Tablas Dinámicas - WalterExcel
Tablas Dinámicas - WalterExcel
Tablas Dinámicas - WalterExcel
Tablas Dinámicas
BY WALTER RAMOS
WalterExcel
2022
1
WalterExcel
Tablas Dinámicas
Esos datos resumidos pueden tener cálculos como la suma, la cuenta, el promedio u otro
tipo de cálculo que se obtendrá automáticamente al momento de agrupar los datos de
origen.
Se les llama tablas dinámicas porque no tienen una estructura fija, sino que podemos
organizarlas de una u otra manera hasta encontrar información útil en los datos.
En palabras simples, podemos decir que una tabla dinámica es un reporte flexible, es
decir, un reporte donde podremos cambiar fácilmente las columnas y las filas que
queremos visualizar en pantalla.
Dicho reporte será tan flexible que también podremos elegir el tipo de cálculo que se
realizará sobre los datos de origen y todo eso sin la necesidad de escribir una sola
fórmula.
Es muy probable que ya estés familiarizado con el uso de fórmulas en Excel y su uso en
la creación de reportes. No hay nada de malo con ese tipo de reportes, pero su
desventaja es que una vez que los hemos creado, su estructura permanecerá fija.
Imagina una situación en la que has creado un reporte que resume las ventas de la
empresa en las diferentes regiones del país. En seguida te solicitan crear otro reporte
donde se muestran las ventas de cada producto en cada región del país.
Finalmente, te piden un tercer reporte donde se puedan visualizar las ventas de cada
producto, pero en cada ciudad del país en lugar de la región.
Aunque cada uno de los reportes está basado en los mismos datos, deberás invertir
tiempo en la creación de las fórmulas y en la aplicación del formato adecuado a cada
reporte.
Las tablas dinámicas son ideales para un escenario como el descrito anteriormente ya
que con solo usar el ratón podrás crear cada uno de los reportes sin la necesidad de
WalterExcel
Un filtro es una manera rápida y fácil de buscar información en tu hoja de cálculo y así
poder trabajar sobre ella.
Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo de una gran empresa y necesitas encontrar
las ventas de algún empleado, en ese momento, aplicas el filtro, para evitar buscar
manualmente en toda la hoja.
Y te preguntarás:
Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas en Excel y siempre
serán de mucha utilidad al momento de analizar nuestros datos.
La creación de una tabla dinámica es una tarea sencilla, pero es importante conocer
todos los detalles de este proceso para obtener el máximo provecho.
WalterExcel
Es importante que antes de crear una tabla dinámica te asegures de tener datos
tabulares, es decir, datos que están organizados en filas y columnas donde cada
columna tiene un título.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de datos tabulares.
Una vez que tenemos nuestros datos en el formato adecuado, podremos crear
fácilmente la tabla dinámica.
WalterExcel
En este punto hemos creado la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía, y
tendremos que configurar los campos que se mostrarán en el informe.
Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se muestra sobre las celdas de nuestra
hoja, puedes leer la siguiente leyenda que nos indica la manera de crear el informe:
“Para generar un informe, elija los campos de la lista de campos de la tabla dinámica”.
WalterExcel
Los campos de nuestro interés tendrán que ser arrastrados a alguna de las cuatro áreas
que se muestran en la parte inferior del panel.
WalterExcel
Para este ejemplo, arrastraré el campo Marca hacia el área Columnas, el campo
Vendedor hacia el área Filas y el campo Total hacia el área Valores y una vez realizados
estos cambios tendremos listo nuestro informe tal como se observa en la siguiente
imagen:
WalterExcel
Los números que observas en la parte central de la tabla dinámica son el resultado de
calcular la suma de todas las filas en los datos de origen y dicho cálculo se ha realizado
de manera automática sin la necesidad de que ingresemos una fórmula.
Este tipo de tablas las conocemos como dinámicas porque podemos elegir cualquier
campo de la lista y colocarlo en cualquiera de las áreas que se encuentran en la parte
inferior del panel derecho: Filtros, Columnas, Filas o Valores.
WalterExcel
También podemos mover los campos aún después de haber creado la tabla dinámica,
por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra que he arrastrado el campo Vendedor
al área Columnas y el campo Marca hacia el área Filas.
Además del proceso descrito anteriormente, podemos crear una tabla dinámica usando
el comando Tablas dinámicas recomendadas con los siguientes pasos:
4. Se creará una nueva hoja que incluirá la tabla dinámica que hayamos
seleccionado en el paso anterior.
Aunque es poco frecuente usar esta alternativa para crear nuestras tablas dinámicas, la
realidad es que es un buen ejercicio para aquellos usuarios que son nuevos en el uso de
las tablas dinámicas ya que nos permitirá visualizar una amplia gama de opciones que
tenemos disponibles.
• Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la
tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.
• Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.
• Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
• Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla
dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra
vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas,
filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los
datos de la tabla dinámica.
WalterExcel
Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente
como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para
aplicar formato a una tabla dinámica.
La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla
dinámica para que se muestre.
Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los
estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente
a la tabla dinámica.
WalterExcel
En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados
de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado.
Solamente sigue los siguientes pasos:
Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para
indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.
WalterExcel
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el
botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer
clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.
En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la
tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.
WalterExcel
Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo
cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.
WalterExcel
Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar
los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con
tan solo arrastrar los nuevos campos.
Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla
con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha
Opciones.
Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el
puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el
campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la
opción Quitar campo.
Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.
Finalmente, para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos
hacia el área deseada. También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual
hará que sea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.
De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales
y subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesites
utilizar alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos.
Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el
campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:
WalterExcel
Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que
se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.