SIG-PG-18

ASIGNACIÓN DE MATERIALES, EPPS Y EQUIPOS Versión 05

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Christian Tamariz / Geoffrey

Carmelino/ Shirley Nakazaki Erick Gómez Antonio Robles Zapata
Jefe de Almacén/Coordinador de Coordinador SIG Gerente General
mantenimiento/Coordinadora Técnico
comercial de SSGG

Fecha: 21/06/2024 Fecha: 21/06/2024 Fecha: 24/06/2024

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la asignación de materiales, Maquinarias y EPPS en la instalación de servicios.

2. ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable a la atención de requerimientos de las áreas operativas para instalar y/o
ejecutar nuevos servicios.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3.1. TR (Términos de Referencia)
3.2. Requerimientos de Materiales
3.3. Pedidos de Almacén
3.4. Fichas técnicas, Hojas de seguridad.
3.5. Orden de Servicio / Orden de Trabajo
3.6. ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018
3.7. SIG-PG-25.01 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales y Otros Requisitos
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Gerente de Operaciones:
 Planificar, organizar, dirigir y controlar el proceso asignación de materiales en la instalación de
servicios.
4.2 Coordinador de Logística / Coordinador de Mantenimiento:
 Monitorea el cumplimiento del presente procedimiento, analiza los indicadores y toma las
decisiones pertinentes.
4.3 Analista de Almacén / Coordinador de Mantenimiento:
 Controla la preparación de los materiales requeridos para la instalación de los servicios según los
requerimientos y pedidos de almacén generados.
4.4 Programador de Distribución:
 Ejecutar el procedimiento de distribución cuidando la correcta manipulación de los materiales y
exactitud en los despachos, en coordinación con el área de operaciones.
4.5 Auxiliar de Almacén:
 Apoya en la digitación de la documentación requerida y su correcto archivado.
4.6 Almacenero:
 Realizar la carga y despacho respetando los procesos decididos por el coordinador, cuidando se respeten
los registros en documentación pertinente.

5. DEFINICIONES

“La información de este documento es confidencial. Su reproducción sólo está permitida previa autorización de la
organización”.
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5.1 Término de Referencia (TR): Documento que presenta datos del cliente y del servicio a instalar
conforme al contrato y/o propuesta técnico-económica.
5.2 Materiales: Productos, implementos, indumentaria y cualquier otro activo de la empresa ubicados en los
Almacenes
5.3 EPPS: Equipo de Protección Personal.
5.4 Equipo: Equipos y Maquinas que se usan para la realización del servicio, tales como: Lustradora,
Aspiradora, Bombas sumergibles, barredoras, carritos porta implementos, etc.
5.5 Instalación: Actividad que da inicio al servicio según se detalla en el acta de instalación

6. DESARROLLO
6.1. SERVICIOS DE LIMPIEZA
6.1.1. Asignación de materiales y EPPS para instalación de servicios en Lima
Metropolitana y Callao
a. La entrada al proceso se genera cuando el área comercial remite el TR al área de logística
b. El Coordinador de logística revisa detalles del TR como referencia, a fin de poder hacer las
provisiones necesarias para asegurar el abastecimiento de materiales Y EPPS.
c. Posteriormente el área comercial genera y aprueba los Requerimientos de materiales en el
sistema Orquesta (Tanto para materiales como para EPPS) y luego comunica al área de
almacén.
d. Para los EPPS, el asistente de Operaciones genera el requerimiento de EPPS, los cuales son
despachados junto con los materiales.
e. Si hay stock suficiente, el coordinador de almacén asigna de su grupo de almaceneros a los
responsables de preparar los materiales Y EPPS de cada requerimiento.
f. El auxiliar de almacén emite la Guía de Remisión por cada requerimiento,
g. Una vez listos los despacho, el coordinador de almacén comunica al programador de
distribución para que embarque los materiales al lugar acordado con el área de operaciones.
h. El Supervisor y/o coordinador de operaciones asignado al servicio a instalarse entrega los
materiales y al cliente quien firmará la Guía de Remisión de SSAYS. Así mismo hace la entrega
de EPPS a los trabajadores y les hace firmar el Registro SST-FO 11: Entrega de Equipos de
Protección Personal, este registro permanecerá en la Unidad hasta que el trabajador permanezca
laborando.
i. El Supervisor y/o coordinador será responsable de entregar la Guía firmada por el cliente al
coordinador de almacén.
j. El auxiliar de almacén se encarga del archivo de los documentos generados (guía de remisión).
k. En el caso de Uniformes, se inicia la atención con un Pedido de Almacén generado por el área
de Reclutamiento y Selección, mediante el sistema Orquesta. Cada personal asignado al
servicio, se acerca al almacén para recoger su Uniforme y debe de firmar un cargo de la entrega
del mismo. Estos PA firmados por el trabajador deben de ser archivados, por el Auxiliar de
Almacén.

6.1.2. Asignación de materiales y EPPS para Instalación de Servicios en Provincias

a. Con el Requerimiento de Materiales aprobados, el Coordinador sigue el mismo
procedimiento que se realiza para la atención de requerimientos para Lima. El auxiliar de
almacén informa al courier sobre los despachos listo para
su embarque. Los cuales son los Pdtos. embalados y rotulados según Requerimiento con
sus respectivas guías.
b. El Programador de distribución gestiona con el proveedor transportista para el recojo de
los materiales y Epps en el almacén de SSAYS.
“La información de este documento es confidencial. Su reproducción sólo está permitida previa autorización de la
organización”.
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c. El transportista efectúa el recojo.
d. El analista de almacén comunica el embarque a su jefatura y áreas interesadas. Así mismo hace el
seguimiento de la entrega de cada despacho a su lugar de destino.

6.1.3. Asignación de Equipos para Instalación de servicios en Lima Metropolitana y el

Callao
a. El área Comercial remite el TR al área de Mantenimiento, con esta entrada se inicia el
proceso.
b. El Coordinador de Mantenimiento revisa detalles del TR a fin de ver si se cuenta en stock con
máquinas de las características indicadas en el TR.
c. De tener stock se prepara la máquina para asignarla al cliente. De no haber stock se genera
una PA que se envía al área de Logística para que gestionen el pedido de compra.
d. Cuando se llega la compra, el Coordinador de mantenimiento es el responsable de la revisión y
asigna a un técnico para que realice la revisión y/o ensamblado de la máquina.
e. El área de contabilidad procede a inventariar las maquinas como activo de la empresa, y asigna las
placas con los códigos correspondientes que serán los que identificarán a la máquina durante toda
su existencia.
f. El Asistente de mantenimiento emite la Guía de Remisión por cada Máquina.
g. El técnico asignado procede a embalar y rotular la Maquina según sede a la que se ha destinado.
h. EL Coordinador de mantenimiento mediante correo comunica a Operaciones y Comercial, que la
máquina Embalada y rotulada, lista para despacho, está disponible para que la recojan,
dependiendo la disponibilidad coordina con el área de P&P la habilitación de una
movilidad para la entrega de la máquina.
i. El coordinador de mantenimiento recibe las máquinas y se encarga de coordinar con almacén para el
despacho conjunto con los materiales.
j. El Supervisor y/o coordinador de operaciones recepcionara las guías de las máquinas que hará
firmar al cliente al momento de la Instalación.
k. El Supervisor y/o coordinador de operaciones será responsable de entregar la Guía firmada
por el cliente al Asistente de mantenimiento y se encarga del archivo de los documentos
generados.

6.1.4. Asignación de Máquinas para Instalación de Servicios en Provincias

a. Se sigue el mismo procedimiento para lima, establecidos en el presente procedimiento en el
ítem 6.1.3 del punto “a” a la “f”.
b. El técnico asignado, procede a embalar con cajas de cartón las máquinas y rotularlas para
asegurarse su conservación durante el traslado a provincia. Así mismo se preparan las guías para
el traslado
c. El coordinador envía comunicación a Logística para que el Courier recoja la máquina.
d. El coordinador gestiona con el proveedor transportista para el recojo de las máquinas,

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organización”.
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e. El transportista efectúa el recojo y se le entrega las guías para que las retorne firmadas por el
cliente. A su vez el transportista entrega una guía como constancia de entrega de la máquina.

6.2. SERVICIOS GENERALES

6.2.1. Asignación de materiales y EPPS para instalación de servicios en Lima
Metropolitana y Callao.
a.Este proceso se inicia con la emisión y aprobación (Coordinadora técnico comercial de
SSGG) de Requisición de Materiales en el Orquesta, aprobado por comercial, se
informa por correo al analista de almacén) de Logística para su atención.
b. Luego de la Gestión necesaria para contar con los materiales completos, Almacén entrega
materiales con una guía de remisión.
c. Al Término del día el coordinador técnico de SSGG verifica los materiales y productos de
las OT para el día siguiente, dicho control se registra en el Check List previo al
servicio SSGG.
Nota 1: La Entrega de EPPS, se realiza al ingreso del personal y esta descrita en el proceso
de Reclutamiento y selección. Los cambios de EPPS, se realizan según procedimiento del área
de Seguridad: SST-PS-16 Entrega de EPP

6.2.2. Asignación de máquinas o equipos

a. Una vez aprobada la OT por la Coordinadora técnico comercial de SSGG, asigna en el
sistema las maquinas a utilizar para el servicio.
Para casos de servicios permanentes la coordinadora comercial de SSGG genera el TR y envía un
mensaje de alerta al área de mantenimiento, con lo cual se inicia la asignación de máquinas, para
esto el asistente de mantenimiento realiza la generación de la guía de remisión (documento
utilizado para el traslado de los equipos)
envía un mensaje de alerta al área de mantenimiento, con lo cual se inicia la asignación de
máquinas, para esto el asistente de mantenimiento realiza la generación de la guía de remisión
(documento utilizado para el traslado de los equipos) y para la asignación de los equipos
de acuerdo a lo descrito en la OT.
b. El área de mantenimiento es responsable de asignar equipos perfecto estado de mantenimiento
y operatividad y rotuladas.
c. Las guías de remisión elaborada consigan el número de máquina asignada para cada servicio
programado.
d. El coordinador técnico comercial de SSGG verifica que las maquinas estén de acuerdo a la OT,
rotulas y operativas y lo registra en el Check List previo al servicio SSGG.

NOTA: Para los equipos de lavado de alfombras, sillas, trabajos en altura y mantenimiento de áreas
verdes el asistente de SSGG genera la guía, para otro tipo de máquinas el coordinador técnico
comercial de SSGG notifica por correo para que el área de mantenimiento se encarga del destaque
y generación de guías

6.3. SERVICOS DE SANEAMIENTO

6.3.1. Asignación de materiales para instalación de servicios en Lima
Metropolitana y Callao.
a. Este proceso se inicia con la entrega de la copia de la OT interna, al técnico
dosificador de insumos, quien de acuerdo a la información descrita en dicha OT inicia con
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organización”.
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la preparación de los materiales y productos.
b. Los materiales y productos son guardado en las respectivas maletas, los cuales deben
de llevar el siguiente rotulo: Nro de OT, nombre del cliente.
c. Al Termino del día el coordinador operativo de saneamiento verifica de manera

aleatoria los materiales y productos de las OT para el día siguiente, dicho control se
registra en el reporte de servicios programados para el día siguiente; en
ausencia del coordinador, dicha actividad lo realiza el técnico dosificador de insumos.
d. El abastecimiento de materiales y productos al área de dosificación se realiza, por medio de la
generación (técnico dosificador), verificación (coordinador operativo) y aprobación (Jefe de
Operaciones de Saneamiento) de un pedido de almacén, dicho pedido se genera en el sistema
Orquesta. Este pedido de almacén se genera de manera semanal o cuando sea necesario.
e. Una vez aprobado el pedido, el sistema ORQUESTA envía una alerta a almacén, para la gestión
respectiva de su atención, dicha atención se realiza en un plazo máximo de 72 horas.
f. Con el Pedido de Almacén el Coordinador de Almacén verifica si cuenta con stock, de no hacerlo
envía una OC para su atención en un plazo max. De 48 horas por el área de compras.
g. Con el pedido completo el área de Almacén entrega los Materiales y Pdtos al área de
Saneamiento.
h. En caso de NO contar con el Pedido completo y con la aceptación del área de
Saneamiento se puede proceder a entregas parciales. Se detallará en el Sistema Orquesta estas
entregas parciales, el Pedido se dará por atendido cuando se complete la entrega de todos los Item
del Pedido de Almacén.
Nota 2: El Área de Logística verifica su Stock semanalmente y envía un reporte al área de
saneamiento, que estará a cargo del Almacenero designado por el Coordinador de Almacén. Este
reporte incluye fechas de vencimiento de los Pdtos. El Jefe Operaciones de Saneamiento será
responsable de la rotación adecuada de los Insecticidas en base a las fechas de Vencimiento y
necesidades del servicio.

6.3.2. Asignación de materiales para Instalación de Servicios en Provincias

a. El proceso inicia cuando el Área de Saneamiento solicita a través de un Requerimiento de
Materiales, productos para que se envíen a provincias para la atención de sus servicios. Se da
la alerta a Almacén para la atención.
b. EL Coordinador de Almacén verifica stock, de no haberlo genera una OC, la cual será atendida
en un plazo promedio de 72 horas. Una vez que se tenga completo los productos solicitados por el
requerimiento, se comunica al Supervisor a cargo del servicio, para que ellos verifiquen si estos
están conforme a su solicitud.
c. Una vez dada la conformidad por el supervisor de saneamiento, se prepara el pedido;
embalándolo y rotulándolo.
d. El programador de distribución informa al área de compras sobre los despachos listo para su
embarque.
e. El área de compras gestiona con el proveedor transportista para el recojo de los materiales y
EPPS en el almacén de SSAYS.
f. El transportista efectúa el recojo.
g. El coordinador de almacén comunica el embarque a su jefatura y áreas interesadas.

6.3.3. Asignación de EPPS para técnicos de fumigación en los servicios

de Lima Metropolitana
a. La entrega de EPPS se realiza a la entrada del personal mediante correo del área de selección
“La información de este documento es confidencial. Su reproducción sólo está permitida previa autorización de la
organización”.
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al área de seguridad y salud en el trabajo donde indican los datos completos de los trabajadores
(Nombres, DNI y tallas de uniforme). El área de seguridad y salud en el trabajo es el responsable
de realizar por pedido de almacén el requerimiento de EPPS a los técnicos de fumigación nuevos.
El área de despacho tiene un plazo de 2 días para realizar la entrega completa de los EPPS
requeridos al Área de seguridad y salud en el trabajo.

Nota 3: Los pedidos de almacén se hacen de forma individual por nombre de técnico que se le va
asignar los EPPS, y el área de seguridad debe de enviar un correo al área de almacén de los
pedidos aprobados para su atención.
b. Los técnicos de fumigación deben acercarse al área de seguridad y salud en el trabajo para
recoger sus EPPS y firmar el registro de entregas de EPPS SST-FO-11 Registro de
equipos de seguridad y emergencia –EPP.
c. Para los cambios y renovaciones de EPPS es el área de seguridad quien determina la necesidad
de cambio mediante las inspecciones mensuales de EPPS que realizan. El proceso de solicitud
y entrega es del mismo especificado en los puntos a y b.

6.3.4. Asignación de máquinas o equipos

a. Una vez aprobada la OT, el sistema envía un mensaje de alerta al área de
mantenimiento, con lo cual se inicia la asignación de máquinas, para esto el asistente de
mantenimiento realiza la generación de la guía de remisión (documento utilizado para el traslado de
los equipos) y para la asignación de los equipos de acuerdo a lo descrito en la OT.
b. El área de mantenimiento es responsable de asignar equipos perfecto estado de mantenimiento
y operatividad.
c. Las guías de remisión elaborada consigan el número de máquina asignada para cada servicio
programado.
d. Al final del día el área de mantenimiento entrega al área de Programación y Planeamiento las guías
de remisión generadas para los servicios del día siguiente, el asistente de Programación verifica
que estas estén completas de acuerdo a la OT lo cual se evidencia en un cuaderno de cargo del área
de mantenimiento como control de los mismos.

Nota 4: Durante todo el proceso los colaboradores deben de asegurarse de realizar sus actividades
cumpliendo las medidas de SSOMA establecidas en su IPERC y en la Matriz IA, tanto propias como
las del cliente si así se requiere.

7. REGISTROS A GENERAR
7.1. Guias de Remisión Serie 001 y Serie 003
7.2. Registro de Incidencia de entrega
7.3. Reporte diario de programa de despachos y resultado de despachos.
7.4. Ficha de Registro y Control de Activos Fijos

8. CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR

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organización”.
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N° DE
UBICACIÓN DEL CAMBIO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
PÁGINA
3. Documentos de Se agregó:
1
Referencia 3.6 ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018

3.7 SIG-PG-25.01 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos

Legales y Otros Requisitos
4.Responsabilidades 4.3 Analista de almacén
5.Definiciones Se retiró:
2
5.6 ADS: Administrador de Servicio
6.1.1 Asignación de Se retiró:
2
materiales y EPPS para h, i La palabra ADS
instalación de servicios en
Lima Metropolitana y Se agregó:
Callao h, i. La palabra el Supervisor y/o coordinador de operaciones
j. (guía de remisión).
6.1.2 Asignación de Se agregó:
3
materiales y EPPS para a. El auxiliar de almacén informa al courier sobre los despachos listo para su
Instalación de Servicios en
Provincias embarque.
b. El Programador de distribución gestiona con el proveedor transportista
para el recojo de los materiales y Epps en el almacén de SSAYS
d. El analista de almacén comunica el embarque a su jefatura y áreas
interesadas

3 6.1.3 Asignación de Equipos Se agregó:

para Instalación de servicios c. De no haber stock se genera una PA que se envía al área de Logística
en Lima Metropolitana y el
Callao para que gestionen el pedido de compra.
h. dependiendo la disponibilidad coordina con el área de P&P la
habilitación de una movilidad para la entrega de la máquina.
i. El coordinador de mantenimiento
j. El Supervisor y/o coordinador de operaciones recepcionara las guías de las
máquinas que hará firmar al cliente al momento de la Instalación
k. El Supervisor y/o coordinador de operaciones

i.
6.1.4 Asignación de Se retiró:
3
Máquinas para Instalación d. El área de compras
de Servicios en Provincias
Se agregó el puesto:
d. El coordinador

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6.2.1 Asignación de Se retiró las palabras:

4
materiales y EPPS para a. (Coordinadora de SSGG), requerimiento
instalación de servicios en de Materiales en el Orquesta, coordinador general de
Lima Metropolitana y logística
Callao.
Se agregó:
a. (Coordinadora técnico comercial de SSGG), Requisición de
Materiales, analista de almacén)

6.2.2 Asignación de Se agregó:

4
máquinas y equipos NOTA: Para los equipos de lavado de alfombras, sillas, trabajos en altura y
mantenimiento de áreas verdes el asistente de SSGG genera la guía, para otro
tipo de máquinas el coordinador técnico comercial de SSGG notifica por
correo para que el área de mantenimiento se encarga del destaque y
generación de guías}

d. coordinador técnico comercial de SSGG

6 Nota General Nota: Durante todo el proceso los colaboradores deben de asegurarse
de realizar sus actividades cumpliendo las medidas de SSOMA
establecidas en su IPERC y en la Matriz IA, tanto propias como las del
cliente si así se requiere.

e. ANEXOS
9.1 ANEXO I: Entradas y salidas del proceso

ANEXO I: ENTRADAS Y SALIDAS DEL PROCESO

Entradas Proceso Verificación / Salidas Recursos

Control
Requerimiento Asignación de Coordinador de  Despacho  Recursos
de materiales materiales y almacén asigna de de utilizados.

(Aprobado) EPPS para su grupo de materiales  Sistema

informático
instalación de almaceneros a los  Guía de
(Orquesta)
servicios de responsables de remisión
 Equipos de
limpieza preparar los
computo
materiales Y
 Útiles de
EPPS de cada
escritorio
requerimiento.

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FG-45 Términos de Asignación de Coordinador de  Despacho  Recurso humano

referencias Equipos para mantenimiento es el de
Instalación de responsable de la maquina
servicios de revisión del TR  Guía de
limpieza para asignación de remisión
máquina
Requerimiento Asignación de Coordinador  Despacho
de materiales materiales técnico Comercial de
(Aprobado) y SSGG verifica los materiales
EPPS para materiales  Guía de
instalación de remisión
servicios y productos de las
generales OT
Orden de trabajo Asignación de Coordinador  Despacho
(Aprobada) máquinas técnico Comercial de
y SSGG verifica que maquina
equipos para las maquinas  Guía de
instalación de estén de acuerdo a remisión
servicios la OT, rotulas y
generales operativas
Orden de trabajo Asignación de Coordinador  Despacho
(Aprobada) materiales para operativo de de
instalación de saneamiento maquina
servicios de verifica de manera  Guía de
saneamiento aleatoria los remisión
materiales y
productos de las O
Personal Nuevo Asignación de ST-FO-11  Despacho
EPPS para Registro de de EPPS
técnicos de equipos de
fumigación seguridad y
emergencia –
EPP.

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Orden de trabajo Asignación de Área de  Despacho

(Aprobada) equipos y mantenimiento es de
máquinas para responsable de maquina
servicios de asignar equipos  Guía de
saneamiento remisión

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