Presentación de Administración de Proyectos

Taller de Proyectos de Procesos
Administracin de Proyectos
Mdulo IV
Contenido
I.
Presentacin.
Objetivo
Objetivos especficos
II. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos
III.
Qu es un Proyecto?
Caractersticas de un Proyecto
Qu es la Administracin de Proyectos?
Componentes de la Administracin de Proyectos
Elementos relacionados con el Proyecto
Ciclo de vida del Proyecto
Etapas de la Administracin de Proyectos

reas de conocimiento
Involucrados en el Proyecto
Organizacin para el Proyecto
Mdulo IV
Contenido
IV. Etapas de la Administracin de Proyectos
1.
Inicio del Proyecto
2.
Planeacin del Proyecto
3.
Ejecucin del Proyecto
4.
Control del Proyecto
5.
Cierre del Proyecto
V.
Conclusiones
VI.
Lecturas sugeridas
Mdulo IV
I. Presentacin
Objetivo
Distinguir los principales conceptos, tcnicas y principios
empleados en la Administracin de Proyectos.
Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas

utilizadas en la Administracin de Proyectos.
Mdulo IV
I. Presentacin
Objetivos especficos
Presentar las mejores prcticas en Administracin de

Proyectos.
Aplicar la metodologa y
Administracin de Proyectos.
Desarrollar un caso de estudio.
Mdulo IV
herramientas
para
la
II. Conceptos Bsicos

Qu es un Proyecto?
Situacin actual
Requerimientos
Objetivos
INICIO
Es la suma de esfuerzos que

para generar un PRODUCTO
PROYECTO
O SERVICIO en particular o
Tiempo
en forma temporal se utilizan
UNICO.
Resultados
Mdulo IV
FIN
6

Caractersticas de un Proyecto
Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido
Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto

crea productos entregables nico
Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas
Mdulo IV

Qu es la Administracin de Proyectos?
La aplicacin racional de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una
serie
de
actividades
interrelacionadas.
Mdulo IV

Componentes de la Administracin de proyectos
1.
2.
Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3.
Herramientas
4.
Tcnicas
Mdulo IV

Elementos relacionados con el Proyecto
Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo
BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Mdulo IV
10

Ciclo de vida del Proyecto
NIVEL DE ACTIVIDAD
3. Ejecucin*
*Etapas del
proyecto
2. Planeacin*
5. Cierre*
1. Inicio*
4. Control*
INICIO
TIEMPO
Mdulo IV
TERMINO
11

Operacin
completa
Instalacin
completa
100%
$, HH
Entrega
Grado de influencia en
resultados
Avance
Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes
Fase 1
Inicio
Fase 2
Planeacin
Diseo
Mdulo IV
Fase 3
Ejecucin
Fase 4
Pruebas y
Arranque
12
III. Administracin de Proyectos

Etapas de la Administracin de Proyectos
origen
equipo del Proyecto
INICIO
PLANEACIN
carta
plan
EJECUCIN
aceptacin
Mdulo IV
CIERRE
entrega
avance
alcance
CONTROL
PRODUCTO
13

reas de conocimiento
Integracin
Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

plan de administracin, la ejecucin, al cierre.
Alcance
Administracin, definicin de productos y actividades y

su seguimiento.
Presupuesto y su control.
Costos
Recursos
Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

equipos del proyecto.
Mdulo IV
14
Tiempo
Definicin
de
cronogramas,
actividades
interrelacionadas
Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.
Calidad
Comunicaciones
Definicin de la distribucin de
proyecto.
informacin del
Planes y administracin.
Riesgos
Suministros
Planeacin de adquisiciones,
de proveedores
Mdulo IV
contrataciones, manejo
15

Involucrados en el Proyecto
Director del proyecto
Cliente/usuario
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del proyecto
Equipo de direccin del proyecto
Patrocinador
Influyentes
Mdulo IV
16

Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS
MATRICIAL
FUNCIONAL
El personal reporta
directamente al Mando
Superior
Reporta al Lder del

proyecto y al Mando
funcional
Varios responsables
Control total sobre el

presupuesto, recursos
materiales
Lder de proyecto de
tiempo completo
Actan por
especialidad
Autoridad y toma de
decisiones compartida
Enfoque fragmentado
El Mando Superior tiene

responsabilidad
administrativa sobre el
personal
Superior identificado
Puede disponerse de un
pool de recursos
Mdulo IV
17

Organizacin para el Proyecto
Competencias tcnicas
Alto
Competencias humanas
Bajo
Niveles operativos
Mandos medios
Niveles superiores
Habilidades de los equipos de trabajo

Mdulo IV
18
IV. Etapas de la AP
INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN
Mdulo IV
CONTROL
CIERRE
19
IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto
Carta del proyecto

Alcance del proyecto
Mdulo IV
20
IV. Etapas de la AP
Origen del Proyecto
Mdulo IV
21
IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general
Qu?
Por qu?
Quin?
Para qu?
Cmo?
Cundo?
Mdulo IV
22
IV. Etapas de la AP
Mdulo IV
23
IV. Etapas de la AP
Estructura de Descomposicin
del Trabajo
Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles
Plan del proyecto

Mdulo IV
24
IV. Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, definicin y plan de administracin
Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones
Secuencia de actividades
Diagramas de red, lista de actividades
Mdulo IV
25
IV. Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Estimacin de recursos
Estimacin de la duracin de actividades
Desarrollo del cronograma
Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeacin de:
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Mdulo IV
26
IV. Etapas de la AP
Plan de administracin del Proyecto
Gua
la ejecucin y control del proyecto; define

referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
Contempla elementos de las reas de conocimiento,
tales como:
Definicin del alcance

Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios
Mdulo IV
27
IV. Etapas de la AP
Estructura de Descomposicin del Trabajo
En partecitas !
Suficientemente pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente
grandes
que no indigesten.
Cmo se come un elefante?
Mdulo IV
28
IV. Etapas de la AP
Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto

Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance
Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto

Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para
Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas
Mdulo IV
29
IV. Etapas de la AP
Elaboracin
1. Identificar
los
productos
entregables
el
trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en
componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es
necesario y suficiente
Mdulo IV
30
IV. Etapas de la AP
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos
para desarrollar productos

PRODUCTO
1.1
1.2
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
1.3
Tareas que entregan un

producto
Mdulo IV
31
IV. Etapas de la AP
Grfica de Gantt
1. Programar las actividades
del Proyecto considerando

tiempo y responsables.
Mdulo IV
2. Permite registrar avances
de
acuerdo
planeado.
con
lo
32
IV. Etapas de la AP
Tabla de precedencias
Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.
Incluye los siguientes elementos:
Clave de la actividad
Actividad
Duracin
Actividades precedentes
Responsable
Mdulo IV
33
IV. Etapas de la AP
Mdulo IV
34
IV. Etapas de la AP
Tipos de precedencias
Actividad A
Actividad B
Final a Inicio
Actividad A
Actividad B
Inicio a Inicio
Actividad A
Actividad B
Final a Final
Actividad A
Actividad B
Inicio a Final
Mdulo IV
35
IV. Etapas de la AP
3
1
1
5
1
Diagrama de Gantt
Hitos
(milestones)
Red / Ruta crtica

1
2
3
4
6
5
1
3
3
Mdulo IV
5
7
36
IV. Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crtica)
Determina la duracin total del proyecto
Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea
Muestra interdependencia de tareas
Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
Permite evaluar avances o desempeo
Mdulo IV
37
IV. Etapas de la AP
Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse
sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.
Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan
retrasos al proyecto
Mdulo IV
38
IV. Etapas de la AP
La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:
Inicio mas tardo Inicio mas temprano

o bien,
Final mas tardo Final mas temprano
(Ls - Es)
Es
Ef
Actividad
(Lf - Ef)
Ls
Lf
Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el
diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada

tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
Mdulo IV
39
IV. Etapas de la AP
0-0
0-7
7 - 13
INICIO
14 - 21
6
8 - 14
0-8
8 - 16
8
21 - 24
24 - 24
FIN
3
H
8
0-6
6 - 10
G
6
4
Mdulo IV
40
IV. Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos.
Es de utilidad para:
Anlisis de alternativas
Empleo eficiente de recursos
Optimizacin de calendarios
Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
Mdulo IV
41
IV. Etapas de la AP
Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
Tiempo esperado entre eventos
(P+4M+O)
6
Desviacin estndar
(P-O)
6
Varianza de una tarea
(P-O) 2
6
Duracin esperada del proyecto
Suma de duracin de las tareas
Desviacin esperada del proyecto
Suma de varianza de las tareas
Mdulo IV
42
IV. Etapas de la AP
Sistema de autorizacin de trabajo
Sistema de informacin
Reportes de avance
Mdulo IV
Resultados del trabajo

Cambios requeridos
Mejora de calidad
Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto
43
IV. Etapas de la AP
Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto
Productos de avance
Acciones implantadas
Aseguramiento de calidad
Cambios
Acciones correctivas
Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores
Mdulo IV
44
IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en
tiempo y forma.
Planificar las comunicaciones
Generar informacin
Distribuir la informacin
Informar los avances
Satisfacer a los interesados
Mdulo IV
45
IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duracin es cero
Mdulo IV
46
IV. Etapas de la AP
Caractersticas:
Tangibles
Medibles
Entregables
Se deben establecer claramente
Mdulo IV
47
IV. Etapas de la AP
Ventajas:
Ms fcil de interpretar
Se puede utilizar para reportes del proyecto, como
programa de entregas o avances

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se
pueden generar indicadores que proporcionen

informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)
Mdulo IV
48
IV. Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto
Recursos
Planeado
Valor ganado
Real
Tiempo
Mdulo IV
49
IV. Etapas de la AP
Mdulo IV
Anlisis de valor ganado

Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos
Actualizaciones del plan

Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base
50
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance
Control del cronograma
Mdulo IV
51
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados
Mdulo IV
52
IV. Etapas de la AP
Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto
Con el objeto de:
Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
Dar seguimiento y supervisin de riesgos
Documentar la situacin actual del Proyecto
Mdulo IV
53
IV. Etapas de la AP
Anlisis y contencin de riesgos
Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin
Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos crticos
Mdulo IV
54
IV. Etapas de la AP
Anlisis de valor ganado
Permite
evaluar
el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
Valor planeado
Valor ganado
Mdulo IV
55
IV. Etapas de la AP
Anlisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad
Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas
Mdulo IV
56
IV. Etapas de la AP
Auditorias de procura
Informes y reportes de
ejecucin
Reporte final
Mdulo IV
57
IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
Reporte final
Presupuesto
Programa
Evidencias
Reporte de control de cambios
Archivos
Plan de transicin
Mdulo IV
58
IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato
Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados
3. Producto, servicio o resultado final
Mdulo IV
59
VI. Lecturas sugeridas
PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge
Chamoun, Yamal
Administracin Profesional de Proyectos
Microsoft Project Paso a Paso
Kerzner, Harold PhD

Project Management
GIDO, Clements
Administracin exitosa de proyectos
DAVIDSON, Jeff
La gestin de proyectos
WEISS, Joseph
Administracin de proyectos en cinco pasos
Mdulo IV
60

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Etapas de la Administracin de Proyectos

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Inicio del Proyecto

Planeacin del Proyecto

Ejecucin del Proyecto

Control del Proyecto

Cierre del Proyecto

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Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas

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Presentar las mejores prcticas en Administracin de

Desarrollar un caso de estudio.

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II. Conceptos Bsicos

Es la suma de esfuerzos que

en forma temporal se utilizan

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II. Conceptos Bsicos

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

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equipo del Proyecto

III. Administracin de Proyectos

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

Administracin, definicin de productos y actividades y

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

III. Administracin de Proyectos

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

III. Administracin de Proyectos

Director del proyecto

Miembros del equipo del proyecto

Equipo de direccin del proyecto

III. Administracin de Proyectos

Reporta al Lder del

Control total sobre el

El Mando Superior tiene

III. Administracin de Proyectos

Habilidades de los equipos de trabajo

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Carta del proyecto

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Taller de Proyectos de Procesos

Plan del proyecto

Work Breakdown Structure ( WBS )

Diagramas de red, lista de actividades