TEMA Nº 2

FORMACIÓN PROFESIONAL

La formación del profesional en secretariado es continua, pues con cursos y estudios

sistematizados la secretaria(o) debe ajustarse a las exigencias del mercado laboral.

Para satisfacer las necesidades del mundo empresarial se han diseñado planes de
estudio desde la rama de humanidades hasta las científicas, pasando por las nuevas
tecnologías.

El nivel de estudio en secretariado, es cada vez más exigente, a parte del título, la
secretaria deberá tener una cultura general y una esmerada educación.

Este aprendizaje tiene una doble finalidad, conseguir mayor eficacia en el desempeño
de sus funciones y someterse a una permanente especialización y actualización de
sus conocimientos para estar al día en todos sus avances que afectan a su profesión.
Una de las materias que exige mayor actualización es computación, la cual es
imprescindible en todas las empresas.

El uso correcto del lenguaje oral con expresiones fluidas y claras para tener buenas
relaciones humanas y sociales pues deberá sostener conversaciones constantes con
personas de diferente extracción cultural y social. Las exigencias sobre el nivel
académico y grado de conocimiento varían sobre el tipo de empresa y la función que
la secretaria deberá ejercer.

La secretaria para desempeñar sus funciones en forma completa deberá reunir los
siguientes

conocimientos técnicos:

o Administración o Lenguaje y ortografía

o Aritmética o Legislación tributaria

o Contabilidad o Marketing

o Dactilografía o Redacción personal

o Caligrafía o Técnicas secretariales y de oficina

o Documentos mercantiles o Técnicas de estudio o investigación

o Administración de personal o Psicología organizacional

o Informática o Relaciones humanas y públicas

 o Ingles o Protocolo y ceremonial

o Kardex y archivo

A parte de los cimientos técnicos la secretaria (o) deberá cuidar su aspecto personal,
la higiene, imagen, comportamiento, cultura, buenos modales y un vestuario discreto y
el aspecto de las relaciones sociales que es muy importante para el buen
desenvolvimiento de la misma teniendo respeto, discreción, colaboración, tacto y
además ser cordial y jovial.

2.1. DESARROLLO DE CAPACIDADES. - El desarrollo de la capacidad es el proceso

mediante el cual los individuos, grupos, organizaciones, instituciones incrementan sus
habilidades para realizar funciones esenciales como resolver problemas, definir y
lograr objetivos.

2.1.1. INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TRABAJO. - La capacidad de trabajo puede

definirse como el equilibrio entre los recursos del individuo y los factores relacionados
con el trabajo. Los recursos personales son las capacidades funcionales y la salud del
trabajador, las competencias y habilidades, valores actitudes y motivación del mismo.

Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una
acción sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe
anticiparse a las necesidades e su jefe con precaución y criterio.

2.1.2. CAPACIDAD DE TRABAJO EN EQUIPO. - Desde hace mucho tiempo

hemos escuchado frases como “dos cabezas piensan mejor que una” o “La unión hace
la fuerza”, demostrando la gran importancia del trabajo en equipo. Pero es en la
actualidad cuando notamos la verdadera preocupación de las empresas por trabajar
en equipo. Sin embargo, trabajar en equipo es algo un tanto difícil de lograr dada la
diversidad de factores que influyen dentro de un grupo.

Según demuestra el estudio, el criterio más importante a la hora de seleccionar un

candidato es la capacidad de trabajar en equipo. El 99 % de directores de RRHH
consideran el principal requisito para decidirse por un candidato. La capacidad de
trabajar en equipo se demuestra no sólo en dinámicas de grupo sino también
mostrando empatía, flexibilidad, empleabilidad o un buen nivel de interlocución durante
la entrevista individual.

El trabajo en equipo es la acción individual dirigida, que al tratar de conseguir objetivos

compartidos, no pone en peligro la cooperación y con ello robustece la cohesión del

equipo de trabajo. La cooperación se refiere al hecho de que cada miembro del equipo
aporte a este todos sus recursos personales para ayudar al logro del objetivo en
común.

2.1.3. CAPACIDAD DE TRABAJO BAJO PRESIÓN. - Para muchos empresarios y

algunos trabajadores la capacidad de trabajar “bajo presión” es una virtud,
entendiendo como tal el don para resolver de forma satisfactoria la actividad que se
desarrolla, aunque las circunstancias que la rodeen resulten totalmente adversas. No
es extraño observar, en las ofertas de trabajo, esta capacidad como requisito a cumplir
por el candidato.

Es cada vez más natural la necesidad de realizar trabajos bajo presión. Las exigencias
requieren que se tomen decisiones con rapidez, en medio la confusión del día a día,
con falta de tiempo y muchas veces con diversos problemas, como mal entendidos y
problemas de comunicación en la empresa, intentar mantener la calma para tomar
decisiones es el primer paso.

La capacidad bajo presión es realizar un trabajo cuando el tiempo requerido para su

realización es limitado, implica:

- Tomar decisiones

- Reasignar prioridades

- Actuar con rapidez

- Controlar emociones, guardar la calma

- Actuar con cortesía, al atender a clientes.

Todos hemos pasado por alguna situación en que hay que pensar y actuar con
rapidez, y es imprescindible tener el máximo de cuidado posible para no acabar
interrumpiendo las etapas y terminando haciendo lo que podría ser una solución que
se vuelva un problema aún más grande.

Por impulso se acaba tratando de resolver los problemas de forma rápida y nunca
debemos olvidar que en el mundo en que vivimos ahora saber trabajar bajo presión es
casi un elemento obligatorio.

2.1.4. CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN. - La capacidad de adaptación se ha

definido como: La capacidad de un sistema [humano o natural] para ajustarse al
cambio climático (incluida la variabilidad climática y los cambios extremos) a fin de
moderar los daños potenciales, aprovechar las consecuencias positivas, o soportar las
consecuencias negativas.
La secretaria debe tener el poder de adaptarse al lugar donde consiga empleo para así
lograr un buen ambiente laboral, también para lograr esto la secretaria debe
identificarse rápidamente con la entidad de la empresa para eso debe tener los
siguientes requisitos para adaptarse a cualquier lugar de trabajo:

 Fuerza de voluntad para adaptarse al trabajo

 Estar preparada emocionalmente para que el cambio de ambiente no le

afecte.

 Tiene que ser una persona que esté preparada para tener nuevos
amigos

 Adaptarse lo más rápido al carácter de su jefe para que así logren un

mejor

trabajo laboral.

2.1.5. CAPACIDAD DE TOMA DE DECISIONES. - El proceso de toma de

decisiones sería una conducta adecuada para una situación en la que hay una serie
de sucesos inciertos. El desarrollo de toda tarea o actividad de tipo laboral ya implica
una dosis mayor o menor de presión, generada por la incertidumbre sobre el éxito o
fracaso que constituya el resultado.

La oficina es el centro nervioso de toda empresa, es el sitio donde la información se

procesa con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para
poder tomar sus decisiones.

Por lo mismo es indispensable que todo oficinista posea la capacidad de decisión.

Tomar una decisión se refiere al proceso entero de elegir un curso de acción.

2.1.6. DISPONIBILIDAD DE TIEMPO. - Las actividades en una oficina varían de

acuerdo con el tamaño y naturaleza de la empresa. Por tanto es necesario organizar
las operaciones de forma que puedan complementar las necesidades de la misma. Por
ejemplo en una empresa donde el volumen de correspondencia sea muy grande, será
necesario organizar el procedimiento de documentos de forma que sirva con eficiencia
al almacén, a la oficina principal y a las oficinas ejecutivas.

La secretaria debe organizar sus actividades dentro la empresa para así de ese modo
disponer de tiempo para ejecutar todas sus tareas, de este modo su trabajo será
eficiente y los resultados obtenidos ayudaran a toda la empresa a mejorar su calidad.

El decálogo del ahorro de tiempo

1. Mantener siempre en orden el espacio de trabajo, tanto la mesa, como el buró y las
gavetas.

2. Sabe usar todos los aparatos de la oficina: computadoras, fax, fotocopiadoras, etc.,
para obtener el máximo rendimiento. En caso necesario, debe asistir a cursos.

3. Mantener permanentemente organizado el archivo.

4. Llevar al día la correspondencia de entrada y salida.

5. Finalizar siempre las tareas que comience.

6. Conocer las distintas formas de envío de materiales (mensajeros, correos, etc.)

7. Evitar interrupciones prolongadas del trabajo. No dilatar las conversaciones

telefónicas, los cambios de impresiones en los pasillos, etc.

8. Reunirse con el jefe al comenzar la jornada laboral para supervisar las tareas del
día.

9. Organizar sistemáticamente en material de oficina, tener siempre a mano lo

imprescindible y hacer con regularidad las peticiones de material necesario al
departamento de suministros.

10. Tener en el buró una agenda telefónica actualizada, lo que facilitará todas las
llamadas.

2.2. FORMACIÓN DE LA (EL) SECRETARIA(O).- A parte de los estudios realizados

una secretaria debe tener una preparación en cultura general, lo cual le facilitará en las
relaciones sociales que deberá mantener de acuerdo a su cargo. Además se espera
de ella un uso correcto del lenguaje oral, con expresión fluida y clara, de modo que
este capacitada para sostener una conversación con personas de diferente extracción
cultural.

Toda persona que desea alcanzar la profesión en secretariado debe buscar un alto
nivel académico, para ello debe tener dominio de las destrezas básicas y específicas,
que se detallan a continuación:

2.2.1. DESTREZAS BÁSICAS. - El profesional en secretariado debe poseer:

El lenguaje y las Comunicaciones: en todas las esferas de la actividad humana se

realizan intercambios comunicativos; pueden ser orales o escritos.

El comercio requiere muchas comunicaciones escritas, así mismo el profesional en

secretariado requiere del uso constante de la comunicación oral, por lo tanto es
importante tener habilidad de poder transmitir claramente los pensamientos cuando se
habla o se escribe y esto dependerá del vocabulario que se utilice, como es lógico,
está en conexión directa del nivel cultural que cada persona posee.

La Gramática y la Ortografía: la comunicación requiere del uso de una variedad de

combinaciones de palabras, términos y expresiones. El conocimiento de las reglas

elementales de la gramática y la ortografía son indispensables. Los errores
gramaticales u ortográficos pueden originar equivocaciones afectando la reputación de
una organización; se espera que un profesional pueda expresarse correctamente por
escrito, con claridad y concisión, para estar capacitado en redactar una carta, un
informe o cualquier tipo de documentación.

La Aritmética Comercial: en la oficina los números proporcionan información básica

cuantitativa de cartas, informes y estados de cuentas, por lo que se requiere de
conocimientos de matemática.

La Caligrafía: la letra legible es requisito indispensable para todo profesional o

empleado de oficina. Una palabra, una letra o un número mal escrito puede acarrear
serias consecuencias, pues se puede interpretar mal la información, por ello es de vital
importancia mejorar la caligrafía si se desea ser un profesional exitoso. Para muchas
personas que tienen una caligrafía comercial, ha sido la que les abrió las puertas de
las empresas en las que gracias a sus excelentes servicios en la elaboración de los
documentos de manera clara, fácil y con rapidez, llegado alcanzar envidiables
posiciones.

El Tomar Notas: en la oficina se realizan diversas actividades, no puede solo depender

de la memoria para recordar todo lo que han leído, escuchado, lo que hizo o lo que
espera hacer.

Deben anotarse todas las instrucciones, ideas, informaciones o cualquier otro dato que
ayude a recordar lo que tiene que hacer.

Si desea tomar apuntes debe: seleccionar, comprender, sintetizar y luego escribir,

para esto se necesita concentración en lo que se lee, escucha y observa.

Recomendaciones para tomar apuntes:

o Letra legible y espacios para agregar comentarios, frases breves y concisas

o Buen uso del idioma y empleo del lenguaje propio

 o Escribir bien las fechas, nombres y formulas; uso de abreviaturas y signos para
anotar

o Adquirir el hábito de escribir notas sobre las llamadas telefónicas, las visitas,
fechas importantes, etc. No olvide que usted es la memoria de la empresa y
principalmente del jefe.

Conocimiento de Lenguas Nativas y Extranjeras: es cada vez más imprescindible el

conocimiento de las lenguas originarias de nuestro país para responder a las
demandas sociales. Además es necesario el aprendizaje lenguas extranjeras como el
inglés, tanto a nivel de conversación como intercambio de correspondencia, ya que
cada día se incrementa más las relaciones internacionales.

2.2.2 DESTREZAS ESPECÍFICAS.- En muchas oficinas a veces se necesita un

trabajo especializado por ello un buen profesional debe estar preparado para realizarlo
eficiente y eficazmente, a continuación se detallan las destrezas específicas:

La Mecanografía: llamada también dactilografía, toda empresa o institución requiere

que la correspondencia sea mecanografiada porque tiene mejor presentación, es más
fácil de leer y su escritura es más veloz. El dominio de esta destreza es fundamental,
es transferida al manejo de las computadoras.

La Redacción Comercial: las comunicaciones escritas se transmiten dentro y fuera de

su ámbito con una frecuencia y una velocidad impensables; la transmisión de las
comunicaciones se lo realiza de la forma tradicional y utilizando medios electrónicos,
de este modo los mensajes circulan alrededor del mundo.

Es preciso redactar en forma clara, eficaz y correcta, el contenido debe ser

gramaticalmente correcto, conciso y fácil de comprender.

La Contabilidad: se debe poseer conocimientos de los principios fundamentales de

contabilidad.

La habilidad para comprender e interpretar las transacciones financieras de un

negocio, le proporciona más oportunidades de ascender a cargos de mayor
responsabilidad en la oficina.

El Archivo: todo trabajo de oficina requiere del manejo sistemático de la

correspondencia, para que puedan ser localizados rápidamente cuando se necesiten.
Por eso el conocimiento de los sistemas y procedimientos de archivo contribuirán a
desempeñar de manera más eficiente su cargo.
Operación de Máquinas y Equipos de Oficina: la mayoría de las oficinas están dotadas
de máquinas y equipos que contribuyen a asegurar la eficiencia de las operaciones y
ahorran tiempo. El oficinista que sepa manejar estas máquinas y equipos tendrá
mejores oportunidades de progresar.

2.2.3. FUNCIONES BÁSICAS. - Consiste en asistir y representar a su superior (jefe,

gerente), organizar el trabajo del jefe y administrar la comunicación e información. Así
tenemos:

 LAS FUNCIONES ASISTENCIALES. - Dónde la secretaria (o) debe cumplir de

manera directa, facilitando el trabajo del jefe en la toma de decisiones, resolución de
problemas y dificultades, administración de los recursos empresariales, en actividades
de mercadeo y ventas, coordinar el trabajo de los colaboradores, ocuparse del trato
con el personal, de la relación con los proveedores con la entidad.

 LAS FUNCIONES ORGANIZATIVAS. - En calidad de asistente directo del jefe, la

secretaria o secretario eficiente debe ayudar a organizar el trabajo del superior y para
esto seleccionar las obligaciones propias del jefe, desviar las visitas inoportunas y
priorizar las que sean de interés empresarial, hacer de memoria del jefe para los
compromisos internos y externos.

También están las siguientes tareas:

o Preparar la agenda

o Concertar citas y reuniones

 ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN. - Los sistemas de comunicación se

basan en dos procedimientos básicos:

Comunicación oral: Seleccionar las llamadas y visitas

Comunicación escrita: Controlar sistemáticamente la correspondencia de

recepción y despacho mediante un registro para la selección, identificación,

clasificación, distribución y archivo.

2.2.4. ADECUACIÓN AL CARGO QUE DESEMPEÑA. - Las empresas tienen

también su propia “personalidad”, su propia cultura, sus políticas y valores, y por tanto
se debe cuidar que los nuevos ingresos se ajusten a estos aspectos.
De modo que si la empresa necesita llenar un cargo, este cargo tienen características
bien definidas y para asegurarse de que la persona cumpla con esas características,
se la debe evaluar.

Y es aquí donde entra en escena el examen psicológico. Al postulante se le envía a un

psicólogo especializado, pues éste es el profesional que por sus estudios tiene las
competencias para examinar a una persona y llegar a conocer con certeza sus rasgos
más relevantes.

Desde luego, el perfil psicológico mide las características que no aparecen en el

currículum. Si, por ejemplo, se necesita una secretaria para la gerencia de una
compañía estratégica, lo primero que pediríamos es que sea reservada. La postulante
podría ser técnicamente muy competente, pero si es una dama excesivamente
extrovertida, su perfil no concuerda con el cargo. O tratemos de imaginar un vigilante
que debe cuidar un polvorín y que sea un sujeto muy nervioso, que fume todo el día, y
que se le olviden las cosas.

La personalidad.- El departamento de recursos humanos de la empresa moderna debe

prestarle atención cuál debe ser el perfil, personalidad que debe cumplir la secretaria
ejecutiva en pro del desempeño de sus funciones que garantice operatividad eficaz al
gerente.

Además de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre seguridad

en sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia, habilidades que se tiene,
aunado al alcance repercusiones que genera los fundamentos básicos administrativos,
es necesario contar con otras características en donde este demostrada la asertividad,
confianza, autoestima, necesidades de logro, motivación, comunicación y trato.

La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo

de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos,
sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de
todas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.

Rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria:

 Físicos: Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa

agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.

 Mentales: Se exige un buen grado de cultura, la secretaria es una persona de

cierto nivel y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los
niveles culturales.
  Carácter: Lista de rasgos que con sentido común se podrá aplicar:

1. Cortés, respetuosa, sabe escuchar con atención.

2. Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones.

3. Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se

fía de la improvisación.

4. Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las

5. Segura, prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas.

6. Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa.

7. Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen
difícil el trato con el prójimo.

8. Optimista y alegre.

9. Discreta, honrada y honesta.

10. Servicial, fiel y leal a su jefe y a la empresa.

La personalidad es un aspecto muy valorado. Un 94% de empresas la consideran

fundamental para decidirse por un candidato u otro. Es necesario tener en cuenta que
la personalidad se demuestra en la manera de afrontar la entrevista; según los
expertos hay que ser positivo, agradable, sonriente y sobre todo proactivo. La falta de
ánimo, seguridad y pro actividad pueden echar atrás a un gran candidato.

2.3. CUALIDADES HUMANAS DEL (LA) PROFESIONAL SECRETARIA(O)

 Cualidades intelectuales: agilidad mental, inteligencia, capacidad de atención,

concentración, memoria, eficiencia y buena educación. Conocimiento de la

misión, visión y objetivos de la empresa.

 Cualidades y valores morales: amistad, respeto, honestidad, cumplir las

promesas, entusiasmo, discreción, lealtad, paciencia y sinceridad entre otras.

 Cualidades sociales: diplomacia, empatía, tolerancia, unidad, bondad, espíritu

de colaboración, solidaridad, compañerismo, cordialidad, equidad, liderazgo,
capacidad de trabajar en equipo y capacidad de dirigir, tenacidad, orden, simpatía,
cortesía, buen humor, adaptabilidad, flexibilidad y estabilidad emocional y dotes de
organización.
 Cualidades psicológicas: perseverancia, confianza en sí mismo (seguridad),
madurez, auto dominio, estabilidad emocional, equilibrio interno.

 Cualidades físicas: la apariencia personal, donde cuenta la vestimenta, zapatos,

accesorios, peinado, maquillaje, las manos, etc. La salud y los modales.

2.4. CÓDIGO DEONTOLÓGICO SECRETARIAL.- La sociedad contemporánea busca

una conciencia compatible con los principios éticos universales, que vaya acorde a las
circunstancias del desempeño laboral. Por lo cual es muy importante que la secretaria
(o) tenga principios éticos que ayuden en la toma de decisiones, además sean una
guía para mejorar sus relaciones personales y laborales.

Distinguiremos entre ética y deontología, aunque a veces se suelen utilizar como

sinónimos:

La ética profesional se centra ante todo en el bien; que es bueno hacer.

La deontología se ocupa de los deberes y obligaciones (deón en griego significa

deber), busca formular un conjunto de normas que se exigen que cumplan

todos los que ejercen una misma profesión.

La profesión se puede definir como una actividad ejercida por el ser humano,

caracterizada por:

1. Gran volumen de conocimientos especializados

2. Entrenamiento practico en aplicar dichos conocimientos.

3. Reconocimiento de responsabilidades ante la sociedad y el medio

ambiente.

Una profesión es ante todo un servicio a la sociedad, considerada como vocación pues
se espera que el profesional se dedique a su profesión de por vida, identificándose con
los ideales de su profesión.

Toda profesión consolidada dispone de unos principios éticos por los que se rige la
conducta de todos los profesionales que forman parte de ella. Estos principios se
estructuran y determinan en forma de Código Deontológico. Igual que ocurre con
abogados, médicos, psicólogos o trabajadores sociales, la profesión del Secretariado
tiene un Código Deontológico.

OBLIGACIONES PROFESIONALES ESPECÍFICAS.-

  De las relaciones con sus compañeros: Es obligación de todo/a secretario/a
prestar su colaboración a todos sus colegas, cuando sea necesaria su intervención
para que no se produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal
funcionamiento de la Entidad donde presta sus servicios.

La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus

compañeros.

 De las relaciones con la empresa: El/la secretario/a debe estar siempre

dispuesto a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocerá, asimismo, los
objetivos y política interna de la misma.

La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario e

incentivos y bonos que su Empresa destine a tal efecto, y le está prohibido aceptar
gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente
relacionadas con la transmisión de información.

El/la secretario/a al servicio de la Empresa tiene el deber de contribuir a la celeridad

del trabajo, no debiendo aceptar sugerencia sin coacciones para eludir su
cumplimiento.

 De la relación con su profesión: La secretaria debe cultivar sus aptitudes y

actualizar sus conocimientos, a fin de que su trabajo se ejecute al más alto nivel de
rendimiento.

Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo

personal como en su contribución a la Empresa.

La secretaria debe abstenerse de realizar ninguna práctica que pueda perjudicar la

reputación de su profesión. Ninguna secretaria se debe valer de su influencia sobre
sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener:

a) Ascensos no merecidos y, como consecuencia, mayor remuneración de la que

le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras
secretarias que por su experiencia, conocimientos y años de servicio lo tienen mejor
merecido.

b) Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del

secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.

Debe ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de

defender y enaltecer. Conseguir que se respete El Código Deontológico de su
profesión. En este sentido , es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo,
tanto para afirmar los valores contenidos en El Código como para ampararse en él, en
caso procedente.

En su comportamiento profesional ha de demostrar su honestidad, integridad

intelectual y lealtad. Se compromete concretamente a evitar todo comentario o
información falsa o engañosa. En sus relaciones con otras profesiones y con otras
actividades, el profesional ha de respetar las reglas y costumbres de estos
profesionales, siempre que estas costumbres no sean incompatibles con la ética de su
profesión.

 Del secreto profesional: La discreción es un elemento específico en las

relaciones externas y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el
secreto profesional.

La secretaria debe ser consciente de que la discreción es algo de importancia

fundamental en la manera en como es percibida en su entorno. Lo que para otros
miembros del colectivo pueden resultar faltas leves de respeto o convivencia
(comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos o tonos
de bufa; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria
es algo vinculado a su comportamiento profesional.

2.5. LAS RELACIONES SOCIALES

El respeto y entendimiento mutuos.- Muchas relaciones extra-laborales (sean efectivas

o no), pueden afectar a nuestro trabajo. Debemos saber distinguir estas relaciones a la
hora del trabajo. De lo contario podrían influir en nuestras relaciones con el resto de
los compañeros e incluso en nuestro propio trabajo.

Respete para ser respetado. Ciertas manifestaciones pueden resultar una falta de
respeto por el trabajo de sus compañeros. Hay que saber valorar el trabajo
independientemente de la persona que lo realiza, evitando valoraciones personales.
Se puede ser un estupendo profesional en una materia, pero poco agradable o incluso
maleducado.

“Hay que saber valorar el trabajo con independencia de la persona que lo

realiza”

El tratamiento.- Si, pasamos la mayor parte del día trabajando pasamos la mayor parte
de nuestras horas con los compañeros. Independientemente de nuestra relación
exterior con ellos (conocido, familiar, amigo, pareja…) debemos mantener una relación
cordial con ellos, que se ven muchas horas al día. El trato suele ser muy cercano (más
que con los jefes o subordinados), debido, generalmente, a la igualdad de categoría
dentro de la empresa. El trato diario hace que muchas relaciones laborales acaben en
amistad o en relacione afectivas (algo más que amistad).

El horario.- La secretaria en cuanto a horarios debe ser una persona puntual llegar
siempre a tiempo a cualquier actividad, más aún siento la empresa o institución la
anfitriona, esto quiere decir cuando se dice que la reunión empezara a las 8:00 se
debe comenzar a esa hora pues es el horario que se indicó; de aquí empieza la
seriedad de una institución, se debe cumplir con los horarios establecidos.

Las responsabilidades.- Cuando se asume un trabajo se tiene que tomar muy en

cuenta la responsabilidad que recae en una persona, además se debe tener en cuenta
el manual de funciones para poder ejercer de mejor manera su trabajo, cuando un
empleado demuestra responsabilidad en el ejercicio de sus funciones laborales se
empieza a confiar en esa persona. Y muchas veces se p uede otorgar mayores
responsabilidades. La secretaria asume muchas responsabilidades, pues su cargo lo
requiere así.

2.5.1. EN EL ENTORNO LABORAL CON EL PÚBLICO INTERNO, EXTERNO Y

MIXTO

 Las relaciones con el jefe. - El trato con nuestros jefes ha dejado de ser, en la

actualidad, una relación tan rígida y formal como en épocas pasadas, aunque en
determinadas profesiones y sectores aún se mantienen. No obstante, esta mejora en
el trato, no debe dar pie a confundir cordialidad con familiaridad. Debemos saber

respetar con un mínimo de educación el trato debido al cargo. Una buena relación con
los jefes hará más cordial nuestro ambiente de trabajo, y esto es muy conveniente si
tenemos en cuenta el número de horas al día que pasamos trabajando.

Hay que tener en cuenta, que más de la mitad del día la pasamos bajo las órdenes de
un jefe o superior. Las relaciones por este motivo deben ser lo más fluidas posibles.
Aunque tengamos mucha confianza con nuestro jefe, tendremos que saber mantener
una distancia en el trato, y sobre todo cuando nos encontramos delante de terceras
personas. El jefe, también tratará con respeto a los empleados sin pisotear o humillar a
sus empleados. Mandar bien es muy difícil. Un fuerte autoritarismo puede crear un
ambiente de trabajo muy crispado e incómodo.

“La categoría humana se demuestra sabiendo mandar”.

Las relaciones externas del jefe.- El respeto y el entendimiento deben ser mutuos. En
la secretaria deben primar la seriedad, el respeto y el cumplimiento de las tareas que
su superior le encomiende.

La secretaria tendrá que establecer con su jefe una relación de colaboración positiva y
afrontarla con entusiasmo y convicción, pues no deberá olvidar que su primera y
principal función es la atención y ayuda a su jefe en el trabajo. Debe acostumbrarse lo
más pronto posible a sus hábitos y métodos de trabajo y aceptarlos sin discusión. De
la misma forma debe aceptar su carácter, aunque éste no sea fácil siempre,
recordando que la forma de evitar posibles tensiones es actuando con cortesía y
paciencia.

En cuanto al tratamiento, cuando se dirige a su jefe, lo hará tratándolo de usted,

aunque él la tutee. La secretaria nunca se debe tomar excesivas confianzas con su
jefe.

Con la familia y los amigos de su jefe, la secretaria deberá usar toda su diplomacia. En
ocasiones, además de las relaciones con él, deberá tratar con sus familiares, su
esposa, sus hijos, sus amigos, etc. Su superior vive entre dos ambientes que ha de
saber diferenciar: el privado y el profesional.

Las relaciones con los compañeros.- La secretaria del jefe ocupa un cargo relevante
dentro del organigrama de la empresa, de modo que debe mantener buenas
relaciones con los compañeros y crear lazos de camaradería, evitando los excesos de
confianza. Para ello es necesario que haya un espíritu de colaboración y una perfecta
convivencia. No puede aprovecharse de su condición para descargar su trabajo en
terceras personas. Antes, al contario, debe colaborar espontáneamente con los
compañeros de trabajo en caso de que se encuentren en alguna dificultad.

Ser la secretaria del jefe no da derecho a tratar con superioridad y soberbia al resto de
los colegas.

Siempre consigue mayor colaboración quien se muestra paciente, cortés, amable y

sonriente. La secretaria es la intermediaria ideal con los inferiores jerárquicos del jefe,
por lo tanto debe trasmitir todos los mensajes sin mezclar ningún tipo de simpatía o
antipatía personal y guardar para sí cualquier tipo de confidencia que le haya hecho su
jefe acerca de ellos, aunque sea positiva.

La secretaria debe escuchar con atención a todo aquel que tenga algo que decirle y
demostrar interés. Debe tener cuidado de no decir siempre lo que piensa, puede
generar enemigos.
Tampoco debe juzgar a los demás negativamente si no está de acuerdo con sus idea
s; lo más adecuado es la discreción, así mejorara la convivencia con ellos, el trato
cordial sin excesivas confianzas, creará un mejor ambiente.