SGI-P-GE-093.02 Procedimiento General Gestión Del Cambio

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SGI-F-GE-088.02
PROCEDIMIENTO GENERAL
GESTIÓN DEL CAMBIO
CODIGO: SGI-P-GE-093 REVISION: 02 PAGINA: 1 de 12
INDICE
1 OBJETIVO Y ALCANCE ................................................................................ 2

2 DEFINICIONES .......................................................................................... 2
3 RESPONSABILIDADES ................................................................................ 3
4 DESARROLLO ............................................................................................ 4
5 REGISTROS ............................................................................................... 9
6 FLUJOGRAMA ...........................................................................................10
7 REFERENCIAS...........................................................................................12
da
8 REVISIONES.............................................................................................12
9 ANEXOS...................................................................................................12
la
ro
nt
Co
o
CODELCO
N
a
pi
A N D I N A
Co
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Luis Abarca Garmendia Freddy Lara M.
Edson Barrera M.
Departamento de Gerente de Seguridad y
Director de Seguridad
Estudios y Gestión de Perdidas Salud Ocupacional
Fecha: Fecha: Fecha:
Copia controlada emitida por (nombre y firma): Fecha:

GESTIÓN DEL CAMBIO
1 OBJETIVO Y ALCANCE
Definir estándares, buenas prácticas y responsabilidades, relacionadas con el control

de las modificaciones generadas en: la organización, en las actividades de los
procesos, condiciones de trabajo, equipos, estructuras, insumos y, en general, todas
aquellas acciones que signifiquen un cambio; destinadas a asegurar que todas las
modificaciones se ejecuten con riesgos controlados para la seguridad, salud
ocupacional, medio ambiente, calidad y bienes físicos. También deberán ser
consideradas las modificaciones temporales.
Aplica a todos los procesos de DAND, incluidas las empresas contratistas y

subcontratistas.
da
la
2 DEFINICIONES
 DAND: División Andina. ro

nt
 EECC: Empresa Contratista.
Co
 Responsable de Proceso: Responsable de conducir y controlar lo relativo a la

seguridad y salud ocupacional de sus trabajadores, el medio ambiente y la calidad
de su proceso/subprocesos y productos y servicios a entregar al resto de la
División.
o
CODELCO
N
 Supervisión: Responsable de apoyar a los Jefes de área tanto en funciones

técnicas como administrativas, labores de tareas y gestión, dirección y control de
las actividades relacionadas con la prestación de servicios asignados a cada área.
a
pi

A N D I N A
Administrador de contrato DAND: persona designada por Codelco Chile División
Andina que, en su representación, actúa y se relaciona administrativamente con el
Co
proveedor de bienes o servicios (contratista) en todas las materias del contrato,

asumiendo la responsabilidad de velar permanentemente por el cumplimiento
correcto y oportuno del mismo.
 Administrador de contrato Empresa Contratista: Persona natural propuesta

por el contratista, y aceptada por Codelco, que representa al contratista y se
relaciona con el Administrador del contrato en las materias técnicas y
administrativas del contrato.
 IPER: Inventario de Peligros y de Riesgos.
 INVEC (Inventario Crítico): Registro que contiene la identificación de peligros,

la evaluación de riesgos y los controles aplicables a Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente.

GESTIÓN DEL CAMBIO
 Variable clave de proceso: Es aquel parámetro cuya desviación impacta la

calidad del producto o la capacidad o los resultados financieros del proceso o una
pérdida o cuasi pérdida en el mismo.
 Aspecto Medioambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de

una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
 Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición

peligrosa y la severidad del daño, lesión o enfermedad que puede causar el evento
o exposición.
 Especificación técnica: Son los documentos en los cuales se definen los
da
estándares, normas, exigencias, parámetros, requisitos, criterios y procedimientos
a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras,
elaboración de estudios, fabricación y adquisición de equipos; y otras actividades
la
que la requieran.
ro
 Cambio: Se considera cambio todo aquello que modifica temporal o
permanentemente a una organización, actividad, tareas, equipos, materiales,
nt
especificaciones, servicios, programas de control de procesos. Los cambios pueden
ser en los procesos, actividades, metodologías de trabajo, condición operacional,
Co
diseño, planificación, etc. que puedan afectar la seguridad de las personas, el

proceso, o los bienes físicos.
o
 Buenas Prácticas para la Administración del Cambio: es el mínimo estándar a
CODELCO
ser utilizado en la ejecución (diseño, adquisiciones, construcción, montaje, puesta
N
en marcha y entrega a operaciones) de proyectos, la organización, en las

actividades de los procesos, condiciones de trabajo, equipos, estructuras, insumos
a
y, en general, todas aquellas acciones que signifiquen un cambio.

pi
A N D I N A
Co
3 RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
 Asegurar que toda la Supervisión a su cargo cumpla
con lo establecido en este procedimiento.
 Identificar los cambios generados en su proceso o
Responsable de Proceso
que puedan afectar su proceso, advirtiendo a la
organización de los mismos, de modo de ingresarlos
al sistema de evaluación de cambios.
 Conocer y aplicar este documento.
Supervisión  Estar capacitado para identificar cambios que
afecten las tareas a su cargo.
Administrador de  Conocer y aplicar este documento.
contrato DAND  Difundir y controlar la aplicación de este documento,

GESTIÓN DEL CAMBIO
RESPONSABLE ACTIVIDAD
en las EECC.
 Asegurar que todo “Cambio”, sea identificado,
analizado, evaluado y registrado en los documentos
respectivos.
 Asesorar, validar y controlar la evaluación de los
aspectos Ambientales y riesgos en Seguridad y
GSSO/GSAE
Salud Ocupacional en relación a la implementación
de los cambios.
 Conocer y aplicar este documento.
Administrador de  Asegurar que todo “Cambio”, sea identificado,
da
contrato EECC analizado, evaluado y registrado en los documentos
respectivos.
la
 Asesorar, validar y controlar los cambios asociados
al ámbito seguridad, salud Ocupacional y/o
Asesores EE.CC
ro
ambiental en relación a la implementación de los
cambios.
nt
4 DESARROLLO
Co
4.1 IDENTIFICACION DE CAMBIOS

o
El Responsable de proceso, Supervisión y/o Administradores de Contratos DAND y de
CODELCO
N
las EECC deben asegurar que todo “Cambio” que implique una modificación sea
identificado quedando registrado en el formulario SGI-F-GE-103 Identificación,
análisis y control de Cambios.
a
pi
4.2
A N D I N A
ANALISIS DE CAMBIOS
Co
Cuando se requiera realizar un cambio en cualquiera de los aspectos mencionados en

la Lista “Tipos de Cambios” y que pudiesen afectar la Seguridad o Salud Ocupacional
de los trabajadores y Aspectos Ambientales, se deberá seguir la secuencia indicada
en el formulario SGI-F-GE-103 Identificación, análisis y control de Cambios.
Si la naturaleza del cambio coincide con al menos algunos de los siguientes aspectos
será considerado significativo y se aplicará la metodología que se indica para este
tipo de cambios.

GESTIÓN DEL CAMBIO
Tipos de Cambios
1) En Diseño y Estructura Organizacional.
2) Modificaciones en los dispositivos y equipos o controles de: seguridad, salud

ocupacional y medio ambiente.
3) Marco Regulatorio (normativas internas y legales aplicables).
4) Cambios en los Procesos o introducción de nuevos procesos.
5) Adquisiciones de nuevos insumos (Especificaciones Técnicas).
da
6) Ingeniería y diseño, nuevas tecnologías.
la
7) Cambios en equipos e instalaciones.
8) Interferencias Operacionales. ro
nt
En los casos de tipos de cambios propuestos corresponde a algunas de las categorías
Co
de la tabla, sea de carácter operativo, a nivel de tarea o actividad, se considerará No

Significativo y se seguirá la metodología establecida para este tipo de cambio.
o
4.3 EVALUACION DE CAMBIOS
CODELCO
N
Previo al proceso de preparación o ejecución de cualquier cambio, sea este

significativo o no, es estrictamente necesario que el iniciador del cambio realice un
a
proceso de identificación de los peligros y evaluación de los riesgos que implica

pi
A N D I N A
ejecutar la modificación.
Co
Esta identificación deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento

SGI-P-GE-010 “Identificación de Peligros, Aspectos Ambientales y Variables Claves;
Evaluación de Riesgos y Aspectos Ambientales” o con la herramienta para el Análisis
de Riesgo de la tarea (ART), según sea el caso.
De esta manera se determinará que los riesgos inaceptables o moderados generados

por el cambio, cuentan con las medidas de control pertinente y el riesgo se encuentra
un nivel aceptable y lo más bajo posible.
No se podrá realizar ninguna actividad de cambio si los riesgos NO se

encuentran controlados y en un nivel aceptable.
Los responsables de proceso, supervisión, administradores de contrato, tanto para

trabajadores propios como contratistas, deben asegurar que todo cambio
significativo, sea identificado en el formulario SGI-F-GE-103 Identificación, análisis y
control de Cambios.

GESTIÓN DEL CAMBIO
Una vez que se haya asegurado que los riesgos por el cambio estén debidamente
controlados y en un nivel aceptable, el iniciador del cambio continuará con la
implementación, aplicando la metodología correspondiente.
4.4 METODOLOGÍA GESTIÓN DEL CAMBIO
Cambio No Significativo:
Para cambios No significativos, el supervisor responsable de la tarea o actividad
da
aplicará en forma obligatoria la siguiente metodología.
1- Aplicar la metodología de Análisis de Riesgos de la Tarea (ART), de acuerdo a lo
la
establecido en el procedimiento SGI-P-GE-130 “Análisis de Riesgo de la Tarea y
Aplicación de los Controles Críticos”.
ro
2- Verificar que se encuentren implementados los controles para los riesgos
nt
identificados.
Co
Cambio Significativo:
o
Cuando el cambio sea considerado como significativo, se requerirá aprobar el cambio
CODELCO
propuesto antes de realizarlo. Para ello se seguirá la siguiente metodología
N
establecida en la etapa B del formulario SGI-F-GE-103 Identificación, análisis y

control de Cambios.
a
pi
A N D I N A
El iniciador del cambio debe efectuar lo siguiente:
Co
1. Evaluar la propuesta para identificar los peligros y evaluar los riesgos a las
personas e impactos. Para ello deberá aplicar el Procedimiento SGI-P-GE-010
“Identificación de Peligros, Aspectos Ambientales y Variables Claves; Evaluación de
Riesgos y Aspectos Ambientales”. Ello permitirá asegurar que los riesgos inaceptables
o moderados tengan sus correspondientes medidas de control.
2. Preparar la documentación complementaria correspondiente (planos,

especificaciones técnicas, etc.).
3- Consultar con otras personas que puedan aportar conocimientos importantes

(especialistas de disciplina).
4- Presentar la propuesta de cambio para su aprobación.
El Gerente del área que origina el cambio o a quien corresponda la responsabilidad

en la línea, debe decidir si aprueba o rechaza el cambio.

GESTIÓN DEL CAMBIO
• Si se aprueba la solicitud de cambio, se debe comunicar a otras áreas y personas

que también se vean involucradas o afectadas por esta propuesta (interferencias).
• Si se rechaza una modificación, debe indicarse el motivo de tal rechazo y

comunicarlo al iniciador del cambio.
La propuesta de cambio podrá ser rechazada por las siguientes razones:
• No alineado con políticas de Codelco.

• Nivel de riesgo muy alto.
• Falta de fondos y/o recursos.
da
• Innecesario o no agrega valor agregado al proceso.
la
4.5 PROCESO DE PREPARACIÓN DEL CAMBIO SIGNIFICATIVO
ro
En el caso de llegar a un acuerdo general la administración que corresponda, deberá
designar a un Supervisor a cargo de la implementación del cambio quien:
nt
• Asegurará que la propuesta se adecúe a las especificaciones, estándares y los
Co
requisitos reglamentarios de Codelco;
• Asegurará que se haya planteado la modificación a las partes interesadas, expertos

o
y personal directamente afectado;
CODELCO
N
• Verificará que se haya realizado el análisis de riesgos y operatividad, para el nivel

que se requiera.
a
pi
A N D I N A
4.6 EJECUCIÓN DEL CAMBIO
Co
En esta etapa, el Supervisor a cargo de la implementación del cambio debe:
• Administrar la implementación del cambio.
• Comunicar la modificación, a todas las áreas y personal que se pueda ver afectado,
directa o indirectamente.
Ningún proceso de modificación deberá realizarse sin haber comunicado

previamente e informado de los resultados a todos los trabajadores, que de
una u otra forma, pudieran verse afectado por la modificación.
• Asegurar que se cumpla el plan de implementación del cambio.
• Asegurar que se implementen todos los controles establecidos en la etapa de

análisis del riesgo, con el fin de reducir a un nivel tolerable o aceptable todos los
riesgos identificados.

GESTIÓN DEL CAMBIO
4.7 INSPECCIÓN DEL CAMBIO
Una vez concluida la etapa de Ejecución del cambio, el Supervisor a cargo de la

implementación del cambio debe realizar una inspección para confirmar que:
• Se hayan alcanzado los objetivos de la modificación.
• Los estándares de diseño, construcción u otros, cumplan con las especificaciones

correspondientes de Codelco y disposiciones legales.
• Se cumplieron las disposiciones de aprobación de la modificación.
da
• Se realizaron las pruebas necesarias;
la
• Se actualizaron los registros, instructivos, procedimientos, afectados por el cambio
ro
(planos, especificaciones, etc.), así como los Invec de Seguridad o IPER.
El personal involucrado, recibió la capacitación necesaria, que asegure la

nt
competencia de las personas en sus distintos niveles de responsabilidad.
Co
• Se implementaron todos los controles establecidos para reducir el riesgo a un nivel

aceptable.
o
• Se ejecutaron todas las actividades definidas en el plan de implementación del
CODELCO
cambio.
N
Si las etapas anteriores se cumplen, se debe seguir al paso siguiente de Entrega de

a
Cambio. En caso de no cumplimiento, se debe corregir y solucionar las fallas antes de

pi
A N D I N A
proseguir.
Co
4.8 ENTREGA DEL CAMBIO
Una vez cumplida la etapa de inspección del cambio, el Gerente del área que origina
el cambio, o quien corresponda, debe:
• Preparar un informe Consolidado de la Modificación.
• Entregar el Informe al área, departamento, o quienes se vean afectados por el

cambio.
• Mantener un registro del Informe de la modificación.
El formulario deberá ser firmado tanto por el Gerente o Supervisor del área receptora
del cambio, así como por el Gerente o Supervisor del área que entrega el cambio.
Etapa 5 del formulario SGI-F-GE-103 Identificación, análisis y control de Cambios.

GESTIÓN DEL CAMBIO
4.9 EFECTIVIDAD DE LA APLICACIÓN DEL CAMBIO
Como máximo a los 3 meses de implementado el cambio, el Responsable de Proceso,

Supervisión y/o Administradores de Contratos DAND y de las EECC deberá evaluar si
el cambio realizado cumplió el objetivo planteado e indicar si se han evidenciado
mejoras en algunos de los indicadores de gestión identificados.
En el caso de no poder evidenciar la efectividad al tercer mes, se deberán establecer

plazos los cuales deberán ser controlados por el revisor de la efectividad.
5. HISTORIAL DE CAMBIOS
da
Las áreas o Procesos deberán llevar un historial de cambios que se han generados a
través del formulario SGI-F-GE-145 “Historial de Cambios en los Procesos”.
la
6 REGISTROS ro
nt
 SGI-F-GE-103 Identificación, análisis y control de Cambios.
 SGI-F-GE-145 Historial de Cambios en Procesos
Co
o
CODELCO
N
a
pi
A N D I N A
Co

GESTIÓN DEL CAMBIO
7 FLUJOGRAMA
da
la
ro
nt
Co
o
CODELCO
N
a
pi
A N D I N A
Co

GESTIÓN DEL CAMBIO
da
la
ro
nt
Co
o
CODELCO
N
a
pi
A N D I N A
Co

GESTIÓN DEL CAMBIO
8 REFERENCIAS
 Directriz Corporativa de Administración del Cambio.
 Procedimiento SGI-P-GE-010 “Identificación de Aspectos Ambientales, Peligros y

Variables Claves De Proceso; y Evaluación De Aspectos Ambientales y Riesgos.
 Manual Corporativo para la Administración de la Seguridad y Salud Ocupacional.
9 REVISIONES
da
REVISION NATURALEZA DEL CAMBIO
la
Creación del documento.
Este documento es de carácter general y aplica a toda la
00
ro
organización, por lo cual deja obsoleto al documento SGI-P-GM-104
procedimiento Gestión del cambio.
nt
Se incorpora las responsabilidades de la GSSO y GSAE.
Se incorpora el punto 4.5 Difusión de la Gestión del Cambio.
01
Co
Se establecen los plazos para la modificación de los documentos

asociados a EE.CC (4.4.3).
Actualización del procedimiento de acuerdo a la Directriz
02
Corporativa “Administración del Cambio”.
o
CODELCO
N
10 ANEXOS
a
 Formulario SGI-F-GE-103 Identificación, análisis y control de Cambios.

pi
A N D I N A
 Formulario SGI-F-GE-145 Historial de Cambios en Procesos
Co

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1 OBJETIVO Y ALCANCE ................................................................................ 2

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Definir estándares, buenas prácticas y responsabilidades, relacionadas con el control

Aplica a todos los procesos de DAND, incluidas las empresas contratistas y

 DAND: División Andina. ro

 Responsable de Proceso: Responsable de conducir y controlar lo relativo a la

 Supervisión: Responsable de apoyar a los Jefes de área tanto en funciones

proveedor de bienes o servicios (contratista) en todas las materias del contrato,

 Administrador de contrato Empresa Contratista: Persona natural propuesta

 IPER: Inventario de Peligros y de Riesgos.

 INVEC (Inventario Crítico): Registro que contiene la identificación de peligros,

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 Variable clave de proceso: Es aquel parámetro cuya desviación impacta la

 Aspecto Medioambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de

 Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición

 Especificación técnica: Son los documentos en los cuales se definen los

diseño, planificación, etc. que puedan afectar la seguridad de las personas, el

 Buenas Prácticas para la Administración del Cambio: es el mínimo estándar a

en marcha y entrega a operaciones) de proyectos, la organización, en las

y, en general, todas aquellas acciones que signifiquen un cambio.

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4.1 IDENTIFICACION DE CAMBIOS

El Responsable de proceso, Supervisión y/o Administradores de Contratos DAND y de

Cuando se requiera realizar un cambio en cualquiera de los aspectos mencionados en

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1) En Diseño y Estructura Organizacional.

2) Modificaciones en los dispositivos y equipos o controles de: seguridad, salud

3) Marco Regulatorio (normativas internas y legales aplicables).

4) Cambios en los Procesos o introducción de nuevos procesos.

5) Adquisiciones de nuevos insumos (Especificaciones Técnicas).

de la tabla, sea de carácter operativo, a nivel de tarea o actividad, se considerará No

4.3 EVALUACION DE CAMBIOS

Previo al proceso de preparación o ejecución de cualquier cambio, sea este

proceso de identificación de los peligros y evaluación de los riesgos que implica

Esta identificación deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento

De esta manera se determinará que los riesgos inaceptables o moderados generados

No se podrá realizar ninguna actividad de cambio si los riesgos NO se

Los responsables de proceso, supervisión, administradores de contrato, tanto para

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4.4 METODOLOGÍA GESTIÓN DEL CAMBIO

Para cambios No significativos, el supervisor responsable de la tarea o actividad

1- Aplicar la metodología de Análisis de Riesgos de la Tarea (ART), de acuerdo a lo

Cuando el cambio sea considerado como significativo, se requerirá aprobar el cambio

establecida en la etapa B del formulario SGI-F-GE-103 Identificación, análisis y