Qué es el documento soporte?

Es el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que

debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no
está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. Documento
soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de
venta o documento equivalente.
¿Cuándo se usa? Lo generas como comprador para documentar la transacción
que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un
documento con numeración autorizada por la DIAN, cuando el vendedor o
prestador del servicio no está obligado a facturar.
Para qué se emite?
Para que el comprador pueda documentar la transacción, contabilizarla y si es el
caso, soportar costos, deducciones, o impuestos descontables.
¿Quiénes están obligados a generarlo? Los adquirientes y/o compradores de
bienes y servicios que requieran soportar costos, deducciones e impuestos
descontables en las declaraciones de renta y complementarios.
¿Qué beneficios tiene? Te permite documentar las operaciones cuando se
realizan con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente.
Así soportas adecuadamente costos, deducciones, o impuestos descontables en
estas adquisiciones.
¿Qué es un documento de soporte contable?
CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de
base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que
se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Se elaboran en
origina y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Clasificación de los soportes contables
Soportes no contables externos
Estos documentos se emiten fuera de la empresa, para posteriormente ser
recibidos y conservados por la empresa.
Algunos ejemplos de soportes no contables externos son: nota de contabilidad,
cotización, orden de pedido, conciliación bancaria, comprobante de diario, o
informes de saldos bancarios.
Soportes contables internos
Son los documentos contables que la empresa emite y que pueden entregarse a
terceros, a la vez que pueden ser conservados por la misma organización.
Algunos ejemplos de soportes contables internos son: factura de compra y venta,
comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, consignación bancaria,
recibo de caja, recibo de caja menor, nota crédito, comprobante de
ingreso, comprobante de egreso, comprobante de pago, o notas débito.
 ¿Cuáles son los principales soportes de contabilidad?

Es importante que sepas que existen algunas características con las que todo
soporte de contabilidad idealmente debe de contar, información general como:
nombre de la organización que lo emite, título, fecha, información detallada de su
contenido e, indispensablemente, las firmas de los encargados de gestar,
examinar y enumerar dichos comprobantes.
Además, existen diferentes tipos de soportes de contabilidad, algunos de los
cuales te describiremos a continuación:
Recibo de caja
Este soporte de contabilidad es un documento que registra todo ingreso a través
de dinero en efectivo a la organización. El recibo original de caja se entrega al
cliente, y las copias se archivan; una para el archivo consecutivo y otra para
anexar el comprobante diario de contabilidad.
Hay que recordar que en caso de venta al contado, el recibo de caja no es válido;
para soportar ese ingreso es necesaria una factura.
Recibo de consignación bancaria
Dicho soporte contable es un comprobante hecho por las instituciones bancarias
para que los cuentahabientes lo ejecuten al realizar una consignación. El recibo de
consignación bancaria se queda en el banco, mientras que la copia con el sello del
cajero o con el timbre de la registradora, se usa para la contabilidad de la empresa
que consigna.
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Formatos diseñados por organizaciones de crédito y de ahorro, que se entregan a
los clientes para ser utilizados en transacciones de depósito, retiro, etc.
Factura de compra-venta
Este soporte de contabilidad contiene la descripción de los artículos comprados o
vendidos, los gastos extras generados como fletes, impuestos, etc., así como las
formas de pago.

Hablamos de factura de venta cuando nos referimos al vendedor, y de factura de

compra cuando hablamos del comprador. La factura original es entregada al
cliente, y como en los anteriores soportes de contabilidad, se elaboran dos copias;
una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. Recuerda que las facturas no deben tener enmendaduras o rayones.
Cheque
En este soporte de contabilidad hacemos referencia a un documento donde un
girador indica a una institución bancaria, pagar la suma que se señala en el
documento a un beneficiario.
Comprobante de pago
Específicamente a este soporte de contabilidad se le puede llamar de diferentes
maneras, comprobante de pago, orden de pago, comprobante de egreso, etc., y
es el encargado de respaldar la suma de dinero con un cheque, donde el original
se adjunta al comprobante diario de contabilidad y la copia al archivo consecutivo.
Letra de cambio
Este documento es una orden de pago otorgada por un girador con efecto a un
girado, la finalidad es pagar al portador la cantidad de dinero especificada.
Pagaré
Es un documento empleado para respaldar créditos bancarios, en el cual una
persona está obligada a pagar determinada cifra de dinero en una fecha particular.
Nota débito
Es el documento empleado por las empresas para cargar o endosar en la cuenta
de sus clientes un mayor valor por conceptos de error u omisión en la liquidación
de facturas, también se incluyen los intereses de haberse generado por mora en el
pago de las obligaciones.
Nota crédito
Si una organización otorga descuentos o rebajas y estos no existen en
una factura liquidada, la empresa puede hacer uso de la nota de crédito, también
puede utilizarse en caso de devoluciones de mercancía totales o parciales. Aquí,
como en casos anteriores, se otorga la original al cliente y la empresa conserva
dos copias, una para archivo consecutivo y otra para el diario de contabilidad.
Recibo de caja menor Los recibos de caja menor se utilizan para gastos que se
pagan en efectivo de cantidades mínimas, que no necesitan cheque, a los cuales
se les establece un monto denominado caja menor.
Nota de contabilidad
Existen operaciones dentro de las organizaciones que no cuentan con soporte
contable, este es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierres, para
estas operaciones existen las notas de contabilidad, donde deben ser registradas.
Comprobante diario de contabilidad
Como se ha mencionado anteriormente en el artículo, el comprobante diario de
contabilidad debe realizarse previamente a cualquier registro de operación de tu
negocio. Además, debe incluir fecha, número, origen, descripción, cuentas
repercutidas por el asiento,cantidad, entre otros. Cada uno de los comprobantes
debe ir respaldado por los documentos y soportes necesarios.
¿Cuales son los documentos comerciales?

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por

la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse

previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número,
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen.

Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los

bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original
queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden

incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada
“girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista
o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y

ventas a crédito.

Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos

pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque,
para ello se establece un fondo denominado caja menor.

Comprobante de pago: Llamado también orden de pago o comprobante de

egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se
elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Algunos soportes contables
Soportes contables
Procedimiento contable de los documentos comerciales
Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan
los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al
cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar
al comprobante diario de contabilidad.

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del
comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Normatividad
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que
se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la
empresa en los libros de contabilidad.

Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

 Recepción de inventarios
 Ventas de productos
 Fabricación de productos
 Registro de estimaciones
 Registros de las operaciones
 Determinación de los saldos de las cuentas
  Decreto 2649 de 1993, articulo 123 Soportes. Teniendo en cuenta los
requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate,
los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen
interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos o los elaboren.
 Decreto 2649 de 1993, articulo 134: Los entes económicos deben
conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de
registros de aportes, los comprobantes de las cuentas, los comprobantes
de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
 El código de comercio, artículo 124 Comprobantes de contabilidad. Las
partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde asientan en
orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en
comprobantes de contabilidad, elaborados previamente.
Documentos comerciales y no comerciales

Documentos no comerciales
Estos son documentos de caracter informativo y sirven como respaldo de un
registro contable. Entre estos podemos encontrar hojas de vida, contratos,
cotizaciones, solicitudes de crédito, planillas de sueldo e informes.

Pagaré: Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a

pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una
fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables,
es decir, que se pueden transmitir a un tercero.

La nota de crédito bancario (o boleta de deposito): Es un documento que extiende

el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores
en calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Tipos de cheque
Recibo: es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un
servicio o producto. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado; el
original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo
recibe

Cheque a la orden de una persona determinada: Esto es en el anverso del cheque

escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el
documento a un tercero, es quien lo debe cobrar.
Cheque al portador: Es aquel en el que el beneficiario del cheque puede
entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo, ya
que la persona que sea “ el portador” del cheque es quien podrá cobrarlo. que no
indica una persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque
debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el
nombre del beneficiario.

Cheque certificado: Para este caso el banco retira el importe señalado en el

cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como
prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes
cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido.

Cheque de caja: Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito
para que el cliente sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de
dicha institución.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto
de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito
pueden ser por avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Orden de compra: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor,

por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica
los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y

presentar una factura.

Nota débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se

le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el
valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación,
interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
Cheque: Es un documento contable de valor en el que la persona que es
autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de
su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del
titular de la cuenta bancaria.

Remito: Es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega

y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas
mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el
detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

La factura recapitulativa: Ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas

hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes.

La factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes,
sino que debe hacer una breve descripción de todas las operaciones que está
agrupando.

La factura ordinaria: Es un documento que sirve para dejar constancia de una

operación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún
servicio.

La factura rectificativa: es un documento que detalla alguna corrección en la

factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir
en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley
vigente.

Tipos de documentos comerciales

Factura: Es un documento que respalda la realización de una operación
económica, que por lo general, se trata de una compraventa.

Además estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada
compra y venta.
Existen tres tipos de facturas denominadas ordinarias, rectificativas y
recapitulativas.

Características
Los documentos comerciales constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio, constituyen también el elemento fundamental
para la contabilización de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Estos documentos son utilizados en procesos contables y son registrados en su

respectiva área.

Documentos Comerciales
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.

Estos documentos comerciales son importantes porque en ellos queda precisada

la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.