Gestion Secretarial 2024
Gestion Secretarial 2024
Gestion Secretarial 2024
FORMACIÓN PROFESIONAL
El nivel de estudio en secretariado, es cada vez más exigente, a parte del título, la
secretaria deberá tener una cultura general y una esmerada educación.
Este aprendizaje tiene una doble finalidad, conseguir mayor eficacia en el desempeño
de sus funciones y someterse a una permanente especialización y actualización de
sus conocimientos para estar al día en todos sus avances que afectan a su profesión.
Una de las materias que exige mayor actualización es computación, la cual es
imprescindible en todas las empresas.
El uso correcto del lenguaje oral con expresiones fluidas y claras para tener buenas
relaciones humanas y sociales pues deberá sostener conversaciones constantes con
personas de diferente extracción cultural y social. Las exigencias sobre el nivel
académico y grado de conocimiento varían sobre el tipo de empresa y la función que
la secretaria deberá ejercer.
La secretaria para desempeñar sus funciones en forma completa deberá reunir los
siguientes
conocimientos técnicos:
o Contabilidad o Marketing
o Kardex y archivo
A parte de los cimientos técnicos la secretaria (o) deberá cuidar su aspecto personal,
la higiene, imagen, comportamiento, cultura, buenos modales y un vestuario discreto y
el aspecto de las relaciones sociales que es muy importante para el buen
desenvolvimiento de la misma teniendo respeto, discreción, colaboración, tacto y
además ser cordial y jovial.
Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una
acción sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe
anticiparse a las necesidades e su jefe con precaución y criterio.
Es cada vez más natural la necesidad de realizar trabajos bajo presión. Las exigencias
requieren que se tomen decisiones con rapidez, en medio la confusión del día a día,
con falta de tiempo y muchas veces con diversos problemas, como mal entendidos y
problemas de comunicación en la empresa, intentar mantener la calma para tomar
decisiones es el primer paso.
- Tomar decisiones
- Reasignar prioridades
Todos hemos pasado por alguna situación en que hay que pensar y actuar con
rapidez, y es imprescindible tener el máximo de cuidado posible para no acabar
interrumpiendo las etapas y terminando haciendo lo que podría ser una solución que
se vuelva un problema aún más grande.
Por impulso se acaba tratando de resolver los problemas de forma rápida y nunca
debemos olvidar que en el mundo en que vivimos ahora saber trabajar bajo presión es
casi un elemento obligatorio.
Tiene que ser una persona que esté preparada para tener nuevos
amigos
trabajo laboral.
La secretaria debe organizar sus actividades dentro la empresa para así de ese modo
disponer de tiempo para ejecutar todas sus tareas, de este modo su trabajo será
eficiente y los resultados obtenidos ayudaran a toda la empresa a mejorar su calidad.
2. Sabe usar todos los aparatos de la oficina: computadoras, fax, fotocopiadoras, etc.,
para obtener el máximo rendimiento. En caso necesario, debe asistir a cursos.
8. Reunirse con el jefe al comenzar la jornada laboral para supervisar las tareas del
día.
10. Tener en el buró una agenda telefónica actualizada, lo que facilitará todas las
llamadas.
Toda persona que desea alcanzar la profesión en secretariado debe buscar un alto
nivel académico, para ello debe tener dominio de las destrezas básicas y específicas,
que se detallan a continuación:
Deben anotarse todas las instrucciones, ideas, informaciones o cualquier otro dato que
ayude a recordar lo que tiene que hacer.
o Adquirir el hábito de escribir notas sobre las llamadas telefónicas, las visitas,
fechas importantes, etc. No olvide que usted es la memoria de la empresa y
principalmente del jefe.
o Preparar la agenda
Físicos: Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa
6. Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa.
7. Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen
difícil el trato con el prójimo.
8. Optimista y alegre.
La profesión se puede definir como una actividad ejercida por el ser humano,
caracterizada por:
Una profesión es ante todo un servicio a la sociedad, considerada como vocación pues
se espera que el profesional se dedique a su profesión de por vida, identificándose con
los ideales de su profesión.
Toda profesión consolidada dispone de unos principios éticos por los que se rige la
conducta de todos los profesionales que forman parte de ella. Estos principios se
estructuran y determinan en forma de Código Deontológico. Igual que ocurre con
abogados, médicos, psicólogos o trabajadores sociales, la profesión del Secretariado
tiene un Código Deontológico.
Respete para ser respetado. Ciertas manifestaciones pueden resultar una falta de
respeto por el trabajo de sus compañeros. Hay que saber valorar el trabajo
independientemente de la persona que lo realiza, evitando valoraciones personales.
Se puede ser un estupendo profesional en una materia, pero poco agradable o incluso
maleducado.
El tratamiento.- Si, pasamos la mayor parte del día trabajando pasamos la mayor parte
de nuestras horas con los compañeros. Independientemente de nuestra relación
exterior con ellos (conocido, familiar, amigo, pareja…) debemos mantener una relación
cordial con ellos, que se ven muchas horas al día. El trato suele ser muy cercano (más
que con los jefes o subordinados), debido, generalmente, a la igualdad de categoría
dentro de la empresa. El trato diario hace que muchas relaciones laborales acaben en
amistad o en relacione afectivas (algo más que amistad).
El horario.- La secretaria en cuanto a horarios debe ser una persona puntual llegar
siempre a tiempo a cualquier actividad, más aún siento la empresa o institución la
anfitriona, esto quiere decir cuando se dice que la reunión empezara a las 8:00 se
debe comenzar a esa hora pues es el horario que se indicó; de aquí empieza la
seriedad de una institución, se debe cumplir con los horarios establecidos.
Las relaciones con el jefe. - El trato con nuestros jefes ha dejado de ser, en la
actualidad, una relación tan rígida y formal como en épocas pasadas, aunque en
determinadas profesiones y sectores aún se mantienen. No obstante, esta mejora en
el trato, no debe dar pie a confundir cordialidad con familiaridad. Debemos saber
respetar con un mínimo de educación el trato debido al cargo. Una buena relación con
los jefes hará más cordial nuestro ambiente de trabajo, y esto es muy conveniente si
tenemos en cuenta el número de horas al día que pasamos trabajando.
Hay que tener en cuenta, que más de la mitad del día la pasamos bajo las órdenes de
un jefe o superior. Las relaciones por este motivo deben ser lo más fluidas posibles.
Aunque tengamos mucha confianza con nuestro jefe, tendremos que saber mantener
una distancia en el trato, y sobre todo cuando nos encontramos delante de terceras
personas. El jefe, también tratará con respeto a los empleados sin pisotear o humillar a
sus empleados. Mandar bien es muy difícil. Un fuerte autoritarismo puede crear un
ambiente de trabajo muy crispado e incómodo.
La secretaria tendrá que establecer con su jefe una relación de colaboración positiva y
afrontarla con entusiasmo y convicción, pues no deberá olvidar que su primera y
principal función es la atención y ayuda a su jefe en el trabajo. Debe acostumbrarse lo
más pronto posible a sus hábitos y métodos de trabajo y aceptarlos sin discusión. De
la misma forma debe aceptar su carácter, aunque éste no sea fácil siempre,
recordando que la forma de evitar posibles tensiones es actuando con cortesía y
paciencia.
Con la familia y los amigos de su jefe, la secretaria deberá usar toda su diplomacia. En
ocasiones, además de las relaciones con él, deberá tratar con sus familiares, su
esposa, sus hijos, sus amigos, etc. Su superior vive entre dos ambientes que ha de
saber diferenciar: el privado y el profesional.
Las relaciones con los compañeros.- La secretaria del jefe ocupa un cargo relevante
dentro del organigrama de la empresa, de modo que debe mantener buenas
relaciones con los compañeros y crear lazos de camaradería, evitando los excesos de
confianza. Para ello es necesario que haya un espíritu de colaboración y una perfecta
convivencia. No puede aprovecharse de su condición para descargar su trabajo en
terceras personas. Antes, al contario, debe colaborar espontáneamente con los
compañeros de trabajo en caso de que se encuentren en alguna dificultad.
Ser la secretaria del jefe no da derecho a tratar con superioridad y soberbia al resto de
los colegas.
La secretaria debe escuchar con atención a todo aquel que tenga algo que decirle y
demostrar interés. Debe tener cuidado de no decir siempre lo que piensa, puede
generar enemigos.
Tampoco debe juzgar a los demás negativamente si no está de acuerdo con sus idea
s; lo más adecuado es la discreción, así mejorara la convivencia con ellos, el trato
cordial sin excesivas confianzas, creará un mejor ambiente.