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Tablas Dinámicas

BY WALTER RAMOS

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2022

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Tablas Dinámicas

Tablas Dinámicas En Excel

Una tabla dinámica es un resumen de datos estadísticos que se obtienen de otro

conjunto de datos de mayor tamaño.

Esos datos resumidos pueden tener cálculos como la suma, la cuenta, el promedio u otro
tipo de cálculo que se obtendrá automáticamente al momento de agrupar los datos de
origen.

Se les llama tablas dinámicas porque no tienen una estructura fija, sino que podemos
organizarlas de una u otra manera hasta encontrar información útil en los datos.

¿Qué es una tabla dinámica?

En palabras simples, podemos decir que una tabla dinámica es un reporte flexible, es
decir, un reporte donde podremos cambiar fácilmente las columnas y las filas que
queremos visualizar en pantalla.

Dicho reporte será tan flexible que también podremos elegir el tipo de cálculo que se
realizará sobre los datos de origen y todo eso sin la necesidad de escribir una sola
fórmula.

Frecuentemente encontrarás en la literatura impresa y en Internet que las tablas

dinámicas también son conocidas como “tablas pivote” por su nombre en inglés (pivot
tables).

¿Cuándo usar una tabla dinámica?

Es muy probable que ya estés familiarizado con el uso de fórmulas en Excel y su uso en
la creación de reportes. No hay nada de malo con ese tipo de reportes, pero su
desventaja es que una vez que los hemos creado, su estructura permanecerá fija.

Imagina una situación en la que has creado un reporte que resume las ventas de la
empresa en las diferentes regiones del país. En seguida te solicitan crear otro reporte
donde se muestran las ventas de cada producto en cada región del país.

Finalmente, te piden un tercer reporte donde se puedan visualizar las ventas de cada
producto, pero en cada ciudad del país en lugar de la región.

Aunque cada uno de los reportes está basado en los mismos datos, deberás invertir
tiempo en la creación de las fórmulas y en la aplicación del formato adecuado a cada
reporte.

Las tablas dinámicas son ideales para un escenario como el descrito anteriormente ya
que con solo usar el ratón podrás crear cada uno de los reportes sin la necesidad de
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crear una sola fórmula.

Las tablas dinámicas serán de gran ayuda para aquellos usuarios de Excel que invierten
gran cantidad de tiempo en la creación de reportes que están basados en los mismos
datos de origen.

Tutorial de tablas dinámicas

A continuación, encontrarás una lista de artículos que profundizan en el tema de tablas

dinámicas en Excel, desde los conceptos básicos hasta ayudarte a hacer un análisis
exitoso de tus datos.

Un filtro es una manera rápida y fácil de buscar información en tu hoja de cálculo y así
poder trabajar sobre ella.

Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo de una gran empresa y necesitas encontrar
las ventas de algún empleado, en ese momento, aplicas el filtro, para evitar buscar
manualmente en toda la hoja.

Y te preguntarás:

¿Cómo se hace eso?

No comas ansías, en los siguientes párrafos te contaremos el secreto. Cuando aplicas

un filtro, Microsoft Excel te muestra solo las celdas que cumplen con tu criterio de
búsqueda y lo hace ocultando temporalmente las celdas que no necesitas.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel?

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas en Excel y siempre
serán de mucha utilidad al momento de analizar nuestros datos.
La creación de una tabla dinámica es una tarea sencilla, pero es importante conocer
todos los detalles de este proceso para obtener el máximo provecho.
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Preparación de los datos

Es importante que antes de crear una tabla dinámica te asegures de tener datos
tabulares, es decir, datos que están organizados en filas y columnas donde cada
columna tiene un título.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de datos tabulares.

Una vez que tenemos nuestros datos en el formato adecuado, podremos crear
fácilmente la tabla dinámica.
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Crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica seguimos los siguientes pasos:

1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.

2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tabla dinámica que está dentro del
grupo Tablas.

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica y aceptamos los valores

predeterminados.
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4. Se creará una nueva hoja con una tabla dinámica en blanco.

En este punto hemos creado la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía, y
tendremos que configurar los campos que se mostrarán en el informe.

Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se muestra sobre las celdas de nuestra
hoja, puedes leer la siguiente leyenda que nos indica la manera de crear el informe:
“Para generar un informe, elija los campos de la lista de campos de la tabla dinámica”.
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El panel campos de tabla dinámica

En la parte derecha de la ventana de Excel se mostrará el panel Campos de tabla

dinámica que tendrá la lista de todos los campos que podemos elegir para crear el
informe.

Los campos de nuestro interés tendrán que ser arrastrados a alguna de las cuatro áreas
que se muestran en la parte inferior del panel.
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Para este ejemplo, arrastraré el campo Marca hacia el área Columnas, el campo
Vendedor hacia el área Filas y el campo Total hacia el área Valores y una vez realizados
estos cambios tendremos listo nuestro informe tal como se observa en la siguiente
imagen:
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Los números que observas en la parte central de la tabla dinámica son el resultado de
calcular la suma de todas las filas en los datos de origen y dicho cálculo se ha realizado
de manera automática sin la necesidad de que ingresemos una fórmula.

Este tipo de tablas las conocemos como dinámicas porque podemos elegir cualquier
campo de la lista y colocarlo en cualquiera de las áreas que se encuentran en la parte
inferior del panel derecho: Filtros, Columnas, Filas o Valores.
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También podemos mover los campos aún después de haber creado la tabla dinámica,
por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra que he arrastrado el campo Vendedor
al área Columnas y el campo Marca hacia el área Filas.

Como resultado tendremos los nombres de los vendedores en los encabezados de

columna y las marcas como los encabezados de filas.

Tablas dinámicas recomendadas

Además del proceso descrito anteriormente, podemos crear una tabla dinámica usando
el comando Tablas dinámicas recomendadas con los siguientes pasos:

1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.

2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tablas dinámicas
recomendadas que está dentro del grupo Tablas.
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3. Se mostrará un cuadro de diálogo con una lista de tablas dinámicas que

podremos crear con solo seleccionarla y pulsar el botón Aceptar.

4. Se creará una nueva hoja que incluirá la tabla dinámica que hayamos
seleccionado en el paso anterior.

Aunque es poco frecuente usar esta alternativa para crear nuestras tablas dinámicas, la
realidad es que es un buen ejercicio para aquellos usuarios que son nuevos en el uso de
las tablas dinámicas ya que nos permitirá visualizar una amplia gama de opciones que
tenemos disponibles.

La creación de tabla dinámicas es un proceso fácil de llevar a cabo y lo importante será

aprender a usar las configuraciones disponibles que nos permitirán hacer un análisis
profundo de los datos.
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Partes de una tabla dinámica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la

hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar
dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

• Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la
tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.
• Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.
• Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
• Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla
dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra
vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas,
filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los
datos de la tabla dinámica.
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Dar formato a una tabla dinámica

Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente
como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para
aplicar formato a una tabla dinámica.

La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla
dinámica para que se muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos.

• Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla

dinámica, así como modificar aspectos básicos de diseño.

• Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten

restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo
a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se
mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

• Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la

tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre
la tabla.
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Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los
estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente
a la tabla dinámica.
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Formato de valores en una tabla dinámica

En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados
de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado.
Solamente sigue los siguientes pasos:

Supongamos la siguiente tabla dinámica:

Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de

diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:
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Filtrar una tabla dinámica

Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla

dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte
como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y

solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para
indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.
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Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el
botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica.

Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la
opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.
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Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se

aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

Segmentación de datos en tablas dinámicas

La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel

2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta
manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna.

En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer
clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

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En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la
tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.
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Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones

seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el
botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo
cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.
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Modificar campos de una tabla dinámica

Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar
los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con
tan solo arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinámica

Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que se

encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer
clic en cualquier celda de la tabla dinámica.
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Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla
con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha
Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinámica

Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el
puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el
campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la
opción Quitar campo.

Mover un campo de una tabla dinámica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo de
un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú que
permiten mover el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro de
informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de columna o Mover a valores.
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Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinámica

Finalmente, para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos
hacia el área deseada. También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual
hará que sea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica

De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales
y subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesites
utilizar alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos.

Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el
campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:
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En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

• Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si

el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
• Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
• Máx. Obtiene el valor numérico más alto.
• Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.
• Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún
campo de texto será ignorado.
• Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico.
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• Desvest. Obtiene la desviación estándar.

• Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población.
• Var. Calcula la varianza de una muestra.
• Varp. Calcula la varianza en función de la población.
•
Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo
seleccionado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinámica

Es probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de

ubicación y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinámica. A
continuación, unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.

Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que
se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el cual te

permitirá ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinámica.