INTRODUCCION

El país ha asistido aceleradamente en profundo proceso de cambio, el cual, está basado en la modernización, agilización y
confiabilidad en la gestión administrativa y contable de las empresas. Por esta razón, cada día adquieren más importancia las
operaciones por procesos, los manuales de procedimientos y la definición de acciones para la realización de cada actividad. De
de este campo se encuentra la caracterización de los procesos administrativos y financieros, dentro del cual se enmarca el Pro
Contable, compuesto por etapas y actividades, que en su conjunto conforman el presente Manual de Procedimientos Contabl
para la empresa Union Internacional de Negocios.
modernización, agilización y
adquieren más importancia las
realización de cada actividad. Dentro
entro del cual se enmarca el Proceso
nual de Procedimientos Contables
JUSTIFICACION

Basados en el decreto 2649 de 1993, donde se expiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia y con la entrada en vigencia de las normas internacionales basadas en la Ley 1314 de 2009, reglamentadas por el De
Único Reglamentario 2420 de 2015 modificado por el Decreto 2496 de 2015. Las NIF se basan en las Normas Internacionales d
Información Financiera (NIIF), junto con sus interpretaciones, emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilid
instrumentos estos que orientan toda la actividad administrativa hacia el cumplimiento de la misión empresarial, dentro de lo
principios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia de la gestión.
 generalmente aceptados en
e 2009, reglamentadas por el Decreto
en las Normas Internacionales de
as Internacionales de Contabilidad
misión empresarial, dentro de los
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES: Es el conjunto ordenado de
etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos
y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la
actividad y la capacidad institucional, para prestar servicios o generar flujos de recursos en
beneficio de la empresa.
RECONOCIMIENTO CONTABLE: Es la etapa de captura de los datos de la realidad financiera,
económica y jurídica; su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos; y el
proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y
conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que
consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permite
incorporar y homogenizar los atributos de las hechos acaecidos en la realidad y su impacto
para la empresa.
REVELACIÓN CONTABLE: Es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de
la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en
estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.
OBJETIVO GENERAL
Identificar e implementar los procedimientos más ágiles, confiables y legales que permitan el
registro, revelación y análisis de la información contable de UIN, a través de los estados financieros, los informes, reportes y n
contables,
satisfaciendo el conjunto de necesidades específicas y las demandas de cada uno de los usuarios de la información.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Tomar decisiones tendientes a optimizar la gestión eficiente de los recursos y el
mantenimiento del patrimonio de los accionistas, de modo que mediante su aplicación y uso, se logre
un impacto social positivo en sus accionistas y colaboradores.
2. Permitir el diseño y adopción de políticas para el manejo eficiente de los ingresos y gastos,
orientados al cumplimiento de los fines misionales y estratégicos de UIN.
3. Apoyar la determinación de los montos de las asignaciones y apropiaciones
presupuestales.
4. Servir de insumo para alimentar subsistemas estadísticos que permitan hacer el
seguimiento y evaluación de la gestión financiera.
5. Evaluar la aplicación y destinación eficiente de los recursos de la empresa.
6. Generar mayor control de administración por parte de sus directivos, mediante la difusión y socialización de losresultados c
ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos contables, incluye todas las operaciones

elacionadas con las actividades de presupuesto, tesorería y contabilidad, desde el
momento de la parametrización de los rubros de proyección de ingresos y apropiaciones
de gasto del presupuesto a ejecutar en el periodo determinado, hasta la revelación y
análisis de la información contable de la empresa.
NORMATIVIDAD

1. Decreto 2649 de 1993

2. La Ley 1314 de 2009
3. Reformas tributarias y decretos reglamentarios
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

1. Registro del presupuesto aprobado para el periodo gravable

2. Registro, causación y pago de transacciones
3. Provisiones
4. Depreciaciones
5. Amortizaciones
6. Ajustes y reclasificaciones
7. Conciliaciones
8. Informes periódicos
9. Cierre de fin de año
10. Estados, Informes, reportes y notas contables finales
11. Informes especiales
OBJETIVO ESPECIFICO POR ETAPA DEL PROCESO

1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PARA EL PERIODO GRAVABLE: Establecer la correspondencia y coherencia opera
aprobados) a ejecutarse durante el periodo gravable fiscal
2. REGISTRO, CAUSACIÓN Y PAGO DE RESPONSABILIDADES: Realizar la causación de los registros contables de cada una de la
estados, informes y notas a los reportes contables.
3. PROVISIONES: Efectuar la causación de cada uno de los gastos generados dentro de la operación presupuestal, originadas e
estableciendo la provisión contable de los pasivos y exigibilidades a cargo de la empresa.
4. DEPRECIACIONES: Registrar el reconocimiento de la pérdida de capacidad operacional de la propiedad, planta y equipo de p
vida útil estimada, el costo ajustado por las adiciones y mejoras, y el valor de reposición de los mismos.
5. AMORTIZACIONES: Consolidar y registrar el gasto incurrido por la empresa, debido al beneficio percibido durante el period
establecidas acerca de los consumos reales de los bienes y servicios previamente adquiridos.
6. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES: Revisar, corregir y registrar cualquier inconsistencia generada en los procesos de liquidació
detallan y consolidan la información contable.
7. CONCILIACIONES: Identificar y registrar las operaciones presupuestales y de tesorería, (ingreso y gasto) que a pesar de los c
abonadas a las cuentas contables más apropiadas para la revelación de los activos, pasivos y patrimonio de la empresa.
8. INFORMES PERIÓDICOS: Proporcionar a la Gerencia, Juntas directivas y a los demás usuarios internos y externos de UIN, la
periodo fiscal, atendiendo la normatividad vigente para tal fin.
9. CIERRE ANUAL: Verificar y consolidar el registro de todas las operaciones financieras y económicas que afecten el Proceso C
oportuna de los estados financieros de la empresa.
10. ESTADOS, INFORMES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES: Revelar la información general en los estados financieros
financieros y económicos relevantes, la desagregación de valores contables, así como aspectos de difícil representación o med
11. INFORMES ESPECIALES: Revelar a las entidades de control fiscal, de gestión o de impuestos nacionales o territoriales, los in
verificación y conformidad.
IMPORTANCIA

El presente Manual de Procedimientos Contables define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las normas
técnicas contables y contiene las pautas instrumentales para la construcción del Sistema de Contabilidad de UIN.
Está conformado por los procedimientos contables que desarrollan los procesos de reconocimiento y revelación, así como
su interacción con los procedimientos presupuestales y de tesorería, que permiten desarrollar y estructurar la descripción
y dinámica contable para cada hecho objeto de registro.
APLICACIÓN

El presente Manual de Operación para el Proceso Contable, se implementará para todos los colaboradores vinculados a UIN y
especial, a los colaboradores que prestan sus servicios a los procesos de Gestión Administrativa y Financiera:
Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, de manera consciente, voluntaria y responsable, como parte del Compromiso Ético em
adquirido al momento de su vinculación con laempresa.
 1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PARA EL PERIODO
N. ACTIVIDAD PROVEEDOR

Recibo del presupuesto

1.1 Director Financiero y Contable
aprobado

Cruce de cuentas contables y registros

1.2 Director Financiero y Contable
de presupuesto

1.3 Parametrización de las cuentas Director Financiero y Contable

1.4 Verificación de la parametrización Director Financiero y Contable

1.5 Modificaciones presupuestales Director Financiero y Contable

2. REGISTRO, CAUSACIÓN Y PAGO DE RESPONSABILIDADES

N. ACTIVIDAD PROVEEDOR

2.1 Registros de Tesorería Auxiliar contable

 Movimientos de gastos, ingresos y
2.2 Auxiliar contable
boletín de bancos

2.3 Registro de activos Auxiliar contable

Conciliación tesorería, presupuesto y

2.4 Director Financiero y Contable
contabilidad
 Causación de obligaciones a cargo de la
2.5 Todas las dependencias de UIN.
empresa

2.6 Causación de la nómina Auxiliar contable

Causación de las obligaciones

2.7 Auxiliar contable
generadas por la nómina

Causación de los descuentos por

2.8 Auxiliar contable
nóminas

2.9 Realización de pagos Director Financiero y Contable

3. PROVISIONES
N. ACTIVIDAD PROVEEDOR
 Identificación de los conceptos que
3.1 Auxiliar contable
hacen parte del factor salarial

3.2 Cálculos para provisiones Auxiliar contable

Causación y elaboración de
3.3 Auxiliar contable
documentos contables

3.4 Registro contable Auxiliar contable

4. DEPRECIACIONES
N. ACTIVIDAD PROVEEDOR
4.1 Identificación
de bienes
muebles de la
Entidad
Auxiliar contable
(devolutivos)
4.2

Verificación de la información Auxiliar contable

4.3

Calculo de la depreciación Auxiliar contable

4.4

Resumen de la información y
Auxiliar contable
elaboración de notas contables

4.5
Identificación de los bienes inmuebles Auxiliar contable

4.6

Liquidación de la depreciación Auxiliar contable

4.7 Resumen de la información y

elaboración de notas contables

Auxiliar contable

4.8
Registro contable Auxiliar contable

5. AMORTIZACIONES
5.1

Identificación de los rubros de activo y

Auxiliar contable
pasivo diferidos

5.2

Cálculo de la amortización Auxiliar contable

5.3

Resumen de la información y
Auxiliar contable
elaboración de notas contables

5.4
Registro contable Auxiliar contable

6 AJUSTES Y RECLASIFICACIONES

Impresión de los informes contables a

6.1 Director Financiero y Contable
conciliar

6.2 Análisis de la información registrada Director Financiero y Contable

6.3 Detección de inconsistencias Director Financiero y Contable

Resumen de la información y
6.4 Director Financiero y Contable
elaboración de notas contables

6.5 Registro contable Director Financiero y Contable

7. CONCILIACIONES
7.1

Impresión de los balances de prueba,

Director Financiero y Contable
listados contables y de presupuesto

7.2

Revisión de resultados Director Financiero y Contable

7.3

Detección de inconsistencias Director Financiero y Contable

7.4

Resumen de la información y
Director Financiero y Contable
elaboración de ajustes

7.5

Registro contable Director Financiero y Contable

8. INFORMES PERIÓDICOS

8.1 Listado de informes Director Financiero y Contable

8.2 Validación de la información Director Financiero y Contable

8.3 Presentación de informes Director Financiero y Contable

8.4 Observaciones a la información Director Financiero y Contable

9. CIERRE DE FIN DE AÑO

9.1 Circular interna Todas las dependencias

9.2 Ajustes y asientos de cierre Director Financiero y Contable

Revisión final de la información

9.3 Director Financiero y Contable
contable

Impresión del balance de prueba, y

9.4 Director Financiero y Contable
registro de terceros

Cierre de las cuentas de planeación y

9.5 Director Financiero y Contable
presupuesto

10. ESTADOS, INFORMES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES

Impresión de la información y
10.1 Director Financiero y Contable
revelación contable
10.2 Remisión de información Director Financiero y Contable

10.3 Observaciones a la información Contaduría General de la Nación

10.4 Hechos posteriores al cierre Todas las dependencias

11. INFORMES ESPECIALES

Presentación de informes especiales DIAN, Secretaría de Hacienda
de Municipal de Municipio
al cual pertenezca la empresa

11.1
PRESUPUESTO APROBADO PARA EL PERIODO
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR

Una vez aprobado y revisado por la Gerencia el

Recepción del
presupuesto que será ejecutado durante el
presupuesto
periodo gravable , este debe ser enviado a
aprobado
Contabilidad.

Cada uno de los registros presupuestales de

Registros presupuestales
ingreso y gasto, debe ser identificado
identificados / Registros totales
con una cuenta del Plan Unico de Cuentas.

Una vez se hayan identificado códigos

contables para cada rubro presupuestal, se Códigos presupuestales y contables
registran en el software financiero los códigos registrados
presupuestal y contable

Terminada la labor de registro de códigos,

se verifica que todos los rubros presupuestales
se hayan cruzado con el Códigos presupuestales y contables
plan de cuentas de contabilidad y además, registrados
que el código contable asignado sea
realmente el más adecuado.

Cada vez que la Gerencia de UIN, apruebe una

modificación al presupuesto,
Total modificaciones
que suprima o adicione un rubro presupuestal,
presupuestales / Total cambios
el cambio deberá ser
contables
reportado a Contabilidad, para realizar el
mismo procedimiento descrito.

AUSACIÓN Y PAGO DE RESPONSABILIDADES

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR

Para dar inicio al proceso contable,

diariamente se deberá revisar dentro del
sistema contable los documentos
generados en Tesorería, tales como Comprobantes registrados /
comprobantes de ingreso, egreso Comprobantes emitidos
y notas bancarias. En caso de encontrarse
inconsistencias, se informa a Tesorería para
que realice la corrección respectiva.
Con el fin de realizar la conciliación
permanente de la información financiera, la
Tesorería deberá imprimir y remitir
movimientos enviados /
diariamente a Contabilidad, el movimiento
movimientos requeridos
de la cuenta financiera (gastos e ingresos). Esta
información será la base para verificar
la calidad de la información financiera

Cada vez que se compren activos fijos

muebles, inmuebles o devolutivos, el
Auxiliar Administrativo de Recursos Físicos
debe elaborar la relación correspondiente
que contenga: fecha de adquisición,
número de factura y valor, si se trata de un
Activos registrados en
bien mueble o devolutivo; número de
contabilidad / Total activos
escritura, notaria, fecha y monto de la
adquiridos
transacción, si se trata de un bien
inmueble. Una vez que esta relación este
revisada, aprobada y certificada por el
superior inmediato, debe ser remitida a la
sección de contabilidad para efectuar los
registros respectivos.

Con el fin de verificar que todos los hechos

que afecten la empresa, sean
coherentes, donde lo ejecutado en cada
rubro de rentas y gastos por la
dependencia de Presupuesto, coincida con Registros financieros no
los recaudos y pagos realizados en conformes / Registros financieros
Tesorería, y que estos sean iguales a los realizados
registros realizados por el área Contable,
se deberá revisar y conciliar
mensualmente el Reporte del
presupuesto.
 Deberán ser enviados a Contabilidad para su
respectiva causación contable, todos
los documentos relacionados con: contratos,
convenios, cuentas por pagar,
Documentos registrados /
facturas, resoluciones de viáticos. Esta
Documentos remitidos
información deberá ser cruzada con las
causaciones ya registradas y en caso de
presentarse diferencia alguna, se procede
a realizar los ajustes respectivos.

Una vez se haya elaborado la nómina de la

empresa, esta deberá ser remitida a
Registros contabilizados /
Director Financiero y Contable, para el registro
Registros calculados
contable de la obligación laboral y posterior
progrramación de pago.

Luego de efectuar la causación de la nómina, se

procede a realizar el mismo
procedimiento con el registro de las
Registros contabilizados /
obligaciones laborales generadas por las
Registros calculados
obligaciones laborales, tales como pensión,
salud, riesgos profesionales,
caja de compensación

Terminado el registro de causación de las

obligaciones laborales de la empresa, se
procede a realizar el registro de los descuentos
Registros contabilizados /
efectuados en la nómina, tales
Registros calculados
como cooperativas, embargos, retenciones,
aportes a salud y pensión,
préstamos.

Una vez se hayan causado en el sistema

contable cada una de las obligaciones y
exigibilidades directas generadas por nómina a
cargo de UIN, así como
aquellas ocasionadas por descuento, se
procede a emitir los comprobantes de pago Comprobantes de pago emitidos /
para el cubrimiento de dichas Acreedores causados
responsabilidades con los acreedores:
obligaciones laborales, salud, pensión,
riesgos profesionales, parafiscales, contratos,
proveedores, embargos,
cooperativas, DIAN, Municipio.

3. PROVISIONES
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR
 Causadas y canceladas las obligaciones y
exigibilidades inmediatas generadas como
gasto o por descuento de nómina, se procede a Total Registros liquidados en
identificar los conceptos nómina
cancelados en la nómina y que deben ser
considerados como factor salarial.

Identificados los elementos constitutivos de

factor salarial y que hacen parte de la base para
la liquidación de prestaciones económicas del
servidor público, se procede a realizar los
cálculos y a liquidar
el monto de los factores objeto de provisión:
Registros contabilizados / Registros
cesantías, intereses sobre las cesantías,
liquidados en nómina
vacaciones, primas de
vacaciones, de servicios. Aunque se cuenta con
un programa contable, que hace esta
liquidación automática, se debe hacer la
revisión de la misma para validar si hay errores
en parametrizaciones u otros aspectos.

Diligenciar las notas contables requeridas,

efectuar las provisiones legales y los
registro correspondientes en el software
Monto total de las notas elaboradas
financiero y contable de las prestaciones
/ Monto total de los registros
económicas de cada uno de los colaboradores
liquidados en nómina
de la empresa: cesantías,
intereses sobre las cesantías, vacaciones,
primas de vacaciones, de servicios.

Realizar en el software los registros

contables, con base en los soportes Registros contables
documentados y las notas contables realizados / Notas elaboradas
elaboradas.

4. DEPRECIACIONES
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR
El auxiliar administrativo, debe reportar a Monto total de
contabilidad, el registro de bienes muebles las
(devolutivos) a cargo de la misma, depreciaciones
cuidando de incluir aquellos elementos que realizadas
hayan sido adquiridos durante la vigencia
fiscal y que, por su valor y normatividad
contable, deban ser considerados como
activos fijos muebles.
 Apoyados en la documentación recibida, Cálculos reportados / Cálculos
Contabilidad debe proceder a verificar la verificados
veracidad de los registros y cálculos
recibidos, contra los archivos históricos y
asientos contables de la vigencia que
reposan en la dependencia contable. En
caso de encontrarse diferencias, se
procede a verificar y dilucidar cualquier
anomalía que se presente.

Una vez conciliada cualquier diferencia Diferencias conciliadas / Diferencias

que se haya podido presentar entre los detectadas
inventarios físicos y contables de los
bienes muebles de UIN, el Auxiliar
procede a calcular de forma individual, cada
uno de los bienes muebles relacionados
en la base de datos.

Verificado el cálculo individual de Monto de depreciación liquidada /

depreciación de cada bien mueble Monto de depreciación consolidada
reportado por el Auxiliar Administrativo de
Recursos Físicos, se procede a la
consolidación de la información obtenida,
resumiendo y elaborando el comprobante de
ajuste contable por cada una de las
subcuentas a afectar con el fin de ejecutar el
registro en el software financiero y
contable, en la aplicación respectiva

Revisión de la base de datos de activos Total inconsistencias detectadas

fijos inmuebles que se encuentra
registrada en los auxiliares y anexos
contables.
Una vez revisada la base de datos Monto de la depreciación calculada
contable y el inventario físico de los
inmuebles de la Entidad, el auxiliar
procede a liquidar de forma individual,
cada uno de los bienes inmuebles
identificados. Así mismo procede esta
Sección en la verificación y control de los
bienes muebles e inmuebles.

Verificado el cálculo individual de Monto de depreciación liquidada /

depreciación de cada bien inmueble, se Monto de depreciación consolidada
procede a la consolidación de la
información obtenida, resumiendo y
elaborando el comprobante de ajuste
contable por cada una de las subcuentas a
afectar con el fin de ejecutar el registro en el
software financiero y contable.

Realizar en el software los registros Depreciación registrada /

contables correspondientes a las Depreciación
depreciaciones de los bienes muebles e

5. AMORTIZACIONES
 Seleccionar las subcuentas objeto de
amortización, identificando montos totales,
tiempos y valores a amortizar en Total cuentas y subcuentas para
conceptos como pólizas de seguros, amortizar
suscripciones, afiliaciones y elementos de
consumo.

Con base en la identificación de

subcuentas realizadas en el punto anterior, se
procede a efectuar los cálculos de los
valores que afectarán cada uno rubros
Monto total de las amortizaciones
diferidos objeto de amortización,
calculadas
precisando los valores reales que por
consumo o agotamiento serán registrados.

Realizado el cálculo individual de

amortización de cada subcuenta que
registre activos o pasivos diferidos, se
procede a la consolidación de la
información obtenida, resumiendo y Monto de amortización liquidada /
elaborando el comprobante de ajuste Monto de amortización consolidada
contable por cada una de las subcuentas a
afectar con el fin de ejecutar el registro en
el software financiero y contable.

Realizar en el software los registros contables,

atendiendo a los soportes documentados y las
notas contables Amortización registrada
elaboradas.

USTES Y RECLASIFICACIONES
Registradas todas las transacciones y
operaciones contables, se procede a
imprimir los documentos y reportes de
trabajo que permiten tener la información
detallada y consolidada, como elemento para
conciliar la veracidad y objetividad de la
información contable, se procede a Documentos impresos
imprimir el Balance de Prueba mensual para
su verificación, esta se realiza por la
aplicación del Software GD.

Analizar y conciliar la información

suministrada electrónica o físicamente por cada
una de las dependencias de la
empresa, (nómina y registros relacionados,
Diferencias detectadas / Registros
deudores, bancos, contratación, gastos),
conciliados
contra los reportes y documentos de
trabajo que detallan y consolidan la
información contable.
 Detectar los posibles ajustes a realizar por
concepto de reclasificación de valores,
cuentas y subcuentas, montos registrados,
códigos, NIT, naturaleza de las cuentas
Ajustes realizados / Diferencias
utilizadas y el objeto de la operación
detectadas
realizada, calidad del beneficiario o
responsable de la operación, malas
imputaciones contables.

Realizado el análisis de la información

registrada, los resultados obtenidos y los
insumos suministrados, se procede a la
consolidación de la información obtenida,
resumiendo y elaborando el documento de
contabilidad para ajustes, (comprobante Notas de ajuste realizados / Ajustes
de ajuste contable) por cada una de las detectados
subcuentas a afectar, con el fin
de actualizar el registro en el software
financiero y contable.

Realizar en el software los registros

contables, con base en los soportes Ajustes contabilizados / Ajustes
documentados y las notas contables realizados
elaboradas.

7. CONCILIACIONES
Registradas todas las transacciones y
operaciones de tesorería, presupuestales y
contables, se procede a imprimir los
reportes de trabajo que permiten tener la
información detallada y consolidada, como
elemento para conciliar la veracidad y Total registros de tesorería,
objetividad de la información contable. En presupuesto y contabilidad
caso de presentarse alguna diferencia, se
procede a imprimir y a confrontar la
información contenida en el auxiliar
detallado de terceros.

Con base en los reportes de tesorería

(disponibilidades en caja y bancos),
presupuestos (registro de ingresos y
gastos) y contabilidad (cuentas de activo,
pasivo, patrimonio, ingreso y gasto) se Registros revisados / Registros
revisan los saldos de cada grupo de realizados
cuentas con el fin de detectar cualquier
inconsistencia entre los saldos registrados en
cada proceso.

Detectar los posibles ajustes a realizar por

concepto de reclasificación y ajuste de
valores, tanto en las cuentas y subcuentas Ajustes
detectados / Registros totales
contables, los registros presupuestales y los
saldos reales de caja y bancos.
 Realizado el análisis de la información y las
inconsistencias detectadas, se procede a la
consolidación de la información obtenida, Notas de ajuste realizados / Ajustes
elaborando los comprobantes y detectados
notas de ajuste a los rubros que se
encuentren afectados.

Realizar en el software pertinente, los

registros de tesorería, presupuesto y
contabilidad, con base en los soportes Ajustes contabilizados / Ajustes
documentados y las notas contables realizados
elaboradas.

8. INFORMES PERIÓDICOS
Finalizado el periodo contable (mensual o
trimestral) y realizados los ajustes propios de
la conciliación de tesorería,
presupuesto y contabilidad, la sección de
Libros auxiliares revisados e
contabilidad, imprime los listados
impresos
(balances de prueba) para realizar revisión
y consolidación final de los libros
auxiliares.

Con la certeza de la confiabilidad de la

información, la sección de contabilidad Validación de toda la información
procede a efectuarla validación de la contable,
información registrada, en el software que presupuestal y de tesorería
la empresa tiene establecido para tal fin.
Verificada la confiabilidad, objetividad y
razonabilidad de las cifras contables,
presupuestales y de tesorería, para el mes o
trimestre objeto de observación, la sección
de contabilidad presenta a la Gerencia,
los informes correspondientes según normas
establecidas:
Estado de situación financiera Informes requeridos / Informes
Flujo de efectivo
presentados Cumplimiento de los
Resultado integral de la operación
Reporte de cumplimiento de ventas por zona, términos de presentación
mercaimpulsadores, vendedores
Flujo de efectivo presupuestado y su cumplimiento
semanal y mensual
Todos los demas informes que la Gerencia requiera

En caso de presentarse alguna

observación por parte de la Gerencia, esta
deberá ser tramitada inmediatamente por la Inconsistencias detectadas
sección de contabilidad a fin de dar por
finalizado el envió de documentos.

9. CIERRE DE FIN DE AÑO

 Solicitud a todas las dependencias de UIN
para que se sirvan revisar y confirmar si
todas las operaciones de carácter
financiero y económico fueron Registros financieros y económicos
reportadas y registradas oportunamente no reportados durante el periodo
durante el proceso contable.

Si se presenta información financiera y

económica que por omisión no se haya
reportado y registrado oportunamente Registros financieros y económicos
durante el periodo contable, se procede a no reportados durante el
efectuar los comprobantes de ajuste y los periodo
asientos requeridos.

Elaborados los últimos asientos

contables, se procede a la revisión final de
los saldos de cada una de las cuentas mayores Confrontación de los saldos
y auxiliares del balance general auxiliares y mayores
y el estado de resultados.
Una vez se tenga la confirmación de los saldos Confirmación de saldos débitos y
mayores frente a la sumatoria de los parciales, créditos ajustados.
se debe proceder a la impresión de
los listados correspondientes a
los listados de cuentas que conforman el
balance de prueba.

Con el fin de obtener las cifras definitivas de la

ejecución presupuestal acumuladas por cada
una de las cuentas establecidas en el
Catálogo General de Cuentas de manera
que permita conformar los respectivos reportes
en lo que se refiere a las cuentas de planeación
y presupuesto, al Cuentas presupuestales afectadas /
Cuentas contables registradas
final de la vigencia debe efectuarse el
respectivo cierre de acuerdo con lo
establecido en la dinámica contable
definida en el Plan General de
Contabilidad.

MES, REPORTES Y NOTAS CONTABLES FINALES

Terminado todo el cierre de la vigencia
contable se procede imprimir la
información que con corte a 31 de
Diciembre de cada vigencia, debe ser
presentada por Director financiero, a más
tardar el 15 de febrero del año siguiente a la
Gerencia y Junta Directiva: Balance general,
Estado de la actividad financiera, Documentos requeridos /
económica, social y ambiental, Estado de Documentos revelados y enviados
cambios en el patrimonio, Estado de flujos de
efectivo
Notas a los estados contables básicos ,
Informes específicos solicitados Reportes
contables
 Una vez se tengan firmados todos los
documentos por el Director, Gerencia y
Revisores en caso de existir, responsable de la Informes requeridos / Informes
información contable, se procede a efectuar, presentados Cumplimiento de los
tanto en medio físico como magnético, términos de presentación
la remisión respectiva a Junta directiva y
accionistas.

En caso de presentarse alguna

observación por parte de la Gerencia, esta
deberá ser tramitada inmediatamente por la
sección de contabilidad a fin de dar por
finalizado la validación de documentos, el
Inconsistencias detectadas
cual queda identificado con la impresión de
envío que emite el sistema con la fecha y hora
en que se realiza.

Si a pesar de todos los requerimientos,

solicitudes, revisiones y verificaciones
realizadas durante la vigencia, se
detectan operaciones financieras y
económicas omitidos y no registradas
oportunamente en las cuentas contables, se Hechos posteriores al cierre,
procederá a efectuar el detectados y no registrados
reconocimiento de los hechos posteriores al contablemente
cierre, conforme a las normas, técnicas

y lineamientos establecidos por el ente

fiscalizador.

1. INFORMES ESPECIALES
Basados en los registros contables realizados durante el periodo, se deben
presentar tanto a la DIAN como a la Secretaría de Hacienda Municipal, en
los tiempos y formatos previamente establecidos, la siguiente información:
Declaración de renta
Declaración de retención en la fuente
Declaración de retención del impuesto de industria y comercio.
Elaboración de la Información Exógena correspondiente al año anterior la
cual debe corresponder con las cifras consignadas en la declaración de renta
y esta consta de: Informes de: ingresos, gastos, bancos, activos fijos, pasivos,
relación de retención en la fuente descontada por cada NIT, indicando las bases de
retención. Esta información debe ser validada en el software de la DIAN y luego
enviada, vía Internet, archivo por archivo de cada uno de los cuadros
elaborados.