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    COMPRAS Y ADQUISICION DE MEDICAMENTOS,

    Versión: 04 P-GAR-09
    DISPOSITIVOS MÉDICOS E INSUMOS
    Fecha de Aprobación:
    29/12/2024
    GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSOS Página: 1 de 3

    1. OBJETIVO
    66Establecer las actividades que deben seguirse para la compra y servicios que requiere
    para su funcionamiento.
    2. ALCANCE
    Este procedimiento contempla desde la identificación de la necesidad de compra, la selección de proveedores
    externos y la compra como tal hasta la reevaluación de los proveedores externos
    3. DESARROLLO
    N DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE
    Determinar la necesidad de compra según las
    1 N. A Todo el personal
    indicaciones establecidas por la organización.

    Realizar la solicitud de compras y/o necesidad vía


    correo institucional establecido por la organización al Solicitud de
    2 Todo el personal
    área correspondiente. producto y/o servicio

    Jefe de compras
    Solicitud de
    Realizar la revisión de la solitud de compra para su
    3 producto y/o servicio
    aprobación según las indicaciones establecidas. Gerente

    Realizar solicitud de cotización al proveedor externo


    4 Cotizaciones Jefe de compras
    según las indicaciones establecidas.

    Selección de
    Realizar la compra del producto y/o servicio según las proveedores
    5 Jefe de compras
    indicaciones establecidas por la organización. externos

    Recibir y Verificar el pedido, este coincida con los Factura de compra


    6 criterios establecidos en la solicitud de compra de Jefe de bodega
    producto y/o servicio.

    Realizar entrega y/o ubicación al dueño de la solicitud


    según las indicaciones establecidas por la organización. Gerencia/ Área
    7 Factura del
    Contable
    proveedor

    Recepción y pago de facturas


    Cuando llega la factura de compra es archivada y se
    8 N. A Área Contable
    realiza el pago teniendo en cuenta el acuerdo de pago
    al cual se llegó con el Proveedor.

    *** COPIA CONTROLADA ***


    COMPRAS Y ADQUISICION DE MEDICAMENTOS,
    Versión: 04 P-GAR-09
    DISPOSITIVOS MÉDICOS E INSUMOS
    Fecha de Aprobación:
    29/12/2024
    GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSOS Página: 2 de 3

    Diligenciar base de datos de proveedores


    Para los proveedores que se les realicen más de dos
    compras consecutivas en el año, automáticamente se
    vincularan en la base de datos de los proveedores los
    cuales tienen la exclusividad de ya no tener que pasar Listado de
    por la selección de proveedores (paso 6), sino que se proveedores
    9 ⁸Contador
    puede comprar directamente a ellos debido a que externos
    prestan un buen servicio.

    NOTA: Todos los proveedores son controlados por TNS


    y aquellos que son críticos para la organización se
    registraran en el formato de listado de proveedores.
    Verificación de la compra. Solicitud de
    Pedidos.
    Cuando llega el pedido el responsable de la solicitud
    debe verificar que la compra sea coincida con la
    solicitud de acuerdo a los criterios establecidos de Criterios De
    Responsable de la
    10 acuerdo con la guía de criterios para la verificación. Selección,
    solicitud
    Evaluación -
    Nota: Una vez realizada la compra realice la verificación Reevaluación De
    de los productos y/o servicios adquiridos contrastando Proveedores Y
    con la factura y dejando en esta firma de conformidad. Verificación De
    Pedidos
    Listado de
    proveedores
    Evaluación o Reevaluación de proveedores
    externos
    Semestralmente se debe hacer la reevaluación de los
    proveedores (solo los que se encuentran en el listado
    maestro de proveedores y sean críticos) con el fin de
    definir cuales brindan mejores productos y /o servicios, Coordinador
    11 Criterios De
    clasificarlos y conocer cuales se conservan y cuáles no. Administrativo
    Selección,
    Evaluación -
    NOTA: La evaluación se realiza de acuerdo con los
    Reevaluación De
    criterios establecidos en la guía G-GAR
    Proveedores Y
    Verificación De
    Pedidos

    Comunicación de resultados
    Una vez evaluado o reevaluado el proveedor se deberá
    enviar los resultados de acuerdo a los criterios de Carta de proveedor
    12 Contador
    Evaluación de manera que se puedan generar las o contratista
    acciones correctivas o mantener retroalimentación del
    comportamiento evidenciado

    4. FLUJOGRAMA

    *** COPIA CONTROLADA ***


    COMPRAS Y ADQUISICION DE MEDICAMENTOS,
    Versión: 04 P-GAR-09
    DISPOSITIVOS MÉDICOS E INSUMOS
    Fecha de Aprobación:
    29/12/2024
    GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSOS Página: 3 de 3

    *** COPIA CONTROLADA ***

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