2.3 Anexo 3 - Cargue y Descargue de Mercancias

ANEXO 3
CARGUE Y DESCARGUE
DE MERCANCÍAS
Este documento tiene como objetivo ofrecer a los organizadores de eventos, a los expositores
y a las empresas de transporte de mercancía, la información necesaria para lograr que el
proceso de planificación, llegada, descargue y posterior cargue y salida de mercancía de las
bodegas del Centro de Convenciones de Costa Rica (CCCR), sea rápida y eficiente para así
lograr los mejores resultados en el evento.
El CCCR cuenta con una bodega de 151 m2 y con una Plataforma de Cargue y Descargue de
mercancías compuesta de la siguiente manera: 1 rampa de asfalto y 4 plataformas de cargue
y descargue de mercancías.
Rampa de asfalto: espacio donde se permiten 2 camiones de máximo 30 toneladas

cada uno para cargue y descargue de mercancía. Este acceso tiene 4,50 mts de altura
y 8,50 mts de ancho.
2 CARGUE Y DESCARGUE DE MERCANCÍAS

Plataformas: son cuatro espacios de 1,17 mts de altura por 3,84 mts de ancho que
soportan máximo 30 toneladas por camión y cuentan con rampas hidráulicas ajustable
a la altura de los camiones. Estas rampas hidráulicas soportan una carga máxima de 12
toneladas, adicional se debe contemplar la altura máxima del techo donde se ubican las
plataformas la cual es de 4,50 mts.
En la Plataforma de Cargue y Descargue se permite en simultánea el arribo de 6 camiones

en total distribuidos entre la rampa de asfalto y las plataformas. Por lo anterior resulta muy
importante la adecuada planeación del servicio para hacerlo ágil y eficiente.
ETAPA 1: PLANIFICACIÓN
El CCCR ha dispuesto los canales de comunicación para lograr la mejor planificación del
manejo de las bodegas. Para el caso de Organizadores de Eventos, el contacto será
directamente el Coordinador de Eventos asignado por el CCCR; en el caso de expositores o
responsables de la muestra comercial se ha dispuesto de la Oficina de Atención al Expositor
([email protected]) donde estaremos dispuestos a resolver sus dudas y brindar
la mejor atención oportunamente.
Durante esta etapa los interesados en la utilización de las bodegas deberán enviar la siguiente
información al Coordinador de Evento asignado por parte del CCCR o a la OAE:
Fecha y hora de llegada de los vehículos.
Tipo de Carga.
Volúmenes por almacenar.
Peso aproximado de la carga.
Empresa transportadora.
Personal que realizará el descargue y posteriormente el cargue de la mercancía

(listado con nombres, cédulas, y ARL).

En caso de requerir el ingreso de cargas extra-dimensionadas es obligación por parte de los
Organizadores del Evento comunicar a su respectivo Coordinador de Evento en el CCCR.
Si su evento o su muestra comercial requieren la exhibición y muestra de maquinaria,

equipos y cualquier otro elemento sobredimensionado deberán entregar planos de la
ubicación asignada de cada elemento, incluyendo la descripción (dimensiones, pesos,
medios de transporte) por lo menos con 30 días calendario de anticipación, esto con el fin
de determinar la carga total a instalar, y no sobrepasar la capacidad del área.
Este requerimiento tiene el fin de establecer las necesidades logísticas para el manejo de la
carga, tales como horario ajustado, personal extra o rutas de acceso alternativas.
ETAPA 2: LLEGADA Y DESCARGUE

DE MERCANCÍAS
Los elementos para bodegaje en el CCCR serán recibidos desde 24 horas antes del inicio
del evento, en los horarios de 7:30 a 17:30 horas sujetas a disponibilidad en el área. En caso
de que el evento necesite mayor cantidad de días y horas para el manejo de mercancías, el
Organizador del evento podrá solicitarlas al Jefe de Planeación o Coordinador de Evento del
CCCR con quien se revisará la disponibilidad y las tarifas. La utilización de días y horarios
adicionales podrá ser autorizada previa verificación de disponibilidad y genera un cobro de
$5 USD x m2 x día + IV.
El ingreso de materiales y mercancías al CCCR debe hacerse por el portón designado. Todo
camión deberá llegar directamente a la zona de descargue del CCCR donde el Oficial de Gestión
de la Protección se encargará de indicarle el turno asignado para realizar el procedimiento
de descargue o cargue de la mercancía. Los camiones que deban esperar su turno deberán
ubicarse en el parqueadero #4 hasta ser llamados por el equipo de Gestión de la Protección.
Se espera la máxima cooperación por parte del personal de transporte y montaje en este
aspecto, ya que este incumplimiento puede acarrear problemáticas de movilidad en las zonas
de influencia de nuestro parqueo.
El tiempo máximo que deberá durar el vehículo en plataforma (maniobra de cargue o

descargue) no puede ser superior a 30 minutos, favor cerciorarse que cuenta con el personal
y los recursos necesarios para cumplir con estos tiempos de operación.
Al momento de descargue de la mercancía y a su ingreso al CCCR, el oficial de Gestión de la

Protección de la Bodega anotará el tipo de mercancía y sus cantidades, este registro será el
documento que autoriza posteriormente la salida de la mercancía.

ETAPA 3: CARGUE Y SALIDA
DE MERCANCÍAS
El cargue y salida de mercancías se realizará únicamente por la Bodega del CCCR una vez
termine el evento y sea autorizado por el Organizador del Evento.
Para el cargue de la mercancía y salida de los vehículos, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Todos los camiones deberán llegar al parqueo del CCCR donde se registrarán al ingreso
con nombre de la empresa o stand, que recogerán y esperarán la notificación por parte
del oficial de Gestión de la Protección para ingresar a la Plataforma de Cargue y Descargue
de la Bodega del CCCR.
2. Una vez que el Organizador del evento autoriza el desmontaje, se permitirá el ingreso
del personal de desmontaje, quienes deberán consolidar los materiales y equipos en el
área de la Bodega asignada. Una vez que toda la mercancía esté consolidada el oficial
de Seguridad dispuesto por el CCCR en la bodega, será el encargado de confirmar que
la mercancía se encuentra lista para el cargue, y verifica que la mercancía coincide con
el registro diligenciado al ingreso. Una vez efectuada la verificación se informará al
Oficial de Gestión de la Protección del parqueadero que el camión tiene autorizado el
uso de la Plataforma de Cargue y Descargue.
3. El camión deberá ingresar a la Plataforma de Cargue y Descargue para que en un lapso

no mayor a 30 minutos se efectúe el cargue de la mercancía por parte del personal de
montaje.
El estricto cumplimiento de esto nos permitirá brindarle un mejor servicio, mayor seguridad
y cuidado de sus elementos, como un mejor uso del tiempo, evitando la congestión vehicular
en las zonas de influencia.
NOTA: Tenga en cuenta que en el caso de que se presente una circunstancia que se considere
de emergencia, los Oficiales de la Gestión de la Protección, están autorizados para suspender
inmediatamente todas las maniobras, retirar al personal y vehículos de los sitios de montaje,
cerrando la bodega de inmediato.
Si requiere más información no dude en contactarnos en: [email protected].

ANEXO 3
CARGUE Y DESCARGUE
DE MERCANCÍAS

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ANEXO 3

Rampa de asfalto: espacio donde se permiten 2 camiones de máximo 30 toneladas

2 CARGUE Y DESCARGUE DE MERCANCÍAS

En la Plataforma de Cargue y Descargue se permite en simultánea el arribo de 6 camiones

Fecha y hora de llegada de los vehículos.

Volúmenes por almacenar.

Peso aproximado de la carga.

Personal que realizará el descargue y posteriormente el cargue de la mercancía

3 CARGUE Y DESCARGUE DE MERCANCÍAS

Si su evento o su muestra comercial requieren la exhibición y muestra de maquinaria,

ETAPA 2: LLEGADA Y DESCARGUE

El tiempo máximo que deberá durar el vehículo en plataforma (maniobra de cargue o

Al momento de descargue de la mercancía y a su ingreso al CCCR, el oficial de Gestión de la

4 CARGUE Y DESCARGUE DE MERCANCÍAS

3. El camión deberá ingresar a la Plataforma de Cargue y Descargue para que en un lapso

5 CARGUE Y DESCARGUE DE MERCANCÍAS

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