PROGRAMA

GALILEO & VANILLA

AUDIT DE VENTAS
Ficha Pedagógica & Modo Operativo – Versión 1.0
Objetivo de Negocio : grandes rupturas

Retos Ambiciones Beneficios

Mejorar la detección de las anomalías en función de las reglas

Rendimiento / Calidad / Productividad
de gestión

Responder a las exigencias reglamentarias y a las auditorías Rendimiento / Calidad / Productividad

financieras

Puesta en marcha de unas normas de audit de ventas a Rendimiento / Calidad / Productividad

posteriori con reglas de gestión a conextualizad por las BU`s

Seguridad de los datos: Datos sensibles, transacciones de Rendimiento / Calidad / Productividad

riesgo

Creación de valor Capacidad de acompañar el crecimiento Velocidad Calidad

 Gestion Commerciale

El proceso Gestión de los Clientes Gestion Finance

Gestionar
los datos Facturar Auditar
financieros Cobrar a un Gestionar el Gestionar

y jurídicos
un las el cierre
cliente saldo cliente contable
de los cliente ventas
clientes

3
 FPADV0 LOS DIFERENTES ACTORES / ROLES

 Presentar los diferentes actores y sus roles en el proceso

Contabilidad Tiendas
Contabilidad Asegura el seguimiento del Cuadro de Mando de las transacciones de riesgo como contrapoder y el seguimiento de las verdaderas
Tienda anomalías para poner en marcha el plan de acción para mejorar.

JCajas / JServicios Tienda

Cajas / Servicios Asegura el seguimiento del Cuadro de Mando de las transacciones de riesgo, de controlar las anomalías, de verificar los justificantes
Cliente Tienda como contrapoder de las Cajeras, y el seguimiento de las verdaderas anomalías, para poner en marcha el plan de acción para mejorar

Control de Gestión Tienda y/o Región

Asegura el seguimiento del Cuadro de Mando de las transacciones de riesgo como contrapoder y el seguimiento de las verdaderas
Control de Gestión
Tienda y/o Región anomalías para poner en marcha el plan de acción. Acceso al cuadro de mandos con el fin de conocer qué ocurre en la tienda y realizar
un seguimiento mensual reglado por Nexus en donde se podrán ver las verdaderas y el mayor flujo de falsas.
Auditoría Interna
Auditoría Interna
Realizarán seguimiento en las auditorías del cuadro de mando, pudiendo observar tanto anomalías verdaderas como alguna falsa.

Control Interno
Control Interno Recibe las informaciones de las anomalías reales, y el plan de acción para mejorar
 FPADV01 AUDITAR LAS VENTAS

 El objetivo es disponer de una herramienta de control de los datos de Cajas para realizar un análisis a
posteriori que permita detectar las anomalías sobre los gestos metier de riesgo
Contabilidad

Servicios
Cliente de
Tienda

El proceso de Audit de Ventas tiene como objetivo detectar las anomalías de los gestos metier de riesgo, es decir de la
totalidad de las operaciones comerciales para:
Control de Gestión
Tienda y/o Región
• Poner en marcha normas de Audit de Ventas Adeo y controles a posteriori

• Poder hacer un seguimiento más fiable de la gestión de cofre

Auditoría
Interna
• Detectar los fraudes

• Mejorar los gestos metier automatizando las tareas

Control Interno

• Analizar el desempeño de las tiendas

5
Principales funcionalidades de la herramienta Audit de Ventas

Proceso Realización Control por contrapoder Análisis del desempeño

Seguimiento del proceso

La cajera cobra una venta con el 100% de Al día siguiente la Jefa de Cajas controla si La Jefa de Cajas extrae un informe de las
Ejemplo 1 existe la justificación necesaria, por ejemplo
descuento verdaderas anomalías para poner en
la autorización del permanente (control marcha un plan de acción: formación,
realizado por otra persona diferente de la acompañamiento de las cajeras nuevas etc
que ha realizado el cobro)
Al día siguiente Contabilidad controla si Comunicación de los planes de acción al
La cajera cobra una venta de 1000 euros con CGT, CGR
Ejemplo 2 existe el Cheque Devolución de 1000 euros
un Cheque Devolución como modo de pago
cobrado

ADV Cuadro de mando con las anomalías reales

Fuera de la herramienta Estados: Número de análisis en curso
Abierta- análisis no iniciado
En revisión- análisis en curso
Enviada- necesidad de información para
transferirla a otra persona
Checked- control realizado, calificación
como 'anomalía real', comentario
 Audit de Ventas : LOGIN

Teclear el LDAP y la
contraseña

En función de su Misión
(puesto de trabajo) y por
tanto de su Rol (en la
aplicación), esta conexión da
acceso a sus funcionalidades
asociadas

7
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 0

La selección de la
BU/Región/Tienda sólo es
Visualizar : la meteo (en posible para los roles que lo
función de la necesitan
parametrización), el
número y % de anomalías
y la evolución en el
tiempo sobre el periodo
En cada pantalla se
de análisis seleccionado
encuentra el botón
en los filtros, para todos
« Establer como pantalla de
los KPI
inicio » : permite definir la
página actual como
pantalla de inicio.

8
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 0 - filtro periodo de análisis de fecha a fecha

Eligiendo una fecha de

inicio y una fecha de fin
para tener un periodo de
análisis personalizado.
Botón Personalizar para
elegir este filtro. Botón
OK para validar. Botón
Establecer por defecto
para que aparezca este
Clicando sobre el botón
periodo de análisis en la
METEO GLOBALE se accede
siguiente conexión.
al Cuadro de Mando Nivel 1

9
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 0 - filtro periodo de análisis

Acceso directo a cada

Selección del periodo : pantalla desde estos
DIA/SEMANA/MES/ enlaces + desconexión en
TRIMESTRE/SEMESTRE/ todas las pantallas.
AÑO. Botón OK para
validar. Botón Establecer
por defecto para que
aparezca este periodo
de análisis en la
siguiente conexión.

10
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 0 – Cuadro de Mando de las irregularidades

Este cuadro de mando

permite tener una visión
global del seguimiento de
las anomalías : para cada Se puede aislar uno o
KPI, la barra roja de la varios estados clicando
derecha muestra el sobre los iconos situados
número de anomalías encima del cuadro
abiertas no tratadas, la
barra
amarilla/morada/verde de
la izquierda muestra el
número de anomalías por Fecha de la última
estado en actualización de datos desde
revisión/enviada/cerrada el DWH

11
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 1 – por área

En este nivel 1, los 3

elementos (meteo,
número y % de anomalías,
evolución) son
presentados para cada
área, y en función del
periodo de análisis
seleccionado Clicando sobre el botón
del área se accede a la
pantalla « Cuadro de
Mando Nivel 2 »

12
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 1 – por área; listado de los indicadores

Pasar el cursor sobre el

botón de un área permite
visualizar la lista de los KPI
presentes en ese área

13
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 2 – listado de los indicadores ; % anomalías

Pasando el cursos sobre el

donut se visualiza el
número y % de anomalías
El nivel 2 incluye meteo,
número y % de
anomalías/evolución por
tema y un recordatorio de
la regla de gestión para
cada KPI
Clicando sobre el botón de
KPI se accede al cuadro de
mando de nivel 3

14
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 2 – listado de los indicadores ; umbrales

Clicando sobre el botón de

KPI se accede al cuadro de
Para algunos KPI se
mando de Nivel 3 : detalle
parametriza un umbral
del KPI
para definir a qué nivel se
considera una anomalía
En este ejemplo se puede
definir el número de
veces que se ha realizado
un descuento manual
como umbral para la No será posible cambiar el
consideración de umbral, sino que estará
anomalía definido por Control Interno

15
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 3 – detalle del indicador

El cuadro de mando de
Nivel 3 incluye
meteo/número y % de
anomalías/evolución para
el KPI y muestra un cuadro
con el detalle de las
transacciones (por
ticket/tarjeta club/número
de cliente, en función del
KPI) que se consideran
anomalías.
Se podrá ver el detalle del
ticket pulsando el +

16
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 3 – detalle del indicador ; botón envío mail

En este ejemplo se ve que El botón @ SEND BY MAIL

en función del umbral permite acceder a una
parametrizado en « 3 », el pantalla de envío de mail,
cuadro nos muestra 6 que permite enviar la
lineas en las que se han pantalla actual a un
identificado anomalías destinatario, para su
revisión y / o resolución.

17
 Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 3 – detalle del indicador ; pantalla envío mail

Para enviar el mail hay que

: escribir la dirección email
(controladada por el LDAP,
sólo las personas
presentes en el LDAP ADEO
pueden ser añadidas), el El link de la página se envía
asunto y un mensaje. al destinatario. Sólo las
personas identificadas como
usuarios de la herramienta
pueden visualizar la página

18
Audit de Ventas : Cuadro de Mando Nivel 3 – detalle del indicador ; botón ver seguimiento

El botón Seguimiento
permite acceder a la
pantalla de seguimiento de
las anomalías conservando
el contexto de la pantalla
del cuadro de mando nivel
3, es decir, el KPI elegido.

19
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades (nivel 1) – desde el menú principal

Clicando sobre una de las

Esta pantalla se utilizará lineas se accede al nivel
para comprobar las inferior
anomalías (irregularidades).
Un árbol jerárquico da
acceso a los KPI en tres
niveles. El primer nivel
agrupa por área y clasifica
por orden de prioridad (rojo
/ 1, naranja / 2, verde / 3)

20
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades (nivel 2) – desde el menú principal

Clicando sobre una linea de

nivel 2 (KPI) se accede al nivel
3.

Cuando se hace clic en una

línea de nivel 1, la lista de
KPI (nivel 2) se despliega y se
visualiza el total de
anomalías (irregularidades)
por KPI y por área.

21
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades (3) – desde el link directo cuadro de
mando nivel 3

En el nivel 3 vemos el
detalle de las transacciones
El botón Seguimiento en el
como en el cuadro de
cuadro de mando Nivel 3
mando de nivel 3 y
permite acceder a esta
aparecen 4 columnas más
pantalla directamente,
en la tabla: para el
dentro del contexto del
seguimiento de las
cuadro de mando
anomalías
(irregularidades).

22
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades – cambio del estado

El estado por defecto de una El estado seleccionado en la

anomalía es lista se guarda sin validación
ABIERTA/OPENED. Esto adicional.
significa que todavía no ha
sido tratada. Existen 3
estados para efectuar el
seguimiento : EN
REVISIÓN/CHECKING
(anomalía tenida en cuenta),
ENVIADA (anomalía asignada
a otra persona, lo que implica
el envío de email previo),
CERRADA/CLOSED (anomalía
resuelta).

23
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades – cambio de la prioridad

La prioridad por defecto es La prioridad seleccionada en

BAJA/LOW. Se puede elegir la lista se guarda sin
cambiar la prioridad a necesidad de validación
MEDIA/MEDIUM o adicional
ALTA/HIGH.

24
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades – cambio de la calificación

La calificación por defecto Una vez detectada la

es FALSO. La persona que anomalía como
revisa la anomalía debe VERDADERA, pasará a ser
verificar que es verdadera. “propiedad” de CGT que
Ejemplo: un descuento deberá verlo con
aparentemente anormal es Jcajas/Servicios y
validado por el director de determinar un plan de
la tienda después del acción. A continuación,
estudio. No se trata por deberá CERRAR dicha
tanto de una anomalía real. anomalía, ya que al ser
El otro valor es verdadera, sólo su perfil
VERDADERO para el caso podrá cerrarla.
de una anomalía real.

25
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades – botón añadir un comentario

Existen dos botones

COMENTARIO: uno para
todos los usuarios, a la
izquierda, y otro, SU, para
el contrapoder, a la
derecha.
Al presionar el botón se
accede a la pantalla para
escribir un comentario.

26
 Audit de Ventas : seguimiento de las irregularidades – pantalla añadir un comentario

Escribir el comentario y
presionar el botón
GUARDAR. Al presionar el
botón CERRAR no se guarda
nada.

27
 Audit de Ventas : Seguimiento de las irregularidades – filtro por estado

La visualización de las Se puede exportar la tabla

anomalías puede filtrarse mostrada en formato EXCEL
por estado. Al marcar uno o o CSV haciendo clic en uno
varios estados, sólo se de los dos botones. Se
muestran los genera un archivo y se abre
seleccionados. en EXCEL.

28
 Audit de Ventas : Seguimiento de las irregularidades – filtre por prioridad

La visualización de las
anomalías puede filtrarse
por prioridad. Al marcar
una o varias prioridades,
sólo se muestran las
seleccionadas.

29
Anexos- Audit de ventas
 Guía de uso

DESCUENTOS:
KPI 65 – Descuentos manuales – Jcajas ( +30% FORZADO POR UNA CAJERA)
Revisar si existe BV autorizado (no bipa el boletín) por JS o permanente de tienda o boleta cód. 8 firmada.
Si existe cualquiera de estos casos, es un falso
Si no existe se queda abierto como verdadero, con el comentario de la comprobación realizada y plan de acción pendiente de definir con CG.

KPI 26 – Acumulación de varios descuentos por importe elevado ( SUPERIORES ENTRE LOS 3 +30%) - JCajas
Revisar si existe BV autorizado (no bipa el boletín), por JS o permanente de tienda, boleta cód. 8 firmada, y además si uno de los dto. es de colaborador,
comprobar que no tiene la tarjeta.
Si existe cualquiera de estos casos, es un falso
Si no existe se queda abierto como verdadero, con el comentario de la comprobación realizada y plan de acción pendiente de definir con CG.

KPI 43 – Dto socio sin tarjeta club - JCajas

Revisar posible caída de sistema o autorización firmada.
Si existe cualquiera de estos casos, es un falso
Si no existe se queda abierto como verdadero, con el comentario de la comprobación realizada y plan de acción pendiente de definir con CG.

KPI 5 – Artículo gratuito - JCajas

Revisar promo folleto nacional o local.
BV autorizado no bipado
Si existe cualquiera de estos casos, es un falso
Si no existe se queda abierto como verdadero, con el comentario de la comprobación realizada y plan de acción pendiente de definir con CG.
 Guía de uso

TICKETS DE COMPRA:
KPI 74- Tickets en espera – Jcajas y Contabilidad
JCajas:
Verificar los tickets no validos en el rollo de control de la cajera/cajón para comprobar que posterior al ticket en espera no hay apertura de cajón, creación
retirada, cesión de efectivo o salida cajera
Si NO hay AC, CR, CE o SC marcamos anomalía como falsa y será contabilidad quien realizará las comprobaciones y cerrará la anomalía.
Si hay AC, CR, CE o SC, verificamos por cámaras la actuación de la cajera (si coge dinero del cajón)
Si la cajera se reembolsa el dinero, marcamos como verdadera la anomalía y reportamos a JSSG y DT.
Si no hay actuación por parte de la cajera, marcamos como falsa la anomalía y será contabilidad quien cierre la anomalía después de hacer las
comprobaciones.
Contabilidad:
Verificar que están los tickets no válidos y cotejar con el ticket de arqueo.

KPI 71- Tickets abandonados (F2) – Contabilidad y JCajas

Aparecerán en el control los tickets anulados de + de 100€.
Visualización en el servidor de cajas
Misma operativa que KPI 74, pero si la anomalía es falsa, la J.Cajas cierra la anomalía.

KPI 67- Pago en efectivo - JCajas

Si aparece un pago superior a 2.500€ aparecerá la anomalía y deberemos marcarla como verdadera y será JSSG quien cierre la anomalía.
JCajas deberá hablar con la persona implicada y recordatorio al resto del equipo.
 Guía de uso

DEVOLUCIONES
KPI 57- Devoluciones realizadas fuera del horario de apertura ( ANTES DE LAS 7 Y DESPUES DE LAS 23H) - JCajas
Revisar cada uno de los ticket y el control de devoluciones, pidiendo explicación a la persona que controla, para conocer el motivo de la
misma. En caso de duda, acudir a las cámaras.

KPI 54 - Devoluciones de artículos con cod 48 – Jcajas

Revisar en el control de devoluciones que esté el ticket firmado y autorizado por comercio .

KPI 55 – Devoluciones efectuadas en una misma tarjeta bancaria en un periodo determinado ( + 5 VECES) - JCajas
Comprobar el control de devoluciones que esté sin incidencias, verificar que existen ticket de venta original asociados a esa tarjeta.

KPI 9 – Devoluciones sin ticket de venta original - JCajas

La cajera al realizar una devolución sin ticket de venta, conserva el ticket indicando el motivo del F4, para adjuntarlo al control de
devoluciones.

KPI 40 – Devoluciones en efectivo por un importe elevado ( +1000 EUROS) - JCajas

Comprobar que el control de devoluciones es correcto y no existe anomalía o desviación.
 Guía de uso

OTROS
KPI 39 LISTADO DE PRECURSORES DE EXPLOSIVOS VENDIDOS - JCajas
Gestionaremos la alerta de anomalía como VERDADERO y JCajas envía correo electrónico a responsable de seguridad (Óscar Ólmos) en un plazo
máx de 48H, con la siguiente información.
-EK de compra
-Utilización prevista del producto que declaró el cliente.
Trataremos la anomalía junto con el Control Gestión para poder cerrarla.
CHEQUE DEVOLUCIÓN
KPI 11 : CHEQUE DEVOLUCIÓN QUE SE UTILIZA MÁS DE UNA VEZ – JCajas y Contabilidad
Se revisará:
Si existe anulación, se gestionará la anomalía como falso.
Si ha sido utilizado en otra tienda, se gestionará la anomalía como verdadero y enviaremos correo a la tienda afectada, del mismo modo el
Controlador de gestión deberá de cerrarla.
FIDELIDAD
KPI 36: PASO FRECUENTE DE UN CLIENTE POR LA MISMA CAJERA ( +5 PASO POR CAJA/ CAJERA) - JCajas
Se revisará todos los ek.
Si existe anulación venta y el cómputo total excluyendo la anulación supera el umbral establecido (5) pasos, trataremos la anomalía como
verdadera, en caso contrario falsa.
Plan de acción: revisión de imágenes para confirmar la anomalía.

VENTA PRESENTACIÓN - JCajas

KPI 21: ARTÍCULOS CON COD 49
Se analizarán las ventas con cod 49 que superen los 100€ y trataremos el tema con la cajera que ha pasado el producto en cajas. Gestionaremos
la anomalía como verdadera y controladora de gestión deberá de verificarla y cerrar.
Gracias!