GUIA PARA LA ELABORACION DE PROGRAMAS

CONTENIDO

I. PROLOGO 2

II. GENERALIDADES DE LA PROGRAMACIÓN 2

III. LOS COMPONENTES DE UN PROGRAMA

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III.1 INTRODUCCION
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III.2 LA JUSTIFICACIÓN
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III.3 LOS OBJETIVOS

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III.4 LOS LÍMITES
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III.5 LAS ACTIVIDADES Y SU METODOLOGÍA

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III.6 LAS METAS

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III.7 LOS RECURSOS

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III.8 LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

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III.9 EL CONTROL
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a) LA INFORMACIÓN

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b) LA SUPERVISIÓN

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c) LA EVALUACIÓN
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III.10 LOS ANEXOS

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I. PROLOGO

En el proceso de administración de servicios de salud, el empleo de guías, modelos y manuales tendientes a la

estandarización de proyectos, técnicas y procedimientos, es una estrategia de uso común, que tiene como propósito
fundamental uniformar criterios para facilitar el logro de objetivos y la optimización de los recursos disponibles.

La programación, persigue el propósito de evitar improvisaciones, la ejecución de acciones desordenadas e inútiles y el

subempleo de los recursos; así mismo busca facilitar la coordinación de esfuerzos, evitar las duplicaciones y los
traslapes de funciones y actividades.

Con base en lo anterior, la Subdirección de Servicios Médicos en los Estados, ha decidido solicitar a todos los órganos y
unidades administrativas bajo su jurisdicción su programa anual de actividades, para lo cual ha diseñado una “Guía para
la Elaboración de Programas”, integrada por diez capítulos básicos, cada uno de los cuales ha sido desglosado en los
principales puntos que lo integran, con el propósito de facilitar al programador la utilización de los aspectos que
considere necesarios, con base en las características especificas de las atribuciones y funciones que corresponden al
área de trabajo a la que se encuentra adscrito. Por otra parte, el disponer en el nivel central de programas de
estructura uniforme, facilita la dirección, coordinación, el control y la evaluación técnica de los recursos y los servicios
que se producen en beneficio de los derechohabientes del ISSSTE en los Estados del país.

II. GENERALIDADES DE LA PROGRAMACIÓN EN LOS SERVICIOS DE SALUD.

La programación como función administrativa, esta ligada a la planificación, a la dirección y al control de recursos,
programas, actividades y servicios, para lo cual es necesario convocar una metodología especifica para dicho propósito.

El proceso de programación pretende lograr un plan integral para afrontar en forma global, los problemas de salud que
afectan a una población en forma racional, propiciando una adecuada coordinación de esfuerzos en busca de una
óptima relación del costo-beneficio.
Desde el ángulo de óptica de la teoría de sistemas, la planificación de un proyecto de salud, se refiere al desarrollo de
un modelo grafico con la información necesaria para tener un diagnóstico de recursos y tiempos requeridos para el
desarrollo de cada una de las actividades contempladas en el programa, que debe abarcar a estas (las actividades),
interrelacionadas e interdependientemente diseñadas para lograr una serie de objetivos.

La lista de actividades de un programa para los servicios de salud, incluye las siguientes:

- El diagnóstico de la situación de salud en el área.

- El diagnóstico de los servicios de salud.
- El establecimiento de metas anuales para los programas de salud.
- Los formularios de programas de adiestramiento.
- El diseño del sistema de registro de datos y tiraje de formularios
- La selección y adquisición de equipo complementario de diagnostico y tratamiento.
- La preparación de manuales para los programas de salud.
- La prueba e impresión de los manuales
- La selección, evaluación y adiestramiento del personal.
- Las encuestas de las interrelaciones de la comunidad con lo servicios de salud.
- El estimulo para incrementar la utilización de los servicios de salud.

Un programa es un instrumento o un mecanismo que permite poner en práctica un plan, que ofrece una propuesta
adecuada y concreta para alcanzar una serie de objetivos, establece un conjunto de acciones a realizar, calcula los
recursos necesarios para efectuarlos y normalizarlos.

Dicho de otra forma, un programa es un conjunto de actividades orientadas con cierta finalidad, que produce resultados
homogéneos, cuantificables y significativos en el área de mejoramiento ambiental, en la utilización de servicios de salud
o en el abatimiento de daños a la salud; se expresa en un documento que detalla los capítulos señalados en esta guía.

III. LOS COMPONENTES DE UN PROGRAMA.

III.1 La Introducción.

Es el primer capítulo de un programa, habitualmente se emplea para explicar conceptos y definiciones que se usan en
éste; así mismo, se utiliza para explicar los antecedentes históricos de los principales sucesos relacionados al programa
y los propósitos del documento.

III.2 Justificación.

Es un componente esencial del programa, en éste se exponen las políticas y la base legal que justifica la ejecución de
las acciones a desarrollar. Clásicamente se describen en forma somera los daños a la salud, utilizando los criterios de
magnitud, trascendencia, vulnerabilidad y costos del problema que se pretende resolver, total o parcialmente.

La magnitud del daño se considera con base en el número de individuos que se ven afectados real o potencialmente
por una enfermedad o situación no deseable, individual o colectivamente.

La trascendencia se refiere no al tamaño numérico, sino a las repercusiones mediatas o inmediatas que pudieran
representar una enfermedad o situación indeseable; por ejemplo el número de casos de rabia humana en el país es
reducido, pero se convierte en un problema trascendente por su letalidad igual al 100%, o bien, los casos de
poliomielitis paralítica, que también se conocen en número reducido, pero que por sus secuelas producen serias
repercusiones individuales, familiares y sociales del orden psicológico y económico.

La vulnerabilidad se refiere a la disponibilidad inmediata de recursos tecnológicos o científicos para solucionar o

prevenir un determinado daño; conviene señalar que frente a un problema de magnitud o trascendencia importante, se
puede no disponer del recurso para su solución, lo que es suficiente para posponer la formulación y ejecución de un
programa.

Las tres premisas anteriores, hacen viable una determinada acción, siendo la característica que la hace factible, la
disponibilidad suficiente y oportuna de los recursos financieros relacionados al costo de las acciones.

En este capítulo también se pueden incluir los antecedentes y la tendencia de esfuerzos anteriores y sus avances.

III.3 Los Objetivos

En este capitulo, se debe definir el estado o situación a la que se pretende alcanzar en un lapso dado, a partir de la
situación actual.

En el establecimiento de objetivos, se debe especificar lo siguiente:

a) “Qué”. Naturaleza de la situación o condición que se pretende alcanzar.

b) “Amplitud”. Qué tanto, cantidad o monto en que la situación o condición debe ser alcanzada. Esto permite
que pueda evaluarse el logro del objetivo.
c) “A quién”. Población, unidades de observación, universo de trabajo a los que se refiere el logro deseado.
d) “Donde”. Área geográfica donde se va a aplicar el programa.
e) “Cuando” Tiempo estimado dentro del cual se desea seguir la condición o situación planteada.

Por lo tanto, el objetivo es el propósito que se pretende lograr, a través de ciertas acciones en un plazo dado. Deben
expresarse en términos claros, precisos, cuantificables y factibles.

Lo objetivos son de los siguientes tipos:

a) Objetivos Generales o Mediatos: Expresa los cambios que a más largo plazo se pretenden lograr con la
aplicación del programa. Con frecuencia este objetivo se establece en términos de reducción de la morbilidad o la
mortalidad; en el se propone el lapso en que se realizará dicho cambio y se delimita la extensión del área que
comprende al programa. Ejemplo: contribuir a disminuir la morbilidad y la mortalidad por hipertensión arterial entre la
población derechohabiente
al ISSSTE, a través del programa especifico.

b) Objetivos Específicos o Inmediatos: Son los que contribuirán a la consecución de los objetivos generales, establecen
los cambios cuantitativos que se esperan con la realización de actividades específicas. En ocasiones, se refieren a
cambios de actividades, motivaciones o hábitos relacionados con la salud. Estos objetivos suelen ser limitados, tanto en
tiempo como en extensión, y establecen el orden a seguir en las actividades. Por ejemplo: contribuir a disminuir los
índices de hipertensión arterial, mediante la eliminación del consumo de tabaco, disminución del consumo de sal,
control de la obesidad e incremento del ejercicio físico entre la población mayor de 30 años de edad, afiliada al ISSSTE.

c) En cuanto al tiempo, los objetivos pueden clasificarse de siguiente forma:

o A corto plazo, cuando el tiempo señalado es menor de un año; también se les denomina operacionales.
o A mediano o largo plazo, cuando se contempla más de un año y también se les denomina estratégicos

El diseño de los objetivos depende del conocimiento y la tendencia esperada del fenómeno salud-enfermedad; del
conocimiento de la tecnología de salud disponible; del conocimiento de los recursos reales y potenciales disponibles y
del conocimiento de las políticas de salud de la institución.

III.4 Los Límites

a) Los cronológicos: Se refieren al tiempo necesario para el desarrollo del programa

Y se establecen según criterio y norma superior. Los lapsos pueden ser anuales, sexenales, permanentes, etc.

b) Geográficos: Se refieren al lugar o extensión territorial en la que se llevará a cabo el programa.

c) Universo de trabajo: Se refiere al número de elementos susceptibles a quedar considerados como receptores del
programa.

III.5 Las Actividades y su Método

Este elemento se refiere al trabajo por ejecutar y la forma de hacerlo.

Las actividades que se planteen deben ser las necesarias para lograr el cumplimiento de un objetivo o una meta, son
por lo tanto el conjunto de operaciones o tareas necesarias para alcanzar un propósito.

Simultanea o posteriormente a la definición de actividades, se debe anotar el método a la norma para ejecutar la
actividad. El método es la forma o modo razonado de disponer de los elementos que intervienen en cualquier
actividad.

Se debe calendarizar los tiempos que se gastarán en el desarrollo de actividades previas a la ejecución de las
actividades en el programa, así como los tiempos limite para su ejecución.

Se pueden mencionar las normas de actividades como concentración, duración y cobertura.

Las actividades se pueden clasificar de diferentes formas, por ejemplo: de programación, de coordinación, de
adiestramiento, de uso, de conservación, de registro, de prevención, de control, etc.

III.6 Las Metas

Constituyen la especificación cuantitativa de logros por alcanzar, mediante actividades programadas. Se conciben como
el volumen de las actividades para alcanzar los objetivos.

El procedimiento para la fijación de metas, debe seguirse con cada actividad anotada en el listado. Esto permite
conocer los recursos a utilizar y evaluar la eficiencia y eficacia del programa.

Las metas se deben calcular con base en la extensión territorial, la norma de los atributos de concentración y
composición de las actividades. Se deben expresar por su monto total, por tiempo, región, etc.

III.7 Los Recursos

Este elemento es básico, clásicamente se les divide en humanos, materiales, financieros y legales.

Para cada uno de ellos, se deben considerar los necesarios, los existentes y los faltantes. Conviene, para la asignación
de los recursos, considerarlos por unidad operativa o por región, con la finalidad de que se pueden hacer cálculos y
ajustes por conjuntos.

En cuanto a recursos humanos requeridos, se debe especificar cantidad, experiencia necesaria, nivel profesional y
remuneración solicitada, debiendo adecuarse a los presupuestados por la institución.

En relación a recursos materiales debe mencionarse, cantidad, especificaciones y tiempos de aprovisionamiento.

Con referencia a los recursos financieros debe mencionarse fuente de origen de éstos y destino.

El conocimiento de los recursos necesarios y su destino son básicos, ya que forman parte de los elementos que se
emplean en la evaluación y control técnico del programa.

III.8 La organización.

La descripción de la organización sobre la cual se sustenta el programa, incluye los siguientes aspectos:

a) El nivel administrativo del personal involucrado y grado de responsabilidad del personal participante. Arreglos
previos, trámites, gestiones, establecimiento de coordinaciones internas y externas; información a ser divulgada, plan
de obtención de fondos.

b) Adiestramiento de personal.

c) Organización interna, responsable o endo estructura. Estructura organizacional propiamente dicha, así como la
distribución de funciones y actividades.

d) Infraestructura administrativa, registro de información, formas de registro, elaboración de información.

Se puede concluir que en este apartado, se detalla el cómo de la alternativa elegida, siendo motivo de la redacción de
manuales de organización y manuales de procedimiento.

Para explicar de manera didáctica la organización del personal que participa en un programa, se presenta el siguiente
ejemplo:

A. NIVEL TÉCNICO

A.1 Personal: Jefatura de Área.

 A.1.1. Funciones:

● Planeación

● Dirección

● Organización

● Supervisión

● Evaluación

A.1.1.1. Actividades

● De control

● De gestión

III.9 El Control

a) La Información.

Se refiere a un sistema permanente que culmina con la consolidación de los datos de observaciones, ejecuciones,
supervisiones y evaluaciones, que se incorporan al proceso de toma de decisiones, para que las autoridades
correspondientes prioricen las alternativas de solución, congruentes con los problemas detectados y así retroalimentan
dicho proceso.

b) La Supervisión.

Es un conjunto de acciones técnico administrativas, basadas en sus respectivos reglamentos, normas, instructivos
manuales, que constituyen un sistema metodológico, mediante el cual se enjuicia lo realizado en el caso concreto del
programa, y su coherencia con lo que se tiene previsto hacer.

Los propósitos de la supervisión son:

- Vigilar el cumplimiento óptimo de las normas, procurando la mayor eficiencia para la consecución de los objetivos y
metas.

- Readiestrar en las técnicas del trabajo y estimular la buena disposición del personal para el mejor cumplimiento de
sus actividades.

- Asesorar a la línea de mando, sugiriendo medidas para corregir desviaciones e introducir mejorías.

Para efectuar la supervisión, habitualmente se utilizan guías elaboradas ex profeso.

Si los propósitos de la supervisión han sido cubiertos, se procederá al análisis de lo encontrado, para lo cuál se sugiere:

- Integración de información, datos y hechos; relativos al trabajo efectuado.

- Análisis del conocimiento integrado, considerando tanto los aspectos de cantidad como de calidad.

- Cotejo de lo efectuado con lo que está previsto hacer.

- Identificación de desviaciones y análisis de las causas que lo originan.

- Establecimiento de juicio para valorar el grado de cumplimiento.

- Asesoría y readiestramiento para mejorar la capacidad del personal.

- Proposiciones de medidas para corregir desviaciones y para introducir mejorías en los diferentes aspectos de trabajo.

- Elaboración de informes de supervisión.

c) La Evaluación
La evaluación en términos estrictos, es un proceso correctivo que consiste básicamente en comparar la realidad con un
modelo previamente establecido, de tal manera que los juicios que se obtienen de esta comparación actúan como
información retro alimentadora, permitiendo mejorar los problemas detectados a través del proceso de toma de
decisiones.

En la evaluación de programas, se establece la medición específica del grado en que se alcanzaron cada uno de los
objetivos, así como el nivel de aprovechamiento y costo de los recursos del programa, su congruencia y efectividad.
Los elementos que con mayor frecuencia se consideran en el proceso de evaluación son los siguientes: propiedad,
adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

III.10 Los Anexos

En este apartado, habitualmente se incluyen los siguientes documentos:

- Los subprogramas de apoyo, por ejemplo los de adiestramiento de personal, educación para la salud, etc.

- Los manuales de normas y procedimientos.

- Las guías de supervisión.

Los concentrados, estadísticas, los mapas, etc.