Gop-Pr-002 Procedimiento de Compras
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GESTIÓN DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DE COMPRAS
GOP-PR-002
V.01
Se desarrolla un diagrama de flujo indicado el paso a paso para la compra de bienes y servicios a
proveedores externos.
Se mejora el encabezado, marca de agua y logo símbolo según el instructivo de elaboración de documentos
HSEQ-IT-001.V.01
Se ingresan definiciones numerales 5 y se especifica el numeral de la norma NTC-ISO 9001:2015, aplicable a
este procedimiento numeral 8.4.
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PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DE COMPRAS
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO.......................................................................................................................3
2 ALCANCE.......................................................................................................................3
3 RESPONSABILIDADES...................................................................................................3
4 REFERENCIAS................................................................................................................3
5 DEFINICIONES...............................................................................................................4
6 REQUISITO DE LA NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:2015 RELACIONADO...........5
7 ACCIONES Y METODOS................................................................................................7
8 DISPOSICIONES GENERALES.....................................................................................10
8.1 Selección de Proveedor................................................................................................10
8.2 Clasificación de Proveedor...........................................................................................10
8.3 Condiciones previas a la generación de una Orden de Compra..................................13
8.4 Adquisición de Productos o Servicios...........................................................................14
8.5 Contratos y Pólizas de Seguros....................................................................................16
8.6 Homologación de Productos a comprar........................................................................17
8.7 Recepción de los PRODUCTOS COMPRADOS..........................................................18
8.8 Monitoreo y evaluación de proveedores.......................................................................19
8.8.1 Criterios de evaluación de proveedores....................................................................19
8.8.2 Estado de los proveedores........................................................................................21
8.8.3 Re-evaluación de Proveedores.................................................................................22
9 RESULTADOS...............................................................................................................23
10 DOCUMENTOS APLICABLES......................................................................................23
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1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3 RESPONSABILIDADES
4 REFERENCIAS
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5 DEFINICIONES
Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio
destinado a esa persona u organización o requerido por ella.
Cotización: Solicitud de precios a las organizaciones que suministran los productos o servicios
requeridos por la organización de acuerdo con las especificaciones establecidas previamente
para los mismos.
Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna
transacción entre la organización y el cliente.
Servicio: Salida de una organización con al menos una actividad, necesariamente llevada a
cabo entre la organización y el cliente.
Compra: Resultado final del desarrollo de un proceso metodológico que incluye el análisis de
las necesidades de bienes y servicios, selección de proveedores, comparación de criterios de
escogencia (calidad, precio, tiempos de entrega, entre otros), y que concluye con la ejecución
de la compra y la recepción del bien.
Factura o Soporte De Pago: Documento que evidencia el pago al proveedor de la compra del
producto o servicio solicitado por SIMONIZCO S.A.
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Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados.
Validación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos para la utilización o aplicación específica prevista.
A continuación, se trascribe el requisito relacionado con las acciones correctivas, acciones de mejora y
acciones para abordar riesgos y oportunidades.
8. OPERACIÓN
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
8.4.1 Generalidades
La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados
externamente son conformes a los requisitos.
La organización debe determinar los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios
suministrados externamente cuando:
a) los productos y servicios de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los
propios productos y servicios de la organización;
b) los productos y servicios son proporcionados directamente a los clientes por proveedores
externos en nombre de la organización;
c) un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como
resultado de una decisión de la organización.
La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del
desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para
proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La organización debe
conservar la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de
las evaluaciones.
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La organización debe:
a) asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de
su sistema de gestión de la calidad;
b) definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a
las salidas resultantes;
c) tener en consideración:
d) determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos,
productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.
b) la aprobación de:
1. productos y servicios;
2. métodos, procesos y equipos;
3. la liberación de productos y servicios;
e) el control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la
organización;
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7 ACCIONES Y METODOS
Ver diagrama de flujo.
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8 DISPOSICIONES GENERALES
a) Con base en los requerimientos del banco de planeación del ERP (SIESA) y/o
REQUISICIÓN DE COMPRA; el comprador inicia el proceso de compra con la
solicitud de requisición del bien o servicio emitida por cada área de la compañía.
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CLASIFICACIÓN CARACTERÍSTICAS
3 PRODUCTOS A COMPRAR Y/O COMPRADOS. Evidencian avances en la
RESOLUCIÓN 0312 DE 2019 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SG-SST. Pueden ser objeto
de auditoría.
Proveedores que suministran productos de catálogo y/o son distribuidores de productos de
reconocida calidad. Están en proceso de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y
4 Salud en el Trabajo. Es requisito presentar el Plan de Trabajo del año en curso, pueden ser
objeto de auditoría.
Requisitos Generales:
1. Certificado por parte de la ARL a la cual se encuentra afiliado que constate la
implementación y el funcionamiento de un Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
2. Que no hayan presentado accidentes mortales o graves durante el periodo anterior a la
contratación (certificado de accidentalidad ARL).
3. Afiliación y pago de seguridad social (EPS, ARL, AFP) vigente del personal.
4. Contar con las autorizaciones laborales requeridas para el desarrollo del contrato
(horas extras entre otras).
5. Remitir al área de Gestión Humana de SIMONIZCO S.A., las políticas de
prevención (Política SST, política no drogas, alcohol, tabaquismo y porte de armas,
reglamento de higiene y seguridad, etc.)
Requisitos específicos:
1. Se establece que no existe ninguna relación laboral entre el personal Contratista y
SIMONIZCO S.A., de ninguna manera la empresa se considera como empleador.
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2. El Contratista debe asumir la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su personal,
y de sus equipos.
3. Si el personal contratista o sub-contratista debe realizar trabajos de alto riesgo como:
trabajos en alturas, trabajos en espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos con
energías peligrosas e IZAJE de cargas; el contratista debe garantizar el cumplimiento
de sus procedimientos para tareas de alto riesgo los cuales deberán ser presentados al
área de Gestión Humana de SIMONIZCO S.A., para su validación y deberán estar
alineados con la normatividad vigente.
4. Todo contratista debe garantizar recurso humano para el desarrollo del programa de
SST de acuerdo la legislación vigente, teniendo en cuenta el número de trabajadores,
centros de trabajo y riesgos, quien será el contacto directo con Gestión Humana de
SIMONIZCO S.A.
5. Contratos en donde se desarrollen tareas de alto riesgo (Trabajos en alturas, espacios
confinados, trabajos en caliente etc.), requieren del acompañamiento de una persona
de HSE por parte del contratista.
6. Responder a las solicitudes de mejoramiento, estableciendo e implementando los
planes de acción resultantes de hallazgos de inspecciones, seguimientos,
incumplimientos legales, contractuales, auditorías, entre otros.
7. Implementar medidas para el control del alcoholismo, tabaquismo y
farmacodependencia. Ningún empleado del Contratista podrá portar o consumir
bebidas alcohólicas o estar en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias
sicotrópicas durante la ejecución del trabajo objeto del contrato.
8. Definir e implementar un procedimiento para el auto reporte de las condiciones de
salud y seguridad por parte de sus trabajadores.
9. Los Contratistas deben contar con un procedimiento de investigación y reporte de
incidentes de acuerdo con lo establecido en la legislación y contar con personal
capacitado en investigación de Incidentes.
10. Rendir cuentas sobre el desempeño de la gestión en seguridad, salud en el trabajo y
ambiental durante la ejecución de los trabajos, en los comités de seguridad, reuniones
de seguimiento y en los informes que debe presentar.
Requisitos especiales
1. En el evento que el contratista utilice personal extranjero, para la ejecución de los
trabajos objeto del contrato, acreditará que tiene cubiertos los riesgos inherentes a los
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trabajos a ejecutar, salvo que el empleado extranjero se encuentre cubierto por los
riesgos de invalidez, vejez y muerte de origen común en su país natal o cualquier otro,
caso en el cual no tendrá que afiliarse a una administradora de fondo de pensiones
(A.F.P.) en Colombia, lo que debe acreditar con la certificación respectiva.
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Solicitud de dotaciones 30 días hábiles
Solicitud de muestras de materias primas, material de empaque y
8 días hábiles
envase para nuevos desarrollos.
Repuestos mantenimiento correctivo nacional 3 días hábiles
Repuestos mantenimiento correctivo importado 30 días hábiles
Repuestos mantenimiento preventivo nacional 8 días hábiles
Repuestos mantenimiento preventivo importado 30 días hábiles
Solicitud de Suministros como: papelería, cafetería, aseo, etc. 8 días hábiles
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e) Dependiendo del monto total de la compra, sin excepción, el comprador deberá
solicitar autorización para las compras nacionales de acuerdo a la TABLA 3.
TABLA 3
MONTO: AUTORIZACION PARA LA COMPRA
Hasta $20.000.000 pesos Coordinador de Compras
de $20.000.001 hasta $50.000.000 pesos Gerente Financiero
Más de $50.000.001 pesos Director de Operaciones
k) Una vez aprobada la orden de compra manual, se envía escaneada por correo a los
proveedores, se le solicita confirmación, la copia N°1 se archiva en la carpeta de la
parte. La Copia 2 se entrega a contabilidad con la entrada aprobada por el solicitante y
la factura original.
l) Para el caso de las órdenes de compra generadas desde el ERP SIESA se envía por
correo al proveedor el PDF de la orden de compra aprobada, solicitando confirmación
de recibido.
m) Para autorizar el pago a los proveedores se entrega a contabilidad; factura original,
entrada impresa del sistema siesa y orden de compra (2da copia).
n) Para importaciones no se genera orden de compra por los gastos asociados a la
importación, solamente se entrega factura original al área de contabilidad revisada por
el líder de comercio exterior y coordinador de compras y aprobada por la gerencia
financiera.
o) La frecuencia de emisión de las órdenes de compra, está dada en función de las
necesidades reales de SIMONIZCO S.A., la política de manejo de inventarios
definidos por la gerencia y de los tiempos de entrega y logísticos de los proveedores,
tanto para productos importados como nacionales.
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p) Es responsabilidad del Comprador que todo PRODUCTO A COMPRAR antes de ser
despachado por el proveedor tenga un Contrato y/u Orden de Compra para garantizar
que conoce las especificaciones del PRODUCTO A COMPRAR y la totalidad de los
requisitos de SIMONIZCO S.A., para su aceptación.
q) En caso de no contar con toda la información técnica requerida, el comprador debe
diligenciar una solicitud de emisión de documentos controlados y adjuntarla al contrato
u orden de compra.
r) En caso de que se entregue al proveedor documentos complementarios controlados, se
debe establecer el control de éstos según éste mismo procedimiento.
b) En caso de haberse pactado anticipo se exigirá póliza u otro mecanismo que garantice
su manejo y correcta inversión. En las órdenes de compra y en los contratos que se
celebren para la adquisición de bienes se podrá exigir garantía de calidad y/o correcto
funcionamiento.
c) En todos los casos, cuando las pólizas sean afectadas por la ocurrencia de siniestros, el
contratista está en la obligación de reponer el valor asegurado hasta concurrencia de lo
exigido en el contrato.
d) Los porcentajes de cobertura de las pólizas se definirán según la evaluación del riesgo
que realice el área encargada, quien deberá para su definición partir del valor
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contratado, objeto, exclusividad de los bienes o servicios y duración, para así
identificar la probabilidad de ocurrencia del siniestro y la severidad del perjuicio que
se ocasionaría a la Empresa.
e) Las coberturas se manejarán bajo el siguiente estándar según Evaluación del Riesgo:
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8.6 Homologación de Productos a comprar
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g) Se recibirá mercancía hasta el tercer día hábil antes de la finalización de cada mes. En el caso
de las materias primas prioritarias se informará por correo electrónico a las áreas
correspondientes que estará por fuera del periodo establecido.
a) Los primeros cinco (5) días hábiles de cada BIMESTRE el Comprador debe entregar
al Coordinador de Compras para su aprobación la Evaluación de los proveedores,
basada en el control de las Órdenes de Compra y el programa de entregas semanal.
TABLA 4
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CUMPLIMIENTO CANTIDAD PROGRAMADA PUNTAJE
Entre el 90% y el 100% 5
Entre el 80% y el 89.9% 3
Entre el 70% y el 79.9% 2
Entre el 60% y el 69.9% 1
Inferior al 59.9% 0
Evalúa la competitividad del precio ofertado por el proveedor y la actitud del mismo
durante la relación comercial, es valorado según la TABLA 6 Y 7.
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TABLA 6
TABLA 7
TABLA 8
EVALUACION PERIODO ANTERIOR PUNTAJE
85% - 100% 30
70% - 84% 20
55% - 69% 10
Menor del 55% 5
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c) Con los valores obtenidos, se emite un gráfico de tendencias (valores% vs. Periodo
de evaluación), donde el proveedor será re-evaluado a lo largo del tiempo en una de
las siguientes tendencias:
TABLA 11
RESULTADO CURVA DE
ACCIÓN A SEGUIR
TENDENCIA
POSITIVA. El Proveedor es CONFIABLE si tiene promedio superior al 85%
El comportamiento tiene una tendencia mantener relación con proveedor.
ascendente.
NEGATIVA. PROVEEDOR NO CONFIABLE, requiere ser re-emplazado y/o mayor
El comportamiento tiene una tendencia
seguimiento.
descendente. NO aplica si el promedio es mayor al 85%
ERRATICA. PROVEEDOR INESTABLE.
El comportamiento es inestable, de El proveedor debe implementar medidas para asegurar y
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normalizar el proceso de producción o factores que influyen en la
ascendente a descendente. calificación.
NO aplica si el promedio es mayor de 85%.
CONSTANTE. El Proveedor es CONFIABLE si tiene promedio superior al 85%
El comportamiento es igual a lo largo del mantener relación con proveedor.
tiempo. En caso de tener promedio inferior al 85%, se solicita al proveedor
plan de acción para mejoramiento de nivel.
e) Los proveedores con una calificación menor a 70% deben ser bloqueados en el
sistema para generación de órdenes.
9 RESULTADOS
10 DOCUMENTOS APLICABLES
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Programa de entregas.
Orden de compra.
Autorización de Recibo.
Cuestionario clasificación proveedores.
Evaluación de proveedores nacional.
Evaluación de proveedores internacionales.
Listado de proveedores clasificados.
Modelo del Anexo Técnico.
Registro y conocimiento de proveedores.
Cotizaciones.
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