UNIDAD I: .

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

Qué es una persona jurídica sin fines de lucro?

El marco jurídico que regula la vida de las Organizaciones de Sociedad Civil (OSC) en
Nicaragua tiene su fundamento constitucional en el Arto. 49 Cn., que consagra el derecho
de organización basado en la voluntad participativa y electiva de quienes se organizan, “…
con el fin de lograr la realización de sus aspiraciones según sus propios intereses y
participar en la construcción de una nueva sociedad”.

Específicamente, la legislación de desarrollo se materializa en la Ley No. 147, Ley General

de Personas Jurídicas sin Fines de Lucro (1992), cuyo objeto es “...regular la
constitución, autorización, funcionamiento y extinción de las personas jurídicas civiles y
religiosas que sin fines de lucro existen en el país”. También hay disposiciones del Código
Civil (1904) para las denominadas “simples asociaciones civiles o comerciales, según el
fin de su instituto”.

La aplicación y el cumplimiento de la Ley No. 147 se caracteriza por una amplia

discrecionalidad, debida principalmente a sus vacíos y algunas contradicciones, además
de la carencia de un reglamento o de disposiciones administrativas que regulen con
claridad los procedimientos y los requisitos que las personas jurídicas sin fines de lucro
están obligadas a cumplir para su constitución, autorización, funcionamiento y extinción.
Esta situación afecta a las asociaciones y fundaciones en diversos ámbitos de su vida
jurídica.

El texto de la Ley No. 147 no define qué es una persona jurídica sin fines de lucro; su
artículo 2 solamente enumera los tipos que pueden conformarse, “una vez que llenen los
requisitos establecidos”, clasificándolas en asociaciones, fundaciones, federaciones y
confederaciones. Ni siquiera se define qué es una asociación, como tampoco lo hace el
Código Civil ya mencionado.

ANTECEDENTES HISTORICOS.

Las Organizaciones No Gubernamentales (ONGs) han estado presentes en los asuntos

internacionales desde la segunda mitad del siglo XIX. En 1840 se reunió la Convención
Mundial contra la Esclavitud que provocó la movilización internacional para acabar con
el comercio de esclavos.

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Ahora las ONGs se ocupan de una gran variedad de cuestiones y causas: el intercambio
científico, la religión, la ayuda de emergencia y los asuntos humanitarios. Las Juntas
Pugwash sobre Ciencia y Asuntos Mundiales, el movimiento internacional de los Boy
Scouts, la Ayuda Cristiana y la Cruz Roja Internacional son algunos ejemplos de este
fenómeno en crecimiento. Si en 1909 había unas 200 ONGs internacionales registradas, a
mediados de 1990, favorecidas por el rápido desarrollo de las comunicaciones globales,
había bastante más de 2.000.

Las ONGs tienen ahora un papel más oficial que nunca en cuerpos internacionales como
las Naciones Unidas (ONU), la Organización para la Seguridad y el Desarrollo y la Unión
Europea. El artículo 71 de la Carta de las Naciones Unidas encarga al Consejo Económico
y Social de la ONU (ECOSOC) que "adopte las medidas necesarias para la consulta con las
organizaciones no gubernamentales".

Las ONGs son militantes, efectivas y disponen de un amplio apoyo económico. Su

actividad permite los contactos y los acuerdos transfronterizos sin que los gobiernos se
vean involucrados. Son aceptadas como parte de las relaciones internacionales y, al
influir sobre las políticas nacionales y multilaterales, adquieren cada vez un mayor
protagonismo.

En España y América Latina el desarrollo de las ONGs en la última década ha sido

espectacular. En España su insistencia y el apoyo de la opinión pública ha obligado al
Estado y a los gobiernos regionales (Comunidades autónomas) y locales (Ayuntamientos
y Diputaciones) a prometer un aumento hasta el 0,7% de sus presupuestos, en las ayudas
y el apoyo que prestan a estas organizaciones. Gracias a esos recursos las ONGs españolas
y sus contrapartes en los países de América Latina pueden desarrollar programas de
cooperación al desarrollo, la sanidad, la educación y el bienestar, que suelen ser tanto de
carácter bilateral como realizados mediante el acuerdo y la participación de ONGs
procedentes de diversos países.

Hasta ahora, sigue siendo incluso una tarea pendiente en la legislación nicaragüense, la
definición de los tipos de personas jurídicas sin fines de lucro que pueden conformarse,
que permita a su vez distinguir entre una u otra, especialmente en el caso de las
asociaciones y las fundaciones. El artículo 3 de la Ley No. 147 sólo establece el número y
la capacidad de las personas, naturales o jurídicas, requeridas para constituir una
asociación; mientras el artículo 4 dispone que las fundaciones no están ligadas a la
existencia de socios y que sus elementos esenciales son un patrimonio destinado a un fin
público y una administración reglamentada. En la práctica, tanto el órgano legislativo que
2
otorga la Personalidad Jurídica, como el Departamento de Registro y Control de
Asociaciones del Ministerio de Gobernación – organismo encargado de la aplicación de la
Ley–, dan tratamiento similar e indistinto a fundaciones y asociaciones.

Con fundamento en el derecho de organización consagrado en el texto constitucional, es

posible afirmar que un grupo de individuos puede unirse según sus propios intereses,
puede realizar actividades de cualquier naturaleza, siempre que sean lícitas, y regirse por
las disposiciones civiles, como simples asociaciones civiles o comerciales. De otra parte,
puede también organizarse un grupo de personas, naturales o jurídicas, de acuerdo con
los requisitos y procedimientos establecidos en la Ley No. 147 y constituirse como
Persona Jurídica sin Fines de Lucro, para lo cual es indispensable la debida autorización
del Estado.

Ventajas de la Personalidad Jurídica

Asociarse contribuye a fortalecer la organización: definir autoridades y funciones,

precisar objetivos generales y específicos, establecer normas de funcionamiento, entre
otras cosas. Además, un grupo de personas organizadas tiene mucha más fuerza y
capacidad que cada una individualmente; y puede motivar a otras personas aumentando
la participación, reforzando el compromiso de los integrantes y ampliando la solidaridad
social.

La personería jurídica es el certificado de nacimiento y la cédula de identidad de una

organización. Otorga reconocimiento legal del Estado a una organización; facilita y
mejora la consecución de sus objetivos. Permite distinguir claramente entre las
personas que integran la organización y la propia organización, así como los actos que
realizan.

Proporciona la capacidad legal para realizar actos jurídicos como sujeto de derechos y
obligaciones, en nombre y representación de la organización sin afectar la personalidad
de sus miembros. Así, una persona jurídica actúa independientemente de quienes la
integran y puede celebrar actos con el Estado y con terceros, ya se trate de otras
instituciones de derecho privado –como los bancos, las universidades u otras
organizaciones–, o de organizaciones internacionales, como las agencias de cooperación.

“Uno de los mayores retos de crear una organización civil está en la serie de trámites
que tienes que completar, en los costos asociados a estos trámites y en la posibilidad de
que tu nuevo estado legal te imponga ciertas obligaciones que antes no tenías. Sin
embargo, si defines claramente el tipo de trabajo que quieres hacer y planeas bien las
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cosas, las ventajas de constituir tu organización legalmente serán mucho mayores que
las desventajas”1.

El proceso de constitución y legalización

El denominado acto de constitución –o acto constitutivo según el artículo 7 de la Ley No.

147– es la culminación del proceso de constitución de una Persona Jurídica sin Fines de
Lucro (PJSFL). Una vez finalizado ese proceso, puede dar inicio –o no– el proceso de
legalización.

La constitución es cuando un grupo de personas con intereses comunes se reúne para

crear una PJSFL, de carácter civil o religioso, con arreglo a la Ley No. 147; y la
legalización es el cumplimiento de los requisitos establecidos en la misma ley para
formalizar, dar vida legal a la organización constituida, la cual trasciende la voluntad de
sus miembros. Un grupo de personas podrían constituir una organización y no legalizarla,
pero sólo podrían legalizarla después de haberla constituido.

Por lo general, el proceso de constitución comienza a iniciativa de una o más personas

que van dando forma a la idea de una PJSFL. Es recomendable que estas mismas
personas, y también con algunas otras que se vayan interesando, preparen un documento
sencillo que contenga los aspectos esenciales que guiarán a la organización y a sus
miembros. Este documento servirá de base para el Notario que habrá de elaborar y
autorizar la escritura de constitución y los Estatutos, documentos que serán
posteriormente aprobados y firmados por todas las personas que fundarán la
organización, en un solo acto que se denomina asamblea constitutiva.

Ahora bien, es oportuno aclarar que de la lectura de la Ley No. 147 (Artículos 7 y 13
literal b) se entiende que ante la Asamblea Nacional se presenta la escritura de
constitución al solicitar la personalidad jurídica, y una vez que la asociación tiene
personalidad jurídica, tiene la obligación de presentar también sus Estatutos; es decir
que son dos momentos distintos.

No obstante, la Secretaría de la Asamblea Nacional ha establecido que la escritura de

constitución y la aprobación de Estatutos se realizan en un solo acto notarial; y
especifica lo que deben contener:
La escritura constitutiva:
 Constitución y naturaleza
 Denominación

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  Duración y domicilio
 Fines y objetivos
 Patrimonio
 Integración y composición de la Junta Directiva
 Representación legal y período de permanencia en los cargos directivos
 Disolución y liquidación
 Órganos de gobierno y administración

Y los Estatutos:
 Capítulo primero: naturaleza, denominación, domicilio y duración
 Capítulo segundo: fines y objetivos
 Capítulo tercero: de los miembros, derechos y deberes
 Capítulo cuarto: organiz. de gobierno y dirección
 Capítulo quinto: funciones de los órganos de gobierno y dirección
 Capítulo sexto: integración y composición de la Junta directiva, período de
permanencia en el cargo directivo y la representación legal de la misma
 Capítulo séptimo: patrimonio
 Capítulo octavo: disolución y liquidación
 Capítulo noveno: capacidad civil de la asociación
 Capítulo décimo: disposiciones generales
 Capítulo décimo primero: cuerpo legal supletorio
 Cualquier otro capítulo que contenga aspectos que sean de interés de los
solicitantes de la Personalidad Jurídica
La Ley Orgánica del Poder Legislativo (LOPL) establece que el otorgamiento y
cancelación de personalidades jurídicas a las asociaciones civiles sin fines de lucro es
materia de la competencia de la Comisión de la Paz, Defensa, Gobernación y Derechos
Humanos (Artículo 62 LOPL); y que tanto el otorgamiento como la cancelación de la
personalidad jurídica a las asociaciones, fundaciones, federaciones y confederaciones sin
fines de lucro, civiles o religiosas son materia de decretos legislativos, a los cuales define
como acuerdos que contienen “disposiciones de carácter particular y su vigencia está
limitada en espacio, tiempo, lugares, asociaciones, establecimientos y personas” y que
no requieren sanción del Poder Ejecutivo, por lo que se envían directamente a La Gaceta,
Diario Oficial, para su publicación (Artículo 89 LOPL).

Tanto en la Primera Secretaría donde se entrega la documentación antes referida como

en la Comisión de Paz, Defensa, Gobernación y Derechos Humanos encargada del

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proceso de consulta y dictamen, los documentos son revisados minuciosamente, y con
frecuencia suelen devolverlos para que sean corregidos o incluso para que se vuelvan a
elaborar, lo cual ocasiona serios atrasos y gastos no previstos a las organizaciones que
tramitan su personalidad jurídica.

UNIDAD II: ASPECTOS LEGALES Y FISCALES:

El procedimiento especial para el otorgamiento de la Personalidad Jurídica por la

Asamblea Nacional y lo relacionado con su cancelación están contenidos en los
artículos 152 al 155 (Capítulo X) de la LOPL. Dicho procedimiento se resumen así:

 Se presentan las solicitudes en grupo ante el plenario, se lee la primera y el

Presidente las pasa en conjunto a la Comisión de la Paz, Defensa, Gobernación y
Derechos Humanos, para el proceso de dictamen y consulta;

 Los directivos de la organización solicitante comparecen ante la comisión para

exponer sobre los objetivos, el patrimonio, el ámbito de actuación y la importancia y
efectos de su existencia para la vida civil o religiosa; y presentan la constancia del
Ministerio de Gobernación donde conste que no existe otra persona jurídica con el
mismo nombre. Por lo general no se produce esta comparecencia; usualmente la
comisión, a través de su asesoría, llama a la persona encargada por la misma
organización para gestionar la Personalidad Jurídica y de manera bilateral se van
llenando las omisiones o realizando los ajustes necesario. Y por lo que hace a la
constancia de Gobernación, ésta ya es parte del listado de documentos requeridos
por Primera Secretaría al momento de presentar la solicitud;

 La comisión constata que la escritura de constitución contenga: naturaleza, objeto,

finalidad y denominaciones, nombre, domicilio y demás generales de ley de
asociados y fundadores; sede y lugares donde desarrollará su actividad; nombre de
su(s) representante(s); plazo de duración. En caso comparezcan personas jurídicas,
comprueba su capacidad y representación.

 Los dictámenes se presentan también en grupo al plenario, donde se lee el primero de

la lista y se somete a discusión y aprobación; si se aprueban, se consideran aprobados
todos. Cualquier Diputado puede objetar alguna de las solicitudes, haciéndolo saber
al plenario y sometiéndose a discusión el caso particular. Aprobado el otorgamiento
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 de Personalidad Jurídica, se emite el autógrafo del decreto legislativo y se manda a
publicar a La Gaceta, Diario Oficial.

Ya introducida la solicitud en la Asamblea Nacional, es posible y deseable darle

seguimiento a través de su sitio web (http://www.asamblea.gob.ni/); pues ya aprobado
el correspondiente decreto legislativo se ordena su publicación en La Gaceta. La
duración del trámite de aprobación en la Asamblea Nacional puede agilizarse, en
muchas ocasiones, según el apoyo que se obtenga en su gestión por parte de uno o varios
Diputados firmantes de la solicitud.

La publicación en La Gaceta da por terminado el proceso de aprobación de la

Personalidad Jurídica de una PJSFL. A partir de la fecha de dicha publicación, la Ley No.
147 establece un plazo de treinta (30) días para presentar los Estatutos al Departamento
de Registro y Control de Asociaciones; así lo dispone el Artículo 13 literal a). Este plazo
debe contarse como 30 días calendario, o naturales, pues no especifica que se trate de
días hábiles o laborales. Aquí empieza el trámite de registro ante el Ministerio de
Gobernación.

No obstante lo anterior, cabe destacar una aparente contradicción en el mismo artículo

13, cuando su literal c) establece un plazo de quince (15) días contados a partir de la fecha
de publicación del decreto, para inscribirse en el Registro de Personas Jurídicas sin fines
de lucro del Ministerio de Gobernación. Igual que en el caso anterior, estos días deben
considerarse calendario, no hábiles ni laborales.

Tal parece que este artículo 13 establece plazos distintos para lo que se presume es un
solo trámite ante el Ministerio de Gobernación: presentar el Estatuto e inscribirse. Pero
más allá de este examen de la norma jurídica, el Ministerio de Gobernación incluye en su
hoja de requisitos la siguiente nota: “Según la ley N º 147, el plazo para presentar los
requisitos antes referidos es de 15 días hábiles a partir de la fecha de la publicación en la
Gaceta, el retraso significa incurrir en multas que van desde C$ 1,000-C$ 2,500- C$
5,000”. Habrá de tenerse en cuenta, entonces, una posible multa, si no se presenta la
solicitud de inscripción y registro en el término de quince (15) días hábiles, como ellos lo
señalan, y acompañando todos los documentos que requieren y que se detallarán más
adelante.

Por otra parte, se destaca aquí una sensible diferencia entre dos artículos de la Ley No.
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147 (14 y 17): el primero otorga facultades amplias al Ministerio de Gobernación para la
aplicación de la Ley en general, pero el segundo limita su competencia a registrar a las
Personas Jurídicas sin fines de lucro. De manera complementaria, se estima oportuno
citar la Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo (Ley
290, Artículo 18 literal 3), que define entre las funciones del Ministerio de Gobernación:
“Inscribir los Estatutos de las Personas Jurídicas sin fines de Lucro, administrar su
registro y supervisar su funcionamiento”.

En la práctica, se aplica el Artículo 14 de la Ley, en forma discrecional, y el Departamento

de Registro y Control de Asociaciones del Ministerio de Gobernación cuenta con un
listado de requisitos de inscripción, dependiendo si la asociación es nacional o extranjera.
En este caso del registro y la inscripción, no existe suficiente claridad ni coherencia entre
las distintas disposiciones de la Ley, que además no se corresponden con lo que en la
práctica se hace, en dependencia de las diferentes administraciones del Ministerio de
Gobernación.

Registro ante el Ministerio de Gobernación adjuntar una fotocopia de la exposición de

motivos suscrita por el(los) Diputado(s) solicitante(s).

1.- Lista de Junta Directiva con sus nombres, cargos, dirección, teléfonos, número
de cedula y sus firmas en original.

Éste es un requisito que debe cumplirse cuando se registra por primera vez la
organización; pero el Departamento de Registro y Control de Asociaciones del
Ministerio de Gobernación también lo exige cuando se produce elección o cambio
de nuevas autoridades. En este último caso, también debe presentarse
certificación notariada del acta de elección, donde conste el cumplimiento de lo
establecido en la escritura de constitución y los estatutos de la organización; esta
acta puede presentarse en original o copia autenticada. Se incorpora un modelo
de lista como Anexo 4.

2.- Lista de miembros de la entidad con voz y voto ante la Asamblea General,
nombre y número de cedula.
Igual que en el caso anterior, es requisito a cumplir al momento de la inscripción y
cuando se produzcan cambios en la membresía de la organización, ya sea por
ingreso o salida.
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3.- 4 libros: dos de actas, un diario y un mayor.

Los libros de actas son para llevar las actas de las sesiones de Asamblea General y de
Junta Directiva, y para llevar el registro de la membresía (altas y bajas). Los libros de
Diario y de Mayor son los comúnmente conocidos como libros de contabilidad, donde
se registran las operaciones diarias y las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de la
organización, respectivamente.

Estos libros se comercializan en las librerías y son numerados. Lo que hace

Gobernación es sellarlos, para que tengan la legalidad necesaria y dar inicio a las
operaciones de la PJSFL.

Una nota importante en el caso de los libros de contabilidad: las organizaciones deben
haber tomado la decisión sobre el modo en que llevarán su contabilidad, si con los
tradicionales libros contables (diario y mayor) o con un sistema computarizado, como se
estila modernamente. Si éste último fuese el caso, debe acompañarse una carta solicitando
autorización para llevar la contabilidad computarizada y el sellado de tantas hojas como se
desee, pre numeradas consecutivamente a partir del uno (1) hasta el número solicitado.
Deberá indicarse cuántas hojas se acompañan, y cuántas serán destinadas para cada libro
(diario y mayor). La numeración debe ser independiente para el libro diario y para el libro
mayor, y puede numerarse una o ambas caras, a discreción del solicitante. Se paga el valor
de cincuenta centavos de córdoba por el sellado de cada hoja.

No hay que olvidar que las hojas que se usarán para la contabilidad computarizada,
además del sello de Gobernación, deben llevar el sello de la Dirección General de
Ingresos; y que debe gestionarse también el número RUC, a efectos de regularizar la
situación fiscal de la organización desde su inicio.

 Pago del arancel de Un Mil Cincuenta Córdobas Netos (C$ 1,050.00) en

Bancentro en el número de cuenta 100203200 y a nombre de T.G.R. MIGOB
(Presentar minuta original y una copia)

Considerando que a Gobernación se entregan el original y una copia de la

minuta, siempre es prudente disponer de copias adicionales, a efectos del
registro de gastos de la organización.

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  Si es fundación, federación o cámara debe presentar, además de los requisitos
anteriores, un Balance Inicial.

Este Balance Inicial debe considerar, por supuesto, el capital social establecido como
patrimonio inicial en la escritura de constitución.

El proceso de registro en el Ministerio de Gobernación puede ser ágil, siempre y

cuando se tenga el cuidado de cumplimentar todos los requerimientos que el
Departamento de Registro y Control ha establecido. En promedio, puede durar un par
de meses. Especial atención requiere la elaboración del acta constitutiva y los
Estatutos, pues de su claridad, amplitud y coherencia depende en gran medida la
rapidez con que se logre dar por concluido este trámite.

Una vez que la persona jurídica sin fines de lucro ha completado su registro ante el
Departamento de Registro y Control de Asociaciones, recibe de éste la autorización para
publicar sus Estatutos en La Gaceta, Diario Oficial, proceso que dura actualmente
treinta (30) días después de pagar el arancel correspondiente y entregar la escritura
pública de constitución y estatutos, en versión digital y en copia con la rúbrica y sello de
Gobernación.

Además de los documentos requeridos en La Gaceta para la publicación de Estatutos,

Gobernación entrega los siguientes documentos:
1. Constancias de pagos.
2. Autorización de inscripción y número perpetuo, que deberá usar en todas sus
documentaciones y operaciones legales (Arto. 15, Ley No. 147).
3. Constancia de inscripción.
4. Libro de Actas y Libro de Asociados, debidamente sellados.
5. Libro Mayor y Libro Diario, debidamente sellados. Si se solicitó autorización para
contabilidad computarizada, son las hojas debidamente selladas, previa numeración.
6. Si fuese el caso, carta del Director del Departamento de Registro y Control de
Asociaciones autorizando a la organización a llevar sus Libros Diario y Mayor a
través del sistema computarizado.
7. Carta de compromiso: contiene las principales obligaciones que debe cumplir la
organización una vez registrada; es firmada por el funcionario de Gobernación y el
Presidente de la organización o quien éste delegue por escrito.

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Los libros de actas y de asociados

En el libro de actas se escribe y deja constancia de lo que discute y resuelve la Asamblea

General y la Junta Directiva de la PJSFL, ya se trate de sesiones ordinarias o
extraordinarias. Se inaugura con la primera acta –o acta número uno– que es el acta de la
asamblea donde se constituyó la organización y se aprobaron sus Estatutos;
transcribiéndose al libro el texto de la Escritura de Constitución y Estatutos. Después de
esta primera acta, se van copiando las siguientes, en orden cronológico y con una sola
numeración consecutiva, indistintamente si se trata de sesión ordinaria o extraordinaria,
de Asamblea General o de Junta Directiva.

El acta especifica lugar, fecha y hora en que se realiza la sesión (inicio y cierre); tipo de
sesión (ordinaria o extraordinaria, Asamblea General o Junta Directiva); cantidad de
concurrentes, registrando su nombre y apellido; agenda a tratar; desarrollo del debate y
resolución de cada tema. Al final firman el Secretario que redactó y el Presidente de la
Asamblea o Junta Directiva; también pueden hacerlo los miembros que así lo deseen y
hayan estado presentes.

En el libro de asociados se registra cada uno de los miembros, puede destinarse una hoja
a cada uno y dejar asentados sus nombres y apellidos, domicilio, número de documento
de identidad (si se trata de persona natural) o documento que acredite su personalidad (si
es una persona jurídica), categoría de miembro, fecha de ingreso, y si corresponde, cuotas
pagadas, sanciones y reconocimientos.

Hay algunas organizaciones que acostumbran llevar un libro de asistencia, donde se

registran las personas que asisten a cada asamblea y reunión de Junta Directiva. Este
libro indica cada fecha de celebración de asamblea y junta directiva y permanece en la
sede de la organización para que cada miembro se acerque a firmarlo y deje sus datos
personales cada vez que asista a una reunión. Aquí se puede dejar constancia de la
representación que ejerza un miembro en nombre de otro y cualquier otra circunstancia
de particular interés para la sesión a realizar.

Los libros contables

Los libros de contabilidad son los documentos donde se reflejan las operaciones
relacionadas con la gestión de la organización. Pueden ser elementos físicos, o sea los
tradicionales libros en que se anotan las operaciones; pero hoy en día es mucho más
habitual que la contabilidad se lleve por medios informáticos, y aunque sigan
denominándose libros, no son libros en un sentido físico.
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A lo largo de la vida de una PJSFL se van produciendo hechos que deben ser registrados
por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la organización. Estos hechos
quedan reflejados en el libro diario, que recogen de forma cronológica las operaciones
que se van realizando la PJSFL de forma cronológica. Deben registrarse día a día, o por
periodos no superiores a un mes, si el detalle aparece en otros libros auxiliares.

Por su parte, la finalidad del libro mayor es recoger estos mismos hechos pero no en
atención a la fecha en que se produjeron, sino a la cuenta que han afectado. Se recogen las
distintas cuentas y los movimientos que se realicen en ellas. Los saldos de los distintos
conceptos son la base para la confección de los estados financieros.

Estos libros (actas, asociados, diario y mayor) deben permanecer en la sede de la PJSFL y
ser llenados con orden y nitidez por la persona designada, siendo importante y necesaria
la firma de los miembros directivos en los mismos, según sea el caso. Deben mantenerse
en perfecto estado y no tener intercaladas hojas en blanco. Si se producen equivocaciones
al llenar las hojas, no deben arrancarse, sino cruzar dos líneas y poner entre ellas la
expresión “anulado” o “no corre”. En caso de sustracción o extravío, se debe concurrir
ante Notario Público para hacer una declaración jurada, dejando constancia de la pérdida
y las circunstancias en que se produjo, e informar del suceso al Departamento de Registro
y Control de Asociaciones, solicitando el sellado de nuevos libros.

Sobre las facultades de Gobernación en este ámbito, destacan las consideraciones de la

Sala de lo Constitucional de la Corte Suprema de Justicia de la Sentencia No. 107, de las
12:45 p.m. del 12 de junio de 2001: “En cuanto a los numerales: 2.- Realizar inspección en
los libros de las Asociaciones. 3.- Realizar auditoría contable en sus estados financieros.
5.- Establecer custodia legal de los libros de actas, membresía, diario y mayor. La Ley N°
147, para el efecto en su artículo 13 literal d) establece que las asociaciones, fundaciones,
federaciones y confederaciones llevarán el Libro de Actas, de Asociaciones de
Contabilidad y cumplirán con los demás requisitos que se establecieron en el reglamento
de esta ley; por lo que no es facultad de dicho departamento lo ordenado en los
numerales 2, 3 y 5; en consecuencia viola la Constitución Política en los artículos 32, 130
y 183, así como el principio de seguridad jurídica, del debido proceso y de legalidad
reconocido en la Constitución Política (artículo 25 N° 2; 32; 34 N° 11 y 160 Cn)”.

Regularización en otras instancias del Estado

Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Dirección General de Ingresos, DGI y

Dirección de Contrataciones del Estado
12
El Registro Único del Contribuyente (RUC), se creó mediante la Ley Creadora del
Registro Único del Contribuyente, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, No. 246, de
30 de octubre de 1981, para adjudicar un código único de identificación para fines de
unificación de los Registros de los Contribuyentes que tengan relaciones con el Estado o
sus dependencias, armonizando así la gestión estatal y de información. Según esta ley,
habrá por los menos los siguientes Registros: Registro de Contribuyentes; Registro
Central de Trabajadores del Estado; Registro Central de Proveedores del Estado.

Según el artículo 8 de esta ley creadora, toda persona obligada a inscribirse en el

Registro Único, debe indicar su código de identificación al realizar cualquiera de los
siguientes actos:

 Gestiones ante la Dirección General de Ingresos;

 Trámites de exposición e importación ante la Dirección General de Aduanas;
 Operaciones de créditos con otras instituciones bancarias;
 Al expedir documentos comerciales, como facturas, recibos, cartas de crédito,
contratos, guías de remisión de mercaderías y otros documentos similares;
 Operaciones vinculadas a relaciones contractuales o dependencia con el Estado,
cuando tales actos sean originados por tal vinculación;
 Tramitación de pasaportes;
 Todos los demás que el Ministerio de Finanzas determine.

A efectos de obtener el número RUC –para lo cual se acude a la Administración de Rentas

más cercana–, el sitio web de la Dirección General de Ingresos, dependencia del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, publica los siguientes requisitos para personas
jurídicas sin fines de lucro:

 Original y copia del acta constitutiva y de los estatutos, debidamente inscrita en el

Ministerio de Gobernación.
 Gaceta donde se publicó su personería.
 Fotocopia de recibo de agua, luz, teléfono ó contrato de arriendo (caso de alquiler)
 Fotocopia de cédula del representante legal; en el caso de ser extranjeros presentar
copia del pasaporte y cédula de identidad. Si el representante legal es extranjero y no
tiene cédula de Residencia, deberá presentar fotocopia del pasaporte y constancia del
trámite extendida por la Dirección de Migración y Extranjería.
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 Inscripción de libros contables en la Admón de Rentas

No obstante, es preciso anotar que según la práctica diaria, la Dirección General de

Ingresos requiere también fotocopia de la constancia de cumplimiento emitida por el
Departamento de Registro y Control de Asociaciones del Ministerio de Gobernación; y
fotocopia de la cédula de los miembros de la Junta Directiva de la organización.

En el caso de que no sea el representante legal quien realice los trámites, la persona que
lo haga debe estar autorizada para ello a través de un Poder Especial otorgado ante un
Notario Público, y presentar además fotocopia de la identificación del representante legal
y de sí mismo.

Por otra parte, si la organización estuviese interesada, puede registrarse en el Registro

Central de Proveedores del Estado, el cual es administrado por la Dirección de
Contrataciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El Registro Central de Proveedores del Estado es el único registro público oficial

encargado de inscribir a todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras
que deseen contratar con las entidades y organismos del sector público; en él se inscriben
todos los interesados en proveerle al Estado. El registro contempla la información general
del proveedor y la clasificación de los servicios, bienes, obras y consultorías de
conformidad con el Catálogo de Bienes y Servicios.

Mediante el Decreto 67-200620 se ordenó la implementación del Sistema de

Contrataciones Administrativas del Estado (SISCAE) para permitir la difusión y gestión
de la información sobre las contrataciones administrativas, y del Catálogo de Bienes y
Servicios (CBS), así como de todos los trámites que se realizan el Registro de Proveedores
del Estado, desde el registro hasta la revocación del certificado de inscripción. También se
estableció la inscripción a través de medios electrónicos, para lo cual creó el portal
www.nicaraguacompra.gob.ni, que ofrece a todos los proveedores la oportunidad de
informarse oportunamente de convocatorias o licitaciones de las instituciones del Estado.

Entonces, la inscripción de una PJSFL como proveedor del Estado se puede realizar en
línea, en el portal ya indicado. El formulario a llenar requiere la siguiente información:
razón social; nombre comercial; tipo de persona jurídica; fecha de constitución;
clasificación económica; actividades económicas; empresas representadas; correo
electrónico; dirección; departamento; municipio; teléfono; fax; apartado postal; sitio web
de la empresa; y sucursales.

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Instituto Nicaragüense de Seguridad Social (INSS)

La Ley de Seguridad Social, en su artículo 5 dispone que son sujetos de aseguramiento

obligatorio: “…las personas que se encuentren vinculadas a otra, sea ésta natural o
jurídica, independientemente del tipo de relación laboral o de servicio que los vincule, lo
mismo que la personalidad jurídica o la naturaleza económica del empleador, empresa
o institución pública o privada que utilice sus servicios”.

Queda meridianamente claro, entonces, que las PJSFL deben registrarse como
empleadores en el Instituto Nicaragüense de Seguridad Social (INSS), que es el ente
autónomo del Estado encargado por ministerio de la ley, de organizar, ejecutar y
administrar el Seguro Social.

Conviene, aquí, reproducir dos definiciones importantes contenidas en el artículo 1 del

Reglamento General de la Ley de Seguridad Social:

“a) Empleador es la persona natural o jurídica, de derecho público o privado, que por
cuenta propia o ajena tiene a su cargo una empresa o actividad económica de cualquier
naturaleza o importancia, persiga o no fines de lucro, en que trabaje un número
cualquiera de trabajadores, bajo su dependencia directa o indirecta, en virtud de una
relación de trabajo o de servicio que los vincule.

Se considera empleador al que contrata trabajos para efectuarlos con elementos propios.
Para ser contratista se requerirá estar registrado en el Instituto, previa rendición de las
garantías que se consideren necesarias conforme norma que establezca el Instituto. El
que hiciere ejecutar la obra por medio de alguien que no fuera contratista inscrito,
responderá ante el Instituto por las obligaciones establecida por la Ley y en especial por el
pago de las contribuciones del Empleador y de los trabajadores correspondientes.

Si el empleador no se encuentra inscrito al Seguro Social porque no ejerce alguna

actividad económica, no se considerará como tal, cuando se trate de servicios ocasionales
no lucrativos y en períodos menores de un mes.

b) Trabajador: Sujeto al régimen obligatorio del Seguro Social es toda persona que
presta o desempeña un trabajo o realiza un servicio profesional o de cualquier naturaleza,
en calidad de dependiente, en forma eventual, temporal o permanente, a un empleador
sea éste persona natural o jurídica, entidad privada, estatal, mixta, independientemente
del tipo de relación que los vincule, la naturaleza económica de la actividad, así como la
15
forma de pago o compensación por los servicios prestados. La definición incluye a los
aprendices aunque no sean remunerados

Los socios de cualquier compañía o sociedad que desempeñen una actividad remunerada
dentro de su organización, están afectos al régimen del Seguro Social Obligatorio, sin
embargo, la participación o distribución de las utilidades que corresponda a esos socios
como tales, no están afectas al pago de cuotas al seguro social, por cuanto las reciben en
su carácter general de socios.

Cuando una PJSFL acude al INSS para afiliarse como empleador, se le requiere
presentar:

 Escritura Constitutiva debidamente inscrita en el registro correspondiente.

 Estatutos y Certificación del Ministerio de Gobernación en caso de si son
Asociaciones gremiales u ONG.
 Estatutos y Certificación del MITRAB en caso si son Cooperativas.
 Poder General de Administración a favor del Representante Legal.
 Cédula de Identidad Ciudadana del Representante legal, si es Nicaragüense o de
Residencia, si es Extranjero.
 RUC.
 Constancia de la DGI.
 Llenar formulario establecido por el INSS (Cédula de Inscripción y movimiento del
Empleador.
 Carta solicitud de afiliación.

Una vez que se encuentra inscrita la organización, está obligada a informar al INSS sobre
la contratación de nuevos empleados en los primeros tres días de alta; y debe pagar en los
primeros 17 días de cada mes: la cuota patronal (16%), además de retener y pagar la cuota
de empleados (6.25%).

En los últimos años, se ha hecho una práctica que funcionarios del INSS interpreten y
apliquen discrecionalmente lo establecido en el artículo 5 de la Ley de Seguridad Social y
en el artículo 1 del Reglamento de la misma; aducen que los organismos no
gubernamentales deben retener obligatoriamente la cuota del INSS a todo trabajador
independiente que sea contratado para una obra o servicio, aunque sea por 3 horas o 1 día
o por obra o servicio específico.

16
Instituto Nacional Tecnológico (INATEC)

No hay que olvidar que también se adquieren obligaciones de pago con el Instituto
Nacional Tecnológico (INATEC), cuyos programas son financiados, entre otros recursos,
con el aporte mensual obligatorio del 2% sobre el monto total de las planillas de sueldos
brutos, o fijos a cargo de todos los empleadores de la República, excepto del Ejército y la
Policía Nacional, según establece el artículo 24 de su Ley Orgánica24.

La recaudación del 2% se realiza a través de la infraestructura de recaudación del INSS a

nivel nacional y el monto recaudado se deposita en una cuenta especial a nombre de
INATEC. Así lo establecen el artículo 25 de su Ley Orgánica y el artículo 2 del Reglamento
de Recaudo del Aporte Mensual del 2%.

Toda PJSFL debe inscribirse y aportar mensualmente el 2% de su planilla para financiar a

INATEC, en los primeros 15 días de cada mes. Este 2% lo aporta la entidad, no se deduce
del salario de los empleados. Quienes están al día con sus aportaciones tienen derecho a
participar en seminarios de capacitación técnica que ofrece el INATEC; la calendarización
de cursos se publica en los diarios y debe solicitarse por escrito el curso y los cupos, los
cuales serán asignados por INATEC.

Régimen fiscal

Dada la compleja problemática social y económica nicaragüense, las organizaciones

civiles sin fines de lucro ofrecen fluidas vías de canalización de inquietudes, carencias y/o
iniciativas de la población en general, de la comunidad. Así, desarrolla un trascendente
papel de colaboración, de cooperación, en la acción integral conjunta con otros sectores
sociales. Precisamente por esa función, el Estado las exime del pago de ciertos tributos.

En el ámbito nacional, la Ley de Concertación Tributaria (Arto. 32 numeral 4) establece la

exención del pago de Impuesto sobre la Renta (IR) a la Instituciones artísticas, científicas,
educativas y culturales, sindicatos de trabajadores, partidos políticos, Cruz Roja
Nicaragüense, Cuerpos de Bomberos, Instituciones de beneficencia y de asistencia social,
comunidades indígenas, asociaciones civiles sin fines de lucro, fundaciones, federaciones
y confederaciones, que tenga personalidad jurídica.

Del Impuesto al Valor Agregado (IVA) se encuentran exentas, según la Ley de

Concertación Tributaria (Arto. 111), las iglesias, denominaciones, confesiones religiosas
constituidas como asociaciones y fundaciones religiosas que tengan Personalidad
Jurídica.

17
 Por otra parte, las PJSFL que contraten servicios de consultorías o servicios
profesionales o técnico superior prestados por personas naturales, deben retener el 10% a
favor del Fisco en concepto de Impuesto sobre la Renta (IR). En caso que las
organizaciones realicen actividades mercantiles o prestación de servicios para obtener
recursos y financiar sus actividades, deben pagar el IVA respectivo, no están exoneradas.

También es obligación solicitar autorización al Fisco para llevar registros contables

computarizados, tal como se ha dejado establecido con anterioridad.

Además, las PJSFL están obligadas a efectuar las retenciones de ley (Impuesto sobre la
Renta IR) y enterarlas mensualmente a la Dirección General de Ingresos (DGI).

En cuanto a los gravámenes municipales, están exentos de pago del Impuesto sobre
Bienes Inmuebles (IBI), las Iglesias y confesiones religiosas, en cuanto a los templos y
dependencias destinadas a fines religiosos; las instituciones de beneficencia y de
asistencia social sin fines de lucro; las instituciones culturales, científicas, deportivas y
artísticas; los sindicatos y asociaciones de trabajadores y profesionales; y las asociaciones
gremiales, siempre que no persigan fines de lucro; así también las asociaciones,
fundaciones, federaciones y confederaciones civiles sin fines de lucro, que tengan
personalidad jurídica reconocida, únicamente en lo que se refiere a su patrimonio e
ingresos relacionados exclusivamente con el cumplimiento de sus fines propios. Estas
disposiciones también aplican para el Impuesto sobre Ingresos; la exoneración es
taxativa, por estar contenida en la Ley de Concertación Tributaria.

A continuación se presenta un resumen de las obligaciones fiscales y otras que tienen las
Personas Jurídicas sin Fines de Lucro:

18
Gravamen Obligación/Exoneración Fecha de cumplimiento Observaciones
Impuesto Sobre la Declarar al final del Periodo Fiscal Dentro de los tres meses Declarar no significa
Renta posteriores al cierre del pagar, ya que goza de
periodo fiscal. exención del IR.
Retenciones en la Retener, declarar y pagar retenciones Dentro de los primeros 5 días
fuente del IR mensuales: hábiles después del 30 de cada
- Por sueldos a empleados, según mes
tarifa progresiva
(ingresos mayores a C$100,000
anuales)
- Por toda compra de bienes y
servicios mayores de
C$1,000.00, el 2%; y si son personas
no registradas ante la DGI Por
servicios profesionales o
técnicos, prestados por persona
natural, 10%
- Por servicios profesionales o
técnicos, prestados por persona
jurídica, 2%
- Por alquileres, concebidos como
rentas de capital 10%
- Otras especificadas en la ley:
dieta a Junta Directiva, etc.
Impuesto al Valor Retener el 15% cuando se preste Dentro de los primero 15 días De ser así, debe de
Agregado servicio o se enajenan bienes del mes siguiente. inscribirse como
gravados por el IVA, y enterados al responsables
Fisco retenedores del IVA.
Impuesto Selectivo Pagarlo en la importación y compra Se aplica al valor CIF
de Consumo ISC local de bienes gravados. más todos los demás
gravámenes,
excluyendo el IGV
Arancel Temporal Pagarlo en la importación de bienes El ATP afecta todas las
de Protección ATP gravados. importaciones
y Derecho
Arancelario a la
Importación DAI
El ATP afecta Exentos
todas las
importaciones
Impuesto sobre Exentos
bienes Inmuebles
(IBI)
INSS Inscribirse, pagar la cuta patronal Inscripción en los primeros 3 Aplica únicamente a
del 16% , retener y pagar la cuota de días de alta del empleado y los empleados
empleados del 6,25% pago de cuota en los primeros asalariados.
17 días de cada mes.
INATEC Inscribirse y aportar mensualmente el Primero 15 días de cada mes
2% sobre la planilla,
OTRAS Emitir facturas debidamente selladas
OBLIGACIONES por la venta de bienes y servicios.
Emitir constancias de Retención.
Inscribirse en el numero RUC.
Cumplir con la Ley de pie de
Imprenta fiscal, en recibos oficiales

19
 de caja y facturas.
Es importarte recordar que retener no es pagar, en todo caso es un servicio que se presta
al fisco.

Las sanciones y cancelaciones

El artículo 22 de la Ley No. 147 establece que el Departamento de Registro y Control de

Asociaciones del Ministerio de Gobernación es la autoridad competente para imponer
sanciones administrativas a las Personas Jurídicas sin Fines de Lucro que se rigen por la
Ley No. 147. Esas sanciones pueden ser de dos tipos:

a) Multas desde C$1,000.00 hasta C$5,000.00, a favor del Fisco, por violación de
cualquiera de los incisos del artículo 13 de la Ley No. 147, que es el artículo que establece
las obligaciones de las PJSFL. Esas obligaciones ya fueron analizadas en este documento.

La multa, por lo general, es impuesta a la organización cuando ésta gestiona algún

trámite ante el Ministerio de Gobernación, o cuando presenta sus balances contables. El
valor establecido para la multa se paga en una entidad bancaria, depositando el monto en
una cuenta a favor del Fisco. En el caso de Nicaragua, el Fisco depende del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.

También son susceptibles de este tipo de multas las PJSFL extranjeras que, poseyendo
Personalidad Jurídica otorgada en el extranjero, decidan realizar o realicen actividades en
Nicaragua sin cumplir lo establecido en los artículos 19 y 20 de la Ley No. 147:

 Ser autorizadas, presentar los documentos correspondientes al Departamento de

Registro y Control de Asociaciones del Ministerio de Gobernación, el cual examinará
si su naturaleza y objetivos corresponden a la naturaleza de la Ley No. 147, para
proceder al registro correspondiente. Una vez autorizadas deben cumplir con esta Ley
y con todas las Leyes de la República.
 Regirse por los Tratados, Convenios, Acuerdos y Protocolos Internacionales, cuando
operan de conformidad con éstos.

Como una muestra más de los aspectos oscuros de la Ley General sobre Personas
Jurídicas sin Fines de Lucro, cabe destacar que no están establecidos los parámetros para
determinar el monto de la multa a imponer; no es igual imponer una multa de
C$1,000.00, o de C$3,000.00 o de C$5,000.00, como tampoco son iguales entre sí las
distintas obligaciones establecidas en el artículo 13. En consecuencia, esta falta de

20
definición provoca que en la práctica sea la discrecionalidad de los funcionarios el
parámetro utilizado para establecer el monto de una multa.

b) Intervención por el plazo estrictamente necesario para solucionar las irregularidades

provocadas por la violación del artículo 13 de la Ley No. 147, o en caso de reincidencia.

Debe deducirse, entonces, que tanto las multas como la intervención son sanciones que
puede aplicar el Ministerio de Gobernación cuando las PJSFL violan o no cumplen las
obligaciones que les establece el aludido artículo 13. Ahora bien, cuando se refiere a
reincidencia, es lógico entender que se está refiriendo a reincidir en el incumplimiento o
violación de la disposición contenida en el mismo artículo 13.

Es muy importante señalar que cuando una organización considere que sus derechos han
sido vulnerados, por una sanción administrativa impuesta por el Departamento de
Registro y Control de Asociaciones del Ministerio de Gobernación, puede interponer un
Recurso de Apelación en contra de esa decisión (artículo 23, Ley No. 147), ante la persona
que ejerce el cargo de Ministro de Gobernación.

Por otra parte, la cancelación de la Personalidad Jurídica es facultad exclusiva de

la Asamblea Nacional, el mismo órgano que la otorga, y según la Ley No. 147 (artículo 24)
se debe utilizar el mismo procedimiento, previa consulta con el Ministerio de
Gobernación, por alguna de las siguientes causas:

a) Cuando fuere utilizada para la comisión de actos ilícitos;

b) Cuando fuere utilizada para violentar el orden público;
c) Por la disminución de los miembros de la Asociación a menos del mínimo fijado por
esta Ley;
d) Por realizar actividades que no correspondan a los fines para que fueron
constituidas;
e) Por obstaculizar el control y vigilancia del Departamento de Registro y Control de
Asociaciones, habiéndosele aplicado de previo las medidas establecidas en el
Artículo 22;
f) Cuando sea acordado por su órgano máximo de acuerdo con sus Estatutos.

Esta atribución exclusiva del Poder Legislativo de cancelar la Personalidad Jurídica es

uno de las cuestiones que la Ley No. 147 donde se pronuncia sobre el alcance de las

21
atribuciones del Ministerio de Gobernación en lo que a la cancelación de la
Personalidad Jurídica se refiere:

“…El artículo 24 dispone: “La Personalidad Jurídica de las Asociaciones, Fundaciones,

Federaciones y Confederaciones sujetas a ésta Ley podrá ser cancelada únicamente por
la Asamblea Nacional mediante el mismo procedimiento de su otorgamiento y previa
consulta con el Ministerio de Gobernación…”. Como se observa de conformidad con el
artículo 6 y 24, es a la Asamblea Nacional a la que corresponde la cancelación, en ningún
momento la ley otorga tal iniciativa al Ministerio de Gobernación, a lo que sí está
obligada la Asamblea Nacional es a consultarles previamente.”.

Desde la entrada en vigencia de la Ley, el 29 de mayo de 1992, hasta la fecha, la Asamblea

Nacional no ha cancelado la Personalidad Jurídica a ninguna organización regida por esta
Ley. No obstante, es bueno considerar el procedimiento a utilizar en caso de que proceda
la cancelación, ya que no podría ser exactamente el mismo. La Ley Orgánica de la
Asamblea Nacional dispone al respecto:

Así mismo la Ley Orgánica de la Asamblea Nacional en su arto 155 “De la Cancelación
de la Personalidad Jurídica

Las personas jurídicas civiles o religiosas, o las autoridades podrán solicitar la

cancelación de la personalidad jurídica en los siguientes casos:

a) Cuando fuere utilizada para la comisión de actos ilícitos.

b) Cuando fuere utilizada para violentar el orden público.

c) Por la disminución de los miembros de la Asociación a menos del mínimo fijado por la
Ley.

d) Por realizar actividades que no correspondan a los fines para que fueron
constituidas.

e) Por obstaculizar el control y vigilancia del Departamento de Registro y Control de

Asociaciones, habiéndosele aplicado de previo las sanciones administrativas
establecidas en el artículo 22 de la Ley General sobre Personas Jurídicas sin fines de
lucro.

f) Cuando sea acordado por su órgano máximo de acuerdo con sus Estatutos.”

22
Unidad III.-

Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales

de desarrollo

1. Fundamentos de la contabilidad

La Contabilidad se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera

veraz, oportuna y completa, con documentos y registros que demuestren los procesos
realizados por una entidad y los resultados obtenidos que reflejen su situación financiera.

Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su

funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios ocurridos en
sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar
los resultados de la gestión administrativa y financiera.

2. Concepto e Importancia

Para definir a la Contabilidad, primero se revisarán los conceptos emitidos por ciertos
tratadistas y estudiosos:

Fernando Boter y Mauri: "Podemos definir a la Contabilidad diciendo que es la

ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones
efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha
empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido
estos resultados."

Agustín Argaluza: "La Contabilidad es una técnica auxiliar de la Economía de

Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a un
costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades".

Ricardo de Sá: "La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan
las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión, sean públicos o privados".

Bernanrd Hargadón: "Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e

interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias de una
empresa".

23
David Himelbleau: "Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en
las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los mismos".

Comité Interamericano de Contadores: "Es el arte de registrar, clasificar y

resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en
parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados
obtenidos".

Enrique Flower Newton: "La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del
procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los
bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce
información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y
para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente".

Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad es una disciplina técnica que se
ocupa de la medición, registro e interpretación de los efectos de actos y hechos
susceptibles de cuantificación y con repercusiones económicas sobre el patrimonio de
las entidades en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el
propósito de contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de
decisiones".

De la revisión de las definiciones anteriores, se concluye que la Contabilidad es una

ciencia que permite el análisis y registro de los hechos financieros expresados en
términos monetarios, realizados en una entidad o empresa, hasta la obtención de
Estados Financieros cuyos resultados deben ser analizados para orientar la toma de
decisiones, por tanto la Contabilidad permite al Director Ejecutivo (Representante
Legal), prever lo que debe hacer frente a una situación dada, decidir y actuar
oportunamente y de manera efectiva.

El sistema contable funciona a partir de las transacciones económicas y financieras que

son resultado de la gestión institucional. Cuatro son los períodos o etapas que se
deben considerar en el desarrollo de la Contabilidad de toda ONG:

a) Período Inicial
b) Período de Gestión
c) Período de fin de ejercicio
d) Período de Liquidación
a) El Período Inicial: Comprende la organización de la ONG y los asientos
contables que motivarán las operaciones preliminares (preparación de
24
 presupuestos, las primeras solicitudes de fondos a las agencias donantes,
recepción de fondos en la ONG o entidad donataria o beneficiaria).
b) El período de Gestión: Es definido como el lapso de tiempo comprendido entre
el principio y el fin de cada ejercicio contable (1 de Enero al 31 de Diciembre).
c) El período del fin del Ejercicio: Comprende las operaciones de cierre de los
Estados Financieros de Situación y de Resultados (de fondos remanentes para las
ONG’s) para la determinación de los objetivos y metas que se logró alcanzar y los
resultados de las operaciones económicas.
d) El período de liquidación: Es el que comprende el Balance de liquidación final
y de cierre del Proyecto o Convenio (la mayoría de Convenios y Proyectos no
inician el primer día de año y su fecha de término es distinta al 31 de Diciembre).

De lo expuesto, surge la necesidad del empleo de métodos especiales que satisfagan las
características propias de cada

ONG con su agencia donante. Todas estas transacciones son: clasificadas, verificadas,
registradas, analizadas y reportadas a través de los informes financieros mensuales,
trimestrales y anuales.

Campos de aplicación de la Contabilidad

La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano, así
actividades empresariales, actividades de carácter cultural, político, gremial, deportivas,
militar, religiosas, sociales, recreativas, de asistencia social, etc. en la que exista manejo
de recursos económicos se aplica la Contabilidad, por ello se afirma que su campo de
aplicación es ilimitado, sin embargo sus principios son únicos. Existen campos
especializados en el área contable de conformidad con los objetivos que cumplen, de tal
manera que se puede hablar de:

Contabilidad de Costos: Según Cecil Gillespie en su Libro Titulado Contabilidad y

Control de Costos, Editorial Diana, México, la Contabilidad de Costos consiste en una
serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas
actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir la
ejecución del trabajo. Se distingue de la contabilidad comercial y financiera en que,
mientras la primera concentra su atención en productos individuales y grupos de
actividades relativamente pequeñas, la última se sirve de la perspectiva que proporcionan
los balances mensuales y los estados de operación y utilidades.

25
Contabilidad Gubernamental o de Gobierno: Es aquella que sirve para registrar,
clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones
gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del Presupuesto General del
Estado.

Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que pertenecen al Sistema

Financiero Nacional, las mismas que están reguladas por la Superintendencia de Bancos.

Contabilidad de Cooperativas: Es aplicada en las instituciones reconocidas y

reguladas por la Superintendencia de Cooperativas.

Contabilidad Agraria: Con procedimientos especializados que permiten el registro y

los resultados de una actividad temporal, la misma que goza de algunas exoneraciones en
la Ley de Régimen Tributario.

Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que desarrollan actividades

de inspección, prospección, explotación y transporte de petróleo.

Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en actividades tales como la

Construcción, Hotelería, Pecuaria, Ganadería, Seguros y Reaseguros, de explotación de
minas, etc.

Principios de Contabilidad y de las NIF Aplicables a las ONG’s.

Principios Contables Aplicables a las ONG’s

Todas las operaciones registradas por las ONG’s deben estar fundamentadas en los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA, como consecuencia de esta
práctica, se tendrá una información veraz, objetiva y rigurosa que garantizará la
información contenida en los Estados Financieros y en los Informes periódicos que se
presentan a las Agencias Donantes.

Los PCGA que más se ajustan al desempeño de las ONG’s, son los siguientes:

Ente Contable: Está representada por la ONG como entidad que desarrolla una
actividad encaminada a poner en ejecución sus Programas y Proyectos. Las instituciones
deben ser tratadas desde el punto de vista contable como una entidad separada y distinta
de sus directivos, miembros o socios particulares. Por otra parte, al registrar las
operaciones contables no sólo hay que considerar las operaciones anotadas, sino también
observar la naturaleza de los servicios de la institución.

26
Periodo Contable: Es el término de un período referido al desenvolvimiento de una
ONG. Es importante considerar este principio ya que la mayoría de los Convenios y los
Proyectos ejecutados por las ONG’s no empiezan el primer día del año, y el término es en
fecha distinta al 31 de Diciembre tal como ocurre con las empresas comerciales e
industriales. Al respecto, a los informes mensuales y trimestrales se les puede llamar
"sub-períodos contables".

Continuidad del ente Contable: Los Estados Financieros de una ONG como entidad
donataria, corresponden a una entidad en existencia permanente, por lo que sus cifras
deben representar valores históricos.

Significatividad: Los Estados Financieros presentados por la ONG como entidad

donataria deben ser claros y de fácil interpretación para todo aquel que necesite trabajar
con estos reportes. Es necesario que deban ir acompañados de notas explicativas las
cuales ampliarán el origen y el significado de las cifras ya realizadas.

Uniformidad: La utilización de políticas, normas y procedimientos contables deben ser

uniformes a través del tiempo, para que permitan efectuar comparaciones de los Estados
Financieros en forma integral o incidir en algunas partidas que son necesarias analizar y
estudiar, de esta manera se podrá determinar cómo ha sido la evolución del desarrollo de
la ONG o de su Proyecto.

Medición en terminos Monetarios: Los movimientos en las cuentas de Activo,

Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidas fácilmente en los registros contables y ser
expresadas en términos monetarios. La unidad monetaria para la contabilidad y para la
información financiera, es en córdobas.

Partida Doble: En toda ONG cada operación que se registre afectará por lo menos a dos
partidas en los registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble
y al principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa.

Costo de Adquisición: El activo fijo debe llevarse al costo de adquisición o

construcción, cuyos valores se encuentran en las cuentas históricas, a no ser que dicho
costo no tenga significado alguno. El costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular
por separado. El costo de construcción incluye el total de costos directos y los costos de
gastos generales tales como ingeniería, supervisión, administración, intereses e
impuestos. Los ítems tratados como activos fijos deben tener, para la Institución, al
menos una vida útil de un año en perspectiva, aunque normalmente esta vida útil es

27
considerada más larga. Deben establecerse medidas o criterios prácticos para poder hacer
distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operación y mantenimiento.

Obsolescencia: Los bienes que ya no están en servicio deben retirarse mediante cargo a
la reserva por depreciación o a gastos directamente, a fin de que los activos fijos
representen los bienes propios al servicio institucional.

Estados Financieros: Los Estados Financieros deben ajustarse a las normas aplicables
de información incluidas en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

Los Controles Internos en las ONG’s.

Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en
forma clara y precisa para evitar errores en su interpretación y aplicación. En algunas
ONG’s, los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control
sobre los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y
asegurando el cumplimiento de las políticas administrativas.

Los reglamentos más utilizados para aplicar el control interno en las ONG’s, tienen que
ver con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos a
Proveedores y el de Compras y Adquisiciones.

Control interno de caja y bancos

Aspectos contables:

Según la política administrativa y contable aplicada en varias ONG’s, los siguientes

mecanismos de control interno, deben ser aplicados obligatoriamente en su institución
para asegurar un control contable y financiero eficiente:

• Todas las operaciones que se efectúen por Caja, se realizarán teniendo en

consideración el Plan de Cuentas Institucional.

• El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones, aperturas o

eliminación de cuentas del Pan General de Cuentas, debe comunicar inmediatamente al
Tesorero o a la persona responsable de Caja.

• El Cajero contabilizará diariamente todos los documentos que impliquen un

ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente sustentados con
documentos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios así como, las autorizaciones
de los funcionarios del Programa o Proyecto específico.
28
• El Departamento de Contabilidad autoriza todos los documentos en señal de
conformidad con la documentación sustentatoria.

• Ningún documento será pagado y registrado por Caja, si no cuenta con la

autorización del Departamento de Contabilidad, previo chequeo y/o verificación del saldo
presupuestario, salvo aquellos que se originen por las liquidaciones de remuneraciones y
Beneficios Sociales, que competen al Departamento de Administración o de Personal, si
lo hubiere.

• Al efectuar el pago de alguna obligación derivada por prestación de servicios

personales, el Cajero está en la obligación de deducir los impuestos que causare este pago
y que deberán ser consignados en el Departamento de Contabilidad al momento de
autorizar el pago, esto quiere decir que el Departamento de Contabilidad ordenará al
Cajero el importe que deberá retener por impuestos.

• Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente
autorizadas por el Director Ejecutivo y el Administrador, o alguna persona de reemplazo
en caso de ausencia de alguno de ellos.

• Todos los cheques emitidos deben necesariamente ser firmados por mínimo dos
personas, una de ellas será obligatoriamente la del Director Ejecutivo y la otra podrá ser
del Administrador, Tesorero o algún miembro del Consejo Directivo, asignado en
Asamblea de Socios.

• Toda la documentación relativa a anticipos de remuneraciones, préstamos

personales y otros pagos al personal que estén directamente relacionado con las
remuneraciones, deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Director Ejecutivo.

Aspectos administrativos

A). Ingresos de caja:

Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias, el
original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia será archivada
en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segunda copia
será entregada al depositante en ese instante.

Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional. No se
aceptarán cheques posfechados. No se permitirá al Cajero recibir dinero o valores en
custodia, que no hayan sido previamente autorizados por el Director Ejecutivo.

29
B). Egresos de caja:

Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser depositados en las
cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación.

La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los datos de la de
la minuta de depósito.

Las minutas de depósito con el sello del recibidor del Banco, deben ser entregadas el
mismo día del depósito al Cajero, para sustentar los asientos contables por el egreso de
fondos.

Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque,
para facilitar el control interno. Los pagos con cheques se efectuarán en los siguientes
casos:

Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero su rendición de cuenta y reposición
del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos de gastos.

Los pagos de servicios de electricidad, teléfonos, agua, retenciones fiscales, tributos,

impuestos municipales, etc. serán cancelados en las fechas de su vencimiento.

C). Cierre de caja:

• El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el día
en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último formato se
establecerá el saldo de Caja (Informe de caja).

D). Control de giro de cheques:

• El Cajero llevará un control de la adquisición de las chequeras y verificará la

numeración correlativa y la cantidad de los cheques.

• Se girarán los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en caso de

anulación de un cheque, se debe registrar en el parte diario de Caja con la palabra
ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un sello de ANULADO y
será perforado para mayor seguridad.

• Todo cheque será emitido con un Comprobante Contable de Pago o Egreso, el

mismo que en forma obligatoria se llenará los datos requeridos en el formato.

E). Normas generales de caja:

30
• Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero, debe ser
sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.

• El Departamento de Contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma

sorpresiva y periódica, cuando lo considere conveniente.

• Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será notificado

inmediatamente al Director Ejecutivo para la toma de medidas convenientes en
coordinación del Departamento de Contabilidad, para que se efectúen los asientos de
ajuste respectivos.

F). Conciliación de fondos:

Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos, esta conciliación comprenderá
todas las disponibilidades que tiene la Institución, los cuales se compararán con los
saldos que figuran en los Libros y Registros contables oficiales, de esta manera se
determinarán las diferencias por ajuste no efectuado del tipo de cambio. La conciliación
de saldos es necesaria para evitar diferencias al fin de cada período del Proyecto o
Programa. Los ajustes que sean realizados serán firmados por el Director Ejecutivo, al
mismo que se adjuntarán todos los papeles de trabajo que motivaron las diferencias en la
conciliación, para que a su vez los Auditores de las Agencias Donantes tengan el material
que de consistencia a los ajustes efectuados.

Control Interno de Fondos para Caja Chica

Los fondos en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera
precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las
siguientes observaciones:

• El fondo de Caja Chica es aquel que está constituido por un importe fijo de dinero
en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de la
Institución, su uso está destinado exclusivamente para realizar gastos menores e
imprevistos, los cuales no han sido considerados para las emisiones de las órdenes de
compra por reducido valor; sin embargo estos gastos son considerados dentro de los
presupuestos aprobados por las entidades donatarias.

• El Cajero, serán los únicos responsables de administrar correctamente el Fondo de

Caja Chica, racionalizando el buen uso del dinero en efectivo. La apertura del Fondo de

31
Caja Chica, así como los incrementos del fondo se efectuarán previa aprobación del
Director Ejecutivo.

• Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante comprobantes
válidos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios.

• Sólo se atenderán desembolsos en efectivo cuando se trate de adquisiciones de

importes menores cuyo monto máximo de cada pago no exceda al previamente fijado.
Estos desembolsos en efectivo serán realizados para cubrir conceptos varios tales como
movilización local, peajes, refrigerios, materiales de oficina, útiles de aseo y limpieza, etc.

• La autorización para la adquisición de un bien o servicio corresponde a la máxima

autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica
debe verificar que todos los documentos tengan la firma de los funcionarios autorizados.

• La rendición documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la

sustentación de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se debe aceptar
comprobantes justificativos que en su contenido sólo describan conceptos generales como
"por consumo" o "por ventas varias" o "servicios diversos".

• El Cajero al presentar su rendición del gasto en efectivo, llenará Informe de Caja

chica especialmente diseñada para este fin, en forma detallada.

• El Informe de Rendición o Liquidación del Fondo de Caja Chica debe

confeccionarse en original y copia, el original y los documentos justificativos de los gastos
para ser entregados al Departamento de Contabilidad para su registro contable y la copia
para su archivo y control correlativo.

• La reposición del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna un

cheque a nombre del Cajero, quien es el único responsable del manejo de los fondos, por
un valor igual al valor total gastado, previamente el Departamento de Contabilidad debe
verificar la suma y si los documentos que se acompañan reúne los requisitos necesarios
tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga el sello de cancelado o
pagado.

• Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja Chica, se

debe pedir su reposición para evitar quedar sin dinero mientras se realiza el trámite de
reintegro de fondos.

32
• Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para Caja Chica
debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con la copia de las mismas se
contabilizarán en el momento que se produzca esta variación, dando consistencia y
validez al asiento contable realizado.

• Los arqueos que el Departamento de Contabilidad realice deben efectuarse en

forma sorpresiva y periódica, cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito al
Director Financiero para tomar medidas correctivas administrativas y contables.

Unidad IV.- Control interno para compras y adquisiciones:

La adopción del sistema de control para realizar compras y adquisiciones con fondos
institucionales, entre las más importantes tenemos:

• El Director Ejecutivo tiene la facultad de autorizar compras de bienes y servicios

hasta por los montos determinados por el Directorio. Las autorizaciones y ejecuciones de
compras deben estar en función del presupuesto aprobado por las entidades donatarias.

• Las compras que excedan los límites determinados por el Directorio, deben ser
aprobados por esta instancia.

• Toda compra será motivo de una solicitud escrita; esta debe ser enviada al Director
Ejecutivo para su evaluación y aprobación.

• Toda solicitud de compra debe contar con los siguientes requisitos: la finalidad
para la cual será destinada dicho equipo o material, especificaciones detallas del bien
requerido para ubicar los proveedores más adecuados, si se tratan de materiales o
equipos especiales será conveniente presentar los posibles proveedores para facilitar el
trámite de compra, se debe indicar si la compra esta detallada en el presupuesto
aprobado, se debe establecer el grado de urgencia y prioridad de la compra, se indicará la
fecha límite para la adquisición y contendrá la firma de responsabilidad de la persona que
solicita la compra y de su jefe inmediato.

• La persona o comisión encargada de compras, al receptar esta solicitud de compras

debe obtener por lo menos tres cotizaciones o Proformas, luego de lo cual se realizará un
estudio comparativo de las propuestas que encuadren en los requisitos técnicos
solicitados por el usuario a fin de evitar problemas futuros sobre calidad y
especificaciones, luego se someterá al Director Ejecutivo para que realice la aprobación
final de la compra.

33
• Luego de aprobada la propuesta más conveniente, se realizará la Orden de Compra
al proveedor exigiéndole el respeto a las condiciones estipuladas en ella. El momento de
la recepción del equipo comprado al proveedor, se debe realizar una examen minucioso
para comprobar que las características y estipulaciones técnicas sean las correctas, luego
de lo cual se recibirá el equipo mediante la firma de una Acta de Entrega y Recepción, en
la que debe constar cualquier defecto menor que no inhabilite el material recibido y que
pueda ser subsanada por el proveedor, caso contrario no se debe aceptar el material o
equipo deficiente.

• Los documentos de sustentación de las adquisiciones de bienes y servicios se

sujetarán a lo dispuesto por el Servicio de Rentas Internas en lo relacionado con la
emisión de comprobantes válidos.

• Todo servicio ocasional o permanente de profesionales, se los debe realizar

mediante "contratos civiles de prestación de servicios", los mismos que deben se firmados
y autorizados por el Director Ejecutivo, en base a lo que establece el Código Civil para la
celebración de estos instrumentos contractuales.

Los procesos y registros contables para ong’s

Los procesos contables:

La base principal para toda buena organización es el establecimiento de procedimientos y

métodos sencillos de realizar; la información oportuna y los controles internos han sido
siempre los objetivos fundamentales de la contabilidad.

Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el personal responsable de

la ONG para la toma de las decisiones en los distintos proyectos, gira principalmente
alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de información (contable, extra
contable, histórica, prospectiva, continua, periódica y accidental), y los procedimientos
adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a través de los
canales de información apropiada los cuales son: documentos, informes especiales y los
estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc.).

Los registros contables:

Las funciones de la Contabilidad es:

A.- Analizar y clasificar

34
B.- Registrar

C.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos
producidos en los proyectos de cada ONG.

Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que diariamente
realizan las ONG’s son:

Registro de Caja: En este registro se detallan cronológicamente todos los débitos y

créditos aplicados a la Cuenta Caja, es conveniente disponer de la columna se Saldos que
permite obtener diariamente los valores disponibles en esta cuenta.

Registro de Bancos: En este registro se detallan todos los ingresos, los egresos y los saldos
del dinero de las cuentas bancarias institucionales. Cada programa o proyecto que se
encuentre ejecutando contará con su Cuenta Bancaria independiente, el buen manejo del
registro de Bancos va a proporcionar diariamente la información referente a los saldos
disponibles, evitando sobregiros y problemas bancarios.

Registro de Diario (Libro Diario): Este registro permite la anotación diaria de todas las
transacciones u operaciones realizadas por la institución a través de los Comprobantes de
Ingreso, Egreso y Diario.

Registro de Control Presupuestario: Este registro consiste en la anotación detallada de los

valores que han sido "afectados" a los diferentes presupuestos manejados en la
Institución. Para cada partida o sub partida presupuestaria, es necesario abrir un registro
que detalle los ingresos recibidos para financiar cada actividad programada en el
presupuesto, los egresos aplicados a este rubro y el saldo de fondos existentes en el rubro.

Toda transacción que se realice, cualquiera que sea su naturaleza, si ha de ser registrada
en los libros contables debe ser confirmada por escrito y para ello, utilizará, como se
había mencionado, los comprobantes de ingreso, egreso o de diario, donde quedarán
detalladas las operaciones, los elementos que en ella han intervenido y los derechos y
obligaciones que se derivan de las mismas; de esta manera, se evitarán las dudas, las
malas interpretaciones y los motivos de muchas cuestiones legales.

De igual manera, los documentos de respaldo de las operaciones involucradas quedarán

archivadas junto a los comprobantes de ingreso, de egreso o diario, a fin de darle mayor
consistencia a las operaciones.

Las actividades de una ONG las podemos representar de la siguiente manera:

35
Operaciones Diarias:

Registro del movimiento diario a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario.

Control de las Partidas Presupuestarias.

Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinación de saldos.

Informes mensuales:

Balance General Consolidado

Informes por partidas y sub partidas presupuestarias por proyectos o programas.

Detalle de pagos realizados

Liquidación de fondos disponibles por proyectos o programas

Conciliaciones bancarias

Informes anuales:

Balance General consolidado

Informes Externos de la ONG

Informes Internos de la ONG

Los Comprobantes

Se sugiere que para efectos contables las ONG’s elaboren los Comprobantes de Ingresos,
de Egresos y de Diario, para registrar cada uno de los movimientos económicos que
realicen.

Comprobante de Egreso o de Pago: Este comprobante se utiliza para registrar todas

las salidas de dinero mediante cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es
importante que en este documento se realice la contabilización correspondiente y la
afectación al Programa o Fondo y al Rubro o Rubros Presupuestarios. Entre los datos más
importantes que deben contener estos comprobantes están: numeración preimpresa,
lugar y fecha, número del cheque, nombre del banco, nombre del beneficiario, número de
cédula o RUC, dirección domiciliaria, código del programa afectado, código
presupuestario del rubro o rubros afectados, concepto por el cual se efectúa el pago; los
códigos de las cuentas, los nombres de las cuentas y los valores del Debe y el Haber; las

36
firmas de contabilizado, revisado, aprobado y auditado; y por último, la firma del
beneficiario del pago.

Comprobante de Ingreso: Este comprobante será utilizado para registrar todos los
ingresos de dinero en efectivo o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual
que el comprobante de egreso, éste debe ser elaborado el momento de recibir las minutas
de depósito correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja deben ser respaldados
mediante los respectivos recibos de caja. Los Comprobantes de Ingreso deben ser
documentos pre numerados y deben contener, entre los datos más importantes: lugar y
fecha, nombre de la persona que entrega los fondos, el registro del dinero si fue recibido
en efectivo o en cheque, nombre del banco si fue en cheque, código del programa
afectado, el código del rubro o rubros presupuestarios afectados, concepto por el cual
ingresan los fondos, una columna con los códigos de las cuentas, el nombre de las
cuentas, los valores al Debe y al Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y
auditado; las firmas de recibí conforme y de entregue conforme.

Comprobantes de Diario: Este comprobante se utiliza para el registro de las

transacciones que no corresponden a un Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en
él se anotan los asientos por ajustes contables, para registrar los créditos y los débitos
bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas de moneda extranjera. Al
igual que los comprobantes anteriores, los datos básicos que debe contener son: número
pre impreso, fecha del asiento contable, código del programa afectado, código del rubro o
rubros presupuestarios afectados, código de las cuentas contables, nombre de las cuentas,
valores del Debe y del Haber; y, las firmas de elaborado, aprobado, contabilizado y
auditado.

37
Unidad V.- Auditoria aplicada ONGs

El primer paso para encarar el trabajo de una auditoria cualquiera sea el tipo de Ente, es
de tomar conocimiento apropiado de la estructura del mismo, como así también de los
estados Contables bajo análisis. A tal efecto deberá informarse y relevar sus
operaciones, las actividades que realiza y fundamentalmente los sistemas de
información utilizados, sin dejar de lado, por supuesto, la normativa legal aplicable al
caso, y consecuentemente con ello, las exigencias de los Organismos de control
respectivos.

Al considerar los tres aspectos: tipo de actividad, situación económica y financiera y su

Organización gerencial y humana, estaría en condiciones de medir el riesgo inherente de
auditoria. La determinación de este riesgo, es independiente de la existencia de una
adecuada estructura de control interno.

Al planear su auditoría, el profesional debe tener en cuenta la carencia de fines de

lucro de estos entes, lo que significa que la medición periódica de su patrimonio, no
tiene como fin determinar los resultados obtenidos, sino demostrar las fuentes de
recursos utilizadas y la aplicación o usos dados a los mismos, sin obviar, por supuesto
la razonable presentación de su patrimonio.

Seguidamente, y como una forma adecuada para planificar el trabajo de auditoría

deberá evaluar la significación (importancia relativa) de lo que se quiere examinar,
teniendo en cuenta:
• Su naturaleza
• La importancia de los posibles errores o irregularidades
• El riesgo involucrado.

La existencia de controles, dentro del sistema de procesamiento de información de la

empresa, que ayuden a otorgar validez a las afirmaciones contenidas en los Estados
Contables, hará que la labor se centre en la evaluación de los mismos y su
adecuado funcionamiento. Luego, se estará en condiciones de diseñar el programa de
trabajo para el que se tiene que tener en cuenta la existencia de áreas muy sensitivas que,
por el tipo de actividad, presentan estas organizaciones, las que requieren de especial
atención.
Ellas son:
 los recursos, que pueden derivar de distintas fuentes (cuotas sociales,
donaciones, subsidios, etc.).
 los gastos por distintos conceptos que hacen a la operatoria normal.
 Los bienes de uso que constituyen una de las principales fuentes de inversión,
analizando el origen de los mismos.
38
  Los créditos por cuotas pendientes de percepción prestando especial atención a la
cobrabilidad de las mismas.
 Las deudas referidas a las actividades por ellas desarrolladas.

El cuadro que a continuación se reproduce refleja lo antes explicado y pone de

manifiesto la decisión que deberá tomar el Auditor para determinar el enfoque de
auditoría a aplicar para el desarrollo de su trabajo

Conocimiento de la Estructura del Control Interno

Identificación de puntos Identificar los puntos Sugerir a la

“fuertes” de Control débiles del control Dirección su
Interno acción
correctiva

Analizar el impacto de
la labor de la Auditoria
Satisfacen el objetivo No satisfacen
de la auditoria el objetivo de
la Auditoria
Impacto significativo
¿Es eficiente confiar en
ellos?
Cambiar a un enfoque
Diseñar Pruebas de sustantivo
control

Partiendo de la base que los controles internos en las ONG de nuestro medio son, en la
mayoría de los casos, inadecuados cuando no inexistentes, sólo es factible adoptar un
enfoque sustantivo, y aplicar pruebas sustantivas de operaciones y de saldos para llegar
a conclusiones válidas, para lo cual se propone los siguientes procedimientos:

a) Para validar transacciones hemos creído conveniente agrupar las pruebas por ciclos
así definidos:
1- Movimientos de fondos (Cobranzas y pagos)
2- Adquisiciones y cuentas por pagar
3- Subsidios y Donaciones
4- Nómina y Personal
5- Colocaciones de fondos y reconocimiento de su renta
39
Programa de trabajo de auditoría

Para diseñar los Programas de trabajo para cada Ciclo, el Auditor tiene en cuenta los
siguientes objetivos de auditoría:
- Relacionados con las operaciones o transacciones
Para la auditoria de este ciclo se debe tener en cuenta los siguientes objetivos de
auditoria relacionados con las operaciones o transacciones:
Existencia: existen operaciones registradas. Este objetivo se refiere al hecho de si
las operaciones registradas, de hecho ocurrieron.
Integridad: se registran todas las operaciones existentes. Este objetivo se refiere al
hecho de que todas las operaciones que deberían incluirse en los registros hayan sido
incluidas. Es el equivalente a la afirmación de integridad de la dirección.
Precisión: las operaciones registradas están asentadas por los montos correctos.
Este objetivo se refiere a la precisión de la información para transacciones contables.
Clasificación: las operaciones registradas están clasificadas adecuadamente
conforme el plan de cuentas de la organización También está referida a la afirmación
de valuación.
Tiempo oportuno: las operaciones se registran en las fechas correctas. Es parte
de la afirmación de valuación.
Asentamiento y Resumen: las operaciones registradas son incluida
adecuadamente en los registros y se resumen adecuadamente. Este objetivo se refiere
a la precisión en la transferencia de la información de los sub diarios al diario, y de los
mayores auxiliares al mayor. También tiene que ver con la afirmación de valuación.
Relacionados con los saldos
Existencia: existen los montos incluidos en los Estados Contables
Integridad: se incluyen los montos existentes
Precisión: los montos incluidos están expresados en los montos correctos.
Clasificación: los montos incluidos en la lista del cliente están clasificados
adecuadamente.
Fecha de corte: las operaciones próximas a la fecha del balance general se registran
en el período adecuado.
Inventario detallado: los detalles del saldo en cuenta concuerdan con los montos
del archivo maestro, se suma el total en el saldo en cuenta y concuerda con el total
en el mayor.
Valor de venta: los activos se incluyen en los montos en que se estima
venderlos.
Derechos y obligaciones: los activos (derechos) y los pasivos (obligaciones)
pertenecen a la organización.
Presentación y divulgación: los saldos en cuenta y los requerimientos relacionados

40
de divulgación se presentan adecuadamente en los estados Contables.

1-Movimientos de fondos (cobranzas y

pagos)
Pruebas sustantivas de operaciones
a- Revisar selectivamente los registros de entradas del libro Caja con la documentación
respaldatoria (existencia).
b- Rastrear desde el Registro de asociados hasta el libro Caja los ingresos de un
período seleccionado (integridad).
c- Examinar si los importes consignados en los comprobantes de ingresos son los que
corresponden a las cuotas devengadas (precisión).
d- Examinar los documentos que respaldan las entradas de efectivo para su
clasificación correcta (clasificación).
e- Comparar las fechas consignadas en la documentación respaldatoria con el registro
de las mismas en el libro Caja (Tiempo oportuno).

Pruebas sustantivas de saldos

Confirmación de saldos en Instituciones bancarias como así también las firmas
autorizadas en el manejo de los fondos y los acuerdos que tiene con el Banco
(integridad, precisión)
Revisión de las conciliaciones bancarias.
Coteja el saldo del Banco con el resumen bancario y la conciliación bancaria
(Integridad precisión).
Realizar el recuento de efectivo (Arqueo de caja) a la fecha d lo Estados Contables.
Revisión de hechos posteriores (existencia integridad)

2- Adquisiciones y cuentas por pagar

Pruebas sustantivas de operaciones

a. Obtener un Inventario de los bienes de uso y un listado de las altas de los bienes
de uso del ejercicio y realizar una inspección física de los bienes. (Existencia,
Integridad)
b. Cotejar los bienes de uso incorporados en el ejercicio con su documentación
respaldatoria. (Propiedad, precisión, asentamiento y resumen)
c. Analizar las cuentas de gastos relacionadas (reparación y mantenimiento,
impuestos, etc.) (Precisión, clasificación)
d. Analizar las bajas de bienes de uso del ejercicio, su documentación respaldatoria
y correcta registración. (Existencia, Derechos)
e. Efectuar el recalculo de las amortizaciones del ejercicio y analizar la razonabilidad
de la vida útil de los bienes. (Precisión)

41
 f. Evaluar la presentación de los bienes de uso en los Estados Contables.
(Presentación y divulgación)

Pruebas sustantivas de saldos

a. Obtener un listado de las Cuentas por pagar al cierre del ejercicio, confirmar
los saldos existentes al cierre y efectuar el seguimiento de las diferencias, si
existiesen (existencia, Obligaciones)
b. Cotejar los detalles de las cuentas a pagar al cierre con la
documentación respaldatoria de su origen (precisión, clasificación)
c. Revisión de los pagos posteriores al cierre

3- Subsidios y Donaciones
a. Analizar la razonabilidad del saldo de las cuentas que reflejan las
donaciones y subsidios recibidos estas cuentas. (Procedimiento analítico)
b. Obtener un detalle de las donaciones recibidas en el ejercicio con la
identificación si fueron en efectivo o en especie y verificar su contabilización.
(Integridad)
c. Cotejar las donaciones registradas con su la documentación respaldatoria.
(Existencia)
d. Obtener un detalle de los subsidios recibidos y verificar su correcta
contabilización (integridad).
e. Cotejar los subsidios registrados con la documentación respaldatoria. (existencia)

4. Nómina y Personal
Pruebas sustantivas
a. Determinar la razonabilidad entre las contribuciones patronales y las
remuneraciones del ejercicio. (Procedimiento analítico)
b. Consultar sobre el Convenio aplicable para liquidar los sueldos al personal y
verificar la correcta categoría en que se encuentran conforme las tareas
realizadas.
c. Verificar las fechas de los pagos de las cargas sociales con el fin de
determinar pasivos por multas y/o intereses no registrados. (Integridad)
d. Verificar el pago posterior de las remuneraciones adeudadas al cierre.
(Integridad - precisión)
e. Verificar el pago posterior de las cargas sociales adeudadas al cierre, y en el caso
de existir un plan de pagos en cuotas, verificar la correcta contabilización de estas
últimas. (Presentación y divulgación)
f. Analizar las cuentas relacionadas: Retribuciones por servicios, Trabajos de
terceros, Honorarios Servicios contratados, u otras conforme el plan de cuentas
del ente con la finalidad de obtener evidencias de personal no declarado.

42
 (Integridad)
5 - Colocaciones de fondos y reconocimiento de su renta

a. Obtener el detalle del saldo de las cuentas de inversiones al cierre.

b. Analizar la razonabilidad de los intereses relacionados. (precisión, integridad)
c. Cotejar las inversiones con su documentación respaldatoria. (existencia)
d. Confirmar los saldos de las inversiones con las Entidades Bancarias que
correspondan. (existencia, integridad, precisión)
e. Verificar la adecuada exposición de los saldos al cierre. (presentación y
divulgación)

El Presupuesto en las ONGs

Generalidades
La Ley 147, recomienda a las Entidades sin fines de lucro incorporar en la información
complementaria, un anexo o cuadro en el que se incluya el detalle de los componentes
del presupuesto económico y/o financiero, si existiese, aprobado por el órgano de
máximo nivel decisorio del ente, al inicio del período (Re expresado en moneda
nacional al cierre si correspondiere) como así también los desvíos que se hayan
producido en el ejercicio.

El presupuesto, a nuestro criterio, es la herramienta más importante que tienen los

asociados, pues “permite planear y plantear objetivos, ayudar a cumplir eficientemente
esos objetivos, controlar su cumplimiento y tomar acciones correctivas”, por lo que
consideramos que la norma no debe ser optativa sino imperativa. La Norma profesional
mencionada, también expresa la conveniencia de exponer, si existiese, la información
económica y/o financiera presupuestada correspondiente al ejercicio venidero, con la
aclaración que si esta información fuera incluida en la Memoria de los administradores,
se puede hacer referencia a esta circunstancia en la información complementaria.

Estas recomendaciones, reiteramos, tendrían que ser una obligatoriedad, en virtud de la

finalidad de estas organizaciones sin fines de lucro, de las bondades de esta
información y de los beneficios que aporta su utilización. Para apreciar esto nos parece
apropiado extendernos en conocer las características que tiene el presupuesto como
herramienta de gestión en las Organizaciones.

El Presupuesto:
Es un instrumento de planificación que trata de evitar problemas en una organización
respecto distribución de los fondos para que la misma sea adecuada y la más
conveniente.
Constituye una proyección periódica o integrada de cada una de las actividades

43
esenciales de un ente en un período determinado.

Proyecta la actividad normal y circunstancias especiales que se estima ocurrirán en el

período que abarca la proyección.
Sirve de base para la preparación de los Estados Contables proyectados. Permite la
presentación de información global o parcial. Ejemplo: proyección del flujo de fondos o
la proyección de ingresos netos.

Si los administradores de estos Entes, tomaran conciencia de la importancia de esta

herramienta y conocieran su adecuada utilización, no dudarían de incluirlas como
información adicional a los Estados Contables aunque no fuera obligatoria. Pero la
realidad nos demuestra que ante la opción, se elige el camino más fácil o el que
demanda menor trabajo.

11.2. Tipos de presupuestos

Los tipos de presupuestos que se consideran a continuación son aquellos que se adaptan
a las necesidades de las entidades no lucrativas:
- Presupuesto económico:
Incluye los ingresos que la organización estima que tendrá en un período
determinado especificando las condiciones en que los obtendrá. Su importancia está no
solo en transparentar la gestión, sino en que constituye la base del resto de la
información porque a través de él tendremos los recursos, los gastos necesarios para
obtenerlos, etc.

- Presupuesto financiero o flujo de fondos

Los presupuestos de ingresos y egresos convergen en el presupuesto financiero,
denominado también, flujo de fondos proyectado. Este presupuesto es el resumen de
los ingresos y egresos de fondos previstos para un período determinado. Es la mejor
forma de controlar la gestión, evitando o al menos previendo ahogos financieros y la
forma de salvarlos, para llegar a cumplir con los objetivos propuestos. En este tipo de
presupuesto se deben contemplar todos los ingresos y egresos (por cualquier concepto)
que la organización estima tener.

- Presupuesto de inversión
Está referido fundamentalmente a las adquisiciones que se prevé realizar en activos
fijos o no corrientes (inmuebles, computadoras, aparatos científicos, rodados, etc) y su
financiación en función de los objetivos planteados por la gestión.

11.3. Los presupuestos ¿se auditan?

La elaboración de los presupuestos se basa en estimaciones que realiza la organización, y

44
trae como consecuencia, la existencia de premisas subjetivas y supuestos sobre la
ocurrencia de hechos futuros. Por esta razón, entiende la profesión, que el Auditor no
puede asumir la responsabilidad de emitir una opinión sobre la razonabilidad de las
predicciones realizadas por el ente.
a) El proceso de construcción o elaboración del presupuesto: si se ha efectuado sobre
la base de información auditada o no.
b) Y si se han aplicado las Normas Contables en forma uniforme respecto a las
utilizadas en la información tomada como base para la elaboración del mismo.
Al respecto Enrique Fowler Newton, expresa que “si el Auditor encontrase que el
emisor de la información prospectiva utilizó premisas inadecuadas (por falta de
consistencia entre ellas o por otras razones), debería calificar su informe o emitir un
dictamen adverso.”
11.4. Procedimientos de auditoría
Partiendo de la base que el Auditor no está certificando la precisión de los presupuestos,
el enfoque del examen va a estar en los supuestos subyacentes, la preparación y
presentación de las proyecciones. En consecuencia, los elementos a tener en cuenta
para un examen de este tipo, son:
1- Evaluación de la preparación de la información proyectada.
2- Evaluación del respaldo subyacente a las premisas.

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