Organización de

ORGANIZACIÓN DE
BODAS Y EVENTOS
POR: M. FRANKLIN QUINTANILLA V.

QUE ES UN EVENTO?
•Es una reunión de personas

con un objetivo determinado
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS
• La organización de eventos es el proceso de diseño,
planificación y producción de diferentes tipos de Eventos o
reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades.
DE EVENTOS
• Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores
que cada uno añade su servicio profesional y juntos logran
contribuir al cumplimiento de un evento según el estilo
emitido, Equipo de Decoración, Equipos de Montaje de sonido
y tarimas, Wedding y Event Planner, Repostero, salones de
Fiestas y entre otros que dan armonía a cada proceso
creativo que muy poco se ve pero que logran resultados
extraordinarios.
DE EVENTOS
• En la actualidad, los eventos han adquirido una relevancia de
tal envergadura que no se la puede comparar con la de
ninguna otra época. Es una Sector que, con el transcurso del
tiempo, ha ido creciendo cada vez más, y se ha ido
afianzando. estamos hablando de la “industria de los
eventos”
TIPOS DE EVENTOS
• Congresos
• Exposiciones
• Reuniones Sociales
• Culturales
• Deportivas
• Festivales
• Lanzamientos
RAZONES PARA REALIZAR UN EVENTO
• Anunciar
• Introducir / Presentar
• Capacitar / Enseñar
• Promover
• Encaminar / Reavivar
• Festejar / Conmemorar
• Analizar / Renovar
• Presencia
• Moda
PREGUNTAS CLAVES DURANTE LA
PRIMERA CITA
• Saludar al cliente, usando su nombre, romper el hielo preguntando algo personal el cual se
puede anotar y usarlo posteriormente.
• Agradecer la visita a tu oficina o instalaciones
• Preguntar el motivo del evento:
• Social (anotar nombre de los festejados y que festejan)
• Empresarial (Lanzamiento, capacitación, etc.)
• Fecha del Evento ( en Caso de no haber disponibilidad, fechas alternativas)
• Numero de Personas (adultos y niños)
• Horario
• Preguntar ¿como visualizan su evento?
• Que es lo mas importante para su evento ( alimentos, bebidas, ambientación, lugar, flores,
música, etc.)
• Quienes son los organizadores del evento?
PREGUNTAS CLAVES DURANTE LA
PRIMERA CITA
• Cuando son varios organizadores, solicitar que solo un contacto le proporcione la
información a usted
• Cual es el Presupuesto con el que cuentan para realizar el evento.
• Quien es la persona encargada de pagar el evento.
• Establecer las formas de pago.
• Durante el Evento con quien se tiene que dirigir para cualquier extra.
• Preguntar si existe un factor importante que le preocupa antes y durante el evento.
• Preguntar?, a su cliente algo que no les ha gustado de los eventos que han asistido?
¿Que les ha gustado?
• Datos Personales o de la Empresa
LA IMPORTANCIA DEL CLIENTE Y
SU DECISIÓN FINAL
• Dar al cliente la importancia que merece significa
proporcionar un servicio de calidad, el cual se refleja en el
desempeño y las actitudes de nuestro equipo de trabajo, de
su compromiso para atender de la mejor manera a los
cliente
• También es importante la decisión final del cliente la cual nos
permita trabajar para ellos y esto nos enfoca a tomar en
cuenta las siguientes situaciones.
SITUACIONES CON EL CLIENTE
• El cliente te contrata para escuchar y no para hablar
• El cliente te escucha para ver si eres la persona acertada
• El cliente te tiene como su mejor consejero
• La reunión es ya!!!!
• A donde reunirse?
• Como reunirse?
• Quien debe reunirse?
• Se puede o debe persuadir al cliente?
• Por que?, para que? En que situaciones?
• Al cliente le influye? tu imagen Personal,
• Tu tarjeta de presentación
• Como te comportas con las demás personas
• Tu Oficina
ETAPAS DEL ORGANIZADOR DE
EVENTOS
• Lo primero es poder plantear junto con los

organizadores, las pautas necesarias para la
realización de cada proceso creativo que es de suma
importancia para dar inicio a la primera etapa de
elaboración del evento, se dividen labores y se hacen
planos de los parámetros que el evento necesita.
ETAPAS DEL ORGANIZADOR DE
EVENTOS
• Producción/ Planificación
• Montaje
• Ejecución
• Desmontaje
• Evaluación de resultados
• Post-evento
PRODUCCION/PLANIFICACION
• El conjunto de gestiones previas al evento y

que tienen como objetivo principal la
preparación de los recursos y equipos que
componen el evento.
PRODUCCION/PLANIFICACION
En la producción del evento se deben seguir los siguientes pasos:
• Definir el objetivo del evento
• Nombrar un comité organizador (novios , padres, 15 añeras, etc.)
• Establecer fechas
• Determinar el número de asistentes al evento
• Seleccionar el lugar de realización
• Elaborar un cronograma de las actividades (CHECK LIST)
• Realizar una estimación de los recursos (PRESUPUESTO O COSTO)
• Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiación
• Promoción del evento (Informar/anunciar)
• Selección del personal o Equipos de Coordinación
• Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios
MONTAJE
• El montaje engloba, por un lado, la disposición del equipo
y los recursos técnicos, humanos y materiales que se
utilizaran en el lugar donde se realizará el evento (salón).
Por otro, constituye las bases estéticas, estructurales y
funcionales sobre las que se desarrolla el evento.
• Preparar la puesta en escena es fundamental en la
organización.
EJECUCIÓN
• Desde que inicia el Evento, estando los

participantes del evento reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas según a un protocolo
según el tipo de Evento.
DESMONTAJE
• Orden del equipo para retiro de los

materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
• Hace referencia al momento en el que se establece el

grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la
eficiencia de los proveedores. La Evaluación de
resultados es una de las partes más importante del post-
evento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los
objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos.
• Se debe realizar una evaluación del Evento
POST-EVENTO
• Recopilación de todas las acciones realizadas

en el evento. Seguimiento que ayudan a la
evaluación del mismo. En esta fase se incluirá
la documentación gráfica del mismo;
Fotografías, Filmación, recibos, etc.
INVESTIGACIÓN DE PROVEEDORES Y
COMPETENCIA
• Para la investigación de proveedores principalmente tenemos

que tomar en cuenta la zona geográfica en la cual queremos
ofrecer nuestros servicios.
• Tener una base de datos de las empresas, sus precios y
calidad en los diferentes servicios.
• Conocer la fortaleza de cada empresa
• Realizar alianzas estratégicas.
INVESTIGACIÓN DE PROVEEDORES Y
COMPETENCIA
• En este servicio la competencia se difiere

mediante el servicio diferenciado el cual te da
ventaja competitiva.
• Se puede manejar precios estándar entre la
competencia
ELECCIÓN DE PROVEEDORES
• Para la eleccion de proveedores tenemos que

tomar en cuenta el servicio que desea nuestro
cliente y el tamaño de eventos que estamos
planificando.
• De esa manera escogeremos las 3 mejores
alternativas de cada servicio para nuestro cliente.
COSTO/ PRESUPUESTO DE UN
EVENTO
• El presupuesto se elabora según a la

expectativa del cliente, como también nos
podría dar un techo presupuestario.
• En el siguiente cuadro veremos un ejemplo de
un presupuesto general.

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•Es una reunión de personas

• Lo primero es poder plantear junto con los

• El conjunto de gestiones previas al evento y

• Desde que inicia el Evento, estando los

• Orden del equipo para retiro de los

• Hace referencia al momento en el que se establece el

• Recopilación de todas las acciones realizadas

• Para la investigación de proveedores principalmente tenemos

• En este servicio la competencia se difiere

• Para la eleccion de proveedores tenemos que

• El presupuesto se elabora según a la

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