Tablas Dinámicas en Excel

¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA DE

EXCEL?
Para saber lo que es una tabla dinámica en excel, lo primero que
hay que tener preparado en Excel será nuestra tabla de datos.
Siempre habremos de partir de una tabla de datos donde la
información se organiza por filas y las columnas son los
diferentes atributos o características de nuestra información para
trabajar con las tablas dinámicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que
usaremos en el modelo:

En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales

en diferentes meses y de diferentes productos.

Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por

vendedor y producto podríamos hacer una serie de filtros, o
cálculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil
(cuando la información es masiva y hay muchos condicionantes)
crear una tabla dinámica.
En el siguiente punto, encontrarás toda la información sobre cómo
hacer tablas dinámicas.

CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN

EXCEL
Para crear las tablas dinámicas en excel 2016 tienes que seguir los
siguientes pasos:

Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de

nuestros datos. Para ello recomiendo convertir nuestro rango
donde encontramos nuestra información a una tabla de datos.
¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar
>> Grupo Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla
quedará de la siguiente manera:
Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra
tabla en número de filas, al refrescar las tablas dinámicas, todo el
rango sea cogido por la tabla dinámica en cuestión.

Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en

excel seleccionamos nuestra recién creada tabla y hacemos:
Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinámica
Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una ventana como la
siguiente:

En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En

la siguiente parte nos permitirá elegir donde situaremos nuestra
tabla dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja
nueva y nos coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click en OK lo
que veremos será lo siguiente: una nueva hoja con el espacio
creado para una tabla dinámica genérica y a la derecha un
display para ordenar la información de nuestra tabla dinámica.
ORGANIZAR UNA TABLA DINÁMICA EN
EXCEL
En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han
almacenado todos los títulos de columna de nuestra tabla.
Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una de las
cajitas de abajo.

EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS CAJITAS DE

ABAJO?
• Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera
seleccionando uno o varios elementos de la lista del
filtro que hayamos aplicado.
• Columnas: nos permitirá organizar nuestra información
por columnas (podremos seleccionar uno o varios
elementos de la colección)
• Filas: nos permite organizar nuestra información por
filas (podremos seleccionar uno o varios elementos de
la colección)
 • Valores: serán los valores de cálculo. Podremos
visualizar los valores como suma, máximo, media,
contar valores…
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado
nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente

efecto:

• Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según

los filtros seleccionados.
• Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos
seleccionar el mes del que queremos conocer los datos
de ventas.
• Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los
vendedores para poder ver lo que han vendido en el
mes seleccionado.
• Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta
manera se desglosará para cada vendedor los
productos que ha vendido y la suma de su precio.
Esto, explicado así, es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo
queda la tabla dinámica Excel una vez que hemos hecho las
diferentes selecciones:
En la imagen anterior vemos como la información de ventas
queda organizada para el mes de Enero según los vendedores y los
diferentes productos. Además de esto, veremos las columnas de
totales de ventas por productos y por vendedores (fila inferior y
columna derecha respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más

sencillo de lo que habías pensado nunca y en cuanto le cojas el
truco podrás ir a toda velocidad sacando interesantes
conclusiones de tus análisis. Tiene un montón de aplicaciones,
incluso para llevar tus inversiones en criptomonedas.
Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me
viniera mejor ver cómo se reparten porcentualmente las
ventas? Pues es muy sencillo, tan sólo tendremos que seguir los
siguientes pasos:
• Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador
de tablas dinámicas sobre los valores que queremos
cambiar (en nuestro ejemplo el valor suma de precio).
• Elegimos la opción de “Configuración de campo de
valor”.
• Elegimos la pestaña de “Mostrar valores como”.
• Del desplegable de “Mostrar valores como” elegimos “%
de Gran Total”.
De esta manera el resultado obtenido será:
DESCARGAS Y RECURSOS
En el siguiente enlace puedes descargar este mismo ejercicio para
que puedas comprobar y retocar todo lo que necesites para
aprender a usar esta potentísima herramienta:

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Ejemplos de tablas dinámicas

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En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura

de filas (y su orden), columnas, filtros y la forma de presentar los
datos. Sigamos con el ejemplo del tutorial de tablas dinámicas.
Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la
cinta de opciones. Son las herramientas de tablas dinámicas:
Una se llama Analizar…

… la otra Diseño

Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a

ellas si la celda en la que nos encontramos se sitúa en el informe.
Desde estas dos pestañas podremos hacer todos los cambios que
necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o
cambiado alguna información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en
concreto a la zona de áreas en las que hemos situado algunos
campos. Observa la flecha a la derecha del nombre de columna, si
haces clic en ella tendrás acceso a un menú contextual desde el
que podrás realizar distintas acciones. Como siempre, algunas de
las opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo
de dato y del área en la que se encuentre.
Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da
acceso a una ventana con dos pestañas.

Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas,

podrás indicar a Excel que no quieres un subtotal para este campo
o que el subtotal será uno concreto. También le podrás indicar que
quieres personalizar el nombre de la columna, elementos sin datos
y que repita etiquetas de elementos.

CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR

Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del
campo Suma de Precio y elige Configuración de campo de valor.
Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las
pestañas tienen otro nombre y realizan otras tareas. Es una
ventana pensada para trabajar con datos. Primeramente, aquí
podremos formatear cada uno de los campos de datos que
tengamos (ver botón de comando Formato de número) e incluso
cambiar el nombre de la columna a otro más descriptivo. También
podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes
maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos
decimales a mi campo. Mi informe tendrá el siguiente aspecto:

PONER UN FILTRO DE INFORME.

Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al
área Filtro para obtener un informe como el siguiente:
Como veis, parece que la única diferencia con respecto al informe
anterior es que ahora tenemos una fila adicional más arriba, en la
que aparece Mes y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro
es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la derecha
tenemos una lista en la que podemos seleccionar un mes o varios.
Si seleccionamos el botón Seleccionar varios elementos y elegimos
febrero y marzo, nos quedará un informe como el siguiente:

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE FILA

Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como
esto:
El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos
hecho, tenemos una vista de lo que ha vendido cada Vendedor por
Mes y por Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y ponemos
el campo Mes encima del campo Vendedor? Este es el resultado:
Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto.
¿Cuál es el mejor informe? Obviamente dependerá de lo que
queramos ver en cada momento. Lo más interesante es que los
cambios los podemos hacer con muy pocos clics.

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE COLUMNA

Arrastramos nuestro campo Mes al área Columnas, debajo de
Producto y tendremos un informe como el que sigue:

Segmentación de datos
La segmentación de datos en Excel es una potentísima
herramienta cuyo nombre en inglés es mucho más intuitivo (Slicer,
deslizador). Esta pequeña herramienta puede suponer un antes y
un después en tú vida si te dedicas al análisis de información y
usas tablas dinámicas para ello. Y si no te dedicas al análisis de
información pero usas tablas dinámicas para lo que sea también
te será útil.

¿QUÉ ES LA SEGMENTACIÓN DE DATOS?

La segmentación de datos se utiliza con las tablas dinámicas para
controlar un filtro de una o varias tablas dinámicas.
En el ejemplo que explicábamos en el Tutorial para la creación de
tablas dinámicas veíamos un ejemplo muy sencillo pero que nos
puede ayudar mucho a dar un poco de luz sobre este tema.
Imaginemos que tenemos dos tablas dinámicas:
 • Una está compuesta por los datos de los vendedores
agrupados por filas. Fila 1: Carl Refour; Fila 2: Hasan
Chezro Mero… y así sucesivamente.
• La segunda tabla está compuesta por el resultado de
las ventanas según el tipo de elemento vendido.
Para conocer el número de ventas de cada mes, en vez de cambiar
los filtros de las tablas dinámicas añadiremos un elemento de
segmentación de datos que nos permita cambiar el filtro de todas
las tablas dinámicas (o las que queramos ) a la vez y de una
manera mucho más sencilla, sin elegir de un desplegable sino de
una lista con todos los valores (siempre que la alarguemos todo lo
que haga falta).

INSERTAR UN ELEMENTO DE
SEGMENTACIÓN DE DATOS
Para insertar un elemento de segmentación de datos en una hoja
de Excel que contenga tablas dinámicas (si la hoja no los contiene
pero sí el libro también podremos crearlo) haremos lo siguiente :

0. Colócate encima de las tablas dinámicas a las que quieres ligar

el elemento de segmentación de datos.

1. Hacer click en el icono de Segmentación de datos en la barra de

herramientas:
Pestaña Insertar >> Grupo Filtro >> Insertar segmentación de datos.

2. Una vez que hayamos hecho click nos saltará una ventana en la
que elegiremos los elementos de segmentación de datos que
queramos. En nuestro caso elegimos únicamente el parámetro
mes.
Este selector nos permite seleccionar como elemento de
segmentación de datos en excel cualquier nombre de columna
(parámetro) de la fuente de nuestra tabla dinámica.

3. Una vez seleccionado el elemento de segmentación de datos

aparecerá incrustado en nuestro excel. Como cualquier objeto de
excel podremos cambiarle el tamaño y la apariencia con un poco
de pericia.

Este elemento es el selector de datos por los que filtrar nuestra

tabla.
VINCULAR LA SEGMENTACIÓN DE DATOS
A VARIAS TABLAS DINÁMICAS
Para vincular varias tablas dinámicas a un mismo selector
hacemos click con el botón derecho sobre el elemento de
segmentación de datos y nos aparecerá un menú contextual con
la opción: “Conexiones de tabla dinámica“. Seleccionamos esta
opción y automáticamente saltará una ventana que nos
permite seleccionar las tablas dinámicas que estarán bajo la
conexión de este elemento de segmentación. (Nota: las tablas
dinámicas aparecen con su nombre original y puede ser un poco
lioso cambiar los nombres de todas si hay muchas o puede ser
complicado elegir donde queremos que aplique.)

SELECCIONAR ELEMENTOS Y BORRAR

SELECCIÓN
Para seleccionar:

• Un elemento: hacer click sobre el mismo

• Dos o más elementos: hacer click sobre ellos mientras
se mantiene presionado Ctrl. Esto depende de si están
seleccionados o no.
• Borrar selección: para borrar la selección habremos de
hacer click en la esquina superior derecha donde
aparece un aspa roja sobre un icono de un embudo.

Gráficos dinámicos
por Quique Arranz

Los gráficos dinámicos son una de las funcionalidades más

potentes que tenemos a nuestra disposición en Excel para analizar
datos. Si bien es cierto que las tablas dinámicas son una
herramienta analítica eficiente, debemos ser conscientes que un
gráfico es más poderoso para transmitir información, puesto que
permite al usuario final obtener conclusiones sobre los datos,
rápidamente. Para aclarar un poco, en una tabla dinámica puede
resultar muy difícil identificar relaciones, tendencias, diferencias o
cualquier conclusión relevante, sin embargo en un gráfico
dinámico de Excel, ambas funcionalidades son complementarias
ya que las tablas dinámicas se encargan de manipular y resumir
los datos, mientras que los gráficos facilitan el entendimiento de
dicho análisis, a través de elementos visuales.

DEFINICIÓN
Un gráfico dinámico, es una representación gráfica de los datos
que contiene una tabla dinámica, imagina que son como una
proyección de una tabla dinámica. A continuación puedes ver un
ejemplo de un gráfico dinámico.

Pero para entender mejor el concepto de gráfico dinámico

debemos explicar las diferencias entre los gráficos de Excel y los
gráficos dinámicos.
GRÁFICO CLÁSICO VS. GRÁFICO
DINÁMICO
La gran diferencia entre estos tipos de gráficos es su fuente de
alimentación. Por un lado, los gráficos normales se alimentan ya
sea de tablas o rangos de datos, y por ende toman cada celda
como un elemento individual o punto en el gráfico. Por otro lado, los
gráficos dinámicos NO toman los datos como elementos
separados sino que se alimentan de toda la tabla dinámica como
fuente de datos. Por eso, al modificar la estructura de la tabla
dinámica, los cambios se verán reflejados automáticamente en el
gráfico. Esto es una gran ventaja de los gráficos dinámicos frente a
los gráficos clásicos.

Debido a que los gráficos dinámicos son alimentados de esta

particular forma, permiten añadir, eliminar, filtrar y actualizar los
campos del gráfico al igual que una tabla dinámica, lo que resulta
una característica muy importante para hacer análisis de datos y
reportes más dinámicos e interactivos.

Existen más tipos de gráficos dinámicos, pero estos dos son los
más utilizados.

CÓMO INSERTAR UN GRÁFICO DINÁMICO

Antes de empezar, analicemos la siguiente tabla dinámica en la
que vemos un ejemplo con los ingresos de una tienda de vehículos.
En la tabla podrás ver los diferentes tipos de vehículos y sus
ingresos. Esta tabla podremos filtrarla por el elemento Marca como
puedes ver en la parte superior:
En el reporte de tabla dinámica se encuentran los ingresos
obtenidos por una tienda que distribuye diferentes tipos de
vehículos de varias marcas, en el mercado, para hacer el reporte
más robusto crearemos un gráfico dinámico.

CREACIÓN
Crear un gráfico dinámico resulta bastante sencillo, solo debemos
situar la celda activa sobre la tabla dinámica y en la pestaña
Analizar nos dirigimos al grupo Herramientas donde debemos dar
clic sobre el comando Gráfico Dinámico.

Posterior a ello, aparecerá el cuadro de dialogo Insertar Gráfico,

donde debemos elegir el tipo de gráfico más apropiado para
representar los datos, en este ejemplo vamos a hacer
comparaciones entre categorías, y en consecuencia elegimos el
grupo Columna y el tipo de gráfico Columna Agrupada, para
finalizar presionamos el botón Aceptar.
En la siguiente imagen puedes ver el cuadro de diálogo que te
comentaba y las diferentes opciones que hemos seleccionado:
Nota: Lamentablemente todos los tipos de gráficos no están
disponibles para gráficos dinámicos.
Una vez que insertemos nuestro gráfico dinámico al lado de la
tabla dinámica que es el origen de los datos tendremos una
apariencia similar a la que se muestra en la siguiente imagen.
Como se observa en el gráfico, podemos concluir rápidamente que
las motocicletas son el tipo de vehículo menos vendido en la
tienda, por lo cual, se deberían pensar ciertas estrategias para
mejorar los ingresos en este tipo de vehículo. Por defecto, se crea el
gráfico en la hoja actual pero podemos moverlo a otra hoja dentro
de nuestro libro de Excel o incluso a otro libro de Excel.

Si quieres mover el gráfico dinámico sigue los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el gráfico
2. pestaña Diseño
3. grupo Ubicación
4. Clic sobre el Comando Mover Gráfico
5. en el Cuadro de Dialogo Mover Gráfico elegimos el
destino, ya sea una Hoja completa o una hoja ya creada
en el libro
6. presionamos Aceptar

DESCRIPCIÓN DE UN GRÁFICO DINÁMICO

Podemos identificar rápidamente que se trata de un gráfico
dinámico por los Botones de Campo, que aparecen dentro del área
del gráfico. Dichos botones representan los campos utilizados en
la tabla dinámica, y permiten filtrar los ítems de cada campo
directamente en el gráfico dinámico.
Nota: Los filtros en el gráfico funcionan igual que los de una tabla
dinámica, por lo tanto, si utilizamos estos botones para configurar
el gráfico también estaremos configurando a la vez la tabla
dinámica.

Como puedes ver en la imagen anterior, hemos seleccionado uno

de los botones, el de tipo de vehículo y realizaremos un filtro. En la
siguiente imagen puedes ver que tanto la tabla dinámica como el
gráfico dinámico reflejan la misma información.

Cualquier tipo de modificación realizada en el gráfico (en cuanto a

alteración de los campos), también, será visualizada en la tabla
dinámica, por eso, en la imagen anterior al aplicar el filtro
directamente en el gráfico se refleja el cambio en la tabla
dinámica.

Esta conexión entre tabla y gráfico dinámico si es bien utilizada

puede ser de gran ayuda para obtener análisis más profundos.

Por ejemplo, agreguemos al área de columnas de la tabla

dinámica, el campo Representante, el cual registra el nombre del
vendedor que realizó cada venta de un vehículo. En la siguiente
imagen vemos cómo ha variado nuestra tabla dinámica para
mostrar mucha más información que en el caso anterior en el que
solamente teníamos el tipo de vehículo y los ingresos reportados.

Y luego filtremos el campo vehículo, por el ítem motocicleta por lo

que tendremos las ventas de motocicleta por cada uno de los
vendedores como se puede ver en la siguiente imagen.
Claramente, podemos concluir que el vendedor Daniel Torres (en el
ejemplo) es el que menos ingresos obtuvo, por el contrario,
Angelica Cardenas fue la que más ventas realizó en la tienda para
este ítem en particular. Este tipo de información resulta muy valiosa
puesto que nos permite tener una muy buena idea de los datos
que estamos analizando.

CARACTERÍSTICAS DE LOS GRÁFICOS DINÁMICOS

Para crear gráficos dinámicos efectivos debemos tener en mente
algunas características propias de esta funcionalidad de Excel:

• La regla de oro en gráficos dinámicos es que cualquier

cambio en la tabla dinámica se refleja en el gráfico
dinámico y viceversa.
• Los gráficos dinámicos ignoran los Subtotales y Totales
Generales de una tabla dinámica, es decir, no los
muestran en el gráfico.
• Los beneficios entre Segmentación de datos y tablas
dinámicas, también aplican para gráficos dinámicos.
• El eje Y del gráfico, corresponde al área de Columnas de
una Tabla Dinámica
• El eje X del gráfico corresponde al área de Filas de una
Tabla Dinámica
Es muy importante que tengas en cuenta que NO toda tabla
dinámica está configurada apropiadamente para crear un gráfico
dinámico útil. Por ejemplo, llevemos los campos Color y Vehículo al
área de columnas y veamos que sucede:
Obtendremos, un gráfico realmente difícil de entender y que no
dice mucho sobre los datos. Pero ahora, movamos los campos
Color y Vehículo al área de filas.

Al configurar los campos adecuadamente, para crear un gráfico de

barras efectivo, obtenemos un reporte mucho más apropiado, ya
que podemos comparar los resultados obtenidos entre las
diferentes categorías y podemos hacer filtros si queremos tener un
nivel de detalle superior.
LIMITACIONES EN GRÁFICOS DINÁMICOS
Así como nuestras queridas tablas dinámicas tienen limitaciones,
lo mismo sucede con los gráficos dinámicos:

• No se pueden crear gráficos tipo: XY (Dispersión),

Burbujas o Cotizaciones a partir de los datos de una
tabla dinámica.
• Si se reestructuran los campos de la tabla dinámica, el
formato personalizado que ha sido aplicado, se pierde.
• El tamaño del espacio que ocupa el título del gráfico no
se puede modificar directamente.
Sin embargo, con un correcto uso de las características de gráficos
dinámicos podemos crear reportes bastante robustos y las
limitaciones pierden importancia, antes de finalizar, veamos
algunos trucos en gráficos dinámicos.

TRUCOS RÁPIDOS PARA GRÁFICOS

DINÁMICOS
Una pequeña colección de trucos que nos servirán cuando
queramos utilizar los gráficos dinámicos Excel.

CREAR GRÁFICO DINÁMICO SIN NECESIDAD DE CREAR

PRIMERO UNA TABLA DINÁMICA
Haz “Me gusta” en nuestra página de Facebook y podrás ver este
súper truco para utilizar con los gráficos dinámicos.

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Primero, debemos situar la Celda Activa sobre el origen de datos

que necesariamente debe ser una tabla estructurada de Excel, y
nos dirigimos a la pestaña Insertar, grupo Gráficos y en la lista
desplegable Gráfico Dinámico elegimos la opción Gráfico
Dinámico.
Y en el cuadro de dialogo Insertar Gráfico Dinámico que aparece
automáticamente, elegimos el origen de datos y donde queremos
situar el gráfico dinámico.

Y directamente podrás crear el gráfico dinámico sin necesidad de

utilizar una tabla dinámica previamente.
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QUITAR TODOS LOS BOTONES DEL GRÁFICO DINÁMICO

Simplemente debemos dar clic derecho sobre algún botón del
gráfico dinámico y en la lista desplegable que aparece, elegimos la
opción Ocultar todos los botones de campos en gráfico.
INSERTAR SEGMENTACIÓN DE DATOS
Para hacer el reporte aún más interactivo vamos a agregar un
slicer, situamos la celda activa sobre la tabla dinámica y nos
dirigimos a la pestaña Analizar, grupo Filtrar y presionamos la
opción Insertar Escala de Tiempo, luego, seleccionamos el campo
Mes en el cuadro de dialogo Introducir Escalas de Tiempo y
presionamos el botón Aceptar.

Y combinando la segmentación de datos recién creada, la tabla

dinámica y un gráfico dinámico podremos crear reportes del
siguiente estilo. Este tipo de reportes nos permiten crear fácilmente
un cuadro de mando para tomar decisiones o para hacer reportes
muy gráficos e intuitivos.
Con mucha interactividad y herramientas para facilitar el análisis
de datos por parte del usuario final.