introduzca Acción de
Gracias en la celda resaltada de la tabla Excepciones.
Nota : Microsoft Office también permite cambiar la semana laboral normal de un calendario
base mediante la pestaña Semanas laborales del cuadro de diálogo Cambiar horario
laboral. Por ejemplo, puede cambiar la semana laboral del valor predeterminado de lunes a
viernes a martes y sábado. Esta es una habilidad avanzada que no se trata en este curso.
Para obtener más información, escriba Cambiar días laborables para el calendario
La presentación Enfoque del proyecto en la función ¿Qué desea hacer?.
en el cambio de la
semana laboral en el Nota: Para obtener más información sobre la personalización de la semana
proyecto está disponible laboral, consulte la presentación de Spotlight en Cambiar la semana de trabajo
en el mosaico Spotlight
de la pantalla del curso de en el proyecto en el mosaico Spotlight de la pantalla del curso OPCION.
OPCION. Usted puede
elegir incluirlo en sus Tiempo laborable vs. Tiempo no laborable
planes de instrucción, o
puede recordarle a los De forma predeterminada, cada vez que se agrega una excepción al calendario base,
estudiantes acerca del Microsoft Project supone que todo el día es tiempo no laborable. Sin embargo,
mosaico y la información digamos que su organización sólo estará abierta a partir de 8:00am a las 12:00 horas
suplementaria que en Nochebuena. Usted puede hacer algo del tiempo de trabajo del día y algo de
contiene.

el día no laborable seleccionando la excepción en la Tabla de excepciones y, a continuación, seleccionar

Detalles.
Figura 2-9: Establecer el tiempo de trabajo frente al tiempo de no trabajo para una excepción .
Además de cambiar el horario laborable a tiempo no laborable, también puede

seleccionar los períodos de tiempo que estarán en funcionamiento o no. También
puede seleccionar un patrón de repetición y el intervalo de repetición.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo trabajar con
calendarios de proyectos.

ACTIVIDAD 2-4
Asignar un calendario a un proyecto
Antes de empezar
Actividad El archivo My HR Manual.mpp está abierto.
Escenario
El Greene City National Bank observa varios días festivos federales donde no se
programará ningún trabajo de proyecto. Además, el trabajo sólo está programado
para medio día en el Día de las Elecciones. Decide agregar estos días festivos a un
nuevo calendario base y, a continuación, asignarlo como calendario del proyecto
para que la programación sea más precisa.
1. Cree una copia del calendario estándar.

a) En la cinta de opciones, seleccione Proyecto→Cambiar calendario laboral.
b) En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, seleccione Crear calendario.
c) En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, en el campo Nombre, escriba GCNB
Standard Calendar
d) En el campo Hacer una copia de, seleccione Calendario estándar.
e) Seleccione Aceptar.
Compruebe que el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral está abierto y que el campo
Para calendario está establecido en GCNB Standard Calendar.
2. Agregar días festivos nacionales como excepciones.
Nota: Una pregunta frecuente es: ¿Se pueden importar los días festivos desde el
calendario de Outlook? Lamentablemente, la respuesta es no.
Nota: También puede escribir el nombre de la excepción en la tabla

Excepciones y, a continuación, utilizar el selector de fecha en el campo
Comienzo.
a) Navegue por el calendario hasta septiembre de 2020.
b) Seleccione lunes, 7 de septiembre de 2020.
c) En la tabla Excepciones, en la columna Nombre, seleccione la celda resaltada.
d) Escriba Labor Day y pulse Intro.
e) Agregue las siguientes excepciones al calendario del proyecto:
• Martes, 3 de noviembre de 2020, Día de las Elecciones
• Jueves, 26 de noviembre de 2020, Día de Acción de Gracias
• Viernes, 27 de noviembre de 2020, Día después del Día de Acción de Gracias
• Viernes, 25 de diciembre de 2020, Día de Navidad
3. Cambiar el tiempo de trabajo del día de las elecciones.

a) En la tabla Excepciones, seleccione Día de la elección.
b) Seleccione Detalles.
c) En el cuadro de diálogo Detalles para 'Día de elección', seleccione el botón de opción Horas
laborables.
d) En la tabla Horas laborables, seleccione la segunda fila (1:00 PM-5:00 PM).
e) Seleccione Eliminar para eliminar la segunda fila.
f) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Detalles del 'Día de la elección'.
4. Establezca un patrón de repetición.

a) En la tabla Excepciones, seleccione Día del trabajo.
b) Seleccione Detalles.
c) En el cuadro de diálogo Detalles para 'Día del trabajo', en la sección Patrón de repetición,
seleccione el botón de opción Anual.
d) Seleccione el botón de opción Primer lunes de septiembre.
e) Seleccione el botón de opción Finalizar después de.
f) Cambie el número de apariciones de 1 a 5 para permitir que el proyecto finalice después de 5 años.
g) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Detalles del día del trabajo.
h) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar horario laboral.
5. Asigne el calendario estándar de GCNB como calendario del proyecto.

a) Seleccione Proyecto→Información del proyecto.
b) En Información del proyecto para My HR Manual.', en la lista desplegable Calendario,
seleccione Calendario estándar de GCNB.
c) Seleccione Aceptar.
6. Guarde los cambios en My HR Manual.mpp y ciérrelo.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→Guardar.
b) Seleccione Archivo→Cerrar.

Resumen
En esta lección, ha creado un nuevo proyecto a partir de una plantilla y otro desde cero.
En el nuevo proyecto desde cero, se establece la fecha de inicio del proyecto. Ha
capturado información relevante en las propiedades del proyecto y ha creado un
calendario base para reflejar la programación de trabajo de su organización.
Practicando el buen hábito de definir correctamente su plan de proyecto, usted asegura
que el plan sea fácilmente comprensible y mantenible a lo largo de la vida del proyecto.
Anime a los estudiantes a Con el tiempo, usted construirá una biblioteca de planes de proyecto sólidos que usted
usar las herramientas de y su organización pueden aprovechar para mejorar proyectos futuros.
redes sociales
proporcionadas en la
pantalla del curso
OPCION para hacer un ¿Por qué podría crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla en lugar de un
seguimiento con sus
compañeros después de
plan de proyecto en blanco?
que el curso se haya R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: Para empezar a llenar las fases y tareas, para
completado para una comparar su enfoque con otros enfoques comunes, o para obtener una idea rápida de cuánto
discusión adicional y tiempo podría tomar este tipo de proyecto.
recursos para apoyar el
aprendizaje continuo. ¿Qué excepciones al calendario base agregará al siguiente proyecto? ¿Serán
recurrentes?
R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: Las vacaciones son las excepciones más comunes. Si
la duración de un proyecto es superior a un año, resulta útil una excepción periódica.
Nota: Compruebe la pantalla del curso de OPCION para obtener oportunidades de

interactuar con sus compañeros de clase, compañeros y la comunidad en línea de
Lección 2: Definir un proyecto |

3 Agregar tareas de proyecto
Ahora que ha creado y definido el plan de proyecto, debe modificar el plan de
proyecto para que refleje el trabajo que debe realizarse para un proyecto
determinado. Entiende que Microsoft® Project® es una herramienta muy eficaz
para definir y programar los detalles de un plan de proyecto, pero es posible
que no sepa cómo hacerlo.
Usted puede utilizar ya una lista de tareas para llevar un registro de las cosas
que necesitan ser hechas en su vida personal o profesional. Puede utilizar un
bloc de notas u otras herramientas de software como Microsoft® Outlook® o
Excel®para realizar un seguimiento de las tareas. Sin embargo, cuando se trata
de un plan de proyecto sólido que se puede programar con el grado de
precisión que se adapte a sus necesidades, Project puede ayudarle a convertir
una lista de tareas básica en una programación real. En esta lección, usted
hará justamente eso.
En esta lección:
• Agregar tareas a un plan de proyecto.
• Introduzca las estimaciones de duración para las tareas.
TEMA A
Agregar tareas a un plan de proyecto
Una vez creado un archivo de Microsoft Project, debe actualizarlo con información
detallada sobre el proyecto. En este tema, escribirá las tareas que se deben realizar
para completar el proyecto.
Tareas
Una tarea es un elemento específico del trabajo del proyecto. En otras palabras, las
tareas son los bloques de construcción del esfuerzo que se debe hacer para ejecutar
el proyecto. En Microsoft Project, puede utilizar tareas para dividir un proyecto en
partes de trabajo administrables. Puede programar la duración y la secuencia de
Tareas tareas en Project y asignar recursos (personas o materiales) que realizarán las tareas.
Figura 3-1: Las tareas del proyecto son los bloques de creación de un plan de proyecto .

Si su proyecto es vender
su casa, ¿cuáles son
algunas de las tareas que
se deben realizar?
Modos de tarea
Las tareas se pueden introducir manual o automáticamente en función de la
información de tareas disponible para el proyecto.
Modos de tarea
Modo de tarea Descripción
Programado El modo manual es el modo de tarea predeterminado en Project.

manualmente También se conoce como programación controlada por el usuario.
Este modo le permite tener un control completo sobre la duración de la
tarea y las fechas de comienzo y de fin. Una vez introducida una tarea,
estos campos están en blanco y se pueden rellenar una vez que se
conoce la información. Este modo puede ser extremadamente útil en
las fases iniciales de la creación de un plan de proyecto cuando no se
confirma información específica de la tarea, pero aún así desea
capturar la tarea en el plan. Las tareas programadas manualmente se
marcan con el icono de chincheta en el campo Modo de tarea del
diagrama de Gantt. En este modo, al introducir una tarea, la duración
predeterminada se deja en blanco.
Nota: El modo de tarea predeterminado se puede cambiar en
cualquier momento durante el ciclo de vida de un proyecto en el
nivel de tarea, en el nivel de proyecto o incluso en el nivel de
aplicación mediante la configuración de las opciones de Project.
Aunque la
programación manual
es el modo de tarea
predeterminado, rara
vez se utiliza.
Lección 3: Agregar tareas de proyecto | Tema A

Modo de tarea Descripción
Programado El modo de programación automática se puede activar en Project

automáticamente desde la pestaña Tarea para tareas nuevas o mediante el menú
desplegable Modo de tarea para cambiar el modo de una tarea
existente. Este modo permite a Project programar automáticamente
la tarea en función de dependencias, restricciones, calendarios y
otros factores. Las tareas programadas automáticamente se marcan
con el icono de barra de Gantt en el campo Modo de tarea del
diagrama de Gantt. En este modo, al introducir una tarea, la duración
predeterminada se rellena con un valor predeterminado de 1 día?
Puede seleccionar el botón Nuevas tareas en la barra de estado para cambiar si las
nuevas tareas se programan manual o automáticamente. Utilice los botones de la
pestaña Tarea de la cinta de opciones para cambiar si las tareas existentes se
programan manual o automáticamente.
Figura 3-2: Puede cambiar fácilmente entre las tareas programadas manualmente y las programadas
automáticamente.
La tabla de entrada de tareas

Ya está familiarizado con la vista Diagrama de Gantt. Esta vista contiene la tabla
Entrada de tareas, que es el área principal de Microsoft Project desde la que se
pueden ver, escribir y modificar tareas. La tabla Entrada de tareas funciona de forma
muy similar a otras pantallas basadas en tablas. Si ha trabajado con tablas en Excel u
La tabla de entrada de
otros programas, encontrará una funcionalidad similar en Microsoft Project. tareas

que las tablas en Project
también se conocen como
«hojas» y pregúnteles qué
otros programas las
utilizan.
Figura 3-3: Creará la estructura básica del plan del proyecto en la tabla Entrada de tareas.
En el panel izquierdo de la vista Diagrama de Gantt, verá la tabla Entrada de

tarea, que contiene la siguiente información del proyecto en columnas de izquierda
a derecha.
Columna Descripción
Número de fila Fila del diagrama de Gantt. Este número corresponde al ID de

tarea de la tarea en esa fila.
Indicadores Pequeños iconos que muestran el estado de las tareas, la ayuda y la
información de error. Por ejemplo, si una tarea contiene una nota, esta
columna mostrará un indicador de nota.
Modo de tarea Muestra si la tarea se ha programado manual o automáticamente.
Nombre de tarea Una breve descripción del trabajo. Los nombres de tareas cortos y
orientados a la acción son los mejores (por ejemplo, el logotipo de
diseño).
Duración Cuánto tiempo tardará la tarea en trabajar, no en el calendario. De
forma predeterminada, Microsoft Project utiliza los días como unidad
de tiempo para las duraciones. Sin embargo, si lo desea, puede
especificar minutos, horas, semanas o meses como unidad de
tiempo.
Comienzo La fecha en la que está previsto que comience la tarea .
Fin La fecha en la que está planificado que se complete la tarea.
Predecesoras Los ID de tarea de las tareas de las que depende completar esta tarea.
Edición de tareas
Es posible que las tareas del proyecto cambien. Puede editar la lista de tareas de varias
Edición de tareas formas:
• Edite el texto de una celda de la tabla Entrada de tareas.
• Mover una tarea a otra ubicación del plan del proyecto.
• Copiar una tarea.
• Ajuste el ancho de columna o el alto de fila en la tabla Entrada de tarea.
• Insertar una tarea entre otras dos tareas.
• Eliminar una tarea del plan del proyecto.
• Deshacer un error.
Cuadro de diálogo Información de la tarea

En la vista Diagrama de Gantt, siempre que abra una tarea, se abrirá el cuadro de
diálogo Información de la tarea. Este cuadro de diálogo contiene toda la información
Cuadro de diálogo sobre la tarea, agrupada en seis pestañas. La pestaña General muestra el Nombre,
Información de la
tarea Duración, Modo de programación, Fecha de inicio y Fecha de fin, que
corresponden a varias de las columnas de la tabla Entrada de tarea.
Señale las seis pestañas

del cuadro de diálogo
Información de la tarea.
Explique que cada
pestaña se cubrirá en
profundidad más
adelante en el curso.

Figura 3-4: El cuadro de diálogo Información de la tarea contiene datos sobre una tarea.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo agregar y editar
tareas en un plan de proyecto.
Tareas recurrentes
Una tarea periódica es una tarea que se produce repetidamente a intervalos
regulares durante el transcurso de un proyecto. Una tarea periódica aparece como una Tareas recurrentes
tarea de resumen con varias subtareas que representan cada repetición de la tarea. Se
identifican mediante el icono del indicador de tarea periódica, que aparece a la
izquierda de la tarea en la columna Indicadores. Una tarea periódica se puede insertar
en el proyecto en cualquier momento del ciclo de un proyecto.
Figura 3-5: Una tarea recurrente.

Cuadro de diálogo Información de la tarea repetitiva

Señale que la
reunión se celebra En lugar de especificar varios detalles sobre tareas periódicas, se pueden escribir una
cada dos semanas, vez como tareas periódicas mediante el cuadro de diálogo Información de tareas
pero no el día de las periódicas. Los nombres de las tareas periódicas se introducen en el cuadro de texto
elecciones.
Nombre de tarea y el patrón de repetición de la tarea se establece seleccionando las
opciones deseadas en la sección Patrón de repetición, que establece la frecuencia de
Cuadro de diálogo la repetición de la tarea y el día deseado. Este cuadro de diálogo también permite
Información de la tarea establecer la fecha de inicio y la fecha de finalización de la tarea periódica en la
repetitiva sección Intervalo de repetición y ayuda a asignar el calendario deseado para
programar el proyecto en la lista desplegable Calendario.
Figura 3-6: Cuadro de diálogo Información de la tarea repetitiva .

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo agregar tareas
periódicas a un plan de proyecto.

ACTIVIDAD 3-1
Agregar tareas a un plan de proyecto
Archivo de datos
C:\091098Data\Adding Project Tasks\HR Manual Tasks.mpp
Antes de empezar
El calendario del Banco Nacional de Greene City se ha agregado al archivo de tareas Actividad
manuales de recursos humanos.
Escenario
Durante la primera reunión de estado del proyecto del Manual de Recursos Humanos,
el equipo del proyecto identificó algunas de las tareas clave necesarias para el
proyecto. Dado que el plan del proyecto se encuentra en una fase de desarrollo
temprana, decide introducir la información que tiene hasta ahora en el archivo del plan
del proyecto y agregar tareas adicionales cuando el equipo haya determinado cuáles
serán. También desea crear una tarea periódica que muestre una reunión de estado
del proyecto que se produzca de martes alterno hasta el 10 de noviembre (la fecha
aproximada en la que cree que el proyecto estará completo).
1. Abra el archivo de plan del proyecto HR Manual Tasks.mpp.

a) En la pestaña Abrir, en Vista Backstage, seleccione Examinar.
b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Adding Project Tasks que
contiene los archivos de clase.
c) Seleccione HR Manual Tasks.mpp y, a continuación, Abrir.
2. Establezca el Modo de tarea en Automático. Este archivo de datos

a) En la barra de estado, seleccione Nuevas tareas: Programada manualmente y, a se basa en lo que se
continuación, seleccione Programada automáticamente: Microsoft Project calcula las fechas creó anteriormente.
de las tareas.
b) En la barra de estado, compruebe que aparece Nuevas tareas: Programada automáticamente.
3. Muestre los campos Duración, Comienzo y Fin en la tabla Entrada de tareas.

a) Coloque el cursor en la barra divisora entre la tabla Entrada de tareas y el gráfico de Gantt.
Observe que el cursor cambia a una flecha horizontal de dos puntas.
b) Si es necesario, arrastre el cursor hasta que la columna Finalizar esté visible en el panel Entrada
de tareas.
4. Introduzca el nombre de la primera tarea.

a) En la tabla Entrada de tarea, en la primera fila, en la columna Nombre de tarea,
escriba Begin Project y, a continuación, presione Intro.
b) Compruebe que el nombre de la tarea se ha introducido correctamente, que la columna Duración
contiene 1 día? Y que las columnas Comienzo y Fin contienen Lun 8/3/20.
5. Agregue las siguientes tareas debajo de Iniciar proyecto.

• Revise el Manual de RR. HH. Existente
• Revisar las regulaciones gubernamentales
• Revisar las prácticas comunes del sector
• Entrevistar a los jefes de departamento
Nota: Microsoft Project ajusta los nombres de forma que todo el texto sea
visible.
6. Agregar reunión de estado de proyecto como una tarea periódica, que

debe ocurrir cada dos martes desde el 3 de agosto de 2020 hasta el 17
de noviembre de 2020.
a) Seleccione el nombre de la tarea Review Existing HR Manual.
b) Seleccione Tarea→Insertar tarea periódica.
c) En el cuadro de diálogo Información de la tarea repetitiva, escriba Project Status Meeting como
nombre de la tarea.
d) En el cuadro de texto Duración, escriba 2h
e) Establezca el intervalo de repetición en Semanal, Repetir cada 2 semanas y marque Martes.
f) En el cuadro desplegable Finalizar por, escriba 11/10/2020
g) Seleccione Aceptar.
Nota: El campo Información Tarea 2 tiene un icono de Tarea recurrente ,

Y para las Tareas 3-10 muestra un icono No iniciar anterior a Restricción.
h) Amplíe el campo Nombre de tarea para ver las ocho instancias de la tarea repetitiva Reunión de
estado del proyecto.
7. Reubicar la tarea 13 en la tarea 12.

a) Seleccione el número de ID de la tarea 13, Revisar prácticas comunes del sector, para seleccionar
toda la fila.
b) En la pestaña Tarea, seleccione Cortar (o presione Ctrl+X).
c) Seleccione el número de ID de la tarea 12 y seleccione Pegar (o pulse Ctrl+V).
Nota: También puede arrastrar para reorganizar las tareas.
8. Guarde el archivo como My HR Manual Tasks. Y déjelo abierto.

TEMA B
Introduzca las estimaciones de duración de la tarea
Hasta este punto, ha creado un plan de actividades que contiene una lista sencilla de
algunas tareas. Sin conocer la duración de las tareas, sería imposible planificar el
proyecto. En este tema, escribirá las estimaciones de duración de la tarea.
Duración
Para que Project programe con precisión las tareas del plan del proyecto, debe
especificar la duración estimada de cada tarea. Sin duración, el plan del proyecto no
sería más que una lista de tareas pendientes. Con la duración, se vuelve más
completa y las tareas se pueden vincular con mayor precisión dentro del proyecto.
Duración
Duración es la cantidad de tiempo de trabajo entre el comienzo y el final de una
tarea. Día es el parámetro predeterminado y Project calcula un día como ocho horas,
una semana como 40 horas y un mes como 20 días laborables. Por lo tanto, si una
tarea tarda 5 días, puede especificar 5 días, 1 semanas o 0,25 meses. Los días no
laborables no se cuentan, por lo que 1 semanas no es lo mismo que 7 días
calendario.
Figura 3-7: Duraciones mostradas en el diagrama de Gantt.
Existen otros parámetros, como minutos y horas, para calcular la duración de las
tareas. La configuración de duración se puede modificar mediante el cuadro de
diálogo Opciones del proyecto de la página Planificación.
Códigos de duración
Los códigos de duración de los demás parámetros que se pueden utilizar en un
proyecto se muestran en la tabla.
Duración
Minutos m, min, minuto

Horas h, hr, hora
Días d, di, día
Semanas s, sem, semana
Meses lun, lun
Lección 3: Agregar tareas de proyecto | Tema B

Duración
Duración Dmin, dhr, ddi, dsem

transcurrido
Utilice la duración transcurrido cuando se necesite esfuerzo
continuo; no se tienen en cuenta el tiempo no laborable ni las
restricciones de recursos. Normalmente se utiliza para tareas
desatendidas, como permitir que la pintura se seque o que el
hormigón se ponga.
Ç
Duración estimada
Cuando agrega una tarea a un plan de proyecto, Project establece automáticamente la
Duración estimada duración en 1 día?. Esto significa que se ha estimado la duración, ya que Project
necesita dibujar una barra de Gantt asociada a la nueva tarea y el software no sabe
cuál desea que sea la duración. Deberá cambiar la duración a un valor adecuado para
eliminar el signo de interrogación.
Una duración estimada también es útil si no está seguro de la duración de una tarea
y desea indicar que la ha estimado, por ejemplo, 4 días?. Cuando desee confirmar la
duración, simplemente escriba sobre ella el valor correcto y el signo de interrogación
desaparecerá.
Si se ha estimado la duración de una tarea, la tarea de resumen que la contiene
también tendrá un signo de interrogación, al igual que la tarea de resumen del
proyecto.
Nota: Las tareas de resumen y la tarea de resumen del proyecto se tratarán en otra
lección.
Hitos
Un hito es un punto importante de la vida del proyecto, como un producto final o el
final de una fase. En la práctica tradicional de gestión de proyectos, los hitos no son
tareas, no requieren tiempo y no requieren recursos. Sin embargo, en Microsoft Project,
Hitos
los hitos son tareas que normalmente tienen una duración cero pero que pueden tener
duración si es necesario.
Figura 3-8: Un hito de proyecto se marca con un diamante en el diagrama de Gantt .
En la vista Diagrama de Gantt, los hitos se indican con un diamante. Puede crear un
hito nuevo mediante el botón Insertar hito del grupo de comandos Insertar de la
pestaña Tarea de la cinta de opciones. Los nuevos hitos tienen una duración cero. Si
especifica una nueva tarea en la tabla Entrada de tarea y establecer la columna
Duración en 0, Project la convertirá automáticamente en un hito. Puede convertir una
tarea normal en un hito activando la casilla de verificación Marcar tarea como hito
en la pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo Información de la tarea. Las tareas
normales convertidas en hitos conservan sus duraciones y sus recursos.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo introducir
estimaciones de duración de tarea.

ACTIVIDAD 3-2
Introducir estimaciones de duración de tarea
Antes de empezar
El archivo My HR Manual Tasks.mpp está abierto.
Actividad
Escenario
Ahora que ha introducido algunas tareas en el plan de proyecto del Manual de RR.
HH., debe introducir la duración de cada tarea. Este paso será crucial para adquirir
los recursos necesarios cuando el equipo de desarrollo apruebe la programación.
1. Designe la tarea Iniciar proyecto como hito haciendo que la duración sea
cero días.
a) En la tabla Entrada de tarea, seleccione el campo Duración para la tarea Iniciar proyecto.
b) Escriba 0 y, a continuación, pulse Intro.
Compruebe que la duración es cero días y que se muestra un símbolo de rombo en el diagrama
de Gantt de la tarea Iniciar proyecto.
Nota: Tenga en cuenta que los campos Duración y Fin están

sombreados, lo que indica que se ha realizado un cambio en la tarea.
2. Especifique las duraciones de las tareas restantes de la siguiente manera:

a) Revise el Manual de Recursos Humanos existente: 1 día
b) Revisar las prácticas comunes de la industria: 1 día
c) Revisar las regulaciones gubernamentales: 2 días
d) Jefes de departamento de entrevistas: 1 día
3. Guarde y cierre el archivo.

Resumen
En esta lección, ha agregado tareas a un plan de proyecto e importado tareas de otros
programas. También ha estimado las duraciones de las tareas.
Anime a los estudiantes a ¿Cuál es la ventaja de utilizar una tarea repetitiva?

usar las herramientas de
redes sociales R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: No necesitará agregar muchas tareas al plan del
proporcionadas en la proyecto si se van a producir en una programación regular; por ejemplo, una reunión de estado
pantalla del curso semanal.
seguimiento con sus ¿Cuándo cree que el uso de hitos será útil?
que el curso se haya R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: Informar sobre el progreso de los principales eventos
completado para una del proyecto, como la finalización de una fase o entrega, será beneficioso para los interesados que
discusión adicional y no necesiten ver los detalles del proyecto.
aprendizaje continuo. Nota: Compruebe la pantalla del curso de OPCION para obtener oportunidades de
Lección 3: Agregar tareas de proyecto |

4 Gestión de tareas
Ahora tiene un plan de proyecto que contiene una lista completa de tareas del
proyecto y sus duraciones. La administración de todas las tareas en un archivo
de plan de proyecto puede ser abrumadora, especialmente para proyectos
grandes que implican muchas tareas. Microsoft® Project® le ayuda a gestionar
estas tareas organizándolas en una estructura que muestra cómo se ajustan
algunas tareas a agrupaciones más amplias y cómo se relacionan entre sí. La
administración correcta de las tareas del plan permite crear una estructura de
proyecto bien organizada que se pueda editar y actualizar rápidamente.
Para que Project cree una programación realista para estas tareas, deberá
crear relaciones entre las distintas tareas. En esta lección, gestionará el plan del
proyecto organizando las tareas en partes más manejables y formando
relaciones entre ellas.
En esta lección:
• Cree una estructura de desglose del trabajo.
• Definir relaciones y describir las dependencias entre tareas.
• Programar tareas y administrar restricciones y plazos.
TEMA A
Crear una estructura de desglose del trabajo
Ahora que ha agregado tareas a un plan de proyecto, necesita una forma de agrupar y
organizar esas tareas. En este tema, creará y modificará una estructura de desglose
de trabajo e hitos.
Estructuras de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la organización jerárquica de la
lista de tareas. La creación de una EDT a partir de la lista de tareas le ayuda a
organizar las tareas y divide las tareas grandes en tareas más pequeñas.
Estructura de La EDT debe detallar todo el alcance del trabajo necesario para completar el
desglose del proyecto. Este desglose es esencial para estimar el costo del proyecto, asignar
trabajo recursos y programar de forma efectiva. El progreso del proyecto se basará en
comparaciones entre el trabajo real y el plan, tal como se detalla en la EDT. Es
importante convertir la lista de tareas en una EDT completada durante el proceso de
Pregunte a los
estudiantes si han
planificación.
creado estructuras de La estructura de desglose del trabajo se puede dibujar como un gráfico que se muestra
descomposición del de forma muy parecida a un organigrama con componentes finitos, o se puede dibujar
trabajo en otros
programas o en papel. como un esquema simple.
Figura 4-1: Una estructura de desglose del trabajo.
Tareas de resumen y subtareas

Una tarea de resumen es aquella que tiene subtareas relacionadas agrupadas
debajo de ella. En la vista Diagrama de Gantt, las tareas de resumen se muestran
con texto en negrita en el panel izquierdo y corchetes horizontales en el panel
derecho. Las subtareas tienen sangría debajo de sus tareas de resumen. Puede
ocultar algunas o todas las subtareas debajo de una tarea de resumen para una vista
Tareas de resumen y de alto nivel de un proyecto. Las tareas de resumen también se pueden convertir en
subtareas subtareas de una tarea de resumen superior, lo que resulta útil si tiene proyectos
complejos.
La información de programación y coste de las subtareas se acumula en el nivel de
tarea de resumen. La fecha de comienzo de una tarea de resumen viene
determinada por la fecha de comienzo más temprana de cualquiera de sus
subtareas. Para mostrar u ocultar las subtareas del plan del proyecto, utilice los
símbolos de esquema de la tarea de resumen y los símbolos de expander y
colapsar , que aparecen a la izquierda del nombre de la tarea.
Lección 4: Gestión de Tareas | Tema A

Figura 4-2: Puede contraer y expandir tareas de resumen y subtareas en la vista Diagrama de Gantt.
Puede crear nuevas tareas de resumen en la vista Diagrama de Gantt mediante el

botón Insertar tarea de resumen del grupo de comandos Insertar de la pestaña Tarea
de la cinta de opciones. Puede convertir una tarea normal en una tarea de resumen
mediante el botón Tarea de sangría del grupo de comandos Planificar de la pestaña
Tarea. Por el contrario, puede convertir una tarea normal en una subtarea mediante el
botón Aplicar sangría a tarea del grupo de comandos Planificar de la pestaña Tarea.
Ambas operaciones cambiarán la duración de las tareas afectadas.
La agrupación de tareas bajo una tarea de resumen no crea automáticamente
dependencias entre las subtareas. Debe vincular las subtareas manualmente (si
aún no están vinculadas).
Puede cambiar la duración de las tareas de resumen, pero si lo hace no siempre
cambiará la duración de las subtareas. Es mejor cambiar la duración de las subtareas,
lo que cambiará la duración de la tarea de resumen.
Dos enfoques de las tareas de resumen

A veces creará una lista completa de tareas del proyecto y, a continuación, las
agrupará en tareas de resumen (el enfoque ascendente). Otras veces creará una lista
de tareas de alto nivel que se convertirán en tareas de resumen a medida que agregue
subtareas de nivel inferior debajo de cada una (el enfoque descendente). Ninguno de
los dos enfoques es necesariamente mejor que el otro. El enfoque ascendente funciona
bien cuando ya tiene una buena idea de lo que debe suceder para completar el
proyecto. El enfoque de arriba hacia abajo funciona mejor si sólo tiene una idea general
de cómo se desarrollará el proyecto.
Tarea de resumen del proyecto

Cada proyecto nuevo contiene automáticamente una tarea de resumen del
proyecto. Todas las tareas nuevas que agregue a un proyecto serán subtareas de la
tarea de resumen del proyecto. Project oculta la tarea de resumen del proyecto de Tarea de resumen del
forma predeterminada en los nuevos proyectos. En la vista Diagrama de Gantt, puede proyecto
mostrarla seleccionando la pestaña contextual Formato en la cinta de opciones,
buscando el grupo Mostrar u ocultar y marcando la casilla de verificación Tarea de
Mostrar cómo mostrar la
resumen del proyecto. La tarea de resumen del proyecto aparecerá como la primera tarea. Informe a los
tarea en el diagrama de Gantt y será útil, ya que contiene el resumen o resumen del estudiantes de que si
plan general del proyecto. La tarea de resumen del proyecto tomará el nombre del utilizan SharePoint o
archivo del plan del proyecto, pero puede cambiarlo a cualquier cosa más cómoda: El Project Server, se
mostrará la información
nombre del archivo no se cambiará. que se muestra en la
tarea de resumen del
proyecto, como la fecha
de inicio y finalización,
para el proyecto general
del servidor.

Figura 4-3: La tarea de resumen del proyecto es la tarea de más alto nivel en la estructura de desglose del trabajo .
Nota: La tarea de resumen del proyecto se denomina a veces Tarea 0.
Números de esquema
Cuando trabaja con proyectos complejos que tienen varias tareas de resumen y
subtareas, puede que le resulte útil ver los números de esquema que Project puede
Números de asignar a cada tarea. Project utiliza un esquema de numeración de esquema decimal
esquema
para mostrar la secuencia y el nivel de las tareas. Project oculta los números de
esquema de forma predeterminada. En la vista Diagrama de Gantt, puede mostrar los
números de esquema seleccionando la pestaña contextual Formato de la cinta de
opciones, buscando el grupo Mostrar u ocultar y marcando la casilla de verificación
Número de esquema. Los números de esquema aparecerán antes de cada tarea en el
diagrama de Gantt.
Figura 4-4: Los números de esquema le ayudan a referirse a tareas y niveles utilizando un sistema de numeración.
Notas de tarea
Las notas de tareas son información adicional o complementaria que se agrega a una
Notas de tarea
tarea. Puede agregar notas para registrar especificaciones, requisitos del cliente,
medidas de calidad o cualquier información general relacionada con

una tarea. Project también ofrece la flexibilidad de adjuntar documentos relacionados,

incluidos archivos de Microsoft ® Word o Microsoft ® Excel ®, o de crear
hipervínculos a información complementaria.
También puede agregar una nota a la tarea de resumen del proyecto. Para ello,
agregue un comentario a la pestaña Resumen de Información del proyecto en la
vista Backstage. El comentario se convertirá en la nota de tarea de resumen del
proyecto.
Figura 4-5: Puede escribir texto en la pestaña Notas del cuadro de diálogo Información de la tarea.
Hay tres métodos para agregar notas.

Método Descripción
Tipo Puede escribir texto directamente en el campo Notas. A continuación, puede

dar formato al texto utilizando los botones que aparecen encima del campo o
los métodos abreviados de teclado comunes (como Ctrl+B para
negrita, Ctrl+I para cursiva y Ctrl+U para subrayado).
Copiar y Puede copiar texto o gráficos de un documento de origen (como Microsoft
pegar Word, Excel o PowerPoint®) y pegarlos en el campo Notas . El formato del
documento de origen suele conservarse en el campo Notas.

Método Descripción
Insertar Puede importar un archivo en el campo Notas seleccionando el botón

objeto Insertar objeto. Se puede insertar casi cualquier archivo de Microsoft ®
Windows ®. Tiene varias opciones para la inserción: Puede elegir insertar un
nuevo archivo o un archivo existente. Si va a insertar un archivo existente,
puede elegir insertar una copia del archivo original o vincular al archivo
original. Por último, puede elegir mostrar el contenido del archivo o un icono
del archivo.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo crear una
estructura de desglose del trabajo.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo perfilar tareas.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo agregar notas a
una tarea.

ACTIVIDAD 4-1
Creación de una estructura de desglose del trabajo
Archivo de datos Actividad

C:\091098Data\Managing Tasks\HR Manual WBS.mpp
Antes de empezar
Escenario
Su plan de proyecto se está reuniendo muy bien. Ha agregado todas las tareas y
duraciones a ella y ahora es el momento de organizar todas las tareas en una
estructura de desglose del trabajo.
1. Abra el archivo de plan del proyecto WBS.mpp manual de RR. HH.

a) En la pestaña Abrir de la vista Backstage, seleccione Examinar.
b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Managing Tasks que contiene los
archivos de clase.
c) Seleccione HR Manual WBS.mpp y seleccione Abrir.
2. Muestra la tarea de resumen del proyecto.
a) Si es necesario, desplácese hasta la parte superior de la tabla Entrada de tareas para que Iniciar
proyecto Tarea 1 esté visible.
b) En la barra ¿Qué desea hacer? escriba Summary Task

c) En la lista Resultados, seleccione Mostrar tarea de resumen del proyecto.
Si es necesario, desplácese hacia arriba para verificar que la Tarea 0: HR Manual WSB. Está
visible.
d) Coloque el cursor en la línea vertical entre las columnas Nombre de tarea y Duración y arrastre
hacia la derecha hasta que los nombres de cada tarea estén totalmente visibles. También puede
hacer doble clic en esa línea vertical para expandir la columna Nombre de tarea.
3. Introduzca la tarea de resumen de la fase de investigación.
a) Seleccione el número de ID para la tarea 2 Revisar manual de RR. HH. Existente.
b) Mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione el número de identificación de los Tarea 5 jefes de
departamento de entrevistas.
c) En la cinta de opciones, seleccione Tarea→Resumen.
d) Escriba Research Phase y pulse Intro para agregar la nueva tarea de resumen a la tabla Entrada
de tareas.
Compruebe que está visible una nueva Tarea 2 Research Phase de la, que las cuatro subtareas
tienen una sangría inferior y que un icono de tarea de resumen está visible en el diagrama de
Gantt.

4. Mediante los procedimientos descritos en los pasos 3a-c y en la
siguiente figura, agregue las tareas de resumen restantes.
• Fase de esquema
• Fase de desarrollo
• Editar fase
• Fase de revisión
• Fase de impresión
• Fase de publicación
Tenga en cuenta que Proyecto Completo no está en negrita porque no es una tarea de
resumen.
5. Mostrar números de esquema en la EDT.

a) En la cinta de opciones, seleccione Formato.

b) En el grupo Mostrar u ocultar, active la casilla de verificación Número de esquema .

c) Coloque el cursor en la línea vertical entre las columnas Nombre de tarea y Duración y arrastre
hacia la derecha hasta que los nombres de cada tarea estén totalmente visibles. También puede
hacer doble clic en esa línea vertical para expandir la columna Nombre de tarea.
Nota: También puede ajustar automáticamente las alturas de fila de

Nombre de tarea haciendo doble clic entre los dos números de fila.
6. Agregue una nota a la tarea Revisar regulaciones gubernamentales.

a) Haga doble clic en 2,3 Revisar las normativas gubernamentales.
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña Notas.
c) En el campo Notas, introduzca que el departamento jurídico compruebe con un asesor externo.
d) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.
Compruebe que el icono Nota de tarea aparece en la columna Indicadores y coloque el cursor
sobre él para mostrar el texto de la nota.
Nota: Si el texto de la nota no está visible inmediatamente, es posible que necesite

guardar el archivo primero utilizando el nombre de archivo indicado en el paso 7.
7. Guarde los cambios como My HR Manual WBS.mpp.

b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Managing Si los estudiantes no
Tasks. pueden ver el texto de la
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My HR Manual WBS.mpp y, nota recién agregada,
a continuación, seleccione Guardar. haga que guarden el
archivo como se indica
en el último paso y, a
continuación, ver el texto
de la nota.

TEMA B
Definir relaciones de tareas
Ahora que ha organizado las tareas en una jerarquía, puede definir relaciones de
tareas más complejas. Las tareas no son siempre sólo una lista de cosas que se
deben hacer en orden. A veces, deben hacerse al mismo tiempo o deben dejar tiempo
entre ellos. En este tema, definirá las relaciones entre tareas y describirá las
dependencias entre tareas.
Tareas predecesoras
La pestaña Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea muestra las
predecesoras de la tarea. La predecesora es una tarea que debe iniciarse o finalizarse
Tareas antes de que otra tarea pueda comenzar.
predecesoras
Figura 4-6: Puede ver las predecesoras de una tarea en la pestaña Predecesoras del cuadro de diálogo
Dependencias
Una relación de tarea o una dependencia se produce cuando la hora de inicio de una
tarea determinada, denominada sucesora, depende de si otra tarea, denominada
predecesora, se inicia o se completa. Existen cuatro tipos de dependencias.
Tipos de
dependencia
Lección 4: Gestión de Tareas | Tema B

Dependencia Descripción Ejemplo

Fin a inicio (FS) La predecesora debe Debe terminar de aplicar
finalizar antes de que la imprimación (Tarea A)
pueda comenzar la tarea antes de empezar a
sucesora. Éste es el valor aplicar la pintura (Tarea
predeterminado en B).
Microsoft Project y la
dependencia más utilizada.
Inicio a arranque (SS) El predecesor debe Debe comenzar a duplicar

comenzar antes de que un informe (Tarea A) antes
pueda comenzar la tarea de comenzar a enlazar el
sucesora. informe (Tarea B).
Acabado a acabado (FF) La predecesora debe No puede terminar de

finalizar antes de que desviar el tráfico (Tarea A)
pueda terminar la tarea hasta que termine el
sucesora trabajo en carretera (Tarea
B).
Inicio a fin (SF) El predecesor debe

comenzar antes de que la El inicio de un concierto
tarea sucesora pueda (Tarea A) finaliza la venta
terminar. Este es el tipo de de entradas (Tarea B).
dependencia más difícil de
entender. Sin embargo,
tendrá más sentido si
recuerda que la tarea
predecesora es posterior
en el tiempo que la tarea
sucesora.
Tiempo de posposición
El tiempo de posposición es un retraso entre dos tareas dependientes. En un plan
de proyecto, el tiempo de posposición agrega tiempo de espera entre dos tareas. El
tiempo de posposición se establece entre un máximo de dos tareas y debe
Tiempo de posposición
establecerse después de que se cree una dependencia entre dichas tareas. El tiempo
de posposición se puede especificar en la pestaña Predecesoras del cuadro de
diálogo Información de la tarea, ya sea como una duración o como un porcentaje de la
duración de la tarea predecesora. El tiempo de posposición siempre se introduce como
un valor positivo.
Figura 4-7: Tiempo de posposición mostrado en un diagrama de Gantt.
A continuación se muestra un ejemplo sencillo que le ayudará a comprender el retraso.

Finge que estás haciendo un pastel de cumpleaños. Usted debe hornear el pastel antes
de que pueda poner el helado en el pastel. Por lo tanto, existe una relación FS entre

hornee la torta y congele la torta. Sin embargo, después de hornear el pastel, debe
esperar hasta que el pastel se haya enfriado antes de aplicar el frosting. El período
de retardo es el tiempo de retardo.
Plazo de entrega
El plazo de entrega es la superposición entre dos tareas vinculadas por una
dependencia. En un proyecto, se establece el tiempo de entrega para una tarea que
Plazo de puede comenzar cuando la tarea predecesora finaliza parcialmente. El tiempo de
entrega adelanto se puede especificar en la pestaña Predecesoras del cuadro de diálogo
Información de la tarea, ya sea como una duración o como un porcentaje de la
duración de la tarea predecesora. El plazo de entrega siempre se introduce como un
valor negativo.
Figura 4-8: Tiempo de entrega mostrado en un diagrama de Gantt.
A continuación se muestra un ejemplo sencillo para ayudarle a comprender el plomo.

Volvamos al escenario de la tarta de cumpleaños. Debe mezclar los ingredientes del
pastel antes de hornearlo en el horno. Por lo tanto, hay una relación FS entre mezclar
la torta y hornear la torta. Sin embargo, desea que el horno se precaliente mientras
está mezclando el pastel para que el horno esté a la temperatura adecuada para
hornear cuando haya terminado de mezclar el pastel. El período de precalentamiento
es el plazo de entrega.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo definir relaciones
de tareas.

ACTIVIDAD 4-2
Definir relaciones de tareas
Antes de empezar
El archivo My HR Manual WBS.mpp Está abierto.
Escenario Actividad
Ahora que ha esbozado las tareas, desea establecer relaciones entre las tareas.
Al examinar las tareas vinculadas en la estructura de desglose del trabajo, verá que
la relación entre dos de las tareas debe cambiarse, porque no desea que se vean en
una relación Fin a comienzo. También se da cuenta de que debe haber un retraso
entre dos de las tareas, por lo que agrega tiempo de posposición a la tarea
predecesora.
1. Crear relaciones de fin a comienzo entre las tareas de cada fase del proyecto.
a) En la columna Nombre de tarea, seleccione las cuatro tareas de Research Phase.
b) En la pestaña Tarea, en el grupo Planificación, seleccione el botón Vincular las tareas
Señale que puede
seleccionadas. seleccionar los
Compruebe que se han vinculado las cuatro tareas, la duración de Research Phase es de 5 días, nombres de las tareas
que las barras de Gantt están vinculadas y que las horas de inicio y finalización de las tareas han o los números de las
cambiado. tareas.
c) De forma similar, vincule las tareas dentro de cada una de las otras fases.
d) Enlace 8.2 Post to Extranet a 9 Project Complete.
2. Vincular tareas no adyacentes.

a) En la columna Nombre de tarea, seleccione 1 Iniciar proyecto, mantenga presionada la tecla Ctrl
y seleccione 2.1 Review Existing HR Manual.
b) Utilice el botón Vincular las tareas seleccionadas para vincular las dos tareas. No seleccione una
c) De forma similar, 2.4 Interview Department Heads a 3.1 Create Outline. tarea en negrita
d) Continúe vinculando la última subtarea de cada fase a la primera subtarea de la fase siguiente. (resumen) al vincular
Desplácese hacia arriba y compruebe que la duración de la tarea de resumen del proyecto My RH tareas no adyacentes.
Manual WBS es de 70 días.
3. Cambie la relación entre dos tareas a Comienzo a comienzo.

a) Haga doble clic en 2.3 Review Government Regulations para abrir su cuadro de diálogo
Información de tareas.
b) En la pestaña Predecesoras, en la columna Tipo, seleccione Comienzo a comienzo (CC).
Compruebe que la dependencia se ha cambiado a una relación de Comienzo a Comienzo.

d) Mediante los pasos 2a y 2b, enlace 2.2 Review Common Industry Practices a 2.4 Interview
Department Heads
Este enlace es necesario

4. Añada tiempo de posposición entre dos tareas.
para garantizar un retraso a) Haga doble clic en 2.4 Interview Department Heads para abrir su cuadro de diálogo Información de
más largo Más de 2 días tareas.
en la Tarea 2,2 b) En la pestaña Predecesoras, en la columna Posposición de la tarea Review Government
provocarán la Tarea Regulations, utilice la flecha hacia arriba para seleccionar 2d.
2,4 a partir de agosto c) Seleccione Aceptar.
de 6. Verificar que la duración de 2 Research Phase sea de 6 días.
5. Guarde los cambios y cierre el archivo.

TEMA C
Programar tareas
Ahora que ha definido la relación entre tareas, puede utilizar Microsoft Project para
programar el trabajo. Comprender cómo Project programa las tareas le ayudará a
sacar el máximo partido a sus planes de proyecto. Si identifica los verdaderos
impulsores de las tareas del proyecto (por ejemplo, que un evento tiene que tener lugar
en un día determinado), puede utilizar las potentes funciones de Project para
asegurarse de que todas las tareas interdependientes se programan de la forma más
eficaz. En este tema, programará tareas y gestionará restricciones y plazos.
Restricciones de tareas
Una delimitación de tarea es una limitación basada en fechas impuesta a una tarea.
Puede establecer restricciones de tareas para controlar las fechas de comienzo y de fin
de una tarea. Las tareas pueden tener uno de los ocho tipos de restricciones de horario:
Restricciones de tareas
• Lo antes posible. (valor predeterminado cuando los proyectos se programan desde una
fecha de inicio)
• Lo más tarde posible (valor predeterminado cuando los proyectos se programan a partir
de una fecha de finalización)
• No finalizar antes del
• No finalizer después del
• Debe finalizar el
• Debe comenzar el
• No comenzar antes del
• No comenzar después del
Figura 4-9: Los tipos de restricciones se establecen en el cuadro de diálogo Información de la tarea.
Por lo general, debe mantener la restricción predeterminada para que la

programación del proyecto siga siendo lo más flexible posible. Sin embargo, es
posible que desee cambiar la delimitación si tiene una tarea con una fecha
específica que es crítica para el éxito del proyecto.
Lección 4: Gestión de Tareas | Tema C

Fecha límite
Puede estar familiarizado con el concepto de plazos en diversos contextos, pero en
Fecha límite
Microsoft Project, una fecha límite es una fecha de fin objetivo para una tarea.
Establecer una fecha límite en una tarea no afecta a la programación automática de
una tarea. Simplemente le proporciona un indicador visual que puede utilizar para
Pregunte a los supervisar el progreso.
estudiantes si han
perdido una fecha
límite y lo que
sucedió.
Figura 4-10: Una flecha verde marca la fecha límite en el diagrama de Gantt.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo programar tareas.

ACTIVIDAD 4-3
Programación de tareas
Archivo de datos
C:\091098Data\Managing Tasks\HR Manual Scheduling.mpp
Actividad
Antes de empezar
Escenario
Ha seguido creando las relaciones adecuadas en la estructura de desglose del
trabajo y todas las tareas están vinculadas. Ahora tiene alguna información nueva
que incorporar en el programa.
El abogado principal del Departamento Jurídico estará fuera de la ciudad hasta el
lunes 17 de agosto. No podrá comenzar su examen del esbozo de 14th, tal como
estaba previsto originalmente, y la tarea tiene que aplazarse. Incluso si el trabajo
anterior se completa antes de lo previsto, la tarea de revisión con el Departamento
Legal no puede comenzar hasta agosto de 17. Para solucionar esta situación en
Project, agregue una restricción a la tarea. El jefe de la OGP ha declarado que el
proyecto debe completarse antes del 9 de octubre, por lo que añade una fecha límite
a la tarea del Proyecto completo.
1. Abra el archivo de plan del proyecto HR Manual Scheduling.mpp.

a) En la pestaña Abrir, en Vista Backstage, seleccione Examinar.
b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Managing Tasks que contiene los
archivos de clase.
c) Seleccione HR Manual Scheduling.mpp y, a continuación, Abrir.
2. Establezca una restricción en la tarea Revisar con departamento jurídico.

a) Haga doble clic en la tarea 3.2 Review with Legal Department. Recuerde a los
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña Avanzadas. estudiantes que pueden
c) En la lista desplegable Tipo de restricción, seleccione No comenzar antes del. utilizar el comando
Desplazar a tarea si la
d) En el cuadro Fecha de restricción, seleccione 17 de agosto de 2020. tarea no está visible en el
e) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea. área del diagrama de
Gantt.
Compruebe que el icono Restricción aparece en la columna Indicadores.
3. Agregue una fecha límite a la tarea Proyecto completado.

a) Haga doble clic en 9 Project Complete.
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña Avanzadas.
c) En el cuadro Fecha límite, seleccione 9 de octubre de 2020.
d) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.
Verifique que el marcador de fecha límite Aparece en el diagrama de Gantt.
4. Guarde los cambios como My HR Manual Scheduling.mpp y cierre el archivo.

b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Managing Tasks.
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My HR Manual Scheduling.mpp y, a continuación,
seleccione Guardar.
d) Seleccione Archivo→Cerrar.

Resumen
En esta lección, ha agregado y organizado tareas y ha creado relaciones en el plan del
proyecto. La creación de una estructura de desglose del trabajo sólida y bien pensada
es una parte importante de la gestión de proyectos.
Al identificar las tareas que tienen requisitos especiales de relación y dependencia,
estará listo para administrar sus recursos y manejar cualquier problema de
programación que se produce durante la ejecución del proyecto. Aprovechar estas
Anime a los estudiantes a funciones al tiempo que deja el plan del proyecto lo suficientemente flexible como
usar las herramientas de para adaptarse al cambio le ahorrará esfuerzo en la carretera.
redes sociales
proporcionadas en la
pantalla del curso de
Además de la dependencia Fin a comienzo, ¿cuál de los otros tipos de
seguimiento con sus dependencia (Comienzo a comienzo, Fin a fin, Comienzo a fin) podría utilizar
compañeros después de y por qué?
que el curso se haya
R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: Usar Inicio a comienzo cuando se puede iniciar el
completado para una
empaquetado de manuales terminados una vez que se inicia el enlace final, Finalizar a fin cuando
no se puede terminar de colocar los elementos hasta que se hayan completado todas las entregas,
aprendizaje continuo. Comienzo a fin cuando el comienzo de un evento determina cuándo se termina de promoverlo.
¿Cuál de las funciones de programación de tareas cree que tendrá el mayor
impacto en sus futuros planes de proyecto?
R: Las respuestas variarán, pero es probable que los estudiantes encuentren que establecer
restricciones y utilizar el tiempo de demora y de adelanto son valiosos para trabajar con tareas que
son inamovibles (como una fecha de conferencia) o para tratar con directivas de la organización
(por ejemplo, un tiempo de respuesta para una solicitud de permiso).

Lección 4: Administración de tareas |

Gestión de los
5 recursos del proyecto
Tiempo de lección: 1 hora, 30 minutos
Ahora que ha creado una estructura de desglose del trabajo, debe definir quién
y qué se necesita para completar las tareas del proyecto. Como gerente de
proyecto, una de las áreas principales en las que debe centrarse durante la
fase de planificación de un proyecto son los recursos. Usted tiene que
determinar las personas, herramientas, equipo y materiales que serán
requeridos para el proyecto. La definición temprana de los requisitos de
recursos solidificará el plan del proyecto y le ayudará a ajustarse a medida que
la disponibilidad de recursos cambie a lo largo de la vida del proyecto.
En esta lección:
• Agregar recursos al archivo de plan del proyecto.
• Crear un calendario de recursos.
• Introduzca los costos de los recursos.
• Asignar recursos a tareas.
• Resolución de conflictos de recursos.
TEMA A
Agregar recursos a un proyecto
Una vez que haya introducido las tareas del proyecto en un archivo de Microsoft ®
Project ® en blanco, los recursos del proyecto son el siguiente conjunto crítico de datos.
En este tema, agregará recursos a un plan de proyecto.
Recursos
Los recursos son personas, equipos, materiales u otros costos que se utilizan para
realizar una tarea de proyecto. En otras palabras, los recursos son el personal, los
suministros, el equipo y otros gastos que necesita para ejecutar un proyecto. En
Recursos Microsoft Project, puede definir los recursos y asignarlos a tareas.

¿Qué recursos ha
utilizado en sus
proyectos?
Figura 5-1: Los recursos se asignan a las tareas.
Recursos de trabajo
Un recurso de trabajo es una persona o equipo utilizado para completar tareas en un
proyecto. El seguimiento de los recursos de trabajo se realiza en función del tiempo.
Los recursos de trabajo más comunes son las personas que realizarán las tareas,
Recursos de trabajo también conocidas como recursos humanos. Usted puede referirse a los recursos de
trabajo por nombre (Gary Clark) o por etiquetas genéricas (Landscaper), dependiendo
de sus necesidades. Además de los recursos humanos, los recursos de trabajo
Pida a los
estudiantes que
también incluyen recursos que necesita para programar o realizar un seguimiento de
nombren algunos los costes en función del tiempo. Por ejemplo, una prensa de impresión sólo puede
recursos de trabajo. ejecutar un trabajo a la vez, por lo que es posible que tenga que programarlo en
función de su disponibilidad. O bien, puede que necesite alquilar equipos, como un
camión en movimiento, para realizar una tarea y debe programar de la forma más
eficaz para minimizar los costes. El espacio también se puede tratar como un recurso
de trabajo si necesita programar su disponibilidad o realizar un seguimiento de su
costo por tiempo. Entre los ejemplos se incluyen salas de conferencias,
almacenamiento, centros de convenciones, etc.
También puede especificar el número máximo de unidades que el recurso puede
trabajar en el proyecto. Por ejemplo, una persona sólo puede dedicar el 50% de su
tiempo al proyecto o, si tiene tres equipos idénticos, puede crear un recurso para los
tres y establecer el campo Máx. Unidades en el 300%.
Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto | Tema A

Unidades
Una unidad es la representación del porcentaje de tiempo de un recurso asignado a
una tarea. El porcentaje predeterminado es 100. Sin embargo, si un recurso
funcionaría sólo la mitad del tiempo en una tarea, puede establecer las unidades de
Unidades
asignación de ese recurso en el 50 por ciento.
Figura 5-2: Unidades mostradas en Project.
Trabajo
El trabajo es el número de horas-persona necesarias para completar la asignación
Trabajo
de cada recurso. La fórmula para calcular el trabajo es Trabajo = Duración *
Unidades. Por ejemplo, si la tarea Escribir propuesta de subvención tiene una
duración de 5 días y el recurso Emma dará el 75% de su esfuerzo a la tarea, el
trabajo será de 3,75 días (5 días * 75%). El trabajo total de una tarea es la suma del
trabajo de todas sus asignaciones.
Figura 5-3: Cálculo del trabajo.
Nota: Trabajará con la fórmula de programación más adelante en esta lección.
Recursos materiales
Recursos materiales
Un recurso material es un elemento consumible que se utiliza para completar tareas Compruebe la
en un proyecto. Por ejemplo, es posible que necesite utilizar alfombras para completar comprensión de los
estudiantes dando
una tarea de suelos. Si compra una alfombra por el pie cuadrado, usted algunos ejemplos de
recursos y pidiéndoles
que identifiquen el tipo.

puede crear un recurso material para la alfombra y establecer su unidad de medida en

pie cuadrado. También puede introducir el coste por unidad y hacer que Project
calcule los costes estimados por tarea.
Recursos de costos
Un recurso de costo es un gasto diverso que varía de una tarea a otra y no cambia
en función de la cantidad de trabajo realizado en la tarea. Los recursos de coste
estándar se asignan a tareas para realizar un seguimiento de los gastos asociados a la
Recursos de costos
tarea, como gastos de viaje, compra de una licencia, etc.
Recursos presupuestarios
Un recurso presupuestario es un tipo especial de recurso que se utiliza para realizar
un seguimiento de la mano de obra, el material o los costos frente al presupuesto
durante el ciclo de vida del proyecto. Puede establecer un recurso de trabajo del
presupuesto, un recurso material del presupuesto y/o un recurso de costo del
Recursos
presupuestarios
presupuesto para un proyecto. Los recursos de presupuesto sólo se pueden asignar a
la tarea de resumen del proyecto y se utilizan para realizar un seguimiento del
presupuesto a nivel de proyecto.
Pregunte a los
estudiantes si La Hoja de recursos
sus proyectos han sido
limitados por la cantidad
Al seleccionar el botón Hoja de recursos del grupo Vistas de recursos de la pestaña
de trabajo, además del Vista de la cinta de opciones, se mostrará la Hoja de recursos. La vista Hoja de
costo. recursos muestra todos los recursos que ha definido para el proyecto. Verá
información sobre el recurso en columnas.
La Hoja de recursos
Figura 5-4: Puede ver e introducir recursos en la hoja de recursos.
La tabla describe cada columna de la Hoja de recursos.

ID Contiene un número identificador que Project asigna

automáticamente a cada recurso.
Indicadores Muestra iconos que contienen información sobre el recurso.
Nombre del recurso Contiene el nombre del recurso.
Tipo Contiene el tipo de recurso: Trabajo, Material o Costo.
Etiqueta material Especifica la unidad de medida de un recurso material. Por ejemplo,
el acero puede medirse en toneladas.
Iniciales Especifica la abreviatura opcional del nombre del recurso. Por
ejemplo, Gloria Rodriquez podría ser abreviada como GR.
Grupo Contiene el nombre del grupo al que pertenece el recurso, por
ejemplo, recursos externos o internos. Por ejemplo, Gloria
Rodriquez podría ser parte del grupo de Publicidad.
Máximo Describe el porcentaje de trabajo que un recurso puede realizar
cuando se asigna a una tarea.
Tasa Especifica la tasa pagada al recurso para el trabajo normal y no extra.
Tasa horas extra Especifica la tasa pagada al recurso por el trabajo de horas extra.
Coste/uso Especifica el costo acumulado cada vez que se utiliza un recurso.

Acumular en Muestra las opciones basadas en los costos, ya sean regulares o de
horas extra, que se calcularán para un recurso. Esto se produce al
principio o al final de una tarea, o cuando se completa (prorratea) una
tarea.
Calendario base Muestra el calendario que está en uso.
Código Contiene información adicional sobre un recurso.
Cuadro de diálogo Información del recurso

Cuadro de diálogo
En la vista Hoja de recursos, siempre que haga doble clic en el número de fila de un Información del
recurso
recurso, se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. Este cuadro de
diálogo contiene toda la información sobre el recurso, agrupada en cuatro pestañas.
Observe que la pestaña General muestra los campos Nombre del recurso,
Iniciales, Grupo, Tipo y Etiqueta de material que corresponden a varias de las
columnas de la vista Hoja de recursos.
Si desea designar un recurso como Presupuesto de recusos, active la casilla de
verificación Presupuesto.
Figura 5-5: Cuadro de diálogo Información del recurso.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo agregar recursos a
un plan de proyecto.

ACTIVIDAD 5-1
Adición de recursos
Archivo de datos
Actividad
C:\091098Data\Managing Project Resources\HR Manual Resources.mpp
Antes de empezar
escenario
Su estructura de desglose del trabajo y su programación tienen un buen aspecto y es
hora de introducir recursos en el plan del proyecto. Necesitará personas para realizar
las tareas, papel en el que imprimir el manual de RR. HH. Y dinero para viajar para que
los miembros del equipo asistan a las reuniones. El PMO le ha dado un presupuesto
para el proyecto, y usted necesita introducirlo en el plan del proyecto para que usted
pueda seguir el progreso y no correr sobre los fondos asignados.
En este punto del proyecto, no conoce los nombres de las personas que trabajarán en
él, por lo que decide utilizar sus funciones de trabajo en su lugar. Más adelante en el
proyecto, reemplazará las funciones por nombres. Cada individuo puede trabajar en el
proyecto a tiempo completo.
1. Abra el archivo de plan del proyecto HR Manual Resources.mpp.

b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Managing Project Resources
que contiene los archivos de clase.
c) Seleccione HR Manual Resources.mpp y seleccione Abrir.
2. Introduzca los recursos de trabajo en el plan.

a) En la cinta de opciones, seleccione Vista→Hoja de recursos.
b) Introduzca información para el primer recurso utilizando la tecla TAB para desplazarse entre los
campos.
• Nombre del recurso: Project Manager
• Tipo: Work
• Iniciales: PM
Nota: No modifique la información predeterminada en los demás campos. Tenga en

cuenta que Project asigna automáticamente el calendario estándar de GCNB al
recurso.
Estos son realmente roles c) Introduzca las siguientes funciones e iniciales (las iniciales son opcionales, pero las incluirá) de
porque no conocemos el otros recursos de trabajo. Al desplazarse por los campos, el campo Tipo se rellenará
nombre de la persona. automáticamente con Trabajo, el tipo de recurso predeterminado.
Por ahora, los estudiantes • Nombre del recurso: Writer 1; Iniciales: W1
están entrando en las • Nombre del recurso: Writer 2; Iniciales: W2
funciones y las • Nombre del recurso: Editor; Iniciales: E
reemplazarán con • Nombre del recurso: Attorney 1; Iniciales: A1
nombres más adelante. • Nombre del recurso: Attorney 2; Iniciales: A2
• Nombre del recurso: HR Manager; Iniciales: HRM
No hay costo/hora ni 3. Introduzca un recurso material.

tasa de horas extra para
• Nombre del recurso: Paper
los recursos materiales.
• Tipo: Material

• Etiqueta de material: Resmas
4. Introduzca un recurso de coste.

• Nombre del recurso: Travel Expense
• Tipo: Cost
5. Introduzca un recurso de presupuesto. Los valores de coste no

• Nombre del recurso: Project Budget se introducen en la hoja
de recursos.
• Tipo: Cost
• Haga doble clic en Project Budget para abrir su cuadro de diálogo Información
del recurso. Verifique que los
• En la pestaña General, active la casilla de verificación Presupuesto. estudiantes hayan
• Seleccione Aceptar. completado todos estos
pasos.
6. Guarde los cambios como My HR Manual Resources.mpp.

b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Managing
Project Resources.
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My HR Manual
Resources.mpp y, a continuación, seleccione Guardar.

TEMA B
Crear un calendario de recursos
Ahora que ha introducido recursos en el plan del proyecto, puede que también
necesite crear calendarios personalizados para que los recursos tengan en cuenta la
disponibilidad de personas individuales u otros recursos de trabajo. En este tema,
usted hará justo eso.
Calendarios de recursos
Si ha creado y aplicado un calendario base para el proyecto antes de empezar a
generar la lista de recursos, dicho calendario aparecerá automáticamente en la
columna Calendario base para cada recurso de trabajo. Sin embargo, si los tiempos
Calendarios de recursos de trabajo y no laborables del calendario del proyecto no coinciden con la disponibilidad
de un recurso, puede crear un calendario de recursos. Un calendario de recursos es
Pregunte a los estudiantes específico de un recurso determinado. Por ejemplo, un calendario de recursos puede
si están planeando ir de reflejar la programación personal de vacaciones de un recurso.
vacaciones, y señale que
los recursos pueden tener
necesidades específicas
del calendario.
Figura 5-6: Se utiliza un calendario de recursos para registrar el tiempo no disponible para trabajar en un proyecto.
Si está utilizando Microsoft Project en un entorno con Microsoft® SharePoint® o Project

Server e integrado con el servidor de correo electrónico, los recursos humanos del
proyecto pueden actualizar sus propios calendarios. Si el administrador lo configura,
Project le avisará de cualquier posible conflicto.
Disponibilidad de recursos
Hay ocasiones en las que un recurso puede no estar disponible hasta una fecha
determinada o no estar disponible después de una fecha determinada. Por ejemplo, es
posible que necesite contratar a un contratista que no comience hasta una fecha
Disponibilidad de recursos determinada. O, usted puede depender de una persona que se esté mudando a otro
departamento al final del mes o de una pieza de equipo que debe ser devuelta para
Hable con los
una fecha determinada. En estos casos, puede utilizar la tabla Disponibilidad de
estudiantes acerca de recursos del cuadro de diálogo Información del recurso para establecer una fecha
cuándo podrían de inicio y/o finalización para el recurso. También puede utilizar la tabla Disponibilidad
utilizar un calendario de recursos para establecer un período de tiempo cuando un recurso tiene más o
de recursos frente a la
configuración de
menos disponibilidad para trabajar en el proyecto. Por ejemplo, si una persona sólo
disponibilidad. puede dedicar la mitad de su tiempo a trabajar en el proyecto antes de una fecha
determinada, puede establecer sus Unidades en el 50% durante ese período de
tiempo.
Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto | Tema B

Figura 5-7: La tabla Disponibilidad de recursos especifica las fechas de inicio y finalización en las que un recurso
puede trabajar en un proyecto.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo crear un
calendario de recursos.

ACTIVIDAD 5-2
Creación de un calendario de recursos
Antes de empezar
Actividad
El archivo My HR Manual Resources.mpp está abierto.
Escenario
La PMO tiene su reunión anual de todos los gerentes de proyectos del Banco
Nacional de Greene City los días 19 y 21 de agosto de 2020, y el gerente de
proyectos del Manual de Recursos Humanos estará fuera de la oficina durante ese
tiempo. Debe permitir su ausencia, por lo que si se le asigna algún trabajo durante
estos días, Project puede volver a programarlo automáticamente cuando vuelva. Uno
de los abogados no trabaja en ningún viernes, y usted debe dar cuenta de esto
también.
1. Cree un calendario de recursos para el jefe de proyecto.

a) Si es necesario, en la cinta de opciones, seleccione Vista→Hoja de recursos.
b) En el campo Nombre del recurso, haga doble clic en Administrador de proyectos para
mostrar el cuadro de diálogo Información del recurso.
c) En la pestaña General, seleccione Cambiar tiempo de trabajo para mostrar el cuadro de
diálogo Cambiar tiempo de trabajo. Compruebe que el Calendario base está establecido en
Calendario estándar GCNB; si no es así, cámbielo.
d) En el Calendario, desplácese hasta Agosto 2020.
e) Arrastre para seleccionar las fechas del 19 al 21 de agosto.
f) En la pestaña Excepciones, escriba PMO Annual Meeting y, a continuación, pulse Intro.
Compruebe que las fechas correctas aparecen en la pestaña Excepciones.
g) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar horario laboral.
h) En el cuadro de diálogo Información del recurso, seleccione la pestaña Notas y, en el cuadro
de texto, escriba Out of office August 19-21, 2020.
i) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información del recurso.
Aquí es donde usted
podría fijar el tiempo de
trabajo del abogado a 2. Modifique la semana laboral para el Abogado 2.
cuatro días de 10 horas. a) En el campo Nombre del recurso, haga doble clic en Attorney 2 para mostrar el cuadro de diálogo
Información del recurso.
b) Seleccione la pestaña General.
c) Seleccione el botón Cambiar tiempo de trabajo.
d) Seleccione la pestaña Semanas laborales.
Compruebe que el tiempo de trabajo [Predeterminado] está establecido y seleccione Detalles.
e) En el cuadro de diálogo Detalles de '[Predeterminado]', en el cuadro de lista Seleccionar días,
seleccione Viernes porque el Abogado 2 no trabajo los viernes.
f) Seleccione el botón de opción Establecer días en tiempo no laborable.
g) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Detalles de '[Predeterminado]' y, a
continuación, seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.
Nota: Si el Abogado 2 iba a tomar sólo unos pocos viernes de salida,

usted los establecería como días de excepción en su lugar.
h) Seleccione la pestaña Notas del cuadro de diálogo Información del recurso y, en el

cuadro de texto, escriba Works Monday through Thursday each week.
i) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información del recurso.
3. Seleccione Archivo→Guardar y deje el archivo abierto.

TEMA C
Introduzca los costos de los recursos
Ahora que ha configurado los recursos y ajustado su disponibilidad, puede definir
cómo acumulan los recursos el coste. Esto le dará más flexibilidad en el seguimiento
de sus costos a medida que el proyecto progresa.
Costos de recursos
La tabla de tasas de costo de la pestaña Costos permite ver, agregar y cambiar los
costos asociados a un recurso. Puede establecer la Tasa estándar normal, Tasa de
horas extra y Costo por uso de un recurso.
Costos de recursos
Figura 5-8: Escriba los costos de los recursos en la pestaña Costos del cuadro de diálogo Información del
recurso.
Tablas de tasas de costo de recursos

Los recursos no siempre permanecen a las mismas tasas durante la vida de un
proyecto. Las personas pueden obtener subidas que surten efecto en una fecha Tablas de tasas de
costo de recursos
determinada. Puede especificar diferentes tarifas a partir de las fechas especificadas.
Hay dos métodos para hacer esto. El primer método consiste en introducir la tasa
modificada como un número (como 60). El segundo método consiste en introducir la
tasa modificada como un porcentaje de la tasa anterior (por ejemplo, 20%). Al utilizar
el segundo método, debe agregar el signo de porcentaje o Project lo interpretará como
un número.
Al introducir un porcentaje positivo, aumenta la tasa y un porcentaje negativo la
disminuye.
Un contratista puede cobrar tarifas diferentes dependiendo del tipo de trabajo que se
realice. Puede especificar cómo cambian los costes mediante tablas de costes. Las
tablas de costes están con letras. Cada tabla puede contener tasas que cambian en
períodos de tiempo especificados. Por ejemplo, puede utilizar la Tabla de costes
A para especificar el valor predeterminado
Lección 5: Gestión de Recursos del Proyecto | Tema C

tasas de un recurso y cualquier cambio en la tasa predeterminada de ese recurso,

como un aumento o un descuento durante la temporada baja. Puede utilizar varias
tablas de costos si un recurso tiene diferentes programaciones de tarifas que pueden
entrar en juego durante un proyecto. Por ejemplo, un contratista puede cobrar más por
las tareas que son peligrosas. Puede crear una tabla de costos que se pueda
especificar en el momento de asignar el recurso a la tarea para reflejar la tasa
diferente.
Figura 5-9: Utilice las tablas de tasas de costo para registrar las tasas cambiantes durante la vida del proyecto.
También puede utilizar tablas de tasas de coste con recursos materiales. Por ejemplo,
usted puede tener tarifas descontadas para comprar cantidades más grandes o tarifas
diferentes dependiendo de la opción de la calidad del material. Puede utilizar las
tablas de tasas de costo para ver cómo afectan las tasas variables al costo del
proyecto cuando las cambia.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo introducir los
costes de los recursos.

ACTIVIDAD 5-3
Introducción de costos de recursos
Antes de empezar
Actividad
El archivo My HR Manual Resources.mpp está abierto.
Escenario
Usted ha pedido al Departamento de Finanzas las tarifas de mano de obra para su
equipo de proyecto, y ahora las tiene. Los escritores y el editor trabajan bajo un
contrato que prevé un aumento de la tarifa el 1 de octubre de cada año. Usted
también verificó con el proveedor de papel y tiene una tarifa que el proyecto pagará
por el papel. Es hora de añadir estas tarifas al plan del proyecto.
1. Agregue los costos de recursos al plan del proyecto.

a) Si es necesario, en la cinta de opciones, seleccione Vista→Hoja de recursos.
b) Introduzca las tasas estándar y de horas extra de cada recurso.
• Nombre del recurso: Project Manager; Std. Tasa: 150.000/y para fijar un salario anual
• Nombre del recurso: Writer 1; Std. Tasa: 60; OVT. Tarifa: 90
• Nombre del recurso: Writer 2; Std. Tasa: 60; OVT. Tarifa: 90
• Nombre del recurso: Editor; Std. Tasa: 60; OVT. Tarifa: 90
• Nombre del recurso: Attorney 1; Std. Tasa: 60; OVT. Tarifa: 90 Es posible que los
estudiantes necesiten
• Nombre del recurso: Attorney 2; Std. Tasa: 60; OVT. Tarifa: 90 ampliar el estándar.
• Nombre del recurso: HR Manager; Std. Tarifa: 100.000/y Campo Rate para ver el
• Nombre del recurso: Paper; Std. Tarifa: 5,00 valor completo y el signo
de dólar.
2. Agregar una provisión para aumentar las tarifas de mano de obra de
Writer 1 en un 5 por ciento el 1 de octubre de 2020.
a) Haga doble clic en el nombre del recurso de Writer 1 para abrir el cuadro de diálogo Informe a los alumnos de
Información del recurso. que la unidad
b) Seleccione la pestaña Costos. predeterminada para las
dos tarifas es por hora y
que no es necesario
escribir las unidades.

c) En la primera fila en blanco, introduzca información para la nueva tasa.

• En el campo Fecha de entrada en vigor, introduzca 10/1/2020
• En el campo Tasa estándar, introduzca 5%
• En el campo Tasa de horas extra, introduzca 5%
Nota: Verifique que las tasas se hayan aumentado en el porcentaje
deseado.
3. Repita los pasos 2a-d para Writer 2 y Editor.

4. Guarde los cambios y cierre el archivo.
a) Seleccione Archivo→Guardar.
b) Seleccione Archivo→Cerrar.

TEMA D
Asignar recursos a tareas
Con los recursos especificados y los calendarios de recursos decididos, está listo
para el siguiente paso en la creación del plan del proyecto, que es conectar los
recursos con las tareas adecuadas. En este tema, asignará recursos a las tareas del
plan del proyecto.
La fórmula de programación
La asignación de recursos a tareas se rige por la siguiente fórmula:
La fórmula de programación
Figura 5-10: La fórmula de programación.
El trabajo es el número de horas-persona necesarias para completar la asignación

de cada recurso, la duración es el intervalo de tiempo (en horas) entre las horas de
comienzo y de fin de una tarea y las unidades son la representación del porcentaje
de tiempo de un recurso (como decimal) asignado a una tarea.
Nota: En este caso, las unidades son otro término para el número de recursos: Por
ejemplo, 0,5 representa la mitad del tiempo para un recurso; 1,0 representa el tiempo
completo para un recurso; y 2,0 representa el tiempo completo para dos recursos.
Por ejemplo, una persona asignada a tiempo completo a una tarea de un día tiene
como resultado 8 horas-persona de trabajo.
Nota: El proyecto utiliza «horas» en lugar de «horas-persona» para el trabajo, y

esa convención se adoptará en este curso.
Tipos de tareas
Puede controlar la forma en que se gestiona la programación de tareas configurando
cualquiera de las tres variables (duración, trabajo o unidades) como no modificable en
los cálculos de programación. Es fundamental comprender que después de asignar el
Tipos de tareas
trabajo a una tarea, cambiar la asignación dará lugar a un cambio en el trabajo o en la
duración. Si la cantidad de trabajo es fija para una tarea (por ejemplo, pintar una sala),
duplicar el número de recursos reducirá la duración a la mitad. Por otra parte, si la
duración de una tarea es fija (por ejemplo, la celebración de una reunión), duplicar el
número de recursos duplicará la cantidad de trabajo.
La variable que se fija se establece a partir del tipo de tarea Lista desplegable de la
pestaña Avanzadas de cuadro de diálogo Información de la tarea.
Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto | Tema D

Figura 5-11: Se establece una variable de la fórmula de programación como fija en la lista desplegable Tipo de
tarea.
La tabla presenta los detalles de cada tipo de tarea.
Tipo de tarea Descripción

Unidades fijas Éste es el tipo de tarea predeterminado en Project. La asignación de
recursos adicionales a una tarea reduce su duración. Por ejemplo, si
se asigna un recurso para completar la tarea de rellenar sobres, al
agregar otro recurso se acortará la duración de esta tarea. Cuando la
programación condicionada por el esfuerzo está activada, la adición
de recursos acorta la duración de esa tarea. Sin embargo, si la
programación condicionada por el esfuerzo está desactivada, la
adición de recursos aumenta la cantidad total de trabajo, pero las
unidades y la duración permanecen iguales.
Duración fija Cualquier cambio realizado en el trabajo o en los recursos asignados
no afecta a la duración de la tarea. La asignación de recursos
adicionales a este tipo de tarea reduce los valores de unidad
individuales de los recursos. Por ejemplo, si se realiza una entrega de
un sitio a otro y sólo se necesita una carretilla para completar la tarea,
la asignación de recursos adicionales a la tarea no reduce la duración
de la tarea. Cuando la programación condicionada por el esfuerzo
está activada, al agregar recursos se reducen las unidades de cada
recurso. Cuando la programación condicionada por el esfuerzo está
desactivada, la adición de recursos aumenta el trabajo total y
mantiene las unidades y la duración iguales.
Trabajo fijo Si se realizan cambios en la duración de la tarea o en el número de
recursos asignados, no se produce ningún impacto en el trabajo. La
asignación de recursos adicionales acorta la duración de la tarea para
este tipo de tarea. Al establecer el tipo de tarea como Trabajo fijo, la
programación condicionada por el esfuerzo se activa
automáticamente y no tiene la opción de desactivarla.
Programación impulsada por el esfuerzo

La programación condicionada por el esfuerzo es un método que se utiliza para determinar
Programación impulsada
por el esfuerzo
lo que sucede con la duración o las unidades de recursos de una tarea cuando se agregan
o quitan recursos. Cuando asigna recursos a una tarea condicionada por el esfuerzo,
Project acorta la duración de la tarea y, cuando quita recursos de ella, Project alarga la
duración de la tarea. Sin embargo, no cambia el trabajo total de la tarea. La programación
condicionada por el esfuerzo está desactivada de forma predeterminada en Project.

Nota : El esfuerzo es sinónimo de trabajo en Microsoft Project. Por convención común,

utilizamos el término trabajo fijo antes de que se realicen asignaciones a una tarea, y la
programación impulsada por el esfuerzo después de que se realicen asignaciones.
Tabla de uso de tareas

La Tabla Uso de tareas muestra una lista de tareas que muestra los recursos
asignados a cada tarea. Cada una de las filas de una tarea representa el vínculo entre
una tarea determinada y un único recurso. Los detalles de las asignaciones, como el
Tabla de uso de tareas
trabajo planificado, se muestran en las columnas.
Figura 5-12: Vea los detalles de los recursos asignados a cada tarea en la tabla Uso de tareas.
Tabla de uso de recursos

La Tabla Uso de recursos es similar a la tabla Uso de tareas, pero gira alrededor
de recursos en lugar de tareas. Muestra una lista de recursos que muestra las tareas
de cada recurso. Cada una de las filas de un recurso representa el vínculo entre un
Tabla de uso de
recurso determinado y una sola tarea. Los detalles de las asignaciones, como el recursos
trabajo planificado, se muestran en las columnas.
Figura 5-13: Vea los detalles de las tareas asignadas a cada recurso en la tabla Uso de recursos.
Cuadro de diálogo Asignar recursos

En la vista Diagrama de Gantt, puede utilizar el cuadro de diálogo Asignar
recursos para asignar recursos a las tareas. Mientras el cuadro de diálogo Asignar
Cuadro de diálogo
recursos está abierto, puede seleccionar tareas en la tabla Entrada de tareas para Asignar recursos
cambiar rápidamente las tareas que se están asignando. Puede utilizar este cuadro
de diálogo para asignar un único recurso a más de una tarea. Por ejemplo, considere
las tareas “Revisar el manual de recursos humanos existente” y “Revisar las prácticas
comunes del sector”. Tiene sentido que el Director de proyecto se asigne a ambas
tareas. También puede asignar varios recursos a una sola tarea.

Figura 5-14: Puede administrar la asignación entre recursos y tareas en el cuadro de diálogo Asignar
recursos.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo asignar recursos a
las tareas.

ACTIVIDAD 5-4
Asignación de recursos a tareas
Archivo de datos
Actividad
C:\091098Data\Managing Project Resources\HR Manual Assignments.mpp
Antes de empezar
Microsoft Project está abierto y se han agregado otros recursos al archivo de plan del
proyecto.
Escenario
Su plan de proyecto está tomando forma muy bien y ahora necesita asignar recursos a
las tareas. Después de realizar algunas asignaciones, observa que ha olvidado agregar
un recurso a una de las asignaciones. A continuación, realice este cambio.
La PMO le ha dado un presupuesto de $50.000, y usted necesita asignarlo a la tarea
de resumen del proyecto para que pueda hacer un seguimiento de los gastos reales
frente al presupuesto durante la ejecución del proyecto.
1. Abra el archivo de plan del proyecto HR Manual Assignments.mpp.

b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Managing Project
Resources que contiene los archivos de clase.
c) Seleccione HR Manual Assignments.mpp y, a continuación, Abrir.
Nadie está trabajando en las tareas, porque no hay nombres junto a las barras de Gantt.
2. Inserte la columna Trabajo en la tabla Entrada de tareas.

a) Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado del campo de la columna Duración y
seleccione Insertar columna.
b) Escriba W para desplazarse hacia abajo en el alfabeto.
c) Seleccione Trabajo.
d) Coloque el cursor sobre la barra divisora en el borde derecho de la tabla Entrada de tareas y
arrastre hacia la derecha hasta que aparezca el campo Finalizar.
3. Asigne recursos mediante la tabla Entrada de tareas.

a) Haga doble clic en 2.1 Review Existing HR Manual para abrir el cuadro de diálogo Información de
la tarea.
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña Recursos.
c) En el campo Nombre del recurso, seleccione HR Manager.
Nota: La columna Propietario de asignación sólo se utiliza con Project Server, pero no
está disponible en Project Professional aunque no esté sombreada en gris.

Compruebe que la columna Trabajo tiene un valor de 8 horas y que el nombre HR Manager
aparece junto a la barra de Gantt de la tarea.
e) Con el mismo método, realice las siguientes asignaciones:

• 2.2 Review Common Industry Practices: HR Manager, Project Manager
• 2.3 Review Government Regulations: Attorney 1, Attorney 2
• 2.4Interview Department Heads: Customer Service Manager, Finance Manager, IT Manager
• 6.3 Review with Senior Management: Travel Expenses; introduzca 1000 en el campo Costo
• 7.3 Print Proof: Printer Operator, Paper
Nota: Tenga en cuenta que 1 resma son las Unidades predeterminadas para el
papel. Esto se debe a que la etiqueta de material para el papel es resmas.
• 7.5 Print Final: Printer Operator, Paper
4. Asigne recursos mediante el cuadro de diálogo Asignar recursos.

a) En la cinta de opciones, seleccione Recurso→Asignar recursos.
b) Con el cuadro de diálogo Asignar recursos abierto, en la tabla Entrada de tareas, seleccione
ANIME a los 3.2 Review with Legal Department, mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione 6.1 Review
estudiantes a with Legal Department.
quedarse con usted.
c) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione Attorney 1, mantenga presionada la tecla Ctrl
y seleccione Attorney 2.
d) Seleccione Asignar.
e) En la tabla Entrada de tareas, seleccione 3.1 Create Outline.
f) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione Writer 1, mantenga presionada la tecla Ctrl y
seleccione Writer 2.
g) Seleccione Asignar.
h) Seleccione Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Asignar recursos.
Compruebe que se han realizado asignaciones a las tareas 3,1, 3,2 y 6,1.
5. Agregue un recurso a una tarea, aumentando el trabajo y dejando la
Es difícil ver la flecha
junto al diamante y el
duración sin cambios.
signo de a) Haga doble clic en 2.4 Interview Department Heads para abrir el cuadro de diálogo Información de
exclamación. la tarea.
Recuerde a los
estudiantes que trabajen b) En la primera fila en blanco del campo Nombre del recurso, seleccione HR Manager.
lentamente y utilice el c) Seleccione Aceptar.
botón Deshacer si es Compruebe que el trabajo ha cambiado a 32 hrs y que la duración no ha cambiado a 1 día.
necesario para realizar
una copia de seguridad d) Sitúe el cursor sobre el Nombre de tarea para 2.4 Interview Department Heads y seleccione la
de un paso. flecha situada junto al rombo y el signo de exclamación junto al nombre de la tarea.
e) Aumentar la cantidad de trabajo, pero mantener la misma duración está seleccionado de

forma predeterminada; seleccione el botón de opción de todos modos para cerrar la
ventana.
6. Asigne el presupuesto del proyecto al plan del proyecto.

a) Haga doble clic en la tarea de resumen del proyecto Asignaciones manuales de RR. HH. Para
abrir el cuadro de diálogo Información de la tarea.
b) En el campo Nombre del recurso, seleccione Presupuesto del proyecto.
d) Seleccione Vista→Uso de tareas.
e) Haga clic con el botón derecho del mouse en el campo Trabajo y seleccione Insertar→Columna.
f) Desplácese por la lista y seleccione Costo presupuestado.
g) En el campo Costo presupuestado para el recurso Project Budget, escriba 50000
h) Amplíe los campos Nombre de tarea y Costo presupuestado.
7. Vea los campos Costo y Costo presupuestado en la tabla Entrada de tarea.

a) Seleccione Vista→Diagrama de Gantt.
b) Haga clic con el botón derecho del mouse en la columna Trabajo, seleccione Insertar columna y escriba C
c) Seleccione Costo.
d) Haga clic con el botón derecho del mouse en la columna Costo, seleccione Insertar columna y escriba BU
e) Seleccione Costo presupuestado.
8. Guarde los cambios como My HR Manual Assignments.mpp y cierre el archivo.

b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Managing Project Resources.
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My HR Manual Assignments.mpp y, a continuación, seleccione Guardar.

TEMA E
Resolución de conflictos de recursos
Después de especificar recursos para el proyecto y asignarlos a él, es una buena idea
asegurarse de que no está planeando dar a sus recursos más trabajo de proyecto que
tienen tiempo disponible. Cuando algunos recursos tienen demasiado trabajo de
proyecto asignado, deseará reasignar el trabajo adicional a otros recursos que no se
estén utilizando para la capacidad.
Asignación de recursos
La asignación de recursos se refiere a la cantidad de tiempo que un recurso está
asignado para trabajar en tareas y proyectos específicos. Los recursos se pueden
asignar a una serie de tareas y proyectos en cualquier momento y se pueden
sobreasignar cuando el tiempo de trabajo asignado a un recurso supera su
capacidad. La sobreasignación puede ocurrir porque un recurso está asignado a
Asignación de
recursos demasiadas tareas o porque se asignan a una sola tarea más unidades de recursos de
las disponibles.
Vistas de asignación de recursos

Project ofrece varias vistas para mostrar información de asignación de recursos.
Dentro de estas vistas, las sobreasignaciones se identifican de varias maneras,
Vistas de asignación dependiendo de la vista que esté viendo.
de recursos
Ver Descripción Gráfico
Diagrama Un icono de persona

de Gantt rojo aparece en la
columna Indicadores
de las tareas con
recursos
sobreasignados.
Hoja de El recurso sobreasignado
recursos aparece en rojo, y un
ícono de persona en rojo
aparece en la columna
de indicadores.
Lección 5: Gestión de Recursos del Proyecto | Tema E

Ver Descripción Gráfico

Gráfico El recurso
de sobreasignado se
recursos muestra en rojo y en
el gráfico de barras
las barras rojas
indican que el
recurso ha superado
la unidad máxima y
el tiempo de trabajo
disponibles en el
período de tiempo
determinado.
Uso de El recurso sobreasignado

recursos aparece en rojo, aparece un
icono de persona rojo en la
columna Indicadores y las
columnas de detalles de
trabajo muestran las horas
sobreasignadas en rojo.
Planific Aparece un icono de

ador de persona rojo en la columna
equipos Nombre del recurso y un
borde rojo rodea al recurso
sobreasignado en la parte
de fecha de la vista.
Nota: La vista Planificador de equipo sólo está disponible en Project Professional.
Redistribución de recursos
Una vez que haya identificado cualquier recurso sobreasignado en un plan de
proyecto, tendrá que determinar la forma en que puede corregir la asignación.
Microsoft Project ofrece una posible solución denominada redistribución, que es el Redistribución de recursos
proceso de retrasar o dividir tareas para resolver conflictos. Las tareas se dividen o
retrasan hasta que los recursos asignados ya no se sobrecargan. Como resultado, la
redistribución puede ampliar la fecha de fin del proyecto. Es importante tener en
cuenta que la redistribución no cambia las asignaciones de recursos, ni tampoco

agrega recursos adicionales. De forma predeterminada, los recursos no se

redistribuyen automáticamente. Al redistribuir manualmente los recursos
sobreasignados, puede tomar decisiones de redistribución basadas en otros factores
del proyecto, como el costo más bajo, la fecha de fin más temprana del proyecto o las
programaciones de recursos.
En la pestaña Recurso de la cinta de opciones, Project le ofrece la opción de
redistribuir uno o más recursos o de redistribuir todos ellos. Es mejor redistribuir sólo
un recurso y, a continuación, examinar el efecto en el proyecto antes de redistribuir
otro recurso. Puede encontrar que redistribuir un recurso en particular no es la mejor
opción y reasignar la tarea es mejor. La redistribución de todos los recursos a la vez
puede tener implicaciones importantes y será difícil eliminar más adelante la
redistribución para atacar el problema de forma incremental.
Nota: Al dividir una tarea, ésta se divide en dos períodos laborables con un período no
laborable entre ellos. Por ejemplo, una tarea de dos días programada para el lunes y el
martes se puede dividir de modo que el trabajo se realice el lunes y el miércoles, sin trabajo
el martes. La duración de la tarea aumenta, pero la cantidad de trabajo y el costo
permanecen inalterados.
Demora
Cuando Project nivela los recursos sobreasignados, determina las tareas que se
deben dividir o retrasar observando el Id. De tarea, la demora disponible, la prioridad
de tarea, las dependencias de tareas, las restricciones de tareas, y fechas de
programación. La demora es la cantidad de tiempo que una tarea puede pasar antes
de que afecte a las fechas de otra tarea o a la fecha de fin del proyecto.
Métodos para resolver conflictos de recursos
Cuando identifique los recursos de trabajo sobreasignados, debe
nivelarlos. Existen varios métodos de nivelación:
Métodos para resolver
conflictos de recursos • Aumentar la duración de una tarea. Este enfoque se utiliza cuando los recursos son
fijos.
• Aumentar el número de recursos asignados a una tarea. Este enfoque se utiliza
cuando la duración de la tarea es fija.
• Reasignar una tarea a otro recurso que tenga tiempo libre.
• Reprogramación de una tarea.
Los directores de proyectos suelen utilizar una combinación de estos enfoques para
lograr un proyecto de nivel.
Prioridades de las tareas
Antes de redistribuir, es posible que desee establecer las prioridades de la tarea en el
cuadro de diálogo Información de la tarea. La prioridad establece la importancia de la
tarea y su disponibilidad para la redistribución. El valor de prioridad que introduzca es
un valor subjetivo entre 1 y 1000, que permite especificar la cantidad de control que
tiene sobre el proceso de redistribución. Por ejemplo, si no desea que Project nivele
una tarea determinada, establezca su nivel de prioridad en 1000. De forma
predeterminada, los valores de prioridad se establecen en 500, o en un nivel de control
medio. Las tareas que tienen menor prioridad se retrasan o se dividen antes que las
que tienen mayor prioridad.
Panel Inspector de tareas
Panel Inspector de
tareas El panel Inspector de tareas muestra los factores críticos que afectan a la
programación de una tarea. Si la tarea tiene recursos sobreasignados, el panel
Inspector de tareas le proporcionará información sobre los recursos y, si están
disponibles, métodos para resolverlos rápidamente. Por ejemplo, puede hacer que
Project mueva la fecha de comienzo de la tarea a la próxima vez que el recurso esté
disponible.

Figura 5-15: El panel Inspector de tareas proporciona información sobre sobreasignaciones y soluciones rápidas
si están disponibles.
Cuadro de diálogo Redistribuir recursos

Encontrará todos los controles de redistribución en el grupo Redistribuir en la pestaña
Recurso de la cinta de opciones. Puede controlar el modo en que Project renivela los
recursos estableciendo las opciones en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos. Cuadro de diálogo
Redistribuir recursos
Figura 5-16: El cuadro de diálogo Redistribuir recursos proporciona control sobre las características de
redistribución de Project.

Al seleccionar opciones en el cuadro de diálogo, tenga en cuenta lo siguiente:

• La redistribución manual es el valor predeterminado.
Seleccione Automático sólo si desea que Project nivele cualquier
sobreasignación instantáneamente cada vez que cambie una tarea o un
recurso.
• Día por día es el valor predeterminado. Seleccione otras opciones si desea
nivelar cuando tiene una sobreasignación en un solo minuto, un día, una semana
o un mes.
• El orden de redistribución Estándar predeterminado tiene en cuenta las
dependencias predecesoras, la demora, las fechas, las prioridades y las
restricciones para descubrir si se deben redistribuir las tareas y cómo.
Seleccione Sólo ID para nivelar las tareas en orden ascendente de sus números
de ID. Seleccione Prioridad, Estándar para comprobar primero las prioridades de
las tareas y, a continuación, examinar los criterios estándar.
• Active la casilla de verificación Redistribuir sólo dentro de la demora disponible
para evitar que se retrase la fecha de finalización del proyecto. Esto se aplica
incluso si no se ha establecido una delimitación No finalizar después de en la
última tarea.
Diagrama de Gantt de redistribución

Cuando nivele un proyecto, se pueden realizar muchos cambios en el plan del
proyecto. Es útil revisar estos cambios mediante el Diagrama de Gantt de
Diagrama de Gantt redistribución. El Diagrama de Gantt de redistribución es una vista especial que
de redistribución
compara los planes de proyecto de antes y después de la redistribución. Cada tarea
aparecerá con dos barras de colores diferentes, una para la posición antes de la
nivelación y otra para después. También puede revisar el retraso causado por la
redistribución examinando la columna Retraso por redistribución. Si no está
satisfecho con los cambios realizados por la redistribución automática, puede deshacer
los cambios y realizar ajustes en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos para
intentarlo de nuevo, o puede identificar qué tareas pueden necesitar ajustes manuales.
Figura 5-17: Revise los cambios realizados por la nivelación automática en el diagrama de Gantt de redistribución .

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo resolver conflictos
de recursos.

ACTIVIDAD 5-5
Resolución de conflictos de recursos
Archivo de datos
Actividad
C:\091098Data\Managing Project Resources\HR Manual Allocations.mpp
Antes de empezar
Escenario
Mientras estuvo fuera de la oficina durante un par de días, su compañero asignó los
recursos restantes a las tareas del plan de proyecto del Manual de recursos humanos.
Desea ver los datos para asegurarse de que los recursos se han asignado
correctamente a las tareas. Observe el diagrama de Gantt y verá varias personas rojas
junto a las tareas, lo que indica que algunos de los recursos se han cargado de
demasiado trabajo. Usted decide solucionar estos problemas antes de escuchar quejas
del equipo del proyecto.
1. Abra el archivo de plan del proyecto HR Manual Allocations.mpp.

b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Managing Project
Resources que contiene los archivos de clase.
c) Seleccione HR Manual Allocations.mpp y, a continuación, Abrir.
2. Resolver una sobreasignación en la fase de investigación mediante el
Inspector de tareas.
a) En la cinta de opciones, seleccione Diagrama de Gantt.
b) En la tabla Entrada de tareas, seleccione 2.2 Review Common Industry Practices.
c) En el campo Indicadores, haga clic con el botón derecho del mouse en la persona roja y
seleccione Solucionar en el Inspector de tareas.
d) En el panel Inspector de tareas, observe el motivo de la sobreasignación: Recursos
sobreasignados debido al trabajo en otras tareas: HR Manager. Pregunte a los
e) Seleccione Mover tarea a la siguiente hora disponible del recurso. estudiantes por qué
Observe el mensaje de error que indica que Project no puede resolver la sobreasignación. Project no puede nivelar
f) Seleccione Detener. al director de RR. HH.
g) Seleccione la persona roja en el campo Indicadores para 2.3 Review Government Señale que las Tareas
Regulations y anote el motivo de la sobreasignación. 2,2 y 2,3 tienen una
h) Seleccione Mover tarea a la siguiente hora disponible del recurso. relación de Comienzo a
Compruebe que la duración de la Tarea 2,3 se ha ampliado a 3 días. Los dos abogados trabajarán comienzo, y que la
primera tarea no se
los dos primeros días, y el Gerente de Recursos Humanos trabajará el tercer día.
puede mover sin mover la
i) Cierre el Inspector de tareas.
segunda, una
imposibilidad.
3. Ver la redistribución en el Diagrama de Gantt de redistribución.
a) Seleccione la flecha desplegable Diagrama de Gantt y, a continuación, seleccione Más
vistas→Gantt de redistribución→Aplicar.
b) Tenga en cuenta que se muestran las barras de Gantt de nivelación previa y posterior.

4. Resolver una sobreasignación en la fase de revisión sin utilizar el

Inspector de tareas.
a) Seleccione la flecha desplegable Diagrama de Gantt y, a continuación, seleccione Diagrama de
Gantt.
b) Seleccione 6.1 Review with Legal Department y, en la pestaña Tarea, seleccione Desplazar a
tarea.
c) Haga clic con el botón derecho del mouse en la persona roja y seleccione Reprogramar a fecha
disponible.
Pida a los estudiantes el Compruebe que la tarea se ha ampliado a dos días de división, por lo que el VP trabajará el lunes.
origen de la
sobreasignación. Señale 5. Resolver una sobreasignación en la fase de publicación reasignando una
que el VP de la PMO se tarea a otro recurso.
asigna a las Tareas 6,1 y a) Seleccione 8.1 Distribute to Employees y, en la pestaña Tarea, seleccione Desplazar a tarea.
6,3 el mismo día. Tenga en cuenta que Operations Manager se asigna a las tareas 8,1 y 8,2 el mismo día.
b) Haga doble clic en 8.1 Distribute to Employees
c) En la pestaña Recursos, en el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la
flecha desplegable junto a Operations Manager y, a continuación, seleccione HR
Associate.
Compruebe que se ha resuelto la sobreasignación.
6. Guarde el archivo como My HR Manual Allocations.mpp y ciérrelo.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Managing Project Resources.
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My HR Manual Allocations. Y seleccione Guardar.

Resumen
En esta lección, ha administrado los recursos del proyecto de varias formas
mediante el cuadro de diálogo Información del recurso. También ha
redistribuido recursos sobreasignados en el proyecto.
Anime a los estudiantes a
usar las herramientas de
¿Qué funciones del cuadro de diálogo Información del recurso es más probable redes sociales
que utilice durante el siguiente proyecto? proporcionadas en la
R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: Agregar la dirección de correo electrónico de un pantalla del curso
recurso, cambiar el tipo de un recurso de Trabajo a Material o Costo, cambiar la disponibilidad de un OPCION para hacer un
recurso, agregar tasas de costo a un recurso y agregar notas sobre un recurso. seguimiento con sus
¿Qué métodos de nivelación utilizará durante el siguiente proyecto y por qué? que el curso se haya
R: Las respuestas variarán, pero podrían incluir: Usar el método automático si no necesita mantener completado para una
un control estricto sobre la programación del proyecto, o elegir el método manual si necesita discusión adicional y
controlar la duración de las tareas y cuándo se producen. recursos para apoyar el
aprendizaje continuo.
Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto |

6 Finalización de un plan de
proyecto
Tiempo de lección: 30 minutos
Ha creado un plan de proyecto creando una estructura de desglose del trabajo y
agregando los recursos necesarios para completar el proyecto. Ahora que usted
tiene un plan, usted necesita revisarlo para ver si satisface sus necesidades. A
menudo, un primer intento en el plan del proyecto se extiende más allá de un
plazo clave o tiene áreas que se pueden optimizar para reducir el trabajo y el
costo. Por último, tendrá que prepararse para ejecutar el proyecto y compartir su
plan final con las partes interesadas y los miembros del equipo.
En esta lección:
• Optimizar un proyecto mediante la ruta crítica.
• Establecer una línea de base.
• Compartir el plan del proyecto con las partes interesadas.
TEMA A
Optimizar un plan de proyecto
Cada tarea es importante, pero aquellas tareas que determinan directamente la
duración total del proyecto son especialmente críticas. En este tema, tratará cómo
identificar esas tareas y, a continuación, modificarlas para optimizar el plan general del
proyecto.
La Ruta Crítica
Una ruta crítica es la serie de tareas que determina la fecha de fin calculada de un
proyecto. En un proyecto, la ruta crítica puede mostrar si el proyecto terminará a
tiempo y también resaltar los puntos peligrosos. Las tareas de la ruta crítica se
denominan tareas críticas; si una o más de estas tareas críticas se retrasan, el
La Ruta Crítica
proyecto finalizará con retraso. Si una serie no crítica de tareas vinculadas deshace
sus fechas, esta serie de tareas puede convertirse en la ruta crítica. En proyectos
complejos o grandes, puede haber más de una ruta crítica o una sección de ruta
crítica, y la ruta crítica puede cambiar muchas veces a lo largo del ciclo de vida de un
proyecto.
En otras palabras, la duración del proyecto no puede ser inferior a la duración total
de las tareas en la ruta crítica. Generalmente, un proyecto tiene una única ruta
crítica, pero puede tener más de una.
Project calcula automáticamente la ruta crítica. Puede ver la ruta crítica en el
diagrama de Gantt activando la casilla de verificación Tareas críticas del grupo
Estilos de barra de la pestaña Formato de la cinta de opciones. Las tareas críticas
aparecen en rojo. En el Diagrama de red, las tareas críticas se muestran de forma
predeterminada en rojo.
Ruta crítica que se

muestra en un
diagrama de Gantt
Figura 6-1: La ruta crítica aparece en rojo en el diagrama de Gantt.
Ruta crítica que se

muestra en un
diagrama de red
Figura 6-2: La ruta crítica aparece en rojo en el Diagrama de red.
Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto | Tema A

Demora Muestre cómo hacer

La Demora es la cantidad de tiempo que una tarea puede pasar antes de que afecte a que la ruta crítica
aparezca en rojo.
otra tarea o a la fecha de fin del proyecto. La Demora libre es la cantidad de tiempo
que una tarea puede pasar antes de retrasar otra tarea. La Demora total es la
cantidad de tiempo que una tarea puede pasar antes de retrasar la fecha de fin del Demora
proyecto. Si la demora total es un número negativo, indica la cantidad de tiempo que
se debe guardar para que la fecha de fin del proyecto no se amplíe. El margen de
demora se puede mostrar en la vista Diagrama de Gantt y se representa mediante
barras negras finas que se extienden desde una barra de Gantt para una tarea.
Figura 6-3: La demora libre se puede mostrar en la vista Diagrama de Gantt de un plan de proyecto.
Métodos para optimizar un plan de proyecto

Una vez que haya comprendido la ruta crítica del proyecto, puede realizar cambios en
las tareas y asignaciones de la ruta para optimizar el plan general del proyecto. Por
ejemplo, si una tarea hace que la duración se extienda más allá de una fecha de fin de
objetivo, puede agregar recursos o modificar las dependencias de la tarea. Es posible Métodos para optimizar
que pueda acortar la duración de una tarea agregando otra persona para completar la un plan de proyecto
tarea. O bien, puede darse cuenta de que una tarea puede comenzar antes de la fecha
de fin de su predecesora. Si tiene recursos dedicados a su proyecto, puede revisar sus
asignaciones para ver si hay ocasiones en las que no están trabajando en una tarea y
se pueden asignar para ayudar en una tarea en la ruta crítica. También puede revisar
aquellos recursos que son escasos o costosos para optimizar su uso. Por último, puede
decidir reducir el ámbito del proyecto y quitar o acortar algunas tareas como resultado.

Figura 6-4: Revise estos métodos para optimizar el plan del proyecto .
Nota: Después de crear el plan y Project calcula la programación y el costo del proyecto, en
raras ocasiones puede tener más tiempo o un presupuesto aumentado. Puede optar por
finalizar el proyecto antes de lo programado o bajo el presupuesto o, con la aprobación de
las partes interesadas, puede aumentar el alcance.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo optimizar un
proyecto.

ACTIVIDAD 6-1
Optimización de un plan de proyecto
Archivo de datos
Actividad
C:\091098Data\Finalizing a Project Plan\HR Manual Finalize.mpp
Antes de empezar
Escenario
En la reunión sobre el estado del proyecto de la semana pasada, el Vicepresidente
de Operaciones le pidió que acelerara el proyecto, porque le preocupa que el manual
de RR. HH. Esté en manos del Lo antes posible. de empleados. Debe ver qué tareas
están impulsando la fecha de finalización y, a continuación, explorar formas de
realizar un seguimiento rápido de cualquiera de ellas. Comience mostrando la ruta
crítica.
Hay varias tareas en la ruta crítica. Parece que puede seleccionar el proveedor de
impresión más rápido si se puede asignar otro recurso a esa tarea. También puede
acelerar el proyecto iniciando la tarea de revisión gramatical mientras se desarrollan
los gráficos. Realice estos ajustes para optimizar el plan.
1. Abra el archivo de plan del proyecto HR Manual Finalize.mpp.

a) Seleccione Archivo→Abrir.
b) En la pestaña Abrir de la vista Backstage, seleccione Examinar.
c) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Finalizing a Project Plan que
contenga los archivos de clase. Pregunte a los
d) Seleccione HR Manual Finalize.mpp y, a continuación, Abrir. estudiantes por qué
deben centrarse en
2. Muestre la ruta crítica. modificar estas tareas.
a) Si es necesario, en la cinta de opciones, seleccione la pestaña Tarea.
b) Seleccione Formato.
c) En el grupo Estilos de barra, active la casilla de verificación Tareas críticas.
d) Revise las tareas resaltadas para comprender qué es lo que impulsa la fecha de finalización del
proyecto.
3. Agregue recursos a una tarea en la ruta crítica para acortarla.
a) En la tabla Entrada de tareas, seleccione 7.2 Select Printing Vendor y, a continuación,
desplácese hasta Tarea.
b) Haga doble clic en 7.2 Select Printing Vendor para abrir el cuadro de diálogo Información de la
tarea.
c) En la pestaña Recursos, en la primera fila en blanco, seleccione Printer Operator.
e) Sitúe el cursor sobre el nombre de la tarea para 7.2 Select Printing Vendor y seleccione la flecha
situada junto al rombo y el signo de exclamación junto al nombre de la tarea.
f) Seleccione el botón de opción Reducir la duración pero mantener la misma
cantidad de trabajo. Observe que la fecha de finalización del proyecto ha
disminuido de octubre de 9 a octubre de 8.
4. Agregar tiempo de adelanto a una tarea en la ruta crítica.
a) Seleccione 5.1 Check Grammar, Spelling, and Proofread y, a continuación, desplácese hasta
Tarea.
b) Haga doble clic en 5.1 Check Grammar, Spelling, and Proofread para abrir el cuadro de diálogo
c) En la pestaña Predecesoras, seleccione la flecha hacia abajo en la columna Posposición y
establezca el valor en -2d

Tenga en cuenta que la fecha de finalización del proyecto ha disminuido a octubre de 6.
5. Guarde los cambios como My HR Manual Finalize.mpp.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, vaya a C:\091098Data\Finalizing a Project Plan.
c) En el campo Nombre de archivo, introduzca My HR Manual Finalize.mpp y, a continuación,
seleccione Guardar.

TEMA B
Establezca una línea de base
Uno de los pasos finales en la planificación de un proyecto es conservar las
estimaciones originales del proyecto para que tenga datos con los que comparar el
progreso real. En este tema, establecerá una línea de base de proyecto.
Líneas base
Una línea base es una versión de un plan de proyecto con la que se evalúa el
progreso. Incluye tareas, recursos, asignaciones y estimaciones de costos. La línea
de base es una instantánea del alcance, tiempo y costo planificados de un proyecto.
A medida que se ejecuta el proyecto, puede comparar el alcance, el tiempo y el costo
reales con la línea de base para medir el rendimiento del proyecto. Aquí están Líneas base
algunas de las preguntas que pueden ser contestadas.
Área del proyecto
Alcance • ¿Estamos haciendo las tareas que planeamos hacer?

• ¿Estamos haciendo más o diferentes tareas de las previstas?
• ¿Estamos realizando menos tareas de las previstas?
Tiempo • ¿Estamos retrasados?
• ¿Estamos a tiempo?
• ¿Nos adelantamos a lo previsto?
Coste • ¿Estamos por debajo del presupuesto?
• ¿Estamos en el presupuesto?
• ¿Estamos por encima del presupuesto?
Si el proyecto no funciona como se espera, puede tomar medidas correctivas para

finalizar el proyecto según el alcance, el tiempo y el presupuesto. Esta es la función
de supervisión y control de la gestión de proyectos.
Nota: El uso de Microsoft Project para supervisar y controlar el proyecto se trata
en el curso Microsoft ® Project ® 2019: Nivel 2.
Microsoft Project y Líneas Base

En Microsoft® Project®, una línea de base es un conjunto de cinco valores de datos
para cada tarea: Fecha de inicio, fecha de fin, duración, trabajo y costo. Estos
parámetros se declaran como Comienzo de Línea Base, Fin de Línea Base, etc. Microsoft Project y
cuando se finaliza el plan de proyecto original; Project los guarda en la tabla Línea Líneas Base
base. A medida que avanza el proyecto, compara los datos reales de cada parámetro
con el valor de línea base para determinar si necesita realizar cambios en el plan del
proyecto.
Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto | Tema B

Figura 6-5: Puede ver los valores de línea base actuales en la tabla Línea base .
Dado que la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se
compara el progreso real del proyecto, la línea de base debe incluir las mejores
estimaciones de la duración de la tarea, las fechas de comienzo y de fin, los costos
y otras variables del proyecto que se desea supervisar. La línea de base también
puede representar una obligación contractual para el proyecto.
La información de referencia que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede
indicar que el plan original ya no es preciso, posiblemente porque el ámbito necesita
revisión o porque la naturaleza del proyecto ha cambiado. Si las partes interesadas
del proyecto están de acuerdo en que la diferencia lo garantiza, puede modificar o
volver a elaborar la línea de base en cualquier momento durante el proyecto.
Puede que la configuración de varias líneas base sea especialmente útil para
proyectos largos o para proyectos en los que la línea base se convierte en irrelevante
debido a cambios significativos en tareas o costos programados. Project permite
configurar hasta 11 líneas base. La práctica recomendada es utilizar Línea base (sin
Cuadro de diálogo número) para el plan del proyecto cuando se apruebe inicialmente y, a continuación,
Establecer línea base utilizar Línea base 1–10 cuando el patrocinador del proyecto apruebe cambios
posteriores en el plan del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases,
puede guardar una línea de base independiente al final de cada fase para comparar
los valores planificados con los datos reales durante toda la vida del proyecto. Para
capturar el cambio, establezca Línea base 1, Línea base 2, etc.
Cuadro de diálogo Establecer línea base

Puede establecer fácilmente una línea de base de proyecto seleccionando la pestaña
Proyecto en la cinta de opciones, buscando el grupo de comandos Programación,
seleccionando el botón Establecer línea base y seleccionando la opción Establecer
línea base. Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Establecer
línea base.

Figura 6-6: Cuadro de diálogo Establecer línea base .
Nota: Como jefe de proyecto, debe tener un proceso claramente definido para evaluar y
aprobar los cambios en la línea base del proyecto. Los efectos positivos y negativos de los
posibles cambios en el alcance, el tiempo o el costo del proyecto deben ser cuidadosamente
considerados antes de implementarlos.
Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar una línea de base, consulte la
información destacada sobre la línea base de un proyecto. La presentación desde el mosaico
Spotlight de la pantalla del curso de OPCION.
La presentación de
Spotlight sobre la línea
base de un proyecto está
disponible en el mosaico
Acceda al mosaico Lista de comprobación de la pantalla Curso de OPCION para Spotlight de la pantalla
obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo establecer una del curso de OPCION.
línea de base. Usted puede elegir
incluirlo en sus planes de
instrucción, o puede
recordarle a los
estudiantes acerca del
mosaico y la información
suplementaria que
contiene.

ACTIVIDAD 6-2
Establecer una línea base
Antes de empezar
El archivo My HR Manual Finalize.mpp está abierto.
Actividad Situación
Ahora que ha optimizado el plan del proyecto, es el momento de guardar la línea
de base para poder comparar el progreso con el plan a medida que ejecuta el
proyecto. Se crea una nueva línea base.
1. Muestre la tabla Línea base.

a) Haga clic con el botón derecho del mouse en el botón Seleccionar tabla (el área vacía de la parte superior
izquierda de la tabla Entrada de tareas).
b) Seleccione Más tablas.

c) En el cuadro de diálogo Más tablas, seleccione Línea base y, a continuación, seleccione Aplicar.
Compruebe que aparece la tabla Línea base, con valores vacíos en los campos Línea base.
2. Establezca una línea de base para el plan actual.

a) Seleccione Proyecto→Establecer línea base.

Compruebe que Establecer línea de base está seleccionado y que está seleccionado Todo el proyecto.
b) Seleccione Aceptar.
Compruebe los valores de la tabla Línea base.
3. Guarde el archivo.
a) Seleccione Archivo→Guardar.
b) Deje el archivo abierto.

TEMA C
Compartir un plan de proyecto
Una vez que haya elaborado un plan de proyecto, deberá entregarlo a las partes
interesadas del proyecto para su revisión y al patrocinador del proyecto para su
aprobación. En este tema, utilizará varios métodos para entregar planes de proyecto.
Planes de proyecto impresos

Puede imprimir cualquier vista en la barra de visualización. La vista Diagrama de
Imprimir Gantt es la que se comparte con más frecuencia en formato de papel, pero puede
pantalla resultar útil imprimir otras vistas de proyecto, especialmente las vistas Calendario y
Diagrama de red.
Antes de imprimir una vista, es posible que desee cambiar la cantidad de detalle que
se mostrará. Puede hacerlo:
• Ocultando subtareas
• Ocultando columnas
• Cambiar el tamaño de los paneles de una vista
• Cambiar el nivel de zoom
Nota: Recuerde que puede seleccionar Vista→Todo el proyecto para ver toda
la escala temporal de una vista.
Una vez ajustada la vista a la cantidad de detalle y el nivel de zoom deseados, puede
comenzar a imprimir seleccionando la pestaña Archivo en la cinta de opciones y, a
continuación, seleccionando la pestaña Imprimir en la vista Backstage. Lo primero
que probablemente observará en la pantalla de Impresión es el área de Vista previa
de impresión grande del panel derecho, que muestra exactamente el aspecto que
tendrá la página impresa. En la esquina inferior derecha del panel Vista previa de
impresión, encontrará varios controles para navegar y ampliar la vista previa.
Figura 6-7: Panel de vista previa de impresión.
Si no está satisfecho con la vista previa, puede cambiar las opciones de Configuración
en el panel izquierdo de pestaña Imprimir. Puede elegir imprimir:
Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto | Tema C

• Todo el proyecto.
• Fechas específicas.
• Páginas específicas.
• En orientación de página horizontal o vertical.
• Una variedad de tamaños de página.
Si selecciona el vínculo Configurar página, se abrirá un cuadro de diálogo
Configurar página que le proporcionará muchas más opciones agrupadas en seis
pestañas. Estos incluyen los márgenes, el encabezado, el pie de página y la
leyenda.
Cuando la Vista preliminar tenga el aspecto que desee, puede seleccionar una
impresora y seleccionar el botón Imprimir.
Configuración de impresión
En el panel Vista previa de impresión, encontrará una serie de ajustes de impresión
útiles.
Ajuste Descripción
Imprimir todo proyecto Imprimir de principio a fin. Configuración de impresión

Imprimir fechas específicas Imprimir la escala temporal entre fechas específicas.
Imprimir páginas específicas Imprimir sólo las páginas especificadas.
Imprimir fechas y Introduzca páginas específicas y fechas de escala

páginas personalizadas temporal para imprimir.
Orientación Imprimir en horizontal o vertical.

Tamaño del papel Seleccione entre una gama de tamaños de papel.
Opciones de configuración de página

Project también tiene seis categorías de opciones de configuración de página.
Opción Descripción
Página • Orientación Opciones de configuración
de página
• Escala
• Tamaño del papel
• Primer número de página
Márgenes • Tamaño en cada lado de la página
• Bordes
Encabezado • Izquierda, Centro y Derecha
• Campos generales (Título del proyecto, Nombre del
jefe, Fecha de inicio del proyecto, etc.)
• Campos de proyecto (todas las columnas de MS Project)
Pie de página • Izquierda, Centro y Derecha
• Campos generales (Título del proyecto, Nombre del
jefe, Fecha de inicio del proyecto, etc.)
• Campos de proyecto (todas las columnas de MS Project)
Leyenda • Las mismas opciones que el encabezado y el pie de página,
además de:
• Leyenda en cada página, página de leyenda o ninguna
• Ancho de leyenda
Opción Descripción
Vista • Imprimir todas o un número determinado de columnas

• Imprimir notas
• Imprimir páginas en blanco
• Ajustar escala de tiempo al final de la página
Sincronizando planes de proyecto con SharePoint

Si su empresa utiliza Microsoft® SharePoint®, puede sincronizar la lista de tareas de
Sincronizar con
SharePoint Microsoft Project Professional con una lista de tareas de SharePoint. Los miembros
del equipo del proyecto pueden ver la programación en SharePoint. Cuando
actualicen su progreso de trabajo en SharePoint, verá sus cambios en Project. Por
Mostrar cómo configurar el contrario, cualquier cambio que realice en Project se actualizará en SharePoint
los campos Sincronizar para que los miembros del equipo puedan verlos.
con lista de tareas de
SharePoint. (No Al seleccionar el botón Sincronizar con SharePoint en la pantalla Compartir, se le
seleccione Guardar a pedirá que vaya a la pantalla Guardar como. Al seleccionar el botón Sincronizar
menos que esté seguro
de que tiene acceso a un con SharePoint en la pantalla Guardar como, tendrá la opción de sincronizar con
sitio de SharePoint un nuevo sitio de SharePoint o con uno existente. En cualquier caso, necesitará una
válido.) dirección de sitio de SharePoint, un nombre de usuario y una contraseña
válidos.
La presentación de
Spotlight on syncing
Project Files with
SharePoint está
disponible en el mosaico
Spotlight de la pantalla
del curso OPCION. Usted
puede elegir incluirlo en
sus planes de instrucción,
o puede recordarle a los
suplementaria que
contiene. Figura 6-8: Puede sincronizar el plan del proyecto con SharePoint.
Nota: Puede acceder al botón Sincronizar con SharePoint directamente desde la

pantalla Guardar como si lo desea.
Envíe un mensaje
de correo
electrónico a un Nota: Para obtener más información sobre cómo trabajar con SharePoint,
punto de proyecto consulte la presentación de Spotlight en sincronizar archive de Poject con
SharePoint en el mosaico Spotlight de la pantalla del curso OPCION.
Envío de Planes de Proyecto por correo electrónico

pantalla. (No seleccione
Desde la pantalla Compartir también puede enviar el archivo del proyecto por correo
El botón Enviar como electrónico a una o más personas. Al seleccionar el botón Correo electrónico y, a
archivo adjunto a menos continuación, el botón Enviar como archivo adjunto, se generará un nuevo mensaje
que esté seguro de que de correo electrónico de Microsoft ® Outlook ® con una copia del archivo de Project
Microsoft Outlook está
instalado en el equipo y
como archivo adjunto. Sin embargo, tenga en cuenta que los destinatarios deben
configurado para una tener instalada una versión de Microsoft Project o un visor de Microsoft Project de
dirección de correo terceros en sus equipos para ver los datos adjuntos.
electrónico válida.)

Figura 6-9: Puede enviar su plan de proyecto por correo electrónico a las partes interesadas .
Nota: Para obtener más información sobre cómo compartir archivos de proyecto por
correo electrónico, consulte la presentación de Spotlight en Compartiendo archivos de
Project por correo electrónico en el mosaico Spotlight de la pantalla del curso OPCION. La presentación de
Spotlight en compartiendo
archivos de Project por
Acceda al mosaico Lista de comprobación de la pantalla Curso de OPCION para correo electrónico está
obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo compartir un plan disponible en el mosaico
de proyecto. Spotlight de la pantalla de
curso de OPCION. Usted
puede elegir incluirlo en
sus planes de instrucción,
o puede recordarle a los
suplementaria que
contiene.

ACTIVIDAD 6-3
Compartir un plan de proyecto
Antes de empezar
Actividad
El archivo My HR Manual Finalize.mpp está abierto.
Escenario
Desea compartir el plan del proyecto como un folleto con el equipo del proyecto en
la próxima reunión. Preparará el archivo para su impresión ocultando la línea de
tiempo y algunos de los campos de Entrada de tareas, e imprimirlo.
1. Muestre la tabla Entrada de tareas.

a) Haga clic con el botón derecho del mouse en el botón Seleccionar tabla (el área vacía de la parte
superior izquierda de la tabla Entrada de tareas).
Informe a los alumnos de
b) Seleccione Entrada.
que simularán la
impresión imprimiendo Nota: Sólo se imprimirán los campos completos, por lo que no es necesario cubrir
en un archivo. completamente un campo. Si arrastra demasiado hacia la izquierda el campo
Alternativamente, puede Nombre de tarea no se imprimirá.
imprimir en una
impresora en el aula si
está disponible para las 2. En la tabla Entrada de tarea, no muestre los campos Trabajo, Duración,
computadoras del Comienzo y Fin.
estudiante. a) Seleccione la barra separadora a la derecha del campo Finalizar y arrastre hacia la izquierda
hasta que sólo se muestre el campo Nombre de tarea.
b) Desplace el diagrama de Gantt hacia la izquierda para que el hito Iniciar proyecto esté cerca
del borde derecho de la tabla Entrada de tarea.
3. Ocultar la línea de tiempo.

a) En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Vista.
b) En el grupo Vista dividida, desactive Línea de tiempo.
4. Imprima el plan del proyecto.
a) Seleccione Archivo→Imprimir.
b) En la pantalla Imprimir, en la lista desplegable Impresora, seleccione Escritor de documentos XPS
de Microsoft.
c) Seleccione Imprimir.
d) En el cuadro de diálogo Guardar salida de impresión como, seleccione Escritorio.

e) En el campo Nombre de archivo, introduzca Mi impresión y seleccione Guardar.
f) Supervise el progreso en el cuadro de diálogo Impresión.
5. Guarde el archivo y ciérrelo.

a) En la vista de Backstage, seleccione la flecha situada en la parte superior del panel izquierdo para volver a la vista Diagrama de
Gantt.
b) Seleccione Archivo→Guardar.
c) Seleccione Archivo→Cerrar.

Resumen
En esta lección, optimizó y entregó un plan de Microsoft Project en papel y en varios
formatos electrónicos.
¿Qué vistas de su próximo plan de proyecto tiene más probabilidades de imprimir
y por qué?
Anime a los estudiantes a R: Las respuestas variarán, pero el Diagrama de Gantt y el Calendario son las vistas impresas con más
usar las herramientas de frecuencia.
redes sociales
proporcionadas en la ¿Por qué debería optimizar el plan del proyecto?
pantalla del curso de
R: Las respuestas variarán, pero la disminución de la duración del proyecto y la minimización de los
seguimiento con sus costos de recursos son las razones más comunes.
compañeros después de Nota: Compruebe la pantalla del curso de OPCION para obtener oportunidades de
que el curso se haya interactuar con sus compañeros de clase, compañeros y la comunidad en línea de
completado para una OPCION más amplia sobre los temas tratados en este curso u otros temas en los que esté
aprendizaje continuo.
Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto |

Seguimiento del curso

¡Enhorabuena! Ha completado el curso Microsoft ® Project ® 2019: Nivel 1. Ha
redactado y compartido correctamente un plan de proyecto.
Las empresas, instituciones académicas y otras organizaciones llevan a cabo varios
proyectos para desarrollar productos, mejorar procesos y cumplir con los objetivos de
la organización. Existe una creciente demanda de profesionales como usted para
gestionar estos proyectos con éxito. La capacidad de completar los proyectos a
tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las especificaciones es crucial para
todos los profesionales, independientemente de si la gestión del proyecto es una parte
oficial de sus tareas. La creación y el intercambio de planes de proyectos bien
desarrollados le ayudarán a alcanzar estos objetivos a la vez que mantiene su
proyecto funcionando sin problemas. Microsoft Project es una potente herramienta que
le permite planificar proyectos de forma eficaz y eficiente.
¿Qué es lo siguiente?
Microsoft® Project® 2019: Nivel 2 es el siguiente curso de esta serie. En ese curso,
aprenderá las características avanzadas de Microsoft Project, como capturar el
progreso de la ejecución de proyectos, personalizar Project mediante plantillas y vistas
y crear informes. También realizará un análisis de nivel superior del progreso de un
proyecto y aplicará estrategias para mantener el proyecto en marcha.
Le animamos a que explore Project más a fondo participando activamente en
cualquiera de los foros de redes sociales configurados por su instructor o
administrador de formación a través del mosaico de redes sociales de la pantalla
de cursos de OPCION.
Seguimiento del curso

A Navegación en Microsoft
Project Online
Medio ambiente
La edición in situ de Microsoft® Project® es útil si Project está instalado en el
ordenador. Pero, ¿qué pasa si está lejos de su equipo y necesita trabajar
con Project? La edición Online es perfecta para esta situación.
TEMA A
Navegar en Project Online
En este tema, aprenderá a utilizar las dos herramientas principales de Project
Online, OneDrive®y Project Web App, para que no se limite a dónde utiliza Project.
Proyecto Online
Project Online es la solución de Microsoft para la gestión de proyectos en la nube.
Se puede utilizar para la gestión diaria de proyectos, así como para la gestión de la
cartera de proyectos (PPM). Project Online es una aplicación adicional de Office 365
y se integra completamente con otros productos de Office.
Puede acceder al software con una suscripción y una licencia de Office 365™. La
suscripción a Project Online Professional incluye una versión completa de la aplicación
de escritorio Project Professional, que le permite trabajar con Project en la oficina y
guardar el plan del proyecto en la nube, a la que se puede acceder mediante un
explorador web. La licencia de suscripción permite a un usuario descargar la aplicación
de escritorio en cinco ordenadores, aprovechando así la funcionalidad de la nube, ya
que puede acceder a sus archivos desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
La suscripción a Project Online Essentials no incluye el cliente de escritorio y los
miembros del equipo de proyecto la utilizan principalmente para actualizar el estado de
sus tareas y enviar hojas de horas para su aprobación por el jefe de proyecto.
Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive proporciona servicios de almacenamiento, administración y uso
compartido de archivos en línea que puede utilizar para almacenar, compartir y
colaborar en el plan del proyecto, así como en otros tipos de archivos. Hay dos
Mida el interés y el nivel versiones de OneDrive: Personal y empresarial. Cualquiera puede crear una cuenta
de habilidad de sus personal de OneDrive, pero su organización le proporcionará las credenciales de una
estudiantes antes de cuenta de empresa. Si tiene una cuenta personal de Microsoft (con una dirección de
presentar OneDrive en
detalle. Pregunte si tienen
correo electrónico @outlook.com), el espacio de almacenamiento máximo libre es de 5
previsto almacenar sus GB. Usted puede comprar ciertamente espacio adicional si usted desea a. Sin
planes de proyecto en la embargo, con una cuenta OneDrive para empresas, tiene hasta 1 terabytes (TB) de
nube. almacenamiento OneDrive gratuito.
La administración de archivos en OneDrive es muy similar a la administración de
archivos en el Explorador de archivos. La diferencia principal es que debes cargar los
archivos en OneDrive, lo que te permite acceder a tus archivos y trabajar con ellos
desde casi cualquier ubicación utilizando diferentes dispositivos. Desde la ventana del
navegador OneDrive, seleccione Cargar→Carpeta o Cargar→Archivos y, a
continuación, desplácese hasta el archivo o carpeta que desea cargar. Si está
trabajando en Project en el escritorio, otra forma de cargar un archivo en OneDrive es
seleccionar Archivo→Guardar como y, a continuación, seleccionar OneDrive para
que sea la ubicación Guardar como.
Figura A-1: Una página de ejemplo de OneDrive.
Apéndice A: Navegación en el entorno en línea de Microsoft Project | Tema A

Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar archivos de Project en OneDrive,
consulte la presentación de Spotlight en Guardar archivos de Project en OneDrive en el
mosaico Spotlight de la pantalla del curso OPCION. La presentación de
Spotlight en Guardar
archivos de Project en
OneDrive está disponible
en el mosaico Spotlight
Acceda al mosaico Lista de comprobación de la pantalla del curso de OPCION para
de la pantalla del curso
obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo utilizar OneDrive. de OPCION. Usted puede
elegir incluirlo en sus
planes de instrucción, o
puede recordarle a los
suplementaria que
contiene.

ACTIVIDAD A-1
Uso de Microsoft Project con OneDrive
(demostración opcional del instructor)
Esta actividad está Archivo de datos
diseñada para que usted
pueda pasar a través de C:\091098Data\Navegando por el entorno en línea de Microsoft Project\Nuevo plan de
mientras los estudiantes negocio.mpp
observan su pantalla. Con
esta actividad, puede Antes de empezar
presentar al usuario de Tiene un nombre de usuario y una contraseña de inicio de sesión de Office 365.
Office 365 interfaz y
señalar Escenario
las diferencias y Greene City National Bank tiene sucursales en toda la ciudad, y como gerente de
similitudes con las
aplicaciones de escritorio proyecto los visitará para reunirse con los gerentes de sucursales. Tiene instalado
de Office. Tenga en Microsoft Project en su equipo portátil y desea poder guardar los planes de proyecto
cuenta que los pasos de en línea desde cualquier oficina para que pueda trabajar en ellos cuando vuelva a su
la actividad pueden variar escritorio en la sede central. Se le ha dado acceso a la aplicación de almacenamiento
ligeramente si Microsoft
ha publicado de archivos OneDrive y desea probarla antes de salir para visitar la sucursal de Main
actualizaciones digitales Street.
1. Abra Microsoft Edge y vaya a la pantalla de inicio de sesión de Office 365.

a) Seleccione el icono Inicio de Windows.
b) Seleccione el mosaico Microsoft Edge.
c) En el cuadro Dirección de la parte superior de la pantalla, introduzca
https://login.microsoftonline.com
2. Introduzca sus credenciales para iniciar sesión.
a) En el cuadro ID de usuario, introduzca su ID de usuario, incluido el símbolo @ y el nombre de
dominio.
b) Seleccione Siguiente.
c) En el cuadro Contraseña, introduzca la contraseña.
d) Seleccione Iniciar sesión.
e) En ¿Permanecer conectado? Seleccione No
3. Abra OneDrive.
a) En el menú, seleccione el mosaico OneDrive.
b) Si es necesario, selecciona OneDrive está listo.
c) Observe los elementos de la interfaz de usuario de OneDrive.
El encabezado de Office 365 en la parte superior de la pantalla muestra tanto el Lanzador de

aplicaciones como OneDrive para indicar que está trabajando en las aplicaciones en línea. En el
extremo derecho de la barra de encabezado, hay botones para acceder a la configuración de
Notificaciones, Ayuda y Configuración de su cuenta, de izquierda a derecha, respectivamente.
Inmediatamente debajo del encabezado de Office 365 hay comandos específicos del contexto.
En OneDrive, estos comandos se utilizan para realizar tareas básicas de administración de
archivos, como crear nuevos archivos de Office, así como cargar, sincronizar, ordenar y ver
archivos.
4. Cargue un archivo de los archivos de datos del estudiante en OneDrive.

a) En la barra de comandos, seleccione Cargar→Archivos.
b) En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la carpeta C:\091098Data\Navigating in the Microsoft
Project Online Environment.
c) Seleccione el archivo de plan de proyecto New Business Plan.mpp y, a continuación, seleccione Abrir.
d) Observe la lista Archivos.
El archivo cargado aparece en la lista Files.
Nota: Puede seleccionar Cargar→Carpeta para cargar varios archivos en una carpeta
completa a la vez. También puede utilizar el método de arrastrar y soltar para cargar
archivos.
5. Abra Nuevo plan de negocio en Project.

a) Seleccione la columna de marca de verificación situada a la izquierda del nombre del archivo.
b) Observe los comandos de administración de archivos.
Cuando se selecciona un archivo, los comandos de gestión de archivos están disponibles. Puede
utilizar estos comandos para eliminar, mover, compartir o gestionar de cualquier otro modo los
archivos de OneDrive. Desde el comando Abrir, puede abrir el archivo seleccionado en cualquiera
de las dos ubicaciones. Si selecciona Abrir, el archivo se puede abrir en SharePoint. Si selecciona
Abrir en Project, el archivo se puede abrir en Microsoft Project.
c) En la línea de comandos, seleccione Abrir.
d) Seleccione Abrir en Project.
e) Después de introducir sus credenciales, seleccione Sí para aceptar y cerrar la

ventana de seguridad. El plan del proyecto se abre en la versión local de Project.
6. Cambie el nombre del plan del proyecto y guárdelo en OneDrive.

a) Seleccione Archivo→Guardar como.
b) En Vista de backstage, seleccione OneDrive.
c) En la parte derecha de la pantalla, seleccione Documentos.
d) En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba My New Business Plan
e) Seleccione Guardar.
7. Cierre Microsoft Project.

a) En la esquina superior derecha de la ventana Project, seleccione el botón Cerrar.
b) Compruebe que Project está cerrado.
8. Compruebe que el archivo se ha guardado en OneDrive.

Tenga en cuenta que New Business Plan y My New Business Plan se han agregado a la lista
Archivos.
9. En la pestaña situada en la parte superior de la ventana del explorador

Web, cierre Documents→OneDrive pero deje el explorador con los
mosaicos de aplicaciones de Office 365 abiertos.
Project Web App

Project Web App (PWA) es la herramienta que se utiliza para editar los archivos de
Microsoft Project almacenados en la nube. Permite a varios usuarios trabajar en
colaboración para planificar, realizar un seguimiento y actualizar un plan de proyecto.
Los jefes de proyecto pueden utilizar PWA para asignar tareas a los miembros del
equipo, que pueden utilizarla para proporcionar actualizaciones de estado de sus
tareas.
Project Web App se utiliza principalmente para planificar y administrar
proyectos empresariales importantes junto con Project Server, aunque se
puede utilizar sin el software Server.
Cuando se abre un archivo en PWA, la vista predeterminada (y única) es la vista
Diagrama de Gantt con un conjunto fijo de campos que no se pueden cambiar en la
Tabla de entrada. En la figura no se muestran Finalizar, % Completo, Trabajo
y Nombre de Recursos. Otras tablas locales no están disponibles en PWA.

Figura A-2: Vista Diagrama de Gantt de Project Web App
La cinta tiene un conjunto de pestañas más pequeño que la edición local de Project.
Figura A-3: Pestaña Proyecto PWA.
Figura A-4: Pestaña Página PWA.

Figura A-5: Pestaña Tarea PWA.
Figura A-6: Pestaña Opciones de PWA.
Muchas herramientas de estas pestañas sólo se utilizan con Project Server. Sin
embargo, puede que la pestaña Proyecto le resulte útil porque contiene Guardar
y cerrar, y la pestaña Tarea, porque contiene herramientas relacionadas con la
administración de tareas. La pestaña Opciones contiene el comando Imprimir, que
también es útil.
Una descripción más Con Project Server se utilizan herramientas distintas de Programar en el menú situado a
detallada de PWA está
fuera del alcance de este la izquierda del diagrama de Gantt.
curso.
Cuenta de Project Web Access

Cuando se suscribe a Project Online, también crea una cuenta PWA y una cuenta de
SharePoint al mismo tiempo. Para utilizar PWA, debe tener acceso a esa cuenta en
Microsoft Project.
De forma predeterminada, al abrir Project no está conectado a PWA y cualquier trabajo
con Project se realizará en la versión de escritorio.
Figura A-7: De forma predeterminada, no está conectado a la aplicación Web Project
Para conectarse a PWA, utilice el botón Administrar cuentas de la vista de

backstage. La ventana que se abre le presenta la opción de utilizar cualquiera de sus
tres cuentas: Equipo, PWA, o

SharePoint. Para cambiar de la cuenta de equipo predeterminada, seleccione

Administrar cuentas, seleccione Elegir una cuenta y, a continuación, seleccione
PWA. Las instrucciones del cuadro de diálogo le indican que reinicie Project para
que el cambio surta efecto. Seleccione Aceptar y reinicie el proyecto.
Cuando se reinicia Project, aparece un cuadro de diálogo que le permite seleccionar un perfil.
Figura A-8: Puede elegir iniciar Project con cualquiera de sus perfiles.
Si selecciona PWA y, a continuación, OK, se iniciará Project.

Nota: Si no desea que se le pregunte qué cuenta debe utilizar cada vez que abra Project,
puede utilizar la secuencia de Vista Backstage en Información→ Administrar
cuentas→Configurar cuentas. En el cuadro de diálogo Cuentas Web de Project,
seleccione el botón de opción Usar mi cuenta predeterminada y seleccione Aceptar.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo conectarse a
Project Web Access.

ACTIVIDAD A-2
Publicación de un archivo en Project Web
Access (demostración opcional del instructor)
Antes de empezar
Tiene una suscripción a Microsoft Project Online y puede conectarse a Project Web
Access.
Escenario
La dirección senior del Greene City National Bank está considerando si ofrecer un
nuevo servicio de banca en línea a sus clientes. Antes de asignar recursos
sustanciales a esta empresa, el Vicepresidente de Operaciones desea realizar
investigaciones de mercado sobre el grado de aceptación del nuevo servicio por parte
del cliente.
Usted es gerente de proyecto en la sede del banco y se le ha pedido que desarrolle el
plan de investigación de mercado. Cree que Microsoft tiene una plantilla de proyecto
que puede ser adecuada y, si es así, puede ahorrarle un tiempo considerable para el
proyecto de investigación de mercado.
1. Abra Microsoft Project 2019.

a) En la barra de tareas, seleccione el acceso directo a Project 2019.
b) Compruebe que se abre Microsoft Project.
2. Descargue la plantilla Programa de estudios de mercado.

a) En Vista de backstage, seleccione Buscar plantillas en línea.
b) Escriba el término de búsqueda Market Research Schedule y seleccione el botón Iniciar
búsqueda.
c) En los resultados de la búsqueda, seleccione Market Research Schedule.
d) Seleccione Crear.
Compruebe que la plantilla se abre en la vista Diagrama de Gantt de Project.
3. Cambie el nombre de la tarea de resumen del proyecto.

a) En la tabla Entrada de tareas, seleccione Plan de trabajo de Project Management.
b) Escriba Market Research Project y, a continuación, pulse Intro.
4. Guarde el archivo en Project Web Access.

a) Seleccione Archivo→Guardar como.
b) En Project Web App, seleccione el icono Guardar.

c) En el cuadro de diálogo Guardar en Project Web App, en el cuadro de texto Nombre, escriba Market Research Project
d) Seleccione Guardar.
5. Publique el archivo en Project Web App

a) En la vista Backstage, seleccione el botón Publicar.

b) Seleccione Archivo para abrir la vista Backstage y compruebe que el archivo se ha publicado.
6. Cierre el archivo y haga el check-in.

a) Seleccione Cerrar.
b) En la ventana de Microsoft Project, confirme que desea proteger el archivo seleccionando Sí.
c) Cierre Microsoft Project.

obtener información de referencia y material de ayuda sobre cómo navegar en Project
Online.

ACTIVIDAD A-3
Navegación en Project Online (demostración
opcional del instructor)
Archivo de datos
C:\091098Data\Getting Started with Microsoft Project\My New Business.mpp
Antes de empezar
Tiene una suscripción a Project Online y ha iniciado sesión en Office 365 en un explorador.
Escenario
Desea familiarizarse con el componente Project Web App (PWA) de Project Online, de
modo que abra el archivo My New Business Plan.mpp en PWA.
1. Abra Project Online.

a) En la página principal de Office 365, seleccione el mosaico Project.

b) Compruebe que se muestra la lista de proyectos.
2. Abra My New Business Plan en Project Web App

a) En la lista de proyectos, seleccione My New Business Plan.
b) Compruebe que el plan se abre en el modo Schedule.
3. Cierre el archivo y el explorador Web.

a) Seleccione Project→Cerrar.
b) Cierre todas las pestañas del explorador Web.

091098I rev 1,0
ISBN-13 978-1-4246-3952-6
ISBN-10 1-4246-3952-2

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EDICIÓN DEL INSTRUCTOR

Edición del instructor de OPCION

La Guía del Facilitador de OPCION

El curso de Facilitador de OPCION

La comunidad de instructores de Logical Operations

AVISOS DE MARCAS COMERCIALES

Lección 1: Introducción a Microsoft Project .............................. 1

Lección 2: Definir un proyecto................................................ 21

Lección 3: Agregar tareas de proyecto .................................. 39

Lección 4: Gestión de Tareas ................................................ 51

Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto ............................. 69

Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto .............................. 99

Apéndice A: Navegación por el entorno en línea de Microsoft Project. 119

Preparación para presentar la experiencia de OPCION

Iconos del instructor del curso

Actualizaciones de software de Microsoft Office

Sugerencias de presentación para el curso Microsoft® Project® 2019: Nivel 1

| Uso de Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 Edición para instructores |

Configuración del curso

| Uso de Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 Edición para instructores |

Nota: En algunos sistemas, esto puede aparecer ya que mostraremos un recordatorio

2. Vaya a la carpeta de descarga y localice y descomprima (extraiga) el archivo

| Uso de Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 Edición para instructores |

Sección Duración Planificador de día

Bienvenida y presentaciones 0:30 8:30 - 9:00

Presentación Continua: Su Flujo de Clase

Sección Duración Planificador de día

Lección 2: Definir un proyecto

Lección 3: Agregar tareas de proyecto

Lección 4: Gestión de Tareas

Lección 5: Gestión de los recursos del proyecto

| Uso de Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 Edición para instructores |

Sección Duración Planificador de día

Lección 6: Finalización de un Plan de Proyecto

Presentación no continua: Flujo de clase de modelo

Uno Bienvenida y presentaciones 2:00

Presentación no continua: Su flujo de clase

| Uso de Microsoft® Project® 2019: Nivel 1 Edición para instructores |

Descripción del curso

Requisitos previos del curso

Objetivos del curso

• Identificar los conceptos de administración de proyectos y navegar por Microsoft Project

La pantalla de inicio de OPCION

Cómo utilizar este libro

| Acerca de este curso |

Las listas de comprobación de procedimientos y directrices se pueden utilizar durante la clase y

Iconos del curso

Una nota proporciona información adicional, orientación o sugerencias

| Acerca de este curso |

Instituto de Gestión (PMI) Guía del Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos

Responsabilidades de un director de proyecto

Iniciando Se define el objetivo del proyecto y se autoriza el proyecto. El resultado

Supervisión y Se realiza un seguimiento del progreso del proyecto y se toman medidas

Restricciones del proyecto

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A

Figura 1-1: El triángulo de restricciones.

Funciones del proyecto

Pregunte a los Función Descripción

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A

1. ¿Verdadero o falso? Un proyecto es una serie de pasos