SISTEMAS DE INFORMACION APLICADOS A LA MACRO-GESTION

En la actualidad la información se ha convertido en uno de los principales recursos

en lo que la gerencia se ha enfocado, porque dependiendo de su veracidad y confiabilidad va a
traer resultados de gran beneficio para la misma, en lo que respecta a la toma de decisiones
que van a repercutir en la parte organizativa y financiera de la organización. Para que esto se
pueda cumplir, es necesario que exista un adecuado Sistema de Información Gerencial en el
que se agrupen los distintos subsistemas en lo que se va a clasificar la información, para que
cada uno de estos, aporten a la alta gerencia a través de diversos procesos los elementos
necesarios para que se tome la decisión más idónea que vaya en beneficio de la organización
en todo su entorno organizacional. El Sistema de Información Gerencial va a suministrar
información clasificada y de vital importancia para la organización, con el propósito dar
soluciones a corto, mediano y a largo plazo dependiendo de su razón de ser, siendo este una
necesidad básica para cualquier organización al momento de tomar una decisión acertada en
cualquier situación que se presente y también teniendo presente que hoy en día la
competitividad que se establece en el mercado laboral amerita que se establezcan estrategias
para así poder cumplir con los objetivos para la cual fue creada.

El éxito de una organización está enmarcado en las decisiones que tome su personal, esto
amerita procesar gran volumen de información, que esté actualizada, sea veraz y este
completa para que así, la gerencia tome las decisiones correctas en cuanto a su desempeño y
ejecución. Para ello la organización debe emplear día a día nuevas estrategias con el propósito
de crear ventajas competitivas

En este contexto la tecnología se ha constituido en una de las herramientas básicas de la

organización, ya que forma parte de la cotidianidad del ser humano y de la sociedad, con ella
el individuo es capaz de pensar, organizar y tomar decisiones a nivel personal y laboral,
consciente de que existe un constante avance tecnológico que contribuye en la toma de
decisiones, en cuanto a lo que es más conveniente tanto para nosotros como para la
organización.

En este sentido el talento humano que se desenvuelve en la organización tiene que estar
sujeto a cambios en su entorno con la incorporación de nuevos sistemas que permitan darle el
seguimiento y pueda procesar toda la información que se maneja, para que así se puedan dar
soluciones acertadas al momento que exista una determinada demanda proveniente del
mercado laboral. Toda la información que se maneje tiene que considerarse importante y
darle el valor que ella requiere dependiendo del grado de complejidad que tenga, ya que la
misma proporciona soluciones de manera oportuna y puede pasar a ser uno de los factores
que determinen el éxito o fracaso de la organización y para ello se necesita tener un Sistema
de Información Gerencial que apoye las tomas de decisiones que permita establecer las
estrategias idóneas para crear las ventajas de la organización al momento de entrar en un
determinado negocio.

Es por ello que las organizaciones han sentido el auge de implementar sistemas de información
en cuanto a su organización. El ámbito donde se relacionan las mismas se torna cada vez más
complejo. La globalización que se acrecienta cada vez más, la constante competencia que
existe por ser la mejor del mercado en cuanto a bienes y servicios y la evolución que han
tenido las tecnologías de información, han sido un elemento clave para la gestión, así como el
constante crecimiento de la organización en el entorno empresarial, por lo cual se puede
deducir que la información paso a formar parte importante al momento de valorar una
empresa.

Sistemas de Información

Los sistemas de información agrupan una serie de elementos que son de vital importancia y
que reflejan de una manera clara y precisa todo lo que se refiere al ambiente y desempeño de
la organización. Esta información es muy significativa para el talento humano que se
desenvuelve en la misma, “la gente de negocios ha sobrestimado, y al mismo tiempo
subestimado, la importancia que tiene la información para las organizaciones. (Drucker, 1996,
111).

Por lo antes mencionado, todas las organizaciones necesitan información veraz, actualizada,
confiable y completa sobre todos los aspectos en cuanto a las distintas dependencias que
forman parte de ella, para así tomar decisiones acertadas sobre su desempeño y ejecución.

Al hacer referencia a los Sistemas de Información, se hace énfasis en la computadora, en sus

dispositivos que permitirán la entrada, el proceso, almacenamiento, procesamiento y la salida
de información, así como a los programas que van a hacer posible el procesamiento eficaz de
los datos introducidos en ella. Es por ello importante explicitar que en la entrada de
información, se toman los datos que se producen en la organización o que se requieren del
entorno para ser transformados en información útil para la empresa, los cuales, son
almacenados en la computadora, a través del proceso automatizado de almacenamiento de
información, para que la organización pueda disponer de ellos en cualquier momento ya sea
para reutilizarlos en procesos de comparación para la toma de decisiones gerenciales durante
el proceso de información, en el que se fusionan los datos y se obtienen los resultados a través
de la salida de información por cualquiera de los dispositivos conectados al computador.

Los Sistemas de Información tienen una enorme importancia en el incremento de la capacidad

organizacional frente al cambio del entorno, siendo una necesidad actual el tomar decisiones
en poco tiempo para poder hacer frente a la agresividad del mismo, lo cual hace necesario la
inmediatez de la información procesada con una gran dosis de veracidad.

Cuando la organización tiene claro y organizado su proceso computacional de acuerdo a su

misión y visión, corresponde potenciar el Sistema de Información enfocado a la gerencia, de
forma tal que se puedan tomar de ellas la información para cumplir con las metas trazadas por
la organización en el tiempo adecuado, para el cual este sistema presenta características
particulares que pueden hacer del mismo un sistema de información capaz de ofrecer buenas
alternativas que apoyen a la organización.

Planificar un Sistema de Información tiene como propósito que los objetivos estratégicos
trazados por la organización y la información para soportar dichos objetivos sean seguras, esto
trae como consecuencia que dicha planificación tome en cuenta a toda la organización y exige
a la misma tener las conceptualizaciones en cuanto a planificación y estrategias, permitiendo
así que se lleve a cabo una metodología idónea para el desarrollo de los sistemas de
información, teniendo así los distintos niveles de la organización la responsabilidad de manejar
cada uno sus roles y por ende las competencias para lo cual están en la misma, y que al
momento de unificar criterios como un todo para el logro de las metas trazadas, se creen las
competencias centrales.
Para que una organización pueda planificar bien sus estrategias debe tomar en cuenta los
recursos que posee, con cuales activos cuenta y que rutinas la diferencian de las otras
organizaciones con quien establece la competencia.

Sistema de Información Gerencial (SIG)

Un Sistema de Información Gerencial pretende ser una herramienta que de manera resumida y
gráfica informe al usuario del estado actual de la organización, mediante las medidas
necesarias que haya implementado la misma. De esta manera tendrá una fuente de decisión
que le permita concluir de manera eficiente e implemente estrategias que le permitan
mantener a la misma líder en el mercado.

Los Sistemas de Información Gerencial poseen elementos o componentes que entrelazados

pueden generar todo lo que los distintos niveles de la organización requieren para tomar una
decisión, entre ellos el software que comprende el sistema o parte lógica que almacenara la
información, el hardware que comprende la parte física como por ejemplo las computadoras.
Las cuales pueden integrar en si a las telecomunicaciones, se considera al mismo tiempo al
talento humano y los distintos procedimientos que se realizaran dependiendo del objetivo
propuesto por la organización. La combinación del hardware, el software y las
telecomunicaciones se les ha denominado tecnología de información que en la actualidad en
su mayoría manejan las operaciones de las organizaciones. En ese mismo sentido Laudon y
otros (2008,45), expresan los elementos del Sistema de Información Gerencial que ayudan a la
organización a cumplir sus objetivos y entre ellos están:

Hardware

Por más pequeña que sea la empresa por lo menos posee un computador que sirve para
almacenar la información, hoy en día con el avance de la tecnología los teléfonos inteligentes
entre otros, también han pasado a formar parte fundamental de los Sistema de Información
Gerencial, por lo que se pude decir que el hardware son todos los componentes físicos que
sirvan paran guardar la información necesaria y que pueda servir en un futuro para tomar una
decisión que sea positiva para la organización.

Software

Se considera la parte lógica del sistema para que lleve a cabo una tarea determinada a través
de instrucciones utilizando un lenguaje de programación definido para tal fin y que con ayuda
del hardware llevara a cabo el objetivo para el cual fue habilitado el sistema. Para poder
almacenar toda la información necesitaría sobre los distintos procesos que se lleven a cabo en
la organización se debería automatizar para que así se clasifiquen, almacenen y se puedan
manejar todas las operaciones tanto principales como de cualquier tipo con mayor rapidez y
veracidad en la misma.

Telecomunicaciones:

La función principal que tienen las telecomunicaciones es conectar a los computadores con la
finalidad de que sirvan al Sistema de Información Gerencial para combinar la información que
maneja la organización, así pueden existir una misma empresa en varias localidades y estar
conectadas con la finalidad de que la información se simplifique y que al momento de tomar
una decisión las personas encargadas de la misma obtengan o se manejen por un solo canal y
con una misma información.
Recursos humanos y procedimientos:

El talento humano forma parte primordial para el desarrollo de los Sistema de Información
Gerencial, debido a que va a ser el encargado de vaciar toda la información, así como
distribuirla en los distintos subsistemas para así tener un todo y poder ofrecer con exactitud a
los encargados de tomar la decisión en pro de la organización, en la actualidad las
organizaciones han agregado a sus organigramas el departamento de tecnología de
información para darle soporte a los clientes en caso de alguna falla que presente dicho
sistema.

En las organizaciones existen obstáculos que no permiten que los Sistemas de Información
Gerencial sean totalmente efectivos, esto motivado a que los medios de comunicación no son
los más idóneos y la información llega con lentitud o la manera como es presentada la
información no es confiable y su interpretación es muy difícil.

Se puede evidenciar que los gerentes pueden poseer tres objetivos básicos al momento de
tener un sistema de información gerencial operativo, en primer lugar se tiene la capacidad de
financiamiento que pueda tener la organización, en segundo lugar la calidad de lo que se vaya
a ofrecer, ya que la misma debe tener un control adecuado para lograr lo que se quiere y por
último y quizás lo más importante tener una clientela satisfecha para que así, la organización
pueda crecer dentro del mercado y a la vez sea competitiva.

Un sistema integrado usuario - maquina, se puede considerar una combinación necesaria

debido a que tanto los aportes hechos por el talento humano como el de la maquinas van a
arrojar la información vital que va a servir de apoyo a todas las operaciones administrativas
como no administrativas y esto va a estar en función de la toma de decisiones de la
organización. Dicho sistema utiliza computadoras, software, modelos para analizar todo lo que
se refiere a la planeación y el control lo que va a conllevar a la buena toma de decisiones.

El sistema de información gerencial se puede visualizar como una estructura piramidal.

 La parte inferior abarca toda la información que tiene que ver con el procesamiento de
las transacciones.
 El siguiente nivel abarca todo lo que tiene que ver con los recursos de información
para darle apoyo a las operaciones diarias de control.
 El tercer nivel concentra los recursos del sistema de información para ayudar a la
planeación táctica y la toma de decisiones en lo que concierne al control
Administrativo.
 El nivel más alto comprende los recursos de información que van a servir para darle
apoyo a la planeación estratégica y las políticas que pueden aplicar los altos niveles de
la administración.

Para obtener un Sistema de Información Gerencial que aporte información concreta y

completa, se requiere de inversión, de talento humano que se dedique a planear y controlar,
así como también se debe considerar la estructura piramidal descrita en los párrafos
anteriores, esto con la finalidad de que la organización pueda desempeñar bien los objetivos
para la cual fue creada.

LOS MACROPROCESOS: UN NUEVO ENFOQUE AL ESTUDIO DE LA GESTIÓN HUMANA

Dándole un nuevo enfoque a la gestión humana, García (2008) identifica y describe 5
macroprocesos (dentro del marco del proyecto "La gestión humana y su relación con el
management, la cultura organizacional y el capital social"), en un orden lógico secuencial,
aunque se pueden desarrollar de manera simultánea:

1) Organización y planificación del área de gestión humana: su objetivo es la preparación y

definición de las actividades necesarias para el buen funcionamiento y desarrollo de los demás
procesos de gestión humana, con el fin de que el área estratégica y de apoyo a la organización;

2) Incorporación y adaptación de las personas a la organización: su objetivo es la vinculación y

asimilación de las personas a la organización y su alineación con la estrategia y cultura de la
misma con el fin de generar valor a la organización;

3) Compensación, bienestar y salud de las personas: tiene como objetivo desarrollar el sistema
para mantener motivados a los empleados y generar sostenibilidad dentro de la organización;

4) Desarrollo de personal: busca el desarrollo de las habilidades intelectuales y emocionales a

nivel profesional y personal, con el fin de estimular la innovación, la generación de
conocimiento y las competencias para que la empresa genere valor;

5) Relaciones con el empleado: su objetivo es mantener las relaciones laborales empleado-

patrono con el fin de generar estabilidad y aportar a la estrategia de la organización.

Organizacion y planificacion del area de gestion humana

Este macroproceso procura la organización y preparación del área para aportar al

mejoramiento de la empresa a través del desempeño eficiente de las personas, con base en
información clara sobre qué se espera de ellas y bajo qué normas y políticas deben desarrollar
sus actividades. Está compuesto por los siguientes procesos: Planeación Estratégica del Talento
Humano, Definición de Políticas Orientadas al Talento Humano, Análisis y Entendimiento del
Marco Legal Laboral que rige a la organización, y Análisis y Diseño de Cargos.
Incorporación y adaptación de las personas a la organizacion

Este macroproceso tiene como fin que las personas que ingresan a la organización no solo sean
las mejores y tengan las mejores habilidades y competencias para un cargo, sino que se
adaptan fácilmente a la organización, a su cultura, sus procesos y maneras de hacer y así
generar valor desde su cargo. Está compuesto por los procesos de Requisición y
Reclutamiento, Selección de Personal, Contratación y Socialización e Inducción.

Compensación, bienestar y salud de las personas

Este macroproceso tiene como fin desarrollar un sistema que permita incentivar, motivar y
satisfacer las necesidades de los empleados, buscando la sostenibilidad y mantenimiento de
los mismos dentro de la organización y aportando al desarrollo de las necesidades que surgen
en ella. Su objetivo principal es la búsqueda de equilibrio entre las personas y la capacidad de
la organización, para lo cual desarrolla los siguientes procesos: Compensación y Estructura
Salarial, Incentivos y Beneficios, Higiene y Seguridad Industrial, y finalmente, Calidad de Vida
Laboral.

Desarrollo personal

Este macroproceso tiene como objetivo el mantenimiento de la información y el desarrollo de

los individuos dentro de la organización, a nivel personal y profesional, mediante procesos de
educación como elemento potenciador de las habilidades y destrezas de los empleados, que
permiten su crecimiento y desarrollo y por tanto de la organizacion. Está compuesto por los
procesos de Capacitación y Entrenamiento, el Desarrollo Profesional y los Planes de Carrera, la
Evaluación y Mejoramiento del Desempeño y, finalmente, el Sistema de Información y
Monitoreo de Gestión Humana.

De acuerdo con la agrupación de procesos descrita anteriormente, y teniendo en cuenta las

clasificaciones realizadas por otros autores de la gestión humana, es importante destacar que
se cumple con los objetivos definidos para cada una de las áreas en cuanto al personal, como
lo son: Obtención del Personal, desarrollado dentro del macroproceso de Incorporación y
adaptación de las personas a la organización; Formación y Desarrollo de Personal,
perteneciente al macroproceso de Desarrollo del personal; y Retribución y Motivación del
Personal, correspondientes a las actividades ejecutadas dentro del macroproceso de
Compensación, bienestar y salud de las personas.

Esto confirma la importancia de potencializar la organización a nivel de su talento humano, ya

que ningún proceso o actividad del área de gestión humana se realiza de manera aislada e
independiente; por ser un área estratégica debe buscar el desarrollo integral y
complementario de los procesos, y con la visión de aportar a la estructura. Es importante
entender e identificar la relación que existe entre los macroprocesos y los procesos que lo
componen, con las otras áreas de la organización, ya que la eficacia de la relación depende del
mejoramiento organizacional y la generación de valor en su interior.

Aunque la definición de los macroprocesos es importante y aporta al desarrollo estratégico del

área y su crecimiento, esto no hace al área estratégica por sí mismo, pues depende de la
política general de la organización y la importancia que la alta dirección dé a su ubicación
dentro de la estructura general de la empresa. Adicionalmente, hoy en día y en nuestro
contexto colombiano, la identificación de los macroprocesos y procesos que aportan en el
desarrollo del área es de gran importancia, pues las actividades que se realizan en estos están
encaminadas a las certificaciones de calidad, por lo cual muchas empresas a través de su área
de gestión humana se preocupan por generar valor dentro y fuera de la organización.

La realización de las actividades que componen los procesos y los macro-procesos de la gestión
humana, al estar alineadas con la organización y su estrategia, aportan al desarrollo de la
cultura y el clima de la organización, ya que su importancia y valor verdadero dependen de que
otras áreas entiendan el aporte del área de gestión humana a su desarrollo. De esta reflexión
teórica se desprenden posibles preguntas de investigación acerca de la concordancia que
existe entre las estructuras de las áreas de la organización y los macroprocesos, la relación
entre la práctica y la teoría, y la identificación de cada macroproceso a partir de la estrategia y
el desarrollo de indicadores.