Taller Fortalecimiento Institucional
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CONCEPCIÓN DE LA GUÍA
Baseenlanormativay competenciasparaplanificación deservicios
Tomarcomobaselosinstrumentosdela AAPS
- Manualpara la elaboración delPDQparaEPSA regularizadasporlicencia
- Indicadoresdedesempeño(51)
- Instructivodeelaboración y presentación delPTDS
- Planilla Excelparala planificaciónoperativay financiera
- Modelo depresentación delPTDS
TomarcomobaselosinstrumentosdelSENASBAy deotrasentidades
- LineamientosparaelFIdelasEPSA porpartedelSENASBA
- Guíasdecpacitación de ANESAPA
- Guíasdeplanificación porprocesoscríticosdela GIZ
CONTENIDO DE LA GUÍA
Introducción
Parte5.“Laplanificación contable–financiera ”
CONTENIDO
1.1 El concepto de gestión de la EPSA
1.2 ¿Qué se entiende por planificación del desarrollo
de una EPSA?
1.3 ¿Por qué encarar un proceso de planificación del
desarrollo de
los servicios?
1.4 El proceso de planificación del desarrollo de los
servicios
1.1 El concepto de gestión en la EPSA
Ambos servicios a través de soluciones que estén al alcance del bolsillo y que no
comprometan el medio ambiente inmediato por polución.
1.1 El concepto de gestión en la EPSA …(cont.)
Contar con una estrategia organizativa y las capacidades operativas para lograr los
objetivos
Identificar el trabajo político-social y operativo necesario para alcanzar el valor esperado,
considerando acciones tanto planeadas como imprevistas, en un entorno cambiante.
VISIÓN MISIÓN
• Expresión clara y breve que indica hacia dónde se • Declaración que indica de manera concisa:
dirige la EPSA a largo plazo y en qué se deberá • (i) el rol que pretende cumplir la EPSA en el
convertir, tomando en cuenta el impacto de las entorno o sistema social en el que actúa;
nuevas tecnologías, de las necesidades y • (ii) lo factores clave que guiarán las acciones de la
expectativas cambiantes de los clientes y de la empresa; y
aparición de nuevas demandas y condiciones • (iii) a quién van dirigidas las acciones de la
sectoriales y regulatorias. prestación de los servicios públicos de
abastecimiento de agua y alcantarillado.
La definición de la misión y de la
visión puede retroalimentarse a partir
de la comprensión plena del contexto
Análisis del marco
institucional - normativo externo e interno en el cual la EPSA
opera o en el que se espera operar en
el futuro. Esto implica el análisis
Análisis de factores crítico de:
emergentes • El marco institucional y normativo
sectorial a nivel nacional,
Análisis de situación de la departamental y municipal
provisión de los servicios • Los factores emergentes derivados
del contexto externo
• El estado de situación de los
niveles y prestación de los servicios
3.2 El análisis estratégico
El marco institucional
normativo involucra
actores públicos del nivel
central y subcentral,
instancias públicas
descentralizadas y
actores privados que son
los operadores del
servicio.
3.2 El análisis estratégico
Organizativas
Planificación y Técnico-
Comerciales y y de Contables y
control de operativa y
sociopolíticas administració financieras
gestión ambiental
n
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.1 Función de planificación y control de gestión
DEFINICIÓN
Función de planificación Función de control de la gestión
• Conjunto de políticas, normas, • Conjunto de acciones mediante las
procedimientos y procesos cuales las instancias directivas y
mediante los cuales se determinan: gerenciales de una EPSA regulan,
• Los objetivos de la entidad en miden y reajustan las actividades
términos de niveles y prestación de de la empresa, a fin de asegurar
los servicios y que se cumplan los objetivos y
• Las políticas y estrategias que resultados establecidos durante la
gobernarán la adquisición planificación.
• Las acciones requeridas, uso y • Implica la gestión de la información
disposición de recursos para para la retroalimentación de las
conseguir tales objetivos. estrategias definidas, así como la
gestión de conocimiento para la
mejora continua.
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.1 Función de planificación y control de gestión
PROCESOS
Planificación Estratégica
•Formulación, ejecución y monitoreo
Preguntas para profundizar el análisis de
del Plan de Transición (PT) los procesos de esta función
•Formulación, ejecución y monitoreo
• ¿Cuánto tiempo invierte en las
del Plan de actividades más importantes el
•Desarrollo Quinquenal (PDQ). En este personal asignado?
en particular será conveniente • ¿De qué equipamiento dispone el
evaluar si existen los indicadores de personal para realizar sus
actividades?
fortalecimiento institucional y • ¿Cuál es el nivel profesional del
asistencia técnica, así como de personal (grado de instrucción
adaptación al cambio climático, para máximo, años de experiencia en la
formular en su caso el complemento empresa)?
necesario. • ¿Existen comentarios u
observaciones relevantes que
•Formulación, ejecución y monitoreo
demanden atención en asistencia
del Plan de Desarrollo del Servicio técnica y/o fortalecimiento
(PDS). institucional?
• ¿Qué inversiones se requieren en el
corto, mediano o largo plazo para
Planificación Operativa Anual
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.1 Función de planificación y control de gestión
ANÁLISIS
El análisis de los procesos en la función de planificación es una evaluación de la capacidad
de la EPSA de establecerse metas para la prestación sostenible (ambiental, comercial,
técnica y financieramente) del servicio de agua y saneamiento con calidad, así como de la
capacidad que existe dentro de la entidad para implementar los planes estratégicos y
ajustarlos según sus necesidades.
Los procesos de la función de planificación están inmersos en los procesos de todas las
otras funciones de la EPSA, por lo cual analizarlos aquí sería una repetición de lo
desarrollado en los acápites posteriores de este capítulo.
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.1 Función de planificación y control de gestión
OBJETIVOS, METAS E INDICADORES
DEFINICIÓN
Función técnico-operativa Función ambiental
• Conjunto de procesos y actividades • Acciones que la EPSA toma para
relacionadas con la gestión de los operar los sistemas bajo criterios de
activos de infraestructura y uso eficiente de los recursos
equipamiento que se requieren para naturales (agua y recursos
el funcionamiento de los sistemas de energéticos), de producción limpia
A&S, a fin de brindar los servicios en (orientados a reducir la emisión de
los niveles esperados. gases de efecto invernadero propios
de la industria) y a las medidas de
resiliencia de los distintos
componentes de los sistemas para su
adaptación a riesgos por desastres
naturales y por amenazas del cambio
climático.
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.2 Función técnico-operativa y ambiental
PROCESOS EN LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE
ETAPA DEL CICLO
DE VIDA DE LOS MACROPROCESO PROCESOS
ACTIVOS
e-
Elaboración de estudios y proyectos
Gestión de proyectos
Inversión
información técnica - Implementación y seguimiento de proyectos
- Catastro de red
- Conservación y manejo ambiental de fuentes (superficiales y zonas de recarga) (*)
Captación y producción de agua - Captación y toma de agua (superficial y/o subterránea)
cruda - Aducción
- Bombeo de agua cruda
- Tratamiento biológico, químico y físico según la fuente (superficial y/o
Tratamiento y potabilización subterránea)
- Control de calidad del agua
- Ampliación de redes
Operación - Almacenamiento, regulación y bombeo
Distribución - Control de presión
- Macro y micromedición
- Consumos no autorizados
- Conexiones domiciliarias
Consumos
Deficiencias en el
operacionales no
control del
medidos (lavados,
consumo interno
limpieza de
de agua Desperdicio de
elementos)
agua Incremento en
Rebalses costos
AL MACE NA MIENT OCAPTACIÓN
acometidas y
Baja presión la de ariete
Deficiencias en conexiones
red (visibles y no
las pendientes
hidráulicas visibles)
Altas
presiones
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.2 Función técnico-operativa y ambiental
OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, INDICADOR Y PLAN DE ACCIÓN
Problema identificado: Altos niveles de pérdidas totales (físicas y comerciales en el sistema)
ESTRATEGIA 1. Reducir el volumen de agua no contabilizada en los distintos elementos y procesos del servicio de dotación de agua potable
Metas estratégicas
Indicador Año base
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Final
estimado
Reducción del índice de agua no contabilizada
IANC (%) = (vol. . agua producida –vol. agua facturado) 42%
45% 45% 40% 35% 30% 30%
Vol. agua producida
Objetivo específico 1. Optimizar la medición de la producción
Razón del volumen de agua medida/volumen de agua
20% 50% 100% --- --- --- 100%
producida (en %)
Metas operativas
Acciones Año base
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total
1. Instalación de macromedidores en los componentes del sistema
- Instalación de macromedidores en los pozos de
bombeo para producción de agua (% de pozos con 20% 50% 100% --- --- --- 100%
macromedición)
- Adquisición e instalación de un macromedidor para el
consumo de agua para actividades operacionales
Objetivo específico 2. Reducir el nivel de fugas en los distintos elementos del sistema y mantenerlo en niveles aceptables
Metas operativas
Indicador y acciones Año base
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total
1. Implementación de un programa de detección y control de fugas
-
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.3 Función comercial
DEFINICIÓN
Función comercial
• Comprende todos los procesos que se ejecutan
de cara a los usuarios y usuarias de los servicios,
a través de la promoción/venta de los servicios y
la recuperación del costo (cobro) por la
prestación de los mismos, generando recursos
propios para cubrir, por lo menos, los costos de
administración, operación y mantenimiento de
los servicios y, en otros casos, además los
servicios de deuda, reposiciones e incluso parte
de las inversiones.
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.3 Función comercial
PROCESOS
SERVICIO AL CLIENTE OPERACIÓN COMERCIAL GESTIÓN POLÍTICO-SOCIAL
• Atención de peticiones, • Catastro de usuarios • Coordinación inter-
quejas y recursos • Lecturación crítica de institucional
• Atención de Usuarios medidores • Elaboración e
Preferenciales • Generación y distribución de implementación del plan
• Nuevas conexiones y otras avisos comunicacional
solicitudes de conexión • Gestión de pérdidas • Educación sanitaria y
• Gestión de reclamos y comerciales ambiental
reportes • Gestión de Cartera (mora, • Promoción de conexión
pagos, multas) domiciliaria a alcantarillado
• Suspensiones, o sistemas de saneamiento
Reinstalaciones, Corte y • Rendición de cuentas a
Reconexión usuarios y usuarias
• Cobranza (tarifas, conexiones
y reconexiones, multas,
otros)
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.3 Función comercial
ANÁLISIS
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.3 Función comercial
ANÁLISIS DE LOS PUNTOS CRÍTICOS
FACTORES CAUSALES CAUSAS PROBLEMA EFECTO IMPACTO
Falta de un sistema
de información Catastro de
usuarios no
Falta de voluntad/ actualizado
capacidad para
implementar
Renovación no Obsolescencia y
oportuna ni planificada deterioro
Errores en
Sensibilidad
micromedición
inadecuada
en conexiones c/
Instalación micromedidores
Merma en
defectuosa instalados
ingresos
potenciales
Presión de l servicio
Pérdidas
Falta de comerciales por
mantenimiento de volumen de agua
medidores no facturado Desperdicio de
instalados agua
Robo
Conexiones sin Incremento en
Ampliación no micromedición costos operativos
oportuna ni
Uso ineficiente
planificada
Conexiones de energía
clandestinas y
bypasses
Usos públicos no
medidos
Usos públicos no
medidos
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.3 Función comercial
OBJETIVOS, ESTRATEGIA, INDICADORES Y PLAN DE ACCIÓN
Problema identificado: Altos niveles de pérdidas comerciales en el sistema
ESTRATEGIA 1. Reducir el volumen de agua no contabilizada en los distintos elementos y procesos del servicio de dotación de agua potable
Metas estratégicas
Indicador Año base Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Final
DEFINICIÓN
Función administrativa
• Está dirigida a la administración de los recursos
humanos y materiales (no infraestructura) de la
entidad. La administración de los recursos humanos
está orientada a garantizar el personal capacitado que
se requiere para que la EPSA ejecute las funciones
necesarias para la prestación del servicio de agua
potable y/o saneamiento. La administración de los
recursos materiales comprende la correcta y oportuna
disposición de herramientas, equipos y materiales
necesarios para las acciones de operación y
mantenimiento del servicio.
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.4 Función administrativa
PROCESOS
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS DE BIENES Y
HUMANOS SERVICIOS
• Gestión de • Gestión de
demandas y almacenes
vacancias • Administración de
• Selección de activos fijos
personal • Adquisición de
• Contratación de bienes
personal • Contrataciones de
• Evaluación de servicios
personal
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.4 Función administrativa
ANÁLISIS
El análisis de la función
administrativa es una revisión de la
coherencia entre las necesidades de
funcionalidad de las áreas que
componen la EPSA y los recursos
humanos y los bienes y servicios
con que cuenta la organización. A
partir de este análisis se podrá
determinar cómo estos procesos
influyen en la calidad y
sostenibilidad del servicio que se
brinda así como las necesidades de
cambio.
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.4 Función administrativa
ANÁLISIS DE LOS PUNTOS CRÍTICOS
4.2 La planificación desde las funciones de la EPSA
4.2.4 Función administrativa
OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, INDICADORES Y PLAN DE ACCIÓN
Problema identificado: Altos niveles de pérdidas comerciales en el sistema
ESTRATEGIA 1. Reducir el volumen de agua no contabilizada en los distintos elementos y procesos del servicio de dotación de agua potable
Metas estratégicas
Indicador
Año base Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Final
Reducción del índice de agua no contabilizada
IANC (%) = (vol. . agua producida – vol. agua facturado) 42%
45% 45% 40% 35% 30% 30%
Vol. agua producida
Objetivo específico 1. Fortalecer las capacidades de los RRHH en la identificación y control de fugas en los elementos del sistema.
Metas operativas
Acciones
Año base Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total
1. Plan de capacitación en identificación y control de fugas
- Capacitación del personal de campo en técnicas
20% 100% ---- --- --- --- 100%
para la identificación y control de fugas
- Adquisición de herramientas y equipos para la
10% 50% 100% ---- ---- ---- 100%
identificación y control de fugas
Objetivo específico 2. Implementar un sistema de incentivos para la mejora continua
Metas operativas
Acciones
Año base Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total
1. Sistema de mejora continua
- Difundir entre el personal el plan estratégico de la
20% 50% 100% --- --- --- 100%
EPSA
- Establecer un sistema de premios por
0 20% 30% 50% 50% 100% 100%
productividad
Parte 5. “La planificación contable-financiera”
CONTENIDO
Programa de costos
5.1 Proyección del presupuesto…(cont.)
• Brecha Ingresos / Costos ≥ 0: ingresos permiten cubrir al menos los costos programados
• Brecha Ingresos / Costos ≤ 0: costos programados superan a los ingresos previstos
𝐿𝑖𝑞𝑢𝑖𝑑𝑒𝑧 =¿ ¿ ≥ 100%
DONDE:
Activo circulante: efectivo en caja y bancos, existencias, cuentas por cobrar, inversiones financieras
temporales y disponibles
Pasivo corriente: deudas a corto plazo
5.3 Determinación de las necesidades de ingresos
Este análisis permitirá posteriormente definir las políticas y estrategias de tipo económico-financieras
que serán necesarias para al menos llevar a la EPSA al punto de equilibrio (ingresos = costos o egresos)
en el lapso planificado, como por ejemplo, la re-estructuración de la(s) tarifa(s), el ajuste de ingresos
no operativos, el establecimiento de subsidios y/o la gestión de financiamiento de fuentes externas
(FPS, EMAGUA, FNDR, Créditos bancarios, Cooperación Internacional, entre otros).
5.4 Política tarifaria
NOTA: Para la estructuración de la tarifa se cuenta con la “Guía Práctica para la Elaboración de la Estructura Tarifaria de una EPSA”
(SENASBA, 2013) y la AAPS proporciona una herramienta informática (planillas interactivas en Excel)
5.5 Subsidios
• Subsidiar implica que a todos o a una parte de los usuarios o consumidores se les
cobra menos que los costos de la prestación que reciben
• El subsidio puede hacerse con fondos externos al sector (por ejemplo, provenientes
del presupuesto público) o internos a la empresa (subsidios cruzados: carga más que
su costo de previsión a algunos consumidores y este excedente cubre a los que pagan
menos)
• No son mutuamente excluyentes
Subsidios a la Oferta Subsidios a la Demanda
• Provisión de instalaciones de infraestructura que se
financian con recursos del presupuesto general del
Estado (plantas potabilizadoras, redes de cañerías,
plantas de tratamiento),
• Abastecimiento de insumos utilizados en la producción • Procuran facilitar el pago a ciertos usuarios de la
a precios menores a los de mercado a prestadores de conexión inicial al servicio y/o de la factura por su
servicios (como energía y combustibles), utilización
• Exención de impuestos que otros sectores de la
economía pagan,
• Transferencias directas de fondos estatales a los
proveedores del servicio
5.6 Capacidad y disponibilidad de pago
CONTENIDO
Propósito:
• Lograr el acuerdo de que se va a difundir la
información necesaria
• Lograr un entendimiento sobre la naturaleza,
propósito, y reglas del proceso.
Responde a las preguntas:
• ¿Quién va a liderar el proceso de difusión y validación? (un grupo o persona ajena a la entidad o un
área de la EPSA encargada de la comunicación institucional; personas con mayor motivación
• ¿Quién debe involucrarse en el proceso de comunicación? (personas claves dentro de la
organización)
• ¿Qué amplitud debe tener el espectro de personas involucradas? (personas deseosas de
implementar los cambios )
Producto: un acuerdo informal entre los posibles participantes para comprometerse a participar en un
diálogo efectivo. El acuerdo debe ser sobre el tiempo, lugar, la responsabilidad financiera y las reglas de
interacción.
6.2 Etapa 2. Mapear las relaciones
Propósito:
• Reconocer tensiones internas que podrían afectar la implementación y que podrían comenzar a
cambiar a través de una estrategia de comunicación.
• Asegurar que se conocen todas las relaciones que son significativas, responsables de crear los
problemas y que necesitarían cambiar para poder implementar el PDQ o el PDT.
Preguntas orientadoras:
Dados los problemas identificados,
• ¿Cuáles son los problemas principales que encara el prestador del ¿cuáles son los mensajes que deberíamos
servicio para implementar el PDQ o el PDT y quisieran poder transmitir para fortalecer los vínculos de
resolver? colaboración? Dadas las realidades de
• ¿Qué grupos están afectados por estos problemas? esta situación, ¿cuáles podrían ser los
• ¿Cómo esos problemas están afectando los intereses del vehículos más adecuados para la difusión
prestador del servicio o de los usuarios? de esos mensajes? ¿Cuál es la lógica
• ¿Cuáles son las relaciones más importantes que están creando detrás del orden de prioridades
estos problemas que necesitarían ser cambiadas para poder establecido?
implementar de forma efectiva el PDQ/PDT?
¿Cómo se puede vencer la resistencia al
cambio?
Producto: definir claramente el grupo meta y los mensajes que se usarán como vehículos de
información y motivación.
6.3 Etapa 3. Diseñar e implementar la estrategia
comunicacional
Propósito:
Evaluación de una
campaña
Funcionamiento
Cumplimientos de Cumplimiento de Participación en la
acciones planificadas. campaña y su opinión.
Logros. Dificultades. del equipo
objetivos.
organizador
Parte 7. “Monitoreo y evaluación basados en la
medición del desempeño”
CONTENIDO
• Seis pasos:
Registro
de la línea Determinación Medición Análisis de
Toma de
de base de de los hitos de del las Reporte de
acciones
los referencia y desempeñ variacione hallazgos
correctivas
indicadore control o s
s
7.3 ¿Cómo realizar el M&E con base en la medición del
desempeño?
Paso 1
Registro de la Determinación de los Toma de
Medición del Análisis de las Reporte de
línea de base de hitos de referencia y acciones
desempeño variaciones hallazgos
los indicadores control correctivas
Línea de base: información cuali-cuantitativa sobre el estado actual de un indicador, contra el cual se
pueden comparar los cambios a futuro de una condición presente.
Estándar histórico alcanzado Estándar proyectado para los
Nivel de servicio Indicador en los últimos 5 años siguientes 5 años
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Paso 2
Paso 3
Registro de la Determinación de los Toma de
Medición del Análisis de las Reporte de
línea de base de hitos de referencia y acciones
desempeño variaciones hallazgos
los indicadores control correctivas
IANC(%): (Vol. total agua Prog. 42% 40% 35% 35% 35%
producida-vol. agua Ejec. 45% 45% 42%
Confiabilidad facturada)/Vol. total de
agua producida Desfase 3% 5% 7%
7.3 ¿Cómo realizar el M&E con base en la medición del
desempeño?
Paso 4
Registro de la Determinación de los Toma de
Medición del Análisis de las Reporte de
línea de base de hitos de referencia y acciones
desempeño variaciones hallazgos
los indicadores control correctivas
7.3 ¿Cómo realizar el M&E con base en la medición
del desempeño?
Paso 5
Registro de la Determinación de los Toma de
Medición del Análisis de las Reporte de
línea de base de hitos de referencia y acciones
desempeño variaciones hallazgos
los indicadores control correctivas
7.3 ¿Cómo realizar el M&E con base en la medición
del desempeño?
Paso 6
Registro de la Determinación de los Toma de
Medición del Análisis de las Reporte de
línea de base de hitos de referencia y acciones
desempeño variaciones hallazgos
los indicadores control correctivas
7.4 ¿Por qué son importantes el M&E?