Los archivos son medios para almacenar información sobre eventos pasados y son importantes para mantener registros sobre hechos que pueden requerirse posteriormente. Los archivos se clasifican según su organización, uso, naturaleza y asociados con las características del ciclo de vida de los documentos que contienen. Los archivos cumplen un rol importante al almacenar la información de manera confiable, accesible e integra.
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Los archivos son medios para almacenar información sobre eventos pasados y son importantes para mantener registros sobre hechos que pueden requerirse posteriormente. Los archivos se clasifican según su organización, uso, naturaleza y asociados con las características del ciclo de vida de los documentos que contienen. Los archivos cumplen un rol importante al almacenar la información de manera confiable, accesible e integra.
Los archivos son medios para almacenar información sobre eventos pasados y son importantes para mantener registros sobre hechos que pueden requerirse posteriormente. Los archivos se clasifican según su organización, uso, naturaleza y asociados con las características del ciclo de vida de los documentos que contienen. Los archivos cumplen un rol importante al almacenar la información de manera confiable, accesible e integra.
Los archivos son medios para almacenar información sobre eventos pasados y son importantes para mantener registros sobre hechos que pueden requerirse posteriormente. Los archivos se clasifican según su organización, uso, naturaleza y asociados con las características del ciclo de vida de los documentos que contienen. Los archivos cumplen un rol importante al almacenar la información de manera confiable, accesible e integra.
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Ensayo
Importancia de los Archivos
Aprendiz Yeneritza Julieth Suárez cuello
Docente
ANGIE MARGARITA JIMENEZ TEJERA
Administración Documental en el Entorno Laboral
SENA Ensayo sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual. Los archivos son los medios por excelencia para almacenar datos e información acerca de acontecimientos que han tenido lugar en un espacio y tiempo, estos adquieren gran importancia cuando se desea mantener un registro testimonial sobre hechos que pueden ser requeridos posteriormente para atestiguar acerca de algo. La historia de estos se remonta a siglos atrás, se cree que surgieron juntamente con la escritura, aunque desde mi punto de vista personal; considero que desde que el hombre empezó a crear figuras para intentar comunicarse, desde ese momento se empezó a consolidar la idea de archivística, aunque este término no existiera en sus diccionarios. Luego de eso, cada civilización y cultura ha tenido sus propios sistemas de archivado, pero todos conservan el mismo principio: mantener la información confiable, accesible, integra y protegida. En nuestro medio podemos encontrar información por todos lados, esta a su vez se encuentra almacenada en archivos que a su vez se encuentran guardados en diversos soportes, algunos de estos son físicos que corresponden a grandes centros de datos, archivadores, cajas de archivo, entre muchos otros soportes dedicados para tal fin, existe otro medio de almacenamiento que corresponde a todo lo que tiene que ver con la tecnología digital, llamado también el mundo de los bits, estos soportes son confiables pero un poco menos seguros que los físicos si tomamos en cuenta que la información pasa viajando de un lado para otro, de un dispositivo a otro, pero lo que si no podemos dejar de apreciar de estos soportes es la velocidad con la que se puede acceden a la información consultada, bastaran unos cuantos clics y ya está. Todos los archivos, sin importar el soporte en el que se encuetaren almacenados tienen ciertas características o cualidades que son: Económicos: permiten ahorrar costos derivados del tiempo y el personal empleado. Simples: identifican de manera sencilla y clara el contenido de estos. Exactos: para almacenar los archivos se deben clasificar de manera precisa para evitar equivocaciones. Estos archivos a su vez se clasifican según con algunos criterios como son: Según la organización: Archivos centralizados: Cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización. Archivo descentralizado: Aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico. Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina. Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central. Según su Uso Archivo activo: Compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. Archivo semiactivo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas. Según su Naturaleza: Archivo Público: Es todo documento que pertenece a las entidades del Estado. Archivo Privado de Interés Público: Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público. Archivo Privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas. También encontramos estos archivos asociados con unas características que obedecen al ciclo de vida de los documentos que contienen. Archivo de gestión: Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente. Los archivos se clasifican en diversas categorías, estas teniendo en cuenta la jurisdicción de competencia que los almacenas, estas son: Archivo General de la Nación
Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a
la pertinencia pública de cada una de sus entidades: Archivo general del departamento. Archivo general del municipio. Archivo general del distrito.
Territorialidad
Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde
el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de entidades del orden nacional.
Archivos de entidades del orden departamental. Archivos de entidades del orden distrital. Archivos de entidades del orden metropolitano. Archivos de entidades del orden municipal. Archivos de entidades del orden local. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Organización del Estado
Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde
el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:
Archivos de la rama ejecutiva.
Archivos de la rama legislativa. Archivos de la rama judicial. Archivos de los organismos de orden de control. Archivos de los organismos autónomos.
Conclusión Los archivos son el testimonio de la gestión de una empresa, en estos se almacena cada suceso en el orden que se presenta, y deben ser almacenados en este mismo orden. Por otro lado, se deben establecer medios adecuados para que estos no solo estén guardado, sino que también cumplan con unos principios básicos de la información: que sea integra, segura, accesible y así ser eficiente a la hora de trabajar con estos.
