Programación y Control de Proyectos Clarin Parte 1
Programación y Control de Proyectos Clarin Parte 1
Programación y Control de Proyectos Clarin Parte 1
Introducción a la administración de
proyectos
Microsoft Project 2003 resuelve la programación de obra por el método C.P.M. y
permite programar y controlar todo tipo de proyectos.
Conviene definir claramente que se entiende por proyecto. A nivel mundial se
reconoce al Project Management Institute (P.M.I.) como la autoridad sobre
Administración de Proyectos.
El Manual “Guide to the Project Management Body of Knowledge”, publicado por
el P.M.I., también conocido como el PMBOK y pronunciado “pimbok” define proyecto
como “un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único”.
Es un esfuerzo, porque los recursos involucrados realizan un trabajo.
Es temporal, porque el proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha de
finalización y el objetivo es siempre, un producto o servicio, con características únicas
Administración proyectos se define como:
La aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas a las actividades del
proyecto, para alcanzar las necesidades de los inversionistas y los objetivos del
proyecto.
Observemos que se coloca a los inversionistas en el mas alto nivel, lo que ubica
al proyecto en la categoría de “negocio”, lo que nos coloca a los profesionales de la
construcción en la posición de hacer que el proyecto se concrete con la calidad
especificada, en el tiempo establecido, con las normas de seguridad apropiadas sin
Necesidad de Planificar
La necesidad de satisfacer las necesidades de calidad, tiempo, seguridad y costo
de nuestros clientes impone la necesidad de planificar. Sin duda que esto requiere
tiempo y produce un costo adicional, sin embargo se verifica que este tiempo y costo
adicional es compensado por un mejor uso de los recursos y un menor tiempo de
ejecución. Me he encontrado con profesionales que tienen poca fe en la planificación y
que opinan que no es necesario planificar puesto que con la experiencia que tienen les
basta y sobra. Me parece interesante exponer algunas razones por las que conviene
planificar:
Es más eficiente tener un plan, que improvisar, la construcción es un negocio
competitivo y hay poco margen para la improvisación.
Es más seguro conocer de antemano todos los pasos que conforman el proyecto
y todas las relaciones que intervienen en él. A ningún jefe de obra le agradan
los imprevistos.
Con un programa se puede diseñar un plan de aprovisionamiento del que se
deduce un plan de compras. Esto garantiza que la obra disponga de todos los
materiales a tiempo.
Sin un plan, no hay posibilidad de control. Y sin posibilidad de control no se
puede pronosticar la fecha de terminación ni el costo de finalización.
Planificamos para poder controlar el desarrollo de las tareas durante la
ejecución del proyecto y medir los desvíos a tiempo.
Conociendo los desvíos podemos aplicar acciones correctivas que permitan
alcanzar los objetivos del proyecto.
Con un plan bien pensado y consensuado, se minimizan los riesgos pues se
advierten los problemas a tiempo y se programan soluciones consensuadas.
La programación permite un análisis de los costos y el seguimiento de los
mismos.
Sin un plan no estamos en condiciones de responder a preguntas elementales
de los inversores tales como: ¿Cómo va la obra? ¿Estamos dentro del
presupuesto? ¿Vamos a terminar en fecha? ¿Alcanza el dinero para terminar la
obra?
2. La planificación y programación
3. El seguimiento y control
Figura 1
La Ventana se encuentra dividida verticalmente en dos sectores. A la izquierda
aparece una tabla de entrada, similar a una planilla de Excel y a la derecha se
encuentra un área gráfica destinada a representar el Diagrama de Gantt.
En la parte superior de la ventana, se encuentra la barra de menú y barras de
botones, como en otros productos de Office.
Figura 2
Este ejercicio podrá solicitarse via mail a [email protected]
En la tabla de entrada se obervan varias columnas.
La primera es la columna de información resevada por para dar
información al usuario acerca de particularidades de la tarea, como se verá mas
adelante.
La segunda columna “Nombre de las tareas” esta destinada al nombre
que usted le de a cada tarea.
TAREA DURACION
Replantear cimientos 1
Excavar zanjas 2
Preparar armaduras 4
Preparar moldes 3
Colocar armaduras 2
Colar hormigón 1
Una vez introducidas las duraciones en el campo “Duración”, se ve la
figura 3.
Figura 3
La representación de las duraciones se ve en la zona del Diagrama de
Gantt.
Para darle estructura al plan crearemos relaciones entre las actividades.
Las relaciones entre las tareas dependen de diferentes restricciones a
saber
figura 6
Se aprecia una nueva relación en el campo Predecesoras de la tarea 5
(3;4) y una nueva flecha entre las tareas 4 y 5.
Ahora puede vincular la tarea 5 “Colocar armaduras” con la tarea 6
“Colar hormigón”. Seleccione las tareas 5 y 6 y oprima el botón vincular tareas.
Verá la figura 7
figura 7
figura 9
Se observa que la tarea Excavar zanjas y la tarea Resumen “Prepara
Moldes, transcurren con cierto paralelismo. Al crear las subtareas se ha podido
realizar el vínculo Fin-Comienzo, obteniendo un plan claro y posible de
controlar. También se evidencia cierto margen de holgura en la subtarea
Preparar tableros, que podría demorarse algunos días, sin afectar a la duración
del proyecto. Esta holgura queda limitada por la finalización de la tarea 2
“Excavar zanjas”.
Para ver la duración total del proyecto puede visualizar una barra que
resuma el plan. Seleccione el menú “Herramientas”, luego “Opciones”, luego
elija la ficha “Vista” y seleccione la opción “Mostrar barra Resumen del
Proyecto”. Ver figura 10
figura 11
Se aprecia que la tarea resumen ha tomado como nombre, el nombre del
archivo.
La duración del proyecto es la que resulta de los días laborables entre el
comienzo del proyecto y la finalización de la última tarea.
En este ejemplo hemos realizado un plan preliminar, que seguramente
consensuaremos con el encargadas de llevarlo a cabo.
Durante el ejercicio se ha introducido el concepto de relación.
figura 12
Si bien Project soporta 4 relaciones, se recomienda el uso de la relación
Fin-Comienzo, pues produce una programación más controlable. Esta
recomendación proviene del método C.P.M. que solo soporta la relación (Fin-
Comienzo) y genera planes claros y controlables. Claros se refiere a la correcta
definición del comienzo y finalización de cada actividad.
Si desea establecer una relación diferente de “Fin Comienzo”, primero
debe construir una relación Fin-Comienzo y luego modificarla.
Volvamos al ejemplo y definiremos una relación Comienzo-Comienzo
entre “Excavar zanjas” y “Preparar tableros”.
Esta relación es realista debido a que la excavación es realizada por
ayudantes, mientras que la preparación de tableros quedará a cargo de oficiales
y se desarrollará paralelamente a la excavación.
Seleccione la tarea “Excavar Zanjas” y luego la tarea “Preparar tableros,
oprima el botón vincular tareas.
El plan quedará como en la figura 13.
figura 14
Esta ficha muestra las tareas predecesoras, el tipo de Relación es Fin a
Comienzo (FC). Oprima la flecha del cuadro desplegable verá las cuatro
relaciones descriptas anteriormente, seleccione el tipo a Comienzo a Comienzo
(CC).
Figura 15
En el campo Predecesoras de la tarea 5 aparece “2CC” una relación
Comienzo-Comienzo con la tarea 2. En el Diagrama de Gantt aparece una flecha
que vincula el comienzo de la tarea 2 con la tarea 5. Guarde el plan.
Otra forma de lograr el mismo efecto usando la relación Fin-Comienzo
exclusivamente sería copiar el campo predecesoras de la tarea 2 en la tarea 5,
con lo que comenzarían al mismo tiempo, y serían independientes entre sí. Ver
figura 16.