DOCUMENTOS DE

GESTIÓN

Docente : ROBINSON PANAIFO CONDEZO

PDE: Planes de Estrategia

POI: Plan Operativo Institucional

ROF: Reglamento de Obligaciones y

funciones
CAP: Cuadro de Asignación de
Personal
MOF : Manual de Obligaciones y
Funciones
MAPRO: Manual de Procedimientos
(Administrativos, Operativos)

PIA: presupuesto Institucional de

Apertura

TUPA: Texto Único de

Procedimientos Admistrativos
 Ley Orgánica / Estatuto
 Reglamento de Organización y Funciones
 Cuadro para Asignación de Personal
 Manual de Organización y Funciones
 Plan Operativo Institucional
 Manuales de Políticas
 Presupuesto Analítico de Personal
 Manual de Procedimientos
 Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA
 Guía de Servicios al Ciudadano
 Definición
DEFINICIÓN Objetivos
Es un instrumento técnico
normativo de gestión que PRESENTA FACILITA
determina la estructura
orgánica, funciones y
composición de sus DETERMINA DESCRIBE
dependencias.
 Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales y atribuciones especificas.

 ESTRUCTURA DEL ROF

 INTRODUCCION
 INDICE
 GENERALIDADES
 TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES
GENERALES
 TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
 TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
 TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL
 TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
 TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
 ORGANIGRAMA GENERAL
 GLOSARIO DE TERMINOS

 BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.

Todas las entidades de la Administración Publica deben contar con su respectivo ROF.

 La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio que comprenda

 La disposiciones legales administrativas de creación

 La factibilidad de implementar la organización propuesta
 Los principales servicios que corresponda a la organización
 El sustento técnico de la estructura y funciones

 El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestión.

 Para establecer los tipos de órganos

 Para establecer campos funcionales
 Precisar atribuciones funcionales
 Precisar responsabilidades funcionales
 Precisar la interrelaciones funcionales
 Determinar el régimen laboral
 Determinar el régimen económico financiero
 Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control

El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel

Debe estar organizado en una forma sistemática

Debe contener información pertinente concreta y

clara

Debe ser redactado en términos de fácil lectura y

comprensión

Debe ser presentado e impreso para permitir

su fácil manejo

Su contenido se presentara en títulos, capítulos y

artículos
 FOMULACIÓN
•Se constituirá una Comisión.
•La Oficina o Área de Racionalización actúa como Secretaria Técnica.
•Cada órgano propone las Funciones Generales y Atribuciones.
•Su formulación debe ser compatible con las Normas Legales que le sustentan.
•En lo posible se debe hacer corte de pagina en los respectivos capítulos y títulos.
•El proyecto a nivel de documento y trabajo debe ser opinado, por los responsables de las diversas Áreas.
•El proyecto final debe ser concordado en relación con las otras áreas.

APROBACIÓN
• El proyecto debe ser elevado a la autoridad competente con el respectivo proyecto norma de
aprobación.
• Debe adjuntarse una exposición de motivos.

DIFUSIÓN
• Imprimir el número necesario para su distribución a nivel de las unidades orgánicas de la entidad,
archivo, centro de documentación, biblioteca y para los organismos de nivel superior.
• Los ejemplares deben ser codificados y numerados.
• Su distribución debe comprender necesariamente a los responsables de todas las unidades orgánicas
de la entidad.

ACTUALIZACIÓN
• La Oficina de Racionalización o la que haga sus veces será responsable de la actualización del ROF.
• Cuando se modifique la naturaleza, ámbito u objetivo y fines de la entidad
• La propuesta de los órganos.
• Cuando se emite una norma que modifique el ámbito funcional.
• Cuando sea necesario modificar la estructura orgánica.
Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance.

Determinación de las funciones.

Agrupación de las funciones.

• Por sistemas.
• Por proceso administrativo.
• Por funciones u órganos.

Determinación de la estructura orgánica.

Acto Administrativo.

Atribución o Facultad.

Departamentalización.

Diagnostico Situacional.

Estructura Funcional.

Estructura Orgánica

Función.

Funciones Directivas.

Jerarquización

Unidades Orgánicas
Observar las disposiciones sobre creación, organización y funciones, referidas al
proceso de modernización y descentralización.

Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad.

Observar el principio de especialidad.

Observar el principio de legalidad de las funciones.

Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad deben ser asignadas
a algún órgano de esta.

Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas.

La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades
de jerarquización de la autoridad y de coordinación entre órganos.
 INSTITUCIÓN DISPOSITIVO LEGAL

Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y otros con

calidad de Pliego Presupuestal adscritos a la PCM o Decreto Supremo
Ministerios.
Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de
Elecciones, Registro Nacional de Identidad y Estado Civil,
Consejo Nacional de la Magistratura, Defensoría del Pueblo,
Contraloría General, Tribunal Constitucional y Universidades Resolución del Titular
Públicas.

Gobiernos Regionales Ordenanza Regional

Municipalidades Ordenanza Municipal

Organismos Públicos Descentralizados de Gobiernos Locales Ordenanza Municipal

JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE
GESTION.

CONCEPTO DEL MOF.

FINES Y USO DEL MOF.

CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF.

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF.

CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.

 Reglamento de Manual de
Cuadro para
Ley Orgánica de Organización y Organización y Manual de
Estatuto. Asignación de
Creación. Funciones Funciones Procedimientos.
Personal (CAP).
(ROF). (MOF).
 El Manual de Organización y Funciones, es un documento
normativo que describe las funciones especificas a nivel de
cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la
estructura orgánica y funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a
los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para
Asignación de Personal.

IMPORTANCIA:

 Facilita el proceso de inducción del personal.

 Determina las funciones especificas de cada dependencia.
 Proporciona información a los funcionarios sobre sus funciones especificas.
REFERENCIA LEGAL

• DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR
• Metodología y Lineamientos para formular
el MOF

ALCANCE

• EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS

ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA.
Es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de
cargo o puesto de trabajo a partir de la estructura orgánica y funciones generales
establecidas para cada dependencia orgánica en el respectivo reglamento y
funciones de la entidad así como a los requerimientos y nomenclatura de los
cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.

El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el
ROF.

No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP (Cuadro
Asignación Personal).

El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica establecido en el segundo

nivel organizacional.
Determinar las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y
requisitos mínimos del cargo dentro de la estructura orgánica de cada
dependencia.

Proporcionar información a los trabajadores sobre sus funciones y

ubicación dentro de la estructura general de la organización así como
las interrelaciones formales que corresponda.

Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa.

Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de

adiestramiento y orientación de personal en servicio.
Determina las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los
cargos dentro de una estructura orgánica de cada dependencia.

Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y

ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones
formales que corresponda.

Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando información sobre las

funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los
puntos de trámite en el flujo de los procedimientos.

Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del

personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del
cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación.

El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el
ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.

El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada unidad

orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección Nacional, Dirección General,
Dirección Técnica, Oficina y Órgano de Nivel equivalente.
 Líneas de
autoridad, Funciones
Estructura del MOF.
responsabilidad y generales.
coordinación.

Introducción. Políticas. Organización.

Funciones de las
Finalidad alcance. Objetivos. unidades Organigrama.
estructurales.

Cuadro orgánico de Funciones

Aprobación y
Base legal. asignación de especificas a nivel
actualización.
cargos. de los cargos.
 PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN)

INDICE (CONTENIDO)

ASPECTOS GENERALES
APROBACION
OBJETO DEL MANUAL FINALIDAD ALCANCE BASE LEGAL
(ACTUALIZACIÓN)

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO

CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

INDICE DE CARGOS

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ÓRGANO
 Hoja de Especificación de Funciones
(Alternativa A)

Unidad Orgánica Cargo: Nº

........................................... .................................... HOJA
1. FUNCIONES ESPECIFICAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
n. Las demás que le asigne el (Cargo
del Jefe inmediato superior)
2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa.
b. Supervisión Directa
(1)
(2)
(n)
3. REQUISITOS MINIMOS
a. Formación
b. Experiencia
c. Alternativa
 FORMULACIÓN
RE COPILACION DE LA
PLANEAMIENTOS ESTUDIO DE ANALISIS REDACCION DEL PROYECTO
INFORMACIÓN

APROBACIÓN

IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN

DIFUSIÓN

ACTUALIZACIÓN
Denominación de la unidad orgánica a la cual pertenece el cargo

Denominación del cargo

Funciones generales

Funciones especificas

Líneas de autoridad y responsabilidad

Dependencia directa

Cargos que supervisan

Requisitos mínimos (especificaciones)

Formación Experiencia Alternativa
UNIDAD ORGANICA: SUPERVISION DE
CARGO: ANALISTA DE Nº HOJA
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

1.- Funciones Especificas.

• Asesorar a los diferentes organismos que conforman el poder judicial en la formulación y/o
actualización de sus reglamentos de organización y funciones, manuales de organización y funciones,
manuales de procedimientos y otros documentos normativos.
• Asistir al supervisor de organización y procesos en el diseño e implementación de la organización y de
sus procesos a nivel institucional, derivado de cambios requeridos para el desarrollo del poder
judicial.
• Participar en los diagnósticos organizacionales y sus procesos, orientados a la adecuación sistemática
de las funciones, estructura de cargos y procedimientos de los organismos del poder judicial que
aseguren la eficiencia en la toma de decisiones para el logro de los objetivos institucionales.
• Realizar la evaluación técnica de los anteproyectos de los documentos normativos remitidos por los
organismos del poder judicial, recomendando su aprobación.
E. Integrar las comisiones establecidas para la formulación de los documentos normativos, cuando así lo designe la secretaria
ejecutiva o la gerencia general.
F. Procesar información y preparar cuadros, resúmenes e informes sobre estudios del ámbito de su competencia, que disponga
el supervisor de organización y procesos.
G. Las demás que le asigne al supervisor de organización y procesos.

2.- LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

A. DEPENDENCIA DIRECTA
Depende directamente del supervisor de organización y procesos.
B. SUPERVISION DIRECTA
No ejerce supervisión directa.

3.- REQUISITOS MINIMOS

A. FORMACION
(1) Titulo profesional universitario de administración, ingeniería industrial o carreras afines.
(2) Capacitación especializada en el área de organización y procesos.
B. EXPERIENCIA
(1) Con experiencia en el desarrollo de actividades de organización y procesos.
C. ALTERNATIVA
(1) Amplia capacitación y experiencia en el desarrollo de actividades de organización y procesos.
 Número de Usuarios

Población Beneficiada

Beneficios Monetarios
y/o Sociales

Trámites Centralizados

Trámites Transversales
 La simplificación de trámites implica el diseño de los
procedimientos considerando los pasos, requisitos, costos
y calificación estrictamente necesarios para emitir el
Acto Administrativo.
 Asimismo, comprende todos los medios que la entidad
pone al servicio del ciudadano para que pueda
acceder y concretar su trámite, sea por medios físicos
(ventanilla, centros de atención, vía telefónica), como
medios virtuales (página web de las entidades).
 Cada trámite (procedimiento) deberá
su descrito en forma literal según su
frecuencia de desarrollo y
representado en forma gráfica de
modo que este pueda analizarse de
manera integral como proceso,
utilizando la técnica de
FLUJOGRAMA, o Diagnóstico de
Bloques.
 Esta representación permitirá
visualizar los procedimientos, las
oficinas y el personal que intervienen,
el tiempo y la distribución de
documentos y formularios
Reducción de Etapas / Pasos

Reducción de Requisitos

Reducción de Tiempo

Reducción de Costo
Analizar si los objetivos del trámite se relaciona con la naturaleza funcional
y objetivos de la entidad.

Analizar si el trámite se sustenta en normas legales y administrativos

específicas o genéricas.

Determinar los requisitos necesarios para procesar el trámite y

establecer su sustento legal.

Calificar la naturaleza de atención.

Identificar cada paso del trámite, el tiempo de sus ejecución, la demanda de trámites en cada órgano la especialidad
instalada de la entidad y en funciones de esos factores el periodo de emisión del acto administrativo.

El costo del procedimiento .

Lugar del Inicio del trámite.

Funcionario que resuelve el trámite.

• Es un documento de gestión que describe
todos los procedimientos administrativos de
la entidad, con la descripción, entre otros
aspectos cada paso secuencial, área donde se
realiza, cargo que actúa en cada paso,
forma en que se realizan y los tiempos de
ejecución, los que se representan
gráficamente en el Diagrama de Bloques y/o
Flujogramas.
Es un documento descriptivo y de sistematización
normativa, que tiene un carácter instructivo e
informativo

Contiene en forma detallada las acciones que se

rigen en la ejecución de los procesos y generados
para el cumplimiento de las funciones.

La descripción de los procedimientos deberá

guardar coherencia en los respectivos dispositivos
legales y/o administrativos que regulan el
funcionamiento de la entidad.
 • Son aquellos que están referidos al
funcionamiento administrativo de la
PRODECIMIENTOS institución, se ubican básicamente en las
ADJETIVOS áreas de apoyo, asesoría y dirección.

• Son aquellos que están referidos a la

producción de bienes o servicios de la
PROCEDIMIENTOS entidad – constituyen los denominados
SUSTANTIVOS procedimientos administrativos que
forman parte del TUPA
Planeamiento del ámbito del estudio.

Inventario de Procedimientos.

Simplificación de pasos, recorridos, requisitos,

formatos, métodos de ejecución, tiempos, etc,.

Diseño del nuevo procedimiento simplificado.

Validación del Procedimiento Simplificado.

Se denomina así al listado de todos los Procedimientos Adjetivos y Sustantivos
de la Entidad.

Su finalidad es contar con la característica detallada del Procedimiento para

fines de análisis, mejora y simplificación.

Datos del Procedimiento que se consideran en los Estudios de Simplificación.

• Al área o áreas en las que se desarrolla.

• Pasos o fases en los que se desarrolla el Procedimiento.
• Cargos que participan en el Procesamiento de cada paso o fase.
• Tiempo que le ocupa a cada cargo en cada paso o fase.
• Materiales que se insumen en el desarrollo del Procedimiento.
• Equipos y enseres que se utilizan en el desarrollo del Procesamiento.
• Acciones, decisiones, controles, demoras que forman parte del Procesamiento.
• Costo que genera a la entidad el Procedimiento.
• Frecuencia de demanda del Procedimiento.
• Normas Legales que sustentan el Procedimiento.

El Inventario de Procedimientos se formaliza en un formato específico en el

que se anota su características referidas a la identificación del mismo.
 INICIO/FIN DEL
PROCEDIMIENTO CONECTOR MISMA
1
PAGINA (NUMERO)

OPERACION CONECTOR DE OTRA

A PAGINA

ALTERNATIVA/
DECISION FORMULARIO

ARCHIVO TEMPORAL
PROCESO

ARCHIVO DEFINITIVO
 Es un documento técnico
normativo de gestión
institucional, que brinda a los
administrados (personas
naturales y jurídicas) la
información sobre los
procedimientos administrativos
(base legal, requisitos, costos,
plazos, etc.) que se tramitan
ante las entidades.
 Es un documento único que
consolida, ordena y sistematiza
todos los procedimientos
administrativos de la entidad.
 Sistematización en un solo
documento los procedimientos
administrativos de la entidad.

Brindar información a los administrados

(personas naturales o jurídicas) sobre los
procedimientos administrativos que
compete a cada entidad.

Brindar información sobre la base legal,

requisitos, costos, plazos, naturaleza de atención,
autoridad que resuelve las solicitudes,
instancias que atiende los recursos.
 Poder Legislativo.

Poder Judicial.

Ministerios.

Organismos Públicos Descentralizados – OPDS.

Organismos Constitucionales Autónomos.

Los Gobiernos Regionales.

Los Gobiernos Locales (Municipalidades).

Otras entidades públicas con personería jurídica (Universidades, etc.).

Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieran para satisfacer los
intereses, los derechos de los administrados – que requieran pronunciamiento de la entidad
y cuya exigencia cuente con respaldo legal expresado en el TUPA.

Descripción clara y taxativa de todos los requisitos.

La calificación de cada procedimiento (evaluación previa o aprobación automática.

Los supuestos en que procede los derechos de tramitación, con indicación de

monto y forma de pago, expresado en UIT.

Las vías de recepción para acceder a los procedimientos.

La autoridad competente para resolver en cada instancia y los recursos a interponerse .

Los formularios que se sean empleados durante la tramitación .

 Es lo que podría exigirse a los administrados para
el cumplimiento de los procedimientos, trámites,
requisitos, pagos por derechos de tramitación,
plazos de atención y recursos administrados,
considerados en el TUPA, bajo responsabilidad
del funcionario o servidor que lo exija.
 NIVEL DE NORMA DE
ORGANISMOS REVISION / OPINION
APROBACION
 Presidencia del Consejo de  S.G.P/PCM  Decreto Supremo
Ministros y Ministerios
 Organismos Públicos  Of. Gral de Planeamiento y  Decreto Supremo
Descentralizados del Gobierno Presupuesto del Ministerio
Nacional y PCM. respectivo.
 Gobiernos Regionales.  Gerencia Regional.  Ordenanza Regional.

Gobiernos Locales.  Gerencia Municipal.  Ordenanza Municipal

 Organismos Públicos  Oficina de Planeamiento del  Ordenanzas Regionales u

Descentralizados de Gobiernos Gobierno Regional y Local Ordenanzas Gobierno Local
Regionales y Locales. respectivo. respectivamente.

Organismos Autónomos Secretaría General de la  Revisión del Titular de

Constitucionales y Otras Entidades República. la Entidad.